Ayuntamiento de Foios | - PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HAN DE … · 2016-05-04 ·...

PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HAN DE REGIR EN LA LICITACIÓN, MEDIANTE PROCEDIMIENTO NEGOCIADO SIN PU BLICIDAD, PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE IMPLANTACIÓN, PUESTA EN MARCHA, MANTENIMIENTO Y ASISTENCIA TÉCNICA DE UN SISTEMA IN TEGRAL DE TRAMITACIÓN ELECTRÓNICA EN EL AYUNTAMIENTO DE FOIO S MEDIANTE LA MODALIDAD DE SOFTWARE COMO SERVICIO.

Plaça del Poble, 1 – 46134 Foios València T 96149 11 10 F 96 149 48 23 [email protected] www.foios.es

SARA DASI DASI, Secretaria del Ayuntamiento de Foios, CERTIFICO:

Que el presente Pliego ha sido aprobado por acuerdo de la Junta de Gobierno Local en sesión ordinaria de fecha 20 de abril de 2016

En Foios, a 20 de abril de 2016.

1.- OBJETO Y ALCANCE DEL CONTRATO

1.1. Objeto del contrato

El objeto del presente contrato es provisionar, mediante el modelo de software como servicio , una serie de aplicaciones que se integren con las actuales aplicaciones del backoffice municipal detalladas en el apartado "2.3 Punto de partida" del presente pliego de prescripciones técnicas, y que permitan evolucionar el sistema actual consiguiendo un Sistema Integral de Tramitación Electrónica para el Ayuntamiento de Foios.

Para ello, este software como servicio debe incluir los servicios de implantación, puesta en marcha, mantenimiento y asistencia técnica de:

Un Gestor de Expedientes:

Aplicación que permite la tramitación de todas las tipologías de expedientes (administrativos y no administrativos) gestionados por la entidad, y debe poderse integrar con todos los sistemas informáticos que componen el backoffice de la entidad.

Un Gestor de Órganos de Gobierno (Colegiados y Unip ersonales):

Aplicación que, integrada con el Gestor de Expedientes, permita gestionar y controlar todos los asuntos que han sido objeto de discusión y acuerdo, o dictamen, en los Órganos de Gobierno o Informativos de la Entidad.

Un Portafirmas electrónico corporativo:

Debe permitir la definición de circuitos de firma electrónica de los documentos y deben existir los mecanismos de control de permisos correspondientes. Además se requiere un firmador, versión dispositivos móviles (iOs y Android), que integrado con los sistemas que componen el backoffice de la entidad, debe permitir la firma individual y masiva de todos los documentos generados y capturados, tanto desde ordenadores de escritorio como desde dispositivos móviles (tabletas y teléfonos inteligentes).

Un Gestor de notificaciones multicanal:

Gestor de notificaciones que permita gestionar de forma centralizada todas las notificaciones postales y telemáticas realizadas por el Ayuntamiento, disponiendo de un buzón de notificaciones electrónicas propio que permita la notificación electrónica por comparecencia en sede electrónica.






1.2. Alcance del contrato

El alcance del presente contrato son los servicios de implantación, mantenimiento, acceso y uso al sistema demandado. Se requerirá, como mínimo, de la realización de las siguientes tareas y servicios necesarios para la implementación del Sistema de Integral de tramitación electrónica:

Configuración del Sistema: permitirá ajustar el software a la estructura organizativa de la entidad (usuarios, perfiles de usuario, unidades organizativas, cargos, etc..)

Implantación: la empresa adjudicataria deberá elaborar un Plan de Implantación del sistema individualizado para cada una de las unidades Administrativas involucradas en el proyecto.

Este plan deberá incluir como mínimo:

Tareas de parametrización genérica de la solución para que el Ayuntamiento pueda comenzar a trabajar sobre ella.

Implantación del sistema.

Formación a administradores y usuarios del sistema.

Soporte a la puesta en marcha de las diferentes aplicaciones.

Formación: la empresa adjudicataria deberá desarrollar acciones formativas impartidas para los siguientes perfiles:

Personal del departamento de Informática del Ayuntamiento. Focalizada en los aspectos técnicos de la aplicación y funcionalidades más avanzadas.

Usuarios finales de la aplicación. Se impartirá formación sobre el manejo de todas las aplicaciones a los empleados municipales destinatarios del nuevo sistema.

