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MANUAL DE USUARIO

LICITACIN DE BIENES Y/O

SERVICIOS DIRIGIDO A

ENTIDADES

CONTRATANTES

DICIEMBRE 2014

1

INDICE

1. Presentacin ................................................................................... 3

2. Fundamento Jurdico ......................................................................... 3

2.1 Artculos relacionados en la LOSNCP. ................................................... 3

2.2 Artculos relacionados en el RGLOSNCP. ............................................... 4

ENTIDAD CONTRATANTE ........................................................................ 6

3. Fase Precontractual .......................................................................... 6

3.1 Creacin del Proceso ...................................................................... 6

Paso 1: Informacin Bsica ................................................................. 8

Paso 2: Productos .......................................................................... 12

Paso 3: Parmetros de Calificacin ..................................................... 15

Paso 4: Parmetros de Preferencia ..................................................... 17

Paso 5: Plazos y Fechas ................................................................... 18

Paso 6: Anexos ............................................................................. 21

3.2 Consulta de Procesos .................................................................... 22

PROVEEDOR ...................................................................................... 24

3.3 Revisar Invitacin ........................................................................ 24

PROVEEDOR ...................................................................................... 26

3.4 Fecha lmite de Preguntas ............................................................. 26

ENTIDAD CONTRATANTE ...................................................................... 28

3.5 Respuestas y Aclaraciones .............................................................. 28

PROVEEDOR ...................................................................................... 32

3.6 Entrega de Propuestas ................................................................... 32


3.7 Convalidacin de errores ............................................................... 36

PROVEEDOR ...................................................................................... 41

3.8 Respuesta a la Convalidacin de Errores ............................................. 41


3.9 Revisar Convalidacin ................................................................... 44

2


3.10 Calificacin de Ofertas ................................................................ 45


3.11 Adjudicacin ............................................................................. 49

4. Fase Contractual ............................................................................ 52

4.1 Registro de Contratos ................................................................... 52

3

LICITACIN DE BIENES Y SERVICIOS

1. Presentacin

El presente manual fue elaborado con el objeto de dar a conocer a las Entidades

Contratantes la Normativa relacionada con el procedimiento de Licitacin de Bienes

o Servicios. El manual contempla las directrices necesarias para la utilizacin de la

Herramienta Informatica, la cual deber ser utilizada para la Publicacin del

Procedimiento.

2. Fundamento Jurdico

2.1 Artculos relacionados en la LOSNCP.

Art. 48.- Procedencia.- La licitacin es un procedimiento de contratacin que se

utilizar en los siguientes casos:

1. Si fuera imposible aplicar los procedimientos dinmicos previstos en el Captulo II

de este Ttulo o, en el caso que una vez aplicados dichos procedimientos, stos

hubiesen sido declarados desiertos; siempre que el presupuesto referencial

sobrepase el valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0,000015 por el monto

del Presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio econmico;

2. Para contratar la adquisicin de bienes o servicios no normalizados, exceptuando

los de consultora, cuyo presupuesto referencial sobrepase el valor que resulte de

multiplicar el coeficiente 0,000015 por el monto del Presupuesto inicial del Estado

del correspondiente ejercicio econmico; y,

3. Para contratar la ejecucin de obras, cuando su presupuesto referencial sobrepase

el valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0,00003 por el monto del

Presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio econmico.

4

Art. 49.- De las Fases Preparatoria y Precontractual.- La fase preparatoria de

todo procedimiento licitatorio comprende la conformacin de la Comisin Tcnica

requerida para la tramitacin de la licitacin as como la elaboracin de los pliegos.

La fase precontractual comprende la publicacin de la convocatoria, el

procedimiento de aclaraciones, observaciones y respuestas, contenidos y anlisis de

las ofertas, informes de evaluacin hasta la adjudicacin y notificacin de los

resultados de dicho procedimiento.

Las fases preparatoria y precontractual se regularn en el Reglamento de esta Ley.

