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LINDA ELIZABETH RAMÍREZ BRIONES ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN DR. ROGELIO SOLER MONTCOUQUIOL UDLAP

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LINDA ELIZABETH RAMÍREZ BRIONESADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN

DR. ROGELIO SOLER MONTCOUQUIOLUDLAP

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PRESENTACIÓNOBJETIVO: Crear las condiciones necesarias a través de la implementación de un software para que se realice un vínculo real con los egresados de la Institución, desarrollando habilidades de servicio para un trato personalizado y virtual, a fin de lograr un seguimiento en cada uno de los estudiantes de las diferentes carreras que ofrece la Institución Educativa.

BENEFICIOS ESPERADOS:-Obtener información de manera oportuna para toma de decisiones.

-Identificación del egresado al momento. -Análisis académico de cada egresado.

-información necesaria y actualizada cada cuatrimestre y por carrera.

-Dar seguimiento a los alumnos con excelencia académica.-Dar seguimiento a los que quieran continuar con el siguiente nivel

académico.-Obtener mayor credibilidad con testimonios reales y con ello

incrementar la matrícula.

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PRESENTACIÓNDescripción de la importancia del proyecto:La importancia del proyecto se basa en las necesidades de los egresados de la institución, ya que no cuentan con la información ni con los recursos tecnológicos apropiados para mantener contacto con los Ex –alumnos de cada carrera. En un futuro la Universidad Etac presentará problemáticas como: -El seguimiento de egresados es importante para las acreditaciones.-Que los egresados no continúen un estudio de maestría, ya que no existe el seguimiento para el mantenimiento de la matrícula. -La institución pierde matrícula educativa.-Perdida de prestigio y nivel académico.-Baja el rendimiento competitivo entre las diferentes universidades de la zona. Es por ello que el propósito y la importancia del proyecto es implementar el software y las medidas necesarias para lograr el contacto real hacia los ex – alumnos e involucrar a las diferentes áreas de la Universidad como Mercadotecnia, Coordinación Académica, Dirección Académica, Rectoría ya que son los principales actores en el medio en que se mueven los estudiantes y Ex –alumnos.

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PRESENTACIÓN

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ANTECEDENTESLa Universidad ETAC (Estudios Tecnológicos y Avanzados para la Comunidad) fue inaugurada en la entidad federativa en Ixtapaluca en el Edo. de Méx. en el año 1997 con el compromiso de formar egresados personal y profesionalmente exitosos. Las instalaciones del nodo ubicadas en la colonia Zoquiapan del centro de Ixtapaluca, oferto para su arranque las Licenciaturas en Derecho, Contaduría, Administración de Empresas e Informática Administrativa con una matrícula de aproximadamente 50 estudiantes en Gral.Con el paso de los años, y el constante crecimiento de la matrícula, se busco una alianza con UNIMEC cuyo propósito general fue ofrecer una opción más como oportunidad de estudio para los jóvenes de la comunidad sin necesidad de desplazarse al DF cuyas Universidades tiene mucha demanda generando con esta una remota posibilidad de ingreso.Las nuevas instalaciones del Nodo Ixtapaluca/Chalco se construyeron el año 2005, para lo cual se inauguró el 23 de enero del año 2006.Durante el mes de octubre la Mtra. Blanca E. García C. les informo a los Docentes, Administrativos y Estudiantes que dejaba la Dirección de este Nodo Ixtapaluca/Chalco de la Universidad ETAC, marcando el precedente para que finalmente en el mes de noviembre se consolidara el rompimiento de la Alianza con UNIMEC para finalmente ser ETAC.

