Bases para el Diseño Organizacional - VI -2011

El tema bases para el desarrollo diseño organizacional ha adquirido gran

importancia en los últimos años por que nos permite saber que es una

organización y como es elaborada y poder comprender la razón y la manera en

que este proceso está cambiando al mundo, así como la forma en que estos

cambios están afectando a nuestra sociedad nacional y local transformándola a

diferentes ritmos y con distintos grados de impacto

La organización es un ordenamiento que establece “Grupos Humanos” para tratar

de alcanzar algo de manera colectiva y oportunidades de alcanzar un desarrollo.

Algunos países se están integrando a la economía mundial con mayor rapidez que

otros. En los países que han logrado integrarse, el crecimiento económico es más

rápido y la pobreza disminuye. Como resultado de la aplicación de las bases para

el diseño organizacional hace que las organizaciones sean más prósperos mayor

alcanza en la sociedad y tengan políticas de apertura, la mayor parte de los países

tienen organizaciones por lo cual este tema es muy importante ya que estos son

los que elaboran trabajo, han convertido en países dinámicos y prósperos.

Asimismo, a medida que mejoraron las condiciones de vida fue posible avanzar en

el proceso democrático y, en el plano económico, lograr progresos en cuestiones

tales como el medio ambiente y las condiciones de trabajo.

INTRODUCCIÓNINTRODUCCIÓN

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UNIVERSIDAD NACIONAL JOSÉ FAUSTINO SÁNCHEZ CARRIÓN

Somos un equipo de jóvenes estudiantes responsables, capaces y muy motivados

en presentar ésta monografía basada en el tema de BASES PARA EL DISEÑO

ORGANIZACIONAL, término utilizado por las ciencias de administrativas,

económicas y contables. Así mismo damos a conocer un análisis profundo del

concepto y los pasos a seguir para diseñar una organización, de la manera como

se forma, su interpretación, y los beneficios que este nos lleva.

Nuestro objetivo principal es aportar conocimientos básicos para la sociedad de lo

que es las bases para el diseño organizacional, del mismo modo velar y exigir la

aplicación correcta de la misma.

Esperamos que la presente sea de su completo agrado, así también colme sus

expectativas del tema, lo cual será nuestra mayor satisfacción y contribuirá aún

más nuestra motivación hacia éxito personal y profesional.

ADMINISTRACION V CICLO – SISTEMA ORGANIZACIONAL

PRESENTACIÓNPRESENTACIÓN

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DedicatoriaDedicatoria

El Presente trabajo ha sido elaborado con mucho esfuerzo y dedicación para aquellas personas que siempre nos brindan su apoyo.

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1. ORGANIZACIÓN


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Una organización es un patrón de relaciones por medio del cual las personas, bajo

el mando de los directivos o gerentes persiguen metas comunes .Estas metas son

producto de los procesos de toma de decisiones denominado Planificación .Las

metas que los administradores desarrollan en razón de la planificación suelen ser

ambiciosas, de largo alcance y sin final fijo.

2. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

Principio del objetivo perseguido

Un requisito previo para el comienzo de cualquier empresa mercantil, o para

realizar la empresa en su conjunto, o una unidad de ella, o una actividad

cualquiera, es que, hay que hacer un enunciado claro y completo de los objetivos

perseguidos.

Principios de Análisis

Hay que hacer el análisis completo de todo el problema, de modo que se puedan

conocer y segregar todos los elementos y asignar a cada uno su valor relativo.

Principio de la Sencillez

Deben eliminarse todas las actividades que no sean absolutamente necesarias y

las que se conserven deben manipularse de la manera más sencilla posible.

PRINCIPIO DE LA FUNCIONALIZACIÓN.

La funcionalización es el agrupamiento lógico de las operaciones o

actividades análogas y complementarias.

PRINCIPIO DE LA DEPARTAMENTALIZACIÓN

Deben definirse claramente los departamentos y secciones de las divisiones

de la organización, así como sus respectivas funciones.


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PRINCIPIO DE LA CENTRALIZACIÓN DE LA AUTORIDAD, Y LA RESPONSABILIDAD.

La centralización de la autoridad y la responsabilidad no significa que un

funcionario deba esforzarse por hacerlo todo por sí mismo, sino

encomendar a los subordinados ciertos trabajos

PRINCIPIO DEL EQUILIBRIO AUTORIDAD-RESPONSABILIDAD

"Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de

cada nivel jerárquico.

PRINCIPIO DE LA ESPECIALIZACIÓN.

"Cuando más se divide el trabajo, asignado a cada empleado una actividad

limitada y concreta. Se obtiene siempre mayor eficiencia, precisión y

destreza.

3. FUNCIONES Y PARTES BASICAS DE UNA ORGANIZACIÓN.

La finalidad es aquello que la Institución pretende alcanzar en forma

permanente. Representa el mandato o razón de su existencia. La finalidad

de las entidades públicas está definida en su Ley de Creación. La finalidad

en las entidades privadas se define como "M1S10N" y esta relacionada con

los productos o servicios que una entidad genera y los clientes o usuarios a

quienes se dirige.

Para tratar de alcanzar la "FINALIDAD" es necesario desarrollar un

conjunto de tareas, actividades y acciones.: "COSAS QUE HAY QUE

HACER" que nos orientan a objetivos.

