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CAPÍTULO V

PROPUESTA

MODELO GERENCIAL PARA LA FASE DE EJECUCIÓN DE PROYECTOS

TOPOGRÁFICOS EN LAS EMPRESAS CONTRATISTAS DEL ESTADO

ZULIA

1. PRESENTACIÓN

En este capítulo se presenta el modelo gerencial para la fase de

ejecución de proyectos topográficos para las empresas contratistas del

estado Zulia. La propuesta obedece a la necesidad que tienen las empresas

de garantizar la ejecución y entrega de sus proyectos a tiempo, con los

resultados programados, en el marco del presupuesto y con la calidad

requerida.

2. CONCEPTUALIZACIÓN

El presente modelo gerencial se visualiza como un conjunto de fases o

etapas de la gerencia aplicada a la ejecución de proyectos topográficos en

las empresas contratistas del estado Zulia, las cuales interrelacionadas,

logran de manera organizada la optimización de los procesos en este tipo de

proyectos.

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3. OBJETIVO DE LA PROPUESTA

Proporcionar a las empresas contratistas ejecutoras de proyectos

topográficos un modelo gerencial, que garantice la realización de los

proyectos, teniendo como meta la culminación del trabajo a tiempo, con los

costos programados y los estándares de calidad exigidos por la organización

y el cliente, garantizando la permanencia de las empresas en el tiempo.

4. ALCANCE DE LA PROPUESTA

Esta propuesta de un modelo gerencial para la ejecución de proyectos

topográficos, aplica a todas las empresas que fueron objeto de estudio u

otras empresas con características similares, relacionadas al área de la

ingeniería geodésica, realizando las adaptaciones o modificaciones

correspondientes.

5. ESTRUCTURA DEL MODELO

Después de recopilar la información levantada y analizada en el

capítulo IV, se explica el modelo propuesto para las empresas contratistas

dedicadas a la ejecución de proyectos topográficos, el cual consta de cuatro

fases, las cuales se identifican y describen como planificación, organización,

dirección y control, desarrolladas de la siguiente manera:

Fase I. Planificación. Es un proceso sistemático que permite determinar

las acciones concretas y las estrategias adecuadas que permitan de manera

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anticipada determinar o definir el rumbo o curso de acción que ha de

seguirse para alcanzar una situación deseada, haciendo un uso racional de

los recursos.

Fase II. Organización. Consiste en distribuir o dividir el trabajo que

deben realizar las diferentes unidades o equipos de trabajo y la asignación

de recursos humanos y materiales con la cantidad y calidad adecuada que

permita alcanzar los objetivos de manera eficaz mediante el esfuerzo

conjunto del trabajo humano.

Fase III. Dirección. Es una de las responsabilidades básicas que tienen

los gerentes del proyecto para dirigir y orientar el trabajo de sus

colaboradores, consiste en el uso de la autoridad concedida o adquirida para

hacer que los colaboradores realicen las actividades asignadas. Además la

dirección tiene bajo su responsabilidad la creación de un clima de trabajo

adecuado que permita un trabajo armonioso en el proyecto.

Fase IV. Control. Son procesos que permiten a la gerencia del proyecto

mantener en condiciones estables la realización de las actividades del

proyecto. Para ello es importante analizar los resultados y comprarlos con

parámetros establecidos previamente en la planificación, para determinar si

existen desviaciones y el caso que las hubiese definir medidas correctivas

que permitan que el proyecto tenga una mayor probabilidad de alcanzar los

objetivos planteados.

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5.1. FASES DE LA PROPUESTA

A continuación se procede a desarrollar cada una de las fases del

modelo gerencial propuesto, que sirva a la solución efectiva de los problemas

presentados en los proyectos topográficos en la fase de ejecución:

Antes de iniciar la fase de planificación, se reúnen el cliente y la

contratista ejecutora de los proyectos topográficos para la definición del

alcance, esta reunión está acompañada por una visita al campo donde se

evalúan condiciones para ejecutar los trabajos. En la visita de campo se

examinan las fajas o zonas de terreno de interés para determinar las

características sobresalientes del lugar, condiciones ambientales del sitio en

estudio además de obtener datos complementarios de la región, teniendo

una idea del posible tiempo de ejecución y costo de la obra así como evaluar

el sitio asegurándose que las condiciones sean óptimas para el

desenvolvimiento del trabajo.

