Base de Datos Diocesana - MFC de Datos/Manual BDD_V3.pdfse ubica la Base de Datos. Familias...

“Familias iluminadas por el Espíritu Santo: testimonio de fe, esperanza y misericordia”

Monterrey, N.L. 5 de marzo de 2016

Base de Datos Diocesana

Manual de la Versión 2014

(V 3.1)


Co

nten

ido

2

Ambientación

• Estructura

• Catálogos

Registro de Membresía

• Altas

• Movimientos

Actividad de la Membresía

• Reuniones de equipo

• Cursos, Encuentros y reuniones

Servicios Institucionales

• Matrimonios que ofrecen servicio

• Madres Responsables de Familia

Reportes y consultas

Administración


amb

ient

ació

n

Primer tema

3


Men

ú p

rin

cipa

l Mat

rim

oni

os

4

Am

bie

nta

ció

n

•Estructura simple, agrupando botones para facilitar la funcionalidad.

• Los íconos tienen una función parecida o asociada al botón grande.

•El nombre de la Diócesis cambia de acuerdo con el catálogo correspondiente.


Hab

ilita

ció

n d

e M

AC

RO

S

5

Am

bie

nta

ció

nEs común que al abrir por primera vez la aplicación, las Macros sean deshabilitadas.

Ésta advertencia indica que las Macros (programas internos)

han sido deshabilitadas por

seguridad.

Se deberá hacer clicken el botón de opciones, para

resolver la situación.


Hab

ilita

ció

n d

e M

AC

RO

S

6

Am

bie

nta

ció

n

En el Centro de Confianza se dan de alta los directorios con contenido “seguro”.

Se deberá hacer click en la opción de “Habilitar

este contenido”.

Para evitar que suceda cada vez que abrimos la aplicación, se debe abrir el “Centro de Confianza”.

Solo para versiones anteriores a Office

2013.


Con

figur

ando

el c

entr

o d

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nfia

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7

Am

bie

nta

ció

n2.- Click en “Agregar nueva ubicación”

1.- Click en “Ubicaciones de confianza”

4.- Aceptar - Aceptar.

3.- Indicar la carpeta en donde se ubica la Base de Datos.


Acc

eso

a lo

s ca

tálo

gos

8

a) Se deberá hacer click sobre el ícono del MFC en la página principal.

b) Se solicitará una password de acceso. Se debe teclear “2014” y hacer click en el botón aceptar.

c) Se abrirá el menú de Administración

Am

bie

nta

ció

n


Des

crip

ción

de

los

catá

logo

s

9

En ésta opción se actualiza la Diócesis

que nos corresponde, por única vez.

En ésta opción se registran los Sectores de nuestra Diócesis.

En ésta opción se registran los

Municipios de nuestra Diócesis.

No debemos modificar los catálogos de eventos y de servicios, ya que los programas los consideran tal cual como están.

Las demás opciones de ésta pantalla serán analizadas posteriormente.

Am

bie

nta

ció

n

En éstos Catálogos registraremos valores que aparecerán en la pantalla de captura.


Act

ualiz

ació

n d

e la

Dió

cesi

s

10

Am

bie

nta

ció

n3) Deberá asegurarse de que el ciclo sea correcto. Es un

campo modificable, debe ser de 9 caracteres y sin

espacios

2) Simplemente se hace click sobre la

Diócesis correspondiente.

1) Ayudándose de la barra de

desplazamiento, se deberá ubicar la

Diócesis correcta.

4) Se finaliza haciendo clicken el botón Grabar.


Cat

álog

o d

e co

sto

de

insc

ripc

ión

11

Am

bie

nta

ció

nDespués de Grabar, aparecerá una ventana con el valor de la

inscripción al presente CBF.

Después de actualizar el valor,

asegúrese de utilizar el ícono de

salida.


Cat

álog

o d

e Se

ctor

es

12

Am

bie

nta

ció

n

2) Simplemente se hace click sobre el

campo correspondiente y

se captura la información.

1) Se recomienda utilizar números romanos como

clave de identificación.

Se edita el presente catálogo para reflejar los diferentes Sectores de la Diócesis. Es requerido y muy importante.

3) Se hace click sobre el botón de cerrar, para grabar y salir.


Cat

álog

o d

e M

un

icip

ios

13

Am

bie

nta

ció

n

1) Simplemente se hace click sobre el campo correspondiente y se

captura la información.

Se edita el presente catálogo para facilitar la captura de direcciones. Es opcional, pero altamente recomendable.



