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2 Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia

BICENTENARIO de la Independencia de Colombia

'1810-2010 /I libertad y Orden

INFORME DE EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

OFICINA DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS DEL CARMEN DE BOLIVAR

Capacitación del Sistema de Control Interno y Autocontrol

Se realizó sensibilización a los funcionarios de la Oficina de Registro del Carmen de Bolivar, en los temas del Autocontrol y el nuevo Modelo Estándar de Control Interno.

Material suministrado por la OCI

Los funcionarios de la Oficina de Control Interno facilitaron a la Oficina de Registro del Carmen de Bolivar, el material referente a la normatividad de Control Interno y lo relacionado con el mapa de riesgos y la metodología en la implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000-2005.

Fortalezas:

> La Oficina se encuentra en el sector céntrico de la ciudad, ubicada en la calle 25 No. 48-47

> La Oficina tiene publicado el pendón que señala la Misión y Visión de la Entidad

> La Oficina tiene publicado el trámite de derechos de petición.

> La Oficina tiene publicado el procedimiento para solicitar devoluciones

> La Oficina tiene publicado un listado con las tarifas registrales actualizadas.

> La Oficina tiene publicadas las recomendaciones para el trámite de derechos de registro y solicitud de certificados.

> La oficina tiene publicada la Resolución 1279 de 02 de febrero de 2014 por la cual se informa el horario de atención al público.

> La Oficina tiene en su cartelera al público el dato de la línea gratuita de atención al ciudadano y los teléfonos y correo electrónico de la ORIP.

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> Cuenta con buzón de sugerencias

Debilidades:

> La Oficina no cuenta con una rampa para los discapacitados, que les facilite el libre acceso a la entrada.

➢ Las ventanas de las instalaciones, que quedan en la parte de la entrada a la calle, están en mal estado, causando inseguridad

> El salón donde funcionan las cajas, y la atención al público, se encuentra en estado bastante deprimente, sin pintura con tres (3) sillas descompuestas, y cajas de cartón regadas por todo el salón

> Los aires acondicionados cuando están en funcionamiento, desprenden chorros de aguas, teniendo que colocar baldes para recogerla y no cause daños en los archivos

> Las instalaciones en todo el edificio se encuentran deterioradas, necesita con urgencia ser remodelada, lo mismo que la puerta de la entrada principal se encuentra dañada, no brinda seguridad.

> Recomendaciones:

➢ Solicitar al Nivel central, al grupo de Infraestructura la adecuación y remodelación de las instalaciones de la oficina, debido a su deterioro por la falta de mantenimiento por muchos años

> Se recomienda difundir entre todos los funcionarios de la Oficina los mensajes de autocontrol y temas de control interno publicados en la página Web de la entidad.

> Promover el buzón de sugerencias para conocer las inquietudes de los usuarios y mejorar el servicio al cliente.


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Diagnóstico del Modelo Estándar de Control Interno

Subsistema de Control Estratégico

Fortalezas:

> En esta Oficina se resalta un clima laboral favorable, las relaciones interpersonales son buenas entre los funcionarios y se percibe un ambiente de colaboración y trabajo en grupo.

> Los funcionarios cuentan con experiencia y compromiso en el tema registral.

Proceso operativo:

La visita fue atendida por la Registradora Dra., Cecilia del Carmen Torres Fonseca, lo mismo que con la colaboración de los funcionarios, Julieth Cecilia Garcia Martínez, Auxiliar Administrativo 4044-12, Alberto Señas Donado, Ejecutivo 4210-15, Dairo Manuel Yépez López, Auxiliar Administrativo 51-20-14, Eusebio Sanchez Barrios, Auxiliar Administrativo 5120-14, Hernan Augusto Ricardo Torres, Auxiliar Administrativo 4044-11, Gina del Rocío Kammel Cabal, Auxiliar Administrativo 4044-11

En cumplimiento de la Resolución 1279 de 24 de febrero de 2014, esta Oficina tiene el siguiente horario:

Funcionarios: Lunes a Viernes de 7.30 A-M. A 12.00 M. y de 1.00 P.M. A .4.30 P.M.