2.2 Artculos relacionados en el RGLOSNCP.

Art. 49.- Convocatoria.- La convocatoria deber publicarse en el Portal

www.compraspublicas.gob.ec y contendr la informacin que determine el INCOP.

Art. 50.- Recepcin de las ofertas.- Las ofertas tcnica y econmica debern ser

entregadas por los oferentes, hasta el da y hora sealados en la convocatoria, a

travs del Portal www.compraspublicas.gob.ec.

De manera excepcional considerando el nivel de complejidad y magnitud de la

informacin a presentarse, y previo conocimiento del INCOP, las ofertas podrn ser

entregadas fsicamente en el lugar, da y hora sealados en la convocatoria por la

entidad contratante.

Art. 51.- Contenido de las ofertas.- Las ofertas debern cumplir todos los

requerimientos exigidos en los Pliegos y se adjuntar todos y cada uno de los

documentos solicitados.

Art. 52.- Trmino entre convocatoria y apertura de ofertas.- El trmino entre la

convocatoria y cierre de recepcin de ofertas los fijar la entidad contratante

atendiendo al monto y complejidad de la contratacin, en consideracin al tiempo

requerido para que los proveedores preparen sus ofertas. En ningn caso el trmino

5

ser menor a diez das ni mayor a treinta das, salvo el caso de contrataciones de

obras en que el trmino mximo podr ser de hasta cuarenta y cinco das.

Art. 53.- Apertura de las ofertas.- El acto de apertura de sobres se har a travs

del Portal; o, en el lugar sealado en la convocatoria, si las ofertas han sido

entregadas de manera fsica en los casos permitidos.

Una vez abiertas las ofertas, se publicar en el Portal www.compraspublicas.gob.ec

al menos la siguiente informacin:

1. Identificacin del Oferente.

2. Descripcin bsica de la obra, bien o servicio ofertado; y,

3. Precio unitario de ser el caso y valor total de la oferta.

Art. 54.- Mtodo de evaluacin de las ofertas.- La Comisin Tcnica revisar que

las ofertas cumplan los requisitos mnimos establecidos en los pliegos y rechazar

aquellas que no den cumplimiento a los mismos.

La evaluacin de las ofertas se efectuar aplicando los parmetros de calificacin

previstos en los pliegos.

La evaluacin de una oferta comprende tanto la referida a la propuesta tcnica

como a la propuesta econmica.

La oferta evaluada como la mejor ser aquella que obtenga el mejor costo de

conformidad con el numeral 18 del artculo 6 de la Ley.

Art. 55.- Trmino para la evaluacin de las ofertas.- La evaluacin ser realizada

por la Comisin Tcnica luego del cierre de la apertura de ofertas en un trmino no

mayor a diez (10) das. Si la complejidad de la contratacin lo exige, la entidad

contratante podr establecer en los pliegos un trmino adicional de cinco (5) das.

6

ENTIDAD CONTRATANTE

3. Fase Precontractual

3.1 Creacin del Proceso

Para ingreso al portal de Contratacin Pblica utilice el navegador Internet

Explorer versin 7, Google Chrome, Mozilla Firefox 3.0 o superior.

Ingrese al portal www.sercop.gob.ec. Imagen 3.1

Imagen 3.1

Para ingresar al Sistema Transaccional, haga clic en el cono SOCE Sistema Oficial

de Contratacin del Estado. Imagen 3.2

Imagen 3.2

7

Para acceder al Sistema Oficial de Contratacin del Estado, ingrese nmero de

RUC, nombre de Usuario y Contrasea, luego haga clic en el botn

Entrar. Imagen 3.3

Imagen 3.3

En la siguiente imagen podr observar la pantalla de inicio del sistema para una

Entidad Contratante. Imagen 3.4

Imagen 3.4

8

Para crear un proceso de Licitacin ingrese al men Entidad Contratante,

submen Nueva Contratacin, como se muestra en la imagen a continuacin.