Integraciones: las distintas soluciones conforme al objeto del contrato deberán estar integradas entre sí, de modo que se permita la comunicación bidireccional entre ellas, así como con las actuales aplicaciones de gestión detalladas en el punto "2.3 Punto de partida" del presente pliego de condiciones técnicas.

Mantenimiento y Soporte: las empresas licitantes deberán especificar en la propuesta económica el coste del servicio de mantenimiento de versiones y asistencia técnica (soporte telefónico y telemático) de las aplicaciones a las que se facilite el uso o acceso (tanto si es en modalidad cloud como in-house, es decir, instalándose en las dependencias del ayuntamiento, para facilitar la integración con el resto del backoffice municipal), con el objetivo de conocer el importe de los mismos en los años sucesivos.

A nivel general y para todas las fases del mantenimiento se deberán realizar las siguientes tareas:






Resolución de incidencias en uso habitual del sistema.

Modificaciones que se fundamenten en un cambio de normas legales.

Resolución de consultas de funcionamiento por teléfono o vía telemática.

1.3 Punto de partida

El ayuntamiento de Foios actualmente cuenta con un consolidado sistema de información y gestión integrado del fabricante ABS Informática S.L., de manera que las principales aplicaciones de gestión municipal operan sobre un único núcleo. Los principales sistemas corporativos de gestión implantados son:

- Sistema de seguridad y gestión de usuarios y otros servicios comunes (ABS Inicio)

- Sistema de gestión de archivos y digitalización certificada (ABSDoc)

- Contabilidad Pública (CGAP WindowsPLUS)

- Registro de facturas (RFA PLUS) y Factura electrónica (eFACT / FACE)

- Registro de Entradas y Salidas web con firma (REG E/S Web Firma)

- Padrón municipal de Habitantes (PH WindowsPLUS)

- Gestión Tributaria (GTR Windows PLUS)

- Recaudación voluntaria (Administración de recibos PLUS)

- Sede Electrónica (eATIENDE)

El sistema de bases de datos utilizado utilizado por los diferentes módulos es Microsoft SQL Server 2014.

Todas estas aplicaciones son desarrollos de la empresa ABS Informática S.L y de las cuales el ayuntamiento adquirió, en su momento, las correspondientes licencias de uso.

2.- REQUERIMIENTOS

2.1. Requerimientos funcionales

2.1.1. Generales

El Sistema Integrado a nivel general deberá cumplir con los siguientes requisitos funcionales:






• Escritorio del usuario

- Disponer de un escritorio web personalizado para cada usuario donde este encontrará los accesos a todos los módulos a los que requiere acceder para desempeñar sus funciones dentro de la entidad. El Escritorio permitirá al usuario añadir accesos al resto de aplicaciones instaladas.

• Gestión de Usuarios

- Disponer de una gestión de usuarios que permita definir roles y grupos de usuarios (perfiles), sobre los cuales se pueda asignar el acceso a las distintas funciones y datos.

- En concreto deberá permitir la definición y el mantenimiento de:

o Usuarios o Cargos o Perfiles de usuarios o Grupos de usuarios o Entes en los que la entidad está estructurada o Unidades Organizativas o Familias de codificadores o Codificadores o Listados personalizados

• Seguridad

- Proporcionar un control de acceso único para todas las funcionalidades de la aplicación, basado en la autentificación de usuario y contraseña. Este control de acceso estará integrado con el sistema de autentificación de Windows, LDAP, con el objetivo de que el usuario se valide una única vez (Single Sign-On).

- Permitir a los usuarios cambiar su contraseña desde el navegador de aplicaciones y por tanto sin necesidad de acceder a la gestión de usuarios.

- Facilitar la realización del control de acceso a las bases de datos del sistema mediante la especificación al SGBD de un usuario y clave para cada una de las bases de datos con los permisos de acceso necesarios asignados. Dichos usuarios y claves serán asignados por el administrador del sistema durante el proceso de parametrización, permitiéndose la autentificación utilizando el usuario y clave registrados en la aplicación.

- Asegurar la integridad de los datos y disponer de funcionalidades para la recuperación de estos en caso de necesidad, así como para implementar las políticas de copia de seguridad de la entidad.






• Configuración y parametrización

- Configuración de las opciones de usuario: El usuario podrá personalizar determinadas funcionalidades con el objetivo de conseguir una mayor usabilidad y operatividad durante el ejercicio de su trabajo.

- Personalización de listados e informes: Se podrá definir el formato de todos los listados incluidos en la aplicación y la generación de nuevos listados o informes basados en estos. Los listados podrán incluir campos compuestos por texto fijo y valores variables, además de imágenes.

