ÍNDICE

Planificación académica

Consignas TP final

Ficha Técnica

Consigna para la realización del evento

Objetivos del evento

Sinopsis

Pre - Producción

Producción

Post - Producción

Conclusiones

Agradecimientos Especiales

Anexo

Pag. 01

Pag. 08

Pag. 09

Pag. 10

Pag. 10

Pag. 11

Pag. 11

Pag. 15

Pag. 17

Pag. 18

Pag. 20

Pag. 21

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Esta asignatura integra el proyecto pedagógico Eventos Palermo

Planificación Académica

2017

1. Ubicación en el plan de estudio

2. Objetivos

3. Índice de contenidos básicos

4. Desarrollo de contenidos básicos

5. Producción y creación del estudiante

6. Fuentes documentales y bibliografía

(Organización de Eventos I - 021821)

Acerca de Organización de Eventos I (21821)

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1) Ubicación en el Mapa del Plan de Estudios

La asignatura Organización de Eventos I ti ene contenidos equivalentes con Taller de Comunicación II (021822) La materia secursa en el primer cuatrimestre del primer año. La asignatura no posee correlativas. Organización de Eventos I se ubica -dentro delPlan de Estudios- en el eje troncal de la carrera Organización de Eventos. Este eje se estructura en cuatro asignaturas que se dictanen dos años: Organización de Eventos I (021821) es la primera. Sigue Organización de Eventos II (022117) que se focaliza en eluniverso de los eventos empresariales. Organización de Eventos III (022141) se acerca a la lógica de los eventos sociales yculturales. Por último Organización de Eventos IV (022190) es la materia que plantea la estructura de los megaeventos.Simultáneamente al cursado de Organización de Eventos I, el estudiante cursa Taller de Comunicación I en donde se plantea unacercamiento al mundo de la comunicación visual, conociendo los elementos que componen el lenguaje de las imágenes y de quémanera actúan sobre el espectador. También cursa Relaciones Públicas I, que es la asignatura donde el alumno aprende a manejarlos vínculos profesionales y entender las funciones principales de las Relaciones Públicas. En el mismo cuatrimestre cursaIntroducción a la Investigación que inicia al estudiante en la construcción del conocimiento científico y profesional, planteando unainvestigación como eje de la cursada.La asignatura Organización de Eventos I participa del Proyecto Pedagógico Eventos Palermo, en donde el alumno tiene la posibilidadde poner en práctica lo aprendido. Este ciclo de eventos es una oportunidad para que los estudiantes realicen una prácticapedagógica donde puedan poner de manifiesto sus habilidades y competencias. Esto implica creación y compromiso, así como laintegración de recursos y conocimientos durante el desarrollo de un simulacro profesional.Esta materia es obligatoria para los estudiantes que siguen la carrera de Organización de Eventos, pero puede ser elegida por otrosestudiantes como materia electiva dentro de su Plan de Estudios. En este sentido, la materia resulta útil para alumnos de las carreras:Comunicación Audiovisual, Dirección cinematográfica, Dirección de arte publicitario, Dirección teatral, Diseño de espacioscomerciales, Diseño de espectáculos, Diseño de imagen empresaria, Diseño de imagen y sonido, Diseño de interiores, Diseño demoda, Diseño de packaging, Diseño editorial, Diseño industrial, Fotografía y Publicidad, ya que les sirve para ampliar su campo dereflexión sobre la manera en que se organizan y diseñan diferentes eventos de una institución, empresa opersona.Este plan de electivas se puede completar con asignaturas afines al tema (ver electivas página web).

2) Objetivos

Objetivos generales:• Comprender el concepto de organización de eventos.• Reconocer las distintas tipologías de eventos.• Identificar los requerimientos de cada evento según su tipología.

Objetivos específicos:• Comprender la relación existente entre la imagen corporativa y los eventos.• Reconocer distintos tipos de mesas y cabeceras.• Experimentar la adecuada selección de la ambientación, el catering y el personal a cargo.• Explorar los requerimientos de los distintos eventos según el público destinatario.

3) Índice de Contenidos Básicos

Módulo 1: La importancia del diseño de imagen en la organización de eventos

Módulo 2: La organización de eventos: conceptos, clasificación, tipologías

Módulo 3: Los eventos como medio de comunicación publicitaria

Módulo 4: La creatividad como factor de alto impacto en eventos

Módulo 5: Eventos empresariales e identidad corporativa

Módulo 6: La empresa productora de eventos integrales

Módulo 7: El contexto de trabajo

Módulo 8: El organizador de eventos y el trabajo con el cliente. El rol del profesional

Módulo 9: El proceso organizativo

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Módulo 1: La importancia del diseño de imagen en la organización de eventosDicen que no existe segunda oportunidad para causar una primera impresión, en tal sentido la imagen no es, como pudiera parecer,un aspecto frívolo de la comunicación sino que es una arista fundamental en el desempeño de un organizador de eventos, quientendrá a su cargo la intransferible responsabilidad de, en primer lugar, impactar favorablemente ante los ojos de su potencial clientepara ganar su confianza y respeto, y en segunda instancia tendrá que trabajar en la construcción de una imagen favorable yenaltecedora para su cliente ante la mirada de sus invitados. Diseñar un evento es diseñar la imagen del anfitrión.

