PREPAGADOS Y CARGOS DIFERIDOS

DESARROLLO

PREPAGADOS Y CARGO DIFERIDO

Cargos Diferidos: Son erogaciones por servicios ya recibidos, cuyos beneficios alcanzan a

varios ejercicios posteriores a aquél en el que se realizan (gastos por amortizar) o por

servicios pendientes de recibirse (pagos anticipados). Es decir son gastos pagados por

anticipado y que no son susceptibles de ser recuperados, por la empresa, en ningún

momento. Se deben amortizar durante el período en que se reciben los servicios o se causen

los costos o gastos

Gastos Prepagados o Pagados por Anticipado: son gastos que se registraron como un

activo y que deben ser usados dentro del término de un año o en un ciclo financiero a corto

plazo. Como su nombre lo indica, es una cuenta que abarcará todas las cuentas que se

paguen por anticipado a cuentas de futuros gastos, tales como: Seguros Pagados por

Anticipado, Intereses Pagados por Anticipado, Impuestos Pagados por Anticipado,

Alquileres Pagados por Anticipado, Publicidad Pagada por Anticipado, Suscripciones de

Periódicos y Revistas Pagadas por Anticipado.

Diferencia:

Un cargo diferido es un costo que se ha pagado en el presente, pero que se extenderá

durante un largo período y se contabilizará en una fecha futura. Los cargos diferidos

pueden incluir los honorarios y los gastos de amortización (pérdida de valor) de los activos

intangibles, tales como derechos de autor y la investigación y el desarrollo. Los gastos

pagados por anticipado, por otro lado, son costos que la empresa paga por adelantado antes

de que los costos realmente incurran. Los pagos anticipados pueden incluir artículos tales

como renta, interés, suministros y primas de seguros. Los cargos diferidos y gastos

anticipados difieren de varias maneras y estas diferencias se deben considerar siempre

cuando son contabilizados.

Características:

• Sus características comunes son que representan un gasto aplicable a ejercicios

futuros y rara vez son recuperables en efectivo. Como se puede ver, los cargos

diferidos no tienen una representación física, excepto la documental que ampara el

gasto futuro que representan.

• Se cargan por los pagos efectuados por servicios recibidos o por recibir y se

acreditan por las porciones periódicas que se aplican a resultados. Su saldo

representa las acumulaciones por concepto de pagos de servicios por devengar o por

recibir.

Entre los gastos por amortizar existen, como conceptos más frecuentes: Gastos de

Instalación, Gastos preoperatorios, Gastos de organización, Gastos y descuentos por

emisión y colocación de valores.

OBJETIVOS DEL AUDITOR EN EL EXAMEN DE LOS PREPAGADOS Y

CARGOS DIFERIDOS.

El auditor debe poner mucha atención en este componente del activo, ya que en él se

encuentran todos los gastos pagados por anticipado hechos por la empresa y que en un

momento pueden traerle a la misma un beneficio futuro. El objetivo que persigue el auditor

es cerciorarse de que el importe de los gastos pagados por anticipado y de los cargos

diferidos se determine de acuerdo a los principios contables aceptados y que su monto sea

razonable considerándolo en función de las ganancias futuras que han de obtenerse.

Objetivos Generales:

Obtener suficiente evidencia acerca de que los gastos pagados por anticipado

representan beneficios o servicios a ser recibidos o utilizados en los próximos ejercicios

(periodos), por los cuales se ha contraído una obligación o desembolsado de fondos y

que todas las transacciones o saldos de los gastos diferidos estén adecuada e

íntegramente contabilizados en los registros correspondientes así como también estén

registradas o atribuidas al periodo adecuado y que los montos de esta cuenta estén

debidamente calculados de acuerdo con la naturaleza y los términos de la transacción y

las normas contables que reflejan todos los hechos y circunstancias que afectan su

valuación de acuerdo a las normas contables.

Obtener suficiente evidencia acerca de:

1. Que los gastos pagados por anticipado representan beneficios o servicios a ser

recibidos o utilizados en los próximos ejercicios periodos, por los cuales se ha

contraído una obligación o desembolsado fondos.

2. Todas las transacciones o saldos de los gastos diferidos están adecuada e

íntegramente contabilizados en los registros correspondientes.

3. Todas las transacciones correspondientes a la cuenta de activos diferidos están

registradas o atribuidas al periodo adecuado.

4. Los montos de esta cuenta están debidamente calculados de acuerdo con la

naturaleza y los términos de la transacción y las normas contables.

5. Que reflejan todos los hechos y circunstancias que afectan su valuación de

acuerdo a las normas contables.

Objetivos Específicos:

1. Obtener certeza de la realidad de los valores registrados.

2. Las cuentas han sido adecuadamente resumidas, clasificadas y descriptivas y se

han expuesto todos los aspectos necesarios para una adecuada comprensión de estos

saldos y transacciones que afectan la cuenta.

3. Verificar que los plazos de amortización que se manejaron durante el periodo

sean los adecuados y reflejen claramente la realidad de la empresa respecto a este

rubro.

Otros Objetivos:

• Preparar un análisis de cargos diferidos y gastos pagados por anticipado, indicando

la base y determinando la corrección de los costos de las acumulaciones y las

cancelaciones.

• Revisar los asientos de gastos pagados por anticipado para identificar partidas

inusuales o significativas.

• Determinar si es correcto que se difieran o amorticen cargos diferidos poco

comunes.

• Examinar los asientos del registro de seguros en el año comprobarlos contra las

facturas, comprobar la exactitud de las distribuciones.

• Examinar las pólizas de seguros en vigor al fin de año; anotar quien, que y por

cuanto está asegurado y la importancia de cualquier cláusula especial ; comparar las

partidas pendientes con el registro.