FUNCIONES OBJETIVOS

DIRECCION Conducir, gobernar las organizaciones, supervisar


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LINEA Ejecutar y realizar, mantener la razón por la cual existe la organización

APOYO Dar soporte a la organización en bienes y servicios

ASESORIA Dar consejo y orientación a toda la organización

CONTROL Apoyar a ala dirección en la evaluación y control de acciones, metas y objetivos

CONSULTIVAS Participación opinando sobre temas de especialización

TIPOS DE FUNCIONES

4. PARTES FUNDAMENTALES DE LA ORGANIZACIÓN.

Son las siguientes:

a) Núcleo de Operaciones: Dentro del cual los operarios realizan el trabajo

fundamental de la organización INPUT - OUTPUT.

b) Ápice Estratégico o Cumbre Estratégica: Directivos del estrato superior

de la jerarquía.

c) Línea Media: Vincula al Ápice con el núcleo de operaciones mediante la

Cadena de Mando.

d) Tecnoestructura: Analistas normalizan el trabajo ajeno. Adaptan la

organización e su entorno.

e) Staft de Apoyo: Respalda el funcionamiento del núcleo de operaciones por

vía indirecta.

Si establecemos relación con el tipo de funciones que hemos señalado,

encontraremos lo siguiente;

a) Núcleo de Operaciones: Se vincula con las funciones de línea.

b) Ápice Estratégico: Se vincula con las funciones de dirección, en

sus .niveles altos.


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c) Línea Media: se vincula con las funciones de dirección en sus niveles

intermedios.

d) Tecno estructura: Se vincula con las funciones de asesoría, consultoría y

de control.

e) Staft de Apoyo: Se vincula con las funciones de apoyo.

EL NUCLEO DE OPERACIONES

Constituye el centro de toda organización, es el área donde se realiza el trabajo

básico directamente relacionado con la producción de bienes y servicios.

EL APICE ESTRATEGICO

Se ocupa que la organización cumpla efectivamente con su misión y de que

satisfaga los intereses de las personas que controlan o tienen poder sobre la

organización. Implica tres obligaciones:

1. Supervisión Directa.

2. Gestión de las condiciones en los límites de la Organización.

3. Desarrollo de la Estrategia de la Organización.

LA LINEA MEDIA

Une al ápice con el núcleo de operaciones. Ejercen autoridad directa sobre los

operarios mediante supervisión directa. Recopila información de abajo, y la

transmite a los directivos situados en puestos superiores del suyo.

LA TECNO ESTRUCTURA

Se compone de los analistas que estudian la capacitación. Diseñan, planifican,

cambian o preparan a las personas que realizan el trabajo pero no participan en él.

Solo resulta efectiva para hacer más efectivo el trabajo ajeno.

STAFF DE APOYO


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Proporciona apoyo a la organización fuera del flujo de trabajo, reflejan el intento de

abarcar actividades, que reduzcan la incertidumbre dentro de la organización.

ORGANIZACIONES

La estructura de la organización puede definirse como el conjunto de todas las

formas que se divide el trabajo en tareas distintas. Los mecanismos de control

mantienen unida a la organización

Existen 5 mecanismos de control que explican las formas en que las

organizaciones coordinan su trabajo: Estos se dividen en mecanismos Orgánicos y

mecanismos burocráticos.

a) MECANISMOS ORGANICOS:

Adaptación Mutua: Consigue la coordinación del trabajo, se utiliza en

organizaciones sencillas.

Supervisión Directa: Consigue la coordinación al responsabilizarse una

persona del trabajo de los demás dándoles instrucciones y controlando sus

acciones.

b) MECANISMOS BUROCRATICOS:

La esencia de una burocracia es la coordinación del trabajo mediante normas,

es decir va estar coordinada sin tener que haber comunicación entre las

partes.

Normalización de los Procesos de trabajo: Cuando el contenido del trabajo queda especificado, es decir programado.

Normalización de los Resultados: Cuando se especifican los resultados por ejemplo metas y resultados.

Las normas especifican el resultado esperado del trabajo.

5. EVOLUCIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL


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Podemos identificar 4 etapas en la evolución del diseño Organizacional.

ENFOQUE CLASICO

Busca el “mejor camino”, una seria de principios para crear una estructura organizacional que funcionará bien en todas las situaciones.

Así mismo, la burocracia especificaba, con claridad, la autoridad y la responsabilidad lo cual, facilitaba la evaluación de los resultados y su recompensa.

ENFOQUE AMBIENTAL

Tom Bums y G.M. Stalker desarrollaron un enfoque para diseñar organizaciones, donde señalaron las diferencias de dos sistemas de organización.

SISTEMA MECANISTA.- Las actividades la organización se descompone en tareas especializadas y separadas y los objetivos de cada persona son definidos, por gerentes de niveles más altos siguiendo la cadena de mando burocrática clásica.

SISTEMA ORGANICO.- Las personas trabajan en forma de grupos, los miembros se comunican con todos los niveles de la organización para obtener información y asesoría. Bums y Stalke llegaron a una conclusión de que el sistema mecanista el más conveniente para un ambiente estable. Las principales conclusiones es la siguiente:

La especialización de habilidades es conveniente.

