Como ya es sabido la UP cuenta con una sede en Santa Fe, la cual

actualmente da el servicio de ventanilla única, misma que es responsable de

atender los asuntos que corresponden a los servicios escolares de todos los

alumnos que aquí (en Santa Fe) se incorporan, por esta razón es importante

tomar en cuenta lo siguiente:

1. Los alumnos que se inscriben en Santa Fe deben entregar sus

documentos de inscripción en Santa Fe.

2. Es ahí donde deben solicitar cualquier tipo de trámite como el de

constancias, historiales, transcripts e incluso, es en Santa Fe donde

se les reciben y elaboran sus documentos para titulación (nosotros

los gestionamos y legalizamos).

3. NO OBSTANTE LO ANTERIOR: Si nos tocara recibir a algún alumno

inscrito en Santa Fe y quiera entregar documentos o solicitar algún

trámite es importante que se los recibas y tomes nota del trámite

requerido, indicándole al alumno que lo tendrá que recoger en su

sede.

4. También es importante mencionarle que en adelante todos los

trámites los tendrá que

hacer directamente en

Santa Fe.

Sede Santa Fe: para tomar en cuenta

Posgrado!!

Subdirección de Servicios Escolares

Semana de 9 al 13 de abril

TITULACIÓN

- Fotos para título

adheribles

- Trámites de titulación

Esp. Antropología

Página 2

DAA: Nuevo RVOE

COMUNICACIÓN INTERNA:

- Plantillas: colores que

dan imagen a la SSE

REUNIONES DE CONSEJO

Página 3

PARA REFLEXIONAR…

- Quién es nuestro usuario?

_ Tips complementarios

para atender una llamada

y terminarla…

Página 4

1. Pasa la llamada a

alguien de la

Coordinación de

posgrado

2. En caso de que se

encuentren

ocupados, informa a

la escuela que si los

alumnos pasaron de

CRM a UPsite ese día

es necesario esperar

al día siguiente para

matricularlo por la

actualización de la

base.

Si recibes llamadas por parte de las Escuelas o Facultades porque no pueden enrolar alumnos a materias por falta de matriculación, sigue estos consejos:

Santa

Por un acuerdo con la empresa Deloitte los documentos de alumnos inscritos a la

Especialidad en Estrategia Fiscal pueden entregarse exclusivamente a Arline Lincoln.

2

TITULACIÓN

FOTOS ADHERIBLES OBLIGATORIAS

Una de las decisiones que se tomaron con el fin de agilizar los procesos de titulación así como para proporcionar mayor calidad en los documentos que expedimos es que todas las fotografías que se manejen para trámites de titulación deben ser adheribles.

Esta iniciativa empezó a aplicarse

como obligatoria en enero 2012, previa notificación a las Coordinaciones y áreas de gestión de las Escuelas y Facultades. No obstante todavía hay alumnos que nos están entregando fotografías no adheribles.

¿Qué hacer si nos toca recibir este tipo de fotografías? Por el momento recibiremos las

fotografías, la Coordinación de titulación se encargará de enviar nuevamente el recordatorio a las Escuelas para que informen de este requisito a los alumnos.

NUESTRO COMPROMISO ES DAR EL

SERVICIO!!

FOTOGRAFÍA PEGADA EN SOLICITUD PARA REDUCIR TIEMPOS EN EL PROCESO DE TITULACIÓN:

Con el fin de reducir tiempos en el proceso de titulación se ha solicitado a las Escuelas y Facultades que las solicitudes de trámite de cédula se entreguen ya con la fotografía del alumno pegada. Por esta razón pedimos tu apoyo para que caso de recibir solicitudes con estas características se recuerde a la persona que

entrega el trámite que es necesario pegar las fotos previamente.

MUY IMPORTANTE: Trámite de titulación de la Esp. Antropología: alumnos que obtuvieron su diploma en Noviembre, por cuestiones de un trámite en SEP tendremos los pergaminos

hasta finales de mayo o un poco más, haremos lo posible por reducir el retraso!

3

Dirección de Asuntos Académicos

Como ya mencionábamos en los avisos de la sesión pasada, estamos trabajando en el plan estratégico de la

Subdirección de Servicios Escolares.

