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CAPÍTULO II FUNDAMENTACIÓN TEORICA
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CAPÍTULO II
FUNDAMENTACIÓN TEORICA
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CAPITULO II
FUNDAMENTACION TEORICA
1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
A continuación se muestran los antecedentes escogidos para apoyar
esta investigación sobre la variable de estudio evaluación de la
administración de materiales de la empresa CAMPRE.
En primer lugar, se tiene a Acosta, Fernández, Prieto y Rondón (2009),
con su investigación titulada: “Evaluación del proceso de inventario en la
empresa Inproalca”, la cual tuvo como propósito evaluar el proceso de
inventario en la empresa INPROALCA. Los basamentos teóricos se
fundamentan en los planeamientos de Chiavenato (2002), Tawfik (1999),
Kieso (1999) y López (2002) entre otros.
La investigación es evaluativa, descriptiva y de campo, y de tal forma
que se consideró a una población conformada por 13 personas distribuidas
en un director general (1), un contador administrativo (1), un operador de
automotores (1), un coordinador de proceso (1), un coordinador de almacén
(1), cuatro operadores de ensamble (4) y cuatro operadores de maquinas y
herramientas (4).
Luego de haber discutido los resultados se observó que la empresa
brinda un buen servicio, paralelo a ello se pudo detectar algunas fallas dentro
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de los procesos de ejecución, los cuales son necesarios plantearlos y aplicar
acciones correctivas para lograr un buen funcionamiento del mismo. Dentro
de esta investigación existen semejanzas en relación con la variable de
Administración de Inventarios, por tanto sirvió de guía para los basamentos
con respecto al contexto teórico del actual proyecto de investigación.
De la misma manera, Duran, Maestre y Larreal (2008), realizaron una
investigación que tuvo como objetivo la “Evaluación del sistema
administrativo de inventario de la empresa Ferreancla, C.A.”. Fundamentada
en los autores Chiavenato (1999), Heizer y Render (1997), Montalabos
(1999,) y Norasimham, Mc Leavey y Billington (1998).
Con relación a la metodología empleada fue evaluativo, descriptivo y de
campo. La población estuvo constituida por cuatro (4) empleados de la
empresa mencionada con anterioridad. Como técnica de recolección de
datos se utilizó la observación mediante encuesta a través de un cuestionario
dirigida a la población de estudio, el mismo consta de 52 ítems de múltiples
alternativas, el cual fue validado por un grupo de expertos.
Con relación a los resultados, estos revelaron que Ferreancla, C.A
reúne los recursos físicos necesarios para cubrir las metas, conduciéndose el
inventario hacia la consecución de las metas organizacionales, se manejan
los niveles de mercancía necesaria para cumplir las metas, se toman
decisiones en relación a los planes de inventario.
No realiza la separación en grupos de los artículos ni se le da mayor
importancia a los mismos basado en su costo, la organización tiene el
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conocimiento de su existencia en inventario teniendo registros de entrada y
salida de materiales.
Asimismo, se conoció que la mercancía no es contada con frecuencia
diaria o mensual, el sistema de distribución de inventario es combinado
tomando parte de los sistemas de múltiples jerarquías, sistema de planeación
de requerimientos de distribución y del sistema de asignación por
participaciones equitativas.
Asimismo, se tuvo que el sistema de compra es adecuado a sus
necesidades y que el mismo se cumple a cabalidad y el sistema de
distribución de inventario usado es aleatorio debido que se usan códigos de
barra así como se conoce la cantidad y ubicación de cada articulo.
Esta investigación ofreció aportes referentes a la planificación de
materiales, siendo este punto muy importante para la investigación que se
realiza ya que representa un procedimiento indispensable en la
administración de materiales.
De acuerdo con, Artin, Faria, García, y Oquendo (2007), en su
investigación titulada “Evaluación del sistema de control de inventario en el
departamento de refrigeración en Femsa Coca Cola, C.A”. Las bases
teóricas se fundamentaron en los siguientes autores: Chiavenato, 2001;
Stonner 1997; Cepeda 1997.
El tipo de investigación fue descriptiva. La población estuvo conformada
por 5 sujetos. La técnica aplicada para la recolección de datos fue la
observación directa tipo encuesta y el instrumento utilizado fue un
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cuestionario constituido por cincuenta y seis (56) preguntas.
Los resultados se analizaron aplicando la técnica de la distribución de
frecuencia y arrojaron que el sistema actual del control de inventario y los
tipos de control aplicados al mismo son eficientes en sus procesos, así como
las políticas, normas y procedimientos las cuales son acatadas por el
personal para el manejo de los equipos.
Esta investigación permitió apreciar la forma como se debe realizar una
evaluación del sistema de control de inventario para luego aportar
recomendaciones que le sirvan a la Empresa objeto de estudio para el
mejoramiento del proceso.
Así mismo, Quintero, Wuertter y Molero (2007) desarrollaron un estudio
de investigación titulado: “Evaluacion del Sistema Administrativo de
Inventario de la Empresa Disproimca C.A., Esta investigación tuvo como
objetivo general, evaluar el sistema administrativo de inventario de la
Empresa Disproimca C.A , el cual se sustentó teóricamente en los
planeamientos de Chiavenato (2001), Catácora (1997), Gómez (2005),
Gitman (2000), Catácora (1998), Harper (1998), Fogarty (2001), Stoner,
Freeman y Gilbert (1996).
La investigación es descriptiva, de campo y evaluativa. Se utilizaron tres
poblaciones conformadas por un supervisor, asistente y encargado;
empleados de Disproimca de la Ciudad de Maracaibo. El método de
recolección de datos fueron: una entrevista por cada persona de 45 items de
preguntas abiertas, instrumento validado por el Comité Académico de la
Facultad de Ciencias Administrativas.
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Una vez obtenidos los resultados se pudo comprobar la falta de espacio
que existe en el área de almacén, también se pudo apreciar que debido a
dicho espacio no se puede suministrar la mercancía necesaria y poder
satisfacer las necesidades del cliente, y por consiguiente no hay la vigilancia
necesaria sobre la entrega oportuna del producto. Finalmente, se recomienda
estimar las necesidades en cuanto a inventarios se refiere, y lo constituye el
presupuesto o pronóstico de ventas, así como también colocar la orden de
compras y mantener la vigilancia necesaria sobre la entrega oportuna del
material buscando precaución contra la aplicación indebida de los activos.
Esta investigación permitió conocer el proceso o sistema administrativo
de inventario para luego aportar recomendaciones que le sirvan a la Empresa
objeto de estudio para el mejoramiento del proceso
Finalmente, Aguilar, Machado y Rangel (2007) realizaron una
investigación titulada “Evaluación del Sistema de Inventario en Lancarina
C.A”. Como basamentos teóricos fundamentales los planteamientos de
Stoner (2001), Walter (1996), Sipper y Bulfin (1999), Díaz (2002), Fogarty
(1999), Catacora (1996), Render y Heizer (2006), Cantu (2002).
Metodológicamente la investigación es descriptiva, de campo y de
evaluación. La población estuvo conformada por seis (6) personas
empleados de la empresa Lancarina C.A. del municipio San Francisco,
Estado Zulia. Y se utilizó un censo poblacional. El método de recolección de
datos fue una entrevista estructurada con respuestas dicotómicas
semiabiertas de cincuenta y una (51) preguntas. El instrumento fue validado
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por el Comité Académico de la Facultad de Ciencias Administrativas Y
Contables de la Universidad Rafael Belloso Chacín.
Una vez obtenidos los resultados se pudo comprobar la falta de
evaluación en el sistema de inventarios; en cuanto a la recepción de
mercancía, se establece la falta de cumplimiento de los proveedores, así
como la falta de interés administrativo al no gestionar las mercancías con
suficiente anticipación, descuido en los almacenes ya que dejan pasar por
alto las fechas de vencimiento de las mercancías.
Cabe acotar, que según los costos de gestión se puede concluir que la
empresa obtiene ciertas fallas en dichos costos por, no poseer un personal
calificado para tal función; la empresa LANCARINA C.A., no ha adiestrado a
su personal para el manejo de sus inventarios, al igual que no posee un
proceso de evaluación adecuado. Finalmente se recomienda mejorar su
proceso de recepción de mercancía estableciendo normas, nuevos procesos
y políticas para la adquisición de la misma; así como determinar y evaluar las
relaciones comerciales con sus proveedores. Establecer un control estricto
sobre las mercancías, minimizar los costos de los inventarios, adiestrando al
personal.
