CAPÍTULO 1 1. DESPACHOS ADUANALES … · Además se revisaron las normas y leyes que intervinieron...

CAPÍTULO 1

1. DESPACHOS ADUANALES ALCÁNTARA, S.A. DE C.V.

En este primer capítulo se describen: los antecedentes, visión, misión y objetivos de la empresa. Además se revisaron las normas y leyes que intervinieron en las actividades de las empresas dedicadas al comercio exterior.

1.1 Antecedentes de la Empresa

Despachos Aduanales inició sus operaciones en 1987, presidido por Lic. Leopoldo Alcántara con la autorización de la patente de agente aduanal cabe mencionar que fue la primera aduana que operó en Mexicali Baja California. Caléxico Forwarding inicio en 1987 la cual su función es almacenar las mercancías en las bodegas provisionalmente para su posterior distribución de las mismas. Debido a los servicios otorgados a los clientes fue necesario ampliar la empresa por esto mismo el 28 de mayo de 1990 se constituyó como Despachos Aduanales Alcántara, S.A. de C.V. Siendo su principal accionista el Lic. Leopoldo Alcántara. Despachos Aduanales Alcántara, solicito a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, se le otorgara una patente, para ampliar sus operaciones en la Ciudad de México, la petición fue otorgada en 1991 con la Patente Nacional número 3021. Cuando la empresa revisa los servicios que otorgaba a sus clientes, observo que no brindaba todo lo solicitado, por esto mismo decidió fundar en 1994 la empresa Transportación Grupal su objetivo apoyar las operaciones de importación y exportación de productos.

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Como la empresa siguió con su expansión, necesito tener un control de todas ellas, por esto se vio en la necesidad de fundar Grupo Logistics en 1995 encargada de coordinar operaciones de todas las empresas. La empresa inicio como una agencia aduanal tradicional actualmente es una empresa, que otorgan un alto valor de servicios a sus clientes, en ese mismo año se fundo American Logistics Solutions y Agrupación Aduanera para integrar y asegurar las operaciones del grupo en exportación e importación, pero solo opero tres años American Logistics quedando solo Agrupación Aduanera. Este grupo es una empresa moderna y bien organizada que tiene operaciones anualmente 350 millones dólares en mercancías, manejando aproximadamente 300,000 toneladas en 15,000 cajas de trailers al año de diversos productos, desde delicadas partes electrónicas, materias primas, productos terminados; hasta plantas industriales completas. Para mayor referencia de esta información consultar los cuadros No 1 al 5 ubicadas en las paginas 2 a la 4.

Cuadro No.1

Evolución de la Empresa Alcántara.

Empresa Actividad 1987 Despachos Aduanales Alcántara. Agencia aduanal

1987 Calexico Forwarding Inc.

Almacenaje y reexpedición de carga

1994 Transportación Grupal, S.A de CV

Transporte de mercancías en territorio mexicano.

1995 Grupo Logistics, S.A. de C.V. Corporativo. 1995 American Logistics Solutions Inc.y Agrupación Aduanera S.C.

Transporte de mercancías en territorio de USA. y Canadá.

Cuadro elaborado por la Tesista.

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Cuadro No 2

Ubicación de las empresas y sus operaciones.

Operaciones anuales Cantidad de operaciones Mexicali 15000 Aeropuerto de la C.d de México. 10000 Nuevo Laredo. 30000 Tijuana. 4000 Veracruz. 1500 Manzanillo 1500 Total de operaciones 62000

Cuadro No. 3

Patentes que operan y sus representantes legales. Nombre No patente Leopoldo Alcántara López 3021 Carlos Cantu Santos 3471 Regina Gaviño Martínez 1509 Mónica Leticia Alcántara Acevedo 3794

Cuadro No.4

Ubicación de Almacenes y superficie. Almacén Cantidad Laredo Texas 15,000 m2 Calexico 1200 m2 Otay Mesa 500 m2 Patio de maniobras 3000 m2 Patio para camiones 10,000 m2 Total de superficie 24,700 m2 Cuadros elaborados por la Tesista.

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Cuadro No.5

Principales clientes.

Cliente Ramo Actividad Aeroequip Mexicana

Industrial

Fabricación de mangueras y conexiones

Benteler de México

Automotriz

Partes para chasis automotriz.

Bridgestone de México Industrial Fabricación de llantas. Cervecería Cuahutémoc Bebidas Cerveza Conservas la Costeña

Alimenticio

Producción y envasado de conservas.

Kimex de México

Resinas plásticas

Materias primas para la industria del plástico.

Industrias Polifíl

Textil

Fabricación de hilados para vestiduras.

Industrias Frigus Bohn

Refrigeración

Equipos de refrigeración industrial.

Microsoft de México

Computación

Desarrollo de programas para computadoras.

Pemex

Petróleo

Extracción y refinación de petróleo.

Price Club Mexico

Comercial

Tiendas de venta al mayoreo.

Grupo Zapata

Industrial

Fabricación de envases de aluminio.

Envases de Zacatecas Industrial Materias primas. Industrial de Auto partes Automotriz Auto partes Corporación Papelera Imperial

Papelería

Artículos de oficina en general

Química de Aseo Químicos Líquidos y compuestos Estico

Industrial

Fabricación de cable de cobre.

Gatees de México

Industrial

Renta y reparación de carros tanque de FFCC.

Foto Regis Comercial Papel fotográfico. Cuadros elaborados por la Tesista.

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1.1.1 Organigrama de Grupo Logistics

En la administración, se considera una parte importante por que se determina la estructura de toda empresa o institución, representa al mismo tiempo los diversos elementos del grupo y sus relaciones respectivas al organigrama fija la acción y la responsabilidad. Las gráficas de organización y los organigramas son representaciones graficas de la estructura formal de una empresa o institución que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad, existente dentro de ella. Para más información con respecto a los organigramas de las empresas consulte los cuadros ubicados en las páginas 6 y 7.

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Cuadro No. 6

Organigrama del Grupo Logistics

Grupo Logistics

Sistemas

Finanzas

Planeación y

operación

Gerente de American Logistics Solitions

Gerente de Caléxico

Forwarding

Despachos Aduanales Alcántara

Gerente de Transportación

Grupal

Nuevo Laredo México Mexicali Aeropuerto

Este organigrama se encontró en el archivo de Despachos Aduanales.

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Cuadro No. 7

Organigrama de Despachos Aduanales Alcántara, S.A de C.V.

Gerente General American Logistic

Solutións

Gerente General Calexico Ford warding

Gerente General Transportación Grupal

Gerente de Operación

Gerente de Admón.

Gerente de Recursos Humanos

Gerente de Contabilidad

Gerente de Ventas Exportación

Gerente Ventas Importación

Gerente de Administración




Gerente de ventas de Importación


Gerente de Administración





Gerente de ventas de Importación

Región Nuevo Laredo Región México Aeropuerto Región Mexicali

Dirección Despachos Aduanales Alcántara

Organigrama elaborado con la ayuda del Profesor de la ENBA: José Manuel Gutiérrez.

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Después de revisar la estructura orgánica de Despachos a continuación las actividades que desarrollan cada una de las partes que se integran a estos mismos son: Área de Sistemas: Realiza el proceso de respaldo que proporciona a la empresa lo medios informáticos de comunicación y conectividad con los clientes. Administración: Proporciona el suministro de recursos para establecer un ambiente favorable y el personal logre los objetivos de la organización. Ejecutivo de Tráfico: Se encarga de preparar toda la documentación para el despacho aduanal según las disposiciones de la Ley Aduanera y disposiciones de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Tramitador: Verifica la correcta integración de los documentos requeridos en Ley Aduanera en su Artículo 36. Presenta la mercancía y documentación en los módulos del sistema de selección automatizada. Clasificador: Determina la fracción arancelaria de las mercancías identificando cada una de las restricciones arancelarias y no arancelarias que corresponden según la ley. Coordinador de exportación e importación: Tiene que cumplir con los tiempos de operación establecidos por despachos para el trámite de la exportación o importación y cumplir las políticas hacia los clientes.

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Gerente de calidad y operativo: Analiza las evaluaciones con los clientes y proveedores para establecer tiempos de operación, así, como el cumplimiento de las políticas establecidas con el cliente. Documentador: Revisa los expedientes verificando su correcta integración, elabora con tiempo los pedimentos de importación y exportación conforme a lo establecido en el instructivo de la Miscelánea del Comercio Exterior. Gerente de calidad en almacén: Asegura la correcta recepción de las mercancías, resguardando las mismas en buen estado hasta su reexpedición en buen estado hasta su destino final. Área de Contabilidad: Lleva el control de ingresos egresos, póliza de cheques, movimientos bancarios, cheques pagados, nómina; toda documentación que genera y recibe de las diferentes Empresas o Instituciones para beneficio de la empresa. Área de Recursos Humanos: Se encarga de suministrar los recursos humanos en toda la empresa según el área a cubrir, así mismo, su actualización constante de su personal por medio de cursos. Área de Ventas: Contacta nuevos clientes y mantiene relación con los existentes también busca satisfacer las necesidades de los clientes.

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1.2 Misión, Visión y Objetivo

Actualmente, casi todas las empresas basan su administración aplicando la planeación estratégica, la cual plantea que debe tener cada una su misión, visión y objetivo; para Despachos Aduanales Alcántara es la siguiente:

Misión: Ofrecer una nueva alternativa en el mundo de la logística internacional, basada en el servicio integral en embarques de puerta a puerta con elevada calidad, gran flexibilidad y siempre a la medida de las necesidades de nuestros clientes, mediante una relación personal con ellos, basándola en la honestidad y seriedad de cada uno de los elementos de la organización, donde el apego estricto a la ley debe ser nuestra bandera para la conservación de nuestro patrimonio y el de nuestros clientes, que son quienes dan vida mediante sus encargos a nuestra organización. Visión: Liderazgo en operación logística de importación y exportación en la región del Tratado del Libre Comercio, basado en: innovación permanente, certificación de calidad mundial, orientación al cliente y concentración definida, además diferenciar cada vez más a su grupo con servicios de alto nivel agregado y alejarse con total claridad de los servicios tradicionales paso de frontera. Esta estrategia, que genera una alta diferenciación, ofrece enormes oportunidades de crecimiento en dos variables claves del: Incremento de ventas en márgenes dado por la diferenciación de la oferta al mercado. Desde su fundación, en 1987 y la filosofía es actuar siempre con estricto apego a la ley, que los identifica como una organización profesional de alta confiabilidad en el mercado. Despachos Aduanales fue creado para ofrecer servicio de calidad.

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Objetivo: Despachos Aduanales se espera a largo plazo sea un eslabón para el comercio entre México, Estados Unidos y Canadá, en reducción de tiempo de transito, seguridad en los tiempos de entrega, frontera tiempo cero, reducción de inventarios, el costo total más bajo en logística y proyectarse a corto plazo en distribución internacional de servicio multiaduanas. Además integrar los servicios de las empresas del grupo, cada una de ellas especializadas en una actividad de la cadena logística internacional, con operación autónoma, pero con coordinación que garantiza un servicio de elevada calidad, generador automático de pedimentos, con gran flexibilidad y siempre a la medida de las necesidades de los clientes.

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1.3 Normatividad Empleada para Empresas Aduaneras Se mencionan las principales bases legales y acuerdos en materia de conservación de la documentación como son: Ley Federal del Trabajo, Ley del Seguro Social, Ley de Aduanas, Código Fiscal de la Federación, Código de Comercio y Diario Oficial de la Federación aplicados a Despachos Aduanales ya que son importantes para el desempeño eficiente en las actividades archivísticas como la depuración.

1.3.1 Ley Federal del Trabajo

Este rubro se maneja por que contamos con documentación de recursos humanos y todo lo relacionado a este departamento. Ley Federal del Trabajo en su Artículo 804 señala que: “El patrón tiene la obligación de guardar y exhibir en un juicio los siguientes documentos:

Fecha de ingreso Antigüedad Faltas de asistencia Causas de rescisión del trabajo Constancia de baja por escrito del trabajador y causa de despido Contrato de trabajo Duración de jornada de trabajo Aviso de baja Pago de días de descanso y obligatorios Disfrute y pago de vacaciones Pago de primas dominicales y antigüedad Monto y pago de salario

Pago de utilidades incorporación y aportación al fondo nacional de la vivienda” 1 Esta documentación es importante conservar ya que la ley lo exige presentar como pruebas se requiere esta documentación y por control interno es importante conservarla en orden.

