Bonita Open Solution.

BONITA SOFT: Gestor de procesos de negocios BPM

Paola Alejandra Alvarado Castillo1 diciembre de 2011

Resumen: La gestin de procesos de negocios (Business Process Management: BPM) consiste en la metodologa corporativa, que tiene como objetivo mejorar la eficiencia dentro de las organizaciones por medio de la gestin de procesos de negocio, que se deben modelar, organizar, documentar y optimizar de forma continua. El gestor de procesos de negocios incluye un conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman elementos de entrada en elementos de salida. Bonita Soft, es un gestor de procesos de negocios en software libre. Bonita Open Solution es un conjunto de aplicaciones de ofimtica para la gestin de procesos de negocio, es de cdigo abierto, y puede ser descargado bajo GPL v2. En el presente documento se hace un anlisis de las caractersticas generales del aplicativo, la fundamentacin del gestor de procesos de negocios de Bonita Soft, y la diferencia de ste con un ERP (Enterprise Resource Planning), y en ltima instancia se encuentran las etapas de la instalacin del aplicativo. Por medio de esta investigacin se pretende lograr la modelacin de un proceso piloto que se realice en la Unidad de informtica y comunicaciones de la facultad de ciencias econmicas (UIFCE), y dentro de la misma facultad (FCE).

Palabras Clave: Bonita Soft, Solucin abierta Bonita, BPM (Gestor de procesos de negocios), ERP (Planificacin de recursos empresariales), experiencia del usuario Bonita

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Estudiante de Economa de la Facultad de Ciencias Econmicas de la Universidad

INV- BONITA SOFT: Gestor de procesos de negocio (BPM)/2011-II

BONITA SOFT: Business Process Management

Abstract: Business Process Management (BPM), is a corporative methodology, its objective is improve the efficiency into the corporations through the business process management, that must be modelated, organized, permanently. Business process management includes a set of interrelated resources and activities that transform input into output elements. Bonita Soft, is a business process management in free software. Bonita Open Solution is an office suite for the business process management, is open source, and can be downloading it under GPL v2. In this paper its provided an analysis of the general features of the application, the rationale of the Bonita Soft Business Process Management, and the difference of this with an ERP (Enterprise Resource Planning), and finally, are the stages of the installation of the application. Through this research is to achieve the modeling of a pilot process is performed in the computing and communications unit of the faculty of economics (UIFCE), and within the same faculty (FCE). documented and optimized

Keywords: Bonita Soft, Bonita Open Solution, BPM (Business Process Management), ERP (Enterprise Resource Planning), Bonita User Experience.

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Estudiantes Auxiliares: Claudia Patricia Ospina Aldana Daniel Francisco Rojas Martn David Camilo Snchez Zambrano David Mauricio Mahecha Salas Diego Esteban Eslava Avendao Edward F. YanquenBriez Gloria Stella Barrera Ardila Javier Alejandro Ortiz Varela Jeimmy Paola Muoz Juan Carlos Tarapuez Roa Juan David Vega Baquero Leonardo Alexander Crdenas Lina Marcela Igua Torres Mara Paula Contreras Navarrete Paola Alejandra Alvarado Castillo Viviana Mara Oquendo Este documento es resultado de un trabajo conjunto y coordinado de los integrantes de la Unidad de Informtica y Comunicaciones de la Facultad de Ciencias Econmicas de la Universidad Nacional de Colombia.

Director Unidad Informtica: Henry Martnez Sarmiento Tutor Investigacin: Juan Felipe Reyes Rodrguez Coordinadores: Jasmin Guerra Crdenas Juan Felipe Reyes Rodrguez Coordinador Servicios Web: John Jairo Vargas Analista de Infraestructura y Comunicaciones: Diego Alejandro Jimnez Arvalo Analista de Sistemas de Informacin: Vctor Hugo Ramos Ramos

Esta obra est bajo una licencia reconocimiento no comercial 2.5 Colombia de CreativeCommons. Para ver una copia de esta licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/co/ 94105, USA. o envi una carta a CreativeCommons, 171second street, suite 30 San Francisco, California

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BONITA SOFT: GESTOR DE PROCESOS DE NEGOCIO (BPM)

ContenidoBONITA SOFT: GESTOR DE PROCESOS DE NEGOCIO (BPM)............................................... 4 1. 2. INTRODUCCIN..................................................................................................................... 6 CONTENIDO ............................................................................................................................ 6 2.1. FUNDAMENTACIN BPM Y DIFERENCIACIN CON ERP .................................. 6 Sistemas de planificacin de recursos empresariales (ERP) ............................... 6 Diferenciacin BPM y ERP ...................................................................................... 8 Comparacin ilustrativa con OPEN ERP ............................................................... 9

2.1.1. 2.1.2. 2.1.3.

2.2. CASOS DE EXITO: EMPRESAS CON BPM COMO MODELADOR DE PROCESOS DE NEGOCIOS .................................................................................................................................. 15 2.2.1. APEC: BPM en la migracin de datos, y gestin del portal.................................... 15 2.2.2. Atmel: BPM mejora la fabricacin de semiconductores.......................................... 16 2.2.3. Avisor: BPM para flujo de trabajo mejorado ............................................................. 16 2.2.4. B-process: BPM en el proceso de facturacin electrnica ........................................ 16 2.2.5. BBVA: BPM en el proceso de facturacin de reconciliacin ................................... 16 2.2.6. Caris: Innovacin con aplicaciones de BPM para mejorar el flujo de trabajo ...... 17 2.2.7. Comviva: BPM maximiza la agilidad en las telecomunicaciones .......................... 17 2.2.8. Directv: BPM en el catlogo de la gestin ................................................................. 17 2.3. ESTUDIO DE CASO: Konica-Minolta ............................................................................... 18 2.4. CARACTERSTICAS GENERALES DEL APLICATIVO ............................................... 21 2.4.1. Modelacin de procesos ............................................................................................... 21 2.4.2. Desarrollo ....................................................................................................................... 23 2.4.3. Ejecucin ........................................................................................................................ 24 2.4.4. Experiencia del usuario ................................................................................................ 25 2.4.5. Monitoreo ....................................................................................................................... 26 3. TRABAJANDO CON BONITA SOFT BPM ......................................................................... 27 3.1. INSTALACIN APLICATIVO ..................................................................................... 27

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INV- BONITA SOFT: Gestor de procesos de negocio (BPM)/2011-II 3.2. VISIN GENERAL DEL APLICATIVO............................................................................ 30 3.2.1. BONITA STUDIO ........................................................................................................ 30 3.2.2. EXPERIENCIA DEL USUARIO CON BONITA........................................................ 32 3.2.3. BONITA EXECUTION ENGINE ............................................................................... 34 3.3. EJEMPLO: AUTOMATIZACIN PROCESO SOLICITUD DE VACACIONES ........... 34 3.4 GENERACIN DE REPORTES .......................................................................................... 42 3.4. MANEJO OPERATIVO DE LA HERRAMIENTA: Proceso de la UIFCE propuesto para modelar en Bonita Soft...................................................................................................... 47 3.4.1. PROCESO: Planeacin de cursos libres ...................................................................... 47 3.4.2. Modelacin con Bonita Soft ........................................................................................ 49 3.4.3. Otros procesos susceptibles a modelar ....................................................................... 68 4. 5. 6. PROPUESTA DE INCORPORACIN DE CURSO............................................................. 73 CONCLUSIONES ................................................................................................................... 74 REFERENCIAS........................................................................................................................ 74 PROPUESTA DE PROGRAMA DEL CURSO BONITASOFT ............................................... 75 Taller y examen propuesto.................................................................................................... 77

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1. INTRODUCCIN

BonitaSoft es el primer editor y lder de soluciones BPM (Business Process Management) en software libre. Es una empresa de software creada en el 2009 por Miguel Valds Faura, Charles Charles Souillard y Rodrigue Le Gall, fundadores del proyecto de cdigo abierto Bonita. Esta solucin ha sido descargada ms de 140.000 veces por un gran nmero de empresas, con el fin de desarrollar aplicaciones informticas. BonitaSoft es partner de Talend y de Bull, y es miembro activo del consorcio OW2. Uno de los objetivos de BonitaSoft es democratizar el BPM con una solucin fcil e intuitiva que permita minimizar el costo de implantacin. Esta aspira a convertirse en el lder mundial en soluciones de gestin de procesos empresariales de cdigo abierto (Open Source Business Process Management - BPM), proporcionando soluciones de BPM flexibles y potentes para las organizaciones. A continuacin se presentaran las caractersticas generales del aplicativo, principalmente en cinco aspectos: modelacin de procesos, desarrollo, ejecucin, experiencia del usuario y monitoreo. Posteriormente se har un anlisis de las diferencias entre este aplicativo y un ERP (Enterprise Resource Planning), en espaol Planificacin de recursos empresariales. Para finalizar se presentarn las etapas a seguir en la instalacin del aplicativo.

2. CONTENIDO

Bonita es una tecnologa de cdigo abierto que ya posee una posicin fuerte. Este proyecto de software fue cofundado en 2001 por Valds Faura, ingeniero de informtica en el Instituto Nacional Francs para la Investigacin en Informtica y Automtica (INRIA). Por medio del consorcio OW2 se puso a disposicin de los usuarios como una alternativa de cdigo abierto para dar soluciones a BPM comerciales existentes.

2.1.

FUNDAMENTACIN BPM Y DIFERENCIACIN CON ERP

2.1.1. Sistemas de planificacin de recursos empresariales (ERP) Estos son sistemas gerenciales que integran y manejan gran parte de los negocios asociada a las operaciones de produccin y los aspectos de distribucin de una compaa.

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INV- BONITA SOFT: Gestor de procesos de negocio (BPM)/2011-II Este sistema es un contraste con el sistema de apertura de datos, que crea una relacin administrativa del consumidor, es decir, un sistema que trata directamente con los clientes, o con los sistemas de negocios electrnicos. Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestin para la empresa, que se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una sola aplicacin.