Otr

os

cat

álog

os A

uxi

liare

s

14

Se editan éstos catálogos para facilitar la captura de direcciones y parroquias durante el Alta de Membresía. Son opcionales, pero altamente recomendables.

1) Simplemente se hace click sobre el campo correspondiente y se

captura la información.


Am

bie

nta

ció

n


Co

ncl

uye

la a

mb

ient

ació

n

15

Am

bie

nta

ció

n

Se hace clicksobre el botón

de salir (puerta).

Las demás opciones se

analizarán más adelante.


REG

ISTR

O D

E M

EMB

RES

ÍA

Segundo tema

16


Bo

tone

s p

ara

regi

stro

de

mem

bres

ía

17

Botón que activa la pantalla de

movimientos: Reinscripciones, Bajas y

Modificaciones.

Botón que activa la pantalla de Registro de

membresía. (Captura de hoja de inscripción)

Botón que activa la consulta global de los matrimonios activos.

Ícono que activa pantalla para actualizar Rol-Nivel-Zona-equipo.

Ícono que hace lo mismo que el botón.

Ícono que activa la consulta filtrada de

matrimonios activos.

Re

gist

ro d

e M

em

bre

sía


Alt

a d

e M

atri

mo

nio

s

18

Re

gist

ro d

e M

em

bre

sía

Al concluir de llenar los campos vacíos, se deberá

hacer click sobre el botón “Grabar”.

El número de “ID” se genera en

automático y es la llave con la que el

sistema identificará al matrimonio

Los botones de selección presentan los valores posibles,

tomados de un catálogo.

Éstos campos no se capturan, son automáticos.

El valor de la inscripción es modificable.


Dat

os

Bás

ico

s d

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atri

mon

ios

19

Re

gist

ro d

e M

em

bre

sía

Continuar haciendo clicksobre el botón

“Grabar”.

El “ID” se generó en automático y es la llave con la que el

sistema identificará al matrimonio Ésta fecha generará el

campo “Afiliación”

El valor de la inscripción se

tomó del catálogo

Campos obligatorios


Regi

stro

de

det

alle

s

20

Re

gist

ro d

e M

em

bre

sía

Al hacer click en el botón Grabar de la pantalla de registro, aparecerán dos nuevas pantallas: CAPACITACIONES y CAPTURA DE DETALLES. Ambas, para completar el registro de datos de la

hoja de inscripción.

Iniciaremos con el registro de la capacitación.


Cap

tura

de

Cap

acit

acio

nes

21

Re

gist

ro d

e M

em

bre

sía

Simplemente se registra el año del Encuentro o Curso

manifestado

Se concluye haciendo Clicken el botón de Terminar.

Cada Matrimonio tiene un registro con el último año cursado para cada tipo de Encuentro o Curso. Es alimentado por la hoja de inscripción o por el registro de asistencia a dichos Eventos.


Regi

stro

de

det

alle

s

22

Re

gist

ro d

e M

em

bre

sía

Se debe usar el catálogo de Grados

de Estudio

Si el matrimonio tiene hijos, se usará éste botón.

Los datos aquí registrados pueden ser modificados posteriormente.

Note el formato día/mes/año.

Se puede regresar a capturar un nuevo matrimonio mediante éste botón.

El botón de Salida llevará al menú principal.


Regi

stro

de

hijo

s

23

Re

gist

ro d

e M

em

bre

sía

Solo se captura el nombre (sin apellidos)

Después de grabar un hijo, la pantalla permitirá registrar un hijo adicional.

Al concluir la captura de hijos, haga click en el botón de salir

Para cada hijo, se debe hacer click en el

botón grabar.


Regi

stro

de

hijo

s

24

Re

gist

ro d

e M

em

bre

sía

Recibirá un mensaje informando que se ha

grabado el registro. Presionar OK.

Al concluir la captura de hijos, haga click en el botón de salir

Es posible registrar otro hijo, simplemente escribiendo su nombre

en el campo correspondiente


Mo

vim

ient

os

25

Re

gist

ro d

e M

em

bre

sía

La barra de navegación, ayuda

a localizar al matrimonio

deseado.

Si no se realizan cambios, se puede salir con el botón

de cerrar

El panel inferior ayuda a localizar el

matrimonio a modificar (Click en el ID apropiado).

Al hacer Click en el botón “Movimientos”, aparecerá ésta nueva pantalla dividida en dos secciones. Todos los datos del panel superior, son actualizables.

