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Capítulo 1 – Sistema de Archivo

¿Qué es un expediente en tus propias palabras? – documentos oficiales de una compañía u organización que son suficientemente importantes para retenerlos y guardarlos para futuras referencias.

Clasificación:Según la actividad que tenga el expediente, se puede categorizar el mismo en activo (los que se utilizan mucho en la administración de la compañía) y en inactivo (a los que no se deshace mucha referencia)

Los expedientes se distribuyen entre los siguientes niveles de importancia:1. Vitales – esenciales para la operación de la oficina. Son irremplazables2. Importantes – pueden ser duplicados y reemplazados3. Útiles – se usan en la operación de la compañía pero pueden ser fácilmente reemplazados4. No esenciales – pueden ser destruidos

Ciclo de vida de un expediente:El ciclo de vida de un expediente se extiende desde el momento en que se crea el mismo hasta su disposición final.

a. Creación del expediente – dentro de lo que debemos considerar al momento de crear el expediente está el formato que le vamos a dar, seguir los procedimientos para crear un expediente, el costo, entre otros.

b. Utilización del expediente – lograr que el expediente se use para los propósitos por los que se crearon

c. Retención del expediente – la vida de un expediente depende de su valor. En esta etapa se desarrollan calendarios para determinar el valor específico. Esto es hacer una evaluación de cuáles deben permanecer activos, semiactivos e inactivos.

d. Transferencia del expediente – un expediente puede ser transferido del archivo de los activos a los inactivos y viceversa dependiendo de su uso. Existen dos métodos de transferencia.

a. Transferencia perpetua – se transfiere en cualquier momento en que el caso se cierre o no se vaya a hacer referencia al mismo en buen tiempo.

b. Transferencia periódica – el expediente se transfiere en una fecha y día específico en el año.

5. Disposición de expedientes – cuando ya no se necesita un expediente, debe ser destruido. Purging es cuando se elimina el contenido de un archivo electrónico. Destrucción de documentos en papel – para eliminar información confidencial utilizando el shredding, incinerar, pulverizar, destruir microformas.

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Los expedientes son creados en formatos convencionales y no convencionales.Convencionales:

a. Correspondencia – mensajes escritos en cartas, memorandos y correo electrónico

b. Formas – Las formas consisten de un formato constante (información que se mantiene igual en cada documento) y variable (información que se inserta en el documento y cambia cada vez que se llena la forma). Las formas son creadas según el análisis de necesidades de la compañía. Este análisis le dejará saber al creador de la forma qué específicamente debe incluir en la forma al momento de diseñarla. Ejemplo de forma: encuestas Las formas incluyen información relacionada a una actividad, procedimiento o cuenta. Generalmente son creadas combinando la mayor información necesaria que quepa en una sola página.

Factores a considerar al momento de diseñar una forma: La información que se relacione debe ser agrupada La secuencia debe ser lógica La información debe ser alineada de tal forma que la forma se pueda

cumplimentar en una manera eficiente

Se debe llevar un control de las formas creadas en cuanto al mantenimiento y cuando se deben descontinuar. Esto debe ser manejado por un departamento centralizado en la organización. Ej. Oficina de Calidad. Este departamento centralizado debe:

Determinar la necesidad y uso de la forma Controlar el uso de la forma (usarla para lo que se creó) Determinar cuántas copias se deben preparar Establecer la distribución de la forma (si es a individuos o a departamentos) Ser responsable por el mantenimiento de esa forma

Con las formas electrónicas creas un template (caparazón) que incluye toda la información además de espacios en blanco para que se pueda añadir información. Algunos campos son requeridos y si no incluyes lo que te indica ese campo la forma no progresa Ej. Cuando cumplimentas hojas de precalificación por Internet. Una ventaja de esta forma es que no necesitas una copia en papel, aunque lo puedes imprimir.

c. Otro método convencional son los Informes

Antes de escribir un informe debemos: a. Definir el problema y el propósito del informeb. Determinar quién recibirá el informec. Establecer ideas que serán incluidasd. Recopilar la información necesaria

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e. Identificar, sortear y analizar la información recopiladaf. Preparar un informe final en forma de bosquejo

Recopilación de información – cuando se recopila información para un informe debes obtener una información primaria (documentos originales, información de los archivos de la organización, entrevistas, cuestionarios, observaciones personales, encuestas, estudios, experimentos) y una información secundaria (libros, revistas, panfletos, documentos del gobierno). Luego de recopilada, se hace un índice por categoría incluyendo como referencia la fuente de dónde se obtuvo la información.

