Universidad De CaraboboFacultad de Odontología

Dtto. Salud Odontológica Comunitaria

Profesora:Susan León

Bárbula, Diciembre 2015

Bachiller:Toledo O. Sandra G.

Sección 112do Año

Definición

Una base de datos consiste en un conjunto de datos relacionados entre sí. Por datos entendemos hechos conocidos que pueden registrarse y que tienen un significado implícito. Pero la acepción común del término base de datos suele ser más restringida. Una base de datos tiene las siguientes propiedades implícitas:

Una base de datos representa algún aspecto del mundo real, en ocasiones llamadas mini mundo o universo de discurso.

Una base de datos es un conjunto de datos lógicamente coherente, con cierto significado inherente. Una colección aleatoria de datos no puede considerarse propiamente una base de datos.

Toda base de datos se diseña, construye y puebla con datos para un propósito específico. Está dirigida a un grupo de usuarios y tiene ciertas aplicaciones preconcebidas que interesan a dichos usuarios.

Uso de base de datos

1.-Bases de datos estáticas

Éstas son bases de datos de sólo lectura, utilizadas primordialmente para almacenar datos históricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el comportamiento de un conjunto de datos a través del tiempo, realizar proyecciones y tomar decisiones.  Por ejemplo la empresa IBM se dedicó al desarrollo de la computadora y ha hecho grandes impactos en el área informática

2.-Bases de datos dinámicas

Éstas son bases de datos donde la información almacenada se modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como actualización, borrado y adición de datos, además de las operaciones fundamentales de consulta. Un ejemplo de esto puede ser la base de datos utilizada en un sistema de información de un supermercado, una farmacia o una empresa.

3.-Bases de datos bibliográficas

Solo contienen un representante de la fuente primaria, que permite localizarla. Un registro típico de una base de datos bibliográfica contiene información sobre el autor, fecha de publicación, editorial, título, edición, de una determinada publicación, etc. Puede contener un resumen o extracto de la publicación original, pero nunca el texto completo, porque si no, estaríamos en presencia de una base de datos a texto completo. Como su nombre lo indica, el contenido son cifras o números. Por ejemplo, una colección de resultados de análisis de laboratorio, entre otras.

4.-Bases de datos deductivas

Un sistema de base de datos deductiva, es un sistema de base de datos pero con la diferencia de que permite hacer deducciones a través de inferencias. Se basa principalmente en reglas y hechos que son almacenados en la base de datos. Las bases de datos deductivas son también llamadas bases de datos lógicas, a raíz de que se basa en lógica matemática.

 5.-Base de datos de red

Éste es un modelo ligeramente distinto del jerárquico; su diferencia fundamental es la modificación del concepto de nodo: se permite que un mismo nodo tenga varios padres (posibilidad no permitida en el modelo jerárquico). Fue una gran mejora con respecto al modelo jerárquico, ya que ofrecía una solución eficiente al problema de redundancia de datos; pero, aun así, la dificultad que significa administrar la información en una base de datos de red ha significado que sea un modelo utilizado en su mayoría por programadores más que por usuarios finales. 

6.-Bases de datos transaccionales

Son bases de datos cuyo único fin es el envío y recepción de datos a grandes velocidades, estas bases son muy poco comunes y están dirigidas por lo general al entorno de análisis de calidad, datos de producción e industrial, es importante entender que su fin único es recolectar y recuperar los datos a la mayor velocidad posible, por lo tanto la redundancia y duplicación de información no es un problema como con las demás bases de datos, por lo general para poderlas aprovechar al máximo permiten algún tipo de conectividad a bases de datos relacionales.

7.-Bases de datos relacionales

Éste es el modelo utilizado en la actualidad para modelar problemas reales y administrar datos dinámicamente. En este modelo, el lugar y la forma en que se almacenen los datos no tienen relevancia (a diferencia de otros modelos como el jerárquico y el de red). Esto tiene la considerable ventaja de que es más fácil de entender y de utilizar para un usuario esporádico de la base de datos. La información puede ser recuperada o almacenada mediante “consultas” que ofrecen una amplia flexibilidad y poder para administrar la información.