En la visita de campo se tiene que recorrer todo el sitio de estudio para

evitar pasar por alto características u otras situaciones que comprometan el

tiempo de ejecución y costos durante la ejecución del levantamiento.

Las especificaciones técnicas para la ejecución del proyecto son

entregadas por el cliente a la contratista para satisfacer las operaciones del

proceso o el resultado final del mismo, en caso de que el cliente carezca de

este documento, la contratista propone unas especificaciones de acuerdo al

tipo de trabajo a realizarse.

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5.1.1 Fase I. Planificación

Figura 19. Modelo para la fase de planificación. Fuente: Sandrea (2012)

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Definición del alcance: La gerencia técnica de la empresa con ayuda

de las direcciones de campo y oficina, desarrollan un enunciado del alcance

del proyecto detallado el cual servirá como base para las futuras decisiones

del proyecto. El alcance incluye la lista de los principales productos que se

pretenden obtener, los objetivos que se buscan alcanzar en la ejecución del

proyecto, una descripción de los criterios a utilizar como los costos de las

distintas actividades, los tiempos previstos, los indicadores de calidad, y la

definición del conjunto de actividades que deberán realizar las personas que

componen el equipo.

Programación del proyecto: Una vez estimadas las duraciones de las

diversas actividades que conforman el proyecto, bajo la supervisión de la

gerencia técnica, los directores y coordinadores, programan las actividades

en el tiempo según las prelaciones lógicas desarrolladas. Para ello, se utiliza

la disponibilidad de recursos, los calendarios de trabajo, la secuencia lógica

con sus prelaciones, las restricciones y las herramientas de estimación para

construir el cronograma de trabajo que mostrará cuándo deben ser

ejecutadas las distintas actividades del proyecto.

Se necesitan para la programación del proyecto computadoras con

software para planificación y control de proyectos, la información generada

será almacenada en físico y digital. .

Crear EDT: Durante la definición del alcance y la programación del

proyecto el trabajo a realizar y los productos entregables serán subdivididos

en componentes más pequeños y más fáciles de manejar haciendo uso del

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computador y de programas especiales para esto. El director de oficina será

el responsable.

Definir el método de ejecución: Uno de los pasos a seguir en la

programación del proyecto, es lo relacionado con el método de ejecución. Se

tomarán en cuenta las especificaciones suministradas por el cliente, el tipo

de terreno y trabajo a ser ejecutado. Toda esta información se obtuvo en la

visita de campo con el cliente.

Definición de las actividades: Las actividades específicas que

permiten alcanzar el objetivo del proyecto son definidas igualmente por los

directores con apoyo de los coordinadores y siempre bajo la supervisión del

gerente técnico de topografía. Todos estos procesos mencionados se

realizan a través de las reuniones que sean necesarias, en las oficinas de la

contratista. Otra opción posible es que los directores hagan una

programación tentativa y luego sea presentada al resto de los involucrados

para ser discutido.

Establecimiento de la duración de las actividades: La duración de

las actividades es realizada con la participación de la(s) persona(s) que

tendrá(n) la responsabilidad de realizar la(s) actividad(es).

Estimación de recursos de las actividades: Se señalan las

cantidades y tipos de recursos necesarios para realizar cada tarea. Los

recursos a ser considerados son los siguientes:

Recursos humanos: Se seleccionan las personas necesarias y con el

perfil adecuado para ejecutar el proyecto. Se identifica y documentan los

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roles del proyecto, las responsabilidades y las relaciones de informe. En caso

de carecer de personal propio por la simultaneidad de proyectos existentes,

se contrata el recurso humano necesario. Debe existir una lista de posibles

candidatos a ser contratados. Se evaluará el perfil de cada participante.

Recursos técnicos: Se especifican las herramientas, equipos,

instrumentos, y tecnologías que se necesitan para llevar a cabo el trabajo. En

caso de tener que equilibrar la disponibilidad y utilización de los recursos se

hará una “nivelación” de los mismos.