• Comprobar si se han registrado loa gastos pagados por anticipado usuales dentro el

desarrollo de la empresa para verificar posibles omisiones.

• Revisar las existencias de los suministros de oficina, que estén de acuerdo al saldo

registrado en libros

• Buscar activos de esta categoría no registrados:

Examinando documentos no anotados.

Examinando documentos posteriores a la fecha del balance.

Examinando los egresos de caja posteriores a la fecha de cierre.

• Preparar cédula de diferidos.

• Investigar los saldos, anormales o antiguos y obtener una explicación para ellos

• Investigar la existencia de saldos crédito y reclasificarlos en una cuenta de pasivo.

PRINCIPIOS Y PRÁCTICAS CONTABLES PRESENTACIÓN Y VALUACIÓN.

Principio Fundamental.

La equidad es el principio fundamental que debe orientar la acción de los contadores en

todo momento y se enuncia así:

La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupación constante en

contabilidad puesto que los que se sirven de o utilizan los datos contables pueden

encontrarse ante el hecho de que sus intereses particulares se hallen en conflicto. De esto se

desprende que los estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen con

equidad, los distintos interese en juego en una hacienda o empresa dada.

Principios Generales.

Se detallan a continuación aquellos principios generales propuestos que hacen a la

estructura general de los estados financieros.

Ente: Los estados financieros se refieren siempre a un ente donde el elemento

subjetivo o propietario es considerado como tercero. El concepto de "ente" es

distinto del de "persona" ya que una misma persona puede producir estados

financieros de varios "entes" de su propiedad.

Bienes Económicos: Los estados financieros se refieren siempre a bienes

económicos, es decir bienes materiales e inmateriales que poseen valor económico

y, por ende, susceptible de ser evaluado en términos monetarios.

Moneda de Cuenta: Los estados financieros reflejan el patrimonio mediante un

recurso que se emplea para reducir todos sus componentes heterogéneos a una

expresión que permita agruparlos y compararlos fácilmente. Este recurso consiste

en elegir una moneda de cuenta y valorizar los elementos patrimoniales aplicando

un "precio" a cada unidad.

Generalmente se utiliza como moneda de cuenta el dinero que tiene curso legal en el

país dentro del cual funciona el "ente" y en este caso el "precio" esta dado en

unidades de dinero de curso legal.

En aquellos casos donde la moneda utilizada no constituye un patrón estable de

valor, en razón de las fluctuaciones que experimente, no se altera la validez del

principio que se sustenta, por cuanto es factible la corrección mediante la aplicación

de mecanismos apropiados de ajuste.

Empresa en Marcha: Salvo indicación en contrario, se entiende que los estados

financieros pertenecen a una "empresa en marcha" considerándose que el concepto

que informa la mencionada expresión, se refiere a todo organismo económico cuya

existencia temporal tiene plena vigencia y proyección futura.

Valuación al Costo: El valor del costo adquisición o producción constituye el

criterio principal y básico de valuación que condiciona a la formulación de los

estados financieros llamados "de situación" en correspondencia también con el

concepto de "empresa en marcha", razón por la cual esta norma adquiere el carácter

de principio.

Esta afirmación no significa desconocer la existencia y procedencia de otras reglas y

criterios aplicables en determinadas circunstancias, sino que , por el contrario,

significa afirmar que en caso de no existir una circunstancia especial que justifique

la aplicación de otro criterio, debe prevalecer el de costo como concepto básico de

valuación. Por otra parte, las fluctuaciones del valor de la moneda de cuenta, con su

secuela de correctivos que inciden o modifican las cifras monetarias de los costos de

determinados bienes, no constituyen meros ajustes a la expresión de los respectivos

costos.

Ejercicio: En las empresas en marcha es necesario medir los resultados de la

gestión de tiempo en tiempo, ya sea para satisfacer razones de administración,

legales, fiscales o para cumplir con compromisos financieros, etc.

Es una condición que los ejercicios sean de igual duración para que los resultados

de dos o más ejercicios sean comparables entre sí.

Devengado: Las variaciones patrimoniales que deben considerarse para establecer

el resultado económico son las que competen a un ejercicio sin entrar a considerar si

se ha cobrado o pagado.

Objetividad: Los cambios en los activos, pasivos y en la expresión contable del

patrimonio neto, deben reconocerse formalmente en los registros contables, tan

pronto como sea posible medirlos objetivamente y expresar esa medida en moneda

de cuenta.

Realización: Los resultados económicos sólo deben computarse cuando sean

realizados, o sea cuando la operación que los origina queda perfeccionada desde el

punto de vista de la legislación o prácticas comerciales aplicables y se hayan

ponderado fundamentalmente todos los riesgos inherentes a tal operación.

Debe establecerse con carácter general que el concepto "realizado" participa del

concepto de devengado.

Prudencia: Significa que cuando se deba elegir entre dos valores para un elemento

del activo, normalmente se debe optar por el más bajo, o bien que una operación se

contabilice de tal modo que la alícuota del propietario sea menor. Este principio

general se puede expresar también diciendo: "contabilizar todas las pérdidas cuando

se conocen y las ganancias solamente cuando se hayan realizado".

La exageración en la aplicación de este principio no es conveniente si resulta en

detrimento de la presentación razonable de la situación financiera y el resultados de

las operaciones.

Uniformidad: Los principios generales, cuando fueren aplicables, y las normas

particulares utilizadas para preparar los estados financieros de un determinado ente

deben ser aplicados uniformemente de un ejercicio a otro. Debe señalarse por medio

de una nota aclaratoria, el efecto en los estados financieros de cualquier cambio de

importancia en la aplicación de los principios generales y de las normas

particulares.

Sin embargo el principio de la uniformidad no debe conducir a mantener

inalterables aquellos principios generales cuando fueren aplicables, o normas

particulares que las circunstancias aconsejan sean modificadas.

