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Plataforma de Gestión de Becas

1. Introducción

La plataforma de gestión de Becas se desarrolló con el objeto de mejorar la calidad del servicio en nuestra gestión de las solicitudes de las becas de movilidad de ámbito europeo, automatizando gran parte de los trámites y creando un canal online permanente de comunicación entre candidatos y equipo de gestión.

Como parámetros de diseño se ha intentado abarcar todo el ciclo vital de gestión de una beca, desde la solicitud inicial hasta el fin de la estancia del becario/a, a la vez que el sistema es suficientemente abierto para adaptarse a los diferentes tipos de becas que actualmente gestionamos.

El paso a explotación tuvo lugar en Septiembre de 2011.

2. Especificaciones

El desarrollo se ha llevado a cabo en tecnología PHP/MySQL con amplio uso de AJAX para mejorar la experiencia del usuario y minimizar el tráfico de datos entre cliente y servidor.

Se ha cuidado especialmente el aspecto gráfico y la usabilidad a fin de facilitar y agilizar el uso de la herramienta por parte del personal que la utiliza en su gestión.

Los requerimientos básicos en el desarrollo de la plataforma fueron los siguientes:

Solicitud de becas con posibilidad de subir la documentación requerida

Portal de usuario con posibilidad de actualizar documentación, acceder a consultas, inscripción en ofertas, etc.

Matching de empresas y candidatos

Sistema de inscripción a ofertas y posterior envío de candidaturas integrado en la aplicación

Notificación automática de las diferentes fases de la gestión en función de “triggers” definidos

Sistema de consultas online

Historial de acciones realizadas por becario y por administradores

Generación de liquidaciones. Control de la cantidad y concepto liquidado.

Informes detallados en tiempo real en dashboard

3. Diagrama básico de funcionamiento

Se muestra a continuación un diagrama simplificado de los diferentes procesos que abarca la herramienta, desde el punto de vista de un usuario/a y de un administrador/a.

El texto en rojo representa las acciones realizadas por el usuario/a, mientras que en negro se representan las acciones que lleva a cabo el administrador/a en su gestión.

El sobre de correo indica las notificaciones automáticas que recibe el usuario/a, integradas en la aplicación.

Área de Informática y Comunicaciones Página 1


4. Funcionalidad detallada

4.1. Rol de usuario/a

→ REGISTRO:

Al registrarse el usuario/a recibe los datos de acceso en la cuenta de email especificada.

Figura 1. Formulario de registro

→ REALIZAR CONSULTA

Una vez registrado el usuario/a puede realizar consultas a fin de resolver posibles dudas sobre las convocatorias de becas en vigor.

Figura 2. Formulario de consultaÁrea de Informática y Comunicaciones Página 3


→ SOLICITUD DE BECA

El su solicitud el candidato/a complementa los datos facilitados en su registro y adjunta la documentación requerida para la tramitación de su candidatura

Figura 3. Formulario de solicitud

→ INSCRIPCIÓN OFERTAS

Completada la solicitud de beca, el candidato/a puede inscribirse en las ofertas publicadas en el web

Figura 4. Detalle inscripción oferta

→ PORTAL DE USUARIO

Desde su portal de usuario el candidato/a puede consultar el estado de su solicitud, actualizar o añadir documentación, ver las consultas que ha realizado, las ofertas en que se ha inscrito o el historial de acciones llevadas a cabo en el curso de la tramitación de su solicitud.



Figura 5. Portal de usuario

3.2. Rol de administrador/a

→ INFORMES (DASHBOARD)

Es la página de inicio que aparece al loguearse en la aplicación como administrador. Desde aquí se puede ver la evolución de los usuarios registrados, distinguiendo los que han hecho solicitud de beca de los que no, y la evolución de las consultas realizadas durante los últimos 12 meses.

Figura 6. Detalle gráfica evolución registros/solicitudes



Por otra parte se ofrece datos estadísticos sobre el estado de la aplicación en cuanto a número de liquidaciones realizadas e importe de las mismas, número de solicitudes y número de consultas por día y el porcentaje de candidatos que cuentan con empresa de acogida sobre el total de solicitudes.

Figura 7. Dashboard completo

En la sección de tareas pendientes aparecen diferentes listados con el número de coincidencias correspondiente a la espera de que el administrador realice la acción que corresponda, bien sea para corregir/completar datos, validar información, enviar/descartar ofertas, etc. Los listados desaparecen si no existen coincidencias.

Figura 8. Ejemplo de listado, candidatos con empresa de acojida

Desde el dashboard se puede acceder a un mapa de situación de los becarios/as, generado con la API de Google Maps y filtrado por convocatoria.



Figura 9. Mapa situación becarios/as

→ GESTIÓN DE BECARIOS

Al acceder a este apartado aparece un listado de los usuarios registrados y de las solicitudes realizadas. Estos listados están realizados con la librería jQuery, con las ventajas que ello conlleva en cuanto a funcionalidad y usabilidad, y son comunes a toda la aplicación. La paginación está hecha mediante peticiones AJAX, así como la búsqueda dinámica del texto en la casilla del buscador.

Figura 10. Datagrid becarios

En la parte superior del listado aparecen cuatro botones de filtrado: ver todos (registros + solicitudes), ver sólo solicitudes, ver becarios o ver candidaturas denegadas.