Los miembros de la organización deben tener habilidad para

resolver diversos problemas y que las actividades no sean

repetidas.

En los entornos turbulentos es conveniente un sistema orgánico

que es aquel que se caracteriza por su informalidad, trabajo en

grupos y comunicación abierta.

REDUCCION DE TAMAÑO


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Es un tipo de toma de decisiones se le conoce con el nombre de restructuración

donde en la actualidad viene hacer una disminución de la organización

(reducción de tamaño)

Los gerentes de muchas empresas adoptaron estructuras para sus

organizaciones cuando los tiempos eran más estables , cuando dominaban sus

propios ambientes ahora en la realidad no es así con los avances tecnológicos y

largo alcance obligaron a los gerentes de compañías muy burocratizadas

adaptar estructuras menos jerárquicas para poder adaptarse mejor a su ambiente

y son: eficiencia, productividad, y calidad y han adoptado por las estructuras más

ligeras y flexibles que pueden responder con mayor facilidad a los cambios de los

mercados mundiales.

6. EVOLUCIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

FASE MODERNA

Organización en red Organización federal Organización tipo trébol

FASE ANTIGUA

Verticales Burocráticas Descentralizadas Interconexiones en red

ORGANIZACIÓN EN RED

El enfoque se concentra en el cliente, no en las funciones internas del negocio.

Las organizaciones interconectadas en red se encuentran en mejor posición de

atender con mayor receptividad todas las necesidades de sus clientes y los

cambios registrados en el mercado. El surgimiento de las organizaciones en red

surgen dos cambios:

Comprensión de la importancia de la fuerza laboral multifuncional.

Comprende el éxito de los negocios, se basa en la aplicación de los

recursos requeridos para satisfacer las necesidades de los clientes.


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Tecnología de información

Rompe la dependencia de la organización en gerentes “expertos”.

Posibilita que el personal trabaje en conjunto como equipo, independiente

mente de las fronteras geográficas.

Da poder al personal para que participe y coordine el proceso de trabajo, en

diferentes momentos.

Economía de servicios:

Los tradicionales modelos de estructura organizacional utilizados en los segmentos

industriales eran menos efectivos que el sector de servicios. Debido que las tareas en

las organizaciones de servicios, no eran tan distintivas o tan repetitivas como las del

sector industrial. La fluctuación de tareas es consecuencia que tienen los empleados de

servicios con sus clientes.

Iniciativas de calidad total

El propósito más consistente es la necesidad de integrar al personal, los

procesos y la tecnología, con el fin de “dar gusto al cliente”.

Dos modelos de estructuras en red:

Estructura en red de administración de casos.

Fue liderada en la industria del cuidado de la salud, en respuesta a la

importancia del servicio para los pacientes. En las diversas instituciones los

individuos o equipos tienen bajo su responsabilidad la tarea de hacer

seguimiento a un paciente durante su estadía en el hospital, con el fin de

manejar el proceso completo de prestación de servicio a los pacientes,

desde el comienzo hasta el final.

Estructura en red de administración de procesos horizontales.


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Una organización examina sus principales procesos y diseña una estructura que incluya los requerimientos necesarios para satisfacer las necesidades del cliente de ese servicio o proceso.

LA ORGANIZACIÓN FEDERAL

Son organizaciones emprendedoras invertidas, la iniciativa, la dirección y la energía proceden principalmente de las partes, mientras que el centro tiene una fuerza influenciadora relativamente baja.

A medida que avanzamos hacia una sociedad de conocimiento, las organizaciones cada vez tenderán mas adoptar una estructura federal.

La organización “en forma de trébol” de charles handy

Se basa en 3 hojas de trébol.

La primera hoja: El núcleo de profesionales

Representa el núcleo central de trabajadores de la nueva organización. Son

los profesionales, técnicos, especialistas y directivos porque son los que

poseen todo el conocimiento que distingue a esta organización de las

demás; percibiendo salarios, ingresos elevados y compensaciones que

pueden recibir de parte de la compañía, trabajando 70 horas a la semana y

dedicarse a la compañía y su meta esta relacionadas con el trabajo que

desempeñan.

La segunda hoja: contratista externo

Son consultores, contratistas y otros especialistas que se contratan del exterior para

trabajar en proyectos específicos o para desempeñar un trabajo que no es esencial

para la organización, pagándoles en función de sus resultados, no de su tiempo, y la

organización solo supervisa sus actividades diarias al mínimo.

La tercer hoja: empleaos temporales y de tiempo parcial.


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Representa la fuerza laboral flexible, los empleados temporales y de tiempo parcial.

IDEAS SOBRE LA EMPRESA VIRTUAL

La empresa virtual acepta que solo debe concentrarse en unas cuantas actividades nucleares, tiene que buscar redes y que debe subcontratar socios para que realicen las demás actividades para así completar la cadena productiva o de servicios.

El planeamiento del futuro de las empresas debe centrarse en descubrir que es lo que les define como su razón de existir, es decir, descubrir su negocio fundamental y dedicarse a realizar solo esas actividades.