La investigación antes mencionada, se asemeja con la actual
investigación, ya que la misma tiene como finalidad Evaluar la administración
de los inventarios de materiales. Los antecedentes descritos sirven de
soporte a la presente investigación, pues a partir de los mismos, se
fundamenta el marco teórico y la construcción del respectivo instrumento que
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permite medir la variable objeto de estudio. Esta investigación, tiene como
aporte principal, ser una guía al momento de recomendar sobre algún
proceso que no se haya ejecutado correctamente para así tomar los
correctivos necesarios.
2. BASES TEORICAS
Dentro del presente capítulo se presentan aspectos teóricos
conceptuales, que permiten a la investigación ubicarse dentro del campo
específico tratado, en este caso referido a la evaluación de la administración
de materiales en la empresa CAMPRE C.A.
2.1. DEFINIR EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Según lo planteado por Munich y García, (2006, p. 152), define el
proceso administrativo como un “Conjunto de fases o etapas sucesivas a
través de las cuales se hace efectiva la administración, mismas que se
interrelacionan y forman un proceso integral”
De la misma forma Rodríguez (2002, p. 90), establece que “Las
funciones fundamentales, planeación, organización dirección y control son
los medios por los cuales se administra un gerente”.
Basado en los conceptos estudiados el proceso administrativo lo
comprenden la planeación, organización, dirección y control, y que dichas
funciones se deben interrelacionar para lograr la administración efectiva y
eficaz de la organización, de este proceso no escapa la administración de
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materiales, tema de estudio de esta investigación, debido a que es un asunto
que interesa a cualquier empresa o negocio, pues sin éste, no se podría
llevar a cabo ninguna operación.
El hecho que haya un inventario no agrega valor al producto, pero sí
añade utilidad en el uso, los inventarios agregan al mismo, utilidad de tiempo,
lugar y cantidad, ya que el artículo que no se encuentra en algún lugar
determinado, en el tiempo requerido y en la cantidad solicitada, tiene pocas
posibilidades de consumo, por ello se estudia en detalle las funciones del
proceso administrativo para visualizar su importancia en la administración de
materiales, objeto de este estudio.
2.1.1. PLANEACION
La primera etapa o fase en el proceso administrativo es la planeación
que según los autores Stoner, Freeman y Gilbert (2006, p. 287), la definen
como:
La forma concreta de la toma de decisiones que aborda el futuro específico que los gerentes quieren para sus organizaciones: la planificación no es un solo hecho, con un principio y un final claro, es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente en torno a cada organización y se adapta a ellos.
Por otro lado, para Robbins y Coulter (2005, p. 158), "La planeación
consiste en definir las metas de la organización, establecer una estrategia
general para alcanzarlas y trazar planes exhaustivos para integrar y
coordinar el trabajo de la organización.” La Planeación se ocupa tanto de los
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fines (que hay que hacer) como de los medios (como hay que hacerlo). La
planeación es formal o informal. En la planeación formal se definen metas
específicas que abarcan varios años. Estas metas se escriben y participan a
los integrantes de la organización.
En consecuencia, se puede decir que la planeación comienza por
establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de
la mejor manera posible, determina donde se pretende llegar, que debe
hacerse, como, cuando y en que orden se debe hacer.
2.1.2. ORGANIZACIÓN
La segunda etapa en el proceso administrativo es la Organización que
para Stoner, y otros (2006, p. 345):
Es un proceso gerencial permanente. Las estrategias se pueden modificar, el entrono organizacional puede cambiar y la eficacia y eficiencia de las actividades de la organización no están siempre al nivel que los gerentes querrían, sea que constituyen una organización nueva, que juegan con una organización existente o que cambian radicalmente el patrón de las relaciones de una organización”, los gerentes dan cuatro pasos básicos cuando empiezan a tomar decisiones para organizar.
Por otro lado, para Robbins y otros (2005, p. 234) " La Organización se
define como el proceso de crear la estructura de una organización. Ese
proceso es importante y sirve para muchos propósitos”. El desafió para los
gerentes es diseñar una estructura organizacional que permita a los
empleados realizar su trabajo con eficiencia y eficacia. La estructura
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organizacional es la distribución formal de los empleos dentro de una
organización. El diseño organizacional es el proceso que involucra
decisiones sobre seis elementos clave: especialización del trabajo,
departamentalización, cadena de mando, amplitud de control, centralización,
y descentralización, y formalización.
En tal sentido, organizar es el proceso de asignar derechos y
obligaciones y coordinar los esfuerzos del personal en la obtención de los
objetivos de la organización. Este proceso presenta por tanto, dos facetas:
Establecer la estructura y coordinar. Una vez identificados los objetivos y la
estructura durante la planificación, la organización debe determinar quién va
a ser que cosa y cómo va a hacer la coordinación dentro y entre los
departamentos de la misma.
2.1.3. DIRECCIÓN
Para Stoner, y otros (2006, p. 482) “la dirección es el proceso mediante
el cual se da un esfuerzo administrativo para que la gente se concentre en
las metas de la organización”, mientras que para Aristeguietea (2004, p.
108), “la dirección es el proceso administrativo mediante el cual las acciones
de la gente se guían hacia las metas comunes de la empresa”.
Este proceso supone la integración y alineación de todas las funciones
(mercadeo, operaciones, finanzas y recursos humanos) y de todos los
componentes (Estrategias, estructura, sistemas, gentes habilidades
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organizacionales, estilo gerencial y cultura) para el logro de los objetivos y
metas de la empresa.
En relación a las definiciones de estos autores, la dirección es un
mecanismo mediante el cual se orienta al personal de la organización,
basándose en normas y procedimientos establecidos, para lograr los
objetivos y metas establecidas dentro de la organización.
2.1.4. CONTROL
Según Stoner, y otros (2006, p. 610), “el control administrativo es el
proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las
actividades proyectadas. El control esta mas generalizado que la
planificación y sirve a los gerentes para monitorear la eficacia de sus
actividades de planificación, organización y dirección”.
Por su parte Robbins y otros (2005, p. 458) definen el control como:
El proceso que consiste en supervisar las actividades para garantizar que se realice según lo planeado y corregir cualquier desviación significativa. Todos los gerentes deben participar en la función del control, aunque sus unidades se este desempeñando según lo planeado. Los gerentes no queden saber en realidad si sus unidades tienen un desempeño adecuado sino hasta que evalúen que actividades se han llevado a cabo y comparan el desempeño real con la norma deseada. Por ello, el control es una etapa primordial en la administración, pues,
aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura
organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá
verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un
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mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los
objetivo.
2.2. DEFINIR INVENTARIO DE MATERIALES
Según Riggs (2007, p. 475) enuncia que “el inventario es un recurso
ocioso, disponible cuando se le necesita pero sujeto a costos de almacenaje.
Su finalidad principal es aislar la producción de la demora causada por falta
de materiales, influye también en la estabilidad del trabajo, en la satisfacción
del cliente, en los requisitos del manejo de materiales y en la política de
compras.”
Por su parte, Chase, Jacobs, Aquilano (2004, p. 607) refieren:
Un inventario constituye la cantidad de existencias de un bien o recurso cualquiera usado en una organización. El inventario para la producción se refiere a los bienes que contribuyen al producto que fabrica la empresa o que forman parte de el. El inventario para la producción normalmente se divide en materias primas, productos terminados, componentes, abastos y materiales en proceso.
En tal sentido, el inventario de materiales es el conjunto de materiales,
componentes y artículos terminados o en proceso que tiene la empresa y
que puede comercializar, en un periodo económico determinado
2.3. TIPOS DE INVENTARIO DE MATERIALES
En el estudio de tipos de inventario se consigue una variada forma de
clasificarlos, En primer lugar los inventarios pueden encontrarse en el
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sistema de transporte, entre los puntos de producción o almacenamiento, ya
que el transporte no es instantáneo, se dice entonces de los inventarios en
transito.
El inventario regular, activo o cíclico necesario para satisfacer la
demanda media durante el tiempo entre aprovisionamientos sucesivos, el
inventario de seguridad que surge como protección ante la variabilidad de la
demanda y del tiempo de reaprovisionamiento, el inventario para la
suavizado de la producción o suavizado de los aprovisionamientos,
inventarios por lotes económicos de producción, inventario por procesos
desacoplados, todos ellos son tipos de inventario.
Esta investigación se enfoca desde el punto de vista de su estado
dentro del proceso productivo, es decir las materias primas, los
componentes, los productos en proceso o trabajo en proceso y los bienes
terminados.