Para registrar los cambios, se hace Click en el botón

“Grabar”.


El c

ampo

de

ESTA

DO

26

Re

gist

ro d

e M

em

bre

sía

• La modificación de éste campo alterará las cifras de membresía y la disponibilidad del matrimonio en cuestión.

• Cuando un ciclo se reinicia desde el menú de administración, todos los registros activos pasan al

estado “R”.

Estados:

A (Alta) Es el estado natural de todo matrimonio activo en el ciclo.

B (Baja) Se utiliza para desactivar a un matrimonio antes de concluir el ciclo.

R (Reinscribir) Es el estado de un matrimonio esperando ser reinscrito.

Para Reinscribir un matrimonio, se debe eliegir el estado “A” y se hace Click en el botón Grabar .


Det

alle

s d

el M

ovi

mie

nto

27

Re

gist

ro d

e M

em

bre

sía

Al registrar un cambio, se tiene la oportunidad de escribir comentarios al respecto.

En el caso de Reinscripciones, se podrán actualizar los cambios que refleje la hoja de inscripción.

Note que se pueden agregar más hijos o

modificarlos.


Act

ualiz

ació

n d

e Zo

nas

y Eq

uip

os

28

Re

gist

ro d

e M

em

bre

sía

El ícono que acompaña al botón

de movimientos, activa la pantalla de

actualizaciones

• Normalmente, al momento deregistrar un matrimonio o al haceruna reinscripción temprana, no sedetermina aún la zona o el equipoen que tal matrimonio participará.

• Por lo anterior, se cuenta con unapantalla que permitirá actualizar lazona o equipo de la membresía,posteriormente a su inscripción.


Act

ualiz

ació

n d

e Zo

nas

y Eq

uip

os

29

Re

gist

ro d

e M

em

bre

sía

Al concluir los cambios, se utiliza el botón de cerrar.

El orden inicial

es por el ID del matrimonio.

Todos los campos en fondo blanco son actualizables. Se deberá tener cuidado de no modificar datos por error.

Éste ícono ordena los registros por

Sector, Rol, Nivel, Zona y Equipo.


Íco

no d

e A

sist

ente

Ecl

esia

l

30

Re

gist

ro d

e M

em

bre

sía

La ventana que aparece al hacer doble click en el ícono del Asistente Eclesial, permite registrar un nuevo Asistente o bien, modificar sus datos.

Ícono de Asistente Eclesial.


Regi

stro

de

Asi

sten

tes

Ecle

sial

es

31

Re

gist

ro d

e M

em

bre

sía

El “ID” se genera en automático y es la llave con la que el

sistema identificará al Asistente

Se debe elegir el tipo de Asistente de entre las opciones

disponibles.

Al llenar todos los datos de la pantalla, se debe hacer click

en grabar..


Det

alle

s d

e A

sist

ente

s Ec

lesi

ales

32

Re

gist

ro d

e M

em

bre

sía

Le fecha de ordenación o de profesión religiosa,

aparecerá acorde al tipo de Asistente Eclesial

El botón de salida, graba los datos y lleva

al menú principal

Éste botón, graba los datos y permite

registrar otro Asistente Eclesial

Al presionar el botón Grabar, aparecerá una nueva pantalla en la que se capturan las fechas relevantes y detalles del Asistente Eclesial.


AC

TIV

IDA

D D

E LA

MEM

BR

ESÍA

Tercer tema

33


Bo

tone

s p

ara

regi

stro

de

las

acti

vida

des

34

Act

ivid

ad d

e l

a M

em

bre

sía

Registro de reuniones de zona,

de áreas y de sector.

Registro de aportaciones voluntarias

Registro de participaciones de

Asistentes Eclesiales.

Registro de Asistencias a reuniones de Equipo Básico

Registro de Capacitaciones institucionales.

Registro de reuniones de

Adviento, Pascua y Pentecostés.

Registro de Kerigma,

Encuentro Conyugal y

Encuentro Familiar


Secc

ión

de

Even

tos

35

Act

ivid

ad d

e l

a M

em

bre

sía

Los íconos permiten editar los eventos ya

registradosLos botones

permiten registrar nuevos eventos.

• Las tres pantallas, en esencia son la misma, solo varían en el tipo de evento que permiten registrar.

• En el caso de tener eventos ya registrados, el ícono permitirá actualizar sus datos.

• Es posible registrar eventos que se presentarán a futuro, para posteriormente actualizarlos con la lista de participantes.


