1 CAPITULO III

3 CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA

3.1 PRESTACION DEL SERVICIO

American Chemical Company S.R.L., es una empresa productora de productos químicos, como

ser pinturas, thinners, selladores, lacas, adhesivos y diversos productos químicos. Al ser una

empresa productora, se abastece de materia prima, planifica su producción y por ultimo

distribuye sus productos al cliente. Ver figura 3.1

FIGURA 3.1 : Prestación del servicio

Fuente: Elaboración propia

3.1.1 Prestación del servicio de distribución

Una de las responsabilidades del área de distribución en la empresa, es llevar los productos

terminados a los clientes. Para poder realizar la distribución se cuenta con cinco factores

relacionados: procesamiento de pedidos, preparación de pedido y transporte. Para lo anterior

tiene que tener producto almacenado y además tiene que realizar la gestión de sus inventarios, es

decir controlar sus saldos. Ver figura 3.2

FIGURA 3.2 : Sistema logístico

Fuente: Elaboración propia

3.1.2 Organigrama

En los siguientes organigramas se identifican los responsables a cargo de los procesos de:

procesamiento de pedidos, preparación de pedidos, transporte, almacenamiento e inventario

Almacén de producto terminado y thinner.

FIGURA 3. 3 : Organigrama del almacén de producto terminado y thinner.

Fuente: American Chemical Company S.R.L.

Los procesos que se realizan esta estructura orgánica son:

- Preparación de pedidos

- Transporte

- Almacenamiento

- Inventario.

Área de ventas:

FIGURA 3. 4 : Organigrama del Área de Ventas.

Fuente: American Chemical Company S.R.L.

El personal de ventas se encarga de visitar los clientes, levantar pedidos, procesar los mismos,

gestionar la aprobación, hasta la Emisión de Nota de Pedido y Nota de Despacho, además de la

emisión de la factura.

3.2 PROCESAMIENTO DE PEDIDOS

3.2.1 Proceso de pedidos

A continuación se describe en forma gráfica, el procesamiento de pedidos.

FIGURA 3.5 : Procesamiento de pedidos

Fuente: Elaboración propia

1. Visita al cliente: En la primera etapa el vendedor visita al cliente para obtener una venta.

2. Levanta el pedido: El vendedor transcribe los productos solicitados por el cliente en una

Nota de Pedido. Ver anexo A.1.1

3. Aprueba el pedido: La Nota de Pedido es verificado por el Jefe de Ventas y aprobado

según el historial del cliente. Ver anexo A.1.2

4. Digitaliza el pedido El pedido aprobado es digitalizado e ingresado a la base de datos

por medio del Sistema Administrativo Integrado (S.A.I) para su posterior facturación.

Esta etapa lo realiza la secretaria. Ver anexo A.1.3

5. Factura el pedido Se emite la factura del pedido solicitado y aprobado. El responsable

de la facturación es la Secretaria de Ventas Ver anexo A.1.3

3.2.2 Ventas

Vendedores: Visitan a sus clientes en:

- La ciudad: Cuatro vendedores

- Las provincias: Un vendedor

-

Puntos de venta: Presenta sus productos a la venta, en la central y en dos sucursales que

se encuentran distribuidas en la ciudad.

- Central: Parque Industrial / Calle Vía Diagonal 4 PI 30

- Sucursal 1 :Av. Santa Cruz esa. Ñuflo de Chaves N 600

- Sucursal 2 : Av. Banzer No. 370 entre 2do y 3er anillo

3.2.3 Canales de distribución

La venta de los productos se lo realiza por medio de dos tipos de canales; canal directo que se

interrelaciona directamente con el consumidor final y canal indirecto que se interrelaciona con

las ferreterías, casas de pintura y tiendas de construcción antes de llegar al consumidor final. Ver

figura 3.3

FIGURA 3.3 : Canales de distribución de la empresa American Chemical Company S.R.L.

Fuente: Elaboración propia

En los dos tipos de canales, los vendedores visitan tanto al consumidor final como a los

intermediario.

3.3 PREPARACIÓN DE PEDIDOS

3.3.1 Proceso de preparación de pedidos

A continuación se muestra en forma gráfica la preparación de pedidos, que se realiza en

instalaciones del almacén de producto terminado o thinner.

FIGURA 3.6 : Proceso de preparación de pedidos

Fuente: Elaboración propia

1. Recepción de pedidos: La Nota de Pedido manual, tres ejemplares de la Nota de

Despacho, impreso por el SAI y la correspondiente Factura, son recibidos por el

Encargado de Almacén para su preparación y despacho. Ver anexo A.1.2, A.1.3 y A.1.4

2. Cuantificación de productos pedidos: El Auxiliar de Carga realiza la suma manual de

los productos pedidos, utilizando como referencia las Notas de Despacho. Ver anexo

A.1.3. Posteriormente, llena la cantidad de productos pedidos en el formulario de Salidas

Diarias de Almacén. Ver anexo A.2.1

3. Recorrido y extracción de los producto: En base a las Notas de Salida Diarias de

Almacén, se extraen los productos para cada cliente. Ver anexo A.2.1 El operario

utilizando como referencia esta nota, prepara y separa la carga para el cliente respectivo.