2.3.1. INVENTARIO DE MATERIAS PRIMAS
Nahmias, (2006, p.186) en su obra Análisis de la Producción y las
Operaciones y dentro de la clasificación de los inventarios define las
materias primas como “Recursos que requiere la actividad de producción o
procesamiento de la empresa”
Para Heredia Viveros (2001, p. 119) las materias primas “Comprende
todas clases de materiales comprados por el fabricante y que pueden
someterse a otras operaciones de transformación o manufactura antes de
que se puedan vender como producto terminado”.
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En consecuencia las materias primas comprenden los elementos
básicos o principales que entran en la elaboración del producto. En toda
actividad industrial concurren una variedad de artículos y materiales, los que
serán sometidos a un proceso para obtener al final un artículo terminado o
acabado.
A los materiales que intervienen en mayor grado en la producción se les
considera Materia Prima, ya que su uso se hace en cantidades los
suficientemente importantes del producto acabado. La materia prima, es
aquel o aquellos artículos sometidos a un proceso de fabricación que al final
se convertirá en un producto terminado.
2.3.2. INVENTARIO DE COMPONENTES
Para Nahmias (2006, p.186) los componentes son “Artículos que
todavía no han sido terminados en el proceso de producción. A los
componentes a veces se les llama subgrupos”
Según Heredia (2001, p. 119)
El inventario de componentes o suministros lo comprenden las materias primas secundarias, artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la industria, así como también los materiales y artículos de reparación y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos.
2.3.3. INVENTARIO DE PRODUCTOS O TRABAJO EN PROCESO Nahmias (2006, p.186) define que trabajo en proceso es el “Inventario
que espera en el sistema para procesarse o ser procesados. Los inventarios
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de trabajo en proceso incluyen los de componentes, y también pueden ser
incluidos algunos de materias primas”. El nivel del inventario de trabajo en
proceso con frecuencia se usa como medida de la eficiencia de un sistema
de programación de la producción.
Mientras que para Heredia (2001, p. 119):
El inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos que se utilizan en el actual proceso de producción, es decir son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de producción en un momento determinado.
El inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o
elementos que se utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son
productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado
intermedio de producción y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos
indirectos inherentes al proceso de producción en un momento dado.
Una de las características del inventarios de producto en proceso es
que va aumentando el valor a medida que se es transformado de materia
prima en le producto terminado como consecuencia del proceso de
producción.
2.3.4. INVENTARIO DE BIENES TERMINADOS
Nahmias (2006, p. 187) indica que los “bienes terminados, también
llamados artículos terminados o artículos finales, son los productos finales
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del proceso de producción.” Durante la producción se agrega valor al
inventario en cada nivel de la operación de manufactura, que culmina con los
artículos terminados.
Para Heredia (2001) p. 118 “El inventario de productos terminados son
todas las mercancías que un fabricante produce para vender a su
cliente”.Los productos terminados lo componen los artículos transferidos por
el departamento de producción al almacén de productos terminados por
haber estos; alcanzado su grado de terminación total y que a la hora de la
toma física de inventarios se encuentren aun en los almacenes, es decir, los
que todavía no han sido vendidos. El nivel de inventarios de productos
terminados va a depender directamente de las ventas, es decir su nivel esta
dado por la demanda.
2.4. ADMINISTRACION DE MATERIALES
Es la herramienta indispensable para toda empresa ya que nos permite
controlar el flujo de materiales desde su recepción hasta su aplicación, con el
fin principal de conocer las unidades en existencia del material y evitar malos
manejos o aplicaciones indebidas.
“Se define la administración de materiales como un conjunto de
técnicas que nos permite controlar el flujo de materiales en la organización
desde que se reciben los insumos hasta la entrega de los productos
terminados a los clientes”. Colmenares (22-06-11).
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En base a lo anterior se puede definir la administración de materiales
como el proceso de planificar la adquisición de materiales, organizarlo de
manera que permita disponerlo en el momento y lugar preciso y a su vez
dirigir y controlar para que dicho proceso sea efectivo y genere valor
agregado a la empresa u organización.
La administración de materiales consiste en establecer, poner en efecto
y mantener, las cantidades más ventajosas de materias primas, materiales
en proceso y productos, empleando para tal fin, las técnicas, procedimientos
y programas más convenientes a las necesidades de una empresa.
En este sentido, se debe apalancar en el proceso administrativo
conformado por la planeación, organización dirección y control. Al hablar de
planeación dentro de la administración de materiales, se debe entender
forzosamente que hay que fijarse metas que encaminen y dirijan a lograr los
objetivos de un departamento de compras y lógicamente de la empresa
misma.
Luego esta la organización que es la necesidad básica de conocer
perfectamente los objetivos de la empresa, para el logro de los objetivos
planteados en la planeación. En este caso aparece, la división del trabajo,
pero perfectamente sincronizada para lograr la meta fijada.
Así mismo, en un departamento de compras debe existir un vínculo
dinámico y evolutivo, gracias al cual, los gerentes comunican constantemente
lo que desean en la forma que esperan que motiven a los subalternos a
apoyar planes y objetivos de la empresa, esto mediante la dirección.
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Finalmente se puede decir que el control no es posible si no existen
estándares o normas de alguna manera prefijados; será más efectivo cuanto
más precisas y cuantitativas sean tales estandarizaciones. También, es un
medio y no un fin en sí mismo. Un sistema de control sólo debe establecerse
si el trabajo y el gasto, se justifican frente a los beneficios que de él se
esperan. El control administrativo es mucho mejor cuando en los casos en
que no se logró lo previsto, más que en los resultados que se obtuvieron de
acuerdo a lo planeado.
Es indispensable que en cualquier departamento de compras exista un
manual que permita llevar a cabo el proceso de comprar para cumplir con las
funciones de control. Para sustentar lo antes mencionado definimos a
continuación las etapas del proceso administrativo.
2.5. OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES
Para Riggs (2005, p. 434) “el objetivo del sistema es tener los
materiales adecuados en cantidad suficiente, en el lugar debido y en el
momento oportuno. Los problemas surgen cuando se trata de decidir cuales
son los materiales adecuados, en que cantidad se requieren como se van a
tener y cuales es el mejor momento para hacerlo”.
“El Objetivo de la Administración de materiales es conciliar o equilibrar
los siguientes objetivos: Maximizar el servicio al cliente, maximizar la
eficiencia de las unidades de compra y producción, minimizar la inversión en
inventarios”. Colmenares (22-06-11).
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Se establece entonces que el objetivo de la administración de
materiales consiste en asegurar la competitividad y supervivencia, logrando
el suministro confiable, oportuno y a costo competitivo, de los materiales,
equipos e insumos, requeridos para cumplir los objetivos y misión de la
empresa.
2.6. FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES.
Las funciones de la administración de materiales están referidas al
conjunto de actividades realizadas generalmente dentro del
departamento de compras o logística.
Según Riggs (2005, p. 434):
Las funciones de administración de materiales son: Compras, control de inventario y manejo de materiales. Las compras tienen la obligación de sacar el mayor provecho de los desembolsos en suministros, para ello, se estudian las cualidades de las solicitudes internas de compra y se observan con cuidado las tendencias externas para determinar la dirección de los precios, los servicios y la calidad. Además de la vigilancia, el departamento de compras coordina las rutinas administrativas para emitir órdenes de compra, seguir los procesos de la entrega y pasar por los materiales recibidos.
Para Vollmann, Berry, Whybark, Jacobs (2005 p. 145), “una versión en
inventario permite desacoplar operaciones sucesivas o anticipar cambios en
la demanda. El inventario también permite producir bienes a alguna distancia
del cliente real. Hay cuatro tipos de inventarios que realizan estas funciones.”
(a) El Inventario de transito, para transportar mercancías de una
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localidad a otra. Estos inventarios son también conocidos como inventarios
de tubería. La gerencia puede influir la magnitud del inventario en transito
cambiando el diseño del sistema de distribución.
(b) El inventario cíclico existe cuando las órdenes se hacen en
cantidades mayores de las necesarias para satisfacer los requerimientos
inmediatos.
(c) El inventario de seguridad suministra protección contra
irregularidades o incertidumbre en la demanda u oferta, esto es, cuando la
demanda excede lo pronosticado o cuando el tiempo de reabastecimiento es
mas largo de lo anticipado. El inventario de seguridad asegura que la
demanda del cliente puede satisfacerse de inmediato y que los clientes no
tendrán que esperar mientras sus órdenes van a la producción atrasada.
(d) El inventario de anticipación es necesario para productos con
patrones estaciónales de demanda y suministro uniforme. Los inventarios de
anticipación se preparan de antemano y se vacían durante los periodos de
demanda pico.
