La caja menor, caja chica o simplemente caja, es una cantidad pequeña de fondos

en dinero efectivo que se usa para gastos en aquellas situaciones en que desembolsos

porcheque son inconvenientes debido al costo de escribirlos, firmarlos y convertirlos en

efectivo.

La forma más común de contabilizar gastos es el uso del sistema de fondo fijo. El fondo

inicial se crea mediante la emisión de un cheque por la cantidad deseada. La entrada para

este fondo inicial sería debitar caja menor y acreditar efectivo.

Cuando los gastos se hacen, el administrador del fondo, rembolsará a los empleados y

emitirá un recibo de caja menor. En cualquier momento el efectivo total más los recibos

emitidos deben igualar la cantidad inicial del fondo.

Cuando el efectivo se hace bajo, el administrador entrega todos los recibos de reembolso.

Si la cantidad fuera por ejemplo $200.000 y la mayoría de los gastos fueron para

suministros de oficina, entonces se emite un cheque por $200.000 el cual se debita a la

cuenta de suministros de oficina. Una vez el cheque se hace efectivo, el administrador

vuelve a tener la cantidad original en efectivo.

¿Qué es una caja Chica?

La cantidad de dinero solicitada para solventar gastos menores. Esta se mantiene en custodia por parte de la

persona asignada quien va ocupándola en la medida que se requiere, evitando así solicitar cheques por

valores pequeños. Se va reponiendo cada vez que se ha gastado el 50%, lo que permite mantener siempre

el monto de dinero asignado. Perdura en el tiempo hasta que la persona la reintegra. 

Nota: Las respuestas son ayudas referenciales que pueden ser complementadas con alguna situación

particular

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¿Qué hacer para solicitar una Caja Chica?

Se debe solicitar a través de un memo con los siguientes datos: Nombre Rut Unidad Monto Al memo se debe

adjuntar la Orden de Pago y ser enviado a la Subdirección de Contabilidad.

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¿Qué hacer para rendir la Caja Chica?

Se debe llenar el formulario Fondos por Rendir, cuya imagen está disponible en la Web, con el detalle de los

documentos. En el formulario se deben clasificar los gastos de acuerdo a los Items existentes en el plan de

cuentas, los cuales deben estar sumados y cuadrados. Por último se adjunta la Orden de Pago, la que debe

ser por el mismo monto de la rendición.

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¿Cómo se cierra una Caja Chica?

Se debe completar el formulario Fondos por Rendir, cuya imagen está disponible en la Web, tal como si fuera

una rendición y se adjunta un memo solicitando el cierre de ésta. En caso de tener que reintegrar plata se

debe adjuntar al formulario de rendición el comprobante de depósito.

Concepto de caja chicaLa Caja de una empresa es el lugar donde se deposita el dinero

disponible, que existe en la misma por aportes de sus dueños o por

ingresos derivados de su actividad. Esos recursos, en general, se

depositan o guardan en lugares seguros, y no están a disposición directa

de quienes manejan la entidad.

En toda empresa, pública o privada se asignan recursos dinerarios para afrontar los gastos diarios no previstos en el presupuesto habitual, con el fin de resolver situaciones cotidianas urgentes, que no permiten seguir trámites habituales de autorización de gastos; y que por ser de poco monto, deben resolverse de inmediato evitando perjuicios mayores, y para hacer más ágil ciertas gestiones. En general los fondos disponibles en Caja Chica son reducidos, y cada institución determinará su monto máximo.

Tal vez se trate de enviar una documentación urgente, sacar fotocopias, servir un refrigerio

a un cliente importante, abonar papelería faltante, proceder al arreglo de cerraduras,

gastos de viáticos no habituales, etcétera, que requieren una resolución inmediata, y

pago en efectivo, pues no justifica la emisión de cheques.

Por supuesto, el responsable del manejo de la Caja Chica, deberá requerir los

comprobantes de gastos, que deberán justificarse ante los superiores, y registrarse, para

hacer una rendición mensual de cuentas, gastos que podrán descontarse del total de

ingresos, como cualquier otro gasto, especialmente con fines tributarios. Es posible,

además que esos fondos de caja Chica, puedan ser objeto de arqueos sorpresivos, con

fines de control, por lo cual se recomienda llevar un adecuado control de los gastos y un

registro sistematizado.