Edición No. 08 Abril - 2016

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nfórmese…

LII ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA – 2016 AES Colombia

Atentos con la obligación de mantener debidamente calibrados los surtidores de combustibles

página …. 2

página …. 3

página …. 4

página …. 5

Sobre la Protección de Datos Personales en las Estaciones de Servicio

Inicia período de aplicación para el Grupo 2 NIIF para PYMES

Responsabilidad de los administradores en la aplicación de los nuevos marcos normativos

página …. 6

páginas … 7, 8 Actividades que conforman el Adecuado Mantenimiento de los Permisos Ambientales Necesarios para el Funcionamiento de las Estaciones de Servicio

página …. 9 Gobierno amplía por un año plazo para implementar el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo

página …. 10 Curso básico obligatorio de capacitación para los conductores de vehículos que transportan mercancías peligrosas

Avisos clasificados – Soluciones Integrales de Software

página …. 10

María Eugenia Gutiérrez Macías Directora de Comunicaciones y Seguridad Teléfono 320 23 50 extensión 6 comunicaciones@aescolombia.com.co

Edición boletín

Mantengámonos en contacto… página …. 11

Edición No. 08 Abril - 2016

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LII ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA - 2016 Corporación Asociados Estaciones de Servicio de Colombia

AES Colombia

Por: Juan Fernando Prieto Vanegas - Presidente Ejecutivo

Presidencia Ejecutiva

Apreciados afiliados,

El próximo 20 de abril a partir de las 2 p.m. en las instalaciones del hotel Intercontinental de la ciudad de Medellín, nos estaremos reuniendo con todos ustedes para celebrar la Quincuagésima Segunda Asamblea General Ordinaria de afiliados a la Corporación Asociados Estaciones de Servicio de Colombia - AES Colombia, a la cual están todos ustedes cordialmente invitados.

Próximamente les llegará la citación para asistir a la misma y con ella encontrarán toda la información pertinente que se presentará a todos ustedes, la misma contiene el informe de gestión de todos los departamentos que conforman nuestro gremio y de su presidente ejecutivo. La encontrarán de manera detallada y en ella podrán observar todas las actividades que desarrollan desde el gremio para todos ustedes. Antes de la asamblea pueden ustedes estudiar detenidamente la información remitida y si lo consideran conveniente, también antes de la asamblea estaremos prestos para atender todas las inquietudes y aclaraciones que ustedes tengan del trabajo realizado por todos nosotros. Para ello les reitero que en nuestra página

web, www.aescolombia.com.co encontrarán todas las direcciones electrónicas y teléfonos de contacto de todas las personas que trabajamos para ustedes.

En está fecha también tendremos elección de Junta Directiva para el período 2016-2018, por lo que los invito a asistir y postularse si es de su interés, para formar parte de nuestros estamentos directivos, que son los encargados de determinar todas las políticas gremiales que AES Colombia trabaja en beneficio de todos nuestros afiliados. Recuerde que si usted no puede asistir puede delegar su participación por medio de un poder otorgado por escrito a otra persona para que lo represente, en la convocatoria también les adjuntamos un modelo del mismo.

Para poder tener voz y voto en la parte deliberativa de la asamblea usted tendrá que tener la categoría de afiliado activo, es decir, deberá encontrarse a paz y salvo con las obligaciones que tienen como afiliado a AES Colombia. Lo invitamos muy cordialmente a que verifique su estado actual con nosotros para que pueda participar con pleno derecho en nuestra asamblea general de afiliados.

Esperamos contar con la presencia de todos ustedes, no deje que otros decidan por usted, asista, participe y decida.

Cordial saludo, Juan Fernando Prieto Vanegas Presidente Ejecutivo Teléfono 320 23 50 extensión 0 presidenteejecutivo@aescolombia.com.co

Editorial

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Por: David Jiménez Mejía - Asesor Jurídico

TEMAS DE INTERÉS LEGAL PARA LOS DISTRIBUIDORES MINORISTAS DE COMBUSTIBLES

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Desde AES COLOMBIA les reiteramos la obligación que tiene el

Distribuidor Minorista de Combustible de mantener en perfecto

estado de conservación, funcionamiento y debidamente calibrada

en ceros (0), la unidad de medida de los surtidores de la Estación

de Servicio.