2.6.1. COMPRAS
Las compras comprenden un proceso complejo que va más allá de la
negociación y del trámite burocrático. Con una buena gestión de compras la
empresa consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad,
y obtener beneficios empresariales directos, pues la gestión de compras y
aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga éxito o fracaso.
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En tal sentido para Heredia (2001, p. 118):
Las compras o adquisiciones, como suelen ser llamadas en algunas organizaciones, se tornan en el elemento fundamental para el desarrollo productivo, ya que se convierten en la fuente de abastecimiento, que finalmente alimenta y soporta el engranaje competitivo de los diferentes productos que mas tarde se ofertan en el mercado. Mientras que para Riggs (2005, p. 435), la función de compras es “el
punto de contacto entre una empresa y sus proveedores”. Por el lado del
proveedor, la empresa es considerada como un cliente, de manera que es
atendida por el cuerpo de vendedores del proveedor y es susceptible a sus
estrategias de mercadotecnia. Por el otro lado el departamento de compras
funciona como vigilante, bolsa de compensación y conducto para abastecer
los materiales necesarios para mantener la producción.
En este sentido, compras en el proceso de localización y selección de
proveedores, adquisición de productos, materias primas, componentes o
artículos terminados, luego de negociaciones sobre el precio y condiciones
de pago, así como el acompañamiento de dicho proceso para garantizar su
cumplimiento de las condiciones pactadas.
2.6.1.1. RELACIÓN DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS CON OTRAS
UNIDADES.
Para Riggs (2005, p. 435), El funcionamiento eficiente requiere un flujo
constante y confiable de información entre los departamentos interesados. A
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continuación se indica la relación de la estructura de compras con otras
partes del sistema de producción.
Compras es una función de servicio que apoya las actividades de otras
operaciones. La información de mercadotecnia indica la cantidad de
producción que se prevé. Se necesitan pronósticos confiables porque se
necesita un tiempo considerable para revisar y procesar requisiciones,
seleccionar proveedores, emitir órdenes de compra y lograr las entregas.
Los departamentos de producción e Ingeniería son el lugar de destino
de la mayor parte del flujo de materiales y el punto donde se inician la
mayoría de las solicitudes de esos materiales. Dos viejos hábitos definen a
las transacciones entre compras y producción.
El primero es un complejo de ardilla que induce a los gerentes de
producción a acumular suministros, lo cual limita la probabilidad que el
trabajo se retrase debido a una escasez de partes o materiales, pero da lugar
a un gran inventario sujeto a daño, perdido u obsolescencia.
El segundo es un complejo de marca X, una preferencia por una
determinada marca que ha proporcionado un buen servicio. Hay buenas
bases para esta manera de pensar, porque el comportamiento anterior es
una buena indicación de la futura satisfacción. La dificultad estriba en que
continuamente se están descubriendo nuevos productos y la lealtad a una
sola marca impide que se reconozca una calidad igual y hasta superior a un
precio mas bajo.
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En cuanto al departamento Legal, los aspectos legales requieren
atención siempre se celebran convenios obligatorios entre la empresa y el
proveedor. Para la mayoría de las compras de rutina se dispone de formas
estándar cuya legalidad ya ha sido verificada. Los contratos más importantes
y de más larga vigencia, en los cuales se estipulan condiciones especiales,
exigen una revisión legal cuidadosa para asegurarse que ambas partes
entiendan sus responsabilidades.
El personal de recepción informa acerca de la calidad y la cantidad de
los suministros recibidos. Compras usa esa información para evaluar el
servicio de los proveedores. Cuando los embarques se demoran, compras
inicia el contacto con los proveedores para determinar el estado de avance.
Se negocian reembolsos o rebajas cuando las remesas fueron dañadas en
transito. Una vez que recepción ha aceptado un embarque, este es
desembalado y trasladado a las instalaciones de producción a las áreas de
almacenamiento e inventario.
El departamento de contabilidad paga las remesas una vez que se le ha
notificado su aceptación. La notificación oportuna es necesaria para
aprovechar las ventajas de los descuentos por pronto pago. Las medidas
tomadas para apresurar las entregas o para asegurar el reembolso si el
embarque resulto dañada deben ser notificadas también, porque contabilidad
maneja el papeleo interno de los registros de inventario, la revisión de
facturas y otros detalles financieros de las transacciones con materiales.
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2.6.1.2. PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS. Según Riggs (2005, p. 437) El ciclo de compras da comienzo con la
decisión de comprar materiales y termina cuando el material es aceptado por
la unidad que dio lugar a la orden de compra Las responsabilidades por la
compra abarcan de uno a otro extremo e incluyen muyos procedimientos
intermedios. La sucesión siguiente de actividades de compra describe
algunas de las operaciones más importantes.
(A) RECEPCIÓN DE LAS REQUISICIONES. La requisición de compra es el documento formal para solicitar al
Departamento de Compras la adquisición de cualquier producto o material,
es el documento interno de la compañía que sustenta e identifica las
necesidades de materiales de un empleado de la compañía. En este sentido
plantea Riggs (2005, p. 437), “Las requisiciones de compra son emitidas por
el personal de todas las áreas funcionales de la empresa. Las formas de
requisición contiene información acerca de que y cuantas partidas se
necesitan, cuando se deben estar disponibles y quien esta haciendo la
solicitud.
(B) REVISIÓN DE LAS REQUISICIONES. La Revisión de las requisiciones es el proceso administrativo mediante
el cual se verifica en primer lugar que la requisición cumpla con todos los
37
recaudos o requisitos establecidos en el formato, así mismo analizar las
mejores opciones para colocar la orden de compra, encontrar los mejores
precios entre otras funciones.
En este orden de ideas Riggs (2005, p. 437), plantea los siguiente
“Desde el punto de vista de las compras, el análisis de valores representa un
cambio un tanto reciente de concentrase en hallar el mejor precio de cierta
partida a encontrar el costo mas bajos de cualquier partida que satisfará una
determinada función. Normalmente compras no tiene autoridad para sustituir
o modificar los materiales designados por las unidades de operación, pero si
esta obligado a poner en duda las requisiciones y a sugerir alternativas
capaces de lograr mejores precios.
El método basado en la ingeniería de valores identifica tres tipos de
valores, cada uno de los cuales tiene una relación clara con el costo y la
función:
(a) Valor de uso, medida monetaria de las cualidades de un artículo que
contribuyen a su rendimiento.
(b) Valore de estimación. Medida monetaria de las propiedades de una
partida que contribuyen a su posibilidad de ser vendida o la conveniencia de
tenerla.
(c) Valor de intercambio. Medida monetaria de las cualidad es y
propiedades de una partida que le permiten ser intercambiada por alguna
otra cosa.
38
(C) SELECCIÓN DE PROVEEDORES
La selección de proveedores es la decisión clave en los centros de
administración de adquisiciones, para tomar en cuenta a un proveedor se
debe de ver si con los productos o materia prima que ofrece van a tener un
alto impacto positivo en la productividad, calidad y competitividad. Por
consiguiente, la decisión sobre la selección del proveedor es la decisión más
importante que se puede hacer en el departamento de compras.
Respecto a esto Riggs (2005, p. 437), menciona “Las fuentes de
suministro tienen su origen en los contactos con el personal de ventas, los
anuncios en los diarios comerciales, las descripciones de productos en las
guías del comprador, la correspondencia, los recorridos de inspección de las
fábricas y la experiencia con los productos de unos proveedores. A partir de
estas fuentes se confecciona una lista de proveedores aprobados. La lista se
elabora clasificando a los proveedores en cuanto a la calida de sus
productos, sus precios, sus servicios y la confiabilidad de las entregas.
(D) COLOCACIÓN DE LOS PEDIDOS
La rutina normal del departamento de compras para procesar las
requisiciones individuales se modifica cuando se trata de compras muy
grandes, muy pequeñas o continuas. Las adquisiciones importantes de
maquinas especiales de instalaciones de producción a gusto del usuario son
contratos de una sola clase. A menudo se solicitan cotizaciones para toda la
39
inversión: diseño, construcción e instalación. Se efectúan negociaciones con
varios proveedores en potencia y por lo general se prolonga durante un
tiempo considerable, porque las especificaciones del activo raramente se
confirman mientras no se hayan explorado los recursos del proveedor.
