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Capacidades y Beneficios ¿Qué es SharePoint?

• SharePoint 2010 es la plataforma de colaboración empresarial que le permite incrementar la productividad y administrar los contenidos a través de la interfaz familiar de Office.

• Tome decisiones bien informadas e implemente soluciones personalizadas de forma rápida y segura para mejorar la colaboración en toda la empresa y con terceros. La consolidación de soluciones mediante SharePoint 2010 permite ahorrar mediante la reducción de los gastos de mantenimiento y formación, y a través del aumento de la productividad.

¿Por qué usar SharePoint?

• Microsoft SharePoint 2010 le permite aumentar la productividad a través de un conjunto integrado de características avanzadas.

• SharePoint 2010 facilita la colaboración empresarial en su sentido más amplio y permite que los socios, clientes y compañeros trabajen juntos de una manera innovadora y eficaz.

Entornos colaborativos en SharePoint 2010

Descripción general de SharePoint 2010 • Microsoft SharePoint 2010 es un entorno web colaborativo diseñado para crear potentes aplicaciones

web empresariales.

• Este entorno web permite crear entornos colaborativos, intranet, extranet, web pública, sitios personales de usuario, wikis corporativas, blogs, gestores documentales, zonas de flujos de trabajo corporativos, redes sociales...

• La organización puede utilizarla para facilitar la colaboración, proporcionar características de administración del contenido y dar acceso a la información imprescindible para los objetivos y procesos de la organización.

• Microsoft SharePoint2010, puede crear, fácil y eficazmente, sitios que admitan la publicación de contenido específico, administración del contenido, administración de registros o satisfacer las necesidades de la inteligencia empresarial que pueda tener la organización.

• Por ejemplo, se pueden crear sitios en el nivel de empresa, como portales de la organización, sitios en Internet o sitios especializados, como repositorios de contenido o áreas de reuniones.



• Estos sitios le permiten colaborar y compartir información con otros usuarios que estén tanto dentro como fuera de la organización.

• Además, puede usar Microsoft SharePoint 2010 para dirigir búsquedas eficaces de personas, documentos y datos, diseñar y

participar en procesos basados en formularios, así como para tener acceso y analizar grandes cantidades de datos empresariales.

Uso de SharePoint 2010 1. Colaborar eficientemente con el resto de las personas de la organización.

2. Usar las bibliotecas de documentos para almacenar los documentos del equipo, del

departamento o de la organización.

3. También puede debatir los problemas mediante blogs o capturar y conservar la información de Wikis, que son bases de conocimientos administradas por el usuario.

4. Crear sitios personales, en los que puede administrar y compartir información con el resto de los usuarios. Por ejemplo, puede crear su propio portal Mi sitio, donde puede ver y administrar todos los documentos, las tareas, los vínculos, los calendarios de Microsoft Office Outlook 2010, los compañeros y el resto de la información personal desde una ubicación central.

5. Administrar documentos, registros y contenido Web. Por ejemplo, la organización puede desarrollar un proceso para retirar o hacer que caduquen documentos cuando haya transcurrido un período de tiempo determinado.

6. Hospedar y diseñar formularios formularios de aplicaciones de permisos en Microsoft Office InfoPath 2010 e incluirlas en Microsoft SharePoint 2010 para que los usuarios puedan rellenar los directamente en un explorador. Los datos especificados en el formulario se pueden enviar a una base de datos de la red gubernamental.


• Sharepoint 2010 esta diseñado para trabajar eficazmente con otros programas y servidores de Microsoft Office 2010.

• Trabajar con Office en el navegador, acceder a nuestro buzón de Exchange, crear bibliotecas de documentos, crear bibliotecas de presentaciones, diseñar formularios web InfoPath, crear exportar a Excel… y un sin fín de aplicaciones.


Microsoft SharePoint 2010 y Microsoft

Office 2010


Microsoft Office Access • Usar las características de creación de informes de Office Access.

• Editar y ejecutar una consulta como si fuera cualquier otra tabla de Office Access

• Será capaz de trabajar con un documento Access

• desde la interfaz SharePoint.

Microsoft Office Outlook2010 • Las carpetas de SharePoint se muestran como cualquier otra carpeta de Outlook.

• También podrá ver listas y calendarios de SharePoint en Outlook.

• Sincronizar citas y eventos del calendario.

Microsoft Office InfoPath 2010 • Puede diseñar plantillas de formularios compatibles con el explorador, publicarlas en un sitio de SharePoint 2010 y

habilitarlas para su uso en un explorador Web.

• Además, cualquier formulario de entrada a listas y flujos de trabajo podrá ser un formulario InfoPath creado por usted.

Microsoft Office Excel 2010 • Puede guardar, mantener y compartir hojas de cálculo en un sitio de SharePoint para que los usuarios puedan tener acceso

a ellas mediante un explorador. Puede usar estas

Microsoft Office PowerPoint 2010 • Podrá crear bibliotecas de diapositivas, pensadas para que pueda crear, editar y compartir diapositivas de sus

presentaciones.


• Una aplicación SharePoint se estructura en sitios.

• Cada sitio es una zona compuesta por páginas, bibliotecas documentales, y listas (de tareas, anuncios, calendarios, foros, contactos, vínculos, personalizadas…).

• Un sitio puede albergar uno o varios subsitios, de esta forma se consigue que SharePoint tenga una estructura de árbol.

• SharePoint 2010 permite crear sitios de muy distinto tipo.

• Desde sitios de equipo, de reuniones, de bases de datos

de calendarios, de blog, wikis, espacios de documentación,

centros de búsqueda… hasta sitios de publicación preparados

para trabajar con contenido web y crear una web pública.