4. Embalaje de los productos: En esta etapa se realiza el embalaje solamente a algunos

productos. El embalaje se lo realiza a los productos que se encuentran en envases

pequeños: bigalon, galón, litro, 0,5 l y 0,3 l. Los demás productos no son embalados.

5. Traslado a la zona de carga: Después de recorrer por el almacén de producto terminado

o thinner para la extracción del producto solicitado, se agrupa todos los productos

pedidos en la zona de carga. En esta etapa se realiza el control de los productos, para su

posterior carga al camión.

3.3.2 Ubicación de los productos

Los productos se encuentran ubicados en:

Almacén de Producto Terminado

- Línea Decorativa

- Línea Automotiva

- Línea Madera

- Línea Industrial

- Línea Flexografica

Almacén de Thinner

- Línea Thinner

3.3.3 Envase

El material de los envases depende el tamaño del envase y de la línea del producto. Tenemos

envases metálicos y de plástico. Ver cuadro 3. 1

CUADRO 3.1 : Proceso de preparación de pedidos

Tambor Balde de 18 L Bigalon Galón Litro

Línea Decorativa N/E Plástico Metálico Metálico Metálico

Línea Automotiva N/E Plástico Metálico Metálico Metálico

Línea Madera N/E Plástico Metálico Metálico Metálico

Línea Industrial N/E Plástico Metálico Metálico Metálico

Línea Flexografica N/E Plástico Metálico Metálico Metálico

Línea Thinner Metálico N/E N/E N/E N/E

Fuente: Elaboración propia

* N/E : No existe

Tenemos que tener en cuenta que los envases grandes que son los tambores, son retornables. Son

los únicos tipos de envases que vuelven a reutilizar.

3.3.4 Embalaje

El proceso de embalaje se lo realiza a los envases de menor tamaño, tomando en cuenta que esto

productos que son lo mas frágiles al momento de ser transportados.

No embalados

- Balde 18 Litros

- Tambor

Embalados

- Big galón

- Galón

- Litro

- Envases de 0.5 L

- Envases de 0.3 L

3.4 TRANSPORTE

3.4.1 Proceso de transporte

Este proceso de transporte comienza con la carga de los productos hasta la entrega de los

productos pedidos al cliente. Ver figura 3.7

CUADRO 3.7 Proceso de transporte

Fuente: Elaboración propia

1. Carga de los productos: Después que los productos se encuentren en la zona de carga,

los operarios proceden a realizar la carga de los productos. Esta carga implica

montacargas, accesorios como plataformas, etc.

Para controlar la asignación de choferes responsables de la carga, se les pide firmar un

ejemplar de la Nota de Despacho. Ver Anexo A.1.3

2. Recorrido al punto de entrega: El camión se dirige al punto de entrega, donde la ruta

que seguirá par el reparto la define el mismo chofer.

3. Descargo en el punto de entrega Una vez el camión llega al punto de entrega se

procede a hacer el descargo de los productos pedidos.

4. Entrega del producto al cliente Finalmente se entrega el pedido al cliente, para el

control de la entrega se pide la firma del cliente en dos de los ejemplares de la Nota de

Despacho y en el Reporte de Visitas y Entrega a Clientes. Las notas de despacho sirven

para que uno lo conserve el cliente y la otra que regresa a la empresa para su registro. Ver

anexo A.1.3 y A.3.1

En esta etapa también se recogen los envases retornables, que en nuestro caso serian los

tambores de thinner. El único control se lo realiza en la Reporte de Visitas y Entregas a

Clientes, indicando en la séptima columna. Ver Anexo A.3.1

3.4.2 Vehículos y accesorios

Los vehículos utilizados para la distribución de productos son tres, las especificaciones señaladas

a continuación. Ver cuadro 3.1

CUADRO 3.1 Especificaciones De Los Vehículos

Movil

Vehículo AccesoriosCapacidad

De Carga

(Kg)Marca

Model

o

Tipo De

Combustible

Plataform

a

Cargador

Manual

(Unidad)

Estado

1Mitsubishi

Canter2002 Gasolina

Acenso

Lateral1 5000

Buen

Estado

2 Hino Fc 2010 GasolinaAcenso

Trasera1 7500

Buen

Estado

3 Ford Trasit 1998 Gasolina Sin 1 4000 Deteriorado

Plataforma

(Abertura

Lateral)

Necesita

Reparación

Constante

Fuente: Elaboración propia

FIGURA 3.8: Móviles De La Empresa American Chemical Company S.R.L.

Fuente: American Chemical Company S.R.L.