(E) REGULACIÓN DE LOS PEDIDOS. Los pedidos importantes o prologados son verificados por compras en
forma rutinaria para determinar si las entregas previstas se apegan al
programa. Las dificultadas de producción que tienen el proveedor y las
ordenes de cambio por parte de la propia empresa pueden en ocasiones
colocar al agente de compra en situación incomoda. Los programas internos
de producción se pueden alterar en ocasiones, a veces el proveedor puede
retrasarse en algunas entregas a fin de concentrarse en demandas más
importantes. En fin la clave de la coordinación esta en mantener canales
abiertos de comunicación dentro de la empresa y con el proveedor. El
departamento de compras actúa como conmutador.
(F) RECEPCIÓN DE LOS PEDIDOS. La recepción de una cantidad contratada, en estado aceptable, es la
seña para completar la operación de compra. Se consolidan los registros de
la compra y se efectúa el pago. Tal vez el precio final este sujeto a
descuento, sea comercial, por volumen de compra o por pago del contado.
40
2.6.2. CONTROL DE INVENTARIO.
Álvarez (2001, p. 122) señala que:
Dentro del amplio panorama que involucra el manejo de inventarios, es imposible olvidarse del planeamiento de la existencia de métodos de control, que garanticen de alguna manera, que los inventarios no se van a salir de control y que en todo momento se puede hacer una referencia real a los mismos casi con el cien por ciento de certeza . Desde este interesante punto de vista y para tal fin se han estructurado
dos acertadas metodologías, que facilitan los procesos de seguimiento y
control en esta área tan importante dentro del aspecto productivo en las
empresas como son el control operativo y el control contable, esta
investigación se enfocara al aspecto productivo.
2.6.2.1. NIVEL OPTIMO DE INVENTARIO
Para lograr la eficiencia en el manejo de la materia prima, y que el
producto final tenga un costo adecuado por este concepto, cada empresa
debe fijar una política para el manejo de los inventarios, teniendo en cuenta
las condiciones en las cuales desarrolla su objeto social.
Una política eficiente de inventarios es aquella que planea el nivel
óptimo de la inversión en inventarios y mediante el control se asegura de que
los niveles óptimos si se cumplen. El nivel optimo de Inventario es aquel que
permite satisfacer plenamente las necesidades de la empresa con la mínima
inversión.
41
2.6.2.2. SISTEMAS PARA EL MANEJO DE INVENTARIOS Heizer y Render (2004, p. 453), Los administradores de operaciones
establecen sistemas para el manejo de inventarios. En esta sección
analizamos brevemente dos aspectos de tales sistemas: 1. Cómo clasificar
los artículos del inventario (conocido como análisis ABC) y 2. Cómo
mantener registros precisos del inventario. Después se estudiara el control
del inventario del sector de servicios.
(A) EL MÉTODO ABC, EN LOS INVENTARIOS
Heizer y Render. (2004, p. 453), El análisis ABC divide el inventario que
se tiene en tres grupos según su volumen anual en dólares. El análisis ABC
es una aplicación de lo que conocemos como principio de Pareto. Este
principio establece que hay “pocos artículos importantes y muchos triviales”.
La idea consiste en establecer políticas de inventario que centren sus
recursos en los pocos artículos importantes del inventario y no en los muchos
triviales. Resulta poco realista dar seguimiento a los artículos baratos con el
mismo cuidado que los artículos costosos.
Con el fin de determinar el volumen anual en dólares para el análisis
ABC, se mide la demanda anual de cada artículo en el inventario y se
multiplica por su costo por unidad. Los artículos con un alto volumen anual en
dólares pertenecen a la clase A. Aunque estos artículos constituyan sólo un
15% de todos los artículos del inventario, representarían entre 70 y 80% del
42
uso total en dólares. Los artículos del inventario en la Clase B son aquellos
con un volumen anual en dólares intermedio.
Éstos representan alrededor de 30% de todos los artículos del
inventario y entre 15 y 25% de valor total. Por último, los de bajo volumen
anual en dólares pertenecen a la Clase C y representan sólo 5% del volumen
anual en dólares, pero casi 55% de los artículos en el inventario.
Otros criterios, además del volumen anual en dólares, determinan la
clasificación de artículos. Por ejemplo, cambios anticipados de ingeniería,
problemas de entrega, problemas de calidad o el alto costo unitario señalan
la necesidad de cambiar los artículos a una clasificación más alta. La ventaja
de dividir en clases los artículos del inventario es que permite establecer
políticas y controles para cada clase.
Las políticas que se basan en el análisis ABC incluyen:
(a) Los recursos de compras que se dedican al desarrollo de
proveedores deben ser mucho mayores para los artículos A que para los
artículos C.
(b) Los artículos A, a diferencia de los B y C, deben tener un control
físico mucho más riguroso; quizá deban colocarse en áreas más seguras y
tal vez la exactitud de los registros de los artículos A debe verificarse con
más frecuencia.
(c) El pronóstico de los artículos A merece más cuidado que el de
otros.
43
(d) Mejores pronósticos, control físico, confiabilidad en el proveedor y,
en última instancia, una reducción en los inventarios de seguridad sería el
resultado de políticas de una administración de inventarios adecuada. El
análisis ABC sirve de guía para desarrollar estas políticas.
Este consiste en efectuar un análisis de los inventarios estableciendo
capas de inversión o categorías con objeto de lograr un mayor control y
atención sobre los inventarios, que por su número y monto merecen una
vigilancia y atención permanente.
El análisis de los inventarios es necesario para establecer tres (03)
grupos de productos: el A, B y C. Los grupos deben establecerse con base al
número de partidas y su valor. Generalmente el 80% del valor del inventario
está representado por el 20% de los artículos y el 80% de los artículos
representan el 20% de la inversión.
Los artículos “A” incluyen los inventarios que representan el 80% de la
inversión y el 20% de los artículos, en el caso de una composición 80/20. Los
artículos “B”, con un valor medio, abarcan un número menor de inventarios
que los artículos “C” de este grupo y por último los artículos “C”, que tienen
un valor reducido y serán un gran número de inventarios.
Este sistema permite administrar la inversión en tres categorías o
grupos para poner atención al manejo de los artículos “A”, que significan el
80% de la inversión en inventarios, para que a través de su estricto control y
vigilancia, se mantenga o en algunos casos se llegue a reducir la inversión
en inventarios, mediante una administración eficiente.
44
Por otro lado, según Gitman (2000), es una clasificación que relaciona
el volumen en el costo de los productos y los clasifica en categorías los
cuales son: A, que incluye los artículos mas costosos que por su alto valor
adquisitivo, por su valor en el inventario, por su utilización como material
critico o debido a su aporte directo a las unidades, merecen un 100% de
estricto control.
B, que comprenden aquellos artículos que por ser de menor costo valor
e importancia, su control requiere menor esfuerzo y mas bajo costo
administrativo.
C, integrado por los artículos de poco valor, poca inversión, poca
importancia para la venta y producción, que solo requiere una simple
supervisión sobre el nivel de existencia para satisfacer las necesidades de
ventas y producción.
(B) DETERMINACIÓN DEL PUNTO DE REORDEN
Como transcurre algún tiempo antes de recibirse el inventario ordenado,
el director de finanzas debe hacer el pedido antes de que se agote el
presente inventario considerando el número de días necesarios para que el
proveedor reciba y procese la solicitud, así como el tiempo en que los
artículos estarán en tránsito.
El punto de reorden se acostumbra a manejar en las empresas
industriales, que consiste en la existencia de una señal al departamento
encargado de colocar los pedidos, indicando que las existencias de
45
determinado material o artículo han llegado a cierto nivel y que debe hacerse
un nuevo pedido.
Existen muchas formas de marcar el punto de reorden, que van desde,
una señal, papel, tarjeta, o una requisición colocada en los casilleros de
existencias o en pilas de costales, y las mismas indican, que debe hacerse
un nuevo pedido, hasta las formas más sofisticadas como lo es llevar las
existencias del inventario a través de programas de computadora.
(C) EXISTENCIAS DE RESERVA O SEGURIDAD DE INVENTARIOS
Para Mujica, Galindez, Pérez, La Rosa y Carabali (10-06-08) La
mayoría de las empresas deben mantener ciertas existencias de seguridad
para hacer frente a una demanda mayor que la esperada. Estas reservas se
crean para amortiguar los choques o situaciones que se crean por cambios
impredecibles en las demandas de los artículos.
Los inventarios de reserva a veces son mantenidos en forma de
artículos semiterminados para balancear los requerimientos de producción de
los diferentes procesos o departamentos de que consta la producción y así
poder ajustar las programaciones de la producción y surtir a tiempo.