• Sitios colaborativos, mediante los cuales podremos colaborar,

gestionar bibliotecas documentales y listas, integrar con las

herramientas Office, hacer búsquedas ya administrar contenido

empresarial.

Sitios de SharePoint


Resumen de funcionalidades

SharePoint 2010 cubre prácticamente todas las funcionalidades colaborativas que puede tener una organización. A continuación se resumen las más importantes:

1. Posibilidad de crear una jerarquía de sitios. 2. Creación de páginas y plantillas de página. 3. Gestión documental.

Versionado de documentos Historial de documentos. Posibilidad de ver y restaurar una versión. Aprobación de contenido Autorizaciones Check-in y check-out de un documento Soporte para librerías con millones de elementos Carpetas Creación de vistas de la librería Seguridad y permisos Políticas de borrado Operaciones masivas sobre documentos Conjuntos de documentos tratados como un único elemento Soporte en SharePoint Workspace 2010 para trabajo offline con documentos Flujos de trabajo Integración total con las aplicaciones de Office 2010

4. Publicación de informes 5. Utilización de páginas wiki como páginas del sitio 6. Integración con usuarios de directorio Activo 7. Posibilidad de consultar el Outlook en web


Resumen de funcionalidades

8. Red social y sitios personales 9. Integración de los usuarios de SharePoint y las características de red social 10. Listas de SharePoint Posibilidad de crear listas personalizadas con columnas personalizadas Características de integridad referencial Soporte InfoPath 2010 para creación de formularios de lista. Diseño, reglas, validación, acciones y condiciones

adicionales… Numerosos tipos de lista ya predefinidos: Anuncios Calendario: posibilidad de integrarlo con Outlook. Se pueden añadir eventos al calendario de SharePoint y

convocar a los usuarios a ese evento. Desde la convocatoria se podrán crear espacios de trabajo para la reunión en los que gestionar asistentes, puntos del día, conclusiones, documentación…

Contactos Encuesta: posibilidad de crear encuestas con multitud de opciones para las preguntas. Panel de discusión: foros de debate integrados en una lista Seguimiento de asuntos Tareas: posibilidad de unir unas tareas con otras, añadirles fechas de inicio y fin y visualizarlas en modo gráfico de Gantt

Vínculos

11. Posibilidad de visualizar la interfaz de un sitio en distintos idiomas 12. Acceso móvil: Obtenga acceso a áreas de trabajo de SharePoint, busque en bibliotecas de documentos y abra, edite y guarde documentos con una experiencia familiar diseñada para dispositivos móviles. 13. Web Analytics. Análisis de uso, tráfico, acceso, carga, tamaño… de cada sitio


Seguridad • La gestión de la seguridad es uno de los puntos fuertes de SharePoint 2010. Es posible crear diferentes

niveles de permisos o roles (permisos de lectura, de edición, de colaboración, de diseño, de administrador de jerarquía, de control total, sólo para crear, sólo para eliminar, sólo para ver páginas, lecturas restringidas… y un sinfín más) muy flexibles. De este modo, podemos gestionar distintos roles a distintos grupos o usuarios en un mismo sitio.

• Gracias a la posibilidad de creación sencilla de flujos de trabajo en SharePoint 2010 es posible crear flujos para gestionar autorizaciones a los usuarios, aprobación de documentos, políticas de caducidad… y cualquier otra cuestión que se pueda imaginar

Características de SharePoint 2010

LECTOR (Visitantes)

Permite a los usuarios buscar, ver y examinar contenido en el sitio.

COLABORADOR (Integrantes)

Además de tener los permisos del lector, permite subir documentos y crear

carpetas en las bibliotecas de documentos existentes.

AUTOR (Propietarios)

Además de tener los permisos de colaborador tiene control para agregar

bibliotecas de documentos.

Tipos de cuentas de usuario Los principales tipos de cuentas que se pueden crear son las siguientes:


Seguimiento • Gracias al servicio de Web Analytics de SharePoint 2010 se puede realizar un seguimiento exhaustivo de

los accesos a los sitios. Se pueden obtener datos de tráfico del sitio, totales de visitas y accesos, contenido editado, usuarios que han visitado, inventario, versiones… y generar informes muy detallados de análisis del sitio.

Flexibilidad • Además, utilizando Microsoft Office SharePoint Designer, es muy sencillo personalizar de una forma muy

rápida cualquier sitio (seguridad, grupos, listas, bibliotecas, flujos de trabajo, Conexión a datos externos…).


Eficiencia

• Gracias al uso de SharePoint 2010, la eficiencia en el trabajo de los usuarios mejora en gran medida.

• El uso de las bibliotecas de SharePoint permite que toda la información esté concentrada en un único punto dónde puedan acceder todos los usuarios 24 horas al día.


Usabilidad • SharePoint 2010 es muy sencillo de utilizar para los usuarios. Gracias a la interfaz “ribbon”, los

• usuarios trabajarán con las páginas, listas y bibliotecas del mismo modo con el que trabajarían con Word. Además, la integración de las librerías de páginas wiki en los espacios de

• colaboración hace que la creación, edición y diseño de páginas sea muy sencilla.


Integración • SharePoint 2010 forma parte de la familia Office. Gracias a esto, está totalmente integrado con las

herramientas cliente Office (Word, Excel, PowerPoint, Visio, SharePoint Workspace, Project…) como con las herramientas de servidor (Exchange Server, Project Server).

Puede obtener más información de Microsoft SharePoint 2010 en: http://sharepoint2010.microsoft.com

http://sharepoint2010.microsoft.com/

http://sharepoint2010.microsoft.com/

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