8.-Bases de datos multidimensionales

Son bases de datos ideadas para desarrollar aplicaciones muy concretas, como creación de Cubos OLAP. Básicamente no se diferencian demasiado de las bases de datos relacionales (una tabla en una base de datos relacional podría serlo también en una base de datos multidimensional), la diferencia está más bien a nivel conceptual; en las bases de datos multidimensionales los campos o atributos de una tabla pueden ser de dos tipos, o bien representan dimensiones de la tabla, o bien representan métricas que se desean estudiar.

9.-Bases de datos orientadas a objetos

Este modelo, bastante reciente, y propio de los modelos informáticos orientados a objetos, trata de almacenar en la base de datos los objetos completos (estado y comportamiento). Una base de datos orientada a objetos es una base de datos que incorpora todos los conceptos importantes del paradigma de objetos:

Encapsulación – Propiedad que permite ocultar la información al resto de los objetos, impidiendo así accesos incorrectos o conflictos.

Herencia – Propiedad a través de la cual los objetos heredan comportamiento dentro de una jerarquía de clases.

Polimorfismo – Propiedad de una operación mediante la cual puede ser aplicada a distintos tipos de objetos.

En bases de datos orientadas a objetos, los usuarios pueden definir operaciones sobre los datos como parte de la definición de la base de datos. Una operación (llamada función) se especifica en dos partes. La interfaz (o signatura) de una operación incluye el nombre de la operación y los tipos de datos de sus argumentos (o parámetros). La implementación (o método) de la operación se especifica separadamente y puede modificarse sin afectar la interfaz. Los programas de aplicación de los usuarios pueden operar sobre los datos invocando a dichas operaciones a través de sus nombres y argumentos, sea cual sea la forma en la que se han implementado. Esto podría denominarse independencia entre programas y operaciones.

10.-Bases de datos documentales

Permiten la indexación a texto completo, y en líneas generales realizar búsquedas más potentes. Tesaurus es un sistema de índices optimizado para este tipo de bases de datos.

Objetivos de los sistemas de bases de datos

Entre los objetivos más importantes de los sistemas de bases de datos están:

Disminuir la redundancia e inconsistencia de los datos: Puesto que los archivos y los programas de aplicaciones fueron creados por distintos programadores en un periodo largo, es posible que un mismo dato esté repetido en varios sitios (archivos). Esta redundancia aumenta los costos de almacenamiento y acceso, además de incrementar la posibilidad de que exista inconsistencia en la información.

Reducir la dificultad para tener acceso a los datos: Supóngase que uno de los gerentes del banco necesita averiguar los nombres de todos los clientes que viven en cierta parte de la ciudad. El gerente llama al departamento de procesamiento de datos y pide que generen la lista correspondiente. Como ésta es una solicitud fuera de lo común no existe un programa de aplicaciones para generar semejante lista. Lo que se trata de probar aquí es que este

ambiente no permite recuperar la información requerida en forma conveniente o eficiente.

Evitar el aislamiento de los datos: Puesto que los datos están repartidos en varios archivos, y éstos pueden tener diferentes formatos, es difícil escribir nuevos programas de aplicaciones para obtener los datos apopiados.

Corregir anomalías en el acceso concurrente: Para mejorar el funcionamiento del sistema y tener un tiempo de respuesta más corto, muchos sistemas permiten que varios usuarios actualicen la información simultáneamente. En un ambiente de este tipo, la interacción de las actualizaciones concurrentes puede resultar en información inconsistente. Para prevenir estas situaciones debe mantenerse alguna forma de supervisión en el sistema.

Disminuir los problemas de seguridad: No es recomendable que todos los usuarios del sistema de base de datos pueda tener acceso a toda la información. Por ejemplo, en un sistema bancario, una persona que prepare los cheques de nómina sólo debe poder ver la parte de la base de datos que contenga información de los empleados. No puede consultar información correspondiente a las cuentas de los clientes.