Por lo regular es imposible poder anticipar todos los problemas y
fluctuaciones que pueda tener la demanda, aunque es muy cierto que los
negocios deben tener ciertas existencias de reserva si no quieren tener
clientes insatisfechos. La existencia de reserva de inventarios es un precio
que pagan las empresas por la filosofía de servicio a la clientela que produce
un incremento en la participación del mercado que se atiende.
46
(D) CONTROL DE INVENTARIOS JUSTO A TIEMPO Riggs (2005, p. 510) “Cuando las partes son producidas o recibidas
justamente cuando se les necesita en el proceso de producción,
eliminándose así las existencias amortiguadoras, el nombre que se da a esta
filosofía de fabricación es producción justo a tiempo, JIT”.
Para lograr producción a bajo costo, de alta calidad y a tiempo, el
sistema JIT suprime la acumulación de inventario entre operaciones
sucesivas lo hace organizando alrededor de una cantidad de producción de
“1”, lo cual significa que el lote ideal de cada parte es 1. Puesto que no se
permiten existencia de seguridad, no puede haber partes defectuosas.
En el control de inventarios justo a tiempo, la idea es que se adquieran
los inventarios y se inserten en la producción en el momento en que se
necesitan. Esto requiere de compras muy eficientes, proveedores muy
confiables y un sistema eficiente de manejo de inventarios.
Una compañía puede reducir su producción en proceso mediante una
administración más eficiente, esto se refiere a factores internos. Se pueden
reducir las materias primas necesarias gracias a una mayor eficiencia
interna, pero esto se refiere mayormente a factores externos. Con un trabajo
en equipo que incorpore proveedores de confianza, se puede rebajar la
cantidad de materias primas, respecto a los artículos terminados, se puede
decir que si se reabastecen con rapidez, se reduce el costo de quedarse sin
existencias y de la misma manera se reducen los inventarios de éste tipo.
47
(E) EXACTITUD EN LOS REGISTROS Heizer y Render. (2004, p. 454). “Las buenas políticas de inventarios
pierden sentido si la administración no sabe qué hay en su inventario.” La
exactitud de los registros es un elemento esencial de todo sistema de
producción e inventarios. Esta precisión en los registros permite a las
organizaciones centrarse en los artículos que necesitan, en lugar de aceptar
que haya “un poco de todo” en su inventario. Sólo cuando la organización
sabe con exactitud con qué cuenta, toma decisiones concretas de órdenes,
programación y embarque.
Para asegurar la precisión, el registro de entradas y salidas deber ser
bueno, como tiene que ser la seguridad del almacén. Un almacén bien
organizado se caracteriza por acceso restringido, buen manejo y áreas de
almacenamiento para alojar cantidades fijas de existencias. Los cajones, los
espacios en los anaqueles y partes se etiquetan con exactitud.
En la exactitud de los registros, mantener un sistema de inventarios
computarizado y complejo no es de ninguna utilidad si hay diferencias entre
el inventario real disponible y el que se tiene registrado. Esta situación puede
presentarse si se acumulan errores en la contabilidad y el registro.
(F) CONTEO CICLICO
Heizer y Render (2004, p. 454 y 455). “Aunque la organización haya
realizado esfuerzos considerables para registrar con precisión su inventario,
dichos registros deben verificarse mediante una auditoría continua”. Esas
48
auditorías se conocen como conteo cíclico. Históricamente, muchas
empresas llevaban a cabo inventarios físicos anuales. No obstante, esta
práctica suele significar el cierre temporal de las instalaciones y que
personas sin experiencia cuenten partes y materiales.
En su lugar, los registros del inventario deben verificarse con una
comprobación del ciclo. Esta técnica la clasificación del inventario
desarrollada en el análisis ABC. Con los procedimientos de conteo cíclico,
periódicamente se cuentan los artículos, se verifican los registros y se
documentan las imprecisiones. Se rastrea la causa de las imprecisiones y se
toman las medidas correctivas para asegurar la integridad del sistema de
inventario.
Los artículos A se cuentan con frecuencia, quizás una vez al mes; los
artículos B se cuentan con menos frecuencia, tal vez cada trimestre; y los
artículos C se cuentan es probable que una vez cada seis meses.
El conteo cíclico tiene también las siguientes ventajas:
(a) Evita detener o interrumpir la producción necesaria para el inventario
físico anual.
(b) Elimina los ajus tes anuales del inventario.
(c) Personal capacitado audita la precisión del inventario.
(d) Permite identificar las causas de error y tomar medidas correctivas.
(e) Favorece la exactitud de registrados
Con este tipo de conteo, los artículos se cuentan a lo largo de todo el
año. Esto reduce al mínimo la desorganización en las instalaciones y aligera
49
la carga de trabajo. La ventaja radica en que puede asignarse un equipo
especial para realizar estas actividades, además de que la conciliación puede
hacerse continuamente.
2.6.2.3. CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS
Para Mujica y otros (10-06-08) Los diversos aspectos de la
responsabilidad sobre los inventarios afectan a muchos departamentos y
cada uno de éstos ejerce cierto grado de control sobre los productos, a
medida que los mismos se mueven a través de los distintos procesos de
inventarios.
Todos estos controles que abarcan, desde el procedimiento para
desarrollar presupuestos y pronósticos de ventas y producción, hasta la
operación de un sistema de costo por el departamento de contabilidad para
la determinación de costos de los inventarios, constituye el sistema del
control interno de los inventarios, las funciones generales de este sistema
son: Planeamiento, compra u obtención, recepción, almacenaje, producción,
embarques y contabilidad.
(A) PLANEAMIENTO
La base para planear la producción y estimar las necesidades en
cuanto a inventarios, la constituye el presupuesto o pronóstico de ventas.
Este debe ser desarrollado por el departamento de ventas. Los programas
de producción, presupuestos de inventarios y los detalles de la materia prima
y mano de obra necesaria, se preparan o se desarrollan con vista al
presupuesto de ventas.
50
Aunque dichos planes se basan en estimados, los mismos tendrán
alguna variación con los resultados reales, sin embargo ellos facilitan un
control global de las actividades de producción, niveles de inventarios y
ofrecen una base para medir la efectividad de las operaciones actuales.
(B) COMPRA U OBTENCION
En la función de compra u obtención se distinguen normalmente dos
responsabilidades separadas: Control de producción, que consiste en
determinar los tipos y cantidades de materiales que se quieren y Compras,
que consiste en colocar la orden de compra y mantener la vigilancia
necesaria sobre la entrega oportuna del material.
(C) RECEPCION
Es responsable de las siguientes acciones: La aceptación de los
materiales recibidos, después que estos hayan sido debidamente contados,
inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con una copia
aprobada de la orden de compra.
La elaboración de informes de recepción para registrar y notificar la
recepción y aceptación de los materiales. La entrega o envío de las partidas
recibidas, a los almacenes (depósitos) u otros lugares determinados. Como
precaución contra la apropiación indebida de activos.
Es responsable de las siguientes acciones: La aceptación de los
materiales recibidos, después que estos hayan sido debidamente contados,
inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con una copia
51
aprobada de la orden de compra, la elaboración de informes de recepción
para registrar y notificar la recepción y aceptación de los materiales y
finalmente la entrega o envío de las partidas recibidas, a los almacenes
(depósitos) u otros lugares determinados. Como precaución contra la
apropiación indebida de activos.
(D) ALMACENAJE
Las materias primas disponibles para ser procesadas o armadas
(ensambladas), así como los productos terminados, pueden encontrarse bajo
la custodia de un departamento de almacenes. La responsabilidad sobre los
inventarios en los almacenes incluye lo siguiente: Comprobación de las
cantidades que se reciben para determinar que son correctas, facilitar el
almacenaje adecuado, como medida de protección contra los elementos y las
extracciones no autorizadas y extracción de materiales contra la presentación
de autorizaciones de salida para producción o embarque.
(E) PRODUCCION
Los materiales en proceso se encuentran, generalmente bajo control
físico, el control interno de los inventarios, incluye en esta área lo siguiente:
La información adecuada sobre el movimiento de la producción y los
inventarios, notificación rápida sobre desperdicios producidos, materiales
dañados, de modo que las cantidades y costos correspondientes de los
inventarios, puedan ser debidamente ajustados en los registros.
52
La información rápida y precisa de parte de la fábrica, constituye una
necesidad para el debido funcionamiento del sistema de costos y los
procedimientos de control de producción.
(F) CONTABILIDAD
Con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los
costos de los inventarios, a medida que los materiales se mueven a través de
los procesos de adquisición, producción y venta. Es decir la administración
del inventario se refiere a la determinación de la cantidad de inventario que
se debería mantener, la fecha en que se deberán colocar las órdenes y la
cantidad de unidades que se deberá ordenar cada vez. Los inventarios son
esenciales para las ventas, y las ventas son esenciales para las utilidades.