En este orden de ideas, un ERP est caracterizado por el paquete integral de soluciones de software que busca integrar la gama completa de los procesos de negocio y funciones con el fin de presentar una visin completa de la forma de negocio. Es por esto que un sistema de planificacin de recursos empresariales es visto como un sistema integrado y multi-dimensional del sistema para todas las funciones, en base a un modelo de negocio para la planificacin, control y optimizacin global de los recursos de la cadena de suministro. Factores de xito Debido a la compleja e integrada estructura del ERP, involucra grandes inversiones, tanto de dinero como de tiempo, y las relativamente altas tasas de fracaso son imperativas para las organizaciones con el objetivo de estudiar de estudiar, analizar y aprender de las experiencias de los dems, teniendo en cuenta las prcticas realizadas y factores de xito. A partir de un anlisis emprico2 se concluy que generalmente los ERP fallan en alguna de las cuatro categoras principales nombradas a continuacin: el compromiso de la alta direccin, la reingeniera de los procesos existentes, la infraestructura tecnolgica, y la implementacin de gestin del cambio. El compromiso de la alta direccin: La direccin debe ser parte de las implementaciones del ERP, y ha sido claramente demostrado que los proyectos de Tecnologas de Informacin (TI) necesitan fundamentalmente el apoyo de la direccin. Sin embargo, cabe mencionar que este puede llegar a verse como un acto peligroso debido a las profundas implicaciones comerciales de un ERP. Reingeniera de los procesos de negocios: Es indudable que la implementacin de un sistema ERP implica la reingeniera de los2

Yasar F. Jarrar, Abdullah Al- Mudimigh y Mohamed Zairi, ERP implementation critical success factors -The role and impact of business process management.

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procesos de negocios existentes, para lograr un mejoramiento estndar de cada uno de ellos. Los sistemas ERP estn construidos sobre las mejores prcticas que se hacen de ellos en la industria, y para poder instalar con xito el ERP los procesos de la empresa, deben ajustarse perfectamente al modelo ERP. Es de gran importancia aclarar que se presenta una disyuntiva a la hora de implementar el software ERP, en cuanto a adoptarlo de manera integrada en el procedimiento, o personalizarlo segn las necesidades especficas de la compaa. Infraestructura tecnolgica: El hardware y la creacin de redes de infraestructura son necesarios para la aplicacin ERP, dado que este sistema se basa su funcionamiento en una sofisticada infraestructura de informacin tecnolgica. Sumado a esto, la configuracin del software tiene una influencia crtica en la implementacin de procesos y resultados. Gestin del cambio: Innegablemente uno de los principales obstculos de la implementacin de un ERP es la resistencia al cambio, por lo que las organizaciones recurren a cambios en la metodologa de realizacin de los trabajos, con el objetivo de implementar sin obstculo alguno el ERP. Es por esto, que la gestin del cambio es esencial en la preparacin para la introduccin de un sistema ERP dentro de una empresa, que logre tener una aplicacin exitosa. Claramente, tres de estos cuatro aspectos caen en la misma idea de un gestor de procesos de negocios (BPM). Sin embargo, se destaca fuertemente el hecho de que el ERP no es simplemente la aplicacin de un software o un proyecto de tecnologa de informacin. Por lo tanto, para asegurar el xito de implementacin de ERPy su funcionamiento, la organizacin debe prestar suficiente atencin al BPM.

2.1.2. Diferenciacin BPM y ERP

Una de las diferencias fundamentales entre un ERP y una aplicacin de gestin es que un ERP integra todos los elementos necesarios para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa, tales como: la produccin, logstica, inventarios, contabilidad, etc., en una sola aplicacin, mientras que una aplicacin de gestin solamente integra una pequea parte de los procesos de negocio. 8


Gestor de procesos de negocio (BPM) Da soporte a estructuras orientadas a procesos. Soporta y ayuda en flujos funcionales como empresariales. Puede disear procesos de inicio a fin. Es mucho ms gil que los ERP. Requiere en promedio tres meses para implementarse. Posee una gestin de cambios ms rpida. Incluso, los cambios pueden hacerse en tiempo real. Los procesos automatizados en BPM se integran con la informacin de negocio que necesite el proceso. Cuenta con estndares para proveer reportes que ayudan a la toma de decisiones a nivel empresarial. Se enfocan en estructuras orientadas a procesos de mediana o gran magnitud. Automatiza el ciclo de vida de procesos.

Planificacin de recursos empresariales (ERP) Ayuda de gran manera a estructuras organizativas funcionales. Proporciona buenos flujos de trabajo que se encuentran en la aplicacin. Estos flujos son pobres, debido a que dan soporte solo a nivel funcional y no empresarial. Sistema de procesamiento que automatiza transacciones e integra funcionalidades. Sin embargo, falla en el diseo de procesos de negocio de inicio a fin. Necesita entre uno y tres aos para su implementacin. A menudo, necesita de un BPM para ayudar a comprender su verdadero valor. Integran informacin, pero limitada a los mdulos que ofrezca la suite.

2.1.3. Comparacin ilustrativa con OPEN ERPA continuacin se har una comparacin entre Bonita Open Solution y Open ERP con el fin de clarificar las funciones y caractersticas de cada uno de ellos.

2.1.3.1.

OPEN ERP

Open ERP es un sistema de gestin empresarial (ERP) de cdigo abierto que se encarga de todas las necesidades que puedan ocurrir en las reas de contabilidad, tanto analtica como financiera, gestin de ventas y compras, gestin de almacn/inventario, automatizacin, campaas de marketing, recursos humanos, entre otras. Dentro de la construccin del software se hace necesaria la utilizacin de flujos de trabajo que puedan ser integrados con mdulos.

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INV- BONITA SOFT: Gestor de procesos de negocio (BPM)/2011-II Open ERP soporta multiplicidad de monedas, compaas y contabilidades. Adems de esto incorpora funcionalidades de gestin de documentos, que permiten agilizar la colaboracin entre departamentos y equipos de la compaa. Algunos de los aspectos positivos de Open ERP son: Instalacin bsica y adicin de mdulos de acuerdo a las necesidades de la organizacin. Licencia libre. Interfaz tradicional o interfaz web. Posee una comunidad activa. Ofertas de capacitacin.

Generalidades Open ERP 2.1.3.1.1 Cliente y gestin de relaciones con los proveedores:

Figura 1: CRM Dashboard Este sistema permite gestionar de manera inteligente y eficiente clientes potenciales, oportunidades, reunin, llamada telefnica, entre otros. De la misma manera, da la posibilidad de gestionar tareas claves, tales como: la comunicacin, identificacin, priorizacin, asignacin, resolucin y notificacin.

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INV- BONITA SOFT: Gestor de procesos de negocio (BPM)/2011-II 2.1.3.1.2Punto de venta:

Figura 2: Productos

Codificacin rpida de la venta. Permite elegir entre un modo de pago rpido, o en varios pagos. Clculo de la cantidad de dinero que retorna. Crea y confirma la lista automticamente. Permite al usuario crear la factura de forma automtica. Permite la devolucin de ventas anteriores.

2.1.3.1.3 Contabilidad y gestin financiera:

Figura 3: Entradas de diario 11


El mdulo financiero y de contabilidad incluye: Contabilidad de costos generales. Contabilidad analtica. Contabilidad de terceros. Impuestos de gestin. Presupuestos de clientes y proveedores. Facturas y estados de cuenta bancarios.

El panel de control para los contadores incluye: Lista de las facturas del cliente para aprobar. Anlisis de la empresa. Grfico de crditos.

Los procesos con el mantenimiento de la contabilidad general se realizan a travs de los diarios financieros definidos para un ejercicio determinado.

2.1.3.1.4 Gestin de inventarios:

Figura 4: Inventarios

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INV- BONITA SOFT: Gestor de procesos de negocio (BPM)/2011-II Gracias a la gestin de doble entrada, el control de inventarios es potente y flexible. Esta herramienta permite: Mover la historia y la planificacin. Diferentes mtodos de inventarios (PEPS, UEPS,). Valoracin de las existencias. Potencia frente a las diferencias de inventarios. Reglas automticas de reordenamiento. Rpida deteccin de errores a travs del sistema de doble entrada. Trazabilidad.

El panel de control para almacn incluye: Adquisicin de excepcin. Lista de productos que se reciben. Lista de productos de salida. Grficos: Para recibir productos con demora. Grficos: Productos para enviar un retraso

2.1.3.2. Funcionalidades de Bonita Open SolutionLa gestin de procesos empresariales tiene muchas ventajas para cualquier tipo de negocio y para los principales actores de los actores de los proyectos BPM, tales como: 2.1.3.2.1 Ventajas para el usuario: Analistas Empresariales: Simplicidad: Los usuarios no tcnicos pueden comenzar a elaborar procesos en unos minutos. Aprovechar al mximo el estndar BPMN2. Permite disear fcilmente los proyectos. Por medio de la paleta contextual, no hay necesidad de ir y venir a travs de mens. Facilitacin del trabajo colaborativo con los desarrolladores Funciones BAM y BI integradas. Mejora de los procesos simplificados por su simulacin en la fase inicial.

Desarrolladores: Desarrollo sobre medida de la aplicacin.

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INV- BONITA SOFT: Gestor de procesos de negocio (BPM)/2011-II Desarrollo de aplicaciones sin tener que escribir ningn cdigo. Interfaces de programacin de aplicaciones (API) slidas para un desarrollo personalizado de las aplicaciones. Desarrollo de aplicaciones en un da. Implantacin en mltiples entornos. Personalizacin completa de interfaces web. Desarrollo de los procesos con escala empresarial, de los ms bsicos a los ms complejos. Implantacin en cualquier tipo de infraestructura (independientemente de la tecnologa). Acceso al cdigo fuente en un conjunto.

Usuarios finales: Aplicaciones autnomas e intuitivas. Visualizacin rpida de todas las tareas de cada proceso. Facilidad de uso (como una bandeja de entrada). Gestin de la lista de tareas a tratar de todos los procesos. Gestin flexible de derechos. Interfaz geo-personalizable gracias al soporte multilinge. Comunicacin mejorada entre los protagonistas del proceso.

2.1.2.2.2 Ventajas para la empresa:

Aumento de la productividad de la empresa: Los usuarios saben lo que tienen que hacer y pueden organizarse para alcanzar una mayor eficacia en la ejecucin de sus tareas cotidianas.

Reduccin de tiempos, esfuerzo y dinero: Bonita Open Solution es un software de cdigo abierto editado bajo licencia GPLv2.

Mejora continua de procesos: Permite probar diferentes configuraciones para optimizar los procesos, obtener resultados en unos minutos y medir los progresos realizados.

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Seguimiento en tiempo real de las actividades: Establecimiento sencillo de los indicadores claves de rendimiento, informes y cuadros de mando, para observar la eficiencia de su actividad.