1 Ley Federal del Trabajo, México: Boricio 2004. p.161

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1.3.2 Ley del Seguro Social Los siguientes artículos se aplicaron al archivo de personal ya que es necesario conservar estos registros durante cinco años siguientes según lo dispuesto en obligaciones de los patrones en su artículo quince. Se elaboro un cuadro para realizar una depuración siguiendo la normatividad, para más información consulte el cuadro 8.

Cuadro No.8

Principales artículos de la normatividad del Seguro Social.

ARTÍCULO DESCRIPCIÓN 4 Del Seguro Social 11 Régimen obligatorio 15 Obligaciones de los patrones 16 y 18 Dictaminación de estados financieros 41 y 58 Riesgos de trabajo 43 Enfermedades de trabajo 55 Efectos producidos por riesgo de trabajo 174 Derechos del trabajador 177 Registros de la cuenta 181 Informes del trabajador 19 Aportación y retiro de fondos Cuadro elaborado por la Tesista El Artículo 58 de la Ley del Seguro Social plantea lo siguiente: “Del seguro de riesgos de trabajo en el Artículo 58 acerca del asegurado que sufra un riesgo de trabajo tiene derecho a las siguientes prestaciones en dinero: Si lo incapacita para trabajar, recibir mientras dure la inhabilitación, el cien por ciento del salario en que estuviese cotizando en el momento de ocurrir el riesgo.

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El goce de este subsidio se otorgará al asegurado entre tanto no se declare que se encuentra capacitado para trabajar o bien se declare la incapacidad permanente parcial o total lo cual deberá realizarse dentro de un termino de cincuenta y dos semanas que dure la atención medica como consecuencia del accidente, sin perjuicio de que una vez determinada la incapacidad que corresponda continúe su atención o rehabilitación conforme a lo dispuesto por el artículo 61. En el Artículo 11 del seguro social cuenta con cinco ramos del seguro para brindar protección a los trabajadores como: ♦ Riesgo de trabajo ♦ Enfermedades y maternidad ♦ Invalidez y vida ♦ Retiro, cesantía en edad avanzada y vejez ♦ Guarderías y prestaciones sociales.” 2 El seguro social es el instrumento básico de la seguridad, establecido como un servicio público de carácter nacional y por lo tanto los archivos del personal se requieren conservar por gestiones administrativas. Dicho de otra manera el patrón tiene la obligación de guardar y exhibir en un determinado juicio como se menciona anteriormente.

2 Ley del Seguro Social. México1998, edición Berbera Editores. S.A. de C.V. p. 20

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1.3.3 Ley de Aduanas Esta normatividad establece las formas en que debe realizarse el despacho aduanero de mercancías, los distintos regímenes a que puede asignarse a mercancías, los documentos en que amparan la legal estancia en el país, los mecanismos para evaluar las mercancías y determinar los impuestos, responsabilidades de los importadores y exportadores, las infracciones y las sanciones a las mismas. La Resolución Miscelánea de Comercio Exterior. Señala las reglas de carácter general con que las autoridades de la Secretaria de Hacienda y Crédito público están obligadas a interpretar las leyes y reglamentos a procedimientos específicos relacionados con el comercio exterior. Además en sus anexos se publican formatos oficiales para ciertas solicitudes y documentos relacionados con el comercio exterior, se definen mercancías prohibidas o sujetas a los requisitos especiales, etc. El Tratado de Libre Comercio de América del Norte, señala las condiciones en que las mercancías importadas o exportadas serán sujetas a tarifas en México, Estados Unidos y Canadá. Especialmente son reglas que señalan los requisitos especiales para importadores temporales. “Con Artículo 6 de la Ley de Entrada y salida de las mercancías a territorio nacional o salida del mismo de las mercancías. Quienes efectúen su transporte por cualquier medio, están obligados a presentar ente la autoridad aduanera junto con la documentación exigible. Requisitos para efectuar reexpediciones ante la aduana. Artículo 25-B de la Ley de aduanera dice: Quienes efectúen reexpediciones están obligados a presentar ante la aduana un pedimento en la forma oficial aprobada por la Secretaria de Hacienda y Crédito Público, que contendrá los datos a que se refiere el primer párrafo del artículo 25 de esta ley, debiendo llevar impreso el código de barras o cualquier otro medio de control, con las características que establezca la citada Secretaría mediante reglas de carácter general a dicho pedimento se debe acompañar:

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1.- Copia de pedimento mediante el cual se efectuó la importación a zona libre o franja fronteriza, o cuando sea persona distinta del importador, factura que reúna los requisitos que señale el reglamento de esta ley. 2.- Los documentos que comprueben el cumplimiento de las obligaciones en materia de restricciones no arancelarias, salvo en los casos en los que el documento original en poder de las autoridades aduaneras, en los que bastará con la presentación de una copia” 3 Por lo que menciona esta ley se requiere de mucho cuidado estar al margen contar con los documentos necesarios tanto por el bien la empresa y de los clientes que debe ser confiable el proceso de transportación de sus productos que no van hacer detenidos o multados por falta de documentos importantes de aquí la importancia de saber lo que debe conformar el expediente en importación o exportación. En el Artículo 162 contiene las obligaciones del agente aduanal, plantea lo siguiente en su fracción: VII. Dice, formar un archivo con la copia de cada uno de los pedimentos tramitados o grabar dichos pedimentos en los medios magnéticos que autorice la Secretaría los siguientes documentos.

a) “Copia de factura comercial. b) Conocimiento de embarque o guía.

c) Los documentos que comprueben el cumplimiento de las obligaciones

en materia de regularizaciones y restricciones no arancelaria.

d) La comprobación de origen y procedencia de las mercancías cuando corresponda.

3 Ley de Aduanas, México 1998, p.40, 48.

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e) La manifestación de valor a que se refiere el Artículo 59, Fracción. III de esta ley.

f) El documento en que conste la garantía a que se refiere el inciso e),

Fracción I del Artículo. 36 de esta ley, cuando se trate de mercancías con precio estimado establecido por la Secretaría.

g) Copia del documento presentado por el importador a la Administración

General de Aduanas que compruebe el cargo que se le hubiere conferido para realizar el despacho aduanero de las mercancías.

Los documentos antes señalados deberán conservarse durante cinco años en la oficina principal de la agencia a disposición de las autoridades aduaneras. Dichos documentos podrán conservarse microfilmados o grabados en cualquier otro medio magnético que autorice la Secretaría” 4

Hay empresas que por desconocer cuanto tiempo deben conservar su documentación lo más práctico es conservar todo en sus instalaciones, sin saber que hay plazos de conservación y como se menciona en el párrafo anterior se pueden microfilmar con la finalidad de ahorrar espacios y recursos económicos con esto agilizar su consulta y no solo eso conservar solo lo más importante, evitar aglutinamientos en todas las áreas de trabajo.

4 Diario Oficial de la Federación, 01 de enero, 2002. Reforma, Adicionada y Derogada Mediante decreto publicado en Diario Oficial de la Federación.

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1.3.4 Código Fiscal de la Federación Entre las disposiciones legales que hacen referencia a la conservación, depuración y baja de documentos dice lo siguiente: “Las personas obligadas a llevar contabilidad deberán conservarla en el lugar que se refiere la fracción III del artículo 28 de este Código a disposición de las autoridades fiscales. Esta documentación a que se refiere el párrafo anterior de este artículo y la contabilidad, deberán conservarse durante un plazo de diez años, contando a partir de la fecha en que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas”5

Dicho de otra manera el contribuyente deberá llevar un control por lo menos un libro mayor. Las personas están obligadas a realizar su contabilidad observando las siguientes reglas:

Llevar los registros y sistemas contables que señale el reglamento de este código.

Tener su contabilidad en su domicilio. Los asientos en la contabilidad se efectuaran dentro de los dos meses siguientes a la fecha en que se realicen las actividades.

La contabilidad se integra por:

Sistemas y registros contables Libros contables Registros sociales Equipos y sistemas electrónicos de registro fiscal Documentación comprobatoria o justificatoria Comprobantes de haber cumplido con las disposiciones fiscales Cuentas especiales

5 Código Fiscal de la Federación de Disposiciones Transitorias, 1992. p. 34, 47.

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Se requiere conocer los plazos de guarda ya que de lo contrario se corre el riesgo de destruir información importante o por desconocimiento guardar todo, cuando los plazos ya están establecidos tal como se menciona en dichas disposiciones. En la fracción VI para efectos del tercer párrafo del artículo. 30 y del segundo párrafo del artículo 67 del Código Fiscal de la Federación, la obligación de mantener la contabilidad por diez años y el plazo por el cual se extinguirán las facultades de determinado en relación al término por el cual se encuentran obligados a mantener su contabilidad, respectivamente será en ambos para más información consulte el cuadro 9.

Cuadro No. 9

Plazo de vigencia en relación con los artículos 30 Y 67

Año Conservación Transitorios 1992 6 años 1993 7 años 1994 8 años 1995 9 años 2do.VI 1992 1996 10 años 2do.VI 1992 1997 10 anos 2do.VI 1992 1998 5 años 2do. X año 1998 1999 5 años 2000 5 años 2001 5 años 2002 5 años 2003 5 años Cuadro elaborado por la Tesista.

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De acuerdo al con el Código Fiscal de la Federación nos menciona acerca de la conservación de los documentos y dice lo siguiente: “Artículo 30 plantea que la contabilidad deberán conservarla en el lugar a que se refiere Artículo 28, la documentación a que se refiere el párrafo anterior a este artículo y la contabilidad, deberán conservarse durante el plazo de conformidad con el artículo 67 de este Código se extingan las facultades de las autoridades fiscales, contando a partir de la fecha en que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas. Tratándose de contabilidad y documentación correspondiente a actos cuyos efectos fiscales se prolonguen en el tiempo, el plazo de referencia comenzara a computarse a partir del día en que se presente la declaración fiscal del ultimo ejercicio en que hayan producido dichos efectos. Cuando se trate de la documentación correspondiente aquellos conceptos respecto de los cuales hubiera promovido algún recurso o juicio, el plazo para conservarla se computara a partir de fecha en que quede firme la resolución que les ponga fin” 6 Estos plazos se aplicaron a la documentación y con el cuadro elaborado anteriormente fue más sencillo conservar únicamente lo más importante. Ya que una vez presentada y exhibida la documentación requerida en auditorias fiscales, ya no es necesario conservar los ejercicios si estos están al corriente.

6 Código Fiscal de la Federación de Disposiciones Transitorias. Op .cip. p. 74

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1.3.5 Código de Comercio Este código es aplicable a los que prestan sus servicios de transporte privado por ello se menciona. La inscripción en el Registro Público de Comercio de los documentos cuya autenticidad deben hacerse notorios y dice que:

“Mantener un sistema contable. Conservación de la correspondencia que tenga relación con el giro del comerciante.

Artículo 38 y 46 conservación de documentos por 10 años En el Artículo 47 la conservación de correspondencia cartas, telegramas y otros documentos que reciban con relación a su negocio, así como las que expidan. Datos Asentados en el libro mayor Artículo 35.

Nombre o designaciones de las cuentas contables. Saldo final del periodo inmediato anterior. Total de movimientos Saldo final Concentración de todas las operaciones de las empresas ” 7

Finalmente con este último código cerramos lo que es en materia legal y esta empresa respeto dichas disposiciones en materia de archivo para la conservación documental.

7 Código de Comercio México 1985, Op.cip. p.60.

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1.4 Situación Actual del Archivo de Concentración de Despachos Aduanales Alcántara, S.A. de C. V.

Es necesario para iniciar la reestructuración del archivo conocer las condiciones físicas en que se encuentra además, tener un panorama más amplio si el lugar es idóneo para albergar el archivo.