Disminuir los problemas de integridad: Los valores que se guardan en la base de datos debe satisfacer ciertos tipos de limitantes de consistencia. El sistema debe obligar al cumplimiento de estas limitantes. Esto puede hacerse agregando el código apropiado a los distintos programas de aplicaciones. El problema se complica cuando las limitantes implican varios elementos de información de distintos archivos.

Sistemas De Gestión De Base De Datos:

Estos son una colección de programas cuyo objetivo es servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones. Se componen de: Un lenguaje de definición de datos, un lenguaje de manipulación de datos, un lenguaje de consulta.

Entre los diferentes tipos de SGBD de datos, podemos encontrar los siguientes:

MySQL: es una base de datos con licencia GPL basada en un servidor. Se caracteriza por su rapidez pero no es recomendable usar para grandes volúmenes de datos.

Access: Es una base de datos desarrollada por Microsoft. PostgreSQL y Oracle: Son sistemas de base de datos poderosos que

administran muy bien grandes cantidades de datos, los cuales suelen ser utilizadas en intranets y sistemas de gran calibre.

Microsoft SQL Server: es una base de datos más potente que Access desarrollada por Microsoft que se utiliza para manejar grandes volúmenes de informaciones.

Tipos De Usuarios1) Administradores de bases de datos: diseña la estructura de la base de datos y responsable de que funcione correctamente. Autoriza el acceso, coordina y vigila su utilización, mantenimiento del sistema. 2) Desarrolladores de aplicaciones: desarrolla los programas de aplicación que manejan datos de la base de datos. Estas aplicaciones contienen las solicitudes de datos al SGBD que luego serán procesados por los programas de la aplicación, y que tendrán como finalidad resolver problemas específicos. 3) Usuarios finales: no poseen conocimientos informáticos y manipulan los datos con la ayuda de las aplicaciones, mediante herramientas basadas en sistemas de menús. Entre este tipo de usuarios se encuentran:

Usuarios especializados Usuarios casules Usuarios ingenuos

Un Sistema de Base de Datos (SBD) se encuentra dividido en módulos, cada uno de los cuales controla una parte del de las funciones que ejecuta el sistema; donde en la mayoría de los casos, el sistema operativo proporciona únicamente los servicios más básicos y el SBD se encarga de controlas el manejo correcto de los datos. Los elementos funcionales se pueden dividir a grandes rasgos en:

Gestor de archivos: Se encarga de las estructuras de datos que se emplean para representar la información almacenada en disco. Además es el encargado de asignar espacio en disco.

Manejador de Base de Datos: Es el interface entre los datos de bajo nivel almacenados en la Base y los programas de aplicaciones y consultas de datos. Procesador de consultas: traduce las proposiciones del lenguaje de consultas a instrucciones de bajo nivel para que las entienda el manejador de Base de Datos. Además el procesador de consultas trata de traducir una petición del usuario a otra equivalente pero más eficiente.

Compilador DDL: Convierte las proposiciones DDL en un conjunto de tablas que contienen metadatos.

Archivos de datos: Almacenan la información (los datos). Diccionario de datos: Almacena información referida a la estructura de la

Base de Datos. Se usa continuamente. Se debe poner un gran énfasis en un buen diseño y una implementación adecuada del diccionario de datos.

Índices: Proporcionan acceso rápido a elementos de datos que tienen valores particulares.

Creación de campos y registro

Una tabla es utilizada para organizar y presentar información. Las tablas se componen de filas y columnas de celdas que se pueden rellenar con textos y gráficos.

Las tablas se componen de dos estructuras:

Registro: es cada una de las filas en que se divide la tabla. Cada registro contiene datos de los mismos tipos que los demás registros. Ejemplo: en una tabla de nombres y direcciones, cada fila contendrá un nombre y una dirección.

Campo: es cada una de las columnas que forman la tabla. Contienen datos de tipo diferente a los de otros campos. En el ejemplo anterior, un campo contendrá un tipo de datos único, como una dirección, o un número de teléfono, un nombre, etc.

A los campos se les puede asignar, además, propiedades especiales que afectan a los registros insertados. El campo puede ser definido como índice o autoincrementable, lo cual permite que los datos de ese campo cambien solos o sean el principal a la hora de ordenar los datos contenidos.