Comunicacin incrementada: Sin necesidad de papel, correos electrnicos, ni llamadas telefnicas: los casos se dirigen a la persona adecuada y los usuarios pueden interactuar durante la ejecucin de los procesos.

Incremento de la tasa de calidad de la actividad: Permite verificar que los procesos son seguidos por los usuarios relacionados y se notificar inmediatamente de los bloqueos.

Resultados rpidos: Con Bonita Open Solution, los primeros beneficios obtenidos de la automatizacin de procesos son significativos desde la primera semana de su implantacin.

Una mejor visin: Da la posibilidad de visualizar la actividad e identificar rpidamente los cuellos de botella as como las etapas a optimizar.

2.2. CASOS DE EXITO: EMPRESAS CON BPM COMO MODELADOR DE PROCESOS DE NEGOCIOS2.2.1. APEC: BPM en la migracin de datos, y gestin del portal

APEC es una organizacin francesa privada, pionera en aspectos relacionados a consultora de carrera. sta ofrece una plataforma para el intercambio de informacin profesional. APEC utiliza Bonita Open Solution para realizar la optimizacin de sus procesos de registro en el portal, y de tal manera tener una mayor capacidad de transferencia de datos y ejecucin en una plataforma personalizada.

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INV- BONITA SOFT: Gestor de procesos de negocio (BPM)/2011-II 2.2.2. Atmel: BPM mejora la fabricacin de semiconductores

Atmel es el lder mundial en investigacin, diseo, fabricacin y comercializacin de semiconductores avanzados. Esta compaa de semiconductores provee a la industria electrnica un sistema completo de soluciones enfocadas en el consumidor, la seguridad industrial, las comunicaciones, informtica y mercado automotor. Bonita Open Solution le da la posibilidad a Atmel de mejorar los procesos de produccin, incrementando la transparencia, y logrando una mayor eficiencia, agilidad, control y seguimiento a los distintos procesos.

2.2.3. Avisor: BPM para flujo de trabajo mejorado

Avisor es una empresa francesa especializada en marketing relacional y CRM multicanal. Esta empresa proporciona una gua de marketing para mejorar las ventas y fortalecer las marcas. Avisor tomo la decisin de reemplazar su motor de flujo de trabajo existente con PHP Bonita Open Solution. En este sentido, API REST Bonita facilit la integracin de Bonita Open Solution en las aplicaciones existentes PHP de sistemas de informacin de Avisor. 2.2.4. B-process: BPM en el proceso de facturacin electrnica

B-process es una compaa de soluciones financieras que ofrece la posibilidad de hacer impuestos conforme la facturacin electrnica, y procesos de flujos financieros generados por todo tipo de empresas. Esta compaa utiliza Bonita Open Solution para automatizar el proceso de facturacin, y de tal manera, apoyar su sistema de automatizacin de facturacin. 2.2.5. BBVA: BPM en el proceso de facturacin de reconciliacin

BBVA es un grupo global que ofrece a los clientes individuales y corporativos, la gama ms completa de productos financieros, no financieros y servicios. BBVA utiliza Bonita Open 16

INV- BONITA SOFT: Gestor de procesos de negocio (BPM)/2011-II Solution para evaluar el proceso de evaluacin de las facturas de los clientes, con el objetivo de verificar que los datos estn en lnea con el proveedor de servicios, y de tal manera entender cul es la deuda. 2.2.6. Caris: Innovacin con aplicaciones de BPM para mejorar el flujo de trabajo

Caris es una empresa canadiense que ofrece soluciones para satisfacer las necesidades geo-espaciales de la gran cantidad de clientes que operan en el sector martimo, terrestre y areo. Caris utiliza Bonita Open Solution para ayudar a mejorar los procesos de flujo de trabajo del cliente dentro de sus aplicaciones web e integracin con software de datos espaciales que proporciona Caris.

2.2.7. Comviva: BPM maximiza la agilidad en las telecomunicaciones

Comviva es un lder global en la cuestin de agregar valor a los servicios mviles en ms de 80 pases. Esta empresa proporciona los entornos empresariales y operacionales con un amplio portafolio de soluciones que permiten tener rpidos y rentables servicios de extensin. Bonita Open Solution proporciona a Comviva soluciones tecnolgicas avanzadas para optimizar sus procesos operativos y de negocio, acelerar el proceso de gestin para maximizar la eficiencia y agilidad. 2.2.8. Directv: BPM en el catlogo de la gestin

Directv es un satlite estadounidense de difusin directa y proveedor de servicios de radiodifusin. Ofrece servicios de televisin y audio a los suscriptores a travs de transmisiones por satlite con ms de 19.2 millones de suscriptores. Bonita Open Solution ayuda a crear flujos de procesos y catlogos en 10 pases de Amrica Latina, e interacta con la solucin de IBS y los servicios web alojados por Oracle ESB.

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2.3. ESTUDIO DE CASO: Konica-Minolta

Compaa: Konica-Minolta uno de los principales equipos de impresin, tambin opera en la ptica, imgenes mdicas y los sectores industriales de medicin. Objetivo: Optimizacin de la gestin de contratos con el fin de mejorar la satisfaccin del cliente mediante el aumento de la fiabilidad del proceso. Solucin: Automatizacin de procesos y de gestin con Bonita Open Solution. La migracin de Lotus Notes y flujos de trabajo. Beneficios: o La satisfaccin del clientes travs de la fiabilidad de los contratos aument, un menor nmero de conflictos y de extremo a extremo la trazabilidad dela nocalidad. Seguridad: Puso fin a la utilizacin de papel y los procesos manuales. Mayor capacidad de respuesta: un contrato es aprobado en un par de horas, mientras que este ya llevaba varios das. Aumento de la productividad: 30%

o o o

Konica-Minolta aumenta la satisfaccin dela capacidad de respuesta, productividad, seguridad y el cliente utilizando Bonita Open Solution Konica-Minolta fue fundada en 1873y es uno delos lderes mundiales en equipos de impresin. Tambin opera en la ptica, imgenes mdicas y los sectores industriales de medicin. Con sus36.000 empleados y plantas de26en todo el mundo, alcanzando ms de 6 mil millones en ingresos, Konica-Minolta est desarrollando una amplia gama de productos de vanguardia que cubren las tres categoras principales en el campo de la imagen (imagen de entrada, de salida de imagen, y la imagen entrada / salida de las soluciones). Filial francesa, nica en Europa con su propia actividad I + D-alcanza aproximadamente el 25%de los ingresos de Europa y emplea a1.000 empleados. En Francia, Konica-Minolta, N 1en el mercado de impresin en color, informaron268 millones en ingresos para el ao fiscal 2010.

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INV- BONITA SOFT: Gestor de procesos de negocio (BPM)/2011-II Optimizar la gestin de los clientes de contrato Con ms de 100.000unidadesde los equipos contratados a los clientes que operan en todos los sectores de la industria, 70 empleados de Konica-Minolta en Francia trabajan diariamente en la administracin del contrato. Dos mil contratos-de nuevos contratos o renovaciones-se procesan cada mes. De manera sorprendente, presenta 20% de crecimiento en este negocio desde 2010, Konica-Minolta, que ahora tiene una participacin del13%en el mercado francs, busca optimizar su proceso de gestin de contratos, a partir dela entrada de datos de facturacin, incluyendo simulaciones de ventas y el anlisis delas posibles configuraciones y arquitecturas especficas. Al mismo tiempo, el crecimiento sostenido de sus actividades lleva a esta compaa a reformar su sistema de informacin, con el objetivo de ser ms gil y sensible. Xavier Riehl, director de sistemas de informacin, administracin de ventas, desarrollo y calidad de Konica-Minolta, declara: "Hemos adoptado una arquitectura SO A que rompi nuestro sistema de informacin en una serie de componentes ms pequeos y que permitan mantenerse con facilidad. Se trataba de simplificar las operaciones y actualizaciones mediante el establecimiento de una estrategia especfica: una funcin por una solucin de software. El objetivo final era mejorar nuestra capacidad de respuesta y la calidad de las relaciones de nuestros clientes. Como parte del proceso de actualizacin, hemos decidido migrar todos los de nuestra infraestructura Lotus Notas sobre una arquitectura de servicios enfocados. Esto significa que tuvimos que poner en marcha un nuevo nivel de automatizacin, ms moderno y la solucin de gestin de procesos que se adaptaban a las cuestiones de nuestro negocio."3 Crecimiento futuro El acelerado ritmo de crecimiento fue un factor importante en la seleccin de un nuevo sistema informtico. Para mejorar su gestin de procesos, Konica-Minolta bien podra desarrollar su propio sistema o adoptar un producto existente en el mercado. "Muchos de los productos disponibles en la actualidad estn cerrados, lo que hace imposible no slo desarrollar nuevos conectores, sino tambin controlar los desarrollos mayores. Aun ms, estbamos buscando una solucin compatible con Linux, con una excelente ergonoma y un enfoque de modelado grfico, as como una amplia gama de conectores ", comenta Franck Inglebert, director de desarrollo de Konica-Minolta Francia. "Bonita Open Solution ha cumplido con todos estos requisitos. Nosotros lo probamos no slo desde el punto de vista tcnico, para evaluar su capacidad de ser transparente3

http://es.bonitasoft.com/clientes/konica-minolta

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INV- BONITA SOFT: Gestor de procesos de negocio (BPM)/2011-II integrado en nuestro sistema de informacin, sino tambin desde el punto de vista funcional, para evaluar su funcionalidad bajo condiciones reales de operacin. Con su enfoque de modelado grfico, la solucin BonitaSoft tambin est en lnea con uno de los principales objetivos de nuestro plan: una solucin que domin rpidamente. De hecho, con nuestro programa muy ambicioso, que no tienen el tiempo para establecer un programa de formacin en profundidad"4. Ms all del personal enteramente dedicado a la gestin de contratos, la automatizacin de este proceso en realidad involucra todo el personal de Konica-Minolta de tcnicos, vendedores y minoristas. Junto con la entrada optimizada de la informacin del contrato y asistencia a los representantes de ventas como una manera de garantizar una ptima atencin al cliente, los flujos de trabajo creados o asumidas por Bonita Open Solution estn diseados para comprobar el cumplimiento de los contratos y consistencia al tiempo que acelera la creacin de contratos y la aprobacin. El objetivo es utilizar un proceso de virtualizacin para cubrir todos los procedimientos internos de aprobacin, mientras que la participacin de todos los contribuyentes en tiempo real (pre-venta, venta, postventa, soporte tcnico). Por otra parte, la automatizacin de este proceso es una manera de facilitar la toma de decisiones, ya que cada contrato se presenta a los aprobadores, junto con todos los documentos necesarios para la decisin a tomar. Seguridad, calidad y mayor productividad Un ao despus del inicio de este proyecto, Konica-Minolta es mostrando resultados positivos. "En primer lugar, ahora tenemos una solucin confiable y eficiente para automatizar y gestionar los procesos de una manera segura. Al eliminar el papel y los procesos manuales, que han aumentado la fiabilidad de nuestros procesos basados en normas de nuestra empresa", explica el seor Riehl. "En segundo lugar, ahora tenemos de extremo a extremo de trazabilidad, que nos ayuda a seguir de nuevo a la fuente de cualquier error o no de calidad. Esto nos pone en lnea no slo con las obligaciones de cumplimiento de la normativa, pero con nuestros propios estndares de calidad tambin. Por ltimo, hemos visto un salto espectacular en la productividad, un nuevo contrato, el cual era aprobado tradicionalmente cuatro o cinco das previos, ahora puede ser aprobado en menos de una hora. Y los grandes ganadores son nuestros clientes, que tienen menos conflictos por resolver. En general, nuestra capacidad de procesamiento de contratos se ha incrementado en un 30%"