2.6.3. MANEJO DE MATERIALES. DEFINICION
Para Boscan, (2011, p. 15) El manejo de los materiales es la
preparación y colocación de los materiales para facilitar su movimiento o
almacenamiento. Comprende todas las operaciones a que se somete el
producto excepto el trabajo e elaboración propiamente dicho; en muchos
casos se incluye este como una parte integrante del proceso.
Aparte de otras razones, es aconsejable admitir que esta definición es
amplia porque la máxima economía en el manejo de los materiales se
consigue estudiando la marcha del producto desde su primer movimiento
como materia prima hasta su punto de consumo definitivo.
53
Cualquier otra definición del manejo de materiales proporcionaría una
visión restringida e impediría a la empresa alcanzar el máximo de beneficios
y de ahorro que puede brindar una elevación del rendimiento de este terreno.
El movimiento de materiales debe reducirse al mínimo suprimiendo cuantas
manipulaciones sea posible. Es el arte y la habilidad de manejar materiales
en forma económica y con seguridad.
2.6.3.1. IMPORTANCIA DEL MANEJO DE MATERIALES
Según Boscan, (2011, p. 15) En los últimos años se han hecho
bastantes cálculos para poner de manifiesto la proporción en que el manejo
de materiales está involucrado en el conjunto del proceso de producción.
Como es natural, estos porcentajes varían considerablemente de una
industria a otra, y su principal finalidad, en cada caso, es la de poner en
manifiesto la importancia de esta función, la cual evidentemente es mayor en
las industrias en que es alta la relación del costo de manejo al costo total del
proceso, que en aquellas otras actividades en que esta relación es más
pequeña.
Desde el punto de vista de la economía nacional, el desembolso debido
al movimiento y manejo de materiales alcanza proporciones gigantescas. En
la industria, el costo de mover materiales de un puesto de trabajo a otro es,
con frecuencia, mayor que el mismo costo de elaboración. Cuando se suman
los costos de transporte de las primeras materias, de las piezas y montajes
semiacabados y de los acabados, el resultado constituye uno de los mayores
sumandos parciales del desembolso global de dicha economía.
54
Desde el punto de vista particular de cada empresa el movimiento de
materiales es la clave: pueden lanzarla a la bancarrota o puede relegarla a
una posición secundaria en el escenario competitivo. En cambio, un manejo
de materiales que se efectué en bien rendimiento puede ofrecer el medio de
crear un nuevo negocio (pues la rebaja por ello obtenida en los costos de
producción, permite que los servicios y los productos se extiendan a sectores
más amplios) o constituir el único medio de lograr que la empresa continúe
sobreviviendo cuando los niveles de precios son bajos y los costos tiendan a
elevarse.
Desde el punto de vista del personal, el perfeccionamiento de los
métodos de manejo de materiales abre magnificas perspectivas de salarios
más altos y de mejores condiciones de trabajo. Como los salarios dependen
de la productividad, es interesante para los trabajadores colocar con la
dirección en la rebaja de los costos de producción y en el aumento del
rendimiento.
2.6.3.2. OBJETIVOS DEL MANEJO DE MATERIALES
Para Boscan, (2011, p. 16). Los objetivos del manejo de materiales
son:
(a) Asegurar que las materias primas, material en proceso, productos
terminados y suministros se desplacen periódicamente de un lugar a otro al
menor costo y tiempo posible. Suministrar a tiempo los materiales en cuanto
a cantidad, momento preciso y lugar adecuado.
(b) Mejorar los procesos de carga, descarga y movimiento de material.
55
(c) Garantizar la secuencia del proceso productivo, del proceso
administrativo y del proceso de comercialización a través de un eficiente
manejo de materiales.
2.6.3.3. FUNCIONES DEL MANEJO DE MATERIALES
Para Boscan, (2011, p. 16). Las funciones son:
(A) CARGA DE MATERIALES
Dentro de la cadena de actividades del manejo de mercancía, la primera
y la última siempre son la carga y la descarga de productos, la carga en
muchas ocasiones puede tener lugar o varias actividades más. Por ejemplo:
antes de cargar los productos en el medio de transporte correspondiente es
normal de hacer una comprobación del contenido pedido, así como también
el esfuerzo adicional a través del empaquetado y fijación de la carga.
(B) DESCARGA DE MATERIALES
Una vez que han llegado las mercancías al almacén estas deben
descargarse del equipo de transporte y la ubicación en el almacén son solo
una operación. En cambio, en otras se tratan como procesos diferentes que
pueden llegar a necesitar un equipo especial, o las que se les tiene que dar
un tratamiento especial para la clasificación de los productos.
(C) TRASLACION DE MATERIALES
Entre la carga y la descarga también pueden haber varios traslados. El
primero de ellos se produce desde el punto de carga hasta el área de
56
almacenamiento. Luego puede ser un movimiento al muelle de salida o a la
zona de preparación de envíos. Esta actividad puede llevarse a cabo por los
diferentes equipos disponibles para el manejo de mercancías.
(D) PREPARACION DE PEDIDO
Consiste en recoger las mercancías que especifican los pedidos de las
áreas del almacén donde están ubicadas. Esta actividad puede tener lugar
directamente en las áreas de almacenamiento o en zonas especiales (áreas
de preparación de pedido), creadas para mejorar el flujo de mercancía ya
que el tratamiento de los pedidos de menos volumen conllevan un trabajo
intensivo y relativamente más caro que el resto de las actividades.
2.6.3.4. FINALIDADES DEL MANEJO DE MATERIALES
Para Boscan, (2011, p. 17) Aumentar la capacidad productiva de la
empresa: permite utilizar plenamente la capacidad productiva de la empresa
y en algunos casos hasta aumentarla. Dicho aumento puede conseguirse a
través de:
Reducción del tiempo de fabricación, por el incremento de la producción
a través de la intensificación del abastecimiento de materiales a las
secciones productivas, utilización racional de la capacidad de
almacenamiento, debido al uso pleno del espacio y el aumento del área útil
de la empresa.
Mejorar las condiciones de trabajo: el manejo de materiales contribuye
a las mejoras de las condiciones de trabajo de las personas, ya que
proporciona:
57
Mayor seguridad y reducción de accidente durante las operaciones con
materiales, ya que la producción normalmente involucra maniobra y
procedimientos de materiales, reducción del cansancio en las operaciones
con materiales y mayor comodidad para el personal, reducir los costos de
producción: el manejo de materiales permite reducir los costos de producción
a través de:
Reducción de la mano de obra manual por la utilización de equipos de
maniobra y transporte adecuando, con la consiguiente disminución de los
transportes manuales, reducción de los costos de materiales, a través del
acondicionamiento y transporte que disminuye las pérdidas o desperdicios de
materiales.
2.6.3.5. EQUIPOS PARA EL MOVIMIENTO DE MATERIALES
Para Boscan, (2011, p. 17) Existe una gran variedad de esquemas y
equipos de movimientos de materiales en el mercado. La definición de los
esquemas y equipos deben analizarse conjuntamente con el arreglo físico de
la planta, tomando en consideración los siguientes aspectos principales:
El producto/servicio producido por la empresa, sus dimensiones,
características, cantidad que se moverá, posibilidades de alteraciones, entre
otras. El tipo de identificación y sus características, espacio, dimensión de
áreas y corredores, tamaño de las puertas, resistencia al piso, arreglo físico,
posibilidades de alteraciones, entre otras.
58
El proceso productivo que se utiliza como sistema de producción,
secuencia de las operaciones, tecnología utilizada, maquina y equipos de
producción, métodos de trabajo, posibilidades de alteraciones, entre otras.
Necesidades de movimientos de materiales en función de los métodos
de trabajo, de abastecimiento de materiales el almacenamiento mismo, entre
otros.
(A) VEHICULOS INDUSTRIALES
Los carros operados en forma manual, las plataformas y los camiones
de volteo son adecuados para cargas ligeras, viajes cortos y lugares
pequeños. Para mover objetos pesados y voluminosos, se utilizan entre los
tractores. La seguridad, la visibilidad y el espacio de maniobra son las
principales limitaciones.
Se desarrollaron maquinas para mover material en formas y bajo
condiciones nunca antes posibles. El desarrollo repentino hizo que las
instalaciones existentes se volvieran casi incompetentes de la noche a la
mañana. En la prisa por ponerse al día, se desarrollaron métodos más
novedosos
(B) TRANSPORTES CONTINUOS
Es un aparato relativamente fijo diseñado para mover materiales,
pueden tener la forma de bandas móviles: rodillos operados externamente o
por medio de gravedad o los productos utilizados para el flujo de líquidos,
59
gases o material en polvo a presión: Los productos por lo general no
interfieren en la producción, ya que se colocan en el interior de las paredes, o
debajo del piso o en tendido aéreo.