Materialidad: (significación o importancia relativa) Al ponderar la correcta

aplicación de los principios generales y normas particulares debe necesariamente

actuarse con sentido práctico.

Frecuentemente se presentan situaciones que no encuadran dentro de aquellos y que,

sin embargo, no presentan problemas porque el efecto que producen no distorsiona

el cuadro general.

Desde luego, no existe un línea demarcatoria que fije los límites de lo que es y no es

significativo y debe aplicarse el mejor criterio para resolver lo que corresponda en

cada caso, de acuerdo con las circunstancias teniendo en cuenta factores tales como

el efecto relativo en los activos o pasivos, en el patrimonio o en el resultados de las

operaciones.

Exposición: Los estados financieros deben contener toda la información y

discriminación básica y adiciona que sea necesaria para una adecuada interpretación

de la situación financiera y de los resultados económicos del ente a que se refieren.

Entidad. Parte del supuesto de que una empresa tiene una personalidad jurídica

distinta a la de los miembros que la integran. La empresa es un ente jurídico.

Periodo contable. De este principio se parte informar acerca de los resultados de

operaciones de dicha empresa y su situación financiera.

Enfrentamiento. Es considerado el principio más importante. Conforme a este

principio, se pretende que se casen los ingresos de un ejercicio contable con los

gastos incurridos para la obtención de aquellos.

Conservatismo o criterio prudencial. Implica el reconocimiento de perdidas tan

luego se conozcan, y por el contrario los ingresos no se contabilizan sino hasta se

realizan.

IRREGULARIDADES MÁS COMUNES EN LOS PREPAGADOS Y CARGOS

DIFERIDOS.

Que los papeles de trabajo correspondiente a Notas al Informe no expresen

razonabilidad para sustentar los hallazgos significativos por los resultados de las

comprobaciones.

Que los papeles de trabajo correspondiente a Notas al Informe no expresen los

resultados lo suficientemente claros, comprensibles y detallados.

No cumplimiento de los objetivos de la auditoría, su alcance y metodología.

No evaluar correctamente los resultados expuestos, según legislación establecida.

No definir las responsabilidades ante los incumplimientos que afecten la buena

marcha de la organización.

No facilitar el seguimiento para determinar si se adoptan las medidas correctivas

apropiadas.

El contenido del Informe no es utilizado oportunamente por los responsabilizados e

interesados

No participación de los directivos y funcionarios facultados, para discutir los

resultados del Informe.

Las irregularidades en los estados financieros pueden ser el resultado de una mal

interpretación u omisión deliberadas de los efectos de hechos u operaciones u otros

cambios intencionados en los registros contables básicos.

Tipos de Errores:

Errores de Omisión: no son intencionales, son errores humanos y los más

numerosos y costosos en la industria, pues contribuyen en más al gasto o la falta de

beneficio.

Errores intencionales: son los desfalcos y falsificaciones de registros.

Error de Muestreo: se produce cuando se utiliza incorrectamente el valor de una

variable incluida en la muestra como por ejemplo, cuando se lista un saldo de una

cuenta de 87, 65 anotando en su lugar 78, 65.

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO.

Están constituidos por cuentas representadas por gastos que generalmente no

ocurren de manera repetida, que no corresponden a operaciones normales de la empresa y

cuyos efectos sean atribuibles a los resultados de varios ejercicios futuros. Las diversas

partidas que integran esta agrupación deben mostrarse separadamente, cuando sean de

relativa importancia. Debe indicarse en notas la base de valuación, el método de

amortización, el monto aplicable al ejercicio y el año en que extinguirán tales cargos.

Deben mostrarse separadamente, cuando sean de importancia las siguientes partidas:

Gastos de organización.

Gastos de desarrollo.

Gastos de investigación.

Gastos de explotación.

Y otras de naturaleza semejantes.

El auditor debe poner mucha atención en este componente del activo, ya que en él se

encuentran todos los gastos pagados por anticipado hechos por la empresa y que en un

momento pueden traerle a la misma un beneficio futuro.

En cuanto a la ejecución de controles internos en los cargos diferidos, observamos que

estos gastos son por montos significativos que generalmente no ocurren de manera repetida,

representan los pagos efectuados por servicios ya recibidos, que beneficiaran a la empresa

durante varios ejercicios económicos.

El control internos para la cuenta cargos diferidos, se basa en la normativa que rige la

empresa, plasmada en los manuales de procedimientos. Por tal motivo, cuando vamos a

efectuar los manuales, tomamos en consideración:

• Debe existir una política definida, tanto para la acumulación de partidas en este

rubro, como para la amortización de las mismas.

• Deben existir registros auxiliares que muestren con claridad concepto, fecha de pago,

importe y periodo de amortización.

• Deben examinarse de forma periódica los conceptos que integren los cargos

diferidos para verificar si conservan su vigencia y subsiste el beneficio a los

ejercicios futuros, o si se decide su amortización anticipada.

• Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y con

base en dicha evaluación.

• Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensión y oportunidad de los

procedimientos de auditoría aplicables de acuerdo a las circunstancias.

• Preparar un memorando o informe con el resultado del trabajo, las conclusiones

alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno,

que requieren tomar una acción inmediata o pueden ser puntos apropiados para

nuestra carta de recomendaciones.

• Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados

financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.

• Verificar que la gerencia realiza revisión periódica del valor contable y el plazo de

amortización de los cargos diferidos.

• Determinar si se revisan las transacciones y saldos de la cuenta diferidos e investiga

aspectos dudosos, para comprobar así la veracidad de saldos y transacciones.

• Verificar que los soportes de las cuentas registradas como diferidos, se encuentren en

orden y de acuerdo a las disposiciones legales.

