BOLETÍNEXTRAORDINARIOCORONAVIRUS COVID-19Compartimos las principales medidas de promoción y prevenciónadoptadas por las autoridades ante la presencia del Coronavirus COVID-19en el país, las cuales tienen un alto impacto en las compañías yconsideramos de su interés. Es necesario aclarar que lo mencionado en elpresente boletín no constituye asesoría legal. Si llega a requerir unaasesoría en un caso específico, no dude en contactarnos.

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Impacto en materia judicial

Líneas telefónicas de emergencia

Impacto en materia contractual

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Impacto en materia societaria

Impacto en datos personales

CONTENIDO

Impacto en materia laboral

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BOLETÍNEXTRAORDINARIO

Acuerdo PCSJA20-11517 del 15 de marzo de 2020 – Consejo Superior de la Judicatura: Suspensióntérminos judiciales

Con el fin de garantizar la salud de servidores y usuarios del servicio de Administración Pública, elConsejo Superior de la Judicatura decide:

➢ Suspender los términos judiciales en todo el país a partir del 16 de marzo de 2020 hasta el 20de marzo del mismo año.

➢ Esta medida no aplica para:

• Los despachos judiciales que cumplen la función de control de garantía

• Los despachos penales de conocimiento que tengan audiencias programadas con personaprivada de la libertad, las cuales se podrán realizar virtualmente.

• Trámite de acciones de tutela.

➢ Los magistrados, jueces y jefes de dependencias administrativas darán instrucciones para quelos servidores a su cargo laboren desde sus casas.

➢ La suspensión de términos podría prorrogarse, de acuerdo con la evolución de la situacióndurante el transcurso de la semana.

1 Impacto en materia judicial

2 Impacto en materia contractual

¿Es el COVID-19 una hipótesis de fuerza mayor?

La fuerza mayor o caso fortuito corresponde a un evento externo, imprevisible eirresistible, que se presenta por hechos de la naturaleza o del hombre, y que tienecomo efecto principal la exoneración de responsabilidad de la persona que se señalacomo responsable. Esta institución encuentra su fundamento teórico en una máximadel derecho, según la cual “a lo imposible nadie está obligado”, y tiene un espectrobastante amplio, pues se aplica tanto en materia de responsabilidad contractual comoen asuntos de responsabilidad extracontractual.

Ahora, si bien la ley trae algunos ejemplos de fuerza mayor, como un naufragio, unterremoto o los actos de autoridad, es importante precisar que su análisis se realiza encada caso concreto, dependiendo de las circunstancias. De igual modo, para que unevento pueda ser calificado como fuerza mayor, la parte que lo alega debe acreditarnecesariamente que tomó las medidas para prever y resistir los efectos de ese evento.

Bajo estas premisas, consideramos que efectivamente el COVID-19 podría serconsiderado en algunos casos como un evento de fuerza mayor, que impacte elcumplimiento de los contratos que se hayan celebrado, ocasionando su suspensión osu terminación, dependiendo de las circunstancias concretas. Sin embargo, insistimosen que el contratante que alegue la fuerza mayor debe demostrar que fue diligente ycuidadoso adoptando las medidas correspondientes para prever y resistir. Igualmente,deberá considerarse el tipo de contrato celebrado por las partes y la naturaleza de lasprestaciones que asumieron. Asimismo, en cada caso específico, deben tenerse encuenta las estipulaciones contractuales en materia de fuerza mayor, pues en taleseventos, en principio, debe respetarse lo que pactaron las partes.

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Así, por ejemplo, deberá tenerse en cuenta si para el momento de celebración delcontrato, era previsible que el cumplimiento de alguna prestación se viera afectadopor el COVID-19, razón por la cual el análisis será distinto si el contrato fue celebradoantes o después de desatarse la enfermedad. De igual modo, deberá apreciarse si elcontratante adoptó las medidas razonables para poder cumplir su obligación, inclusobuscando prestaciones sustitutas o equivalentes en el mercado. Adicionalmente, esimportante resaltar que la simple dificultad de cumplimiento o la mayor onerosidad dela prestación, por regla general, no constituye causa extraña, pero puede dar lugar a laaplicación de la teoría de la imprevisión o restablecimiento de la ecuación contractual.

En síntesis, en caso de haber celebrado un contrato cuyo cumplimiento pueda verseafectado con ocasión del COVID-19, lo invitamos a seguir las siguientesrecomendaciones:

➢ Analizar la naturaleza de las prestaciones a cargo de las partes, para determinar siefectivamente su cumplimiento puede verse frustrado.

Por ejemplo, si se trata de un trabajo intelectual que puede ser realizado desdecualquier sitio, o si la prestación es de dinero y puede pagarse a través de mediosvirtuales, en principio no habrá ninguna dificultad de cumplimiento.