Usuarios: Lunes a Viernes de 7.30 A-M A 4.30 P. M. Jornada Continua

Recomendación:

Se recomienda a la señora Registradora, solicitar al Nivel Central al Grupo de Servicios Administrativos, y al Grupo de Desarrollo Registral, el cambio de las impresoras Okidatas, donde se imprimen los recibo de documentos y de certificados de libertad, por el mas estado que presentan

En esta Oficina labora un total de siete, (7), funcionarios; el Registrador, cinco (5) Auxiliares Administrativos, siendo dos (2) de ellos de carrera administrativa.

También hay un abogado, funcionario designado por el Grupo de Tierras, la cual califica los documentos de Rapta, y las actuaciones administrativas, de igual forma hay dos (2) funcionarios de 472, y una (1) funcionaria de Casa Limpia dedicada al servicio de aseo y de cafetería.,

El círculo registral de esta Oficina está compuesto por cinco municipios, El Carmen de Bolivar, San Juan Nepomuceno, San Jacinto, Zambrano y Córdoba,

La Oficina opera con folio magnético, en ventanilla se reciben las solicitudes de inscripción de documentos y certificados, se entregan los documentos inscritos y los devueltos al público sin inscribir, se reciben consultas y solicitud de copias.

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Existen dos (2) funcionarios próximos a pensionarse, y en el momento de la visita expusieron las preocupación que se está presentando, al no aparecer el tiempo cotizado como funcionario de la Superintendencia de Notariado y Registro, en el fondo de pensiones Colpensiones, y del cual manifestaron inconformidad con el Grupo de Talento Humano, por no haber tenido respuesta alguna a pesar de haber solicitado por escrito información de esta situación.

Estos funcionarios argumentan el no poder desplazarse a la ciudad de Bogotá y ponerse al tanto de esta situación, ya que no cuentan con los recursos monetarios.

Recomendación:

Se recomienda al señor Registrador adelantar las gestiones correspondientes con la oficina de Talento Humano a fin de aclarar que procedimiento o trámite se debe seguir en el presente caso.

Además, el Registrador manifiesta que es importante que se tenga en cuenta esta situación para que en su momento les sea reemplazada la persona que salga, para así no entorpecer el funcionamiento de esta Oficina teniendo en cuenta que tan solo laboran 7 personas en total, maneja un circulo registral de 5 municipios y tiene un gran volumen de documentos a tramitar.

Además, con relación a lo anterior, es importante tener en cuenta el estudio de cargas laborales para las oficinas de Registro, en especial el nombramiento de un abogado calificador, siendo que la única que califica es la Registradora, con la colaboración de una de las funcionarias próximas a pensionarse

Respecto de los trámites de protección de bienes, el abogado contratista delegado por la Delegada de Tierras Dr. Hader Guillermo Matte Tovar manifestó, que tanto los documentos como las actuaciones administrativas, se le daba curso a medida que reunía las pruebas requeridas

En el momento de la visita el día 26 de febrero de 2014, se encontraron 46 documentos por calificar, siendo que se radican diariamente un promedio aproximado de 13 documentos, pero se están evacuando dentro de término legal.

El proceso de registro se realiza en tres días y los certificados de tradición se expiden en forma inmediata y son entregados en el mismo día. Los certificados de pertenencia se expiden en un término de dos días en promedio.

De todas formas se recuerda que se debe seguir cumpliendo el término legal (Decreto 1579 de 2012 ad 27.

Los certificados especiales para procesos de pertenencia, se expiden conforme al artículo 407 del Código de Procedimiento Civil, de conformidad a los datos suministrados por el solicitante o por el juez de conocimiento, también en promedio de 2 días, así como los certificados exentos.

Se realizó oportunamente el proceso de calificación de los funcionarios de carrera administrativa correspondiente al segundo semestre del año 2013, dichas calificaciones reposan en las carpetas de cada

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uno de los funcionarios, se evidenció que no aparece anexa a la calificación el formato que justifique la calificación con puntaje sobresaliente, y se dejó conocimiento de cómo diligenciarlo.

En la carpeta reposa la actualización de bienes y rentas presentada en 2013, pero en general la carpetas se encontraban en mal estado sin foliar y sin rotular, no cumpliendo con la ley de archivo 594/2000

El Registrador manifiesta que la póliza con que cuentan la Oficina, es la global de la Superintendencia de Notariado y Registro.