• Observar si se emplean procedimientos para revisar la correcta erogación de los

gastos pagados por anticipado, para comprobar así la valuación de este componente.

• Revisar que exista un control sobre los suministros de oficina y que existan políticas

para la adecuada utilización de estos elementos, igualmente que prevengan hurtos

que afecten considerablemente a la empresa.

• Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado de los

cargos diferidos y de la salvaguarda de los suministros de oficina. Al igual que el

conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados.

• La cuenta diferida está constituida por gastos pagados por anticipado los cuales

evitan erogaciones de fondos en ejercicios futuros.

• Un control interno apropiado sobre los gastos pagados por anticipado demanda que

cuando estos se extienden más allá del periodo actual se consideren como activos

circulantes. Deben revisarse los gastos pagados por anticipado para determinar que

todas sus partidas son vigentes y que no están sobreestimados ni subestimados. En

caso de que haya devoluciones, el control interno debe decidir que se depositen en

un banco.

• El control interno sobre los cargos diferidos tienen por objeto vigilar que puedan

establecerse únicamente con autoridad del consejo de directores, o del comité

ejecutivo, o alguna otra alta autoridad.

• La adecuada autorización del gasto.

• El mantenimiento de registros contables suficientemente detallados muestren la

amortización de las partidas registradas como pagos anticipados.

• El control interno debe ser periódicos para determinar si realmente están vigentes,

determinar si el saldo está correcto y las cantidades pendientes de amortización sean

clasificadas como gasto Prepagados o cargo diferido según sea el caso.

PROGRAMAS DE AUDITORIA.

Para validar la información que la empresa suministra, con respecto a los Gastos Diferidos,

se debe fijar el siguiente programa de auditoría desarrollando los puntos que describimos a

continuación:

PRIMAS DE SEGUROS PAGADAS POR ANTICIPADO:

Ordenar y examinar las pólizas.

Computar o verificar las primas de seguros pagados por anticipado.

Examinar las devoluciones y reclamaciones.

Determinar si el seguro es suficiente

INTERESES Y DESCUENTOS PAGADOS POR ANTICIPADO:

Hacer una lista de pagarés y otros documentos deudores.

Calcular o verificar las cantidades pagadas por anticipado.

COMISIONES PAGADAS POR ANTICIPADO:

Investigar los convenios existentes.

Ratificar los adelantos.

Verificar las cantidades pagadas por anticipado, usando las cifras de ventas u

otra base.

ADELANTOS A LOS EMPLEADOS:

Ratificar en caso necesario.

GASTOS DE VENTAS PAGADOS POR ANTICIPADO:

Hacer una lista de todas las partidas.

Determinar la aplicabilidad al futuro de todas las partidas.

CUOTAS Y SUBSCRIPCIONES PAGADAS POR ANTICIPADO:

Hacer una lista y distinguir si son importantes.

INVENTARIOS DE SUMINISTRO:

Hacer una prueba de las cantidades y de los precios.

Hacer una prueba de los cálculos matemáticos.

Eliminar las partidas anticuadas.

Pruebas Sustantivas:

1. Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y con

base en dicha evaluación:

Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensión y

oportunidad de los procedimientos de auditoría aplicables de acuerdo a las

circunstancias.

Preparar un memorando o informe con el resultado del trabajo, las

conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o

debilidades del control interno, que requieren tomar una acción inmediata o

pueden ser puntos apropiados para nuestra carta de recomendaciones.

2. Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados

financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.

Pruebas De Cumplimiento:

1. Verificar que la gerencia realiza revisión periódica del valor contable y el plazo

de amortización de los cargos diferidos.

2. Determinar si se revisan las transacciones y saldos de la cuenta diferidos e

investiga aspectos dudosos, para comprobar así la veracidad de saldos y

transacciones.

3. Verificar que los soportes de las cuentas registradas como diferidos, se

encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.

4. Observar si se emplean procedimientos para revisar la correcta erogación de los

gastos pagados por anticipado, para comprobar así la valuación de este componente.

5. Revisar que exista un control sobre los suministros de oficina y que existan

políticas para la adecuada utilización de estos elementos, igualmente que prevengan

hurtos que afecten considerablemente a la empresa.

6. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado de los

cargos diferidos y de la salvaguarda de los suministros de oficina. Al igual que el

conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados.

La cuenta diferida está constituida por gastos pagados por anticipado los cuales

evitan erogaciones de fondos en ejercicios futuros.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

1. Preparar un análisis de cargos diferidos y gastos pagados por anticipado,

indicando la base y determinando la corrección de los costos de las acumulaciones y

las cancelaciones.

2. Revisar los asientos de gastos pagados por anticipado para identificar partidas

inusuales o significativas.

3. Determinar si es correcto que se difieran o amorticen cargos diferidos poco

comunes.

4. Examinar los asientos del registro de seguros en el año comprobarlos contra las

facturas, comprobar la exactitud de las distribuciones.

5. Examinar las pólizas de seguros en vigor al fin de año; anotar quien, qué y por

cuanto está asegurado y la importancia de cualquier cláusula especial; comparar las

partidas pendientes con el registro.

6 Comprobar si se han registrado loa gastos pagados por anticipado usuales dentro

el desarrollo de la empresa para verificar posibles omisiones.

7. Revisar las existencias de los suministros de oficina, que estén de acuerdo al

saldo registrado en libros.

RESEÑA DE LA EMPRESA AUDITADA.

Razón social.

SCOMI OILTOOL DE VENEZUELA S.A.

RIF: J-30393713-6

Reseña histórica.

Oiltools fue fundada en 1962, cuando Bill Ridgeway incorpora a Oiltools Medio Oriente en

Beirut. Allí comienza su historia como Agentes / Distribuidores de Huqhes Tool Company

y Bowen para todos los países del Medio Oriente. Durante los siguientes años la compañía

crece y se instala en África del Norte.

