Procesos de Dirección de Proyectos

Abdel Victor Ramírez MartínezCapitulo del Consejo de Gerencia de Tecnología IEEE - UNI

Lima, PeruJan 2008

Bienvenidos!

Procesos y Grupos de Procesos

• El PMBOK divide la gestiónde proyectos:- 5 Grupos de Procesos.- 9 Areas del Conocimiento.- 44 Procesos.

• Grupos de Procesos: Inicio,Planificación, Ejecución,Seguimiento y Control,Cierre.

• La gestión de proyectos puede ser visto como un número de procesos relacionados entre sí.

Procesos y Grupos de Procesos

• El PMBOK presenta a los grupos de procesos de un proyecto y sus procesos involucrados como de procesos con entradas y salidas.• Cada grupo de procesos es compuesto a su vez por procesos.• La salida de un proceso puede ser la entrada de otro.

Proceso

Entradas Salidas

Herramientas y Tecnicas

Procesos y Grupos de Procesos

Entre los Grupos de Procesos y sus procesos, las salidas de los procesos se relacionan y tienen un impacto sobre los otros Grupos de Procesos.

Procesos del Inicio de un Proyecto

• Iniciar un proyecto incluye reconocer la existencia de una necesidad, requerimiento, problema, para empezarlo.• El principal objetivo es seleccionar el proyecto e iniciarlo.

• Las actividades:• Asignar al Gerente de Proyecto.• Identificar al grupo de interes.• Descripción resumida del alcance.• Reunión de Inicio (Kick Off).• Completar el “project charter” y conseguir su

aprobación.• Firma del Acta de Inicio (Patrocinador, Interesados,

Ejecutivo del Proyecto).

Procesos del Inicio de un Proyecto

“Es importante identificar las razones del proyecto, el grupo relevante y los objetivos”

• Los objetivos del proyecto describen lo que estamos tratando de lograr, hacer, o producir.

• Los objetivos deben seguir la regla SMART:• Specific (especifico: claro, consiso, entendible)• Measurable (medible)• Accurrate (Preciso)• Realistic (Realistico)• Time bound (En tiempos definidos)

Procesos del Inicio de un Proyecto

Datos a considerarEnunciado del Trabajo del ProyectoEl enunciado del trabajo (SOW) es una descripción narrativa de los productos o

servicios que deben ser suministrados por el proyecto. Indica: Una necesidad de Negocio, una descripcion del Alcance del Producto, un Plan Estrategico.

Acta de Constitución del Proyecto- Gerente del Proyecto Identificado y Asignado. Se detallan las Restricciones

(presupuestales, tiempos, etc). Asi como también los Supuestos. Las herramientas o técnicas empleadas en el proceso para crear este entregable es el llamado “juicio de expertos” y el “método de selección de proyectos”. Enunciado del Alcance del Proyecto (preliminar)

Este “Scope Statement” es la base para el acuerdo entre el equipo del proyecto y el cliente, identificando los objetivos del proyecto y principales entregrables. Muchos de los elementos del Scope Statement se encuentran en las Solicitudes de Ofertas (identifica principales entregables) y el Project Charter (Objetivos).

Las herramientas o tecnicas empleadas para obtener este entregable son “Analisis del Producto”, “Analisis del Costo/Beneficio”, “Indentificación de alternativas”, “Juicio de Expertos”.

Procesos de Planificación• Todo proyecto debe contar con un Plan de Gestion del Proyecto. El tiempo de ejecución de este proceso debe tomar de 3 a 4 semanas como máximo contadas a partir de la reunión de kick-off del proyecto.• Este proceso integra todos los procesos de Planificación del Proyecto.• El Plan del Proyecto contiene los siguientes componentes:

- WBS. - Plan de Seguim. al Prov.- Lista de Necesidades. - Plan de Gestión de RRHH- Cronograma del Proyecto. - Hoja de Costos. - Matriz de Riesgos. - Cronogr. de Desembolsos- RAM del proyecto.- Matriz de Comunicaciones.

•

Procesos de Definición del Alcance

ObjetivosEl objetivo de este proceso es establecer un mecanismo de subdivisión de un proyecto en entregables, tal que:

• Permita realizar la estimación del costo, tiempo y recursos.

• Facilitar una clara asignación de responsabilidades al interior del equipo del proyecto por cada entregable (Matrix de Asignación de Responsabilidades – RAM)

AlcanceDefinir el WBS para el proyecto.

PoliticasTodo proyecto debe contar con un WBS.

Procesos del Inicio de un Proyecto

Planificación de la Gestión del TiempoOBJETIVORealizar la planificación adecuada y detallada de las actividades que se

ejecutarán durante el desarrollo del proyecto, estableciendo sus relaciones, lo que permite definir y controlar la duración del mismo.