Análisis de Información – al analizar datos debes primero considerar a qué final llegará el documento. Esto le ayudará a determinar cuanto detalle se debe incluir en el informe y en el apéndice. En muchos casos es más fácil listar los ítems numéricamente y punto por punto, o acomodarlo en un formato de columna o gráficas o tablas.

Hallazgos y conclusiones – la parte más larga de un informe es la parte de anotar los hallazgos. Esta información se organiza con títulos, y cualquier otra cosa que pueda ayudar a comunicar lo que se quiere comunicar.

Organizando el informe Se le hace una portada, un título, una carta de autorización, una carta de

trámite, tabla de contenido Se hace una introducción – resumen del problema o el propósito Se explica y se presenta la información Se hace un resumen, una conclusión y recomendaciones Se crea un apéndice con las bibliografías y el índice

La organización del cuerpo del informe puede ser de un o formato lógico (también llamado inductivo o indirecto) hace la presentación

primero antes de presentar los hechos que sostienen lo presentado.o formato psicológico (también llamado deductivo o directo) comienza con los

hechos o hallazgos primero para que cuando se presente lo demás, el público tenga una mente mas clara de lo que se va a hablar.

d. Tarjetas (3½ x 5 ejemplo) se usan para:a. Tener un índice que haga referencia a la información. La persona busca la

tarjeta y sabe donde encontrar el expediente originalb. Para ir añadiendo información al expediente y mantenerlo al día.

e. Otros – como lo son documentos de ingeniería, mapas, gráficas, catálogos tecnológicos, manuales de procedimientos.

No Convencionales:a. MicrográficasEnvuelven la creación, uso y almacenamiento de microexpedientes (expedientes que son pequeños en tamaño). Al ser micros, te ahorran espacio

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Todas estas son formas de almacenamiento con mucha capacidad de almacenaje.Tipos de Microexpedientes:

Microficha – es como una hoja que incluye una variedad de imágenes almacenadas en una hoja con líneas, parecida a la hoja de excel se lee en una máquina parecida a esta.

Microfilma – son de gran utilidad cuando la información se va a añadir continuamente y la

actualización de la misma no es una prioridad. Algunos beneficios de la microfilma incluyen: seguridad, reproducción de los documentos sin el temor de perder la información o archivarlas mal después de usada. Las microfilmas vienen en rollos de 100 pies de largo.

o COM (Computer output microfilm) – es una forma eficiente de trabajar con información almacenada en medio electrónicos. Antes la información estaba guardada en una computadora y había que imprimirla en papel continuo. Ahora con COM solamente la información que necesitas se obtiene en papel.

o CIM (Computer input microfilm) – se considera un método de bajo costo para leer automáticamente la información que contiene una microfilma sin tener que convertir esta información a otro programa para que la computadora lo lea.

Aperture Cards – es una tarjeta que se le añade la información a través de ponches

Jackets – es como una tarjeta que tiene hasta 5 tiras plásticas de microfichas que pueden tener de 60 a 70 páginas a la misma vez.

c. Medios Audiovisuales – fotografías, discos compactos, cassettes, videocintas, etc.d. Medios Electrónicos – bases de datos (Access)