1.4.1 Recursos Humanos

Los recursos humanos poseen características tales como: posibilidad desarrollo, creatividad, ideas, experiencia y habilidades, etc., Para que una empresa o institución pueda lograr sus objetivos se necesita contar con los recursos humanos idóneos ya que este depende el manejo y funcionamiento de los demás recursos. Desde que se creo el área de archivo no ha tenido un responsable del área la problemática se fue incrementando día tras día hasta llegar a las condiciones en las que se encontraba. Con lo que respecta a las actividades en el archivo nunca se ejercieron por lo que el personal llega a buscar su información en todo el lugar al mal llamado “archivo muerto”. Como consecuencia más desorden en la documentación maltratar las cajas al estibar más de su capacidad, deshacer los legajos para consultarlos, extravió de expedientes etc. Para la organización del archivo se requirió dos personas, ambos con la formación académica de la Licenciatura en Archivonomía.

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1.4.2 Recursos Materiales Los recursos materiales son básicos para el desempeño de las actividades archivísticas sin embargo se inicio únicamente con lo que había en el archivo como:

Dos sillas Una mesa Un escritorio 16 anaqueles una computadora (lenta) armada de los equipos obsoletos

Todo lo anteriormente mencionado es mínimo ya que recordemos que el archivo era una bodega la cual enviaban todo lo que no servia de las diferentes áreas y estaban en malas condiciones las sillas, mesa el escritorio por lo que respecta a los anaqueles estaban oxidados y mal armados además el exceso de carpetas doblo las charolas. A demás la empresa no estaba dispuesta a destinar recursos económicos tan rápido sin ver resultados a corto plazo.

1.4.3 Local Inicialmente el lugar fue un terreno baldío con una superficie total de 2000 metros cuadrados el cual se utilizó para el mantenimiento de los trailers conforme se requirió se construyo una caseta de vigilancia, un taller mecánico y oficinas para el personal administrativo iniciara sus actividades. El área destinada al archivo fue de 160 metros cuadrados, el techo es de lamina galvanizada tenia una altura de 2.10 metros. El archivo fue compartido con el taller mecánico por lo que había llantas de trailer en el área del archivo resguardaba equipo de computo obsoleto, provisionalmente fue separado el archivo del taller con tablas de madera.

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La construcción es de láminas galvanizadas, en el techo existen agujeros que ocasionan goteras, en tiempo de lluvias algunas láminas de las paredes tienen orificios grandes, el piso del local es de concreto; la estructura para sostener el techo es de polines, algunos de estos empiezan a tener vencimiento. Como terreno que es y el paso constante de los vehículos ocasiono que se cubriera de polvo todo el lugar. Con respecto al medio ambiente la temperatura esta relacionada con el clima existente del día; falta ventilación, la instalación eléctrica no funciona adecuadamente, el local no tiene puerta el aire levanta polvo y basura, la cual se acumula en las tarimas donde se estibaron las cajas. En lo que respecta a seguridad de la información no se tiene control de entrada y salida de la documentación y toda persona interna o externa entra al archivo. Por lo antes mencionado la infraestructura no es la adecuada ni la seguridad de la documentación es apropiada. La mayoría de los locales donde tradicionalmente se ubican los archivos pueden considerarse inadecuados ya que son improvisados y no cubren las necesidades como un centro de documentos. Ver croquis en anexo número 1 en página 77. Ver fotos en anexos número 5 y 6 en las páginas 81 y 82.

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CAPÍTULO 2

2. ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

En este capítulo se revisó la literatura referente a las bases teóricas de la archivonomía en lo que respecta a la organización de archivos y cada una de las partes que integran para tener un conocimiento total de la parte teórica y después aplicar esta misma en el siguiente capítulo.

2.1 Definición de Archivo de Concentración

En México se le denomina como archivo de concentración, término que alude a la institución archivística en la que deposita para su conservación precausional. Documentación proveniente de las unidades de documentación en trámite y de la cual eventualmente y de conformidad con los valores asociados a la documentación se transfiere como archivo histórico ó bien determina su eliminación definitiva. Para una mejor comprensión de término se consulto el Diccionario de Terminología Archivística, el cuál plantea que: “Dentro del Ciclo Vital de Documento, es el que coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos, una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante. En virtud de la normatividad vigente, con carácter general y salvo excepciones, no pueden custodiar documentos que superen los treinta años de antigüedad” 8 La finalidad de llevar a cabo este proceso es de liberar espacios en las áreas y dar lugar a los nuevos expedientes. 8 Diccionario de Terminología Archivística, México 1980.- p. 21

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Para el autor Schellenberg nos dice que: “Son aquellos registros de cualquier institución pública o privada que hayan sido considerados ameritar su preservación permanente con fines de investigación o para referencia y que han sido depositados o escogidos para guardarse en una institución archivística”9

“Proporcionar el apoyo necesario para facilitar la adecuada y oportuna toma de decisiones, mediante la custodia, conservación y manejo de la documentación que envían los archivos de trámite”10

Dicho de otra manera los centros documentales son creados para su posterior consulta. Para la autora Vicenta Cortés, lo conceptualiza como: “El conjunto de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o institución, publica o privada, en el transcurso de la gestión de asuntos de cualquier índole, los producidos y los recibidos, de cualquier fecha, los cuales se conservan y custodian para servir de referencia, como testimonio e información, por las personas responsables de tales asuntos.”11

Concluyendo con lo que comentan los autores al respecto todos coinciden en que el archivo es como un conjunto de documentos debidamente organizados y clasificados conforme a un mismo asunto o materia de acuerdo a sus características y nos sirve para la toma de decisiones de la empresa que los genera. Las características principales de un archivo de concentración son:

Por lo general la estantería debe ser metálica. La documentación que se transfiere del archivo de trámite regularmente se conserva en cajas de cartón con medidas de 60 o 70 cm.

La documentación conserva los valores primarios, posteriormente se realiza una valoración secundaria a la documentación para determinar cual será transferida, al archivo histórico, o para su baja definitiva.

9 Schellenberg. Theodore. Archivos modernos: principios y Técnicas, México. Archivo General de la Nación 1999. p.43 10 Sobernis Carrillo, Alberto. Órganos, funciones y procedimientos en la transferencia y a la Concentración Archivística, Esbozo general; en Boletín del SNA. No.1 Septiembre- Octubre,1983 AGN. México, p.27 11 Cortes Alonso. Vicenta. Manual de archivos municipales, Madrid 1989. p.31

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2.2 Archivo de Concentración Es el lugar en donde se resguarda y custodia documentación que tiene, consulta en forma esporádica, es la misma documentación enviada del archivo de trámite por medio de una transferencia primaria, brinda servicio de información organizada y sistematizada. El contenido del archivo de concentración contiene documentos de asuntos cuyo trámite ha terminado o que no, habiéndolo hecho, su consulta por las áreas es poco frecuente. La documentación debe conservarse hasta que concluya su plazo de conservación con base en los diversos criterios que existen para ello. Puede contener documentación normativa vigente y obsoleta pero útil, cuando no existe Centro de Documentación de la institución o cuando habiéndolo, así se determine. El archivo de concentración esta integrado por la documentación que constituye un centro de información fundamental para que los funcionarios y demás usuarios internos de la empresa pueda dar una respuesta rápida y eficiente a las necesidades de las áreas administrativas que le son demandadas por auditorias administrativas internas y externas de acuerdo a los lineamientos legales en cuestión de conservación documental. Nos comenta al respecto el autor Benjamín Cortés, lo siguiente: “Son archivos semipasivos que dan servicio a todas las áreas de una institución recibiendo la documentación correspondiente, proporcionándoles servicio de préstamo y consulta. Deben ser unidades donde se ejerza la depuración cumpliendo con las normas establecidas”12

En el caso del servicio se da a toda la empresa o institución pues reciben documentación de todas sus áreas y a todas ellas les proporcionan préstamo y consulta aunque están restringidos de tal manera que cada usuario pueda tener acceso solamente a documentación generada por ellos mismos en ejercicio de sus funciones, salvo algunas excepciones como pueden ser auditorias internas a la documentación que haya concentrado; salvo normas que establezcan. 12 Cortés, Lozano. Benjamín. Normas para el registro de acervos en los archivos de concentración en normatividad archivística. México Archivo General de la nación 1996, p.60, 61.

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Las funciones básicas que debe cumplir el archivo de concentración son: recibir, revisar organizar y custodiar la documentación que le envíen para su guarda precaucional.

Recibir y conservar la documentación semiactiva liberada por el archivo de trámite, de manera que pueda ser localizada y consultada fácilmente.

Realizar un control sistemático de la información, preparando y manteniendo un calendario de vigencias de los documentos que permita su posterior depuración.

Vigilar que se cumplan las vigencias de los documentos.

Depurar y transferir la documentación con valores secundarios al archivo histórico, eliminando la que resulte innecesaria.

Determinar el destino final de la documentación depurada.

Integrar al acervo documental lo que va llegando con rapidez.

Elaborar los controles necesarios para baja documental o para realizar transferencia secundaria.

Realizar la valoración documental.

Finalmente podemos decir que el archivo de concentración resguarda documentos que tienen poco uso y el trámite de su gestión ha concluido se realiza la depuración y se valora para su transferencia.

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2.2.1 Ciclo vital del Documento La archivonomía esta sustentada en tres teorías: Principio de Procedencia, Orden Original y el Ciclo Vital del Documento, de este último realizado en Estados Unidos de Norteamérica cuando se fundo su Archivo Nacional por lo años de 1934 archiveros y Gestores de la información, con el objetivo de resolver el problema de la explosión documental suscitada en los archivos. Por esto mismo la documentación se trata de forma diferente, se establecieron tiempos durante el transcurso de vida útil; esto mismo se puede observar al retomar diversas definiciones. Comenta el autor Vázquez que: “El ciclo de vida de un ser viviente comprende su concepción, gestación, su nacimiento, su vida y su muerte. En un documento, por analogía, el ciclo vital comprende su concepción- gestación, su nacimiento, y su última etapa que a veces es la destrucción y a veces es la transferencia a un archivo, para su conservación perenne. El ciclo vital basado en cantidad de uso habla de documentos activos, semiactivos o inactivos sin especificar cuanto movimiento es menester para integrar cada una de estas categorías, sin poder establecer fechas de tránsito de una a otra fase. Este proceso del ciclo vital es útil para saber ubicar los documentos en relación al usuario”13 De acuerdo a lo que nos dice el anterior autor es que según la consulta de los expedientes depende la ubicación en la fase activa, semiactiva o inactiva esto con el fin de conservar documentos importantes y descongestionar las áreas de toda esa documentación inactiva. Para más información consulte el cuadro No 10 en la página 30.

13 Vázquez Murillo, Manuel. Manual de Selección Documental.-1995, p.29

29

Cuadro No. 10

Flujo documental CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ARCHIVO QUE LO

ALBERGA DOCUMENTO GENERADO SE TRAMITA CONCLUYE TRÁMITE SE CONSULTA SE CONSERVA HASTA QUE VENZA LA UTILIDAD LEGAL SE DEPURA

PRESERVACIÓN DE LOS

DOCUMENTOS CON VALOR

PERMANENTE

DESTRUCCIÓN DOCUMENTAL IRRELEVANTE

VIDA ACTIVA

VIDA UTIL ADMINISTRATIVA

VIDA SEMIACTIVA

ARCHIVO INMEDIATO

ARCHIVO DE ÁREA

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

ARCHIVO HISTÓRICO

ARCHIVO DE TRÁMITE

VIDA NO ACTIVA

ADMINISTRATIVAMENTE VIDA HISTÓRICA

Archivos Municipales y Estatales.1980, A.G.N. p 7

30

Analizando lo que dice Cruz Mundet respecto al ciclo vital del documento: “El fondo documental constituye un todo unitario que tiene diversas etapas, establecidas en función del ciclo vital del documento, al principio establecido por la archivística norteamericana. Este concepto, desarrollado en los años treinta, tras el establecimiento del Archivo Nacional de los Estados Unidos (1934), viene a significar que la información documental tiene una vida similar al de un organismo biológico, el cual nace ( fase de creación), vive ( fase de mantenimiento y uso) y muere ( fase de expurgo).