Imagen 3.5

Imagen 3.5

Registre los siguientes pasos para la creacin del proceso:

Paso 1: Informacin Bsica

En este paso la Entidad deber registrar los datos bsicos para la creacin del

proceso, a continuacin se detalla la informacin que deber registrar.

Entidad Contratante: Nombre de la Entidad, esta informacin ser

desplegada automticamente del Sistema.

Representante Legal: Nombre de la Mxima Autoridad de la Entidad

Contratante, esta informacin ser desplegada automticamente del Sistema.

Cdigo del Proceso: Codificacin que se utilizar para identificar el proceso

de Contratacin.

Siglas del cdigo: Siglas del Proceso de Contratacin (Siglas del Proceso de

Licitacin de Bienes o Servicios- Siglas de la Entidad Contratante Nmero

secuencial establecido por la Entidad Ao).

9

Ejemplo: LICBSENTG-001-2014.

Objeto del Proceso de Contratacin: Breve descripcin del Bien, Servicio,

Obra o Consultora a contratar.

Descripcin del Proceso de Contratacin: Breve descripcin administrativa

del Objeto de Contratacin.

Direccin: Lugar donde ser entregado el producto o servicios, objeto del

Contrato.

Tipo de Compra: Seleccione de entre las opciones: Bien, Consultora,

Frmacos, Obras, Seguros o Servicios.

Palabras Claves: Palabras afines al objeto de Contratacin, se requieren para

la bsqueda del proceso en caso de que no encuentre el proceso con el

cdigo.

Tipo de Contratacin: Seleccione la opcin Licitacin.

Presupuesto Referencial Total: Valor del Presupuesto Referencial.

Partida Presupuestaria: Nmero de Partida Presupuestaria.

Forma de Pago:

Anticipo: Porcentaje de anticipo.

Saldo a:

Otra, Revisar trminos de Referencia

Pago a 30 das

Pago a 45 das

Pago contra entrega de bienes, obras o servicios

Pago por otro concepto

Pago por planilla.

10

Tipo de Adjudicacin: Especificar si la contratacin es Parcial o Total.

Funcionario Encargado del Proceso: Contacto a cargo del proceso.

Costo de Levantamiento de Textos, reproduccin y edicin de pliegos:

Seleccione de entre las opciones S o NO.

Slo si seleccion la opcin S, ingrese Costo y Detalle de pago, caso contrario

contine con la siguiente opcin.

Recuerde que esta opcin slo se deber seleccionar cuando la Entidad

Contratante haya incurrido en algn gasto econmico por levantamiento o

edicin de los pliegos.

Una vez que haya ingresado toda la informacin proceda a hacer clic en el botn

Continuar. Imagen 3.6

11

Imagen 3.6

Para confirmar los datos ingresados, haga clic en el botn Aceptar, y continue al

siguiente paso. Imagen 3.7

12

Imagen 3.7

Paso 2: Registro de Productos

En esta seccin deber agregar la descripcin del lote del bien o servicio que se va

adquirir, y luego de clic en el icono Buscar. Imagen 3.8

Imagen 3.8

Se despliega una pantalla donde se deber seleccionar el Lote correspondiente a la

contratacin. Imagen 3.9

13

Imagen 3.9

Una vez seleccionado el lote, proceder a escoger el producto del objeto de la

contratacin ligado al lote que escogi anteriormente, para lo cual deber dar clic

sobre el cono Buscar Producto. Imagen 3.10

Imagen 3.10

14

Se despliega una pantalla de Seleccin de Producto, donde el sistema indicar el

cdigo CPC del Lote elegido, el mismo que debe ser ingresado en cdigo y presionar

sobre el botn Buscar para visualizar todos los CPCs comprendidos en este lote.