La búsqueda de socios será la actividad a desarrollarse, solamente si el primer punto se completo exitosamente, de lo contrario el socio estará mal seleccionado y la red nunca podrá funcionar.

También se considera a la empresa virtual como una forma de ganar escala en gran peso.

La empresa virtual nos da la posibilidad de alcanzar ciertos mercados, ciertos proyectos y aprovechar ciertas oportunidades de negocios que son imposibles a conseguir por nosotros mismos, sin la colaboración de los socios que acompañen en la aventura.

EN RESUMEN:

Una empresa debe concentrarse solo en unas cuantas actividades básicas,

centrales o fundamentales, que se denominan: “CORE BUSINESS”.


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Una empresa debe basar su actividad en la búsqueda de otras empresas

complementarias a sus actividades fundamentales, actividades necesarias para

completar el proceso productivo.

7. LA LOGICA DE ORGANIZAR

Organizar es un proceso gerencial permanente. Las estrategias se pueden

modificar, en el entorno organizacional puede cambiar y la eficacia y eficiencia de

las actividades de la organización no están siempre al nivel que los gerentes

desean.

A continuación detalle de cada uno de ellos:

A. DIVISION DEL TRABAJO

Como observo Smith, la gran ventaja de la división del trabajo e s que al

descomponer el trabajo total en operaciones pequeñas y simples la

productividad total se multiplica en forma geométrica.

B. DEPARTAMENTALIZACION

Es el resultado de las decisiones que toman los gerentes en cuanto a que

actividades laborales, una vez que han sido dividida en tareas se pueden

relacionar en grupos parecidos.

Para los autores clásicos la especialización en la organización se puede dar

en dos sentidos:

Especialización vertical: ocurre cuando la organización siente la necesidad

de aumentar la calidad de supervisión o dirección. Es una distribución de

autoridad y hace referencia al crecimiento de la cadena de mando y se

caracteriza por el aumento de la cantidad de niveles jerárquicos.

Especialización horizontal: cuando una organización tiene la necesidad de

aumentar la pericia, eficiencia y la calidad del trabajo, corresponde a una

especialización de la actividad y de los conocimientos, se hace a costa de

un mayor número de órganos especializados a un mismo nivel jerárquico.ADMINISTRACION V CICLO – SISTEMA ORGANIZACIONAL

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Tipos de departamentalización:

1. Departamentalización por funciones:

Consiste en el agrupamiento de las actividades y tareas de acuerdo

con las funciones principales desarrolladas en la empresa.

Ventajas:

a. Cuando hay una tarea especializada que exige un

seguimiento mas interno.

b. Cuando hay una exigencia de producto de calidad superior.

c. Permite la economía de los recursos por la utilización máxima

de la personas y maquinas.

d. Orienta a las personas hacia una actividad específica.

Desventajas:

a. Tiende a reducir la cooperación interdepartamental.

b. Se muestra inadecuada cuando la tecnología y circunstancias

externas son cambiantes.

c. Dificulta la adaptación y flexibilidad a cambios externos.

d. Tiende a ser que las personas concentren sus esfuerzos en

sus propias especialidades.

Aplicaciones:

En más indicadas para circunstancias estables y de poco cambio que

requieran de desempeño constante. Es aconsejada para empresas

que tengan pocas líneas de productos.

2. Departamentalización por productos .

Consideran que la departa mentalización por producto permite a las

personas identificarse con un producto en particular y desarrollar un


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gran espíritu de solidaridad. También facilita administrar a cada producto

como un centro de utilidad distinto. Proporciona oportunidades para

entrenar al personal ejecutivo al permitirles experimentar un amplio

campo de actividades funcionales.

Ventajas:

a. Fija responsabilidad de los departamentos.

b. Facilita la coordinación interdepartamental.

c. Facilita la innovación de los productos y la comunicación.

Desventajas:

a. No se recomienda a circunstancias externas variables.

b. Puede provocar ansiedad y temores humanos ante problemas

de estabilidad.

3. Departamentalización geográfica.

Es especialmente atractiva para firmas de gran escala u otras cuyas actividades

estén dispersada física geográficamente. Se usa con más frecuencia en ventas y

en producción; no se usa en finanzas, porque usualmente está concentrada en las

oficinas centrales. Las firmas comerciales recurren a este método cuando

emprenden operaciones similares en diferentes áreas geográficas, como en el


http://www.monografias.com/trabajos6/diop/diop.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtml

http://www.monografias.com/trabajos16/finanzas-operativas/finanzas-operativas.shtml

http://www.monografias.com/trabajos54/produccion-sistema-economico/produccion-sistema-economico.shtml

http://www.monografias.com/trabajos12/evintven/evintven.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/dige/dige.shtml#evo

http://www.monografias.com/trabajos11/solidd/solidd.shtml

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montaje de automóviles, detallistas y mayoristas en cadena y refinerías de

petróleo.

Ventajas:

a. Cubre mayor necesidad del mercado.

b. Permite fijar responsabilidad de los resultados y del desempeño.

c. Motiva en términos de éxito territorial.

d. La organización está orientada hacia su ambiente territorial.

Desventajas:

a. Los enfoques territoriales de la organización puede dejar en segundo plano la coordinación de los aspectos de planeación, ejecución o control de la organización como un todo.

b. La preocupación estrictamente territorial se concentra más en los aspectos de mercadeo y de producción y casi no requiere especialización.