Cada tabla creada debe tener un nombre único en la Base de Datos, haciéndola accesible mediante su nombre o su seudónimo (Alias) (dependiendo del tipo de base de datos elegida). La estructura de las tablas viene dado por la forma de un archivo plano, los cuales en un inicio se componían de un modo similar.

Las tablas son los objetos principales de bases de datos que se utilizan para guardar datos.

Elemento disponible en el lenguaje HTML para la creación de recuadros rectangulares que pueden o no estar anidados y pueden o no contener celdas (recuadros más pequeños dentro de una tabla, pero que no se consideran tablas). Las tablas se utilizan para organizar, posicionar o dar mejor formato a los textos y gráficos en una página web.

Pueden crearse gráficamente a través de un programa desarrollador de páginas web o manejando los tags correspondientes del lenguaje

Eliminación de campos

Cuando se elimina un campo de una consulta, otros objetos de la base de datos (por ejemplo los formularios) no podrán usar la consulta como origen de datos para el campo eliminado. Sin embargo, dichos objetos todavía pueden obtener acceso al campo usando como origen de datos la tabla u otra consulta que contenga el campo.

Cuando se elimina un campo de una tabla, éste ya no podrá ser utilizado por los objetos de la base de datos.

Antes de eliminar un campo, es recomendable usar el panel Dependencias del objeto para determinar si algún otro objeto de la base de datos depende de la consulta o tabla de la que está eliminando el campo. Así podrá revisar el efecto que tendrá la eliminación del campo sobre otros objetos de la base de datos y modificar el diseño de dichos objetos según corresponda.

Revisar dependencias de objeto antes de eliminar un campo

1. En el panel de navegación, seleccione la consulta o tabla que contiene el campo que desea eliminar.

2. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Dependencias del objeto.

El panel Dependencias del objeto muestra los objetos que dependen de la consulta o tabla seleccionada en el paso 1.

Nota  Si no ha utilizado el panel Dependencias del objeto recientemente, Access puede tardar un poco en presentar las dependencias.

3. Para determinar si algún objeto utiliza el campo que se eliminará, en el panel Dependencias del objeto haga clic en el vínculo que señala hacia ese objeto. Access presentará el panel Lista de campos correspondiente al objeto.

Eliminar un campo de una consulta

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la consulta y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

2. En la cuadrícula de diseño de la consulta, seleccione el campo que desea eliminar y, a continuación, presione SUPR.

3. Cierre y guarde la consulta.

Eliminar un campo de una tabla

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

2. En la cuadrícula de diseño de la tabla, seleccione el campo que desea eliminar y, a continuación, presione SUPR.

3. Cierre y guarde la tabla.

Zona de entrada y salida

El diseño de la entrada consiste en el desarrollo de especificaciones y procedimientos para la preparación de datos, la realización de los pasos necesarios para poner los datos de una transacción en una forma utilizable

para su procesamiento, así como la entrada de éstos.  La entrada de estos los datos se logra al instruir la computadora para que los lea ya sea de documentos escritos o impresos, o por personas que los escriben directamente en el sistema.

Controles de la cantidad de entrada. 

Existen varias razones que explican por qué un buen diseño debe controlar la cantidad de datos en la entrada.  Primero, las operaciones de preparación y entrada dependen de las personas.  Dado que los costos de la mano de obra son altos, los asociados con la preparación e ingreso de los datos también lo son altos.  Disminuir los requerimientos de datos puede reducir los costos y ocurrir lo mismo con los costos de mano de obra.  Segundo, la fase de entrada puede ser un proceso lento que toma mucho más tiempo que el que necesitan las computadoras para llevar a cabo sus tareas.  De hecho, la computadora quizá permanezca sin hacer nada durante el tiempo en que se preparan los datos y la entrada para su procesamiento.  Al disminuir los requerimientos de la entrada, el analista puede acelerar todo el proceso desde la captura de datos hasta que los resultados llegan a manos de los usuarios.