La documentación pasa por las siguientes fases:

1. El archivo de gestión o de trámite. Se integran con los documentos que están en fase de tramitación, también los que son de uso frecuente para la gestión de los asuntos corrientes, están bajo la responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas, de ahí que sea más conocido como archivo de oficina.

2. Tradicionalmente se ha considerado que la documentación debe

permanecer en esta fase durante cinco años una vez finalizada su tramitación, sin embargo, y a la luz de la experiencia, este plazo resulta excesivamente amplio, por varias razones.

3. El Archivo Histórico. Transcurrido veinticinco años a partir de la fecha

de los documentos, salvo casos específicos, los documentos seleccionados por su valor informativo, histórico y cultural, se conservan a perpetuidad, en condiciones que garanticen su integridad y trasmisión a las generaciones futuras, por cuanto constituye parte del patrimonio histórico de las naciones y por ende de la humanidad” 14

La información útil para la gestación prescribe cada vez en plazos más cortos, por esto mismo después de un año, en la mayoría de los casos, los expedientes concluidos no son consultados frecuentemente, pero si esporádicamente; por otra parte, las organizaciones en su administración producen en cinco años mucha más documentación de la que razonablemente pueden alojar en sus oficinas, con un costo muy elevado y dificulta las búsquedas precisas.

14 Cruz Mundet José Ramón, Mikelarena Peña, Fernando. Información Documentación Administrativa, 1998.- p. 156-157.

31

En resumen, se observa que el documento pasa por distintas fases: desde su elaboración o recepción y durante un período más o menos corto de tiempo mientras dura su gestión administrativa, es objeto de uso intensivo para la resolución de los asuntos propios de su creador; con el transcurso del tiempo cada vez es menos utilizado, va perdiendo su valor según los fines para los que había sido creado.

El archivo de trámite e histórico solo se mencionan, porque la investigación se refiere en especifico al archivo de concentración. Por lo que respecta a este punto el autor Cruz Mundet afirma que el ciclo vital del documento es donde se inicia la organización y se desprenden varios temas los cuáles algunos solamente serán tratados posteriormente. Forma de asignar a los archivos su nombre se aplicó una investigación para saber de las denominaciones en ingles efectuados por el autor Cruz Mundet y Carol Couture, cual es la que al traducirse se apega más al concepto de la nomenclatura en que se manejan los archivos en México, como se puede apreciar en la siguiente comparación:

Francés Español

Archives Démarches Archivo de Trámite Archive Concentration Archivo de Concentración Archive Historique Archivo de Histórico

Cuadro elaborado por la tesista

32

2.3 Definición de Organización La organización facilita la búsqueda de los documentos, lo que da como resultado que se proporcione un servicio de manera eficiente y oportuno además de permitir el control y la buena administración del archivo. En el Diccionario de Terminología Archivística organización se define como: “Proceso que mediante las etapas de clasificación y ordenación aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo” 15

Por lo tanto al organizar se debe utilizar el mejor método posible de acuerdo a las necesidades y de manera sencilla. El autor Cruz Mundet, José Ramón, en su libro Manual de Archivística define la organización del archivo como: “Organizar el fondo de un archivo consiste en dotarlo de una estructura que produzca el proceso mediante el cual los documentos han sido creados. Pero además, atendiendo a la función primordial, nos referimos a la informativa, debe facilitar la localización de los documentos, proporcionando con su estructura organizativa la información suficiente para orientar las búsquedas con acierto, con exclusividad, sin ambigüedades de ningún género, es decir, todos y cada una de las unidades archivística, toda y cada una de las series que lo integran, tienen asignada una ubicación conceptual posible y no otra, de manera que la interrogación al esquema organizativo de un fondo documental siempre encontrará respuesta cabal, siguiendo un camino lógico dentro del mismo y solo uno, sin dar lugar a la ambigüedad ni a la disyuntiva”16

Lo importante de la organización es de que se facilite la localización de la información y permitir el control del acervo. 15 Diccionario de Terminología Archivística Op.cip p.43 16 Cruz Mundet, José Ramón. Manual de Archivística, 1994, p.229

33

Desde el punto de vista del autor Schellenberg dice que: “La organización de un archivo de acuerdo al método archivístico implica la aceptación racional de la existencia de una relación orgánica, de un vinculo estructural, entre todos y cada uno de los documentos y unidades documentales que forman el archivo”17

Según ambos autores coinciden en que la finalidad de la organización es la rápida localización de la documentación y evitar la perdida de tiempo en búsquedas sin respuesta.

17 Schellenberg, Theodore.R. Archivos Modernos. Principios y Técnicas, 1958. P. 187

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2.3.1 Organización de Archivos Una función importante que desempeña el archivista; es aplicar su teoría a los documentos ubicado en los archivos, es la denominada organización de manera que los métodos o sistemas de organización siguen reglas en número, orden, armonía y estrategias que componen un sistema de métodos, operación, etc. Desde el punto de vista archivístico se define como: “Para ordenar un archivo, se pueden aplicar diversos métodos de ordenación entre los cuales están el cronológico, alfabético, geográfico, cromático, etc. Que a continuación se describen brevemente algunos.

Cronológico: ordenando los documentos de acuerdo a su fecha. Alfabético: ordenando por las iniciales de los nombres del lugar de donde proviene el documento o las personas por quienes fueron redactados los documentos.

Sistema de ordenamiento por materia y por asunto. El criterio histórico: se funda en respecto de los fondos y ordenamiento de acuerdo al principio de procedencia”18

El autor Núñez Fernández plantea que: “La organización de un archivo de acuerdo al método archivístico implica la aceptación racional de la existencia de una relación orgánica, de un vínculo estructural, entre todos y cada uno de los documentos y unidades documentales que forman el archivo.”19

Con lo antes mencionado de estos autores la organización de un archivo es importante contar con la estructura orgánica, por principio esta nos ayuda a entender como esta su estructura de la empresa y los tipos de documentos de las áreas correspondientes.

18 Boletín 1983, (1) SNA Ordenamiento de Archivo AGN.2ª Época, # 1 Septiembre- octubre 1983.- p.41 19 Núñez Fernández, Eduardo, Organización y Gestión de Archivos, 1999.- p-9

35

También el autor Schellenberg comenta al respecto: “El archivista debe cuidadosamente seleccionar y entrenar a sus ayudantes, planear su trabajo, definir los procedimientos y políticas que vaya a seguir, en general desarrollar una organización efectiva. Por otra parte nos dice que la existencia de una institución archivística continuamente, aumenta su volumen, debe desarrollarse más trabajo de naturaleza física. Las grandes masas de documentos deben ser removidas, atadas y empacadas”20

La organización de Archivo de Concentración o Histórico, es necesario conocer en forma clara y precisa cual es la problemática existente en el mismo y así dar una solución, con el propósito de lograr que los documentos cuenten con una organización archivística idónea y de acuerdo a las necesidades de la empresa o institución para proporcionar un servicio de manera eficiente y oportuna. Por lo tanto para organizar cualquier archivo es necesario usar el mejor método posible para lograr un fin determinado, así como los medios materiales (mobiliario y equipo), el factor humano (jefes, empleados, técnicos, etc.) que pueda disponerse en una situación y momento determinado.

Sin olvidar que los recursos materiales y humanos juegan un papel muy importante dentro de la organización, ya que están unidos a las actividades trascendentales. Hay empresas que se sienten amenazadas cuando se les solicita su organigrama por temor a que el personal se de cuenta de la dimensión de la empresa, o en su defecto las fallas que puede tener cuando no se actualiza el organigrama por el constante crecimiento de esta misma.

20 Schellenberg, Theodoro.R. Principio Archivísticos de Ordenación. 1982. p.1

36

2.4 Definición de Clasificación

Para la aplicación total de la teoría archivística se apoya en los procesos técnicos, esto es la ejecución de cada uno de los conceptos a través de procedimientos por lo cual se divide en dos:

Principales Secundarios

Los primeros corresponden a los procesos de clasificación y catalogación las ventajas son:

Localización rápida de la documentación e información. Apoyar a la depuración.

La clasificación corresponde a la técnica de identificación y agrupamiento sistemático de documentos semejantes. Nos dice la autora Pescador del Hoyo clasificar es: “La actividad archivística durante la cual se determina la procedencia, el contenido, la ubicación y la localización de la documentación en los archivos, que se identificaran por medio de títulos alfabéticos o representados simbólicamente a través de letras y números.”21

Para establecer la clasificación, se tiene que hacer un estudio minucioso de la información para formar series, subseries según lo amerite la situación. En el diccionario Básico de Terminología Archivística define a la clasificación como:

21 Pescador del Hoyo, Ma. Del Carmen. El Archivo Instrumento de Control.1998, P.36

37

“Técnica de identificación y de agrupamiento sistemático de documentos semejantes, según características comunes. Incluye un proceso de organización de un archivo, o un sistema de archivos, de acuerdo con los métodos de archivación previamente adoptado. La clasificación constituye la columna vertebral de los procesos de Administración de Documentos, ya que es un componente de control intelectual de la información archivística, que consiste en la elaboración de un cuadro basado en criterios de estructura orgánica, cronológicos, geográficos, temático, alfabético u otros, para facilitar el manejo y uso de los documentos”22

Por lo que es una técnica de identificación y de agrupamiento sistemático de documentos semejantes además un control archivístico. “Una técnica para la identificación y agrupación sistemática de términos semejantes con características comunes que pueden ser posteriormente diferenciada según su tipología fundamental”23

Como lo comenta anteriormente el autor Continolo es una actividad muy importante dentro de la archivística y debe llevarse a cabo con mucho cuidado. “Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización, dentro de la fase de tratamiento archivístico denominada identificación”24

“Es la actividad archivística durante la cual se determina la procedencia, el contenido, la ubicación y la localización de la documentación en los archivos, que se identificaran por medio de títulos alfabéticos o representados simbólicamente a través de letras y números”25

Finalmente estos autores coinciden en que la clasificación es un instrumento útil para ordenar los documentos y por otro lado nos permite agrupar las nociones que presentan el contenido del mismo y poder relacionarlo lógicamente con otros documentos mediante un lenguaje de clasificación. No existen cuadros de clasificación predefinidos, como en las bibliotecas, sino que se elabora uno para cada fondo después de un análisis del mismo, eligiendo el tipo de esquema de acuerdo a la naturaleza y las características de la documentación del fondo y de la institución que la produjo. 22 Diccionario de Terminología Archivística. Op cit p.6 23 Continolo, Giuspe. Op.cit 1973. P.18 24 Diccionario de Terminología Archivística. Op cit.- p. 29 25 Continolo, Giuseppe, Deusto, El Archivo en la Organización Moderna, 1973, Op cit. p. 32.

38

2.4.1 Sistemas de Clasificación Hay tres tipos de clasificación y son por: Estructura orgánica.- los documentos se agrupan de manera que reflejen la estructura de la institución, por lo tanto las subdivisiones se identifican con unidades administrativas o dependencias. Estructura funcional.- los documentos se reúnen de acuerdo con las funciones de la institución. Este tipo de cuadro de clasificación es recomendable para archivos de instituciones de larga vida, con complejidad orgánica, en que las funciones son más claras y lineales, con menos cambios en la evolución de funciones que de la estructura y organigrama. Clasificación por asuntos o por temas.- utilizada en colecciones o archivos particulares, no es aplicable a archivos de instituciones pues rompe la estructura de los fondos y dispersa su documentación. Las ventajas que tiene al aplicarse en dos funciones distintas y a la vez complementarias, por un lado representan un instrumento útil para ordenar los documentos y por otro lado permite agrupar las nociones que representan el contenido del mismo y por lo tanto relacionado lógicamente con otros documentos mediante un lenguaje de clasificación. En resumen, cuando se lleva a cabo la clasificación: es ordenar, separar la documentación o agruparla por características y semejanzas como también por sus diferencias toda aquella documentación que corresponde a un asunto de acuerdo a las necesidades de la empresa, o institución.