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ANTECEDENTESLa responsabilidades administrativas de quién suscribe y que tiene la tarea de prestar los servicios académicos optimizando costos, pero con los mismo niveles de calidad de los otros nodos de la universidad ETAC, es que obtuvo la autorización de designar como: Rector del Nodo Ixtapaluca/Chalco de la Universidad ETAC al Lic. Maestro y aspirante al grado de doctor Roberto Peralta Sierra, fortaleciendo con esto una nueva etapa de progreso para el Nodo Ixtapaluca/Chalco de la Universidad ETAC con el compromiso de ofrecer beneficios similares a la alianza, con una visión de compromiso hacia la educación superior de la comunidad.Actualmente la Universidad ETAC al formar parte de Aliat Red de Universidades, está comprometida con una formación de gran alcance. La cual se traduce en los más de 36 campus a lo largo del territorio nacional, en las regiones Norte, Centro, Sur y Maya del país, con los que actualmente cuenta Aliat Universidades; y en una oferta educativa que incluye nivel medio superior con su Bachillerato semestral y cuatrimestral, nivel superior con más de 22 licenciaturas e ingenierías y nivel posgrado con más de 16 especialidades y 8 maestrías. El compromiso de todas estas opciones educativas es brindar excelencia académica, tanto a nivel de docentes como de infraestructura en los campus.

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MISIÓN -VISIÓN

*Misión: Promover servicios educativos que permitan al estudiante una formación profesional relevante, un desarrollo íntegro con visión humanista sustentado en una ética personal sólida y un liderazgo con compromiso al servicio de los demás, el cual fomenta la cultura del esfuerzo en el desarrollo nacional. *Visión: Consolidarse como el sistema líder de universidades privadas de bajo costo en el país que promueve la formación de profesionistas competentes, caracterizados por una rápida inserción laboral, una sensibilidad a las necesidades de la sociedad, una transformación del entorno, el amor a la patria y el sentido ético; así como por el desarrollo integral de los miembros de su organización, todo esto sustentado por los servicios educativos de alta calidad que ofrece en los niveles de educación media superior y superior.

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VALORES

*Valores:Verdad: Corresponde a la coherencia entre el pensamiento y los objetos de la realidad. La verdad sólo es posible en la búsqueda honesta de lo real.Libertad: Lleva a un ejercicio de la autodeterminación humana para encauzar el pensamiento y la conducta según los dictados de la razón y de la voluntad del ser.Servicio: El servicio lleva a salir de sí mismo, donar a otros y como consecuencia promueve un enriquecimiento de la persona, valores y del desarrollo social.Trascendencia: Fomentar una actitud proactiva en los estudiantes que los lleve a un esfuerzo permanente por lograr más en todos los ámbitos de su empresa.

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PRINCIPIOS O PROPÓSITOSUna mayor Equidad admitiendo a todos los candidatos que tengan la capacidad de recibir educación, garantizando las mismas oportunidades de acceso. Una mayor Pertinencia que por razones históricas ha funcionado de forma independiente al contexto social, y que debe entonces mejorar sus vínculos con la economía al definirse los planes y programas en conjunto con las necesidades empresariales, industriales y de globalización que viven y que para garantizar el empleo no pueden pasar desapercibidas.La Flexibilidad de formaciones de acuerdo a las necesidades de la sociedad, diversificación en los niveles y tiempos de salida así como la movilidad de los estudiantes.La Calidad que ésta ligada a la evaluación y, ésta, debe estar referenciada y parametrizada a nivel nacional e institucional, para mejorar la confiabilidad de los resultados.El Mejoramiento y Formación del personal docente y administrativo a través de un excelente programa institucional de reclutamiento, selección, formación y capacitación continuos mejorando así al desempeño profesional, la eficiencia y eficacia de los procesos y servicios.Y por último, la adecuada Asignación de Recursos Financieros que deberán ser manejados clara y objetivamente en el mejoramiento de todas las variables que impactan el proceso educativo.

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PROBLEMA Y ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN

La Universidad ETAC, campus Coacalco Edo. de México no tiene información actualizada, integrada y confiable sobre sus egresados en cada carrera, lo que ocasiona una dificultad para mantener contacto con ellos y así poder dar seguimiento a las actividades universitarias brindando la suficiente información para involucrarlos en ellas.

ALTERNATIVAS: 1- Implementar un software llamado Enterprise Resource Planning (ERP) Este software controla fácilmente todos los procesos de producción, administrativos y comerciales de forma segura y confiable, además supervisa todas las actividades y el estado real de tu empresa con reportes, gráficas y estadísticas personalizadas. El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.