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http://www.bonitasoft.com/customers/konica-minolta

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INV- BONITA SOFT: Gestor de procesos de negocio (BPM)/2011-II "Estamos mejor preparados para hacer frente a los picos de la actividad, y lo ms importante, nuestras decisiones estn mejor documentadas, lo que significa una mejora tanto cuantitativa como cualitativa en nuestros procesos", aade el Sr. Inglebert. "Mediante el uso de seguimiento de las operaciones de los registros, tambin hemos optimizado nuestro proceso de seguimiento. Al final, nuestro equipo de ventas recibe las aprobaciones ms rpidamente, lo que asegura los mrgenes de la compaa. Al ganaren confiabilidad, tambin ganamos en rentabilidad, ya que antes, un simple error en la evaluacin podra poner en peligro la rentabilidad del

2.4. CARACTERSTICAS GENERALES DEL APLICATIVOLas aplicaciones de Bonita comprenden toda la gama de proyectos de BPM, desde la migracin de Sistemas de Informacin hacia una Arquitectura Orientada a Servicios (SOA), a la automatizacin de los procesos de administracin ERP y procesos de venta con interacciones humanas para los procesos de aprobacin, a los contratos de base y la gestin de nuevos clientes. 2.4.1. Modelacin de procesos En este aspecto, el aplicativo posee caractersticas, tales como:

Roles avanzados para la resolucin y filtrado: Usa resolucin deroles y filtrados para asignar tareas a una o ms personas de forma dinmica y eficiente.

Repositorio central: Guarda, organiza y archiva todos sus procesos enel repositorio central de la organizacin.

Paleta de opciones para rpido diseo: No se necesita hacer clic una y otra vez en la paleta esttica, ya que esta paleta se expande sobre la pizarra.

Desarrollo

iterativo:

Permite

tomar

ventaja

de

las

metodologas de desarrollo gil. Con el uso de un solo clic es posible obtener mltiples entornos de despliegue, y de las caractersticas incorporadas en este. Gestin de formatos de datos: Gestin de datos de sus procesos bajo diversos formatos como Java Objects, XML o como documentos adjuntos.

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Mltiples formatos para exportacin de imgenes: Exporta los diseos de procesos en pdf, jpeg, png, bmp, gif y svg.

Mdulos de procesos de importacin: Importa mdulos de procesos definidos en BPMN2, JBPM3 y XPDL.

Proceso de control de versiones: Guarda y administra versiones provisionales de su diseo mientras se modela un proceso.

Modelador de procesos (BPMN2): El diseo de los flujos de trabajo empresarial BPMN (Business Process Modeling Notation), la versin 2.0, que permite usar notacin bsica o avanzada.

Modelacin de procesos colaborativos: Permite compartir modelos de procesos y cerrar la brecha entre los propietarios del proceso, las partes interesadas, los analistas del negocio y los desarrolladores.

Conectores contribuidos: Fcil de encontrar e instalar con un solo clic, cualquiera de los muchos conectores aportados por la comunidad Bonita.

Proceso de actualizacin en vivo: Implementar nuevas versiones de los procesos en el entorno de produccin. Y permitir una transicin fluida de las antiguas definiciones a las nuevas.

Diagrama de procesos de validacin: Aparecen anotaciones de error y advertencia cuando el trabajo no est configurado correctamente o hay datos faltantes.

Procesos de simulacin: Simula la ejecucin de procesos con parmetros, como el costo, duracin, el consumo de recursos,

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calendario, entre otros, e identificar los candidatos para la optimizacin. Configuracin de conectores reutilizables: Permite ahorrar esfuerzos de configuracin mediante la reutilizacin de las configuraciones existentes del conector en mltiplos procesos, as como que da la posibilidad de actualizacin de todos los cambios. Delegacin de tareas: Atribucin de tareas a una persona sustituta aundo la persona a cargo no est disponible, con el fin de limitar las situaciones de bloqueo.2.4.2. Desarrollo

Manejo de datos avanzados: Gestiona los datos de procesos en mltiples formatos incluyendo objetos Java, XML, y documentos adjuntos.

Conectores integrados: Seleccione entre ms de 100 conectores integrados a los sistemas de fuente abierta, tanto de propiedad, como Exchange, SAP, Talend, entre otros.

Asistente de desarrollo de conectores: Desarrolla y prueba sus propios conectores dentro de Bonita Studio.

Depurador: El botn de depurador en la barra de men activa o desactiva una lista de conectores para poner a prueba un precorrida de la ejecucin (Modo desarrollo). Esta funcionalidad le permite probar el proceso sin ser bloqueado por algunos conectores no funcionales.

Con un solo clic, mltiples entornos de despliegue: Pone en marcha mltiples entornos de ejecucin como el desarrollo, la prueba, la pre produccin, la produccin, como optimizacin del tiempo.

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Personalizacin de la interfaz: Fcil personalizacin de la aplicacin BPM con los colores y el logotipo de las empresas.

Editor

de

formularios:

Personalizacin

avanzada

de

formularios web con las dependencias de campo, llenando el campo dinmico, paginacin, reglas de validacin pre-construidas, entre otros. Reglas de negocio: Esta caracterstica permite definir las condiciones en las transacciones con una tabla de decisin en el diseo de un proceso complejo, sin necesidad de escribir ningn cdigo. Sumado a esto, permite a los usuarios, modelar y automatizar altos niveles de flujos de procesos y transacciones de una manera sencilla. Editor de gestin de datos: Da la posibilidad de escribir scripts Groovy fcilmente, con la ayuda y las capacidades de prueba del editor de gestin de datos. Ejecucin incrustada del entorno: Ejecuta procesos con un solo clic, toma ventaja de un rpido desarrollo/ejecucin de entrada y salida para el desarrollo gil. Independiente generacin de aplicaciones BPM: Generar plenamente una aplicacin operacional de procesos basada en un solo clic. W3C estndar de las tecnologas web: Aplicaciones BPM generadas con Bonita Studio que satisfacen los requerimientos W3C usando estndares html, css y JavaScript.

2.4.3. Ejecucin

Procesamiento de eventos: Correlacionar los procesos y desencadenar la ejecucin de un proceso a otro. 24


Herramienta de migracin: Da la posibilidad de actualizar fcilmente Bonita Open Solution con una herramienta de migracin.

Multiubicacin: Despliegue en mltiples opciones de arquitectura para servir a varios clientes al mismo tiempo y reducir los esfuerzos de implementacin y actualizacin. Motor escalable: El uso del motor de ejecucin de Bonita se puede dar en diversos contextos, desde el simple componente global de los procesos de una organizacin, hasta la parte crtica de cada uno de los componentes del proceso.

Motor transaccional: El motor de ejecucin Bonita es un motor completamente transaccional, que permite que las llamadas agrupadas y la definicin de unidad maneje las fallas. Tareas de gestin humana: Asignar tareas a los usuarios basndose en la definicin de roles. Ejecucin de mltiples procesos: Modela varios procesos en un diagrama y los ejecuta cada uno de manera independiente.

Potentes APIs: Los APIs disponibles incluyen Java-based, API, EJB2, EJB3 y REST para el desarrollo de aplicaciones y de fcil incrustacin.

Ejecucin Sncronica/Asncronica: Ejecucin asncrona para evitar los casos cuando el proceso est bloqueado a causa de las tareas pendientes.

2.4.4. Experiencia del usuario Avance final de interfaz del usuario: Bonita Open Solution reinventa la experiencia del usuario con una interfaz intuitiva, y la bandeja de entrada de la interfaz.

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Integracin sencilla: Bonita User XP es una aplicacin liviana; su SSO est listo para la integracin rpida y fiable en los portales existentes e inter intra y extranets.

Soporte multilinge: Se incluyen los idiomas: ingls, espaol y francs; las interfaces se pueden traducir con la herramienta de traduccin Babili.

Gestin del motor a distancia: Implementar una o ms consolas en la experiencia del usuario de Bonita en mltiples servidores independientes del motor de ejecucin Bonita, dependiendo de las necesidades especficas de la arquitectura. Configuracin del usuario: Definir cuadros de mando basados por defecto en roles para los usuarios finales.

Etiquetas y categoras: Administrar sus tareas con facilidad y rapidez, organizar el trabajo, y el seguimiento de las tareas y los casos. Seguimientos y alertas en tiempo real: Le permite seguir el proceso y recibir alertas en tiempo real. BPM social: Los actores de los proceso pueden construir una fuente de comentarios durante la ejecucin. Tambin es posible conectar sus procesos a redes sociales, tales como Facebook, Twitter, entre otros.

2.4.5. Monitoreo Tableros de instrumentos personalizados y avanzados: Definir cuadros de mando tcnicos y empresariales personalizados para seguir los indicadores. BAM y BI: Estadsticas e informes: Implementar informes personalizados para obtener estadsticas de los procesos y los casos.