Recursos financieros: La gerencia administrativa establece la

estrategia de financiamiento más apropiada, se coordinan las necesidades

de flujo de dinero disponible en bancos y la programación de las diferentes

actividades definidas en la agenda. Es aquí donde se analiza la

disponibilidad de recursos propios para la ejecución del proyecto, tomando

en cuenta para ello la liquidez o disponibilidad en el corto plazo, el cual

podría constituirse en capital propio para financiar la inversión inicial, así

como los rendimientos generados por la operación del proyecto, los cuales

permiten cubrir el plazo de préstamo o cualquier otro compromiso financiero

que se haya adquirido.

Estimación de costos: La gerencia administrativa realiza un análisis

de los costos de ejecución del proyecto, estableciendo las cantidades de las

operaciones para saber la capacidad y el límite de endeudamiento que

permite el proyecto a ser ejecutado.

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Preparación del presupuesto: Este proceso se hace sumando los

costos estimados de cada una de las actividades o paquetes de trabajo a ser

ejecutados con la finalidad de establecer una línea base de coste.

Identificar las posibles fuentes de financiamiento: Para el

financiamiento del proyecto, siempre se examinarán las posibles fuentes de

recursos económicos. La gerencia administrativa será la responsable .

Evaluación de las restricciones: Se evalúan las condiciones o

restricciones de costo, tiempo, calidad, cantidad y ambiente bajo las cuales

se trabajará.

Establecimiento de la secuencia de las actividades: Después de ser

estimadas las duraciones de las actividades que conforman el proyecto, se

programan en el tiempo según las prelaciones lógicas desarrolladas. Para

ello, se utiliza: la disponibilidad de recursos, los calendarios de trabajo, la

secuencia lógica con sus prelaciones, las restricciones y las herramientas de

estimación; a fin de construir un cronograma de trabajo que muestre cuándo

deben ser ejecutadas las distintas actividades que conforman el proyecto.

Planificación de calidad: Se determinan los indicadores de calidad

resaltando las especificaciones realmente importantes, y cómo se logrará

obtenerla durante la ejecución del proyecto. La unidad de control de

proyectos será la responsable.

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Planificación de los riesgos: Se define cómo se manejaran los

riesgos que pueden afectar la ejecución del proyecto , es decir, se define el

curso de acción para atacar el riesgo y adelantarse a sus consecuencias.

Planificación de las comunicaciones: Se determinan las necesidades

de información y comunicación de los involucrados en el proyecto. ¿Quién

necesita qué?, ¿cuándo y cómo se les puede proveer? Para la planificación

de las comunicaciones, el gerente técnico establece el sistema de

comunicación a ser utilizado.

Presentación de objetivos al equipo: Se presenta con claridad el

objetivo del proyecto, así como su alcance, nivel de calidad, presupuesto y

programa a todos los participantes.

Cronograma del proyecto: Se muestra el resultado de la

programación, es decir, las actividades ordenadas en secuencia, recursos a

utilizar y cuándo deben ser ejecutadas las distintas actividades que

conforman el proyecto. Esto se hará público en cartelera.

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5.1.2 Fase II. Organización

Figura 20. Organigrama general Fuente: Sandrea (2012)

Gerente general: La función básica del gerente general es guiar a la

empresa, esto lo hace con ayuda del personal, especialmente los líderes de

cada área, sus funciones son más administrativas y de supervisión, este

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vigila que todas las áreas, unidades o departamentos cumplan con sus

objetivos, en caso de no ser así, toma las medidas necesarias, y busca

soluciones. Igualmente establece las políticas, reglas, fijar metas, entre otros,

dentro de la empresa.

Asesoría seguridad, higiene y ambiente: Establece las políticas de

seguridad de la empresa y hace control de seguridad dentro y fuera de las

instalaciones de la empresa. Tramita todo lo relacionado seguridad.

Control de proyectos: Realiza control de calidad, supervisa los

resultados específicos del proyecto para determinar si cumplen con las

normas de calidad relevantes e identifica los modos de eliminar las causas

de resultados insatisfactorios. Aplica técnicas de inspección y muestro.

Tramita todo lo relacionado con la calidad.

Gerencia administración: El propósito de esta gerencia es organizar el

manejo administrativo y financiero de todas las unidades de la empresa.

Conoce con exactitud los estados financieros de la empresa, unidades y

proyectos que se están ejecutando, la cantidad de recursos que están

empleando, las limitaciones presupuestarias y humanas entre otras

informaciones.

