Base de Datos y Sistemas de Informacin

Base de Datos y Sistemas de InformacinAuditora de Recursos Humanos1Base de Datos y Sistemas de InformacinSe planea para recolectar, almacenar y divulgar informacin, de manera que los gerentes puedan tomar decisiones.Requiere del ingreso de mltiples canales de informacin.Esta directamente ligado a la planificacin y control de las empresas.Debe proporcionar informacin oportuna y pertinente.Se administran a travs de sistemas computarizados2Base de Datos y Sistemas de InformacinLos datos son elementos que sirven de base para resolver problemas o formar juicios.Un dato es slo un ndice, un registro, una manifestacin, objetiva, susceptible de ser analizada de modo subjetivo.En s mismo cada dato tiene poco valor.Sin embargo cuando son clasificados, almacenados y relacionados entre s, los datos permiten obtener informacin.Se denomina base de datos el conjunto de datos almacenados para emplearlos posteriormente. (Ej. INEC)3Base de Datos en Recursos HumanosLa base de datos es un sistema de almacenamiento y acumulacin de datos debidamente codificados y disponibles para procesarlos y obtener informacin.La base de datos es un conjunto de archivos relacionados de modo lgico y organizados para facilitar el acceso a los datos y eliminar la redundancia.Ayudan a reducir la memoria de los archivos.Es muy comn la utilizacin de programas informticos para la administracin de estas bases

4Base de Datos en Recursos HumanosDatos personales de cada colaborador, que forman un registro personal.Datos sobre los ocupantes de cada cargo, que forman un registro de cargos.Datos acerca de los empleados de cada rea o departamento, que forman un registro de secciones.Datos sobre salarios e incentivos salariales, que forman un registro de RMU.Datos acerca de los beneficios y servicios sociales, que forman un registro de beneficios.Datos sobre los candidatos, sobre cursos y actividades de entrenamiento ,etc. (es importante la actualizacin)5Procesamiento de DatosEs la actividad de acumular, agrupar y mezclar datos para transformarlos en informacin u obtener otra informacin, o la misma informacin bajo otra forma, para alcanzar alguna finalidad u objetivo.El procesamiento de datos puede ser:Manual: Se efecta manualmente, utilizando fichas, talonarios, tarjetas, mapas, etc.Semiautomtico: presenta caractersticas del procesamiento manual unidas a las caractersticas del procesamiento automtico.Automtico: La mquina, programada para realizar determinado conjunto de operaciones. (Grfico de Sistema)6Sistema de procesamiento de datosRetroalimentacin

7Sistema de informacin y sus objetivosAnlisis organizacionalTcnicas operativasResultado