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2.5 Definición de Ordenación La ordenación es una actividad archivística que tiene como objetivo dice la autora Islas Pérez Marielena al respecto que es: “Unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo a una unidad de orden establecida de antemano. En este caso hablamos de los expedientes y su contenido: documentos de un mismo asunto. Por lo tanto, no se puede hablar de ordenación de un fondo o de un archivo, a menos que la palabra se tome como sinónimo de organización”26

El autor Cruz Mundet, José Ramón la define como: “Los documentos se ordenan en el seno de los expedientes siguiendo la lógica de su tratamiento que por lo general, coinciden con su secuencia cronológica. Los expedientes, a su vez, se ordenan dentro de las series de acuerdo con la misma lógica”27

Para la ordenación se requiere de diversos niveles para que nos aproxime al contenido del documento. Se define también como: “Operación archivística realizada dentro del proceso de la organización, que consiste en establecer secuencias naturales y/o alfabéticas, dentro de las categorías y grupos en la clasificación. Se encuentra, por lo tanto, dentro de la fase del tratamiento archivístico denominada identificación”28

Los métodos de ordenación archivística se realizan tomando en cuenta cada uno de los elementos (nombre de personas morales, fecha, lugar, entre otros) que nos aproximen al contenido del documento. Ambos autores coinciden en que sea la ordenación con lógica siendo de organización y no de desorganización. En el siguiente apartado se abordaran con más detalle los métodos de ordenación más usualmente utilizados en la organización.

26 Islas Pérez, Marielena. La Archivística en México, 2003. p.71 27 Cruz Mundet, José Ramón, Op.cit p.230 28 Diccionario de Terminología archivística, Op.cit. p.43

40

2.5.1 Métodos de Ordenación Los métodos de ordenación se vinculan con los principios de procedencia, es decir con el respeto al orden original ya que la ordenación responde a las necesidades de uso en los archivos de trámite. Nos dice al respecto Alday García que hay los siguientes métodos los cuales son la:

La ordenación alfabética puede adoptar su sistema alfabético general donde las letras del abecedario fungirán como elementos ordenadores.

Onomástico, si es el nombre de personas o instituciones.

Geográfico, si es el país, estado o municipio y por último la materia.

Numérico podemos optar por el sistema numérico simple donde las series, los expedientes o los documentos se ordenan conforme a una numeración consecutiva.

El sistema topográfico si se toma en cuenta la numeración dada la sección, el estante, el nivel; y el decimal donde cada asunto se subdivide de diez en diez.

Cronológica los documentos se ordenan consecutivamente de acuerdo con la fecha, (año, mes y día en este orden.)

Dentro de los sistemas convencionales podemos encontrar alfanumérico, el numeralfa, sectorial y el Mac Bee mejor conocido como código de barras.

La función de la ordenación constituye una actividad primordial de tipo humano, el buen funcionamiento del archivo depende del criterio con que se ordenen los diversos documentos.

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Para más información con respecto a este tema se puede consultar el cuadro No.13

Cuadro No.13

Métodos de Ordenación Numérico simple

Numérico compuesto

Cronológico Topográfico Decimal

1,2,3,4,5 1.1 1978 Dic Sala 111.0 6,7,8,9,10 1.2 1973 Ene Sección 111.1 11,12,13 1.3 1935 May Estante 111.2 14,15.... 2.1 Nivel 121.0 2.2 Caja 1 131.10 Mac Bee Cromático Geográfico Asuntos o

materias. Onomástico Alfabético

General Color Aguascalientes Cámaras Avalos

Ramírez, Juan

A, B, C, D, E. Z

Verde Baja California Contratos Barrera López, Miguel

Rojo Campeche Cotizaciones Martínez Romero, Felipe

Amarillo Chiapas Pólizas Pacheco Nava, Sergio

Rosa Tuberías

“Junto con la ordenación, se deben realizar diversas actividades que también contribuirán a la conservación documental como son las de doble o despliegue especialmente los mapas o documentos que tienen un tamaño superior al del expediente; la eliminación de soportes metálicos; signaturación y sellado para datación, foliación numérica y agregación que permita facilitar el control”29.

29 Alday García, Araceli J. Introducción a la Operación de Archivos en Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Federal. Archivo General de la Nación, 2004, p 57.

42

Las clasificaciones antes mencionadas son con la finalidad de ubicar los documentos de manera organizada así como conservar el acervo en buenas condiciones físicas los documentos. “El autor Cruz Mundet, incluye un tercer elemento el de la instalación que consiste en la ubicación física de todo el fondo mediante unidades de instalación ya sean cajas o libros, la que puede realizarse reservando espacios para cada una de las secciones, subsecciones o series lo que implica un desperdicio de espacio o bien. Mediante numeración continua, el que ofrece entre otras ventajas el ahorro de espacios y por ello es más recomendable.”30

Cruz Mundet, José Ramón en el Manual de Archivística plantea que: La ordenación se aplica sobre diversos elementos o en diferentes niveles: los documentos, los expedientes, las series, etc.”31

En los métodos de ordenación archivística se realizan tomando en cuenta cada uno de los elementos (nombre de personas físicas o morales, fecha, lugar, entre otros) que nos aproximen al contenido del documento. Por todo lo antes mencionado, es importante escoger el sistema más adecuado y que responda a las necesidades del archivo.

30 Islas Pérez Maria Elena. Op.cip. p. 71-72 31 Cruz Mundet, José Ramón. Archivos Municipales de Euzcadi. Manual de Organización 1996. p.91

43

2.6 Principio de Procedencia

El principio de procedencia plantea que los documentos deben agruparse de acuerdo con la organización interna de la institución que los generó. El autor Schellenberg plantea al respecto que: “El principio de procedencia dispone de las unidades documentales que son producto de entidades orgánicas o de actividades orgánicas deben mantenerse intactas. Dispone que cada unidad debe ser tratada como una unidad integral y que no debe mezclarse con los documentos de otras unidades. No deben disgregarse las unidades separando las piezas que lo constituyen para reorganizarlas por materias o en otras categorías”32 “Principio fundamental de la archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros. Derivados del principio de procedencia son: A) El principio de respeto a la estructura establece que la clasificación interna de un fondo debe responder a la organización y competencias de la institución u organismo productor; B) El principio de respeto al orden original establece que no se debe alterar la organización dada al fondo por la institución u organismo productor, ya que esta debe reflejar sus actividades regulada por la norma de procedimiento”33

Como lo menciona en el diccionario es importante llevar a la practica este principio ya que de lo contrario se puede ocasionar un caos al deshacer o revolver algún expediente sin previo conocimiento del mismo. “Para los italianos el principio de procedencia que se contrapone al principio de territorialita, se recoge en el denominado método stórico, al que Paola Carucci, corresponde la organización de los fondos, considera que esta organización debe establecer las conexiones internas en la estructura de un archivo y que confieren al documento singular un significado especifico”34

32 Schellenberg, Theodoro.R. Principio Archivísticos de Ordenación. Op. cit. p.1 33 Diccionario de Terminología Archivística Op. cit. P.47 34 Pozuelo Campillos M. Paz La Construcción teórica en archivística: El Principio de Procedencia, 1996. p.20 Cassanova, Eugenio: Archivística. Siena: Stab. Arti grafiche Lazzeri, p:213

44

Todo expediente tiene una razón de ser y estar conformados internamente siempre hay que respetar dicho orden, para evitar que los expedientes se mezclen con los de otras áreas administrativas. Cassanova lo define como el principio según el cuál a cada uno de los estados deben llegar, sin excepción, en el momento de su compilación todos los atti relativos a su territorio. De esta manera se respeta el origen del fondo, se agrupan los documentos sin mezclarlos con otros cuya naturaleza procede de una entidad, una administración pública, privada, una persona, una familia, etc., respetando la estructura o clasificación de la entidad buscando más que nada terminar con los criterios subjetivos.

“Este principio que los documentos de un archivo deberán ordenarse según la entidad que los produjo y según la actividad que dio origen a su producción.”35

El autor Michel Duchein señalo que “sin procedencia toda tarea archivística es arbitraria, inexacta y subjetiva, simplemente porque todos los documentos pueden ser clasificados temáticamente de dos o tres maneras”36

El concepto de procedencia debe aplicarse en toda organización, incluyendo la unidad más pequeña que cumpla una función coherente y definida y sobre la cual tenga una responsabilidad directa. Cuando se nos proporciona un organigrama de la empresa o institución nos sirve de apoyo para conocer la documentación que genera cada área y que posteriormente recibe el archivo.

Es importante que antes de separar cualquier expediente se debe analizar detenidamente los documentos y saber ¿ por qué? y ¿ para qué se integro? de tal manera dicho expediente, de no estar seguros lo más factible es dejar tal y como esta.

35 Archivo General de la Nación. Secretaria de Gobernación. Coordinación de Archivos. Ordenamiento de Archivos. Principio de Procedencia .1999. p.17 36 Pozuelo Campillos M. Paz La Construcción teórica en archivística: El Principio de Procedencia, 1996. p.20

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2.7 Principio de Orden Original Principio fundamental en la Archivonomía es el orden original por que cada documento debe estar situado en el fondo del que procede, al respecto los autores plantean lo siguiente: Dice el autor Teodoro Schelenberg al respecto: “Sostiene que los documentos deben ser mantenidos en el orden y con las identificaciones que recibieron en el curso de la actividad oficial de la dependencia que los manejo”37

Los puntos importantes para aplicar el orden original son:

1. Establecer el orden que recibieron los documentos al ser emitidos. 2. Nunca fragmentar sin antes saber por que fueron reunidos. 3. Preparar un inventario antes de desmembrar un volumen o legajo que

indique el orden que ocupan los documentos dentro del volumen o legajo.

4. Incorporar los documentos sueltos a series reconstruidas. 5. En la medida de lo posible, adquirir copias de los documentos que

faltan para evitar lagunas en la información. Dicho principio consiste en mantener separados los fondos documentales procedentes de diferentes instituciones respetando, así mismo, la estructura interna del fondo.

37 Schelenberg, Theodoro.R.Op. cit. p.94

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También comenta al respecto del orden original el autor Mario Jiménez lo siguiente: “La función del orden constituye una actividad primordial de tipo humano, el buen funcionamiento del archivo depende del criterio con que se ordenen los diversos documentos. Esta tarea consiste en relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano, bien sea la fecha, las letras del alfabeto, los números, no solo se aplica a los expedientes, ya que estos se ordenan siguiendo la lógica de la tramitación, que se reconstruye únicamente cuando se haya visto alterada; si no también es aplicado a las agrupaciones documentales”38

La organización de archivos, es el proceso por el cual se clasifica y ordena la documentación, se parte de un principio básico: el respeto a la procedencia y a la estructura interna del fondo. El autor Miller M. Fredric, plantea al respecto lo siguiente: “Sostiene que los documentos deben ser mantenidos en el orden y con las identificaciones que recibieron en el curso de la actividad oficial de la dependencia que los manejo”39

Entonces de acuerdo con lo que mencionan los anteriores autores es que no se debe modificar la organización que se le dio a la documentación ya que esta refleja las actividades de la institución o empresa que los genero.

38 Jiménez Rodríguez, Mario. Archivos Administrativos. 1983.- p.15 39 Fredric, Miller M.Ordenación y Descripción de Archivos y Manuscritos 1996. P.33

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2.8 Identificación de Fondos Desde el punto de vista archivístico, establecemos que la identificación es la actividad que se realiza en los archivos, sea por medio de la averiguación, investigación y sistematización, que permite establecer la identidad de los documentos, series, grupos y fondos considerando sus categorías administrativas y archivísticas dando consistencia natural a la estructura de un fondo. “Cada una de las colecciones de impreso o manuscrito de un archivo que ingresan de una determinada procedencia. Los tipos documentales, antes de ser catalogados, deben clasificarse, esto es determinar a que fondo pertenece. Pertenecen a un mismo fondo los tipo Documentales que guardan cierta afinidad entre sí y se han ido acumulando en un archivo con un fin determinado”40

“Fondo corresponde a todos los documentos producidos y recibidos por una entidad, este fondo, se divide en grupos, los grupos son equivalentes a las colecciones en algunos casos, y estos a su vez pueden dividirse en partes que estén relacionadas entre sí, que llamamos subgrupos, los subgrupos están conformados por las series. Las series se componen de tipos documentales, y llegamos a la unidad más pequeña que se llama pieza documental”41 El autor Antal Szedö: “Señalo una uniformidad en la definición del fondo como el conjunto orgánico de documentos que proceden de una institución, administración, empresa, oficina persona o familia”42

El término fondo, representa la unidad mayor indisoluble del total de partes que constituyen un archivo a partir del cual el propio archivo queda estructurado.