Administración-contabilidad-secretaría: Coordina y planifica los

bienes y servicios necesarios para que las unidades y proyectos funcionen,

de manera tal que los recursos estén disponibles en el momento requerido

por la empresa.

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Está encargada del registro de las operaciones financieras y la

preparación de los estados financieros de acuerdo a los principios contables

y los procedimientos internos de la institución.

En general, realizan atención a clientes, facturación, trámites sobre

compras de equipos, elaboración de nóminas, registros contables, crédito y

cobranzas, permisos, documentos oficiales, manejo de los recursos

económicos, entre otros.

Recursos humanos: Analiza las perspectivas de desarrollo personal y

humano, las recompensas psicológicas, en general, se busca la calidad de

vida laboral de los trabajadores. Asimismo identifica las competencias que el

personal del proyecto necesita desarrollar, por otro lado implementa planes

de capacitación y motivación al personal. Existe formación programada de

acuerdo al plan de gestión de personal

Gerencia técnica geodesia-topografía: Es la persona que organiza,

planifica, programa, dirige, ejecuta y lleva el control de la empresa en la parte

técnica de la ingeniería geodésica. Es el responsable del cumplimiento de los

objetivos de producción que le sean marcados por la gerencia general.

Realiza informes técnicos y programas, tiene mayor comunicación con la

gerencia general.

Dirección de oficina y campo: Es la persona que organiza, planifica,

programa, dirige, ejecuta en oficina o campo la parte técnica. Es el

responsable del cumplimiento de los objetivos de producción que le sean

marcados por la gerencia técnica. Realiza informes técnicos y programas,

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tiene amplia comunicación con la gerencia técnica y coordinadores de

unidad.

Coordinadores: Es la persona que coordina los proyectos en

ejecución, también organiza, dirige y programa. Están bajo su dirección los

supervisores de campo, calculistas, dibujantes, topógrafos, caporales y

obreros. Supervisa las actividades en oficina o campo. La comunicación con

el personal es diaria y constante. Ubica al personal en sitio.

Cálculo y dibujo: Los calculistas y dibujantes se encargan de hacer

todos los cálculos y dibujos de uno o varios proyectos. Reciben la

información de campo a través del coordinador.

Supervisores y Topógrafos: Son las personas que ejecutan el trabajo

de campo, es decir, miden el terreno.

Caporal y obreros: Es el personal que acompaña al topógrafo para

ejecutar el trabajo en campo. El caporal es el principal del grupo después del

topógrafo.

En muchas ocasiones las organizaciones afrontan el problema de

adaptar la estructura al personal que actualmente tiene disponible para

ejecutar el proyecto, por lo cual hará un balance entre la estructura ideal y la

que es capaz de funcionar según las características y capacidades del

personal disponible.

Por otro lado, el trabajo será ejecutado organizadamente en campo y

oficina. En los proyectos de topografía, constantemente se obtienen datos,

los cuales serán organizados, archivados, procesados, actualizados y/o

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representados según el siguiente modelo para organización de la

información:

Figura 21. Modelo para organización de la información. Fuente: Sandrea (2012)

Obtener datos: La adquisición o recolección de los datos se hace por

medio de mediciones directas o indirectas, ya sea de manera automática,

semi-automática o manual. El topógrafo o ingeniero hace las mediciones de

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campo y anotará en libreta croquis, datos y otras observaciones. En caso de

usar equipos modernos como estaciones totales para la medición de ángulos

y distancias, la información es almacenada en la memoria del equipo.

Base de datos: Existe en oficina una base de datos con toda la

información organizada de datos fundamentales de cada proyecto.

Estructurado y colocados en formatos desarrollados de acuerdo a

parámetros especificados en forma tal que se pueda procesar para obtener

los productos finales y además puedan ser utilizados por quién los necesite.

Bajo la supervisión del coordinador, los calculistas y dibujantes almacenan

toda esta información.

Organizar: La clasificación y ordenamiento de los datos es hecho por el

coordinador, calculista o dibujante.

Archivar: El almacenamiento de los datos ya sea en forma gráfica,

pictórica ó digital es realizado por el coordinador, calculista o dibujante.

