CONTROL DE LOS DOCUMENTOSPG4.1Versin: Fecha:

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PROCEDIMIENTO GENERAL PG 4.1:CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

COPIA CONTROLADA N: __________COPIA NO CONTROLADA

DESTINATARIO:____________FECHA ENTREGA: ___/___/___

NDICE

1.Objeto22.Alcance23.Responsabilidades24.Definiciones25.Desarrollo25.1.MANUAL DE CALIDAD25.1.1.Estructura25.1.2.Identificacin25.2.MANUAL DE PROCESOS25.2.1.Estructura25.2.2.Identificacin25.3.PROCEDIMIENTOS GENERALES25.3.1.Estructura25.3.2.Identificacin25.4.DOCUMENTOS DE GESTIN DE PROCESOS25.4.1.Estructura25.4.2.Identificacin25.5.PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS25.6.INSTRUCCIONES DE TRABAJO25.7.REGISTROS25.8.DOCUMENTOS25.9.APROBACIN DE LA DOCUMENTACIN25.10.REGISTRO Y ARCHIVO25.11.DISTRIBUCIN DE LA DOCUMENTACIN25.12.CAMBIOS25.13.CONTROL DE FIRMAS25.14.DOCUMENTACIN DE ORIGEN EXTERNO26.Referencias27.Anexos28.Registros2

ObjetoEstablecer las directrices para la elaboracin, actualizacin, distribucin y el control de todos los documentos del SGC de SIMSA S.A..

AlcanceSe aplica a todas las actividades de SIMSA S.A. que tienen incidencia en su SGC, distinguiendo tres niveles bsicos de documentacin:

Documentacin de nivel 1: Manual de Calidad (MC) y Manual de Procesos (MP).

Documentacin de nivel 2: Procedimientos Generales (PGs) y Documentos de gestin de Procesos (DGPs).

Documentacin de nivel 3: Procedimientos especficos (PEs), Instrucciones de Trabajo (ITs) y otros documentos que pueden aportar un apoyo complementario a los documentos de nivel 1 y nivel 2 y en general al SGC, tales como: Manuales, listados, etc.

Al mismo tiempo afecta a todos aquellos documentos de origen externo que SIMSA S.A. utilice para realizar sus actividades.

ResponsabilidadesLas responsabilidades de la elaboracin, revisin y aprobacin de la documentacin, varan segn el nivel de la misma y se desarrollan en la siguiente tabla:

NivelElaboracinRevisinAprobacinControl

1Responsable de CalidadGerenciaGerenciaResponsable de Calidad

2Persona designadaResponsable de CalidadGerenciaResponsable de Calidad

3Persona designadaResponsable de CalidadGerenciaResponsable de Calidad

Definiciones

Procedimientos Generales (PGs): Son los exigidos por la Norma. Estos procedimientos apoyan y desarrollan captulos o aspectos contenidos en el Manual de Calidad.

Documento de Gestin de Procesos (DGPs): Documento que asegura la eficaz planificacin y control de los procesos. Est basado en la representacin grfica de un proceso, en el que figuran sus elementos y partes constituyentes, las funciones que ejercen y su interaccin, representndose por lneas que unen estos elementos.

Procedimientos Especficos (PEs) e Instrucciones de Trabajo (ITs): Son los que describen con detalle las distintas actividades, operaciones tcnicas y procesos de la empresa que tienen incidencia en el SGC.Desarrollo

Todos los documentos que no tengan estructura libre se introducen con una portada que indica el tipo, ttulo y cdigo del documento.

Los responsables de la elaboracin, revisin y aprobacin del contenido se registran nicamente en esta portada, junto con la fecha de cada una de estas actividades.

Todas las pginas del documento constan de cabecera con la siguiente informacin:

El anagrama de la empresa SIMSA S.A.en el cuadrante izquierdo del cajetn.El asunto a tratar o ttulo del documento en el cuadrante central.El tipo de documento y su identificacin en el cuadrante derecho parte superior junto con el nmero de versin y la fecha.La paginacin en el cuadrante derecho inferior.

La portada del documento queda numerada como pgina nmero 1. La pgina nmero 2 queda destinada para el ndice de materias en el caso del Manual de Calidad, Manual de Procesos y los Procedimientos Generales.

Distinguiremos entre diversos documentos:

MANUAL DE CALIDAD

Estructura

Est estructurado en una portada, un ndice, ocho captulos y tres anexos:

Capitulo 1: Presentacin.

Capitulo 2: Alcance del Sistema de Gestin de Calidad.

Capitulo 3: Misin, Visin y valores de la empresa.

Capitulo 4: Sistema de Gestin de Calidad.

Capitulo 5: Responsabilidad de la Direccin.

Capitulo 6: Gestin de los Recursos.

Capitulo 7: Realizacin del Servicio.

Capitulo 8: Medicin, Anlisis y Mejora.

Anexos

Identificacin

El Manual de Calidad se identifica por las iniciales MC (Manual de Calidad), nmero de versin y leyenda de la cabecera del mismo.