8Sistema de informacin y sus objetivosLa informacin puede provenir del ambiente externo (fuera de la organizacin):Mercado de trabajoCompetidoresProveedoresOrganismos reguladoresOtras organizacionesO del ambiente interno:Organigrama de cargos y salariosPersonasHoras/hombre trabajadasVolumen de produccinVentasProductividad alcanzada9Sistema de informacin gerencial (Cuadro de mando)La informacin que sirve a toda la organizacin constituye el sistema de informacin global (niveles: institucional, intermedio y operativo)La informacin que apoya las decisiones de los gerentes conforman el sistema de informacin gerencial (niveles institucional e intermedio) Informacin proveniente del ambienteInformacin interna de la organizacinSistema de informacin globalSistema de informacin gerencial10Sistema de informacin gerencial (Cuadro de mando)El montaje de un sistema de informacin debe tener en cuenta el concepto de ciclo operacional utilizado tradicionalmente en contabilidad.Este concepto localiza cadenas de eventos que se inician fuera de la organizacin, y terminan en un punto externo a ella.Este concepto permite identificar un punto inicial y un punto final (ambos externos a la organizacin) que se relacionan entre s mediante cadenas de eventos.Especificar los puntos inicial y final evita el riesgo de proyectar un sistema de informacin slo para una parte de los flujos de informacin, despus de estar definida la dimensin del proceso decisorio.11Sistema de informacin gerencial (Cuadro de mando)Los antiguos sistemas tradicionales de informacin constituyen sistemas cerrados que abarcan slo los flujos importantes de informacin dentro de una organizacin, en tanto que la administracin por sistemas abiertos busca establecer un conjunto programado de reglas de decisin aplicables a un gran volumen de transacciones de tipo repetitivo entre los participantes.Despus de especificadas, los subordinados podrn administrar estas reglas en sus actividades diarias, y la administracin podr dedicar la mayor parte de sus esfuerzos al tratamiento del conjunto de transacciones excepcionales o no programadas y al mismo control.La administracin por sistemas se basa en la planeacin e implantacin de un sistema integrado de informacin.12Sistemas de Informacin de Recursos HumanosSistema de informacin es un conjunto de elementos interdependientes (subsistemas, asociados lgicamente para que su interaccin genere informacin necesaria para la toma de decisionesDado que la GTH es una responsabilidad de lnea y una funcin de staff, el organismo de TH debe proporcionar, a todos los organismos de lnea, informacin pertinente acerca del personal de cada uno de los organismos para que los respectivos gerentes administren a sus colaboradores.13Sistemas de Informacin de Recursos HumanosEl punto de partida de un sistema de informacin de TH es la base de datos. El objetivo final de un sistema de informacin es suministrar a las jefaturas informacin acerca de su personal. Por definicin, un sistema de informacin obtiene, procesa, y transforma los datos en informacin, de manera esquematizada y ordenada, para que sirvan de ayuda en el proceso de toma de decisiones.El sistema de informacin recibe entradas (inputs) que son procesadas y transformadas en salidas (outputs), que adoptan la forma de informes, documentos, ndices, listados, medidas estadsticas de posicin o tendencia, etc.14Sistemas de Informacin de Recursos HumanosLos datos, por incluir detalles, no permiten un significado ms amplio, en tanto que la informacin obtenida a travs del tratamiento, el procesamiento y la combinacin de datos comporta una significacin ms amplia y definida. La informacin reduce la incertidumbre.Un sistema de informacin requiere alguna forma de procesamiento de datos como medio de suministro y abastecimiento.1516AmPROVENIENTES DEL AMBIENTESISTEMA DE RECURSOS HUMANOSRECOELCCIN-PROCESAMIENTO-UTILIZACINRetroalimentacinFlujo de datosFlujo de informacinPlaneacinControlEjecucinSistema de Gestin del Talento HumanoInvestigaciones, anlisis y acompaamientoBase de datosEvaluacin y diagnsticoTabulacin y presentacinAlmacenamiento y recuperacinDecisinCaracterizacinDescripcinEmpleadoAmbienteOrganizacionalAmbiente externoMacro ambienteSistemas de Informacin de Recursos HumanosEl montaje de un sistema de informacin de recursos humanos requiere anlisis y evaluacin de la organizacin o de sus subsistemas y de sus respectivas necesidades de informacin.Un sistema de informacin debe identificar y agrupar todas las redes de flujos de informacin para proyectarla hacia cada grupo de decisiones.El nfasis debe hacerse en la necesidad de informacin y no slo en el empleo de la informacin, como se ha hecho convencionalmente. En el fondo, el sistema de informacin es la base del proceso decisorio de la organizacin.17Datos procesados e incorporados al sistema de informacin de recursos humanos18Planeacin de un sistema de informacin de GTH19Un sistema de informacin de recursos humanos utiliza como fuentes de datos elementos suministrados por:Base de datos de THReclutamiento y seleccin de personalEntrenamiento y desarrollo de personalEvaluacin del desempeoAdministracin de salariosRegistro y control de personal, respecto de ausencias, atrasos, disciplina, etc.Estadsticas de personalHigiene y seguridadJefaturas respectivas, etc.