Imagen 3.11

Imagen 3.11

Un vez que se escogi el bien o servicio, indique la unidad, cantidad, valor y

caractersticas adicionales del cdigo CPC seleccionado, informacin requerida por el

sistema, para finalmente pulsar sobre el icono Guardar. Imagen 3.12

15

Imagen 3.12

Al realizar la verificacin de los datos ingresados sean correctos y que se cumpla con

el monto presupuestado debe pulsar el botn. Continuar. Imagen 3.13

Imagen 3.13

Paso 3: Parmetros de Calificacin

En este paso aparecern los parmetros de calificacin automticos, y la opcin para

que la Entidad agregue los parmetros adicionales que requiere para la calificacin

de los oferentes, para agregar los parmetros de calificacin, haga clic en el botn

Agregar Parmetro. Imagen 3.14

16

Imagen 3.14

Seleccione del siguiente listado los parmetros de calificacin que requiere para

calificar las ofertas del proveedor, para ello haga clic en el siguiente cono , de

esta manera agregar el parmetro. Imagen 3.15

Imagen 3.15

El parmetro ha sido agregado. Imagen 3.16

17

Imagen 3.16

Una vez que haya seleccionado todos los parmetros, no olvide ir registrando los

puntajes por los que calificar cada parmetro, para finalizar d clic en el botn


Imagen 3.17

Paso 4: Parmetros de Preferencia

En el siguiente paso deber seleccionar la provincia, cantn o parroquia rural donde

se requiere la adquisicin de bienes o servicios, una vez ingresada la informacin de

clic en Continuar. Imagen 3.18

18

Imagen 3.18

Una vez que haya realizado la seleccin requerida para determinar la contratacin

preferente, d un clic en el botn Continuar. Imagen 3.19

Imagen 3.19

Paso 5: Plazos y Fechas

A continuacin proceda a ingresar los plazos requeridos para Vigencia de Oferta y

Plazo de Entrega, recuerde ingresar el tiempo en das. Imagen 3.20

19

Imagen 3.20

El siguiente paso es el registro de las Fechas en las que se realizar todo el proceso

precontractual, para ello haga clic en el calendario, registre mes, da, hora y minuto,

como se muestra a continuacin. Imagen 3.21

Imagen 3.21

Las fechas que deber ir ingresando para el procedimiento son las siguientes:

Fecha de Publicacin: Fecha y hora en la que se publicar el proceso el proceso.

Fecha lmite de Preguntas: Fecha y hora lmite para que se pueda realizar alguna

pregunta acerca de los pliegos.

El tiempo para realizar las preguntas y realizar aclaraciones se cuenta desde la Fecha

y Hora de Publicacin hasta antes de la Fecha y Hora lmite de Preguntas.

Fecha lmite de Respuestas: Fecha y hora lmite para que el proveedor pueda

realizar alguna pregunta acerca de los pliegos.

20

El tiempo para responder a la las preguntas se podr realizar desde la Fecha y hora

de Publicacin hasta antes de la fecha y hora lmite de Respuestas.

Fecha lmite de entrega de Propuestas: Fecha y hora lmite para entregar la oferta

econmica a travs del sistema y la oferta tcnica de forma fsica a la Entidad

Contratante.

El tiempo para entregar las ofertas se cuenta desde la Fecha y Hora lmite de

Respuestas hasta antes de la Fecha lmite de entrega de Propuestas.

Fecha de Apertura de Ofertas: Fecha y hora en la que se abrirn las ofertas.

Recuerde que desde la fecha de apertura de ofertas hasta antes de la Fecha Estimada

de Adjudicacin, la Entidad deber indicar si existe o no convalidacin y calificar las

ofertas)

Fecha Estimada de Adjudicacin: Fecha y hora en la que se estima se realizar la

Adjudicacin.

Ingrese las fechas y una vez que haya concluido con el registro, haga clic en el botn


Imagen 3.22

21

Los tiempos del cronograma sern establecidos en base a la Normativa.

Paso 6: Anexos

El registro del proceso concluir adjuntando en esta seccin los pliegos y la

Resolucin. Imagen 3.23

Imagen 3.23

Ahora proceda a adjuntar los documentos en las secciones indicadas, para ello haga

clic en el botn Seleccionar archivo, ubique el archivo que se requiere adjuntar,

luego haga clic en el botn Abrir, posterior a esto ingrese el nombre del

Documento en el campo Descripcin y finalmente haga clic en el botn Subir.