ALCANCESe inicia con la Definición de Actividades del proyecto y concluye con la

Elaboración del Cronograma.POLITICAS- El cronograma del proyecto desarrollado durante este grupo de

procesos, formar parte del Plan de Gestión del proyecto.- El cronograma aprobado durante la planificación y sus variaciones

se guardará como una linea base para medir las variaciones en el cronograma que se realicen en el futuro.

- Todo cronograma debe incluir como hito los compromisos de otras áreas a fin de hacerles seguimiento.

Planificación de la Gestión del Tiempo

Planificación de la Gestión del Tiempo

Estimación de Costos y PresupuestoOBJETIVORealizar la estimación de todos los costos involucrados, en la

ejecución del proyecto y la construcción del producto así como la elaboración del presupuesto correspondiente.

ALCANCE- Estimación de Costos y su correspondiente presupuesto dentro de

los limites del proyecto.

Procesos de la Planificación de Riesgos

OBJETIVOPlanificar y definir el tratamiento de los riesgos del proyecto.POLITICAS- Luego de identificado un riesgo, este se ingresa a la matriz de

riesgos, luego el G.P evalúa e informa que acciones tomar, el líder del proyecto aprueba las acciones a tomar, el G.P. ejecuta las acciones acordadas y luego se actualiza la matriz de riesgos.

Procesos de la Planificación de Riesgos

Procesos de Ejecución

OBJETIVOImplementación de cada uno de los planes.PROCESO- Ejecución de los procesos necesarios para la elaboración de los

entregables.- Aplicación de los conceptos del Plan de Calidad para el proyecto y

para el producto.- Solicitudes de Cambio.- Cambios, Acciones Correctivas y Preventivas implementadas.- Análisis de riesgos.- Desarrollo del equipo de trabajo.- Informes de Rendimiento del proyecto.

Procesos de Ejecución

Procesos de Ejecución

Procesos de Ejecución

Procesos de Ejecución

OBJETIVO:

Informar sobre la situación del avance de todas las variables del proyecto.

- Recolectar información.- Establecer medidas de avance (metricas)- Difundir información de avance.

Monitorear y Controlar que el Proyecto se lleve a cabo de acuerdo a lo planeado.

- Todas las variables del proyecto: Alcance, Tiempo, Costos, Calidad, Riesgos, Cambios, Problemas.

Establecer medidas correctivas en forma oportuna.- Ajustes de cronogramas.- Control de cambios.

Procesos de Seguimiento y Control

Procesos de Seguimiento y Control

PROCESOREVISAR:1. Si el proyecto se lleva a cabo con proveedores: Seguimiento de Avance del Proveedor, Aceptación de Entregables del Proveedor.2. Revisar la situación de los entregables: Cumplimiento, Calidad y Aceptación. 100% Aceptado y Aprobado.3. Revisar Cumplimiento de Cronogramas: Actualizar/Verificar % de avance de actividades.4. Revisar Situación de Costos: Costo Ejecutado vs Costo Presupuestado.5. Revisar Riesgos: Revisar características de Riesgos Abiertos, Identificar nuevos riesgos, Proponer cursos de acción para afrontar riesgos.

Procesos de Seguimiento y Control

6. Revisar Situación de Problemas: Revisar y Actualizar Situación de problemas Abiertos.7. Proponer Medidas Correctivas: Medidas para corregir desviación de Alcance, Medidas para corregir desviación de

Costos.8. Si hay impactos en Tiempos, Costos o Alcance: Gestión de Control de Cambios.9. Elaborar Informe: Toda la información recolectada, Formato de Informe de Avance Semanal, Formato de Informe Mensual del Proyecto, Medidas para corregir desviaciones.10. Comunicar Informe de Avance del Proyecto: Enviar Informe, Reunión de Control de Avance.

Procesos de Seguimiento y Control

Procesos de Seguimiento y Control

Procesos de Seguimiento y Control

Procesos de Seguimiento y Control

OBJETIVO:

El objetivo es establecer y asegurar el cierre formal de los proyectos.

EXISTEN DOS TIPOS DE CIERRES:CONTRATOS CON PROVEEDORES:- Aceptación de los entregables terminados.- Cierre de los contratos respectivos, terminados bien o mal.CIERRE ADMINISTRATIVO DEL PROYECTO:- Entrega del producto final del proyecto.- Elaboración de lecciones aprendidas.- Archivo de la documentación.CONSIDERACIONES:- Se cierra con actas de conformidad.- Si hay proveedores se cierra primero los contratos.

Procesos de Cierre

Procesos de Cierre

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