La no observancia de esta obligación implica que el Distribuidor

Minorista de Combustible pueda ser sujeto de una sanción

monetaria (Multa) hasta por DOS MIL (2.000) SALARIOS

MÍNIMOS MENSUALES LEGALES VIGENTES. La Superintendencia

de Industria y Comercio –en adelante SIC- tiene competencia para

visitar, inspeccionar, investigar y sancionar al Distribuidor

Minorista de Combustible respecto al cumplimiento de esta

obligación.

Si la SIC realiza una visita de inspección en materia de calibración a

alguna Estación de Servicio y el margen de calibración encontrado

en alguno de los surtidores en funcionamiento es de más o menos

de siete (+ ó -7) pulgadas cúbicas (líneas) en relación con la línea

cero (0) del calibrador de cinco (5) galones de capacidad (Serafín),

el Distribuidor Minorista puede verse sujeto a la apertura de una

investigación sancionatoria por parte de la SIC y posteriormente a

la imposición de una multa. Recuerde, es deber del Distribuidor

Minorista adoptar un programa riguroso de control, verificación y

ajuste de calibración periódica de los surtidores en su Estación de

Servicio con el objeto de mantener, en todo tiempo, debidamente

calibrada la unidad de medida. Evite sanciones.

En el Departamento Jurídico de AES COLOMBIA estamos siempre

dispuestos a atender sus inquietudes sobre esta materia.

Atentos con la obligación de mantener debidamente calibrados los surtidores de combustibles

David Jiménez Mejía Asesor Jurídico Teléfono 320 23 50 extensión 8 juridica@aescolombia.com.co

Departamento Jurídico

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Sobre la Protección de Datos Personales en las

Estaciones de Servicio

Es obligación del Responsable y/o Encargado de Tratamiento de datos personales adoptar una

Política de Tratamiento de la Información al interior de su organización en materia de Protección de Datos personales (artículo 17, literal k, Ley 1581 de 2012). Esta Política es un instrumento de orden privado y obligatorio que vincula al Responsable y/o Encargado del tratamiento de los datos al señalar las directrices que deben seguirse al interior de su empresa en cumplimiento del Régimen General de Protección de datos (Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013; Decreto 886 de 2014).

Es Responsable y/o Encargado de Tratamiento de datos quienes realizan operaciones como: recolección, conservación, utilización, revelación o supresión de información personal de titulares de la información. Por regla general, en las Estaciones de Servicio – en la normal ejecución de sus actividades comerciales- se recolectan, almacenan, utilizan y conservan datos personales de titulares de la información como: empleados, ex empleados, clientes, proveedores y demás personas.

No contar con una Política de Tratamiento de Datos Personales y en general, no cumplir con las obligaciones señaladas en esta materia tiene como una de sus consecuencias, sanciones monetarias. De acuerdo con el artículo 23, Ley 1581 de 2012, la SIC puede imponer multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente a DOS MIL (2.000) SALARIOS MÍNIMOS MENSUALES LEGALES VIGENTES.

Evite sanciones si usted debe seguir este Régimen normativo. RECUERDE, en AES COLOMBIA se ofrece con exclusividad a sus afiliados un Paquete de Protección de Datos Personales -en los términos de la CIRCULAR 009-16- en la cual se ofrece: i) Elaboración del Manual de Protección de Datos para la Estación de Servicio; ii) Registro inicial de las Bases de Datos que se operan en la EDS en el REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

David Jiménez Mejía Asesor Jurídico Teléfono 320 23 50 extensión 8 juridica@aescolombia.com.co

Por: David Jiménez Mejía - Asesor Jurídico

TEMAS DE INTERÉS LEGAL PARA LOS DISTRIBUIDORES MINORISTAS DE COMBUSTIBLES

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Departamento Jurídico

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Inicia período de aplicación para el Grupo 2

NIIF para PYMES

Por: María Isabel Restrepo Restrepo – Directora Departamento Contable Administrativo

Como lo establece el decreto 3022 de diciembre de 2013, el 1 de enero de 2016, inició el primer período de aplicación obligatoria del marco normativo de las NIIF para Pymes y cesa la aplicación del Decreto 2649 de 1993.