40 Diccionario de Terminología Archivística Op. cit p 156 41 Diccionario de Términos Archivísticos, Víctor Arévalo Jordán, Argentina, 2000. p 257. 42 Pozuelo Campillos, Paz Martín, La Construcción Teórica en Archivística: El Principio de Procedencia. p 23

48

Por tanto fondo de archivo, procedencia archivística y cuadro de clasificación suponen la tríada de conceptos deriva del primer nivel de aplicación del principio de procedencia, que se concreta, desde el punto de vista teórico, en el principio de respeto a la procedencia del fondo.

Método de identificación de un fondo. “Para el empleo de este método, es necesario tener conocimiento de tres aspectos principales: los caracteres de los documentos, el ciclo vital de los documentos y los principios de la ordenación y clasificación. El principio de procedencia nos permite varias tareas dentro de esta actividad. Primero, identificar la entidad productora. Segundo, y a continuación identificamos el elemento funcional o los orígenes funcionales. Tercero, determinamos sus tipos documentales. Cuarto, con toda esta información procedemos a organizar el fondo. La información obtenida a cada paso debemos volcarla en documentos distintos como: -Índices de organismos -Entidades, instituciones, organismos que procedieron, sucedieron, generaron, dividieron, en el desarrollo de sus fines. -Relación de series producidas por la entidad en el cumplimiento de sus actividades.”43

Para más información con respecto al tema, se sugiere consultar el cuadro No.12 en la página número 50.

43 Arévalo Jordán, Víctor op cit. p 259.

49

Cuadro No. 12

Modelo de niveles de clasificación y ordenación de un fondo.

SUBFONDO

SECCIÓN

SUBFONDO SECCIÓN

SERIE SERIE SERIE

SUBFONDO

SECCIÓN

EXPEDIENTE EXPEDIENTE EXPEDIENTE EXPEDIENTE

UNIDAD DOCTAL

UNIDAD DOCTAL

FONDO

El cuadro de la autora Alday nos muestra que la clasificación de fondos va de lo general a lo particular lo cual nos permite tener un mejor control de los acervos aplicando este cuadro.

50

2.9 Definición de Transferencia Primaria Existe una interrelación entre el archivo de trámite y el de concentración, porque para que pueda seguir operando el primero es necesario darle vida al segundo. Dentro de las actividades archivísticas complementarias tenemos a la transferencia primaria, secundaria, inventario, glosa documental, expurgo y depuración que a continuación se describen:

Parece ser que el problema más frecuente al que se enfrenta el archivo de trámite es la acumulación de documentos, que trae como consecuencia la falta de espacio, para dar solución a este problema el profesional de la archivonomía debe realizar valoración documental respectiva para efectuar su transferencia documental a otro archivo. Al revisar la literatura con respecto al término aludido se encontró que Cruz Mundet plantea que: “A medida que pasa el tiempo los usuarios internos acuden con menor frecuencia a consultar los documentos ya tramitados los cuales se encuentran hasta cinco años en el archivo de trámite y se transfieren al archivo de concentración”44

Por esto mismo tenemos que la transferencia documental es el conjunto de procedimientos por los cuales la documentación pasa de una unidad archivística a otra diferente. Cuando se realiza el envió de documentación del archivo de trámite al de concentración se le denomina Transferencia primaria. También existe otro tipo de transferencia y es la denominada Transferencia Secundaria, tiene lugar del Archivo de Concentración al Histórico; el objetivo de ambas actividades es solucionar la saturación de los archivos, logrando espacio necesario y fácil manejo de la información en ellos contenida además optimizar recursos. Se requiere elaborar formatos de inventarios con datos necesarios para la localización de la documentación.

44 Cruz Mundet José Ramón Archivos Municipales de Euzcadi. Manual de Organización 1990.- p.91.

51

2.10 Concepto de Depuración La depuración es más teórica que práctica, porque el problema de la depuración no solo esta en la concepción de su función y en la concepción global de los procesos que se tiene que seguir, si no en la practica misma de la selección de documentos. Nos comenta al respecto Alday García lo siguiente: “Se entiende como el proceso de selección de los documentos que serán conservados de manera permanente, de aquellos otros que por su irrelevancia deben eliminarse. Esta eliminación se efectuará garantizando la correcta evaluación y disposición de la documentación, detectándose los valores de vigencias o prescripción de cada uno de los grupos documentales” 45

De acuerdo con lo antes mencionado se puede decir que: la depuración es una actividad delicada requiere de conocer acerca de las legislaciones vigentes para llevar a cabo esta actividad hay que seleccionar y revisar de manera organizada y racional. Con ello nos permitirá ir retroalimentando el archivo histórico para un uso posterior del investigador. El archivo de trámite como el de concentración y depósito en su primera fase, debe asumir la primera valoración de las series documentales, la depuración es el proceso de eliminar documentación que es innecesaria para el archivo. La depuración se entiende como el proceso de selección final de los documentos que serán conservados de manera permanente, de aquellos otros que por su irrelevancia deben eliminarse. Esta eliminación se efectuará garantizando la correcta evaluación y disposición de la documentación, detectándose los valores de vigencias o prescripción de cada uno de los grupos documentales de la empresa para más información al respecto consulte Cuadro No 11 en la pagina 53.

45 Alday García, Araceli. Introducción a la operación de los Archivos en Dependencias del Poder Ejecutivo. 2000. p.43.

52

Cuadro No.11

Depuración documental

BAJA DOCUMENTAL

VALORES SECUNDARIOS

ELIMINACIÓN

TRANSFERENCIA SECUNDARIA

ARCHIVO HISTÓRICO

MICROFILMACIÓN

DEPURACIÓN

SELECCIÓN FINAL DOCTAL

VALORACIÓN

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN

DOCUMENTAL

Alday García J. Araceli Introducción a la operación de archivos en dependencias y entidades del poder ejecutivo .federal. AGN. 2004 p 46.

Con este cuadro cerramos lo que respecta al segundo capítulo en cuanto a teoría. Por consiguiente pasaremos al capítulo tres en el se explica todo lo relacionado con la organización del archivo. Así como otras actividades complementarias que se llevaron acabo para el buen funcionamiento del archivo.

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CAPÍTULO 3

3. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DE

DESPACHOS ADUANALES ALCÁNTARA, S.A. DE C.V.

Este último capítulo esta integrado por las actividades realizadas a partir de la teoría archivística, para su organización y sistematización.

Se llevaron a cabo otras actividades como: cotizaciones de trituración de documentación no vigente, fumigación y estantería.

3.1 Recursos materiales Para realizar las labores archivísticas se necesito contar con los recursos necesarios, con la finalidad de resguardar y conservar la documentación existente en el local, por esto mismo se solicita lo siguiente:

hojas blancas fólder etiquetas ligas clips broches marcadores perforadora engrapadora grapas plumas y lápices marca textos cinta canela cajas para archivo de concentración guantes, cubre bocas, batas y fajas

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Cajas para archivo de concentración modelo AM-4000 tamaño carta con medidas 48.0 Largo X 31.0 ancho X 25.0 cm de alto.

Se requirió equipo de cómputo para la creación de base de datos y captura del inventario.

También se adquirieron 18 baterías con las siguientes características: Charolas de 1m de largo, con fondo de 35 cm, postes de 2metros de altura equipados con 6 entrepaños en cada anaquel, con postes de 2 metros. Al ir reuniendo estos materiales fue más fácil ir desarrollando las actividades más ágilmente.

3.1.1 Acondicionamiento del Local A pesar de que el archivo contaba con dimensiones de160 metros cuadrados, este no satisfacía las necesidades mínimas por ello se tuvo que adaptar el local asignado al archivo con los siguientes cambios: El local estaba techado con láminas en pésimo estado, fue necesario aplicar poliuretano expandido en los laterales del local, para así impermeabilizar el techo se le dio un acabado tipo terracota. Las paredes presentaban algunos orificios, se aplico un sellador y estas mismas se recubrieron con espuma rígida de poliuretano para aislar el ruido. Como medida de seguridad, se coloco una puerta de tipo metálica ya que no tenia puerta. Contaba con dos ventanas las cuales estaban dañadas y se reemplazaron por ventanas tipo persiana de material de aluminio. Fueron reemplazados los vidrios rotos.

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La estructura que sostiene el techo es de madera, algunos polines estaban dañados; fueron cambiados por metálicos. El interior del local fue preparado para aplicarle pintura vinílica color blanco. Fue acondicionado el piso con loseta vinílica color blanco. Se cambio la instalación eléctrica y se instalo una pastilla para prevenir corto circuito. Instalación de nuevas lámparas y mantenimiento a las que estaban instaladas. El local se dividió, una parte fue asignada al archivo y la otra para instalar el taller mecánico, el material utilizado para la división fue tabla roca y después se aplicó tirol planchado y se colocó zoclo en las escaleras. Cuando se terminaron todas estas adaptaciones al local del archivo se solucionaron los siguientes problemas, tales como:

• Se eliminó la fauna nociva • Trasformación total del local • Se evito en lo posible el polvo • Mayor y mejor iluminación • Seguridad y control del acceso • Se logro eliminar la humedad • Seguridad para la documentación • Lugar específico solo para el archivo

Con las adaptaciones antes mencionadas el lugar se volvió agradable para las labores archivísticas así como el préstamo de expedientes. Para más información con respecto a lo descrito en líneas anteriores se puede consultar las fotografías ubicadas en los anexo 7 de las páginas 83 y 84.

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3.2 Organización de Archivo La organización de archivos implica varios procesos de trabajo de larga duración, por esto mismo se divide en diferentes etapas. Antes de iniciar la organización de un fondo documental, es necesario aplicar medidas de higiene y se recomienda realizar una fumigación y limpieza al acervo y local. Generalmente la primera etapa de organización corresponde a la identificación del material documental, esto es detectar la cronología y la procedencia de los documentos atendiendo con esto a los principios fundamentales que rigen la tarea archivística: El principio de procedencia y de orden original. Se realizó la aplicación de la teoría archivística, para la organización del archivo, así como otras actividades complementarias, coadyuvando para el buen funcionamiento del mismo se requiere también la valoración documental. Para mayor información acerca de las actividades consulte el cronograma de actividades en anexo número 4 de la página 80. Es muy común en nuestro país que casi todos los locales donde se ubican los archivos públicos y privados son improvisados y adaptados; este también es el caso de Despachos Alcántara que no tenía las especificaciones mínimas de un archivo fue necesario por ello adaptar el local. Para iniciar los trabajos, son necesarios los recursos materiales idóneos como: anaqueles metálicos de 5 entrepaños para la guarda de los expedientes, mesa de trabajo, sillas, computadora para aplicar el programa respectivo y ayude a controlar el material de todo el acervo documental. Aplicar los métodos, técnicas e instrumentos archivísticos que permitan la identificación de los documentos. Otra etapa para la organización es saber el Marco Jurídico que rigen la documentación resguardada en el archivo. Se realizó un inventario físico de toda la documentación que integraba el archivo el cual se explica en el siguiente apartado.

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3.2.1 Inventario El inventario es una herramienta de trabajo para realizar las labores archivísticas ya que este contiene datos importantes del documento, y sirven para localizar rápidamente la documentación, y además proporciona la cantidad de documentos existentes. Para saber lo que había en el archivo se necesito de la elaboración de un inventario el total de cajas a inventariar fue de mil, cabe señalar que las cajas tenían diferentes tamaños de 1metro de fondo por 60 de ancho estas cajas contenían pedimentos, otras de 50 por 40 cm. ancho había carpetas con facturas y documentos de contabilidad, por todo lo anterior se procedió a separar las cajas por áreas, después se verificó el contenido de cada una. Cuando se inventaría se describe globalmente una serie documental sin descender a la particularización. De aquí que la cualidad del analítico sea semejante al concepto de catálogo, y la de somero en cuanto cualidad esencial convenga al inventario. Por lo que se decidió elaborar un inventario de tipo analítico tomando en cuenta los títulos que contenían las carpetas y expedientes los cuales sirvieron para conformar el inventario y son lo siguientes.