Evitar Retrasos. Un retraso en el procesamiento, que es un resultado de las operaciones de preparación o de entrada de datos, recibe el nombre de cuello de botella.  Evitar los cuellos de botella debe ser siempre uno de los objetivos que el analista persiga al diseñar la entrada.

Evitar errores de datos. En cierto sentido la tasa de errores depende de la cantidad de datos, ya que entre más pequeña sea ésta, menores serán las oportunidades para cometer errores.  Es común encontrar en las operaciones de venta al por menor una tasa promedio del 3% de error en las operaciones de entrada de datos.  Si el volumen de datos es de 10,000 transacciones por semana, entonces se presentarán aproximadamente 300 errores.  A pesar de lo anterior, el analista puede reducir el número de errores al disminuir el volumen de datos que deben ingresarse por cada transacción.  El analista también puede modificar las tasas de error de una operación a través del diseño de la entrada, ya que la forma en que deben ingresar los datos puede tener efectos sobre la incidencia de los errores.  Otro aspecto del control de errores es la necesidad de detectarlos cuando éstos se presentan.  Las verificaciones y balances en los programas para entrada de datos, denominadas técnicas de validación de entradas, también descubren errores en la entrada.

Evitar pasos adicionales. Algunas veces el volumen de transacciones y la cantidad de datos en preparación, o en el trabajo de entrada de datos, es algo que no se puede controlar.  Cuando no es posible reducir el volumen de transacciones, el analista debe asegurar que el proceso sea lo más eficiente posible.  El analista experimentado también evitará diseños para la entrada que traigan como consecuencia una mayor cantidad de pasos a seguir.  El efecto que trae consigo ya sea añadir o

quitar un paso cuando se alimentan los cheques al proceso bancario, será multiplicado muchas veces en el transcurso de un día de trabajo.

Mantener la sencillez del proceso. Quizá el mejor consejo para los analistas es alcanzar todos los objetivos ya mencionados en la forma más sencilla posible.  Claro está que al incluir tantos controles sobre los errores las personas puedan tener dificultades al emplear el sistema.  En otras palabras. el control de los errores puede obstruir la tarea.  El sistema mejor diseñado se ajusta a las personas que lo utilizarán y al mismo tiempo, proporcionarán métodos para el control de los errores.  La simplicidad funciona y es aceptada por los usuarios.  En contraste, cuesta trabajo que los usuarios acepten diseños para la entrada que sean complejos o confusos, y no existe ninguna garantía para el éxito al instalar un sistema complejo.  En consecuencia, es aconsejable evitar la complejidad cuando hay opciones más sencillas.

Validación de la entrada. Los diseños de las entradas tienen como finalidad reducir la posibilidad de cometer errores o equivocaciones durante la entrada de datos.  Sin embargo, siempre debe suponer que se presentarán errores. Estos deben detectarse durante la entrada y corregirse antes de guardar los datos o procesarlos.  Es mucho más difícil corregir datos equivocados después de almacenarlos que antes de hacerlo.  De hecho los datos equivocados se olvidan con frecuencia hasta que alguien utilice un reporte basado en esos datos y cuestiona su exactitud y validez.

Diseño de las salidas:

El término salida, como es probable que el lector lo conozca, se refiere a los resultados e información generados por el sistema. Para muchos usuarios finales, la salida es la única razón para el desarrollo del sistema y la base sobre la que ellos evaluarán la utilidad de la aplicación. En la realidad, muchos usuarios no operan el sistema de información y tampoco ingresas datos en él, pero utilizan la salida generada por el sistema. Cuando diseñan la salida, los analistas deben de realizar lo siguiente:

Determinar qué información presentar. Decidir si la información será presentada en forma visual, verbal o

impresa y seleccionar el medio de salida. Disponer la presentación de la información en un formato aceptable. Decidir cómo distribuir la salida entre los posibles destinatarios.

Para llevar a cabo las actividades antes mencionadas, se requieren decisiones específicas tales como el empleo de formatos ya impresos cuando se preparan reportes, cuántas líneas planear sobre una página impresa o si se debe emplear gráficas y colores.