El 8 de Marzo, La Superintendencia de Sociedades publicó un boletín informativo de orientación y aplicación con los nuevos marcos normativos, en especial para las empresas que están obligadas a reportar información a esta superintendencia. Este boletín hace referencia al Concepto No. 577 de diciembre de 2014, de CTCP (Consejo Técnico de la Contaduría Pública), señalando que al momento de iniciar el período de aplicación, los libros oficiales de los preparadores de información, deben mostrar los saldos y transacciones generados bajo los nuevos marcos normativos correspondientes, garantizando la continuidad en los registros de los libros contables en cumplimiento del artículo 53 del Código de Comercio.

El artículo 53 del Código de Comercio establece que: …“En los libros se asentarán en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que las respalden…” Por tanto, es necesario que las entidades empresariales efectúen un comprobante de ajuste partiendo de los saldos bajo los principios locales al cierre del año de transición, incorporando los efectos derivados de la aplicación del nuevo marco de principios en los libros oficiales que les permita continuar con la contabilidad bajo las nuevas bases de reconocimiento, medición y revelación.

Departamento Contable Administrativo

Maria Isabel Restrepo Restrepo Directora Administrativa-Contable Teléfono 320 23 50 extensión 5 administrativa@aescolombia.com.co

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Responsabilidad de los administradores en la

aplicación de los nuevos marcos normativos

Es de vital importancia la función de la administración en todo el proceso de convergencia hacía estándares de aceptación mundial pues es en ella donde tienen origen las principales decisiones relacionadas con políticas contables y financieras; por lo tanto, la administración de la entidad es responsable de dirigir y liderar el proyecto de convergencia y de verificar de manera permanente su adecuado desarrollo.

La administración de una entidad es la responsable de la preparación de los estados financieros, de conformidad con el marco de principios que sea aplicable, y de establecer las medidas de control interno necesarias para que los estados financieros estén libres de incorrecciones materiales, debidas a fraude o error. Además, debe velar por la conservación de la documentación que evidencia el cumplimiento de cada una de las actividades que adelantó la entidad. Todo lo anterior, en armonía con lo estipulado en el artículo 23 de la Ley 222 de 1995.

Es importante que TODAS las empresas, independientemente de estar obligadas a presentar información a la Superintendencia de Sociedades, cumplan con las disposiciones legales vigentes, pues en caso contrario, su contabilidad no se llevaría conforme a las normas legales y la técnica contable, con las consecuencias que de ello se deriva por la inobservancia de las normas vigentes.

Maria Isabel Restrepo Restrepo Directora Administrativa-Contable Teléfono 320 23 50 extensión 5 administrativa@aescolombia.com.co

Por: María Isabel Restrepo Restrepo – Directora Departamento Contable Administrativo

Departamento Contable Administrativo

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Actividades que conforman el Adecuado Mantenimiento de los Permisos Ambientales

Necesarios para el Funcionamiento de las Estaciones de Servicio

Por: José Alexander Quebrada Lozano – Director Departamento de Gestión Ambiental

Es muy importante tener presente cuales son los permisos ambientales que son objeto de control por parte de las diferentes entidades que de una u otra forma vigilan el sector de la distribución minorista de combustibles.

PERO no solo basta con obtener el permiso o aprobación por parte de la autoridad ambiental competente, es necesario ejecutar determinadas acciones periódicas que son inherentes al cumplimiento de la norma y se convierten en un criterio fundamental que tienen en cuenta las autoridades ambientales al momento de evaluar la viabilidad de renovar un permiso ambiental.

Permiso de Vertimientos

•Informe de caracterización anual del vertimiento.

