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FORMATO PARA DOCUMENTACIÓN DE PRÁCTICAS CAJICÁ CUNDINAMARCAGOBIERNO EN LÍNEA. TERRITORIAL

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(Cajicá, Cundinamarca, Octubre - 2011)

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Título: Formato para documentación de prácticas Gobierno en línea. TerritorialFecha elaboración

2011-10-21 Fecha de modificación: 2011-10-21

Sumario:Documento que presenta la buena práctica de Gobierno en línea. implementada por elMunicipio de Cajicá, Cundinamarca.

Palabras Claves: Gobierno en línea., Diagnóstico, Fases, Criterios, Electoral, Registraduría, CNE

Formato: doc Lenguaje: Español

Dependencia: Sistemas

Versión: 1 Estado: Aprobado

Categoría de la entidad: 5

Autor (es):

Edwin Andrade

Nombres:

Edwin Andrade

Revisó: Felipe Yépez Felipe Yépez

Aprobó:Fabiola Jácome Fabiola Jácome

Nombre de la Práctica Cajicá informando sobre Gobierno en línea. a sus ciudadanos.

Nombre InstituciónOperadora Territorial:

Universidad la Gran Colombia

Equipo Operador quedocumentó la Práctica:

Gerente: Edmundo Flórez

Nombres:

Edmundo FlórezAsesor: Tulia Irene Pachón Maldonado,Jaime Basabe

Tulia Irene Pachón Maldonado,Jaime Basabe

Coordinador: Luis Miguel Beltrán B Luis Miguel Beltrán B

Delegado: Jonathan López Jonathan López

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CCOONNTTRROOLL DDEE CCAAMMBBIIOOSS

VERSIÓN FECHA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

2 2011-12-23 Región3 – CENTROSUR

Ajuste del documento, con base enlineamientos descritos por la entidadinterventora

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FORMATO PARA DOCUMENTACIÓN DE PRÁCTICASGOBIERNO EN LÍNEA. TERRITORIAL

A. Criterios de preselección de práctica

Criterio Cumplimiento (si/no)Innovación: en la práctica se plantean soluciones innovadoras para problemastradicionales

SI

Sostenibilidad: la práctica se enmarca en una serie de condiciones administrativas,técnicas y financieras que permiten asegurar su sostenibilidad en el tiempo

SI

Replicabilidad y transferencia: la práctica es susceptible de replicar en otras entidadesterritoriales a través de procesos de transferencia del conocimiento

SI

Participación: en la formulación, implementación o evaluación de la práctica se contócon la participación de actores externos a la gobernación

NO

Concreta: atiende un problema determinado y es más práctica que teórica SISistemática: está enmarcada en un plan estratégico de la entidad y plantea opciones deescalamiento y mejoramiento continuo

SI

Evaluable: la práctica se plasma en productos o resultados reales y tangibles, puede servalorada por medio de indicadores

SI

B. Información General

Nombre del Municipio (No aplica en el caso de las gobernaciones)CajicáNombre del DepartamentoCundinamarcaNombre del Alcalde/GobernadorFabiola Jácome RincónNombre del Líder de Gobierno en línea. y CargoEdwin Andrade, Jefe de SistemasCategoría del Municipio o Departamento5Dirección de la EntidadCalle 2ª N 4-07Número Telefónico8795356Correo Electrónicosistemas@cajica-cundinamarca.gov.coNombre de la buena prácticaCajicá informando sobre Gobierno en línea. a sus ciudadanos.URL de la prácticawww.cajica-cundinamarca.gov.coUsuario de prueba para acceder a la práctica (cuando aplique)No aplicaAño de inicio de la buena práctica2.011Fecha de diligenciamientoOctubre del 2.011Nombre del DelegadoJonathan López

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C. Persona de contacto responsable de la práctica

DependenciaDepartamento de SistemasNombre del responsableEdwin AndradeCargo del responsableJefe de SistemasTeléfono y celular del responsable8795356- 3173029995Dirección del responsableCalle 2ª N 4-07Correo electrónico del responsablesistemas@cajica-cundinamarca.gov.co