La compañía se expandió geográficamente en 1970, en 1978 fue adquirida por ENSERH

CORPORATION, una compañía establecida en Dallas con intereses en la distribución de

gas, servicios de ingeniería y servicios de campo petrolero. Oiltools continuó operando

como unidad independiente dentro de ENSERH CORPORATION hasta 1984, cuando

surgió con la compañía Pool Company, establecida en Houston como una empresa de

perforación y reacondicionamiento.

En este tiempo, dos de las más grandes compañías, arraigadas de Oiltools junto con Chris

Bianca abordaron la agencia de Pool con una oferta para comprar todas las operaciones de

Oiltools. La oferta fue aceptada, permitiendo a Pool concentrarse en su principal negocio, el

de perforación y reacondicionamiento. En octubre de 1990 Oiltools resurgió como una

compañía totalmente independiente, desde entonces se ha expandido rápidamente en ambos

términos en su cobertura geográfica y más cadenas de productos.

De acuerdo con las leyes británicas y a través de un convenio establecido con Venezuela la

empresa OILTOOLS ENGINEERRING SERVICES LIMITED decidió constituir una

compañía llamada "SCOMI OILTOOLS DE VENEZUELA S.A." fundada el 18 de octubre

de 1996.

Ubicación geográfica.

La empresa SCOMI OILTOOLS DE VENEZUELA S.A. se encuentra ubicada en la

Avenida José Antonio Anzoátegui, Sector el Cinco, Anaco, Estado - Anzoátegui. Telf.:

0282. 4252970 - 0414.8380836/3949809.

Misión.

La misión de SCOMI Oiltools Internacional es realizar sus operaciones a escala global

enfocándose en el suministro de servicios especializados y manufactura de productos

propios para las empresas productoras de gas y petró1eo y contratistas de perforación.

Visión.

Incrementar el nivel de calidad de los productos y servicios ofrecidos, especialmente en el

mercado petrolero.

Objetivo de la empresa.

Ofrecer productos y servicios óptimos que satisfagan las expectativas de sus clientes en

las áreas de fluidos de perforación, control de sólidos y servicios ambientales.

Entorno Financiero.

Actividades de tipo servicios relacionadas con la extracción de petrolero y gas, incluyendo

las perforaciones de pruebas, desarrollo, venta, alquiler y servicio de equipos y otros rubros

utilizados para el control de só1idos y manejo de desechos, incluyendo sin que constituyan

limitación, Cribas vibratorias, centrífugas, hidrociclones, equipos limpiadores de lodo,

floculación, elaboración de techados, estabilización, solidificación, saneamiento biológico,

intercambio iónico, ósmosis invertida, evaporación en frío, precipitación, inyección de

cortes relleno/cultivo de tierras y otros equipos relacionados, manejo de fluidos, sistemas de

desechos y servicios ambientales relacionados.

Principales Clientes:

PDVSA Gas, S.A.

Petróleos de Venezuela, S.A. (PDVSA)

Smith International de Venezuela, C.A.

Servicios Halliburton de Venezuela, S.A.

Principales Proveedores.

Zado Services, C.A.

Pyramid Engineering Services, C.A.

Evergreen Services, C.A.

Schlumberger Venezuela, S.A.

Estructura Organizativa.

La empresa Scomi Oiltools de Venezuela S.A., cuenta con un grupo de profesionales y

técnicos altamente capacitados, orientados por una cultura basada en los lineamientos y

requerimientos. Obedece a una organización de tipo funcional representado por un

organigrama de estructura horizontal donde cada uno tiene establecido la línea de autoridad

y responsabilidad, las cuales tienen que ver con los objetivos y políticas de la empresa.

Gerente General

Este tiene la responsabilidad de comunicar al personal la importancia de satisfacer los

requisitos de los clientes, además coordinar, evaluar, planificar junto con cada uno de los

gerentes de los distintos departamentos las actividades a ser ejecutadas. Sus funciones y

responsabilidades son:

Realizar planes de ventas de servicios y de inversiones

Dar lineamientos a la línea Gerencial para el buen desarrollo de la empresa.

Elaborar reportes semanales para la Vice – presidencia.

Definir e implantar acciones correctivas y preventivas, producto de las auditorias de

calidad y financieras.

Dar los lineamientos al gerente QHSE para implantar y mantener el Sistema de la

Calidad.

Mantener actualizados y revisión constante de los manuales y procedimientos de la

organización; así como desarrollar e implementar cualquier otro que considere

necesario.

Comunicar y difundir las Políticas de Calidad, Ambiente y Seguridad e Higiene de

la empresa.

Revisar mensualmente el reporte de estados financieros de la empresa.

Diseñar las políticas, objetivos y normas específicas a seguirse dentro de la

organización, así como mantener altos niveles de productividad al menor costo,

garantizando altos niveles de calidad en los servicios prestados.

Realizar el plan de trabajo anual, que incluye la proyección de ingresos y de la

nueva inversión.

Asistente Administrativo a la Gerencia

Asumir decisiones que afectan el largo plazo del negocio. Evaluar diferentes alternativas

para la solución de problemas considerando lo que puede afectar un cambio en otros. Toma

decisiones de alta responsabilidad, sus decisiones afectan la marcha de la empresa, sus

errores pueden ocasionar pérdidas financieras importantes, pérdida de prestigio de la

empresa. Sus funciones y responsabilidades son:

Coordinar las importaciones y exportaciones de la empresa

Custodiar los documentos legales de la empresa.

Tramitar las diferentes pólizas de seguros de la empresa.

Elaborar y custodiar los contratos de fianzas.

Tramitar los contratos con los Bancos.

