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Carnetización de egresados PRO-01-5-02-01 FECHA PUBLICACIÓN 12/08/2015 MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2 Programas Conducentes a Título Seguimiento a Egresados Vinculación de Egresados Dirección de Planeación y Evaluación | 1 Tabla de contenido 1. OBJETIVO .................................................................................................................................... 2 2. ALCANCE ..................................................................................................................................... 2 3. NORMATIVIDAD ......................................................................................................................... 2 3.1. Lineamientos ...................................................................................................................... 2 4. RESPONSABILIDADES.................................................................................................................. 3 4.1. Responsable del proceso .................................................................................................... 3 4.2. Responsabilidades .............................................................................................................. 3 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.......................................................... 3 4.3. Diagrama de flujo - Carnetización de egresados – Solicitud personal ............................. 3 4.4. Descripción de actividades - Carnetización de egresados– Solicitud personal ................ 3 4.5. Diagrama de flujo - Carnetización de egresados – Solicitud por página web.................. 5 4.6. Descripción de actividades – Carnetización de egresados – Solicitud por página web ... 5 4.7. Diagrama de flujo – Carnetización de egresados – Solicitud en eventos ......................... 7 4.8. Descripción de actividades - Carnetización de egresados– Solicitud en eventos ............ 7 6. DEFINICIONES ............................................................................................................................. 9 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA................................................................................................ 10 8. INDICADORES............................................................................................................................ 10 9. RIESGOS .................................................................................................................................... 11 10. CONTROL DE CAMBIOS............................................................................................................. 11 11. APROBACIÓN ............................................................................................................................ 12

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Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 1

Tabla de contenido

1 OBJETIVO 2

2 ALCANCE 2

3 NORMATIVIDAD 2

31 Lineamientos 2

4 RESPONSABILIDADES 3

41 Responsable del proceso 3

42 Responsabilidades 3

5 DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIOacuteN DE ACTIVIDADES 3

43 Diagrama de flujo - Carnetizacioacuten de egresados ndash Solicitud personal 3

44 Descripcioacuten de actividades - Carnetizacioacuten de egresadosndash Solicitud personal 3

45 Diagrama de flujo - Carnetizacioacuten de egresados ndash Solicitud por paacutegina web 5

46 Descripcioacuten de actividades ndash Carnetizacioacuten de egresados ndash Solicitud por paacutegina web 5

47 Diagrama de flujo ndash Carnetizacioacuten de egresados ndash Solicitud en eventos 7

48 Descripcioacuten de actividades - Carnetizacioacuten de egresadosndash Solicitud en eventos 7

6 DEFINICIONES 9

7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 10

8 INDICADORES 10

9 RIESGOS 11

10 CONTROL DE CAMBIOS 11

11 APROBACIOacuteN 12

Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 2

1 OBJETIVO

Prestar el servicio de carnetizacioacuten a los egresados para que puedan acceder faacutecilmente al

campus a traveacutes de los molinetes como todos los miembros de la comunidad uniandina

2 ALCANCE

El proceso inicia con identificacioacuten de asistentes de la siguiente cohorte con solicitud por parte

de los egresados ya sea personal por la paacutegina web o durante eventos y concluye en el

momento en el que el egresado recibe el carneacute en fiacutesico

3 NORMATIVIDAD

31 Lineamientos

Tiempos en Carnetizacioacuten personal en ventanilla

- Tiempo de atencioacuten personal promedio 7 minutos por persona

Tiempos estimados para Carnetizacioacuten por solicitud en paacutegina web

- Tiempo para descargar Archivo de Solicitudes web 5 diacuteas haacutebiles desde el diacutea

de enviacuteo por parte del egresado

- Tiempo de impresioacuten de carneacutes 2 diacuteas haacutebiles a partir del enviacuteo de archivo a

validar por parte de Seguridad

- Tiempo de enviacuteo de paquetes a egresados 3 diacuteas haacutebiles a partir del diacutea de

recibo de los plaacutesticos impresos por parte de Seguridad

- Tiempo total de proceso 10 diacuteas haacutebiles

Tiempos en Carnetizacioacuten en eventos

- Tiempo de atencioacuten por persona 4 minutos

Manual de estaacutendares y calidad de datos en Banner y Manual de procedimientos

y poliacuteticas Son la guiacutea para el registro de datos en el sistema Estos manuales son

internos de Egresados y son publicados en el Share Point de la Vicerrectoriacutea para

consulta de los funcionarios interesados cuando se requiera

Estacioacuten de Carnetizacioacuten La maacutequina portaacutetil de impresioacuten de carneacutes asiacute como

los insumos tienen prioridad de uso para la Vicerrectoriacutea de Desarrollo y Egresados

Por acuerdo mutuo se encuentran bajo la administracioacuten de la Jefatura de

Seguridad y Servicios Baacutesicos

Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

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MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 3

4 RESPONSABILIDADES

41 Responsable del proceso

Jefe del Programa de Egresados Uniandino siempre

42 Responsabilidades

Gestor Base de Datos

Validar el proceso y llevar estadiacutesticas del servicio

Auxiliar de Egresados

Para la carnetizacioacuten por solicitud personal Se registra directamente en Salesforce

generando un caso por egresado adjuntando en cada uno los soportes

correspondientes de autorizacioacuten de uso de datos y la fotografiacutea

Para la carnetizacioacuten en eventos Se presta el servicio individual de carnetizacioacuten y se

realiza una sola carga en Salesforce de los soportes de autorizacioacuten de uso de datos y

fotografiacuteas En este caso es necesario archivar cada fotografiacutea con el enlace del perfil

de cada egresado atendido ya que no se crea un caso por egresado

Para las solicitudes web Consolidar la solicitud de carneacute y la carpeta de fotografiacuteas y

enviar al responsable en el departamento de Seguridad para validacioacuten impresioacuten y

activacioacuten Programar el enviacuteo de estos carneacutes y confirmar recibido

5 DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIOacuteN DE ACTIVIDADES

43 Diagrama de flujo - Carnetizacioacuten de egresados ndash Solicitud personal

44 Descripcioacuten de actividades - Carnetizacioacuten de egresados ndash Solicitud personal

ENTRADA Solicitud de carneacute personal en oficina de atencioacuten a egresados

PROVEEDOR Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado especializacioacuten maestriacutea yo doctorado

SALIDA Carneacute de egresado en fiacutesico

CLIENTE Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado especializacioacuten maestriacutea yo doctorado

PRO-01-5-02-01

CARNETIZACIOacuteN DE EGRESADOS PERSONAL NIVEL 3S

EG

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FATU

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PE

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EG

RE

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S

3- Verificar tipo de solicitud

6- Generar caso en Salesforce

9- Registrar datos de carneacute y

tomar foto

7- Diligenciar formatos de

solicitud

8 - Registrar formato de

autorizacioacuten de uso de datos

10- Archivar foto

11- Verificar acceso a servicios virtuales

iquestCuenta de correo

uniandes activa

12- Reactivar cuenta

uniandes

13- Imprimir y activar carneacute

14- Recibir carneacute

No

1- Solicitar el carneacute

personalmente

Primera vez o cambio

4- Registrar en Banner

Tipo de solicitud

Por reposicioacuten

Si

1- Formato de solicitud y entrega del carneacute2- Formato de autorizacioacuten de datos

Carneacute

2- Verificar si tiene o no carneacute

iquestTiene carneacute Si

5- Actualizar datos

No

Banner

Banner

CRM

CRM

Datacard

CRM

Banner

Portal de Egresados

Banner

Banner

Carneacute

  • DF - Carnetizacioacuten de Egresadosvsd
    • Solicitud Personal
        • mpena366
          Archivo adjunto
          PRO-01-5-02-01 Carnetizacioacuten de egresados - Solicitud personalpdf

          Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

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          MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

          Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

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          ACTIVIDAD DESCRIPCIOacuteN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

          1 Solicitar el carneacute personalmente

          El egresado solicita carneacute personalmente en la oficina de atencioacuten a egresados

          Egresado

          2 Verificar si tiene o

          no carneacute

          Verificar si el egresado tiene carneacute expedido anteriormente con base en el nuacutemero de ceacutedula el coacutedigo Uniandes o los nombres completos

          Auxiliar de Egresados

          Banner

          3 Verificar tipo de

          solicitud

          En caso de que en el sistema aparezca un registro del egresado con carneacute se indaga queacute tipo de solicitud es

          1 Cambio 2 Reposicioacuten

          Auxiliar de Egresados

          Banner

          4 Registrar en

          Banner

          Se registra en Banner la solicitud si es por reposicioacuten para llevar un control del nuacutemero de plaacutesticos entregados por egresado

          Auxiliar de Egresados

          Banner

          5 Actualizar datos

          Se actualizan datos personales y datos laborales del egresado Ingresar todos los datos seguacuten lo establecido en manual de estaacutendares banner

          Auxiliar de Egresados

          Banner

          6 Generar caso en

          Salesforce

          Se registra en el sistema un caso de visita del egresado incluyendo el tipo de solicitud y su estado (lsquoen traacutemitersquo cuando el carneacute se estaacute generando pero auacuten no ha sido entregado o lsquoresueltorsquo cuando el carneacute ya ha sido entregado al egresado) En este caso al final del diacutea el estado de las solicitudes personales es lsquoresueltorsquo

          Auxiliar de Egresados

          Salesforce CRM

          7 Diligenciar

          formatos de solicitud

          Se deben diligenciar dos formatos 1 Solicitud y entrega de carne 2 Autorizacioacuten de uso de

          datos personales

          Egresado

          1- Formato de

          solicitud

          2- Formato de autorizacioacuten de datos

          8 Registrar formato de autorizacioacuten de

          uso de datos

          Escanear formato de autorizacioacuten de datos cargarlo a salesfoce y archivar el documento fiacutesico

          Auxiliar de Egresados

          Salesforce CRM

          9 Registrar datos de carneacute y tomar foto

          Se registran los datos del carneacute nombre cedula grado (solo uno) antildeo de grado Y se toma y edita la foto para el software de la estacioacuten de carnetizazioacuten

          Auxiliar de Egresados

          Datacard

          10 Archivar foto La foto se archiva con un nuacutemero de serial en Salesforce como un

          Auxiliar de Egresados

          Salesforce CRM

          Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

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          Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

          Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

          documento adjunto en el caso de visita del egresado

          11 Verificar acceso a servicios virtuales

          Se verifican servicios 1 El estado de la cuenta de

          correo electroacutenico del egresado activa o inactiva

          2 Los demaacutes servicios de intereacutes del egresado

          Auxiliar de Egresados

          Banner y Portal de

          Egresados

          12 Reactivar cuenta

          uniandes

          Se crea o reactiva la cuenta en el portal web de egresados Al finalizar se verifica la correcta activacioacuten con el acceso a servicios virtuales

          Auxiliar de Egresados

          Banner y Portal de

          Egresados

          13 Imprimir y activar

          carneacute

          Se imprime del carneacute Una vez impreso el carneacute queda automaacuteticamente activado

          Auxiliar Administrativo en departamento de

          Seguridad

          Datacard Carneacute

          14 Recibir carneacute El egresado recibe en sus manos su carneacute fiacutesico Egresado Carneacute

          45 Diagrama de flujo - Carnetizacioacuten de egresadosndash Solicitud por paacutegina web

          46 Descripcioacuten de actividades ndash Carnetizacioacuten de egresados ndash Solicitud por paacutegina web

          ENTRADA Solicitud de carneacute de egresado a traveacutes de la paacutegina web

          PROVEEDOR Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado especializacioacuten maestriacutea yo doctorado

          SALIDA Carneacute de egresado en fiacutesico

          CLIENTE Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado especializacioacuten maestriacutea yo doctorado

          ACTIVIDAD DESCRIPCIOacuteN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

          1 Solicitar carneacute viacutea

          web

          El egresado enviacutea la solicitud del carneacute a traveacutes de la paacutegina web de egresados Adicionalmente deben incluir la siguiente informacioacuten

          Nombre completo

          Ceacutedula

          Grado

          Fotografiacutea

          Egresado Paacutegina web de

          Egresados

          PRO-01-5-02-01

          CARNETIZACIOacuteN DE EGRESADOS POR SOLICITUD WEB NIVEL 3S

          EG

          UR

          IDA

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          TURA

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          EGR

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          S

          Gestioacuten de enviacuteo de carneacutesVerificacioacuten solicitudes Generacioacuten del carneacute

          8- Imprimir carneacutes activados

          1- Solicitar carneacute viacutea web

          Archivo de solicitudes

          5- Estandarizar archivo de solicitudes

          6- Archivar fotos7- Consolidar y enviar archivo

          9- Recoger y confirmar nuacutemero de

          carneacutes impresos

          iquestCarneacutes completos

          10- Crear archivo de enviacuteo

          Archivo de enviacuteo

          11- Preparar el enviacuteo

          12- Entregar sobres a

          proveedor de enviacuteo

          Si

          No

          18- Archivar carneacutes devueltos

          16- Contactar a egresado y

          verificar

          14- Recibir carneacute

          iquestEgresado dio

          respuesta

          No

          13- Verificar estado de enviacuteos

          iquestHubo devoluciones

          No

          Si

          Si

          Carpeta de solicitudes en Excel y fotos

          Carneacute

          2- Descargar archivo de

          solicitudes y fotos

          3- Verificar si la informacioacuten estaacute completa en la

          solicitud

          iquestInformacioacuten completa y

          fotos adecuadas

          Si

          4- Contactar a Egresado

          No

          16- Recibir carneacutes devueltos

          17- Remitir carneacutes devueltos

          a Seguridad y Servicios Baacutesicos

          Si

          Paacutegina web Egresados

          Carneacute

          19- Remitir al egresado a oficina de Seguridad

          20- Entregar carneacute

          Carneacute

          Admin - paacutegina web Egresados

          Egresado solicita su carneacute personalmente

          Cada 5 diacuteas

          Recepcioacuten de informacioacuten pendiente

          1

          5 diacuteas haacutebiles

          1

          • DF - Carnetizacioacuten de Egresadosvsd
            • Solicitud por pg web
                • mpena366
                  Archivo adjunto
                  PRO-01-5-02-01 Carnetizacioacuten de egresados - Solicitud por webpdf

                  Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

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                  MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                  Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                  Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                  2 Descargar archivo

                  de solicitudes y fotos

                  Cada 5 diacuteas haacutebiles se descargan del sistema en Excel todas las solicitudes reportadas y el archivo completo de fotos de los egresados del Sistema de Egresados Administrador

                  Auxiliar de Egresados

                  Admin ndash En la paacutegina web de

                  Egresados

                  Archivo de solicitudes

                  3

                  Verificar si la informacioacuten estaacute

                  completa en la solicitud

                  Con base en el archivo de solicitudes se debe verificar que los campos de solicitud esteacuten completos y que la foto cumpla con el formato requerido (medidas fondo blanco foto de soacutelo la cara)

                  Auxiliar de Egresados

                  Archivo de solicitudes

                  4 Contactar a

                  egresado

                  En caso de que haya informacioacuten pendiente en la solicitud o de que la foto no cumpla con el formato requerido se contacta al egresado por correo o por teleacutefono para que la enviacutee por correo directamente al Auxiliar de Egresados

                  Auxiliar de Egresados

                  5 Estandarizar

                  archivo de solicitudes

                  El archivo de solicitudes debe ser estandarizado y ajustado a los formatos requeridos por el aacuterea de Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica)

                  Auxiliar de Egresados

                  Archivo en Excel

                  estandarizado

                  6 Archivar fotos

                  Cada foto se archiva con un nuacutemero de serial maacutes el nuacutemero de ceacutedula en una carpeta para enviacuteo a Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica)

                  Auxiliar de Egresados

                  7 Consolidar y enviar

                  archivo

                  Se genera una carpeta completa que incluya toda la informacioacuten de las solicitudes maacutes el archivo de las fotos El nombre de la carpeta lleva la fecha de la semana en la que se descargoacute el archivo de solicitudes y se enviacutea a un Auxiliar Administrativo del aacuterea de Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica)

                  Auxiliar de Egresados

                  Carpeta de

                  solicitudes Excel y fotos

                  8 Imprimir carneacutes

                  activados

                  Hay dos opciones - Se ordena la impresioacuten del

                  carneacute desde la oficina de atencioacuten a egresados

                  - En un plazo maacuteximo de 5 diacuteas se imprimen los carneacutes activados

                  Auxiliar Administrativo de

                  Seguridad y Servicios Baacutesicos

                  (Seguridad electroacutenica)

                  Datacard Carneacutes

                  9 Recoger y

                  confirmar nuacutemero de carneacutes impresos

                  Recoger los carneacutes impresos entregados por el Auxiliar Administrativo de Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica) y verificar que el

                  Auxiliar de Egresados

                  Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                  FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                  MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                  Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                  Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 7

                  nuacutemero de solicitudes entregadas coincida con el nuacutemero de carneacutes impresos recibidos

                  10 Crear archivo de

                  enviacuteo

                  Se crea una base de datos con toda la informacioacuten referente a los carneacutes que seraacuten enviados por correo fiacutesico

                  Auxiliar de Egresados

                  Archivo de enviacuteo

                  11 Preparar el enviacuteo Se prepara cada sobre de enviacuteo con un folleto de egresados el carneacute yo portacarneacute

                  Auxiliar de Egresados

                  12 Entregar sobres a

                  proveedor de enviacuteo

                  Entregar al proveedor encargado de ejecutar el enviacuteo

                  Auxiliar de Egresados

                  13 Verificar estado de

                  enviacuteos

                  Se debe verificar 5 diacuteas haacutebiles despueacutes si los enviacuteos siacute ocurrieron y si hubo alguna devolucioacuten

                  Auxiliar de Egresados

                  14 Recibir el carneacute Se recibe el sobre en la direccioacuten de enviacuteo

                  Egresado Carneacute

                  15 Recibir carneacutes

                  devueltos

                  En caso de que haya carneacutes devueltos el proveedor de enviacuteos se lo entrega al Auxiliar de Egresados

                  Auxiliar de Egresados

                  16 Contactar a egresado y

                  verificar

                  Se debe contactar a los egresados con los que hubo devolucioacuten para determinar queacute sucedioacute y coacutemo proceder

                  Auxiliar de Egresados

                  17

                  Remitir carneacutes devueltos a Seguridad y

                  Servicios Baacutesicos

                  Se enviacutean los carneacutes devueltos a un Auxiliar Administrativo de Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica)

                  Auxiliar de Egresados

                  18 Archivar carneacutes

                  devueltos

                  Se deben archivar todos los carneacutes devueltos y hasta que el egresado solicite su carneacute personalmente

                  Auxiliar Administrativo

                  19

                  Remitir al egresado a la

                  oficina de Seguridad

                  Se remite al egresado a la oficina de Seguridad para que recoja su carneacute

                  Auxiliar de Egresados

                  20 Entregar carneacute Se le entrega el carneacute impreso al egresado

                  Auxiliar Administrativo

                  Carneacute

                  47 Diagrama de flujo - Carnetizacioacuten de egresadosndash Solicitud en eventos

                  48 Descripcioacuten de actividades ndash Carnetizacioacuten de egresados ndash Solicitud en eventos

                  PRO-01-5-02-01

                  CARNETIZACIOacuteN DE EGRESADOSndash SOLICITUD EN EVENTOS NIVEL 3JE

                  FATU

                  RA D

                  E EG

                  RES

                  AD

                  OS

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                  RS

                  ON

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                  SA

                  DA

                  SE

                  GR

                  ES

                  AD

                  OS

                  Gestioacuten post eventoPreparacioacuten previa al evento Carnetizacioacuten durante el evento

                  6- Verificar tipo de solicitud

                  9- Registrar datos y tomar

                  foto

                  8- Diligenciar formatos de solicitud de

                  servicios

                  10- Archivar foto

                  11- Generar el carneacute

                  13- Recibir carneacute5- Solicitar carneacute

                  en evento

                  iquestCarneacute por reposicoacuten

                  No

                  7- Registrar en BannerSi

                  Formatos

                  4- Notificar necesidad de estacioacuten de

                  carnetizacioacuten

                  12- Entregar carneacute

                  15- Generar y enviar reporte

                  reportes

                  1- Reporte para Seguridad y Servicios Baacutesicos2- Reporte para Gestor de sistemas de Informacioacuten

                  Carneacute

                  1- Solicitar lista de asistentes al

                  evento

                  2- Validar datos de asistentes y actualizar lista

                  Lista de uniandinos inscritos consolidada

                  3- Cargar listas en computadores

                  del evento

                  14- Consolidar archivos de fotos y coacutedigos badge

                  Lista de asistentes

                  Banner

                  Carneacute

                  Recepcioacuten lista de invitados

                  Diacutea del evento

                  Despueacutes del evento

                  • DF - Carnetizacioacuten de Egresadosvsd
                    • Solicitud en eventos
                        • mpena366
                          Archivo adjunto
                          PRO-01-5-02-01 Carnetizacioacuten de egresapos - Solicitud en eventospdf

                          Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

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                          MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                          Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                          Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 8

                          ENTRADA Evento en el que se ofrece servicio de carnetizacioacuten a egresados

                          PROVEEDOR Direccioacuten de Admisiones y Registro Unidad Acadeacutemica o Administrativa de la Universidad o Asociacioacuten de Egresados o Egresados o externo

                          SALIDA Carneacute de egresado en fiacutesico y Reportes

                          CLIENTE Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado especializacioacuten maestriacutea yo doctorado

                          ACTIVIDAD DESCRIPCIOacuteN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

                          1 Solicitar lista de

                          asistentes al evento

                          Se solicita al responsable la lista de los inscritos al evento

                          Auxiliar de Egresados

                          Lista de

                          asistentes

                          2 Validar datos de

                          asistentes y actualizar lista

                          Se valida si los asistentes son empleados de la Universidad estudiantes o egresados de otro programa Alliacute se identifica egresados a atender

                          Auxiliar de Egresados

                          Lista de uniandinos

                          inscritos consolidada

                          3 Cargar listas en

                          computadores del evento

                          A todos los computadores que seraacuten usados para el proceso de carnetizacioacuten en el evento se les carga la lista de uniandinos inscritos consolidada

                          Auxiliar de Egresados

                          4

                          Notificar necesidad de estacioacuten de

                          carnetizacioacuten

                          Se notifica a Seguridad que se requiere la estacioacuten de carnetizacioacuten con los insumos necesarios (plaacutesticos con serial y cinta de impresioacuten)

                          Auxiliar de Egresados

                          5 Solicitar carneacute en

                          evento

                          Los egresados hacen efectiva la solicitud del carneacute en el punto de carnetizacioacuten del evento

                          Egresado

                          6 Verificar tipo de

                          solicitud

                          Se verifica el estado del egresado en Banner Primera vez cambio o reposicioacuten

                          Auxiliar de Egresados

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                          7 Registrar en

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                          Las solicitudes por reposicioacuten son registradas en Banner para llevar un control

                          Auxiliar de Egresados

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                          8

                          Diligenciar formatos de solicitud de

                          servicios

                          Diligenciar el formato de solicitud de servicios para egresados que incluye autorizacioacuten de uso de datos personales

                          Egresado Formatos

                          9 Registrar datos y

                          tomar foto

                          Se registran los datos del carneacute nombre cedula grado (solo uno el egresado elige) antildeo de grado y se toma y edita la foto

                          Auxiliar de Egresados Auxiliar

                          de Labores Ocasionales

                          Datacard

                          10 Archivar foto La foto se archiva con el nuacutemero de ceacutedula del egresado en la carpeta creada para el evento

                          Auxiliar de Egresados Auxiliar

                          de Labores Ocasionales

                          Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

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                          MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                          Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                          Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 9

                          11 Generar el carneacute

                          Se imprime el carneacute y se registra el coacutedigo badge del carneacute en archivo en la carpeta creada para el evento

                          Auxiliar de Egresados

                          Carneacute

                          12 Entregar carneacute Se entrega el carneacute en fiacutesico al egresado

                          Auxiliar de Egresados

                          13 Recibir carneacute El egresado recibe su carneacute en fiacutesico en su mano

                          Egresado Carneacute

                          14 Consolidar

                          archivos de fotos y coacutedigos badge

                          Se consolidan todas las fotos y todos los coacutedigos badge generados en el evento en un solo archivo Si se usan varios equipos se consolida la informacioacuten de la carpeta creada para el evento

                          Auxiliar de Egresados

                          15 Generar y enviar

                          reportes

                          Se generan dos reportes al final de cada evento 1 Reporte con coacutedigos badge

                          registrados para la activacioacuten de cada carneacute Se entrega al Auxiliar de Seguridad con el archivo de fotos

                          2 Reporte de registro de entrega de carneacute en Banner Se le entrega a gestor de sistemas de informacioacuten coacutedigos ceacutedulas nuacutemero de categoriacutea para cargar archivo en Banner fecha y nombre del evento)

                          Auxiliar de Egresados

                          1 ndash Reporte para Seguridad y

                          Servicios Baacutesicos 2- Reporte para

                          Sistemas de Informacioacuten

                          6 DEFINICIONES

                          Datacard Software de carnetizacioacuten que permite la gestioacuten de bases de datos el disentildeo y la

                          impresioacuten en tarjetas plaacutesticas y debe estar instalado en los computadores que interactuacutean

                          con la impresioacuten

                          Formato de autorizacioacuten de uso de datos Formato a traveacutes del cual cada egresado autorizan

                          a la Universidad para utilizar sus datos personales en el desarrollo de las funciones propias de

                          la Universidad Hay uno por egresado

                          Formato de solicitud y entrega del carneacute Formato utilizado para la entrega fiacutesica del carneacute

                          Es una autorizacioacuten para que Seguridad y Servicios Baacutesicos haga efectiva la entrega del carneacute

                          y quede soporte de recibido por parte del egresado cuando no lo imprime la unidad de

                          Egresados

                          Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

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                          MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                          Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                          Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 10

                          Formato de servicios para egresados Formato en el que el egresado registra servicios

                          solicitados y que unifica la informacioacuten por diligenciar tanto en la solicitud y entrega del carneacute

                          como la autorizacioacuten de uso de datos personales

                          Salesforce CRM Sistema para administrar interacciones entre empresa y cliente Esta

                          aplicacioacuten permite almacenar y organizar informacioacuten de los clientes en este caso de los

                          egresados que facilita la gestioacuten institucional de estas relaciones

                          7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

                          8 INDICADORES

                          FIC

                          HA

                          DE

                          L IN

                          DIC

                          AD

                          OR

                          NUacuteMERO DE CARNEacuteS DE EGRESADOS ACTIVOS

                          Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-011

                          Responsable del

                          indicador Gestor de Bases de Datos

                          Objetivo Hacer seguimiento para mejora continua del proceso

                          Meacutetodo de Medicioacuten

                          Extraer de las fuentes de datos informacioacuten referente a egresados con

                          carneacute activos y egresados totales de la Universidad

                          Consolidar la informacioacuten sobre la cantidad de egresados carnetizados

                          y total de egresados de la Universidad

                          Calcular indicador

                          Unidad de Medida

                          Foacutermula nuacutemero de egresados carnetizadosnuacutemero total de egresados

                          Variables Nuacutemero de egresados carnetizados nuacutemero total de egresados con

                          carneacute activo

                          INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadeacutemica administrativa entidad)

                          No aplica

                          Formato de autorizacioacuten de datos

                          Formato de solicitud

                          Formato de acta de entrega del carneacute

                          Manual de estaacutendares y calidad de datos en Banner

                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                          Auto

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                          mpena366
                          Archivo adjunto
                          Formato de autorizacioacuten de datosxlsx

                          Ingreso

                          Auto

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                          mpena366
                          Archivo adjunto
                          Formato de solicitudxlsx

                          Acta

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                          mpena366
                          Archivo adjunto
                          Formato de acta de entrega del carneacutexlsx

                          2011

                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                          Manual de Estaacutendares y Calidad de Datos en el Sistema Banner

                          b

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina b

                          TABLA DE CONTENIDO

                          Introduccioacuten e

                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                          1 Nombre 1

                          11 Estaacutendar - Nombre 1

                          12 Caracteres prohibidos 3

                          13 Procedimientos de referencia 3

                          14 Control de actualizaciones 3

                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 4

                          21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten 4

                          22 Caracteres prohibidos 5

                          23 Procedimientos de referencia 5

                          24 Control de actualizaciones 5

                          3 Fecha de nacimiento 6

                          31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento 6

                          32 Caracteres prohibidos 7

                          33 Procedimientos de referencia 7

                          34 Control de actualizaciones 7

                          4 Coacutedigo 8

                          41 Estaacutendar - Coacutedigo 8

                          42 Caracteres prohibidos 8

                          43 Procedimientos de referencia 8

                          44 Control de actualizaciones 9

                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                          1 Direccioacuten 10

                          11 Estaacutendar - Direccioacuten 10111 Tipos de direccioacuten 10112 Estaacutendar direccioacuten 11113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes 12

                          12 Caracteres prohibidos 12

                          c

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina c

                          13 Procedimientos de referencia 13

                          14 Control de actualizaciones 13

                          2 Teleacutefono 14

                          21 Estaacutendar 14

                          22 Caracteres prohibidos 14

                          23 Procedimientos de referencia 15

                          24 Control de actualizaciones 15

                          3 Direccioacuten de Correo electroacutenico 16

                          31 Estaacutendar 16311 Tipos 16312 Estaacutendar 17

                          32 Caracteres prohibidos 18

                          33 Procedimientos de referencia 18

                          34 Control de actualizaciones 18

                          Lista de referencia i

                          Iacutendices y apeacutendices iv

                          Glosario v

                          Anexos vi

                          d

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina d

                          LISTA DE TABLAS

                          Tabla 1 Responsables de los datos eTabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato fTabla 3 Caracteres especiales y violaciones 2Tabla 4 Caracteres prohibidos 3Tabla 5 Violaciones y excepciones 5Tabla 6 Casos especiales y violaciones 6Tabla 7 Tipos de direccioacuten 11Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico 16Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico 18Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN vi

                          e

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina e

                          Introduccioacuten

                          Banner es el sistema institucional de registro acadeacutemico y de estudiantes egresados y donaciones administrado por la Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo Con el objetivo de mejorar la calidad de datos utilizados en el Sistema Banner de la Universidad de los Andes ha sido necesario evaluar y redefinir los estaacutendares y buenas praacutecticas en el manejo de la informacioacuten que eacuteste alberga por tal motivo este documento contiene los estaacutendares definidos conjuntamente por la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Registro y Admisiones Para la presentacioacuten de la informacioacuten han sido agrupados los datos en clusters los cuales surgieron como parte de la priorizacioacuten por importancia urgencia y utilizacioacuten en varias dependencias de la Universidad de los Andes Cada cluacutester contiene el nombre con el que se identifica una breve definicioacuten el estaacutendar que fue aprobado con su correspondiente explicacioacuten de igual forma contiene el control de actualizaciones como lo son fecha de elaboracioacuten fecha de aprobacioacuten miembros que aprobaron fecha de entrada en vigencia fecha de divulgacioacuten fecha de uacuteltima modificacioacuten y motivo de uacuteltima modificacioacuten El Comiteacute Coordinador fue conformado entre miembros de la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Admisiones y Registro para desarrollar los estaacutendares y tomar las decisiones relacionadas con el mantenimiento de la informacioacuten en el sistema Banner Este equipo de trabajo tiene la responsabilidad de ingresar y mantener los datos almacenados en el sistema Banner asiacute como conceder privilegios a otros para ver ingresar actualizar y generar reportes desde Banner Sobre este aspecto la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general Tabla 1 Responsables de los datos

                          Aacuterea de responsabilidad Protector Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                          f

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina f

                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Al final del documento estaacuten las fuentes de informacioacuten utilizadas en las que se encuentran normas juriacutedicas enlaces de intereacutes y documentos de referencia Como documentos complementarios existen documento de poliacuteticas y procedimientos y el manual de procedimiento de actualizacioacuten de datos comunes en Banner junto con otros materiales de apoyo que seraacuten citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podraacute ser reportada a

                          Direccioacuten de Desarrollo Servicios de Desarrollo egresadosuniandeseduco

                          Direccioacuten de Admisiones y Registro admreguniandeseduco

                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                          1

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 1

                          ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                          Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema

                          1 Nombre

                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                          11 Estaacutendar - Nombre

                          TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

                          A (registraduriacutea)

                          Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea

                          bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta

                          de correo Uniandes bull Diploma

                          B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales

                          bull Diploma bull Carnet

                          2

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 2

                          SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

                          A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales

                          Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea

                          B

                          Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)

                          bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza

                          informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante

                          bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados

                          Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER

                          Caracteres especiales

                          Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos

                          Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4

                          Espaciado de los nombres

                          Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre

                          Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre

                          Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM

                          Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato

                          CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo

                          3

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 3

                          12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos

                          Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes

                          1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se

                          reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo

                          rdquo$amp()=iexcliquest

                          Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados

                          para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar

                          13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se

                          encuentran en el manual de procedimiento

                          14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

                          Miembros que aprobaron

                          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                          4

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 4

                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema

                          21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten

                          TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

                          C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas

                          despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes

                          Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio

                          DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM

                          E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)

                          T (Tarjeta de Identidad)

                          P (Pasaporte)

                          S (Social security Number)

                          5

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 5

                          Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN

                          Violaciones

                          Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento

                          Excepciones (Uacutenicamente para

                          Direccioacuten de Desarrollo)

                          Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo

                          22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte

                          23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se

                          encuentra en el manual de procedimiento

                          24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

                          Miembros que aprobaron

                          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                          6

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 6

                          3 Fecha de nacimiento

                          Indica el tiempo de nacimiento de una persona

                          31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

                          TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

                          Fecha

                          DD-MM-YYYY Donde

                          DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

                          MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

                          YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

                          bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

                          Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

                          Tabla 6 Casos especiales y violaciones

                          CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

                          Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

                          Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

                          No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

                          Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

                          No se registra a menos que se consiga el dato adicional

                          No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

                          Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

                          Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

                          7

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 7

                          32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

                          son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

                          33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

                          encuentra en el manual de procedimiento

                          34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

                          Miembros que aprobaron

                          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                          8

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 8

                          4 Coacutedigo

                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

                          interior de la Universidad de los Andes

                          41 Estaacutendar - Coacutedigo

                          TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

                          Coacutedigo

                          Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

                          YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

                          Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                          bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

                          Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

                          42 Caracteres prohibidos Tabla 4

                          43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

                          procedimiento

                          9

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 9

                          44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

                          Miembros que aprobaron

                          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                          10

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 10

                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                          Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

                          tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                          1 Direccioacuten

                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                          11 Estaacutendar - Direccioacuten

                          111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

                          investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

                          La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

                          11

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 11

                          Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

                          RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

                          TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

                          MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

                          AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

                          112 Estaacutendar direccioacuten

                          Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

                          Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

                          DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

                          Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

                          direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

                          CASOS ESPECIALES

                          Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

                          En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

                          Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

                          9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

                          12

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 12

                          113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

                          Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

                          bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                          12 Caracteres prohibidos

                          Puntuacioacuten

                          Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

                          deben ser utilizados

                          Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

                          direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

                          individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                          13

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 13

                          13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

                          procedimiento

                          14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

                          Miembros que aprobaron

                          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                          14

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 14

                          2 Teleacutefono

                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

                          inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

                          21 Estaacutendar

                          TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

                          Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

                          donante

                          TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

                          CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

                          MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

                          Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

                          PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

                          AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

                          Componentes Definicioacuten y estaacutendar

                          Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

                          Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

                          Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

                          Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

                          22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

                          15

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 15

                          23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

                          procedimiento

                          24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

                          Miembros que aprobaron

                          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                          16

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 16

                          3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

                          que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

                          31 Estaacutendar

                          311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

                          TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

                          bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

                          ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

                          EUNI Institucional Universidad de los Andes

                          Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

                          EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

                          EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

                          MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

                          PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

                          AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

                          17

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 17

                          312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

                          Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

                          Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

                          La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

                          18

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 18

                          32 Caracteres prohibidos

                          Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

                          lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

                          33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

                          manual de procedimiento

                          34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

                          Miembros que aprobaron

                          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                          4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

                          httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

                          i

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina i

                          Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

                          bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

                          bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

                          2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

                          Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

                          bull Manual Crear Personas ndashAyR

                          bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

                          bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

                          en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

                          bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                          bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina ii

                          NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

                          bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

                          bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

                          Decreto 2150 de 1995

                          bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

                          bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

                          otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

                          bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

                          bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

                          se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

                          NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

                          bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

                          bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

                          bull wwwregistraduriagovco

                          bull wwwdasgovco

                          NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

                          bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

                          Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

                          bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina iii

                          bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

                          iv

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina iv

                          Iacutendices y apeacutendices

                          Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

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                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina v

                          Glosario

                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

                          rdquo

                          5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                          vi

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina vi

                          Anexos

                          Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

                          NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

                          ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

                          AGENCIA AG LOTE LT

                          AGRUPACION AGP MANZANA MZ

                          ALMACEN ALM MEZZANINE MN

                          ALTILLO AL MODULO MD

                          APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

                          APARTAMENTO AP NORTE NORTE

                          AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

                          AVENIDA AV OESTE OESTE

                          AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

                          BARRIO BRR ORIENTE O

                          BLOQUE BL PARCELA PA

                          BODEGA BG PARQUE PAR

                          BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

                          CALLE CL PASAJE PJ

                          CAMINO CN PASEO PS

                          CARRERA CR PENTHOUSE PH

                          CARRETERA CARR PISO P

                          CASA CA PLANTA PL

                          CELULA CEL PORTERIA POR

                          CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

                          CIRCULAR CIR PUENTE PN

                          CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

                          CIUDADELA CD SALON SA

                          CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

                          CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

                          CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

                          DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

                          DEPOSITO DP SUITE SU

                          DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

                          DIAGONAL DG SUR SUR

                          EDIFICIO ED TERMINAL TER

                          ENTRADA EN TERRAZA TZ

                          vii

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina vii

                          NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

                          ESQUINA ESQ TORRE TO

                          ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

                          ETAPA ET UNIDAD UN

                          EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

                          FINCA FCA URBANIZACION URB

                          GARAJE GJ VARIANTE VTE

                          GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

                          HACIENDA HC ZONA ZN

                          INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

                          KILOMETRO KM

                          LOCAL LC

                          • TABLA DE CONTENIDO
                          • LISTA DE TABLAS
                          • 1 Nombre
                            • 11 Estaacutendar - Nombre
                            • 12 Caracteres prohibidos
                            • 13 Procedimientos de referencia
                            • 14 Control de actualizaciones
                              • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
                                • 22 Caracteres prohibidos
                                • 23 Procedimientos de referencia
                                • 24 Control de actualizaciones
                                  • 3 Fecha de nacimiento
                                    • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                      • 4 Coacutedigo
                                        • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                                        • 42 Caracteres prohibidos
                                        • 43 Procedimientos de referencia
                                        • 44 Control de actualizaciones
                                          • 1 Direccioacuten
                                            • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                                              • 111 Tipos de direccioacuten
                                              • 112 Estaacutendar direccioacuten
                                              • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                                                • 12 Caracteres prohibidos
                                                • 13 Procedimientos de referencia
                                                • 14 Control de actualizaciones
                                                  • 2 Teleacutefono
                                                    • 21 Estaacutendar
                                                    • 22 Caracteres prohibidos
                                                    • 23 Procedimientos de referencia
                                                    • 24 Control de actualizaciones
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                                        • 31 Estaacutendar
                                                          • 311 Tipos
                                                          • 312 Estaacutendar
                                                            • 32 Caracteres prohibidos
                                                            • 33 Procedimientos de referencia
                                                            • 34 Control de actualizaciones
                                                                • mpena366
                                                                  Archivo adjunto
                                                                  MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                                                  2011

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                                                  Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                                                  b

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina b

                                                                  TABLA DE CONTENIDO

                                                                  Introduccioacuten d

                                                                  I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                                                  1 Nombre 1

                                                                  11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                                                  2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                                                  21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                                                  3 Fecha de nacimiento 6

                                                                  31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                                                  4 ID de Banner 8

                                                                  41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                                                  II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                                                  1 Direccioacuten 10

                                                                  11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                                                  1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                                                  112 Modificacioacuten 11

                                                                  c

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina c

                                                                  113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                                                  2 Teleacutefono 13

                                                                  21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                                                  3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                                                  31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                                                  Lista de referencia I

                                                                  Glosario II

                                                                  d

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina d

                                                                  Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                                                  Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                                                  En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                                                  estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                                                  Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                                                  Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                                                  Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                                                  La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                                                  Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                                                  Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                                                  la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                                                  No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                                                  rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                                                  No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                                                  la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                                                  e

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina e

                                                                  Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                                                  debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                                                  Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                                                  se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                                                  1

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 1

                                                                  I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                                                  1 Nombre

                                                                  Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                                                  empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                                                  11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                                                  111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                                                  ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                                                  En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                                                  servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                                                  le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                                                  informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                                                  Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                                                  diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                                                  2

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 2

                                                                  112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                                                  modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                                                  Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                                                  presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                                                  Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                                                  la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                                                  Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                                                  que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                                                  113 Eliminacioacuten

                                                                  En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                                                  Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                                                  114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                                                  Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                                                  3

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 3

                                                                  2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                                                  Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                                                  Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                                                  21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                                                  211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                                                  obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                                                  Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                                                  alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                                                  La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                                                  de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                                                  Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                                                  especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                                                  Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                                                  acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                                                  212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                                                  bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                                                  4

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 4

                                                                  del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                                                  bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                                                  Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                                                  identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                                                  Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                                                  esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                                                  La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                                                  que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                                                  213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                                                  haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                                                  214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                                                  Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                                                  especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                                                  antes del antildeo 2000

                                                                  215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

                                                                  5

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 5

                                                                  Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                                                  personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                                                  donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                                                  216 Casos especiales

                                                                  Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                                                  El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                                                  se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

                                                                  6

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 6

                                                                  3 Fecha de nacimiento

                                                                  Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                                                  un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                                                  31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                                                  311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                                                  Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                                                  312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                                                  es entregado con el formato de Matriacutecula

                                                                  313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                                                  registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                                                  314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                                                  responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                                                  especificados

                                                                  7

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 7

                                                                  315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

                                                                  8

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 8

                                                                  4 ID de Banner

                                                                  Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                                                  41 Procedimiento - Coacutedigo

                                                                  411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                                                  el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                                                  Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                                                  nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                                                  412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                                                  413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                                                  414 iquestQueacute no se debe hacer

                                                                  Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                                                  algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                                                  415 Casos especiales

                                                                  9

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 9

                                                                  En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                                                  10

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 10

                                                                  II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                                                  Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                                                  de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                                                  1 Direccioacuten

                                                                  Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                                                  estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                                                  11 Procedimiento - Direccioacuten

                                                                  111 Creacioacuten

                                                                  1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                                                  estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                                                  Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                                                  direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                                                  llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                                                  1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  11

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 11

                                                                  Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                                                  Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                                                  Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                                                  bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                                                  y los 3 siguientes son un consecutivo

                                                                  bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                                                  112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                                                  que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                                                  Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                                                  trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                                                  2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                                                  territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                                                  http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                                                  como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                                                  12

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 12

                                                                  113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                                                  institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                                                  114 iquestQueacute no se debe hacer

                                                                  Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                                                  Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                                                  el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                                                  115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                                                  13

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 13

                                                                  2 Teleacutefono

                                                                  El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                                                  telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                                                  21 Procedimiento - Teleacutefono

                                                                  211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                                                  es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                                                  Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                                                  a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                                                  cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                                                  212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                                                  estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                                                  trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                                                  213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                                                  institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                                                  214 iquestQueacute no se debe hacer

                                                                  14

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 14

                                                                  No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                                                  215 Casos especiales Ninguno identificado

                                                                  15

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 15

                                                                  3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                                                  Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                                                  uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                                                  31 Procedimiento - Direccioacuten

                                                                  311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                                                  sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                                                  La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                                                  egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                                                  El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                                                  egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                                                  312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                                                  nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                                                  esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                                                  Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                                                  registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                                                  16

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 16

                                                                  313 Eliminacioacuten

                                                                  Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                                                  314 iquestQueacute no se debe hacer

                                                                  No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                                                  Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                                                  todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                                                  nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                                                  315 Casos especiales

                                                                  Ninguno identificado

                                                                  I

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina I

                                                                  Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                                                  en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                                                  II

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina II

                                                                  Glosario

                                                                  Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                                                  rdquo

                                                                  4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                                                  de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                                                  • TABLA DE CONTENIDO
                                                                  • 1 Nombre
                                                                    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                                                      • 111 Creacioacuten
                                                                      • 112 Modificacioacuten
                                                                      • 113 Eliminacioacuten
                                                                      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                                            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                                              • 211 Creacioacuten
                                                                              • 212 Modificacioacuten
                                                                              • 213 Eliminacioacuten
                                                                              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                                              • 216 Casos especiales
                                                                                  • 3 Fecha de nacimiento
                                                                                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                                                      • 311 Creacioacuten
                                                                                      • 312 Modificacioacuten
                                                                                      • 313 Eliminacioacuten
                                                                                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                      • 315 Casos especiales
                                                                                          • 4 ID de Banner
                                                                                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                                              • 411 Creacioacuten
                                                                                              • 412 Modificacioacuten
                                                                                              • 413 Eliminacioacuten
                                                                                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                              • 415 Casos especiales
                                                                                                  • 1 Direccioacuten
                                                                                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                      • 111 Creacioacuten
                                                                                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                                          • 112 Modificacioacuten
                                                                                                          • 113 Eliminacioacuten
                                                                                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                          • 115 Casos especiales
                                                                                                              • 2 Teleacutefono
                                                                                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                                                  • 211 Creacioacuten
                                                                                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                                                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                                                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                                  • 215 Casos especiales
                                                                                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                                          • 311 Creacioacuten
                                                                                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                                                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                                          • 315 Casos especiales
                                                                                                                            • mpena366
                                                                                                                              Archivo adjunto
                                                                                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                                              Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                                              pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                                              Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                                              Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                                              eventos de egresados

                                                                                                                              Granularidad Por egresado

                                                                                                                              Periodicidad Anual

                                                                                                                              Meta No aplica

                                                                                                                              Observaciones No aplica

                                                                                                                              9 RIESGOS

                                                                                                                              OPERATIVO

                                                                                                                              Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                                              Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                                              SEGURIDAD

                                                                                                                              De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                                              ADMINISTRATIVO

                                                                                                                              En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                                              LEGAL

                                                                                                                              No aplica

                                                                                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                                                                                              1

                                                                                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                                                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                                              REVISOacute

                                                                                                                              Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                                              Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

                          DD MM AAAA
                          ACTA DE ENTREGA CARNEacute DE EGRESADO
                          NOTAS
                          MOTIVO X 1) El carneacute de egresado se emite por primera vez sin ninguacuten costo para el egresado
                          1 Primera vez (Carneacute) 2) Tipo de Identificacioacuten Cedula de Ciudadaniacutea (CC) Cedula de Extranjeriacutea (CE) Pasaporte
                          2 Cambio 3) El carneacute de egresado se cambiaraacute por errores de impresioacuten Es indispensable que el egresado en el momento del cambio del carneacute haga la devolucioacuten
                          3 Reposicioacuten 4) Si el carneacute de egresado se requiere reponer por peacuterdida o cambio de nombres apellidos o tiacutetulos y antildeo de grado preferido el egresado deberaacute cancelar la suma estipulada por la Universidad en el momento del cambio y el pago se puede efectuar a traveacutes de cualquier Sucursal de Bancolombia o a traveacutes del portal de Egresados de la Universidad
                          Informacioacuten del Carneacute
                          Tipo de identificacioacuten No De Documento
                          Nombres Apellidos
                          Tiacutetulo otorgado Antildeo de Grado
                          Autorizado por Entregado por Recibido po
                          _________________________________ ________________________________ _____________________________________CC
                          El carneacute de egresado se entrega en el Ed Monjas Of 202 de Lunes a Viernes de 830 am a 1230 pm y de 200 pm a 530 pm
                          DD MM AAAA
                          ACTA DE ENTREGA CARNEacute DE EGRESADO
                          NOTAS
                          MOTIVO X 1) El carneacute de egresado se emite por primera vez sin ninguacuten costo para el egresado
                          1 Primera vez (Carneacute) 2) Tipo de Identificacioacuten Cedula de Ciudadaniacutea (CC) Cedula de Extranjeriacutea (CE) Pasaporte
                          2 Cambio 3) El carneacute de egresado se cambiaraacute por errores de impresioacuten Es indispensable que el egresado en el momento del cambio del carneacute haga la devolucioacuten
                          3 Reposicioacuten 4) Si el carneacute de egresado se requiere reponer por peacuterdida o cambio de nombres apellidos o tiacutetulos y antildeo de grado preferido el egresado deberaacute cancelar la suma estipulada por la Universidad en el momento del cambio y el pago se puede efectuar a traveacutes de cualquier Sucursal de Bancolombia o a traveacutes del portal de Egresados de la Universidad
                          Informacioacuten del Carneacute
                          Tipo de identificacioacuten No De Documento
                          Nombres Apellidos
                          Tiacutetulo otorgado Antildeo de Grado
                          Autorizado por Entregado por Recibido po
                          _________________________________ ________________________________ _____________________________________CC
                          El carneacute de egresado se entrega en el Ed Monjas Of 202 de Lunes a Viernes de 830 am a 1230 pm y de 200 pm a 530 pm
                          Autorizacioacuten ndash consentimiento expresoLa Universidad de los Andes como institucioacuten que almacena y recolecta datos personales requiere obtener su autorizacioacuten para que de manera libre previa expresa voluntaria y debidamente informada permita a todas las dependencias acadeacutemicas yo administrativas recolectar recaudar almacenar usar circular suprimir procesar compilar intercambiar dar tratamiento actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos o en repositorios electroacutenicos de todo tipo con que cuenta la Universidad Esta informacioacuten es y seraacute utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la Universidad en su condicioacuten de institucioacuten de educacioacuten superior de forma directa o a traveacutes de terceros a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa expresa inequiacutevoca y por escrito a la cuenta de correo electroacutenico dispuesta para tal efecto habeasdatauniandeseduco Para conocer en maacutes detalle visite httpwwwuniandeseducodatospersonales
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                          CC_____________________________________________ DE_____________________________________
                          FIRMA ______________________________________________________________________________________
                          FECHA DD_______ MM_______ AA________
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                          FIRMA ______________________________________________________________________________________
                          FECHA DD_______ MM_______ AA________
                          Fecha Diligenciamiento
                          DD MM AAAA
                          SERVICIOS PARA EGRESADOS
                          Por favor lea y firme al respaldo luego diligencie esta solicitud
                          Datos de Identificacioacuten
                          Tipo de identificacion No De Documento
                          Nombres Apellidos
                          Tiacutetulo otorgado Antildeo de Grado
                          Correo electroacutenico Celular Teleacutefono
                          Motivo de la visita
                          Concierto Teatro Cultural Conferencia Foro Seminario Encuentro con profesor amigo Biblioteca Centro Deportivo Tour por el Campus
                          Otro iquestCuaacutel
                          Servicios de intereacutes
                          Carneacute de Egresado Biblioteca y bases de datos Empleo (Buscar u ofrecer)
                          Usuario y Contrasentildea uniandes Centro Deportivo Otro
                          Informacioacuten acadeacutemica Directorio en liacutenea egresados Cuaacutel ___________________________
                          Seraacute contactado maacuteximo 15 diacuteas haacutebiles despueacutes de la fecha de diligenciamiento de este formato
                          Fecha Diligenciamiento
                          DD MM AAAA
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                          Motivo de la visita
                          Concierto Teatro Cultural Conferencia Foro Seminario Encuentro con profesor amigo Biblioteca Centro Deportivo Tour por el Campus
                          Otro iquestCuaacutel
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                          FIRMA ______________________________________________________________________________________
                          FECHA MM_______ DD_______ AA________
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                          FIRMA ______________________________________________________________________________________
                          FECHA MM_______ DD_______ AA________

Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 2

1 OBJETIVO

Prestar el servicio de carnetizacioacuten a los egresados para que puedan acceder faacutecilmente al

campus a traveacutes de los molinetes como todos los miembros de la comunidad uniandina

2 ALCANCE

El proceso inicia con identificacioacuten de asistentes de la siguiente cohorte con solicitud por parte

de los egresados ya sea personal por la paacutegina web o durante eventos y concluye en el

momento en el que el egresado recibe el carneacute en fiacutesico

3 NORMATIVIDAD

31 Lineamientos

Tiempos en Carnetizacioacuten personal en ventanilla

- Tiempo de atencioacuten personal promedio 7 minutos por persona

Tiempos estimados para Carnetizacioacuten por solicitud en paacutegina web

- Tiempo para descargar Archivo de Solicitudes web 5 diacuteas haacutebiles desde el diacutea

de enviacuteo por parte del egresado

- Tiempo de impresioacuten de carneacutes 2 diacuteas haacutebiles a partir del enviacuteo de archivo a

validar por parte de Seguridad

- Tiempo de enviacuteo de paquetes a egresados 3 diacuteas haacutebiles a partir del diacutea de

recibo de los plaacutesticos impresos por parte de Seguridad

- Tiempo total de proceso 10 diacuteas haacutebiles

Tiempos en Carnetizacioacuten en eventos

- Tiempo de atencioacuten por persona 4 minutos

Manual de estaacutendares y calidad de datos en Banner y Manual de procedimientos

y poliacuteticas Son la guiacutea para el registro de datos en el sistema Estos manuales son

internos de Egresados y son publicados en el Share Point de la Vicerrectoriacutea para

consulta de los funcionarios interesados cuando se requiera

Estacioacuten de Carnetizacioacuten La maacutequina portaacutetil de impresioacuten de carneacutes asiacute como

los insumos tienen prioridad de uso para la Vicerrectoriacutea de Desarrollo y Egresados

Por acuerdo mutuo se encuentran bajo la administracioacuten de la Jefatura de

Seguridad y Servicios Baacutesicos

Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 3

4 RESPONSABILIDADES

41 Responsable del proceso

Jefe del Programa de Egresados Uniandino siempre

42 Responsabilidades

Gestor Base de Datos

Validar el proceso y llevar estadiacutesticas del servicio

Auxiliar de Egresados

Para la carnetizacioacuten por solicitud personal Se registra directamente en Salesforce

generando un caso por egresado adjuntando en cada uno los soportes

correspondientes de autorizacioacuten de uso de datos y la fotografiacutea

Para la carnetizacioacuten en eventos Se presta el servicio individual de carnetizacioacuten y se

realiza una sola carga en Salesforce de los soportes de autorizacioacuten de uso de datos y

fotografiacuteas En este caso es necesario archivar cada fotografiacutea con el enlace del perfil

de cada egresado atendido ya que no se crea un caso por egresado

Para las solicitudes web Consolidar la solicitud de carneacute y la carpeta de fotografiacuteas y

enviar al responsable en el departamento de Seguridad para validacioacuten impresioacuten y

activacioacuten Programar el enviacuteo de estos carneacutes y confirmar recibido

5 DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIOacuteN DE ACTIVIDADES

43 Diagrama de flujo - Carnetizacioacuten de egresados ndash Solicitud personal

44 Descripcioacuten de actividades - Carnetizacioacuten de egresados ndash Solicitud personal

ENTRADA Solicitud de carneacute personal en oficina de atencioacuten a egresados

PROVEEDOR Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado especializacioacuten maestriacutea yo doctorado

SALIDA Carneacute de egresado en fiacutesico

CLIENTE Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado especializacioacuten maestriacutea yo doctorado

PRO-01-5-02-01

CARNETIZACIOacuteN DE EGRESADOS PERSONAL NIVEL 3S

EG

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ICO

SJE

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3- Verificar tipo de solicitud

6- Generar caso en Salesforce

9- Registrar datos de carneacute y

tomar foto

7- Diligenciar formatos de

solicitud

8 - Registrar formato de

autorizacioacuten de uso de datos

10- Archivar foto

11- Verificar acceso a servicios virtuales

iquestCuenta de correo

uniandes activa

12- Reactivar cuenta

uniandes

13- Imprimir y activar carneacute

14- Recibir carneacute

No

1- Solicitar el carneacute

personalmente

Primera vez o cambio

4- Registrar en Banner

Tipo de solicitud

Por reposicioacuten

Si

1- Formato de solicitud y entrega del carneacute2- Formato de autorizacioacuten de datos

Carneacute

2- Verificar si tiene o no carneacute

iquestTiene carneacute Si

5- Actualizar datos

No

Banner

Banner

CRM

CRM

Datacard

CRM

Banner

Portal de Egresados

Banner

Banner

Carneacute

  • DF - Carnetizacioacuten de Egresadosvsd
    • Solicitud Personal
        • mpena366
          Archivo adjunto
          PRO-01-5-02-01 Carnetizacioacuten de egresados - Solicitud personalpdf

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          Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

          Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 4

          ACTIVIDAD DESCRIPCIOacuteN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

          1 Solicitar el carneacute personalmente

          El egresado solicita carneacute personalmente en la oficina de atencioacuten a egresados

          Egresado

          2 Verificar si tiene o

          no carneacute

          Verificar si el egresado tiene carneacute expedido anteriormente con base en el nuacutemero de ceacutedula el coacutedigo Uniandes o los nombres completos

          Auxiliar de Egresados

          Banner

          3 Verificar tipo de

          solicitud

          En caso de que en el sistema aparezca un registro del egresado con carneacute se indaga queacute tipo de solicitud es

          1 Cambio 2 Reposicioacuten

          Auxiliar de Egresados

          Banner

          4 Registrar en

          Banner

          Se registra en Banner la solicitud si es por reposicioacuten para llevar un control del nuacutemero de plaacutesticos entregados por egresado

          Auxiliar de Egresados

          Banner

          5 Actualizar datos

          Se actualizan datos personales y datos laborales del egresado Ingresar todos los datos seguacuten lo establecido en manual de estaacutendares banner

          Auxiliar de Egresados

          Banner

          6 Generar caso en

          Salesforce

          Se registra en el sistema un caso de visita del egresado incluyendo el tipo de solicitud y su estado (lsquoen traacutemitersquo cuando el carneacute se estaacute generando pero auacuten no ha sido entregado o lsquoresueltorsquo cuando el carneacute ya ha sido entregado al egresado) En este caso al final del diacutea el estado de las solicitudes personales es lsquoresueltorsquo

          Auxiliar de Egresados

          Salesforce CRM

          7 Diligenciar

          formatos de solicitud

          Se deben diligenciar dos formatos 1 Solicitud y entrega de carne 2 Autorizacioacuten de uso de

          datos personales

          Egresado

          1- Formato de

          solicitud

          2- Formato de autorizacioacuten de datos

          8 Registrar formato de autorizacioacuten de

          uso de datos

          Escanear formato de autorizacioacuten de datos cargarlo a salesfoce y archivar el documento fiacutesico

          Auxiliar de Egresados

          Salesforce CRM

          9 Registrar datos de carneacute y tomar foto

          Se registran los datos del carneacute nombre cedula grado (solo uno) antildeo de grado Y se toma y edita la foto para el software de la estacioacuten de carnetizazioacuten

          Auxiliar de Egresados

          Datacard

          10 Archivar foto La foto se archiva con un nuacutemero de serial en Salesforce como un

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          Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

          Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

          documento adjunto en el caso de visita del egresado

          11 Verificar acceso a servicios virtuales

          Se verifican servicios 1 El estado de la cuenta de

          correo electroacutenico del egresado activa o inactiva

          2 Los demaacutes servicios de intereacutes del egresado

          Auxiliar de Egresados

          Banner y Portal de

          Egresados

          12 Reactivar cuenta

          uniandes

          Se crea o reactiva la cuenta en el portal web de egresados Al finalizar se verifica la correcta activacioacuten con el acceso a servicios virtuales

          Auxiliar de Egresados

          Banner y Portal de

          Egresados

          13 Imprimir y activar

          carneacute

          Se imprime del carneacute Una vez impreso el carneacute queda automaacuteticamente activado

          Auxiliar Administrativo en departamento de

          Seguridad

          Datacard Carneacute

          14 Recibir carneacute El egresado recibe en sus manos su carneacute fiacutesico Egresado Carneacute

          45 Diagrama de flujo - Carnetizacioacuten de egresadosndash Solicitud por paacutegina web

          46 Descripcioacuten de actividades ndash Carnetizacioacuten de egresados ndash Solicitud por paacutegina web

          ENTRADA Solicitud de carneacute de egresado a traveacutes de la paacutegina web

          PROVEEDOR Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado especializacioacuten maestriacutea yo doctorado

          SALIDA Carneacute de egresado en fiacutesico

          CLIENTE Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado especializacioacuten maestriacutea yo doctorado

          ACTIVIDAD DESCRIPCIOacuteN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

          1 Solicitar carneacute viacutea

          web

          El egresado enviacutea la solicitud del carneacute a traveacutes de la paacutegina web de egresados Adicionalmente deben incluir la siguiente informacioacuten

          Nombre completo

          Ceacutedula

          Grado

          Fotografiacutea

          Egresado Paacutegina web de

          Egresados

          PRO-01-5-02-01

          CARNETIZACIOacuteN DE EGRESADOS POR SOLICITUD WEB NIVEL 3S

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          S

          Gestioacuten de enviacuteo de carneacutesVerificacioacuten solicitudes Generacioacuten del carneacute

          8- Imprimir carneacutes activados

          1- Solicitar carneacute viacutea web

          Archivo de solicitudes

          5- Estandarizar archivo de solicitudes

          6- Archivar fotos7- Consolidar y enviar archivo

          9- Recoger y confirmar nuacutemero de

          carneacutes impresos

          iquestCarneacutes completos

          10- Crear archivo de enviacuteo

          Archivo de enviacuteo

          11- Preparar el enviacuteo

          12- Entregar sobres a

          proveedor de enviacuteo

          Si

          No

          18- Archivar carneacutes devueltos

          16- Contactar a egresado y

          verificar

          14- Recibir carneacute

          iquestEgresado dio

          respuesta

          No

          13- Verificar estado de enviacuteos

          iquestHubo devoluciones

          No

          Si

          Si

          Carpeta de solicitudes en Excel y fotos

          Carneacute

          2- Descargar archivo de

          solicitudes y fotos

          3- Verificar si la informacioacuten estaacute completa en la

          solicitud

          iquestInformacioacuten completa y

          fotos adecuadas

          Si

          4- Contactar a Egresado

          No

          16- Recibir carneacutes devueltos

          17- Remitir carneacutes devueltos

          a Seguridad y Servicios Baacutesicos

          Si

          Paacutegina web Egresados

          Carneacute

          19- Remitir al egresado a oficina de Seguridad

          20- Entregar carneacute

          Carneacute

          Admin - paacutegina web Egresados

          Egresado solicita su carneacute personalmente

          Cada 5 diacuteas

          Recepcioacuten de informacioacuten pendiente

          1

          5 diacuteas haacutebiles

          1

          • DF - Carnetizacioacuten de Egresadosvsd
            • Solicitud por pg web
                • mpena366
                  Archivo adjunto
                  PRO-01-5-02-01 Carnetizacioacuten de egresados - Solicitud por webpdf

                  Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

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                  MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                  Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                  Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                  2 Descargar archivo

                  de solicitudes y fotos

                  Cada 5 diacuteas haacutebiles se descargan del sistema en Excel todas las solicitudes reportadas y el archivo completo de fotos de los egresados del Sistema de Egresados Administrador

                  Auxiliar de Egresados

                  Admin ndash En la paacutegina web de

                  Egresados

                  Archivo de solicitudes

                  3

                  Verificar si la informacioacuten estaacute

                  completa en la solicitud

                  Con base en el archivo de solicitudes se debe verificar que los campos de solicitud esteacuten completos y que la foto cumpla con el formato requerido (medidas fondo blanco foto de soacutelo la cara)

                  Auxiliar de Egresados

                  Archivo de solicitudes

                  4 Contactar a

                  egresado

                  En caso de que haya informacioacuten pendiente en la solicitud o de que la foto no cumpla con el formato requerido se contacta al egresado por correo o por teleacutefono para que la enviacutee por correo directamente al Auxiliar de Egresados

                  Auxiliar de Egresados

                  5 Estandarizar

                  archivo de solicitudes

                  El archivo de solicitudes debe ser estandarizado y ajustado a los formatos requeridos por el aacuterea de Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica)

                  Auxiliar de Egresados

                  Archivo en Excel

                  estandarizado

                  6 Archivar fotos

                  Cada foto se archiva con un nuacutemero de serial maacutes el nuacutemero de ceacutedula en una carpeta para enviacuteo a Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica)

                  Auxiliar de Egresados

                  7 Consolidar y enviar

                  archivo

                  Se genera una carpeta completa que incluya toda la informacioacuten de las solicitudes maacutes el archivo de las fotos El nombre de la carpeta lleva la fecha de la semana en la que se descargoacute el archivo de solicitudes y se enviacutea a un Auxiliar Administrativo del aacuterea de Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica)

                  Auxiliar de Egresados

                  Carpeta de

                  solicitudes Excel y fotos

                  8 Imprimir carneacutes

                  activados

                  Hay dos opciones - Se ordena la impresioacuten del

                  carneacute desde la oficina de atencioacuten a egresados

                  - En un plazo maacuteximo de 5 diacuteas se imprimen los carneacutes activados

                  Auxiliar Administrativo de

                  Seguridad y Servicios Baacutesicos

                  (Seguridad electroacutenica)