Equipos para Archivar

Verticales – el más popular y lo más seguro es el que tienen ustedes en las oficinas Archivos abiertos – son para fácil acceso. Por lo tanto, la confidencialidad no está garantizada. Son

costo efectivo.o Otro tipo de archivos abiertos es el Slant files – las bases son corredizas permitiendo así que

cada fila se pueda mover y salir de su lugar Unidades móviles – están más accesibles para evitar el tener que estar viajando entre archivo. Archivos horizontales – por lo regular se encuentran en oficinas de arquitectos que necesitan guardar

material voluminoso en una posición horizontal. Archivos giratorios – los expedientes están ubicados en una unidad circular que se puede rotar Archivo de tarjetas – se usan como índice para almacenar expedientes en otro lugar. Se hace la tarjeta

y se indica en dónde estará guardado el expediente. Archivo de medios magnéticos – para acomodar cassettes, discos, etc. Archivo de video – para archivar videos Cajas, gavetas, bandejas – para guardar tarjetas y micrográficas

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Capítulo 2 – Manejo de los Expedientes

Procedimientos para Archivar:

1. Establecer cómo será accedido este expediente.

Los expedientes se pueden acceder: Acceso directo – permite a los individuos localizar expedientes yendo directamente a los

archivos y buscándolos allí por su nombre. o Ventajas – fácil acceso a los expedientes, economizas tiempo archivando y luego

buscandoo Desventajas – Gran volumen de expedientes puede hacer del sistema uno tedioso y

fastidioso, expedientes con nombres idéntico, similares o comunes pueden causa confusión, la duplicación de expedientes se puede dar fácilmente

Acceso indirecto – requiere que las personas vayan a un índice para localizar los expedientes. o Ventajas – aumenta la seguridad de los expedientes porque el que no sabe cómo está

estructurado, no sabe como buscar, no se produce la duplicidad de expedientes.o Desventajas – el mantener el índice consume tiempo porque debe mantenerse la

exactitud para que a su vez haya un mejor control en el archivo.

2. Antes de archivar un expediente, éste debe ser inspeccionado por una persona de autoridad que certifique con sus iniciales que autorizó a crear el expediente. Luego se etiqueta el expediente ya sea con un nombre, números. Y al final se codifica que aquí es donde hacemos anotaciones en el expediente de cómo será archivado (bajo qué nombre o cuáles números).

3. Se le puede asignar un color específico a los expedientes. Esta técnica ha comprobado ser una eficiente y efectiva para localizar expedientes. Ej. Todos los expedientes de la legislatura van de color rojo.

4. El cross reference se utiliza por si de un expediente queremos que hagan referencia a otro. Ej. Fargas González, Yessicca (Véase Yessicca Fargas)

5. Cuando se remueve un expediente del archivo, se debe hacer una anotación y colocarla donde estaba el documento. Esto se llama un charge-out card. La misma debe indicar cuando y quién tomó el expediente prestado y cuando espera devolverlo.

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Para asegurar un expediente hay que considerar los siguientes principios:

1. Asegurar expedientes en papel2. Asegurar la información almacenada en medio electrónicos (COM) 3. Asegurar archivos en la red o servidores4. Asegurar los que están en las computadoras5. Asegurar los back-ups6. Asegurar el centro donde estén archivados los expedientes (si es que es centralizado el sistema

que usan)7. Asegurar expedientes secretos y confidenciales8. Proteger información confidencial cuando se está usando9. Considerar prepararse para un desastre natural o provocado

Razones por las que se debe asegurar la información

1. Para la protección de la empresa (proteger los activos, el personal, los planes, las estrategias)2. Para la protección del cliente, paciente, consumidor3. Para protegerse contra una litigación potencial4. Por si tienen una auditoría, esa información esté accesible 5. Para ayudar a la empresa a cumplir con las regulaciones gubernamentales

Las personas encargadas de los expedientes deben ser adiestrados en el manejo de estos expedientes. Por ejemplo:

1. Deben estar pendiente de lo que dicen en público 2. Nunca deben dejar un documento que contenga información sensitiva y confidencial en

lugares donde se pueda ver o leer3. Deben cuidar la posición en que está su computadora para que no puedan verlo

Los expedientes vitales son aquellos que deben conservarse indefinidamente. Son irremplazables y necesarios para las operaciones de la corporación. Ej. Expedientes financieros, hipotecas, taxes, acciones, seguros. La ley requiere que organizaciones como lo son los hospitales y las farmacéuticas mantengan la información de un paciente o cliente como confidencial y que se le notifique a la persona por escrito de que su expediente se mantendrá en completa confidencialidad. Ej. Ley HIPAA

Para estos expedientes que son vitales se deben tomar precauciones para evitar que se dañen con un fuego o un desastre. Existen archivos que son resistentes al fuego y en estos debemos guardar estos expedientes. Por ejemplo los casetes magnéticos deben ser guardados a temperaturas menos de 150 grados porque son bien flamables.