Módulo 2: La organización de eventos: conceptos, clasificación, tipologíasPara poder comprender el universo de posibilidades que ofrece el mundo de los eventos debemos comenzar por conocer de qué setrata el concepto de evento. A partir de allí avanzaremos con: Definición. Clasificación de eventos: según la entidad organizadora;según el carácter; según la procedencia de los participantes. Tipos de eventos. Sus objetivos. Los propósitos de un evento; según elpúblico; según la inscripción; según el objetivo económico. Micro, macro y mega eventos. Ferias, exposiciones y congresos.Acontecimientos especiales. Eventos temáticos, espectáculos especialesy eventos virtuales.

Módulo 3: Los eventos como medio de comunicaciónpublicitariaPodemos considerar el evento publicitario como un medio de comunicación en sí mismo, ya que su principal función es dirigir laatención de los medios de comunicación hacia un hecho que por sí solo carece de naturaleza noticiosa. A través de él vehiculizamosel mensaje con fines publicitarios y nos orientamos a tres tipos de públicos: los asistentes, la prensa invitada y a través de ambos altarget de la marca.

Módulo 4: La creatividad comofactor de alto impactoen eventosComprender qué es la creatividad e identificar nuestro propio caudal creativo no ayudará a emprender eventos desde un nuevo lugar.La creatividad es un mundo inacabable y cada profesión cuenta con sus propias armas para asirse de ella en su beneficio. En el casode los eventos es fundamental descubrir como funcionan las percepciones humanas, como se despiertan las emociones y apelar atodos los sentidos para concebir un evento experiencial de alto impacto que permita alcanzar el objetivo propuesto, generandorecordación, pregnancia y efectividad. Nuestro ingenio creativo le aportará un valor diferencial a nuestros eventos que incluso podríamejorar su rentabilidad y nuestro posicionamiento como organizadores.

Módulo 5 Eventos empresariales e identidad corporativaEl desayuno de trabajo. Tipos de desayuno. Espacio de trabajo.Brunch. Almuerzos y comidas de negocios. Buffet, Cocktel, vino de honor, coffe break. Presentaciones o entretenimientos. Recibir enla empresa. Visitas a la empresa. Las demostraciones. Retroalimentación para la empresa. Distribución de material de promoción. Laprensa. Traslados y estacionamiento. Equipamiento. Identificación del personal. Los obsequios. Despedida y agradecimiento. Laagenda de temas a tratar. Planificación de la agenda del organizador. Entrega de la agenda a los participantes. El rol del anfitrión y larecepción de visitas. El anfitrión como conductor de la reunión. Recepción, presentación y despedida o cierre.

Módulo 6: La empresa productora de eventos integralesUna empresa organizadora o productora de eventos integrales es una empresa de servicios orientada a hacer realidad los sueños delas personas. Es importante conocer cómo se organizan y cómo se desempeñan. Para ello analizaremos: Organigrama de unaempresa organizadora de eventos, funciones, roles y vínculos de las áreas que las integran.Función del comité organizador. Coordinación general y por áreas. Coordinación técnica, administrativa y financiera. El trabajoindependiente e interdependiente. Los proveedores para eventos. Las relaciones contractuales.

Módulo 7: El contexto de trabajoLa organización de eventos se nutre y se retroalimenta permanentemente a partir de su interacción con otras áreas. Por esta razón esnecesario conocer cómo se vinculan los eventos con disciplinas tales como la publicidad, las promociones, las relaciones públicas, elperiodismo, el turismo, la fotografía, el diseño gráfico y multimedial, el marketing directo e interactivo, entre otras. En este módulodescubriremos ciencias, artes, técnicas y nuevas tecnologías dispuestas al servicio de la organización de eventos. En este módulotambién analizaremos a los eventos como herramientas estratégicas de las empresas. Eventos y relaciones públicas. Historia, análisisy evaluación de las reuniones previas. Los objetivos de los participantes. Internet y redes sociales.

Módulo 8: El organizador de eventos y el trabajo con el cliente. El rol del profesionalEl momento más importante del trabajo del organizador de eventos es aquel en el que debe ser intérprete de la necesidad de sucliente y diseñador de sus fantasías. Hay rasgos de personalidad que definen al buen organizador. Desde su sensibilidad para captary transmitir conceptos, pasando por la habilidad para contener la angustia del cliente hasta su capacidad racional y detallista para nodejar nada librado al azar. Evaluaremos todas aquellas características que lo definen en su rol profesional. Veremos también:Entrevista con el cliente. Evaluación de necesidades según el tipo de cliente. Confección del brief del evento. Determinación conjuntade objetivos y estrategias. Determinación de una cotización a medida. El vínculo entre el organizador, el cliente, los proveedores y losasistentes al evento. El concepto de servicio. El cliente directo e indirecto.