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PROBLEMA Y ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN

Se busca lograr:-Optimización de los procesos empresariales.-Acceso a información confiable, precisa y oportuna.-Posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la Institución.-Eliminación de datos innecesarios.-Reducción de tiempos. Beneficios:-Estandarizar e Integrar la información en una base de datos centralizada.-Mayor control Institucional.-Minimiza el tiempo de análisis de la información.-Contar con información actualizada y veraz que permite la toma de decisiones.-Evita la duplicidad de información.-Se configuran módulos de acuerdo a cada área de la empresa.  

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PROBLEMA Y ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN

2- Implementar un software llamado Business Process Management (BPM) Este software tiene un enfoque sistemático para mejorar el proceso de información en las organizaciones a través de la colaboración entre las áreas de Administración y Tecnologías de la Información. Es una aplicación Web, perteneciente a la solución de administración digital de contenidos, que permite la implementación, automatización y seguimiento de procesos administrativos en donde se involucren documentos, información o tareas que pasen de un área a otra, para la realización de tareas especificas, de acuerdo a las reglas de la Institución. Se busca lograr:-Organización física de los documentos utilizados en la universidad, especialmente los relacionados directa o indirectamente con procesos administrativos. (egresados). Dependiendo de la complejidad de la información documental, se podrá requerir de un archivónomo. 

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PROBLEMA Y ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN

-Organización digital de los documentos físicos y de los documentos originalmente digitales como archivos de Word, Excel, powerpoint, email, etc.-Análisis y definición de cada una de las tareas y etapas de los procesos. Beneficios:-Permite observar el desempeño real de cada persona que participa en sus procesos administrativos.-Ayuda a implementar proyectos de mejora continua y monitoreo de la calidad-Optimiza la utilización de los recursos.-Reduce los tiempos de los procesos.-Mejora la productividad en los departamentos inmiscuidos.-Sus clientes tendrán respuestas considerablemente rápidas a sus dudas y solicitudes.  

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PROBLEMA Y ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN

3.- Implementar la planeación, pronóstico y restablecimiento colaborativo(CPFR) Es una gestión que permite a los socios tener una visibilidad más amplia de la demanda con el fin de satisfacer la necesidad futura. Su misión es crear relaciones de colaboración en el marco de la filosofía ganar/ganar entre proveedores y clientes a través de planes conjuntos de negocio e intercambio de información. Se busca lograr:-Fortalecimiento de relaciones de confianza.-Objetivos, estrategias, tácticas e indicadores medidos de manera conjunta.-Enfoque común.

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PROBLEMA Y ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN

Beneficios:-Expansión y sistematización de la comunicación de datos críticos.-Perfeccionamiento de los procesos de pronóstico y planeación de reabastecimiento. CONSECUENCIAS: -Monitoreo de los egresados en tiempo real y realizar las adecuaciones en línea.-Re-direccionamiento de tareas en función de cumplir las condiciones especificas de cada área.-Visibilidad total sobre cada etapa del egresado.-Aplicación para el diseño de formularios electrónicos enfocados a ex alumnos.-Opciones de calendarios para optimizar el seguimiento y colaboración entre egresados y programas ofertados en la universidad.-Múltiples canales para activar tareas.-Análisis de procesos concluidos en cada egresado.-Lista de actividades universitarias con una columna de conteniendo cada actividad en donde el egresado participe.

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EVALUACIÓN Y SOLUCIÓN ELEGIDAEvaluación: Por medio de un modelo multiatributo, se determino la solución o alternativa más adecuada.