Imagen 3.24

Imagen 3.24

22

Los documentos que deber adjuntar en el sistema es la Resolucin Administrativa,

los Pliegos y los documentos relevantes de conformidad a la Resolucin INCOP No.

053-2011, de fecha 14 de octubre de 2011.

Para concluir con la Creacin del Proceso, haga clic en el botn Finalizar. Imagen

3.25

Imagen 3.25

3.2 Consulta de Procesos

Una vez que haya finalizado el proceso, bsquelo en la opcin Consultar,

submen Mis procesos. Imagen 3.26

Imagen 3.26

23

Podr realizar la bsqueda del proceso con cualquiera de las opciones siguientes:

palabra clave, Tipo de Contratacin, Estado del Proceso, Cdigo del Proceso o por

Fechas de Publicacin. Imagen 3.27

Imagen 3.27

Una vez que haya seleccionado alguna de las opciones proceda a dar clic en el botn

Buscar. Imagen 3.28

Imagen 3.28

A continuacin, haga clic en el cdigo del proceso, como se muestra a continuacin.

Imagen 3.29

24

Imagen 3.29

Al ingresar podr verificar toda la informacin del proceso que cre, ingresando

mediante las pestaas que se muestran en dicho proceso como son: Descripcin,

Fechas, Productos, Parmetros de Calificacin y Archivos. Imagen 3.30

Imagen 3.30

PROVEEDOR

3.3 Revisar Invitacin

Una vez publicado el proceso el sistema enviar la invitacin inmediata y automtica

al portal, para ello deber revisar el Listado de Invitaciones recibidas e ingresar al

proceso que desea participar.

Para ingresar a una de las invitaciones, haga clic en el cdigo del proceso en el que

le interese participar, a continuacin una imagen de ejemplo. Imagen 3.31

25

Imagen 3.31

Revise cada una de las pestaas de informacin del proceso, como son Descripcin,

Fechas, Productos, Parmetros de Calificacin y Archivos. Imagen 3.32

Imagen 3.32

Recuerde adems que en la pestaa Archivos podr descargar el pliego del

proceso y la Resolucin que emiti la Entidad Contratante para acogerse al Rgimen

Especial, para descargar el documento haga clic en el cono que se muestra a

continuacin. Imagen 3.33

26

Imagen 3.33

PROVEEDOR

3.4 Fecha lmite de Preguntas

El proveedor podr realizar preguntas acerca del pliego o del procedimiento en el

enlace que dice Ver Preguntas y/o aclaraciones. Imagen 3.34

Imagen 3.34

Para que pueda realizar las preguntas, d un clic en el botn Agregar Pregunta.

Imagen 3.35

27

Imagen 3.35

Lea detenidamente el mensaje que aparece a continuacin, luego prosiga haciendo

clic en el botn Aceptar. Imagen 3.36

Imagen 3.36

Ingrese la pregunta en la siguiente seccin, como se muestra en la siguiente imagen,

y luego debe dar clic en el botn Enviar. Imagen 3.37

28

Imagen 3.37

En la imagen siguiente podr ver agregada la pregunta. El proveedor podr realizar

todas las preguntas que requiera, no existe un nmero mnimo ni mximo de

preguntas, solo debe recordar que la opcin para Agregar la pregunta se

deshabilitar cuando haya concluido el tiempo establecido en el cronograma de

Fechas y Plazos. Imagen 3.38

Imagen 3.38

ENTIDAD CONTRATANTE

3.5 Respuestas y Aclaraciones

Para responder las preguntas realizadas por el proveedor, la Entidad Contratante

deber revisar que el proceso se encuentre en el Estado Preguntas, Respuestas y

29

Aclaraciones, luego ingrese al enlace Ver Preguntas, Respuestas y

Aclaraciones. Imagen 3.39

Imagen 3.39

Al ingresar podr visualizar las preguntas que ha realizado el proveedor, para

contestar las preguntas haga clic en el botn Responder. Imagen 3.40

Imagen 3.40

Ingrese la respuesta que dar al proveedor, luego haga clic en el botn Enviar.