D. Descripción de la práctica

Categorización: describir si se hace referencia a la fase de Información, Interacción o TransacciónInteracciónRelación con los objetivos de Gobierno en línea.: describir la relación de la práctica con los objetivos de la Estrategia de Gobierno enLíneaConocimiento de la Estrategia de Gobierno en línea por parte de los ciudadanos y turistas del municipio.Relación con los objetivos del plan estratégico de la entidadConstrucción de Imagen, Desarrollo económico, Política InstitucionalActores internos involucrados (ej. Dependencias, funcionarios): describir el rol de los actores que participaron o incidieron en laformulación e implementación de la iniciativaSistemas : Jefe de SistemasActores externos involucrados (Ej. Empresa privada, ONG, ciudadanía, Organismos de cooperación): describir los actores quedirecta o indirectamente participaron en la formulación e implementación de la práctica.Ciudadanía en General, TuristasGestión de recursos: describir los recursos humanos, físicos y financieros que se tuvieron a disposición para el desarrollo de lapráctica.StandComputadoresInternetFuncionarios de la Entidad Territorial capacitados en el tema de Gobierno en línea.

Resumen de la prácticaLa Entidad Territorial organizó una jornada de socialización del sitio Web a la comunidad, con el objetivo de darlo a conocer yfomentar el uso de las herramientas de interacción que en él se implementan. Para ello dispuso un stand en el parque principaly allí se resolvieron las inquietudes de la comunidad Cajiqueña respecto del sitio y su uso.

Después de esta actividad la población del municipio de Cajicá incrementó el número de visitas al sitio Web del municipioy empezaron a utilizar las herramientas de interacción.

Problema de origen: describir el problema que existía y que dio origen a la solución que se presenta en la práctica. Incluir las causasy efectos que se identificaron relacionados con el problema. Incluir los grupos sociales que se veían afectados por el problema.

A pesar que la Entidad Territorial contaba con herramientas de interacción con la Comunidad estas no estaban siendo utilizadas por faltade conocimiento, tanto de su existencia como de su uso. La jornada de socialización permitió adquirir este conocimiento y hacer un usoefectivo de ellas, lo que mejoro considerablemente el canal de comunicación entre la administración municipal y la ciudadanía.Objetivo general y objetivos específicos de la práctica

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Ciudadanos interactuando con el municipio- Revitalizar el conocimiento de la Estrategia de Gobierno en línea por parte de los ciudadanos y turistas del municipio.- Capacitar a la comunidad en el manejo de una herramienta de interacción basada en TIC, para que puedan comunicarse con los

Servidores Públicos de su Entidad Territorial.- Obtener información Actualizada del portal Web, para los ciudadanos que quieran consultar la página.

Actores beneficiadosCiudadanía en General, TuristasAcciones adelantadas en el marco de la prácticaConocimiento de la Estrategia de Gobierno en línea por parte de los ciudadanos y turistas del municipio.Herramientas habilitadas y usadas para el desarrollo de la prácticaForo ,Chat, Encuesta, Página de Internet

Resultados obtenidos: describir los resultados cualitativos y cuantitativos que se obtuvieron con el desarrollo de la prácticaDespués de esta actividad la población del municipio de Cajicá incrementó el número de visitas al sitio web del municipio en un 45%y empezaron a utilizar las herramientas de interacción.Mecanismos de monitoreo: en caso de existir describir los mecanismos y acciones de monitoreo relacionados con la soluciónplanteadaEn la Práctica no hubo mecanismos de monitoreo.

E. Análisis de la práctica

Impacto en la mejora de condiciones de vida de los usuariosEl impacto que se generó por parte de la ciudadanía fue de aceptación hacia la página del municipio y se capacitó a muchaspersonas que les causaba curiosidad la implementación del proyecto de Gobierno en línea.Impacto en la mejora en los procesos de coordinación e integración entre dependencias o institucionesSe mejoró el proceso de comunicación entre las dependencias de la Entidad y de la Entidad con distintas instituciones del municipio,logrando así una mayor interacción.Impacto en la mejora de la eficiencia y capacidad institucionalLa Alcaldía Municipal fue visitada por una delegación Ecuatoriana que quiso conocer las prácticas que se siguieron y que hicieronde la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea una actividad exitosa en este Municipio.Impacto en el uso y asignación de recursos por parte de la instituciónMantener la periodicidad, soporte y frecuencia de la difusión.Desarrollar el mensaje y contenido con base en las características propias del público y medio a utilizar.La entidad de Cajicá colabora con la implementación de esta práctica con recurso humano, económico y didáctico.