4) Desarrollo de Contenidos Básicos

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Módulo 9: El proceso organizativoEn este módulo evaluaremos las tres etapas en la organización de un evento: El pre-evento o etapa preliminar; el desarrollo delevento; y el post-evento. Analizaremos las tareas concernientes a cada etapa.

A- Etapa de pre-producción:

La planificación estratégica: La toma de decisiones. Determinación del tipo de evento y de su envergadura. Variablescontrolables e incontrolables. Confección del timetable o calendarización del evento. Cartera y elección de proveedores.Planificación de eventos subsidiarios. Desarrollo del material para presentaciones. Alquiler de equipos de comunicación ytraducción simultanea. Contrataciones varias: locaciones, mobiliario, decoración, ambientaciones temáticas, gastronomía,alojamientos y traslados, shows, entretenimientos y mini tours para contingentes extranjeros. Estimación de inversión.Presupuesto del evento. Aspectos legales.Recursos humanos: Determinación del equipo de trabajo, la indumentaria y la capacitación. La coordinación operativapor áreas. Roles y funciones. Preparación para el manejo responsable de las emociones y las ansiedades el día delevento.Espacio, ambientación y decoración: El espacio físico adecuado. Lugares para realizar eventos. El alquiler del salón.La sala para el evento. La climatización de la sala. Los planos. Utilización de salón o sector VIP. Los eventos al aire libre.Los eventos en restaurantes: ventajas y desventajas. El estilo en un evento. Qué significa definir el estilo. La música. Laambientación y la decoración. Los arreglos florales. El salón y la distribución de los invitados.Gastronomía: El servicio de catering: antes, durante la reunión, o en el receso. El menú. El personal de servicio. Elpersonal de recepción. El servicio de bebidas, barras y tragos. Show de barman.Mesas, cabeceras y distribución. Las mesas según el tipo de eventos y el público invitado. Los montajes de sala másfrecuentes para reuniones: mesa de directorio, mesa redonda y mesa en U o herradura. Otros montajes para reuniones:mesas T, mesas peine y mesas cuadradas con múltiples cabeceras. La mesa en U o herradura: ubicación del orador, delanfitrión y de los asistentes. La mesa en U para trabajo, para comida y para presentación.Comunicación del evento Recibir y ser recibido: los anfitriones y los invitados. La cantidad de invitados. Invitados ypúblico. Preparación de la lista de invitados. La lista de invitados por orden alfabético. Los invitados alternativos. Losinvitados confirmados. Participación. Comunicación. Las invitaciones: cómo invitar y cómo contestar una invitación.Invitaciones formales e informales. Sistemas de envíos y confirmaciones. Invitados especiales y celebridades.Inscripciones y pre acreditaciones. El programa del evento. Web del evento, aplicaciones y beneficios. Cartelería yseñalética en el evento. Aportes de nuevas tecnologías. Relaciones con la prensa. Selección de medios y periodistasinvitados. Redacción de comunicados y gacetillas de prensa. Confección del press-kit. Repercusiones en la prensa /Clipping de prensa. Conferencias de prensa. Publicidad. Auspicios y PNT (publicidad no tradicional).

B- Etapa de producción: Del dicho al hecho. El día “D” Durante el evento: ejecución, control, evaluación.Programación del evento. Seguimiento del timing por áreas de trabajo. Logística aplicada a los armados y al desarme. Imponderablesdurante el evento.

C- Etapa de post-producción: Evaluaciones, agradecimientos y repercusiones. Agradecimientos.Recolección de información y medición de resultados. Evaluación del trabajo interno. Confección de bases de datos. Publicaciones.Merchandising. Negocios vinculados al post-evento. Feedback y evaluación de satisfacción del cliente.

5) Producción y creación del estudiante

1. Menú de Trabajos Prácticos sugeridos

Forma de presentación de los Trabajos PrácticosEn todos los casos los TP’s deberán ser presentados con carátula y rótulo según las normas de presentación de la facultad, con índice, cuerpo principal del informe y bibliografía.Hojas blancas tamaño A4, numeradas. Tipografía Arial. Cuerpo: 11. Interlineado: 1,5Solo en la carpeta de presentación de “Propuesta de Evento”, se podrá aplicar libre creatividad en el diseño gráfico, como así también en toda la estética de la presentación oral.

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TP Nº 1: Proveedores de Eventos (Trabajo introductorio)

Realización individual.Objetivos: Este primer trabajo busca aproximar a los alumnos a los diversos rubros y servicios que integran el mercado de loseventos, proveyéndolos de información real y actualizada de las empresas proveedoras de productos y servicios. Asimismo promuevela elaboración de una base de datos conjunta de consulta permanente.Consignas: Asignado uno o varios rubros por alumno, este deberá realizar una investigación sobre proveedores.

La investigación se desarrollará en dos etapas:Investigación en la web, para compilar y confeccionar base de datos.Investigación de campo, para la cual el alumno seleccionará proveedores que visitará y del cual obtendrá información complementariaque anexará a su trabajo.