Regi

stro

de

Cap

acit

ació

n

36

Act

ivid

ad d

e l

a M

em

bre

sía

Se deben utilizar las opciones del

catálogo.

Éste botón permite la captura de los

asistentes.

Los datos numéricos serán actualizados automáticamente

al concluir el proceso de captura de asistentes.

La Clave del Evento se genera en forma

automática.

Los campos Anfitrión y Área

Organizadora son opcionales pero

muy útiles.

Al hacer Click en el campo Fecha,

aparecerá un ícono de calendario que

facilitará su captura

Se debe concluir con el botón de “Grabar y Terminar”.

Éste botón permite visualizar los participantes

ya registrados.


Det

alle

s d

el r

egis

tro

de

Cap

acita

ció

n

37

Act

ivid

ad d

e l

a M

em

bre

sía

• El registro del Evento (en éste caso de Capacitación), inicia con elegir el tipo de evento del catálogo que se abre haciendo Click en el indicador al final del campo.

• Note que aún no se asigna Clave de Evento. El número aparecerá automáticamente al elegir el Tipo de Evento haciendo Click en el renglón correspondiente.


Det

alle

s d

el r

egis

tro

de

Cap

acita

ció

n

38

Act

ivid

ad d

e l

a M

em

bre

sía

Al posicionarse en el campo fecha, aparecerá el ícono de calendario

Las flechas superiores del

calendario permiten desplazarse entre los

meses.

Al hacer Click en el ícono de calendario, aparece

un calendario interactivo

Se elije la fecha haciendo Click en el día

correspondiente


Cap

tura

de

Asi

sten

tes

39

Act

ivid

ad d

e l

a M

em

bre

sía

Por cada matrimonio asistente elegido, se debe

hacer Click en el botón “Grabar Asistentes”.

Cada Matrimonio se elige abriendo el campo de ID o

tecleándolo directamente y presionando <<Enter>>

En algunos eventos participan matrimonios que no son de la

membresía. Se registran en la pantalla que se abre con éste botón.

Se debe concluir con el botón de “Grabar y Terminar”

Éste botón permite visualizar los participantes

ya registrados.

Esta pantalla es la misma para Capacitaciones, Encuentros y Reuniones Generales.


Regi

stro

de

Asi

sten

tes

que

no

p

erte

nece

n al

MFC

40

Act

ivid

ad d

e l

a M

em

bre

sía

Éste registro es de captura libre.Esta pantalla aplica para Capacitaciones, Encuentros y Reuniones Generales.


Regi

stro

de

Encu

entr

os

y Re

unio

nes

Gen

eral

es

41

Act

ivid

ad d

e l

a M

em

bre

sía

Note que las pantallas son las mismas vistas en Capacitación. Solo se diferencian en los tipos de evento que permiten registrar.


Uso

de

los

íco

nos

de

even

tos

42

Act

ivid

ad d

e l

a M

em

bre

sía

Mediante los íconos de eventos, se abrirán las mismas pantallas usadas para la captura, pero con los datos ya registrados.

Note que en éste caso existen 7 registros de

Cursos.

Use las flechas para moverse entre registros.

En cualquier momento es posible registrar

asistentes a un evento..


Secc

ión

de

Ava

nces

43

Act

ivid

ad d

e l

a M

em

bre

sía

Éste ícono solicita un ID de matrimonio.

En éstos dos casos casos, las pantallas son iguales y solo difieren en el tipo de asistentes a una reunión

• De manera semejante a los casos anteriores, los botones permiten registrar nuevos datos, mientras que los íconos acceden a un registro en particular.

Este ícono permite capturar asistentes

eclesiales o modificar sus datos.

Éste ícono solicita un número de Sector.


Solid

arid

ad

44

Act

ivid

ad d

e l

a M

em

bre

sía

Para cada matrimonio existe una retícula de 12 campos, uno por mes, para registrar las aportaciones mensuales. Sin embargo, no es obligatorio llenar todos los campos.

Cada que se abre ésta pantalla, se calcula el total acumulado por matrimonio.

Botones para reordenar la presentación de los

registros


Her

ram

ient

a d

e B

úsq

ueda

s

45

Act

ivid

ad d

e l

a M

em

bre

sía

Se puede teclear un nombre o parte de él en éste campo, para iniciar

la búsqueda

Note que está señalada la coincidencia. Una vez encontrada, un “Enter” sobre el campo de búsqueda pasará el foco a la siguiente

coincidencia.