4. Departamentalización por Clientela


http://www.monografias.com/trabajos10/petro/petro.shtml#pe

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Las características de los clientes edad, sexo, nivel socioeconómico, tipo de

consumidor, etc. Esta departamentalización consiste en un agrupamiento de

actividades que refleja un interés fundamental por el consumidor o servicios

realizada por la organización.

Divide las unidades organizacionales para que cada a un pueda servir a un

cliente diferente.

Ventajas:

a) Es el enfoque más orientado hacia el exterior de la organización.

b) Cuando el negocio depende de diferentes tamaños o características de

productos o servicios que varían conforme al tipo de cliente.

c) Dispone a los ejecutivos y a todos los participantes de la organización.

d) Permite a la organización concentrar sus conocimientos sobre las distintas

necesidades y exigencias de los canales de mercado.

Desventajas:

a) Las demás actividades de la organización puede volverse secundaria.

b) Los demás objetivos de la organización puede ser dejados de lado.

5. Departamentalización por Proceso

Es utilizada en las empresas industriales en los niveles más bajos de la

estructura de las aéreas productivas o de operaciones.

Es el proceso de producción de los bienes o servicios lo que determinan la

estrategia de diferenciación y agrupamiento.

Ventajas:

La ventaja de este tipo de departamentalización es la de obtener ganancias

económicas ofrecidas por la propia naturaleza del equipo o de la tecnología.


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Desventajas:

Cuando la tecnología utilizada experimenta cambios y desarrollos

revolucionarios, al punto de alterar profundamente el proceso.

Aplicaciones:

La estructura de procesos utilizada por las empresas está relacionada con la

estructura de producto.

6. Departamentalización por proyectos

La departamentalización por proyectos requiere una estructura organizacional

flexible y cambiante, capaz de adaptarse rápidamente.

Ventajas:

Su principal ventaja es la enorme concentración de diferentes recursos en una

actividad compleja que exige puntos definidos de iniciación y terminación.

Desventajas:

Cada proyecto es único e inédito e incluye muchas habilidades y conocimientos

dispersos en la empresa.

7. DISEÑO DE UNA ORGANIZACIÓN: PROCESO A DESARROLLAR

El diseño de la organización comprende un proceso de operacionalización de

categorías o conceptos administrativos, a efectos de avanzar de los aspectos

generales a los aspectos particulares en una secuencia lógica y concatenada.

Toda propuesta de organización debe basarse en interpretar el rol que política o

empresarialmente le corresponde al organismo. El diseño organizacional es un

proceso en el cual los gerentes toman decisiones para elegir la estructura


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organizacional adecuada para la estrategia de la organización y el entorno en el

cual los miembros de la organización ponen en práctica dicha estrategia.

A) DETERMINAR FINES, MISIÓN Y OBJETIVOS.

Responde a precisar que pretende cumplir y alcanzar la nueva entidad a generarse. La finalidad se entiende como aquellos que pretenden alcanzar la organización en forma Permanente desde que se crea. La finalidad se establece también como misión, entendiéndola como la razón por la cual se crea la organización y que deberá considerar los productos o servicios que desarrollara en función de sus clientes, usuarios o mercado.

B) ESTABLECER LAS FUNCIONES GENERALES O BÁSICAS.

a) Funciones esenciales o competencias esenciales», es decir las que definen

a la empresa o institución;

b) Funciones adjetivas o secundarias, que pueden ser desarrolladas, por

nuestra propia organización o bien encargadas a tercetos.

C) ESTABLECER LA DEPARTAMENTALIZACIÓN.

Definidas las funciones básicas se procederá a estudiar la manera de

agruparlas para establecer las unidades orgánicas que se consideren

necesaria; en relación a la naturaleza y número de actos administrativos a

desarrollar y complejidad de sus operaciones.

D) ESTABLECER LA ESTRUCTURA ORGÁNICA BÁSICA.

En base al agrupamiento de funciones, se precederá o establecer la estructura

y niveles jerárquicos de la Entidad, estableciendo las relaciones necesarias.

Atendiendo a la naturaleza de sus funciones y a las necesidades de la Entidad.

Las unidades Orgánicas podrán ser agrupadas en los tipos de Órganos

siguientes:

E) DISEÑAR SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS.


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• Sistema, es un conjunto de elementos organizacionales, en interrelación

directa entre ellos o indirecta con los del medio social, para el logro de

objetivos integrales o de conjunto.

• Procedimiento, son los de pasos secuenciales y lógicamente articulados para

el ejercicio de funciones.

• Procesos, son conjuntos de actividades que tienen un inicio y un fin,

generando un producto o servicio identificable.

F) ESTABLECER EL CUADRO DE CARGOS.

El alcance o cobertura de las acciones que debe desarrollar cada Unidad

Orgánica.

Complejidad de estas acciones.

Cantidad de servicios y/o productos que cada Unidad Orgánica debe brindar

u obtener.

Disponibilidad de orden presupuestal

Meses/Hombre necesarios para cumplir las actividades asignadas a la

Unidad Orgánica.

Dificultad de obtención de determinado personal idóneo para determinados

cargos.