  La salida es la única razón para el desarrollo del sistema y la base sobre la que ellos evaluarán la utilidad de la aplicación.  En la realidad, muchos

usuarios no operan el sistema de información y tampoco ingresan datos en él, pero utilizan la salida generada por el sistema.

El diseño de la salida de la computadora debe avanzar en una forma organizada y bien pensada: tiene que desarrollarse correctamente mientras que al mismo tiempo se garantice que cada elemento de la salida está diseñado para que las personas encuentren que el sistema es fácil de emplear.

El termino salida se utiliza para denotar cualquier información, ya sea impresa o en una pantalla.  Cuando los analistas diseñan la salida:

Identifican la salida específica que es necesaria para satisfacer los requerimientos de la información.

Seleccionan los métodos para presentar la información. Crean los documentos, reportes u otros formatos que contienen la

información producida por el sistema.

.Aspectos importantes de las Salidas.

Cuatro preguntas, a las que debe darse respuestas en forma completa y apropiada, ayudan a los expertos de diseño de sistemas a comprender mejor lo que debe ser la salida de un nuevo sistema:

¿Quiénes Recibirán La Salida?

El usuario, ¿forma o no parte de la organización?, Quizá los usuarios externos tengan requerimientos específicos que no se pueden cambiar y que dictan los requerimientos de contenido, formato y medio de presentación.  Tal vez las organizaciones decidan presentar la misma información en forma diferente cuando ésta es enviada a los usuarios tanto externos como internos.

¿Cuántos Detalles Son Necesarios?

Pocos detalles son necesarios para indicarle a alguien que renové una licencia de manejo (nombre, dirección, fecha de renovación, cuota y una identificación de la salida como aviso de renovación).  Sin embargo, un informe trimestral de venta de ventas contiene muchos detalles con formatos diferentes que son de ayuda para trasmitir un mensaje (qué sucedió, cómo ocurrió y cuál fue el resultado) a todos los usuarios.  Asimismo, la cantidad de datos también sugiere si deben emplear métodos de impresión o de presentación en una pantalla.

¿Cuántos Y Que Tan Frecuente Es La Salida?

El calendario junto con la oportunidad de la salida, son guías específicas del diseño.  Algunas salidas se producen con poca frecuencia y sólo cuando aparecen ciertas condiciones: la emisión del aviso de renovación de licencia puede ocurrir cada 4 años, la emisión de una notificación de pago sucede cuando el saldo de la cuenta está vencido. sin embargo, la organización puede requerir cada mes una salida que indique todas las licencias que deben

renovarse el próximo mes, o una salida cada semana que señale todas aquellas cuentas cuyo saldo se venció durante la semana. 

¿Qué Método Utilizar?

¿Debe ser impresa o presentada en pantalla?  La salida impresa se emplea con bastante frecuencia.  Sin embargo, si un sistema da respuestas del tipo sí o no a las consultas, a menudo es apropiado presentar la respuesta en una pantalla, algunos sistemas emplean una salida de audio para informarles sobre un nuevo número telefónico o el cambio de éste.

Como utilizar Microsoft Access

Microsoft Access es la aplicación de bases de datos de Microsoft Office, dirigida a usuarios domésticos y pequeñas empresas.

Ofrece numerosas plantillas y una interfaz gráfica muy intuitiva que permite que cualquier usuario (sin ser experto informático) pueda aprender a manejarla rápidamente como pretendemos enseñarte con este curso.

Veremos cuáles son los elementos básicos de Access para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cómo se llaman, dónde están y para qué sirven. También veremos cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabemos cómo seguir trabajando.

Desde el botón Inicio de Windows 7, situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Al hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú. Colocar el cursor en Todos los programas, aparecerá la lista de los programas que hay instalados en tu ordenador.Localiza la carpeta Microsoft Office haz clic en ella, luego pulsa sobre Access, y se iniciará el programa

Desde el icono de Access del escritorio.

Puedes iniciar Access ahora para ir probando todo

La pantalla inicial

Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como esta: vamos a ver sus componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

La zona de la derecha nos permite crear una nueva base de datos utilizando plantillas o crear una nueva base de datos en blanco seleccionando el icono que ves remarcado en la imagen (Base de datos del escritorio en blanco).