Devoluciones o reintegro de dineros: Se dan pocas devoluciones de dinero en el año, estas se tramitan de acuerdo a la normatividad expidiendo la respectiva resolución debidamente soportada

Salud Ocupacional: Los funcionarios de la Oficina de Registro conocen la Resolución 6939 de fecha 11 de octubre de 2007, por la cual se designan los vigías ocupacionales. El tercer considerando de dicha resolución nos remite a lo estipulado en el artículo 3° de la Resolución 2013 de 1986 del Ministerio de la Protección Social, en cuanto a que las empresas con menos de 10 trabajadores, deben nombrar un funcionario que sea garante del cumplimiento del programa de salud ocupacional, y según el artículo 2° de la Resolución 6939, el vigía ocupacional para las oficinas de Registro allí relacionadas es el Registrador.

La Oficina de Registro tiene botiquín pequeño con los elementos mínimos para atención y tiene tres (3) extinguidores para prevención de incendios.

Debilidades:

Los funcionarios se quejan por sentirse abandonados por parte de la ARP (Colmena), ya que nunca los han visitado ni han recibido ninguna clase de información por parte de ellos, acerca de los Riesgos Profesionales.

Manifiestan la necesidad de charlas sobre primeros auxilios, lo mismo que evaluación médica, por medio de campañas preventivas brigadas de emergencia, riesgos, evaluación de puestos de trabajo, aseo, y reciclaje.

Al momento de la visita no se pudo constatar la existencia de manuales de procedimientos.

Recomendación:

> Consultar la Página Web de la Superintendencia y bajar los respectivos manuales o en su defecto comunicarse y solicitarlos a la Oficina Asesora de Planeación.

> Mantener bien dotado el botiquín de la Oficina de Registro.

> Solicitar capacitación a los funcionarios en actividades de emergencia y prevención de riesgos y en temas relacionados con salud ocupacional.


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Reimpresión de certificados:

Se pudo establecer que, este procedimiento tiene un nivel de riesgo bajo. Existe como medida de control, en esta oficina, la única persona que tiene la opción de reimprimir certificados directamente el Registrador, además

Se reimprimieron los siguientes certificados:

No Fecha No. de Turno Matricula

1 10/01/2014 2014-235 062-20194

1 17/012014 2014-400 062-6970

1 29/01/2014 2014-774 062-4241

1 04/02/2014 2014-1020 062-21251

1 21/02/2014 2014-1570 062-20582

Recomendaciones:

> Realizar seguimiento a este procedimiento por parte del Registrador y continuar cumpliendo lo normado al respecto en la Resolución 4907 de 30 de junio de 2009, articulo No.12 "Queda prohibida la reimpresión de certificados de libertad sin la debida justificación. La nueva expedición que se origine por error de digitación del cajero o por fallas en el sistema automatizado, deberá ordenarse exclusivamente por el coordinador del grupo operativo, o por quien haga sus veces en donde no exista dicho cargo, una vez se acredite la necesidad de la misma, dejando constancia de este hecho en el conformador de recaudos o boletín diario de caja".

Administración de Usuarios en el sistema

Se observó que existen asignados varios usuarios en el sistema a una misma persona; el funcionario encargado del centro de cómputo señalo que los usuarios que relaciona en el listado que facilitó, son los que se están utilizando por la diversidad de funciones que desempeñan. Se hizo la recomendación en la visita, que los funcionarios al salir de vacaciones, licencias o permisos, informe al centro de cómputo para que su usuario sea bloqueo.




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Recomendación:

Continuar con los controles y verificaciones periódicas de los usuarios y asignar solamente los que sean estrictamente necesarios de acuerdo a las responsabilidades asignadas. Y cada vez que se realice una novedad, sea registrada en la respectiva Bitácora.

Comité de Ética

Mediante Resolución No. 6132 de septiembre 2 de 2008, la Superintendencia creó el Comité de Ética, su conformación y funciones:

La Oficina de Control Interno pudo establecer que los funcionarios desconocen la anterior normatividad.

Recomendación:

> Difundir y socializar dicha normatividad con el fin de dar aplicación a lo dispuesto en la citada resolución.

Administración de los Riesgos.