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Indicadores claves de rendimiento (KPIs): Definir indicadores claves de rendimiento en cualquier etapa de su proceso, y el uso del tablero de instrumentos para controlarlo. Monitoreo de actividades en tiempo real: Obtener una visin general de los procesos y los casos con las capacidades de Bonita BAM (Monitoreo de actividades empresariales). Administracin de usuarios: Administracin de usuarios y grupos, junto con la realizacin de un mapa con los directorios existentes (LDAP, AD, entre otros) Gestin avanzada de derechos: Definir los privilegios granulares a los grupos de usuarios: de solo lectura, modificar, actualizar, entre otros. Administracin de datos: Cambio de registro de datos, y actualizacin de casos del proceso. Gestin del proceso de ciclo vital: Gestionar el ciclo de vida del proceso: activar, desactivar y archivar. Tareas de gestin: Administrar las instancias del proceso entiempo real: suspender, reanudar, entre otros.

3. TRABAJANDO CON BONITA SOFT BPM3.1. INSTALACIN APLICATIVO El sistema aplicativo, dado que es un software libre, permite realizar rpidamente y con facilidad la descarga. Estos son las etapas a seguir para realizar la instalacin del aplicativo. 1. En la pgina del aplicativo: www.bonitasoft.com, se encontrar la opcin de descarga. 2. A continuacin aparecer la advertencia de seguridad, donde estar habilitada la opcin Ejecutar, como se muestra en la imagen.

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Figura 5: Advertencia de seguridad 3. Posteriormente podrn elegir el idioma del aplicativo.

Figura 6: Seleccin del idioma 4. En esta etapa comienza el proceso de instalacin de Bonita Open Solution. 5. En este paso, se puede ver el acuerdo de licencia, donde se deben aceptar los trminos y condiciones para continuar con la instalacin. 6. En este paso, se elige el directorio donde se desea q el aplicativo Bonita Solution sea instalado.

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Figura 7: Directorio de instalacin 7. En este punto comienza el proceso de instalacin del aplicativo. 8. Cuando ya se ha culminado el proceso de instalacin de Bonita Open Solution, es necesario realizar un registro, para dar paso a la interfaz principal de Bonita Studio.

Figura 8: Registro

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Figura 9: Interfaz grfica del aplicativo

3.2. VISIN GENERAL DEL APLICATIVO3.2.1. BONITA STUDIO

Bonita Open Solution: Tres herramientas en una: Bonita Open Solution cuenta con tres caractersticas que la convierte en un potencial gestor de procesos de negocios; entre estas se encuentran: un innovador estudio de diseo de procesos, un potente motor de ejecucin de procesos y una interfaz de usuario sencilla y de fcil utilizacin.

INV- BONITA SOFT: Gestor de procesos de negocio (BPM)/2011-II Interfaz intuitiva:

Figura 10: Herramientas de Bonita Open Solution Como se refleja en la Figura 10, Bonita Open Solution posee un interfaz que le permite al usuario desarrolla sus diagramas de procesos de una manera fcil e intuitiva que agiliza su trabajo. Esta herramienta se hace visible en todas las actividades que se realicen con el aplicativo, como por ejemplo, en la aplicacin de gestin de soporte, es posible disear los procesos paso a paso, gracias a la paleta, que tambin facilita la definicin de los datos y los distintos actores en el proceso. Fcil conexin a los sistemas de informacin:

Figura 11: Conexin a los sistemas de informacin

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INV- BONITA SOFT: Gestor de procesos de negocio (BPM)/2011-II Bonita Studio integra un amplio panel de conectores, tales como: base de datos, mensajera, ERP, ECM, data warehouse, CRM, entre otros. Si el usuario, en dado caso, no encuentra lo que est buscando, puede crear fcilmente conectores y compartirlos con la comunidad Open Source de BonitaSoft. Construccin y personalizacin de las aplicaciones con miniaplicaciones (widgets) de tipo arrastrar y soltar:

Figura 12: Construccin y personalizacin de aplicaciones Listas de seleccin, botones de opcin, etc. Estn disponibles para crear formularios que correspondan a las etapas del proceso. Permite tambin optimizar la visualizacin de los formularios e importacin de modelos para adaptar las aplicaciones a la identidad visual de la empresa. 3.2.2. EXPERIENCIA DEL USUARIO CON BONITA Ejecucin de las aplicaciones con un solo clic:

Figura 13: Ejecucin de las aplicaciones Con Bonita Open Solution un solo clic basta para generar la aplicacin basada en los procesos de negocio. En este punto, lo nico que hace falta es desplegarla. Esta caracterstica no es propia de todas las soluciones BPM. 32

INV- BONITA SOFT: Gestor de procesos de negocio (BPM)/2011-II Monitorizar procesos con Bonita User Experience:

Figura 14: Monitorizacin de los procesos El portal de Bonita User Experience permite la ejecucin de los procesos de manera intuitiva. Provee una vista global de los trmites en curso para una mejor monitorizacin de los procesos. Adicional a las caractersticas previamente descritas en el documento, Bonita User XP, tambin le da la posibilidad al usuario de habilitar o no la opcin de Dashboard donde se muestra de manera grfica el avance del proceso. As mismo le permite definir el nmero de minutos que desea esperar entre cada una de las recargas automticas de la consola. Tambin permite definir un nmero de das en el cual, en caso de no haber finalizado el proceso, la prioridad del proceso cambie para estar en situacin de riesgo.

Figura 15: Configuracin global en la Experiencia del Usuario

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INV- BONITA SOFT: Gestor de procesos de negocio (BPM)/2011-II 3.2.3. BONITA EXECUTION ENGINE

Un potente motor de ejecucin BPM: Bonita Open Solution integra un motor genrico y extensible con el fin de integrar nuevos servicios o estndares susceptibles de aparecer en el mundo BPM. La flexibilidad del motor de ejecucin de Bonita le permite adaptarse a todo tipo de arquitectura de sistemas de informacin, del ms sencillo al ms complejo. Es suficientemente potente para aguantar cargas intensivas.

3.3. EJEMPLO: AUTOMATIZACIN PROCESO SOLICITUD DE VACACIONESA continuacin se realizar la explicacin de un modelo automatizado para la solicitud de unas vacaciones por parte de un empleado.

Automatizacin de solicitud de vacaciones Al iniciar el proceso de automatizacin de una peticin considerado como la Fase I est representado por el diagrama de flujo, con el que se va a comenzar el proceso de optimizacin del proceso de solicitud. En primera estancia, el empleado realiza la solicitud de sus vacaciones, posteriormente el sistema valida las poltica.

Figura 16: Fase I Si no se satisfacen las reglas de las polticas, el sistema pasa a la Fase II donde se presenta el motivo del rechazo, y se finaliza el proceso.

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Figura 17: Fase II

Si las polticas que fueron evaluadas tuvieron un resultado exitoso, entonces el sistema dar lugar a la Fase III que le permitir al usuario descargar el formulario, que posteriormente llevar a su jefe, el cual lo firmar y le dar el visto bueno.

Figura 18: Fase III

Luego de este proceso, en la Fase IV se dar paso al analista de nmina, al cual le quedar asignada la tarea de recibir el formulario firmado, por lo que tendr que marcar la culminacin de esta actividad, cuando se haya recibido el formulario firmado con la informacin de las vacaciones, y si este fue o no aprobado. En caso de que no llegue el formulario, o no se encuentre firmado, automticamente se le informar al empleado el fin de la solicitud y se dar finalizacin al proceso.

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Figura 19: Fase IV Por otro lado, si llega el formulario, y ste se encuentra adecuadamente diligenciado, el sistema automticamente actualizar a la direccin de recursos humanos, con los datos de las vacaciones, y automticamente notificar la aprobacin de la solicitud de vacaciones al empleado, lo que constituir la Fase V.

Figura 20: Fase V Posterior a estas tareas automticas, el sistema valida si se ley una solicitud de pago anticipado o no, por parte del empleado. Si no se realiz solicitud de pago anticipado, el sistema automticamente entrar en la Fase VI y enviar al sistema de recursos humanos de liquidacin: Mi solicitud es pago de las vacaciones en la siguiente quincena, para la posterior finalizacin del proceso.

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Figura 21: Fase VI En caso de solicitarse un pago anticipado, el sistema solicitar la liquidacin de las vacaciones al sistema de recursos humanos, entregando el valor, con el cual se debe diligenciar el cheque que se le debe entregar al empleado. Esta actividad de confirmacin de creacin de cheque que constituye la ltima fase: Fase VII ser realizada por el analista de tesorera. l tendr que marcar el momento en el que elabor el cheque. En esta actividad, se presentar el valor con el cual debe diligenciar el cheque.

Figura 22: Fase VII Para continuar, el sistema evala si el empleado pertenece a una regional. En caso de que no pertenezca a ninguna regional, se confirmar la entrega del cheque y el proceso termina. Pero el caso de que el empleado pertenezca a alguna regional el analista de tesorera tendr asignada una actividad denominada confirmar envo a director de regional, y este ltimo tendr asignada la actividad de confirmar recibido el cheque, que la marcar cuando se ejecute la tarea. 37

INV- BONITA SOFT: Gestor de procesos de negocio (BPM)/2011-II Luego de confirmar que recibi el cheque, confirmar la entrega del cheque, y en este punto se termina el proceso. Bonita User Experience Ahora se ver la automatizacin, y la actividad encargada a cada uno, por medio del Bonita User Experience. En primera medida se tiene que dar acceso de cada uno de los usuarios al sistema. Por tanto, el empleado que va a realizar la solicitud de vacaciones ingresa al sistema y realiza la actividad de iniciar solicitud. l deber ingresar en el sistema la fecha de inicio de las vacaciones y la duracin de sta; y solicitar tambin un pago anticipado.

Figura 23: Iniciar solicitud Luego de haber realizado la solicitud, el sistema le pedir que descargue el formulario, donde tendr que diligenciarlo en su totalidad, y entregar debidamente firmado.

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Figura 24: Descargar formulario

Posteriormente enviar la informacin al analista de nmina, y se dar finalidad a la actividad asignada al empleado.

Figura 25: Finalizacin de la actividad

En este punto se dar paso a la actividad de recibir formulario firmado ser asignada al analista de nmina, por lo que este tendr que acceder al sistema. En este sentido el recibir la informacin bsica del cliente, las fechas de inicio de las vacaciones y los das solicitados, y por tanto tendr que marcar si llego el formulario firmado o no. Y posteriormente dar fin a su actividad.

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Figura 26: Recibir formulario firmado Despus de esto, continua el analista de tesorera, que iniciar sus sesin en el sistema. El analista de tesorera tendr asignada la actividad de creacin de cheque, donde, de nuevo, aparecern los datos bsicos del empleado, y el valor liquidado del sistema de nmina, el cual ser utilizado para la creacin del cheque.