➢ Verificar si en el contrato celebrado existe alguna cláusula mediante la cual laspartes hayan previsto la manera de proceder en casos de fuerza mayor.

Por ejemplo, en virtud de la autonomía privada, las partes pueden acordar que loseventos calificados como fuerza mayor produzcan la suspensión o terminación delcontrato, estableciendo en este último evento qué ocurre con las prestacionesejecutadas.

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➢ Adelantar un ejercicio juicioso de debida diligencia encaminado a documentarque se adoptaron todas las medidas necesarias para prever y resistir los efectosdel COVID-19.

Por ejemplo, elaborar estudios u obtener pruebas para justificar que al momento decelebración del contrato no se tenía conocimiento de la existencia del COVID-19, locual ayudará a la defensa en caso de un litigio. De igual modo, documentar que sehicieron todos los esfuerzos razonables para tratar de cumplir las obligaciones delcontrato, con el propósito de alegar con éxito que el evento es irresistible.

Ahora bien, si se trata de contratos que aún no se han celebrado o que estén en unaetapa de negociación, teniendo en cuenta que hoy se tiene certeza de la existenciadel COVID-19 (por lo que, en principio, no se trataría de un evento imprevisible),recomendamos realizar una distribución de riesgos en el contrato y regulardeterminados efectos, así:

➢ Adelantar un ejercicio que permita identificar cuáles son las prestacionesasumidas por cada una de las partes que puedan verse afectadas por el COVID-19.

➢ Incluir en el contrato declaraciones o garantías sobre la capacidad que tiene cadauna de las partes para dar cumplimiento a las obligaciones propias.

➢ Previa verificación con las aseguradoras sobre la cobertura de un evento como elCOVID-19, incluir en el contrato la obligación de tomar los seguroscorrespondientes que permitan trasladarle a la compañía de seguros los riesgos.

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➢ Regular en el contrato periodos de suspensión razonables con ocasión delCOVID-19.

➢ Establecer en el contrato quién asume los sobrecostos o la mayor onerosidadque pueda presentarse.

➢ Establecer convencionalmente hipótesis de exoneración de responsabilidaden el cumplimiento de determinadas obligaciones que puedan verseimpactadas específicamente por el COVID-19.

➢ Regular dentro de las causales de terminación anticipada del contratocircunstancias relacionadas con el COVID-19. Por ejemplo, cuando exista unaimposibilidad absoluta de cumplimiento, cuando los sobrecostos en que seincurriría sean desproporcionados, cuando la suspensión del contrato seprolonga por un lapso considerable que haga que el acreedor pierda interés,etc.

Nuestros abogados están a su disposición para realizar el análisiscorrespondiente y brindarles el acompañamiento requerido para superar estasituación.

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3 Impacto en materia societaria

Decreto 398 de 2020. Ministerio de Comercio, Industria y Turismo: Reuniones no presenciales

El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo expidió el Decreto 398 del 13 demarzo de 2020 (“Decreto 398”) a través del cual, reglamenta las reglas que rigen laconvocatoria, quórum y mayorías de las reuniones de órganos corporativos nopresenciales aplicable a todas las personas jurídicas sin excepción. Todo lo anterior,a raíz de la declaratoria de emergencia sanitaria por causa del coronavirus COVID-19 por parte del Ministerio de Salud y Protección Social.

A continuación, se enumeran las modificaciones introducidas por el Decreto 398respecto de las reuniones no presenciales reguladas bajo el artículo 19 de la ley222 de 1995 (i.e. comunicación simultánea o sucesiva), aplicables así mismo areuniones mixtas, es decir, las reuniones que permiten la presencia física y virtualde los socios, apoderados o miembros de junta directiva:

1. Cuando se hace referencia a “todos los socios o miembros” se entiende que setrata de quienes participen en la reunión no presencial siempre que se cuente conel número de participantes necesarios para deliberar de acuerdo con las reglasestatutarias aplicables o la ley.2. El representante legal debe dejar constancia en el acta respectiva sobre lacontinuidad del quórum necesario durante la duración de la reunión.3. El representante legal debe verificar la identidad de los participantes virtualespara garantizar que sean los socios, apoderados o miembros de junta directiva.4. Las disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, quórum y mayoríasde reuniones presenciales serán aplicables a las reuniones no presenciales.

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Así mismo, se indica que las sociedades que a la fecha de la expedición Decreto398 hayan realizado la convocatoria a reuniones ordinarias presenciales delmáximo órgano social para el año 2020, podrán, hasta un (1) día antes de la fechade reunión convocada, dar alcance a dicha convocatoria indicando que la reuniónse realizará por medios de comunicación simultánea o sucesiva, bajo las reglas delartículo 19 de la ley 222 de 1995 (modificada mediante el Decreto Ley 019 de2012 y el Decreto 398). Dicho alcance a la convocatoria deberá hacerse a travésdel mismo medio en que se realizó la convocatoria inicial e indicar el mediotecnológico a través del cual se realizará la reunión y la forma en se debe accedera dicho medio.