Durante El desarrollo de la visita se levantó el mapa de riesgos correspondiente a la vigencia 20014. Los riegos más relevantes son:

• Error en la calificación de documentos. • Daños en la planta eléctrica. • Obsolescencia de la UPS. • Deterioro de los libros del antiguo sistema. • Sobrepeso del archivo especial. • Inadecuada administración de la gestión documental. • Mal uso de algunas opciones del aplicativo de folio magnético.

Recomendación:

> Realizar informes de seguimiento al mapa de riesgos con el fin de establecer el grado de avance de las acciones y disminución de los riesgos y enviar el informe a la Oficina de Control Interno.

> Dar a conocer el mapa de riesgos a todos los funcionarios de la oficina.

Subsistema de Control de Gestión.

Fortalezas

> La oficina opera con folio magnético y el registro de sus controles se encuentran documentados y sistematizados.

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> La Oficina cuenta con buenos equipos de cómputos, impresoras, una fotocopiadora.

> La oficina cuenta con canales de comunicación como el Internet, aunque admiten que es muy lento y se bloquea de forma regular, cuenta con servicio de celaduría ocho (8) horas diarias, también cuenta con servicio de aseo contratado con la firma Casalimpia y posee una caja fuerte para la custodia de los dineros producto del recaudo.

> La oficina cuenta con archivadores fijos, pero no son suficientes ya que se encuentran ocupados en su gran mayoría por documentos de Rupta; El mobiliario de la oficina se encuentra en mal estado.

> La Oficina se encuentra al día en la dotación de calzado y vestido de labor que debe suministrar al personal de acuerdo a la normatividad establecida en la ley 70 de 1998 y su decreto reglamentario 1978 de 1989

> Debilidades:

> Algunos libros del antiguo sistema se encuentran en regular y mal estado, por lo que requieren ser reconstruidos o restaurados según el caso.

> La oficina no cuenta con rampa para discapacitados, de acuerdo a la Ley 361 del 7 de Febrero de 1997.

> La Oficina Cuenta con un espacio para el archivo, pero todo está copado con cajas, que contienen documentos ya organizadas según la ley de archivo 594/2000, en toda las instalaciones se encuentran documentos almacenados, esto debido a la falta de espacio, y a la falta de adecuación del inmueble

>› Aunque tiene una planta eléctrica, la Registradora manifiesta que no le asignan presupuesto para la compra de combustible y en el momento que se va la luz, quedan sin servicio, porque no tienen como ponerla en funcionamiento

> En el centro de cómputo, no sirve el aire acondicionado, por lo tanto el calor es insoportable, por la cual existe el temor que estos equipos puedan colapsar.

> El equipo de Aire acondicionado que tiene la oficina presta un servicio deficiente por lo que se requiere realizar un mantenimiento para su óptimo desempeño.

Recomendaciones:

> Se debe solicitar al nivel central la disponibilidad presupuestal para hacer las adecuaciones necesarias para los accesos de los usuarios minusválidos, o la solución que se requiera para así poder darle cumplimiento a la Ley 361 del 7 de febrero de 1997 a este respecto.

> Solicitar a la Superintendencia, los recursos para la compra del combustible de la planta eléctrica, y así evitar complicaciones y que el servicio se paralice, cuando saisá éctrico

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> Solicitar a la Superintendencia el presupuesto para el arreglo de los libros, y la adecuación de las instalaciones

Subsistema de Control de Evaluación

Plan de Mejoramiento:

La Contraloría General de la República no ha realizado visita de auditoria a la Oficina de Registro del Carmen de Bolivar.

Evaluación del Sistema de Control Interno Contable

La Oficina de Control Interno realizó el seguimiento y evaluación al sistema de Control Interno encontrando lo siguiente:

Fortalezas:

Informes a la Oficina Principal de Cartagena: los informes que elabora la Oficina han sido enviados oportunamente para la respectiva conciliación de la información. Además, en los tres primeros días del mes siguiente, con oficio se remiten los documentos soporte que componen la cuenta de ingresos.

La expedición de los CDP y CRP con cargo a la Oficina de Registro son manejadas por el Nivel Central de la Entidad. La Oficina de Registro de Instrumentos Públicos del Carmen de Bolivar, para el Control del Presupuesto elabora mensualmente el informe de ejecución presupuestal donde se relacionan cada uno de los rubros de los gastos de funcionamiento controlando las disponibilidades, los registros, los pagos y los saldos disponibles de fondos a fin del mes reportado.