• Gestión de interesados

- Facilitar la integración con cualquier repositorio de personas (interesados, terceros, etc…) que disponga de un API tipo webservice, con el objetivo de capturar los datos personales y la dirección de los interesados en el momento en que se están registrando las anotaciones. Por defecto el sistema debe estar integrado con el Padrón de habitantes.

- Incorporar un sistema integrado de gestión de personas que permita la depuración y agrupación de interesados favoreciendo la eliminación de duplicidades y la actualización masiva de los datos.

2.1.2. Gestor de Expedientes

El gestor de expedientes debe permitir la incoación y tramitación de cualquier tipo de expediente gestionado por la entidad. Los expedientes podrán ser tramitados sin workflow, con workflow manual y con workflow automático. En el caso de expedientes con workflow debe incorporar el acceso al repositorio de procedimientos y plantillas de una editorial que proporcione un catálogo actualizado de procedimientos y plantillas adaptados a la normativa estatal y autonómica.

Formatos de documentos

Permitirá gestionar documentos electrónicos en cualquier formato estándar y generará documentos en formato docx, odt, pdf y pdf-a.

Composición y edición de documentos

El diseño y edición de plantillas de documentos y documentos deberá poder realizarse con el editor de textos MS Word y con el Writer de la suite LibreOffice.






Motor de tramitación de expedientes

Incorporará un motor de tramitación que se encargue de repartir los trámites de los expedientes entre los usuarios y de ejecutar de forma desatendida los trámites automáticos incluidos en los workflows.

Diseño de plantillas de documentos

Incorporará un diseñador de plantillas de documentos que permita crear plantillas personalizadas

Diseño de procedimientos

El sistema incorporará un diseñador de procedimientos que permita a la entidad el diseño de procedimientos con o sin flujo de trabajo asociado. Cada procedimiento incluirá un conjunto de trámites que podrán ser automáticos o manuales. Además incluirá elementos para poder añadir a los workflows bifurcadores para crear caminos alternativos y temporizadores para bloquear la tramitación del expediente hasta que se cumpla una determinada condición.

Cada procedimiento tendrá asociado:

- Las fases de tramitación

- Los roles de los interesados implicados.

- Un flujo de trabajo, incluyendo elementos que permitan tramitación en paralelo, sincronización de tramitaciones paralelas, fijar esperas, definir bifurcaciones automáticas y crear de forma asistida llamadas a funcionalidades y datos de otros sistemas externos.

- Verificar las propiedades de los trámites, tipos, plazos, unidad organizativa y tareas a realizar, que tiene cada procedimiento estándar.

- Por cada trámite, verificar las tareas que realizar.

- Se dispondrá de tareas preconfiguradas para generar documentos a partir de modelos, enviar sms, enviar mensajes de correo (emails), enviar notificaciones o comunicaciones, iniciar expedientes asociados, entrar datos con un formulario, definir y marcar la lista de subtareas externas a realizar sin control del sistema, así como firmar/rechazar digitalmente documentos.

- Verificar los datos específicos y los formularios necesarios para su entrada y/o consulta.

- Verificar los modelos de documentos estándares, que podrán ser documentos de texto u hojas de cálculo, incluyendo en éste cualquier dato común o específico del procedimiento/expediente y cualquier dato asociado a las anotaciones de registro y expedientes vinculados al mismo, así como otros documentos o partes de otros documentos.






- Configurar de forma asistida cualquiera de las llamadas a sistemas externos para poder acceder a datos y funcionalidades de otros sistemas. Definir por cada llamada la información a intercambiar (documentos y datos) entre el gestor de expedientes y el sistema externo.

- Definir los circuitos de firma digital asociada a cada uno de los documentos a firmar.

- Asignar de forma masiva los trámites a los usuarios y grupos de usuarios.

- Definir el control de acceso a los datos y los documentos, definiendo éste de forma masiva a usuarios y grupos de usuarios.

- Versionar los procedimientos, permitiendo almacenar diferentes versiones de un mismo procedimiento, diferenciando claramente cuál de ellas es la versión de producción.

- Registrar los usuarios que han intervenido en la creación y modificación del procedimiento.

Gestión y control de expedientes

Respecto al control , el sistema debe permitir como mínimo:

- Controlar el estado de ejecución de cualquier expediente de acuerdo al procedimiento establecido accediendo a la hoja de ruta de este.

