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INFORME TECNICO N 001 2014

A:HERMELINDA GARCES PINTADODirectora de la Unidad de Gestin Documentario

De:HERLINDA BLANCA ALEJOS TRUJILLOTcnico en archivo

Asunto:Diagnstico situacional del archivo de las planillas del personal

Fecha:Pueblo Libre, 16 de Mayo de 2014

Es grato dirigirme a Ud. Con la finalidad de infrmale en relacin al diagnstico situacional del archivo de planillas del personal sede Bolvar.

I. MARCO INFORMATIVO:

1.- Resolucin Directoral N 001-82/AGN/DGAHReglamento de Funcionamiento de la Sala de Investigaciones

2.- Directiva N 005/86-AGN-DGAI Normas para la Trasferencia de Documentos en los Archivos Administrativos del Sector Publico Nacional

3.- Resolucin Jefatural N 354-2002-AGN/J (03-DIC-2002), que aprueba el Manual sobre Uso y Manejo de Documentos

4.- Resolucin Jefatural N 051-2002AGN/J, (19-02-2002), que aprueba la Directiva N 001-2002-AGN/CP sobre Prestacin de servicios de Asistencia y Asesoramiento Tcnico Archivstico y Consultora.

5.- Resolucin Jefatural N375-008-AGN/J (19-SET-2008), que aprueba la Directiva N 005-2008-AGN/DNDAAI Normas para la Foliacin de Documentos Archivsticos en los Archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos.

II. ANALISIS:

En la Sede Bolvar de Pueblo Libre, se encuentra el archivo de planillas de ex-trabajadores, la suscrita ingreso a laborar a dicha entidad como tcnica, realizando el programa de FONAVI, estando en contacto con las planillas constantemente, dichas planillas se encuentran con deterioro en un 40%; puesto que son planillas desde los aos 1979-1985, ms de 30 aos de antigedad, no cuentan con un orden no se identifica el sistema de ordenamiento continuo, incluso algunas de las planillas no cuentan con foliacin, que se tiene que hacer manualmentemanual, de acuerdo a la Resolucin Jefatural N375-008-AGN/J (19-SET-2008), que aprueba la Directiva N 005-2008-AGN/DNDAAI Normas para la Foliacin de Documentos Archivsticos en los Archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos., aprobado mediante Resolucin Jefatural N375-008-AGN/J (19-SET-2008), que aprueba

En la actualidad el archivo alberga algunos documentos en cajas, folders manila como tambin embalados se instalan en paquetes. Directiva N 007/86-AGN-DGAI Normas para la Conservacin de Documentos en los Archivos Administrativos del Sector Pblico Nacional.Comment by : En este punto respeta la Directiva??? No lo expresa.

Cuenta con estantes para separar los documentos, el aire acondicionado no es suficiente, la ventilacin no es apropiada.Comment by : Los estantes sirven para separar o para instalar los documentos??? Se le pide mayor responsabilidad al escribir.Comment by : Existe aire acondicionado??? Donde lo expresa??Comment by : Existe ventilacin?? Donde lo expresa??, como es la ventilacin, natural? O artificial?

A veces entre las planillas se encuentran insectos vivos o muertos, hay muchos caros, algunos del personal se protegen con mascarillas, mayormente las personas que trabajan en archivos de planillas son tcnicos en archivo.Comment by : Algunos jefes insensibles diran es un mal menor en este caso debes reflejar el grado del problema.

III.- INFRAESTRUCTURA

La oficina de archivo de las planillas se encuentra en la parte interior, ubicada en la cdra. 3 de la Av. Simn Bolvar Pueblo Libre

La oficina de archivo de las planillas tiene una medida de 20mts. De ancho por 25mts. de largo, una altura de 2.20mts.

IV.- CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES1.- Los archivos deben tener ms ventilacin y la iluminacin debe ser leve, porque mucha iluminacin deteriora las hojas de las planillas.Comment by : Aqu te preguntarn quien dice que la iluminacin afecta a los documentos, en este punto RJ N 354-2002-AGN/J Manual de Uso de Archivos. leelo te puede ayudar a sustentar tu informe. Pero igual ello no va en Conclusiones sino en el Anlisis2.- El personal debe estar protegido con mascarillas y guantes, para evitar enfermedades alrgicas.3.- Debe realizarse continuamente fumigaciones.

Planillas deterioradas

Planillas en anaqueles

Extintor