Imagen 3.41

30

Imagen 3.41

Una vez que haya enviado la respuesta, podr visualizar la misma en la siguiente

imagen. La seccin que indica subir un archivo para respuesta o aclaracin no es ms

que una opcin que dar el sistema para subir algn documento que se necesite para

la respuesta, si no lo tiene no es un paso obligatorio. Imagen 3.42

Imagen 3.42

Si la Entidad requiere hacer algn tipo de aclaracin al proveedor la puede realizar a

travs de la opcin Agregar Aclaracin. Imagen 3.43

31

Imagen 3.43

Ingrese la aclaracin a travs del siguiente recuadro y finalmente haga clic en el

botn Enviar. Imagen 3.44

Imagen 3.44

La aclaracin ser aadida como se muestra a continuacin en la siguiente imagen, si

requiere adjuntar algn archivo para responder a la aclaracin, adjntelo a


32

Imagen 3.45

PROVEEDOR

3.6 Entrega de Propuestas

El envo de ofertas lo podr realizar desde la Fecha y Hora Lmite de Respuestas

hasta antes de la Fecha y hora lmite de Propuestas, revise que el Estado del proceso

diga En Curso, para enviar la oferta ingrese al enlace Entregar Oferta. Imagen

3.46

Imagen 3.46

33

A continuacin de un clic en el enlace Enviar Oferta. Imagen 3.47

Imagen 3.47

En la siguiente imagen deber ingresar el plazo de entrega, garanta en meses, si es

que aplica y finalmente si requiere ingresar alguna observacin, como se muestra a


Imagen 3.48

Adems el proveedor deber ingresar la informacin correspondiente al Valor

Agregado Ecuatoriano, segn las siguientes consideraciones. Imagen 3.49

Imagen 3.49

34

Una vez ingresados los datos correspondientes debe dar clic sobre el botn Guardar

temporalmente y Calcular VAE, para que el sistema calcule los valores para el

Valor Agregado Econmico del Producto. Imagen 3.50

Imagen 3.50

Revise el mensaje que saldr en pantalla, d clic en el botn Aceptar. Imagen 3.51

Imagen 3.51

Una vez que haya realizado el paso anterior, d clic en el botn Enviar Oferta, la

seccin que usted observa para envo de archivos es opcional, si no registra un

documento con la oferta podr enviarla sin ningn problema, para ello d clic en el

botn Enviar Oferta. Imagen 3.52

35

Imagen 3.52

Si est seguro de Finalizar el envo de la propuesta haga clic en el botn Aceptar

del siguiente mensaje, caso contrario haga clic en el botn Cancelar. Imagen 3.53

Imagen 3.53

El siguiente mensaje indicar que la oferta ha sido enviada y que proceda a Imprimir

la propuesta que envo a travs del sistema, para ello d un clic en el botn

Aceptar. Imagen 3.54

Imagen 3.54

36

A continuacin d clic en el enlace Imprimir Oferta Enviada. Imagen 3.55

Imagen 3.55

ENTIDAD CONTRATANTE

3.7 Convalidacin de errores

En la etapa de calificacin de participantes la Entidad Contratante habr revisado las

ofertas fsicas, para lo cual indicar al sistema si existen o no convalidaciones que

realizarse. Para ello deber dar un clic en la opcin Convalidacin de Errores

Imagen 3.56

Imagen 3.56

37

En el caso de que si se requiera convalidar, seleccione Si y de un clic en el botn

Guardar. Imagen 3.57

Imagen 3.57

Adjunte aqu el Acta de Convalidacin de Errores, haga clic en el botn seleccionar

archivo, busque el archivo y haga clic en el botn Abrir, ingrese el nombre Acta

de Convalidacin de errores en la seccin Descripcin, finalmente haga clic en

el botn Subir. Imagen 3.58

Imagen 3.58

Una vez que haya subido el acta de convalidacin de errores d un clic sobre el botn