G) ASIGNAR PERSONAS Y RECURSOS.

Tomando en consideración los objetivos, funciones, estructuras, y

procedimientos así como los cargos definidos como necesarios, se procede a

proponer la asignación del personal, entendida como una acción de selección y

designación de personal idóneo para cada cargo respectivo. Para tal acción

debe proponerse se reclute el personal calificativo necesario (cuando sea


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posible) y/o ubicar o reubicar al personal existente de acuerdo a sus

calificaciones y aptitudes.

H) FORMALIZACIÓN.

Debe contener principalmente:

a)Un diagnostico o síntesis de la problemática organizacional.

b)Una estrategia de implementación, ya sea en forma gradual o inmediata,

analizando y precisando las acciones a realizar.

c) Los proyectos de las normas con las cuales se disponga la ejecución del

proceso del cambio. La jerarquía de las normas propuestas deben ser del

mismo nivel que las normas que aprobaron la correspondiente organización.

d) Si es necesario se debe incluir los reglamentos, el CAP, el PAP, los

Manuales e Instructivos nuevos, etc.

e) Todo el proceso descrito, debe materializarse en algunos documentos que

contengan la propuesta que se ha diseñado: La finalidad o misión, los

objetivos, las funciones generales y la estructura básica se formalizan en el

Reglamento de Organización y Funciones, y los respectivos Organigramas.

ANALISIS DEL TEMA

BASES PARA EL DISEÑO ORGANIZACIONAL

1. ORGANIZACIÓN


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Las organizaciones son unidades sociales complejas y construidas para

lograr objetivos específicos

Los individuos tienen que cooperar unos con otros, para constituir

organizaciones que les permitan lograr objetivos establecidos por la

organización, en un trabajo conjunto con los gerentes, administradores.

Y estos a su vez se encargan de planificar las metas que tienen que

alcanzar para lograr los objetivos de la organización

Cada departamento debe de ser supervisado para verificar que se cumpla

los objetivos ya establecidos,

Para el posicionamiento de la organización en el mercado es necesario que

el proceso gerencial tenga claro las decisiones que debe tomar para el

futuro de la organización.

2. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN:

PRINCIPIOS DEL OBJETIVO PERSEGUIDO: Un requisito para el comienzo de cualquier empresa mercantil hay que hacer un enunciado claro y completo de los objetivos perseguidos.

PRINCIPIOS DEL ANÁLISIS: Hay que hacer el análisis completo de todo el problema y segregar todos los elementos y asignar a cada uno su valor relativo.

PRINCIPIOS DE LA SENCILLEZ: Deben eliminarse las actividades que no

sean absolutamente necesarias y las que se conserven deben manipularse

de la manera más sencilla posible-

PRINCIPIOS DE LA FUNCIONALIZACIÓN: Es el agrupamiento lógico de

las agrupaciones o actividades análogas complementarias.


http://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtml

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PRINCIPIOS DE LA DEPARTAMENTALIZACIÓN: Deben definirse los

departamentos y secciones así como sus respectivas funciones luego

deben coordinarse lógica y minuciosamente los detalles de trabajo en cada

división y sus departamentos.

PRINCIPIO DEL EQUILIBRIO AUTORIDAD-RESPONSABILIDAD: Es el

grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico

estableciéndose al mismo tiempo la autoridad que le corresponde ejercer.

PRINCIPIOS DE LA ESPECIALIZACIÓN: Este es un principio fundamental

de la organización que surgió como resultado de la limitación del potencial

humano.

3. FUNCIONES Y PARTES BÁSICAS DE UNA ORGANIZACIÓN.

Toda organización tiene una finalidad donde pretende y quiere alcanzar en forma permanente sus objetivos, es necesario desarrollar un conjunto de tareas actividades y acciones que nos orientan a cumplirlos.

Donde las funciones generales son enunciados genéricos y las funciones específicas son enunciados que establecen campos de responsabilidad y acciones concretas, comprende un conjunto de actividades y tareas agrupadas.

4. TIPOS DE FUNCIONES

FUNCIONES: Dirección, línea, apoyo, asesoría, control y consultivas.

PARTES FUNDAMENTALES DE LA NEGOCIACIÓN

1. Núcleo de operaciones.- Viene hacer el centro de toda la organización, realiza

el trabajo básico, relacionado con la producción de bienes y servicios.


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2. El ápice estratégico.- Abarca de quienes tienen responsabilidad general sobre

la organización se ocupa que cumplan efectivamente su misión. Tiene 3

obligaciones:

Supervisión directa.- Asignan recursos, incluido el diseño de estructuras la

asignación de personas y recursos de determinadas tareas

Gestión de las condiciones en los límites de las organizaciones.-

Relacionado con el entorno, portavoz enlace, contactos de lato nivel,

negociador.

Desarrollo de la estrategia de la organización.- Fuerza de mediación

entre la organización y su entorno y son formas efectivas de cumplir la

misión de la organización.

3. La línea a medida.- Desempeña su dirección en su nivel, recopila información

de abajo y la trasmite a los directivos situados en puesto de superiores del suyo.

4. La tecno estructura.- Se compone de los analistas que estudian la

capacitación el cambio de las organizaciones en función a su evolución del

entorno.