Sistema de almacenamiento de fácil acceso: El sistema de

almacenamiento perme inventariar los datos de cada proyecto y ofrece

comodidad para acceder al historial digital de los trabajos pasados.

Procesar datos: El procesamiento de los datos crudos de campo es

realizado por los calculistas.

Actualizar datos: La puesta al día de los datos en relación al espacio y

el tiempo igualmente es realizada por los calculistas, en el caso de

actualización de dibujos, le corresponde al dibujante. El coordinador

supervisa el trabajo.

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Representación: La representación de los datos se hace de forma

gráfica, numérica o digital, de acuerdo a las especificaciones del cliente.

Integración de la información a través de un sistema de

información geográfica (SIG): Se integra la información espacialmente

relacionada que se produce en la empresa, mediante un Sistema de

Información Geográfica (SIG), a fin de satisfacer múltiples propósitos y

necesidades.

El diseño del SIG, es decir, la construcción de los modelos conceptual y

lógico para su creación, será realizado por el director principal con la ayuda

de los líderes de la empresa.

En el modelo conceptual y lógico se determinarán los usuarios, los

procesos, aplicaciones, base de datos, las interrelaciones y los productos

generados.

Se utilizará la interfaz de tipo web para la interacción del sistema. El

nivel gerencial realizará las consultas de manera interactiva, el director

técnico o coordinador ingresará la data al sistema.

Para la plataforma de computadoras de escritorio, dicha tecnología

presentará los siguientes requerimientos mínimos: procesador Pentium IV, de

2.8 Ghz de velocidad, disco duro de 80 gb, memoria RAM de 512 y monitor

de 17”.

Con respecto al software, se utilizará ArcGIS última versión.

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5.1.3 Fase III. Dirección

Figura 22. Modelo para la fase de Dirección. Fuente: Sandrea (2012)

Capacitación de personal

Motivación del personal

Asignación de gestión del personal

Retroalimentación

Participación efectiva en reuniones

PLANIFICACIÓN

ORGANIZACIÓN

DIRECCIÓN

EJECUCIÓN

CONTROL

Distribución de la información

Plan de tecnología

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Planificación: Se utiliza la planificación como herramienta para la

realización de los trabajos. Propone la solución de problemas específicos y

determina en que tiempo, cantidad y costo se obtendrán los resultados.

Ensambla todos los aspectos del proyecto en un plan que contempla: el

riesgo, los aspectos de calidad, las comunicaciones y todos los elementos

para su correcta ejecución; de forma que cumpla con las restricciones y

supuestos del proyecto, que sea eficiente y coherente con la realidad del

proyecto.

Organización: Se diseña una estructura formal para la ejecución de los

proyectos. Asimismo los proyectos son dirigidos organizadamente.

Dirección: Se manejan los distintos aspectos del funcionamiento de la

organización, vitales para que el proyecto cumpla con las necesidades de los

actores.

Asignación de gestión personal: Se manejan efectivamente grupos

de personas interactuando en la realización del proyecto, igualmente se

analizan las perspectivas de desarrollo personal y humano, las recompensas

psicológicas de la participación en equipos, en general, se busca la calidad

de vida laboral de los trabajadores.

Capacitación de personal: Identifica las competencias que el personal

del proyecto necesita desarrollar, por otro lado implementa planes de

capacitación al personal para mejorar los resultados del proyecto. La

formación programada se realiza según lo establecido en el plan de gestión

de personal, la formación no programada se realiza como resultado de

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observaciones, conversaciones y evaluaciones del rendimiento del proyecto

realizadas durante el proceso de control de la gestión del equipo del

proyecto.

Motivación del personal: Implementa planes de motivación para

mejorar el desempeño laboral de los trabajadores a través de estrategias

adaptadas a las necesidades de cada participante.

Plan de tecnología: Se cuenta con una estrategia de plan de

tecnología en desarrollo para adquisición de equipos, por otro lado, aplica un

programa de mantenimiento y calibración de equipos.

Distribución de la información: Se hace llegar la información

requerida a los miembros del equipo en el momento adecuado, llevando el

récord histórico de los sucesos en el proyecto y verificando que todas las

personas involucradas reciban la información preparada.

Participación efectiva en reuniones: Será una de las labores

primordiales del gerente de proyectos. Efectúa reuniones donde participan

personas relacionadas con el proyecto para expresar opiniones y tomar

decisiones en conjunto, se da el intercambio de información.