Ésta característica es común en varias pantallas de búsqueda con que cuenta el sistema


Men

ú d

e re

gist

ro d

e re

unio

nes

de

equi

po

46

Act

ivid

ad d

e l

a M

em

bre

sía

Para cada matrimonio existe una retícula de 16 reuniones de equipo, 3 reuniones generales y 3 encuentros. La captura puede ser registrando varias reuniones por matrimonio, como en el formato S09, o bien por cada reunión, alimentando con el formato S05.

1.- Se deben usar los selectores para

elegir un valor

2.- Se hace Click en el botón apropiado


Cap

tura

de

asis

tenc

ias

(tip

o S

05)

47

Act

ivid

ad d

e l

a M

em

bre

sía

Los registros solo se aplican para el

número de reunión seleccionada.

Solo hay un campo de registro de asistencia por cada matrimonio

Se cuenta con la herramienta de

búsquedas


Cap

tura

de

asis

tenc

ias

(tip

o S

09)

48

Act

ivid

ad d

e l

a M

em

bre

sía

La asistencia se registra marcando con un Click el campo correspondiente al número de reunión en que participó el matrimonio .

Note que se cuenta con la herramienta

de búsqueda.

Las columnas corresponden al número de

reunión.


Cap

tura

de

Mo

men

tos

Fuer

tes

49

Act

ivid

ad d

e l

a M

em

bre

sía

La asistencia a reuniones generales y encuentros , también se registra marcando con un Click el campo correspondiente al evento en que participó el matrimonio .


Reu

nio

nes

fun

cio

nale

s

50

Act

ivid

ad d

e l

a M

em

bre

sía

Las Reuniones Funcionales aplican tanto para asistentes eclesiales como para promotores, equipos de sector y equipos diocesanos.


Regi

stro

de

asis

ten

cia

ecle

sial

51

Act

ivid

ad d

e l

a M

em

bre

sía


catálogo.

Se debe hacer Click en éste

botón por cada asistente.

Al final, se debe salir con

éste botón

Con éste selector se elije al

asistente eclesial.




Éste botón abre una vista previa de los

datos ya registrados


Asi

sten

cia

a re

un

ion

es fu

nci

onal

es

52

Act

ivid

ad d

e l

a M

em

bre

sía

La pantalla de registro de Reuniones Funcionales es idéntica a la de Asistentes Eclesiales. La diferencia estriba en los participantes.

Las reuniones funcionales se identifican por el Sector, la fecha y el tipo de reunión.


Serv

icio

s in

stit

ucio

nale

s

Cuarto tema

53


Men

ú d

e Se

rvic

ios

54

Serv

icio

s in

stit

uci

on

ales

Note que el panel del lado derecho está dedicado a Madres Responsables de Familia, mientras los demás servicios se controlan con los botones del panel izquierdo.


Áre

a d

e M

atri

mo

nio

s en

Ser

vici

o

55

Serv

icio

s in

stit

uci

on

ales

Éste botón activa la pantalla para registrar a los

matrimonios que prestan servicios institucionales, así

como los beneficiarios.

Mediante éste botón se accede al registro de Eventos

de Área II realizados en la Diócesis.

Éstos son reportes que presentan la actividad de los

matrimonios en servicio.

Con éste botón accedes a los Eventos ya registrados, para

realizar actualizaciones.


Regi

stro

de

mat

rim

oni

os

MFC

en

serv

icio

56

Serv

icio

s in

stit

uci

on

ales

Éste botón abre el catálogo de servicios

disponibles

Cada Matrimonio se elige abriendo el campo de ID

Éste botón permite visualizar los matrimonios

ya registrados.

Cada combinación Matrimonio/Servicio debe ser grabada con éste botón

Éste botón permite actualizar, o borrar a

participantes ya registrados.

Un matrimonio puede estar registrado en varios servicios, pero no se puede registrar dos veces en el mismo servicio, en ese caso aparecerá una pantalla de advertencia.


Cat

álog

o d

e Se

rvic

ios

57

Serv

icio

s in

stit

uci

on

ales

• Note que el catálogo incluye servicios internos y servicios institucionales.

• No hay limitaciones para el registro de matrimonios en ambos tipos de servicio.


Co

rrec

cion

es e

n M

atri

mon

ios

en

serv

icio

58

Serv

icio

s in

stit

uci

on

ales

Ésta es una pantalla muy simple, pensada para correcciones eventuales. Solo se muestra el ID del matrimonio y la clave del servicio, pero los botones que abren los catálogos están activos.