5. Staff de apoyo.- Proporcionar apoyo y toman recursos de la organización

global proporcionándole o cambio de servicios concretos.

5. EVOLUCION DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL

Podemos Identificar 4 Etapas:

ENFOQUE CLASICO:

En este enfoque se busca el “mejor camino”, que consiste en una serie de

principios que ayudan a crear una mejor estructura organizacional que funcionara

bien en todas las situaciones.

ENFOQUE TECNOLOGICO


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En este enfoque intervienen una serie de variables internas de la organización,

que son muy importantes como la “tecnología de las tareas”, que se refiere a los

diferentes tipos de tecnología que implica la producción de diferentes tipos de

productos.

ENFOQUE AMBIENTAL

En este enfoque se señalan diferencias entre 2 organizaciones. En el mecanicista

las actividades de la organización se encuentran separadas, es decir, los objetivos

para cada persona y unidad son definidos, en cambio en el sistema orgánico las

personas prefieren trabajar en grupos, aquí los miembros se comunican con todos

los niveles para obtener información y asesoría.

REDUCCION DE TAMAÑO

Este tipo de toma de decisiones se conoce como la reestructuración, en la

actualidad a la reestructuración se refiere a una disminución de la organización.

6. EVOLUCIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Las estructuras organizacionales se encuentran en proceso de evolución

FASE MODERNA:

Organización en red.

Organización federal.

Organización tipo trébol.

FASE ANTIGUA:

Verticales.

Burocráticas.

Descentralizadas.


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Interconexiones en red.

LA ORGANIZACIÓN EN RED

En la estructura organizacional en red, el enfoque se concentra en el cliente, no en

las funciones internas. Al dirigirse al exterior las organizaciones interconectadas

en red se encuentran en mejor posición de atender con mayor receptividad todas

las necesidades de sus clientes y los cambios registrados en el mercado

Los factores que contribuyen a la necesidad de organizaciones flexibles eficientes

son:

TECNOLOGIA DE LA INFORMACIÓN: Permite que el personal

trabaje en conjunto como equipo, independientemente de las fronteras

geográficas.

ECONOMIA D ESERVICIOS: Las tareas en las organizaciones de

servicios, en general, no eran tan distintivas como la del sector industrial,

esta fluctuación en tareas, a menudo, es consecuencia directa d la

interacción que tienen los empleados de servicios con sus clientes.

INICIATIVAS DE CALIDAD TOTAL: En los últimos tiempos todas

las organizaciones han implementado de una forma u otra una

iniciativa de mejoramiento.

ORGANIZACIÓ FEDERAL

La descentralización será tan radical que la palabra descentralizar ya no servirá.

Charles Handy sugiere que es mejor utilizar la palabra federalizar. Las

organizaciones federales, son organizaciones emprendedoras invertidas; la

iniciativa, la dirección y la energía proceden principalmente de las partes, mientras

que el centro tiene una fuerza influenciadora relativamente baja en cuanto a perfil.

Federalismo es distinto a descentralización.

LA ORGANIZACIÓN “EN FORMA DE TREBOL” DE CHARLES HANDY


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Handy utiliza las tres hojas de trébol para simbolizar los tres grupos muy distintos

de personas de la nueva organización:

LA PRIMERA HOJA: EL NUCLEO DE PROFESIONALES:

Representa el núcleo central de trabajadores de la nueva organización. Son los

profesionales, técnicos, especialistas y directivos que se consideran decisivos

para el futuro de la organización porque son los que poseen todo el conocimiento

que distingue a esta organización de las demás.

LA SEGUNDA HOJA: CONTRATISTA EXTERNO

Son consultores, contratistas y otro especialistas que se contratan del exterior

para trabajar en proyectos específicos o para desempeñar un trabajo que no es

esencial para la organización.

LA TERCERA HOJA: EMPLADOS TEMPORALES Y DE TIEMPO PARCIAL

Representa la fuerza laboral flexible, los empleados temporales y de tiempo

parcial.

IDEAS SOBRE LA EMPRESA VIRTUAL

Una empresa debe concentrarse solo en unas cuantas actividades básicas,

centrales o fundamentales.

Una empresa debe basar su actividad en la búsqueda de otras empresas

complementarias a sus actividades fundamentales, actividades necesarias para

completar el proceso productivo. El resultado de los puntos anteriores será la

consecución de una estructura de costos optima ya que se producirá un

importante traspaso de costos fijos a costos variables, lo que permitirá conseguir

dos de las ventajas competitivas ampliamente aceptadas, la relativa al costo y

también la diferenciación y excelencia gracias a la mejora en cada una de las


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funciones y tareas que se realizan por los diferentes socios del nuevo modelo

estructural.

7. LA LÓGICA DE ORGANIZAR

Organizar es un proceso gerencial que se hace permanente. Las estrategias se

pueden modificar, en el entorno organizacional y la eficacia y eficiencia de las

actividades de la organización no están siempre al nivel que los gerentes querrían,

los gerentes dan cuatro pasos básicos cuando empiezan a tomar decisiones para

organizar.