•Auto declaración de vertimientos.

•Pago de Taza Retributiva (sólo si la autoridad le cobra).

Concesiones de Aguas

•Reporte anual de consumos de agua captada.

•Elaboración del Programa de Uso Eficiente y Racional del Agua - PUEYRA.

•Reporte de actividades de implementación del PUEYRA.

Plan de Contingencias para Derrames de

Hidrocarburos

•Reporte anual sobre estado de avance del plan de contingencias.

•Reporte de accidentes (sólo si aplica).

•Reporte de modificaciones al plan de contingencias (sólo si aplica).

Departamento de Gestión Ambiental

A continuación se ilustrarán las actividades necesarias y que se deben reportar a las autoridades ambientales para el correcto mantenimiento de los diferentes permisos:

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El Departamento de Gestión Ambiental de AES Colombia, ha estado elaborando los PUEYRA y planes de contingencia para derrames de hidrocarburos a los afiliados que lo han solicitado, así mismo, se está ofreciendo la asesoría técnica para la solicitud de los permisos de vertimientos, requisito que actualmente aplica para todas las estaciones, incluyendo las que se encuentran conectadas a los alcantarillados.

De igual manera, el Departamento de Gestión Ambiental ofrece la asesoría a los afiliados que requieran la implementación de todas las actividades relacionadas con estos permisos, tal como se indicó en los cuadros anteriores.

Por favor comuníquese con nosotros si desea recibir mayor información sobre estos temas, y le recomendamos hacer una revisión al interior de su estación de servicio para verificar el estado de implementación de estas actividades.

José Alexander Quebrada Lozano Michel Daniela Restrepo Jaramillo Teléfono 320 23 50 extensión 1 dga@aescolombia.com.co

Por: José Alexander Quebrada Lozano – Director Departamento de Gestión Ambiental

Departamento de Gestión Ambiental

Daniela Rojas Acevedo Departamento de Comunicaciones SICOM Teléfono 320 23 50 extensión 24 aes@aescolombia.com.co

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Gobierno amplía por un año plazo para implementar el

Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo

http://www.mintrabajo.gov.co/febrero-2016/5791-gobierno-amplia-por-un-ano-plazo-para-implementar-el-sistema-de-seguridad-y-salud-en-el-trabajo.html

Sanciones por incumplimiento de la medida:

Las empresas que no cumplan con la implementación del Sistema al 31 de enero de 2017 serán sancionadas con multas hasta de 1.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes. En caso de reincidencia de tales conductas o por incumplimiento de los correctivos que deban adoptarse, se podrá suspender actividades hasta por un término de 120 días o el cierre definitivo de la empresa.”

Por: Daniela Durango Galeano – Coordinadora Seguridad y Salud en el Trabajo

“El Gobierno Nacional amplió por un año el plazo para que todas las empresas del país implementen el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, SG-SST.

El Gobierno decidió unificar el plazo para todas las empresas del país, sin tener en cuenta su tamaño. Esto significa, que el 31 de enero de 2017 será el plazo máximo para culminar la totalidad del sistema de gestión para cualquier empresa. El nuevo sistema creado mediante Decreto 1443 de 2014, hoy Decreto único 1072 de 2015, antes conocido como Programa de Salud Ocupacional (Resolución 1016 de 1989), busca identificar los peligros, evaluar y valorar los riesgos y establecer los respectivos controles, mediante la mejora continua del sistema en las empresas y cumplir con la normatividad en materia de riesgos laborales.

La implementación del SG-SST debe ser liderada por el empleador con la participación de los trabajadores para lograr la aplicación de las medidas de prevención y control eficaz de los peligros y riesgos en el lugar que laboran.

Fuente:

AES Colombia continúa prestando la asesoría y acompañamiento en todos los temas relacionados con Seguridad y Salud en el Trabajo, por medio de capacitaciones presenciales, virtuales, zonales, asesoría

telefónica y visitas a las Estaciones de Servicio.