Forma de presentación:Para investigación en la web:Planilla Excel. Tipografía Arial. Cuerpo 11.Información a consignar en las columnas, según el ejemplo que se explica a continuación:

Rubro: SouvenirsEmpresa Servicio Dirección Teléfono Mail Web Contacto Observac.LaCanastita

Souvenirpersonalizados.

Melincué 3174Villa del Parque

4504-6711 info@lacanastita.com.ar

www.lacanastita.com.ar

Sr. Perez Solicitarentrevista

The GreatSecret Rose

Souvenirs flotantes

Lavalle 2275 Once 4-371-2346 No se informa

www.fiestasinolvidNo se informa

Abierto hasta 18hs.

Etc.

Para investigación de campo: El informe correspondiente a la investigación de campo debe realizarse en Word.

TP Nº 2: Brief del Evento (1ra. Parte del Role Playing)

Realización grupal.Objetivo: Este trabajo busca posicionar a los alumnos como clientes de una empresa organizadora de eventos. Constituye la primerainstancia del Rol Playing.Consigna: Dada en clase la guía referencial, cada grupo confeccionará un informe llamado “Brief del Evento” en el cual incluiráninformación, objetivos y requerimientos concernientes al evento solicitado (social, empresario o publicitario). Al concluir este trabajo,cada grupo quedará constituido como un cliente solicitante de un evento.Luego de su corrección los Brief serán intercambiados entre los grupos y serán resueltos en el siguiente trabajo grupal (TPNº3)

TP Nº 3: Propuesta para el Evento (2da. Parte del Role Playing)

Realización grupal.Objetivos: Este trabajo tiene por finalidad que los alumnos confeccionen y presenten una propuesta para la realización de un eventoreal. Que desarrollen habilidades para la presentación oral, escrita y multimedia. Y que a través de la metodología de Role Playing losgrupos interactúen representando el rol de cliente (defendiendo la petición que hicieron), y el rol de empresa organizadora (defendiendoy vendiendo su propuesta).Consignas: Quizá este sea el momento que exija el mayor compromiso de los alumnos con la propuesta de Role Play, dado que bajo laconsigna de “presentación al cliente” cada grupo deberá presentar, defender, argumentar y vender su proyecto.Cada grupo contará con 30 minutos, aproximadamente, y durante ese tiempo dispondrá del espacio áulico (tematizado como sala dereuniones a cargo de cada equipo) como así también de los recursos tecnológicos para realizar su presentación.Ambos equipos serán evaluados por su participación y la defensa de su rol.La evaluación estará a cargo, en primer lugar, del docente (como observador externo) y en segundo lugar, del grupo cliente, quien alconcluir la exposición entregará una grilla de evaluación grupal.Para procurar la imparcialidad del equipo cliente, éste también será evaluado por su interacción, la defensa de Brief, su capacidad deinterrogar, proponer mejoras y por su mirada crítica como posible comprador del proyecto.La empresa organizadora entregará dos carpeta de presentación + cd o dvd con la presentación en power point (una para el docente yotra para el cliente)En dicha carpeta deberán consignarse las primerasdefiniciones destinadas al evento de cierre de la cursada.

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•Definir el recorte temático del evento. Desarrollar los objetivos del mismo. Definir la tipología correspondiente. Realizar unadescripción del perfil de los anfitriones e invitados. Argumentar las decisiones tomadas.•Propuesta espacial y estilística: Relevar los posibles espacios físicos en los que se desarrollará el evento (contemplar tomade medidas, accesos, características generales de su emplazamiento). Definir y desarrollar una propuesta estilística.Plantear el tipo de imagen definida. Realizar una lámina en la que se grafiquen el estilo e imagen. Argumentar las decisionestomadas.•Proponer una agenda de reuniones de trabajo. Proponer una agenda de actividades para los participantes. Argumentar lasdecisiones tomadas.•Definir mesas de trabajo y mesas de comida. Relevar diversos servicios de catering. Desarrollar un presupuesto.Argumentar las decisiones tomadas.•Desarrollar la propuesta para las invitaciones. Armar una carpeta de prensa.

TP Nº 4: Investigación Bibliográfica (Trabajo complementario)

Realización grupal.Objetivos: A partir de este trabajo se pretende que los alumnos lean bibliografía referente a la materia. Que sean capaces deelaborar un informe y arribar a una conclusión a partir de la investigación del tema asignado. Que sean diestros para presentar eltema desde una redacción personal.Consigna: Se asignará un tema concerniente a la materia a cada grupo a partir del cual indagarán la bibliografía propuesta por eldocente, realizarán lecturas exploratorias complementarias, consultarán a fuentes externas especialistas en la materia, analizaráncríticamente los datos obtenidos, confeccionarán un texto argumentativo y finalmente elaborarán a una conclusión grupal.