                  Datacard Carneacutes

                  9 Recoger y

                  confirmar nuacutemero de carneacutes impresos

                  Recoger los carneacutes impresos entregados por el Auxiliar Administrativo de Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica) y verificar que el

                  Auxiliar de Egresados

                  Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                  FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                  MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                  Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                  Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 7

                  nuacutemero de solicitudes entregadas coincida con el nuacutemero de carneacutes impresos recibidos

                  10 Crear archivo de

                  enviacuteo

                  Se crea una base de datos con toda la informacioacuten referente a los carneacutes que seraacuten enviados por correo fiacutesico

                  Auxiliar de Egresados

                  Archivo de enviacuteo

                  11 Preparar el enviacuteo Se prepara cada sobre de enviacuteo con un folleto de egresados el carneacute yo portacarneacute

                  Auxiliar de Egresados

                  12 Entregar sobres a

                  proveedor de enviacuteo

                  Entregar al proveedor encargado de ejecutar el enviacuteo

                  Auxiliar de Egresados

                  13 Verificar estado de

                  enviacuteos

                  Se debe verificar 5 diacuteas haacutebiles despueacutes si los enviacuteos siacute ocurrieron y si hubo alguna devolucioacuten

                  Auxiliar de Egresados

                  14 Recibir el carneacute Se recibe el sobre en la direccioacuten de enviacuteo

                  Egresado Carneacute

                  15 Recibir carneacutes

                  devueltos

                  En caso de que haya carneacutes devueltos el proveedor de enviacuteos se lo entrega al Auxiliar de Egresados

                  Auxiliar de Egresados

                  16 Contactar a egresado y

                  verificar

                  Se debe contactar a los egresados con los que hubo devolucioacuten para determinar queacute sucedioacute y coacutemo proceder

                  Auxiliar de Egresados

                  17

                  Remitir carneacutes devueltos a Seguridad y

                  Servicios Baacutesicos

                  Se enviacutean los carneacutes devueltos a un Auxiliar Administrativo de Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica)

                  Auxiliar de Egresados

                  18 Archivar carneacutes

                  devueltos

                  Se deben archivar todos los carneacutes devueltos y hasta que el egresado solicite su carneacute personalmente

                  Auxiliar Administrativo

                  19

                  Remitir al egresado a la

                  oficina de Seguridad

                  Se remite al egresado a la oficina de Seguridad para que recoja su carneacute

                  Auxiliar de Egresados

                  20 Entregar carneacute Se le entrega el carneacute impreso al egresado

                  Auxiliar Administrativo

                  Carneacute

                  47 Diagrama de flujo - Carnetizacioacuten de egresadosndash Solicitud en eventos

                  48 Descripcioacuten de actividades ndash Carnetizacioacuten de egresados ndash Solicitud en eventos

                  PRO-01-5-02-01

                  CARNETIZACIOacuteN DE EGRESADOSndash SOLICITUD EN EVENTOS NIVEL 3JE

                  FATU

                  RA D

                  E EG

                  RES

                  AD

                  OS

                  PE

                  RS

                  ON

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                  SA

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                  SE

                  GR

                  ES

                  AD

                  OS

                  Gestioacuten post eventoPreparacioacuten previa al evento Carnetizacioacuten durante el evento

                  6- Verificar tipo de solicitud

                  9- Registrar datos y tomar

                  foto

                  8- Diligenciar formatos de solicitud de

                  servicios

                  10- Archivar foto

                  11- Generar el carneacute

                  13- Recibir carneacute5- Solicitar carneacute

                  en evento

                  iquestCarneacute por reposicoacuten

                  No

                  7- Registrar en BannerSi

                  Formatos

                  4- Notificar necesidad de estacioacuten de

                  carnetizacioacuten

                  12- Entregar carneacute

                  15- Generar y enviar reporte

                  reportes

                  1- Reporte para Seguridad y Servicios Baacutesicos2- Reporte para Gestor de sistemas de Informacioacuten

                  Carneacute

                  1- Solicitar lista de asistentes al

                  evento

                  2- Validar datos de asistentes y actualizar lista

                  Lista de uniandinos inscritos consolidada

                  3- Cargar listas en computadores

                  del evento

                  14- Consolidar archivos de fotos y coacutedigos badge

                  Lista de asistentes

                  Banner

                  Carneacute

                  Recepcioacuten lista de invitados

                  Diacutea del evento

                  Despueacutes del evento

                  • DF - Carnetizacioacuten de Egresadosvsd
                    • Solicitud en eventos
                        • mpena366
                          Archivo adjunto
                          PRO-01-5-02-01 Carnetizacioacuten de egresapos - Solicitud en eventospdf

                          Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

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                          Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                          Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 8

                          ENTRADA Evento en el que se ofrece servicio de carnetizacioacuten a egresados

                          PROVEEDOR Direccioacuten de Admisiones y Registro Unidad Acadeacutemica o Administrativa de la Universidad o Asociacioacuten de Egresados o Egresados o externo

                          SALIDA Carneacute de egresado en fiacutesico y Reportes

                          CLIENTE Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado especializacioacuten maestriacutea yo doctorado

                          ACTIVIDAD DESCRIPCIOacuteN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

                          1 Solicitar lista de

                          asistentes al evento

                          Se solicita al responsable la lista de los inscritos al evento

                          Auxiliar de Egresados

                          Lista de

                          asistentes

                          2 Validar datos de

                          asistentes y actualizar lista

                          Se valida si los asistentes son empleados de la Universidad estudiantes o egresados de otro programa Alliacute se identifica egresados a atender

                          Auxiliar de Egresados

                          Lista de uniandinos

                          inscritos consolidada

                          3 Cargar listas en

                          computadores del evento

                          A todos los computadores que seraacuten usados para el proceso de carnetizacioacuten en el evento se les carga la lista de uniandinos inscritos consolidada

                          Auxiliar de Egresados

                          4

                          Notificar necesidad de estacioacuten de

                          carnetizacioacuten

                          Se notifica a Seguridad que se requiere la estacioacuten de carnetizacioacuten con los insumos necesarios (plaacutesticos con serial y cinta de impresioacuten)

                          Auxiliar de Egresados

                          5 Solicitar carneacute en

                          evento

                          Los egresados hacen efectiva la solicitud del carneacute en el punto de carnetizacioacuten del evento

                          Egresado

                          6 Verificar tipo de

                          solicitud

                          Se verifica el estado del egresado en Banner Primera vez cambio o reposicioacuten

                          Auxiliar de Egresados

                          Banner

                          7 Registrar en

                          Banner

                          Las solicitudes por reposicioacuten son registradas en Banner para llevar un control

                          Auxiliar de Egresados

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                          8

                          Diligenciar formatos de solicitud de

                          servicios

                          Diligenciar el formato de solicitud de servicios para egresados que incluye autorizacioacuten de uso de datos personales

                          Egresado Formatos

                          9 Registrar datos y

                          tomar foto

                          Se registran los datos del carneacute nombre cedula grado (solo uno el egresado elige) antildeo de grado y se toma y edita la foto

                          Auxiliar de Egresados Auxiliar

                          de Labores Ocasionales

                          Datacard

                          10 Archivar foto La foto se archiva con el nuacutemero de ceacutedula del egresado en la carpeta creada para el evento

                          Auxiliar de Egresados Auxiliar

                          de Labores Ocasionales

                          Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

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                          Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                          Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 9

                          11 Generar el carneacute

                          Se imprime el carneacute y se registra el coacutedigo badge del carneacute en archivo en la carpeta creada para el evento

                          Auxiliar de Egresados

                          Carneacute

                          12 Entregar carneacute Se entrega el carneacute en fiacutesico al egresado

                          Auxiliar de Egresados

                          13 Recibir carneacute El egresado recibe su carneacute en fiacutesico en su mano

                          Egresado Carneacute

                          14 Consolidar

                          archivos de fotos y coacutedigos badge

                          Se consolidan todas las fotos y todos los coacutedigos badge generados en el evento en un solo archivo Si se usan varios equipos se consolida la informacioacuten de la carpeta creada para el evento

                          Auxiliar de Egresados

                          15 Generar y enviar

                          reportes

                          Se generan dos reportes al final de cada evento 1 Reporte con coacutedigos badge

                          registrados para la activacioacuten de cada carneacute Se entrega al Auxiliar de Seguridad con el archivo de fotos

                          2 Reporte de registro de entrega de carneacute en Banner Se le entrega a gestor de sistemas de informacioacuten coacutedigos ceacutedulas nuacutemero de categoriacutea para cargar archivo en Banner fecha y nombre del evento)

                          Auxiliar de Egresados

                          1 ndash Reporte para Seguridad y

                          Servicios Baacutesicos 2- Reporte para

                          Sistemas de Informacioacuten

                          6 DEFINICIONES

                          Datacard Software de carnetizacioacuten que permite la gestioacuten de bases de datos el disentildeo y la

                          impresioacuten en tarjetas plaacutesticas y debe estar instalado en los computadores que interactuacutean

                          con la impresioacuten

                          Formato de autorizacioacuten de uso de datos Formato a traveacutes del cual cada egresado autorizan

                          a la Universidad para utilizar sus datos personales en el desarrollo de las funciones propias de

                          la Universidad Hay uno por egresado

                          Formato de solicitud y entrega del carneacute Formato utilizado para la entrega fiacutesica del carneacute

                          Es una autorizacioacuten para que Seguridad y Servicios Baacutesicos haga efectiva la entrega del carneacute

                          y quede soporte de recibido por parte del egresado cuando no lo imprime la unidad de

                          Egresados

                          Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

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                          Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                          Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 10

                          Formato de servicios para egresados Formato en el que el egresado registra servicios

                          solicitados y que unifica la informacioacuten por diligenciar tanto en la solicitud y entrega del carneacute

                          como la autorizacioacuten de uso de datos personales

                          Salesforce CRM Sistema para administrar interacciones entre empresa y cliente Esta

                          aplicacioacuten permite almacenar y organizar informacioacuten de los clientes en este caso de los

                          egresados que facilita la gestioacuten institucional de estas relaciones

                          7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

                          8 INDICADORES

                          FIC

                          HA

                          DE

                          L IN

                          DIC

                          AD

                          OR

                          NUacuteMERO DE CARNEacuteS DE EGRESADOS ACTIVOS

                          Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-011

                          Responsable del

                          indicador Gestor de Bases de Datos

                          Objetivo Hacer seguimiento para mejora continua del proceso

                          Meacutetodo de Medicioacuten

                          Extraer de las fuentes de datos informacioacuten referente a egresados con

                          carneacute activos y egresados totales de la Universidad

                          Consolidar la informacioacuten sobre la cantidad de egresados carnetizados

                          y total de egresados de la Universidad

                          Calcular indicador

                          Unidad de Medida

                          Foacutermula nuacutemero de egresados carnetizadosnuacutemero total de egresados

                          Variables Nuacutemero de egresados carnetizados nuacutemero total de egresados con

                          carneacute activo

                          INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadeacutemica administrativa entidad)

                          No aplica

                          Formato de autorizacioacuten de datos

                          Formato de solicitud

                          Formato de acta de entrega del carneacute

                          Manual de estaacutendares y calidad de datos en Banner

                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                          Auto

                          image1png

                          mpena366
                          Archivo adjunto
                          Formato de autorizacioacuten de datosxlsx

                          Ingreso

                          Auto

                          image1jpeg

                          image2png

                          mpena366
                          Archivo adjunto
                          Formato de solicitudxlsx

                          Acta

                          image1jpeg

                          image2png

                          mpena366
                          Archivo adjunto
                          Formato de acta de entrega del carneacutexlsx

                          2011

                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                          Manual de Estaacutendares y Calidad de Datos en el Sistema Banner

                          b

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina b

                          TABLA DE CONTENIDO

                          Introduccioacuten e

                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                          1 Nombre 1

                          11 Estaacutendar - Nombre 1

                          12 Caracteres prohibidos 3

                          13 Procedimientos de referencia 3

                          14 Control de actualizaciones 3

                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 4

                          21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten 4

                          22 Caracteres prohibidos 5

                          23 Procedimientos de referencia 5

                          24 Control de actualizaciones 5

                          3 Fecha de nacimiento 6

                          31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento 6

                          32 Caracteres prohibidos 7

                          33 Procedimientos de referencia 7

                          34 Control de actualizaciones 7

                          4 Coacutedigo 8

                          41 Estaacutendar - Coacutedigo 8

                          42 Caracteres prohibidos 8

                          43 Procedimientos de referencia 8

                          44 Control de actualizaciones 9

                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                          1 Direccioacuten 10

                          11 Estaacutendar - Direccioacuten 10111 Tipos de direccioacuten 10112 Estaacutendar direccioacuten 11113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes 12

                          12 Caracteres prohibidos 12

                          c

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina c

                          13 Procedimientos de referencia 13

                          14 Control de actualizaciones 13

                          2 Teleacutefono 14

                          21 Estaacutendar 14

                          22 Caracteres prohibidos 14

                          23 Procedimientos de referencia 15

                          24 Control de actualizaciones 15

                          3 Direccioacuten de Correo electroacutenico 16

                          31 Estaacutendar 16311 Tipos 16312 Estaacutendar 17

                          32 Caracteres prohibidos 18

                          33 Procedimientos de referencia 18

                          34 Control de actualizaciones 18

                          Lista de referencia i

                          Iacutendices y apeacutendices iv

                          Glosario v

                          Anexos vi

                          d

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina d

                          LISTA DE TABLAS

                          Tabla 1 Responsables de los datos eTabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato fTabla 3 Caracteres especiales y violaciones 2Tabla 4 Caracteres prohibidos 3Tabla 5 Violaciones y excepciones 5Tabla 6 Casos especiales y violaciones 6Tabla 7 Tipos de direccioacuten 11Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico 16Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico 18Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN vi

                          e

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina e

                          Introduccioacuten

                          Banner es el sistema institucional de registro acadeacutemico y de estudiantes egresados y donaciones administrado por la Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo Con el objetivo de mejorar la calidad de datos utilizados en el Sistema Banner de la Universidad de los Andes ha sido necesario evaluar y redefinir los estaacutendares y buenas praacutecticas en el manejo de la informacioacuten que eacuteste alberga por tal motivo este documento contiene los estaacutendares definidos conjuntamente por la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Registro y Admisiones Para la presentacioacuten de la informacioacuten han sido agrupados los datos en clusters los cuales surgieron como parte de la priorizacioacuten por importancia urgencia y utilizacioacuten en varias dependencias de la Universidad de los Andes Cada cluacutester contiene el nombre con el que se identifica una breve definicioacuten el estaacutendar que fue aprobado con su correspondiente explicacioacuten de igual forma contiene el control de actualizaciones como lo son fecha de elaboracioacuten fecha de aprobacioacuten miembros que aprobaron fecha de entrada en vigencia fecha de divulgacioacuten fecha de uacuteltima modificacioacuten y motivo de uacuteltima modificacioacuten El Comiteacute Coordinador fue conformado entre miembros de la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Admisiones y Registro para desarrollar los estaacutendares y tomar las decisiones relacionadas con el mantenimiento de la informacioacuten en el sistema Banner Este equipo de trabajo tiene la responsabilidad de ingresar y mantener los datos almacenados en el sistema Banner asiacute como conceder privilegios a otros para ver ingresar actualizar y generar reportes desde Banner Sobre este aspecto la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general Tabla 1 Responsables de los datos

                          Aacuterea de responsabilidad Protector Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                          f

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina f

                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Al final del documento estaacuten las fuentes de informacioacuten utilizadas en las que se encuentran normas juriacutedicas enlaces de intereacutes y documentos de referencia Como documentos complementarios existen documento de poliacuteticas y procedimientos y el manual de procedimiento de actualizacioacuten de datos comunes en Banner junto con otros materiales de apoyo que seraacuten citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podraacute ser reportada a

                          Direccioacuten de Desarrollo Servicios de Desarrollo egresadosuniandeseduco

                          Direccioacuten de Admisiones y Registro admreguniandeseduco

                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                          1

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 1

                          ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                          Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema

                          1 Nombre

                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                          11 Estaacutendar - Nombre

                          TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

                          A (registraduriacutea)

                          Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea

                          bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta

                          de correo Uniandes bull Diploma

                          B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales

                          bull Diploma bull Carnet

                          2

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 2

                          SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

                          A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales

                          Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea

                          B

                          Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)

                          bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza

                          informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante

                          bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados

                          Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER

                          Caracteres especiales

                          Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos

                          Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4

                          Espaciado de los nombres

                          Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre

                          Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre

                          Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM

                          Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato

                          CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo

                          3

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 3

                          12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos

                          Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes

                          1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se

                          reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo

                          rdquo$amp()=iexcliquest

                          Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados

                          para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar

                          13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se

                          encuentran en el manual de procedimiento

                          14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

                          Miembros que aprobaron

                          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                          4

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 4

                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema

                          21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten

                          TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

                          C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas

                          despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes

                          Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio

                          DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM

                          E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)

                          T (Tarjeta de Identidad)

                          P (Pasaporte)

                          S (Social security Number)

                          5

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 5

                          Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN

                          Violaciones

                          Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento

                          Excepciones (Uacutenicamente para

                          Direccioacuten de Desarrollo)

                          Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo

                          22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte

                          23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se

                          encuentra en el manual de procedimiento

                          24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

                          Miembros que aprobaron

                          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                          6

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 6

                          3 Fecha de nacimiento

                          Indica el tiempo de nacimiento de una persona

                          31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

                          TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

                          Fecha

                          DD-MM-YYYY Donde

                          DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

                          MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

                          YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

                          bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

                          Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

                          Tabla 6 Casos especiales y violaciones

                          CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

                          Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

                          Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

                          No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

                          Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

                          No se registra a menos que se consiga el dato adicional

                          No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

                          Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

                          Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

                          7

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 7

                          32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

                          son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

                          33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

                          encuentra en el manual de procedimiento

                          34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

                          Miembros que aprobaron

                          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                          8

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 8

                          4 Coacutedigo

                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

                          interior de la Universidad de los Andes

                          41 Estaacutendar - Coacutedigo

                          TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

                          Coacutedigo

                          Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

                          YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

                          Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                          bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

                          Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

                          42 Caracteres prohibidos Tabla 4

                          43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

                          procedimiento

                          9

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 9

                          44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

                          Miembros que aprobaron

                          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                          10

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 10

                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                          Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

                          tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                          1 Direccioacuten

                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                          11 Estaacutendar - Direccioacuten

                          111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

                          investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

                          La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

                          11

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 11

                          Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

                          RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

                          TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

                          MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

                          AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

                          112 Estaacutendar direccioacuten

                          Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

                          Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

                          DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

                          Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

                          direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

                          CASOS ESPECIALES

                          Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

                          En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

                          Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

                          9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

                          12

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 12

                          113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

                          Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

                          bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                          12 Caracteres prohibidos

                          Puntuacioacuten

                          Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

                          deben ser utilizados

                          Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

                          direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

                          individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                          13

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 13

                          13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

                          procedimiento

                          14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

                          Miembros que aprobaron

                          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                          14

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 14

                          2 Teleacutefono

                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

                          inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

                          21 Estaacutendar

                          TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

                          Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

                          donante

                          TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

                          CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

                          MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

                          Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

                          PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

                          AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

                          Componentes Definicioacuten y estaacutendar

                          Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

                          Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

                          Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

                          Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

                          22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

                          15

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 15

                          23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

                          procedimiento

                          24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

                          Miembros que aprobaron

                          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                          16

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 16

                          3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

                          que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

                          31 Estaacutendar

                          311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

                          TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

                          bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

                          ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

                          EUNI Institucional Universidad de los Andes

                          Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

                          EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

                          EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

                          MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

                          PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

                          AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

                          17

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 17

                          312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

                          Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

                          Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

                          La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

                          18

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 18

                          32 Caracteres prohibidos

                          Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

                          lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

                          33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

                          manual de procedimiento

                          34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

                          Miembros que aprobaron

                          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                          4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

                          httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

                          i

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina i

                          Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

                          bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

                          bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

                          2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

                          Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

                          bull Manual Crear Personas ndashAyR

                          bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

                          bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

                          en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

                          bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                          bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina ii

                          NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

                          bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

                          bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

                          Decreto 2150 de 1995

                          bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

                          bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

                          otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

                          bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

                          bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

                          se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

                          NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

                          bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

                          bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

                          bull wwwregistraduriagovco

                          bull wwwdasgovco

                          NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

                          bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

                          Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

                          bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina iii

                          bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                          Iacutendices y apeacutendices

                          Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

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                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina v

                          Glosario

                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

                          rdquo

                          5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina vi

                          Anexos

                          Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

                          NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

                          ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

                          AGENCIA AG LOTE LT

                          AGRUPACION AGP MANZANA MZ

                          ALMACEN ALM MEZZANINE MN

                          ALTILLO AL MODULO MD

                          APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

                          APARTAMENTO AP NORTE NORTE

                          AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

                          AVENIDA AV OESTE OESTE

                          AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

                          BARRIO BRR ORIENTE O

                          BLOQUE BL PARCELA PA

                          BODEGA BG PARQUE PAR

                          BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

                          CALLE CL PASAJE PJ

                          CAMINO CN PASEO PS

                          CARRERA CR PENTHOUSE PH

                          CARRETERA CARR PISO P

                          CASA CA PLANTA PL

                          CELULA CEL PORTERIA POR

                          CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

                          CIRCULAR CIR PUENTE PN

                          CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

                          CIUDADELA CD SALON SA

                          CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

                          CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

                          CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

                          DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

                          DEPOSITO DP SUITE SU

                          DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

                          DIAGONAL DG SUR SUR

                          EDIFICIO ED TERMINAL TER

                          ENTRADA EN TERRAZA TZ

                          vii

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina vii

                          NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

                          ESQUINA ESQ TORRE TO

                          ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

                          ETAPA ET UNIDAD UN

                          EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

                          FINCA FCA URBANIZACION URB

                          GARAJE GJ VARIANTE VTE

                          GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

                          HACIENDA HC ZONA ZN

                          INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

                          KILOMETRO KM

                          LOCAL LC

                          • TABLA DE CONTENIDO
                          • LISTA DE TABLAS
                          • 1 Nombre
                            • 11 Estaacutendar - Nombre
                            • 12 Caracteres prohibidos
                            • 13 Procedimientos de referencia
                            • 14 Control de actualizaciones
                              • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
                                • 22 Caracteres prohibidos
                                • 23 Procedimientos de referencia
                                • 24 Control de actualizaciones
                                  • 3 Fecha de nacimiento
                                    • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                      • 4 Coacutedigo
                                        • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                                        • 42 Caracteres prohibidos
                                        • 43 Procedimientos de referencia
                                        • 44 Control de actualizaciones
                                          • 1 Direccioacuten
                                            • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                                              • 111 Tipos de direccioacuten
                                              • 112 Estaacutendar direccioacuten
                                              • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                                                • 12 Caracteres prohibidos
                                                • 13 Procedimientos de referencia
                                                • 14 Control de actualizaciones
                                                  • 2 Teleacutefono
                                                    • 21 Estaacutendar
                                                    • 22 Caracteres prohibidos
                                                    • 23 Procedimientos de referencia
                                                    • 24 Control de actualizaciones
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                                        • 31 Estaacutendar
                                                          • 311 Tipos
                                                          • 312 Estaacutendar
                                                            • 32 Caracteres prohibidos
                                                            • 33 Procedimientos de referencia
                                                            • 34 Control de actualizaciones
                                                                • mpena366
                                                                  Archivo adjunto
                                                                  MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                                                  2011

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                                                  Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                                                  b

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina b

                                                                  TABLA DE CONTENIDO

                                                                  Introduccioacuten d

                                                                  I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                                                  1 Nombre 1

                                                                  11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                                                  2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                                                  21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                                                  3 Fecha de nacimiento 6

                                                                  31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                                                  4 ID de Banner 8

                                                                  41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                                                  II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                                                  1 Direccioacuten 10

                                                                  11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                                                  1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                                                  112 Modificacioacuten 11

                                                                  c

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina c

                                                                  113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                                                  2 Teleacutefono 13

                                                                  21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                                                  3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                                                  31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                                                  Lista de referencia I

                                                                  Glosario II

                                                                  d

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina d

                                                                  Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                                                  Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                                                  En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                                                  estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                                                  Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                                                  Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                                                  Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                                                  La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                                                  Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                                                  Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                                                  la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                                                  No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                                                  rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                                                  No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                                                  la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                                                  e

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina e

                                                                  Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                                                  debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                                                  Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                                                  se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                                                  1

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 1

                                                                  I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                                                  1 Nombre

                                                                  Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                                                  empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                                                  11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                                                  111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                                                  ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                                                  En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                                                  servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                                                  le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                                                  informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                                                  Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                                                  diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                                                  2

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 2

                                                                  112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                                                  modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                                                  Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                                                  presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                                                  Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                                                  la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                                                  Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                                                  que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                                                  113 Eliminacioacuten

                                                                  En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                                                  Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                                                  114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                                                  Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                                                  3

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 3

                                                                  2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                                                  Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                                                  Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                                                  21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                                                  211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                                                  obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                                                  Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                                                  alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                                                  La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                                                  de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                                                  Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                                                  especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                                                  Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                                                  acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                                                  212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                                                  bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                                                  4

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 4

                                                                  del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                                                  bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                                                  Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                                                  identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                                                  Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                                                  esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                                                  La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                                                  que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                                                  213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                                                  haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                                                  214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                                                  Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                                                  especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                                                  antes del antildeo 2000

                                                                  215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

                                                                  5

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 5

                                                                  Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                                                  personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                                                  donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                                                  216 Casos especiales

                                                                  Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                                                  El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                                                  se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

                                                                  6

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 6

                                                                  3 Fecha de nacimiento

                                                                  Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                                                  un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                                                  31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                                                  311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                                                  Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                                                  312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                                                  es entregado con el formato de Matriacutecula

                                                                  313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                                                  registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                                                  314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                                                  responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                                                  especificados

                                                                  7

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 7

                                                                  315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

                                                                  8

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 8

                                                                  4 ID de Banner

                                                                  Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                                                  41 Procedimiento - Coacutedigo

                                                                  411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                                                  el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                                                  Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                                                  nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                                                  412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                                                  413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                                                  414 iquestQueacute no se debe hacer

                                                                  Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                                                  algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                                                  415 Casos especiales

                                                                  9

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 9

                                                                  En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                                                  10

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 10

                                                                  II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                                                  Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                                                  de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                                                  1 Direccioacuten

                                                                  Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                                                  estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                                                  11 Procedimiento - Direccioacuten

                                                                  111 Creacioacuten

                                                                  1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                                                  estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                                                  Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                                                  direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                                                  llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                                                  1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  11

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 11

                                                                  Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                                                  Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                                                  Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                                                  bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                                                  y los 3 siguientes son un consecutivo

                                                                  bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                                                  112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                                                  que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                                                  Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                                                  trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                                                  2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                                                  territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                                                  http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                                                  como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                                                  12

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 12

                                                                  113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                                                  institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                                                  114 iquestQueacute no se debe hacer

                                                                  Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                                                  Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                                                  el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                                                  115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                                                  13

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 13

                                                                  2 Teleacutefono

                                                                  El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                                                  telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                                                  21 Procedimiento - Teleacutefono

                                                                  211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                                                  es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                                                  Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                                                  a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                                                  cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                                                  212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                                                  estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                                                  trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                                                  213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                                                  institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                                                  214 iquestQueacute no se debe hacer

                                                                  14

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 14

                                                                  No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                                                  215 Casos especiales Ninguno identificado

                                                                  15

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 15

                                                                  3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                                                  Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                                                  uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                                                  31 Procedimiento - Direccioacuten

                                                                  311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                                                  sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                                                  La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                                                  egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                                                  El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                                                  egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                                                  312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                                                  nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                                                  esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                                                  Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                                                  registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                                                  16

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 16

                                                                  313 Eliminacioacuten

                                                                  Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                                                  314 iquestQueacute no se debe hacer

                                                                  No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                                                  Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                                                  todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                                                  nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                                                  315 Casos especiales

                                                                  Ninguno identificado

                                                                  I

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina I

                                                                  Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                                                  en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                                                  II

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina II

                                                                  Glosario

                                                                  Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                                                  rdquo

                                                                  4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                                                  de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                                                  • TABLA DE CONTENIDO
                                                                  • 1 Nombre
                                                                    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                                                      • 111 Creacioacuten
                                                                      • 112 Modificacioacuten
                                                                      • 113 Eliminacioacuten
                                                                      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                                            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                                              • 211 Creacioacuten
                                                                              • 212 Modificacioacuten
                                                                              • 213 Eliminacioacuten
                                                                              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                                              • 216 Casos especiales
                                                                                  • 3 Fecha de nacimiento
                                                                                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                                                      • 311 Creacioacuten
                                                                                      • 312 Modificacioacuten
                                                                                      • 313 Eliminacioacuten
                                                                                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                      • 315 Casos especiales
                                                                                          • 4 ID de Banner
                                                                                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                                              • 411 Creacioacuten
                                                                                              • 412 Modificacioacuten
                                                                                              • 413 Eliminacioacuten
                                                                                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                              • 415 Casos especiales
                                                                                                  • 1 Direccioacuten
                                                                                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                      • 111 Creacioacuten
                                                                                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                                          • 112 Modificacioacuten
                                                                                                          • 113 Eliminacioacuten
                                                                                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                          • 115 Casos especiales
                                                                                                              • 2 Teleacutefono
                                                                                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                                                  • 211 Creacioacuten
                                                                                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                                                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                                                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                                  • 215 Casos especiales
                                                                                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                                          • 311 Creacioacuten
                                                                                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                                                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                                          • 315 Casos especiales
                                                                                                                            • mpena366
                                                                                                                              Archivo adjunto
                                                                                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                                              Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                                              pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                                              Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                                              Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                                              eventos de egresados

                                                                                                                              Granularidad Por egresado

                                                                                                                              Periodicidad Anual

                                                                                                                              Meta No aplica

                                                                                                                              Observaciones No aplica

                                                                                                                              9 RIESGOS

                                                                                                                              OPERATIVO

                                                                                                                              Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                                              Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                                              SEGURIDAD

                                                                                                                              De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                                              ADMINISTRATIVO

                                                                                                                              En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                                              LEGAL

                                                                                                                              No aplica

                                                                                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                                                                                              1

                                                                                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                                                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                                              REVISOacute

                                                                                                                              Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                                              Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

                          DD MM AAAA
                          ACTA DE ENTREGA CARNEacute DE EGRESADO
                          NOTAS
                          MOTIVO X 1) El carneacute de egresado se emite por primera vez sin ninguacuten costo para el egresado
                          1 Primera vez (Carneacute) 2) Tipo de Identificacioacuten Cedula de Ciudadaniacutea (CC) Cedula de Extranjeriacutea (CE) Pasaporte
                          2 Cambio 3) El carneacute de egresado se cambiaraacute por errores de impresioacuten Es indispensable que el egresado en el momento del cambio del carneacute haga la devolucioacuten
                          3 Reposicioacuten 4) Si el carneacute de egresado se requiere reponer por peacuterdida o cambio de nombres apellidos o tiacutetulos y antildeo de grado preferido el egresado deberaacute cancelar la suma estipulada por la Universidad en el momento del cambio y el pago se puede efectuar a traveacutes de cualquier Sucursal de Bancolombia o a traveacutes del portal de Egresados de la Universidad
                          Informacioacuten del Carneacute
                          Tipo de identificacioacuten No De Documento
                          Nombres Apellidos
                          Tiacutetulo otorgado Antildeo de Grado
                          Autorizado por Entregado por Recibido po
                          _________________________________ ________________________________ _____________________________________CC
                          El carneacute de egresado se entrega en el Ed Monjas Of 202 de Lunes a Viernes de 830 am a 1230 pm y de 200 pm a 530 pm
                          DD MM AAAA
                          ACTA DE ENTREGA CARNEacute DE EGRESADO
                          NOTAS
                          MOTIVO X 1) El carneacute de egresado se emite por primera vez sin ninguacuten costo para el egresado
                          1 Primera vez (Carneacute) 2) Tipo de Identificacioacuten Cedula de Ciudadaniacutea (CC) Cedula de Extranjeriacutea (CE) Pasaporte
                          2 Cambio 3) El carneacute de egresado se cambiaraacute por errores de impresioacuten Es indispensable que el egresado en el momento del cambio del carneacute haga la devolucioacuten
                          3 Reposicioacuten 4) Si el carneacute de egresado se requiere reponer por peacuterdida o cambio de nombres apellidos o tiacutetulos y antildeo de grado preferido el egresado deberaacute cancelar la suma estipulada por la Universidad en el momento del cambio y el pago se puede efectuar a traveacutes de cualquier Sucursal de Bancolombia o a traveacutes del portal de Egresados de la Universidad
                          Informacioacuten del Carneacute
                          Tipo de identificacioacuten No De Documento
                          Nombres Apellidos
                          Tiacutetulo otorgado Antildeo de Grado
                          Autorizado por Entregado por Recibido po
                          _________________________________ ________________________________ _____________________________________CC
                          El carneacute de egresado se entrega en el Ed Monjas Of 202 de Lunes a Viernes de 830 am a 1230 pm y de 200 pm a 530 pm
                          Autorizacioacuten ndash consentimiento expresoLa Universidad de los Andes como institucioacuten que almacena y recolecta datos personales requiere obtener su autorizacioacuten para que de manera libre previa expresa voluntaria y debidamente informada permita a todas las dependencias acadeacutemicas yo administrativas recolectar recaudar almacenar usar circular suprimir procesar compilar intercambiar dar tratamiento actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos o en repositorios electroacutenicos de todo tipo con que cuenta la Universidad Esta informacioacuten es y seraacute utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la Universidad en su condicioacuten de institucioacuten de educacioacuten superior de forma directa o a traveacutes de terceros a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa expresa inequiacutevoca y por escrito a la cuenta de correo electroacutenico dispuesta para tal efecto habeasdatauniandeseduco Para conocer en maacutes detalle visite httpwwwuniandeseducodatospersonales
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                          NOMBRE COMPLETO __________________________________________________________________________________________________
                          CC_____________________________________________ DE_____________________________________
                          FIRMA ______________________________________________________________________________________
                          FECHA DD_______ MM_______ AA________
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                          CC_____________________________________________ DE_____________________________________
                          FIRMA ______________________________________________________________________________________
                          FECHA DD_______ MM_______ AA________
                          Fecha Diligenciamiento
                          DD MM AAAA
                          SERVICIOS PARA EGRESADOS
                          Por favor lea y firme al respaldo luego diligencie esta solicitud
                          Datos de Identificacioacuten
                          Tipo de identificacion No De Documento
                          Nombres Apellidos
                          Tiacutetulo otorgado Antildeo de Grado
                          Correo electroacutenico Celular Teleacutefono
                          Motivo de la visita
                          Concierto Teatro Cultural Conferencia Foro Seminario Encuentro con profesor amigo Biblioteca Centro Deportivo Tour por el Campus
                          Otro iquestCuaacutel
                          Servicios de intereacutes
                          Carneacute de Egresado Biblioteca y bases de datos Empleo (Buscar u ofrecer)
                          Usuario y Contrasentildea uniandes Centro Deportivo Otro
                          Informacioacuten acadeacutemica Directorio en liacutenea egresados Cuaacutel ___________________________
                          Seraacute contactado maacuteximo 15 diacuteas haacutebiles despueacutes de la fecha de diligenciamiento de este formato
                          Fecha Diligenciamiento
                          DD MM AAAA
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                          Tiacutetulo otorgado Antildeo de Grado
                          Correo electroacutenico Celular Teleacutefono
                          Motivo de la visita
                          Concierto Teatro Cultural Conferencia Foro Seminario Encuentro con profesor amigo Biblioteca Centro Deportivo Tour por el Campus
                          Otro iquestCuaacutel
                          Servicios de intereacutes
                          Carneacute de Egresado Biblioteca y bases de datos Empleo (Buscar u ofrecer)
                          Usuario y Contrasentildea uniandes Centro Deportivo Otro
                          Informacioacuten acadeacutemica Directorio en liacutenea egresados Cuaacutel ___________________________
                          Seraacute contactado maacuteximo 15 diacuteas haacutebiles despueacutes de la fecha de diligenciamiento de este formato
                          Autorizacioacuten ndash consentimiento expresoLa Universidad de los Andes como institucioacuten que almacena y recolecta datos personales requiere obtener su autorizacioacuten para que de manera libre previa expresa voluntaria y debidamente informada permita a todas las dependencias acadeacutemicas yo administrativas recolectar recaudar almacenar usar circular suprimir procesar compilar intercambiar dar tratamiento actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos o en repositorios electroacutenicos de todo tipo con que cuenta la Universidad Esta informacioacuten es y seraacute utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la Universidad en su condicioacuten de institucioacuten de educacioacuten superior de forma directa o a traveacutes de terceros a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa expresa inequiacutevoca y por escrito a la cuenta de correo electroacutenico dispuesta para tal efecto habeasdatauniandeseduco Para conocer en maacutes detalle visite httpwwwuniandeseducodatospersonales
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                          CC_____________________________________________ DE_____________________________________
                          FIRMA ______________________________________________________________________________________
                          FECHA MM_______ DD_______ AA________
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                          CC_____________________________________________ DE_____________________________________
                          FIRMA ______________________________________________________________________________________
                          FECHA MM_______ DD_______ AA________

Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 3

4 RESPONSABILIDADES

41 Responsable del proceso

Jefe del Programa de Egresados Uniandino siempre

42 Responsabilidades

Gestor Base de Datos

Validar el proceso y llevar estadiacutesticas del servicio

Auxiliar de Egresados

Para la carnetizacioacuten por solicitud personal Se registra directamente en Salesforce

generando un caso por egresado adjuntando en cada uno los soportes

correspondientes de autorizacioacuten de uso de datos y la fotografiacutea

Para la carnetizacioacuten en eventos Se presta el servicio individual de carnetizacioacuten y se

realiza una sola carga en Salesforce de los soportes de autorizacioacuten de uso de datos y

fotografiacuteas En este caso es necesario archivar cada fotografiacutea con el enlace del perfil

de cada egresado atendido ya que no se crea un caso por egresado

Para las solicitudes web Consolidar la solicitud de carneacute y la carpeta de fotografiacuteas y

enviar al responsable en el departamento de Seguridad para validacioacuten impresioacuten y

activacioacuten Programar el enviacuteo de estos carneacutes y confirmar recibido

5 DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIOacuteN DE ACTIVIDADES

43 Diagrama de flujo - Carnetizacioacuten de egresados ndash Solicitud personal

44 Descripcioacuten de actividades - Carnetizacioacuten de egresados ndash Solicitud personal

ENTRADA Solicitud de carneacute personal en oficina de atencioacuten a egresados

PROVEEDOR Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado especializacioacuten maestriacutea yo doctorado

SALIDA Carneacute de egresado en fiacutesico

CLIENTE Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado especializacioacuten maestriacutea yo doctorado

PRO-01-5-02-01

CARNETIZACIOacuteN DE EGRESADOS PERSONAL NIVEL 3S

EG

UR

IDA

D Y

SE

RV

ICIO

S B

AacuteS

ICO

SJE

FATU

RA D

E EG

RES

AD

OS

PE

RS

ON

AS

EG

RE

SA

DA

S

3- Verificar tipo de solicitud

6- Generar caso en Salesforce

9- Registrar datos de carneacute y

tomar foto

7- Diligenciar formatos de

solicitud

8 - Registrar formato de

autorizacioacuten de uso de datos

10- Archivar foto

11- Verificar acceso a servicios virtuales

iquestCuenta de correo

uniandes activa

12- Reactivar cuenta

uniandes

13- Imprimir y activar carneacute

14- Recibir carneacute

No

1- Solicitar el carneacute

personalmente

Primera vez o cambio

4- Registrar en Banner

Tipo de solicitud

Por reposicioacuten

Si

1- Formato de solicitud y entrega del carneacute2- Formato de autorizacioacuten de datos

Carneacute

2- Verificar si tiene o no carneacute

iquestTiene carneacute Si

5- Actualizar datos

No

Banner

Banner

CRM

CRM

Datacard

CRM

Banner

Portal de Egresados

Banner

Banner

Carneacute

  • DF - Carnetizacioacuten de Egresadosvsd
    • Solicitud Personal
        • mpena366
          Archivo adjunto
          PRO-01-5-02-01 Carnetizacioacuten de egresados - Solicitud personalpdf

          Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

          FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

          MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

          Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

          Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 4

          ACTIVIDAD DESCRIPCIOacuteN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

          1 Solicitar el carneacute personalmente

          El egresado solicita carneacute personalmente en la oficina de atencioacuten a egresados

          Egresado

          2 Verificar si tiene o

          no carneacute

          Verificar si el egresado tiene carneacute expedido anteriormente con base en el nuacutemero de ceacutedula el coacutedigo Uniandes o los nombres completos

          Auxiliar de Egresados

          Banner

          3 Verificar tipo de

          solicitud

          En caso de que en el sistema aparezca un registro del egresado con carneacute se indaga queacute tipo de solicitud es

          1 Cambio 2 Reposicioacuten

          Auxiliar de Egresados

          Banner

          4 Registrar en

          Banner

          Se registra en Banner la solicitud si es por reposicioacuten para llevar un control del nuacutemero de plaacutesticos entregados por egresado

          Auxiliar de Egresados

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          5 Actualizar datos

          Se actualizan datos personales y datos laborales del egresado Ingresar todos los datos seguacuten lo establecido en manual de estaacutendares banner

          Auxiliar de Egresados

          Banner

          6 Generar caso en

          Salesforce

          Se registra en el sistema un caso de visita del egresado incluyendo el tipo de solicitud y su estado (lsquoen traacutemitersquo cuando el carneacute se estaacute generando pero auacuten no ha sido entregado o lsquoresueltorsquo cuando el carneacute ya ha sido entregado al egresado) En este caso al final del diacutea el estado de las solicitudes personales es lsquoresueltorsquo

          Auxiliar de Egresados

          Salesforce CRM

          7 Diligenciar

          formatos de solicitud

          Se deben diligenciar dos formatos 1 Solicitud y entrega de carne 2 Autorizacioacuten de uso de

          datos personales

          Egresado

          1- Formato de

          solicitud

          2- Formato de autorizacioacuten de datos

          8 Registrar formato de autorizacioacuten de

          uso de datos

          Escanear formato de autorizacioacuten de datos cargarlo a salesfoce y archivar el documento fiacutesico

          Auxiliar de Egresados

          Salesforce CRM

          9 Registrar datos de carneacute y tomar foto

          Se registran los datos del carneacute nombre cedula grado (solo uno) antildeo de grado Y se toma y edita la foto para el software de la estacioacuten de carnetizazioacuten

          Auxiliar de Egresados

          Datacard

          10 Archivar foto La foto se archiva con un nuacutemero de serial en Salesforce como un

          Auxiliar de Egresados

          Salesforce CRM

          Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

          FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

          MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

          Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

          Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

          documento adjunto en el caso de visita del egresado

          11 Verificar acceso a servicios virtuales

          Se verifican servicios 1 El estado de la cuenta de

          correo electroacutenico del egresado activa o inactiva

          2 Los demaacutes servicios de intereacutes del egresado

          Auxiliar de Egresados

          Banner y Portal de

          Egresados

          12 Reactivar cuenta

          uniandes

          Se crea o reactiva la cuenta en el portal web de egresados Al finalizar se verifica la correcta activacioacuten con el acceso a servicios virtuales

          Auxiliar de Egresados

          Banner y Portal de

          Egresados

          13 Imprimir y activar

          carneacute

          Se imprime del carneacute Una vez impreso el carneacute queda automaacuteticamente activado

          Auxiliar Administrativo en departamento de

          Seguridad

          Datacard Carneacute

          14 Recibir carneacute El egresado recibe en sus manos su carneacute fiacutesico Egresado Carneacute

          45 Diagrama de flujo - Carnetizacioacuten de egresadosndash Solicitud por paacutegina web

          46 Descripcioacuten de actividades ndash Carnetizacioacuten de egresados ndash Solicitud por paacutegina web

          ENTRADA Solicitud de carneacute de egresado a traveacutes de la paacutegina web

          PROVEEDOR Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado especializacioacuten maestriacutea yo doctorado

          SALIDA Carneacute de egresado en fiacutesico

          CLIENTE Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado especializacioacuten maestriacutea yo doctorado

          ACTIVIDAD DESCRIPCIOacuteN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

          1 Solicitar carneacute viacutea

          web

          El egresado enviacutea la solicitud del carneacute a traveacutes de la paacutegina web de egresados Adicionalmente deben incluir la siguiente informacioacuten

          Nombre completo

          Ceacutedula

          Grado

          Fotografiacutea

          Egresado Paacutegina web de

          Egresados

          PRO-01-5-02-01

          CARNETIZACIOacuteN DE EGRESADOS POR SOLICITUD WEB NIVEL 3S

          EG

          UR

          IDA

          D Y

          SE

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          BAacute

          SIC

          OS

          JEFA

          TURA

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          EGR

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          EG

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          SA

          DA

          S

          Gestioacuten de enviacuteo de carneacutesVerificacioacuten solicitudes Generacioacuten del carneacute

          8- Imprimir carneacutes activados

          1- Solicitar carneacute viacutea web

          Archivo de solicitudes

          5- Estandarizar archivo de solicitudes

          6- Archivar fotos7- Consolidar y enviar archivo

          9- Recoger y confirmar nuacutemero de

          carneacutes impresos

          iquestCarneacutes completos

          10- Crear archivo de enviacuteo

          Archivo de enviacuteo

          11- Preparar el enviacuteo

          12- Entregar sobres a

          proveedor de enviacuteo

          Si

          No

          18- Archivar carneacutes devueltos

          16- Contactar a egresado y

          verificar

          14- Recibir carneacute

          iquestEgresado dio

          respuesta

          No

          13- Verificar estado de enviacuteos

          iquestHubo devoluciones

          No

          Si

          Si

          Carpeta de solicitudes en Excel y fotos

          Carneacute

          2- Descargar archivo de

          solicitudes y fotos

          3- Verificar si la informacioacuten estaacute completa en la

          solicitud

          iquestInformacioacuten completa y

          fotos adecuadas

          Si

          4- Contactar a Egresado

          No

          16- Recibir carneacutes devueltos

          17- Remitir carneacutes devueltos

          a Seguridad y Servicios Baacutesicos

          Si

          Paacutegina web Egresados

          Carneacute

          19- Remitir al egresado a oficina de Seguridad

          20- Entregar carneacute

          Carneacute

          Admin - paacutegina web Egresados

          Egresado solicita su carneacute personalmente

          Cada 5 diacuteas

          Recepcioacuten de informacioacuten pendiente

          1

          5 diacuteas haacutebiles

          1

          • DF - Carnetizacioacuten de Egresadosvsd
            • Solicitud por pg web
                • mpena366
                  Archivo adjunto
                  PRO-01-5-02-01 Carnetizacioacuten de egresados - Solicitud por webpdf

                  Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                  FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                  MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                  Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                  Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                  2 Descargar archivo

                  de solicitudes y fotos

                  Cada 5 diacuteas haacutebiles se descargan del sistema en Excel todas las solicitudes reportadas y el archivo completo de fotos de los egresados del Sistema de Egresados Administrador

                  Auxiliar de Egresados

                  Admin ndash En la paacutegina web de

                  Egresados

                  Archivo de solicitudes

                  3

                  Verificar si la informacioacuten estaacute

                  completa en la solicitud

                  Con base en el archivo de solicitudes se debe verificar que los campos de solicitud esteacuten completos y que la foto cumpla con el formato requerido (medidas fondo blanco foto de soacutelo la cara)

                  Auxiliar de Egresados

                  Archivo de solicitudes

                  4 Contactar a

                  egresado

                  En caso de que haya informacioacuten pendiente en la solicitud o de que la foto no cumpla con el formato requerido se contacta al egresado por correo o por teleacutefono para que la enviacutee por correo directamente al Auxiliar de Egresados

                  Auxiliar de Egresados

                  5 Estandarizar

                  archivo de solicitudes

                  El archivo de solicitudes debe ser estandarizado y ajustado a los formatos requeridos por el aacuterea de Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica)

                  Auxiliar de Egresados

                  Archivo en Excel

                  estandarizado

                  6 Archivar fotos

                  Cada foto se archiva con un nuacutemero de serial maacutes el nuacutemero de ceacutedula en una carpeta para enviacuteo a Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica)

                  Auxiliar de Egresados

                  7 Consolidar y enviar

                  archivo

                  Se genera una carpeta completa que incluya toda la informacioacuten de las solicitudes maacutes el archivo de las fotos El nombre de la carpeta lleva la fecha de la semana en la que se descargoacute el archivo de solicitudes y se enviacutea a un Auxiliar Administrativo del aacuterea de Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica)

                  Auxiliar de Egresados

                  Carpeta de

                  solicitudes Excel y fotos

                  8 Imprimir carneacutes

                  activados

                  Hay dos opciones - Se ordena la impresioacuten del

                  carneacute desde la oficina de atencioacuten a egresados

                  - En un plazo maacuteximo de 5 diacuteas se imprimen los carneacutes activados

                  Auxiliar Administrativo de

                  Seguridad y Servicios Baacutesicos

                  (Seguridad electroacutenica)

                  Datacard Carneacutes

                  9 Recoger y

                  confirmar nuacutemero de carneacutes impresos

                  Recoger los carneacutes impresos entregados por el Auxiliar Administrativo de Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica) y verificar que el

                  Auxiliar de Egresados

                  Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                  FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                  MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                  Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                  Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 7

                  nuacutemero de solicitudes entregadas coincida con el nuacutemero de carneacutes impresos recibidos

                  10 Crear archivo de

                  enviacuteo

                  Se crea una base de datos con toda la informacioacuten referente a los carneacutes que seraacuten enviados por correo fiacutesico

                  Auxiliar de Egresados

                  Archivo de enviacuteo

                  11 Preparar el enviacuteo Se prepara cada sobre de enviacuteo con un folleto de egresados el carneacute yo portacarneacute

                  Auxiliar de Egresados

                  12 Entregar sobres a

                  proveedor de enviacuteo

                  Entregar al proveedor encargado de ejecutar el enviacuteo

                  Auxiliar de Egresados

                  13 Verificar estado de

                  enviacuteos

                  Se debe verificar 5 diacuteas haacutebiles despueacutes si los enviacuteos siacute ocurrieron y si hubo alguna devolucioacuten

                  Auxiliar de Egresados

                  14 Recibir el carneacute Se recibe el sobre en la direccioacuten de enviacuteo

                  Egresado Carneacute

                  15 Recibir carneacutes

                  devueltos

                  En caso de que haya carneacutes devueltos el proveedor de enviacuteos se lo entrega al Auxiliar de Egresados

                  Auxiliar de Egresados

                  16 Contactar a egresado y

                  verificar

                  Se debe contactar a los egresados con los que hubo devolucioacuten para determinar queacute sucedioacute y coacutemo proceder

                  Auxiliar de Egresados

                  17

                  Remitir carneacutes devueltos a Seguridad y

                  Servicios Baacutesicos

                  Se enviacutean los carneacutes devueltos a un Auxiliar Administrativo de Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica)

                  Auxiliar de Egresados

                  18 Archivar carneacutes

                  devueltos

                  Se deben archivar todos los carneacutes devueltos y hasta que el egresado solicite su carneacute personalmente

                  Auxiliar Administrativo

                  19

                  Remitir al egresado a la

                  oficina de Seguridad

                  Se remite al egresado a la oficina de Seguridad para que recoja su carneacute

                  Auxiliar de Egresados

                  20 Entregar carneacute Se le entrega el carneacute impreso al egresado

                  Auxiliar Administrativo

                  Carneacute

                  47 Diagrama de flujo - Carnetizacioacuten de egresadosndash Solicitud en eventos

                  48 Descripcioacuten de actividades ndash Carnetizacioacuten de egresados ndash Solicitud en eventos

                  PRO-01-5-02-01

                  CARNETIZACIOacuteN DE EGRESADOSndash SOLICITUD EN EVENTOS NIVEL 3JE

                  FATU

                  RA D

                  E EG

                  RES

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                  OS

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                  GR

                  ES

                  AD

                  OS

                  Gestioacuten post eventoPreparacioacuten previa al evento Carnetizacioacuten durante el evento

                  6- Verificar tipo de solicitud

                  9- Registrar datos y tomar

                  foto

                  8- Diligenciar formatos de solicitud de

                  servicios

                  10- Archivar foto

                  11- Generar el carneacute

                  13- Recibir carneacute5- Solicitar carneacute

                  en evento

                  iquestCarneacute por reposicoacuten

                  No

                  7- Registrar en BannerSi

                  Formatos

                  4- Notificar necesidad de estacioacuten de

                  carnetizacioacuten

                  12- Entregar carneacute

                  15- Generar y enviar reporte

                  reportes

                  1- Reporte para Seguridad y Servicios Baacutesicos2- Reporte para Gestor de sistemas de Informacioacuten

                  Carneacute

                  1- Solicitar lista de asistentes al

                  evento

                  2- Validar datos de asistentes y actualizar lista

                  Lista de uniandinos inscritos consolidada

                  3- Cargar listas en computadores

                  del evento

                  14- Consolidar archivos de fotos y coacutedigos badge

                  Lista de asistentes

                  Banner

                  Carneacute

                  Recepcioacuten lista de invitados

                  Diacutea del evento

                  Despueacutes del evento

                  • DF - Carnetizacioacuten de Egresadosvsd
                    • Solicitud en eventos
                        • mpena366
                          Archivo adjunto
                          PRO-01-5-02-01 Carnetizacioacuten de egresapos - Solicitud en eventospdf

                          Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                          FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                          MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                          Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                          Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 8

                          ENTRADA Evento en el que se ofrece servicio de carnetizacioacuten a egresados

                          PROVEEDOR Direccioacuten de Admisiones y Registro Unidad Acadeacutemica o Administrativa de la Universidad o Asociacioacuten de Egresados o Egresados o externo

                          SALIDA Carneacute de egresado en fiacutesico y Reportes

                          CLIENTE Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado especializacioacuten maestriacutea yo doctorado

                          ACTIVIDAD DESCRIPCIOacuteN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

                          1 Solicitar lista de

                          asistentes al evento

                          Se solicita al responsable la lista de los inscritos al evento

                          Auxiliar de Egresados

                          Lista de

                          asistentes

                          2 Validar datos de

                          asistentes y actualizar lista

                          Se valida si los asistentes son empleados de la Universidad estudiantes o egresados de otro programa Alliacute se identifica egresados a atender

                          Auxiliar de Egresados

                          Lista de uniandinos

                          inscritos consolidada

                          3 Cargar listas en

                          computadores del evento

                          A todos los computadores que seraacuten usados para el proceso de carnetizacioacuten en el evento se les carga la lista de uniandinos inscritos consolidada

                          Auxiliar de Egresados

                          4

                          Notificar necesidad de estacioacuten de

                          carnetizacioacuten

                          Se notifica a Seguridad que se requiere la estacioacuten de carnetizacioacuten con los insumos necesarios (plaacutesticos con serial y cinta de impresioacuten)

                          Auxiliar de Egresados

                          5 Solicitar carneacute en

                          evento

                          Los egresados hacen efectiva la solicitud del carneacute en el punto de carnetizacioacuten del evento

                          Egresado

                          6 Verificar tipo de

                          solicitud

                          Se verifica el estado del egresado en Banner Primera vez cambio o reposicioacuten

                          Auxiliar de Egresados

                          Banner

                          7 Registrar en

                          Banner

                          Las solicitudes por reposicioacuten son registradas en Banner para llevar un control

                          Auxiliar de Egresados

                          Banner

                          8

                          Diligenciar formatos de solicitud de

                          servicios

                          Diligenciar el formato de solicitud de servicios para egresados que incluye autorizacioacuten de uso de datos personales

                          Egresado Formatos

                          9 Registrar datos y

                          tomar foto

                          Se registran los datos del carneacute nombre cedula grado (solo uno el egresado elige) antildeo de grado y se toma y edita la foto

                          Auxiliar de Egresados Auxiliar

                          de Labores Ocasionales

                          Datacard

                          10 Archivar foto La foto se archiva con el nuacutemero de ceacutedula del egresado en la carpeta creada para el evento

                          Auxiliar de Egresados Auxiliar

                          de Labores Ocasionales

                          Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                          FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                          MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                          Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                          Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 9

                          11 Generar el carneacute

                          Se imprime el carneacute y se registra el coacutedigo badge del carneacute en archivo en la carpeta creada para el evento

                          Auxiliar de Egresados

                          Carneacute

                          12 Entregar carneacute Se entrega el carneacute en fiacutesico al egresado

                          Auxiliar de Egresados

                          13 Recibir carneacute El egresado recibe su carneacute en fiacutesico en su mano

                          Egresado Carneacute

                          14 Consolidar

                          archivos de fotos y coacutedigos badge

                          Se consolidan todas las fotos y todos los coacutedigos badge generados en el evento en un solo archivo Si se usan varios equipos se consolida la informacioacuten de la carpeta creada para el evento

                          Auxiliar de Egresados

                          15 Generar y enviar

                          reportes

                          Se generan dos reportes al final de cada evento 1 Reporte con coacutedigos badge

                          registrados para la activacioacuten de cada carneacute Se entrega al Auxiliar de Seguridad con el archivo de fotos

                          2 Reporte de registro de entrega de carneacute en Banner Se le entrega a gestor de sistemas de informacioacuten coacutedigos ceacutedulas nuacutemero de categoriacutea para cargar archivo en Banner fecha y nombre del evento)

                          Auxiliar de Egresados

                          1 ndash Reporte para Seguridad y

                          Servicios Baacutesicos 2- Reporte para

                          Sistemas de Informacioacuten

                          6 DEFINICIONES

                          Datacard Software de carnetizacioacuten que permite la gestioacuten de bases de datos el disentildeo y la

                          impresioacuten en tarjetas plaacutesticas y debe estar instalado en los computadores que interactuacutean

                          con la impresioacuten

                          Formato de autorizacioacuten de uso de datos Formato a traveacutes del cual cada egresado autorizan

                          a la Universidad para utilizar sus datos personales en el desarrollo de las funciones propias de

                          la Universidad Hay uno por egresado

                          Formato de solicitud y entrega del carneacute Formato utilizado para la entrega fiacutesica del carneacute

                          Es una autorizacioacuten para que Seguridad y Servicios Baacutesicos haga efectiva la entrega del carneacute

                          y quede soporte de recibido por parte del egresado cuando no lo imprime la unidad de

                          Egresados

                          Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

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                          MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                          Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                          Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 10

                          Formato de servicios para egresados Formato en el que el egresado registra servicios

                          solicitados y que unifica la informacioacuten por diligenciar tanto en la solicitud y entrega del carneacute

                          como la autorizacioacuten de uso de datos personales

                          Salesforce CRM Sistema para administrar interacciones entre empresa y cliente Esta

                          aplicacioacuten permite almacenar y organizar informacioacuten de los clientes en este caso de los

                          egresados que facilita la gestioacuten institucional de estas relaciones

                          7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

                          8 INDICADORES

                          FIC

                          HA

                          DE

                          L IN

                          DIC

                          AD

                          OR

                          NUacuteMERO DE CARNEacuteS DE EGRESADOS ACTIVOS

                          Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-011

                          Responsable del

                          indicador Gestor de Bases de Datos

                          Objetivo Hacer seguimiento para mejora continua del proceso

                          Meacutetodo de Medicioacuten

                          Extraer de las fuentes de datos informacioacuten referente a egresados con

                          carneacute activos y egresados totales de la Universidad

                          Consolidar la informacioacuten sobre la cantidad de egresados carnetizados

                          y total de egresados de la Universidad

                          Calcular indicador

                          Unidad de Medida

                          Foacutermula nuacutemero de egresados carnetizadosnuacutemero total de egresados

                          Variables Nuacutemero de egresados carnetizados nuacutemero total de egresados con

                          carneacute activo

                          INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadeacutemica administrativa entidad)

                          No aplica

                          Formato de autorizacioacuten de datos

                          Formato de solicitud

                          Formato de acta de entrega del carneacute

                          Manual de estaacutendares y calidad de datos en Banner

                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                          Auto

                          image1png

                          mpena366
                          Archivo adjunto
                          Formato de autorizacioacuten de datosxlsx

                          Ingreso

                          Auto

                          image1jpeg

                          image2png

                          mpena366
                          Archivo adjunto
                          Formato de solicitudxlsx

                          Acta

                          image1jpeg

                          image2png

                          mpena366
                          Archivo adjunto
                          Formato de acta de entrega del carneacutexlsx

                          2011

                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                          Manual de Estaacutendares y Calidad de Datos en el Sistema Banner

                          b

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina b

                          TABLA DE CONTENIDO

                          Introduccioacuten e

                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                          1 Nombre 1

                          11 Estaacutendar - Nombre 1

                          12 Caracteres prohibidos 3

                          13 Procedimientos de referencia 3

                          14 Control de actualizaciones 3

                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 4

                          21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten 4

                          22 Caracteres prohibidos 5

                          23 Procedimientos de referencia 5

                          24 Control de actualizaciones 5

                          3 Fecha de nacimiento 6

                          31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento 6

                          32 Caracteres prohibidos 7

                          33 Procedimientos de referencia 7

                          34 Control de actualizaciones 7

                          4 Coacutedigo 8

                          41 Estaacutendar - Coacutedigo 8

                          42 Caracteres prohibidos 8

                          43 Procedimientos de referencia 8

                          44 Control de actualizaciones 9

                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                          1 Direccioacuten 10

                          11 Estaacutendar - Direccioacuten 10111 Tipos de direccioacuten 10112 Estaacutendar direccioacuten 11113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes 12

                          12 Caracteres prohibidos 12

                          c

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina c

                          13 Procedimientos de referencia 13

                          14 Control de actualizaciones 13

                          2 Teleacutefono 14

                          21 Estaacutendar 14

                          22 Caracteres prohibidos 14

                          23 Procedimientos de referencia 15

                          24 Control de actualizaciones 15

                          3 Direccioacuten de Correo electroacutenico 16

                          31 Estaacutendar 16311 Tipos 16312 Estaacutendar 17

                          32 Caracteres prohibidos 18

                          33 Procedimientos de referencia 18

                          34 Control de actualizaciones 18

                          Lista de referencia i

                          Iacutendices y apeacutendices iv

                          Glosario v

                          Anexos vi

                          d

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina d

                          LISTA DE TABLAS

                          Tabla 1 Responsables de los datos eTabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato fTabla 3 Caracteres especiales y violaciones 2Tabla 4 Caracteres prohibidos 3Tabla 5 Violaciones y excepciones 5Tabla 6 Casos especiales y violaciones 6Tabla 7 Tipos de direccioacuten 11Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico 16Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico 18Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN vi

                          e

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina e

                          Introduccioacuten

                          Banner es el sistema institucional de registro acadeacutemico y de estudiantes egresados y donaciones administrado por la Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo Con el objetivo de mejorar la calidad de datos utilizados en el Sistema Banner de la Universidad de los Andes ha sido necesario evaluar y redefinir los estaacutendares y buenas praacutecticas en el manejo de la informacioacuten que eacuteste alberga por tal motivo este documento contiene los estaacutendares definidos conjuntamente por la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Registro y Admisiones Para la presentacioacuten de la informacioacuten han sido agrupados los datos en clusters los cuales surgieron como parte de la priorizacioacuten por importancia urgencia y utilizacioacuten en varias dependencias de la Universidad de los Andes Cada cluacutester contiene el nombre con el que se identifica una breve definicioacuten el estaacutendar que fue aprobado con su correspondiente explicacioacuten de igual forma contiene el control de actualizaciones como lo son fecha de elaboracioacuten fecha de aprobacioacuten miembros que aprobaron fecha de entrada en vigencia fecha de divulgacioacuten fecha de uacuteltima modificacioacuten y motivo de uacuteltima modificacioacuten El Comiteacute Coordinador fue conformado entre miembros de la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Admisiones y Registro para desarrollar los estaacutendares y tomar las decisiones relacionadas con el mantenimiento de la informacioacuten en el sistema Banner Este equipo de trabajo tiene la responsabilidad de ingresar y mantener los datos almacenados en el sistema Banner asiacute como conceder privilegios a otros para ver ingresar actualizar y generar reportes desde Banner Sobre este aspecto la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general Tabla 1 Responsables de los datos

                          Aacuterea de responsabilidad Protector Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                          f

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina f

                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Al final del documento estaacuten las fuentes de informacioacuten utilizadas en las que se encuentran normas juriacutedicas enlaces de intereacutes y documentos de referencia Como documentos complementarios existen documento de poliacuteticas y procedimientos y el manual de procedimiento de actualizacioacuten de datos comunes en Banner junto con otros materiales de apoyo que seraacuten citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podraacute ser reportada a

                          Direccioacuten de Desarrollo Servicios de Desarrollo egresadosuniandeseduco

                          Direccioacuten de Admisiones y Registro admreguniandeseduco

                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                          1

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 1

                          ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                          Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema

                          1 Nombre

                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                          11 Estaacutendar - Nombre

                          TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

                          A (registraduriacutea)

                          Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea

                          bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta

                          de correo Uniandes bull Diploma

                          B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales

                          bull Diploma bull Carnet

                          2

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 2

                          SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

                          A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales

                          Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea

                          B

                          Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)