38

Imagen 3.59

Realice la Convalidacin haciendo un clic en la opcin Convalidar. Podr realizar

una o varias convalidaciones a un slo proveedor o a varios proveedores. Imagen 3.60

Imagen 3.60

En el siguiente recuadro ingrese la Convalidacin que le har al proveedor y d un

clic en el botn Enviar. Imagen 3.61

Imagen 3.61

39

Ahora observe en la siguiente imagen la Convalidacin ya aadida y la opcin para

adjuntar el Oficio de Convalidacin del proveedor. Imagen 3.62

Imagen 3.62

Adjunte el oficio de convalidacin al proveedor y haga clic en el botn Regresar.

Imagen 3.63

Imagen 3.63

Ahora haga clic en el botn Finalizar Convalidacin. Imagen 3.64

Imagen 3.64

40

Debido a que la convalidacin se podr dar en un tiempo mnimo de 2 das y mximo

5, deber cambiar los tiempos establecidos al principio, como son Fecha lmite de

respuesta a Convalidacin, y Fecha Estimada de adjudicacin. Una vez que haya

ingresado las fechas de un clic en el botn Realizar Convalidacin. Imagen 3.65

Imagen 3.65

En la siguiente pantalla el sistema mostrar un mensaje donde indica el total de

convalidaciones enviadas. Imagen 3.66

Imagen 3.66

En el caso de que no exista convalidacin d clic en NO y en el botn Guardar.

Imagen 3.67

41

Imagen 3.67

PROVEEDOR

3.8 Respuesta a la Convalidacin de Errores

En el Estado Calificacin de Participantes, el proveedor debe revisar si tiene

convalidaciones que contestar, para ello debe hacer clic en el enlace Convalidacin

de Errores, como se muestra a continuacin. Imagen 3.68

Imagen 3.68

D clic en el enlace Revisar/Responder Preguntas. Imagen 3.69

42

Imagen 3.69

En la siguiente pantalla el sistema mostrar el mensaje de convalidacin enviado por

la Entidad Contratante y podr visualizar el oficio de convalidacin, proceda a

Responder la convalidacin realizada. Imagen 3.70

Imagen 3.70

En la siguiente pantalla, ingrese la respuesta a la convalidacin realizada por la

Entidad Contratante y para finalizar d clic en el botn Enviar. Imagen 3.71

43

Imagen 3.71

A continuacin podr observar la respuesta realizada y la opcin para que el

proveedor suba el documento convalidado. Imagen 3.72

Imagen 3.72

Adjunte el documento convalidado y d clic en el botn Regresar. Imagen 3.73

44

Imagen 3.73

Recuerde revisar su documento publicado en la pestaa Archivos del proceso.

ENTIDAD CONTRATANTE

3.9 Revisar Convalidacin

Proceda a revisar la Convalidacin que realiz el proveedor, para ello revise las

respuestas de la Convalidacin en el enlace Convalidacin de Errores. Imagen

3.74

Imagen 3.74

45

A continuacin ingrese al enlace Revisar Convalidacin. Imagen 3.75

Imagen 3.75

A continuacin podr revisar el documento o documentos de Convalidacin que

adjunt el proveedor. Imagen 3.76

Imagen 3.76

ENTIDAD CONTRATANTE

3.10 Calificacin de Ofertas

Proceda calificar las ofertas, para ello deber ingresar en la opcin Calificacin,

esto lo deber realizar desde la Fecha y hora de Apertura de Ofertas hasta antes de

la Fecha Estimada de Adjudicacin. Imagen 3.77

46

Imagen 3.77

Realice la calificacin de los proveedores ingresando al enlace Calificar. Imagen

3.78

Imagen 3.78

Revise la oferta enviada por el proveedor y proceda a calificar los parmetros.