Trabajo Práctico Final

Mes de los eventosMaterializar el evento planificado durante el cuatrimestre. Podrá referirse a cualquier temática y deberá contemplar una propuesta espacial y estilística, una agenda de trabajo, la elección del catering y la realización de la papelería y la prensa del evento. (Ver en la web: Proyectos Pedagógicos – Eventos Palermo)

6) Fuentes documentales y bibliografía

a. Bibliografía Obligatoria

Papers docente: Prof. Lic. Mariana Solis. Apunte de Organización de Eventos (guía de clases). Es una guía para facilitar elseguimiento de las clases.

Buendía, Juan (1991) Organización de reuniones. México: Trillas. (659, 2BUE).No es un libro de cómo hacer un evento. El autor nos propone una guía completa de planificación y gestión de un evento. Desde lapuesta en escena, la búsqueda de los recursos y los recursos económicos. Todo el proceso de planificación está en este pequeño,pero acabado texto. Los alumnos tendrán una guía muy completa sobre cómo llevar a cabo un evento, cualquiera sea su tipología ycualquiera sea el lugar donde se realice.

Jijena Sánchez, Rosario (2003) Eventos: cómo organizarlos con éxito. Buenos Aires: Nobuko. (060.68 JIJ)El libro introduce en el paso a paso para la producción, gestión y evaluación de un evento. La autora desarrolla de forma sencilla uníndice para elaborar un programa efectivo para la realización de un evento, teniendo en cuenta esos momentos factibles de sufririmpedimentos u obstrucciones por factores eventuales, no previstos.

Deal Terrence & Key (1999) Celebraciones en las empresas. Granica (658.314 DEA)El autor solo habla de cómo llevar a cabo un evento empresarial. Un almuerzo, una reunión de trabajo, la llegada de accionistas.Todos los recursos a tener en cuenta para que una celebración en la empresa esté alineada a la identidad de la compañía. Losalumnos tendrán una sintética guía de cómo preparar un evento empresarial.

Musumeci, G. Bonina, A (2001) Como organizar eventos. Buenos Aires: Valletta. (060.68 MUS)La obra plantea reglas básicas para pensar y llevar a cabo un evento empresarial o institucional. Acerca a los alumnos de formarápida, sencilla y amena a las herramientas básicas para que una empresa, un organismo del Estado pueda realizar paso a paso unevento de forma profesional.

Cortelezzi, Edith (2009). Buenos modales, buenos negocios. Buenos Aires: Editorial Sudamericana. (395.52 COR)La obra plantea reglas básicas de cortesía y buenos modales; acerca a los alumnos al fenómeno social de ser una figura públicadesde el rol de funcionario; profundiza en el conocimiento del origen del ceremonial y las fórmulas de cortesía destinadas a ordenarlas situaciones públicas.

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b. Bibliografía Recomendada

§ Fleitman Schvarcer, Jack (1997) Eventos y Exposiciones, una organización exitosa. Ed. Mc Graw Hill (060.68 FLE)

§ Castex, Jorge – Grassi, Juan (2005) Puntos de encuentro. La industria de las convenciones. Ed. Ferias y Congresos. Buenos Aires (068.68 CAS)

§ del Carril, Alicia-Gill, Elisa (2006) De buena educación. Ed. Aguilar. Buenos Aires.

§ Thomsett, Michael (1995) Las reuniones de trabajo. Ed. Norma.

§ Musumeci, G. Bonina, A (2001) Como organizar eventos. Valletta. Buenos Aires (060.68 MUS)

c. Referencias Sitios Web

§ Guía de organizaciones de eventos http://miguiaargentina.com.ar/organizacion-de-eventos/empresas-guia.html

§ Organización Argentina de proveedores y organizadores de Exposiciones y Congresos http://www.aoca.org.ar/

§ Federación de Entidades Organizadoras de Congresos y Afines de América Latina http://www.cocal.org/

§ The Global Association of the Exhibition Industry http://www.ufi.org/

§ Asociación Internacional de Ferias de América Latina http://www.afida.org/

§ Cámara Argentina de turismo. http://www.camaraargentinadeturismo.travel/intro_1.php

§ Confederación Argentina de la Mediana Empresa. http://redcame.org.ar/index.php

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Organización de Eventos I

Consignas para la presentación del TPF (Trabajo Práctico Final)

Exposición oral + Video minuto + Carpeta de TFI

El Trabaj o Pr áctico Fi nal consiste en l a pr esentaci ón en la m esa examinadora de un resumen oral y de un compendioescrito sobre el evento realizado por los alumnos.Para ello cada equipo expondrá en breves minutos el tr abajo y la dinámica desarrollada a lo largo de la cursada y elresultado del evento llevado a cabo, analizando cuáles han sido los éxitos y los fracasos de su implementación, yreflexionando cuáles han sido los aprendizajes recabado en la praxis.Para esta exposición oral deberá contar con un apoyo audiovisual de no más de un minuto de duración.Este video-minuto deberá ser entregado al docente titul ar días previos a la fecha de examen para su debida aprobación.La carpeta de pr esentaci ón (cuyo detalle se describe a conti nuación) será entregada en versión papel y digital al docentetitular de la mesa.Una vez realizada l a exposición grupal, cada alumno será evaluado de forma i ndividual para definir su nota, por tantotambién deberá presentar su portfolio personal al momento de rendir.