Para efectuar una acción sobre un matrimonio se hace Click

en el selector de campo.

Éste botón borra el registro seleccionado.


Regi

stro

de

Even

tos

de

Áre

a II

59

Ésta es una pantalla similar a la utilizada para registrar capacitaciones y encuentros. Reciben el mismo trato, aunque se controlan en áreas separadas.


catálogo.

Éste botón permite la captura de los asistentes.

La Clave del Evento se genera

en forma automática.


aparecerá el ícono de calendario. Se debe concluir con

el botón de “Salida”.

Serv

icio

s in

stit

uci

on

ales


Regi

stro

de

par

tici

pant

es

60

Por cada matrimonio én servicio elegido, se debe hacer Click en el

botón “Grabar Servidores”.

Cada Matrimonio se elige abriendo el campo de ID

Se debe concluir con el botón de “Grabar y Terminar”

Éstos botones permiten visualizar los participantes ya

registrados.

Al igual que en el caso anterior, ésta es una pantalla similar a la utilizada para registrar capacitaciones y encuentros. Recuerde que se registran en áreas separadas.

Éste botón abre la pantalla de registro

de beneficiarios

Serv

icio

s in

stit

uci

on

ales


Áre

a de

Mad

res

Resp

onsa

bles

de

Fam

ilia

61

Éste botón activa la pantalla para registrar a las Madres Responsables de Familia.

Botón que activa la pantalla de movimientos:

Reinscripciones, Bajas y Modificaciones.

Éstos son reportes que presentan la actividad de los

matrimonios en servicio.

Botón para registrar capacitaciones de Madres Responsables de Familia.

Serv

icio

s in

stit

uci

on

ales

Botón para actualizar Cursos

registrados


Regi

stro

de

MR

F

62

Serv

icio

s in

stit

uci

on

ales

Al concluir de llenar los campos, se

deberá hacer clicken el botón “Grabar”.

El número de “ID” se genera en

automático y es la llave con la que el

sistema identificará a la MRF.

Los botones de selección presentan los valores posibles,

tomados de un catálogo.

Note que ésta pantalla es muy similar a la del registro de matrimonios.

El valor de la inscripción es modificable.


Dat

os

Bás

ico

s d

e M

RF

63

Serv

icio

s in

stit

uci

on

ales

Continuar haciendo clicksobre el botón

“Grabar”.

El “ID” se generó en automático y es la llave con la que el

sistema identificará a la MRF

El estado “A” indica “Alta”.

El valor de la inscripción se

tomó del catálogo


Det

alle

s d

el R

egis

tro

de

MR

F

64

Serv

icio

s in

stit

uci

on

ales

Simplemente se registra el año del Encuentro o Curso

manifestado

Se concluye haciendo Clicken el botón de Terminar.

Cada MRF tiene un registro con el último año cursado para cada tipo de Encuentro o Curso. Es alimentado por la hoja de inscripción o por el registro de asistencia a dichos Eventos.

Al hacer Click en el botón Grabar de la pantalla de registro, aparecerán la pantalla de CAPACITACIONES, para completar el registro de datos de inscripción.


Mo

vim

ient

os

de

MR

F

65

Serv

icio

s in

stit

uci

on

ales

Si no se realizan cambios, se puede salir con el botón

de cerrar

El panel inferior ayuda a localizar la

MRF a modificar (Click en el ID apropiado).

Al hacer Click en el botón “Movimientos”, al igual que en matrimonios, aparecerá ésta nueva pantalla dividida en dos secciones. Todos los datos del panel superior, son actualizables.

Para registrar los cambios, se hace Click en el botón

“Grabar”.


El c

ampo

de

ESTA

DO

de

MR

F

66

Serv

icio

s in

stit

uci

on

ales

• La modificación de éste campo alterará las cifras de MRF y la disponibilidad de la MRF en cuestión.

Estados:

A (Alta) Es el estado natural de toda MRF activa en el ciclo.

B (Baja) Se utiliza para desactivar a una MRF antes de concluir el ciclo.

R (Reinscribir) Estado al que se debe poner una MRF de la cual se espera su reinscripción o que finalizó un ciclo.

Para Reinscribir una MRF, se debe eliegir el estado “A” y se hace Click en el botón Grabar .


Regi

stro

Cap

acit

ació

n d

e M

RF

67

Serv

icio

s in

stit

uci

on

ales


catálogo.