Este Plan, nos permitirá definir el rumbo que queremos tomar como Subdirección, estableciendo los

elementos necesarios para hacerlo, desde replantear nuestra misión y definir nuestra visión. Lo anterior en

beneficio de todos nosotros.

Para poder llevar a cabo este proyecto, algunas personas tanto de la Dirección como de la Subdirección

(responsables de coordinaciones, de planta docente, ventanilla y responsable de comunicación interna y

externa) nos estaremos reuniendo los días jueves de 11 a 14 hrs., de manera que será muy importante

contar con todo tu apoyo dentro del área para atender al usuario.

De igual forma para los que no participen de estas reuniones de manera directa, les informo que nos

reuniremos por lo menos una vez al mes para escuchar sugerencias, comentarios, propuestas, así como

ponerlos al tanto de los avances, ya que este es un proyecto de todos y para todos. De antemano,

agradezco mucho su participación y apoyo.

REUNIONES DE CONSEJO DE LA SUBDIRECCÓN DE SERVICIOS ESCOLARES

Subdire

cció

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n!!!

ATENCIÓN POSGRADO, VENTAILLA, TITULACIÓN Y REPONSABLE DE PLANTA DOCENTE Y HORARIOS!!!

RVOE NUEVO Ya se tiene el Vo.Bo. para la Especialidad en Logística Internacional, ya se pueden registrar alumnos desde CRM

y se pueden recibir inscripciones!

FORTALECIENDO NUESTRA COMUNICACIÓN

NUESTRA IDENTIDAD DESDE LOS COLORES y LA FORMA! Como ya nos fue comunicado ya tenemos plantillas para diseñar carteles, guías, y otros materias, estas plantillas fueron diseñadas exclusivamente para la Subdirección de Servicios Escolares, por lo que será un elemento importante que nos identifique!

FICHA DE AYUDA PARA ATENCIÓN DE LLAMADAS!! En estos días se les estará entregando la ficha de ayuda para la

atención de llamadas, la cual, de manera muy sencilla nos orienta sobre qué hacer cuando recibamos una llamada vía telefónica. La pondremos en operación y tendremos sesiones para ver cómo lo hacemos, esto nos ayudará a mejorar el servicio que

ofrecemos!

4

QUIÉN ES NUESTRO USUARIO?*

Es importante desarrollar una actitud en el que se

considere a nuestro usuario principal, para ello es

necesario tomar en cuenta lo siguiente:

Nuestro usuario:

Es la persona más importante en cualquier

organización

No depende de nosotros, nosotros

dependemos de él

No nos interrumpe, es nuestro objetivo de

trabajo

Nos hace un favor cuando llega y no

nosotros se lo hacemos al atenderlo

No es ningún extraño

Para complementar nuestra ficha técnica de

atención vía telefónica te proponemos algunos tips

para mejorar la atención telefónica:

- Para contestar el teléfono

Contesta el teléfono a más tardar a la

tercera vez que suene

Menciona el área de donde se está

contestando la llamada “Servicios

Escolares”

Saluda a quien llama “Buenos días, buenas

tardes”

Menciona tu nombre indicando que tú eres

quien atiende la llamada “Le atiende

_____”

Pregunta al usuario en qué puedes ayudarle.

PARA REFLEXIONAR…EN

BUSCA DE UN SERVICIO DE

CALIDAD…

- Para terminar la llamada

Repite lo que vas a hacer (en relación

con la solicitud), para que tanto el

usuario como tú queden en el mismo

entendido.

Pregunta si hay alguna otra cosa en lo

que puedas ayudarle. “Hay alguna otra

cosa que pueda hacer por usted?”

Agradece al usuario el haber llamado y

haberte permitido servirle “Gracias

por llamar a Servicios Escolares y por

haberme permitido servirle”

Espera a que el usuario cuelgue

primero, para evitar que la llamada se

corte cuando el usuario todavía está

hablando.

Pon por escrito toda la información

recibida.

Fuente de consulta: www.conductitlan.net Network que Psicología organizacional.

Continuará…

RECUERDA SIEMPRE

SONREIR!