Requisitos para la presentación de la Carpeta del TPF:

Formato de presentación: Anillada, tamaño A4, tipografía Times New Roman cuerpo 12 o Arial cuerpo 11.En esta carpeta se consignará todo l o realizado durante el cuatrimestre y durante la realizaci ón del evento de la sigui entemanera:

§ Carátula según normas de la Facultad (si el estudiante desea el aborar un diseño especi al de portada creativa podráhacerlo, colocando como segunda hoja la carátula de la facultad).

§ Índice temático§ Planificación académica actualizada§ Ficha técnica (en una carilla) con los siguientes datos:

§ Título del Evento§ Tipo de evento§ Autores§ Nombre de la Asignatura§ Comisión y Turno de cursada§ Fecha de la cursada y fecha del examen final§ Nombre del Profesor

§ Consigna resumida del trabajo (Síntesis del brief recibido de parte del cliente y de la interpretación r ealizada por laproductora explicando brevemente la dinámica del rol playing que llevaron a cabo durante la cursada)

§ Objetivos propuestos para la realización del evento§ Sinopsis que resuma la producción del evento (En es ta síntesis es fundamental explicar todo lo acontecido en la

pre-producción, pr oducción y postproducci ón del evento. Puede incl uirse: timetabl e, timing, negociaciones ycontrataciones llevadas adelante, invitaci ones, merchandising, material gráfico realizado, material de prensa,presupuesto real del evento, acciones post evento que se realizaron. Debe incluirse relevamiento fotográfico delevento)

§ Conclusiones (Conclusión general del equipo y concl usión personal, de cada integrante del equipo, acerca de laexperiencia realizada)

§ Agradecimientos especiales (mención de personas, Instituciones y empresas que colaboraron)§ Anexos (Versión digital de la carpeta y de la presentación audiovisual. Material gráfico utilizado para el evento)

IMPORTANTE:

Sóloseaceptanlossiguientesformatosdearchivo:

para textos:pdf

paravideos:flv

CONUNPESOINFERIOR A10MB

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FICHA TÉCNICA

Titulo del Evento

“Por el fútbol doy la birra”

Tipo de evento

Publicitario

AutoresLinares Mercedes

Melnitzky Tatiana

Miano Cecilia

Reyero Beatriz

Reynal Lucas

Sanchez Picón Delfina

Nombre de la Asignatura

Organización de eventos I

Turno de Cursada

Noche

Fecha de la Cursada

Días Martes

Fecha del examen final

17 de julio de 2018

Nombre del Profesor Mariana Solis

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CONSIGNA PARA LA REALIZACIÓN DEL EVENTO

Nuestro objetivo es generar en los clientes experiencias inolvidables, no se trata de hacer

solo cosas bonitas, se trata de generar un impacto y crear vivencias únicas.

El perfil de invitados a convocar son hombres y mujeres entre 18 y 35 años, residentes de

CABA y alrededores, de clase media alta y media típico. Nuestros clientes Vip serán los

integrantes de Somos Cerveceros y los miembros del área de Marketing de la

Universidad de Palermo.

OBJETIVOS

Somos cerveceros es una entidad sin fines de lucro y ha logrado convertirse en la

comunidad de cerveceros más grande y activa de Latinoamérica. Mediante este evento

busca posicionarse en el mercado imponiendo la dupla “cerveza artesanal y fútbol” bajo el

lema “ por el fútbol doy la birra”.

La idea del evento es generar una experiencia vivencial, participativa, integradora que

pueda unir grandes grupos de amigos/compañeros a traves del deporte y el gusto por la

cerveza artesanal.

Asociación cerveceros busca revalorizar el fútbol asociándolo a las reuniones con amigos

o encuentros tipo gourmets. Quiere profundizar también en los aspectos gastronómicos

que mezclen a las diferentes tipos de cerveza artesanales y como estas son promovidas.

Busca transformar la típica reunión con amigos para ver el fútbol de otra manera

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SINOPSIS

Como parte de la pre producción del evento hemos contactado a diversos proveedores,

con varios de ellos hemos negociado por canje el servicio que ellos ofrecen a cambio de

publicidad y difusión por redes sociales, de esta manera conseguimos: el proveedor de la

cerveza “Col verde”, el proveedor del catering “La Picada”, el DJ “Dery Altamira”, un show

de stand up a cargo de “Fede Medina” y la presencia de Gonzalito Rodriguez.

Para la los juegos metegol y arco con puntaje se contrato a la empresa “Producciones

Tampolin” y para la ruleta con puntaje se contrato el servicio a un amigo de los

organizadores. En cuanto a la iluminación del lugar se compraron guirnaldas de luces que

iban de acuerdo a la ambientación que queríamos lograr. Y con respecto al mobiliario para

la ambientación solo pagamos el flete de traslado de las mesas y banquetas.