3.5 ALMACENAMIENTO

3.5.1 Proceso de almacenamiento

El proceso de almacenamiento comienza con la llegada de los productos terminados a almacén,

donde se controlan las cantidades ingresadas. posteriormente se ubican en forma caótica, sin

orden. Ver figura 3.9

FIGURA 3.9: Móviles De La Empresa American Chemical Company S.R.L.

Fuente: Elaboración propia

1. Llegada de los productos: Los productos llegan a almacén en un montacargas o en

cargadores manuales según la característica de la producción.

2. Control de los productos: Mediante la ficha de producción se controla la cantidad de

productos que ingresan al almacén. Ver Anexo A.4.1

3. Ubicación de los productos: Los productos son ubicados en distintos lugares según sus

características en el almacén de producto terminado o thinner, sin planificación.

3.5.2 Equipo

Montacargas

La empresa cuenta con cuatro montacargas. Sus especificaciones técnicas son las siguientes.

CUADRO 3.2: Especificaciones Técnicas De Los Montacargas

NNººDetalle Extintores (5 kg) Capacidad de

carga (Kg)Modelo Tipo de Combustible Cantidad Marca Tipo

1 C3000 Gasolina 1 CATCO2 -

BC1125

2 C3000 Gasolina 1 CATCO2 -

BC1125

3 GC35K GLP 1 CATCO2 -

BC1125

4 GC45Kswb GLP 0 CATCO2 -

BC1125

Fuente: American Chemical Company S.R.L.

FIGURA 3.10: Montacargas

Fuente: American Chemical Company S.R.L.

Cargadores manuales

Se cuenta con seis cargadores manuales dentro de almacén de producto terminado. Se

especifica las características a continuación. Ver Cuadro 3.2

Cuadro 4.2 : Especificaciones Técnicas De Los Cargadores Manuales

Cant.

FORMA DEL

CARGADOR

MANUAL

USO ESPECIFICO CAPACIDAD OBSERVACIÓN

3 Plataforma curveada Baldes de 18 lts 55 KgDos necesitan

reparación

3 Plataforma cuadradaTodo tipo de

productos60 Kg

Buen estado

Fuente: Elaboración propia

FIGURA 3.10: Cargadores manuales

Fuente: American Chemical Company S.R.L.

3.6 DISTRIBUCION FISICA DE LA EMPRESA

FIGURA 3.11 Lay out de la empresa American Chemical Company S.R.L.

Fuente: Elaboración propia

3.6.1 Media de los almacenes

Almacén de producto terminado

- Ancho: 45 m

- Largo: 35 m

Almacén de Thinner

- Ancho: 67 m

- Largo: 25 m

En general para el almacenamiento no siguen ningún criterio, originando demasiados traslados.

Al manipular en forma excesiva se deterioran los envases, con las pérdidas consecuentes por

derrame de productos principalmente.

Otro aspecto, es que los almacenes no están señalizados, no hay pasillos de circulación. Se

percibe un tipo de señalización antigua.

Los estantes de almacenamiento no están bajo ninguna norma, tampoco indica que peso pueden

soportar. Los baldes de productos se almacenan sin criterio. Esto ocasiona mezclas de productos

y dificulta la preparación y despacho.

3.7 GESTION DE INVENTARIOS

3.7.1 Tipos De Inventarios

Los tipos de inventarios que maneja la empresa se refiere a los tipos de producto terminado que

almacena. Los tipos de productos que almacena estan dividido por líneas: decorativa,

automotiva, madera, flexografica y thinner

Los inventarios, también denominados stock de productos, son aquellos que están almacenados

para su venta.

La gestión de inventarios, se refiere al control de las cantidades para informar de su existencia

para la venta. Los Encargados de Almacenes son los responsables de dos actividades:

Que no se agote el stock

Impulsar la venta indicando la cantidad de productos de los que se dispone, es decir

indicar por ejemplo que productos no se están vendiendo y necesitan promocionar e

impulsar la venta.

En la empresa no existen mecanismos para el cuidado del stock disponible, así mismo, no existen

procedimientos para conocer el índice de rotación. No existen análisis de records de ventas, por

lo que el cálculo del consumo para un período determinado no se puede realizar.

3.7.2 Toma Física De Inventarios.

El control de saldos, lo efectúa el Encargado de Almacén en forma empírica. La actualización de

las tarjetas kardex no es oportuno, se perciben muchos errores, en general el control de los saldo

en físico, no es sistemática.

Otro aspecto es el coteo físico. El personal de almacenes no dispone de instructivos para realizar

los inventarios físicos. Es decir no existe un metodología escrita para realizar estos controles. El

SAI, es un software que provee datos valiosos, pero el personal no está capacitado para

interactuar correctamente, se atrasan en la actualización, se comenten errores de transcripción,

que al final va a repercutir en que las cantidades en físico no coinciden con los del sistema.

Los inventarios que realizan en forma periódica no son completados, es decir no se completan

los procesos, puesto que siguen las diferencias entre la cantidad en físico y lo que se muestra en

listados del sistema.