Se observaron los informes de ejecución de los meses de enero y febrero de 2014, encontrándose que las columnas establecidas de control para cada concepto están debidamente diligenciadas, los informes se encuentran al día y se encuentran debidamente firmados por el registrador seccional.

Libros auxiliares de caja y bancos:

Estos actualmente se elaboran en hoja de cálculo Excel, están al día en sus registros y están abiertos el libro de bancos para la cuenta producto, gastos y caja.

El libro de caja producto donde se lleva en control de los ingresos por consulta, expedición de fotocopias y otros presenta registros al día verificándose que los ingresos del día son consignados al día siguiente de su recaudo de acuerdo a lo establecido en las normas de procedimientos respectivas.

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Órdenes de pago:

Las órdenes de pago por los diferentes conceptos, se encuentran en orden y archivadas en carpetas, observándose que están debidamente numeradas en orden consecutivo por mes, contienen los datos de fecha, numero de radicación, concepto de giro, nombre del beneficiario, valor, Nit , registros presupuestales y contables, se efectúa una relación mensual de las cuentas pagadas, numero de cheque, numero de la cuenta, nombre del funcionario que elabora la orden y gira el cheque como la firma de los funcionarios responsables y beneficiarios del pago.

Boletines diarios de caja:

Estos se encuentran organizados con sus respectivos soportes (resumen diario de ingresos y egresos-listado por cajero y totalizado por concepto, resumen de ingresos diarios por documentos señalando número de turno-número de recibo-nombre del solicitante-clase de acto-tarifa aplicada-cuantía-valor recaudado y total, relación de ingresos por certificados indicando el nombre o razón social del solicitante-número de turno y recibo-el valor recaudado y total, informe de recaudos por cajero y recibos por consultas y expedición de fotocopias.

Los boletines diarios de caja se elaboran diariamente y se encuentran al día. Estos se diligencian en el formato establecido en hoja de cálculo, están numerados indicando la fecha, registrando los saldos correspondientes, los números de turnos por concepto y están debidamente diligenciados con la validación de la firma del registrador y cajero.

Se revisaron los boletines de caja de fecha 26 de enero del 2014 y su saldo de $ 17,899.800, coincide con el saldo registrado en el libro de bancos de la cuenta producto.

Se verificó la existencia de las conciliaciones bancarias por cada tipo de cuenta. La última conciliación se encontraba elaborada a 26 de febrero del presente año con los extractos correspondientes.

Libros auxiliares de caja y bancos:

Estos actualmente se elaboran en hoja de cálculo Excel, están al día en sus registros y están abiertos el libro de bancos para la cuenta producto, gastos y caja.

Banco Bogotá Cuenta Producto N°286045125

Conciliación a febrero 28 de 2014

Saldo según certificación bancaria

Saldo en libros $16.557.700.00

Saldo por conciliar al 28 de mayo de 2014: $ 2.129.175

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$ 20.028.975

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Sumas Iguales $17.899.800 $17.899.800

El valor a conciliar al 28 de enero de 2014 por valor de $ 2.129.175 corresponde a consignaciones no registradas en el libro de banco y se encuentran plenamente identificadas.

Saldo cuenta Banco Bogotá, Impuesto de Registro al día 28 de Febrero de 2014:

Cta. Corriente No. 286043740-0 saldo al 28 de febrero $ 19.650.161.00

El libro de caja producto donde se lleva en control de los ingresos por consulta, expedición de fotocopias y otros presenta registros al día verificándose que los ingresos del día son consignados al día siguiente de su recaudo de acuerdo a lo establecido en las normas de procedimientos respectivas.

Control de manejo de chequeras:

Se verificó que la Oficina de Registro del Carmen de Bolivar, no maneja chequeras

Recomendación:

Hacer un control a los elementos que se encuentran en servicio, con los que se encuentran físicamente prestando el servicio, también se debe solicitar al Grupo Administrativo de la Oficina Principal de Cartagena, para que brinde acompañamiento, para evacuar los elementos que estén en estado de inservibles

Cordialmente,

Jefe Oficina Control Interno de Gestión

Copia: Despacho Superintendente - Dr. Jorge enrique Vélez García Comité de Control Interno

Proyecto: MFR




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