Custodiar las cuentas por pagar en el exterior.

Hacer inventario y administrar el material de publicidad de la empresa.

Realizar las conciliaciones de las cuentas en dólares en el Banco Provincial.

Suministrar los documentos legales en el momento que sea necesario.

Organización de documentos críticos e importantes para su supervisor inmediato.

Administración de procesos Aduanales para la importación y exportación de

mercancía, conocimiento de leyes y reglamentos aduanales, control de los contratos

de inmuebles.

Contralor

Mantener un control de los gastos originados de su gestión. Dar un buen manejo a sus

asignaciones económicas que afecten el negocio. Mantener informado a sus supervisados

sobre la importancia del control de costos. Cuidado y debido uso de los recursos otorgados

para el desempeño de sus funciones. Tener una visión global del efecto de los gastos para la

organización y para su área de trabajo. El control de costos es su especialidad, elabora

presupuesto anual de acuerdo a los objetivos funcionales, crea normas e implanta

mecanismos que sirven a la Organización para optimizar los resultados en la gestión del

control de los gastos. Sus funciones y responsabilidades son:

Manejar los fondos económicos de la empresa.

Proteger los activos de la empresa.

Planear las actividades económicas para el control administrativo de la empresa.

Asesorar al Gerente General en cualquier operación administrativa.

Apoyar a los departamentos que lo requieran dentro de la Gerencia de Finanzas.

Evaluar, interpretar y reportar datos relevantes de los informes administrativos.

Gerente de Administración y Finanzas

Es responsable de mantener actualizado, y en constante revisión, los manuales y

procedimientos concernientes a su área; así como desarrollar e implementar cualquier otro

que considere necesario, en conjunto con su supervisor inmediato así como asistir a las

reuniones de los círculos de calidad que se desarrollan en la empresa. Sus funciones y

responsabilidades son:

Revisar todos los reportes concernientes a las gestiones contables elaborados por el

personal a cargo.

Emitir órdenes de pago a proveedores.

Interpretar y reportar datos relevantes de los informes administrativos.

Supervisar que las actividades del Departamento se ejecuten correctamente.

Suministrar a la Contraloría, Gerencia General y demás Gerencias de la compañía,

la información financiera que le sea solicitada con respecto a sus áreas respectivas.

Garantizar que el sistema contable automatizado esté funcionando correctamente,

además de que la información suministrada a la Gerencia General y Contraloría, sea

confiable.

Realizar y enviar los reportes financieros a la Casa Matriz.

Contador General

Su ocupación principal es revisar y aprobar las codificaciones contables de las

transacciones y registros diarios, así como verificar los libros y las piezas contables. Sus

funciones y responsabilidades son:

Supervisar que las actividades del Departamento se ejecuten correctamente.

Velar por el correcto registro de la contabilidad, a través del análisis de toda la

información contable.

Suministrar a la Contraloría, Gerencia General y demás Gerencia de la compañía, la

información financiera que le sea solicitada con respecto a sus áreas respectivas.

Atender las auditorias Financieras y Fiscales que se realicen en la empresa.

Revisar todo lo relativo a las declaraciones de impuestos (retenciones IVA).

Recopilar toda la información de los diferentes departamentos para preparar los

Estados financieros.

Hacer el cierre contable mensual y procesar los ajustes correspondientes.

Asistente Contable

Elabora todas las funciones que ordene el contador, además de elaborar Análisis de los

gastos por Departamentos. Sus funciones y responsabilidades son:

Realizar Análisis de los costos.

Realizar Conciliaciones Bancarias e ínter-compañías.

Realizar y analizar los diferentes asientos contables.

Asistir a las demás unidades del Departamento.

Realizar el libro de compras, libro de ventas.

Realizar ajustes, pases de comprobantes.

Llenar declaraciones del IVA.

Custodio de Caja Chica Administrativa y Caja Fuerte.

Atender funcionarios públicos (auditores fiscales, municipales y nacionales).

Analista de Cuentas por Pagar

Su principal actividad es generar las órdenes de pago, elaborar la relación de pago, cálculos

de factura, emisión de cheques, etc. Sus funciones y responsabilidades son:

Atención al proveedor.

Revisar la exactitud de las facturas en cuanto a cálculos.

Verificar el cumplimiento de las facturas contra regulaciones legales.

Procesar las facturas en SISCON, considerando como fecha de factura la fecha de

recepción del Dpto. de Compras

Procesar las facturas estrictamente en bolívares.

Realizar y chequear el listado de pagos, cheques generados, y registros contables

correspondientes.

Analista de Cuentas por Cobrar

Su objetivo primordial es recaudar todos los soportes de cobranzas (depósitos, vauchers,

comprobantes de retención, etc.). Sus funciones y responsabilidades son:

Recopilar toda la documentación necesaria para emitir la facturación (orden de

compra, Reporte de servicio, Pre-Factura, etc.,).

Realizar la facturación de los servicios prestados al cliente.

Ingresar la información al sistema (SISCON) para emitir la factura, conjuntamente

con el asiento contable.

Enviar al cliente la factura (Oriente y Occidente).

Administrador IT

Administrar y mantener en óptimo funcionamiento el sistema de redes que se implante en la

empresa, asegurando el correcto desempeño e integridad de los datos y sistemas allí

almacenados, así como administrar y controlar las claves de acceso a los sistemas de redes

y de información. Sus funciones y responsabilidades son:

Planificar y coordinar el mantenimiento de los programas y equipos a fin de

asegurar su buen funcionamiento.

Diseñar y desarrollar los Sistemas de Información y velar por su eficaz implantación

y puesta en marcha.

Gestionar el adiestramiento de los usuarios a través de cursos dictados internamente

o por contratados.