Para fotografía y video, contamos con la ayuda de amigos.

PRE PRODUCCIÓN

CONCEPTO GASTO

Alquilerdechops $700Compra dellaveros $1.790Impresión varias $954Cotillonvarios $634Compra de vasosdeplastico $275SeguroStandup $26Papelera $796Chops devidrio(Premios) $408Bebidasinalcohol $1.955AlquilerdeMetegolyarco $1.750Fletedemesas $1.500AlquilerdeRuleta $4.250Compra deluces $3.070hielo $450

TOTAL $18.558

Gastos Reales

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Materiales gráficos

Invitaciones

Flyers

Banner

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Posteos en Redes sociales

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Timing

19:00 a 19:20. Recepción, música e imágenes referidas al fútbol.

19:20 a 19:50. Actividades interactivas (arco inflable, ruleta y metegol)

19:50 a 20:20. Presentación de marca de cerveza + degustación

20:20 a 20:50. Show de stand up

20:50 a 21:00. Finalización del evento. Entrega de premios.

21:00 a 22:00. Ordenar y limpiar.

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PRODUCCIÓN

ARMADO

Se comenzó con el armado a las 9:00am del día del evento, nos encontramos con el

personal de Marketing de la UP en la sede de Jean Jaures 932, en el patio, donde se

realizaría el evento, para organizar como íbamos a instalar la iluminación, los tiempos

que teníamos y la disponibilidad del personal de mantenimiento que iba a ayudarnos.

Luego de ello nos encargamos de organizar los juegos que eran inflables bastante

grandes y ocupaban un espacio signif icativo del mismo lugar, una vez armados nos

encargamos de la ambientación con materiales como banderines y guirnaldas referentes

al futbol. Luego de ello nos encargamos de colocar las mesas y banquetas, armar las

barras en donde estarían ubicadas tanto la cerveza como la picada, colocamos la tarima

en donde se realizaría el show de stand up, armamos el sector en donde estaría ubicado

el DJ, también la mesa con los premios y merchandising, por ultimo nos encargamos de

que el sector del evento estuviera siempre cerrado al acceso del publico con la

colocación de un banner.

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REALIZACIÓN DEL EVENTO

A partir de las 18:50 se comenzó con la acreditación de los invitados y a las 19:15hs

aproximadamente se dio comienzo al evento. Una vez que los invitados ingresaron

comenzaron con los juegos y la degustación de la cerveza y la picada. No se respeto

demasiado el timing. Cerca de las 19:40hs llego Gonzalito, quien subió al escenario, hizo

algunos comentarios acerca del evento, los organizadores, hizo subir a algunos

invitados, charlo con la gente y realizo el primer sorteo de una de las camisetas oficiales

de la selección. A las 20:20hs comenzó el show de stand up con temas referentes al

futbol y la cerveza y se presento la marca de la cerveza auspiciante.

A las 20:50hs se hizo la entrega de premios a todos los participantes con mayor puntaje

de los juegos en cuestión y a las 21:00hs se dio por finalizado el evento, agradeciendo a

los invitados y a todos los auspiciantes.

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FINALIZACIÓN Y DESARME

A las 21:00hs se dio por finalizado el evento. Una vez que los invitados se retiraron

procedimos a recolectar los recipientes de maní que se encontraban en las mesas,

levantamos todos los chops de cerveza y guardarlos cada uno de ellos, luego limpiamos

cada una de las mesas y retiramos la decoración del lugar. A su vez, los encargados de

los juegos, y los dueños del mobiliario retiraron los mismos en menos de 15 minutos.

Este trabajo lo realizamos entre todos los organizadores en media hora.

POST - PRODUCCIÓN

ACCIONES POST EVENTO

Una vez finalizado el evento se realizaron diferentes acciones como por ejemplo:

• El chequeo del presupuesto para ver cuales fueron las diferencias al presupuesto

inicial

• Recolección de opiniones de los invitados tanto positivas como negativas.

• Se realizo un video minuto del evento y un relevamiento fotográfico que se presento a

Marketing para su correcta evaluación

• Se realizo el correcto agradecimiento a las marcas participantes del evento a través

de las redes sociales.

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CONCLUSIONES

Delfina Sanchez Picón

Por el fútbol doy la birra fue una experiencia nueva para mí, ya que no soy del rubro, tuve

la suerte de participar con un grupo hermoso, el cual dio todo por el evento, le dedicamos

mucho tiempo y mucho empeño. Pese a algunos inconvenientes propios del rubro el

equipo supo cargárselo al hombro y salir adelante. Gracias a que éramos varios

integrantes supimos dividir bien las tareas para poder lograr algo lindo. Quiero destacar

que fue una experiencia de corridas, emociones y trastabilladas pero fue algo único y

divertido. Estoy contenta por la repercusión que tuvo y por la alegría con la que se fueron

nuestros invitados.

CONCLUSIÓN GRUPAL

Como grupo consideramos que el evento se desarrollo de manera correcta en general.