Retroalimentación: El gerente solicita periódicamente

retroalimentación del equipo, hace preguntas cómo. ¿Qué tal lo estoy

haciendo?, ¿cómo puedo mejorar mi liderazgo?, para logra esto establece un

ambiente de proyecto en el que las personas se sientan en libertad de

proporcionar retroalimentación sin temor a represalias.

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Ejecución: Implica coordinar personas y recursos, así como integrar y

realizar las actividades del proyecto, de acuerdo con el plan de gestión del

proyecto.

Control: Implementa seguimiento y control en el proyecto de forma

continua.

5.1.4 Fase IV. Control

Figura 23. Modelo para la fase de Control. Fuente: Sandrea (2012)

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Control del alcance: La unidad de control de proyectos hace

seguimiento a los posibles cambios en el alcance del proyecto. En caso de

existir un cambio en el alcance, se efectuará entre los clientes y proveedores

del mismo.

Control del cronograma: El proyecto en ejecución se compara con el

el cronograma establecido durante la fase de planificación.

Control del tiempo: Se controla la duración de las actividades a fin de

poder entregar al cliente el producto final del proyecto antes de la fecha límite

de entrega.

Control de costes: Se ejerce influencia sobre los factores que crean

variaciones y se controlan los cambios en el presupuesto del proyecto.

Control de calidad: Se supervisan los resultados específicos del

proyecto, para determinar si cumplen con los estándares de calidad

relevantes e identificar modos de eliminar las causas de un rendimiento

insatisfactorio.

Procedimientos de inspección: Se supervisa y se hace seguimiento

al avance para que la ejecución del proyecto vaya de acuerdo a la

planificación planteada al principio del mismo. Se mide el avance real y se

compara con el planificado. Incluye la recogida, medición y difusión de

información sobre el rendimiento, y la evaluación de llevar a efecto las

mejoras del proceso.

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Informar el rendimiento: Se recoge y distribuye información sobre el

rendimiento. Esto incluye informes de situación, medición del avance y

previsiones.

Mejora de la motivación: Será responsabilidad fundamental del

gerente de un proyecto la constante búsqueda del ambiente motivacional

adecuado al logro de resultados eficaces y eficientes.

Seguimiento y control de riesgos: Se realiza el seguimiento de los

riesgos identificados, supervisión de los riesgos residuales, identificación de

nuevos riesgos, se ejecutan planes de respuesta a los riesgos y evaluación

de su efectividad durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Análisis de resultados: Se comparan los resultados obtenidos hasta el

periodo, contra lo establecido en el plan de ejecución.

Acciones correctivas: La acción correctiva se lleva a cabo mediante

una combinación de las siguientes gestiones: Ajustar las situaciones físicas;

revisar la dirección, el adiestramiento y selección del personal del proyecto;

modificar los planes donde sea necesario; y mejorar el ambiente

motivacional.

6 Factibilidad de la propuesta

La aplicación de este modelo gerencial estará a cargo del gerente como

figura máxima de la empresa, el mismo debe ser responsable de la

distribución y acción eficiente de las herramientas y técnicas descritas,

velando por el fiel cumplimiento de todas las etapas del modelo.

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La aplicación de este modelo gerencial destinado a la mejora de la fase

de ejecución de los proyectos topográficos, proporciona una guía para el

efectivo funcionamiento de las actividades llevadas a cabo en dicha fase, así

como genera una eficiente administración que traerá mayores márgenes de

rendimiento y desarrollo profesional para los involucrados, destinando

mayores utilidades para las empresas.

Desde una perspectiva humana es factible ya que en su mayoría se

cuenta con el equipo de trabajo necesario para poner en marcha las

herramientas y técnicas detalladas. La gerencia, quien dará las directrices

para cumplir con los objetivos, hasta los equipos y unidades de trabajo, que

serán los encargados de llevar a cabo las actividades de la organización de

la ejecución en los proyectos topográficos.

Financieramente es igualmente factible, ya que se disponen de los

recursos mínimos económicos necesarios para proporcionar la orientación

requerida al personal, como clave del proceso planteado. La aplicación de

este modelo gerencial redundará en un ahorro en recursos de todo tipo.