Imagen 3.79

47

Imagen 3.79

Una vez ingresadas las calificaciones proceda primero a Guardar Temporalmente,

como se muestra en la imagen a continuacin. Imagen 3.80

Imagen 3.80

Luego proceda a Confirmar Calificaciones. Imagen 3.81

48

Imagen 3.81

Una vez que se ha confirmado la calificacin de cada proveedor, aparecer un estado

de la calificacin que dice Ver Calificacin. Imagen 3.82

Imagen 3.82

En la siguiente seccin adjunte el Acta de Calificacin y para continuar d un clic en

el botn Finalizar Calificacin. Imagen 3.83

49

Imagen 3.83

ENTIDAD CONTRATANTE

3.11 Adjudicacin

Para continuar con la adjudicacin d clic en el enlace Adjudicar. Imagen 3.84

Imagen 3.84

A continuacin podr observar el resumen del procedimiento, al final de la pantalla

tendr las opciones para realizar la Adjudicacin segn el resultado de la

calificacin. Imagen 3.85

50

Imagen 3.85

Una vez que registre los datos para la Adjudicacin, d clic en el botn Adjudicar

Proveedor. Imagen 3.86

En el caso de que no hubiera un puntaje adecuado para la adjudicacin, la Entidad

Contratante podr proceder a Declarar Desierto el Procedimiento.

Imagen 3.86

Para finalizar, dirjase al final de la pantalla nuevamente y aqu deber adjuntar la

Resolucin de Adjudicacin, para ello d clic en el botn Finalizar Adjudicacin.

Imagen 3.87

51

Imagen 3.87

Una vez adjudicado el proceso quedar en el estado Adjudicado-Registro de

Contratos. Imagen 3.88

Imagen 3.88

52

4. Fase Contractual

4.1 Registro de Contratos

Una vez que el proceso ha sido Adjudicado la Entidad deber proceder con la

Firma del Contrato y con el Registro del mismo a travs del Sistema.

Para ello haga clic en el enlace Contratos. Imagen 4.1

Imagen 4.1

A continuacin podr observar la pantalla y dar un clic en el enlace Ingreso de la

Informacin del Contrato Principal. Imagen 4.2

Imagen 4.2

53

A continuacin registre la fecha de suscripcin del contrato, el contrato inicia en, el

nombre del administrador del contrato, informacin de consorcio si es el caso y

entregas parciales si es el caso, la entrega definitiva en das. Imagen 4.3

Imagen 4.3

Una vez que haya ingresado la informacin, haga clic en el botn Guardar. Imagen

4.4

Imagen 4.4

54

Para finalizar con el proceso proceda a subir los documentos que hayan asumido las

partes como son: contrato y si se dio anticipo la notificacin del mismo. Imagen 4.5

Imagen 4.5

Una vez que haya subido los documentos haga clic en el botn Continuar. Imagen

4.6

Imagen 4.6

A continuacin deber registrar las garantas del contrato principal, las necesarias de

acuerdo al tipo y monto del contrato, ingresar toda la informacin solicitada y dar

clic en el botn Guardar Garanta. Imagen 4.7

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Imagen 4.7

Por cada registro de las garantas, deber adjuntar el respectivo documento de la

Garanta, en el espacio, Documento Garanta. Imagen 4.8

Imagen 4.8

Una vez ingresadas todas las garantas y los respectivos adjuntos, para finalizar con

el proceso de registro de las garantas deber dar clic en Finalizar Imagen 4.9

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Imagen 4.9

Para finalizar con el proceso del registro del contrato, deber dar clic en Finalizar

Imagen 4.10

Imagen 4.10

El proceso pasar a ejecucin de contrato y las entregas parciales deber ser

ingresado por el Administrador del Contrato, en la fase contractual del proceso.

Imagen 4.11

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Imagen 4.11

Para finalizar el proceso el Administrador del Contrato deber haber subido la

informacin de la entrega o entregas, luego del cual el proceso pasa a estado

Ejecucin del Contrato, en esta etapa se subir las Facturas, Actas de Entregas

Recepcin Definitiva y documentacin complementaria para Finalizar el proceso.

(Nota: solo el funcionario que inicio el proceso lo finaliza).

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