Daniela Durango Galeano - Coordinadora Seguridad y Salud en el Trabajo Teléfono 320 23 50 extensión 2 - sst@aescolombia.com.co

Departamento de Seguridad y Salud en el Trabajo

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Curso básico obligatorio de capacitación para los

conductores de vehículos que transportan

mercancías peligrosas

Según lo establecido en los artículos 3, 4,5 y 6 de la Resolución 1223 de 2014, los conductores de vehículos que transporten mercancías peligrosas deberán certificar la aprobación de un curso, el cual consta de 60 horas entre teóricas y prácticas y tiene como propósito mejorar las aptitudes, conocimientos técnicos de conducción, normatividad de seguridad vial, entre otras. El curso podrá ser impartido por instituciones de educación superior, SENA, o por instituciones para el trabajo y desarrollo humano legalmente constituidas y que cuenten con el personal competente para realizar la formación en el tema de mercancías peligrosas. La mencionada Resolución establece una fecha límite para el cumplimiento de este requisito, el próximo 14 de Mayo de 2016. Al partir del día siguiente a la terminación del plazo establecido en la norma las autoridades de tránsito y transporte pueden exigir a los conductores el certificado de formación de no tenerlo podrán realizar la respectiva sanción.

AES Colombia continúa prestando la asesoría y acompañamiento en todos los temas relacionados con Seguridad y Salud en el Trabajo, por medio de capacitaciones presenciales, virtuales, zonales, asesoría telefónica y visitas a las Estaciones de Servicio.

Por: Daniela Durango Galeano – Coordinadora Seguridad y Salud en el Trabajo

Departamento de Seguridad y Salud en el Trabajo

Daniela Durango Galeano Coordinadora Seguridad y Salud en el Trabajo Teléfono 320 23 50 extensión 2 sst@aescolombia.com.co

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¡COMPRE SU SOFTWARE Y PÁGUELO CON ALGUNO DE SUS CENTROS ALTERNOS INACTIVOS POR SER AFILIADO A AES!

La comercializadora CAB distribuidor autorizado de SYSCOM, lo invita a conocer una herramienta que ayudara a que su estación de servicio y centros alternos ser más rentables y eficientes, teniendo el control operativo, administrativo y contable, acompañado de informes del día a día que garantizan el buen funcionamiento de todas las partes involucradas en su unidad de negocio desde empleados, proveedores y clientes.

El SOFTWARE ESTACIONES DE SERVICIO SYSCOM le permite administrar y controlar de forma total, el funcionamiento de su estación de forma ágil, eficiente y segura. Permite el práctico manejo de kardex de inventarios, compras y ventas, contabilidad automatizada y costeo al día de todos sus productos.

Controle todas sus unidades de negocio desde el mismo aplicativo, iniciando con la compra hasta la venta de combustible y demás productos de inventario ó servicios, controle el inventario de tanques, integrando todo esto en línea a contabilidad syscom con todas las exigencias de NIIF.

CAB tiene diversas formas de pago para la adquisición de este, financiación. Leasing o entregando en contrato de concesión de espacio uno de sus CENTROS ALTERNOS INACTIVOS, esto permitirá que usted NO necesite capital de trabajo ni endeudarse para Tecnificar su EDS. De esta manera generamos una negociación que permitirán el “GANA, GANA” de las dos partes. Para los afiliados a AES Colombia el programa tiene un descuento del 30% en su valor.

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Daniel Espinosa Bermúdez Comercial Antioquia CEL.312-659-7352 comercialantiquiacab@gmail.com Teléfonos: (4) 3 66 94 44 / 2608949

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Avisos clasificados

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Por: María Eugenia Gutiérrez Macías - Directora de Comunicaciones y Seguridad

Departamento de Comunicaciones y Seguridad

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Sus opiniones enriquecen nuestro servicio… Sus palabras nos tocan y nos guían en nuestra misión…

PBX: (4) 320 23 50

E-mail: aes@aescolombia.com.co

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María Eugenia Gutiérrez Macías Directora de Comunicaciones y Seguridad Teléfono 320 23 50 extensión 6 comunicaciones@aescolombia.com.co

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