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EVALUACIÓN Y SOLUCIÓN ELEGIDA

1- Implementar un software llamado Enterprise Resource Planning (ERP) Este software controla fácilmente todos los procesos de producción, administrativos y comerciales de forma segura y confiable, además supervisa todas las actividades y el estado real de tu empresa con reportes, gráficas y estadísticas personalizadas. El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación. Se busca lograr:-Optimización de los procesos empresariales.-Acceso a información confiable, precisa y oportuna.-Posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la Institución.-Eliminación de datos innecesarios.-Reducción de tiempos. Beneficios:-Estandarizar e Integrar la información en una base de datos centralizada.-Mayor control Institucional.-Minimiza el tiempo de análisis de la información.-Contar con información actualizada y veraz que permite la toma de decisiones.-Evita la duplicidad de información.-Se configuran módulos de acuerdo a cada área de la empresa.

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GRÁFICAS

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GRÁFICAS

Las gráficas se relacionan con la siguiente hipótesis:"La Universidad ETAC campus Coacalco Edo. de México no tiene información confiable sobre sus egresados y dificulta el seguimiento de actividades universitarias para involucrarlos."Esto provoca:-Una baja credibilidad para un mayor ingreso de esudiantes.-Deserción de estudios por falta de motivación e interes por parte de la institución educativa.-Baja matrícula en los egresados por la deserción de estudiantes.

Los problemas más importantes:1.- No cuentan con un seguimiento de egresados por cada carrera.2.- No tienen contacto con los egresados.3.- No saben si esos egresados tienen o no empleo.4.- No dan un seguimiento real a aquellos ex estudiantes de excelencia académica que podrían apoyar a los estudiantes actuales para incentivar su aprendizaje.5.- Al no contar con el contacto de egresados, no le dan la oportunidad de mostrar aquellos logros que han obtenido los ex alumnos fuera de la Institución a fin de obtener mayor reconocimiento.

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MEDIDAS DE PROGRESO Cuando el proyecto este realizado se espera que obtenga las siguientes metas de desempeño:

Alta política universitaria: Contar con un recurso tecnológico para sevicio de los egresados aumenta la posibilidad de vincular todas las áreas de la Institución para lograr un crecimiento real en las diferentes carreras. La solución y apoyo para la creación de un departamento tiene que ser aprobado por los lideres de la universidad creando así un trabajo colectivo partiendo de los cimientos de la organización.

Dirección estratégica: El tener contacto con los egresados ya existe un parámetro real de cuantos de ellos obtienen o no empleo, para así darse cuenta que carrera tiene que ser más o menos ofertada.

Gestión, coordinación y ejecución: Dar un seguimiento real a aquellos ex -estudiantes de excelencia académica que podrían apoyar a los estudiantes actuales para incentivar su aprendizaje.

Asistencia y apoyo técnico: El contar con el contacto de egresados, le da la oportunidad de mostrar aquellos logros que han obtenido los ex alumnos fuera de la Institución a fin de obtener mayor reconocimiento.

Clientes: Contar con la información necesaria para saber si pueden seguir sus estudios con la universidad o simplemente el que tienen derecho a seguir utilizando la biblioteca, gimnasio, centro de computo, etc. ¿Cuáles son las ventajas de ser egresado de ETAC.?

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POR QUÉ ES INNOVADOR? La innovación se da a partir de una sensibilización dentro de las empresas donde la innovación la pueden hacer todos, que

es simplemente generar ideas creativas que agreguen valor a la gente, éstas deben ser ideas creativas que agreguen valor, que mejoren lo que ya existe, que beneficien a algunas personas, a partir de estas ideas.Entonces, la sensibilización la tienen que dar los directores a partir de esta nueva noción de que todos pueden ser innovadores.

Lo que hace el proyecto es generar líneas específicas de innovación, retos, prioridades que la empresa tiene en forma de innovación al interior de la empresa, porque orienta a la gente a que su creatividad se enfoque en temas innovadores que le vayan a agradar a los jefes, y que los van a implementar.

Este proyecto es innovador ya que no se le ha dado la importancia necesaria a estudiantes y egresados, en el sentido que hay pocas instituciones educativas que utilizan un sistema de administración de información enfocada al seguimiento de egresados que con su implementación permite tener una ventaja competitiva en el mercado.