Figura 27: Confirmar creacin de cheque Luego de haber realizado esta actividad, tendr asignada la actividad de confirmar envo a director regional, ya que se evalu y result que el empleado trabaja en una regional, por lo que realizar el envo del cheque al director regional, y as se finalizarn las tareas para este caso.

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Figura 28: Confirmar envo a Director Regional Ahora se da paso al director regional que tendr asignada la tarea de recepcin del cheque, por lo que confirmar el recibido del cheque.

Figura 29: Confirmar recepcin de cheque Despus de haber realizado esta tarea, le ser asignada la tarea de confirmar entrega del cheque.

Figura 30: Confirmar entrega de cheque

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INV- BONITA SOFT: Gestor de procesos de negocio (BPM)/2011-II En este punto se da finalidad al proceso de solicitud de vacaciones por parte de un empleado.

3.4 GENERACIN DE REPORTES

El aplicativo le permite al usuario generar reportes sobre las actividades que hayan sido desarrolladas a travs del tiempo. Para esto, se debe entrar a Bonita User XP, con el respectivo nombre de usuario y contrasea. Posterior a esto, en la vista de Administracin es posible ver un dashboard o tablero donde se podr monitorear la ejecucin del proceso, tal como se evidencia en la figura 31.

Figura 31: Tablero de reportes As pues, el administrador puede llevar un control sobre la ejecucin de cada una de las actividades del proceso, as como tambin se evidencia cada uno de los pasos abiertos, los pasos prioridad y la carga de trabajo por prioridad. Adems de esto, en la vista de usuario, tambin es posible llevar a cabo un control de los tems activados, de los casos finalizados, y de nuevo de los pasos del proceso que han sido abiertos. Tal como se evidencia en la Figura 32.

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Figura 32: Reportes desde la vista de usuario

Al dar en la opcin de configurar, es posible ver de manera especfica los reportes, es decir, se puede seleccionas cada uno de los aspectos de los cuales se desea ver el reporte. En la Figura 33 se ve de manera ms clara, como se elige los aspectos que se desean monitorear.

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Figura 33: Reportes por aspectos Luego de haber desplegado este cuadro de opciones, se selecciona el tem que se desea graficar, seguido de seleccionar la opcin Aadir, y finalmente la opcin Subir. A continuacin se mencionan algunos ejemplos de los reportes que se pueden generar.

Pasos por prioridad En este caso, es del 100% dado que todos y cada uno de los pasos del proceso tienen establecido el mismo nivel de prioridad.

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Figura 34: Pasos por prioridad Promedio de la duracin de los casos En este aspecto, se seleccionan las fechas, y el intervalo que se desea graficar, que puede ser por hora, diaria, semanal, o mensual. Finalmente se selecciona el proceso del cual se desea tener el reporte, y se ejecuta.

Figura 35: Promedio de la duracin de casos

Promedio en tiempo de pasos pendientes En este caso se deben realizar los mismos pasos que en el tem anterior, pero se debe adicionar un ltimo paso que se refiere a seleccionar el paso del cual se desea obtener el reporte.

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Figura 36: Promedio en tiempo de pasos pendientes Dado esto, es posible obtener la grfica del reporte generado, tal como se muestra en la figura 37.

Figura 37: Grfica del reporte de promedio en tiempo de pasos pendientes

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Nmero de casos comenzados En este caso, solo se debe seleccionar el intervalo de las fechas para generar la grfica del reporte, tal como se evidencia en la figura 38.

Figura 38: Nmero de casos comenzados As como estos, se pueden generar muchos ms reportes de manera especfica, seleccionando el aspecto que se desea monitorear.

3.4. MANEJO OPERATIVO DE LA HERRAMIENTA: Proceso de la UIFCE propuesto para modelar en Bonita Soft3.4.1. PROCESO: Planeacin de cursos libres

El proceso que se pretende modelar con Bonita Soft y que es desarrollado por la Unidad de Informtica y Comunicaciones de la Facultad de Ciencias Econmicas es la planeacin de cursos libres. Los cursos libres son ofrecidos en aplicaciones de software al campo de las ciencias econmicas que estn dirigidos a estudiantes de pregrado y posgrado de dicha facultad. El proceso de planeacin de cursos libres se aplica a las actividades necesarias para planear y gestionar los recursos para la realizacin de los cursos libres ofrecidos por la Unidad de Informtica y Comunicaciones. A continuacin se har una explicacin ms detallada de cada una de las fases del proceso.

Descripcin del proceso:47

INV- BONITA SOFT: Gestor de procesos de negocio (BPM)/2011-II FASE I Definicin del curso programado: Definicin de los cursos, ciclo del semestre y horario segn la programacin semestral. Realizacin propuesta de programacin: Proponer programacin de salas y horarios al Director de la Unidad. Realizado por coordinadores de la Unidad, y el monitor mster del grupo de capacitaciones. Aprobacin de la programacin por parte del Director de la Unidad

FASE II Notificacin a los conferencistas: Notificar a los posibles conferencistas que pueden dictar los cursos, segn su disponibilidad de horarios. Actividad realizada por los coordinadores de la Unidad y el monitor mster del grupo de capacitaciones. Entrega temarios: Entregar temarios a los convocados. Actividad realizada por los coordinadores de la Unidad.

FASE III Revisin del perfil: Seleccionar monitores de acuerdo a los criterios establecidos en La gua de Criterios de Seleccin Monitores Cursos Libres. Actividad realizada por el monitor mster del grupo de capacitaciones. Seleccionar conferencistas: Aprobacin de los conferencistas segn los criterios de seleccin. Actividad realizada por el monitor mster del grupo de capacitaciones.

FASE IV Entrega material: Preparar y entregar material de apoyo del curso al lder de grupo de capacitaciones. Actividad realizada por el monitor mster del grupo de capacitaciones, y por los coordinadores de la Unidad. Realizacin del curso libre: Creacin en el sistema de informacin WEBSIUI el ciclo de Cursos Libres. Crear los cursos pertenecientes al ciclo especificado. Actividad realizada por cada uno de los conferencistas. Activacin de ciclos: Activar ciclo en el sistema de informacin. Actividad realizada por el analista de sistemas. Publicacin de programacin: Publicar la programacin de cursos en cartelera. Actividad realizada por el monitor mster del grupo de capacitaciones.

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INV- BONITA SOFT: Gestor de procesos de negocio (BPM)/2011-II 3.4.2. Modelacin con Bonita Soft

Para lograr la automatizacin de la planeacin de cursos libres de la UIFCE por medio del aplicativo de Bonita Soft se deben llevar a cabo los siguientes pasos:

3.4.2.1. PASO 1: Creacin del diagrama de flujoComo primera medida se debe crear el flujo de trabajo que va a representar el proceso de planeacin de cursos libres. Para dar inici a la realizacin de dicho flujo es necesario crear una nueva hoja de proceso, para esto se selecciona el cono Nuevo, lo que nos lleva a una nueva hoja donde se podr dar inicio al proceso.

Inicio del flujo del proceso

Figura 39: Nueva hoja de proceso Luego de crear la nueva hoja donde se va a realizar el diagrama de proceso, se puede poner el ttulo del proyecto a modelar y una breve descripcin del mismo, como se muestra a continuacin.

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Figura 40: Ttulo y descripcin del proceso Para poder dar continuidad al flujo, se recurre a la paleta de diseo que se presenta en la parte izquierda, la cual puede ser presentada como paleta avanzada, paleta simple y paleta detallada.

Figura 41: Paleta de opciones

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Por medio de esta herramienta podremos seleccionar los conectores, los roles de cada uno de los usuarios y sus actividades, poner las respectivas transiciones entre cada una de las tareas creadas, de la misma manera podremos dar inicio al proceso que se est modelando y tambin darle finalidad al mismo.

3.4.2.2. PASO 2: Creacin de cada uno de los roles

A medida que se va desarrollando se hace necesario ir asignando cada una de las tareas a algn usuario que sea el encargado de realizarla. Para esto es indispensable la creacin de cada uno de estos. En este sentido, al crear la tarea, que para este caso: proceso de planeacin de cursos libres sern de tipo humana, es preciso asignarle un actor de la tarea, ya sea de tipo grupal o individual. ,

Cuando se crea una tarea humana y est no tiene asignada ningn actor, se va a presentar la siguiente imagen:

Figura 42: Tarea sin actor asignado Como se hace evidente en la Figura 42, al no asignar ningn grupo o usuario aparece un mensaje de error. Por lo que se tiene que ir a la configuracin de sta, que aparece al final de la pgina cuando se ha seleccionado la tarea.

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Figura 43: Creacin de usuario Tal como se evidencia en la imagen al crear un nuevo usuario se tiene que seleccionar el tipo de usuario; en este caso se crear uno tipo: Rol de usuario. Posterior a este paso, se tiene que diligenciar el nombre y la descripcin del nuevo usuario, tal como aparece a continuacin.

Figura 44: Rol de usuario

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INV- BONITA SOFT: Gestor de procesos de negocio (BPM)/2011-II Este mismo proceso se debe realizar con todos y cada una de las tareas humanas que se creen. En este orden de ideas, con todos los usuarios y las tareas asignadas, se dar lugar al siguiente paso:

3.4.2.3. PASO 3: Diagrama de ProcesoPara la realizacin final del diagrama de proceso se recurre a las siguientes herramientas: Para dar inicio al diagrama de flujo. Para asignar las tareas que sern realizadas por una persona. Para crear una tarea de servicio. A esta tarea no necesita asignarle un grupo o usuario. Para conectar las tareas, los condicionales, el inicio y el fin del proceso. Para poner condiciones de O, es decir que sean excluyentes. Para dar finalizacin a todo el proceso. Posibles errores y/o advertencias: Se puede presentar situaciones de error o de advertencia, las cuales sern notificadas por el aplicativo. En el caso de una falta de asignacin de usuario, ya se conoce la notificacin de error (Ver Figura 42). Se puede presentar un caso de advertencia cuando se crea una tarea pero est an no ha sido conectada con otra parte del proceso en forma de entrada, ya se otra tarea, el inicio o algn tipo de compuerta. En la Figura 45 se evidencia ilustrativamente.

Figura 45: Tarea no enlazada Cuando la actividad no tiene ningn enlace el software por defecto lo tomar como la actividad inicial de donde va a partir el proceso.

