Azure RM-Manual de usuario -...

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Proyecto: Protección de información para usuarios VIP

Preparado para

GRUPO ROMERO

26-ene-15

Versión 1.0 Draft

Preparado por

Alfredo Mejía

Microsoft Consultant

[email protected]

Colaboradores

Jose Osorio

Manual de usuario de Azure

Right Management

Grupo Romero

ii

Azure RM-Manual de usuario, Proyecto: Protección de información para usuarios VIP, Versión 1.0

Prepared by Alfredo Mejía

Revisiones

Registro de cambios

Fecha Autor Versión Referencia de cambios

20/01/2015 Alfredo Mejía 1.0 Draft

21/01/2015 José Osorio 1.0 Versión Final

Revisores

Nombre Versión aprobada Posición Fecha

Grupo Romero

iii



Tabla de contenidos

1 Introducción ............................................................................................................................................ 4

2 Proteger Documentos ......................................................................................................................... 5

2.1 Consideraciones ............................................................................................................................................................... 5

2.2 Proteger Documentos (Outlook) ............................................................................................................................... 5

2.3 Lectura documento protegido (Outlook) ............................................................................................................... 7

2.4 Proteger Documentos (OWA) ..................................................................................................................................... 9

2.5 Leer Documentos (OWA) ........................................................................................................................................... 11

3 Proteger Correo ................................................................................................................................... 12

3.1 Consideraciones ............................................................................................................................................................ 12

3.2 Proteger correo (Outlook) ......................................................................................................................................... 12

3.3 Lectura correo protegido (Outlook) ...................................................................................................................... 15

3.4 Proteger correo (OWA) ............................................................................................................................................... 15

3.5 Lectura correo Protegido (OWA) ............................................................................................................................ 16

4 Cifrar Correo ......................................................................................................................................... 17

4.1 Consideraciones ............................................................................................................................................................ 17

4.2 Cifrado (Outlook y OWA) ........................................................................................................................................... 17

4.3 Lectura coreo cifrado ................................................................................................................................................... 18

GRUPO ROMERO

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1 Introducción

El presente documento tiene como finalidad brindar una guía paso a paso para:

Sección Descripción

Proteger documentos

Es la capacidad de proteger documentos Office, PDFs e

imágenes para evitar su uso sin autorización en usuarios

internos y externos.

Proteger correos

Es la capacidad de proteger el mensaje de correo y su

contenido para evitar su uso sin autorización en usuarios

internos.

Cifrar Correos Es la capacidad de cifrar los correos y su contenido para que

solo los usuarios externos puedan acceder al correo.

Cifrar correos

Proteger correos

Proteger documentos

Grupo Romero

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2 Proteger Documentos

2.1 Consideraciones

Se debe considerar que los documentos protegidos solo podrán ser accedidos por:

1. Usuario de correo del Grupo Romero (Alicorp, Ransa, Cogesa, etc).

2. Usuarios externos con correo corporativo (No Hotmail, no Yahoo, No Gmail, entre

otros).

2.2 Proteger Documentos (Outlook)

En esta sección se muestran los pasos para proteger los documentos que serán anexados en el

correo a enviar:

1. Clic derecho sobre el documento a proteger y seleccionar “Uso Compartido Seguro”.

CDepazT

Nota adhesiva

Especificar si es solo para usuario de Exchange (Office365) o tambien admite otros servicios

CDepazT

Nota adhesiva

Corregir imagen, mencionas escoger "Uso compartido y la imagen indica otra cosa"

Grupo Romero

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2. Para aplicar la protección deberá:

Especificar el usuario o los usuarios a quien va dirigido el documento.

Configurar las restricciones de uso (Visor, revisor, Coautor o Copropietario).

Especificar la expiración del documento.

Confirmar si desea recibir notificación si el documento fue abierto.

CDepazT

Nota adhesiva

De preferencia definir cada unos delos perfiles.

CDepazT

Nota adhesiva

Si expire, el archivo desaparece o deja de ser accesible?? - puedo hacer que vuelva a estar disponible?

Grupo Romero

Page 7



3. Esperar que el documento sea protegido.

4. De forma automática el cliente de correo iniciará y se abrirá un nuevo mensaje con el

documento protegido.

Realizar las modificaciones en el cuerpo y/o asunto de mensaje para enviar el correo.

2.3 Lectura documento protegido (Outlook)

Para abrir un documento protegido, deberá abrir el cliente Outlook y realizar lo siguiente:

1. Revisar el mensaje de correo con los documentos protegidos:

Grupo Romero

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2. Esperar que el archivo de Office se abra.

3. Una vez abierto, podrá visualizar que el documento está protegido. Para lo cual deberá

seleccionar “Ver Permisos” para confirmar los permisos que posee.

4. En los permisos del documento, se podría verificar los permisos y la fecha de caducidad

del documento.

