BPM Governance: Experiencia en la Introducción de BPM

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Leopoldo Cárdenas Vicerrector de Procesos y TI David García Director Nacional de Procesos

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BPM GOVERNANCE: EXPERIENCIA EN LA INTRODUCCIÓN DE BPM

Leopoldo CárdenasVicerrector de Procesos y TI

David GarcíaDirector Nacional de Procesos

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• 14 sedes de la Universidad• 20 sedes del Instituto Profesional• 21 sedes del Centro Formación Técnica• 8 colegios• Más de 80.000 alumnos• Más de 3.500 empleados de planta• Más de 6.500 docentes part-time

Santo Tomás en cifras

Page 3: BPM Governance: Experiencia en la Introducción de BPM

Por qué BPM?

Fuente: Camunda Services GmbH, Germany

Fuente: Dilbert.com

Permite realizar una lectura transversal de los esfuerzos funcionales

Permite sincronizar los esfuerzos funcionales

F U E G O !

Page 4: BPM Governance: Experiencia en la Introducción de BPM

Por qué BPM?

Fuente: Desafíos en la Gestión de Información y TI, IX Seminario de Informática UC

En términos informáticos, permite acercar las soluciones a las necesidades

Page 5: BPM Governance: Experiencia en la Introducción de BPM

Procesos, personas y tecnología

Process Landscape

Layer 1 Strategic Process Model

Layer 2Operational Process Model

Layer 3aTechnical Process Model

Layer 3bIT-Specification

Layer 4bImplementation

Process Owner

Process Manager

Process Participant

Process Developer

Process Engineer

BUSINESS

IT

With Process Engine

Without Process Engine

BPA

BPMS SOA ESB

.NET

DELPHI

ShPoint

ERP / Software Adquirido

Fuente: Camunda BPMN-Framework, Camunda Services GmbH, Germany

Page 6: BPM Governance: Experiencia en la Introducción de BPM

Modelo de madurez BPM

Fuente: Dirección Nacional de Procesos, VRPTI CST

Roadmap de Implementación Santo Tomás

Know Howen BPM y EA

Definición Modelo BPM Governance

Estandarización de Procesos

Integración de Procesos BPM Governance

Mapa de Direccionamiento

Nivel 1

Nivel 2

Nivel 3

Nivel 4

Nivel 5

Bajo

Alto

- Planificación estratégica integrada a los procesos.

- Mejora continua basada en desempeño y resultados.

- Procesos gestionados por responsables definidos.

- Implementación de procesos con BPMS.

- Monitoreo de KPI de procesos.

- Integración de procesos con sistemas core.

- Compromiso de la alta dirección.

- Existencia de unidad responsable de BPM y EA.

- Unidad capacitada en BPM y EA.

- Definición de la arquitectura de negocio.

- Definición del modelo de servicios de BPM.

- Cartera de Proyectos BPM.

- Estandarización de procesos de negocios.

- Identificación de KPI de procesos.

- Definición de la arquitectura de sistemas e integración.

2011 2012 2013 2014-2015 2016

Diseño Mejorado Implementación

+

Page 7: BPM Governance: Experiencia en la Introducción de BPM

Modelo de gobierno BPM

BPMGovernance

Roles y responsables

Decisiones

MétricasEstándares

Control

Comité de gestión compuesto por alta dirección

Sincronización con la estrategia

Sincronización con proceso presupuestario

Colaboración con área de control de gestión

Indicadores de desempeño y resultados

Definición de metas de indicadores

Colaboración con área de control de gestión

BAM y BI

Catálogo de servicios área de procesos

Procedimientos internos

Identificación en VAC y BPMN

Sincronización con metas de desempeño

Fuente: Dirección Nacional de Procesos, VRPTI CST

Basado en “The Six Core Elements of Business Process Management”J. vom Brocke & M. Rosemann. Handbook on Business Process Management. Springer, 2010

Page 8: BPM Governance: Experiencia en la Introducción de BPM

Modelo de servicios BPM

Alineamiento estratégico de

procesos

Evaluación de resultados de

procesos

Divulgación de cultura basada en

procesos

Adopción de técnicas de mejora continua

Adopción de modelos de referencia

Automatización de procesos

Gestión de proyectos de mejora de procesos

Diseño de la arquitectura empresarial

Diseño de procesos(as is)

Mejora de procesos e innovación

(to be)