Si bien, como cualquier trabajo en equipo hubo momentos de tensión y desacuerdo

supimos resolverlos de la mejor manera, siempre con humor y sin faltas de respeto.

Con respecto a la experiencia vivida como grupo creemos que fue positiva, si bien no fue

fácil muchas veces organizarnos con las tareas que le correspondían a cada uno o quien

hacia que cosa, supimos resolver todos los inconvenientes o altercados que se fueron

presentado a lo largo de la organizaciónón de este evento.

Creemos que la base de todo siempre es la organización, siendo este nuestro primer

evento nos costo, pero siempre es bienvenido aprender para poder llevar adelante los

futuros eventos de la carrera.

Cecilia Miano

En lo personal por momentos fue agotador y decepcionante pero aprendí mucho, conocí

el trasfondo que hay detrás de un evento, la locura de correr a ultimo momento a resolver

cosas que no tenias previstas, a tratar de que todo salga correctamente y de que si hay

algo que no funciona que no se note delante de los invitados.

La experiencia fue buena, gratificante, si bien este es mi primer evento, las corridas y los

fines de semana haciendo cosas me sirvieron como experiencia para encarar los

próximos eventos de manera diferente.

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Mercedes Linares

Después de finalizar el evento y la cursada, llegue a la conclusión de lo beneficioso que

fue llevar a cabo este trabajo, debido a que tuvimos que aplicar todos los conocimientos

aprendidos durante la cursada y reflejarlos en el trabajo.

Para finalizar, fue muy apasionante darme cuenta de lo relevante que puede llegar a ser

la función del organizador de eventos, si esta se realiza de una manera adecuada, ya que

trabajamos para que los públicos, internos o externos, obtengan una imagen posit iva de

la organización y se hayan cumplido los objetivos propuestos.

Tatiana Melnitzky

Como opinión personal creo que la materia estuvo muy bien dictada. Las herramientas

utilizadas a lo largo de las clases me parecieron muy acertadas, clases didácticas donde

pudimos observar materiales realizados por exalumnos y clases en las que pudimos

conversar con alumnos que ya realizaron eventos para poder evacuar dudas y hacer

consultas al respecto. Me hubiera gustado poder conocer mejor a mis compañeros para

poder elegirlos grupos en los cuales íbamos a trabajar durante todo el cuatrimestre,

igualmente junto a Mariana (docente) pudimos ir trabajando y llevando adelante el evento

que a mi parecer salió muy bien y fue exitoso. Me parece muy bueno que podamos

organizar eventos desde el primer año ya que es una forma de poder llevar a la práctica

toda la teoría que vamos incorporando con las materias que cursamos.

Beatriz Reyero

El grupo de estudio resultó beneficioso, ya que pude aprender acerca de las diferentes

actividades e introducir en profundidad el desarrollo de organizar un evento.

Ayudo mucho a preparar la planificación de buena manera ya que pudimos repartir

fácilmente las tareas que cada integrante del grupo tuvo que realizar.

Con respecto a lo aprendido en la materia, creo que lo más importante fue poder trazar

objetivos y acciones en proyectos personales.

Gracias a la materia pude adquirir mucho conocimiento como la importancia de los

procesos de la organización, la imagen, el rol del profesional, el trabajo con el cliente, la

productora, comunicación publicitaria y creatividad, eventos sociales y empresariales. En

cuanto al trabajo en clase fue dinámico e integrador.

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AGRADECIMIENTOS ESPECIALES

Queremos agradecer principalmente a nuestros familiares y amigos que nos apoyaron

desde un principio y que estuvieron el día del evento haciéndonos el aguante.

También queremos darle las gracias a todas las marcas que patrocinaron nuestro evento

y que estuvieron presentes, sin ellos no hubiera sido lo que fue. A continuación

mencionaremos a cada uno:

• Cerveza Colverde

• Catering La Picada

• DJ Dery Altamira

• Gonzalito Rodriguez

• Stand Up Fede Medina

• Mobiliario Conrado Schultheis

• Cerveza Bohl

Lucas Reynal

En resumen, considero que el evento salió bien, que fue una buena experiencia para

poder aplicar lo aprendido en clase. El grupo estuvo unido y le puso mucha onda y buena

voluntad a la organización y desarrollo del mismo. En cuanto a lo personal fue una

experiencia enriquecedora ya que no soy de esta carrera, por eso estuvo bueno aprender

algo nuevo y totalmente distinto.

A raíz de todos los conocimientos adquiridos, fue de mucha experiencia el método de

trabajo, con un grupo de estudio logrando organizar un evento real donde todos

participamos en diferentes roles vivenciando momentos de mucha adrenalina,

aprendizaje y reflexionando sobre el resultado del evento llevado a cabo.

Llegué a la conclusión de que un Organizador de Eventos debe estar preparado para

organizar cualquier t ipo de eventos, ya que posee un entrenamiento y conocimientos

específicos; además que cumple con todas las consignas del perfil de un profesional.

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ANEXO

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ARMADO

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DESARROLLO DEL EVENTO

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27

TIME TABLE