Impacto en el cambio de conductas o comportamientos de los beneficiariosDespués de la realización de esta actividad la ciudadanía empezó a utilizar las herramientas de interacción provistas en el sitio paracomunicarse con los funcionarios y la información publicada para resolver inquietudes que les evitaron el desplazamiento hasta ella.Sostenibilidad: descripción de los factores administrativos, económicos, culturales, institucionales y de participación ciudadana quepermiten promover la sostenibilidad de la práctica en el tiempo. Tener en cuenta como es la voluntad política y el compromiso de losdirectivosTanto los integrantes del comité GELT y antitrámites como su líder están comprometidos con la sostenibilidad de la Estrategia, asícomo de hacer la transferencia de conocimiento necesaria a las administraciones venideras. Esto porque los resultados obtenidos tantoinstitucionalmente como de la ciudadanía han sido benéficos para el municipio.Replicabilidad: descripción de las condiciones mínimas que deben existir para implementar una estrategia o iniciativa de este tipo.Descripción de los actores que deben participar en la formulación e implementación de estas iniciativas.Las personas delegadas por la Entidad de Cajicá para formular y desarrollar esta actividad fueron las más idóneas para describir elproyecto a los ciudadanos y a las personas interesadas en el tema.

Todo esto quedó constatado en reuniones de trabajo y evidencias en material fotográfico.Lecciones aprendidas en términos de dificultades presentadas y afrontadas

La administración municipal debe trabajar de la mano con la comunidad y darles a conocer aquellas herramientas de comunicación yparticipación que se tienen para que estas lleguen a quienes han sido la razón de su creación y así lograr el objetivo principal de laEstrategia de Gobierno en línea cual es el de “hacer más fácil su relación con el estado”.

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Lecciones aprendidas en términos de las oportunidades aprovechadas para el desarrollo de la práctica

La implementación de esta práctica se manejó con la oportunidad de un fin de semana que es cuando más personas acuden alParque principal y de esta manera se aprovechó para poder capacitar más ciudadanos.

Lecciones aprendidas en términos del trabajo desarrollado con la ciudadanía: procesos de sensibilización, capacitación, espacios departicipación.

Se capacitó a diferentes sectores de la comunidad porque se involucró a la mayoría de personas ya que era en espacio público como esel parque principal.

Lecciones aprendidas en términos de los factores claves de éxito para implementación de la práctica

El éxito de esta práctica se ve reflejado en la aceptación de la ciudadanía hacia el proyecto y la implementación del mismo como unaayuda tecnológica y de manejo de información y además de un acercamiento de la entidad municipal con sus ciudadanos.Con el uso de estas actividades de replicación de conocimiento sobre el manejo de las herramientas de interacción, se logra romper eltemor de la ciudadanía al uso de herramientas modernas de comunicación por Internet.Lecciones aprendidas en términos de posibilidades de mejora a la solución planteada

Se puede manejar con mayor repetición estas actuaciones de capacitar a la ciudadanía generando así más integración de losciudadanos con la página web del municipio y logrando más uso de las herramientas de interacción a través de la misma y así podersolucionar muchos problemas a los ciudadanos.Con el uso de estas actividades de replicación de conocimiento sobre el manejo de las herramientas de interacción, se logra romper laresistencia al cambio, al brindarle a la comunidad la posibilidad de usar herramientas por Internet.

F. Documentación de soporte

Documentos de soporte que describen la prácticaSe soporta esta actividad con material fotográfico de las capacitaciones dadas por el personal de la entidad a los ciudadanos engeneral y el que esté interesado a recibirla.

Materiales de promoción usados en el marco de la iniciativaSe utilizó invitación previa desde la página web del municipio, pancartas instaladas en el parque principal del municipio las cualesestán avaladas por la Gerencia de Desarrollo Administrativo, material didáctico de Gobierno en línea. (cartillas).

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ANEXOS

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