                          bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza

                          informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante

                          bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados

                          Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER

                          Caracteres especiales

                          Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos

                          Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4

                          Espaciado de los nombres

                          Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre

                          Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre

                          Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM

                          Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato

                          CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo

                          3

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 3

                          12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos

                          Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes

                          1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se

                          reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo

                          rdquo$amp()=iexcliquest

                          Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados

                          para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar

                          13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se

                          encuentran en el manual de procedimiento

                          14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

                          Miembros que aprobaron

                          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                          4

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 4

                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema

                          21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten

                          TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

                          C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas

                          despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes

                          Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio

                          DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM

                          E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)

                          T (Tarjeta de Identidad)

                          P (Pasaporte)

                          S (Social security Number)

                          5

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 5

                          Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN

                          Violaciones

                          Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento

                          Excepciones (Uacutenicamente para

                          Direccioacuten de Desarrollo)

                          Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo

                          22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte

                          23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se

                          encuentra en el manual de procedimiento

                          24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

                          Miembros que aprobaron

                          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                          6

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 6

                          3 Fecha de nacimiento

                          Indica el tiempo de nacimiento de una persona

                          31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

                          TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

                          Fecha

                          DD-MM-YYYY Donde

                          DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

                          MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

                          YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

                          bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

                          Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

                          Tabla 6 Casos especiales y violaciones

                          CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

                          Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

                          Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

                          No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

                          Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

                          No se registra a menos que se consiga el dato adicional

                          No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

                          Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

                          Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

                          7

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 7

                          32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

                          son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

                          33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

                          encuentra en el manual de procedimiento

                          34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

                          Miembros que aprobaron

                          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                          8

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 8

                          4 Coacutedigo

                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

                          interior de la Universidad de los Andes

                          41 Estaacutendar - Coacutedigo

                          TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

                          Coacutedigo

                          Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

                          YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

                          Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                          bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

                          Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

                          42 Caracteres prohibidos Tabla 4

                          43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

                          procedimiento

                          9

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 9

                          44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

                          Miembros que aprobaron

                          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                          10

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 10

                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                          Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

                          tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                          1 Direccioacuten

                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                          11 Estaacutendar - Direccioacuten

                          111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

                          investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

                          La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

                          11

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 11

                          Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

                          RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

                          TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

                          MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

                          AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

                          112 Estaacutendar direccioacuten

                          Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

                          Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

                          DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

                          Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

                          direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

                          CASOS ESPECIALES

                          Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

                          En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

                          Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

                          9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

                          12

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 12

                          113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

                          Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

                          bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                          12 Caracteres prohibidos

                          Puntuacioacuten

                          Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

                          deben ser utilizados

                          Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

                          direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

                          individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                          13

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 13

                          13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

                          procedimiento

                          14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

                          Miembros que aprobaron

                          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                          14

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 14

                          2 Teleacutefono

                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

                          inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

                          21 Estaacutendar

                          TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

                          Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

                          donante

                          TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

                          CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

                          MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

                          Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

                          PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

                          AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

                          Componentes Definicioacuten y estaacutendar

                          Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

                          Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

                          Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

                          Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

                          22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

                          15

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 15

                          23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

                          procedimiento

                          24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

                          Miembros que aprobaron

                          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                          16

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 16

                          3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

                          que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

                          31 Estaacutendar

                          311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

                          TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

                          bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

                          ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

                          EUNI Institucional Universidad de los Andes

                          Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

                          EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

                          EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

                          MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

                          PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

                          AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

                          17

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 17

                          312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

                          Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

                          Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

                          La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

                          18

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 18

                          32 Caracteres prohibidos

                          Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

                          lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

                          33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

                          manual de procedimiento

                          34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

                          Miembros que aprobaron

                          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                          4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

                          httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

                          i

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina i

                          Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

                          bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

                          bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

                          2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

                          Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

                          bull Manual Crear Personas ndashAyR

                          bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

                          bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

                          en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

                          bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                          bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

                          ii

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina ii

                          NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

                          bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

                          bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

                          Decreto 2150 de 1995

                          bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

                          bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

                          otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

                          bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

                          bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

                          se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

                          NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

                          bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

                          bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

                          bull wwwregistraduriagovco

                          bull wwwdasgovco

                          NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

                          bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

                          Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

                          bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina iii

                          bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                          Iacutendices y apeacutendices

                          Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

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                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina v

                          Glosario

                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

                          rdquo

                          5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina vi

                          Anexos

                          Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

                          NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

                          ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

                          AGENCIA AG LOTE LT

                          AGRUPACION AGP MANZANA MZ

                          ALMACEN ALM MEZZANINE MN

                          ALTILLO AL MODULO MD

                          APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

                          APARTAMENTO AP NORTE NORTE

                          AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

                          AVENIDA AV OESTE OESTE

                          AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

                          BARRIO BRR ORIENTE O

                          BLOQUE BL PARCELA PA

                          BODEGA BG PARQUE PAR

                          BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

                          CALLE CL PASAJE PJ

                          CAMINO CN PASEO PS

                          CARRERA CR PENTHOUSE PH

                          CARRETERA CARR PISO P

                          CASA CA PLANTA PL

                          CELULA CEL PORTERIA POR

                          CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

                          CIRCULAR CIR PUENTE PN

                          CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

                          CIUDADELA CD SALON SA

                          CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

                          CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

                          CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

                          DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

                          DEPOSITO DP SUITE SU

                          DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

                          DIAGONAL DG SUR SUR

                          EDIFICIO ED TERMINAL TER

                          ENTRADA EN TERRAZA TZ

                          vii

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina vii

                          NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

                          ESQUINA ESQ TORRE TO

                          ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

                          ETAPA ET UNIDAD UN

                          EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

                          FINCA FCA URBANIZACION URB

                          GARAJE GJ VARIANTE VTE

                          GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

                          HACIENDA HC ZONA ZN

                          INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

                          KILOMETRO KM

                          LOCAL LC

                          • TABLA DE CONTENIDO
                          • LISTA DE TABLAS
                          • 1 Nombre
                            • 11 Estaacutendar - Nombre
                            • 12 Caracteres prohibidos
                            • 13 Procedimientos de referencia
                            • 14 Control de actualizaciones
                              • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
                                • 22 Caracteres prohibidos
                                • 23 Procedimientos de referencia
                                • 24 Control de actualizaciones
                                  • 3 Fecha de nacimiento
                                    • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                      • 4 Coacutedigo
                                        • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                                        • 42 Caracteres prohibidos
                                        • 43 Procedimientos de referencia
                                        • 44 Control de actualizaciones
                                          • 1 Direccioacuten
                                            • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                                              • 111 Tipos de direccioacuten
                                              • 112 Estaacutendar direccioacuten
                                              • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                                                • 12 Caracteres prohibidos
                                                • 13 Procedimientos de referencia
                                                • 14 Control de actualizaciones
                                                  • 2 Teleacutefono
                                                    • 21 Estaacutendar
                                                    • 22 Caracteres prohibidos
                                                    • 23 Procedimientos de referencia
                                                    • 24 Control de actualizaciones
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                                        • 31 Estaacutendar
                                                          • 311 Tipos
                                                          • 312 Estaacutendar
                                                            • 32 Caracteres prohibidos
                                                            • 33 Procedimientos de referencia
                                                            • 34 Control de actualizaciones
                                                                • mpena366
                                                                  Archivo adjunto
                                                                  MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                                                  2011

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                                                  Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                                                  b

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina b

                                                                  TABLA DE CONTENIDO

                                                                  Introduccioacuten d

                                                                  I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                                                  1 Nombre 1

                                                                  11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                                                  2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                                                  21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                                                  3 Fecha de nacimiento 6

                                                                  31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                                                  4 ID de Banner 8

                                                                  41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                                                  II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                                                  1 Direccioacuten 10

                                                                  11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                                                  1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                                                  112 Modificacioacuten 11

                                                                  c

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina c

                                                                  113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                                                  2 Teleacutefono 13

                                                                  21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                                                  3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                                                  31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                                                  Lista de referencia I

                                                                  Glosario II

                                                                  d

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina d

                                                                  Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                                                  Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                                                  En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                                                  estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                                                  Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                                                  Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                                                  Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                                                  La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                                                  Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                                                  Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                                                  la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                                                  No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                                                  rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                                                  No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                                                  la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                                                  e

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina e

                                                                  Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                                                  debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                                                  Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                                                  se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                                                  1

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 1

                                                                  I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                                                  1 Nombre

                                                                  Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                                                  empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                                                  11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                                                  111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                                                  ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                                                  En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                                                  servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                                                  le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                                                  informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                                                  Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                                                  diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                                                  2

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 2

                                                                  112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                                                  modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                                                  Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                                                  presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                                                  Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                                                  la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                                                  Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                                                  que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                                                  113 Eliminacioacuten

                                                                  En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                                                  Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                                                  114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                                                  Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                                                  3

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 3

                                                                  2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                                                  Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                                                  Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                                                  21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                                                  211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                                                  obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                                                  Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                                                  alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                                                  La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                                                  de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                                                  Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                                                  especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                                                  Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                                                  acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                                                  212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                                                  bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                                                  4

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 4

                                                                  del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                                                  bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                                                  Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                                                  identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                                                  Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                                                  esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                                                  La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                                                  que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                                                  213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                                                  haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                                                  214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                                                  Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                                                  especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                                                  antes del antildeo 2000

                                                                  215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

                                                                  5

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 5

                                                                  Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                                                  personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                                                  donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                                                  216 Casos especiales

                                                                  Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                                                  El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                                                  se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

                                                                  6

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 6

                                                                  3 Fecha de nacimiento

                                                                  Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                                                  un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                                                  31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                                                  311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                                                  Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                                                  312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                                                  es entregado con el formato de Matriacutecula

                                                                  313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                                                  registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                                                  314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                                                  responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                                                  especificados

                                                                  7

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 7

                                                                  315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

                                                                  8

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 8

                                                                  4 ID de Banner

                                                                  Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                                                  41 Procedimiento - Coacutedigo

                                                                  411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                                                  el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                                                  Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                                                  nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                                                  412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                                                  413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                                                  414 iquestQueacute no se debe hacer

                                                                  Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                                                  algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                                                  415 Casos especiales

                                                                  9

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 9

                                                                  En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                                                  10

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 10

                                                                  II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                                                  Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                                                  de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                                                  1 Direccioacuten

                                                                  Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                                                  estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                                                  11 Procedimiento - Direccioacuten

                                                                  111 Creacioacuten

                                                                  1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                                                  estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                                                  Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                                                  direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                                                  llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                                                  1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  11

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 11

                                                                  Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                                                  Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                                                  Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                                                  bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                                                  y los 3 siguientes son un consecutivo

                                                                  bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                                                  112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                                                  que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                                                  Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                                                  trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                                                  2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                                                  territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                                                  http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                                                  como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                                                  12

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 12

                                                                  113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                                                  institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                                                  114 iquestQueacute no se debe hacer

                                                                  Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                                                  Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                                                  el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                                                  115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                                                  13

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 13

                                                                  2 Teleacutefono

                                                                  El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                                                  telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                                                  21 Procedimiento - Teleacutefono

                                                                  211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                                                  es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                                                  Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                                                  a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                                                  cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                                                  212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                                                  estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                                                  trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                                                  213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                                                  institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                                                  214 iquestQueacute no se debe hacer

                                                                  14

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 14

                                                                  No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                                                  215 Casos especiales Ninguno identificado

                                                                  15

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 15

                                                                  3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                                                  Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                                                  uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                                                  31 Procedimiento - Direccioacuten

                                                                  311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                                                  sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                                                  La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                                                  egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                                                  El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                                                  egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                                                  312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                                                  nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                                                  esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                                                  Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                                                  registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                                                  16

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 16

                                                                  313 Eliminacioacuten

                                                                  Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                                                  314 iquestQueacute no se debe hacer

                                                                  No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                                                  Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                                                  todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                                                  nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                                                  315 Casos especiales

                                                                  Ninguno identificado

                                                                  I

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina I

                                                                  Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                                                  en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                                                  II

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina II

                                                                  Glosario

                                                                  Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                                                  rdquo

                                                                  4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                                                  de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                                                  • TABLA DE CONTENIDO
                                                                  • 1 Nombre
                                                                    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                                                      • 111 Creacioacuten
                                                                      • 112 Modificacioacuten
                                                                      • 113 Eliminacioacuten
                                                                      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                                            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                                              • 211 Creacioacuten
                                                                              • 212 Modificacioacuten
                                                                              • 213 Eliminacioacuten
                                                                              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                                              • 216 Casos especiales
                                                                                  • 3 Fecha de nacimiento
                                                                                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                                                      • 311 Creacioacuten
                                                                                      • 312 Modificacioacuten
                                                                                      • 313 Eliminacioacuten
                                                                                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                      • 315 Casos especiales
                                                                                          • 4 ID de Banner
                                                                                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                                              • 411 Creacioacuten
                                                                                              • 412 Modificacioacuten
                                                                                              • 413 Eliminacioacuten
                                                                                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                              • 415 Casos especiales
                                                                                                  • 1 Direccioacuten
                                                                                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                      • 111 Creacioacuten
                                                                                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                                          • 112 Modificacioacuten
                                                                                                          • 113 Eliminacioacuten
                                                                                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                          • 115 Casos especiales
                                                                                                              • 2 Teleacutefono
                                                                                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                                                  • 211 Creacioacuten
                                                                                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                                                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                                                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                                  • 215 Casos especiales
                                                                                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                                          • 311 Creacioacuten
                                                                                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                                                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                                          • 315 Casos especiales
                                                                                                                            • mpena366
                                                                                                                              Archivo adjunto
                                                                                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                                              Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                                              pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                                              Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                                              Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                                              eventos de egresados

                                                                                                                              Granularidad Por egresado

                                                                                                                              Periodicidad Anual

                                                                                                                              Meta No aplica

                                                                                                                              Observaciones No aplica

                                                                                                                              9 RIESGOS

                                                                                                                              OPERATIVO

                                                                                                                              Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                                              Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                                              SEGURIDAD

                                                                                                                              De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                                              ADMINISTRATIVO

                                                                                                                              En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                                              LEGAL

                                                                                                                              No aplica

                                                                                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                                                                                              1

                                                                                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                                                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                                              REVISOacute

                                                                                                                              Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                                              Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

                          DD MM AAAA
                          ACTA DE ENTREGA CARNEacute DE EGRESADO
                          NOTAS
                          MOTIVO X 1) El carneacute de egresado se emite por primera vez sin ninguacuten costo para el egresado
                          1 Primera vez (Carneacute) 2) Tipo de Identificacioacuten Cedula de Ciudadaniacutea (CC) Cedula de Extranjeriacutea (CE) Pasaporte
                          2 Cambio 3) El carneacute de egresado se cambiaraacute por errores de impresioacuten Es indispensable que el egresado en el momento del cambio del carneacute haga la devolucioacuten
                          3 Reposicioacuten 4) Si el carneacute de egresado se requiere reponer por peacuterdida o cambio de nombres apellidos o tiacutetulos y antildeo de grado preferido el egresado deberaacute cancelar la suma estipulada por la Universidad en el momento del cambio y el pago se puede efectuar a traveacutes de cualquier Sucursal de Bancolombia o a traveacutes del portal de Egresados de la Universidad
                          Informacioacuten del Carneacute
                          Tipo de identificacioacuten No De Documento
                          Nombres Apellidos
                          Tiacutetulo otorgado Antildeo de Grado
                          Autorizado por Entregado por Recibido po
                          _________________________________ ________________________________ _____________________________________CC
                          El carneacute de egresado se entrega en el Ed Monjas Of 202 de Lunes a Viernes de 830 am a 1230 pm y de 200 pm a 530 pm
                          DD MM AAAA
                          ACTA DE ENTREGA CARNEacute DE EGRESADO
                          NOTAS
                          MOTIVO X 1) El carneacute de egresado se emite por primera vez sin ninguacuten costo para el egresado
                          1 Primera vez (Carneacute) 2) Tipo de Identificacioacuten Cedula de Ciudadaniacutea (CC) Cedula de Extranjeriacutea (CE) Pasaporte
                          2 Cambio 3) El carneacute de egresado se cambiaraacute por errores de impresioacuten Es indispensable que el egresado en el momento del cambio del carneacute haga la devolucioacuten
                          3 Reposicioacuten 4) Si el carneacute de egresado se requiere reponer por peacuterdida o cambio de nombres apellidos o tiacutetulos y antildeo de grado preferido el egresado deberaacute cancelar la suma estipulada por la Universidad en el momento del cambio y el pago se puede efectuar a traveacutes de cualquier Sucursal de Bancolombia o a traveacutes del portal de Egresados de la Universidad
                          Informacioacuten del Carneacute
                          Tipo de identificacioacuten No De Documento
                          Nombres Apellidos
                          Tiacutetulo otorgado Antildeo de Grado
                          Autorizado por Entregado por Recibido po
                          _________________________________ ________________________________ _____________________________________CC
                          El carneacute de egresado se entrega en el Ed Monjas Of 202 de Lunes a Viernes de 830 am a 1230 pm y de 200 pm a 530 pm
                          Autorizacioacuten ndash consentimiento expresoLa Universidad de los Andes como institucioacuten que almacena y recolecta datos personales requiere obtener su autorizacioacuten para que de manera libre previa expresa voluntaria y debidamente informada permita a todas las dependencias acadeacutemicas yo administrativas recolectar recaudar almacenar usar circular suprimir procesar compilar intercambiar dar tratamiento actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos o en repositorios electroacutenicos de todo tipo con que cuenta la Universidad Esta informacioacuten es y seraacute utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la Universidad en su condicioacuten de institucioacuten de educacioacuten superior de forma directa o a traveacutes de terceros a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa expresa inequiacutevoca y por escrito a la cuenta de correo electroacutenico dispuesta para tal efecto habeasdatauniandeseduco Para conocer en maacutes detalle visite httpwwwuniandeseducodatospersonales
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                          CC_____________________________________________ DE_____________________________________
                          FIRMA ______________________________________________________________________________________
                          FECHA DD_______ MM_______ AA________
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                          CC_____________________________________________ DE_____________________________________
                          FIRMA ______________________________________________________________________________________
                          FECHA DD_______ MM_______ AA________
                          Fecha Diligenciamiento
                          DD MM AAAA
                          SERVICIOS PARA EGRESADOS
                          Por favor lea y firme al respaldo luego diligencie esta solicitud
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                          Tipo de identificacion No De Documento
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                          Tiacutetulo otorgado Antildeo de Grado
                          Correo electroacutenico Celular Teleacutefono
                          Motivo de la visita
                          Concierto Teatro Cultural Conferencia Foro Seminario Encuentro con profesor amigo Biblioteca Centro Deportivo Tour por el Campus
                          Otro iquestCuaacutel
                          Servicios de intereacutes
                          Carneacute de Egresado Biblioteca y bases de datos Empleo (Buscar u ofrecer)
                          Usuario y Contrasentildea uniandes Centro Deportivo Otro
                          Informacioacuten acadeacutemica Directorio en liacutenea egresados Cuaacutel ___________________________
                          Seraacute contactado maacuteximo 15 diacuteas haacutebiles despueacutes de la fecha de diligenciamiento de este formato
                          Fecha Diligenciamiento
                          DD MM AAAA
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                          Correo electroacutenico Celular Teleacutefono
                          Motivo de la visita
                          Concierto Teatro Cultural Conferencia Foro Seminario Encuentro con profesor amigo Biblioteca Centro Deportivo Tour por el Campus
                          Otro iquestCuaacutel
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                          Usuario y Contrasentildea uniandes Centro Deportivo Otro
                          Informacioacuten acadeacutemica Directorio en liacutenea egresados Cuaacutel ___________________________
                          Seraacute contactado maacuteximo 15 diacuteas haacutebiles despueacutes de la fecha de diligenciamiento de este formato
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                          CC_____________________________________________ DE_____________________________________
                          FIRMA ______________________________________________________________________________________
                          FECHA MM_______ DD_______ AA________
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                          CC_____________________________________________ DE_____________________________________
                          FIRMA ______________________________________________________________________________________
                          FECHA MM_______ DD_______ AA________

PRO-01-5-02-01

CARNETIZACIOacuteN DE EGRESADOS PERSONAL NIVEL 3S

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3- Verificar tipo de solicitud

6- Generar caso en Salesforce

9- Registrar datos de carneacute y

tomar foto

7- Diligenciar formatos de

solicitud

8 - Registrar formato de

autorizacioacuten de uso de datos

10- Archivar foto

11- Verificar acceso a servicios virtuales

iquestCuenta de correo

uniandes activa

12- Reactivar cuenta

uniandes

13- Imprimir y activar carneacute

14- Recibir carneacute

No

1- Solicitar el carneacute

personalmente

Primera vez o cambio

4- Registrar en Banner

Tipo de solicitud

Por reposicioacuten

Si

1- Formato de solicitud y entrega del carneacute2- Formato de autorizacioacuten de datos

Carneacute

2- Verificar si tiene o no carneacute

iquestTiene carneacute Si

5- Actualizar datos

No

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Banner

CRM

CRM

Datacard

CRM

Banner

Portal de Egresados

Banner

Banner

Carneacute

  • DF - Carnetizacioacuten de Egresadosvsd
    • Solicitud Personal
        • mpena366
          Archivo adjunto
          PRO-01-5-02-01 Carnetizacioacuten de egresados - Solicitud personalpdf

          Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

          FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

          MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

          Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

          Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 4

          ACTIVIDAD DESCRIPCIOacuteN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

          1 Solicitar el carneacute personalmente

          El egresado solicita carneacute personalmente en la oficina de atencioacuten a egresados

          Egresado

          2 Verificar si tiene o

          no carneacute

          Verificar si el egresado tiene carneacute expedido anteriormente con base en el nuacutemero de ceacutedula el coacutedigo Uniandes o los nombres completos

          Auxiliar de Egresados

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          3 Verificar tipo de

          solicitud

          En caso de que en el sistema aparezca un registro del egresado con carneacute se indaga queacute tipo de solicitud es

          1 Cambio 2 Reposicioacuten

          Auxiliar de Egresados

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          4 Registrar en

          Banner

          Se registra en Banner la solicitud si es por reposicioacuten para llevar un control del nuacutemero de plaacutesticos entregados por egresado

          Auxiliar de Egresados

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          5 Actualizar datos

          Se actualizan datos personales y datos laborales del egresado Ingresar todos los datos seguacuten lo establecido en manual de estaacutendares banner

          Auxiliar de Egresados

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          6 Generar caso en

          Salesforce

          Se registra en el sistema un caso de visita del egresado incluyendo el tipo de solicitud y su estado (lsquoen traacutemitersquo cuando el carneacute se estaacute generando pero auacuten no ha sido entregado o lsquoresueltorsquo cuando el carneacute ya ha sido entregado al egresado) En este caso al final del diacutea el estado de las solicitudes personales es lsquoresueltorsquo

          Auxiliar de Egresados

          Salesforce CRM

          7 Diligenciar

          formatos de solicitud

          Se deben diligenciar dos formatos 1 Solicitud y entrega de carne 2 Autorizacioacuten de uso de

          datos personales

          Egresado

          1- Formato de

          solicitud

          2- Formato de autorizacioacuten de datos

          8 Registrar formato de autorizacioacuten de

          uso de datos

          Escanear formato de autorizacioacuten de datos cargarlo a salesfoce y archivar el documento fiacutesico

          Auxiliar de Egresados

          Salesforce CRM

          9 Registrar datos de carneacute y tomar foto

          Se registran los datos del carneacute nombre cedula grado (solo uno) antildeo de grado Y se toma y edita la foto para el software de la estacioacuten de carnetizazioacuten

          Auxiliar de Egresados

          Datacard

          10 Archivar foto La foto se archiva con un nuacutemero de serial en Salesforce como un

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          Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

          documento adjunto en el caso de visita del egresado

          11 Verificar acceso a servicios virtuales

          Se verifican servicios 1 El estado de la cuenta de

          correo electroacutenico del egresado activa o inactiva

          2 Los demaacutes servicios de intereacutes del egresado

          Auxiliar de Egresados

          Banner y Portal de

          Egresados

          12 Reactivar cuenta

          uniandes

          Se crea o reactiva la cuenta en el portal web de egresados Al finalizar se verifica la correcta activacioacuten con el acceso a servicios virtuales

          Auxiliar de Egresados

          Banner y Portal de

          Egresados

          13 Imprimir y activar

          carneacute

          Se imprime del carneacute Una vez impreso el carneacute queda automaacuteticamente activado

          Auxiliar Administrativo en departamento de

          Seguridad

          Datacard Carneacute

          14 Recibir carneacute El egresado recibe en sus manos su carneacute fiacutesico Egresado Carneacute

          45 Diagrama de flujo - Carnetizacioacuten de egresadosndash Solicitud por paacutegina web

          46 Descripcioacuten de actividades ndash Carnetizacioacuten de egresados ndash Solicitud por paacutegina web

          ENTRADA Solicitud de carneacute de egresado a traveacutes de la paacutegina web

          PROVEEDOR Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado especializacioacuten maestriacutea yo doctorado

          SALIDA Carneacute de egresado en fiacutesico

          CLIENTE Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado especializacioacuten maestriacutea yo doctorado

          ACTIVIDAD DESCRIPCIOacuteN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

          1 Solicitar carneacute viacutea

          web

          El egresado enviacutea la solicitud del carneacute a traveacutes de la paacutegina web de egresados Adicionalmente deben incluir la siguiente informacioacuten

          Nombre completo

          Ceacutedula

          Grado

          Fotografiacutea

          Egresado Paacutegina web de

          Egresados

          PRO-01-5-02-01

          CARNETIZACIOacuteN DE EGRESADOS POR SOLICITUD WEB NIVEL 3S

          EG

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          TURA

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          EGR

          ESA

          DO

          SP

          ER

          SO

          NA

          S

          EG

          RE

          SA

          DA

          S

          Gestioacuten de enviacuteo de carneacutesVerificacioacuten solicitudes Generacioacuten del carneacute

          8- Imprimir carneacutes activados

          1- Solicitar carneacute viacutea web

          Archivo de solicitudes

          5- Estandarizar archivo de solicitudes

          6- Archivar fotos7- Consolidar y enviar archivo

          9- Recoger y confirmar nuacutemero de

          carneacutes impresos

          iquestCarneacutes completos

          10- Crear archivo de enviacuteo

          Archivo de enviacuteo

          11- Preparar el enviacuteo

          12- Entregar sobres a

          proveedor de enviacuteo

          Si

          No

          18- Archivar carneacutes devueltos

          16- Contactar a egresado y

          verificar

          14- Recibir carneacute

          iquestEgresado dio

          respuesta

          No

          13- Verificar estado de enviacuteos

          iquestHubo devoluciones

          No

          Si

          Si

          Carpeta de solicitudes en Excel y fotos

          Carneacute

          2- Descargar archivo de

          solicitudes y fotos

          3- Verificar si la informacioacuten estaacute completa en la

          solicitud

          iquestInformacioacuten completa y

          fotos adecuadas

          Si

          4- Contactar a Egresado

          No

          16- Recibir carneacutes devueltos

          17- Remitir carneacutes devueltos

          a Seguridad y Servicios Baacutesicos

          Si

          Paacutegina web Egresados

          Carneacute

          19- Remitir al egresado a oficina de Seguridad

          20- Entregar carneacute

          Carneacute

          Admin - paacutegina web Egresados

          Egresado solicita su carneacute personalmente

          Cada 5 diacuteas

          Recepcioacuten de informacioacuten pendiente

          1

          5 diacuteas haacutebiles

          1

          • DF - Carnetizacioacuten de Egresadosvsd
            • Solicitud por pg web
                • mpena366
                  Archivo adjunto
                  PRO-01-5-02-01 Carnetizacioacuten de egresados - Solicitud por webpdf

                  Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

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                  MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                  Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                  Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                  2 Descargar archivo

                  de solicitudes y fotos

                  Cada 5 diacuteas haacutebiles se descargan del sistema en Excel todas las solicitudes reportadas y el archivo completo de fotos de los egresados del Sistema de Egresados Administrador

                  Auxiliar de Egresados

                  Admin ndash En la paacutegina web de

                  Egresados

                  Archivo de solicitudes

                  3

                  Verificar si la informacioacuten estaacute

                  completa en la solicitud

                  Con base en el archivo de solicitudes se debe verificar que los campos de solicitud esteacuten completos y que la foto cumpla con el formato requerido (medidas fondo blanco foto de soacutelo la cara)

                  Auxiliar de Egresados

                  Archivo de solicitudes

                  4 Contactar a

                  egresado

                  En caso de que haya informacioacuten pendiente en la solicitud o de que la foto no cumpla con el formato requerido se contacta al egresado por correo o por teleacutefono para que la enviacutee por correo directamente al Auxiliar de Egresados

                  Auxiliar de Egresados

                  5 Estandarizar

                  archivo de solicitudes

                  El archivo de solicitudes debe ser estandarizado y ajustado a los formatos requeridos por el aacuterea de Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica)

                  Auxiliar de Egresados

                  Archivo en Excel

                  estandarizado

                  6 Archivar fotos

                  Cada foto se archiva con un nuacutemero de serial maacutes el nuacutemero de ceacutedula en una carpeta para enviacuteo a Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica)

                  Auxiliar de Egresados

                  7 Consolidar y enviar

                  archivo

                  Se genera una carpeta completa que incluya toda la informacioacuten de las solicitudes maacutes el archivo de las fotos El nombre de la carpeta lleva la fecha de la semana en la que se descargoacute el archivo de solicitudes y se enviacutea a un Auxiliar Administrativo del aacuterea de Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica)

                  Auxiliar de Egresados

                  Carpeta de

                  solicitudes Excel y fotos

                  8 Imprimir carneacutes

                  activados

                  Hay dos opciones - Se ordena la impresioacuten del

                  carneacute desde la oficina de atencioacuten a egresados

                  - En un plazo maacuteximo de 5 diacuteas se imprimen los carneacutes activados

                  Auxiliar Administrativo de

                  Seguridad y Servicios Baacutesicos

                  (Seguridad electroacutenica)

                  Datacard Carneacutes

                  9 Recoger y

                  confirmar nuacutemero de carneacutes impresos

                  Recoger los carneacutes impresos entregados por el Auxiliar Administrativo de Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica) y verificar que el

                  Auxiliar de Egresados

                  Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                  FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                  MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                  Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                  Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 7

                  nuacutemero de solicitudes entregadas coincida con el nuacutemero de carneacutes impresos recibidos

                  10 Crear archivo de

                  enviacuteo

                  Se crea una base de datos con toda la informacioacuten referente a los carneacutes que seraacuten enviados por correo fiacutesico

                  Auxiliar de Egresados

                  Archivo de enviacuteo

                  11 Preparar el enviacuteo Se prepara cada sobre de enviacuteo con un folleto de egresados el carneacute yo portacarneacute

                  Auxiliar de Egresados

                  12 Entregar sobres a

                  proveedor de enviacuteo

                  Entregar al proveedor encargado de ejecutar el enviacuteo

                  Auxiliar de Egresados

                  13 Verificar estado de

                  enviacuteos

                  Se debe verificar 5 diacuteas haacutebiles despueacutes si los enviacuteos siacute ocurrieron y si hubo alguna devolucioacuten

                  Auxiliar de Egresados

                  14 Recibir el carneacute Se recibe el sobre en la direccioacuten de enviacuteo

                  Egresado Carneacute

                  15 Recibir carneacutes

                  devueltos

                  En caso de que haya carneacutes devueltos el proveedor de enviacuteos se lo entrega al Auxiliar de Egresados

                  Auxiliar de Egresados

                  16 Contactar a egresado y

                  verificar

                  Se debe contactar a los egresados con los que hubo devolucioacuten para determinar queacute sucedioacute y coacutemo proceder

                  Auxiliar de Egresados

                  17

                  Remitir carneacutes devueltos a Seguridad y

                  Servicios Baacutesicos

                  Se enviacutean los carneacutes devueltos a un Auxiliar Administrativo de Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica)

                  Auxiliar de Egresados

                  18 Archivar carneacutes

                  devueltos

                  Se deben archivar todos los carneacutes devueltos y hasta que el egresado solicite su carneacute personalmente

                  Auxiliar Administrativo

                  19

                  Remitir al egresado a la

                  oficina de Seguridad

                  Se remite al egresado a la oficina de Seguridad para que recoja su carneacute

                  Auxiliar de Egresados

                  20 Entregar carneacute Se le entrega el carneacute impreso al egresado

                  Auxiliar Administrativo

                  Carneacute

                  47 Diagrama de flujo - Carnetizacioacuten de egresadosndash Solicitud en eventos

                  48 Descripcioacuten de actividades ndash Carnetizacioacuten de egresados ndash Solicitud en eventos

                  PRO-01-5-02-01

                  CARNETIZACIOacuteN DE EGRESADOSndash SOLICITUD EN EVENTOS NIVEL 3JE

                  FATU

                  RA D

                  E EG

                  RES

                  AD

                  OS

                  PE

                  RS

                  ON

                  AS

                  EG

                  RE

                  SA

                  DA

                  SE

                  GR

                  ES

                  AD

                  OS

                  Gestioacuten post eventoPreparacioacuten previa al evento Carnetizacioacuten durante el evento

                  6- Verificar tipo de solicitud

                  9- Registrar datos y tomar

                  foto

                  8- Diligenciar formatos de solicitud de

                  servicios

                  10- Archivar foto

                  11- Generar el carneacute

                  13- Recibir carneacute5- Solicitar carneacute

                  en evento

                  iquestCarneacute por reposicoacuten

                  No

                  7- Registrar en BannerSi

                  Formatos

                  4- Notificar necesidad de estacioacuten de

                  carnetizacioacuten

                  12- Entregar carneacute

                  15- Generar y enviar reporte

                  reportes

                  1- Reporte para Seguridad y Servicios Baacutesicos2- Reporte para Gestor de sistemas de Informacioacuten

                  Carneacute

                  1- Solicitar lista de asistentes al

                  evento

                  2- Validar datos de asistentes y actualizar lista

                  Lista de uniandinos inscritos consolidada

                  3- Cargar listas en computadores

                  del evento

                  14- Consolidar archivos de fotos y coacutedigos badge

                  Lista de asistentes

                  Banner

                  Carneacute

                  Recepcioacuten lista de invitados

                  Diacutea del evento

                  Despueacutes del evento

                  • DF - Carnetizacioacuten de Egresadosvsd
                    • Solicitud en eventos
                        • mpena366
                          Archivo adjunto
                          PRO-01-5-02-01 Carnetizacioacuten de egresapos - Solicitud en eventospdf

                          Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                          FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                          MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                          Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                          Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 8

                          ENTRADA Evento en el que se ofrece servicio de carnetizacioacuten a egresados

                          PROVEEDOR Direccioacuten de Admisiones y Registro Unidad Acadeacutemica o Administrativa de la Universidad o Asociacioacuten de Egresados o Egresados o externo

                          SALIDA Carneacute de egresado en fiacutesico y Reportes

                          CLIENTE Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado especializacioacuten maestriacutea yo doctorado

                          ACTIVIDAD DESCRIPCIOacuteN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

                          1 Solicitar lista de

                          asistentes al evento

                          Se solicita al responsable la lista de los inscritos al evento

                          Auxiliar de Egresados

                          Lista de

                          asistentes

                          2 Validar datos de

                          asistentes y actualizar lista

                          Se valida si los asistentes son empleados de la Universidad estudiantes o egresados de otro programa Alliacute se identifica egresados a atender

                          Auxiliar de Egresados

                          Lista de uniandinos

                          inscritos consolidada

                          3 Cargar listas en

                          computadores del evento

                          A todos los computadores que seraacuten usados para el proceso de carnetizacioacuten en el evento se les carga la lista de uniandinos inscritos consolidada

                          Auxiliar de Egresados

                          4

                          Notificar necesidad de estacioacuten de

                          carnetizacioacuten

                          Se notifica a Seguridad que se requiere la estacioacuten de carnetizacioacuten con los insumos necesarios (plaacutesticos con serial y cinta de impresioacuten)

                          Auxiliar de Egresados

                          5 Solicitar carneacute en

                          evento

                          Los egresados hacen efectiva la solicitud del carneacute en el punto de carnetizacioacuten del evento

                          Egresado

                          6 Verificar tipo de

                          solicitud

                          Se verifica el estado del egresado en Banner Primera vez cambio o reposicioacuten

                          Auxiliar de Egresados

                          Banner

                          7 Registrar en

                          Banner

                          Las solicitudes por reposicioacuten son registradas en Banner para llevar un control

                          Auxiliar de Egresados

                          Banner

                          8

                          Diligenciar formatos de solicitud de

                          servicios

                          Diligenciar el formato de solicitud de servicios para egresados que incluye autorizacioacuten de uso de datos personales

                          Egresado Formatos

                          9 Registrar datos y

                          tomar foto

                          Se registran los datos del carneacute nombre cedula grado (solo uno el egresado elige) antildeo de grado y se toma y edita la foto

                          Auxiliar de Egresados Auxiliar

                          de Labores Ocasionales

                          Datacard

                          10 Archivar foto La foto se archiva con el nuacutemero de ceacutedula del egresado en la carpeta creada para el evento

                          Auxiliar de Egresados Auxiliar

                          de Labores Ocasionales

                          Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                          FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                          MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                          Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                          Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 9

                          11 Generar el carneacute

                          Se imprime el carneacute y se registra el coacutedigo badge del carneacute en archivo en la carpeta creada para el evento

                          Auxiliar de Egresados

                          Carneacute

                          12 Entregar carneacute Se entrega el carneacute en fiacutesico al egresado

                          Auxiliar de Egresados

                          13 Recibir carneacute El egresado recibe su carneacute en fiacutesico en su mano

                          Egresado Carneacute

                          14 Consolidar

                          archivos de fotos y coacutedigos badge

                          Se consolidan todas las fotos y todos los coacutedigos badge generados en el evento en un solo archivo Si se usan varios equipos se consolida la informacioacuten de la carpeta creada para el evento

                          Auxiliar de Egresados

                          15 Generar y enviar

                          reportes

                          Se generan dos reportes al final de cada evento 1 Reporte con coacutedigos badge

                          registrados para la activacioacuten de cada carneacute Se entrega al Auxiliar de Seguridad con el archivo de fotos

                          2 Reporte de registro de entrega de carneacute en Banner Se le entrega a gestor de sistemas de informacioacuten coacutedigos ceacutedulas nuacutemero de categoriacutea para cargar archivo en Banner fecha y nombre del evento)

                          Auxiliar de Egresados

                          1 ndash Reporte para Seguridad y

                          Servicios Baacutesicos 2- Reporte para

                          Sistemas de Informacioacuten

                          6 DEFINICIONES

                          Datacard Software de carnetizacioacuten que permite la gestioacuten de bases de datos el disentildeo y la

                          impresioacuten en tarjetas plaacutesticas y debe estar instalado en los computadores que interactuacutean

                          con la impresioacuten

                          Formato de autorizacioacuten de uso de datos Formato a traveacutes del cual cada egresado autorizan

                          a la Universidad para utilizar sus datos personales en el desarrollo de las funciones propias de

                          la Universidad Hay uno por egresado

                          Formato de solicitud y entrega del carneacute Formato utilizado para la entrega fiacutesica del carneacute

                          Es una autorizacioacuten para que Seguridad y Servicios Baacutesicos haga efectiva la entrega del carneacute

                          y quede soporte de recibido por parte del egresado cuando no lo imprime la unidad de

                          Egresados

                          Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                          FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                          MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                          Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                          Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 10

                          Formato de servicios para egresados Formato en el que el egresado registra servicios

                          solicitados y que unifica la informacioacuten por diligenciar tanto en la solicitud y entrega del carneacute

                          como la autorizacioacuten de uso de datos personales

                          Salesforce CRM Sistema para administrar interacciones entre empresa y cliente Esta

                          aplicacioacuten permite almacenar y organizar informacioacuten de los clientes en este caso de los

                          egresados que facilita la gestioacuten institucional de estas relaciones

                          7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

                          8 INDICADORES

                          FIC

                          HA

                          DE

                          L IN

                          DIC

                          AD

                          OR

                          NUacuteMERO DE CARNEacuteS DE EGRESADOS ACTIVOS

                          Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-011

                          Responsable del

                          indicador Gestor de Bases de Datos

                          Objetivo Hacer seguimiento para mejora continua del proceso

                          Meacutetodo de Medicioacuten

                          Extraer de las fuentes de datos informacioacuten referente a egresados con

                          carneacute activos y egresados totales de la Universidad

                          Consolidar la informacioacuten sobre la cantidad de egresados carnetizados

                          y total de egresados de la Universidad

                          Calcular indicador

                          Unidad de Medida

                          Foacutermula nuacutemero de egresados carnetizadosnuacutemero total de egresados

                          Variables Nuacutemero de egresados carnetizados nuacutemero total de egresados con

                          carneacute activo

                          INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadeacutemica administrativa entidad)

                          No aplica

                          Formato de autorizacioacuten de datos

                          Formato de solicitud

                          Formato de acta de entrega del carneacute

                          Manual de estaacutendares y calidad de datos en Banner

                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                          Auto

                          image1png

                          mpena366
                          Archivo adjunto
                          Formato de autorizacioacuten de datosxlsx

                          Ingreso

                          Auto

                          image1jpeg

                          image2png

                          mpena366
                          Archivo adjunto
                          Formato de solicitudxlsx

                          Acta

                          image1jpeg

                          image2png

                          mpena366
                          Archivo adjunto
                          Formato de acta de entrega del carneacutexlsx

                          2011

                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                          Manual de Estaacutendares y Calidad de Datos en el Sistema Banner

                          b

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina b

                          TABLA DE CONTENIDO

                          Introduccioacuten e

                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                          1 Nombre 1

                          11 Estaacutendar - Nombre 1

                          12 Caracteres prohibidos 3

                          13 Procedimientos de referencia 3

                          14 Control de actualizaciones 3

                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 4

                          21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten 4

                          22 Caracteres prohibidos 5

                          23 Procedimientos de referencia 5

                          24 Control de actualizaciones 5

                          3 Fecha de nacimiento 6

                          31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento 6

                          32 Caracteres prohibidos 7

                          33 Procedimientos de referencia 7

                          34 Control de actualizaciones 7

                          4 Coacutedigo 8

                          41 Estaacutendar - Coacutedigo 8

                          42 Caracteres prohibidos 8

                          43 Procedimientos de referencia 8

                          44 Control de actualizaciones 9

                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                          1 Direccioacuten 10

                          11 Estaacutendar - Direccioacuten 10111 Tipos de direccioacuten 10112 Estaacutendar direccioacuten 11113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes 12

                          12 Caracteres prohibidos 12

                          c

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina c

                          13 Procedimientos de referencia 13

                          14 Control de actualizaciones 13

                          2 Teleacutefono 14

                          21 Estaacutendar 14

                          22 Caracteres prohibidos 14

                          23 Procedimientos de referencia 15

                          24 Control de actualizaciones 15

                          3 Direccioacuten de Correo electroacutenico 16

                          31 Estaacutendar 16311 Tipos 16312 Estaacutendar 17

                          32 Caracteres prohibidos 18

                          33 Procedimientos de referencia 18

                          34 Control de actualizaciones 18

                          Lista de referencia i

                          Iacutendices y apeacutendices iv

                          Glosario v

                          Anexos vi

                          d

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina d

                          LISTA DE TABLAS

                          Tabla 1 Responsables de los datos eTabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato fTabla 3 Caracteres especiales y violaciones 2Tabla 4 Caracteres prohibidos 3Tabla 5 Violaciones y excepciones 5Tabla 6 Casos especiales y violaciones 6Tabla 7 Tipos de direccioacuten 11Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico 16Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico 18Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN vi

                          e

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina e

                          Introduccioacuten

                          Banner es el sistema institucional de registro acadeacutemico y de estudiantes egresados y donaciones administrado por la Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo Con el objetivo de mejorar la calidad de datos utilizados en el Sistema Banner de la Universidad de los Andes ha sido necesario evaluar y redefinir los estaacutendares y buenas praacutecticas en el manejo de la informacioacuten que eacuteste alberga por tal motivo este documento contiene los estaacutendares definidos conjuntamente por la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Registro y Admisiones Para la presentacioacuten de la informacioacuten han sido agrupados los datos en clusters los cuales surgieron como parte de la priorizacioacuten por importancia urgencia y utilizacioacuten en varias dependencias de la Universidad de los Andes Cada cluacutester contiene el nombre con el que se identifica una breve definicioacuten el estaacutendar que fue aprobado con su correspondiente explicacioacuten de igual forma contiene el control de actualizaciones como lo son fecha de elaboracioacuten fecha de aprobacioacuten miembros que aprobaron fecha de entrada en vigencia fecha de divulgacioacuten fecha de uacuteltima modificacioacuten y motivo de uacuteltima modificacioacuten El Comiteacute Coordinador fue conformado entre miembros de la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Admisiones y Registro para desarrollar los estaacutendares y tomar las decisiones relacionadas con el mantenimiento de la informacioacuten en el sistema Banner Este equipo de trabajo tiene la responsabilidad de ingresar y mantener los datos almacenados en el sistema Banner asiacute como conceder privilegios a otros para ver ingresar actualizar y generar reportes desde Banner Sobre este aspecto la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general Tabla 1 Responsables de los datos

                          Aacuterea de responsabilidad Protector Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                          f

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina f

                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Al final del documento estaacuten las fuentes de informacioacuten utilizadas en las que se encuentran normas juriacutedicas enlaces de intereacutes y documentos de referencia Como documentos complementarios existen documento de poliacuteticas y procedimientos y el manual de procedimiento de actualizacioacuten de datos comunes en Banner junto con otros materiales de apoyo que seraacuten citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podraacute ser reportada a

                          Direccioacuten de Desarrollo Servicios de Desarrollo egresadosuniandeseduco

                          Direccioacuten de Admisiones y Registro admreguniandeseduco

                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                          1

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 1

                          ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                          Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema

                          1 Nombre

                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                          11 Estaacutendar - Nombre

                          TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

                          A (registraduriacutea)

                          Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea

                          bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta

                          de correo Uniandes bull Diploma

                          B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales

                          bull Diploma bull Carnet

                          2

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 2

                          SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

                          A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales

                          Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea

                          B

                          Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)

                          bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza

                          informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante

                          bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados

                          Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER

                          Caracteres especiales

                          Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos

                          Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4

                          Espaciado de los nombres

                          Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre

                          Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre

                          Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM

                          Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato

                          CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo

                          3

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 3

                          12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos

                          Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes

                          1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se

                          reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo

                          rdquo$amp()=iexcliquest

                          Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados

                          para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar

                          13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se

                          encuentran en el manual de procedimiento

                          14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

                          Miembros que aprobaron

                          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                          4

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 4

                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema

                          21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten

                          TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

                          C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas

                          despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes

                          Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio

                          DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM

                          E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)

                          T (Tarjeta de Identidad)

                          P (Pasaporte)

                          S (Social security Number)

                          5

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 5

                          Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN

                          Violaciones

                          Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento

                          Excepciones (Uacutenicamente para

                          Direccioacuten de Desarrollo)

                          Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo

                          22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte

                          23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se

                          encuentra en el manual de procedimiento

                          24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

                          Miembros que aprobaron

                          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                          6

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 6

                          3 Fecha de nacimiento

                          Indica el tiempo de nacimiento de una persona

                          31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

                          TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

                          Fecha

                          DD-MM-YYYY Donde

                          DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

                          MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

                          YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

                          bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

                          Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

                          Tabla 6 Casos especiales y violaciones

                          CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

                          Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

                          Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

                          No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

                          Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

                          No se registra a menos que se consiga el dato adicional

                          No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

                          Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

                          Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

                          7

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 7

                          32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

                          son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

                          33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

                          encuentra en el manual de procedimiento

                          34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

                          Miembros que aprobaron

                          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                          8

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 8

                          4 Coacutedigo

                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

                          interior de la Universidad de los Andes

                          41 Estaacutendar - Coacutedigo

                          TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

                          Coacutedigo

                          Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

                          YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

                          Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                          bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

                          Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

                          42 Caracteres prohibidos Tabla 4

                          43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

                          procedimiento

                          9

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 9

                          44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

                          Miembros que aprobaron

                          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                          10

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 10

                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                          Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

                          tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                          1 Direccioacuten

                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                          11 Estaacutendar - Direccioacuten

                          111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

                          investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

                          La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

                          11

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 11

                          Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

                          RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

                          TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

                          MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

                          AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

                          112 Estaacutendar direccioacuten

                          Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

                          Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

                          DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

                          Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

                          direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

                          CASOS ESPECIALES

                          Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

                          En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

                          Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

                          9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

                          12

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 12

                          113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

                          Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

                          bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                          12 Caracteres prohibidos

                          Puntuacioacuten

                          Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

                          deben ser utilizados

                          Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

                          direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

                          individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                          13

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 13

                          13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

                          procedimiento

                          14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

                          Miembros que aprobaron

                          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                          14

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 14

                          2 Teleacutefono

                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

                          inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

                          21 Estaacutendar

                          TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

                          Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

                          donante

                          TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

                          CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

                          MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

                          Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

                          PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

                          AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

                          Componentes Definicioacuten y estaacutendar

                          Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

                          Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

                          Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

                          Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

                          22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

                          15

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 15

                          23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

                          procedimiento

                          24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

                          Miembros que aprobaron

                          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                          16

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 16

                          3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

                          que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

                          31 Estaacutendar

                          311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

                          TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

                          bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

                          ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

                          EUNI Institucional Universidad de los Andes

                          Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

                          EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

                          EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

                          MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

                          PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

                          AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

                          17

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 17

                          312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

                          Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

                          Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

                          La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

                          18

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina 18

                          32 Caracteres prohibidos

                          Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

                          lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

                          33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

                          manual de procedimiento

                          34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

                          Miembros que aprobaron

                          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                          4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

                          httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

                          i

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina i

                          Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

                          bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

                          bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

                          2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

                          Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

                          bull Manual Crear Personas ndashAyR

                          bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

                          bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

                          en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

                          bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                          bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

                          ii

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina ii

                          NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

                          bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

                          bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

                          Decreto 2150 de 1995

                          bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

                          bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

                          otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

                          bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

                          bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

                          se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

                          NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

                          bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

                          bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

                          bull wwwregistraduriagovco

                          bull wwwdasgovco

                          NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

                          bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

                          Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

                          bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

                          iii

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina iii

                          bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

                          iv

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina iv

                          Iacutendices y apeacutendices

                          Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

                          v

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina v

                          Glosario

                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

                          rdquo

                          5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                          vi

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina vi

                          Anexos

                          Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

                          NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

                          ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

                          AGENCIA AG LOTE LT

                          AGRUPACION AGP MANZANA MZ

                          ALMACEN ALM MEZZANINE MN

                          ALTILLO AL MODULO MD

                          APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

                          APARTAMENTO AP NORTE NORTE

                          AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

                          AVENIDA AV OESTE OESTE

                          AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

                          BARRIO BRR ORIENTE O

                          BLOQUE BL PARCELA PA

                          BODEGA BG PARQUE PAR

                          BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

                          CALLE CL PASAJE PJ

                          CAMINO CN PASEO PS

                          CARRERA CR PENTHOUSE PH

                          CARRETERA CARR PISO P

                          CASA CA PLANTA PL

                          CELULA CEL PORTERIA POR

                          CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

                          CIRCULAR CIR PUENTE PN

                          CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

                          CIUDADELA CD SALON SA

                          CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

                          CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

                          CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

                          DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

                          DEPOSITO DP SUITE SU

                          DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

                          DIAGONAL DG SUR SUR

                          EDIFICIO ED TERMINAL TER

                          ENTRADA EN TERRAZA TZ

                          vii

                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                          Paacutegina vii

                          NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

                          ESQUINA ESQ TORRE TO

                          ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

                          ETAPA ET UNIDAD UN

                          EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

                          FINCA FCA URBANIZACION URB

                          GARAJE GJ VARIANTE VTE

                          GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

                          HACIENDA HC ZONA ZN

                          INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

                          KILOMETRO KM

                          LOCAL LC

                          • TABLA DE CONTENIDO
                          • LISTA DE TABLAS
                          • 1 Nombre
                            • 11 Estaacutendar - Nombre
                            • 12 Caracteres prohibidos
                            • 13 Procedimientos de referencia
                            • 14 Control de actualizaciones
                              • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
                                • 22 Caracteres prohibidos
                                • 23 Procedimientos de referencia
                                • 24 Control de actualizaciones
                                  • 3 Fecha de nacimiento
                                    • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                      • 4 Coacutedigo
                                        • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                                        • 42 Caracteres prohibidos
                                        • 43 Procedimientos de referencia
                                        • 44 Control de actualizaciones
                                          • 1 Direccioacuten
                                            • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                                              • 111 Tipos de direccioacuten
                                              • 112 Estaacutendar direccioacuten
                                              • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                                                • 12 Caracteres prohibidos
                                                • 13 Procedimientos de referencia
                                                • 14 Control de actualizaciones
                                                  • 2 Teleacutefono
                                                    • 21 Estaacutendar
                                                    • 22 Caracteres prohibidos
                                                    • 23 Procedimientos de referencia
                                                    • 24 Control de actualizaciones
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                                        • 31 Estaacutendar
                                                          • 311 Tipos
                                                          • 312 Estaacutendar
                                                            • 32 Caracteres prohibidos
                                                            • 33 Procedimientos de referencia
                                                            • 34 Control de actualizaciones
                                                                • mpena366
                                                                  Archivo adjunto
                                                                  MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                                                  2011

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                                                  Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                                                  b

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina b

                                                                  TABLA DE CONTENIDO

                                                                  Introduccioacuten d

                                                                  I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                                                  1 Nombre 1

                                                                  11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                                                  2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                                                  21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                                                  3 Fecha de nacimiento 6

                                                                  31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                                                  4 ID de Banner 8

                                                                  41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                                                  II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                                                  1 Direccioacuten 10

                                                                  11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                                                  1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                                                  112 Modificacioacuten 11

                                                                  c

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina c

                                                                  113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                                                  2 Teleacutefono 13

                                                                  21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                                                  3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                                                  31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                                                  Lista de referencia I

                                                                  Glosario II

                                                                  d

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina d

                                                                  Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                                                  Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                                                  En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                                                  estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                                                  Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                                                  Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                                                  Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                                                  La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                                                  Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                                                  Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                                                  la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                                                  No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                                                  rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                                                  No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                                                  la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                                                  e

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina e

                                                                  Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                                                  debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                                                  Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                                                  se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                                                  1

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 1

                                                                  I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                                                  1 Nombre

                                                                  Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                                                  empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                                                  11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                                                  111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                                                  ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                                                  En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                                                  servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                                                  le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                                                  informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                                                  Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                                                  diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                                                  2

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 2

                                                                  112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                                                  modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                                                  Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                                                  presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                                                  Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                                                  la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                                                  Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                                                  que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                                                  113 Eliminacioacuten

                                                                  En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                                                  Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                                                  114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                                                  Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                                                  3

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 3

                                                                  2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                                                  Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                                                  Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                                                  21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                                                  211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                                                  obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                                                  Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                                                  alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                                                  La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                                                  de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                                                  Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                                                  especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                                                  Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                                                  acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                                                  212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                                                  bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                                                  4

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 4

                                                                  del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                                                  bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                                                  Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                                                  identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                                                  Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                                                  esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                                                  La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                                                  que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                                                  213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                                                  haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                                                  214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                                                  Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                                                  especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                                                  antes del antildeo 2000

                                                                  215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

                                                                  5

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 5

                                                                  Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                                                  personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                                                  donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                                                  216 Casos especiales

                                                                  Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                                                  El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                                                  se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

                                                                  6

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 6

                                                                  3 Fecha de nacimiento

                                                                  Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                                                  un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                                                  31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                                                  311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                                                  Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                                                  312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                                                  es entregado con el formato de Matriacutecula

                                                                  313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                                                  registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                                                  314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                                                  responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                                                  especificados

                                                                  7

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 7

                                                                  315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

                                                                  8

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 8

                                                                  4 ID de Banner

                                                                  Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                                                  41 Procedimiento - Coacutedigo

                                                                  411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                                                  el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                                                  Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                                                  nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                                                  412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                                                  413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                                                  414 iquestQueacute no se debe hacer

                                                                  Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                                                  algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                                                  415 Casos especiales

                                                                  9

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 9

                                                                  En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                                                  10

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 10

                                                                  II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                                                  Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                                                  de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                                                  1 Direccioacuten

                                                                  Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                                                  estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                                                  11 Procedimiento - Direccioacuten

                                                                  111 Creacioacuten

                                                                  1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                                                  estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                                                  Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                                                  direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                                                  llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                                                  1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  11

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 11

                                                                  Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                                                  Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                                                  Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                                                  bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                                                  y los 3 siguientes son un consecutivo

                                                                  bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                                                  112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                                                  que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                                                  Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                                                  trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                                                  2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                                                  territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                                                  http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                                                  como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                                                  12

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 12

                                                                  113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                                                  institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                                                  114 iquestQueacute no se debe hacer

                                                                  Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                                                  Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                                                  el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                                                  115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                                                  13

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 13

                                                                  2 Teleacutefono

                                                                  El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                                                  telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                                                  21 Procedimiento - Teleacutefono

                                                                  211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                                                  es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                                                  Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                                                  a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                                                  cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                                                  212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                                                  estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                                                  trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                                                  213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                                                  institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                                                  214 iquestQueacute no se debe hacer

                                                                  14

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 14

                                                                  No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                                                  215 Casos especiales Ninguno identificado

                                                                  15

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 15

                                                                  3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                                                  Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                                                  uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                                                  31 Procedimiento - Direccioacuten

                                                                  311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                                                  sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                                                  La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                                                  egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                                                  El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                                                  egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                                                  312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                                                  nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                                                  esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                                                  Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                                                  registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                                                  16

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina 16

                                                                  313 Eliminacioacuten

                                                                  Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                                                  314 iquestQueacute no se debe hacer

                                                                  No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                                                  Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                                                  todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                                                  nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                                                  315 Casos especiales

                                                                  Ninguno identificado

                                                                  I

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina I

                                                                  Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                                                  en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                                                  II

                                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                                  Paacutegina II

                                                                  Glosario

                                                                  Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                                                  rdquo

                                                                  4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                                                  de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                                                  • TABLA DE CONTENIDO
                                                                  • 1 Nombre
                                                                    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                                                      • 111 Creacioacuten
                                                                      • 112 Modificacioacuten
                                                                      • 113 Eliminacioacuten
                                                                      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                                            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                                              • 211 Creacioacuten
                                                                              • 212 Modificacioacuten
                                                                              • 213 Eliminacioacuten
                                                                              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                                              • 216 Casos especiales
                                                                                  • 3 Fecha de nacimiento
                                                                                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                                                      • 311 Creacioacuten
                                                                                      • 312 Modificacioacuten
                                                                                      • 313 Eliminacioacuten
                                                                                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                      • 315 Casos especiales
                                                                                          • 4 ID de Banner
                                                                                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                                              • 411 Creacioacuten
                                                                                              • 412 Modificacioacuten
                                                                                              • 413 Eliminacioacuten
                                                                                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                              • 415 Casos especiales
                                                                                                  • 1 Direccioacuten
                                                                                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                      • 111 Creacioacuten
                                                                                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                                          • 112 Modificacioacuten
                                                                                                          • 113 Eliminacioacuten
                                                                                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                          • 115 Casos especiales
                                                                                                              • 2 Teleacutefono
                                                                                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                                                  • 211 Creacioacuten
                                                                                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                                                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                                                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                                  • 215 Casos especiales
                                                                                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                                          • 311 Creacioacuten
                                                                                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                                                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                                          • 315 Casos especiales
                                                                                                                            • mpena366
                                                                                                                              Archivo adjunto
                                                                                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                                              Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                                              pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                                              Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                                              Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                                              eventos de egresados

                                                                                                                              Granularidad Por egresado

                                                                                                                              Periodicidad Anual

                                                                                                                              Meta No aplica

                                                                                                                              Observaciones No aplica

                                                                                                                              9 RIESGOS

                                                                                                                              OPERATIVO

                                                                                                                              Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                                              Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                                              SEGURIDAD

                                                                                                                              De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                                              ADMINISTRATIVO

                                                                                                                              En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                                              LEGAL

                                                                                                                              No aplica

                                                                                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                                                                                              1

                                                                                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                                                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                                              REVISOacute

                                                                                                                              Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                                              Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

                          DD MM AAAA
                          ACTA DE ENTREGA CARNEacute DE EGRESADO
                          NOTAS
                          MOTIVO X 1) El carneacute de egresado se emite por primera vez sin ninguacuten costo para el egresado
                          1 Primera vez (Carneacute) 2) Tipo de Identificacioacuten Cedula de Ciudadaniacutea (CC) Cedula de Extranjeriacutea (CE) Pasaporte
                          2 Cambio 3) El carneacute de egresado se cambiaraacute por errores de impresioacuten Es indispensable que el egresado en el momento del cambio del carneacute haga la devolucioacuten
                          3 Reposicioacuten 4) Si el carneacute de egresado se requiere reponer por peacuterdida o cambio de nombres apellidos o tiacutetulos y antildeo de grado preferido el egresado deberaacute cancelar la suma estipulada por la Universidad en el momento del cambio y el pago se puede efectuar a traveacutes de cualquier Sucursal de Bancolombia o a traveacutes del portal de Egresados de la Universidad
                          Informacioacuten del Carneacute
                          Tipo de identificacioacuten No De Documento
                          Nombres Apellidos
                          Tiacutetulo otorgado Antildeo de Grado
                          Autorizado por Entregado por Recibido po
                          _________________________________ ________________________________ _____________________________________CC
                          El carneacute de egresado se entrega en el Ed Monjas Of 202 de Lunes a Viernes de 830 am a 1230 pm y de 200 pm a 530 pm
                          DD MM AAAA
                          ACTA DE ENTREGA CARNEacute DE EGRESADO
                          NOTAS
                          MOTIVO X 1) El carneacute de egresado se emite por primera vez sin ninguacuten costo para el egresado
                          1 Primera vez (Carneacute) 2) Tipo de Identificacioacuten Cedula de Ciudadaniacutea (CC) Cedula de Extranjeriacutea (CE) Pasaporte
                          2 Cambio 3) El carneacute de egresado se cambiaraacute por errores de impresioacuten Es indispensable que el egresado en el momento del cambio del carneacute haga la devolucioacuten
                          3 Reposicioacuten 4) Si el carneacute de egresado se requiere reponer por peacuterdida o cambio de nombres apellidos o tiacutetulos y antildeo de grado preferido el egresado deberaacute cancelar la suma estipulada por la Universidad en el momento del cambio y el pago se puede efectuar a traveacutes de cualquier Sucursal de Bancolombia o a traveacutes del portal de Egresados de la Universidad
                          Informacioacuten del Carneacute
                          Tipo de identificacioacuten No De Documento
                          Nombres Apellidos
                          Tiacutetulo otorgado Antildeo de Grado
                          Autorizado por Entregado por Recibido po
                          _________________________________ ________________________________ _____________________________________CC
                          El carneacute de egresado se entrega en el Ed Monjas Of 202 de Lunes a Viernes de 830 am a 1230 pm y de 200 pm a 530 pm
                          Autorizacioacuten ndash consentimiento expresoLa Universidad de los Andes como institucioacuten que almacena y recolecta datos personales requiere obtener su autorizacioacuten para que de manera libre previa expresa voluntaria y debidamente informada permita a todas las dependencias acadeacutemicas yo administrativas recolectar recaudar almacenar usar circular suprimir procesar compilar intercambiar dar tratamiento actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos o en repositorios electroacutenicos de todo tipo con que cuenta la Universidad Esta informacioacuten es y seraacute utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la Universidad en su condicioacuten de institucioacuten de educacioacuten superior de forma directa o a traveacutes de terceros a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa expresa inequiacutevoca y por escrito a la cuenta de correo electroacutenico dispuesta para tal efecto habeasdatauniandeseduco Para conocer en maacutes detalle visite httpwwwuniandeseducodatospersonales
                          iquestNos autoriza de manera expresa a que sus datos personales sen registrados en la base de datos institucional de la Universidad de los Andes
                          Siacute Autorizo que mis datos personales aquiacute diligenciados sean tratados conforme a lo previsto en el anterior texto de Autorizacioacuten ndash consentimiento expreso
                          No autorizo que mis datos personales aquiacute diligenciados sean tratados conforme a lo previsto en el anterior texto de Autorizacioacuten ndash consentimiento expreso
                          NOMBRE COMPLETO __________________________________________________________________________________________________
                          CC_____________________________________________ DE_____________________________________
                          FIRMA ______________________________________________________________________________________
                          FECHA DD_______ MM_______ AA________
                          Autorizacioacuten ndash consentimiento expresoLa Universidad de los Andes como institucioacuten que almacena y recolecta datos personales requiere obtener su autorizacioacuten para que de manera libre previa expresa voluntaria y debidamente informada permita a todas las dependencias acadeacutemicas yo administrativas recolectar recaudar almacenar usar circular suprimir procesar compilar intercambiar dar tratamiento actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos o en repositorios electroacutenicos de todo tipo con que cuenta la Universidad Esta informacioacuten es y seraacute utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la Universidad en su condicioacuten de institucioacuten de educacioacuten superior de forma directa o a traveacutes de terceros a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa expresa inequiacutevoca y por escrito a la cuenta de correo electroacutenico dispuesta para tal efecto habeasdatauniandeseduco Para conocer en maacutes detalle visite httpwwwuniandeseducodatospersonales
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                          FECHA DD_______ MM_______ AA________
                          Fecha Diligenciamiento
                          DD MM AAAA
                          SERVICIOS PARA EGRESADOS
                          Por favor lea y firme al respaldo luego diligencie esta solicitud
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                          Nombres Apellidos
                          Tiacutetulo otorgado Antildeo de Grado
                          Correo electroacutenico Celular Teleacutefono
                          Motivo de la visita
                          Concierto Teatro Cultural Conferencia Foro Seminario Encuentro con profesor amigo Biblioteca Centro Deportivo Tour por el Campus
                          Otro iquestCuaacutel
                          Servicios de intereacutes
                          Carneacute de Egresado Biblioteca y bases de datos Empleo (Buscar u ofrecer)
                          Usuario y Contrasentildea uniandes Centro Deportivo Otro
                          Informacioacuten acadeacutemica Directorio en liacutenea egresados Cuaacutel ___________________________
                          Seraacute contactado maacuteximo 15 diacuteas haacutebiles despueacutes de la fecha de diligenciamiento de este formato
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                          Motivo de la visita
                          Concierto Teatro Cultural Conferencia Foro Seminario Encuentro con profesor amigo Biblioteca Centro Deportivo Tour por el Campus
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                          Servicios de intereacutes
                          Carneacute de Egresado Biblioteca y bases de datos Empleo (Buscar u ofrecer)
                          Usuario y Contrasentildea uniandes Centro Deportivo Otro
                          Informacioacuten acadeacutemica Directorio en liacutenea egresados Cuaacutel ___________________________
                          Seraacute contactado maacuteximo 15 diacuteas haacutebiles despueacutes de la fecha de diligenciamiento de este formato
                          Autorizacioacuten ndash consentimiento expresoLa Universidad de los Andes como institucioacuten que almacena y recolecta datos personales requiere obtener su autorizacioacuten para que de manera libre previa expresa voluntaria y debidamente informada permita a todas las dependencias acadeacutemicas yo administrativas recolectar recaudar almacenar usar circular suprimir procesar compilar intercambiar dar tratamiento actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos o en repositorios electroacutenicos de todo tipo con que cuenta la Universidad Esta informacioacuten es y seraacute utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la Universidad en su condicioacuten de institucioacuten de educacioacuten superior de forma directa o a traveacutes de terceros a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa expresa inequiacutevoca y por escrito a la cuenta de correo electroacutenico dispuesta para tal efecto habeasdatauniandeseduco Para conocer en maacutes detalle visite httpwwwuniandeseducodatospersonales
                          iquestNos autoriza de manera expresa a que sus datos personales sen registrados en la base de datos institucional de la Universidad de los Andes
                          Siacute Autorizo que mis datos personales aquiacute diligenciados sean tratados conforme a lo previsto en el anterior texto de Autorizacioacuten ndash consentimiento expreso
                          No autorizo que mis datos personales aquiacute diligenciados sean tratados conforme a lo previsto en el anterior texto de Autorizacioacuten ndash consentimiento expreso
                          NOMBRE COMPLETO __________________________________________________________________________________________________
                          CC_____________________________________________ DE_____________________________________
                          FIRMA ______________________________________________________________________________________
                          FECHA MM_______ DD_______ AA________
                          Autorizacioacuten ndash consentimiento expresoLa Universidad de los Andes como institucioacuten que almacena y recolecta datos personales requiere obtener su autorizacioacuten para que de manera libre previa expresa voluntaria y debidamente informada permita a todas las dependencias acadeacutemicas yo administrativas recolectar recaudar almacenar usar circular suprimir procesar compilar intercambiar dar tratamiento actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos o en repositorios electroacutenicos de todo tipo con que cuenta la Universidad Esta informacioacuten es y seraacute utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la Universidad en su condicioacuten de institucioacuten de educacioacuten superior de forma directa o a traveacutes de terceros a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa expresa inequiacutevoca y por escrito a la cuenta de correo electroacutenico dispuesta para tal efecto habeasdatauniandeseduco Para conocer en maacutes detalle visite httpwwwuniandeseducodatospersonales
                          iquestNos autoriza de manera expresa a que sus datos personales sen registrados en la base de datos institucional de la Universidad de los Andes
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                          No autorizo que mis datos personales aquiacute diligenciados sean tratados conforme a lo previsto en el anterior texto de Autorizacioacuten ndash consentimiento expreso
                          NOMBRE COMPLETO __________________________________________________________________________________________________
                          CC_____________________________________________ DE_____________________________________
                          FIRMA ______________________________________________________________________________________
                          FECHA MM_______ DD_______ AA________

Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 4

ACTIVIDAD DESCRIPCIOacuteN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

1 Solicitar el carneacute personalmente

El egresado solicita carneacute personalmente en la oficina de atencioacuten a egresados

Egresado

2 Verificar si tiene o

no carneacute

Verificar si el egresado tiene carneacute expedido anteriormente con base en el nuacutemero de ceacutedula el coacutedigo Uniandes o los nombres completos

Auxiliar de Egresados

Banner

3 Verificar tipo de

solicitud

En caso de que en el sistema aparezca un registro del egresado con carneacute se indaga queacute tipo de solicitud es

1 Cambio 2 Reposicioacuten

Auxiliar de Egresados

Banner

4 Registrar en

Banner

Se registra en Banner la solicitud si es por reposicioacuten para llevar un control del nuacutemero de plaacutesticos entregados por egresado

Auxiliar de Egresados

Banner

5 Actualizar datos

Se actualizan datos personales y datos laborales del egresado Ingresar todos los datos seguacuten lo establecido en manual de estaacutendares banner

Auxiliar de Egresados

Banner

6 Generar caso en

Salesforce

Se registra en el sistema un caso de visita del egresado incluyendo el tipo de solicitud y su estado (lsquoen traacutemitersquo cuando el carneacute se estaacute generando pero auacuten no ha sido entregado o lsquoresueltorsquo cuando el carneacute ya ha sido entregado al egresado) En este caso al final del diacutea el estado de las solicitudes personales es lsquoresueltorsquo

Auxiliar de Egresados

Salesforce CRM

7 Diligenciar

formatos de solicitud

Se deben diligenciar dos formatos 1 Solicitud y entrega de carne 2 Autorizacioacuten de uso de

datos personales

Egresado

1- Formato de

solicitud

2- Formato de autorizacioacuten de datos

8 Registrar formato de autorizacioacuten de

uso de datos

Escanear formato de autorizacioacuten de datos cargarlo a salesfoce y archivar el documento fiacutesico

Auxiliar de Egresados

Salesforce CRM

9 Registrar datos de carneacute y tomar foto

Se registran los datos del carneacute nombre cedula grado (solo uno) antildeo de grado Y se toma y edita la foto para el software de la estacioacuten de carnetizazioacuten

Auxiliar de Egresados

Datacard

10 Archivar foto La foto se archiva con un nuacutemero de serial en Salesforce como un

Auxiliar de Egresados

Salesforce CRM

Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

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MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

documento adjunto en el caso de visita del egresado

11 Verificar acceso a servicios virtuales

Se verifican servicios 1 El estado de la cuenta de

correo electroacutenico del egresado activa o inactiva

2 Los demaacutes servicios de intereacutes del egresado

Auxiliar de Egresados

Banner y Portal de

Egresados

12 Reactivar cuenta

uniandes

Se crea o reactiva la cuenta en el portal web de egresados Al finalizar se verifica la correcta activacioacuten con el acceso a servicios virtuales

Auxiliar de Egresados

Banner y Portal de

Egresados

13 Imprimir y activar

carneacute

Se imprime del carneacute Una vez impreso el carneacute queda automaacuteticamente activado

Auxiliar Administrativo en departamento de

Seguridad

Datacard Carneacute

14 Recibir carneacute El egresado recibe en sus manos su carneacute fiacutesico Egresado Carneacute

45 Diagrama de flujo - Carnetizacioacuten de egresadosndash Solicitud por paacutegina web

46 Descripcioacuten de actividades ndash Carnetizacioacuten de egresados ndash Solicitud por paacutegina web

ENTRADA Solicitud de carneacute de egresado a traveacutes de la paacutegina web

PROVEEDOR Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado especializacioacuten maestriacutea yo doctorado

SALIDA Carneacute de egresado en fiacutesico

CLIENTE Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado especializacioacuten maestriacutea yo doctorado

ACTIVIDAD DESCRIPCIOacuteN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

1 Solicitar carneacute viacutea

web

El egresado enviacutea la solicitud del carneacute a traveacutes de la paacutegina web de egresados Adicionalmente deben incluir la siguiente informacioacuten

Nombre completo

Ceacutedula

Grado

Fotografiacutea

Egresado Paacutegina web de

Egresados

PRO-01-5-02-01

CARNETIZACIOacuteN DE EGRESADOS POR SOLICITUD WEB NIVEL 3S

EG

UR

IDA

D Y

SE

RV

ICIO

S

BAacute

SIC

OS

JEFA

TURA

DE

EGR

ESA

DO

SP

ER

SO

NA

S

EG

RE

SA

DA

S

Gestioacuten de enviacuteo de carneacutesVerificacioacuten solicitudes Generacioacuten del carneacute

8- Imprimir carneacutes activados

1- Solicitar carneacute viacutea web

Archivo de solicitudes

5- Estandarizar archivo de solicitudes

6- Archivar fotos7- Consolidar y enviar archivo

9- Recoger y confirmar nuacutemero de

carneacutes impresos

iquestCarneacutes completos

10- Crear archivo de enviacuteo

Archivo de enviacuteo

11- Preparar el enviacuteo

12- Entregar sobres a

proveedor de enviacuteo

Si

No

18- Archivar carneacutes devueltos

16- Contactar a egresado y

verificar

14- Recibir carneacute

iquestEgresado dio

respuesta

No

13- Verificar estado de enviacuteos

iquestHubo devoluciones

No

Si

Si

Carpeta de solicitudes en Excel y fotos

Carneacute

2- Descargar archivo de

solicitudes y fotos

3- Verificar si la informacioacuten estaacute completa en la

solicitud

iquestInformacioacuten completa y

fotos adecuadas

Si

4- Contactar a Egresado

No

16- Recibir carneacutes devueltos

17- Remitir carneacutes devueltos

a Seguridad y Servicios Baacutesicos

Si

Paacutegina web Egresados

Carneacute

19- Remitir al egresado a oficina de Seguridad

20- Entregar carneacute

Carneacute

Admin - paacutegina web Egresados

Egresado solicita su carneacute personalmente

Cada 5 diacuteas

Recepcioacuten de informacioacuten pendiente

1

5 diacuteas haacutebiles

1

  • DF - Carnetizacioacuten de Egresadosvsd
    • Solicitud por pg web
        • mpena366
          Archivo adjunto
          PRO-01-5-02-01 Carnetizacioacuten de egresados - Solicitud por webpdf

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          Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

          2 Descargar archivo

          de solicitudes y fotos

          Cada 5 diacuteas haacutebiles se descargan del sistema en Excel todas las solicitudes reportadas y el archivo completo de fotos de los egresados del Sistema de Egresados Administrador

          Auxiliar de Egresados

          Admin ndash En la paacutegina web de

          Egresados

          Archivo de solicitudes

          3

          Verificar si la informacioacuten estaacute

          completa en la solicitud

          Con base en el archivo de solicitudes se debe verificar que los campos de solicitud esteacuten completos y que la foto cumpla con el formato requerido (medidas fondo blanco foto de soacutelo la cara)

          Auxiliar de Egresados

          Archivo de solicitudes

          4 Contactar a

          egresado

          En caso de que haya informacioacuten pendiente en la solicitud o de que la foto no cumpla con el formato requerido se contacta al egresado por correo o por teleacutefono para que la enviacutee por correo directamente al Auxiliar de Egresados

          Auxiliar de Egresados

          5 Estandarizar

          archivo de solicitudes

          El archivo de solicitudes debe ser estandarizado y ajustado a los formatos requeridos por el aacuterea de Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica)

          Auxiliar de Egresados

          Archivo en Excel

          estandarizado

          6 Archivar fotos

          Cada foto se archiva con un nuacutemero de serial maacutes el nuacutemero de ceacutedula en una carpeta para enviacuteo a Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica)

          Auxiliar de Egresados

          7 Consolidar y enviar

          archivo

          Se genera una carpeta completa que incluya toda la informacioacuten de las solicitudes maacutes el archivo de las fotos El nombre de la carpeta lleva la fecha de la semana en la que se descargoacute el archivo de solicitudes y se enviacutea a un Auxiliar Administrativo del aacuterea de Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica)

          Auxiliar de Egresados

          Carpeta de

          solicitudes Excel y fotos

          8 Imprimir carneacutes

          activados

          Hay dos opciones - Se ordena la impresioacuten del

          carneacute desde la oficina de atencioacuten a egresados

          - En un plazo maacuteximo de 5 diacuteas se imprimen los carneacutes activados

          Auxiliar Administrativo de

          Seguridad y Servicios Baacutesicos

          (Seguridad electroacutenica)

          Datacard Carneacutes

          9 Recoger y

          confirmar nuacutemero de carneacutes impresos

          Recoger los carneacutes impresos entregados por el Auxiliar Administrativo de Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica) y verificar que el

          Auxiliar de Egresados

          Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

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          Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

          Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 7

          nuacutemero de solicitudes entregadas coincida con el nuacutemero de carneacutes impresos recibidos

          10 Crear archivo de

          enviacuteo

          Se crea una base de datos con toda la informacioacuten referente a los carneacutes que seraacuten enviados por correo fiacutesico

          Auxiliar de Egresados

          Archivo de enviacuteo

          11 Preparar el enviacuteo Se prepara cada sobre de enviacuteo con un folleto de egresados el carneacute yo portacarneacute

          Auxiliar de Egresados

          12 Entregar sobres a

          proveedor de enviacuteo

          Entregar al proveedor encargado de ejecutar el enviacuteo

          Auxiliar de Egresados

          13 Verificar estado de

          enviacuteos

          Se debe verificar 5 diacuteas haacutebiles despueacutes si los enviacuteos siacute ocurrieron y si hubo alguna devolucioacuten

          Auxiliar de Egresados

          14 Recibir el carneacute Se recibe el sobre en la direccioacuten de enviacuteo

          Egresado Carneacute

          15 Recibir carneacutes

          devueltos

          En caso de que haya carneacutes devueltos el proveedor de enviacuteos se lo entrega al Auxiliar de Egresados

          Auxiliar de Egresados

          16 Contactar a egresado y

          verificar

          Se debe contactar a los egresados con los que hubo devolucioacuten para determinar queacute sucedioacute y coacutemo proceder

          Auxiliar de Egresados

          17

          Remitir carneacutes devueltos a Seguridad y

          Servicios Baacutesicos

          Se enviacutean los carneacutes devueltos a un Auxiliar Administrativo de Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica)

          Auxiliar de Egresados

          18 Archivar carneacutes

          devueltos

          Se deben archivar todos los carneacutes devueltos y hasta que el egresado solicite su carneacute personalmente

          Auxiliar Administrativo

          19

          Remitir al egresado a la

          oficina de Seguridad

          Se remite al egresado a la oficina de Seguridad para que recoja su carneacute

          Auxiliar de Egresados

          20 Entregar carneacute Se le entrega el carneacute impreso al egresado

          Auxiliar Administrativo

          Carneacute

          47 Diagrama de flujo - Carnetizacioacuten de egresadosndash Solicitud en eventos

          48 Descripcioacuten de actividades ndash Carnetizacioacuten de egresados ndash Solicitud en eventos

          PRO-01-5-02-01

          CARNETIZACIOacuteN DE EGRESADOSndash SOLICITUD EN EVENTOS NIVEL 3JE

          FATU

          RA D

          E EG

          RES

          AD

          OS

          PE

          RS

          ON

          AS

          EG

          RE

          SA

          DA

          SE

          GR

          ES

          AD

          OS

          Gestioacuten post eventoPreparacioacuten previa al evento Carnetizacioacuten durante el evento

          6- Verificar tipo de solicitud

          9- Registrar datos y tomar

          foto

          8- Diligenciar formatos de solicitud de

          servicios

          10- Archivar foto

          11- Generar el carneacute

          13- Recibir carneacute5- Solicitar carneacute

          en evento

          iquestCarneacute por reposicoacuten

          No

          7- Registrar en BannerSi

          Formatos

          4- Notificar necesidad de estacioacuten de

          carnetizacioacuten

          12- Entregar carneacute

          15- Generar y enviar reporte

          reportes

          1- Reporte para Seguridad y Servicios Baacutesicos2- Reporte para Gestor de sistemas de Informacioacuten

          Carneacute

          1- Solicitar lista de asistentes al

          evento

          2- Validar datos de asistentes y actualizar lista

          Lista de uniandinos inscritos consolidada

          3- Cargar listas en computadores

          del evento

          14- Consolidar archivos de fotos y coacutedigos badge

          Lista de asistentes

          Banner

          Carneacute

          Recepcioacuten lista de invitados

          Diacutea del evento

          Despueacutes del evento

          • DF - Carnetizacioacuten de Egresadosvsd
            • Solicitud en eventos
                • mpena366
                  Archivo adjunto
                  PRO-01-5-02-01 Carnetizacioacuten de egresapos - Solicitud en eventospdf

                  Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                  FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                  MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                  Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                  Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 8

                  ENTRADA Evento en el que se ofrece servicio de carnetizacioacuten a egresados

                  PROVEEDOR Direccioacuten de Admisiones y Registro Unidad Acadeacutemica o Administrativa de la Universidad o Asociacioacuten de Egresados o Egresados o externo

                  SALIDA Carneacute de egresado en fiacutesico y Reportes

                  CLIENTE Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado especializacioacuten maestriacutea yo doctorado

                  ACTIVIDAD DESCRIPCIOacuteN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

                  1 Solicitar lista de

                  asistentes al evento

                  Se solicita al responsable la lista de los inscritos al evento

                  Auxiliar de Egresados

                  Lista de

                  asistentes

                  2 Validar datos de

                  asistentes y actualizar lista

                  Se valida si los asistentes son empleados de la Universidad estudiantes o egresados de otro programa Alliacute se identifica egresados a atender

                  Auxiliar de Egresados

                  Lista de uniandinos

                  inscritos consolidada

                  3 Cargar listas en

                  computadores del evento

                  A todos los computadores que seraacuten usados para el proceso de carnetizacioacuten en el evento se les carga la lista de uniandinos inscritos consolidada

                  Auxiliar de Egresados

                  4

                  Notificar necesidad de estacioacuten de

                  carnetizacioacuten

                  Se notifica a Seguridad que se requiere la estacioacuten de carnetizacioacuten con los insumos necesarios (plaacutesticos con serial y cinta de impresioacuten)

                  Auxiliar de Egresados

                  5 Solicitar carneacute en

                  evento

                  Los egresados hacen efectiva la solicitud del carneacute en el punto de carnetizacioacuten del evento

                  Egresado

                  6 Verificar tipo de

                  solicitud

                  Se verifica el estado del egresado en Banner Primera vez cambio o reposicioacuten

                  Auxiliar de Egresados

                  Banner

                  7 Registrar en

                  Banner

                  Las solicitudes por reposicioacuten son registradas en Banner para llevar un control

                  Auxiliar de Egresados

                  Banner

                  8

                  Diligenciar formatos de solicitud de

                  servicios

                  Diligenciar el formato de solicitud de servicios para egresados que incluye autorizacioacuten de uso de datos personales

                  Egresado Formatos

                  9 Registrar datos y

                  tomar foto

                  Se registran los datos del carneacute nombre cedula grado (solo uno el egresado elige) antildeo de grado y se toma y edita la foto

                  Auxiliar de Egresados Auxiliar

                  de Labores Ocasionales

                  Datacard

                  10 Archivar foto La foto se archiva con el nuacutemero de ceacutedula del egresado en la carpeta creada para el evento

                  Auxiliar de Egresados Auxiliar

                  de Labores Ocasionales

                  Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                  FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                  MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                  Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                  Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 9

                  11 Generar el carneacute

                  Se imprime el carneacute y se registra el coacutedigo badge del carneacute en archivo en la carpeta creada para el evento

                  Auxiliar de Egresados

                  Carneacute

                  12 Entregar carneacute Se entrega el carneacute en fiacutesico al egresado

                  Auxiliar de Egresados

                  13 Recibir carneacute El egresado recibe su carneacute en fiacutesico en su mano

                  Egresado Carneacute

                  14 Consolidar

                  archivos de fotos y coacutedigos badge

                  Se consolidan todas las fotos y todos los coacutedigos badge generados en el evento en un solo archivo Si se usan varios equipos se consolida la informacioacuten de la carpeta creada para el evento

                  Auxiliar de Egresados

                  15 Generar y enviar

                  reportes

                  Se generan dos reportes al final de cada evento 1 Reporte con coacutedigos badge

                  registrados para la activacioacuten de cada carneacute Se entrega al Auxiliar de Seguridad con el archivo de fotos

                  2 Reporte de registro de entrega de carneacute en Banner Se le entrega a gestor de sistemas de informacioacuten coacutedigos ceacutedulas nuacutemero de categoriacutea para cargar archivo en Banner fecha y nombre del evento)

                  Auxiliar de Egresados

                  1 ndash Reporte para Seguridad y

                  Servicios Baacutesicos 2- Reporte para

                  Sistemas de Informacioacuten

                  6 DEFINICIONES

                  Datacard Software de carnetizacioacuten que permite la gestioacuten de bases de datos el disentildeo y la

                  impresioacuten en tarjetas plaacutesticas y debe estar instalado en los computadores que interactuacutean

                  con la impresioacuten

                  Formato de autorizacioacuten de uso de datos Formato a traveacutes del cual cada egresado autorizan

                  a la Universidad para utilizar sus datos personales en el desarrollo de las funciones propias de

                  la Universidad Hay uno por egresado

                  Formato de solicitud y entrega del carneacute Formato utilizado para la entrega fiacutesica del carneacute

                  Es una autorizacioacuten para que Seguridad y Servicios Baacutesicos haga efectiva la entrega del carneacute

                  y quede soporte de recibido por parte del egresado cuando no lo imprime la unidad de

                  Egresados

                  Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

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                  MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                  Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                  Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 10

                  Formato de servicios para egresados Formato en el que el egresado registra servicios

                  solicitados y que unifica la informacioacuten por diligenciar tanto en la solicitud y entrega del carneacute

                  como la autorizacioacuten de uso de datos personales

                  Salesforce CRM Sistema para administrar interacciones entre empresa y cliente Esta

                  aplicacioacuten permite almacenar y organizar informacioacuten de los clientes en este caso de los

                  egresados que facilita la gestioacuten institucional de estas relaciones

                  7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

                  8 INDICADORES

                  FIC

                  HA

                  DE

                  L IN

                  DIC

                  AD

                  OR

                  NUacuteMERO DE CARNEacuteS DE EGRESADOS ACTIVOS

                  Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-011

                  Responsable del

                  indicador Gestor de Bases de Datos

                  Objetivo Hacer seguimiento para mejora continua del proceso

                  Meacutetodo de Medicioacuten

                  Extraer de las fuentes de datos informacioacuten referente a egresados con

                  carneacute activos y egresados totales de la Universidad

                  Consolidar la informacioacuten sobre la cantidad de egresados carnetizados

                  y total de egresados de la Universidad

                  Calcular indicador

                  Unidad de Medida

                  Foacutermula nuacutemero de egresados carnetizadosnuacutemero total de egresados

                  Variables Nuacutemero de egresados carnetizados nuacutemero total de egresados con

                  carneacute activo

                  INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadeacutemica administrativa entidad)

                  No aplica

                  Formato de autorizacioacuten de datos

                  Formato de solicitud

                  Formato de acta de entrega del carneacute

                  Manual de estaacutendares y calidad de datos en Banner

                  Manual de procedimientos y poliacuteticas

                  Auto

                  image1png

                  mpena366
                  Archivo adjunto
                  Formato de autorizacioacuten de datosxlsx

                  Ingreso

                  Auto

                  image1jpeg

                  image2png

                  mpena366
                  Archivo adjunto
                  Formato de solicitudxlsx

                  Acta

                  image1jpeg

                  image2png

                  mpena366
                  Archivo adjunto
                  Formato de acta de entrega del carneacutexlsx

                  2011

                  Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                  Manual de Estaacutendares y Calidad de Datos en el Sistema Banner

                  b

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina b

                  TABLA DE CONTENIDO

                  Introduccioacuten e

                  I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                  1 Nombre 1

                  11 Estaacutendar - Nombre 1

                  12 Caracteres prohibidos 3

                  13 Procedimientos de referencia 3

                  14 Control de actualizaciones 3

                  2 Nuacutemero de identificacioacuten 4

                  21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten 4

                  22 Caracteres prohibidos 5

                  23 Procedimientos de referencia 5

                  24 Control de actualizaciones 5

                  3 Fecha de nacimiento 6

                  31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento 6

                  32 Caracteres prohibidos 7

                  33 Procedimientos de referencia 7

                  34 Control de actualizaciones 7

                  4 Coacutedigo 8

                  41 Estaacutendar - Coacutedigo 8

                  42 Caracteres prohibidos 8

                  43 Procedimientos de referencia 8

                  44 Control de actualizaciones 9

                  II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                  1 Direccioacuten 10

                  11 Estaacutendar - Direccioacuten 10111 Tipos de direccioacuten 10112 Estaacutendar direccioacuten 11113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes 12

                  12 Caracteres prohibidos 12

                  c

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina c

                  13 Procedimientos de referencia 13

                  14 Control de actualizaciones 13

                  2 Teleacutefono 14

                  21 Estaacutendar 14

                  22 Caracteres prohibidos 14

                  23 Procedimientos de referencia 15

                  24 Control de actualizaciones 15

                  3 Direccioacuten de Correo electroacutenico 16

                  31 Estaacutendar 16311 Tipos 16312 Estaacutendar 17

                  32 Caracteres prohibidos 18

                  33 Procedimientos de referencia 18

                  34 Control de actualizaciones 18

                  Lista de referencia i

                  Iacutendices y apeacutendices iv

                  Glosario v

                  Anexos vi

                  d

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina d

                  LISTA DE TABLAS

                  Tabla 1 Responsables de los datos eTabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato fTabla 3 Caracteres especiales y violaciones 2Tabla 4 Caracteres prohibidos 3Tabla 5 Violaciones y excepciones 5Tabla 6 Casos especiales y violaciones 6Tabla 7 Tipos de direccioacuten 11Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico 16Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico 18Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN vi

                  e

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina e

                  Introduccioacuten

                  Banner es el sistema institucional de registro acadeacutemico y de estudiantes egresados y donaciones administrado por la Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo Con el objetivo de mejorar la calidad de datos utilizados en el Sistema Banner de la Universidad de los Andes ha sido necesario evaluar y redefinir los estaacutendares y buenas praacutecticas en el manejo de la informacioacuten que eacuteste alberga por tal motivo este documento contiene los estaacutendares definidos conjuntamente por la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Registro y Admisiones Para la presentacioacuten de la informacioacuten han sido agrupados los datos en clusters los cuales surgieron como parte de la priorizacioacuten por importancia urgencia y utilizacioacuten en varias dependencias de la Universidad de los Andes Cada cluacutester contiene el nombre con el que se identifica una breve definicioacuten el estaacutendar que fue aprobado con su correspondiente explicacioacuten de igual forma contiene el control de actualizaciones como lo son fecha de elaboracioacuten fecha de aprobacioacuten miembros que aprobaron fecha de entrada en vigencia fecha de divulgacioacuten fecha de uacuteltima modificacioacuten y motivo de uacuteltima modificacioacuten El Comiteacute Coordinador fue conformado entre miembros de la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Admisiones y Registro para desarrollar los estaacutendares y tomar las decisiones relacionadas con el mantenimiento de la informacioacuten en el sistema Banner Este equipo de trabajo tiene la responsabilidad de ingresar y mantener los datos almacenados en el sistema Banner asiacute como conceder privilegios a otros para ver ingresar actualizar y generar reportes desde Banner Sobre este aspecto la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general Tabla 1 Responsables de los datos

                  Aacuterea de responsabilidad Protector Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                  f

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina f

                  Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                  La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                  Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                  Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                  la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                  No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                  rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                  No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                  la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Al final del documento estaacuten las fuentes de informacioacuten utilizadas en las que se encuentran normas juriacutedicas enlaces de intereacutes y documentos de referencia Como documentos complementarios existen documento de poliacuteticas y procedimientos y el manual de procedimiento de actualizacioacuten de datos comunes en Banner junto con otros materiales de apoyo que seraacuten citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podraacute ser reportada a

                  Direccioacuten de Desarrollo Servicios de Desarrollo egresadosuniandeseduco

                  Direccioacuten de Admisiones y Registro admreguniandeseduco

                  1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                  1

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina 1

                  ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                  Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema

                  1 Nombre

                  Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                  empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                  11 Estaacutendar - Nombre

                  TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

                  A (registraduriacutea)

                  Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea

                  bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta

                  de correo Uniandes bull Diploma

                  B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales

                  bull Diploma bull Carnet

                  2

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina 2

                  SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

                  A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales

                  Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea

                  B

                  Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)

                  bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza

                  informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante

                  bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados

                  Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER

                  Caracteres especiales

                  Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos

                  Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4

                  Espaciado de los nombres

                  Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre

                  Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre

                  Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM

                  Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato

                  CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo

                  3

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina 3

                  12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos

                  Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes

                  1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se

                  reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo

                  rdquo$amp()=iexcliquest

                  Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados

                  para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar

                  13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se

                  encuentran en el manual de procedimiento

                  14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

                  Miembros que aprobaron

                  Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                  Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                  Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                  4

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina 4

                  2 Nuacutemero de identificacioacuten

                  Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                  Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema

                  21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten

                  TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

                  C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas

                  despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes

                  Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio

                  DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM

                  E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)

                  T (Tarjeta de Identidad)

                  P (Pasaporte)

                  S (Social security Number)

                  5

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina 5

                  Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN

                  Violaciones

                  Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento

                  Excepciones (Uacutenicamente para

                  Direccioacuten de Desarrollo)

                  Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo

                  22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte

                  23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se

                  encuentra en el manual de procedimiento

                  24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

                  Miembros que aprobaron

                  Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                  Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                  Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                  6

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

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                  Paacutegina 6

                  3 Fecha de nacimiento

                  Indica el tiempo de nacimiento de una persona

                  31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

                  TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

                  Fecha

                  DD-MM-YYYY Donde

                  DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

                  MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

                  YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

                  bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

                  Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

                  Tabla 6 Casos especiales y violaciones

                  CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

                  Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

                  Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

                  No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

                  Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

                  No se registra a menos que se consiga el dato adicional

                  No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

                  Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

                  Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

                  7

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                  Paacutegina 7

                  32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

                  son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

                  33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

                  encuentra en el manual de procedimiento

                  34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

                  Miembros que aprobaron

                  Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                  Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                  Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                  8

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina 8

                  4 Coacutedigo

                  Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

                  interior de la Universidad de los Andes

                  41 Estaacutendar - Coacutedigo

                  TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

                  Coacutedigo

                  Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

                  YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

                  Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

                  Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                  bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

                  Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

                  42 Caracteres prohibidos Tabla 4

                  43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

                  procedimiento

                  9

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina 9

                  44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

                  Miembros que aprobaron

                  Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                  Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                  Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                  10

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                  Paacutegina 10

                  II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                  Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

                  tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                  1 Direccioacuten

                  Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                  estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                  11 Estaacutendar - Direccioacuten

                  111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

                  investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

                  La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

                  11

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                  Paacutegina 11

                  Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

                  RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

                  TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

                  MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

                  AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

                  112 Estaacutendar direccioacuten

                  Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

                  Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

                  DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

                  Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

                  direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

                  CASOS ESPECIALES

                  Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

                  En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

                  Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

                  9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

                  12

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina 12

                  113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

                  Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                  Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

                  bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                  Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                  y los 3 siguientes son un consecutivo

                  12 Caracteres prohibidos

                  Puntuacioacuten

                  Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

                  deben ser utilizados

                  Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

                  direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

                  individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

                  2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                  territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                  http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                  como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                  13

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                  13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

                  procedimiento

                  14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

                  Miembros que aprobaron

                  Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                  Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                  Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina 14

                  2 Teleacutefono

                  El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

                  inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

                  21 Estaacutendar

                  TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

                  Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

                  donante

                  TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

                  CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

                  MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

                  Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

                  PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

                  AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

                  Componentes Definicioacuten y estaacutendar

                  Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

                  Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

                  Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

                  Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

                  22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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                  Universidad de los Andes Estaacutendares

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                  Paacutegina 15

                  23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

                  procedimiento

                  24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

                  Miembros que aprobaron

                  Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                  Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                  Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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                  3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

                  Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

                  que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

                  31 Estaacutendar

                  311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

                  TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

                  bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

                  ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

                  EUNI Institucional Universidad de los Andes

                  Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

                  EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

                  EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

                  MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

                  PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

                  AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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                  312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

                  Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

                  Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

                  La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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                  32 Caracteres prohibidos

                  Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

                  lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

                  33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

                  manual de procedimiento

                  34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

                  Miembros que aprobaron

                  Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                  Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                  Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                  4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

                  httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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                  Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

                  bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

                  bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

                  2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

                  Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

                  bull Manual Crear Personas ndashAyR

                  bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

                  bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

                  en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

                  bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                  bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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                  NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

                  bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

                  bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

                  Decreto 2150 de 1995

                  bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

                  bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

                  otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

                  bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

                  bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

                  se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

                  NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

                  bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

                  bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

                  bull wwwregistraduriagovco

                  bull wwwdasgovco

                  NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

                  bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

                  Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

                  bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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                  bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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                  Iacutendices y apeacutendices

                  Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

                  v

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

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                  Glosario

                  Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

                  rdquo

                  5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                  de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                  vi

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                  Anexos

                  Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

                  NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

                  ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

                  AGENCIA AG LOTE LT

                  AGRUPACION AGP MANZANA MZ

                  ALMACEN ALM MEZZANINE MN

                  ALTILLO AL MODULO MD

                  APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

                  APARTAMENTO AP NORTE NORTE

                  AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

                  AVENIDA AV OESTE OESTE

                  AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

                  BARRIO BRR ORIENTE O

                  BLOQUE BL PARCELA PA

                  BODEGA BG PARQUE PAR

                  BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

                  CALLE CL PASAJE PJ

                  CAMINO CN PASEO PS

                  CARRERA CR PENTHOUSE PH

                  CARRETERA CARR PISO P

                  CASA CA PLANTA PL

                  CELULA CEL PORTERIA POR

                  CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

                  CIRCULAR CIR PUENTE PN

                  CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

                  CIUDADELA CD SALON SA

                  CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

                  CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

                  CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

                  DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

                  DEPOSITO DP SUITE SU

                  DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

                  DIAGONAL DG SUR SUR

                  EDIFICIO ED TERMINAL TER

                  ENTRADA EN TERRAZA TZ

                  vii

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina vii

                  NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

                  ESQUINA ESQ TORRE TO

                  ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

                  ETAPA ET UNIDAD UN

                  EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

                  FINCA FCA URBANIZACION URB

                  GARAJE GJ VARIANTE VTE

                  GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

                  HACIENDA HC ZONA ZN

                  INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

                  KILOMETRO KM

                  LOCAL LC

                  • TABLA DE CONTENIDO
                  • LISTA DE TABLAS
                  • 1 Nombre
                    • 11 Estaacutendar - Nombre
                    • 12 Caracteres prohibidos
                    • 13 Procedimientos de referencia
                    • 14 Control de actualizaciones
                      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
                        • 22 Caracteres prohibidos
                        • 23 Procedimientos de referencia
                        • 24 Control de actualizaciones
                          • 3 Fecha de nacimiento
                            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
                            • 32 Caracteres prohibidos
                            • 33 Procedimientos de referencia
                            • 34 Control de actualizaciones
                              • 4 Coacutedigo
                                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                                • 42 Caracteres prohibidos
                                • 43 Procedimientos de referencia
                                • 44 Control de actualizaciones
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                                      • 111 Tipos de direccioacuten
                                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                                        • 12 Caracteres prohibidos
                                        • 13 Procedimientos de referencia
                                        • 14 Control de actualizaciones
                                          • 2 Teleacutefono
                                            • 21 Estaacutendar
                                            • 22 Caracteres prohibidos
                                            • 23 Procedimientos de referencia
                                            • 24 Control de actualizaciones
                                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                                • 31 Estaacutendar
                                                  • 311 Tipos
                                                  • 312 Estaacutendar
                                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                                    • 34 Control de actualizaciones
                                                        • mpena366
                                                          Archivo adjunto
                                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                                          2011

                                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                                          b

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina b

                                                          TABLA DE CONTENIDO

                                                          Introduccioacuten d

                                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                                          1 Nombre 1

                                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                                          4 ID de Banner 8

                                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                                          1 Direccioacuten 10

                                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                                          112 Modificacioacuten 11

                                                          c

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina c

                                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                                          2 Teleacutefono 13

                                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                                          Lista de referencia I

                                                          Glosario II

                                                          d

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina d

                                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                                          e

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina e

                                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                                          1

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 1

                                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                                          1 Nombre

                                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                                          2

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 2

                                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                                          113 Eliminacioacuten

                                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                                          3

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 3

                                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                                          4

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 4

                                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                                          antes del antildeo 2000

                                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

                                                          5

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 5

                                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                                          216 Casos especiales

                                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

                                                          6

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 6

                                                          3 Fecha de nacimiento

                                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                                          especificados

                                                          7

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 7

                                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

                                                          8

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 8

                                                          4 ID de Banner

                                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                                          415 Casos especiales

                                                          9

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 9

                                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                                          10

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 10

                                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                                          1 Direccioacuten

                                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                                          111 Creacioacuten

                                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          11

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 11

                                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                                          12

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 12

                                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                                          13

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 13

                                                          2 Teleacutefono

                                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                                          14

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 14

                                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                                          15

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 15

                                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                                          16

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 16

                                                          313 Eliminacioacuten

                                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                                          315 Casos especiales

                                                          Ninguno identificado

                                                          I

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina I

                                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                                          II

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina II

                                                          Glosario

                                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                                          rdquo

                                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                                          • 1 Nombre
                                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                                              • 111 Creacioacuten
                                                              • 112 Modificacioacuten
                                                              • 113 Eliminacioacuten
                                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                                      • 211 Creacioacuten
                                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                                      • 216 Casos especiales
                                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                                              • 311 Creacioacuten
                                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                              • 315 Casos especiales
                                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                                    • mpena366
                                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                                      Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                                      pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                                      Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                                      Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                                      eventos de egresados

                                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                                      Meta No aplica

                                                                                                                      Observaciones No aplica

                                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                                      Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                                      Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                                      De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                                      En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                                      LEGAL

                                                                                                                      No aplica

                                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                                      1

                                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                                      Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

                  DD MM AAAA
                  ACTA DE ENTREGA CARNEacute DE EGRESADO
                  NOTAS
                  MOTIVO X 1) El carneacute de egresado se emite por primera vez sin ninguacuten costo para el egresado
                  1 Primera vez (Carneacute) 2) Tipo de Identificacioacuten Cedula de Ciudadaniacutea (CC) Cedula de Extranjeriacutea (CE) Pasaporte
                  2 Cambio 3) El carneacute de egresado se cambiaraacute por errores de impresioacuten Es indispensable que el egresado en el momento del cambio del carneacute haga la devolucioacuten
                  3 Reposicioacuten 4) Si el carneacute de egresado se requiere reponer por peacuterdida o cambio de nombres apellidos o tiacutetulos y antildeo de grado preferido el egresado deberaacute cancelar la suma estipulada por la Universidad en el momento del cambio y el pago se puede efectuar a traveacutes de cualquier Sucursal de Bancolombia o a traveacutes del portal de Egresados de la Universidad
                  Informacioacuten del Carneacute
                  Tipo de identificacioacuten No De Documento
                  Nombres Apellidos
                  Tiacutetulo otorgado Antildeo de Grado
                  Autorizado por Entregado por Recibido po
                  _________________________________ ________________________________ _____________________________________CC
                  El carneacute de egresado se entrega en el Ed Monjas Of 202 de Lunes a Viernes de 830 am a 1230 pm y de 200 pm a 530 pm
                  DD MM AAAA
                  ACTA DE ENTREGA CARNEacute DE EGRESADO
                  NOTAS
                  MOTIVO X 1) El carneacute de egresado se emite por primera vez sin ninguacuten costo para el egresado
                  1 Primera vez (Carneacute) 2) Tipo de Identificacioacuten Cedula de Ciudadaniacutea (CC) Cedula de Extranjeriacutea (CE) Pasaporte
                  2 Cambio 3) El carneacute de egresado se cambiaraacute por errores de impresioacuten Es indispensable que el egresado en el momento del cambio del carneacute haga la devolucioacuten
                  3 Reposicioacuten 4) Si el carneacute de egresado se requiere reponer por peacuterdida o cambio de nombres apellidos o tiacutetulos y antildeo de grado preferido el egresado deberaacute cancelar la suma estipulada por la Universidad en el momento del cambio y el pago se puede efectuar a traveacutes de cualquier Sucursal de Bancolombia o a traveacutes del portal de Egresados de la Universidad
                  Informacioacuten del Carneacute
                  Tipo de identificacioacuten No De Documento
                  Nombres Apellidos
                  Tiacutetulo otorgado Antildeo de Grado
                  Autorizado por Entregado por Recibido po
                  _________________________________ ________________________________ _____________________________________CC
                  El carneacute de egresado se entrega en el Ed Monjas Of 202 de Lunes a Viernes de 830 am a 1230 pm y de 200 pm a 530 pm
                  Autorizacioacuten ndash consentimiento expresoLa Universidad de los Andes como institucioacuten que almacena y recolecta datos personales requiere obtener su autorizacioacuten para que de manera libre previa expresa voluntaria y debidamente informada permita a todas las dependencias acadeacutemicas yo administrativas recolectar recaudar almacenar usar circular suprimir procesar compilar intercambiar dar tratamiento actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos o en repositorios electroacutenicos de todo tipo con que cuenta la Universidad Esta informacioacuten es y seraacute utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la Universidad en su condicioacuten de institucioacuten de educacioacuten superior de forma directa o a traveacutes de terceros a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa expresa inequiacutevoca y por escrito a la cuenta de correo electroacutenico dispuesta para tal efecto habeasdatauniandeseduco Para conocer en maacutes detalle visite httpwwwuniandeseducodatospersonales
                  iquestNos autoriza de manera expresa a que sus datos personales sen registrados en la base de datos institucional de la Universidad de los Andes
                  Siacute Autorizo que mis datos personales aquiacute diligenciados sean tratados conforme a lo previsto en el anterior texto de Autorizacioacuten ndash consentimiento expreso
                  No autorizo que mis datos personales aquiacute diligenciados sean tratados conforme a lo previsto en el anterior texto de Autorizacioacuten ndash consentimiento expreso
                  NOMBRE COMPLETO __________________________________________________________________________________________________
                  CC_____________________________________________ DE_____________________________________
                  FIRMA ______________________________________________________________________________________
                  FECHA DD_______ MM_______ AA________
                  Autorizacioacuten ndash consentimiento expresoLa Universidad de los Andes como institucioacuten que almacena y recolecta datos personales requiere obtener su autorizacioacuten para que de manera libre previa expresa voluntaria y debidamente informada permita a todas las dependencias acadeacutemicas yo administrativas recolectar recaudar almacenar usar circular suprimir procesar compilar intercambiar dar tratamiento actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos o en repositorios electroacutenicos de todo tipo con que cuenta la Universidad Esta informacioacuten es y seraacute utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la Universidad en su condicioacuten de institucioacuten de educacioacuten superior de forma directa o a traveacutes de terceros a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa expresa inequiacutevoca y por escrito a la cuenta de correo electroacutenico dispuesta para tal efecto habeasdatauniandeseduco Para conocer en maacutes detalle visite httpwwwuniandeseducodatospersonales
                  iquestNos autoriza de manera expresa a que sus datos personales sean registrados en la base de datos institucional de la Universidad de los Andes
                  Siacute Autorizo que mis datos personales aquiacute diligenciados sean tratados conforme a lo previsto en el anterior texto de Autorizacioacuten ndash consentimiento expreso
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                  NOMBRE COMPLETO __________________________________________________________________________________________________
                  CC_____________________________________________ DE_____________________________________
                  FIRMA ______________________________________________________________________________________
                  FECHA DD_______ MM_______ AA________
                  Fecha Diligenciamiento
                  DD MM AAAA
                  SERVICIOS PARA EGRESADOS
                  Por favor lea y firme al respaldo luego diligencie esta solicitud
                  Datos de Identificacioacuten
                  Tipo de identificacion No De Documento
                  Nombres Apellidos
                  Tiacutetulo otorgado Antildeo de Grado
                  Correo electroacutenico Celular Teleacutefono
                  Motivo de la visita
                  Concierto Teatro Cultural Conferencia Foro Seminario Encuentro con profesor amigo Biblioteca Centro Deportivo Tour por el Campus
                  Otro iquestCuaacutel
                  Servicios de intereacutes
                  Carneacute de Egresado Biblioteca y bases de datos Empleo (Buscar u ofrecer)
                  Usuario y Contrasentildea uniandes Centro Deportivo Otro
                  Informacioacuten acadeacutemica Directorio en liacutenea egresados Cuaacutel ___________________________
                  Seraacute contactado maacuteximo 15 diacuteas haacutebiles despueacutes de la fecha de diligenciamiento de este formato
                  Fecha Diligenciamiento
                  DD MM AAAA
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                  Tiacutetulo otorgado Antildeo de Grado
                  Correo electroacutenico Celular Teleacutefono
                  Motivo de la visita
                  Concierto Teatro Cultural Conferencia Foro Seminario Encuentro con profesor amigo Biblioteca Centro Deportivo Tour por el Campus
                  Otro iquestCuaacutel
                  Servicios de intereacutes
                  Carneacute de Egresado Biblioteca y bases de datos Empleo (Buscar u ofrecer)
                  Usuario y Contrasentildea uniandes Centro Deportivo Otro
                  Informacioacuten acadeacutemica Directorio en liacutenea egresados Cuaacutel ___________________________
                  Seraacute contactado maacuteximo 15 diacuteas haacutebiles despueacutes de la fecha de diligenciamiento de este formato
                  Autorizacioacuten ndash consentimiento expresoLa Universidad de los Andes como institucioacuten que almacena y recolecta datos personales requiere obtener su autorizacioacuten para que de manera libre previa expresa voluntaria y debidamente informada permita a todas las dependencias acadeacutemicas yo administrativas recolectar recaudar almacenar usar circular suprimir procesar compilar intercambiar dar tratamiento actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos o en repositorios electroacutenicos de todo tipo con que cuenta la Universidad Esta informacioacuten es y seraacute utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la Universidad en su condicioacuten de institucioacuten de educacioacuten superior de forma directa o a traveacutes de terceros a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa expresa inequiacutevoca y por escrito a la cuenta de correo electroacutenico dispuesta para tal efecto habeasdatauniandeseduco Para conocer en maacutes detalle visite httpwwwuniandeseducodatospersonales
                  iquestNos autoriza de manera expresa a que sus datos personales sen registrados en la base de datos institucional de la Universidad de los Andes
                  Siacute Autorizo que mis datos personales aquiacute diligenciados sean tratados conforme a lo previsto en el anterior texto de Autorizacioacuten ndash consentimiento expreso
                  No autorizo que mis datos personales aquiacute diligenciados sean tratados conforme a lo previsto en el anterior texto de Autorizacioacuten ndash consentimiento expreso
                  NOMBRE COMPLETO __________________________________________________________________________________________________
                  CC_____________________________________________ DE_____________________________________
                  FIRMA ______________________________________________________________________________________
                  FECHA MM_______ DD_______ AA________
                  Autorizacioacuten ndash consentimiento expresoLa Universidad de los Andes como institucioacuten que almacena y recolecta datos personales requiere obtener su autorizacioacuten para que de manera libre previa expresa voluntaria y debidamente informada permita a todas las dependencias acadeacutemicas yo administrativas recolectar recaudar almacenar usar circular suprimir procesar compilar intercambiar dar tratamiento actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos o en repositorios electroacutenicos de todo tipo con que cuenta la Universidad Esta informacioacuten es y seraacute utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la Universidad en su condicioacuten de institucioacuten de educacioacuten superior de forma directa o a traveacutes de terceros a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa expresa inequiacutevoca y por escrito a la cuenta de correo electroacutenico dispuesta para tal efecto habeasdatauniandeseduco Para conocer en maacutes detalle visite httpwwwuniandeseducodatospersonales
                  iquestNos autoriza de manera expresa a que sus datos personales sen registrados en la base de datos institucional de la Universidad de los Andes
                  Siacute Autorizo que mis datos personales aquiacute diligenciados sean tratados conforme a lo previsto en el anterior texto de Autorizacioacuten ndash consentimiento expreso
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                  NOMBRE COMPLETO __________________________________________________________________________________________________
                  CC_____________________________________________ DE_____________________________________
                  FIRMA ______________________________________________________________________________________
                  FECHA MM_______ DD_______ AA________

Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

documento adjunto en el caso de visita del egresado

11 Verificar acceso a servicios virtuales

Se verifican servicios 1 El estado de la cuenta de

correo electroacutenico del egresado activa o inactiva

2 Los demaacutes servicios de intereacutes del egresado

Auxiliar de Egresados

Banner y Portal de

Egresados

12 Reactivar cuenta

uniandes

Se crea o reactiva la cuenta en el portal web de egresados Al finalizar se verifica la correcta activacioacuten con el acceso a servicios virtuales

Auxiliar de Egresados

Banner y Portal de

Egresados

13 Imprimir y activar

carneacute

Se imprime del carneacute Una vez impreso el carneacute queda automaacuteticamente activado

Auxiliar Administrativo en departamento de

Seguridad

Datacard Carneacute

14 Recibir carneacute El egresado recibe en sus manos su carneacute fiacutesico Egresado Carneacute

45 Diagrama de flujo - Carnetizacioacuten de egresadosndash Solicitud por paacutegina web

46 Descripcioacuten de actividades ndash Carnetizacioacuten de egresados ndash Solicitud por paacutegina web

ENTRADA Solicitud de carneacute de egresado a traveacutes de la paacutegina web

PROVEEDOR Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado especializacioacuten maestriacutea yo doctorado

SALIDA Carneacute de egresado en fiacutesico

CLIENTE Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado especializacioacuten maestriacutea yo doctorado

ACTIVIDAD DESCRIPCIOacuteN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

1 Solicitar carneacute viacutea

web

El egresado enviacutea la solicitud del carneacute a traveacutes de la paacutegina web de egresados Adicionalmente deben incluir la siguiente informacioacuten

Nombre completo

Ceacutedula

Grado

Fotografiacutea

Egresado Paacutegina web de

Egresados

PRO-01-5-02-01

CARNETIZACIOacuteN DE EGRESADOS POR SOLICITUD WEB NIVEL 3S

EG

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SE

RV

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SIC

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DE

EGR

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S

EG

RE

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DA

S

Gestioacuten de enviacuteo de carneacutesVerificacioacuten solicitudes Generacioacuten del carneacute

8- Imprimir carneacutes activados

1- Solicitar carneacute viacutea web

Archivo de solicitudes

5- Estandarizar archivo de solicitudes

6- Archivar fotos7- Consolidar y enviar archivo

9- Recoger y confirmar nuacutemero de

carneacutes impresos

iquestCarneacutes completos

10- Crear archivo de enviacuteo

Archivo de enviacuteo

11- Preparar el enviacuteo

12- Entregar sobres a

proveedor de enviacuteo

Si

No

18- Archivar carneacutes devueltos

16- Contactar a egresado y

verificar

14- Recibir carneacute

iquestEgresado dio

respuesta

No

13- Verificar estado de enviacuteos

iquestHubo devoluciones

No

Si

Si

Carpeta de solicitudes en Excel y fotos

Carneacute

2- Descargar archivo de

solicitudes y fotos

3- Verificar si la informacioacuten estaacute completa en la

solicitud

iquestInformacioacuten completa y

fotos adecuadas

Si

4- Contactar a Egresado

No

16- Recibir carneacutes devueltos

17- Remitir carneacutes devueltos

a Seguridad y Servicios Baacutesicos

Si

Paacutegina web Egresados

Carneacute

19- Remitir al egresado a oficina de Seguridad

20- Entregar carneacute

Carneacute

Admin - paacutegina web Egresados

Egresado solicita su carneacute personalmente

Cada 5 diacuteas

Recepcioacuten de informacioacuten pendiente

1

5 diacuteas haacutebiles

1

  • DF - Carnetizacioacuten de Egresadosvsd
    • Solicitud por pg web
        • mpena366
          Archivo adjunto
          PRO-01-5-02-01 Carnetizacioacuten de egresados - Solicitud por webpdf

          Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

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          Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

          Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

          2 Descargar archivo

          de solicitudes y fotos

          Cada 5 diacuteas haacutebiles se descargan del sistema en Excel todas las solicitudes reportadas y el archivo completo de fotos de los egresados del Sistema de Egresados Administrador

          Auxiliar de Egresados

          Admin ndash En la paacutegina web de

          Egresados

          Archivo de solicitudes

          3

          Verificar si la informacioacuten estaacute

          completa en la solicitud

          Con base en el archivo de solicitudes se debe verificar que los campos de solicitud esteacuten completos y que la foto cumpla con el formato requerido (medidas fondo blanco foto de soacutelo la cara)

          Auxiliar de Egresados

          Archivo de solicitudes

          4 Contactar a

          egresado

          En caso de que haya informacioacuten pendiente en la solicitud o de que la foto no cumpla con el formato requerido se contacta al egresado por correo o por teleacutefono para que la enviacutee por correo directamente al Auxiliar de Egresados

          Auxiliar de Egresados

          5 Estandarizar

          archivo de solicitudes

          El archivo de solicitudes debe ser estandarizado y ajustado a los formatos requeridos por el aacuterea de Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica)

          Auxiliar de Egresados

          Archivo en Excel

          estandarizado

          6 Archivar fotos

          Cada foto se archiva con un nuacutemero de serial maacutes el nuacutemero de ceacutedula en una carpeta para enviacuteo a Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica)

          Auxiliar de Egresados

          7 Consolidar y enviar

          archivo

          Se genera una carpeta completa que incluya toda la informacioacuten de las solicitudes maacutes el archivo de las fotos El nombre de la carpeta lleva la fecha de la semana en la que se descargoacute el archivo de solicitudes y se enviacutea a un Auxiliar Administrativo del aacuterea de Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica)

          Auxiliar de Egresados

          Carpeta de

          solicitudes Excel y fotos

          8 Imprimir carneacutes

          activados

          Hay dos opciones - Se ordena la impresioacuten del

          carneacute desde la oficina de atencioacuten a egresados

          - En un plazo maacuteximo de 5 diacuteas se imprimen los carneacutes activados

          Auxiliar Administrativo de

          Seguridad y Servicios Baacutesicos

          (Seguridad electroacutenica)

          Datacard Carneacutes

          9 Recoger y

          confirmar nuacutemero de carneacutes impresos

          Recoger los carneacutes impresos entregados por el Auxiliar Administrativo de Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica) y verificar que el

          Auxiliar de Egresados

          Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

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          Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

          Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 7

          nuacutemero de solicitudes entregadas coincida con el nuacutemero de carneacutes impresos recibidos

          10 Crear archivo de

          enviacuteo

          Se crea una base de datos con toda la informacioacuten referente a los carneacutes que seraacuten enviados por correo fiacutesico

          Auxiliar de Egresados

          Archivo de enviacuteo

          11 Preparar el enviacuteo Se prepara cada sobre de enviacuteo con un folleto de egresados el carneacute yo portacarneacute

          Auxiliar de Egresados

          12 Entregar sobres a

          proveedor de enviacuteo

          Entregar al proveedor encargado de ejecutar el enviacuteo

          Auxiliar de Egresados

          13 Verificar estado de

          enviacuteos

          Se debe verificar 5 diacuteas haacutebiles despueacutes si los enviacuteos siacute ocurrieron y si hubo alguna devolucioacuten

          Auxiliar de Egresados

          14 Recibir el carneacute Se recibe el sobre en la direccioacuten de enviacuteo

          Egresado Carneacute

          15 Recibir carneacutes

          devueltos

          En caso de que haya carneacutes devueltos el proveedor de enviacuteos se lo entrega al Auxiliar de Egresados

          Auxiliar de Egresados

          16 Contactar a egresado y

          verificar

          Se debe contactar a los egresados con los que hubo devolucioacuten para determinar queacute sucedioacute y coacutemo proceder

          Auxiliar de Egresados

          17

          Remitir carneacutes devueltos a Seguridad y

          Servicios Baacutesicos

          Se enviacutean los carneacutes devueltos a un Auxiliar Administrativo de Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica)

          Auxiliar de Egresados

          18 Archivar carneacutes

          devueltos

          Se deben archivar todos los carneacutes devueltos y hasta que el egresado solicite su carneacute personalmente

          Auxiliar Administrativo

          19

          Remitir al egresado a la

          oficina de Seguridad

          Se remite al egresado a la oficina de Seguridad para que recoja su carneacute

          Auxiliar de Egresados

          20 Entregar carneacute Se le entrega el carneacute impreso al egresado

          Auxiliar Administrativo

          Carneacute

          47 Diagrama de flujo - Carnetizacioacuten de egresadosndash Solicitud en eventos

          48 Descripcioacuten de actividades ndash Carnetizacioacuten de egresados ndash Solicitud en eventos

          PRO-01-5-02-01

          CARNETIZACIOacuteN DE EGRESADOSndash SOLICITUD EN EVENTOS NIVEL 3JE

          FATU

          RA D

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          ES

          AD

          OS

          Gestioacuten post eventoPreparacioacuten previa al evento Carnetizacioacuten durante el evento

          6- Verificar tipo de solicitud

          9- Registrar datos y tomar

          foto

          8- Diligenciar formatos de solicitud de

          servicios

          10- Archivar foto

          11- Generar el carneacute

          13- Recibir carneacute5- Solicitar carneacute

          en evento

          iquestCarneacute por reposicoacuten

          No

          7- Registrar en BannerSi

          Formatos

          4- Notificar necesidad de estacioacuten de

          carnetizacioacuten

          12- Entregar carneacute

          15- Generar y enviar reporte

          reportes

          1- Reporte para Seguridad y Servicios Baacutesicos2- Reporte para Gestor de sistemas de Informacioacuten

          Carneacute

          1- Solicitar lista de asistentes al

          evento

          2- Validar datos de asistentes y actualizar lista

          Lista de uniandinos inscritos consolidada

          3- Cargar listas en computadores

          del evento

          14- Consolidar archivos de fotos y coacutedigos badge

          Lista de asistentes

          Banner

          Carneacute

          Recepcioacuten lista de invitados

          Diacutea del evento

          Despueacutes del evento

          • DF - Carnetizacioacuten de Egresadosvsd
            • Solicitud en eventos
                • mpena366
                  Archivo adjunto
                  PRO-01-5-02-01 Carnetizacioacuten de egresapos - Solicitud en eventospdf

                  Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                  FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

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                  Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                  Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 8

                  ENTRADA Evento en el que se ofrece servicio de carnetizacioacuten a egresados

                  PROVEEDOR Direccioacuten de Admisiones y Registro Unidad Acadeacutemica o Administrativa de la Universidad o Asociacioacuten de Egresados o Egresados o externo

                  SALIDA Carneacute de egresado en fiacutesico y Reportes

                  CLIENTE Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado especializacioacuten maestriacutea yo doctorado

                  ACTIVIDAD DESCRIPCIOacuteN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

                  1 Solicitar lista de

                  asistentes al evento

                  Se solicita al responsable la lista de los inscritos al evento

                  Auxiliar de Egresados

                  Lista de

                  asistentes

                  2 Validar datos de

                  asistentes y actualizar lista

                  Se valida si los asistentes son empleados de la Universidad estudiantes o egresados de otro programa Alliacute se identifica egresados a atender

                  Auxiliar de Egresados

                  Lista de uniandinos

                  inscritos consolidada

                  3 Cargar listas en

                  computadores del evento

                  A todos los computadores que seraacuten usados para el proceso de carnetizacioacuten en el evento se les carga la lista de uniandinos inscritos consolidada

                  Auxiliar de Egresados

                  4

                  Notificar necesidad de estacioacuten de

                  carnetizacioacuten

                  Se notifica a Seguridad que se requiere la estacioacuten de carnetizacioacuten con los insumos necesarios (plaacutesticos con serial y cinta de impresioacuten)

                  Auxiliar de Egresados

                  5 Solicitar carneacute en

                  evento

                  Los egresados hacen efectiva la solicitud del carneacute en el punto de carnetizacioacuten del evento

                  Egresado

                  6 Verificar tipo de

                  solicitud

                  Se verifica el estado del egresado en Banner Primera vez cambio o reposicioacuten

                  Auxiliar de Egresados

                  Banner

                  7 Registrar en

                  Banner

                  Las solicitudes por reposicioacuten son registradas en Banner para llevar un control

                  Auxiliar de Egresados

                  Banner

                  8

                  Diligenciar formatos de solicitud de

                  servicios

                  Diligenciar el formato de solicitud de servicios para egresados que incluye autorizacioacuten de uso de datos personales

                  Egresado Formatos

                  9 Registrar datos y

                  tomar foto

                  Se registran los datos del carneacute nombre cedula grado (solo uno el egresado elige) antildeo de grado y se toma y edita la foto

                  Auxiliar de Egresados Auxiliar

                  de Labores Ocasionales

                  Datacard

                  10 Archivar foto La foto se archiva con el nuacutemero de ceacutedula del egresado en la carpeta creada para el evento

                  Auxiliar de Egresados Auxiliar

                  de Labores Ocasionales

                  Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                  FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                  MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                  Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                  Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 9

                  11 Generar el carneacute

                  Se imprime el carneacute y se registra el coacutedigo badge del carneacute en archivo en la carpeta creada para el evento

                  Auxiliar de Egresados

                  Carneacute

                  12 Entregar carneacute Se entrega el carneacute en fiacutesico al egresado

                  Auxiliar de Egresados

                  13 Recibir carneacute El egresado recibe su carneacute en fiacutesico en su mano

                  Egresado Carneacute

                  14 Consolidar

                  archivos de fotos y coacutedigos badge

                  Se consolidan todas las fotos y todos los coacutedigos badge generados en el evento en un solo archivo Si se usan varios equipos se consolida la informacioacuten de la carpeta creada para el evento

                  Auxiliar de Egresados

                  15 Generar y enviar

                  reportes

                  Se generan dos reportes al final de cada evento 1 Reporte con coacutedigos badge

                  registrados para la activacioacuten de cada carneacute Se entrega al Auxiliar de Seguridad con el archivo de fotos

                  2 Reporte de registro de entrega de carneacute en Banner Se le entrega a gestor de sistemas de informacioacuten coacutedigos ceacutedulas nuacutemero de categoriacutea para cargar archivo en Banner fecha y nombre del evento)

                  Auxiliar de Egresados

                  1 ndash Reporte para Seguridad y

                  Servicios Baacutesicos 2- Reporte para

                  Sistemas de Informacioacuten

                  6 DEFINICIONES

                  Datacard Software de carnetizacioacuten que permite la gestioacuten de bases de datos el disentildeo y la

                  impresioacuten en tarjetas plaacutesticas y debe estar instalado en los computadores que interactuacutean

                  con la impresioacuten

                  Formato de autorizacioacuten de uso de datos Formato a traveacutes del cual cada egresado autorizan

                  a la Universidad para utilizar sus datos personales en el desarrollo de las funciones propias de

                  la Universidad Hay uno por egresado

                  Formato de solicitud y entrega del carneacute Formato utilizado para la entrega fiacutesica del carneacute

                  Es una autorizacioacuten para que Seguridad y Servicios Baacutesicos haga efectiva la entrega del carneacute

                  y quede soporte de recibido por parte del egresado cuando no lo imprime la unidad de

                  Egresados

                  Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                  FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                  MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                  Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                  Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 10

                  Formato de servicios para egresados Formato en el que el egresado registra servicios

                  solicitados y que unifica la informacioacuten por diligenciar tanto en la solicitud y entrega del carneacute

                  como la autorizacioacuten de uso de datos personales

                  Salesforce CRM Sistema para administrar interacciones entre empresa y cliente Esta

                  aplicacioacuten permite almacenar y organizar informacioacuten de los clientes en este caso de los

                  egresados que facilita la gestioacuten institucional de estas relaciones

                  7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

                  8 INDICADORES

                  FIC

                  HA

                  DE

                  L IN

                  DIC

                  AD

                  OR

                  NUacuteMERO DE CARNEacuteS DE EGRESADOS ACTIVOS

                  Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-011

                  Responsable del

                  indicador Gestor de Bases de Datos

                  Objetivo Hacer seguimiento para mejora continua del proceso

                  Meacutetodo de Medicioacuten

                  Extraer de las fuentes de datos informacioacuten referente a egresados con

                  carneacute activos y egresados totales de la Universidad

                  Consolidar la informacioacuten sobre la cantidad de egresados carnetizados

                  y total de egresados de la Universidad

                  Calcular indicador

                  Unidad de Medida

                  Foacutermula nuacutemero de egresados carnetizadosnuacutemero total de egresados

                  Variables Nuacutemero de egresados carnetizados nuacutemero total de egresados con

                  carneacute activo

                  INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadeacutemica administrativa entidad)