- Conocer en cada momento qué trámites de cada expediente están pendientes, así como las tareas de cada uno de ellos y a quién corresponde su ejecución.

- Conocer cuántos expedientes hay de cada tipo (procedimiento)

- Conocer qué unidades orgánicas intervienen en la tramitación de cada expediente.

- Conocer cuál es el tiempo medio de respuesta por trámite, fase o expediente.

- Saber si hay “atascos” durante la tramitación y dónde se producen.

Respecto a la tramitación , el sistema debe permitir como mínimo:

- Que cada usuario disponga de una bandeja de tramitación con todos los expedientes que tiene asignados.

- Iniciar los expedientes presenciales desde cualquier unidad orgánica.

- Poder asociar el expediente a uno o varios emplazamientos, entrando y almacenando el emplazamiento en formato estructurado

- Poder asociar una referencia catastral al expediente seleccionando una parcela en el mapa del municipio al que pertenece la entidad.

- Iniciar expediente recuperando los datos de la anotación principal de registro.

- Tramitación de forma íntegra los diferentes expedientes.






- Tramitación de más de un expediente de forma simultánea.

- Ejecución de trámites sin intervención del usuario.

- Proponer la selección de los trámites a realizar en función del estado en el que se encuentra el expediente.

- Cambiar el estado de tramitación de cualquiera de los expedientes.

- Asociar anotaciones del registro de entradas y salidas en el expediente.

- Participación de cualquier unidad orgánica en la tramitación de un expediente.

- Incorporar documentos al expediente existentes en una carpeta o directorio.

- Incorporar documentos al expediente que están en formato papel mediante digitalización o compulsa electrónica

- Consulta de la hoja de ruta del expediente en formato gráfico (deben poderse ver que trámites se han hecho y cuales se están haciendo).

- Posibilidad de decretar anulaciones de uno o más trámites, almacenando el historial de las actuaciones nulas y anulables.

- Añadir nuevos trámites en el expediente sin necesidad de modificar el procedimiento (trámites adhoc al expediente)

- Notificar las resoluciones administrativas de los expedientes a las diferentes partes.

- Posibilidad de reapertura de expedientes cerrados.

- Control de plazos con histórico de las interrupciones efectuadas.

- Bloqueo y desbloqueo de los trámites.

- Posibilidad de controlar totalmente el flujo de información en los procedimientos, estableciendo condiciones de salida y de entrada. Se debe poder establecer desde una tramitación abierta (posibilidad de lanzar trámites manualmente en cualquier momento), hasta una tramitación guiada y validada 100% (circuito de tramitación), con posibilidad de tramitación en paralelo.

- Avisos de trámites y expedientes con plazo previsto cerca de ser agotado.

Respecto a las consultas , el sistema dispondrá:

- Motor de búsqueda completo por cualquiera de los datos comunes o específicos de los expedientes, por datos de los expedientes asociados, los interesados, etc. La solución propuesta también debe permitir una visualización rápida completa de toda la información asociada a un expediente, incluyendo interesados, anotaciones de registro, ya sea de entrada o de salida, y notificaciones.

- Generación de información estadística: expedientes pendientes y finalizados en un período, agrupados por varios criterios a elegir: área, unidad, procedimiento,






interesado, etc., con posibilidad de exportar esta información a Microsoft Excel y de generación automática de gráficos.

- Motor de generación de listados en formato pdf.

En todo caso, las aplicaciones deberán cumplir todos los requerimientos por la normativa vigente.

Gestión y control de Notificaciones

Gestión individual y colectiva de todas las notificaciones de la entidad (postales y telemáticas), disponiendo de un buzón de notificaciones electrónicas propio que permita la notificación electrónica por comparecencia en sede. Como mínimo debe permitir:

- Emisión de notificaciones por canal postal.

- Impresión individual y colectiva de avisos de recibo pre-impresos por los envíos postales

- Entrada individual y colectiva de los datos de los envíos y las notificaciones, permitiendo el cambio de estado de los mismos.

- Realizar búsquedas por criterios sencillos o avanzados: por cualquiera de los datos de las notificaciones y de los envíos. La solución propuesta debe permitir una visualización rápida y completa de toda la información asociada a una notificación, incluyendo documentos, anotaciones de registro asociadas, expedientes, sesiones y resoluciones.