MANUAL DE PROCESOS

Estructura

Consta de lo siguiente:

Portada

ndice

Mapa de procesos

Definicin de cada uno de los procesos que figuran en el mapa de acuerdo al siguiente esquema:

NOMBRE DEL PROCESOEntradasIndicadoresPropietarioSalidasObjetoDocumentacinRecursos

PROCESOS RELACIONADOS

ENTRADASALIDA

Identificacin

Se identifican por el cdigo del documento MP (Manual de Procesos) nmero de versin y leyenda de la cabecera del mismo.

PROCEDIMIENTOS GENERALES

Estructura

Los procedimientos se elaboran en formato DIN A4 y su contenido se estructura de la siguiente forma:

1. Objeto: Descripcin de los objetivos que se pretenden lograr con la elaboracin del procedimiento.

2. Alcance: Define el campo o rea de aplicacin y en qu medida se aplica el procedimiento. Se mencionan tambin, si procede, sus limitaciones de uso.

3. Responsabilidades: Delimita las responsabilidades para cada actividad descrita en el procedimiento.

4. Definiciones: Aclara conceptos y expresiones que pudieran resultar ambiguos o de posible interpretacin subjetiva. Se pueden realizar dos tipos de definiciones: generales o conceptuales.

5. Desarrollo: Describe por orden cronolgico las actividades necesarias para cumplir con los objetivos del procedimiento. La descripcin debe contestar a las preguntas: Qu hacer, Cmo hacerlo, Cundo hacerlo y Quin lo hace.

6. Referencias: Se citan documentos o normas aplicables, as como otros procedimientos, instrucciones especficas, normas internas, normas externas y documentacin que no est incluida en los captulos de Anexos o Registros.

7. Anexos: Se relacionan e identifican los anexos tales como tablas, etc. que se precisen para una mejor comprensin del procedimiento.

8. Registros: Se indican los registros que se recogen al realizar el procedimiento.

Identificacin

Se identifican por el cdigo del documento PGx.y y el nmero de revisin.

PG: Son las iniciales de procedimiento general.x: El nmero que indica el captulo del Manual y de la norma Norma UNE-EN ISO 9001:2000 al que hace referencia.y: El nmero correlativo de orden de procedimiento.

DOCUMENTOS DE GESTIN DE PROCESOS

Estructura

Los Documentos de Gestin de Procesos definen procesos, por lo que se identifican con el siguiente smbolo en la portada:

Los Documentos de Gestin de Procesos se elaboran en formato DIN A4 y, excepcionalmente, tambin pueden hacerse en formato DIN A3, segn la amplitud de su contenido y para facilitar su comprensin.

El contenido de los Documentos de Gestin de Procesos se estructura en forma de tabla con la siguiente estructura:

Flujograma: Es una descripcin grfica del desarrollo de un proceso mediante un diagrama de flujo que representa sus actividades, funciones e interacciones a travs de formas de distinto significado enlazadas por flechas que relacionan los diferentes elementos.

INICIO/FINALIndica dnde empieza y termina el proceso.

ACTIVIDADIndica que se realiza una tarea o proceso.

DECISINIndica decisin, dos posibilidades.

DOCUMENTOExistencia de documentos vinculados a la actividad.

REGISTROExistencia de registro que evidencia la actividad.

VERIFICACINSeala un procedimiento de verificacin o control.

-Responsable: Indica quin es la persona o departamento responsable de realizar cada una de las etapas en las que se divide el proceso.

-Propietario: Es la persona de la organizacin a la que le corresponde el liderazgo o la direccin de las actividades relativas a la actividad o proceso.

-Documentos de soporte y/o ayuda: Son los documentos necesarios para la realizacin de la actividad que transforma los elementos de entrada del proceso en resultados o elementos de salida.

-Registros: Son los documentos que evidencian la actividad.

-Indicadores: Es la otra cara del proceso. Si no existen, el proceso no est definido. Estn diseados para medirlos y permiten evaluar la progresin del proceso en el tiempo.

El formato resultante es el siguiente:

PROPIETARIO DEL PROCESO:

INDICADORES:

FLUJOGRAMA RESPONSABLEDOCUMENTOSDE SOPORTEREGISTROS

Identificacin

Se identifican por el cdigo del documento DGPx.y.z y el nmero de revisin.

DGP: Son las iniciales de Documento de Gestin de Procesos.x: El nmero que indica el captulo del Manual y de la norma Norma UNE-EN ISO 9001:2000 al que hace referencia.y: El nmero correlativo de orden de Documento de Gestin de Procesos.En caso de que ms de un DGP se refieran al mismo proceso, mantendran el mismo cdigo y se aadira un dgito ms en orden correlativo (DGPx.y.z)z: Nmero correlativo empezando en 1.

PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS

La estructura de los procedimientos especficos es libre, no requieren portada y la identificacin de su elaboracin, revisin y aprobacin figuran en la primera pagina.

Se identifican por el cdigo del documento PGx.y-PEz DGPx.y-PEz y el nmero de revisin.

PGx.y: Cdigo del Procedimiento General que amplan.DGPx.y: Cdigo del Documento de Gestin de Procesos que amplan.PE: Son las iniciales de Procedimiento Especifico.z: Nmero correlativo empezando en 1.