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4 Impacto en datos personales

Asegure el debido tratamiento de datos personales de carácter sensible.

La ley de protección de datos personales establece ciertos casos en los cuales eltratamiento de la información personal no requiere autorización previa por partede su titular, entre ellos las situaciones de urgencia médica o sanitaria. Debido alcrecimiento exponencial que ha tenido el Covid-19 en Colombia, el pasado 12 demarzo de 2020 el presidente Iván Duque declaró la emergencia sanitaria en el país.

Para enfrentar dicha emergencia, el Gobierno Nacional ha recomendado a lasentidades del sector público y privado la adopción de diversas medidas, entre ellaslas de la Circular 18 de marzo 10 del 2020:

➢ Establecer canales de información para la prevención del Covid-19 y dejar claro a los servidores públicos, trabajadores y contratistas a quién deben reportar cualquier sospecha de síntomas o contacto con persona diagnosticada con la enfermedad.

➢ Los servidores, trabajadores y contratistas deberán informar inmediatamente en los canales dispuestos para tal fin en caso de presentar síntomas de enfermedades respiratorias.

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Dadas las órdenes impartidas por el Gobierno Nacional, los empleadores podríanverse justificados por este evento de emergencia sanitaria para solicitarinformación relativa al estado de salud, viajes previos al exterior y posiblessituaciones de contacto con personas afectadas por este virus a sus empleados ycontratistas, ya que dicha información juega un papel crucial para la prevención ycontención del Covid-19.

Por tratarse de un caso de urgencia médica o sanitaria, los responsables deltratamiento podrían solicitar información de carácter sensible (como el estado desalud) sin autorización previa. Sin embargo, la recolección de este tipo deinformación debe, en la medida de lo posible, limitarse a datos estrictamentenecesarios para determinar si el empleado o contratista posiblemente estéafectado con el virus. Por lo tanto, es importante tener en cuenta las siguientesrecomendaciones para garantizar un adecuado manejo de la información personalsensible:

➢ Si va a solicitar a sus empleados o contratistas entregar información sobre suestado de salud, o si presenta síntomas del Covid -19, procure solicitar lamenor cantidad de información posible, relacionada únicamente a síntomas.

➢ Si va a solicitar a sus empleados o contratistas información sobre próximosviajes, o viajes que haya realizado en las últimas semanas, procure que lasolicitud de información se refiera exclusivamente a aquellas ciudades o paísesdonde la expansión del Covid-19 represente un mayor riesgo según lasinformación oficial reportada por el Gobierno Nacional.

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➢ En todo caso, adopte medidas para que la información de salud que solicite asus empleados, contratistas y visitantes sólo sea conocida por el personal queestá atendiendo los casos de Covid-19 al interior de la compañía, y establezcaestrictos protocolos para el manejo de dicha información, de forma que no seaconocida por personas externas a las áreas encargadas.

➢ En el evento de contar con casos confirmados de Covid-19 respecto a susempleados, para la implementación de las medidas de protección respecto alas personas con riesgo de exposición por contacto, procure en la medida de loposible anonimizar a la persona contagiada, y sólo revele su identidad cuandoello sea estrictamente necesario y no pueda ser evitado, contando en este casocon la autorización previa, expresa e informada de la persona afectada pararevelar dicha información.

➢ Informe a sus empleados, contratistas y visitantes que comentar con otrossobre el estado de salud o contagio del Covid-19 de otros compañeros podríatraer consecuencias legales debido a una inapropiada revelación deinformación sensible.

Recuerde que, en todo caso, el tratamiento de datos de salud, por su caráctersensible, requiere la implementación de medidas más estrictas para garantizar suconfidencialidad, seguridad, y acceso o circulación restringida. Adicionalmente, eluso de esta información recolectada debe limitarse exclusivamente a los fines deprevención y contención del Covid-19 en conjunto con las medidas recomendadasu ordenadas por el Gobierno Nacional.

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Por lo tanto, una vez finalizada la emergencia sanitaria y superado el brote delCovid-19, los empleadores deberán suprimir toda la información que hayanrecolectado durante estas semanas sobre el estado de salud de sus empleados,contratistas y visitantes.

Finalmente, recomendamos a nuestros clientes revisar con cuidado la necesidady proporcionalidad en las medidas adoptadas que impliquen el tratamiento de losdatos personales sensibles de sus empleados, contratistas y visitantes. En todocaso, la revisión de un adecuado y pertinente tratamiento de datos personalesdeberá ser evaluado caso a caso y, en caso de duda, sugerimos solicitar laautorización previa, expresa e informada a los titulares para el tratamiento de susdatos de salud.