Mantener actualizado y en constante revisión los manuales y procedimientos

concernientes a su área, así como desarrollar e implementar cualquier otro que

considere necesario, en conjunto con su supervisor inmediato.

Procedimientos de Control interno.

Con el fin de mantener o disminuir los índices de errores en los procesos la empresa cuenta

con:

Reglamento interno de la empresa.

Manuales de normas y procedimientos de las distintas Gerencias.

Todo esto ayuda a que dichos procesos comience tengan un buen inicio, en el caso de

detectar una falla poderla corregir en el momento y así terminar con los objetivos

esperados.

Área en específica para realizar la Auditoria.

Tomando en cuenta que el activo a investigas son los Cargos Diferidos y a la actividad de

la Empresa, nos situaremos en la Gerencia de Administración y Finanzas, en específico con

el Contador General, ya que dicha partida no está Departamentizada y es esa una Partida

Contable con una naturaleza en propia.

Se estudiaran los proyectos realizados que comienzan en un determinado ejercicio fiscal y

concluyen en el ejercicio siguiente.

ORGANIGRAMA GENERAL.

SCOMI OILTOOLS DE VENEZUELA S.A.

Contralor

Almacenista

Asist. Adm.

de Distrito

Ingeniero de

Proyectos

Gerente

Técnico

Gerente de

Fluidos

Sup. de

QHSE

Coord. de

QHSESup. Serv.

Técnicos

Sup.

Taller

Gerente de

Operaciones

Sup.

Ambient

al

Ingeniero

de DistritoRecepcionista

Sup.

Gestión

Gerente de

Distrito

Asistente

RRHH

Gerente

RRHH

Gerente

QHSE

Técnico en

Control de

Asistente

Gcia.

Gerencia

Ambiental

Asistente

Administrativo

Gerente

General

Presentación y clasificación en los estados financieros

Cuyo servicio se estime se va recibir en los próximo doce meses, deberá ser presentado en

el Estado De Situación dentro del grupo de activos no corriente, junto con las cuenta de

gastos pre- pagados. La porción del cargo diferido que valla siendo consumida en cada,

periodo, ira siendo registrada en la cuenta de amortización acumulada que corresponda al

gasto diferido en cuestión. El gasto consumido en el Estado de resultado al cierre.

Plan global.

Se presentó a la Junta Directiva de la Empresa, el Plan Operativo Anual donde se expone la

necesidad de hacer estudio al área de Administración y Finanzas en conjunto con la

Gerencia de Distrito para verificar los movimientos contables con los operativos de los

proyectos en determinado periodo.

Dicho Plan contempla doscientas (200) horas de auditoría y una posible extensión de

ochenta (80) horas máximo. El periodo de análisis seria del mes de abril 2012 hasta mayo

2012.

Por voto unánime fue aprobado por dicha Junta para la realización del la Auditoria

Financiera de la cuenta Cargos Diferidos del Proyecto xxxx.

Programa de auditoría.

Para validar la información que la empresa suministra, con respecto a los gastos diferidos,

se debe fijar el siguiente programa de auditoría desarrollando los puntos que describimos a

continuación:

Pruebas Sustantivas

Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y con

base en dicha evaluación.

Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensión y oportunidad de

los procedimientos de auditoría aplicables de acuerdo a las circunstancias.

Preparar un memorando o informe con el resultado del trabajo, las conclusiones

alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control

interno, que requieren tomar una acción inmediata o pueden ser puntos apropiados

para nuestra carta de recomendaciones.

Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados

financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.

Pruebas de cumplimiento

Verificar que la gerencia realiza revisión periódica del valor contable y el plazo de

amortización de los cargos diferidos.

Determinar si se revisan las transacciones y saldos de la cuenta diferidos e

investiga aspectos dudosos, para comprobar así la veracidad de saldos y

transacciones.

Verificar que los soportes de las cuentas registradas como diferidos, se encuentren

en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.

Observar si se emplean procedimientos para revisar la correcta erogación de los

gastos pagados por anticipado, para comprobar así la valuación de este

componente.

Revisar que exista un control sobre los suministros de oficina y que existan

políticas para la adecuada utilización de estos elementos, igualmente que

prevengan hurtos que afecten considerablemente a la empresa.

Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado de los

cargos diferidos y de la salvaguarda de los suministros de oficina. Al igual que el

conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados. La cuenta

diferida está constituida por gastos pagados por anticipado los cuales evitan

erogaciones de fondos en ejercicios futuros.

Procedimientos de auditoría.

Preparar un análisis de cargos diferidos y gastos pagados por anticipado, indicando

la base y determinando la corrección de los costos de las acumulaciones y las

cancelaciones.

Revisar los asientos de gastos pagados por anticipado para identificar partidas

inusuales o significativas.

Determinar si es correcto que se difieran o amorticen cargos diferidos poco

comunes.

Examinar los asientos del registro de seguros en el año comprobarlos contra las

facturas, comprobar la exactitud de las distribuciones.

Examinar las pólizas de seguros en vigor al fin de año; anotar quien, qué y por

cuanto está asegurado y la importancia de cualquier cláusula especial; comparar las

partidas pendientes con el registro.

Comprobar si se han registrado loa gastos pagados por anticipado usuales dentro el

desarrollo de la empresa para verificar posibles omisiones.

Revisar las existencias de los suministros de oficina, que estén de acuerdo al saldo

registrado en libros

Buscar activos de esta categoría no registrados:

- Examinando documentos no anotados.

- Examinando documentos posteriores a la fecha del balance.

- Examinando los egresos de caja posteriores a la fecha de cierre.

- Preparar cédula de diferidos.

- Investigar los saldos, anormales o antiguos y obtener una explicación para

ellos.

- Investigar la existencia de saldos crédito y reclasificarlos en una cuenta de

pasivo.