INSTRUCCIONES DE TRABAJO

Las instrucciones de trabajo tienen una estructura libre, no requieren portada y la identificacin de su elaboracin, revisin y aprobacin figuran en la primera pagina.

Se identifican por el cdigo del documento PGx.y-ITz DGPx.y-ITz y el nmero de revisin.

PGx.y: Cdigo del Procedimiento General que amplan.DGPx.y: Cdigo del Documento de Gestin de Procesos que amplan.IT: Son las iniciales de Instruccin de Trabajo.z: Nmero correlativo empezando en 1.

REGISTROS

Son los documentos del sistema que dan evidencia del mismo y se relacionan en el apartado Registros de los Procedimientos o Documentos de Gestin de Proceso. Si tienen un formato especifico, se identifican por el cdigo PGx.y-RCz DGPx.y-RCz y los formatos por el nmero de revisin.

PGx.y: Cdigo del Procedimiento General que amplan.DGPx.y: Cdigo del Documento de Gestin de Procesos que amplan.RC: Son las iniciales de Registro de Calidad.z: Nmero correlativo empezando en 1.

DOCUMENTOS

En este apartado se incluyen los documentos del sistema que son necesarios para la gestin del mismo y no pertenecen a ninguna da las categoras que se han desarrollado anteriormente, por ejemplo el Listado de Cdigos de Servicios.

APROBACIN DE LA DOCUMENTACIN

Antes de proceder a la notificacin de su publicacin en Intranet, los documentos sern elaborados, revisados y aprobados por las personas designadas en la Tabla del punto 3.

El Responsable de Calidad es el encargado de enviar los documentos a quien corresponda para su revisin y aprobacin y de su posterior publicacin en Intranet.

La evidencia de las revisiones y aprobaciones queda reflejada en el programa de correo electrnico y tambin en las fechas de la portada.

Los formatos que derivan de la documentacin se considerarn aprobados junto a su correspondiente procedimiento o instruccin de trabajo.

REGISTRO Y ARCHIVO

El Responsable de Calidad es el responsable de mantener la documentacin en vigor del sistema en la Intranet y asegurar el acceso de lectura al resto de personal. En ella estarn el Manual de Calidad, Manual de Procesos, Procedimientos Generales, Documentos de gestin de Procesos, Procedimientos Especficos e Instrucciones de Trabajo.

La documentacin obsoleta se archivar en la carpeta de documentacin obsoleta, se guardarn como mnimo tres aos y solo tendr acceso el Responsable de Calidad.

DISTRIBUCIN DE LA DOCUMENTACIN

El Manual de Calidad, el Manual de Procesos, los Procedimientos Generales, los Procedimientos Especficos y las Instrucciones de Trabajo los distribuye el Responsable de Calidad, firmando las personas a quienes se entrega, el documento PG4.1-RC3: Control de Distribucin de Copias. Los responsables de departamento comunican la modificacin al personal a su cargo.

Todo el personal de tiene acceso de lectura a travs de Intranet a la documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad y slo el Responsable de Calidad tiene acceso de escritura.

Las ediciones en vigor de la documentacin de SIMSA S.A. se encuentran en la carpeta correspondiente en Intranet y cada vez que se produzca un cambio en un formulario, el Responsable de Calidad lo comunica a los Responsables de Departamento mediante correo electrnico y realiza la entrega de la nueva versin.

CAMBIOS

Cualquier persona en plantilla de SIMSA S.A.que bajo su criterio detecte la necesidad de modificar un documento lo puede comunicar al responsable del departamento, que evaluar la sugerencia con el Responsable de Calidad, estudiando el cambio a realizar.

Las modificaciones de los documentos son aprobadas por el responsable de aprobar la versin inicial.

El seguimiento a los cambios en los formularios de hace devolviendo la versin anterior y recibiendo la nueva. Esto facilita la asimilacin y control de las modificaciones a los usuarios de dichos documentos y permite una fcil reconstruccin de la historia del documento.

CONTROL DE FIRMAS

Todas las firmas de las personas pertenecientes a SIMSA S.A. que tienen algn tipo de responsabilidad sobre la documentacin controlada se registran en el registro DGP5.3-RC1: Hoja de validacin de firmas en la que tambin se indica el cargo que ocupan y su password para acceder a la documentacin del sistema.

DOCUMENTACIN DE ORIGEN EXTERNO

Cada Responsable de Departamento es el encargado de mantener actualizada la documentacin de origen externo propia de su departamento y de comunicar a los otros responsables de departamento la existencia o modificacin en el caso de que considere que les puede afectar. El registro PG4.1-RC2: Listado de la Documentacin Externa contempla la documentacin externa vigente para cada departamento.

El conocimiento de cambios en la documentacin de origen externo es conocido a travs de empresas externas asesoras y proveedores.ReferenciasManual de CalidadManual de ProcesosProcedimiento General PG4.2: Control de los Registros

Anexos

Sin aplicacin

Registros

DGP5.3-RC1: Hoja de validacin de firmas PG4.1-RC2: Listado de la Documentacin Externa PG4.1-RC3: Control de Distribucin de Copias.