- Generación de información estadística: notificaciones y envíos por estado, unidad organizativa, responsable, expedientes asociados, etc., con posibilidad de exportar esta información a Microsoft Excel y de generación automática de gráficos

- Generación de códigos de barras en formato SERADE.

- Configuración y personalización de listados e impresos.

Integraciones

- Registro de Entradas y Salidas: permitirá iniciar expedientes utilizando la información recogida en un asiento de entrada, así como el registro directo de anotaciones de salidas desde el expediente. Permitirá además asociar cualquier anotación de entrada o salida al expediente traspasando a este su información (interesados, archivos adjuntos...).

- Gestor de órganos de gobierno: permitirá el lanzamiento de propuestas de acuerdo para órganos colegiados, o de resoluciones de órganos unipersonales. También habrá de permitir la gestión de certificados de acuerdo y notificaciones a los interesados.






- Microsoft Office / LibreOffice : permitirá el uso de Microsoft Office o LibreOffice para la creación de las plantillas de documentos y la edición de los mismos, tanto para edición de textos como por hojas de cálculo.

- Repositorio documentos: Todos los documentos electrónicos generados y capturados serán almacenados en un repositorio centralizado seguro, los documentos se almacenarán clasificados (por serie documental) y acompañados de sus metadatos de preservación documental.

- Gestor de Notificaciones Multicanal: permitirá el control de las notificaciones y envíos realizados, acuses de recibo y fechas para controlar los plazos e interrupciones de resolución del expediente.

- Integración con el Tablón Edictal Único del BOE para remitir anuncios con las notificaciones infructuosas.

2.1.3. Gestor de Órganos de Gobierno

- Tramitación de los expedientes de todas las sesiones de todos los órganos colegiados (resolutorios y no resolutorios) de la entidad permitiendo controlar el ciclo de vida completo de toda la documentación necesaria para la gestión de las mismas (orden del día, convocatorias, borrador acta, acuerdos, acta, certificados y notificaciones). Elaboración del decreto de convocatoria de cada sesión quedando esté ligado a cada sesión.

- Gestión del registro de decretos de todos los órganos unipersonales de la entidad, permitiendo el fechado y la numeración de los mismos en el momento en que son firmados electrónicamente por el presidente del órgano o bien mediante una numeración masiva.

- Elaboración, aprobación y custodia de los listados y libros oficiales de decretos en formato docx, odt , pdf y pdf-a para su remisión a los órganos supramunicipales competentes tal y como indica la normativa vigente.

- Debe permitir el envío y seguimiento de las convocatorias por canal postal y canal telemático, permitiendo al personal electo recibir las convocatorias en el buzón de notificaciones-e mediante comparecencia en la sede electrónica de la entidad. El sistema permitirá enviar avisos por sms y por email para cada notificación enviada.

- Incluirá un propuestador para que desde las áreas puedan crear y enviar a Secretaria las propuestas de acuerdo de los diferentes órganos colegiados (Pleno, JGL, Comisiones informativas, etc..)

- Integrado con el Gestor de expedientes para que desde los expedientes en tramitación se envíen las propuestas de acuerdo o de resolución a las sesiones de órganos colegiados para que sean tratadas y para que se automatice el correspondiente retorno






del acuerdo, certificado y notificación de cada una de ellas a los expedientes a los que pertenecen las propuestas.

- Integrado con el portafirmas permitirá firmar electrónicamente toda la documentación de las sesiones.

Editor de documentos

- Dispondrá de una herramienta que permita elaborar las propuestas, generando el documento de las mismas a partir de modelos de documentos y facilitando su edición con Microsoft Word y Writer.

Configuración y parametrización

- Mantenimiento del personal electo: permitirá mantener la lista de personas que forman parte de un órgano colegiado o de un órgano unipersonal.

- Mantenimiento de los órganos decisorios: permitirá definir la lista de los órganos decisorios de la entidad, órganos colegiados resolutorios o no resolutorios y órganos unipersonales (Alcaldía, Gerencia, Presidencia, etc.), definiendo para cada uno de ellos los miembros y su rol en el órgano (vocal, suplente, …).

- Diseñador de plantillas de documentos: debe estar integrado con Microsoft Word o Writer de Libre Office. Permitirá crear grupos de plantillas y diseñar plantillas de documentos a utilizar para generar cualquiera de los documentos. En las plantillas se permitirá incluir cualquier dato de las propuestas, sesiones o resoluciones, así como los datos básicos del expediente desde el que se han emitido las propuestas.

- Editor de listados: dispondrá de un editor propio que permita diseñar los modelos de listados y su generación en formato pdf.