                  No aplica

                  Formato de autorizacioacuten de datos

                  Formato de solicitud

                  Formato de acta de entrega del carneacute

                  Manual de estaacutendares y calidad de datos en Banner

                  Manual de procedimientos y poliacuteticas

                  Auto

                  image1png

                  mpena366
                  Archivo adjunto
                  Formato de autorizacioacuten de datosxlsx

                  Ingreso

                  Auto

                  image1jpeg

                  image2png

                  mpena366
                  Archivo adjunto
                  Formato de solicitudxlsx

                  Acta

                  image1jpeg

                  image2png

                  mpena366
                  Archivo adjunto
                  Formato de acta de entrega del carneacutexlsx

                  2011

                  Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                  Manual de Estaacutendares y Calidad de Datos en el Sistema Banner

                  b

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina b

                  TABLA DE CONTENIDO

                  Introduccioacuten e

                  I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                  1 Nombre 1

                  11 Estaacutendar - Nombre 1

                  12 Caracteres prohibidos 3

                  13 Procedimientos de referencia 3

                  14 Control de actualizaciones 3

                  2 Nuacutemero de identificacioacuten 4

                  21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten 4

                  22 Caracteres prohibidos 5

                  23 Procedimientos de referencia 5

                  24 Control de actualizaciones 5

                  3 Fecha de nacimiento 6

                  31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento 6

                  32 Caracteres prohibidos 7

                  33 Procedimientos de referencia 7

                  34 Control de actualizaciones 7

                  4 Coacutedigo 8

                  41 Estaacutendar - Coacutedigo 8

                  42 Caracteres prohibidos 8

                  43 Procedimientos de referencia 8

                  44 Control de actualizaciones 9

                  II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                  1 Direccioacuten 10

                  11 Estaacutendar - Direccioacuten 10111 Tipos de direccioacuten 10112 Estaacutendar direccioacuten 11113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes 12

                  12 Caracteres prohibidos 12

                  c

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina c

                  13 Procedimientos de referencia 13

                  14 Control de actualizaciones 13

                  2 Teleacutefono 14

                  21 Estaacutendar 14

                  22 Caracteres prohibidos 14

                  23 Procedimientos de referencia 15

                  24 Control de actualizaciones 15

                  3 Direccioacuten de Correo electroacutenico 16

                  31 Estaacutendar 16311 Tipos 16312 Estaacutendar 17

                  32 Caracteres prohibidos 18

                  33 Procedimientos de referencia 18

                  34 Control de actualizaciones 18

                  Lista de referencia i

                  Iacutendices y apeacutendices iv

                  Glosario v

                  Anexos vi

                  d

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina d

                  LISTA DE TABLAS

                  Tabla 1 Responsables de los datos eTabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato fTabla 3 Caracteres especiales y violaciones 2Tabla 4 Caracteres prohibidos 3Tabla 5 Violaciones y excepciones 5Tabla 6 Casos especiales y violaciones 6Tabla 7 Tipos de direccioacuten 11Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico 16Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico 18Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN vi

                  e

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina e

                  Introduccioacuten

                  Banner es el sistema institucional de registro acadeacutemico y de estudiantes egresados y donaciones administrado por la Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo Con el objetivo de mejorar la calidad de datos utilizados en el Sistema Banner de la Universidad de los Andes ha sido necesario evaluar y redefinir los estaacutendares y buenas praacutecticas en el manejo de la informacioacuten que eacuteste alberga por tal motivo este documento contiene los estaacutendares definidos conjuntamente por la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Registro y Admisiones Para la presentacioacuten de la informacioacuten han sido agrupados los datos en clusters los cuales surgieron como parte de la priorizacioacuten por importancia urgencia y utilizacioacuten en varias dependencias de la Universidad de los Andes Cada cluacutester contiene el nombre con el que se identifica una breve definicioacuten el estaacutendar que fue aprobado con su correspondiente explicacioacuten de igual forma contiene el control de actualizaciones como lo son fecha de elaboracioacuten fecha de aprobacioacuten miembros que aprobaron fecha de entrada en vigencia fecha de divulgacioacuten fecha de uacuteltima modificacioacuten y motivo de uacuteltima modificacioacuten El Comiteacute Coordinador fue conformado entre miembros de la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Admisiones y Registro para desarrollar los estaacutendares y tomar las decisiones relacionadas con el mantenimiento de la informacioacuten en el sistema Banner Este equipo de trabajo tiene la responsabilidad de ingresar y mantener los datos almacenados en el sistema Banner asiacute como conceder privilegios a otros para ver ingresar actualizar y generar reportes desde Banner Sobre este aspecto la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general Tabla 1 Responsables de los datos

                  Aacuterea de responsabilidad Protector Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                  f

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina f

                  Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                  La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                  Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                  Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                  la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                  No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                  rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                  No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                  la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Al final del documento estaacuten las fuentes de informacioacuten utilizadas en las que se encuentran normas juriacutedicas enlaces de intereacutes y documentos de referencia Como documentos complementarios existen documento de poliacuteticas y procedimientos y el manual de procedimiento de actualizacioacuten de datos comunes en Banner junto con otros materiales de apoyo que seraacuten citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podraacute ser reportada a

                  Direccioacuten de Desarrollo Servicios de Desarrollo egresadosuniandeseduco

                  Direccioacuten de Admisiones y Registro admreguniandeseduco

                  1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                  1

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina 1

                  ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                  Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema

                  1 Nombre

                  Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                  empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                  11 Estaacutendar - Nombre

                  TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

                  A (registraduriacutea)

                  Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea

                  bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta

                  de correo Uniandes bull Diploma

                  B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales

                  bull Diploma bull Carnet

                  2

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina 2

                  SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

                  A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales

                  Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea

                  B

                  Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)

                  bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza

                  informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante

                  bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados

                  Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER

                  Caracteres especiales

                  Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos

                  Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4

                  Espaciado de los nombres

                  Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre

                  Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre

                  Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM

                  Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato

                  CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo

                  3

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina 3

                  12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos

                  Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes

                  1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se

                  reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo

                  rdquo$amp()=iexcliquest

                  Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados

                  para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar

                  13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se

                  encuentran en el manual de procedimiento

                  14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

                  Miembros que aprobaron

                  Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                  Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                  Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                  4

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina 4

                  2 Nuacutemero de identificacioacuten

                  Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                  Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema

                  21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten

                  TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

                  C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas

                  despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes

                  Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio

                  DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM

                  E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)

                  T (Tarjeta de Identidad)

                  P (Pasaporte)

                  S (Social security Number)

                  5

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina 5

                  Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN

                  Violaciones

                  Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento

                  Excepciones (Uacutenicamente para

                  Direccioacuten de Desarrollo)

                  Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo

                  22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte

                  23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se

                  encuentra en el manual de procedimiento

                  24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

                  Miembros que aprobaron

                  Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                  Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                  Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                  6

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina 6

                  3 Fecha de nacimiento

                  Indica el tiempo de nacimiento de una persona

                  31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

                  TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

                  Fecha

                  DD-MM-YYYY Donde

                  DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

                  MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

                  YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

                  bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

                  Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

                  Tabla 6 Casos especiales y violaciones

                  CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

                  Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

                  Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

                  No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

                  Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

                  No se registra a menos que se consiga el dato adicional

                  No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

                  Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

                  Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

                  7

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

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                  Paacutegina 7

                  32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

                  son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

                  33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

                  encuentra en el manual de procedimiento

                  34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

                  Miembros que aprobaron

                  Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                  Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                  Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                  8

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                  4 Coacutedigo

                  Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

                  interior de la Universidad de los Andes

                  41 Estaacutendar - Coacutedigo

                  TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

                  Coacutedigo

                  Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

                  YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

                  Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

                  Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                  bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

                  Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

                  42 Caracteres prohibidos Tabla 4

                  43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

                  procedimiento

                  9

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina 9

                  44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

                  Miembros que aprobaron

                  Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                  Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                  Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                  10

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

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                  Paacutegina 10

                  II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                  Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

                  tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                  1 Direccioacuten

                  Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                  estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                  11 Estaacutendar - Direccioacuten

                  111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

                  investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

                  La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

                  11

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina 11

                  Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

                  RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

                  TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

                  MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

                  AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

                  112 Estaacutendar direccioacuten

                  Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

                  Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

                  DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

                  Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

                  direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

                  CASOS ESPECIALES

                  Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

                  En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

                  Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

                  9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

                  12

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina 12

                  113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

                  Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                  Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

                  bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                  Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                  y los 3 siguientes son un consecutivo

                  12 Caracteres prohibidos

                  Puntuacioacuten

                  Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

                  deben ser utilizados

                  Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

                  direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

                  individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

                  2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                  territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                  http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                  como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                  13

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina 13

                  13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

                  procedimiento

                  14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

                  Miembros que aprobaron

                  Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                  Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                  Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                  14

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina 14

                  2 Teleacutefono

                  El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

                  inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

                  21 Estaacutendar

                  TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

                  Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

                  donante

                  TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

                  CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

                  MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

                  Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

                  PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

                  AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

                  Componentes Definicioacuten y estaacutendar

                  Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

                  Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

                  Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

                  Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

                  22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

                  15

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina 15

                  23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

                  procedimiento

                  24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

                  Miembros que aprobaron

                  Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                  Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                  Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                  16

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina 16

                  3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

                  Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

                  que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

                  31 Estaacutendar

                  311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

                  TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

                  bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

                  ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

                  EUNI Institucional Universidad de los Andes

                  Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

                  EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

                  EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

                  MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

                  PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

                  AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

                  17

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina 17

                  312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

                  Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

                  Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

                  La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

                  18

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina 18

                  32 Caracteres prohibidos

                  Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

                  lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

                  33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

                  manual de procedimiento

                  34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

                  Miembros que aprobaron

                  Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                  Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                  Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                  4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

                  httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

                  i

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                  Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

                  bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

                  bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

                  2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

                  Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

                  bull Manual Crear Personas ndashAyR

                  bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

                  bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

                  en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

                  bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                  bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

                  ii

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina ii

                  NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

                  bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

                  bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

                  Decreto 2150 de 1995

                  bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

                  bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

                  otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

                  bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

                  bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

                  se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

                  NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

                  bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

                  bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

                  bull wwwregistraduriagovco

                  bull wwwdasgovco

                  NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

                  bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

                  Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

                  bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

                  iii

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina iii

                  bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

                  iv

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                  Iacutendices y apeacutendices

                  Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

                  v

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina v

                  Glosario

                  Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

                  rdquo

                  5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                  de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                  vi

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina vi

                  Anexos

                  Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

                  NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

                  ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

                  AGENCIA AG LOTE LT

                  AGRUPACION AGP MANZANA MZ

                  ALMACEN ALM MEZZANINE MN

                  ALTILLO AL MODULO MD

                  APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

                  APARTAMENTO AP NORTE NORTE

                  AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

                  AVENIDA AV OESTE OESTE

                  AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

                  BARRIO BRR ORIENTE O

                  BLOQUE BL PARCELA PA

                  BODEGA BG PARQUE PAR

                  BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

                  CALLE CL PASAJE PJ

                  CAMINO CN PASEO PS

                  CARRERA CR PENTHOUSE PH

                  CARRETERA CARR PISO P

                  CASA CA PLANTA PL

                  CELULA CEL PORTERIA POR

                  CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

                  CIRCULAR CIR PUENTE PN

                  CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

                  CIUDADELA CD SALON SA

                  CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

                  CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

                  CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

                  DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

                  DEPOSITO DP SUITE SU

                  DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

                  DIAGONAL DG SUR SUR

                  EDIFICIO ED TERMINAL TER

                  ENTRADA EN TERRAZA TZ

                  vii

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina vii

                  NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

                  ESQUINA ESQ TORRE TO

                  ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

                  ETAPA ET UNIDAD UN

                  EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

                  FINCA FCA URBANIZACION URB

                  GARAJE GJ VARIANTE VTE

                  GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

                  HACIENDA HC ZONA ZN

                  INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

                  KILOMETRO KM

                  LOCAL LC

                  • TABLA DE CONTENIDO
                  • LISTA DE TABLAS
                  • 1 Nombre
                    • 11 Estaacutendar - Nombre
                    • 12 Caracteres prohibidos
                    • 13 Procedimientos de referencia
                    • 14 Control de actualizaciones
                      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
                        • 22 Caracteres prohibidos
                        • 23 Procedimientos de referencia
                        • 24 Control de actualizaciones
                          • 3 Fecha de nacimiento
                            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
                            • 32 Caracteres prohibidos
                            • 33 Procedimientos de referencia
                            • 34 Control de actualizaciones
                              • 4 Coacutedigo
                                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                                • 42 Caracteres prohibidos
                                • 43 Procedimientos de referencia
                                • 44 Control de actualizaciones
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                                      • 111 Tipos de direccioacuten
                                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                                        • 12 Caracteres prohibidos
                                        • 13 Procedimientos de referencia
                                        • 14 Control de actualizaciones
                                          • 2 Teleacutefono
                                            • 21 Estaacutendar
                                            • 22 Caracteres prohibidos
                                            • 23 Procedimientos de referencia
                                            • 24 Control de actualizaciones
                                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                                • 31 Estaacutendar
                                                  • 311 Tipos
                                                  • 312 Estaacutendar
                                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                                    • 34 Control de actualizaciones
                                                        • mpena366
                                                          Archivo adjunto
                                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                                          2011

                                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                                          b

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina b

                                                          TABLA DE CONTENIDO

                                                          Introduccioacuten d

                                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                                          1 Nombre 1

                                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                                          4 ID de Banner 8

                                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                                          1 Direccioacuten 10

                                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                                          112 Modificacioacuten 11

                                                          c

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina c

                                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                                          2 Teleacutefono 13

                                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                                          Lista de referencia I

                                                          Glosario II

                                                          d

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina d

                                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                                          e

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina e

                                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                                          1

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 1

                                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                                          1 Nombre

                                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                                          2

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 2

                                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                                          113 Eliminacioacuten

                                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                                          3

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 3

                                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                                          4

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 4

                                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                                          antes del antildeo 2000

                                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

                                                          5

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 5

                                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                                          216 Casos especiales

                                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

                                                          6

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 6

                                                          3 Fecha de nacimiento

                                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                                          especificados

                                                          7

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 7

                                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

                                                          8

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 8

                                                          4 ID de Banner

                                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                                          415 Casos especiales

                                                          9

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 9

                                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                                          10

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 10

                                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                                          1 Direccioacuten

                                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                                          111 Creacioacuten

                                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          11

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 11

                                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                                          12

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 12

                                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                                          13

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 13

                                                          2 Teleacutefono

                                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                                          14

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 14

                                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                                          15

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 15

                                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                                          16

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 16

                                                          313 Eliminacioacuten

                                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                                          315 Casos especiales

                                                          Ninguno identificado

                                                          I

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina I

                                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                                          II

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina II

                                                          Glosario

                                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                                          rdquo

                                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                                          • 1 Nombre
                                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                                              • 111 Creacioacuten
                                                              • 112 Modificacioacuten
                                                              • 113 Eliminacioacuten
                                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                                      • 211 Creacioacuten
                                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                                      • 216 Casos especiales
                                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                                              • 311 Creacioacuten
                                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                              • 315 Casos especiales
                                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                                    • mpena366
                                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                                      Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                                      pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                                      Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                                      Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                                      eventos de egresados

                                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                                      Meta No aplica

                                                                                                                      Observaciones No aplica

                                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                                      Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                                      Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                                      De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                                      En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                                      LEGAL

                                                                                                                      No aplica

                                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                                      1

                                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                                      Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

                  DD MM AAAA
                  ACTA DE ENTREGA CARNEacute DE EGRESADO
                  NOTAS
                  MOTIVO X 1) El carneacute de egresado se emite por primera vez sin ninguacuten costo para el egresado
                  1 Primera vez (Carneacute) 2) Tipo de Identificacioacuten Cedula de Ciudadaniacutea (CC) Cedula de Extranjeriacutea (CE) Pasaporte
                  2 Cambio 3) El carneacute de egresado se cambiaraacute por errores de impresioacuten Es indispensable que el egresado en el momento del cambio del carneacute haga la devolucioacuten
                  3 Reposicioacuten 4) Si el carneacute de egresado se requiere reponer por peacuterdida o cambio de nombres apellidos o tiacutetulos y antildeo de grado preferido el egresado deberaacute cancelar la suma estipulada por la Universidad en el momento del cambio y el pago se puede efectuar a traveacutes de cualquier Sucursal de Bancolombia o a traveacutes del portal de Egresados de la Universidad
                  Informacioacuten del Carneacute
                  Tipo de identificacioacuten No De Documento
                  Nombres Apellidos
                  Tiacutetulo otorgado Antildeo de Grado
                  Autorizado por Entregado por Recibido po
                  _________________________________ ________________________________ _____________________________________CC
                  El carneacute de egresado se entrega en el Ed Monjas Of 202 de Lunes a Viernes de 830 am a 1230 pm y de 200 pm a 530 pm
                  DD MM AAAA
                  ACTA DE ENTREGA CARNEacute DE EGRESADO
                  NOTAS
                  MOTIVO X 1) El carneacute de egresado se emite por primera vez sin ninguacuten costo para el egresado
                  1 Primera vez (Carneacute) 2) Tipo de Identificacioacuten Cedula de Ciudadaniacutea (CC) Cedula de Extranjeriacutea (CE) Pasaporte
                  2 Cambio 3) El carneacute de egresado se cambiaraacute por errores de impresioacuten Es indispensable que el egresado en el momento del cambio del carneacute haga la devolucioacuten
                  3 Reposicioacuten 4) Si el carneacute de egresado se requiere reponer por peacuterdida o cambio de nombres apellidos o tiacutetulos y antildeo de grado preferido el egresado deberaacute cancelar la suma estipulada por la Universidad en el momento del cambio y el pago se puede efectuar a traveacutes de cualquier Sucursal de Bancolombia o a traveacutes del portal de Egresados de la Universidad
                  Informacioacuten del Carneacute
                  Tipo de identificacioacuten No De Documento
                  Nombres Apellidos
                  Tiacutetulo otorgado Antildeo de Grado
                  Autorizado por Entregado por Recibido po
                  _________________________________ ________________________________ _____________________________________CC
                  El carneacute de egresado se entrega en el Ed Monjas Of 202 de Lunes a Viernes de 830 am a 1230 pm y de 200 pm a 530 pm
                  Autorizacioacuten ndash consentimiento expresoLa Universidad de los Andes como institucioacuten que almacena y recolecta datos personales requiere obtener su autorizacioacuten para que de manera libre previa expresa voluntaria y debidamente informada permita a todas las dependencias acadeacutemicas yo administrativas recolectar recaudar almacenar usar circular suprimir procesar compilar intercambiar dar tratamiento actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos o en repositorios electroacutenicos de todo tipo con que cuenta la Universidad Esta informacioacuten es y seraacute utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la Universidad en su condicioacuten de institucioacuten de educacioacuten superior de forma directa o a traveacutes de terceros a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa expresa inequiacutevoca y por escrito a la cuenta de correo electroacutenico dispuesta para tal efecto habeasdatauniandeseduco Para conocer en maacutes detalle visite httpwwwuniandeseducodatospersonales
                  iquestNos autoriza de manera expresa a que sus datos personales sen registrados en la base de datos institucional de la Universidad de los Andes
                  Siacute Autorizo que mis datos personales aquiacute diligenciados sean tratados conforme a lo previsto en el anterior texto de Autorizacioacuten ndash consentimiento expreso
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                  NOMBRE COMPLETO __________________________________________________________________________________________________
                  CC_____________________________________________ DE_____________________________________
                  FIRMA ______________________________________________________________________________________
                  FECHA DD_______ MM_______ AA________
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                  FIRMA ______________________________________________________________________________________
                  FECHA DD_______ MM_______ AA________
                  Fecha Diligenciamiento
                  DD MM AAAA
                  SERVICIOS PARA EGRESADOS
                  Por favor lea y firme al respaldo luego diligencie esta solicitud
                  Datos de Identificacioacuten
                  Tipo de identificacion No De Documento
                  Nombres Apellidos
                  Tiacutetulo otorgado Antildeo de Grado
                  Correo electroacutenico Celular Teleacutefono
                  Motivo de la visita
                  Concierto Teatro Cultural Conferencia Foro Seminario Encuentro con profesor amigo Biblioteca Centro Deportivo Tour por el Campus
                  Otro iquestCuaacutel
                  Servicios de intereacutes
                  Carneacute de Egresado Biblioteca y bases de datos Empleo (Buscar u ofrecer)
                  Usuario y Contrasentildea uniandes Centro Deportivo Otro
                  Informacioacuten acadeacutemica Directorio en liacutenea egresados Cuaacutel ___________________________
                  Seraacute contactado maacuteximo 15 diacuteas haacutebiles despueacutes de la fecha de diligenciamiento de este formato
                  Fecha Diligenciamiento
                  DD MM AAAA
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                  Motivo de la visita
                  Concierto Teatro Cultural Conferencia Foro Seminario Encuentro con profesor amigo Biblioteca Centro Deportivo Tour por el Campus
                  Otro iquestCuaacutel
                  Servicios de intereacutes
                  Carneacute de Egresado Biblioteca y bases de datos Empleo (Buscar u ofrecer)
                  Usuario y Contrasentildea uniandes Centro Deportivo Otro
                  Informacioacuten acadeacutemica Directorio en liacutenea egresados Cuaacutel ___________________________
                  Seraacute contactado maacuteximo 15 diacuteas haacutebiles despueacutes de la fecha de diligenciamiento de este formato
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                  CC_____________________________________________ DE_____________________________________
                  FIRMA ______________________________________________________________________________________
                  FECHA MM_______ DD_______ AA________
                  Autorizacioacuten ndash consentimiento expresoLa Universidad de los Andes como institucioacuten que almacena y recolecta datos personales requiere obtener su autorizacioacuten para que de manera libre previa expresa voluntaria y debidamente informada permita a todas las dependencias acadeacutemicas yo administrativas recolectar recaudar almacenar usar circular suprimir procesar compilar intercambiar dar tratamiento actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos o en repositorios electroacutenicos de todo tipo con que cuenta la Universidad Esta informacioacuten es y seraacute utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la Universidad en su condicioacuten de institucioacuten de educacioacuten superior de forma directa o a traveacutes de terceros a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa expresa inequiacutevoca y por escrito a la cuenta de correo electroacutenico dispuesta para tal efecto habeasdatauniandeseduco Para conocer en maacutes detalle visite httpwwwuniandeseducodatospersonales
                  iquestNos autoriza de manera expresa a que sus datos personales sen registrados en la base de datos institucional de la Universidad de los Andes
                  Siacute Autorizo que mis datos personales aquiacute diligenciados sean tratados conforme a lo previsto en el anterior texto de Autorizacioacuten ndash consentimiento expreso
                  No autorizo que mis datos personales aquiacute diligenciados sean tratados conforme a lo previsto en el anterior texto de Autorizacioacuten ndash consentimiento expreso
                  NOMBRE COMPLETO __________________________________________________________________________________________________
                  CC_____________________________________________ DE_____________________________________
                  FIRMA ______________________________________________________________________________________
                  FECHA MM_______ DD_______ AA________

PRO-01-5-02-01

CARNETIZACIOacuteN DE EGRESADOS POR SOLICITUD WEB NIVEL 3S

EG

UR

IDA

D Y

SE

RV

ICIO

S

BAacute

SIC

OS

JEFA

TURA

DE

EGR

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S

EG

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DA

S

Gestioacuten de enviacuteo de carneacutesVerificacioacuten solicitudes Generacioacuten del carneacute

8- Imprimir carneacutes activados

1- Solicitar carneacute viacutea web

Archivo de solicitudes

5- Estandarizar archivo de solicitudes

6- Archivar fotos7- Consolidar y enviar archivo

9- Recoger y confirmar nuacutemero de

carneacutes impresos

iquestCarneacutes completos

10- Crear archivo de enviacuteo

Archivo de enviacuteo

11- Preparar el enviacuteo

12- Entregar sobres a

proveedor de enviacuteo

Si

No

18- Archivar carneacutes devueltos

16- Contactar a egresado y

verificar

14- Recibir carneacute

iquestEgresado dio

respuesta

No

13- Verificar estado de enviacuteos

iquestHubo devoluciones

No

Si

Si

Carpeta de solicitudes en Excel y fotos

Carneacute

2- Descargar archivo de

solicitudes y fotos

3- Verificar si la informacioacuten estaacute completa en la

solicitud

iquestInformacioacuten completa y

fotos adecuadas

Si

4- Contactar a Egresado

No

16- Recibir carneacutes devueltos

17- Remitir carneacutes devueltos

a Seguridad y Servicios Baacutesicos

Si

Paacutegina web Egresados

Carneacute

19- Remitir al egresado a oficina de Seguridad

20- Entregar carneacute

Carneacute

Admin - paacutegina web Egresados

Egresado solicita su carneacute personalmente

Cada 5 diacuteas

Recepcioacuten de informacioacuten pendiente

1

5 diacuteas haacutebiles

1

  • DF - Carnetizacioacuten de Egresadosvsd
    • Solicitud por pg web
        • mpena366
          Archivo adjunto
          PRO-01-5-02-01 Carnetizacioacuten de egresados - Solicitud por webpdf

          Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

          FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

          MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

          Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

          Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

          2 Descargar archivo

          de solicitudes y fotos

          Cada 5 diacuteas haacutebiles se descargan del sistema en Excel todas las solicitudes reportadas y el archivo completo de fotos de los egresados del Sistema de Egresados Administrador

          Auxiliar de Egresados

          Admin ndash En la paacutegina web de

          Egresados

          Archivo de solicitudes

          3

          Verificar si la informacioacuten estaacute

          completa en la solicitud

          Con base en el archivo de solicitudes se debe verificar que los campos de solicitud esteacuten completos y que la foto cumpla con el formato requerido (medidas fondo blanco foto de soacutelo la cara)

          Auxiliar de Egresados

          Archivo de solicitudes

          4 Contactar a

          egresado

          En caso de que haya informacioacuten pendiente en la solicitud o de que la foto no cumpla con el formato requerido se contacta al egresado por correo o por teleacutefono para que la enviacutee por correo directamente al Auxiliar de Egresados

          Auxiliar de Egresados

          5 Estandarizar

          archivo de solicitudes

          El archivo de solicitudes debe ser estandarizado y ajustado a los formatos requeridos por el aacuterea de Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica)

          Auxiliar de Egresados

          Archivo en Excel

          estandarizado

          6 Archivar fotos

          Cada foto se archiva con un nuacutemero de serial maacutes el nuacutemero de ceacutedula en una carpeta para enviacuteo a Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica)

          Auxiliar de Egresados

          7 Consolidar y enviar

          archivo

          Se genera una carpeta completa que incluya toda la informacioacuten de las solicitudes maacutes el archivo de las fotos El nombre de la carpeta lleva la fecha de la semana en la que se descargoacute el archivo de solicitudes y se enviacutea a un Auxiliar Administrativo del aacuterea de Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica)

          Auxiliar de Egresados

          Carpeta de

          solicitudes Excel y fotos

          8 Imprimir carneacutes

          activados

          Hay dos opciones - Se ordena la impresioacuten del

          carneacute desde la oficina de atencioacuten a egresados

          - En un plazo maacuteximo de 5 diacuteas se imprimen los carneacutes activados

          Auxiliar Administrativo de

          Seguridad y Servicios Baacutesicos

          (Seguridad electroacutenica)

          Datacard Carneacutes

          9 Recoger y

          confirmar nuacutemero de carneacutes impresos

          Recoger los carneacutes impresos entregados por el Auxiliar Administrativo de Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica) y verificar que el

          Auxiliar de Egresados

          Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

          FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

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          Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

          Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 7

          nuacutemero de solicitudes entregadas coincida con el nuacutemero de carneacutes impresos recibidos

          10 Crear archivo de

          enviacuteo

          Se crea una base de datos con toda la informacioacuten referente a los carneacutes que seraacuten enviados por correo fiacutesico

          Auxiliar de Egresados

          Archivo de enviacuteo

          11 Preparar el enviacuteo Se prepara cada sobre de enviacuteo con un folleto de egresados el carneacute yo portacarneacute

          Auxiliar de Egresados

          12 Entregar sobres a

          proveedor de enviacuteo

          Entregar al proveedor encargado de ejecutar el enviacuteo

          Auxiliar de Egresados

          13 Verificar estado de

          enviacuteos

          Se debe verificar 5 diacuteas haacutebiles despueacutes si los enviacuteos siacute ocurrieron y si hubo alguna devolucioacuten

          Auxiliar de Egresados

          14 Recibir el carneacute Se recibe el sobre en la direccioacuten de enviacuteo

          Egresado Carneacute

          15 Recibir carneacutes

          devueltos

          En caso de que haya carneacutes devueltos el proveedor de enviacuteos se lo entrega al Auxiliar de Egresados

          Auxiliar de Egresados

          16 Contactar a egresado y

          verificar

          Se debe contactar a los egresados con los que hubo devolucioacuten para determinar queacute sucedioacute y coacutemo proceder

          Auxiliar de Egresados

          17

          Remitir carneacutes devueltos a Seguridad y

          Servicios Baacutesicos

          Se enviacutean los carneacutes devueltos a un Auxiliar Administrativo de Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica)

          Auxiliar de Egresados

          18 Archivar carneacutes

          devueltos

          Se deben archivar todos los carneacutes devueltos y hasta que el egresado solicite su carneacute personalmente

          Auxiliar Administrativo

          19

          Remitir al egresado a la

          oficina de Seguridad

          Se remite al egresado a la oficina de Seguridad para que recoja su carneacute

          Auxiliar de Egresados

          20 Entregar carneacute Se le entrega el carneacute impreso al egresado

          Auxiliar Administrativo

          Carneacute

          47 Diagrama de flujo - Carnetizacioacuten de egresadosndash Solicitud en eventos

          48 Descripcioacuten de actividades ndash Carnetizacioacuten de egresados ndash Solicitud en eventos

          PRO-01-5-02-01

          CARNETIZACIOacuteN DE EGRESADOSndash SOLICITUD EN EVENTOS NIVEL 3JE

          FATU

          RA D

          E EG

          RES

          AD

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          SA

          DA

          SE

          GR

          ES

          AD

          OS

          Gestioacuten post eventoPreparacioacuten previa al evento Carnetizacioacuten durante el evento

          6- Verificar tipo de solicitud

          9- Registrar datos y tomar

          foto

          8- Diligenciar formatos de solicitud de

          servicios

          10- Archivar foto

          11- Generar el carneacute

          13- Recibir carneacute5- Solicitar carneacute

          en evento

          iquestCarneacute por reposicoacuten

          No

          7- Registrar en BannerSi

          Formatos

          4- Notificar necesidad de estacioacuten de

          carnetizacioacuten

          12- Entregar carneacute

          15- Generar y enviar reporte

          reportes

          1- Reporte para Seguridad y Servicios Baacutesicos2- Reporte para Gestor de sistemas de Informacioacuten

          Carneacute

          1- Solicitar lista de asistentes al

          evento

          2- Validar datos de asistentes y actualizar lista

          Lista de uniandinos inscritos consolidada

          3- Cargar listas en computadores

          del evento

          14- Consolidar archivos de fotos y coacutedigos badge

          Lista de asistentes

          Banner

          Carneacute

          Recepcioacuten lista de invitados

          Diacutea del evento

          Despueacutes del evento

          • DF - Carnetizacioacuten de Egresadosvsd
            • Solicitud en eventos
                • mpena366
                  Archivo adjunto
                  PRO-01-5-02-01 Carnetizacioacuten de egresapos - Solicitud en eventospdf

                  Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

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                  Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 8

                  ENTRADA Evento en el que se ofrece servicio de carnetizacioacuten a egresados

                  PROVEEDOR Direccioacuten de Admisiones y Registro Unidad Acadeacutemica o Administrativa de la Universidad o Asociacioacuten de Egresados o Egresados o externo

                  SALIDA Carneacute de egresado en fiacutesico y Reportes

                  CLIENTE Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado especializacioacuten maestriacutea yo doctorado

                  ACTIVIDAD DESCRIPCIOacuteN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

                  1 Solicitar lista de

                  asistentes al evento

                  Se solicita al responsable la lista de los inscritos al evento

                  Auxiliar de Egresados

                  Lista de

                  asistentes

                  2 Validar datos de

                  asistentes y actualizar lista

                  Se valida si los asistentes son empleados de la Universidad estudiantes o egresados de otro programa Alliacute se identifica egresados a atender

                  Auxiliar de Egresados

                  Lista de uniandinos

                  inscritos consolidada

                  3 Cargar listas en

                  computadores del evento

                  A todos los computadores que seraacuten usados para el proceso de carnetizacioacuten en el evento se les carga la lista de uniandinos inscritos consolidada

                  Auxiliar de Egresados

                  4

                  Notificar necesidad de estacioacuten de

                  carnetizacioacuten

                  Se notifica a Seguridad que se requiere la estacioacuten de carnetizacioacuten con los insumos necesarios (plaacutesticos con serial y cinta de impresioacuten)

                  Auxiliar de Egresados

                  5 Solicitar carneacute en

                  evento

                  Los egresados hacen efectiva la solicitud del carneacute en el punto de carnetizacioacuten del evento

                  Egresado

                  6 Verificar tipo de

                  solicitud

                  Se verifica el estado del egresado en Banner Primera vez cambio o reposicioacuten

                  Auxiliar de Egresados

                  Banner

                  7 Registrar en

                  Banner

                  Las solicitudes por reposicioacuten son registradas en Banner para llevar un control

                  Auxiliar de Egresados

                  Banner

                  8

                  Diligenciar formatos de solicitud de

                  servicios

                  Diligenciar el formato de solicitud de servicios para egresados que incluye autorizacioacuten de uso de datos personales

                  Egresado Formatos

                  9 Registrar datos y

                  tomar foto

                  Se registran los datos del carneacute nombre cedula grado (solo uno el egresado elige) antildeo de grado y se toma y edita la foto

                  Auxiliar de Egresados Auxiliar

                  de Labores Ocasionales

                  Datacard

                  10 Archivar foto La foto se archiva con el nuacutemero de ceacutedula del egresado en la carpeta creada para el evento

                  Auxiliar de Egresados Auxiliar

                  de Labores Ocasionales

                  Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

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                  MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                  Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                  Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 9

                  11 Generar el carneacute

                  Se imprime el carneacute y se registra el coacutedigo badge del carneacute en archivo en la carpeta creada para el evento

                  Auxiliar de Egresados

                  Carneacute

                  12 Entregar carneacute Se entrega el carneacute en fiacutesico al egresado

                  Auxiliar de Egresados

                  13 Recibir carneacute El egresado recibe su carneacute en fiacutesico en su mano

                  Egresado Carneacute

                  14 Consolidar

                  archivos de fotos y coacutedigos badge

                  Se consolidan todas las fotos y todos los coacutedigos badge generados en el evento en un solo archivo Si se usan varios equipos se consolida la informacioacuten de la carpeta creada para el evento

                  Auxiliar de Egresados

                  15 Generar y enviar

                  reportes

                  Se generan dos reportes al final de cada evento 1 Reporte con coacutedigos badge

                  registrados para la activacioacuten de cada carneacute Se entrega al Auxiliar de Seguridad con el archivo de fotos

                  2 Reporte de registro de entrega de carneacute en Banner Se le entrega a gestor de sistemas de informacioacuten coacutedigos ceacutedulas nuacutemero de categoriacutea para cargar archivo en Banner fecha y nombre del evento)

                  Auxiliar de Egresados

                  1 ndash Reporte para Seguridad y

                  Servicios Baacutesicos 2- Reporte para

                  Sistemas de Informacioacuten

                  6 DEFINICIONES

                  Datacard Software de carnetizacioacuten que permite la gestioacuten de bases de datos el disentildeo y la

                  impresioacuten en tarjetas plaacutesticas y debe estar instalado en los computadores que interactuacutean

                  con la impresioacuten

                  Formato de autorizacioacuten de uso de datos Formato a traveacutes del cual cada egresado autorizan

                  a la Universidad para utilizar sus datos personales en el desarrollo de las funciones propias de

                  la Universidad Hay uno por egresado

                  Formato de solicitud y entrega del carneacute Formato utilizado para la entrega fiacutesica del carneacute

                  Es una autorizacioacuten para que Seguridad y Servicios Baacutesicos haga efectiva la entrega del carneacute

                  y quede soporte de recibido por parte del egresado cuando no lo imprime la unidad de

                  Egresados

                  Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                  FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                  MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                  Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                  Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 10

                  Formato de servicios para egresados Formato en el que el egresado registra servicios

                  solicitados y que unifica la informacioacuten por diligenciar tanto en la solicitud y entrega del carneacute

                  como la autorizacioacuten de uso de datos personales

                  Salesforce CRM Sistema para administrar interacciones entre empresa y cliente Esta

                  aplicacioacuten permite almacenar y organizar informacioacuten de los clientes en este caso de los

                  egresados que facilita la gestioacuten institucional de estas relaciones

                  7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

                  8 INDICADORES

                  FIC

                  HA

                  DE

                  L IN

                  DIC

                  AD

                  OR

                  NUacuteMERO DE CARNEacuteS DE EGRESADOS ACTIVOS

                  Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-011

                  Responsable del

                  indicador Gestor de Bases de Datos

                  Objetivo Hacer seguimiento para mejora continua del proceso

                  Meacutetodo de Medicioacuten

                  Extraer de las fuentes de datos informacioacuten referente a egresados con

                  carneacute activos y egresados totales de la Universidad

                  Consolidar la informacioacuten sobre la cantidad de egresados carnetizados

                  y total de egresados de la Universidad

                  Calcular indicador

                  Unidad de Medida

                  Foacutermula nuacutemero de egresados carnetizadosnuacutemero total de egresados

                  Variables Nuacutemero de egresados carnetizados nuacutemero total de egresados con

                  carneacute activo

                  INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadeacutemica administrativa entidad)

                  No aplica

                  Formato de autorizacioacuten de datos

                  Formato de solicitud

                  Formato de acta de entrega del carneacute

                  Manual de estaacutendares y calidad de datos en Banner

                  Manual de procedimientos y poliacuteticas

                  Auto

                  image1png

                  mpena366
                  Archivo adjunto
                  Formato de autorizacioacuten de datosxlsx

                  Ingreso

                  Auto

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                  image2png

                  mpena366
                  Archivo adjunto
                  Formato de solicitudxlsx

                  Acta

                  image1jpeg

                  image2png

                  mpena366
                  Archivo adjunto
                  Formato de acta de entrega del carneacutexlsx

                  2011

                  Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                  Manual de Estaacutendares y Calidad de Datos en el Sistema Banner

                  b

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina b

                  TABLA DE CONTENIDO

                  Introduccioacuten e

                  I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                  1 Nombre 1

                  11 Estaacutendar - Nombre 1

                  12 Caracteres prohibidos 3

                  13 Procedimientos de referencia 3

                  14 Control de actualizaciones 3

                  2 Nuacutemero de identificacioacuten 4

                  21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten 4

                  22 Caracteres prohibidos 5

                  23 Procedimientos de referencia 5

                  24 Control de actualizaciones 5

                  3 Fecha de nacimiento 6

                  31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento 6

                  32 Caracteres prohibidos 7

                  33 Procedimientos de referencia 7

                  34 Control de actualizaciones 7

                  4 Coacutedigo 8

                  41 Estaacutendar - Coacutedigo 8

                  42 Caracteres prohibidos 8

                  43 Procedimientos de referencia 8

                  44 Control de actualizaciones 9

                  II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                  1 Direccioacuten 10

                  11 Estaacutendar - Direccioacuten 10111 Tipos de direccioacuten 10112 Estaacutendar direccioacuten 11113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes 12

                  12 Caracteres prohibidos 12

                  c

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina c

                  13 Procedimientos de referencia 13

                  14 Control de actualizaciones 13

                  2 Teleacutefono 14

                  21 Estaacutendar 14

                  22 Caracteres prohibidos 14

                  23 Procedimientos de referencia 15

                  24 Control de actualizaciones 15

                  3 Direccioacuten de Correo electroacutenico 16

                  31 Estaacutendar 16311 Tipos 16312 Estaacutendar 17

                  32 Caracteres prohibidos 18

                  33 Procedimientos de referencia 18

                  34 Control de actualizaciones 18

                  Lista de referencia i

                  Iacutendices y apeacutendices iv

                  Glosario v

                  Anexos vi

                  d

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina d

                  LISTA DE TABLAS

                  Tabla 1 Responsables de los datos eTabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato fTabla 3 Caracteres especiales y violaciones 2Tabla 4 Caracteres prohibidos 3Tabla 5 Violaciones y excepciones 5Tabla 6 Casos especiales y violaciones 6Tabla 7 Tipos de direccioacuten 11Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico 16Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico 18Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN vi

                  e

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina e

                  Introduccioacuten

                  Banner es el sistema institucional de registro acadeacutemico y de estudiantes egresados y donaciones administrado por la Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo Con el objetivo de mejorar la calidad de datos utilizados en el Sistema Banner de la Universidad de los Andes ha sido necesario evaluar y redefinir los estaacutendares y buenas praacutecticas en el manejo de la informacioacuten que eacuteste alberga por tal motivo este documento contiene los estaacutendares definidos conjuntamente por la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Registro y Admisiones Para la presentacioacuten de la informacioacuten han sido agrupados los datos en clusters los cuales surgieron como parte de la priorizacioacuten por importancia urgencia y utilizacioacuten en varias dependencias de la Universidad de los Andes Cada cluacutester contiene el nombre con el que se identifica una breve definicioacuten el estaacutendar que fue aprobado con su correspondiente explicacioacuten de igual forma contiene el control de actualizaciones como lo son fecha de elaboracioacuten fecha de aprobacioacuten miembros que aprobaron fecha de entrada en vigencia fecha de divulgacioacuten fecha de uacuteltima modificacioacuten y motivo de uacuteltima modificacioacuten El Comiteacute Coordinador fue conformado entre miembros de la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Admisiones y Registro para desarrollar los estaacutendares y tomar las decisiones relacionadas con el mantenimiento de la informacioacuten en el sistema Banner Este equipo de trabajo tiene la responsabilidad de ingresar y mantener los datos almacenados en el sistema Banner asiacute como conceder privilegios a otros para ver ingresar actualizar y generar reportes desde Banner Sobre este aspecto la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general Tabla 1 Responsables de los datos

                  Aacuterea de responsabilidad Protector Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                  f

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina f

                  Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                  La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                  Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                  Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                  la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                  No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                  rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                  No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                  la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Al final del documento estaacuten las fuentes de informacioacuten utilizadas en las que se encuentran normas juriacutedicas enlaces de intereacutes y documentos de referencia Como documentos complementarios existen documento de poliacuteticas y procedimientos y el manual de procedimiento de actualizacioacuten de datos comunes en Banner junto con otros materiales de apoyo que seraacuten citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podraacute ser reportada a

                  Direccioacuten de Desarrollo Servicios de Desarrollo egresadosuniandeseduco

                  Direccioacuten de Admisiones y Registro admreguniandeseduco

                  1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                  1

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina 1

                  ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                  Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema

                  1 Nombre

                  Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                  empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                  11 Estaacutendar - Nombre

                  TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

                  A (registraduriacutea)

                  Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea

                  bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta

                  de correo Uniandes bull Diploma

                  B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales

                  bull Diploma bull Carnet

                  2

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina 2

                  SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

                  A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales

                  Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea

                  B

                  Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)

                  bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza

                  informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante

                  bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados

                  Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER

                  Caracteres especiales

                  Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos

                  Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4

                  Espaciado de los nombres

                  Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre

                  Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre

                  Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM

                  Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato

                  CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo

                  3

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina 3

                  12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos

                  Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes

                  1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se

                  reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo

                  rdquo$amp()=iexcliquest

                  Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados

                  para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar

                  13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se

                  encuentran en el manual de procedimiento

                  14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

                  Miembros que aprobaron

                  Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                  Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                  Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                  4

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina 4

                  2 Nuacutemero de identificacioacuten

                  Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                  Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema

                  21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten

                  TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

                  C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas

                  despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes

                  Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio

                  DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM

                  E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)

                  T (Tarjeta de Identidad)

                  P (Pasaporte)

                  S (Social security Number)

                  5

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina 5

                  Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN

                  Violaciones

                  Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento

                  Excepciones (Uacutenicamente para

                  Direccioacuten de Desarrollo)

                  Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo

                  22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte

                  23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se

                  encuentra en el manual de procedimiento

                  24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

                  Miembros que aprobaron

                  Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                  Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                  Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                  6

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina 6

                  3 Fecha de nacimiento

                  Indica el tiempo de nacimiento de una persona

                  31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

                  TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

                  Fecha

                  DD-MM-YYYY Donde

                  DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

                  MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

                  YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

                  bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

                  Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

                  Tabla 6 Casos especiales y violaciones

                  CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

                  Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

                  Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

                  No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

                  Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

                  No se registra a menos que se consiga el dato adicional

                  No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

                  Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

                  Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

                  7

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                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina 7

                  32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

                  son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

                  33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

                  encuentra en el manual de procedimiento

                  34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

                  Miembros que aprobaron

                  Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                  Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                  Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                  8

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                  4 Coacutedigo

                  Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

                  interior de la Universidad de los Andes

                  41 Estaacutendar - Coacutedigo

                  TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

                  Coacutedigo

                  Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

                  YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

                  Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

                  Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                  bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

                  Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

                  42 Caracteres prohibidos Tabla 4

                  43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

                  procedimiento

                  9

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                  44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

                  Miembros que aprobaron

                  Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                  Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                  Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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                  Universidad de los Andes Estaacutendares

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                  II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                  Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

                  tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                  1 Direccioacuten

                  Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                  estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                  11 Estaacutendar - Direccioacuten

                  111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

                  investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

                  La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

                  11

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                  Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

                  RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

                  TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

                  MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

                  AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

                  112 Estaacutendar direccioacuten

                  Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

                  Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

                  DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

                  Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

                  direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

                  CASOS ESPECIALES

                  Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

                  En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

                  Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

                  9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

                  12

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                  113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

                  Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                  Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

                  bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                  Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                  y los 3 siguientes son un consecutivo

                  12 Caracteres prohibidos

                  Puntuacioacuten

                  Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

                  deben ser utilizados

                  Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

                  direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

                  individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

                  2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                  territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                  http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                  como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                  13

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina 13

                  13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

                  procedimiento

                  14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

                  Miembros que aprobaron

                  Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                  Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                  Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                  14

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

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                  Paacutegina 14

                  2 Teleacutefono

                  El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

                  inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

                  21 Estaacutendar

                  TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

                  Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

                  donante

                  TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

                  CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

                  MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

                  Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

                  PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

                  AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

                  Componentes Definicioacuten y estaacutendar

                  Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

                  Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

                  Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

                  Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

                  22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                  23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

                  procedimiento

                  24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

                  Miembros que aprobaron

                  Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                  Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                  Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina 16

                  3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

                  Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

                  que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

                  31 Estaacutendar

                  311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

                  TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

                  bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

                  ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

                  EUNI Institucional Universidad de los Andes

                  Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

                  EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

                  EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

                  MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

                  PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

                  AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina 17

                  312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

                  Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

                  Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

                  La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina 18

                  32 Caracteres prohibidos

                  Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

                  lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

                  33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

                  manual de procedimiento

                  34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

                  Miembros que aprobaron

                  Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

                  Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

                  Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

                  4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

                  httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

                  i

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                  Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

                  bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

                  bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

                  2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

                  Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

                  bull Manual Crear Personas ndashAyR

                  bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

                  bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

                  en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

                  bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                  bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

                  ii

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                  NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

                  bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

                  bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

                  Decreto 2150 de 1995

                  bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

                  bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

                  otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

                  bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

                  bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

                  se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

                  NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

                  bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

                  bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

                  bull wwwregistraduriagovco

                  bull wwwdasgovco

                  NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

                  bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

                  Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

                  bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

                  iii

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                  bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

                  iv

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                  Iacutendices y apeacutendices

                  Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

                  v

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

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                  Glosario

                  Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

                  rdquo

                  5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                  de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                  vi

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

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                  Anexos

                  Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

                  NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

                  ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

                  AGENCIA AG LOTE LT

                  AGRUPACION AGP MANZANA MZ

                  ALMACEN ALM MEZZANINE MN

                  ALTILLO AL MODULO MD

                  APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

                  APARTAMENTO AP NORTE NORTE

                  AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

                  AVENIDA AV OESTE OESTE

                  AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

                  BARRIO BRR ORIENTE O

                  BLOQUE BL PARCELA PA

                  BODEGA BG PARQUE PAR

                  BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

                  CALLE CL PASAJE PJ

                  CAMINO CN PASEO PS

                  CARRERA CR PENTHOUSE PH

                  CARRETERA CARR PISO P

                  CASA CA PLANTA PL

                  CELULA CEL PORTERIA POR

                  CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

                  CIRCULAR CIR PUENTE PN

                  CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

                  CIUDADELA CD SALON SA

                  CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

                  CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

                  CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

                  DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

                  DEPOSITO DP SUITE SU

                  DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

                  DIAGONAL DG SUR SUR

                  EDIFICIO ED TERMINAL TER

                  ENTRADA EN TERRAZA TZ

                  vii

                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                  Paacutegina vii

                  NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

                  ESQUINA ESQ TORRE TO

                  ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

                  ETAPA ET UNIDAD UN

                  EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

                  FINCA FCA URBANIZACION URB

                  GARAJE GJ VARIANTE VTE

                  GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

                  HACIENDA HC ZONA ZN

                  INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

                  KILOMETRO KM

                  LOCAL LC

                  • TABLA DE CONTENIDO
                  • LISTA DE TABLAS
                  • 1 Nombre
                    • 11 Estaacutendar - Nombre
                    • 12 Caracteres prohibidos
                    • 13 Procedimientos de referencia
                    • 14 Control de actualizaciones
                      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
                        • 22 Caracteres prohibidos
                        • 23 Procedimientos de referencia
                        • 24 Control de actualizaciones
                          • 3 Fecha de nacimiento
                            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
                            • 32 Caracteres prohibidos
                            • 33 Procedimientos de referencia
                            • 34 Control de actualizaciones
                              • 4 Coacutedigo
                                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                                • 42 Caracteres prohibidos
                                • 43 Procedimientos de referencia
                                • 44 Control de actualizaciones
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                                      • 111 Tipos de direccioacuten
                                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                                        • 12 Caracteres prohibidos
                                        • 13 Procedimientos de referencia
                                        • 14 Control de actualizaciones
                                          • 2 Teleacutefono
                                            • 21 Estaacutendar
                                            • 22 Caracteres prohibidos
                                            • 23 Procedimientos de referencia
                                            • 24 Control de actualizaciones
                                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                                • 31 Estaacutendar
                                                  • 311 Tipos
                                                  • 312 Estaacutendar
                                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                                    • 34 Control de actualizaciones
                                                        • mpena366
                                                          Archivo adjunto
                                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                                          2011

                                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                                          b

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina b

                                                          TABLA DE CONTENIDO

                                                          Introduccioacuten d

                                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                                          1 Nombre 1

                                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                                          4 ID de Banner 8

                                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                                          1 Direccioacuten 10

                                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                                          112 Modificacioacuten 11

                                                          c

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina c

                                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                                          2 Teleacutefono 13

                                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                                          Lista de referencia I

                                                          Glosario II

                                                          d

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina d

                                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                                          e

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina e

                                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                                          1

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 1

                                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                                          1 Nombre

                                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                                          2

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 2

                                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                                          113 Eliminacioacuten

                                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                                          3

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 3

                                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                                          4

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 4

                                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                                          antes del antildeo 2000

                                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

                                                          5

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 5

                                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                                          216 Casos especiales

                                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

                                                          6

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 6

                                                          3 Fecha de nacimiento

                                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                                          especificados

                                                          7

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 7

                                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

                                                          8

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 8

                                                          4 ID de Banner

                                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                                          415 Casos especiales

                                                          9

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 9

                                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                                          10

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 10

                                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                                          1 Direccioacuten

                                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                                          111 Creacioacuten

                                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          11

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 11

                                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                                          12

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 12

                                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                                          13

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 13

                                                          2 Teleacutefono

                                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                                          14

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 14

                                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                                          15

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 15

                                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                                          16

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina 16

                                                          313 Eliminacioacuten

                                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                                          315 Casos especiales

                                                          Ninguno identificado

                                                          I

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina I

                                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                                          II

                                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                          Paacutegina II

                                                          Glosario

                                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                                          rdquo

                                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                                          • 1 Nombre
                                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                                              • 111 Creacioacuten
                                                              • 112 Modificacioacuten
                                                              • 113 Eliminacioacuten
                                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                                      • 211 Creacioacuten
                                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                                      • 216 Casos especiales
                                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                                              • 311 Creacioacuten
                                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                              • 315 Casos especiales
                                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                                    • mpena366
                                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                                      Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                                      pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                                      Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                                      Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                                      eventos de egresados

                                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                                      Meta No aplica

                                                                                                                      Observaciones No aplica

                                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                                      Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                                      Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                                      De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                                      En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                                      LEGAL

                                                                                                                      No aplica

                                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                                      1

                                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                                      Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

                  DD MM AAAA
                  ACTA DE ENTREGA CARNEacute DE EGRESADO
                  NOTAS
                  MOTIVO X 1) El carneacute de egresado se emite por primera vez sin ninguacuten costo para el egresado
                  1 Primera vez (Carneacute) 2) Tipo de Identificacioacuten Cedula de Ciudadaniacutea (CC) Cedula de Extranjeriacutea (CE) Pasaporte
                  2 Cambio 3) El carneacute de egresado se cambiaraacute por errores de impresioacuten Es indispensable que el egresado en el momento del cambio del carneacute haga la devolucioacuten
                  3 Reposicioacuten 4) Si el carneacute de egresado se requiere reponer por peacuterdida o cambio de nombres apellidos o tiacutetulos y antildeo de grado preferido el egresado deberaacute cancelar la suma estipulada por la Universidad en el momento del cambio y el pago se puede efectuar a traveacutes de cualquier Sucursal de Bancolombia o a traveacutes del portal de Egresados de la Universidad
                  Informacioacuten del Carneacute
                  Tipo de identificacioacuten No De Documento
                  Nombres Apellidos
                  Tiacutetulo otorgado Antildeo de Grado
                  Autorizado por Entregado por Recibido po
                  _________________________________ ________________________________ _____________________________________CC
                  El carneacute de egresado se entrega en el Ed Monjas Of 202 de Lunes a Viernes de 830 am a 1230 pm y de 200 pm a 530 pm
                  DD MM AAAA
                  ACTA DE ENTREGA CARNEacute DE EGRESADO
                  NOTAS
                  MOTIVO X 1) El carneacute de egresado se emite por primera vez sin ninguacuten costo para el egresado
                  1 Primera vez (Carneacute) 2) Tipo de Identificacioacuten Cedula de Ciudadaniacutea (CC) Cedula de Extranjeriacutea (CE) Pasaporte
                  2 Cambio 3) El carneacute de egresado se cambiaraacute por errores de impresioacuten Es indispensable que el egresado en el momento del cambio del carneacute haga la devolucioacuten
                  3 Reposicioacuten 4) Si el carneacute de egresado se requiere reponer por peacuterdida o cambio de nombres apellidos o tiacutetulos y antildeo de grado preferido el egresado deberaacute cancelar la suma estipulada por la Universidad en el momento del cambio y el pago se puede efectuar a traveacutes de cualquier Sucursal de Bancolombia o a traveacutes del portal de Egresados de la Universidad
                  Informacioacuten del Carneacute
                  Tipo de identificacioacuten No De Documento
                  Nombres Apellidos
                  Tiacutetulo otorgado Antildeo de Grado
                  Autorizado por Entregado por Recibido po
                  _________________________________ ________________________________ _____________________________________CC
                  El carneacute de egresado se entrega en el Ed Monjas Of 202 de Lunes a Viernes de 830 am a 1230 pm y de 200 pm a 530 pm
                  Autorizacioacuten ndash consentimiento expresoLa Universidad de los Andes como institucioacuten que almacena y recolecta datos personales requiere obtener su autorizacioacuten para que de manera libre previa expresa voluntaria y debidamente informada permita a todas las dependencias acadeacutemicas yo administrativas recolectar recaudar almacenar usar circular suprimir procesar compilar intercambiar dar tratamiento actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos o en repositorios electroacutenicos de todo tipo con que cuenta la Universidad Esta informacioacuten es y seraacute utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la Universidad en su condicioacuten de institucioacuten de educacioacuten superior de forma directa o a traveacutes de terceros a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa expresa inequiacutevoca y por escrito a la cuenta de correo electroacutenico dispuesta para tal efecto habeasdatauniandeseduco Para conocer en maacutes detalle visite httpwwwuniandeseducodatospersonales
                  iquestNos autoriza de manera expresa a que sus datos personales sen registrados en la base de datos institucional de la Universidad de los Andes
                  Siacute Autorizo que mis datos personales aquiacute diligenciados sean tratados conforme a lo previsto en el anterior texto de Autorizacioacuten ndash consentimiento expreso
                  No autorizo que mis datos personales aquiacute diligenciados sean tratados conforme a lo previsto en el anterior texto de Autorizacioacuten ndash consentimiento expreso
                  NOMBRE COMPLETO __________________________________________________________________________________________________
                  CC_____________________________________________ DE_____________________________________
                  FIRMA ______________________________________________________________________________________
                  FECHA DD_______ MM_______ AA________
                  Autorizacioacuten ndash consentimiento expresoLa Universidad de los Andes como institucioacuten que almacena y recolecta datos personales requiere obtener su autorizacioacuten para que de manera libre previa expresa voluntaria y debidamente informada permita a todas las dependencias acadeacutemicas yo administrativas recolectar recaudar almacenar usar circular suprimir procesar compilar intercambiar dar tratamiento actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos o en repositorios electroacutenicos de todo tipo con que cuenta la Universidad Esta informacioacuten es y seraacute utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la Universidad en su condicioacuten de institucioacuten de educacioacuten superior de forma directa o a traveacutes de terceros a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa expresa inequiacutevoca y por escrito a la cuenta de correo electroacutenico dispuesta para tal efecto habeasdatauniandeseduco Para conocer en maacutes detalle visite httpwwwuniandeseducodatospersonales
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                  CC_____________________________________________ DE_____________________________________
                  FIRMA ______________________________________________________________________________________
                  FECHA DD_______ MM_______ AA________
                  Fecha Diligenciamiento
                  DD MM AAAA
                  SERVICIOS PARA EGRESADOS
                  Por favor lea y firme al respaldo luego diligencie esta solicitud
                  Datos de Identificacioacuten
                  Tipo de identificacion No De Documento
                  Nombres Apellidos
                  Tiacutetulo otorgado Antildeo de Grado
                  Correo electroacutenico Celular Teleacutefono
                  Motivo de la visita
                  Concierto Teatro Cultural Conferencia Foro Seminario Encuentro con profesor amigo Biblioteca Centro Deportivo Tour por el Campus
                  Otro iquestCuaacutel
                  Servicios de intereacutes
                  Carneacute de Egresado Biblioteca y bases de datos Empleo (Buscar u ofrecer)
                  Usuario y Contrasentildea uniandes Centro Deportivo Otro
                  Informacioacuten acadeacutemica Directorio en liacutenea egresados Cuaacutel ___________________________
                  Seraacute contactado maacuteximo 15 diacuteas haacutebiles despueacutes de la fecha de diligenciamiento de este formato
                  Fecha Diligenciamiento
                  DD MM AAAA
                  SERVICIOS PARA EGRESADOS
                  Por favor lea y firme al respaldo luego diligencie esta solicitud
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                  Tipo de identificacion No De Documento
                  Nombres Apellidos
                  Tiacutetulo otorgado Antildeo de Grado
                  Correo electroacutenico Celular Teleacutefono
                  Motivo de la visita
                  Concierto Teatro Cultural Conferencia Foro Seminario Encuentro con profesor amigo Biblioteca Centro Deportivo Tour por el Campus
                  Otro iquestCuaacutel
                  Servicios de intereacutes
                  Carneacute de Egresado Biblioteca y bases de datos Empleo (Buscar u ofrecer)
                  Usuario y Contrasentildea uniandes Centro Deportivo Otro
                  Informacioacuten acadeacutemica Directorio en liacutenea egresados Cuaacutel ___________________________
                  Seraacute contactado maacuteximo 15 diacuteas haacutebiles despueacutes de la fecha de diligenciamiento de este formato
                  Autorizacioacuten ndash consentimiento expresoLa Universidad de los Andes como institucioacuten que almacena y recolecta datos personales requiere obtener su autorizacioacuten para que de manera libre previa expresa voluntaria y debidamente informada permita a todas las dependencias acadeacutemicas yo administrativas recolectar recaudar almacenar usar circular suprimir procesar compilar intercambiar dar tratamiento actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos o en repositorios electroacutenicos de todo tipo con que cuenta la Universidad Esta informacioacuten es y seraacute utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la Universidad en su condicioacuten de institucioacuten de educacioacuten superior de forma directa o a traveacutes de terceros a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa expresa inequiacutevoca y por escrito a la cuenta de correo electroacutenico dispuesta para tal efecto habeasdatauniandeseduco Para conocer en maacutes detalle visite httpwwwuniandeseducodatospersonales
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                  FIRMA ______________________________________________________________________________________
                  FECHA MM_______ DD_______ AA________
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                  CC_____________________________________________ DE_____________________________________
                  FIRMA ______________________________________________________________________________________
                  FECHA MM_______ DD_______ AA________

Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

2 Descargar archivo

de solicitudes y fotos

Cada 5 diacuteas haacutebiles se descargan del sistema en Excel todas las solicitudes reportadas y el archivo completo de fotos de los egresados del Sistema de Egresados Administrador

Auxiliar de Egresados

Admin ndash En la paacutegina web de

Egresados

Archivo de solicitudes

3

Verificar si la informacioacuten estaacute

completa en la solicitud

Con base en el archivo de solicitudes se debe verificar que los campos de solicitud esteacuten completos y que la foto cumpla con el formato requerido (medidas fondo blanco foto de soacutelo la cara)

Auxiliar de Egresados

Archivo de solicitudes

4 Contactar a

egresado

En caso de que haya informacioacuten pendiente en la solicitud o de que la foto no cumpla con el formato requerido se contacta al egresado por correo o por teleacutefono para que la enviacutee por correo directamente al Auxiliar de Egresados

Auxiliar de Egresados

5 Estandarizar

archivo de solicitudes

El archivo de solicitudes debe ser estandarizado y ajustado a los formatos requeridos por el aacuterea de Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica)

Auxiliar de Egresados

Archivo en Excel

estandarizado

6 Archivar fotos

Cada foto se archiva con un nuacutemero de serial maacutes el nuacutemero de ceacutedula en una carpeta para enviacuteo a Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica)

Auxiliar de Egresados

7 Consolidar y enviar

archivo

Se genera una carpeta completa que incluya toda la informacioacuten de las solicitudes maacutes el archivo de las fotos El nombre de la carpeta lleva la fecha de la semana en la que se descargoacute el archivo de solicitudes y se enviacutea a un Auxiliar Administrativo del aacuterea de Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica)

Auxiliar de Egresados

Carpeta de

solicitudes Excel y fotos

8 Imprimir carneacutes

activados

Hay dos opciones - Se ordena la impresioacuten del

carneacute desde la oficina de atencioacuten a egresados

- En un plazo maacuteximo de 5 diacuteas se imprimen los carneacutes activados

Auxiliar Administrativo de

Seguridad y Servicios Baacutesicos

(Seguridad electroacutenica)

Datacard Carneacutes

9 Recoger y

confirmar nuacutemero de carneacutes impresos

Recoger los carneacutes impresos entregados por el Auxiliar Administrativo de Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica) y verificar que el

Auxiliar de Egresados

Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 7

nuacutemero de solicitudes entregadas coincida con el nuacutemero de carneacutes impresos recibidos

10 Crear archivo de

enviacuteo

Se crea una base de datos con toda la informacioacuten referente a los carneacutes que seraacuten enviados por correo fiacutesico

Auxiliar de Egresados

Archivo de enviacuteo

11 Preparar el enviacuteo Se prepara cada sobre de enviacuteo con un folleto de egresados el carneacute yo portacarneacute

Auxiliar de Egresados

12 Entregar sobres a

proveedor de enviacuteo

Entregar al proveedor encargado de ejecutar el enviacuteo

Auxiliar de Egresados

13 Verificar estado de

enviacuteos

Se debe verificar 5 diacuteas haacutebiles despueacutes si los enviacuteos siacute ocurrieron y si hubo alguna devolucioacuten

Auxiliar de Egresados

14 Recibir el carneacute Se recibe el sobre en la direccioacuten de enviacuteo

Egresado Carneacute

15 Recibir carneacutes

devueltos

En caso de que haya carneacutes devueltos el proveedor de enviacuteos se lo entrega al Auxiliar de Egresados

Auxiliar de Egresados

16 Contactar a egresado y

verificar

Se debe contactar a los egresados con los que hubo devolucioacuten para determinar queacute sucedioacute y coacutemo proceder

Auxiliar de Egresados

17

Remitir carneacutes devueltos a Seguridad y

Servicios Baacutesicos

Se enviacutean los carneacutes devueltos a un Auxiliar Administrativo de Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica)

Auxiliar de Egresados

18 Archivar carneacutes

devueltos

Se deben archivar todos los carneacutes devueltos y hasta que el egresado solicite su carneacute personalmente