Éste botón permite la captura de las asistentes.

Los datos numéricos son informativos y

pueden ser modificados

posteriormente

La Clave del Evento se genera

en forma automática.

Los campos Anfitrión y Área

Organizadora son opcionales pero

muy útiles.




Se debe concluir con el botón de “Salida”.

Éste botón permite visualizar las participantes

ya registradas.


Det

alle

s d

el R

egis

tro

de

Cap

acita

ció

n

68

Serv

icio

s in

stit

uci

on

ales

• El registro del Evento o Capacitación, inicia con elegir el tipo de evento del catálogo que se abre haciendo Click en el indicador al final del campo.

• Note que aún no se asigna Clave de Evento. El número aparecerá automáticamente al elegir el Tipo de Evento haciendo Click en el renglón correspondiente.


Det

alle

s d

el r

egis

tro

de

capa

cita

ció

n

69

Serv

icio

s in

stit

uci

on

ales

Al posicionarse en el campo fecha, aparecerá el ícono de calendario

Las flechas superiores del

calendario permiten desplazarse entre los

meses.

Al hacer Click en el ícono de calendario, aparece

un calendario interactivo

Se elije la fecha haciendo Click en el día

correspondiente


Regi

stro

de

Asi

sten

tes

a cu

rso

MR

F

70

Serv

icio

s in

stit

uci

on

ales

Por cada MRF asistente elegida, se debe hacer

Click en el botón “Grabar Asistentes”.

Cada MRF se elige abriendo el campo

de ID

En algunos eventos participan invitadas que no son de la membresía. Se registran en la pantalla que se abre

con éste botón.

Se debe concluir con el botón de “Salida”.

Éste botón permite visualizar las participantes

ya registradas.

Esta pantalla es la misma para Capacitaciones, Encuentros y Reuniones Generales de matrimonios.


Regi

stro

de

Asi

sten

tes

que

no

p

erte

nece

n al

MFC

71

Serv

icio

s in

stit

uci

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ales

Éste registro es de captura libre.Esta pantalla aplica para Capacitaciones, Encuentros y Reuniones Generales.


RePO

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SY

CO

NSU

LTA

S

Quinto tema

72


Men

ú d

e Re

po

rtes

73

Re

po

rtes

y C

on

sult

as

Los dos botones en mayúsculas, abren

nuevos menús.


Car

acte

ríst

icas

de

los

rep

ort

es

74

Re

po

rtes

y C

on

sult

as

La herramienta de vista preliminar, ofrece nuevas opciones.

Los reportes se cierran con el “tache” azul.

Algunos botones abren varios reportes. Se elijen haciendo Click a la ceja correspondiente.

Se puede navegar entre las páginas mediante las flechas inferiores.

Éste control permite ampliar o reducir la imagen del reporte.


Her

ram

ient

a d

e vi

sta

pre

limin

ar

75

Re

po

rtes

y C

on

sult

as

Botón para imprimir el

reporte

Opciones de diseño de página

Opciones de visualización

Opciones para exportar el

reporte

Botón para cerrar la herramienta

Ésta herramienta es de uso común para imprimir los reportes.


Mó

dulo

de

Rep

ort

es E

spec

iale

s

76

Re

po

rtes

y C

on

sult

as

Botón que abre el menú de Reportes Concentrados de Membresía (D-01 y S-03)

El Sector seleccionado, aplica para los tres

reportes de ésta área

Al actualizar los perfiles, se comparan los cursos

recibidos por los promotores contra la vigencia definida en el catálogo correspondiente.


Co

nce

ntra

dos

de

Mem

bre

sía

77

Re

po

rtes

y C

on

sult

as

Éste botón genera el reporte D-01 de

la Diócesis

Éste botón genera el reporte S-03 del

Sector elegido

Opción para generar el archivo de interfase D-01 (ver detalles en

el capítulo de Administración).

Para efectos del reporte S-03, es necesario elegir

un Sector


Salv

ar lo

s re

po

rtes

78

Note que hay varios formatos de exportación

disponibles. Si cuenta con PDF, es el mejor.

Reportes importantes como el D-01 y el S-03, conviene que sean guardados en un directorio de la computadora.

Esto se hace exportando el reporte.

Re

po

rtes

y C

on

sult

as

Las opciones de impresión y exportación se presentan haciendo

Click en “Vista preliminar”

Botón para imprimir inmediatamente el reporte generado.