Grupo Romero

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2.4 Proteger Documentos (OWA)

En esta sección se muestran los pasos para proteger los documentos que serán anexados en el

correo a enviar:

1. Clic derecho sobre el documento a proteger y seleccionar “Permisos Personalizados”.

2. Para aplicar la protección deberá:

Especificar el usuario o los usuarios a quien va dirigido el documento.

Configurar las restricciones de uso (Visor, revisor, Coautor o Copropietario).

Especificar la expiración del documento.

Confirmar si desea recibir notificación si el documento fue abierto.

Grupo Romero

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3. Esperar que el documento sea protegido.

4. Acceder al correo web corporativo y anexar el documento protegido a correo que será

enviado:

5. Enviar el correo.

Grupo Romero

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2.5 Leer Documentos (OWA)

1. Acceder al correo web corporativo y visualizar el correo con el documento protegido.

2. Descargar el documento a la PC.

3. Esperar que el archivo de Office se abra.

4. Una vez abierto, se podrá visualizar que el documento está protegido. Para lo cual

deberá seleccionar “Ver Permisos” para confirmar los permisos que posee.

5. En los permisos del documento, se podrá verificar los permisos y la fecha de caducidad

del documento.

Grupo Romero

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3 Proteger Correo

3.1 Consideraciones

Se debe considerar que los correos protegidos solo podrán ser accedidos por usuarios

de correo del Grupo Romero (Alicorp, Ransa, Cogesa, entre otros).

En caso se requiera que el correo esté protegido y sea leído por usuarios externos,

deberá ir a la sección de “Cifrar Correo.

3.2 Proteger correo (Outlook)

Para proteger (controlar el reenvió, impresión, respuesta, entre otros) de los correos enviados a

los usuarios de correo de Grupo Romero, deberá seguir este procedimiento:

1. Escribir un nuevo mensaje.

Grupo Romero

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2. Ir a Archivo y luego seleccionar Información.

3. Aplicar una política de la corporación Grupo Romero que sea requiera.

Grupo Romero

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Las políticas tienen los siguientes permisos:

Política Permisos

No Reenviar Lectura, modificación

No puede reenviar el mensaje.

Corporación General de Servicios S.A. -

Confidential

Lectura, modificación, reenvió y respuesta.

No puede copiar e imprimir el mensaje

Corporación General de Servicios S.A. –

Confidential, ver únicamente

Solo Lectura

4. Confirmar la aplicación del permiso.

5. Volver a la pestaña mensaje y enviar el correo.

Grupo Romero

Page 15



3.3 Lectura correo protegido (Outlook)

Abrir el cliente Outlook y ubicar el mensaje protegido:

1. Abrir el mensaje en una nueva ventana.

Podrá validar los permisos que posee en el mensaje en la cabecera mensaje.

3.4 Proteger correo (OWA)

1. Acceder al servicio de correo web de Grupo Romero.

2. Escribir un nuevo mensaje.

Grupo Romero

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3. Seleccionar el botón “puntos suspensivos”. Seleccionar establecer permisos y aplicar la

política requerida.

4. Confirmar la aplicación de la política de permiso al correo.

5. Enviar el mensaje.

3.5 Lectura correo Protegido (OWA)

1. Acceder al servicio de correo web de Grupo Romero.

2. Ubicar el mensaje protegido y abrirlo.

Grupo Romero

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4 Cifrar Correo

4.1 Consideraciones

Para el cifrado de correo que va hacia usuarios externos, se deberá escribir la palabra

“cifrado” en el asunto del mensaje.

Los usuarios externos que reciban el mensaje deberán iniciar sesión con una cuenta “Live

Id” de Microsoft (Outlook.com, Hotmail.com, entre otros) o ingresar un código de 10

dígitos que será enviado por correo.

4.2 Cifrado (Outlook y OWA)

1. Abrir el cliente de correo Outlook o el acceder al correo web.

2. Preparar el correo a enviar y escribir la palabra cifrado en el asunto del mensaje.

Grupo Romero

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El servicio de correo de Office 365 detectará la palabra cifrado y de forma automática cifrará

todo el mensaje.

4.3 Lectura coreo cifrado

1. El usuario público o externo que reciba el mensaje, visualizará lo siguiente:

2. El usuario externo deberá descargar el adjunto en su escritorio. Luego deberá abrir el

archivo “Message.html” con el navegador web que prefiera.

Grupo Romero

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3. El usuario externo deberá decidir si inicia sesión con una credencial pública de Microsoft

(Hotmail, Outlook.com, entre otros) o si obtiene un código.

4. En el caso de seleccionar “¿No desea iniciar sesión? Obtenga un código de acceso de un

solo uso para ver el mensaje”.

Grupo Romero

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5. El usuario externo deberá confirmar en un buzón que haya recibido un código de

Microsoft.

6. Deberá escribir el código de 8 dígitos y seleccionar Continue.

Grupo Romero

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7. Al finalizar podrá ver el mensaje:

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