A. DIVISIÓN DEL TRABAJO: Dividir la carga de trabajo entera en tareas

que pueden ser ejecutadas, en forma lógica y cómoda, por personas y

grupos. La gran ventaja de la división del trabajo es que, al descomponer el

trabajo total en operaciones pequeñas, simples y separadas, los diferentes

trabajadores se pueden especializar y la productividad total se multiplica.

Actualmente se utiliza el término de “División del Trabajo” en lugar de

división d la mano de obra que refleja las tareas de la organización, desde

la producción hasta la administración, se pueden subdividir.

B. DEPARTAMENTALIZACIÓN: Combinar las tareas en forma lógica y

eficiente. La agrupación de empleados y tareas. Preparar un organigrama

que describe la forma en que se divide el trabajo. Un organigrama son los

cuadros representan la agrupación lógica de las actividades laborales que

llamamos Departamentos. La Departamentalización es el resultado de las

decisiones que toman los gerentes en cuanto a las actividades laborales,

una vez que han sido divididas en tareas. Los tipos de

departamentalización son.

DEPARTAMENTALIZACIÓN POR FUNCIONES: Es el

agrupamiento de las actividades y tareas de acuerdo con las

funciones principales desarrolladas por la empresa.


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DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PRODUCTOS: Divide la estructura organizacional en unidades, de acuerdo con los productos, proyectos o programas desarrollados por la organización.

DETARTAMENTALIZACIÓN GEOGRÁFICA: Requiere de la

diferenciación y agrupamiento de las actividades de acuerdo con la

localización en donde se ejecutará el trabajo de mercado que servirá

la empresa. Utilizad en empresas que cubre grandes áreas

geográficas y cuyos mercados son extensos.

DEPARTAMENTALIZACIÓN POR CLIENTELA: La

organización con base en la clientela con lleva a la diferenciación y

agrupamiento de las actividades de acuerdo con el tipo de persona o

personas para quienes se ejecuta el trabajo. Las características de

los clientes: edad, sexo, nivel socioeconómico, tipo de consumidor,

constituyen la base para ese tipo de departamentalización.

DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PROCESO: También

denominada departamentalización por fases del proceso o por

procesamiento o incluso, por equipos o tipos de maquinaria.

DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PROYECTOS: Al

agrupamiento o la organización con base en proyectos implica la

diferenciación y el agrupamiento de las actividades de acuerdo con

los productos y resultados a uno o varios proyectos de la empresa.

C. JERARQUIA: Especificar quien depende de quién en la organización. Esta

vinculación de los departamentos produce una jerarquía en la organización,

Los gerentes se preocuparon por la cantidad de personas y departamentos

que se podían manejar con eficacia. Cuando se ha dividido el trabajo,

creando departamentos y elegido el tramo a controlar, los gerentes pueden

seleccionar una cadena de mando, es decir, un plan que especifica quien


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depende de quién, estas líneas de dependencia son características

fundamentales de cualquier organigrama.

D. COORDINACIÓN: Establecer mecanismos para integrar las actividades

de los departamentos en un todo para vigilar la eficacia de dicha

integración. El grado de coordinación dependerá de la naturaleza de las

tareas realizadas y del grado de interdependencia que existe entre las

personas de las diversas unidades que las realizan. Un grado importante

de coordinación con toda probabilidad beneficiará un trabajo que no es

rutinario ni pronosticable.

8.- DISEÑO DE UNA ORGANIZACIÓN

El diseño organizacional un conjunto de medios que maneja la organización con

el objeto de dividir el trabajo en diferentes tareas y lograr la coordinación efectiva

de las mismas, puede realizarse el esfuerzo coordinado que lleve a la obtención

de objetivos, definiendo las relaciones y aspectos de la organización.

a) Determinar fines, Misión y objetivos

Toda organización realiza su plan estratégico para poder alcanzar todo los objetivos propuestos en un tiempo determinado con los recursos disponibles.

b) Establecer las funciones generales y básicas.

Las funciones esenciales son las que definen la organización y las funciones adjetivas pueden ser desarrolladas por un miembro de la organización o por terceros.

c) Establecer la departamentalización

Consiste en el agrupamiento de actividades o tareas en secciones con fines de dirección y óptimo funcionamiento y para que todo los miembros de la organización lo sepan.


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d) Establecer la estructura Orgánica básica

Se establece las estructuras y niveles de la jerarquía de la organización, estableciendo las relaciones necesarias.

e) Diseñar sistemas y procedimientos

Se establecen los sistemas, procedimientos y procesos para poder lograr todas las metas trazadas por la organización y sus funciones.

f) Establecer el Cuadro de Cargos

Es necesario establecer los cargos, realizar el manual de funciones, determinar la cantidad de puestos, sus características, etc.

g) Asignar personas y recursos

Se selecciona a las personas más capacitadas para el puesto de trabajo y para que se pueda desarrollar y desenvolver profesionalmente, proporcionándole los recursos materiales, financieros y de infraestructura para el ejercicio de su gestión.

h) Formalización

Ya la empresa debe de realizarse organizacionalmente poniendo todos los papeles en orden, y plasmando la visión, misión, metas y objetivos para que todos los miembros lo sepan y puedan así puedan saber qué es lo que la organización desea ser en el futuro.


Bases para el Diseño Organizacional - VI -2011

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