Los transportadores tienen varias características que afectan sus
aplicaciones en la industria. Son independientes de los trabajadores, es
decir, se pueden colocar entre maquinas o entre edificios y el material
colocado en un extremo llegara al otro sin intervención humana.
Los transportadores proporcionan un método para el manejo de
materiales mediante en cual los materiales no se extravían con facilidad. Se
pueden usar los transportadores para fijar el ritmo de trabajo siguen rutas
fijas. Esto limita su flexibilidad y los hace adecuados para la producción en
masa o en procesos de flujo continuo.
(C) GRUAS, POLEAS Y ELEVADORES
Manejan el material en el aire, arriba del nivel del suelo, a fin de dejar
libre el piso para otros dispositivos de manejo que sean importantes. Los
objetos pesados y problemáticos son candidatos lógicos para el movimiento
en el aire. La principal ventaja de usar grúas se encuentra en el hecho de
que no requieren de espacio en el piso.
2.6.3.6. COSTOS DEL MOVIMIENTO DE MATERIALES
Los costos del manejo de materiales constituyen generalmente una
parte significativa del costo total de fabricación. Esto significa que los costos
60
de movimiento de material influyen en el costo final del producto / servicio sin
contribuir para nada en su mejoría.
Si el movimiento de materiales fuese tratado como un problema
separado de los demás, se podría concluir que la simple reducción o
eliminación de los trayectos recorridos por el material en sus etapas del
proceso productivo sería la mejor producción.
Los costos de movimiento de materiales son los siguientes: Equipos
utilizados: capital invertido en los equipos y su amortización, combustible
utilizado: gastos efectuados en combustible o en energía para alimentar los
equipos en movimiento, personal para la operación de los equipos: choferes
de tractores o de apiladoras, operadores de grúa o elevadores, así como
personal auxiliar, ayudantes.
Mantenimientos de los equipos: gastos de mantenimiento y taller de
arreglos, piezas, componentes de reposición, así como personal de taller
mecánico. Perdidas de material: es el resultado o las consecuencias de
maniobras, accidentes en los movimientos, rupturas, defectos en el embalaje .
La suma de todos estos costos compone el costo de movimiento de
materiales, el cual debe ser agregado al costo producto / servicios de aquí la
necesidad de racionalizar y reducir al mínimo los mismos.
2.6.3.7. RIESGOS DE UN MANEJO INEFICIENTE DE MATERIALES
La sobrestadía es una cantidad de pago exigido por una demora, esta
sobrestadía es aplicada a las compañías si no cargan o descargan sus
61
productos dentro de un periodo de tiempo determinado, así mismo
desperdicio de tiempo de máquina.
Una máquina gana dinero cuando está produciendo, no cuando está
ociosa, si una maquina se mantiene ociosa debido a la falta de productos y
suministros, habrá y ineficiencia es decir no se cumple el objetivo en un
tiempo predeterminado. Cuando trabajen los empleados producirán dinero y
si cumplen el objetivo fijado en el tiempo predeterminado dejaran de ser
ineficientes.
Lento movimiento de los materiales por la planta. Si los materiales que
se encuentran en la empresa se mueven con lentitud, o si se encuentran
provisionalmente almacenados durante mucho tiempo, pueden acumularse
inventarios excesivos y esto nos lleva a un lento movimiento de materiales
por la planta.
Mala distribución de los materiales. Todos han perdido algo en un
momento o en otro. Muchas veces en los sistemas de producción por lote de
trabajo, pueden encontrarse mal colocados partes, productos e incluso las
materias primas. Si esto ocurre, la producción se va a inmovilizar e incluso
los productos que se han terminado no pueden encontrarse cuando así el
cliente llegue a recogerlos.
Mal sistema de Manejo de Materiales. Un mal sistema de Manejo de
Materiales puede ser la causa de serios daños a partes y productos. Muchos
de los materiales necesitan almacenarse en condiciones específicas (papel
en un lugar cálido, leche y helados en lugares frescos y húmedos). El
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sistema debería proporcionar buenas condiciones, si ellas no fueran así y se
da un mal manejo de materiales y no hay un cumplimiento de estas normas,
el resultado que se dará será en grandes pérdidas, así como también pueden
resultar daños por un manejo descuidado.
Mal Manejo de Materiales. Un mal manejo de materiales puede dislocar
seriamente los programas de producción. En los sistemas de producción en
masa, si en una parte de la línea de montaje le faltaran materiales, se detiene
toda la línea de producción del mal manejo de los materiales que nos lleva a
entorpecer la producción de la línea asiendo así que el objetivo fijado no se
llegue a cumplir por el manejo incorrecto de los materiales.
Clientes inconformes. Desde el punto de vista de la mercadotecnia, un
mal manejo de materiales puede significar clientes inconformes. La
mercadotecnia lo forma un conjunto de conocimientos donde está el aspecto
de comercialización, proceso social y administrativo.
Todo cliente es diferente y para poderlo satisfacer depende del
desempeño percibido de un producto para proporcionar un valor en relación
con las expectativas del consumidor. Puesto que el éxito de un negocio
radica en satisfacer las necesidades de los clientes, es indispensable que
haya un buen manejo de materiales para evitar las causas de las
inconformidades.
Inseguridad, otro problema se refiere a la seguridad de los
trabajadores. Desde el punto de vista de las relaciones con los trabajadores
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se deben de eliminar las situaciones de peligro para el trabajador a través de
un buen manejo de materiales, la seguridad del empleado debe de ser lo
mas importante para la empresa ya que ellos deben de sentir un ambiente
laboral tranquilo, seguro y confiable libre de todo peligro. Puesto que si no
hay seguridad en la empresa los trabajadores se arriesgarían por cada
operación a realizar y un mal manejo de materiales hasta podría causar la
muerte.
El riesgo final un mal manejo de materiales, es su elevado costo, el
manejo de materiales, representa un costo que no es recuperable. Si un
producto es dañado en la producción, puede recuperarse algo de su valor
volviéndolo hacer.
3. SISTEMAS DE VARIABLES
3.1. DEFINICION NOMINAL
Administración de materiales.
3.2. DEFINICION CONCEPTUAL
La administración de materiales se puede definir como un conjunto de
técnicas que permite controlar el flujo de materiales en la organización desde
que se reciben los insumos hasta la entrega de los produc tos terminados a
los clientes. (Colmenares, 22-06-11).
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3.3. DEFINICION OPERACIONAL
Para la empresa CAMPRE, la administración de materiales es el
conjunto de técnicas que permite controlar el flujo de materiales en la
organización desde que se reciben los insumos hasta la entrega de los
productos terminados a los clientes, el cual será evaluado a través de un
instrumento elaborado por los investigadores (2011) mediante las
dimensiones e indicadores que se reflejan en el cuadro de operacionalización
de la variable.
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Cuadro 1 Operacionalización de la Variable
Objetivos General: Evaluar la administración de materiales en la empresa CAMPRE
OBJETIVO ESPECIFICO
VARIABLE DIMENSIÒN INDICADOR
Analizar los procedimientos de compra de materiales en la empresa CAMPRE.
AD
MIN
IST
RA
CIO
N D
E M
AT
ER
IAL
ES
Procedimiento de compras
• Recepción de las requisiciones
• Revisión de las requisiciones
• Selección de proveedores
• Colocación de los pedidos
• Regulación de los pedidos
• Recepción de los pedidos
Identificar los tipos de inventarios de materiales en la empresa CAMPRE.
Tipos de inventarios
• Materias Primas • Componentes • Trabajo en Proceso • Bienes Terminados
Analizar el sistema para el manejo del inventario de materiales en la empresa CAMPRE.
Sistema para el manejo de inventario de materiales
• Análisis ABC • Exactitud en los
registros • Conteo cíclico
Evaluar las funciones del manejo de materiales en la empresa CAMPRE.
Funciones del manejo de materiales
• Carga de materiales • Descarga de
materiales • Traslación de
materiales • Preparación de
pedidos Evaluar el control de inventario de materiales en la empresa CAMPRE.
Control de inventario de materiales
• Determinación del punto de reorden
• Existencias de reserva o seguridad de inventarios
• Control de inventarios justo a tiempo
Fuente: Garrillo, Prieto, Urdaneta, Villalobos (2011)