Mó

dulo

de

Co

nsu

ltas

79

Re

po

rtes

y C

on

sult

as

Las consultas son accesos a las tablas del sistema que permiten visualizar y organizar los datos de forma interactiva.Esta sección ofrece la mayoría de

los indicadores diocesanos.


Ejem

plo

de

con

sult

a

80

Re

po

rtes

y C

on

sult

as

La herramienta de Datos externos, ofrece nuevas opciones.

Las consultas se cierran con el “tache” azul.

Note que se cuenta con la herramienta de búsquedas.

Se puede navegar entre las páginas mediante las flechas inferiores.

Éste control permite desplazar horizontalmente

la pantalla.


Expo

rtar

dat

os

81

Re

po

rtes

y C

on

sult

as

La herramienta de Datos externos permite exportar los datos visualizados a un archivo Excel

“Familias iluminadas por el Espíritu Santo: testimonio de fe, esperanza y misericordia” 82

Botones que generan los indicadores de las

área 1 a Ia 6 y los presidentes diocesanos


Ind

icad

or d

e A

1

83

Las pestañas nos permiten visualizar los indicadores de el Área 1, en el ejemplo se visualiza el indicador 1 que es de capacitación.


AD

MIN

ISTR

AC

IÓN

Sexto tema

84


Cam

bio

s en

tab

las

esp

ecia

les

85

Ad

min

istr

ació

n

No es conveniente modificar los catálogos

de Eventos y de Servicios.

Es posible agregar renglones, pero debe analizarse su impacto.

Los botones superiores, permiten actualizar los datos ya

capturados.

Las pantallas del menú de Administración afectan los datos de manera directa (sin validaciones), por lo que deben ser utilizadas con mucha precaución.


Rein

icio

de

cicl

o

86

Ad

min

istr

ació

n

Debido a su impacto, éste botón solicita un password adicional*.

El botón ejecuta las siguientes tareas:1. Activar la pantalla de Actualización de Diócesis, para permitir la edición

del ciclo y del costo de inscripción. 2. Dar de baja (modificar el estado a “B”) los registros de aportaciones

financieras.3. Actualizar la membresía activa, modificando su estatus a “R”. De ésta

forma, todos requieren Reinscribirse.

El reinicio no aplica ni afecta a MRF ni los registros de servidores de Área II.*La clave es “cierre”


Arc

hiv

o d

e in

terf

ase

D-0

1

87

Ad

min

istr

ació

n

Éste botón activa la función de

“Exportaciones Guardadas”.

• El Archivo de Interfase Nacional, consiste en un archivo “plano”, delimitado por comas, que contiene los datos de una tabla del sistema llamada D01 y que se pueden observar en el reporte correspondiente.

• El archivo plano tiene un solo renglón y se nombra D01.txt

• Es posible modificar el directorio en que se grabará, pero por estándar, se ubica directamente en el disco C: , por lo que se encontrará como (C:\D01.txt)


Det

alle

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nera

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terf

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D-0

1

88

Ad

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istr

ació

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• El Archivo C:\D01.txt se hará llegar por correo al ECN, al final de un ciclo, o cuando sea solicitado.

Se genera el archivo, haciendo

Click sobre el botón “Ejecutar”.

El nombre y trayectoria del

archivo, ya están definidos, aunque son modificables.

Es correcto reemplazar el archivo anterior. Sin embargo

podemos generar varias versiones cambiando el nombre

Se concluye con el botón de Cerrar.


Resp

aldo

s

89

Ad

min

istr

ació

n

El respaldo de la base de datos se realiza simplemente copiando el archivo “BDD2015.accdb” (o BDD2015.accdr en caso de usar el runtime) a un directorio o medio correspondiente. Es importante tomar en cuenta las siguientes consideraciones:

• La base de datos debe estar cerrada antes de copiarla.

• Es muy conveniente cambiar el nombre de la copia de la base de datos, para que refleje la fecha del respaldo.

• Es altamente recomendable almacenar las copias en dispositivos externos (memorias USB o CDR).

• Como mínimo, se debe realizar un respaldo cada mes.


“La vida se acrecienta dándola y se debilita en el aislamientoy la comodidad. De hecho, los que más disfrutan de la vidason los que dejan la seguridad de la orilla y se apasionan en lamisión de comunicar vida a los demás.”

APARECIDA – Documento Conclusivo7.1.4 # 360

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GRACIAS por su servicio¡¡¡¡¡

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