1. Específicos

Obtener certeza de la realidad de los valores registrados.

Las cuentas han sido adecuadamente resumidas, clasificadas y descriptivas y se ha

nexpuesto todos los aspectos necesarios para una adecuada comprensión de estos

saldos y transacciones que afectan la cuenta.

Verificar que los plazos de amortización que se manejaron durante el periodo sea

los adecuados y reflejen claramente la realidad de la empresa respecto a este

rubro.

Basamentos legales.

Normas Internacionales de Información Financiera.

Normas Internacionales de Auditoría Interna.

Reglamento Interno de Scomi Oiltools de Venezuela, S.A., aprobado en Junta

Directiva Nro. JDO-04-10 de fecha 16/02/2010.

Manual de Normas y Procedimiento de la Gerencia de Distrito de Scomi

Oiltools de Venezuela, S.A., aprobado en Junta Directiva Nro. JDO-03-11 de

fecha 02/04/2011.

Manual de Normas y Procedimiento de la Gerencia de Administración y

Finanzas de Scomi Oiltools de Venezuela, S.A., aprobado en Junta Directiva

Nro. JDO-06-11 de fecha 24/08/2010.

ANEXOS

1. Cuestionario de auditoría aplicado a la Gerencia de Administración y

Finanzas.

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

SCOMI OILTOOLS DE VENEZUELA, C.A

PAG.

1 de 2

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y

FINANZAS

EVALUCIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL

INTERNO

SÍ NO N/A COMENTARIOS

APRECIACIÓN GENERAL SOBRE EL SISTEMA

DE CONTROL INTERNO EXISTENTE

1. ¿La estructura organizativa que se aplica en la Empresa,

se encuentra vigente y fue aprobada por la autoridad

competente de la misma?

2. ¿En la Empresa existe Reglamento Interno?

3. ¿El Reglamento Interno se encuentra actualizado?

4. ¿Existen en la Empresa Manuales de Normas,

Organización y Procedimientos, documentados por

escrito y dictados por la autoridad competente? En caso

afirmativo, estos Manuales están siendo aplicados tal

como fueron concebidos y se encuentran actualizados.

5. ¿En la Empresa se da cumplimiento a las Instrucciones y

Modelos para la Contabilidad según las NIIF?

6. ¿Las funciones incompatibles (Contratación,

Contabilidad, Tesorería) están debidamente separadas?

7. ¿Se concilian mensualmente las diferentes cuentas que

se mantienen en las Instituciones Bancarias de los

2.- Cuestionario de auditoría aplicado a la Gerencias de Distrito.

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

SCOMI OILTOOLS DE VENEZUELA, C.A

PAG.1 de 2

GERENCIA DE DISTRITO

EVALUCIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO SÍ NO N/A COMENTARIOS

APRECIACIÓN GENERAL SOBRE EL SISTEMA DE

CONTROL INTERNO EXISTENTE

1. ¿La estructura organizativa que se aplica en la Empresa, se encuentra

vigente y fue aprobada por la autoridad competente de la misma?

2. ¿En la Empresa existe Reglamento Interno?

3. ¿El Reglamento Interno se encuentra actualizado?

4. ¿Existen en la Empresa Manuales de Normas, Organización y

Procedimientos, documentados por escrito y dictados por la autoridad

competente? En caso afirmativo, estos Manuales están siendo

aplicados tal como fueron concebidos y se encuentran actualizados.

5. ¿La contratación de Proyectos, está en concordancia con los planes y

programas institucionales, de manera que la misma responda a los

requerimientos de la Empresa?

6. ¿La contratación de Proyectos se hacen con estricto apego a las

disposiciones legales y reglamentarias aplicables y en acatamiento de las

políticas prescritas por la máxima autoridad de la Empresa?

7. ¿La contratación de Proyectos se tramitan siguiendo el orden de

recepción de las solicitudes respectivas, salvo en casos de carácter

urgente, debidamente motivados y autorizados por la autoridad

competente?

8. ¿Las Gerencias que necesitan los de contratación de Proyectos, adoptan

Anexo B.Cedula de trabajo. Febrero 2012

Cedula de trabajo. Marzo 2012

Resumen.

Cedula Final.

Informe de auditoría.

Conclusiones.

La inexistencia de Manuales de Normas y Procedimientos que regulan las operaciones

inherentes al área proyectos, incide en el correcto manejo de las actividades

correspondientes a esa Gerencia. En consecuencia, no garantiza la efectiva orientación del

personal en la ejecución de los procesos que le son inherentes.

Así mismo, los expedientes que maneja y custodia esa Gerencia relativos a los proyectos en

ejecución, carecen de índice y soportes lo cual no permite su oportuna localización y el

respaldo de las transacciones efectuadas.

Recomendaciones.

Para la Junta Directiva:

Gestionar la delegación al Gerente de distrito relativa al trámite de las valuaciones del

proyecto con el objeto de dar cumplimiento a las normativas que rigen esta materia.

Para la Gerencia de Distrito:

1. Emprender acciones tendentes a fortalecer el sistema de control interno, a los fines

de elaborar y solicitar la aprobación de los instrumentos necesarios para su

operatividad.

2. Implementar el mecanismo para adecuar los expedientes de la guarda y custodia de

la Gerencia que permita garantizar el respaldo de las transacciones efectuadas por la

empresa.

Para la Gerencia de Administración y Finanzas.

Actualización de los manuales de normas y procedimientos.

BIBLIOGRAFÍA

Navarro Mira Juan., Apunte De Auditoría, Versión 1,8, Marzo 2006.

Mendívil E., V., Elementos de Auditoría. Sexta edición, editorial cengage learning.

México.

Instituto Mexicano de Contaduría Pública, Normas y Procedimientos de Auditoría, 1era.

Edición