Filtros de listado

Botones de gestión


En la parte inferior existe botones para exportar el contenido del listado (filtrado o no) a formato Excel o bien imprimirle directamente.

En el lateral derecho están ubicados los iconos con las funciones que permiten gestionar cada candidatura individualmente.

Figura 11. Función de los botones de gestión

Al hacer clic sobre la lupa aparece, superpuesto sobre el datagrid, la ficha de lectura con los datos del candidato seleccionado y el acceso a la documentación que adjuntó en su solicitud (CV, impreso de solicitud, carta aceptación, etc.)

Figura 12. Ficha becario

En el icono del lápiz se centra la gestión propia del candidato en la aplicación. Se distinguen varias pestañas en la parte superior de cada candidato con las diferentes funciones de su gestión:

Datos del candidato/a

Becas solicitadas

Liquidaciones realizadas

Envío/cambio de contraseña

Log de acciones realizadas

Envío de CV a empresas en el marco de una oferta



Por otra parte la cabecera con los principales datos del candidato/a, nombre y apellidos, fotografía, becas solicitadas e icono indicador del estado de la misma, descarga de CV, etc. es común a todas las pantallas de gestión.

Figura 13. Edición de datos personales de la candidatura

La pantalla de gestión de solicitudes varía en función de si la candidatura está formalizada o pasa a concedida. En la parte superior se indica la fecha de la solicitud y la documentación remitida. El cambio de estado se realiza mediante un “select” habilitando la notificación automática al candidato/a por email de dicho cambio.

Figura 14. Gestión de solicitud formalizada


Pestañas de gestión

Solicitudes realizadas e icono indicador del estado de las mismas

Documentación de la solicitud

Selector de estado de la solicitud

Notas sobre para el expediente de la solicitud


En caso de que la beca sea concedida aparecen los campos de selección de país/empresa, fechas de estancia, importe concedido y checklist de documentación.

Figura 15. Gestión de beca concedida

Desde el apartado de liquidaciones se generan las órdenes de pago a ingresar en el número de cuenta bancario especificado por el becario/a, a la vez que se resta del importe concedido la cantidad correspondiente. El becario/a es notificado automáticamente del inicio de este trámite por correo electrónico.

Figura 16. Gestión de liquidaciones



En el log se puede acceder al histórico de acciones realizado sobre la candidatura y que administrador efectuó dicha acción:

Figura 17. Log de candidatura/solicitud

Finalmente, en el apartado enviar CV se puede remitir el CV del candidato/a a instancias de una inscripción suya en una oferta de beca. Este sistema integra las empresas y ofertas dadas de alta en la propia aplicación con un sistema de envío automatizado. Sirve, así mismo, para llevar un control de los candidatos/as remitidos a cada oferta y empresa.

Figura 18. Inscripciones a ofertas del candidato/a

Existe la posibilidad de agrupar en el mismo envío otras candidaturas inscritas en la misma oferta. En candidato es notificado automáticamente tanto si se envía su CV como si se descarta.

Figura 19. Detalle envío a oferta



Reseñar que en el dashboard existe un listado específico con las ofertas pendientes, donde se agrupan las inscripciones por empresas, facilitando así la labor del envío de candidaturas.

→ GESTIÓN DE EMPRESAS

El directorio de empresas se utiliza pasa el matching con los candidatos y para gestionar las ofertas de becas gestionadas por la Cámara

Figura 20. Listado de empresas

Figura 21. Alta nueva empresa.

→ BECAS ACTIVAS

Desde este apartado se gestionan las convocatorias de becas disponibles en la aplicación. Los usuarios sólo pueden solicitar las becas cuya convocatoria esté activa. El listado permite ver fácilmente el número de becarios o solicitudes que existen en cada convocatoria.

Figura 22. Listado de convocatorias de becas

→ CONSULTAS

Las consultas están ideadas como un sistema de ticketing básico. Al llegar una consulta a la aplicación se registra y el personal técnico la responde cerrándola.



Figura 23. Listado de consultas abiertas

Al igual que en resto de los apartados, la información básica del becario es accesible en la misma pantalla de respuesta a la consulta. La respuesta es recibida por el candidato/a directamente en su correo electrónico, salvo las respuestas internas, sólo visibles para los administradores, a modo de notas sobre la consulta.

Figura 24. Respuesta a consulta

Está previsto mejorar el sistema añadiendo la funcionalidad de reply al usuario, adjuntar ficheros, remisión a otro administrador, acceso mediante identificador único por web, sin necesidad de loguearse y la función de “canned responses”

→ GESTIÓN DE OFERTAS

En esta sección se gestionan las ofertas que las empresas colaboradoras hacen llegar a la Cámara en su labor de intermediación entre empresas y candidatos.

Se enlazan con las empresas dadas de alta en el apartado anterior. Las ofertas activas automáticamente son visibles en la parte pública de la web, aunque se requiere la solicitud de una beca para poder inscribirse a las mismas.



Figura 25. Listado de ofertas

Figura 26. Alta nueva oferta

→ LIQUIDACIONES

Finalmente, en el datagrid de Liquidaciones se accede a los pagos realizados en las diferentes convocatorias y distinguiendo el concepto de pago. Se filtran las liquidaciones confirmadas por el beneficiario, como las que están pendientes de confirmar.

Figura 27. Liquidaciones pendientes


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