Auxiliar Administrativo

19

Remitir al egresado a la

oficina de Seguridad

Se remite al egresado a la oficina de Seguridad para que recoja su carneacute

Auxiliar de Egresados

20 Entregar carneacute Se le entrega el carneacute impreso al egresado

Auxiliar Administrativo

Carneacute

47 Diagrama de flujo - Carnetizacioacuten de egresadosndash Solicitud en eventos

48 Descripcioacuten de actividades ndash Carnetizacioacuten de egresados ndash Solicitud en eventos

PRO-01-5-02-01

CARNETIZACIOacuteN DE EGRESADOSndash SOLICITUD EN EVENTOS NIVEL 3JE

FATU

RA D

E EG

RES

AD

OS

PE

RS

ON

AS

EG

RE

SA

DA

SE

GR

ES

AD

OS

Gestioacuten post eventoPreparacioacuten previa al evento Carnetizacioacuten durante el evento

6- Verificar tipo de solicitud

9- Registrar datos y tomar

foto

8- Diligenciar formatos de solicitud de

servicios

10- Archivar foto

11- Generar el carneacute

13- Recibir carneacute5- Solicitar carneacute

en evento

iquestCarneacute por reposicoacuten

No

7- Registrar en BannerSi

Formatos

4- Notificar necesidad de estacioacuten de

carnetizacioacuten

12- Entregar carneacute

15- Generar y enviar reporte

reportes

1- Reporte para Seguridad y Servicios Baacutesicos2- Reporte para Gestor de sistemas de Informacioacuten

Carneacute

1- Solicitar lista de asistentes al

evento

2- Validar datos de asistentes y actualizar lista

Lista de uniandinos inscritos consolidada

3- Cargar listas en computadores

del evento

14- Consolidar archivos de fotos y coacutedigos badge

Lista de asistentes

Banner

Carneacute

Recepcioacuten lista de invitados

Diacutea del evento

Despueacutes del evento

  • DF - Carnetizacioacuten de Egresadosvsd
    • Solicitud en eventos
        • mpena366
          Archivo adjunto
          PRO-01-5-02-01 Carnetizacioacuten de egresapos - Solicitud en eventospdf

          Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

          FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

          MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

          Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

          Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 8

          ENTRADA Evento en el que se ofrece servicio de carnetizacioacuten a egresados

          PROVEEDOR Direccioacuten de Admisiones y Registro Unidad Acadeacutemica o Administrativa de la Universidad o Asociacioacuten de Egresados o Egresados o externo

          SALIDA Carneacute de egresado en fiacutesico y Reportes

          CLIENTE Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado especializacioacuten maestriacutea yo doctorado

          ACTIVIDAD DESCRIPCIOacuteN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

          1 Solicitar lista de

          asistentes al evento

          Se solicita al responsable la lista de los inscritos al evento

          Auxiliar de Egresados

          Lista de

          asistentes

          2 Validar datos de

          asistentes y actualizar lista

          Se valida si los asistentes son empleados de la Universidad estudiantes o egresados de otro programa Alliacute se identifica egresados a atender

          Auxiliar de Egresados

          Lista de uniandinos

          inscritos consolidada

          3 Cargar listas en

          computadores del evento

          A todos los computadores que seraacuten usados para el proceso de carnetizacioacuten en el evento se les carga la lista de uniandinos inscritos consolidada

          Auxiliar de Egresados

          4

          Notificar necesidad de estacioacuten de

          carnetizacioacuten

          Se notifica a Seguridad que se requiere la estacioacuten de carnetizacioacuten con los insumos necesarios (plaacutesticos con serial y cinta de impresioacuten)

          Auxiliar de Egresados

          5 Solicitar carneacute en

          evento

          Los egresados hacen efectiva la solicitud del carneacute en el punto de carnetizacioacuten del evento

          Egresado

          6 Verificar tipo de

          solicitud

          Se verifica el estado del egresado en Banner Primera vez cambio o reposicioacuten

          Auxiliar de Egresados

          Banner

          7 Registrar en

          Banner

          Las solicitudes por reposicioacuten son registradas en Banner para llevar un control

          Auxiliar de Egresados

          Banner

          8

          Diligenciar formatos de solicitud de

          servicios

          Diligenciar el formato de solicitud de servicios para egresados que incluye autorizacioacuten de uso de datos personales

          Egresado Formatos

          9 Registrar datos y

          tomar foto

          Se registran los datos del carneacute nombre cedula grado (solo uno el egresado elige) antildeo de grado y se toma y edita la foto

          Auxiliar de Egresados Auxiliar

          de Labores Ocasionales

          Datacard

          10 Archivar foto La foto se archiva con el nuacutemero de ceacutedula del egresado en la carpeta creada para el evento

          Auxiliar de Egresados Auxiliar

          de Labores Ocasionales

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          Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

          Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 9

          11 Generar el carneacute

          Se imprime el carneacute y se registra el coacutedigo badge del carneacute en archivo en la carpeta creada para el evento

          Auxiliar de Egresados

          Carneacute

          12 Entregar carneacute Se entrega el carneacute en fiacutesico al egresado

          Auxiliar de Egresados

          13 Recibir carneacute El egresado recibe su carneacute en fiacutesico en su mano

          Egresado Carneacute

          14 Consolidar

          archivos de fotos y coacutedigos badge

          Se consolidan todas las fotos y todos los coacutedigos badge generados en el evento en un solo archivo Si se usan varios equipos se consolida la informacioacuten de la carpeta creada para el evento

          Auxiliar de Egresados

          15 Generar y enviar

          reportes

          Se generan dos reportes al final de cada evento 1 Reporte con coacutedigos badge

          registrados para la activacioacuten de cada carneacute Se entrega al Auxiliar de Seguridad con el archivo de fotos

          2 Reporte de registro de entrega de carneacute en Banner Se le entrega a gestor de sistemas de informacioacuten coacutedigos ceacutedulas nuacutemero de categoriacutea para cargar archivo en Banner fecha y nombre del evento)

          Auxiliar de Egresados

          1 ndash Reporte para Seguridad y

          Servicios Baacutesicos 2- Reporte para

          Sistemas de Informacioacuten

          6 DEFINICIONES

          Datacard Software de carnetizacioacuten que permite la gestioacuten de bases de datos el disentildeo y la

          impresioacuten en tarjetas plaacutesticas y debe estar instalado en los computadores que interactuacutean

          con la impresioacuten

          Formato de autorizacioacuten de uso de datos Formato a traveacutes del cual cada egresado autorizan

          a la Universidad para utilizar sus datos personales en el desarrollo de las funciones propias de

          la Universidad Hay uno por egresado

          Formato de solicitud y entrega del carneacute Formato utilizado para la entrega fiacutesica del carneacute

          Es una autorizacioacuten para que Seguridad y Servicios Baacutesicos haga efectiva la entrega del carneacute

          y quede soporte de recibido por parte del egresado cuando no lo imprime la unidad de

          Egresados

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          FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

          MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

          Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

          Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 10

          Formato de servicios para egresados Formato en el que el egresado registra servicios

          solicitados y que unifica la informacioacuten por diligenciar tanto en la solicitud y entrega del carneacute

          como la autorizacioacuten de uso de datos personales

          Salesforce CRM Sistema para administrar interacciones entre empresa y cliente Esta

          aplicacioacuten permite almacenar y organizar informacioacuten de los clientes en este caso de los

          egresados que facilita la gestioacuten institucional de estas relaciones

          7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

          8 INDICADORES

          FIC

          HA

          DE

          L IN

          DIC

          AD

          OR

          NUacuteMERO DE CARNEacuteS DE EGRESADOS ACTIVOS

          Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-011

          Responsable del

          indicador Gestor de Bases de Datos

          Objetivo Hacer seguimiento para mejora continua del proceso

          Meacutetodo de Medicioacuten

          Extraer de las fuentes de datos informacioacuten referente a egresados con

          carneacute activos y egresados totales de la Universidad

          Consolidar la informacioacuten sobre la cantidad de egresados carnetizados

          y total de egresados de la Universidad

          Calcular indicador

          Unidad de Medida

          Foacutermula nuacutemero de egresados carnetizadosnuacutemero total de egresados

          Variables Nuacutemero de egresados carnetizados nuacutemero total de egresados con

          carneacute activo

          INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadeacutemica administrativa entidad)

          No aplica

          Formato de autorizacioacuten de datos

          Formato de solicitud

          Formato de acta de entrega del carneacute

          Manual de estaacutendares y calidad de datos en Banner

          Manual de procedimientos y poliacuteticas

          Auto

          image1png

          mpena366
          Archivo adjunto
          Formato de autorizacioacuten de datosxlsx

          Ingreso

          Auto

          image1jpeg

          image2png

          mpena366
          Archivo adjunto
          Formato de solicitudxlsx

          Acta

          image1jpeg

          image2png

          mpena366
          Archivo adjunto
          Formato de acta de entrega del carneacutexlsx

          2011

          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

          Manual de Estaacutendares y Calidad de Datos en el Sistema Banner

          b

          Universidad de los Andes Estaacutendares

          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

          Paacutegina b

          TABLA DE CONTENIDO

          Introduccioacuten e

          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

          1 Nombre 1

          11 Estaacutendar - Nombre 1

          12 Caracteres prohibidos 3

          13 Procedimientos de referencia 3

          14 Control de actualizaciones 3

          2 Nuacutemero de identificacioacuten 4

          21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten 4

          22 Caracteres prohibidos 5

          23 Procedimientos de referencia 5

          24 Control de actualizaciones 5

          3 Fecha de nacimiento 6

          31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento 6

          32 Caracteres prohibidos 7

          33 Procedimientos de referencia 7

          34 Control de actualizaciones 7

          4 Coacutedigo 8

          41 Estaacutendar - Coacutedigo 8

          42 Caracteres prohibidos 8

          43 Procedimientos de referencia 8

          44 Control de actualizaciones 9

          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

          1 Direccioacuten 10

          11 Estaacutendar - Direccioacuten 10111 Tipos de direccioacuten 10112 Estaacutendar direccioacuten 11113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes 12

          12 Caracteres prohibidos 12

          c

          Universidad de los Andes Estaacutendares

          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

          Paacutegina c

          13 Procedimientos de referencia 13

          14 Control de actualizaciones 13

          2 Teleacutefono 14

          21 Estaacutendar 14

          22 Caracteres prohibidos 14

          23 Procedimientos de referencia 15

          24 Control de actualizaciones 15

          3 Direccioacuten de Correo electroacutenico 16

          31 Estaacutendar 16311 Tipos 16312 Estaacutendar 17

          32 Caracteres prohibidos 18

          33 Procedimientos de referencia 18

          34 Control de actualizaciones 18

          Lista de referencia i

          Iacutendices y apeacutendices iv

          Glosario v

          Anexos vi

          d

          Universidad de los Andes Estaacutendares

          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

          Paacutegina d

          LISTA DE TABLAS

          Tabla 1 Responsables de los datos eTabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato fTabla 3 Caracteres especiales y violaciones 2Tabla 4 Caracteres prohibidos 3Tabla 5 Violaciones y excepciones 5Tabla 6 Casos especiales y violaciones 6Tabla 7 Tipos de direccioacuten 11Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico 16Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico 18Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN vi

          e

          Universidad de los Andes Estaacutendares

          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

          Paacutegina e

          Introduccioacuten

          Banner es el sistema institucional de registro acadeacutemico y de estudiantes egresados y donaciones administrado por la Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo Con el objetivo de mejorar la calidad de datos utilizados en el Sistema Banner de la Universidad de los Andes ha sido necesario evaluar y redefinir los estaacutendares y buenas praacutecticas en el manejo de la informacioacuten que eacuteste alberga por tal motivo este documento contiene los estaacutendares definidos conjuntamente por la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Registro y Admisiones Para la presentacioacuten de la informacioacuten han sido agrupados los datos en clusters los cuales surgieron como parte de la priorizacioacuten por importancia urgencia y utilizacioacuten en varias dependencias de la Universidad de los Andes Cada cluacutester contiene el nombre con el que se identifica una breve definicioacuten el estaacutendar que fue aprobado con su correspondiente explicacioacuten de igual forma contiene el control de actualizaciones como lo son fecha de elaboracioacuten fecha de aprobacioacuten miembros que aprobaron fecha de entrada en vigencia fecha de divulgacioacuten fecha de uacuteltima modificacioacuten y motivo de uacuteltima modificacioacuten El Comiteacute Coordinador fue conformado entre miembros de la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Admisiones y Registro para desarrollar los estaacutendares y tomar las decisiones relacionadas con el mantenimiento de la informacioacuten en el sistema Banner Este equipo de trabajo tiene la responsabilidad de ingresar y mantener los datos almacenados en el sistema Banner asiacute como conceder privilegios a otros para ver ingresar actualizar y generar reportes desde Banner Sobre este aspecto la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general Tabla 1 Responsables de los datos

          Aacuterea de responsabilidad Protector Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

          f

          Universidad de los Andes Estaacutendares

          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

          Paacutegina f

          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

          Al final del documento estaacuten las fuentes de informacioacuten utilizadas en las que se encuentran normas juriacutedicas enlaces de intereacutes y documentos de referencia Como documentos complementarios existen documento de poliacuteticas y procedimientos y el manual de procedimiento de actualizacioacuten de datos comunes en Banner junto con otros materiales de apoyo que seraacuten citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podraacute ser reportada a

          Direccioacuten de Desarrollo Servicios de Desarrollo egresadosuniandeseduco

          Direccioacuten de Admisiones y Registro admreguniandeseduco

          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

          1

          Universidad de los Andes Estaacutendares

          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

          Paacutegina 1

          ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

          Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema

          1 Nombre

          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

          11 Estaacutendar - Nombre

          TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

          A (registraduriacutea)

          Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea

          bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta

          de correo Uniandes bull Diploma

          B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales

          bull Diploma bull Carnet

          2

          Universidad de los Andes Estaacutendares

          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

          Paacutegina 2

          SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

          A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales

          Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea

          B

          Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)

          bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza

          informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante

          bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados

          Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER

          Caracteres especiales

          Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos

          Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4

          Espaciado de los nombres

          Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre

          Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre

          Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM

          Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato

          CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo

          3

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          12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos

          Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes

          1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se

          reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo

          rdquo$amp()=iexcliquest

          Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados

          para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar

          13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se

          encuentran en el manual de procedimiento

          14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

          Miembros que aprobaron

          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

          4

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          2 Nuacutemero de identificacioacuten

          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema

          21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten

          TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

          C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas

          despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes

          Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio

          DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM

          E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)

          T (Tarjeta de Identidad)

          P (Pasaporte)

          S (Social security Number)

          5

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          Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN

          Violaciones

          Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento

          Excepciones (Uacutenicamente para

          Direccioacuten de Desarrollo)

          Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo

          22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte

          23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se

          encuentra en el manual de procedimiento

          24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

          Miembros que aprobaron

          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

          6

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          3 Fecha de nacimiento

          Indica el tiempo de nacimiento de una persona

          31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

          TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

          Fecha

          DD-MM-YYYY Donde

          DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

          MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

          YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

          bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

          Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

          Tabla 6 Casos especiales y violaciones

          CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

          Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

          Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

          No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

          Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

          No se registra a menos que se consiga el dato adicional

          No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

          Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

          Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

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          32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

          son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

          33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

          encuentra en el manual de procedimiento

          34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

          Miembros que aprobaron

          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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          4 Coacutedigo

          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

          interior de la Universidad de los Andes

          41 Estaacutendar - Coacutedigo

          TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

          Coacutedigo

          Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

          YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

          Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

          bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

          Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

          42 Caracteres prohibidos Tabla 4

          43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

          procedimiento

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          44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

          Miembros que aprobaron

          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

          Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

          tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

          1 Direccioacuten

          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

          11 Estaacutendar - Direccioacuten

          111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

          investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

          La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

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          Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

          RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

          TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

          MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

          AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

          112 Estaacutendar direccioacuten

          Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

          Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

          DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

          Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

          direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

          CASOS ESPECIALES

          Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

          En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

          Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

          9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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          113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

          Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

          bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

          y los 3 siguientes son un consecutivo

          12 Caracteres prohibidos

          Puntuacioacuten

          Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

          deben ser utilizados

          Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

          direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

          individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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          13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

          procedimiento

          14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

          Miembros que aprobaron

          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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          2 Teleacutefono

          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

          inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

          21 Estaacutendar

          TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

          Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

          donante

          TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

          CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

          MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

          Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

          PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

          AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

          Componentes Definicioacuten y estaacutendar

          Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

          Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

          Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

          Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

          22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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          23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

          procedimiento

          24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

          Miembros que aprobaron

          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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          3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

          que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

          31 Estaacutendar

          311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

          TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

          bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

          ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

          EUNI Institucional Universidad de los Andes

          Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

          EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

          EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

          MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

          PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

          AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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          Universidad de los Andes Estaacutendares

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          312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

          Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

          Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

          La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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          32 Caracteres prohibidos

          Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

          lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

          33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

          manual de procedimiento

          34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

          Miembros que aprobaron

          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

          4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

          httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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          Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

          bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

          bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

          2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

          Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

          bull Manual Crear Personas ndashAyR

          bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

          bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

          en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

          bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

          bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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          NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

          bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

          bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

          Decreto 2150 de 1995

          bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

          bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

          otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

          bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

          bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

          se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

          NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

          bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

          bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

          bull wwwregistraduriagovco

          bull wwwdasgovco

          NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

          bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

          Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

          bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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          bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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          Iacutendices y apeacutendices

          Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

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          Glosario

          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

          rdquo

          5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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          Anexos

          Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

          NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

          ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

          AGENCIA AG LOTE LT

          AGRUPACION AGP MANZANA MZ

          ALMACEN ALM MEZZANINE MN

          ALTILLO AL MODULO MD

          APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

          APARTAMENTO AP NORTE NORTE

          AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

          AVENIDA AV OESTE OESTE

          AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

          BARRIO BRR ORIENTE O

          BLOQUE BL PARCELA PA

          BODEGA BG PARQUE PAR

          BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

          CALLE CL PASAJE PJ

          CAMINO CN PASEO PS

          CARRERA CR PENTHOUSE PH

          CARRETERA CARR PISO P

          CASA CA PLANTA PL

          CELULA CEL PORTERIA POR

          CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

          CIRCULAR CIR PUENTE PN

          CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

          CIUDADELA CD SALON SA

          CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

          CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

          CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

          DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

          DEPOSITO DP SUITE SU

          DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

          DIAGONAL DG SUR SUR

          EDIFICIO ED TERMINAL TER

          ENTRADA EN TERRAZA TZ

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          NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

          ESQUINA ESQ TORRE TO

          ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

          ETAPA ET UNIDAD UN

          EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

          FINCA FCA URBANIZACION URB

          GARAJE GJ VARIANTE VTE

          GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

          HACIENDA HC ZONA ZN

          INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

          KILOMETRO KM

          LOCAL LC

          • TABLA DE CONTENIDO
          • LISTA DE TABLAS
          • 1 Nombre
            • 11 Estaacutendar - Nombre
            • 12 Caracteres prohibidos
            • 13 Procedimientos de referencia
            • 14 Control de actualizaciones
              • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
                • 22 Caracteres prohibidos
                • 23 Procedimientos de referencia
                • 24 Control de actualizaciones
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
                    • 32 Caracteres prohibidos
                    • 33 Procedimientos de referencia
                    • 34 Control de actualizaciones
                      • 4 Coacutedigo
                        • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                        • 42 Caracteres prohibidos
                        • 43 Procedimientos de referencia
                        • 44 Control de actualizaciones
                          • 1 Direccioacuten
                            • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                              • 111 Tipos de direccioacuten
                              • 112 Estaacutendar direccioacuten
                              • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                                • 12 Caracteres prohibidos
                                • 13 Procedimientos de referencia
                                • 14 Control de actualizaciones
                                  • 2 Teleacutefono
                                    • 21 Estaacutendar
                                    • 22 Caracteres prohibidos
                                    • 23 Procedimientos de referencia
                                    • 24 Control de actualizaciones
                                      • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                        • 31 Estaacutendar
                                          • 311 Tipos
                                          • 312 Estaacutendar
                                            • 32 Caracteres prohibidos
                                            • 33 Procedimientos de referencia
                                            • 34 Control de actualizaciones
                                                • mpena366
                                                  Archivo adjunto
                                                  MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                                  2011

                                                  Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                                  Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                                  b

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina b

                                                  TABLA DE CONTENIDO

                                                  Introduccioacuten d

                                                  I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                                  1 Nombre 1

                                                  11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                                  2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                                  21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                                  3 Fecha de nacimiento 6

                                                  31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                                  4 ID de Banner 8

                                                  41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                                  II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                                  1 Direccioacuten 10

                                                  11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                                  1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                                  112 Modificacioacuten 11

                                                  c

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina c

                                                  113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                                  2 Teleacutefono 13

                                                  21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                                  3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                                  31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                                  Lista de referencia I

                                                  Glosario II

                                                  d

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina d

                                                  Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                                  Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                                  En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                                  estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                                  Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                                  Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                                  Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                                  La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                                  Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                                  Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                                  la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                                  No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                                  rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                                  No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                                  la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                                  e

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina e

                                                  Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                                  debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                                  Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                                  se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                                  1

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 1

                                                  I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                                  1 Nombre

                                                  Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                                  empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                                  11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                                  111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                                  ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                                  En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                                  servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                                  le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                                  informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                                  Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                                  diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                                  2

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 2

                                                  112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                                  modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                                  Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                                  presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                                  Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                                  la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                                  Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                                  que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                                  113 Eliminacioacuten

                                                  En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                                  Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                                  114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                                  Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                                  3

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 3

                                                  2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                                  Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                                  Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                                  21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                                  211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                                  obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                                  Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                                  alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                                  La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                                  de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                                  Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                                  especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                                  Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                                  acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                                  212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                                  bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                                  4

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 4

                                                  del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                                  bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                                  Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                                  identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                                  Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                                  esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                                  La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                                  que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                                  213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                                  haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                                  214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                                  Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                                  especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                                  antes del antildeo 2000

                                                  215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

                                                  5

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 5

                                                  Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                                  personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                                  donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                                  216 Casos especiales

                                                  Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                                  El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                                  se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

                                                  6

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 6

                                                  3 Fecha de nacimiento

                                                  Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                                  un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                                  31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                                  311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                                  Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                                  312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                                  es entregado con el formato de Matriacutecula

                                                  313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                                  registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                                  314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                                  responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                                  especificados

                                                  7

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 7

                                                  315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

                                                  8

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 8

                                                  4 ID de Banner

                                                  Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                                  41 Procedimiento - Coacutedigo

                                                  411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                                  el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                                  Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                                  nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                                  412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                                  413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                                  414 iquestQueacute no se debe hacer

                                                  Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                                  algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                                  415 Casos especiales

                                                  9

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 9

                                                  En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                                  10

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 10

                                                  II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                                  Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                                  de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                                  1 Direccioacuten

                                                  Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                                  estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                                  11 Procedimiento - Direccioacuten

                                                  111 Creacioacuten

                                                  1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                                  estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                                  Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                                  direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                                  llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                                  1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  11

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 11

                                                  Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                                  Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                                  Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                                  bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                                  y los 3 siguientes son un consecutivo

                                                  bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                                  112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                                  que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                                  Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                                  trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                                  2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                                  territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                                  http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                                  como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                                  12

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 12

                                                  113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                                  institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                                  114 iquestQueacute no se debe hacer

                                                  Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                                  Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                                  el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                                  115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                                  13

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 13

                                                  2 Teleacutefono

                                                  El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                                  telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                                  21 Procedimiento - Teleacutefono

                                                  211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                                  es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                                  Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                                  a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                                  cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                                  212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                                  estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                                  trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                                  213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                                  institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                                  214 iquestQueacute no se debe hacer

                                                  14

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 14

                                                  No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                                  215 Casos especiales Ninguno identificado

                                                  15

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 15

                                                  3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                                  Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                                  uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                                  31 Procedimiento - Direccioacuten

                                                  311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                                  sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                                  La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                                  egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                                  El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                                  egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                                  312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                                  nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                                  esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                                  Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                                  registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                                  16

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 16

                                                  313 Eliminacioacuten

                                                  Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                                  314 iquestQueacute no se debe hacer

                                                  No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                                  Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                                  todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                                  nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                                  315 Casos especiales

                                                  Ninguno identificado

                                                  I

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina I

                                                  Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                                  en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                                  II

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina II

                                                  Glosario

                                                  Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                                  rdquo

                                                  4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                                  de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                                  • TABLA DE CONTENIDO
                                                  • 1 Nombre
                                                    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                                      • 111 Creacioacuten
                                                      • 112 Modificacioacuten
                                                      • 113 Eliminacioacuten
                                                      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                              • 211 Creacioacuten
                                                              • 212 Modificacioacuten
                                                              • 213 Eliminacioacuten
                                                              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                              • 216 Casos especiales
                                                                  • 3 Fecha de nacimiento
                                                                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                                      • 311 Creacioacuten
                                                                      • 312 Modificacioacuten
                                                                      • 313 Eliminacioacuten
                                                                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 315 Casos especiales
                                                                          • 4 ID de Banner
                                                                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                              • 411 Creacioacuten
                                                                              • 412 Modificacioacuten
                                                                              • 413 Eliminacioacuten
                                                                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                              • 415 Casos especiales
                                                                                  • 1 Direccioacuten
                                                                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                      • 111 Creacioacuten
                                                                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                          • 112 Modificacioacuten
                                                                                          • 113 Eliminacioacuten
                                                                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 115 Casos especiales
                                                                                              • 2 Teleacutefono
                                                                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                                  • 211 Creacioacuten
                                                                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 215 Casos especiales
                                                                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                          • 311 Creacioacuten
                                                                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                          • 315 Casos especiales
                                                                                                            • mpena366
                                                                                                              Archivo adjunto
                                                                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                              Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                              pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                              Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                              Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                              eventos de egresados

                                                                                                              Granularidad Por egresado

                                                                                                              Periodicidad Anual

                                                                                                              Meta No aplica

                                                                                                              Observaciones No aplica

                                                                                                              9 RIESGOS

                                                                                                              OPERATIVO

                                                                                                              Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                              Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                              SEGURIDAD

                                                                                                              De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                              ADMINISTRATIVO

                                                                                                              En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                              LEGAL

                                                                                                              No aplica

                                                                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                                                                              1

                                                                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                              REVISOacute

                                                                                                              Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                              Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

          DD MM AAAA
          ACTA DE ENTREGA CARNEacute DE EGRESADO
          NOTAS
          MOTIVO X 1) El carneacute de egresado se emite por primera vez sin ninguacuten costo para el egresado
          1 Primera vez (Carneacute) 2) Tipo de Identificacioacuten Cedula de Ciudadaniacutea (CC) Cedula de Extranjeriacutea (CE) Pasaporte
          2 Cambio 3) El carneacute de egresado se cambiaraacute por errores de impresioacuten Es indispensable que el egresado en el momento del cambio del carneacute haga la devolucioacuten
          3 Reposicioacuten 4) Si el carneacute de egresado se requiere reponer por peacuterdida o cambio de nombres apellidos o tiacutetulos y antildeo de grado preferido el egresado deberaacute cancelar la suma estipulada por la Universidad en el momento del cambio y el pago se puede efectuar a traveacutes de cualquier Sucursal de Bancolombia o a traveacutes del portal de Egresados de la Universidad
          Informacioacuten del Carneacute
          Tipo de identificacioacuten No De Documento
          Nombres Apellidos
          Tiacutetulo otorgado Antildeo de Grado
          Autorizado por Entregado por Recibido po
          _________________________________ ________________________________ _____________________________________CC
          El carneacute de egresado se entrega en el Ed Monjas Of 202 de Lunes a Viernes de 830 am a 1230 pm y de 200 pm a 530 pm
          DD MM AAAA
          ACTA DE ENTREGA CARNEacute DE EGRESADO
          NOTAS
          MOTIVO X 1) El carneacute de egresado se emite por primera vez sin ninguacuten costo para el egresado
          1 Primera vez (Carneacute) 2) Tipo de Identificacioacuten Cedula de Ciudadaniacutea (CC) Cedula de Extranjeriacutea (CE) Pasaporte
          2 Cambio 3) El carneacute de egresado se cambiaraacute por errores de impresioacuten Es indispensable que el egresado en el momento del cambio del carneacute haga la devolucioacuten
          3 Reposicioacuten 4) Si el carneacute de egresado se requiere reponer por peacuterdida o cambio de nombres apellidos o tiacutetulos y antildeo de grado preferido el egresado deberaacute cancelar la suma estipulada por la Universidad en el momento del cambio y el pago se puede efectuar a traveacutes de cualquier Sucursal de Bancolombia o a traveacutes del portal de Egresados de la Universidad
          Informacioacuten del Carneacute
          Tipo de identificacioacuten No De Documento
          Nombres Apellidos
          Tiacutetulo otorgado Antildeo de Grado
          Autorizado por Entregado por Recibido po
          _________________________________ ________________________________ _____________________________________CC
          El carneacute de egresado se entrega en el Ed Monjas Of 202 de Lunes a Viernes de 830 am a 1230 pm y de 200 pm a 530 pm
          Autorizacioacuten ndash consentimiento expresoLa Universidad de los Andes como institucioacuten que almacena y recolecta datos personales requiere obtener su autorizacioacuten para que de manera libre previa expresa voluntaria y debidamente informada permita a todas las dependencias acadeacutemicas yo administrativas recolectar recaudar almacenar usar circular suprimir procesar compilar intercambiar dar tratamiento actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos o en repositorios electroacutenicos de todo tipo con que cuenta la Universidad Esta informacioacuten es y seraacute utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la Universidad en su condicioacuten de institucioacuten de educacioacuten superior de forma directa o a traveacutes de terceros a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa expresa inequiacutevoca y por escrito a la cuenta de correo electroacutenico dispuesta para tal efecto habeasdatauniandeseduco Para conocer en maacutes detalle visite httpwwwuniandeseducodatospersonales
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          Siacute Autorizo que mis datos personales aquiacute diligenciados sean tratados conforme a lo previsto en el anterior texto de Autorizacioacuten ndash consentimiento expreso
          No autorizo que mis datos personales aquiacute diligenciados sean tratados conforme a lo previsto en el anterior texto de Autorizacioacuten ndash consentimiento expreso
          NOMBRE COMPLETO __________________________________________________________________________________________________
          CC_____________________________________________ DE_____________________________________
          FIRMA ______________________________________________________________________________________
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          Autorizacioacuten ndash consentimiento expresoLa Universidad de los Andes como institucioacuten que almacena y recolecta datos personales requiere obtener su autorizacioacuten para que de manera libre previa expresa voluntaria y debidamente informada permita a todas las dependencias acadeacutemicas yo administrativas recolectar recaudar almacenar usar circular suprimir procesar compilar intercambiar dar tratamiento actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos o en repositorios electroacutenicos de todo tipo con que cuenta la Universidad Esta informacioacuten es y seraacute utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la Universidad en su condicioacuten de institucioacuten de educacioacuten superior de forma directa o a traveacutes de terceros a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa expresa inequiacutevoca y por escrito a la cuenta de correo electroacutenico dispuesta para tal efecto habeasdatauniandeseduco Para conocer en maacutes detalle visite httpwwwuniandeseducodatospersonales
          iquestNos autoriza de manera expresa a que sus datos personales sean registrados en la base de datos institucional de la Universidad de los Andes
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          Fecha Diligenciamiento
          DD MM AAAA
          SERVICIOS PARA EGRESADOS
          Por favor lea y firme al respaldo luego diligencie esta solicitud
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          Tipo de identificacion No De Documento
          Nombres Apellidos
          Tiacutetulo otorgado Antildeo de Grado
          Correo electroacutenico Celular Teleacutefono
          Motivo de la visita
          Concierto Teatro Cultural Conferencia Foro Seminario Encuentro con profesor amigo Biblioteca Centro Deportivo Tour por el Campus
          Otro iquestCuaacutel
          Servicios de intereacutes
          Carneacute de Egresado Biblioteca y bases de datos Empleo (Buscar u ofrecer)
          Usuario y Contrasentildea uniandes Centro Deportivo Otro
          Informacioacuten acadeacutemica Directorio en liacutenea egresados Cuaacutel ___________________________
          Seraacute contactado maacuteximo 15 diacuteas haacutebiles despueacutes de la fecha de diligenciamiento de este formato
          Fecha Diligenciamiento
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          Seraacute contactado maacuteximo 15 diacuteas haacutebiles despueacutes de la fecha de diligenciamiento de este formato
          Autorizacioacuten ndash consentimiento expresoLa Universidad de los Andes como institucioacuten que almacena y recolecta datos personales requiere obtener su autorizacioacuten para que de manera libre previa expresa voluntaria y debidamente informada permita a todas las dependencias acadeacutemicas yo administrativas recolectar recaudar almacenar usar circular suprimir procesar compilar intercambiar dar tratamiento actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos o en repositorios electroacutenicos de todo tipo con que cuenta la Universidad Esta informacioacuten es y seraacute utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la Universidad en su condicioacuten de institucioacuten de educacioacuten superior de forma directa o a traveacutes de terceros a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa expresa inequiacutevoca y por escrito a la cuenta de correo electroacutenico dispuesta para tal efecto habeasdatauniandeseduco Para conocer en maacutes detalle visite httpwwwuniandeseducodatospersonales
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Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 7

nuacutemero de solicitudes entregadas coincida con el nuacutemero de carneacutes impresos recibidos

10 Crear archivo de

enviacuteo

Se crea una base de datos con toda la informacioacuten referente a los carneacutes que seraacuten enviados por correo fiacutesico

Auxiliar de Egresados

Archivo de enviacuteo

11 Preparar el enviacuteo Se prepara cada sobre de enviacuteo con un folleto de egresados el carneacute yo portacarneacute

Auxiliar de Egresados

12 Entregar sobres a

proveedor de enviacuteo

Entregar al proveedor encargado de ejecutar el enviacuteo

Auxiliar de Egresados

13 Verificar estado de

enviacuteos

Se debe verificar 5 diacuteas haacutebiles despueacutes si los enviacuteos siacute ocurrieron y si hubo alguna devolucioacuten

Auxiliar de Egresados

14 Recibir el carneacute Se recibe el sobre en la direccioacuten de enviacuteo

Egresado Carneacute

15 Recibir carneacutes

devueltos

En caso de que haya carneacutes devueltos el proveedor de enviacuteos se lo entrega al Auxiliar de Egresados

Auxiliar de Egresados

16 Contactar a egresado y

verificar

Se debe contactar a los egresados con los que hubo devolucioacuten para determinar queacute sucedioacute y coacutemo proceder

Auxiliar de Egresados

17

Remitir carneacutes devueltos a Seguridad y

Servicios Baacutesicos

Se enviacutean los carneacutes devueltos a un Auxiliar Administrativo de Seguridad y Servicios Baacutesicos (Seguridad electroacutenica)

Auxiliar de Egresados

18 Archivar carneacutes

devueltos

Se deben archivar todos los carneacutes devueltos y hasta que el egresado solicite su carneacute personalmente

Auxiliar Administrativo

19

Remitir al egresado a la

oficina de Seguridad

Se remite al egresado a la oficina de Seguridad para que recoja su carneacute

Auxiliar de Egresados

20 Entregar carneacute Se le entrega el carneacute impreso al egresado

Auxiliar Administrativo

Carneacute

47 Diagrama de flujo - Carnetizacioacuten de egresadosndash Solicitud en eventos

48 Descripcioacuten de actividades ndash Carnetizacioacuten de egresados ndash Solicitud en eventos

PRO-01-5-02-01

CARNETIZACIOacuteN DE EGRESADOSndash SOLICITUD EN EVENTOS NIVEL 3JE

FATU

RA D

E EG

RES

AD

OS

PE

RS

ON

AS

EG

RE

SA

DA

SE

GR

ES

AD

OS

Gestioacuten post eventoPreparacioacuten previa al evento Carnetizacioacuten durante el evento

6- Verificar tipo de solicitud

9- Registrar datos y tomar

foto

8- Diligenciar formatos de solicitud de

servicios

10- Archivar foto

11- Generar el carneacute

13- Recibir carneacute5- Solicitar carneacute

en evento

iquestCarneacute por reposicoacuten

No

7- Registrar en BannerSi

Formatos

4- Notificar necesidad de estacioacuten de

carnetizacioacuten

12- Entregar carneacute

15- Generar y enviar reporte

reportes

1- Reporte para Seguridad y Servicios Baacutesicos2- Reporte para Gestor de sistemas de Informacioacuten

Carneacute

1- Solicitar lista de asistentes al

evento

2- Validar datos de asistentes y actualizar lista

Lista de uniandinos inscritos consolidada

3- Cargar listas en computadores

del evento

14- Consolidar archivos de fotos y coacutedigos badge

Lista de asistentes

Banner

Carneacute

Recepcioacuten lista de invitados

Diacutea del evento

Despueacutes del evento

  • DF - Carnetizacioacuten de Egresadosvsd
    • Solicitud en eventos
        • mpena366
          Archivo adjunto
          PRO-01-5-02-01 Carnetizacioacuten de egresapos - Solicitud en eventospdf

          Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

          FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

          MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

          Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

          Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 8

          ENTRADA Evento en el que se ofrece servicio de carnetizacioacuten a egresados

          PROVEEDOR Direccioacuten de Admisiones y Registro Unidad Acadeacutemica o Administrativa de la Universidad o Asociacioacuten de Egresados o Egresados o externo

          SALIDA Carneacute de egresado en fiacutesico y Reportes

          CLIENTE Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado especializacioacuten maestriacutea yo doctorado

          ACTIVIDAD DESCRIPCIOacuteN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

          1 Solicitar lista de

          asistentes al evento

          Se solicita al responsable la lista de los inscritos al evento

          Auxiliar de Egresados

          Lista de

          asistentes

          2 Validar datos de

          asistentes y actualizar lista

          Se valida si los asistentes son empleados de la Universidad estudiantes o egresados de otro programa Alliacute se identifica egresados a atender

          Auxiliar de Egresados

          Lista de uniandinos

          inscritos consolidada

          3 Cargar listas en

          computadores del evento

          A todos los computadores que seraacuten usados para el proceso de carnetizacioacuten en el evento se les carga la lista de uniandinos inscritos consolidada

          Auxiliar de Egresados

          4

          Notificar necesidad de estacioacuten de

          carnetizacioacuten

          Se notifica a Seguridad que se requiere la estacioacuten de carnetizacioacuten con los insumos necesarios (plaacutesticos con serial y cinta de impresioacuten)

          Auxiliar de Egresados

          5 Solicitar carneacute en

          evento

          Los egresados hacen efectiva la solicitud del carneacute en el punto de carnetizacioacuten del evento

          Egresado

          6 Verificar tipo de

          solicitud

          Se verifica el estado del egresado en Banner Primera vez cambio o reposicioacuten

          Auxiliar de Egresados

          Banner

          7 Registrar en

          Banner

          Las solicitudes por reposicioacuten son registradas en Banner para llevar un control

          Auxiliar de Egresados

          Banner

          8

          Diligenciar formatos de solicitud de

          servicios

          Diligenciar el formato de solicitud de servicios para egresados que incluye autorizacioacuten de uso de datos personales

          Egresado Formatos

          9 Registrar datos y

          tomar foto

          Se registran los datos del carneacute nombre cedula grado (solo uno el egresado elige) antildeo de grado y se toma y edita la foto

          Auxiliar de Egresados Auxiliar

          de Labores Ocasionales

          Datacard

          10 Archivar foto La foto se archiva con el nuacutemero de ceacutedula del egresado en la carpeta creada para el evento

          Auxiliar de Egresados Auxiliar

          de Labores Ocasionales

          Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

          FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

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          Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 9

          11 Generar el carneacute

          Se imprime el carneacute y se registra el coacutedigo badge del carneacute en archivo en la carpeta creada para el evento

          Auxiliar de Egresados

          Carneacute

          12 Entregar carneacute Se entrega el carneacute en fiacutesico al egresado

          Auxiliar de Egresados

          13 Recibir carneacute El egresado recibe su carneacute en fiacutesico en su mano

          Egresado Carneacute

          14 Consolidar

          archivos de fotos y coacutedigos badge

          Se consolidan todas las fotos y todos los coacutedigos badge generados en el evento en un solo archivo Si se usan varios equipos se consolida la informacioacuten de la carpeta creada para el evento

          Auxiliar de Egresados

          15 Generar y enviar

          reportes

          Se generan dos reportes al final de cada evento 1 Reporte con coacutedigos badge

          registrados para la activacioacuten de cada carneacute Se entrega al Auxiliar de Seguridad con el archivo de fotos

          2 Reporte de registro de entrega de carneacute en Banner Se le entrega a gestor de sistemas de informacioacuten coacutedigos ceacutedulas nuacutemero de categoriacutea para cargar archivo en Banner fecha y nombre del evento)

          Auxiliar de Egresados

          1 ndash Reporte para Seguridad y

          Servicios Baacutesicos 2- Reporte para

          Sistemas de Informacioacuten

          6 DEFINICIONES

          Datacard Software de carnetizacioacuten que permite la gestioacuten de bases de datos el disentildeo y la

          impresioacuten en tarjetas plaacutesticas y debe estar instalado en los computadores que interactuacutean

          con la impresioacuten

          Formato de autorizacioacuten de uso de datos Formato a traveacutes del cual cada egresado autorizan

          a la Universidad para utilizar sus datos personales en el desarrollo de las funciones propias de

          la Universidad Hay uno por egresado

          Formato de solicitud y entrega del carneacute Formato utilizado para la entrega fiacutesica del carneacute

          Es una autorizacioacuten para que Seguridad y Servicios Baacutesicos haga efectiva la entrega del carneacute

          y quede soporte de recibido por parte del egresado cuando no lo imprime la unidad de

          Egresados

          Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

          FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

          MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

          Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

          Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 10

          Formato de servicios para egresados Formato en el que el egresado registra servicios

          solicitados y que unifica la informacioacuten por diligenciar tanto en la solicitud y entrega del carneacute

          como la autorizacioacuten de uso de datos personales

          Salesforce CRM Sistema para administrar interacciones entre empresa y cliente Esta

          aplicacioacuten permite almacenar y organizar informacioacuten de los clientes en este caso de los

          egresados que facilita la gestioacuten institucional de estas relaciones

          7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

          8 INDICADORES

          FIC

          HA

          DE

          L IN

          DIC

          AD

          OR

          NUacuteMERO DE CARNEacuteS DE EGRESADOS ACTIVOS

          Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-011

          Responsable del

          indicador Gestor de Bases de Datos

          Objetivo Hacer seguimiento para mejora continua del proceso

          Meacutetodo de Medicioacuten

          Extraer de las fuentes de datos informacioacuten referente a egresados con

          carneacute activos y egresados totales de la Universidad

          Consolidar la informacioacuten sobre la cantidad de egresados carnetizados

          y total de egresados de la Universidad

          Calcular indicador

          Unidad de Medida

          Foacutermula nuacutemero de egresados carnetizadosnuacutemero total de egresados

          Variables Nuacutemero de egresados carnetizados nuacutemero total de egresados con

          carneacute activo

          INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadeacutemica administrativa entidad)

          No aplica

          Formato de autorizacioacuten de datos

          Formato de solicitud

          Formato de acta de entrega del carneacute

          Manual de estaacutendares y calidad de datos en Banner

          Manual de procedimientos y poliacuteticas

          Auto

          image1png

          mpena366
          Archivo adjunto
          Formato de autorizacioacuten de datosxlsx

          Ingreso

          Auto

          image1jpeg

          image2png

          mpena366
          Archivo adjunto
          Formato de solicitudxlsx

          Acta

          image1jpeg

          image2png

          mpena366
          Archivo adjunto
          Formato de acta de entrega del carneacutexlsx

          2011

          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

          Manual de Estaacutendares y Calidad de Datos en el Sistema Banner

          b

          Universidad de los Andes Estaacutendares

          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

          Paacutegina b

          TABLA DE CONTENIDO

          Introduccioacuten e

          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

          1 Nombre 1

          11 Estaacutendar - Nombre 1

          12 Caracteres prohibidos 3

          13 Procedimientos de referencia 3

          14 Control de actualizaciones 3

          2 Nuacutemero de identificacioacuten 4

          21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten 4

          22 Caracteres prohibidos 5

          23 Procedimientos de referencia 5

          24 Control de actualizaciones 5

          3 Fecha de nacimiento 6

          31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento 6

          32 Caracteres prohibidos 7

          33 Procedimientos de referencia 7

          34 Control de actualizaciones 7

          4 Coacutedigo 8

          41 Estaacutendar - Coacutedigo 8

          42 Caracteres prohibidos 8

          43 Procedimientos de referencia 8

          44 Control de actualizaciones 9

          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

          1 Direccioacuten 10

          11 Estaacutendar - Direccioacuten 10111 Tipos de direccioacuten 10112 Estaacutendar direccioacuten 11113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes 12

          12 Caracteres prohibidos 12

          c

          Universidad de los Andes Estaacutendares

          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

          Paacutegina c

          13 Procedimientos de referencia 13

          14 Control de actualizaciones 13

          2 Teleacutefono 14

          21 Estaacutendar 14

          22 Caracteres prohibidos 14

          23 Procedimientos de referencia 15

          24 Control de actualizaciones 15

          3 Direccioacuten de Correo electroacutenico 16

          31 Estaacutendar 16311 Tipos 16312 Estaacutendar 17

          32 Caracteres prohibidos 18

          33 Procedimientos de referencia 18

          34 Control de actualizaciones 18

          Lista de referencia i

          Iacutendices y apeacutendices iv

          Glosario v

          Anexos vi

          d

          Universidad de los Andes Estaacutendares

          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

          Paacutegina d

          LISTA DE TABLAS

          Tabla 1 Responsables de los datos eTabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato fTabla 3 Caracteres especiales y violaciones 2Tabla 4 Caracteres prohibidos 3Tabla 5 Violaciones y excepciones 5Tabla 6 Casos especiales y violaciones 6Tabla 7 Tipos de direccioacuten 11Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico 16Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico 18Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN vi

          e

          Universidad de los Andes Estaacutendares

          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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          Introduccioacuten

          Banner es el sistema institucional de registro acadeacutemico y de estudiantes egresados y donaciones administrado por la Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo Con el objetivo de mejorar la calidad de datos utilizados en el Sistema Banner de la Universidad de los Andes ha sido necesario evaluar y redefinir los estaacutendares y buenas praacutecticas en el manejo de la informacioacuten que eacuteste alberga por tal motivo este documento contiene los estaacutendares definidos conjuntamente por la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Registro y Admisiones Para la presentacioacuten de la informacioacuten han sido agrupados los datos en clusters los cuales surgieron como parte de la priorizacioacuten por importancia urgencia y utilizacioacuten en varias dependencias de la Universidad de los Andes Cada cluacutester contiene el nombre con el que se identifica una breve definicioacuten el estaacutendar que fue aprobado con su correspondiente explicacioacuten de igual forma contiene el control de actualizaciones como lo son fecha de elaboracioacuten fecha de aprobacioacuten miembros que aprobaron fecha de entrada en vigencia fecha de divulgacioacuten fecha de uacuteltima modificacioacuten y motivo de uacuteltima modificacioacuten El Comiteacute Coordinador fue conformado entre miembros de la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Admisiones y Registro para desarrollar los estaacutendares y tomar las decisiones relacionadas con el mantenimiento de la informacioacuten en el sistema Banner Este equipo de trabajo tiene la responsabilidad de ingresar y mantener los datos almacenados en el sistema Banner asiacute como conceder privilegios a otros para ver ingresar actualizar y generar reportes desde Banner Sobre este aspecto la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general Tabla 1 Responsables de los datos

          Aacuterea de responsabilidad Protector Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

          f

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          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

          Al final del documento estaacuten las fuentes de informacioacuten utilizadas en las que se encuentran normas juriacutedicas enlaces de intereacutes y documentos de referencia Como documentos complementarios existen documento de poliacuteticas y procedimientos y el manual de procedimiento de actualizacioacuten de datos comunes en Banner junto con otros materiales de apoyo que seraacuten citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podraacute ser reportada a

          Direccioacuten de Desarrollo Servicios de Desarrollo egresadosuniandeseduco

          Direccioacuten de Admisiones y Registro admreguniandeseduco

          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

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          ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

          Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema

          1 Nombre

          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

          11 Estaacutendar - Nombre

          TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

          A (registraduriacutea)

          Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea

          bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta

          de correo Uniandes bull Diploma

          B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales

          bull Diploma bull Carnet

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          SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

          A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales

          Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea

          B

          Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)

          bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza

          informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante

          bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados

          Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER

          Caracteres especiales

          Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos

          Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4

          Espaciado de los nombres

          Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre

          Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre

          Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM

          Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato

          CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo

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          12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos

          Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes

          1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se

          reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo

          rdquo$amp()=iexcliquest

          Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados

          para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar

          13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se

          encuentran en el manual de procedimiento

          14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

          Miembros que aprobaron

          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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          2 Nuacutemero de identificacioacuten

          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema

          21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten

          TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

          C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas

          despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes

          Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio

          DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM

          E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)

          T (Tarjeta de Identidad)

          P (Pasaporte)

          S (Social security Number)

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          Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN

          Violaciones

          Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento

          Excepciones (Uacutenicamente para

          Direccioacuten de Desarrollo)

          Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo

          22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte

          23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se

          encuentra en el manual de procedimiento

          24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

          Miembros que aprobaron

          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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          3 Fecha de nacimiento

          Indica el tiempo de nacimiento de una persona

          31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

          TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

          Fecha

          DD-MM-YYYY Donde

          DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

          MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

          YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

          bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

          Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

          Tabla 6 Casos especiales y violaciones

          CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

          Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

          Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

          No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

          Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

          No se registra a menos que se consiga el dato adicional

          No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

          Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

          Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

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          32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

          son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

          33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

          encuentra en el manual de procedimiento

          34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

          Miembros que aprobaron

          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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          4 Coacutedigo

          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

          interior de la Universidad de los Andes

          41 Estaacutendar - Coacutedigo

          TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

          Coacutedigo

          Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

          YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

          Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

          bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

          Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

          42 Caracteres prohibidos Tabla 4

          43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

          procedimiento

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          44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

          Miembros que aprobaron

          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

          Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

          tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

          1 Direccioacuten

          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

          11 Estaacutendar - Direccioacuten

          111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

          investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

          La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

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          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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          Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

          RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

          TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

          MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

          AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

          112 Estaacutendar direccioacuten

          Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

          Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

          DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

          Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

          direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

          CASOS ESPECIALES

          Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

          En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

          Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

          9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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          113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

          Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

          bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

          y los 3 siguientes son un consecutivo

          12 Caracteres prohibidos

          Puntuacioacuten

          Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

          deben ser utilizados

          Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

          direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

          individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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          13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

          procedimiento

          14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

          Miembros que aprobaron

          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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          2 Teleacutefono

          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

          inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

          21 Estaacutendar

          TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

          Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

          donante

          TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

          CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

          MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

          Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

          PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

          AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

          Componentes Definicioacuten y estaacutendar

          Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

          Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

          Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

          Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

          22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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          23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

          procedimiento

          24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

          Miembros que aprobaron

          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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          3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

          que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

          31 Estaacutendar

          311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

          TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

          bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

          ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

          EUNI Institucional Universidad de los Andes

          Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

          EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

          EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

          MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

          PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

          AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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          312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

          Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

          Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

          La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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          32 Caracteres prohibidos

          Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

          lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

          33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

          manual de procedimiento

          34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

          Miembros que aprobaron

          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

          4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

          httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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          Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

          bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

          bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

          2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

          Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

          bull Manual Crear Personas ndashAyR

          bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

          bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

          en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

          bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

          bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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          NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

          bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

          bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

          Decreto 2150 de 1995

          bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

          bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

          otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

          bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

          bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

          se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

          NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

          bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

          bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

          bull wwwregistraduriagovco

          bull wwwdasgovco

          NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

          bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

          Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

          bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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          bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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          Iacutendices y apeacutendices

          Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

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          Glosario

          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

          rdquo

          5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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          Anexos

          Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

          NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

          ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

          AGENCIA AG LOTE LT

          AGRUPACION AGP MANZANA MZ

          ALMACEN ALM MEZZANINE MN

          ALTILLO AL MODULO MD

          APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

          APARTAMENTO AP NORTE NORTE

          AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

          AVENIDA AV OESTE OESTE

          AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

          BARRIO BRR ORIENTE O

          BLOQUE BL PARCELA PA

          BODEGA BG PARQUE PAR

          BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

          CALLE CL PASAJE PJ

          CAMINO CN PASEO PS

          CARRERA CR PENTHOUSE PH

          CARRETERA CARR PISO P

          CASA CA PLANTA PL

          CELULA CEL PORTERIA POR

          CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

          CIRCULAR CIR PUENTE PN

          CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

          CIUDADELA CD SALON SA

          CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

          CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

          CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

          DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

          DEPOSITO DP SUITE SU

          DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

          DIAGONAL DG SUR SUR

          EDIFICIO ED TERMINAL TER

          ENTRADA EN TERRAZA TZ

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          NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

          ESQUINA ESQ TORRE TO

          ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

          ETAPA ET UNIDAD UN

          EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

          FINCA FCA URBANIZACION URB

          GARAJE GJ VARIANTE VTE

          GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

          HACIENDA HC ZONA ZN

          INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

          KILOMETRO KM

          LOCAL LC

          • TABLA DE CONTENIDO
          • LISTA DE TABLAS
          • 1 Nombre
            • 11 Estaacutendar - Nombre
            • 12 Caracteres prohibidos
            • 13 Procedimientos de referencia
            • 14 Control de actualizaciones
              • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
                • 22 Caracteres prohibidos
                • 23 Procedimientos de referencia
                • 24 Control de actualizaciones
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
                    • 32 Caracteres prohibidos
                    • 33 Procedimientos de referencia
                    • 34 Control de actualizaciones
                      • 4 Coacutedigo
                        • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                        • 42 Caracteres prohibidos
                        • 43 Procedimientos de referencia
                        • 44 Control de actualizaciones
                          • 1 Direccioacuten
                            • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                              • 111 Tipos de direccioacuten
                              • 112 Estaacutendar direccioacuten
                              • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                                • 12 Caracteres prohibidos
                                • 13 Procedimientos de referencia
                                • 14 Control de actualizaciones
                                  • 2 Teleacutefono
                                    • 21 Estaacutendar
                                    • 22 Caracteres prohibidos
                                    • 23 Procedimientos de referencia
                                    • 24 Control de actualizaciones
                                      • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                        • 31 Estaacutendar
                                          • 311 Tipos
                                          • 312 Estaacutendar
                                            • 32 Caracteres prohibidos
                                            • 33 Procedimientos de referencia
                                            • 34 Control de actualizaciones
                                                • mpena366
                                                  Archivo adjunto
                                                  MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                                  2011

                                                  Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                                  Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                                  b

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina b

                                                  TABLA DE CONTENIDO

                                                  Introduccioacuten d

                                                  I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                                  1 Nombre 1

                                                  11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                                  2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                                  21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                                  3 Fecha de nacimiento 6

                                                  31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                                  4 ID de Banner 8

                                                  41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                                  II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                                  1 Direccioacuten 10

                                                  11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                                  1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                                  112 Modificacioacuten 11

                                                  c

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina c

                                                  113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                                  2 Teleacutefono 13

                                                  21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                                  3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                                  31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                                  Lista de referencia I

                                                  Glosario II

                                                  d

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina d

                                                  Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                                  Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                                  En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                                  estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                                  Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                                  Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                                  Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                                  La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                                  Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                                  Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                                  la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                                  No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                                  rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                                  No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                                  la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                                  e

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina e

                                                  Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                                  debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                                  Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                                  se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                                  1

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 1

                                                  I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                                  1 Nombre

                                                  Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                                  empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                                  11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                                  111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                                  ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                                  En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                                  servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                                  le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                                  informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                                  Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                                  diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                                  2

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 2

                                                  112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                                  modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                                  Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                                  presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                                  Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                                  la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                                  Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                                  que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                                  113 Eliminacioacuten

                                                  En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                                  Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                                  114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                                  Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                                  3

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 3

                                                  2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                                  Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                                  Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                                  21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                                  211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                                  obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                                  Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                                  alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                                  La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                                  de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                                  Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                                  especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                                  Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                                  acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                                  212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                                  bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                                  4

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 4

                                                  del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                                  bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                                  Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                                  identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                                  Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                                  esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                                  La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                                  que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                                  213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                                  haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                                  214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                                  Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                                  especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                                  antes del antildeo 2000

                                                  215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

                                                  5

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 5

                                                  Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                                  personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                                  donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                                  216 Casos especiales

                                                  Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                                  El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                                  se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

                                                  6

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 6

                                                  3 Fecha de nacimiento

                                                  Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                                  un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                                  31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                                  311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                                  Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                                  312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                                  es entregado con el formato de Matriacutecula

                                                  313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                                  registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                                  314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                                  responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                                  especificados

                                                  7

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 7

                                                  315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

                                                  8

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 8

                                                  4 ID de Banner

                                                  Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                                  41 Procedimiento - Coacutedigo

                                                  411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                                  el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                                  Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                                  nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                                  412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                                  413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                                  414 iquestQueacute no se debe hacer

                                                  Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                                  algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                                  415 Casos especiales

                                                  9

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 9

                                                  En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                                  10

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 10

                                                  II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                                  Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                                  de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                                  1 Direccioacuten

                                                  Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                                  estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                                  11 Procedimiento - Direccioacuten

                                                  111 Creacioacuten

                                                  1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                                  estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                                  Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                                  direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                                  llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                                  1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  11

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 11

                                                  Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                                  Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                                  Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                                  bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                                  y los 3 siguientes son un consecutivo

                                                  bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                                  112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                                  que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                                  Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                                  trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                                  2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                                  territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                                  http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                                  como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                                  12

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 12

                                                  113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                                  institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                                  114 iquestQueacute no se debe hacer

                                                  Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                                  Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                                  el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                                  115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                                  13

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 13

                                                  2 Teleacutefono

                                                  El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                                  telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                                  21 Procedimiento - Teleacutefono

                                                  211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                                  es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                                  Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                                  a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                                  cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                                  212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                                  estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                                  trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                                  213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                                  institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                                  214 iquestQueacute no se debe hacer

                                                  14

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 14

                                                  No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                                  215 Casos especiales Ninguno identificado

                                                  15

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 15

                                                  3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                                  Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                                  uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                                  31 Procedimiento - Direccioacuten

                                                  311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                                  sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                                  La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                                  egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                                  El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                                  egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                                  312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                                  nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                                  esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                                  Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                                  registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                                  16

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 16

                                                  313 Eliminacioacuten

                                                  Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                                  314 iquestQueacute no se debe hacer

                                                  No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                                  Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                                  todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                                  nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                                  315 Casos especiales

                                                  Ninguno identificado

                                                  I

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina I

                                                  Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                                  en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                                  II

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina II

                                                  Glosario

                                                  Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                                  rdquo

                                                  4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                                  de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                                  • TABLA DE CONTENIDO
                                                  • 1 Nombre
                                                    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                                      • 111 Creacioacuten
                                                      • 112 Modificacioacuten
                                                      • 113 Eliminacioacuten
                                                      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                              • 211 Creacioacuten
                                                              • 212 Modificacioacuten
                                                              • 213 Eliminacioacuten
                                                              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                              • 216 Casos especiales
                                                                  • 3 Fecha de nacimiento
                                                                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                                      • 311 Creacioacuten
                                                                      • 312 Modificacioacuten
                                                                      • 313 Eliminacioacuten
                                                                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 315 Casos especiales
                                                                          • 4 ID de Banner
                                                                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                              • 411 Creacioacuten
                                                                              • 412 Modificacioacuten
                                                                              • 413 Eliminacioacuten
                                                                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                              • 415 Casos especiales
                                                                                  • 1 Direccioacuten
                                                                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                      • 111 Creacioacuten
                                                                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                          • 112 Modificacioacuten
                                                                                          • 113 Eliminacioacuten
                                                                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 115 Casos especiales
                                                                                              • 2 Teleacutefono
                                                                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                                  • 211 Creacioacuten
                                                                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 215 Casos especiales
                                                                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                          • 311 Creacioacuten
                                                                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                          • 315 Casos especiales
                                                                                                            • mpena366
                                                                                                              Archivo adjunto
                                                                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                              Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                              pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                              Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                              Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                              eventos de egresados

                                                                                                              Granularidad Por egresado

                                                                                                              Periodicidad Anual

                                                                                                              Meta No aplica

                                                                                                              Observaciones No aplica

                                                                                                              9 RIESGOS

                                                                                                              OPERATIVO

                                                                                                              Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                              Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                              SEGURIDAD

                                                                                                              De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                              ADMINISTRATIVO

                                                                                                              En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                              LEGAL

                                                                                                              No aplica

                                                                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                                                                              1

                                                                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                              REVISOacute

                                                                                                              Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                              Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

          DD MM AAAA
          ACTA DE ENTREGA CARNEacute DE EGRESADO
          NOTAS
          MOTIVO X 1) El carneacute de egresado se emite por primera vez sin ninguacuten costo para el egresado
          1 Primera vez (Carneacute) 2) Tipo de Identificacioacuten Cedula de Ciudadaniacutea (CC) Cedula de Extranjeriacutea (CE) Pasaporte
          2 Cambio 3) El carneacute de egresado se cambiaraacute por errores de impresioacuten Es indispensable que el egresado en el momento del cambio del carneacute haga la devolucioacuten
          3 Reposicioacuten 4) Si el carneacute de egresado se requiere reponer por peacuterdida o cambio de nombres apellidos o tiacutetulos y antildeo de grado preferido el egresado deberaacute cancelar la suma estipulada por la Universidad en el momento del cambio y el pago se puede efectuar a traveacutes de cualquier Sucursal de Bancolombia o a traveacutes del portal de Egresados de la Universidad
          Informacioacuten del Carneacute
          Tipo de identificacioacuten No De Documento
          Nombres Apellidos
          Tiacutetulo otorgado Antildeo de Grado
          Autorizado por Entregado por Recibido po
          _________________________________ ________________________________ _____________________________________CC
          El carneacute de egresado se entrega en el Ed Monjas Of 202 de Lunes a Viernes de 830 am a 1230 pm y de 200 pm a 530 pm
          DD MM AAAA
          ACTA DE ENTREGA CARNEacute DE EGRESADO
          NOTAS
          MOTIVO X 1) El carneacute de egresado se emite por primera vez sin ninguacuten costo para el egresado
          1 Primera vez (Carneacute) 2) Tipo de Identificacioacuten Cedula de Ciudadaniacutea (CC) Cedula de Extranjeriacutea (CE) Pasaporte
          2 Cambio 3) El carneacute de egresado se cambiaraacute por errores de impresioacuten Es indispensable que el egresado en el momento del cambio del carneacute haga la devolucioacuten
          3 Reposicioacuten 4) Si el carneacute de egresado se requiere reponer por peacuterdida o cambio de nombres apellidos o tiacutetulos y antildeo de grado preferido el egresado deberaacute cancelar la suma estipulada por la Universidad en el momento del cambio y el pago se puede efectuar a traveacutes de cualquier Sucursal de Bancolombia o a traveacutes del portal de Egresados de la Universidad
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          Nombres Apellidos
          Tiacutetulo otorgado Antildeo de Grado
          Autorizado por Entregado por Recibido po
          _________________________________ ________________________________ _____________________________________CC
          El carneacute de egresado se entrega en el Ed Monjas Of 202 de Lunes a Viernes de 830 am a 1230 pm y de 200 pm a 530 pm
          Autorizacioacuten ndash consentimiento expresoLa Universidad de los Andes como institucioacuten que almacena y recolecta datos personales requiere obtener su autorizacioacuten para que de manera libre previa expresa voluntaria y debidamente informada permita a todas las dependencias acadeacutemicas yo administrativas recolectar recaudar almacenar usar circular suprimir procesar compilar intercambiar dar tratamiento actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos o en repositorios electroacutenicos de todo tipo con que cuenta la Universidad Esta informacioacuten es y seraacute utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la Universidad en su condicioacuten de institucioacuten de educacioacuten superior de forma directa o a traveacutes de terceros a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa expresa inequiacutevoca y por escrito a la cuenta de correo electroacutenico dispuesta para tal efecto habeasdatauniandeseduco Para conocer en maacutes detalle visite httpwwwuniandeseducodatospersonales
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          FIRMA ______________________________________________________________________________________
          FECHA DD_______ MM_______ AA________
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          FECHA DD_______ MM_______ AA________
          Fecha Diligenciamiento
          DD MM AAAA
          SERVICIOS PARA EGRESADOS
          Por favor lea y firme al respaldo luego diligencie esta solicitud
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          Tipo de identificacion No De Documento
          Nombres Apellidos
          Tiacutetulo otorgado Antildeo de Grado
          Correo electroacutenico Celular Teleacutefono
          Motivo de la visita
          Concierto Teatro Cultural Conferencia Foro Seminario Encuentro con profesor amigo Biblioteca Centro Deportivo Tour por el Campus
          Otro iquestCuaacutel
          Servicios de intereacutes
          Carneacute de Egresado Biblioteca y bases de datos Empleo (Buscar u ofrecer)
          Usuario y Contrasentildea uniandes Centro Deportivo Otro
          Informacioacuten acadeacutemica Directorio en liacutenea egresados Cuaacutel ___________________________
          Seraacute contactado maacuteximo 15 diacuteas haacutebiles despueacutes de la fecha de diligenciamiento de este formato
          Fecha Diligenciamiento
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          Otro iquestCuaacutel
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          Seraacute contactado maacuteximo 15 diacuteas haacutebiles despueacutes de la fecha de diligenciamiento de este formato
          Autorizacioacuten ndash consentimiento expresoLa Universidad de los Andes como institucioacuten que almacena y recolecta datos personales requiere obtener su autorizacioacuten para que de manera libre previa expresa voluntaria y debidamente informada permita a todas las dependencias acadeacutemicas yo administrativas recolectar recaudar almacenar usar circular suprimir procesar compilar intercambiar dar tratamiento actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos o en repositorios electroacutenicos de todo tipo con que cuenta la Universidad Esta informacioacuten es y seraacute utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la Universidad en su condicioacuten de institucioacuten de educacioacuten superior de forma directa o a traveacutes de terceros a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa expresa inequiacutevoca y por escrito a la cuenta de correo electroacutenico dispuesta para tal efecto habeasdatauniandeseduco Para conocer en maacutes detalle visite httpwwwuniandeseducodatospersonales
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          FIRMA ______________________________________________________________________________________
          FECHA MM_______ DD_______ AA________