Documentación de procesos

Facilitación del cambio de procesos

Capacitación en gestión de procesos

Gestión de la madurez en procesos

Benchmarking de procesos

Administración repositorio de

modelos

Administración de roles en procesos

Administración de RRHH del área

Administración del presupuesto

del área

SERVICIOS ESTRATÉGICOS

SERVICIOS COMPLEMENTARIOSSERVICIOS PRINCIPALES

SERVICIOS DE SOPORTE

Administración de tecnologías BPA y

BPMS

Fuente: Dirección Nacional de Procesos, VRPTI CST

Basado en “A Framework for a BPM Center of Excellence”L. Jesus, A. Macieira, D. Karrer and M. Rosemann. BPTrends ▪ September 2009

Page 9: BPM Governance: Experiencia en la Introducción de BPM

Modelo de arquitectura empresarial

Arquitectura Empresarial

Arquitectura Negocio

Arquitectura Sistemas

Arquitectura Integración

Page 10: BPM Governance: Experiencia en la Introducción de BPM

Proyectos con agregación de valorProcesos de Dirección

Gestión Estratégica Control de GestiónAseguramiento de

la CalidadComunicaciónInstitucional

Procesos de Valor

Formación

Investigación e Innovación

Investigación

Vinculación con el Medio

DetecciónDiseño

CurricularAdmisión

Docencia

Servicio Extra-Docente

TitulaciónInserciónLaboral

ExtensiónEducaciónContinua

Prestación deServicios

Convenios

Formación eIdentidad

Innovación

Procesos de Apoyo

GestiónAdministrativo-

Financiera

Gestión deRecursos Humanos

Gestión deMarketing

Gestión de Procesosy TI

Gestión Académica

Page 11: BPM Governance: Experiencia en la Introducción de BPM

Macroproceso gestión de RRHH01. Gestión de Recursos Humanos CST

Planificación de Recursos Humanos Vinculación a la Institución

Reclutamiento

Gestión de Personal

Desarrollo Organizacional

Desvinculación de la Institución

Gestión de laDesvinculación de

Personal

Desarrollo de Estrategia deRRHH

Establecimiento dePolíticas y Prácticas de

RRHH

Gestión del Modelo deCompetencias

Planificación de laDotación

Gestión del Presupuestode RRHH

Planificación de Carrera ySucesión

Provisión de Consultoríasde Soporte de RRHH

Medición y Mejoras delDesempeño de Procesos

de RRHH

Organización y Gestión dePuestos

Selección Contratación Inducción

Gestión delDesempeño

Gestión deCompensación y

NóminaGestión de Beneficios

Relaciones Laborales

Gestión de ClimaLaboral

Seguridad y SaludOcupacional

Administración deSistemas deInformación

Gestión de Plan deCarrera y Sucesión

Gestión deCapacitación yEntrenamiento

Mantención delEmpleado

Administración de laJerarquía Académica

Gestión del Cambio

Gestión de Puestos

Gestión de Perfiles

Gestión de la EstructuraOrganizacional

Procesos de negocios e instructivos de uso de sistemas documentados y publicados en sitio corporativo

Page 12: BPM Governance: Experiencia en la Introducción de BPM

Macroproceso gestión de proyectosGestión corporativa de proyectos

Gestión del Portfolio deProyectos

Gestión de Proyecto

Gestión de Proyecto

Iniciación del proyectoPlanificación y organización

del proyecto

Ejecución del proyecto

Control del proyecto

Cierre del proyecto

Clie

nte

inte

rno

Vic

erre

ctor

ia d

e P

roce

sos

y T

I

Dire

ctor

Necesidad deiniciativa o proyectoBPM / TI aprobada

Asignar iniciativa a Jefede Proyecto

Jefe

de

Pro

yect

os

Descargar y completarficha de proyecto

Revisar ficha deproyecto

Realizar ajustes a fichade proyecto

Cargar ficha deproyecto y completar

metadata

Iniciación del proyecto

Pro

ject

Ser

ver

Fase de iniciacióndel proyectoterminada

Ficha de Proyecto y otros artefactos

Gestión del Portfolio de Proyectos

Ficha de Proyectoconforme

Siti

o de

proy

ecto

s

Plantilla Ficha de proyecto

…Proceso estándar para la gestión de proyectos de

VRPTI, soportado por una solución EPM

Proceso basado en las mejores prácticas del Project Management Institute (PMI), principal referente en gestión de proyectos

Page 13: BPM Governance: Experiencia en la Introducción de BPM

BPMN 2.0 en la práctica

Fuente: Camunda Services GmbH, Germany

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G R A C I A S !