Explotación de la información

- Generación de listados e informes: permitirá generar listados e informes de sesiones, resoluciones y propuestas, en formato pdf o html, incluyendo todos los datos asociados a éstas.

- Búsqueda específica de propuestas, sesiones y resol uciones: incorporará herramienta que permita localizar propuestas de acuerdo o resolución, sesiones y resoluciones por criterios sencillos o múltiples, generando listados que puedan ser exportados a Microsoft Excel.






- Generación de estadísticas : permitirá la generación de estadísticas numéricas y gráficas con la información de las propuestas, sesiones y resoluciones gestionadas. Incorporará la posibilidad de exportar esta información a Microsoft Excel.

Integraciones

- Registro de entradas y salidas: deberá permitir recuperar los datos y los documentos de una propuesta registrada en el Registro de Entradas así como permitir registrar, en el Registro de Salidas, la salida de las notificaciones de los acuerdos y de las resoluciones.

- Gestor de expedientes: permitirá incluir en los procedimientos trámites para la elaboración de propuestas de acuerdo o de resolución (Decretos) así como el envío de dichas propuestas al órgano colegiado o unipersonal que debe tomar el acuerdo o emitir la resolución (Decreto). También habrá de permitir la devolución al expediente del acuerdo o dictamen, junto con su certificado y su notificación.

- Microsoft Office/LibreOffice: permitirá el uso de Microsoft Office o LibreOffice para la creación de las plantillas de documentos y la edición de los mismos, tanto para edición de textos como por hojas de cálculo.

- Gestor de documentos: permitirá la centralización de las operaciones de gestión de documentos relativos al almacenamiento, recuperación y búsquedas, así como la firma y verificación digital de los mismos.

- Gestor de Notificaciones Multicanal: permitirá enviar al gestor de notificaciones toda aquella documentación a notificar para su control y seguimiento.

- Base de Datos de Interesados: permitirá bases de datos externas de personas, permitiendo la recuperación e incorporación de datos de personas a las propuestas.

2.1.4. Portafirmas electrónico

Portafirmas versión escritorio y portafirmas versión para dispositivos móviles (iOs y Android) que integrado con los sistemas que componen el backoffice de la entidad, debe permitir la firma individual y masiva de todos los documentos generados y capturados, tanto desde ordenadores de escritorio como desde dispositivos móviles (tabletas y teléfonos inteligentes). Debe permitir crear los circuitos de firma y validación electrónica necesarios con fases y diferentes tipos de actores (usuarios, cargos, responsables, etc..). Debe permitir generar firmas adjuntas y separadas en los formatos PADES-A, CADES-A y XADES-A.

- Permitirá crear los circuitos de aprobación necesarios indicando para cada circuito, fases, firmantes, avisos que deben enviarse a los firmantes y resto de personal asociado






al circuito y tipo de firma que se generará debiéndose permitir los formatos: PADES-A, XADES-A y CADES-A.

- Permitirá definir los cargos y los sustitutos de los mismos, indicando las fechas de la sustitución el rol del sustituto (p.e. Secretario accidental).

- Incluirá en las firmas un sello de tiempo obtenido de cualquiera de las siguientes TSAs reconocidas: ACCV, @Firma,...

- Permitirá añadir validaciones a los documentos sin utilizar certificado electrónico

- Permitirá la firma electrónica de toda la documentación generada y capturada por los diferentes módulos utilizando certificado electrónico

- Se integrará con los validadores: ACCV, @Firma, VIAFIRMA y PSIS.

- Generará firmas electrónicas de tipo reconocido y de tipo avanzado según las Leyes 59/2003 y 39/2015

- Permitirá firmar desde ordenadores de sobremesa y desde dispositivos móviles (tabletas y teléfonos móviles) con sistema iOS y Android.

- Incorporará un sistema que se encargue del resellado automático y periódico de todas las firmas almacenadas evitando su caducidad.

- Los firmantes podrán acceder desde el firmador a la carpeta del expediente al que pertenece cada documento a firmar, para consultar los datos del expedientes y sus documentos.

2.1.5. Gestor de Notificaciones Multicanal

Gestor de notificaciones que permita gestionar de forma centralizada todas las notificaciones postales y telemáticas realizadas por el Ayuntamiento, disponiendo de un buzón de notificaciones electrónicas propio que permita la notificación electrónica por comparecencia en sede.