PRO-01-5-02-01

CARNETIZACIOacuteN DE EGRESADOSndash SOLICITUD EN EVENTOS NIVEL 3JE

FATU

RA D

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OS

PE

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EG

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DA

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GR

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OS

Gestioacuten post eventoPreparacioacuten previa al evento Carnetizacioacuten durante el evento

6- Verificar tipo de solicitud

9- Registrar datos y tomar

foto

8- Diligenciar formatos de solicitud de

servicios

10- Archivar foto

11- Generar el carneacute

13- Recibir carneacute5- Solicitar carneacute

en evento

iquestCarneacute por reposicoacuten

No

7- Registrar en BannerSi

Formatos

4- Notificar necesidad de estacioacuten de

carnetizacioacuten

12- Entregar carneacute

15- Generar y enviar reporte

reportes

1- Reporte para Seguridad y Servicios Baacutesicos2- Reporte para Gestor de sistemas de Informacioacuten

Carneacute

1- Solicitar lista de asistentes al

evento

2- Validar datos de asistentes y actualizar lista

Lista de uniandinos inscritos consolidada

3- Cargar listas en computadores

del evento

14- Consolidar archivos de fotos y coacutedigos badge

Lista de asistentes

Banner

Carneacute

Recepcioacuten lista de invitados

Diacutea del evento

Despueacutes del evento

  • DF - Carnetizacioacuten de Egresadosvsd
    • Solicitud en eventos
        • mpena366
          Archivo adjunto
          PRO-01-5-02-01 Carnetizacioacuten de egresapos - Solicitud en eventospdf

          Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

          FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

          MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

          Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

          Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 8

          ENTRADA Evento en el que se ofrece servicio de carnetizacioacuten a egresados

          PROVEEDOR Direccioacuten de Admisiones y Registro Unidad Acadeacutemica o Administrativa de la Universidad o Asociacioacuten de Egresados o Egresados o externo

          SALIDA Carneacute de egresado en fiacutesico y Reportes

          CLIENTE Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado especializacioacuten maestriacutea yo doctorado

          ACTIVIDAD DESCRIPCIOacuteN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

          1 Solicitar lista de

          asistentes al evento

          Se solicita al responsable la lista de los inscritos al evento

          Auxiliar de Egresados

          Lista de

          asistentes

          2 Validar datos de

          asistentes y actualizar lista

          Se valida si los asistentes son empleados de la Universidad estudiantes o egresados de otro programa Alliacute se identifica egresados a atender

          Auxiliar de Egresados

          Lista de uniandinos

          inscritos consolidada

          3 Cargar listas en

          computadores del evento

          A todos los computadores que seraacuten usados para el proceso de carnetizacioacuten en el evento se les carga la lista de uniandinos inscritos consolidada

          Auxiliar de Egresados

          4

          Notificar necesidad de estacioacuten de

          carnetizacioacuten

          Se notifica a Seguridad que se requiere la estacioacuten de carnetizacioacuten con los insumos necesarios (plaacutesticos con serial y cinta de impresioacuten)

          Auxiliar de Egresados

          5 Solicitar carneacute en

          evento

          Los egresados hacen efectiva la solicitud del carneacute en el punto de carnetizacioacuten del evento

          Egresado

          6 Verificar tipo de

          solicitud

          Se verifica el estado del egresado en Banner Primera vez cambio o reposicioacuten

          Auxiliar de Egresados

          Banner

          7 Registrar en

          Banner

          Las solicitudes por reposicioacuten son registradas en Banner para llevar un control

          Auxiliar de Egresados

          Banner

          8

          Diligenciar formatos de solicitud de

          servicios

          Diligenciar el formato de solicitud de servicios para egresados que incluye autorizacioacuten de uso de datos personales

          Egresado Formatos

          9 Registrar datos y

          tomar foto

          Se registran los datos del carneacute nombre cedula grado (solo uno el egresado elige) antildeo de grado y se toma y edita la foto

          Auxiliar de Egresados Auxiliar

          de Labores Ocasionales

          Datacard

          10 Archivar foto La foto se archiva con el nuacutemero de ceacutedula del egresado en la carpeta creada para el evento

          Auxiliar de Egresados Auxiliar

          de Labores Ocasionales

          Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

          FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

          MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

          Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

          Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 9

          11 Generar el carneacute

          Se imprime el carneacute y se registra el coacutedigo badge del carneacute en archivo en la carpeta creada para el evento

          Auxiliar de Egresados

          Carneacute

          12 Entregar carneacute Se entrega el carneacute en fiacutesico al egresado

          Auxiliar de Egresados

          13 Recibir carneacute El egresado recibe su carneacute en fiacutesico en su mano

          Egresado Carneacute

          14 Consolidar

          archivos de fotos y coacutedigos badge

          Se consolidan todas las fotos y todos los coacutedigos badge generados en el evento en un solo archivo Si se usan varios equipos se consolida la informacioacuten de la carpeta creada para el evento

          Auxiliar de Egresados

          15 Generar y enviar

          reportes

          Se generan dos reportes al final de cada evento 1 Reporte con coacutedigos badge

          registrados para la activacioacuten de cada carneacute Se entrega al Auxiliar de Seguridad con el archivo de fotos

          2 Reporte de registro de entrega de carneacute en Banner Se le entrega a gestor de sistemas de informacioacuten coacutedigos ceacutedulas nuacutemero de categoriacutea para cargar archivo en Banner fecha y nombre del evento)

          Auxiliar de Egresados

          1 ndash Reporte para Seguridad y

          Servicios Baacutesicos 2- Reporte para

          Sistemas de Informacioacuten

          6 DEFINICIONES

          Datacard Software de carnetizacioacuten que permite la gestioacuten de bases de datos el disentildeo y la

          impresioacuten en tarjetas plaacutesticas y debe estar instalado en los computadores que interactuacutean

          con la impresioacuten

          Formato de autorizacioacuten de uso de datos Formato a traveacutes del cual cada egresado autorizan

          a la Universidad para utilizar sus datos personales en el desarrollo de las funciones propias de

          la Universidad Hay uno por egresado

          Formato de solicitud y entrega del carneacute Formato utilizado para la entrega fiacutesica del carneacute

          Es una autorizacioacuten para que Seguridad y Servicios Baacutesicos haga efectiva la entrega del carneacute

          y quede soporte de recibido por parte del egresado cuando no lo imprime la unidad de

          Egresados

          Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

          FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

          MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

          Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

          Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 10

          Formato de servicios para egresados Formato en el que el egresado registra servicios

          solicitados y que unifica la informacioacuten por diligenciar tanto en la solicitud y entrega del carneacute

          como la autorizacioacuten de uso de datos personales

          Salesforce CRM Sistema para administrar interacciones entre empresa y cliente Esta

          aplicacioacuten permite almacenar y organizar informacioacuten de los clientes en este caso de los

          egresados que facilita la gestioacuten institucional de estas relaciones

          7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

          8 INDICADORES

          FIC

          HA

          DE

          L IN

          DIC

          AD

          OR

          NUacuteMERO DE CARNEacuteS DE EGRESADOS ACTIVOS

          Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-011

          Responsable del

          indicador Gestor de Bases de Datos

          Objetivo Hacer seguimiento para mejora continua del proceso

          Meacutetodo de Medicioacuten

          Extraer de las fuentes de datos informacioacuten referente a egresados con

          carneacute activos y egresados totales de la Universidad

          Consolidar la informacioacuten sobre la cantidad de egresados carnetizados

          y total de egresados de la Universidad

          Calcular indicador

          Unidad de Medida

          Foacutermula nuacutemero de egresados carnetizadosnuacutemero total de egresados

          Variables Nuacutemero de egresados carnetizados nuacutemero total de egresados con

          carneacute activo

          INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadeacutemica administrativa entidad)

          No aplica

          Formato de autorizacioacuten de datos

          Formato de solicitud

          Formato de acta de entrega del carneacute

          Manual de estaacutendares y calidad de datos en Banner

          Manual de procedimientos y poliacuteticas

          Auto

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          mpena366
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          Formato de autorizacioacuten de datosxlsx

          Ingreso

          Auto

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          mpena366
          Archivo adjunto
          Formato de solicitudxlsx

          Acta

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          mpena366
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          Formato de acta de entrega del carneacutexlsx

          2011

          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

          Manual de Estaacutendares y Calidad de Datos en el Sistema Banner

          b

          Universidad de los Andes Estaacutendares

          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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          TABLA DE CONTENIDO

          Introduccioacuten e

          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

          1 Nombre 1

          11 Estaacutendar - Nombre 1

          12 Caracteres prohibidos 3

          13 Procedimientos de referencia 3

          14 Control de actualizaciones 3

          2 Nuacutemero de identificacioacuten 4

          21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten 4

          22 Caracteres prohibidos 5

          23 Procedimientos de referencia 5

          24 Control de actualizaciones 5

          3 Fecha de nacimiento 6

          31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento 6

          32 Caracteres prohibidos 7

          33 Procedimientos de referencia 7

          34 Control de actualizaciones 7

          4 Coacutedigo 8

          41 Estaacutendar - Coacutedigo 8

          42 Caracteres prohibidos 8

          43 Procedimientos de referencia 8

          44 Control de actualizaciones 9

          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

          1 Direccioacuten 10

          11 Estaacutendar - Direccioacuten 10111 Tipos de direccioacuten 10112 Estaacutendar direccioacuten 11113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes 12

          12 Caracteres prohibidos 12

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          Paacutegina c

          13 Procedimientos de referencia 13

          14 Control de actualizaciones 13

          2 Teleacutefono 14

          21 Estaacutendar 14

          22 Caracteres prohibidos 14

          23 Procedimientos de referencia 15

          24 Control de actualizaciones 15

          3 Direccioacuten de Correo electroacutenico 16

          31 Estaacutendar 16311 Tipos 16312 Estaacutendar 17

          32 Caracteres prohibidos 18

          33 Procedimientos de referencia 18

          34 Control de actualizaciones 18

          Lista de referencia i

          Iacutendices y apeacutendices iv

          Glosario v

          Anexos vi

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          LISTA DE TABLAS

          Tabla 1 Responsables de los datos eTabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato fTabla 3 Caracteres especiales y violaciones 2Tabla 4 Caracteres prohibidos 3Tabla 5 Violaciones y excepciones 5Tabla 6 Casos especiales y violaciones 6Tabla 7 Tipos de direccioacuten 11Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico 16Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico 18Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN vi

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          Introduccioacuten

          Banner es el sistema institucional de registro acadeacutemico y de estudiantes egresados y donaciones administrado por la Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo Con el objetivo de mejorar la calidad de datos utilizados en el Sistema Banner de la Universidad de los Andes ha sido necesario evaluar y redefinir los estaacutendares y buenas praacutecticas en el manejo de la informacioacuten que eacuteste alberga por tal motivo este documento contiene los estaacutendares definidos conjuntamente por la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Registro y Admisiones Para la presentacioacuten de la informacioacuten han sido agrupados los datos en clusters los cuales surgieron como parte de la priorizacioacuten por importancia urgencia y utilizacioacuten en varias dependencias de la Universidad de los Andes Cada cluacutester contiene el nombre con el que se identifica una breve definicioacuten el estaacutendar que fue aprobado con su correspondiente explicacioacuten de igual forma contiene el control de actualizaciones como lo son fecha de elaboracioacuten fecha de aprobacioacuten miembros que aprobaron fecha de entrada en vigencia fecha de divulgacioacuten fecha de uacuteltima modificacioacuten y motivo de uacuteltima modificacioacuten El Comiteacute Coordinador fue conformado entre miembros de la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Admisiones y Registro para desarrollar los estaacutendares y tomar las decisiones relacionadas con el mantenimiento de la informacioacuten en el sistema Banner Este equipo de trabajo tiene la responsabilidad de ingresar y mantener los datos almacenados en el sistema Banner asiacute como conceder privilegios a otros para ver ingresar actualizar y generar reportes desde Banner Sobre este aspecto la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general Tabla 1 Responsables de los datos

          Aacuterea de responsabilidad Protector Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

          f

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          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

          Al final del documento estaacuten las fuentes de informacioacuten utilizadas en las que se encuentran normas juriacutedicas enlaces de intereacutes y documentos de referencia Como documentos complementarios existen documento de poliacuteticas y procedimientos y el manual de procedimiento de actualizacioacuten de datos comunes en Banner junto con otros materiales de apoyo que seraacuten citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podraacute ser reportada a

          Direccioacuten de Desarrollo Servicios de Desarrollo egresadosuniandeseduco

          Direccioacuten de Admisiones y Registro admreguniandeseduco

          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

          1

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          ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

          Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema

          1 Nombre

          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

          11 Estaacutendar - Nombre

          TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

          A (registraduriacutea)

          Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea

          bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta

          de correo Uniandes bull Diploma

          B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales

          bull Diploma bull Carnet

          2

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          SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

          A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales

          Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea

          B

          Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)

          bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza

          informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante

          bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados

          Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER

          Caracteres especiales

          Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos

          Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4

          Espaciado de los nombres

          Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre

          Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre

          Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM

          Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato

          CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo

          3

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          12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos

          Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes

          1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se

          reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo

          rdquo$amp()=iexcliquest

          Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados

          para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar

          13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se

          encuentran en el manual de procedimiento

          14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

          Miembros que aprobaron

          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

          4

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          2 Nuacutemero de identificacioacuten

          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema

          21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten

          TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

          C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas

          despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes

          Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio

          DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM

          E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)

          T (Tarjeta de Identidad)

          P (Pasaporte)

          S (Social security Number)

          5

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          Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN

          Violaciones

          Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento

          Excepciones (Uacutenicamente para

          Direccioacuten de Desarrollo)

          Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo

          22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte

          23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se

          encuentra en el manual de procedimiento

          24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

          Miembros que aprobaron

          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

          6

          Universidad de los Andes Estaacutendares

          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

          Paacutegina 6

          3 Fecha de nacimiento

          Indica el tiempo de nacimiento de una persona

          31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

          TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

          Fecha

          DD-MM-YYYY Donde

          DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

          MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

          YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

          bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

          Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

          Tabla 6 Casos especiales y violaciones

          CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

          Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

          Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

          No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

          Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

          No se registra a menos que se consiga el dato adicional

          No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

          Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

          Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

          7

          Universidad de los Andes Estaacutendares

          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

          Paacutegina 7

          32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

          son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

          33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

          encuentra en el manual de procedimiento

          34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

          Miembros que aprobaron

          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

          8

          Universidad de los Andes Estaacutendares

          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

          Paacutegina 8

          4 Coacutedigo

          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

          interior de la Universidad de los Andes

          41 Estaacutendar - Coacutedigo

          TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

          Coacutedigo

          Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

          YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

          Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

          bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

          Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

          42 Caracteres prohibidos Tabla 4

          43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

          procedimiento

          9

          Universidad de los Andes Estaacutendares

          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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          44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

          Miembros que aprobaron

          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

          Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

          tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

          1 Direccioacuten

          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

          11 Estaacutendar - Direccioacuten

          111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

          investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

          La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

          11

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          Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

          RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

          TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

          MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

          AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

          112 Estaacutendar direccioacuten

          Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

          Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

          DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

          Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

          direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

          CASOS ESPECIALES

          Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

          En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

          Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

          9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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          113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

          Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

          bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

          y los 3 siguientes son un consecutivo

          12 Caracteres prohibidos

          Puntuacioacuten

          Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

          deben ser utilizados

          Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

          direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

          individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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          13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

          procedimiento

          14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

          Miembros que aprobaron

          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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          2 Teleacutefono

          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

          inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

          21 Estaacutendar

          TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

          Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

          donante

          TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

          CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

          MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

          Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

          PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

          AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

          Componentes Definicioacuten y estaacutendar

          Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

          Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

          Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

          Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

          22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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          23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

          procedimiento

          24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

          Miembros que aprobaron

          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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          3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

          que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

          31 Estaacutendar

          311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

          TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

          bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

          ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

          EUNI Institucional Universidad de los Andes

          Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

          EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

          EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

          MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

          PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

          AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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          312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

          Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

          Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

          La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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          32 Caracteres prohibidos

          Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

          lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

          33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

          manual de procedimiento

          34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

          Miembros que aprobaron

          Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

          Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

          Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

          4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

          httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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          Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

          bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

          bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

          2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

          Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

          bull Manual Crear Personas ndashAyR

          bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

          bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

          en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

          bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

          bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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          NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

          bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

          bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

          Decreto 2150 de 1995

          bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

          bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

          otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

          bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

          bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

          se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

          NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

          bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

          bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

          bull wwwregistraduriagovco

          bull wwwdasgovco

          NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

          bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

          Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

          bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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          bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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          Iacutendices y apeacutendices

          Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

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          Glosario

          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

          rdquo

          5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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          Anexos

          Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

          NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

          ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

          AGENCIA AG LOTE LT

          AGRUPACION AGP MANZANA MZ

          ALMACEN ALM MEZZANINE MN

          ALTILLO AL MODULO MD

          APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

          APARTAMENTO AP NORTE NORTE

          AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

          AVENIDA AV OESTE OESTE

          AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

          BARRIO BRR ORIENTE O

          BLOQUE BL PARCELA PA

          BODEGA BG PARQUE PAR

          BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

          CALLE CL PASAJE PJ

          CAMINO CN PASEO PS

          CARRERA CR PENTHOUSE PH

          CARRETERA CARR PISO P

          CASA CA PLANTA PL

          CELULA CEL PORTERIA POR

          CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

          CIRCULAR CIR PUENTE PN

          CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

          CIUDADELA CD SALON SA

          CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

          CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

          CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

          DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

          DEPOSITO DP SUITE SU

          DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

          DIAGONAL DG SUR SUR

          EDIFICIO ED TERMINAL TER

          ENTRADA EN TERRAZA TZ

          vii

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          NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

          ESQUINA ESQ TORRE TO

          ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

          ETAPA ET UNIDAD UN

          EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

          FINCA FCA URBANIZACION URB

          GARAJE GJ VARIANTE VTE

          GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

          HACIENDA HC ZONA ZN

          INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

          KILOMETRO KM

          LOCAL LC

          • TABLA DE CONTENIDO
          • LISTA DE TABLAS
          • 1 Nombre
            • 11 Estaacutendar - Nombre
            • 12 Caracteres prohibidos
            • 13 Procedimientos de referencia
            • 14 Control de actualizaciones
              • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
                • 22 Caracteres prohibidos
                • 23 Procedimientos de referencia
                • 24 Control de actualizaciones
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
                    • 32 Caracteres prohibidos
                    • 33 Procedimientos de referencia
                    • 34 Control de actualizaciones
                      • 4 Coacutedigo
                        • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                        • 42 Caracteres prohibidos
                        • 43 Procedimientos de referencia
                        • 44 Control de actualizaciones
                          • 1 Direccioacuten
                            • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                              • 111 Tipos de direccioacuten
                              • 112 Estaacutendar direccioacuten
                              • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                                • 12 Caracteres prohibidos
                                • 13 Procedimientos de referencia
                                • 14 Control de actualizaciones
                                  • 2 Teleacutefono
                                    • 21 Estaacutendar
                                    • 22 Caracteres prohibidos
                                    • 23 Procedimientos de referencia
                                    • 24 Control de actualizaciones
                                      • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                        • 31 Estaacutendar
                                          • 311 Tipos
                                          • 312 Estaacutendar
                                            • 32 Caracteres prohibidos
                                            • 33 Procedimientos de referencia
                                            • 34 Control de actualizaciones
                                                • mpena366
                                                  Archivo adjunto
                                                  MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                                  2011

                                                  Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                                  Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                                  b

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina b

                                                  TABLA DE CONTENIDO

                                                  Introduccioacuten d

                                                  I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                                  1 Nombre 1

                                                  11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                                  2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                                  21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                                  3 Fecha de nacimiento 6

                                                  31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                                  4 ID de Banner 8

                                                  41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                                  II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                                  1 Direccioacuten 10

                                                  11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                                  1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                                  112 Modificacioacuten 11

                                                  c

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina c

                                                  113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                                  2 Teleacutefono 13

                                                  21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                                  3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                                  31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                                  Lista de referencia I

                                                  Glosario II

                                                  d

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina d

                                                  Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                                  Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                                  En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                                  estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                                  Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                                  Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                                  Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                                  La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                                  Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                                  Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                                  la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                                  No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                                  rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                                  No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                                  la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                                  e

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina e

                                                  Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                                  debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                                  Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                                  se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                                  1

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 1

                                                  I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                                  1 Nombre

                                                  Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                                  empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                                  11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                                  111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                                  ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                                  En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                                  servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                                  le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                                  informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                                  Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                                  diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                                  2

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 2

                                                  112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                                  modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                                  Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                                  presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                                  Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                                  la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                                  Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                                  que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                                  113 Eliminacioacuten

                                                  En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                                  Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                                  114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                                  Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                                  3

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 3

                                                  2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                                  Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                                  Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                                  21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                                  211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                                  obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                                  Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                                  alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                                  La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                                  de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                                  Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                                  especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                                  Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                                  acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                                  212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                                  bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                                  4

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 4

                                                  del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                                  bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                                  Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                                  identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                                  Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                                  esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                                  La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                                  que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                                  213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                                  haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                                  214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                                  Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                                  especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                                  antes del antildeo 2000

                                                  215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

                                                  5

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 5

                                                  Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                                  personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                                  donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                                  216 Casos especiales

                                                  Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                                  El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                                  se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

                                                  6

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 6

                                                  3 Fecha de nacimiento

                                                  Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                                  un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                                  31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                                  311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                                  Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                                  312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                                  es entregado con el formato de Matriacutecula

                                                  313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                                  registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                                  314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                                  responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                                  especificados

                                                  7

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 7

                                                  315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

                                                  8

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 8

                                                  4 ID de Banner

                                                  Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                                  41 Procedimiento - Coacutedigo

                                                  411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                                  el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                                  Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                                  nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                                  412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                                  413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                                  414 iquestQueacute no se debe hacer

                                                  Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                                  algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                                  415 Casos especiales

                                                  9

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 9

                                                  En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                                  10

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 10

                                                  II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                                  Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                                  de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                                  1 Direccioacuten

                                                  Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                                  estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                                  11 Procedimiento - Direccioacuten

                                                  111 Creacioacuten

                                                  1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                                  estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                                  Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                                  direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                                  llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                                  1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  11

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 11

                                                  Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                                  Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                                  Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                                  bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                                  y los 3 siguientes son un consecutivo

                                                  bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                                  112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                                  que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                                  Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                                  trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                                  2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                                  territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                                  http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                                  como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                                  12

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 12

                                                  113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                                  institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                                  114 iquestQueacute no se debe hacer

                                                  Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                                  Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                                  el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                                  115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                                  13

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 13

                                                  2 Teleacutefono

                                                  El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                                  telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                                  21 Procedimiento - Teleacutefono

                                                  211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                                  es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                                  Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                                  a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                                  cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                                  212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                                  estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                                  trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                                  213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                                  institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                                  214 iquestQueacute no se debe hacer

                                                  14

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 14

                                                  No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                                  215 Casos especiales Ninguno identificado

                                                  15

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 15

                                                  3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                                  Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                                  uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                                  31 Procedimiento - Direccioacuten

                                                  311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                                  sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                                  La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                                  egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                                  El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                                  egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                                  312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                                  nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                                  esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                                  Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                                  registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                                  16

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina 16

                                                  313 Eliminacioacuten

                                                  Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                                  314 iquestQueacute no se debe hacer

                                                  No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                                  Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                                  todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                                  nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                                  315 Casos especiales

                                                  Ninguno identificado

                                                  I

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina I

                                                  Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                                  en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                                  II

                                                  Universidad de los Andes Estaacutendares

                                                  Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                                  Paacutegina II

                                                  Glosario

                                                  Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                                  rdquo

                                                  4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                                  de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                                  • TABLA DE CONTENIDO
                                                  • 1 Nombre
                                                    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                                      • 111 Creacioacuten
                                                      • 112 Modificacioacuten
                                                      • 113 Eliminacioacuten
                                                      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                              • 211 Creacioacuten
                                                              • 212 Modificacioacuten
                                                              • 213 Eliminacioacuten
                                                              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                              • 216 Casos especiales
                                                                  • 3 Fecha de nacimiento
                                                                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                                      • 311 Creacioacuten
                                                                      • 312 Modificacioacuten
                                                                      • 313 Eliminacioacuten
                                                                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 315 Casos especiales
                                                                          • 4 ID de Banner
                                                                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                              • 411 Creacioacuten
                                                                              • 412 Modificacioacuten
                                                                              • 413 Eliminacioacuten
                                                                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                              • 415 Casos especiales
                                                                                  • 1 Direccioacuten
                                                                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                      • 111 Creacioacuten
                                                                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                          • 112 Modificacioacuten
                                                                                          • 113 Eliminacioacuten
                                                                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 115 Casos especiales
                                                                                              • 2 Teleacutefono
                                                                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                                  • 211 Creacioacuten
                                                                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 215 Casos especiales
                                                                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                          • 311 Creacioacuten
                                                                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                          • 315 Casos especiales
                                                                                                            • mpena366
                                                                                                              Archivo adjunto
                                                                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                              Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                              pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                              Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                              Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                              eventos de egresados

                                                                                                              Granularidad Por egresado

                                                                                                              Periodicidad Anual

                                                                                                              Meta No aplica

                                                                                                              Observaciones No aplica

                                                                                                              9 RIESGOS

                                                                                                              OPERATIVO

                                                                                                              Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                              Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                              SEGURIDAD

                                                                                                              De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                              ADMINISTRATIVO

                                                                                                              En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                              LEGAL

                                                                                                              No aplica

                                                                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                                                                              1

                                                                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                              REVISOacute

                                                                                                              Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                              Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

          DD MM AAAA
          ACTA DE ENTREGA CARNEacute DE EGRESADO
          NOTAS
          MOTIVO X 1) El carneacute de egresado se emite por primera vez sin ninguacuten costo para el egresado
          1 Primera vez (Carneacute) 2) Tipo de Identificacioacuten Cedula de Ciudadaniacutea (CC) Cedula de Extranjeriacutea (CE) Pasaporte
          2 Cambio 3) El carneacute de egresado se cambiaraacute por errores de impresioacuten Es indispensable que el egresado en el momento del cambio del carneacute haga la devolucioacuten
          3 Reposicioacuten 4) Si el carneacute de egresado se requiere reponer por peacuterdida o cambio de nombres apellidos o tiacutetulos y antildeo de grado preferido el egresado deberaacute cancelar la suma estipulada por la Universidad en el momento del cambio y el pago se puede efectuar a traveacutes de cualquier Sucursal de Bancolombia o a traveacutes del portal de Egresados de la Universidad
          Informacioacuten del Carneacute
          Tipo de identificacioacuten No De Documento
          Nombres Apellidos
          Tiacutetulo otorgado Antildeo de Grado
          Autorizado por Entregado por Recibido po
          _________________________________ ________________________________ _____________________________________CC
          El carneacute de egresado se entrega en el Ed Monjas Of 202 de Lunes a Viernes de 830 am a 1230 pm y de 200 pm a 530 pm
          DD MM AAAA
          ACTA DE ENTREGA CARNEacute DE EGRESADO
          NOTAS
          MOTIVO X 1) El carneacute de egresado se emite por primera vez sin ninguacuten costo para el egresado
          1 Primera vez (Carneacute) 2) Tipo de Identificacioacuten Cedula de Ciudadaniacutea (CC) Cedula de Extranjeriacutea (CE) Pasaporte
          2 Cambio 3) El carneacute de egresado se cambiaraacute por errores de impresioacuten Es indispensable que el egresado en el momento del cambio del carneacute haga la devolucioacuten
          3 Reposicioacuten 4) Si el carneacute de egresado se requiere reponer por peacuterdida o cambio de nombres apellidos o tiacutetulos y antildeo de grado preferido el egresado deberaacute cancelar la suma estipulada por la Universidad en el momento del cambio y el pago se puede efectuar a traveacutes de cualquier Sucursal de Bancolombia o a traveacutes del portal de Egresados de la Universidad
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          Nombres Apellidos
          Tiacutetulo otorgado Antildeo de Grado
          Autorizado por Entregado por Recibido po
          _________________________________ ________________________________ _____________________________________CC
          El carneacute de egresado se entrega en el Ed Monjas Of 202 de Lunes a Viernes de 830 am a 1230 pm y de 200 pm a 530 pm
          Autorizacioacuten ndash consentimiento expresoLa Universidad de los Andes como institucioacuten que almacena y recolecta datos personales requiere obtener su autorizacioacuten para que de manera libre previa expresa voluntaria y debidamente informada permita a todas las dependencias acadeacutemicas yo administrativas recolectar recaudar almacenar usar circular suprimir procesar compilar intercambiar dar tratamiento actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos o en repositorios electroacutenicos de todo tipo con que cuenta la Universidad Esta informacioacuten es y seraacute utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la Universidad en su condicioacuten de institucioacuten de educacioacuten superior de forma directa o a traveacutes de terceros a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa expresa inequiacutevoca y por escrito a la cuenta de correo electroacutenico dispuesta para tal efecto habeasdatauniandeseduco Para conocer en maacutes detalle visite httpwwwuniandeseducodatospersonales
          iquestNos autoriza de manera expresa a que sus datos personales sen registrados en la base de datos institucional de la Universidad de los Andes
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          CC_____________________________________________ DE_____________________________________
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          FECHA DD_______ MM_______ AA________
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          FECHA DD_______ MM_______ AA________
          Fecha Diligenciamiento
          DD MM AAAA
          SERVICIOS PARA EGRESADOS
          Por favor lea y firme al respaldo luego diligencie esta solicitud
          Datos de Identificacioacuten
          Tipo de identificacion No De Documento
          Nombres Apellidos
          Tiacutetulo otorgado Antildeo de Grado
          Correo electroacutenico Celular Teleacutefono
          Motivo de la visita
          Concierto Teatro Cultural Conferencia Foro Seminario Encuentro con profesor amigo Biblioteca Centro Deportivo Tour por el Campus
          Otro iquestCuaacutel
          Servicios de intereacutes
          Carneacute de Egresado Biblioteca y bases de datos Empleo (Buscar u ofrecer)
          Usuario y Contrasentildea uniandes Centro Deportivo Otro
          Informacioacuten acadeacutemica Directorio en liacutenea egresados Cuaacutel ___________________________
          Seraacute contactado maacuteximo 15 diacuteas haacutebiles despueacutes de la fecha de diligenciamiento de este formato
          Fecha Diligenciamiento
          DD MM AAAA
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          FECHA MM_______ DD_______ AA________

Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 8

ENTRADA Evento en el que se ofrece servicio de carnetizacioacuten a egresados

PROVEEDOR Direccioacuten de Admisiones y Registro Unidad Acadeacutemica o Administrativa de la Universidad o Asociacioacuten de Egresados o Egresados o externo

SALIDA Carneacute de egresado en fiacutesico y Reportes

CLIENTE Personas egresadas de la Universidad de programas de pregrado especializacioacuten maestriacutea yo doctorado

ACTIVIDAD DESCRIPCIOacuteN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

1 Solicitar lista de

asistentes al evento

Se solicita al responsable la lista de los inscritos al evento

Auxiliar de Egresados

Lista de

asistentes

2 Validar datos de

asistentes y actualizar lista

Se valida si los asistentes son empleados de la Universidad estudiantes o egresados de otro programa Alliacute se identifica egresados a atender

Auxiliar de Egresados

Lista de uniandinos

inscritos consolidada

3 Cargar listas en

computadores del evento

A todos los computadores que seraacuten usados para el proceso de carnetizacioacuten en el evento se les carga la lista de uniandinos inscritos consolidada

Auxiliar de Egresados

4

Notificar necesidad de estacioacuten de

carnetizacioacuten

Se notifica a Seguridad que se requiere la estacioacuten de carnetizacioacuten con los insumos necesarios (plaacutesticos con serial y cinta de impresioacuten)

Auxiliar de Egresados

5 Solicitar carneacute en

evento

Los egresados hacen efectiva la solicitud del carneacute en el punto de carnetizacioacuten del evento

Egresado

6 Verificar tipo de

solicitud

Se verifica el estado del egresado en Banner Primera vez cambio o reposicioacuten

Auxiliar de Egresados

Banner

7 Registrar en

Banner

Las solicitudes por reposicioacuten son registradas en Banner para llevar un control

Auxiliar de Egresados

Banner

8

Diligenciar formatos de solicitud de

servicios

Diligenciar el formato de solicitud de servicios para egresados que incluye autorizacioacuten de uso de datos personales

Egresado Formatos

9 Registrar datos y

tomar foto

Se registran los datos del carneacute nombre cedula grado (solo uno el egresado elige) antildeo de grado y se toma y edita la foto

Auxiliar de Egresados Auxiliar

de Labores Ocasionales

Datacard

10 Archivar foto La foto se archiva con el nuacutemero de ceacutedula del egresado en la carpeta creada para el evento

Auxiliar de Egresados Auxiliar

de Labores Ocasionales

Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 9

11 Generar el carneacute

Se imprime el carneacute y se registra el coacutedigo badge del carneacute en archivo en la carpeta creada para el evento

Auxiliar de Egresados

Carneacute

12 Entregar carneacute Se entrega el carneacute en fiacutesico al egresado

Auxiliar de Egresados

13 Recibir carneacute El egresado recibe su carneacute en fiacutesico en su mano

Egresado Carneacute

14 Consolidar

archivos de fotos y coacutedigos badge

Se consolidan todas las fotos y todos los coacutedigos badge generados en el evento en un solo archivo Si se usan varios equipos se consolida la informacioacuten de la carpeta creada para el evento

Auxiliar de Egresados

15 Generar y enviar

reportes

Se generan dos reportes al final de cada evento 1 Reporte con coacutedigos badge

registrados para la activacioacuten de cada carneacute Se entrega al Auxiliar de Seguridad con el archivo de fotos

2 Reporte de registro de entrega de carneacute en Banner Se le entrega a gestor de sistemas de informacioacuten coacutedigos ceacutedulas nuacutemero de categoriacutea para cargar archivo en Banner fecha y nombre del evento)

Auxiliar de Egresados

1 ndash Reporte para Seguridad y

Servicios Baacutesicos 2- Reporte para

Sistemas de Informacioacuten

6 DEFINICIONES

Datacard Software de carnetizacioacuten que permite la gestioacuten de bases de datos el disentildeo y la

impresioacuten en tarjetas plaacutesticas y debe estar instalado en los computadores que interactuacutean

con la impresioacuten

Formato de autorizacioacuten de uso de datos Formato a traveacutes del cual cada egresado autorizan

a la Universidad para utilizar sus datos personales en el desarrollo de las funciones propias de

la Universidad Hay uno por egresado

Formato de solicitud y entrega del carneacute Formato utilizado para la entrega fiacutesica del carneacute

Es una autorizacioacuten para que Seguridad y Servicios Baacutesicos haga efectiva la entrega del carneacute

y quede soporte de recibido por parte del egresado cuando no lo imprime la unidad de

Egresados

Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 10

Formato de servicios para egresados Formato en el que el egresado registra servicios

solicitados y que unifica la informacioacuten por diligenciar tanto en la solicitud y entrega del carneacute

como la autorizacioacuten de uso de datos personales

Salesforce CRM Sistema para administrar interacciones entre empresa y cliente Esta

aplicacioacuten permite almacenar y organizar informacioacuten de los clientes en este caso de los

egresados que facilita la gestioacuten institucional de estas relaciones

7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

8 INDICADORES

FIC

HA

DE

L IN

DIC

AD

OR

NUacuteMERO DE CARNEacuteS DE EGRESADOS ACTIVOS

Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-011

Responsable del

indicador Gestor de Bases de Datos

Objetivo Hacer seguimiento para mejora continua del proceso

Meacutetodo de Medicioacuten

Extraer de las fuentes de datos informacioacuten referente a egresados con

carneacute activos y egresados totales de la Universidad

Consolidar la informacioacuten sobre la cantidad de egresados carnetizados

y total de egresados de la Universidad

Calcular indicador

Unidad de Medida

Foacutermula nuacutemero de egresados carnetizadosnuacutemero total de egresados

Variables Nuacutemero de egresados carnetizados nuacutemero total de egresados con

carneacute activo

INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadeacutemica administrativa entidad)

No aplica

Formato de autorizacioacuten de datos

Formato de solicitud

Formato de acta de entrega del carneacute

Manual de estaacutendares y calidad de datos en Banner

Manual de procedimientos y poliacuteticas

Auto

image1png

mpena366
Archivo adjunto
Formato de autorizacioacuten de datosxlsx

Ingreso

Auto

image1jpeg

image2png

mpena366
Archivo adjunto
Formato de solicitudxlsx

Acta

image1jpeg

image2png

mpena366
Archivo adjunto
Formato de acta de entrega del carneacutexlsx

2011

Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

Manual de Estaacutendares y Calidad de Datos en el Sistema Banner

b

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina b

TABLA DE CONTENIDO

Introduccioacuten e

I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

1 Nombre 1

11 Estaacutendar - Nombre 1

12 Caracteres prohibidos 3

13 Procedimientos de referencia 3

14 Control de actualizaciones 3

2 Nuacutemero de identificacioacuten 4

21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten 4

22 Caracteres prohibidos 5

23 Procedimientos de referencia 5

24 Control de actualizaciones 5

3 Fecha de nacimiento 6

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento 6

32 Caracteres prohibidos 7

33 Procedimientos de referencia 7

34 Control de actualizaciones 7

4 Coacutedigo 8

41 Estaacutendar - Coacutedigo 8

42 Caracteres prohibidos 8

43 Procedimientos de referencia 8

44 Control de actualizaciones 9

II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

1 Direccioacuten 10

11 Estaacutendar - Direccioacuten 10111 Tipos de direccioacuten 10112 Estaacutendar direccioacuten 11113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes 12

12 Caracteres prohibidos 12

c

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina c

13 Procedimientos de referencia 13

14 Control de actualizaciones 13

2 Teleacutefono 14

21 Estaacutendar 14

22 Caracteres prohibidos 14

23 Procedimientos de referencia 15

24 Control de actualizaciones 15

3 Direccioacuten de Correo electroacutenico 16

31 Estaacutendar 16311 Tipos 16312 Estaacutendar 17

32 Caracteres prohibidos 18

33 Procedimientos de referencia 18

34 Control de actualizaciones 18

Lista de referencia i

Iacutendices y apeacutendices iv

Glosario v

Anexos vi

d

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LISTA DE TABLAS

Tabla 1 Responsables de los datos eTabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato fTabla 3 Caracteres especiales y violaciones 2Tabla 4 Caracteres prohibidos 3Tabla 5 Violaciones y excepciones 5Tabla 6 Casos especiales y violaciones 6Tabla 7 Tipos de direccioacuten 11Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico 16Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico 18Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN vi

e

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Paacutegina e

Introduccioacuten

Banner es el sistema institucional de registro acadeacutemico y de estudiantes egresados y donaciones administrado por la Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo Con el objetivo de mejorar la calidad de datos utilizados en el Sistema Banner de la Universidad de los Andes ha sido necesario evaluar y redefinir los estaacutendares y buenas praacutecticas en el manejo de la informacioacuten que eacuteste alberga por tal motivo este documento contiene los estaacutendares definidos conjuntamente por la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Registro y Admisiones Para la presentacioacuten de la informacioacuten han sido agrupados los datos en clusters los cuales surgieron como parte de la priorizacioacuten por importancia urgencia y utilizacioacuten en varias dependencias de la Universidad de los Andes Cada cluacutester contiene el nombre con el que se identifica una breve definicioacuten el estaacutendar que fue aprobado con su correspondiente explicacioacuten de igual forma contiene el control de actualizaciones como lo son fecha de elaboracioacuten fecha de aprobacioacuten miembros que aprobaron fecha de entrada en vigencia fecha de divulgacioacuten fecha de uacuteltima modificacioacuten y motivo de uacuteltima modificacioacuten El Comiteacute Coordinador fue conformado entre miembros de la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Admisiones y Registro para desarrollar los estaacutendares y tomar las decisiones relacionadas con el mantenimiento de la informacioacuten en el sistema Banner Este equipo de trabajo tiene la responsabilidad de ingresar y mantener los datos almacenados en el sistema Banner asiacute como conceder privilegios a otros para ver ingresar actualizar y generar reportes desde Banner Sobre este aspecto la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general Tabla 1 Responsables de los datos

Aacuterea de responsabilidad Protector Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

f

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Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

Al final del documento estaacuten las fuentes de informacioacuten utilizadas en las que se encuentran normas juriacutedicas enlaces de intereacutes y documentos de referencia Como documentos complementarios existen documento de poliacuteticas y procedimientos y el manual de procedimiento de actualizacioacuten de datos comunes en Banner junto con otros materiales de apoyo que seraacuten citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podraacute ser reportada a

Direccioacuten de Desarrollo Servicios de Desarrollo egresadosuniandeseduco

Direccioacuten de Admisiones y Registro admreguniandeseduco

1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

1

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ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema

1 Nombre

Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

11 Estaacutendar - Nombre

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A (registraduriacutea)

Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea

bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta

de correo Uniandes bull Diploma

B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales

bull Diploma bull Carnet

2

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SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales

Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea

B

Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)

bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza

informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante

bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados

Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Caracteres especiales

Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos

Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4

Espaciado de los nombres

Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre

Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre

Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM

Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato

CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo

3

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12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos

Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes

1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se

reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo

rdquo$amp()=iexcliquest

Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados

para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar

13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se

encuentran en el manual de procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4

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2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema

21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas

despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes

Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio

DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM

E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)

T (Tarjeta de Identidad)

P (Pasaporte)

S (Social security Number)

5

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Paacutegina 5

Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN

Violaciones

Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento

Excepciones (Uacutenicamente para

Direccioacuten de Desarrollo)

Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo

22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte

23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se

encuentra en el manual de procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

6

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3 Fecha de nacimiento

Indica el tiempo de nacimiento de una persona

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Fecha

DD-MM-YYYY Donde

DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

Tabla 6 Casos especiales y violaciones

CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

No se registra a menos que se consiga el dato adicional

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

7

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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

encuentra en el manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

8

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4 Coacutedigo

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

interior de la Universidad de los Andes

41 Estaacutendar - Coacutedigo

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Coacutedigo

Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

42 Caracteres prohibidos Tabla 4

43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

procedimiento

9

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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

10

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Estaacutendar - Direccioacuten

111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

11

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

12

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

13

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

14

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

15

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 15

23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

i

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 8

                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

                                          9

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 9

                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                          10

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 10

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 12

                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                      Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                      pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                      Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                      Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                      eventos de egresados

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta No aplica

                                                                                                      Observaciones No aplica

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No aplica

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                      Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

DD MM AAAA
ACTA DE ENTREGA CARNEacute DE EGRESADO
NOTAS
MOTIVO X 1) El carneacute de egresado se emite por primera vez sin ninguacuten costo para el egresado
1 Primera vez (Carneacute) 2) Tipo de Identificacioacuten Cedula de Ciudadaniacutea (CC) Cedula de Extranjeriacutea (CE) Pasaporte
2 Cambio 3) El carneacute de egresado se cambiaraacute por errores de impresioacuten Es indispensable que el egresado en el momento del cambio del carneacute haga la devolucioacuten
3 Reposicioacuten 4) Si el carneacute de egresado se requiere reponer por peacuterdida o cambio de nombres apellidos o tiacutetulos y antildeo de grado preferido el egresado deberaacute cancelar la suma estipulada por la Universidad en el momento del cambio y el pago se puede efectuar a traveacutes de cualquier Sucursal de Bancolombia o a traveacutes del portal de Egresados de la Universidad
Informacioacuten del Carneacute
Tipo de identificacioacuten No De Documento
Nombres Apellidos
Tiacutetulo otorgado Antildeo de Grado
Autorizado por Entregado por Recibido po
_________________________________ ________________________________ _____________________________________CC
El carneacute de egresado se entrega en el Ed Monjas Of 202 de Lunes a Viernes de 830 am a 1230 pm y de 200 pm a 530 pm
DD MM AAAA
ACTA DE ENTREGA CARNEacute DE EGRESADO
NOTAS
MOTIVO X 1) El carneacute de egresado se emite por primera vez sin ninguacuten costo para el egresado
1 Primera vez (Carneacute) 2) Tipo de Identificacioacuten Cedula de Ciudadaniacutea (CC) Cedula de Extranjeriacutea (CE) Pasaporte
2 Cambio 3) El carneacute de egresado se cambiaraacute por errores de impresioacuten Es indispensable que el egresado en el momento del cambio del carneacute haga la devolucioacuten
3 Reposicioacuten 4) Si el carneacute de egresado se requiere reponer por peacuterdida o cambio de nombres apellidos o tiacutetulos y antildeo de grado preferido el egresado deberaacute cancelar la suma estipulada por la Universidad en el momento del cambio y el pago se puede efectuar a traveacutes de cualquier Sucursal de Bancolombia o a traveacutes del portal de Egresados de la Universidad
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Fecha Diligenciamiento
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SERVICIOS PARA EGRESADOS
Por favor lea y firme al respaldo luego diligencie esta solicitud
Datos de Identificacioacuten
Tipo de identificacion No De Documento
Nombres Apellidos
Tiacutetulo otorgado Antildeo de Grado
Correo electroacutenico Celular Teleacutefono
Motivo de la visita
Concierto Teatro Cultural Conferencia Foro Seminario Encuentro con profesor amigo Biblioteca Centro Deportivo Tour por el Campus
Otro iquestCuaacutel
Servicios de intereacutes
Carneacute de Egresado Biblioteca y bases de datos Empleo (Buscar u ofrecer)
Usuario y Contrasentildea uniandes Centro Deportivo Otro
Informacioacuten acadeacutemica Directorio en liacutenea egresados Cuaacutel ___________________________
Seraacute contactado maacuteximo 15 diacuteas haacutebiles despueacutes de la fecha de diligenciamiento de este formato
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Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 9

11 Generar el carneacute

Se imprime el carneacute y se registra el coacutedigo badge del carneacute en archivo en la carpeta creada para el evento

Auxiliar de Egresados

Carneacute

12 Entregar carneacute Se entrega el carneacute en fiacutesico al egresado

Auxiliar de Egresados

13 Recibir carneacute El egresado recibe su carneacute en fiacutesico en su mano

Egresado Carneacute

14 Consolidar

archivos de fotos y coacutedigos badge

Se consolidan todas las fotos y todos los coacutedigos badge generados en el evento en un solo archivo Si se usan varios equipos se consolida la informacioacuten de la carpeta creada para el evento

Auxiliar de Egresados

15 Generar y enviar

reportes

Se generan dos reportes al final de cada evento 1 Reporte con coacutedigos badge

registrados para la activacioacuten de cada carneacute Se entrega al Auxiliar de Seguridad con el archivo de fotos

2 Reporte de registro de entrega de carneacute en Banner Se le entrega a gestor de sistemas de informacioacuten coacutedigos ceacutedulas nuacutemero de categoriacutea para cargar archivo en Banner fecha y nombre del evento)

Auxiliar de Egresados

1 ndash Reporte para Seguridad y

Servicios Baacutesicos 2- Reporte para

Sistemas de Informacioacuten

6 DEFINICIONES

Datacard Software de carnetizacioacuten que permite la gestioacuten de bases de datos el disentildeo y la

impresioacuten en tarjetas plaacutesticas y debe estar instalado en los computadores que interactuacutean

con la impresioacuten

Formato de autorizacioacuten de uso de datos Formato a traveacutes del cual cada egresado autorizan

a la Universidad para utilizar sus datos personales en el desarrollo de las funciones propias de

la Universidad Hay uno por egresado

Formato de solicitud y entrega del carneacute Formato utilizado para la entrega fiacutesica del carneacute

Es una autorizacioacuten para que Seguridad y Servicios Baacutesicos haga efectiva la entrega del carneacute

y quede soporte de recibido por parte del egresado cuando no lo imprime la unidad de

Egresados

Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 10

Formato de servicios para egresados Formato en el que el egresado registra servicios

solicitados y que unifica la informacioacuten por diligenciar tanto en la solicitud y entrega del carneacute

como la autorizacioacuten de uso de datos personales

Salesforce CRM Sistema para administrar interacciones entre empresa y cliente Esta

aplicacioacuten permite almacenar y organizar informacioacuten de los clientes en este caso de los

egresados que facilita la gestioacuten institucional de estas relaciones

7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

8 INDICADORES

FIC

HA

DE

L IN

DIC

AD

OR

NUacuteMERO DE CARNEacuteS DE EGRESADOS ACTIVOS

Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-011

Responsable del

indicador Gestor de Bases de Datos

Objetivo Hacer seguimiento para mejora continua del proceso

Meacutetodo de Medicioacuten

Extraer de las fuentes de datos informacioacuten referente a egresados con

carneacute activos y egresados totales de la Universidad

Consolidar la informacioacuten sobre la cantidad de egresados carnetizados

y total de egresados de la Universidad

Calcular indicador

Unidad de Medida

Foacutermula nuacutemero de egresados carnetizadosnuacutemero total de egresados

Variables Nuacutemero de egresados carnetizados nuacutemero total de egresados con

carneacute activo

INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadeacutemica administrativa entidad)

No aplica

Formato de autorizacioacuten de datos

Formato de solicitud

Formato de acta de entrega del carneacute

Manual de estaacutendares y calidad de datos en Banner

Manual de procedimientos y poliacuteticas

Auto

image1png

mpena366
Archivo adjunto
Formato de autorizacioacuten de datosxlsx

Ingreso

Auto

image1jpeg

image2png

mpena366
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Formato de solicitudxlsx

Acta

image1jpeg

image2png

mpena366
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Formato de acta de entrega del carneacutexlsx

2011

Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

Manual de Estaacutendares y Calidad de Datos en el Sistema Banner

b

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina b

TABLA DE CONTENIDO

Introduccioacuten e

I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

1 Nombre 1

11 Estaacutendar - Nombre 1

12 Caracteres prohibidos 3

13 Procedimientos de referencia 3

14 Control de actualizaciones 3

2 Nuacutemero de identificacioacuten 4

21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten 4

22 Caracteres prohibidos 5

23 Procedimientos de referencia 5

24 Control de actualizaciones 5

3 Fecha de nacimiento 6

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento 6

32 Caracteres prohibidos 7

33 Procedimientos de referencia 7

34 Control de actualizaciones 7

4 Coacutedigo 8

41 Estaacutendar - Coacutedigo 8

42 Caracteres prohibidos 8

43 Procedimientos de referencia 8

44 Control de actualizaciones 9

II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

1 Direccioacuten 10

11 Estaacutendar - Direccioacuten 10111 Tipos de direccioacuten 10112 Estaacutendar direccioacuten 11113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes 12

12 Caracteres prohibidos 12

c

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina c

13 Procedimientos de referencia 13

14 Control de actualizaciones 13

2 Teleacutefono 14

21 Estaacutendar 14

22 Caracteres prohibidos 14

23 Procedimientos de referencia 15

24 Control de actualizaciones 15

3 Direccioacuten de Correo electroacutenico 16

31 Estaacutendar 16311 Tipos 16312 Estaacutendar 17

32 Caracteres prohibidos 18

33 Procedimientos de referencia 18

34 Control de actualizaciones 18

Lista de referencia i

Iacutendices y apeacutendices iv

Glosario v

Anexos vi

d

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina d

LISTA DE TABLAS

Tabla 1 Responsables de los datos eTabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato fTabla 3 Caracteres especiales y violaciones 2Tabla 4 Caracteres prohibidos 3Tabla 5 Violaciones y excepciones 5Tabla 6 Casos especiales y violaciones 6Tabla 7 Tipos de direccioacuten 11Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico 16Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico 18Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN vi

e

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina e

Introduccioacuten

Banner es el sistema institucional de registro acadeacutemico y de estudiantes egresados y donaciones administrado por la Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo Con el objetivo de mejorar la calidad de datos utilizados en el Sistema Banner de la Universidad de los Andes ha sido necesario evaluar y redefinir los estaacutendares y buenas praacutecticas en el manejo de la informacioacuten que eacuteste alberga por tal motivo este documento contiene los estaacutendares definidos conjuntamente por la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Registro y Admisiones Para la presentacioacuten de la informacioacuten han sido agrupados los datos en clusters los cuales surgieron como parte de la priorizacioacuten por importancia urgencia y utilizacioacuten en varias dependencias de la Universidad de los Andes Cada cluacutester contiene el nombre con el que se identifica una breve definicioacuten el estaacutendar que fue aprobado con su correspondiente explicacioacuten de igual forma contiene el control de actualizaciones como lo son fecha de elaboracioacuten fecha de aprobacioacuten miembros que aprobaron fecha de entrada en vigencia fecha de divulgacioacuten fecha de uacuteltima modificacioacuten y motivo de uacuteltima modificacioacuten El Comiteacute Coordinador fue conformado entre miembros de la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Admisiones y Registro para desarrollar los estaacutendares y tomar las decisiones relacionadas con el mantenimiento de la informacioacuten en el sistema Banner Este equipo de trabajo tiene la responsabilidad de ingresar y mantener los datos almacenados en el sistema Banner asiacute como conceder privilegios a otros para ver ingresar actualizar y generar reportes desde Banner Sobre este aspecto la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general Tabla 1 Responsables de los datos

Aacuterea de responsabilidad Protector Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

f

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina f

Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

Al final del documento estaacuten las fuentes de informacioacuten utilizadas en las que se encuentran normas juriacutedicas enlaces de intereacutes y documentos de referencia Como documentos complementarios existen documento de poliacuteticas y procedimientos y el manual de procedimiento de actualizacioacuten de datos comunes en Banner junto con otros materiales de apoyo que seraacuten citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podraacute ser reportada a

Direccioacuten de Desarrollo Servicios de Desarrollo egresadosuniandeseduco

Direccioacuten de Admisiones y Registro admreguniandeseduco

1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

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ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema

1 Nombre

Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

11 Estaacutendar - Nombre

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A (registraduriacutea)

Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea

bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta

de correo Uniandes bull Diploma

B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales

bull Diploma bull Carnet

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SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales

Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea

B

Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)

bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza

informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante

bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados

Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Caracteres especiales

Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos

Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4

Espaciado de los nombres

Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre

Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre

Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM

Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato

CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo

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12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos

Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes

1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se

reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo

rdquo$amp()=iexcliquest

Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados

para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar

13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se

encuentran en el manual de procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema

21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas

despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes

Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio

DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM

E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)

T (Tarjeta de Identidad)

P (Pasaporte)

S (Social security Number)

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Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN

Violaciones

Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento

Excepciones (Uacutenicamente para

Direccioacuten de Desarrollo)

Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo

22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte

23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se

encuentra en el manual de procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Fecha de nacimiento

Indica el tiempo de nacimiento de una persona

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Fecha

DD-MM-YYYY Donde

DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

Tabla 6 Casos especiales y violaciones

CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

No se registra a menos que se consiga el dato adicional

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

encuentra en el manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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4 Coacutedigo

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

interior de la Universidad de los Andes

41 Estaacutendar - Coacutedigo

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Coacutedigo

Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

42 Caracteres prohibidos Tabla 4

43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

procedimiento

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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Estaacutendar - Direccioacuten

111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

iii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina iii

bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

iv

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina iv

Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina v

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

vi

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vi

Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vii

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                          3

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 3

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                          4

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 4

                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

                                          5

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 5

                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

                                          6

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 6

                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

                                          7

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 7

                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

                                          8

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 8

                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

                                          9

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 9

                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                          10

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 10

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 12

                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                      Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                      pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                      Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                      Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                      eventos de egresados

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta No aplica

                                                                                                      Observaciones No aplica

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No aplica

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                      Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

DD MM AAAA
ACTA DE ENTREGA CARNEacute DE EGRESADO
NOTAS
MOTIVO X 1) El carneacute de egresado se emite por primera vez sin ninguacuten costo para el egresado
1 Primera vez (Carneacute) 2) Tipo de Identificacioacuten Cedula de Ciudadaniacutea (CC) Cedula de Extranjeriacutea (CE) Pasaporte
2 Cambio 3) El carneacute de egresado se cambiaraacute por errores de impresioacuten Es indispensable que el egresado en el momento del cambio del carneacute haga la devolucioacuten
3 Reposicioacuten 4) Si el carneacute de egresado se requiere reponer por peacuterdida o cambio de nombres apellidos o tiacutetulos y antildeo de grado preferido el egresado deberaacute cancelar la suma estipulada por la Universidad en el momento del cambio y el pago se puede efectuar a traveacutes de cualquier Sucursal de Bancolombia o a traveacutes del portal de Egresados de la Universidad
Informacioacuten del Carneacute
Tipo de identificacioacuten No De Documento
Nombres Apellidos
Tiacutetulo otorgado Antildeo de Grado
Autorizado por Entregado por Recibido po
_________________________________ ________________________________ _____________________________________CC
El carneacute de egresado se entrega en el Ed Monjas Of 202 de Lunes a Viernes de 830 am a 1230 pm y de 200 pm a 530 pm
DD MM AAAA
ACTA DE ENTREGA CARNEacute DE EGRESADO
NOTAS
MOTIVO X 1) El carneacute de egresado se emite por primera vez sin ninguacuten costo para el egresado
1 Primera vez (Carneacute) 2) Tipo de Identificacioacuten Cedula de Ciudadaniacutea (CC) Cedula de Extranjeriacutea (CE) Pasaporte
2 Cambio 3) El carneacute de egresado se cambiaraacute por errores de impresioacuten Es indispensable que el egresado en el momento del cambio del carneacute haga la devolucioacuten
3 Reposicioacuten 4) Si el carneacute de egresado se requiere reponer por peacuterdida o cambio de nombres apellidos o tiacutetulos y antildeo de grado preferido el egresado deberaacute cancelar la suma estipulada por la Universidad en el momento del cambio y el pago se puede efectuar a traveacutes de cualquier Sucursal de Bancolombia o a traveacutes del portal de Egresados de la Universidad
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Autorizacioacuten ndash consentimiento expresoLa Universidad de los Andes como institucioacuten que almacena y recolecta datos personales requiere obtener su autorizacioacuten para que de manera libre previa expresa voluntaria y debidamente informada permita a todas las dependencias acadeacutemicas yo administrativas recolectar recaudar almacenar usar circular suprimir procesar compilar intercambiar dar tratamiento actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos o en repositorios electroacutenicos de todo tipo con que cuenta la Universidad Esta informacioacuten es y seraacute utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la Universidad en su condicioacuten de institucioacuten de educacioacuten superior de forma directa o a traveacutes de terceros a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa expresa inequiacutevoca y por escrito a la cuenta de correo electroacutenico dispuesta para tal efecto habeasdatauniandeseduco Para conocer en maacutes detalle visite httpwwwuniandeseducodatospersonales
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Fecha Diligenciamiento
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SERVICIOS PARA EGRESADOS
Por favor lea y firme al respaldo luego diligencie esta solicitud
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Nombres Apellidos
Tiacutetulo otorgado Antildeo de Grado
Correo electroacutenico Celular Teleacutefono
Motivo de la visita
Concierto Teatro Cultural Conferencia Foro Seminario Encuentro con profesor amigo Biblioteca Centro Deportivo Tour por el Campus
Otro iquestCuaacutel
Servicios de intereacutes
Carneacute de Egresado Biblioteca y bases de datos Empleo (Buscar u ofrecer)
Usuario y Contrasentildea uniandes Centro Deportivo Otro
Informacioacuten acadeacutemica Directorio en liacutenea egresados Cuaacutel ___________________________
Seraacute contactado maacuteximo 15 diacuteas haacutebiles despueacutes de la fecha de diligenciamiento de este formato
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Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 10

Formato de servicios para egresados Formato en el que el egresado registra servicios

solicitados y que unifica la informacioacuten por diligenciar tanto en la solicitud y entrega del carneacute

como la autorizacioacuten de uso de datos personales

Salesforce CRM Sistema para administrar interacciones entre empresa y cliente Esta

aplicacioacuten permite almacenar y organizar informacioacuten de los clientes en este caso de los

egresados que facilita la gestioacuten institucional de estas relaciones

7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

8 INDICADORES

FIC

HA

DE

L IN

DIC

AD

OR

NUacuteMERO DE CARNEacuteS DE EGRESADOS ACTIVOS

Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-011

Responsable del

indicador Gestor de Bases de Datos

Objetivo Hacer seguimiento para mejora continua del proceso

Meacutetodo de Medicioacuten

Extraer de las fuentes de datos informacioacuten referente a egresados con

carneacute activos y egresados totales de la Universidad

Consolidar la informacioacuten sobre la cantidad de egresados carnetizados

y total de egresados de la Universidad

Calcular indicador

Unidad de Medida

Foacutermula nuacutemero de egresados carnetizadosnuacutemero total de egresados

Variables Nuacutemero de egresados carnetizados nuacutemero total de egresados con

carneacute activo

INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadeacutemica administrativa entidad)

No aplica

Formato de autorizacioacuten de datos

Formato de solicitud

Formato de acta de entrega del carneacute

Manual de estaacutendares y calidad de datos en Banner

Manual de procedimientos y poliacuteticas

Auto

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mpena366
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Formato de autorizacioacuten de datosxlsx

Ingreso

Auto

image1jpeg

image2png

mpena366
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Acta

image1jpeg

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mpena366
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2011

Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

Manual de Estaacutendares y Calidad de Datos en el Sistema Banner

b

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina b

TABLA DE CONTENIDO

Introduccioacuten e

I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

1 Nombre 1

11 Estaacutendar - Nombre 1

12 Caracteres prohibidos 3

13 Procedimientos de referencia 3

14 Control de actualizaciones 3

2 Nuacutemero de identificacioacuten 4

21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten 4

22 Caracteres prohibidos 5

23 Procedimientos de referencia 5

24 Control de actualizaciones 5

3 Fecha de nacimiento 6

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento 6

32 Caracteres prohibidos 7

33 Procedimientos de referencia 7

34 Control de actualizaciones 7

4 Coacutedigo 8

41 Estaacutendar - Coacutedigo 8

42 Caracteres prohibidos 8

43 Procedimientos de referencia 8

44 Control de actualizaciones 9

II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

1 Direccioacuten 10

11 Estaacutendar - Direccioacuten 10111 Tipos de direccioacuten 10112 Estaacutendar direccioacuten 11113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes 12

12 Caracteres prohibidos 12

c

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina c

13 Procedimientos de referencia 13

14 Control de actualizaciones 13

2 Teleacutefono 14

21 Estaacutendar 14

22 Caracteres prohibidos 14

23 Procedimientos de referencia 15

24 Control de actualizaciones 15

3 Direccioacuten de Correo electroacutenico 16

31 Estaacutendar 16311 Tipos 16312 Estaacutendar 17

32 Caracteres prohibidos 18

33 Procedimientos de referencia 18

34 Control de actualizaciones 18

Lista de referencia i

Iacutendices y apeacutendices iv

Glosario v

Anexos vi

d

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina d

LISTA DE TABLAS

Tabla 1 Responsables de los datos eTabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato fTabla 3 Caracteres especiales y violaciones 2Tabla 4 Caracteres prohibidos 3Tabla 5 Violaciones y excepciones 5Tabla 6 Casos especiales y violaciones 6Tabla 7 Tipos de direccioacuten 11Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico 16Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico 18Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN vi

e

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina e

Introduccioacuten

Banner es el sistema institucional de registro acadeacutemico y de estudiantes egresados y donaciones administrado por la Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo Con el objetivo de mejorar la calidad de datos utilizados en el Sistema Banner de la Universidad de los Andes ha sido necesario evaluar y redefinir los estaacutendares y buenas praacutecticas en el manejo de la informacioacuten que eacuteste alberga por tal motivo este documento contiene los estaacutendares definidos conjuntamente por la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Registro y Admisiones Para la presentacioacuten de la informacioacuten han sido agrupados los datos en clusters los cuales surgieron como parte de la priorizacioacuten por importancia urgencia y utilizacioacuten en varias dependencias de la Universidad de los Andes Cada cluacutester contiene el nombre con el que se identifica una breve definicioacuten el estaacutendar que fue aprobado con su correspondiente explicacioacuten de igual forma contiene el control de actualizaciones como lo son fecha de elaboracioacuten fecha de aprobacioacuten miembros que aprobaron fecha de entrada en vigencia fecha de divulgacioacuten fecha de uacuteltima modificacioacuten y motivo de uacuteltima modificacioacuten El Comiteacute Coordinador fue conformado entre miembros de la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Admisiones y Registro para desarrollar los estaacutendares y tomar las decisiones relacionadas con el mantenimiento de la informacioacuten en el sistema Banner Este equipo de trabajo tiene la responsabilidad de ingresar y mantener los datos almacenados en el sistema Banner asiacute como conceder privilegios a otros para ver ingresar actualizar y generar reportes desde Banner Sobre este aspecto la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general Tabla 1 Responsables de los datos