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INV- BONITA SOFT: Gestor de procesos de negocio (BPM)/2011-II DIAGRAMA DE PROCESO: Planeacin de cursos libres

Figura 46: Diagrama de Proceso: Planeacin de cursos libres En la Figura 46 se muestra el diagrama final del proceso, donde se evidencia cada uno de los pasos necesarios para llevar a cabo la planeacin de cursos libres. Cabe adicionar que Bonita Studio tambin le permite al usuario tener una vista global del diagrama del proceso que le facilitar al usuario la navegacin en este, cuando el proceso es muy extenso o detallado.

Figura 47: Visin global del diagrama del proceso Con el diagrama completamente realizado se puede dar paso a la ejecucin del proceso.

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INV- BONITA SOFT: Gestor de procesos de negocio (BPM)/2011-II Sin embargo, previo a la ejecucin del proceso es indispensable crear los roles que estn activos en el proceso en Bonita User Experience, para as lograr una ejecucin exitosa.

3.4.2.4. PASO 4: Diseo de formularios

Bonita Open Solution tambin le permite al usuario crear formularios, donde tiene la opcin de editar cada una de las actividades e incluir aspectos como fechas, duracin, listas de opciones desplegables, checkbox, entre otros que se analizar ms adelante. Para poder ingresar a esta opcin en Bonita Studio se debe ir a la opcin de Aplicacin, posteriormente se selecciona la opcin que dice Pageflow de Consulta, tal como se evidencia grficamente en la Figura 48.

Figura 48: Creacin de formulario Finalmente se selecciona la opcin Agregar, para seleccionar el proceso al cual se desea realizar el formulario.

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Figura 49: Seleccin del proceso Con el cuadro de la Figura 49 se selecciona el proceso. Posterior a la seleccin del proceso, se puede empezar a disear el formulario, para esto se tienen las siguientes opciones: Checkbox con una etiqueta Devuelve la lista de valores seleccionadas Muestra un calendario para entrar una fecha Permite entrar una duracin Caja de texto con texto oculto Lista que devuelve los valores seleccionados Lista de botones radio que devuelve los valores Lista de opciones

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La caja de sugerencias muestra una lista de valores posible mientras el usuario escribe Widget de texto editable simple Widget de texto con ms espacio editable rea de texto con herramientas de diseo

Campo de texto simple no editable Campo de texto no editable sin etiqueta Botn de enviar el formulario Permite volver a la pgina anterior del formulario Permite ir a la prxima pgina del formulario

Puede usarse para ejecutar javascript Subir o bajar un fichero adjunto Mostrar una imagen Tabla que permite seleccionar una o varias lneas Matriz con celdas editables Widget oculto Campo de dato que crea un Iframe basado en una URL Este Widget puede incorporar cdigo HTML

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3.4.2.4. PASO 4: Bonita User Experience

Bonita User Experience tiene una interfaz como la de un correo electrnico, donde cada uno de los usuarios podr validar la realizacin de la actividad asignada.

Figura 50: Bonita User Experience Desde ac la persona que tenga los permisos de administrado podr modificar y crear a cada uno de los usuarios que van a ejecutar las respectivas actividades. El primer paso es cambiar de la vista de administracin a la vista de usuario, para hay que dirigirse a la parte superior derecha donde se va a encontrar la opcin de cambiar de vista, tal como se muestra en la Figura 51.

Figura 51: Cambio de vista A partir de aqu es posible instalar el proceso que se dise previamente, por medio de la herramienta de Procesos, seleccionando la opcin Instalar, y al poner la ruta de acceso de donde se encuentra el proceso, el cual debe tener una extensin .bar, es posible importar el

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INV- BONITA SOFT: Gestor de procesos de negocio (BPM)/2011-II proceso realizado en Bonita Open Solution al Bonita UserExperience (Bonita User XP), tal como se evidencia grficamente en la Figura 52.

Figura 52: Importacin del proceso Al realizar dicho proceso, quedar cargado en la bandeja, el archivo, en este caso llamado MiProceso 1.0. Por medio de la herramienta Users, ubicada en la barra izquierda, es posible crear los usuarios con sus respectivos roles, quienes van a intervenir en el proceso. Al aadir un nuevo rol se debe diligenciar el nombre y la etiqueta. Esto se hace ms explcito en la Figura 53.

Figura 53: Creacin de nuevos roles

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INV- BONITA SOFT: Gestor de procesos de negocio (BPM)/2011-II Esto se debe realizar con todos y cada uno de las personas que intervienen en el proceso. Antes de dar inicio al proceso es necesario, adems de crear los roles es la creacin de los usuarios, donde se debe diligenciar el nombre de usuario y la contrasea de cada uno, con la que podrn iniciar sesin dentro del aplicativo, y as poder habilitar la actividad asignada.

Figura 54: Creacin de usuarios Con los roles y los usuarios con sus respectivas contraseas creadas y habilitadas en Bonita User XP, ya es posible llevar a cabo la ejecucin del proceso. Para este caso los usuarios creados, teniendo en cuenta su intervencin en el proceso a modelar (Planeacin de cursos libres), con sus respectivas contraseas, fueron: Capacitaciones Coordinacin ITsistemas capacitaciones coordinacion itsistemas

3.4.2.5. PASO 5: Ejecucin del proceso

Para esto se tiene la herramienta de ejecucin desde donde se dise el diagrama del proceso, que permitir al usuario llevarlo a cabo. Por medio de este instrumento se llega 60

INV- BONITA SOFT: Gestor de procesos de negocio (BPM)/2011-II a Bonita User XP, desde donde se podr producir y ver qu pasos se deben llevar a cabo para la planeacin de cursos libres. En este orden de ideas se va a llevar a cabo cada una de las tareas programadas. En primera medida se inicia el proceso con la propuesta de programacin del curso. Dado que esta actividad es la que inicia el proceso

Figura 55: Propuesta de programacin del curso La segunda actividad a realizar es la aprobacin del programa del curso, si se valida el programa, la tarea a seguir es la revisin del perfil y la disponibilidad de los conferencistas, actividad realizada por el Monitor Master del Grupo de Capacitaciones.

Figura 56: Revisin del perfil y disponibilidad de los conferencistas La tarea siguiente dentro del proceso es la notificacin a los posibles conferencistas.

Figura 57: Notificacin a los posibles conferencistas Posteriormente se sigue con la recepcin de un correo que confirme la disponibilidad y aceptacin de los conferencistas para dictar el curso propuesto. 61


Figura 58: Confirmacin de los conferencistas

El paso siguiente ser entonces, la seleccin de los conferencistas.

Figura 59: Seleccin de los conferencistas La tarea siguiente, realizada por la coordinacin UIFCE consta de la entrega de temarios.

Figura 60: Entrega de temarios Para dar continuidad al proceso, se debe seguir con la entrega del material del curso a realizar. Actividad asignada al Master de capacitaciones.

Figura 61: entrega material del curso Continuando con la ejecucin de cursos libres, se da paso a la creacin y activacin del curso en WEBSIUI, tarea asignada al analista de sistemas.

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Figura 62: Creacin y activacin del curso en WEBSIUI Como ltima tarea a desarrollar para dar finalidad al proceso se debe realizar la publicacin de la programacin.

Figura 63: Publicacin de la programacin Con la validacin de esta tarea se da finalidad al proceso de planeacin de cursos libres de la UIFCE.

3.4.2.6. BONITA USER XPMediante la aplicacin web ofrecida por BonitaSoft: Bonita User XP, se puede ejecutar el proceso. Para esto se debe importar el proceso, como se explic anteriormente (Ver Figura 48), lo que permitir iniciar la ejecucin. Para ingresar a Bonita UserExperience se debe cargar la direccin URL: http://localhost:9090/bonita/console/login.jsp?redirectUrl=%2Fbonita%2Fconsole%2FBonit aConsole.html%3Fui%3Duser. A travs de esta pgina web se ingresar a esta herramienta desde cualquier navegador, y a partir de all se podr ingresar a la cuenta de administracin; donde el Nombre de Usuario: admin y Contrasea: bpm; desde all se podr ingresar como Administrador. Luego de tener el proceso cargado en esta herramienta, se podr dar inicio al primer caso o actividad del proceso. Para esto se debe ir al panel izquierdo, donde se encontrar la opcin de Iniciar un caso, tal como aparece en la Figura 64.

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Figura 64: Iniciar caso desde Bonita User XP

Desde ac se podr validar la primera actividad asignada, que en este caso corresponde a la propuesta de programacin del curso, tal como se evidencia en la Figura 64.

Figura 65: Propuesta de programacin del curso Cabe aclarar que esta herramienta, teniendo los permisos de administrador, permite establecer una prioridad, ya sea Normal, Alta o Urgente, que se va a evidenciar al validar la tarea.

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Figura 66: Prioridad de la actividad Adicional a esto, Bonita UserExperience permite modificar el usuario encargado de cualquier actividad, es decir, da la posibilidad de reasignar esa tarea a cualquiera de los usuarios creados.

Figura 67: Reasignacin de usuarios As se podr seleccionar a cualquiera de los usuarios para asignarle la actividad; tal como se muestra en la Figura 67.

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INV- BONITA SOFT: Gestor de procesos de negocio (BPM)/2011-II La herramienta de Bonita User XP permite llevar una revisin del caso que se est modelando. Esta revisin se va actualizando a medida que se va desarrollando el proceso, tal como ya se analiz en la seccin 3.4.

3.4.2.7. REPORTES DE LOS PERFILES DE CARGA DE LA SIMULACIN

Bonita Open Solution tambin le permite al usuario generar reportes respecto a los perfiles de carga que fueron ejecutados en la simulacin. Planeacin de cursos libres: Simulation Report Simulation Start Date: 15/12/2011 05:00:20 Simulation End Date: 15/01/2012 09:33:56 Simulation Duration: 30 days 16 hours 33 minutes 36 seconds Execution time: 15 seconds Number of simulated Instances: 100

Figura 68: Perfiles de carga usados en la simulacin

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Figura 69: Tiempo de ejecucin

Figura 70: Tiempo de ejecucin por instancia

Figura 71: Tiempo de espera de cada instancia

En este orden de ideas, es posible realizar un control sobre la simulacin del proceso. Este reporte es generado dentro de Bonita Studio.

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INV- BONITA SOFT: Gestor de procesos de negocio (BPM)/2011-II Sin embrago, dentro de Bonita User Experience tambin se genera un reporte de las actividades realizadas, y ejecutadas hasta el momento. Esta se puede ver grficamente en la figura 68, donde se muestra el historial de cada uno de los pasos del proceso, la fecha y la hora en que fue ejecutada.