La innovación envuelve a todas las áreas como: Mercadotecnia, Coordinadores Académicos, Dirección Académica, Rectoría y Ex-alumnos; ésta innovación se ve reflejada tanto en la implementación tecnológica como la apertura de un departamento especializado en la Coordinación de Egresados y así atender a las diferentes necesidades de las diferentes carreras que ofrece la Institución Educativa.

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DESCRIPCIÓN DE RIESGOS

Riesgos del proyecto: -Que rectoría no acepte el proyecto por no considerarlo prioridad.

-Si no se ajustara a las necesidades podría dejar de ser útil.

Como Lidiar con ello: Se anticipa un proyecto con calidad de software a desarrollar y emprender aplicaciones para las necesidades sin que deje de ser útil.

Riesgos Técnicos:

-Resistencia al cambio de las áreas implícitas.

-Capacitación para manejo de nueva tecnología.

- Reemplazo de tecnología anterior por nueva.

Como lidiar con ello:Se realizará un programa de capacitación para cada usuario y se ira incorporando paulatinamente el sistema tomando en cuenta que cada cambio no afecte la operación de la empresa.

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DESCRIPCIÓN DE RIESGOS

Riesgos Financieros:

-Podría ser negado por el presupuesto que implica.

-Retorno de inversión más lento de lo esperado.

-Aumento en costos anuales en soporte y licencias posteriores.

Como lidiar con ello:Se tiene un una análisis de costo y estimado de incrementos anuales y además se evaluará conforme vaya avanzando el proyecto los gastos que éste genera y compararlos con el análisis inicial para identificar y corregir posibles desviaciones.

Riesgos Organizacionales:

-Mal uso de datos e información.

-Manejo inadecuado del sistema.

- Renuencia a usar los nuevos sistemas.

Como lidiar con ello:Se reformarán los contratos de confidencialidad de la empresa acorde a las nuevas tecnologías implementadas y además se les explicará a cada usuario el beneficio en tiempo y desempeño que traerá el uso del sistema para una mejor aceptación.

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RECURSOS FINANCIEROS Y HUMANOS La inversión que se requiere se podría decir que es baja, ya que la ventaja de la institución educativa es que cuenta con

personal y con los recursos tecnológicos (Internet, computadoras, servidores, etc.), para llevarlo a cabo y al paso de los años el mantenimiento se realizaría por el área de sistemas y redes. En cuanto a los beneficios financieros son necesarios para hacer crecer a la organización. El tomar en cuenta a los egresados le da un plus tanto a universidad como al estudiante actual ya que este sabrá que se le toma en cuenta aún ya no este en la institución.

Las ventajas estratégicas crecerían del tal forma que la institución estaría al nivel de la competencia y ofrecería una calidad superior a los estudiantes, se haría de una buena reputación y contaría con el equipo personal y profesional altamente calificado.

Costos:

-Tiempo de realización de 3 a 6 meses, -En recursos humanos no se gastaría ya que la universidad cuenta con la carrera de sistemas y redes, nos apoyaríamos del personal administrativo del área.-Considero que el especialista de sistemas, aprendiera el software a implementar por medio de un curso, esto involucra el gasto del curso por parte de la universidad, que después lo vera reflejado cuando el especialista imparta el curso aprendido previamente a los involucrados del proyecto. Los administradores del proyecto será el personal que se encuentra en el área de sistemas, apoyados por los docentes de tiempo completo, involucrándolos con las actividades de los egresados.-Costos de mantenimiento, sistemas y licencias se están analizando.

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RECURSOS FINANCIEROS Y HUMANOS

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PLAN DE TRABAJO

De manera general, habría que integrar la responsabilidad de cumplir con los cambios e implementación de proyecto en el programa cuatimestral de cumplimiento de metas, que se realiza a inicios de cada cuatrimestre.

El proyecto será administrado por un grupo conformado por miembros de cada área donde se implementará el sistema que a su vez elegirán a una persona que se desempeñará como coordinador del proyecto. Cada miembro será un representante de su área y expondrá ideas y/o propuestas que permitan el mejor desempeño del proyecto.

-Tiempo de realización de 3 a 6 meses.

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PLAN DE TRABAJO

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