Aacuterea de responsabilidad Protector Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

f

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina f

Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

Al final del documento estaacuten las fuentes de informacioacuten utilizadas en las que se encuentran normas juriacutedicas enlaces de intereacutes y documentos de referencia Como documentos complementarios existen documento de poliacuteticas y procedimientos y el manual de procedimiento de actualizacioacuten de datos comunes en Banner junto con otros materiales de apoyo que seraacuten citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podraacute ser reportada a

Direccioacuten de Desarrollo Servicios de Desarrollo egresadosuniandeseduco

Direccioacuten de Admisiones y Registro admreguniandeseduco

1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

1

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 1

ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema

1 Nombre

Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

11 Estaacutendar - Nombre

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A (registraduriacutea)

Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea

bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta

de correo Uniandes bull Diploma

B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales

bull Diploma bull Carnet

2

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 2

SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales

Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea

B

Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)

bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza

informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante

bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados

Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Caracteres especiales

Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos

Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4

Espaciado de los nombres

Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre

Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre

Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM

Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato

CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo

3

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 3

12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos

Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes

1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se

reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo

rdquo$amp()=iexcliquest

Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados

para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar

13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se

encuentran en el manual de procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 4

2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema

21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas

despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes

Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio

DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM

E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)

T (Tarjeta de Identidad)

P (Pasaporte)

S (Social security Number)

5

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 5

Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN

Violaciones

Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento

Excepciones (Uacutenicamente para

Direccioacuten de Desarrollo)

Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo

22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte

23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se

encuentra en el manual de procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

6

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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3 Fecha de nacimiento

Indica el tiempo de nacimiento de una persona

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Fecha

DD-MM-YYYY Donde

DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

Tabla 6 Casos especiales y violaciones

CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

No se registra a menos que se consiga el dato adicional

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

encuentra en el manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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4 Coacutedigo

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

interior de la Universidad de los Andes

41 Estaacutendar - Coacutedigo

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Coacutedigo

Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

42 Caracteres prohibidos Tabla 4

43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

procedimiento

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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Estaacutendar - Direccioacuten

111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

vi

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 3

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                          4

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 4

                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                      Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                      pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                      Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                      Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                      eventos de egresados

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta No aplica

                                                                                                      Observaciones No aplica

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No aplica

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                      Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

DD MM AAAA
ACTA DE ENTREGA CARNEacute DE EGRESADO
NOTAS
MOTIVO X 1) El carneacute de egresado se emite por primera vez sin ninguacuten costo para el egresado
1 Primera vez (Carneacute) 2) Tipo de Identificacioacuten Cedula de Ciudadaniacutea (CC) Cedula de Extranjeriacutea (CE) Pasaporte
2 Cambio 3) El carneacute de egresado se cambiaraacute por errores de impresioacuten Es indispensable que el egresado en el momento del cambio del carneacute haga la devolucioacuten
3 Reposicioacuten 4) Si el carneacute de egresado se requiere reponer por peacuterdida o cambio de nombres apellidos o tiacutetulos y antildeo de grado preferido el egresado deberaacute cancelar la suma estipulada por la Universidad en el momento del cambio y el pago se puede efectuar a traveacutes de cualquier Sucursal de Bancolombia o a traveacutes del portal de Egresados de la Universidad
Informacioacuten del Carneacute
Tipo de identificacioacuten No De Documento
Nombres Apellidos
Tiacutetulo otorgado Antildeo de Grado
Autorizado por Entregado por Recibido po
_________________________________ ________________________________ _____________________________________CC
El carneacute de egresado se entrega en el Ed Monjas Of 202 de Lunes a Viernes de 830 am a 1230 pm y de 200 pm a 530 pm
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2 Cambio 3) El carneacute de egresado se cambiaraacute por errores de impresioacuten Es indispensable que el egresado en el momento del cambio del carneacute haga la devolucioacuten
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Autorizacioacuten ndash consentimiento expresoLa Universidad de los Andes como institucioacuten que almacena y recolecta datos personales requiere obtener su autorizacioacuten para que de manera libre previa expresa voluntaria y debidamente informada permita a todas las dependencias acadeacutemicas yo administrativas recolectar recaudar almacenar usar circular suprimir procesar compilar intercambiar dar tratamiento actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos o en repositorios electroacutenicos de todo tipo con que cuenta la Universidad Esta informacioacuten es y seraacute utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la Universidad en su condicioacuten de institucioacuten de educacioacuten superior de forma directa o a traveacutes de terceros a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa expresa inequiacutevoca y por escrito a la cuenta de correo electroacutenico dispuesta para tal efecto habeasdatauniandeseduco Para conocer en maacutes detalle visite httpwwwuniandeseducodatospersonales
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Siacute Autorizo que mis datos personales aquiacute diligenciados sean tratados conforme a lo previsto en el anterior texto de Autorizacioacuten ndash consentimiento expreso
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NOMBRE COMPLETO __________________________________________________________________________________________________
CC_____________________________________________ DE_____________________________________
FIRMA ______________________________________________________________________________________
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Fecha Diligenciamiento
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SERVICIOS PARA EGRESADOS
Por favor lea y firme al respaldo luego diligencie esta solicitud
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Nombres Apellidos
Tiacutetulo otorgado Antildeo de Grado
Correo electroacutenico Celular Teleacutefono
Motivo de la visita
Concierto Teatro Cultural Conferencia Foro Seminario Encuentro con profesor amigo Biblioteca Centro Deportivo Tour por el Campus
Otro iquestCuaacutel
Servicios de intereacutes
Carneacute de Egresado Biblioteca y bases de datos Empleo (Buscar u ofrecer)
Usuario y Contrasentildea uniandes Centro Deportivo Otro
Informacioacuten acadeacutemica Directorio en liacutenea egresados Cuaacutel ___________________________
Seraacute contactado maacuteximo 15 diacuteas haacutebiles despueacutes de la fecha de diligenciamiento de este formato
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Autorizacioacuten ndash consentimiento expresoLa Universidad de los Andes como institucioacuten que almacena y recolecta datos personales requiere obtener su autorizacioacuten para que de manera libre previa expresa voluntaria y debidamente informada permita a todas las dependencias acadeacutemicas yo administrativas recolectar recaudar almacenar usar circular suprimir procesar compilar intercambiar dar tratamiento actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos o en repositorios electroacutenicos de todo tipo con que cuenta la Universidad Esta informacioacuten es y seraacute utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la Universidad en su condicioacuten de institucioacuten de educacioacuten superior de forma directa o a traveacutes de terceros a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa expresa inequiacutevoca y por escrito a la cuenta de correo electroacutenico dispuesta para tal efecto habeasdatauniandeseduco Para conocer en maacutes detalle visite httpwwwuniandeseducodatospersonales
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2011

Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

Manual de Estaacutendares y Calidad de Datos en el Sistema Banner

b

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina b

TABLA DE CONTENIDO

Introduccioacuten e

I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

1 Nombre 1

11 Estaacutendar - Nombre 1

12 Caracteres prohibidos 3

13 Procedimientos de referencia 3

14 Control de actualizaciones 3

2 Nuacutemero de identificacioacuten 4

21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten 4

22 Caracteres prohibidos 5

23 Procedimientos de referencia 5

24 Control de actualizaciones 5

3 Fecha de nacimiento 6

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento 6

32 Caracteres prohibidos 7

33 Procedimientos de referencia 7

34 Control de actualizaciones 7

4 Coacutedigo 8

41 Estaacutendar - Coacutedigo 8

42 Caracteres prohibidos 8

43 Procedimientos de referencia 8

44 Control de actualizaciones 9

II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

1 Direccioacuten 10

11 Estaacutendar - Direccioacuten 10111 Tipos de direccioacuten 10112 Estaacutendar direccioacuten 11113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes 12

12 Caracteres prohibidos 12

c

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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13 Procedimientos de referencia 13

14 Control de actualizaciones 13

2 Teleacutefono 14

21 Estaacutendar 14

22 Caracteres prohibidos 14

23 Procedimientos de referencia 15

24 Control de actualizaciones 15

3 Direccioacuten de Correo electroacutenico 16

31 Estaacutendar 16311 Tipos 16312 Estaacutendar 17

32 Caracteres prohibidos 18

33 Procedimientos de referencia 18

34 Control de actualizaciones 18

Lista de referencia i

Iacutendices y apeacutendices iv

Glosario v

Anexos vi

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LISTA DE TABLAS

Tabla 1 Responsables de los datos eTabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato fTabla 3 Caracteres especiales y violaciones 2Tabla 4 Caracteres prohibidos 3Tabla 5 Violaciones y excepciones 5Tabla 6 Casos especiales y violaciones 6Tabla 7 Tipos de direccioacuten 11Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico 16Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico 18Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN vi

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Introduccioacuten

Banner es el sistema institucional de registro acadeacutemico y de estudiantes egresados y donaciones administrado por la Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo Con el objetivo de mejorar la calidad de datos utilizados en el Sistema Banner de la Universidad de los Andes ha sido necesario evaluar y redefinir los estaacutendares y buenas praacutecticas en el manejo de la informacioacuten que eacuteste alberga por tal motivo este documento contiene los estaacutendares definidos conjuntamente por la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Registro y Admisiones Para la presentacioacuten de la informacioacuten han sido agrupados los datos en clusters los cuales surgieron como parte de la priorizacioacuten por importancia urgencia y utilizacioacuten en varias dependencias de la Universidad de los Andes Cada cluacutester contiene el nombre con el que se identifica una breve definicioacuten el estaacutendar que fue aprobado con su correspondiente explicacioacuten de igual forma contiene el control de actualizaciones como lo son fecha de elaboracioacuten fecha de aprobacioacuten miembros que aprobaron fecha de entrada en vigencia fecha de divulgacioacuten fecha de uacuteltima modificacioacuten y motivo de uacuteltima modificacioacuten El Comiteacute Coordinador fue conformado entre miembros de la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Admisiones y Registro para desarrollar los estaacutendares y tomar las decisiones relacionadas con el mantenimiento de la informacioacuten en el sistema Banner Este equipo de trabajo tiene la responsabilidad de ingresar y mantener los datos almacenados en el sistema Banner asiacute como conceder privilegios a otros para ver ingresar actualizar y generar reportes desde Banner Sobre este aspecto la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general Tabla 1 Responsables de los datos

Aacuterea de responsabilidad Protector Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

f

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Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

Al final del documento estaacuten las fuentes de informacioacuten utilizadas en las que se encuentran normas juriacutedicas enlaces de intereacutes y documentos de referencia Como documentos complementarios existen documento de poliacuteticas y procedimientos y el manual de procedimiento de actualizacioacuten de datos comunes en Banner junto con otros materiales de apoyo que seraacuten citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podraacute ser reportada a

Direccioacuten de Desarrollo Servicios de Desarrollo egresadosuniandeseduco

Direccioacuten de Admisiones y Registro admreguniandeseduco

1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

1

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ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema

1 Nombre

Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

11 Estaacutendar - Nombre

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A (registraduriacutea)

Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea

bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta

de correo Uniandes bull Diploma

B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales

bull Diploma bull Carnet

2

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SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales

Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea

B

Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)

bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza

informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante

bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados

Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Caracteres especiales

Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos

Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4

Espaciado de los nombres

Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre

Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre

Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM

Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato

CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo

3

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12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos

Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes

1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se

reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo

rdquo$amp()=iexcliquest

Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados

para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar

13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se

encuentran en el manual de procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4

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2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema

21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas

despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes

Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio

DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM

E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)

T (Tarjeta de Identidad)

P (Pasaporte)

S (Social security Number)

5

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Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN

Violaciones

Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento

Excepciones (Uacutenicamente para

Direccioacuten de Desarrollo)

Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo

22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte

23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se

encuentra en el manual de procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Fecha de nacimiento

Indica el tiempo de nacimiento de una persona

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Fecha

DD-MM-YYYY Donde

DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

Tabla 6 Casos especiales y violaciones

CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

No se registra a menos que se consiga el dato adicional

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

encuentra en el manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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4 Coacutedigo

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

interior de la Universidad de los Andes

41 Estaacutendar - Coacutedigo

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Coacutedigo

Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

42 Caracteres prohibidos Tabla 4

43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

procedimiento

9

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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

10

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Estaacutendar - Direccioacuten

111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

14

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                          3

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                          4

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

                                          5

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

                                          6

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

                                          7

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 7

                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

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                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

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                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                      Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                      pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                      Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                      Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                      eventos de egresados

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta No aplica

                                                                                                      Observaciones No aplica

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No aplica

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                      Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

b

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TABLA DE CONTENIDO

Introduccioacuten e

I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

1 Nombre 1

11 Estaacutendar - Nombre 1

12 Caracteres prohibidos 3

13 Procedimientos de referencia 3

14 Control de actualizaciones 3

2 Nuacutemero de identificacioacuten 4

21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten 4

22 Caracteres prohibidos 5

23 Procedimientos de referencia 5

24 Control de actualizaciones 5

3 Fecha de nacimiento 6

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento 6

32 Caracteres prohibidos 7

33 Procedimientos de referencia 7

34 Control de actualizaciones 7

4 Coacutedigo 8

41 Estaacutendar - Coacutedigo 8

42 Caracteres prohibidos 8

43 Procedimientos de referencia 8

44 Control de actualizaciones 9

II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

1 Direccioacuten 10

11 Estaacutendar - Direccioacuten 10111 Tipos de direccioacuten 10112 Estaacutendar direccioacuten 11113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes 12

12 Caracteres prohibidos 12

c

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Paacutegina c

13 Procedimientos de referencia 13

14 Control de actualizaciones 13

2 Teleacutefono 14

21 Estaacutendar 14

22 Caracteres prohibidos 14

23 Procedimientos de referencia 15

24 Control de actualizaciones 15

3 Direccioacuten de Correo electroacutenico 16

31 Estaacutendar 16311 Tipos 16312 Estaacutendar 17

32 Caracteres prohibidos 18

33 Procedimientos de referencia 18

34 Control de actualizaciones 18

Lista de referencia i

Iacutendices y apeacutendices iv

Glosario v

Anexos vi

d

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LISTA DE TABLAS

Tabla 1 Responsables de los datos eTabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato fTabla 3 Caracteres especiales y violaciones 2Tabla 4 Caracteres prohibidos 3Tabla 5 Violaciones y excepciones 5Tabla 6 Casos especiales y violaciones 6Tabla 7 Tipos de direccioacuten 11Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico 16Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico 18Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN vi

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Introduccioacuten

Banner es el sistema institucional de registro acadeacutemico y de estudiantes egresados y donaciones administrado por la Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo Con el objetivo de mejorar la calidad de datos utilizados en el Sistema Banner de la Universidad de los Andes ha sido necesario evaluar y redefinir los estaacutendares y buenas praacutecticas en el manejo de la informacioacuten que eacuteste alberga por tal motivo este documento contiene los estaacutendares definidos conjuntamente por la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Registro y Admisiones Para la presentacioacuten de la informacioacuten han sido agrupados los datos en clusters los cuales surgieron como parte de la priorizacioacuten por importancia urgencia y utilizacioacuten en varias dependencias de la Universidad de los Andes Cada cluacutester contiene el nombre con el que se identifica una breve definicioacuten el estaacutendar que fue aprobado con su correspondiente explicacioacuten de igual forma contiene el control de actualizaciones como lo son fecha de elaboracioacuten fecha de aprobacioacuten miembros que aprobaron fecha de entrada en vigencia fecha de divulgacioacuten fecha de uacuteltima modificacioacuten y motivo de uacuteltima modificacioacuten El Comiteacute Coordinador fue conformado entre miembros de la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Admisiones y Registro para desarrollar los estaacutendares y tomar las decisiones relacionadas con el mantenimiento de la informacioacuten en el sistema Banner Este equipo de trabajo tiene la responsabilidad de ingresar y mantener los datos almacenados en el sistema Banner asiacute como conceder privilegios a otros para ver ingresar actualizar y generar reportes desde Banner Sobre este aspecto la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general Tabla 1 Responsables de los datos

Aacuterea de responsabilidad Protector Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

f

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Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

Al final del documento estaacuten las fuentes de informacioacuten utilizadas en las que se encuentran normas juriacutedicas enlaces de intereacutes y documentos de referencia Como documentos complementarios existen documento de poliacuteticas y procedimientos y el manual de procedimiento de actualizacioacuten de datos comunes en Banner junto con otros materiales de apoyo que seraacuten citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podraacute ser reportada a

Direccioacuten de Desarrollo Servicios de Desarrollo egresadosuniandeseduco

Direccioacuten de Admisiones y Registro admreguniandeseduco

1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

1

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ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema

1 Nombre

Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

11 Estaacutendar - Nombre

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A (registraduriacutea)

Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea

bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta

de correo Uniandes bull Diploma

B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales

bull Diploma bull Carnet

2

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SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales

Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea

B

Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)

bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza

informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante

bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados

Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Caracteres especiales

Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos

Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4

Espaciado de los nombres

Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre

Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre

Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM

Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato

CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo

3

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12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos

Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes

1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se

reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo

rdquo$amp()=iexcliquest

Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados

para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar

13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se

encuentran en el manual de procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4

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2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema

21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas

despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes

Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio

DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM

E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)

T (Tarjeta de Identidad)

P (Pasaporte)

S (Social security Number)

5

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Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN

Violaciones

Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento

Excepciones (Uacutenicamente para

Direccioacuten de Desarrollo)

Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo

22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte

23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se

encuentra en el manual de procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

6

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3 Fecha de nacimiento

Indica el tiempo de nacimiento de una persona

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Fecha

DD-MM-YYYY Donde

DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

Tabla 6 Casos especiales y violaciones

CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

No se registra a menos que se consiga el dato adicional

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

7

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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

encuentra en el manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

8

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4 Coacutedigo

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

interior de la Universidad de los Andes

41 Estaacutendar - Coacutedigo

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Coacutedigo

Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

42 Caracteres prohibidos Tabla 4

43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

procedimiento

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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Estaacutendar - Direccioacuten

111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                          3

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 3

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                          4

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 4

                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

                                          5

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

                                          6

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

                                          7

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                          10

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                      Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                      pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                      Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                      Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                      eventos de egresados

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta No aplica

                                                                                                      Observaciones No aplica

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No aplica

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                      Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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13 Procedimientos de referencia 13

14 Control de actualizaciones 13

2 Teleacutefono 14

21 Estaacutendar 14

22 Caracteres prohibidos 14

23 Procedimientos de referencia 15

24 Control de actualizaciones 15

3 Direccioacuten de Correo electroacutenico 16

31 Estaacutendar 16311 Tipos 16312 Estaacutendar 17

32 Caracteres prohibidos 18

33 Procedimientos de referencia 18

34 Control de actualizaciones 18

Lista de referencia i

Iacutendices y apeacutendices iv

Glosario v

Anexos vi

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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LISTA DE TABLAS

Tabla 1 Responsables de los datos eTabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato fTabla 3 Caracteres especiales y violaciones 2Tabla 4 Caracteres prohibidos 3Tabla 5 Violaciones y excepciones 5Tabla 6 Casos especiales y violaciones 6Tabla 7 Tipos de direccioacuten 11Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico 16Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico 18Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN vi

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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Introduccioacuten

Banner es el sistema institucional de registro acadeacutemico y de estudiantes egresados y donaciones administrado por la Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo Con el objetivo de mejorar la calidad de datos utilizados en el Sistema Banner de la Universidad de los Andes ha sido necesario evaluar y redefinir los estaacutendares y buenas praacutecticas en el manejo de la informacioacuten que eacuteste alberga por tal motivo este documento contiene los estaacutendares definidos conjuntamente por la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Registro y Admisiones Para la presentacioacuten de la informacioacuten han sido agrupados los datos en clusters los cuales surgieron como parte de la priorizacioacuten por importancia urgencia y utilizacioacuten en varias dependencias de la Universidad de los Andes Cada cluacutester contiene el nombre con el que se identifica una breve definicioacuten el estaacutendar que fue aprobado con su correspondiente explicacioacuten de igual forma contiene el control de actualizaciones como lo son fecha de elaboracioacuten fecha de aprobacioacuten miembros que aprobaron fecha de entrada en vigencia fecha de divulgacioacuten fecha de uacuteltima modificacioacuten y motivo de uacuteltima modificacioacuten El Comiteacute Coordinador fue conformado entre miembros de la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Admisiones y Registro para desarrollar los estaacutendares y tomar las decisiones relacionadas con el mantenimiento de la informacioacuten en el sistema Banner Este equipo de trabajo tiene la responsabilidad de ingresar y mantener los datos almacenados en el sistema Banner asiacute como conceder privilegios a otros para ver ingresar actualizar y generar reportes desde Banner Sobre este aspecto la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general Tabla 1 Responsables de los datos

Aacuterea de responsabilidad Protector Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

f

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Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

Al final del documento estaacuten las fuentes de informacioacuten utilizadas en las que se encuentran normas juriacutedicas enlaces de intereacutes y documentos de referencia Como documentos complementarios existen documento de poliacuteticas y procedimientos y el manual de procedimiento de actualizacioacuten de datos comunes en Banner junto con otros materiales de apoyo que seraacuten citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podraacute ser reportada a

Direccioacuten de Desarrollo Servicios de Desarrollo egresadosuniandeseduco

Direccioacuten de Admisiones y Registro admreguniandeseduco

1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

1

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ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema

1 Nombre

Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

11 Estaacutendar - Nombre

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A (registraduriacutea)

Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea

bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta

de correo Uniandes bull Diploma

B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales

bull Diploma bull Carnet

2

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SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales

Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea

B

Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)

bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza

informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante

bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados

Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Caracteres especiales

Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos

Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4

Espaciado de los nombres

Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre

Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre

Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM

Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato

CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo

3

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12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos

Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes

1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se

reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo

rdquo$amp()=iexcliquest

Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados

para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar

13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se

encuentran en el manual de procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4

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2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema

21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas

despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes

Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio

DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM

E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)

T (Tarjeta de Identidad)

P (Pasaporte)

S (Social security Number)

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Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN

Violaciones

Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento

Excepciones (Uacutenicamente para

Direccioacuten de Desarrollo)

Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo

22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte

23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se

encuentra en el manual de procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Fecha de nacimiento

Indica el tiempo de nacimiento de una persona

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Fecha

DD-MM-YYYY Donde

DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

Tabla 6 Casos especiales y violaciones

CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

No se registra a menos que se consiga el dato adicional

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

encuentra en el manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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4 Coacutedigo

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

interior de la Universidad de los Andes

41 Estaacutendar - Coacutedigo

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Coacutedigo

Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

42 Caracteres prohibidos Tabla 4

43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

procedimiento

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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Estaacutendar - Direccioacuten

111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

vi

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

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Paacutegina vii

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                          3

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 3

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 12

                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                      Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                      pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                      Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                      Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                      eventos de egresados

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta No aplica

                                                                                                      Observaciones No aplica

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No aplica

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                      Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

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Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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LISTA DE TABLAS

Tabla 1 Responsables de los datos eTabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato fTabla 3 Caracteres especiales y violaciones 2Tabla 4 Caracteres prohibidos 3Tabla 5 Violaciones y excepciones 5Tabla 6 Casos especiales y violaciones 6Tabla 7 Tipos de direccioacuten 11Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico 16Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico 18Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN vi

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Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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Introduccioacuten

Banner es el sistema institucional de registro acadeacutemico y de estudiantes egresados y donaciones administrado por la Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo Con el objetivo de mejorar la calidad de datos utilizados en el Sistema Banner de la Universidad de los Andes ha sido necesario evaluar y redefinir los estaacutendares y buenas praacutecticas en el manejo de la informacioacuten que eacuteste alberga por tal motivo este documento contiene los estaacutendares definidos conjuntamente por la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Registro y Admisiones Para la presentacioacuten de la informacioacuten han sido agrupados los datos en clusters los cuales surgieron como parte de la priorizacioacuten por importancia urgencia y utilizacioacuten en varias dependencias de la Universidad de los Andes Cada cluacutester contiene el nombre con el que se identifica una breve definicioacuten el estaacutendar que fue aprobado con su correspondiente explicacioacuten de igual forma contiene el control de actualizaciones como lo son fecha de elaboracioacuten fecha de aprobacioacuten miembros que aprobaron fecha de entrada en vigencia fecha de divulgacioacuten fecha de uacuteltima modificacioacuten y motivo de uacuteltima modificacioacuten El Comiteacute Coordinador fue conformado entre miembros de la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Admisiones y Registro para desarrollar los estaacutendares y tomar las decisiones relacionadas con el mantenimiento de la informacioacuten en el sistema Banner Este equipo de trabajo tiene la responsabilidad de ingresar y mantener los datos almacenados en el sistema Banner asiacute como conceder privilegios a otros para ver ingresar actualizar y generar reportes desde Banner Sobre este aspecto la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general Tabla 1 Responsables de los datos

Aacuterea de responsabilidad Protector Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

Al final del documento estaacuten las fuentes de informacioacuten utilizadas en las que se encuentran normas juriacutedicas enlaces de intereacutes y documentos de referencia Como documentos complementarios existen documento de poliacuteticas y procedimientos y el manual de procedimiento de actualizacioacuten de datos comunes en Banner junto con otros materiales de apoyo que seraacuten citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podraacute ser reportada a

Direccioacuten de Desarrollo Servicios de Desarrollo egresadosuniandeseduco

Direccioacuten de Admisiones y Registro admreguniandeseduco

1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema

1 Nombre

Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

11 Estaacutendar - Nombre

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A (registraduriacutea)

Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea

bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta

de correo Uniandes bull Diploma

B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales

bull Diploma bull Carnet

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SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales

Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea

B

Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)

bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza

informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante

bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados

Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Caracteres especiales

Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos

Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4

Espaciado de los nombres

Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre

Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre

Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM

Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato

CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo

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12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos

Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes

1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se

reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo

rdquo$amp()=iexcliquest

Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados

para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar

13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se

encuentran en el manual de procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4

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2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema

21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas

despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes

Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio

DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM

E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)

T (Tarjeta de Identidad)

P (Pasaporte)

S (Social security Number)

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Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN

Violaciones

Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento

Excepciones (Uacutenicamente para

Direccioacuten de Desarrollo)

Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo

22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte

23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se

encuentra en el manual de procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Fecha de nacimiento

Indica el tiempo de nacimiento de una persona

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Fecha

DD-MM-YYYY Donde

DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

Tabla 6 Casos especiales y violaciones

CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

No se registra a menos que se consiga el dato adicional

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

encuentra en el manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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4 Coacutedigo

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

interior de la Universidad de los Andes

41 Estaacutendar - Coacutedigo

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Coacutedigo

Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

42 Caracteres prohibidos Tabla 4

43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

procedimiento

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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Estaacutendar - Direccioacuten

111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Paacutegina iv

Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina v

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

vi

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vi

Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vii

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                          3

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 3

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                          4

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 4

                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

                                          5

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 5

                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 7

                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 8

                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

                                          9

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 9

                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                          10

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 10

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 12

                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                      Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                      pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                      Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                      Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                      eventos de egresados

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta No aplica

                                                                                                      Observaciones No aplica

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No aplica

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                      Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

e

Universidad de los Andes Estaacutendares

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Introduccioacuten

Banner es el sistema institucional de registro acadeacutemico y de estudiantes egresados y donaciones administrado por la Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo Con el objetivo de mejorar la calidad de datos utilizados en el Sistema Banner de la Universidad de los Andes ha sido necesario evaluar y redefinir los estaacutendares y buenas praacutecticas en el manejo de la informacioacuten que eacuteste alberga por tal motivo este documento contiene los estaacutendares definidos conjuntamente por la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Registro y Admisiones Para la presentacioacuten de la informacioacuten han sido agrupados los datos en clusters los cuales surgieron como parte de la priorizacioacuten por importancia urgencia y utilizacioacuten en varias dependencias de la Universidad de los Andes Cada cluacutester contiene el nombre con el que se identifica una breve definicioacuten el estaacutendar que fue aprobado con su correspondiente explicacioacuten de igual forma contiene el control de actualizaciones como lo son fecha de elaboracioacuten fecha de aprobacioacuten miembros que aprobaron fecha de entrada en vigencia fecha de divulgacioacuten fecha de uacuteltima modificacioacuten y motivo de uacuteltima modificacioacuten El Comiteacute Coordinador fue conformado entre miembros de la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Admisiones y Registro para desarrollar los estaacutendares y tomar las decisiones relacionadas con el mantenimiento de la informacioacuten en el sistema Banner Este equipo de trabajo tiene la responsabilidad de ingresar y mantener los datos almacenados en el sistema Banner asiacute como conceder privilegios a otros para ver ingresar actualizar y generar reportes desde Banner Sobre este aspecto la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general Tabla 1 Responsables de los datos

Aacuterea de responsabilidad Protector Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

f

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Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

Al final del documento estaacuten las fuentes de informacioacuten utilizadas en las que se encuentran normas juriacutedicas enlaces de intereacutes y documentos de referencia Como documentos complementarios existen documento de poliacuteticas y procedimientos y el manual de procedimiento de actualizacioacuten de datos comunes en Banner junto con otros materiales de apoyo que seraacuten citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podraacute ser reportada a

Direccioacuten de Desarrollo Servicios de Desarrollo egresadosuniandeseduco

Direccioacuten de Admisiones y Registro admreguniandeseduco

1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

1

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ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema

1 Nombre

Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

11 Estaacutendar - Nombre

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A (registraduriacutea)

Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea

bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta

de correo Uniandes bull Diploma

B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales

bull Diploma bull Carnet

2

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SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales

Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea

B

Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)

bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza

informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante

bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados

Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Caracteres especiales

Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos

Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4

Espaciado de los nombres

Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre

Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre

Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM

Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato

CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo

3

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12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos

Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes

1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se

reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo

rdquo$amp()=iexcliquest

Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados

para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar

13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se

encuentran en el manual de procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4

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2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema

21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas

despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes

Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio

DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM

E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)

T (Tarjeta de Identidad)

P (Pasaporte)

S (Social security Number)

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Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN

Violaciones

Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento

Excepciones (Uacutenicamente para

Direccioacuten de Desarrollo)

Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo

22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte

23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se

encuentra en el manual de procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Fecha de nacimiento

Indica el tiempo de nacimiento de una persona

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Fecha

DD-MM-YYYY Donde

DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

Tabla 6 Casos especiales y violaciones

CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

No se registra a menos que se consiga el dato adicional

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

encuentra en el manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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4 Coacutedigo

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

interior de la Universidad de los Andes

41 Estaacutendar - Coacutedigo

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Coacutedigo

Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

42 Caracteres prohibidos Tabla 4

43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

procedimiento

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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Estaacutendar - Direccioacuten

111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

ii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina ii

NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

iii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina iii

bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

iv

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina iv

Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina v

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

vi

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vi

Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vii

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 3

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 4

                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 5

                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

                                          6

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 6

                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

                                          7

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 7

                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

                                          8

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 8

                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

                                          9

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 9

                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                          10

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 10

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 12

                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                      Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                      pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                      Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                      Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                      eventos de egresados

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta No aplica

                                                                                                      Observaciones No aplica

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No aplica

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                      Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

f

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Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

Al final del documento estaacuten las fuentes de informacioacuten utilizadas en las que se encuentran normas juriacutedicas enlaces de intereacutes y documentos de referencia Como documentos complementarios existen documento de poliacuteticas y procedimientos y el manual de procedimiento de actualizacioacuten de datos comunes en Banner junto con otros materiales de apoyo que seraacuten citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podraacute ser reportada a

Direccioacuten de Desarrollo Servicios de Desarrollo egresadosuniandeseduco

Direccioacuten de Admisiones y Registro admreguniandeseduco

1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

1

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ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema

1 Nombre

Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

11 Estaacutendar - Nombre

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A (registraduriacutea)

Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea

bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta

de correo Uniandes bull Diploma

B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales

bull Diploma bull Carnet

2

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SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales

Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea

B

Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)

bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza

informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante

bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados

Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Caracteres especiales

Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos

Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4

Espaciado de los nombres

Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre

Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre

Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM

Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato

CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo

3

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12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos

Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes

1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se

reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo

rdquo$amp()=iexcliquest

Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados

para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar

13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se

encuentran en el manual de procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4

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2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema

21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas

despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes

Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio

DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM

E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)

T (Tarjeta de Identidad)

P (Pasaporte)

S (Social security Number)

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Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN

Violaciones

Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento

Excepciones (Uacutenicamente para

Direccioacuten de Desarrollo)

Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo

22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte

23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se

encuentra en el manual de procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Fecha de nacimiento

Indica el tiempo de nacimiento de una persona

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Fecha

DD-MM-YYYY Donde

DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

Tabla 6 Casos especiales y violaciones

CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

No se registra a menos que se consiga el dato adicional

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

encuentra en el manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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4 Coacutedigo

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

interior de la Universidad de los Andes

41 Estaacutendar - Coacutedigo

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Coacutedigo

Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

42 Caracteres prohibidos Tabla 4

43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

procedimiento

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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Estaacutendar - Direccioacuten

111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 17

312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

i

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

                                          7

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 7

                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 8

                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

                                          9

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 9

                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                          10

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 10

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 12

                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                      Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                      pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                      Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                      Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                      eventos de egresados

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta No aplica

                                                                                                      Observaciones No aplica

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No aplica

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                      Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

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ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema

1 Nombre

Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

11 Estaacutendar - Nombre

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A (registraduriacutea)

Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea

bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta

de correo Uniandes bull Diploma

B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales

bull Diploma bull Carnet

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SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales

Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea

B

Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)

bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza

informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante

bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados

Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Caracteres especiales

Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos

Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4

Espaciado de los nombres

Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre

Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre

Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM

Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato

CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo

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12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos

Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes

1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se

reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo

rdquo$amp()=iexcliquest

Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados

para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar

13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se

encuentran en el manual de procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4

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2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema

21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas

despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes

Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio

DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM

E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)

T (Tarjeta de Identidad)

P (Pasaporte)

S (Social security Number)

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Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN

Violaciones

Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento

Excepciones (Uacutenicamente para

Direccioacuten de Desarrollo)

Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo

22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte

23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se

encuentra en el manual de procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Fecha de nacimiento

Indica el tiempo de nacimiento de una persona

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Fecha

DD-MM-YYYY Donde

DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

Tabla 6 Casos especiales y violaciones

CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

No se registra a menos que se consiga el dato adicional

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

encuentra en el manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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4 Coacutedigo

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

interior de la Universidad de los Andes

41 Estaacutendar - Coacutedigo

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Coacutedigo

Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

42 Caracteres prohibidos Tabla 4

43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

procedimiento

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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Estaacutendar - Direccioacuten

111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

i

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                          3

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                          4

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

                                          6

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

                                          7

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 8

                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

                                          9

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 9

                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                          10

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 10

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 12

                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                      Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                      pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                      Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                      Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                      eventos de egresados

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta No aplica

                                                                                                      Observaciones No aplica

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No aplica

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                      Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

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SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales

Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea

B

Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)

bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza

informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante

bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados

Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Caracteres especiales

Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos

Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4

Espaciado de los nombres

Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre

Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre

Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM

Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato

CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo

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12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos

Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes

1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se

reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo

rdquo$amp()=iexcliquest

Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados

para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar

13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se

encuentran en el manual de procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4

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2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema

21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas

despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes

Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio

DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM

E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)

T (Tarjeta de Identidad)

P (Pasaporte)

S (Social security Number)

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Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN

Violaciones

Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento

Excepciones (Uacutenicamente para

Direccioacuten de Desarrollo)

Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo

22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte

23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se

encuentra en el manual de procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Fecha de nacimiento

Indica el tiempo de nacimiento de una persona

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Fecha

DD-MM-YYYY Donde

DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

Tabla 6 Casos especiales y violaciones

CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

No se registra a menos que se consiga el dato adicional

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

encuentra en el manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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4 Coacutedigo

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

interior de la Universidad de los Andes

41 Estaacutendar - Coacutedigo

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Coacutedigo

Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

42 Caracteres prohibidos Tabla 4

43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

procedimiento

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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Estaacutendar - Direccioacuten

111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 8

                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

                                          9

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 9

                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                          10

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 10

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 12

                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                      Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                      pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                      Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                      Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                      eventos de egresados

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta No aplica

                                                                                                      Observaciones No aplica

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No aplica

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                      Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

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12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos

Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes

1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se

reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo

rdquo$amp()=iexcliquest

Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados

para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar

13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se

encuentran en el manual de procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4

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2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema

21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas

despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes

Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio

DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM

E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)

T (Tarjeta de Identidad)

P (Pasaporte)

S (Social security Number)

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Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN

Violaciones

Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento

Excepciones (Uacutenicamente para

Direccioacuten de Desarrollo)

Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo

22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte

23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se

encuentra en el manual de procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Fecha de nacimiento

Indica el tiempo de nacimiento de una persona

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Fecha

DD-MM-YYYY Donde

DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

Tabla 6 Casos especiales y violaciones

CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

No se registra a menos que se consiga el dato adicional

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

encuentra en el manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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4 Coacutedigo

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

interior de la Universidad de los Andes

41 Estaacutendar - Coacutedigo

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Coacutedigo

Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

42 Caracteres prohibidos Tabla 4

43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

procedimiento

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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Estaacutendar - Direccioacuten

111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

i

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 7

                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 8

                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

                                          9

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 9

                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                          10

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 10

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 12

                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                      Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                      pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                      Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                      Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                      eventos de egresados

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta No aplica

                                                                                                      Observaciones No aplica

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No aplica

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                      Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

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2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema

21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas

despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes

Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio

DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM

E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)

T (Tarjeta de Identidad)

P (Pasaporte)

S (Social security Number)

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Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN

Violaciones

Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento

Excepciones (Uacutenicamente para

Direccioacuten de Desarrollo)

Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo

22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte

23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se

encuentra en el manual de procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Fecha de nacimiento

Indica el tiempo de nacimiento de una persona

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Fecha

DD-MM-YYYY Donde

DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

Tabla 6 Casos especiales y violaciones

CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

No se registra a menos que se consiga el dato adicional

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

encuentra en el manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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4 Coacutedigo

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

interior de la Universidad de los Andes

41 Estaacutendar - Coacutedigo

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Coacutedigo

Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

42 Caracteres prohibidos Tabla 4

43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

procedimiento

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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Estaacutendar - Direccioacuten

111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

iii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina iii

bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

iv

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina iv

Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina v

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

vi

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vi

Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vii

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 7

                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 8

                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

                                          9

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 9

                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                          10

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 10

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 12

                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                      Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                      pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                      Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                      Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                      eventos de egresados

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta No aplica

                                                                                                      Observaciones No aplica

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No aplica

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                      Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

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Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN

Violaciones

Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento

Excepciones (Uacutenicamente para

Direccioacuten de Desarrollo)

Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo

22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte

23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se

encuentra en el manual de procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Fecha de nacimiento

Indica el tiempo de nacimiento de una persona

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Fecha

DD-MM-YYYY Donde

DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

Tabla 6 Casos especiales y violaciones

CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

No se registra a menos que se consiga el dato adicional

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

encuentra en el manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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4 Coacutedigo

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

interior de la Universidad de los Andes

41 Estaacutendar - Coacutedigo

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Coacutedigo

Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

42 Caracteres prohibidos Tabla 4

43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

procedimiento

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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Estaacutendar - Direccioacuten

111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                          3

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 3

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                          4

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

                                          5

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 12

                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                      Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                      pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                      Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                      Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                      eventos de egresados

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta No aplica

                                                                                                      Observaciones No aplica

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No aplica

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                      Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

6

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 6

3 Fecha de nacimiento

Indica el tiempo de nacimiento de una persona

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Fecha

DD-MM-YYYY Donde

DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

Tabla 6 Casos especiales y violaciones

CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

No se registra a menos que se consiga el dato adicional

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

7

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 7

32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

encuentra en el manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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4 Coacutedigo

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

interior de la Universidad de los Andes

41 Estaacutendar - Coacutedigo

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Coacutedigo

Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

42 Caracteres prohibidos Tabla 4

43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

procedimiento

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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Estaacutendar - Direccioacuten

111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 3

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                          4

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 4

                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

                                          5

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

                                          6

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

                                          7

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 7

                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                      Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                      pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                      Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                      Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                      eventos de egresados

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta No aplica

                                                                                                      Observaciones No aplica

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No aplica

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                      Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

encuentra en el manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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4 Coacutedigo

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

interior de la Universidad de los Andes

41 Estaacutendar - Coacutedigo

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Coacutedigo

Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

42 Caracteres prohibidos Tabla 4

43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

procedimiento

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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Estaacutendar - Direccioacuten

111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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Paacutegina 15

23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

i

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                          3

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                          4

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

                                          5

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

                                          6

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

                                          7

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 7

                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

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                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

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                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                      Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                      pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                      Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                      Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                      eventos de egresados

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta No aplica

                                                                                                      Observaciones No aplica

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No aplica

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                      Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

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4 Coacutedigo

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

interior de la Universidad de los Andes

41 Estaacutendar - Coacutedigo

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Coacutedigo

Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

42 Caracteres prohibidos Tabla 4

43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

procedimiento

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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Estaacutendar - Direccioacuten

111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Paacutegina iv

Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina v

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

vi

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vi

Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vii

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                          3

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 3

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                          4

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 4

                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

                                          5

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 5

                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 7

                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 8

                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

                                          9

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 9

                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                          10

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 10

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 12

                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                      Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                      pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                      Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                      Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                      eventos de egresados

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta No aplica

                                                                                                      Observaciones No aplica

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No aplica

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                      Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

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Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Estaacutendar - Direccioacuten

111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                          3

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                          4

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                      Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                      pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                      Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                      Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                      eventos de egresados

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta No aplica

                                                                                                      Observaciones No aplica

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No aplica

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                      Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Estaacutendar - Direccioacuten

111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

ii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina ii

NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

iii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina iii

bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

iv

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina iv

Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina v

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

vi

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vi

Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vii

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 3

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                          4

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 4

                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 5

                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

                                          6

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 6

                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

                                          7

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 7

                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

                                          8

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 8

                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

                                          9

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 9

                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                          10

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 10

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 12

                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                      Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                      pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                      Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                      Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                      eventos de egresados

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta No aplica

                                                                                                      Observaciones No aplica

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No aplica

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                      Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                          3

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 3

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                          4

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 4

                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

                                          5

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                      Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                      pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                      Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                      Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                      eventos de egresados

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta No aplica

                                                                                                      Observaciones No aplica

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No aplica

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                      Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

i

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina i

Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

ii

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Paacutegina ii

NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

iii

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Paacutegina iii

bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

iv

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina iv

Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

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Paacutegina v

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

vi

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Paacutegina vi

Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

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Paacutegina vii

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                          3

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 3

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                          4

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 4

                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

                                          5

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 5

                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

                                          6

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 6

                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

                                          7

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 7

                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

                                          8

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 8

                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

                                          9

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 9

                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                          10

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 10

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 12

                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                      Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                      pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                      Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                      Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                      eventos de egresados

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta No aplica

                                                                                                      Observaciones No aplica

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No aplica

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                      Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                          4

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 5

                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 6

                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 7

                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 8

                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 10

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 12

                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                      Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                      pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                      Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                      Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                      eventos de egresados

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta No aplica

                                                                                                      Observaciones No aplica

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No aplica

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                      Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vii

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                          3

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 12

                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                      Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                      pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                      Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                      Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                      eventos de egresados

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta No aplica

                                                                                                      Observaciones No aplica

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No aplica

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                      Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

15

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 15

23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 16

3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 17

312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

i

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 7

                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 8

                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

                                          9

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 9

                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                          10

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 10

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 12

                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                      Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                      pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                      Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                      Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                      eventos de egresados

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta No aplica

                                                                                                      Observaciones No aplica

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No aplica

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                      Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 3

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 5

                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 6

                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                      Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                      pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                      Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                      Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                      eventos de egresados

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta No aplica

                                                                                                      Observaciones No aplica

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No aplica

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                      Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 3

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                          4

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 4

                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                      Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                      pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                      Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                      Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                      eventos de egresados

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta No aplica

                                                                                                      Observaciones No aplica

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No aplica

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                      Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vii

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                          3

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 12

                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                      Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                      pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                      Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                      Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                      eventos de egresados

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta No aplica

                                                                                                      Observaciones No aplica

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No aplica

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                      Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

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Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

iii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina iii

bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

iv

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina iv

Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina v

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

vi

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vi

Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vii

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 7

                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 8

                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

                                          9

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 9

                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                          10

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 10

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 12

                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                      Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                      pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                      Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                      Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                      eventos de egresados

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta No aplica

                                                                                                      Observaciones No aplica

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No aplica

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                      Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

ii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina ii

NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

iii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina iii

bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

iv

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina iv

Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina v

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

vi

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vi

Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vii

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 4

                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

                                          7

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 7

                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

                                          8

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 8

                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

                                          9

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 9

                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                          10

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 10

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 12

                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                      Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                      pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                      Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                      Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                      eventos de egresados

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta No aplica

                                                                                                      Observaciones No aplica

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No aplica

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                      Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

iii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina iii

bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

iv

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina iv

Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina v

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

vi

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vi

Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vii

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 8

                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

                                          9

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 9

                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                          10

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 10

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 12

                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                      Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                      pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                      Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                      Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                      eventos de egresados

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta No aplica

                                                                                                      Observaciones No aplica

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No aplica

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                      Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

iv

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina iv

Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina v

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

vi

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vi

Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vii

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

                                          7

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 7

                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 8

                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

                                          9

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 9

                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                          10

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 10

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 12

                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                      Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                      pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                      Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                      Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                      eventos de egresados

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta No aplica

                                                                                                      Observaciones No aplica

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No aplica

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                      Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

v

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina v

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

vi

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vi

Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vii

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                          4

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

                                          6

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

                                          7

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 7

                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 8

                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

                                          9

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 9

                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                          10

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 10

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 12

                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                      Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                      pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                      Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                      Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                      eventos de egresados

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta No aplica

                                                                                                      Observaciones No aplica

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No aplica

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                      Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

vi

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vi

Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vii

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

                                          7

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 7

                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 8

                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

                                          9

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 9

                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                          10

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 10

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 12

                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                      Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                      pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                      Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                      Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                      eventos de egresados

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta No aplica

                                                                                                      Observaciones No aplica

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No aplica

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                      Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

vii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vii

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                          3

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                          4

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 4

                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

                                          5

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

                                          6

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

                                          7

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 7

                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

                                          8

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 8

                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

                                          9

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 9

                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                          10

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 10

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 12

                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                                                                      Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                                                                      pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                                                                      Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                                                                      Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                                                                      eventos de egresados

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta No aplica

                                                                                                      Observaciones No aplica

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No aplica

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                                                                      Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

2011

Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

Manual de procedimientos y poliacuteticas

b

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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TABLA DE CONTENIDO

Introduccioacuten d

I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

1 Nombre 1

11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

3 Fecha de nacimiento 6

31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

4 ID de Banner 8

41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

1 Direccioacuten 10

11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

112 Modificacioacuten 11

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113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

2 Teleacutefono 13

21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

Lista de referencia I

Glosario II

d

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Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

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Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

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I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

1 Nombre

Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

113 Eliminacioacuten

En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

antes del antildeo 2000

215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

216 Casos especiales

Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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3 Fecha de nacimiento

Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

es entregado con el formato de Matriacutecula

313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

especificados

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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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4 ID de Banner

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

41 Procedimiento - Coacutedigo

411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

414 iquestQueacute no se debe hacer

Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

415 Casos especiales

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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Procedimiento - Direccioacuten

111 Creacioacuten

1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

y los 3 siguientes son un consecutivo

bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

114 iquestQueacute no se debe hacer

Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

21 Procedimiento - Teleacutefono

211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

214 iquestQueacute no se debe hacer

14

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 14

No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

215 Casos especiales Ninguno identificado

15

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 15

3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

31 Procedimiento - Direccioacuten

311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

16

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 16

313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

I

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina I

Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                              Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                              pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                              Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                              Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                              eventos de egresados

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta No aplica

                                                              Observaciones No aplica

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                              SEGURIDAD

                                                              De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                              LEGAL

                                                              No aplica

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                              Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

b

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina b

TABLA DE CONTENIDO

Introduccioacuten d

I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

1 Nombre 1

11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

3 Fecha de nacimiento 6

31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

4 ID de Banner 8

41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

1 Direccioacuten 10

11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

112 Modificacioacuten 11

c

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina c

113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

2 Teleacutefono 13

21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

Lista de referencia I

Glosario II

d

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina d

Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

e

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Paacutegina e

Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

1

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Paacutegina 1

I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

1 Nombre

Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

113 Eliminacioacuten

En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

antes del antildeo 2000

215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

216 Casos especiales

Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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3 Fecha de nacimiento

Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

es entregado con el formato de Matriacutecula

313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

especificados

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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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4 ID de Banner

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

41 Procedimiento - Coacutedigo

411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

414 iquestQueacute no se debe hacer

Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

415 Casos especiales

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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Procedimiento - Direccioacuten

111 Creacioacuten

1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

y los 3 siguientes son un consecutivo

bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

114 iquestQueacute no se debe hacer

Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

21 Procedimiento - Teleacutefono

211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

214 iquestQueacute no se debe hacer

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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

215 Casos especiales Ninguno identificado

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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

31 Procedimiento - Direccioacuten

311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

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313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

I

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Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

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Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                              Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                              pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                              Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                              Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                              eventos de egresados

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta No aplica

                                                              Observaciones No aplica

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                              SEGURIDAD

                                                              De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                              LEGAL

                                                              No aplica

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                              Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

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Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

2 Teleacutefono 13

21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

Lista de referencia I

Glosario II

d

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina d

Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

e

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina e

Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

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I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

1 Nombre

Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

113 Eliminacioacuten

En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

antes del antildeo 2000

215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

216 Casos especiales

Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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3 Fecha de nacimiento

Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

es entregado con el formato de Matriacutecula

313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

especificados

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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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4 ID de Banner

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

41 Procedimiento - Coacutedigo

411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

414 iquestQueacute no se debe hacer

Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

415 Casos especiales

9

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Paacutegina 9

En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Procedimiento - Direccioacuten

111 Creacioacuten

1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

y los 3 siguientes son un consecutivo

bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

114 iquestQueacute no se debe hacer

Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

21 Procedimiento - Teleacutefono

211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

214 iquestQueacute no se debe hacer

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Paacutegina 14

No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

215 Casos especiales Ninguno identificado

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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

31 Procedimiento - Direccioacuten

311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

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Paacutegina 16

313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

I

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Paacutegina I

Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

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Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                              Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                              pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                              Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                              Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                              eventos de egresados

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta No aplica

                                                              Observaciones No aplica

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                              SEGURIDAD

                                                              De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                              LEGAL

                                                              No aplica

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                              Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

d

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina d

Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

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Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

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I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

1 Nombre

Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

113 Eliminacioacuten

En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

antes del antildeo 2000

215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

216 Casos especiales

Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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3 Fecha de nacimiento

Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

es entregado con el formato de Matriacutecula

313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

especificados

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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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4 ID de Banner

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

41 Procedimiento - Coacutedigo

411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

414 iquestQueacute no se debe hacer

Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

415 Casos especiales

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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Procedimiento - Direccioacuten

111 Creacioacuten

1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

y los 3 siguientes son un consecutivo

bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

114 iquestQueacute no se debe hacer

Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

21 Procedimiento - Teleacutefono

211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

214 iquestQueacute no se debe hacer

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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

215 Casos especiales Ninguno identificado

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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

31 Procedimiento - Direccioacuten

311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

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313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

I

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Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                              Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                              pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                              Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                              Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                              eventos de egresados

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta No aplica

                                                              Observaciones No aplica

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                              SEGURIDAD

                                                              De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                              LEGAL

                                                              No aplica

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                              Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

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Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina e

Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

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Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 1

I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

1 Nombre

Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 2

112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

113 Eliminacioacuten

En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 3

2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 4

del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

antes del antildeo 2000

215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 5

Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

216 Casos especiales

Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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3 Fecha de nacimiento

Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

es entregado con el formato de Matriacutecula

313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

especificados

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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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4 ID de Banner

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

41 Procedimiento - Coacutedigo

411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

414 iquestQueacute no se debe hacer

Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

415 Casos especiales

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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Procedimiento - Direccioacuten

111 Creacioacuten

1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

y los 3 siguientes son un consecutivo

bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

114 iquestQueacute no se debe hacer

Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

21 Procedimiento - Teleacutefono

211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

214 iquestQueacute no se debe hacer

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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

215 Casos especiales Ninguno identificado

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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

31 Procedimiento - Direccioacuten

311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

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313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

I

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Paacutegina I

Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

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Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                              Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                              pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                              Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                              Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                              eventos de egresados

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta No aplica

                                                              Observaciones No aplica

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                              SEGURIDAD

                                                              De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                              LEGAL

                                                              No aplica

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                              Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

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I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

1 Nombre

Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

113 Eliminacioacuten

En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

antes del antildeo 2000

215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

216 Casos especiales

Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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3 Fecha de nacimiento

Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

es entregado con el formato de Matriacutecula

313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

especificados

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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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4 ID de Banner

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

41 Procedimiento - Coacutedigo

411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

414 iquestQueacute no se debe hacer

Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

415 Casos especiales

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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Procedimiento - Direccioacuten

111 Creacioacuten

1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

y los 3 siguientes son un consecutivo

bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

114 iquestQueacute no se debe hacer

Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

21 Procedimiento - Teleacutefono

211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

214 iquestQueacute no se debe hacer

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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

215 Casos especiales Ninguno identificado

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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

31 Procedimiento - Direccioacuten

311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

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313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

I

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Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

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Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                              Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                              pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                              Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                              Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                              eventos de egresados

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta No aplica

                                                              Observaciones No aplica

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                              SEGURIDAD

                                                              De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                              LEGAL

                                                              No aplica

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                              Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

113 Eliminacioacuten

En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

antes del antildeo 2000

215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

216 Casos especiales

Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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3 Fecha de nacimiento

Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

es entregado con el formato de Matriacutecula

313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

especificados

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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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4 ID de Banner

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

41 Procedimiento - Coacutedigo

411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

414 iquestQueacute no se debe hacer

Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

415 Casos especiales

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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Procedimiento - Direccioacuten

111 Creacioacuten

1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

y los 3 siguientes son un consecutivo

bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

114 iquestQueacute no se debe hacer

Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

21 Procedimiento - Teleacutefono

211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

214 iquestQueacute no se debe hacer

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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

215 Casos especiales Ninguno identificado

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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

31 Procedimiento - Direccioacuten

311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

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313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

I

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Paacutegina I

Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

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Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                              Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                              pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                              Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                              Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                              eventos de egresados

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta No aplica

                                                              Observaciones No aplica

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                              SEGURIDAD

                                                              De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                              LEGAL

                                                              No aplica

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                              Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

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2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

antes del antildeo 2000

215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

216 Casos especiales

Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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3 Fecha de nacimiento

Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

es entregado con el formato de Matriacutecula

313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

especificados

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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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4 ID de Banner

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

41 Procedimiento - Coacutedigo

411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

414 iquestQueacute no se debe hacer

Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

415 Casos especiales

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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Procedimiento - Direccioacuten

111 Creacioacuten

1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

y los 3 siguientes son un consecutivo

bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

114 iquestQueacute no se debe hacer

Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

21 Procedimiento - Teleacutefono

211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

214 iquestQueacute no se debe hacer

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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

215 Casos especiales Ninguno identificado

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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

31 Procedimiento - Direccioacuten

311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

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313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

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Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

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Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                              Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                              pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                              Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                              Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                              eventos de egresados

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta No aplica

                                                              Observaciones No aplica

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                              SEGURIDAD

                                                              De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                              LEGAL

                                                              No aplica

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                              Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

antes del antildeo 2000

215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

216 Casos especiales

Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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3 Fecha de nacimiento

Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

es entregado con el formato de Matriacutecula

313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

especificados

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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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4 ID de Banner

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

41 Procedimiento - Coacutedigo

411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

414 iquestQueacute no se debe hacer

Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

415 Casos especiales

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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Procedimiento - Direccioacuten

111 Creacioacuten

1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

y los 3 siguientes son un consecutivo

bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

114 iquestQueacute no se debe hacer

Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

21 Procedimiento - Teleacutefono

211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

214 iquestQueacute no se debe hacer

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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

215 Casos especiales Ninguno identificado

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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

31 Procedimiento - Direccioacuten

311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

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313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

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Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

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Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                              Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                              pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                              Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                              Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                              eventos de egresados

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta No aplica

                                                              Observaciones No aplica

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                              SEGURIDAD

                                                              De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                              LEGAL

                                                              No aplica

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                              Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

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Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

216 Casos especiales

Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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3 Fecha de nacimiento

Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

es entregado con el formato de Matriacutecula

313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

especificados

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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4 ID de Banner

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

41 Procedimiento - Coacutedigo

411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

414 iquestQueacute no se debe hacer

Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

415 Casos especiales

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Procedimiento - Direccioacuten

111 Creacioacuten

1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

y los 3 siguientes son un consecutivo

bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

114 iquestQueacute no se debe hacer

Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

13

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 13

2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

21 Procedimiento - Teleacutefono

211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

214 iquestQueacute no se debe hacer

14

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 14

No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

215 Casos especiales Ninguno identificado

15

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 15

3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

31 Procedimiento - Direccioacuten

311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 16

313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

I

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina I

Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                              Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                              pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                              Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                              Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                              eventos de egresados

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta No aplica

                                                              Observaciones No aplica

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                              SEGURIDAD

                                                              De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                              LEGAL

                                                              No aplica

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                              Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

6

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 6

3 Fecha de nacimiento

Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

es entregado con el formato de Matriacutecula

313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

especificados

7

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 7

315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

8

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 8

4 ID de Banner

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

41 Procedimiento - Coacutedigo

411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

414 iquestQueacute no se debe hacer

Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

415 Casos especiales

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Paacutegina 9

En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Procedimiento - Direccioacuten

111 Creacioacuten

1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

y los 3 siguientes son un consecutivo

bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

114 iquestQueacute no se debe hacer

Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

21 Procedimiento - Teleacutefono

211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

214 iquestQueacute no se debe hacer

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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

215 Casos especiales Ninguno identificado

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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

31 Procedimiento - Direccioacuten

311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

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313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

I

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Paacutegina I

Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

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Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                              Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                              pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                              Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                              Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                              eventos de egresados

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta No aplica

                                                              Observaciones No aplica

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                              SEGURIDAD

                                                              De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                              LEGAL

                                                              No aplica

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                              Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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4 ID de Banner

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

41 Procedimiento - Coacutedigo

411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

414 iquestQueacute no se debe hacer

Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

415 Casos especiales

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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Procedimiento - Direccioacuten

111 Creacioacuten

1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

y los 3 siguientes son un consecutivo

bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

114 iquestQueacute no se debe hacer

Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

21 Procedimiento - Teleacutefono

211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

214 iquestQueacute no se debe hacer

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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

215 Casos especiales Ninguno identificado

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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

31 Procedimiento - Direccioacuten

311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

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313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

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Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

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Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                              Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                              pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                              Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                              Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                              eventos de egresados

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta No aplica

                                                              Observaciones No aplica

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                              SEGURIDAD

                                                              De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                              LEGAL

                                                              No aplica

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                              Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

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4 ID de Banner

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

41 Procedimiento - Coacutedigo

411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

414 iquestQueacute no se debe hacer

Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

415 Casos especiales

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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Procedimiento - Direccioacuten

111 Creacioacuten

1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

y los 3 siguientes son un consecutivo

bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

114 iquestQueacute no se debe hacer

Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

21 Procedimiento - Teleacutefono

211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

214 iquestQueacute no se debe hacer

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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

215 Casos especiales Ninguno identificado

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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

31 Procedimiento - Direccioacuten

311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

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313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

I

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Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

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Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                              Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                              pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                              Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                              Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                              eventos de egresados

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta No aplica

                                                              Observaciones No aplica

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                              SEGURIDAD

                                                              De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                              LEGAL

                                                              No aplica

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                              Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

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Paacutegina 9

En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Procedimiento - Direccioacuten

111 Creacioacuten

1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

y los 3 siguientes son un consecutivo

bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

114 iquestQueacute no se debe hacer

Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

21 Procedimiento - Teleacutefono

211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

214 iquestQueacute no se debe hacer

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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

215 Casos especiales Ninguno identificado

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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

31 Procedimiento - Direccioacuten

311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

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313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

I

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Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

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Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                              Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                              pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                              Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                              Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                              eventos de egresados

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta No aplica

                                                              Observaciones No aplica

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                              SEGURIDAD

                                                              De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                              LEGAL

                                                              No aplica

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                              Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 10

II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Procedimiento - Direccioacuten

111 Creacioacuten

1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

y los 3 siguientes son un consecutivo

bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

114 iquestQueacute no se debe hacer

Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

21 Procedimiento - Teleacutefono

211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

214 iquestQueacute no se debe hacer

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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

215 Casos especiales Ninguno identificado

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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

31 Procedimiento - Direccioacuten

311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

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313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

I

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Paacutegina I

Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

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Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                              Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                              pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                              Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                              Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                              eventos de egresados

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta No aplica

                                                              Observaciones No aplica

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                              SEGURIDAD

                                                              De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                              LEGAL

                                                              No aplica

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                              Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

y los 3 siguientes son un consecutivo

bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

114 iquestQueacute no se debe hacer

Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

21 Procedimiento - Teleacutefono

211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

214 iquestQueacute no se debe hacer

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Paacutegina 14

No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

215 Casos especiales Ninguno identificado

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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

31 Procedimiento - Direccioacuten

311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

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313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

I

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Paacutegina I

Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

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Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                              Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                              pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                              Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                              Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                              eventos de egresados

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta No aplica

                                                              Observaciones No aplica

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                              SEGURIDAD

                                                              De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                              LEGAL

                                                              No aplica

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                              Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

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Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 12

113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

114 iquestQueacute no se debe hacer

Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

13

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Paacutegina 13

2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

21 Procedimiento - Teleacutefono

211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

214 iquestQueacute no se debe hacer

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 14

No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

215 Casos especiales Ninguno identificado

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Paacutegina 15

3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

31 Procedimiento - Direccioacuten

311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

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Paacutegina 16

313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

I

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Paacutegina I

Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

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Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                              Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                              pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                              Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                              Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                              eventos de egresados

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta No aplica

                                                              Observaciones No aplica

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                              SEGURIDAD

                                                              De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                              LEGAL

                                                              No aplica

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                              Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

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Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 13

2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

21 Procedimiento - Teleacutefono

211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

214 iquestQueacute no se debe hacer

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 14

No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

215 Casos especiales Ninguno identificado

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Paacutegina 15

3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

31 Procedimiento - Direccioacuten

311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

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Paacutegina 16

313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

I

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina I

Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                              Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                              pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                              Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                              Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                              eventos de egresados

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta No aplica

                                                              Observaciones No aplica

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                              SEGURIDAD

                                                              De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                              LEGAL

                                                              No aplica

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                              Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

14

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 14

No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

215 Casos especiales Ninguno identificado

15

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 15

3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

31 Procedimiento - Direccioacuten

311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

16

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 16

313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

I

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina I

Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                              Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                              pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                              Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                              Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                              eventos de egresados

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta No aplica

                                                              Observaciones No aplica

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                              SEGURIDAD

                                                              De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                              LEGAL

                                                              No aplica

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                              Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

15

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 15

3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

31 Procedimiento - Direccioacuten

311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

16

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 16

313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

I

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina I

Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                              Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                              pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                              Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                              Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                              eventos de egresados

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta No aplica

                                                              Observaciones No aplica

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                              SEGURIDAD

                                                              De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                              LEGAL

                                                              No aplica

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                              Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

16

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 16

313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

I

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina I

Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                              Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                              pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                              Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                              Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                              eventos de egresados

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta No aplica

                                                              Observaciones No aplica

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                              SEGURIDAD

                                                              De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                              LEGAL

                                                              No aplica

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                              Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

I

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina I

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en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                              Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                              pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                              Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                              Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                              eventos de egresados

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta No aplica

                                                              Observaciones No aplica

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                              SEGURIDAD

                                                              De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                              LEGAL

                                                              No aplica

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                              Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

II

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

                                                              Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

                                                              pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

                                                              Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

                                                              Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

                                                              eventos de egresados

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta No aplica

                                                              Observaciones No aplica

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

                                                              SEGURIDAD

                                                              De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              En el registro de datos baacutesicos del egresado

                                                              LEGAL

                                                              No aplica

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

                                                              Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 11

Nuacutemero total de egresados personas que tienen tiacutetulo profesional en

pregrado especializacioacuten maestriacutea o doctorado en la Universidad

Limitaciones Que los egresados no sean profesores empleados o estudiantes

Fuente de datos Informes de Saleforce reportes de carnetizacioacuten web archivo consolidado de

eventos de egresados

Granularidad Por egresado

Periodicidad Anual

Meta No aplica

Observaciones No aplica

9 RIESGOS

OPERATIVO

Errores en la digitacioacuten de datos para la impresioacuten del carneacute Error en la base de datos utilizada para verificar informacioacuten de egresados

CALIDAD DE SERVICIO

Por el nuacutemero de solicitantes de carneacute vs el nuacutemero de personas prestando el servicio de carnetizacioacuten

SEGURIDAD

De suplantacioacuten en el caso de las solicitudes web

ADMINISTRATIVO

En el registro de datos baacutesicos del egresado

LEGAL

No aplica

10 CONTROL DE CAMBIOS

VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

0 Elaboracioacuten 05042015

Publicacioacuten 12082015

1

Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

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MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

11 APROBACIOacuteN

NOMBRE CARGO FECHA

ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

REVISOacute

Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015

Carnetizacioacuten de egresados PRO-01-5-02-01

FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 12

11 APROBACIOacuteN

NOMBRE CARGO FECHA

ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

REVISOacute

Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 22052015

Caroline Cuervo Auxiliar Atencioacuten Egresados 22052015

APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe Programa de Egresados 07072015