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5 Impacto en materia laboral

La siguiente es la normatividad emitida de forma extraordinaria por parte de las distintasautoridades nacionales, en las cuales podrán encontrar las respectivas recomendaciones aimplementar desde el punto de vista laboral:

A. Circular 017 del 24 de febrero de 2020 – Ministerio del Trabajo: Lineamientos mínimos depromoción y prevención de casos de enfermedad por COVID-19

➢ Difusión oportuna de los boletines y comunicaciones que emite el Ministerio de Salud y elMinisterio del Trabajo respecto a la atención de los casos de COVID-19.

➢ Reforzar las medias de limpieza en superficies de trabajo y equipos de computo, así como laprevención y autocuidado en los centros de trabajo.

➢ Capacitar a los trabajadores en las técnicas adecuadas para el lavado de manos y suministrarjabón y desinfectante para el adecuado lavado.

➢ Exigir a los empleados no compartir elementos de protección personal.

B. Circular 018 del 10 de marzo de 2020 – Ministerio de Salud y Protección Social - Ministerio delTrabajo: Medidas para implementar en ambientes laborales

➢ Autorizar el teletrabajo, que no amerita el cumplimiento total de requisitos establecidos enla Ley 1221 de 2008 la cual establece normas para promover el teletrabajo. En este casorecomendamos que se notifique a la ARL de afiliación la aplicación de la medida indicando lostrabajadores que se cobijarán con la misma.

➢ Adoptar horarios flexibles para los trabajadores, con el fin de disminuir el riesgo porexposición en horas pico o de gran afluencia de personas en los sistemas de transporte,evitando tener una menor concentración de trabajadores en los ambientes de trabajo y unamejor circulación del aire

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B. Circular 018 del 10 de marzo de 2020 – Ministerio de Salud y Protección Social - Ministerio delTrabajo: Medidas para implementar en ambientes laborales

➢ Disminuir el número de reuniones presenciales.

➢ Evitar áreas con aglomeraciones.

➢ Para los trabajadores: (i) evitar temporalmente los saludos de beso, abrazo y mano; (ii) mantenerdistancia de la persona que tosa o estornude; (iii) lavarse constantemente las manos; (iv) informarinmediatamente en los canales dispuestos para tal fin, en caso de presentar síntomas deenfermedades respiratorias.

C. Resolución 380 del 11 de marzo de 2020 – Ministerio de Salud y Protección Social: Medidassanitarias en el país.

➢ Tener en cuenta que las personas que lleguen a Colombia de la República Popular de China, Italia,Francia y España deberán estar en cuarentena obligatoria.

➢ La cuarentena preventiva por el COVID-19 se tomaría como una incapacidad de origen común, porlo tanto los dos primeros días deben ser asumidos por los empleadores y, en adelante, hasta los180 días, por parte de las EPS.

➢ Sin embargo, si existe un nexo causal entre un contagio en el desarrollo de las funciones propiasdel cargo, sería tenido en cuenta como una enfermedad laboral, según la clasificación en los tiposde exposición establecidos en la Circular 17 de 2020 (directa, indirecta e intermedia) y tendría queser reportado y asumido por la ARL.

➢ El incumplimiento de las medias sanitarias, dará lugar a las sanciones penales de los artículos 368del Código Penal y 2.8.8.1.4.2.1 del Decreto 780 de 2016.

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D. Resolución 385 del 12 de marzo de 2020 –Ministerio de Salud y Protección Social:Declaración emergencia sanitaria en el territorio nacional

Esta emergencia es declarada en todo el territorio nacional hasta el 30 de mayo de2020. Dicha declaratoria podrá finalizar antes de dicha fecha o cuando desaparezcanlas causas que le dieron origen o ser prorrogadas si las mismas persisten.

Medidas sanitarias:

➢ Ordenar a los jefes y representantes legales adoptar las medidas de prevención ycontrol sanitario para evitar la propagación del COVID-19. Deberá impulsarse almáximo el teletrabajo.

➢ Suspender los eventos públicos de más de 500 personas.➢ Prohibir el atraque, desembarque, cargue y descargue de pasajeros y mercancías

de las naves de pasaje de tráfico marítimo internacional.➢ Ordenar a las EPS, entidades territoriales e IPS facilitar la afiliación de oficio al

Sistema General de Seguridad Social en Salud de la población colombiana y de losmigrantes regulares.

Para facilitar el manejo, el tiempo de respuesta, la emisión de directrices,acciones y comunicados, así como la coordinación del personal ante estaextraordinaria situación, recomendamos se cree un equipo interdisciplinario encada empresa para actuar de forma organizada y efectiva.

En UH Abogados estamos en constante comunicación con las autoridadespertinentes y les iremos informando las novedades que se vayan generando.

6 Líneas telefónicas suministradas por el Ministerio de Salud

Antioquia 3218533928A nivel nacional 192

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