Los expedientes que son secretos y confidenciales deben ser accedidos solamente por personal autorizado y estos expedientes deben ser guardados bajo seguridad y en un lugar que se pueda mantener cerrado. Las empresas deben contar con un plan de acción para este tipo de archivos en

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caso de una emergencia. También deben crear una lista master de los expedientes críticos. Esta lista debe incluir una descripción de todos los expedientes necesitados para continuar las operaciones de la organización si ocurriera un desastre.

Se conocen como expedientes íntegros a aquellos que se mantienen exactos y son veraces. Los expedientes con autenticidad se refieren a aquellos que mantienen el trabajo del autor intacto.

Para implementar un programa de asegurar expedientes las organizaciones deben seguir los siguientes pasos:

1. Implementar políticas y procedimientos de seguridad para los expedientes. Ej. Uso de password. Proteger los documentos contra pérdida o alteración por un virus.

En cuanto al uso de password se pueden considerar las siguientes alternativas: a. Utilizar una firma digitalizada – prueba que el documento nunca ha sido alterado desde

que se firmó (se hace en Word)b. Encryption – transmisión de data en un código secreto que no se puede descifrar sin un

dispositivo. (ver ejemplo próxima página)c. Decryption – es el proceso de decodificar lo que ha sido encrypted (codificado)

anteriormente (ver ejemplo próxima página)d. Biometric identification – características físicas únicas de una persona que macheen con

lo establecido en el database para acceder los expedientes. Si tu característica no está en el database, no te permitirá acceso.

e. Utilizando una tarjeta magnética que se pasa por un sistema de lector de tarjeta y te permite el acceso (es como las tarjetas de ponchar)

2. Desarrollar un plan detallado o curso de acción en el caso de una emergencia3. Seleccionar una persona que desarrolle un plan de desastre4. Hacer un inventario de los expedientes que hay. Cuando lo vayas a crear, ten presente las

siguientes consideraciones:a. Se debe sacar copia a los expedientes más vitalesb. Hacer backup de los expedientes electrónicos regularmente

5. Hacer un plan para proteger los expedientes vitales – Ej. Proveer cuartos a prueba de fuego

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Encryption is the scrambling of information so that it can only be decoded and read by someone who has the correct decoding key. Encryption is used in secure Web sites as well as other mediums of data transfer. If a third party were to intercept the information you sent via an encrypted connection, they would not be able to read it. So if you are sending a message over the office network to your co-worker about how much you hate your job, your boss, and the whole dang company, it would be a good idea to make sure that you send it over an encrypted line.

Definition of EncryptionEncryption is a process of translating a message, called the Plaintext, into an encoded message, called the Ciphertext. This is usually accomplished using a secret key.

Decryption is the reverse process to Encryption. While Encryption creates a Ciphertext from a Plaintext, Decryption creates a Plaintext from a Ciphertext.

Definition of Ciphertext

Ciphertext is encoded text, after it has been passed through an Encryption process. It is the product of Plaintext after Encryption.

Encriptación se refiere al proceso de convertir datos en texto cifrado para evitar que terceras personas lo puedan ver o acceder.

Decriptación es el proceso de convertir los datos encriptados de regreso a su forma original.

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6. Desarrollar un manual de los expedientes vitales que contengaa. Procedimientos de recuperaciónb. Explicación de la lista de los expedientes vitalesc. Dar instrucciones específicas para la recuperación de varios tipos de expedientes

7. Desarrollar un plan de recuperación de desastre (saber como recuperar los expedientes)8. Periódicamente dar seguimiento al plan de acción para asegurarse de que todos los

componentes estén funcionando y en su lugar.