Características principales

• Emitir notificaciones que se pueden enviar por diferentes canales.

• Tramitar notificaciones emitidas desde el mismo sistema gestor o desde otros sistemas emisores.

• Explotar la información asociada.

Emisión de notificaciones

• Generar notificaciones desde el propio gestor o de recibir las creadas por otros sistemas emisores.






• Definir el número de intentos y si la opción de publicar en caso de no recepción de la notificación por el interesado.

• Permitir adjuntar ficheros a la notificación.

Gestión de interesados.

• Permitir la integración con cualquier repositorio de personas (padrón de habitantes, terceros, etc.) con el objetivo de capturar los datos de los interesados para asociarlos a las anotaciones.

• Permitir un sistema integrado de gestión de personas que permite la depuración y agrupación de interesados facilitando la eliminación de duplicidades y la actualización masiva de los datos.

Tramitación de notificaciones

• Permitir diseño de diferentes procedimientos de notificación.

• Permitir generación de envíos y remesas.

• Permitir el uso de diferentes canales: postal, mensajería, en mano, etc.

• Permitir la posibilidad de anular notificaciones y envíos.

• Permitir el control del número de intentos de notificación y publicación de acuerdo con la normativa específica de cada procedimiento.

• Permitir la generación de estadísticas numéricas y gráficas con la información generada durante el proceso de gestión de las notificaciones y obtener indicadores de gestión.

• Permitir las búsquedas de la información asociada a los envíos y notificaciones generadas, simples y complejas: datos concretos, estado del envío, palabras o patrones dentro de su contenido.

Explotación de la información

• Permitir la impresión de listados y generador de informes resultantes de operaciones de búsqueda y explotación estadística de información asociada. Permitir la exportación de esta información a diferentes formatos, Microsoft Excel, html, pdf, etc.

2.2. Requerimientos técnicos

El Sistema Integrado a nivel general deberá cumplir con los siguientes requisitos técnicos:






2.2.1. Trazabilidad y L.O.P.D

El sistema dispondrá de mecanismos de trazabilidad de las actuaciones llevadas a cabo por los usuarios, creando un histórico de las mismas que podrá ser consultado.

El sistema, con carácter general, deberá cumplir las normas de la LOPD y, entre otras funcionalidades, permitirá activar la trazabilidad de los accesos de los usuarios, ya sean de lectura y escritura.

2.2.2. Motor de ejecución

El sistema utilizará el Microsoft Workflow Foundation (WF) como motor de workflow de los expedientes, o similar.

Los formatos de modelos de documentos y los documentos generados serán el OpenXML (Microsoft) y opendocument y los programas de edición de texto con los que se integrará el sistema serán el Microsoft Word versión 2003 o superior, incluido en la suite Office, y el Writer 4.2c o superior, incluido en la suite Libre Office.

Dispondrá también de la capacidad de generar versiones pdf y pdf-a de cualquiera de los documentos.

Además será posible adjuntar documentos digitales en cualquier formato, así como su edición, siempre y cuando en la máquina del cliente esté instalado el programa o visor correspondiente.

2.2.3. Servidor de aplicaciones

Se requerirá Windows Server 2012 como sistema operativo en el servidor de aplicaciones donde se instalará las aplicaciones. Se basará en la plataforma tecnológica Microsoft Internet Information Server 7 o superior.

2.2.4. Servidor web

Se requerirá Windows Server 2008 / 2012 como sistema operativo en el servidor de aplicaciones donde se publicará la sede electrónica. Se basará en la plataforma tecnológica Microsoft Internet Information Server 7 o superior con el módulo Microsoft. NET Framework 4.0 configurado.

2.2.5. Servidor de base de datos

El servidor de base de datos utilizará Windows 2008 o 2012 como sistema operativo, utilizando como sistema gestor de base de datos, Microsoft SQL Server versión 2014 o superior.






2.2.6. Estaciones de trabajo

Windows 7 o superior para la ejecución de la mayoría de las funcionalidades que incluyen interfaces de usuario implementadas como clientes ligeros que se ejecutan dentro de un navegador de Internet.

En aquellas estaciones que requieran ejecutar funcionalidades de modelado de procedimientos, de plantillas y configuración de listados e informes que incluyan interfaces de usuario implementadas como clientes ricos que se invocan desde un navegador de Internet pero que se ejecutan desde fuera de este interactuando directamente con el sistema operativo estará instalado Microsoft. NET Framework 4.0.