Número de Facturación. Número de Pedimento Nombre de la Empresa Cuentas bancarias Ingresos Egresos Facturas Pólizas de cheques Diarios Vales de gasolina

Las carpetas contenían esta documentación principalmente de la empresa transportación grupal.

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El contenido de las cajas era documentación del área de recursos humanos, estas mismas no tenía ningún señalamiento, al revisar documentación se encontró con lo siguiente:

Expedientes de personal Currículos Fotos Manuales (para aplicación de examen Psicológico) Recibos de nómina Oficios

Con respecto a la documentación suelta, se decidió diseñar un formato, el cuál contenía los siguientes datos:

Nombre de la empresa. Fecha Asunto Observaciones correspondencia

Los documentos, correspondiente al área de pedimentos tenían los siguientes datos:

Número de pedimento Aduana CFI Nombre de la empresa Año Importación o exportación Patente

A partir de este proceso, se fueron identificando los años más atrasados permitiendo agrupar y localizar en forma más rápida la información; cuando se termino esta actividad se obtuvo como dato final 9 empresas diferentes.

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También este trabajo, permitió verificar la documentación que había concluido su vigencia con fecha de 1980 a las áreas respectivas; una vez organizados los archivos de trámite se comunico a las diferentes áreas el inicio de la transferencia de los documentos, al archivo de concentración, estos mismos fueron enviados con sus respectivos inventarios, a la documentación se le pudo aplicar la valoración primaria, y enviar esta misma a la estantería o aplicar la baja documental. Se manejaron dos formatos diferentes por el tipo de contenido en pedimentos como se observa en l formato eran por número de pedimento, empresa, importación o exportación y es único ese número. Hay otro formato más especifico con respecto al asunto ya que manejaba lo contable.

Ver formato de inventario en anexo 2 Y 3 de las páginas 78 y 79.

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3.2.2 Principio de Procedencia Para poder iniciar la aplicación de este proceso fue necesario realizar un análisis al organigrama de la empresa y verificar físicamente la documentación para determinar lo que generó cada área, además permite separar cada grupo documental y distinguirlo de otros grupos semejantes y al final se obtiene conservar reunidos a los documentos en su grupo documental respectivo, y además conserven su valor. Para realizar esta actividad archivística se tomaron en cuenta los siguientes puntos:

• Las fechas • El orden físico interno del expediente • Los controles internos y externos del expediente como número de

pedimento asignado desde su creación al documento. • No se separo ningún documento de los legajos o carpetas

A partir de la aplicación de este principio se obtienen diversas ventajas debido a que:

• Protege la integridad de los documentos • Sirve para revelar el significado de los documentos • Proporciona al archivista una guía práctica y económica para ordenar,

describir y utilizar los documentos que están bajo su custodia. Este principio se aplico, para respetar el fondo las secciones y series que integraban a cada empresa, para ordenar la documentación fue el principio de el orden cronológico y no alterando el orden en que fueron generados; se debe tener presente que no se pueden encontrar asuntos que hayan iniciado y concluido el mismo día y año.

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3.2.3 Principio de Orden Original Esta actividad consistió en relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano, pueden ser la fecha, las letras del alfabeto, los números, no solo se aplica a los expedientes, ya que estos se ordenan siguiendo la lógica de la tramitación. Por lo que este orden original como se mencionó anteriormente, se respeto para no perder la secuencia inicial de la documentación. La función de ordenamiento constituye una actividad primordial de tipo humano, el buen funcionamiento del archivo depende del criterio con que se ordenen los diversos documentos. De acuerdo a lo anteriormente mencionado y aplicado a la documentación fue, tomado en cuenta este orden para la organización del acervo; como por ejemplo los mismos datos en el caso de los expedientes, el número de pedimento es único para su localización en el inventario. Con respecto a la documentación del área de recursos humanos se respetaron los apellidos y el orden alfabético sin retirar ningún documento o alterar su orden interno. La documentación del área contable fue ordenada por asunto tomando en cuenta los más comunes como: egresos, ingresos, cuentas bancarias, pólizas de cheques, etc. Se procedió a investigar las fechas extremas de los documentos, el resultado fue de 1980 al 2003. Los expedientes se resguardaron en cajas con un orden interno de adelante hacia atrás, en los estantes en forma consecutiva y de arriba hacia abajo, en todo conjunto de estantes se iniciará de izquierda a derecha.

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3.2.4 Identificación de Fondos Después de analizar la documentación se comprobó que esta misma pertenecía a diferentes empresas, con sus departamentos correspondientes al área; por ejemplo recursos humanos, área contable entre otras; la agrupación de fondos se realizo de las siguientes empresas:

Agrupación Aduanera

Despachos Aduanales Alcántara

Transportación Grupal

Calexico

Servicios Profesionales

American Logistic Solution

Logística de Noroeste

Logística Frontera Norte

Logística de Nuevo Laredo Departamento de:

Recursos humanos

Contabilidad

Jurídico De esta forma quedaron agrupados los fondos, esto mismo dio como resultado, que estos mismos se pueden consultar en forma expedita.

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3.2.5 Clasificación La clasificación, se aplicó para la identificación y agrupamiento sistemático de documentos semejantes. Se procedió a organizar la documentación separando y agrupando por empresa y por año desde el más reciente al más antiguo; a cada empresa se le asigno un color, las cajas fueron numeradas en orden consecutivo para cada empresa. La clasificación, permite la localización rápida de la documentación; para este archivo se decidió aplicar el método cromático numérico, para más información con respecto a esta actividad, se puede consultar el cuadro No.14 en la página 65.

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Cuadro No.14

Clasificación aplicada a Despachos Aduanales Alcántara, S.A. de C.V.

Color Empresa Siglas Año Contenido No Caja Anaranjado

Despachos Aduanales

DAA

1995

Egresos

1 a 140

Amarillo

Agrupación Aduanera

AA

1996

Estados de cuenta

1 a 135

Guinda Logística Noroeste

LNO

1997 Ingresos 1 a 50

Verde limón

Logística Frontera Norte

LFN

1998

Cuenta de cheques

1 a 35

Verde Soldado

Logística Nuevo Laredo

LNL

1999

Movimientos bancarios

1 a 25

Azul

American Logistic Solutions

ALS

2000

Movimientos contables

1 a 18

Gris perla

Servicios Profesionales Logistics

SPL

2001

Cuentas por pagar

1 a 10

Morado Calexico CLX 2002 Nómina 1 a 15 Dorado

Transportación Grupal

TRG

2003

IMSS

1 a 80

Total de cajas ordenadas 553 en estantería con la transferencia de las diferentes áreas. Fuente: este cuadro es el resultado de la aplicación de la clasificación y fue elaborado por la propia tesista.

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3.2.6 Ordenación Ordenar es la actividad para reunir un conjunto de documentos relacionados unos con otros, de acuerdo con la unidad de orden establecida de antemano. Los aspectos tomados en cuenta para realizar esta actividad fueron los siguientes: La ordenación se aplicó a partir de tomar elementos internos del documento tales como: fecha, nombre y asunto. A cada serie se aplica la ordenación más conveniente, es independiente de otras series en el tipo de ordenación se toma en cuenta a los documentos, no a la información que contienen los mismos. El método empleado en el archivo fue: numérico, cromático y cronológico los métodos de ordenación se vinculan con el orden original. Se eligió este método el cual permitirá localizar la documentación de una manera inmediata y oportuna, facilitando la búsqueda de los expedientes al dar un mejor servicio de préstamo y consulta. Se presentaron las siguientes variantes en la ordenación.

Algunas series ya se encontraban ordenadas, y la operación fue verificar que la ordenación fuera la correcta, y no modificarla.

En caso contrario fue que la serie estaba desordenada pero existían elementos para conocer el orden original de la documentación, y se le dio su orden previo que había perdido.

Finalmente se encontró documentación que estaba desordenada y no existían elementos o registros para conocer cual fue su orden original, se procedió a elegir un criterio de ordenación nuevo, que fuera lógico de acuerdo a la naturaleza de la serie.

Con la documentación ordenada, esta misma se resguardo en cajas nuevas, a partir del orden numérico el cual inició de adelante hacia atrás, etiquetadas y rotuladas en definitiva del contenido documental.

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3.2.7 Valoración Documental Esta parte de la actividad archivística, que consiste en el análisis a los documentos para determinar los valores primarios y secundarios, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial de la documentación. El periodo de vigencia administrativa de los documentos se puede obtener a través de factores como:

• Conociendo la frecuencia de consulta que tienen estos por parte de las oficinas.

• Revisar y respetar la legislación respectiva de cada documento.

En lo que respecta a esta actividad archivística debe ser encaminada a conservar el grupo documental en términos positivos, y no desde una visión destructiva. Para realizar esta actividad, fue importante el apoyo de las diferentes áreas generadoras de la documentación; con respecto a esta empresa, los contadores fueron parte importante, además la documentación es conocida ampliamente, por el abogado. Cuando se iniciaron las actividades se aplicó un inventario físico por este motivo fue más sencillo realizar la valoración; solo se revisaron las cajas, a donde se tenia duda, coadyuvado en el proceso de la valoración siendo más ágil al no tener que revisar todo. Se elaboró este cuadro de vigencia documental de acuerdo a disposiciones legales. Para mayor información al respecto consulte el Cuadro No.15 ubicada en la página 68.

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Cuadro No. 15

Valoración documental aplicada a la documentación de Despachos Aduanales Alcántara.

Tipo de documento

Marco legal

Tiempo de guarda Comentarios

Contable

Diario Oficial de la Federación Art. 30 y 67 de 1992-2-V,

5 años y 1 más precautorio

La documentación de 1998 años atrás 10 años de conservación.

Contable

Código Fiscal de la Federación de Disposiciones.

Documentación del año 1992 guardar seis años

Contable


Del año 1993 guardar siete años

Contable


Del año 1994 guardar ocho años

Contable


Del año 1995 guardar nueve años

Recursos humanos

Ley federal del trabajo en Art. 784

Exhibición y conservación documentos 5 años

Correspondencia

Código de comercio Art. 38 y 46

10 años

Fuente: este cuadro es resultado de las actividades y fue elaborado por la tesista.

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3.2.8 Actividades Complementarias Se considera importante la actividad de trituración de documentos, y por esto mismo se presenta de manera gráfica; para poder observar esto se pueden consultar las fotos acerca del proceso de trituración de documentación no vigente. Como parte de la organización se realizaron otras actividades tales como:

Fumigación contra plagas nocivas para la documentación del archivo

Trituración de 600 cajas de documentación no vigente

Políticas de acceso al archivo

Servicio de préstamo y consulta de expedientes

Cotizaciones de estantería y papelería para el archivo

Coordinación de las transferencias del archivo de tramite al de concentración

Automatización del acervo

Todas estas actividades fueron parte de la organización y solo se mencionan, porque son importantes en la aplicación de la misma organización.

Ver fotos en anexos del 9 al 11 de las páginas 85 a la 87.

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Conclusiones y Recomendaciones El archivo de Despachos Aduanales Alcántara S.A. de C.V. por sus actividades que realiza, genera mucha documentación, esta misma no tenia orden ni control. Otra situación que se presenta es la reproducción indiscriminada de documentos aunado a que en el lugar donde se almacenaba no era un lugar propicio para la conservación de la documentación, el polvo y la humedad fueron deteriorando los documentos, además de la presencia de roedores y pez de plata. Al aplicar la organización en el acervo permitió un mayor control del acervo permitiendo dar un servicio de préstamo y consulta en menor tiempo. La labor fue muy ardua pero lo importante de esto es que el objetivo se alcanzo, en primer lugar cambiar la mentalidad de que el archivo es un lugar que no merece atención ni inversión, y el segundo tener control total de la documentación, así mismo la infraestructura del archivo, esto es un lugar destinado al archivo y no a la bodega. En el capítulo uno se abordan las principales normatividades en materia archivística como es el caso de la Ley Aduanera, Código de Comercio entre otras la ley del seguro social con el objetivo guardar solo lo necesario según estas disposiciones. Por lo que respecta a los lineamientos de la organización se observo que la empresa no aplicaba estos lineamientos y se guardaba todo tal cual por desconocimiento en el área. Aunado el poco interés del dueño En el capítulo tres se abordo mi propuesta de solución y los objetivos fueron: organizar todo el acervo, preparación de documentos en auditorias, depuración entre otras actividades el servicio de préstamo y consulta desde el primer día que se inicio la organización.