También nos permite Iniciar sesión para obtener el máximo rendimiento de

A la izquierda aparecen listadas las últimas bases de datos abiertas (Recientes). Haciendo clic sobre una de ellas se abrirá directamente.

O podemos Abrir otros archivos, en tal caso se abrirá la siguiente ventana sobre la que volveremos en el siguiente tema

Crear una tabla de datos

Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear. En el grupo Tablas podremos seleccionar estas opciones:

El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.

Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica

Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso al mismo sitio.

Desde el grupo Plantillas también podemos acceder a Elementos de aplicación, que permite crear una tabla de entre las plantillas disponibles. Sólo tendrás que rellenarla con sus datos.

Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Este método consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendrá y otras consideraciones.

Otra forma rápida de llegar a la Vista Diseño es haciendo clic en el botón de la barra de estado inferior. También en caso de estar editando una tabla, encontraremos el botón Ver > Vista Diseño, en la pestaña Campos de las Herramientas de tabla.

Aparecerá la Vista Diseño de la tabla:

En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).

A continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente.

En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para definir las propiedades del campo, es decir, características adicionales de la columna que estamos definiendo.

Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer.

Modificar el diseño de una tabla en Vista Diseño

Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición (por ejemplo, añadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc.) tendremos que realizar una modificación en su diseño:

Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera.

Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar en el Panel de navegación, seleccionar Vista Diseño en el menú contextual:

Aparecerá la ventana de diseño de tablas estudiada en la unidad temática anterior.

Para modificar la definición de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias.

Para añadir un nuevo campo:

Ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo campo.

O bien, situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botón de la pestaña Diseño, en este último caso el nuevo campo se

insertará delante del que estamos posicionados.

Para eliminar un campo:

Posicionarse en el campo y hacer clic en el botón de la pestaña Diseño.

O bien, seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando esté remarcada pulsar la tecla Supr o Del.

Se borrará el campo de la definición de la tabla y los datos almacenados en el campo también desaparecerán.

Por último, guardar la tabla.

Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio Modificar diseño de tabla en Vista Diseño

Modificar el diseño de una tabla en Vista Hoja de Datos

La Vista de Hoja de datos se utiliza normalmente para editar los datos que contiene la tabla, aunque también podemos modificar su diseño. Para abrir la tabla en esta vista:

Si la tabla no está abierta, desde el Panel de Navegación:

- Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla.

- O bien hacer clic derecho sobre la tabla y seleccionar la opción en el menú contextual.

Si tenemos la tabla abierta, pero en Vista Diseño:

- Desde la pestaña Diseño o Inicio > grupo Vista > botón Ver, cambiaremos la vista.

También desde el botón de la barra de estado.

La Vista Hoja de datos tiene un aspecto como el siguiente:

la derecha de las columnas que hayamos creado veremos una columna

llamada Haga clic para agregar.

Si hacemos clic sobre el encabezado, se desplegará un menú que nos permitirá elegir el tipo de datos que contendrá la nueva columna (o campo). Al pulsar sobre el que nos interese, se insertará automáticamente en la tabla.

El encabezado del nuevo campo contendrá un nombre por defecto: Campo1. Si insertas otros se llamarán Campo2, Campo3, etc. Para darle un nombre a los campos no hay más que seleccionar el encabezado con un doble clic y borrar el texto Campo1, para a continuación escribir el nuevo nombre. Al finalizar, pulsar INTRO para que se guarde.

Otra forma de cambiar el nombre es hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el encabezado y seleccionar la opción Cambiar nombre de campo en el menú contextual.

También desde el menú contextual podremos Eliminar campo, si queremos deshacernos de una determinada columna.

Estas opciones nos pueden venir bien en un momento dado, si estamos modificando el contenido de la tabla y decidimos realizar un pequeño cambio en su diseño, pero recomendamos realizar los cambios de diseño en la Vista Diseño, ya que disponemos de un mayor control de la edición.