El navegador utilizado será Internet Explorer 9 o superior y como paquete ofimático se utilizará Office 2007 o superior (Word y Excel) con el plug-in de OpenXML o bien el LibreOffice 4.2C para la edición de documentos de texto y hojas de cálculo.

2.2.7. Arquitectura

El sistema debe estar desarrollado con una aplicación Web ASP.NET siguiendo una arquitectura SOA, granulada en forma de componentes y servicios web que expongan sus funcionalidades y datos a través de protocolos http o https, con el objetivo de maximizar la interacción entre ellos y la interoperabilidad con otros sistemas.

Se valorará la utilización de las tecnologías AJAX (JavaScript y XML asíncronas), HTML, CSS (hojas de estilo), JavaScript y XML.

2.2.8. Formatos de documentos

La aplicación debe permitir generar documentos en formato OpenXML y opendocument, permitiendo además obtener versiones en formato pdf de los documentos generados.

2.2.9. Composición y edición de documentos

El diseño y edición de plantillas de documentos y documentos se puede realizar con el procesador de texto Word de Microsoft o con el Writer de Libre Office, y la confección y edición de plantillas de hojas de cálculo y las hojas de cálculo con Excel de Microsoft o con Calc de Libre Office.






3. ORGANIZACIÓN DE LOS TRABAJOS

3.1. Equipo de trabajo y dedicación

El Ayuntamiento designará un Director de Proyecto que supervisará todas las actividades de la empresa adjudicataria y realizará la coordinación con las unidades internas.

Para el desarrollo del proyecto, la empresa asignará un Responsable de Proyecto, además de los consultores y técnicos que se consideren necesarios en materia de tecnología y racionalización de procedimientos administrativos para llevar a cabo el proyecto en los plazos previstos.

El horario y calendario de trabajo de este servicio se adaptará a los horarios de las sedes municipales. Con carácter general el equipo de trabajo deberá desarrollar su actividad en la franja horaria de las 8:00h a las 15:00 horas, de modo que se garantice la disponibilidad de personal del Ayuntamiento durante este periodo de tiempo y de 16:00 a 18:00 horas (horario en el que se desarrollarán tareas que no impliquen la necesidad de contar con personal del Ayuntamiento).

3.2. Seguimiento, control y supervisión

Se mantendrán reuniones de control y seguimiento con la finalidad de comprobar el cumplimiento y la mejora en la prestación de los servicios mediante una comunicación periódica y formal entre los interlocutores del Ayuntamiento y de la empresa adjudicataria.

Adicionalmente, y a petición de cualquiera de las partes, podrán establecerse reuniones para abordar asuntos puntuales de interés para el avance y la coordinación del proyecto.

3.3. Sustitución del personal

Los periodos de ausencias (permisos, bajas, vacaciones, etc.) de los componentes del equipo técnico de la empresa adjudicataria para la prestación de los servicios objeto del contrato deberán ser cubiertos por personal técnico de cualificación técnica igual o superior. Estas sustituciones deberán ser notificadas por escrito con un preaviso mínimo de quince días, excepto en aquellos casos que sean causas imprevistas de última hora, como pudiera ser enfermedad.






4. PROPIEDAD DE LOS TRABAJOS Y CONFIDENCIALIDAD

Durante la ejecución de los trabajos objeto de este pliego, el adjudicatario se compromete a facilitar en todo momento a las personas designadas por el Ayuntamiento a estos efectos, la información y documentación que soliciten para disponer de un conocimiento completo de las circunstancias en que se desarrollen los trabajos, así como de los eventuales problemas que puedan plantearse y de las tecnologías, métodos y herramientas utilizados por resolverlos.

Sin perjuicio de lo dispuesto por la legislación vigente, en materia de propiedad intelectual y de protección jurídica de los programas de ordenador, el contratista acepta expresamente que la propiedad y los derechos de explotación de las posibles aplicaciones informáticas desarrolladas de forma personalizada al amparo del presente pliego corresponden únicamente al Ayuntamiento, con exclusividad y a todos los efectos, así como la propiedad de toda la documentación generada.

El adjudicatario queda expresamente obligado a mantener absoluta confidencialidad y reserva sobre cualquier dato que pudiera conocer con ocasión del cumplimiento del contrato posterior, especialmente los de carácter personal, que no podrá copiar o utilizar con fin distinto al que figura en este pliego, ni tampoco ceder a otros ni siquiera a efectos de conservación.

Foios, 18 de abril de 2016.

El Alcalde

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