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Es importante mencionar que cuando se requiere documentación en las requisiciones, esta se localiza rápidamente gracias a que se libero mucho espacio cuando se destruyo lo no vigente en el área contable y la posibilidad de crecer más y albergar más documentación que terminó su ciclo activo en el archivo de trámite pasando al de concentración. Hoy en día el archivo de Concentración de Despachos Aduanales Alcántara Cuenta con lo siguiente:

Inventario general Base de datos Vales de Préstamo

Todo este proceso tuvo un efecto muy importante ya que actualmente se tiene un control en la guarda y custodia del acervo lo que implica una buena imagen, para la empresa ya que sabe lo que tiene y no se almacena cerros de basura. Algo que no quiero dejar pasar es que la empresa ya tiene la idea de cómo debe tener su documentación, los procesos, técnicas archivísticas y que si vale la pena invertir en el archivo. En lo que se refiere a mi trabajo fui la parte principal en el desarrollo de todas las actividades, ahora todos en la empresa saben que los archivos, son la parte fundamental, y requieren todos y cada uno de los archivos de un trato especial, de acuerdo a mi corta experiencia en el área, tuve que demostrar mis conocimientos y habilidades para todas y cada una de las actividades otras tener que investigar para no fallar en todo este proceso de organización. Hay ocasiones en que llegas y ni siquiera sabes al gigante de papel que tienes que enfrentar, ante todo las carencias que si les parece necesario cierto tipo de materiales para el desarrollo de las actividades archivísticas o procesos siendo este el mayor de los obstáculos la solvencia económica, pero aún así se logro cristalizar la idea de un archivo organizado.

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Nosotros como profesionales tenemos la obligación de hacer bien nuestro trabajo ya que nosotros recomendamos a los que siguen terminando la carrera y que muy pocos llegan a ejercer. cuando nuestro trabajo se reconozca tendremos más oportunidades tanto de trabajo como de salario y volviéndose el profesional archivista más importante y valorando su trabajo así mismo su actualización en materia de archivo. Aunado a todos estos comentarios se recomienda dar seguimientos y mantenimiento al archivo, así como el controlar los préstamos de documentos con los vales de préstamo, y la archivación constante, la fumigación entre otras actividades. Recomendaciones Para mantener el archivo en optimas condiciones de funcionamiento y evitar la saturación nuevamente en los archivos de trámite y concentración es importante que: Se siga dando mantenimiento al archivo así como seguir el sistema ya implantado de vales de préstamo. La archivación diaria de expediente devueltos y de nuevo ingreso se integren a su fondo correspondiente. Controlar la entrada del personal. Toda documentación se transfiera cada año con los parámetros antes ya mencionados. Actualizar la base de datos en cada transferencia. Llevar acabo la depuración según su ciclo de vida. La fumigación por lo menos cada tres meses para evitar la proliferación de fauna nociva al archivo. El aseo diario para evitar la acumulación de polvo en cajas y estantería. Mantenimiento preventivo y correctivo en instalaciones eléctricas.

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Cada año verificar la impermeabilización del techo. No guardar nada que no corresponda al archivo como equipo obsoleto de computo, llantas de trailer, herramienta, etc. De acuerdo a los puntos antes mencionados es importante que sigan llevando acabo de lo contrario volveríamos a tener el mismo problema de desorganización. Para mayor información acerca de cómo quedo organizado el archivo consulte a partir del anexo 12 al 14 de las páginas 88 a la 90. Distribución de estantería anexo número 15 de la página 91. Fotos de remodelación del archivo en el anexo 7 de la página 83 y 84. Con todo esto concluimos el presente informe de Organización del Archivo de Concentración de Despachos Aduanales Alcántara, S.A de C.V el cual fue una propuesta y finalmente se llevo a cabo todas estas actividades quedando organizado el centro de documentos un tiempo de nueve meses.

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Bibliografía ALDAY GARCIA Araceli J. Introducción a la Operación de Archivos en Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Federal. México: AGN.2004, 68 p. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Introducción a la Operación de Archivos en Dependencias del Poder Ejecutivo. México: Tecnos, 1998, 245 p. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía de Cumplimiento de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Publica Federal. México: Tecnos, 1999. 57 p. ARÉVALO JORDAN, Víctor Hugo, Técnicas documentales de archivo, ordenación clasificación de los documentos de archivo. México: Ediciones del Sur 2003, 295 p. BALDINI, Italo. El Archivo en la Empresa Moderna. 5 edición. Barcelona, Hispano Europea,1975. 248p. CONTIOLO, GUISSEPE. El archivo en la organización moderna. 3ª edición Madrid, Deusto 1973. 258 p. CÓDIGO FISCAL FÍSCAL DE LA FEDERACIÓN Y SU REGLAMENTO, México: Delma, 2001, 210 p. CORTÉS, ALONSO Vicenta. Manual de archivos municipales, Madrid 1989, 100 p. CORTÉS, LOZANO, Benjamín. Normas para el registro de acervos en los archivos en normatividad archivística. México. Archivo general de la nación,1996. CRUZ MUNDET, José Ramón, ARENA PEÑA, Fernando Mikel. Información y documentación administrativa, Madrid: Tecnos, 1998, 338 p. DICCIONARIO DE TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA. Madrid: Ministerio y Cultura, Dirección de Archivos Estatales,1980, 59 p. HERNÁNDEZ OLIVERA, Luis / MORO CABERO, Manuela Procedimientos de valoración documental, Salamanca: Acal 2002. 211 p. ISLAS PÉREZ, María Elena. La Archivística en México. Puebla: BUAP, 2003. 300p. ISBN 968863541-3

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ISSELIN CARDONA, José Alfredo. Sumario jurídico aduanero correlacionado y anotado. México 1998. Ediciones fiscales México, 1998. 300 p. LEY ADUANERA Y REGLAMENTO. Ediciones Fiscales. México,1995, 314 p. NÚÑEZ FERNÁNDEZ, Eduardo Organización y gestión de archivos, Asturias: Trea,1999, 660 p. PESCADOR DEL HOYO, Ma. Del Carmen. El archivo instrumentos de control. Madrid: Norma, 1998.229 p. POZUELO CAMPILLO, Paz Martín, La construcción teórica en archivística; El principio de procedencia. Madrid: Universidad Carlos III 1996, 196 p. RUÍZ RODRÍGUEZ, Antonio Ángel. Manual de archivística, Madrid Síntesis, 1980, 343 p. SOBERANIS CARRILLO, Alberto. Órganos funciones y procedimientos en la transferencia y la concentración archivística; 1983 esbozo general. Boletín de SNA. (1): 1-39. SCHELLENBERG, THEODORO R, Archivos modernos principios y técnicas. La Habana: Archivo Nacional, 1958. 358p. VÁZQUEZ MURILLO, Manuel. Como seleccionar documentos de archivo. Córdoba: Sidera, 2002, 231p.

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ANEXOS

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ANEXO No. 1

PLANO DE LAS INSTALACIONES DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DE DESPACHOS ADUANALES ALCÁNTARA S.A. DE C.V.

ENTRADA

AREA VERDE

ENTRADA ARCHIVO

BODEGA

ENTRADA TALLER

MECÁNICO

OFICINAS

CASETA

PATIO TRASERO

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ANEXO No 2

No

CAJA

EMPRESA

FECHA

ASUNTO

OBSERVACIONES

INVENTARIO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DE DESPACHOS ADUANALES

ALCÁNTARA, S.A. DE C.V.

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ANEXO No 3

INVENTARIO DE PEDIMENTOS DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DE DESPACHOS

ADUANALES ALCÁNTARA, S.A DE C.V

No CAJA

No

PEDIMENTO

CFI

AÑO

No ADUANA

NOMBRE DE LA

EMPRESA

OBSERVACIONES

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ANEXO No 4

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA EL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DE DESPACHOS ADUÁNALES ALCÁNTARA S.A. DE C.V.

Tiempo Actividad

junio julio agosto Septiembre octubre noviembre diciembre enero febrero

Limpieza general X X X Separar cada una de las

áreas

X X

X

Retirar artículos que no pertenecían al archivo.

X

X

X

Reparar cajas de cada una de las áreas

X

Separar doctos con hongos

X

X

X

Cambio de cajas, armar y rotular.

X

X

Inventario general y captura del mismo

inventario

X

X

X

SEGUNDA ETAPA

Separar documentación para destrucción

X

X

X

Preparar documentación para destrucción

X

X

Recorrer cajas en estantería

X

Revisión general inventario

X

Impresión de inventario X

Elaboración de formatos vales préstamo.

X

Archivación de diferentes

áreas

X

X

X

Armado de baterías y rearmado de las

anteriores

X

Remodelación del local

X

X

X

X

X

Ubicación topográfica de la información

X

X

X

CONSULTA X X X X X X X X X

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REPORTE FOTOGRAFICO

ANEXO No 5

EL ARCHIVO AL INICIO CONFORMADO POR TODO TIPO DE ARTÍCULOS EN DESORDEN.

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ANEXO No 6

EL ARCHIVO ESTABA COMPARTIDO CON EL TALLER MECÁNICO Y FUNCIONANDO COMO BODEGA.

82

ANEXO No 7

A QUI SE MUESTRA LA COLOCACIÓN DE TABALAROCA PARA LA DIVISIÓN DEL ARCHIVO Y COLOCACIÓN DE VENTANA Y LA PUERTA.

83

ANEXO 8

ESTA FOTO MUESTRA EL TERMINADO DEL PISO EN EL ARCHIVO Y CAMBIO DE CAJAS DAÑADAS POR UNAS MÁS APROPIADAS.

84

ANEXO No 9

PROCESO DE DESTRUCCIÓN EN DOCUMENTACIÓN NO VIGENTE POR UNA EMPRESA EXTERIOR QUE SE DEDICA AL RECICLAR PAPEL.

85

ANEXO No 10

EMPRESA DEDICADA A LA COMPRA Y VENTA DE PAPEL.

86

ANEXO No 11

PROCESO DE SEPARACIÓN:

RETIRAN LOS DOCUMENTOS DE LAS CARPETAS SEPARA EL METAL DE LAS CARPETAS Y CARTÓN AVANZA LAS BANDAS DE LA TRITURADORA HASTA LLEGAR A LAS CUCHILLAS Y

CORTAN EL PAPEL LLEGA AL ÁREA DE COMPACTACIÓN DONDE SE MEZCLA CON AGUA LOS

PAPELES ES COSIDA CON ALAMBRE FINALMENTE QUEDA CONFORMADA EN PACAS Y SE RETIRA DE LA BANDA CON

UN MONTACARGAS.

87

ANEXO No 12

LA FOTO MUESTRA, LA ENTRADA PRINCIPAL AL ARCHIVO ACTUALMENTE ORGANIZADO.

88

ANEXO No 13

VISTA INTERIOR AL FONDO DEL ARCHIVO EN EL ÁREA DE CONSULTA ACTUALMENTE ORGANIZADO.

89

ANEXO No 14

LA FOTOGRAFÍA MUESTRA, LA PARTE INTERMEDIA DEL ARCHIVO ACTUALMENTE ORGANIZADO.

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ANEXO No 15

DISTRIBUCIÓN DE ESTANERIA EN ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ACTUALMENTE.

VENTANA

VENTANA

VENTANA TIPO PERSIANA

VENTANA TIPO PERSIANA

ENTRADA ARCHIVO

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CAPÍTULO 1 1. DESPACHOS ADUANALES … · Además se revisaron las normas y leyes que intervinieron...

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