Figura 72: Revisin del caso Por medio de esta herramienta es posible llevar un control del desarrollo del proceso y si se ha ejecutado completamente o no cada una de las tareas. De esta manera se puede modelar un proceso en Bonita Soft, que permitir optimizar y automatizar las actividades que se lleven a cabo en una compaa, tal como se realiz en este ejemplo con el proceso que se desarrolla en la Unidad de Informtica y Comunicaciones de la Facultad de Ciencias Econmicas con la planeacin de cursos libres.

3.4.3. Otros procesos susceptibles a modelar

Festivales InformticosLos festivales informticos son eventos dirigidos a las personas involucradas e interesadas de la Facultad de Ciencias Econmicas y de la Universidad Nacional mediante el cual la Unidad de Informtica y Comunicaciones da a conocer algunos de sus proyectos, mediante charlas y conferencias.

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INV- BONITA SOFT: Gestor de procesos de negocio (BPM)/2011-II A travs de este proceso se pretende indicar las etapas de planeacin y ejecucin de los festivales informticos con el fin de divulgar los proyectos adelantados por la Unidad de Informtica y Comunicaciones de la Facultad de Ciencias Econmicas.

A continuacin se presenta de manera detallada cada una de las etapas que componen este proceso:

Descripcin del proceso:FASE I Elaboracin y presentacin de la propuesta: Esta actividad consiste en elaborar la propuesta de los festivales que se van a realizar en la Unidad. Actividad realizada por coordinadores de la Unidad, y lderes de los proyectos. Aprobacin de la propuesta: Se presenta la propuesta a la direccin de la UIFCE para su aprobacin. Actividad realizada por el Director de la Unidad.

FASE II Elaborar notificacin y cronograma: En primera medida se debe notificar a los lderes de los proyectos, y posteriormente se disean las actividades y el cronograma para el festival. Actividad realizada por cada uno de los lderes. Presentacin del cronograma: Se presenta el cronograma a la Direccin, en espera de su aprobacin por parte del Director de la Unidad. FASE III Realizar las actividades relacionadas con la ejecucin presupuestal: Esta actividad consiste principalmente en tramitar las solicitudes de los recursos; que debe ser realizada por la Coordinacin y por los lderes de los proyectos. Coordinar publicidad: Coordinar la publicidad del festival en los medios de la FCE. Los lderes de los proyectos estn encargados de realizar esta tarea. FASE IV Ejecucin de las actividades del festival: Desarrollo de las actividades programadas del festival. Actividad realizada por el conferencista. Entrega de los espacios: Entrega oficial de los espacios utilizados. Lo cual debe ser realizado por el monitor encargado.

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INV- BONITA SOFT: Gestor de procesos de negocio (BPM)/2011-II Retroalimentacin: Se realiza una retroalimentacin del festival, analizando las actividades desarrolladas, los percances, el cumplimiento de objetivos, entre otros. Realizado por el monitor encargado. Modelacin con Bonita Soft

Figura 73: Diagrama del proceso Feria Informtica

Tal como se evidencia en el diagrama del proceso, se establece un orden y se asignan las actividades a cada uno de los usuarios correspondientes. Al ejecutar el proceso; tal como se realiz anteriormente con el proceso de planeacin de cursos libres, se obtiene la siguiente ejecucin.

Figura 74: Elaboracin y presentacin de la propuesta La primera actividad que se debe realizar es la elaboracin y presentacin de la propuesta de realizacin de la Feria UIFCE, donde se debe plantear las actividades a desarrollar, el tiempo y el lugar donde se planean realizar, entre otros. Esta tarea est asignada al coordinador de la UIFCE, quien la validar cuando se haya realizado completamente.

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Figura 75: Notificacin y cronograma Posterior a la propuesta y a la aprobacin de la misma por parte del Director de la UIFCE, se da paso a la notificacin a los lderes de los proyectos, y se debe realizar un diseo del horario y de cada una de las actividades que van a dar lugar a la Feria UIFCE. Esta actividad debe ser realizada y validada por el lder encargado del diseo de la Feria UIFCE.

Figura 76: Presentacin del cronograma Con el cronograma de actividades listo, se da paso a la presentacin del cronograma a la Direccin, y se queda en espera de su aprobacin. Esta tarea est asignada a la coordinacin de la UIFCE.

Figura 77: Realizacin de actividades relacionadas con la ejecucin presupuestal Si se da la aprobacin del cronograma y las actividades planeadas, se procede a realizar las tareas que se refieren a la ejecucin presupuestal de la Feria Informtica, es decir, tramitar las solicitudes de los recursos. La coordinacin y los lderes de cada proyecto estn encargados de realizar esta tarea.

Figura 78: Coordinar Publicidad 71

INV- BONITA SOFT: Gestor de procesos de negocio (BPM)/2011-II Posterior a la ejecucin presupuestal se deber realizar la publicidad de la Feria, que tiene como objetivo difundir y dar a conocer todas las actividades que se van a realizar durante la misma a travs de los medios de comunicacin de la Facultad de Ciencias Econmicas. Para esto se asign a los lderes de cada proyecto encargados de esta labor.

Figura 79: Ejecucin de las actividades del festival Con toda esa planeacin previamente realizada, se puede dar paso a la ejecucin de las actividades programadas del festival. Esta actividad debe ser realizada por cada uno de los conferencistas que van a participar en el festival. Sin embargo, ser validada por la coordinacin UIFCE.

Figura 80: Entrega de los espacios Cuando ya se haya culminado el proceso de ejecucin de las actividades del festival, se procede a hacer la devolucin de los espacios solicitados. Esta tarea debe ser realizada por el monitor encargado.

Figura 81: Retroalimentacin Para dar finalidad al proceso se debe realizar una retroalimentacin de la Feria, donde se analizar el desarrollo de cada una de las actividades, los inconvenientes presentados, y los resultados que se obtuvieron con la realizacin del festival. Esta actividad tambin debe ser realizada por el monitor encargado. As pues, se dar finalidad al proceso de la Feria UIFCE.

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4. PROPUESTA DE INCORPORACIN DE CURSO

Se pretende desarrollar un curso libre, por el cual se acerque al estudiante al entorno de BonitaSoft con el fin de desarrollar procesos que le permitan hacer un manejo eficiente de la aplicacin y de todas y cada una de las caractersticas que sta posee. En este orden de ideas, se propone realizar un curso a travs de la Unidad de Informtica y Comunicaciones, y especficamente por medio del Grupo de Capacitaciones, con el fin de darle la oportunidad a los estudiantes de la Facultad de Ciencias Econmicas de usar herramientas que muy posiblemente sern muy tiles no solo en sus labores acadmicas, sino tambin en sus futuras actividades laborales. As pues, se pretende llevar a cabo un curso de acompaamiento a una materia donde sea pertinente y de gran utilidad el manejo de un BPM (Business Process Management), tal como BonitaSoft. De esta manera se est evaluando la posibilidad de dictar algunas sesiones a estudiantes que estn tomando el curso de Sistemas de Informacin Gerencial; dado que al analizar los temas tratados en este curso, se encuentra pertinente ofrecerles a los estudiantes un mayor conocimiento sobre gestores de procesos de negocios, lo cual constituye el principal objetivo de esta iniciativa. Teniendo en cuenta que los principales temas tratados en esta materia estn directamente relacionados con software y aplicativos a cerca de gestores de procesos de negocios, se propone desarrollar las siguientes temticas durante el curso: Generalidades del aplicativo Caractersticas especficas del aplicativo Instalacin Realizacin de diagramas de procesos Manejo de Bonita User Experience o Importacin del proyecto o Creacin de usuarios y roles que intervienen en el proceso o Exploracin de las caractersticas de esta herramienta (revisin de avance y ejecucin del proceso) Ejecucin y validacin de cada una de las actividades Ventajas de Bonita Open Solution frente a otros BPM

Para el desarrollo del curso de acompaamiento se consult con la profesora encargada de la materia, Beatriz Helena Daz Pinzn, con el fin de conocer su opinin y la pertinencia con la que vea una posible realizacin del curso de acompaamiento a dicha materia, encontrando que

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INV- BONITA SOFT: Gestor de procesos de negocio (BPM)/2011-II consideraba pertinente la realizacin de dos sesiones, una terica, y una prctica para los estudiantes que estn tomando dicha materia. En el anexo se podr encontrar la propuesta del curso, las temticas a desarrollar, un posible taller y examen, y finalmente unos videos que podrn ser tiles a la hora de desarrollar las sesiones de acompaamiento.

5. CONCLUSIONES

En el aplicativo de BonitaSoft se encontraron que posee caractersticas, tales como, la modelacin de procesos y el monitoreo, que van a permitir el desarrollo y la gestin de procesos de negocios en una organizacin de manera eficiente. Sumado a esto, permite la simulacin de procesos de negocios en las organizaciones, que se espera que puedan ser aplicados dentro de la Facultad de Ciencias Econmicas y la unidad de Informtica. Las BPM presentan varias ventajas frente a las ERP en cuanto a los tiempos de desarrollo e implementacin, que van a facilitar su aplicacin y van a permitir una utilizacin ms eficiente dentro de los procesos piloto que se pretenden modelar.

6. REFERENCIAS

ieeexplore. (s.f.). Recuperado el Agosto de 2011, de http://ieeexplore.ieee.org/stamp/stamp.j.sp?tp=&arnumber=917299&tag=1 Sistema de planificacin de recursos. (s.f.). Recuperado el Agosto de 2011, de http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_planificaci%C3%B3n_de_recursos Bonita Soft. (s.f.). Bonita Open Solution. Recuperado el Agosto de 2011, de www.bonitasoft.com Open ERP Recuperado el 29 de septiembre de 2011, de http://www.openerpspain.com/ventajas-de-openerp Open ERP Recuperado el 30 de septiembre de 2001, de http://apps.openerp.com/ Bonita Soft. (s.f.). Bonita Open Solution. Recuperado el Agosto de 2011, de http://www.bonitasoft.com/customers/konica-minolta Unidad de Informtica y Comunicaciones. Facultad de Ciencias Econmicas. Procesos. Planeacin de cursos libres. Yasar F. Jarrar,Abdullah Al- Mudimigh y Mohamed Zairi,ERP implementation critical success factors -The role and impact of business processmanagement.

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INV- BONITA SOFT: Gestor de procesos de neg

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