Alumno: Morales Bryan

Tema: Principales características de

Access que se necesita para

elaborar tablas, consultas e

informes.

Elaborar tablas

Al crear una base de datos, almacena

sus datos en tablas (listas basadas en

temas que contienen filas y columnas).

Por ejemplo, puede crear una tabla de

Contactos para almacenar una lista de

nombres, direcciones y números de

teléfono o una tabla de Productos para

almacenar información sobre los

productos.

Una tabla es un objeto de base de datos que usa para almacenar datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Una tabla consta de registros y campos.

Cada registro contiene datos sobre una instancia del asunto de la tabla, como un empleado en particular. Un registro también se denomina normalmente una fila o una instancia.

Cada campo contiene datos sobre un aspecto del asunto de la tabla, como el nombre o la dirección de correo electrónico. Un campo también se denomina normalmente una columna o un atributo.

Un registro se compone de valores de campo, como Contoso, Ltd. o alguien@example.com. Un valor de campo también se denomina normalmente un hecho.

1. Un registro

2. Un campo

3. Un valor de campo

Una base de datos puede contener muchas tablas, cada una almacena información sobre un tema diferente. Cada tabla puede contener muchos campos de diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas e hipervínculos.

Crear una tabla en una nueva

base de datos

Haga clic en el botón Microsoft Office y luego en Nuevo.

En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo para la nueva base de datos.

Para ir a una ubicación diferente para guardar la base de datos, haga clic en el icono de carpeta.

Haga clic en Crear.

Se abre la nueva base de datos, se crea una tabla con el nombre Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos.

Crear una tabla en una base

de datos existente

Haga clic en el botón Microsoft Office y luego en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione la base de datos que desea abrir y luego haga clic en Abrir.

En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Se inserta una tabla nueva en la base de datos y se abre la tabla en la vista Hoja de datos.

Crear una tabla mediante

una plantilla de tabla

Haga clic en el botón Microsoft Office y luego en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos en la que desea crear una tabla.

En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Plantillas de tabla y luego seleccione una de las plantillas disponibles en la lista.

Se inserta una tabla nueva, en función de la plantilla de tabla que elija.

Crear una nueva tabla

importando o vinculando

datos externos

Haga clic en el botón Microsoft Office y

luego en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione

y abra la base de datos en la que desea

crear una tabla.

En la pestaña Datos externos, en el

grupo Importar, haga clic en uno de los

orígenes de datos disponibles.

Cómo crear una consulta en

Access

Para iniciar con la creación de una

consulta en Access debemos ir a la ficha

Crear y pulsar el botón Asistente para

consultas que se encuentra dentro del

grupo Consultas.

Se mostrará el primer paso del proceso el

cual nos permite elegir el tipo de consulta

que deseamos crear. En este ejemplo

crearé una consulta sencilla.

En el segundo paso del proceso podremos elegir la tabla que

contiene la información que necesitamos. Además podremos

elegir todas o algunas de las columnas de la tabla

seleccionada, solamente será necesario pasarlas del recuadro

de la izquierda al recuadro de la derecha.

El último paso del Asistente para

consultas nos permite asignar un título a

la consulta.

Por ahora dejaré seleccionada la opción Abrir la consulta para ver información y pulsaré el botón Finalizar. Esto cerrará el Asistente para consultas y mostrará el resultado de la consulta:

En el panel izquierdo podrás observar la lista de consultas que hayas creado. Si no ves la lista de Consultas es probable que estés observando algún otro tipo de objeto de Access, solamente haz clic sobre el título del panel izquierdo y selecciona la opción Consultas.

Pasos para crear un informe

Paso 1:

Abre la tabla o consulta que deseas utilizar

para el informe. En este caso, abriremos la

tabla de nuestros clientes.

Paso 2:

Selecciona la pestaña Crear. Allí, busca y

pulsa el comando Reporte.

Paso 3:

Access creará un nuevo informe basado en el objeto. Es probable que algunos de tus datos se encuentren saltando de página. Para solucionar este problema, cambia el tamaño de tus campos. Sólo tienes que seleccionarlo y, a continuación, hacer clic y arrastrar el borde hasta que el campo tenga el tamaño deseado. Repite el mismo procedimiento hasta que te quede ajustada.

Paso 4:Para guardar el informe, haz clic en el

comando Guardar de la barra de herramientas de

acceso rápido. Cuando se le indique, escribe un nombre

para el informe y pulsa el botón Aceptar.

Ten en cuenta que...

Al igual que las tablas y consultas, los

informes pueden ser

ordenados y filtrados. Simplemente haz

clic en el campo que desees ordenar o

filtrar. A continuación, selecciona la

opción de ordenación o filtrado que

quieras.