Auxiliar administrativo

AUXILIAR ADMINISTRATIV

O

2015

DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN

Es el proceso mediante el cual se diseña y mantiene un ambiente en el que individuos que trabajan en grupos cumplen metas específicas de manera eficaz.

1.La administración implica planear, organizar, integrar personal, dirigir y controlar.2.Aplica a todo tipo de organizaciones.3.Aplica a administradores en todos los niveles organizacionales.4.Los administradores buscan generar un superávit.5.La administración persigue la productividad (eficacia y eficiencia).

CUESTIONES DE LA ADMINISTRACIÓN

Eficacia Lograr los objetivos de la organización.

Eficiencia Obtener los mejores resultados a partir de la menor cantidad de recursos.

EFICIENCIA Y EFICACIA

EFICACIA Y EFICIENCIA

No Alcanza las Metas y Desperdicia los Recursos de su Organización

Administra muy bien los Recursos pero no Alcanza las Metas establecidas por su Organización

Alcanza las Metas pero hace uso indiscriminado de los Recursos de su Organización

Alcanza las Metas de su Organización y a la vez Economiza Recursos o los hace Rendir mucho Más

NO ES EFICIENTE NI EFICAZ

ES EFICIENTE PERO NO EFICAZ

ES EFICAZ PERO NO EFICIENTE

ES EFICIENTE Y EFICAZ

ORGANIZACIONES

Son unidades coordinadas que trabajan para alcanzar un objetivo o conjunto de objetivos comunes, asignando funciones, autoridad, responsabilidades, jerarquías y estableciendo relaciones que en dichas unidades deben existir para llevar a cabo las políticas empresariales, o más precisamente, los programas que tales políticas inspiran.

DEFINICIÓN DE ORGANIZACIÓN

Se define organización como un grupo de personas que trabajan en conjunto para crear valor agregado. En organizaciones lucrativas dicho valor agregado se traduce en utilidades; en organizaciones no lucrativas puede ser la satisfacción de necesidades.

CLASIFICACION DE ORGANIZACIONES

SEGÚN SU ACTITUD FRENTE AL CAMBIO

- Rígidas- Flexibles SEGÚN LA ACTITUD DEL EJECUTIVO A

CARGO DE LA ORGANIZACIÓN- Artesanales- Promotoras- Administrativas

CLASIFICACION DE ORGANIZACIONES

SEGÚN SU ESTRUCTURA:- Formales- Informales SEGÚN SU OBJETIVO- Con fines de lucro- Sin fines de lucro

ELEMENTOS DE LAS ORGANIZACIONES

RECURSOS MATERIALESMaterias Primas o InsumosMaquinarias y herramientasInmuebles, Instalaciones y rodadosDinero: propio o de terceros

RECURSOS HUMANOSDueños o propietarios, accionistas o sociosPersonal

ELEMENTOS DE LAS ORGANIZACIONES

RECURSOS TECNOLOGICOSMétodos, técnicas y procedimientos

RECURSOS NATURALES Y ENERGETICOS

Tierra, agua, aire, energía.IDEAS, CONOCIMIENTO,

INFORMACIÓNIntelecto y formación de los RRHHAvance tecnológico y científico

MARCA, NOMBRE Y PRESTIGIO

CULTURA ORGANIZACIONAL

Definición:Conjunto de valores, ideas y normas que comparten quienes la conforman, lo cual procede de la interacción de diferentes procesos que se suceden dentro de la misma como ser: de selección, de dirección, de gestión, de organización, de eliminación, más la influencia del contexto exterior.


Características:1) Debe ser transmisible a través del

estudio, la observación o la experiencia.2) Debe ser transgeneracional3) Debe ser compartida4) Debe influir en el comportamiento de

los miembros de la sociedad5) Debe tener capacidad de adaptarse a

los cambios producidos en los seres humanos


Debe integrarse con otros elementos como por ejemplo: Tecnología Hábitos y modos de conducta Carácter del entorno Redes de comunicación Conjunto de valores compartidos Roles de cada miembro

EMPRESA

Definición

«La empresa es una unidad económica de base, en que se desenvuelve el proceso productivo, donde se combinan los factores de la producción para conseguir un producto o servicio que obtenga el máximo beneficio económico y/o social.»

EMPRESA

FUNCIONES PRINCIPALES:1) FUNCIÓN FISICA: - Producción de bienes o prestación de servicios2) FUNCIÓN SOCIAL- Satisfacción de la demanda de la

población3) FUNCIÓN ECONÓMICAGenerar riqueza

EMPRESA

OTRAS FUNCIONES:

1) Ser creadoras de puestos de trabajo

2) Mejorar el nivel de vida de sus trabajadores

3) Generar impuestos4) Ser creador y distribuidor de

riqueza

OBJETIVO PRINCIPAL DE UNA EMPRESA

Obtener Utilidades

(ser productivo)

Cuidar la ecología Ofrecer precioscompetitivos

Proporcionar impuestosal estado Ofrecer productos de

calidad

Servir a la sociedad Dar trabajo a las personas

EMPRESA

CLASIFICACIÓNSEGÚN LA PROCEDENCIA U ORIGEN DEL CAPITAL:- Nacionales- Extranjeras- Multinacionales

EMPRESA

CLASIFICACIÓNSEGÚN EL PROPIETARIO DEL CAPITAL:- Privadas- Estatales- Nacionalizadas- Privatizadas

EMPRESA

CLASIFICACIÓNSEGÚN EL TAMAÑO:- Unipersonales- Societarias

EMPRESA

CLASIFICACIÓNSEGÚN EL SECTOR ECONÓMICO AL CUAL SIRVEN:- De transformación:

Agrícolo-ganaderasIndustriales o ManufacturerasExtractivas

- Comerciales- De servicios

EMPRESAS FAMILIARES

Se considera que una empresa es familiar cuando la propiedad de los medios de producción y/o la dirección se hallan en manos de un grupo humano entre los cuales existe una relación familiar.

EMPRESAS FAMILIARESVENTAJAS DESVENTAJAS

1)Tienen una visión a largo plazo

2)Su horizonte no es el próximo balance

3)Proyecta una empresa encaminada a sus futuros herederos

1)Los asuntos personales suelen mezclarse con los negocios

2)Los problemas personales pueden dañar a la empresa

3)Los cargos directivos se ocupan en función de parentesco y no en la capacidad

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Es un conjunto de fases o etapas sucesivas o interrelacionadas, a través de las cuales se efectúa la administración.Se divide en 4 fases:PlaneaciónOrganizaciónIntegración del personalEjecución Control

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Planeamiento: Selección de misiones y objetivos Organización: Establecimiento de una estructura

intencionada de los papeles de los individuos. Integración de personal: Mantenimiento de las

posiciones de la estructura operacional. Dirección: Influir en los individuos para que

contribuyan a cumplir las metas organizacionales. Control: Medición y corrección del desempeño

individual y organizacional de cara a los planes.

CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN

«El proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de una organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar las metas establecidas para dicha organización»

PLANEACIÓN

- Fase destinada a determinar los objetivos y los cursos de acción que van a seguirse.

- Se deben establecer estrategias, políticas, programas y procedimientos para establecer QUÉ se va a hacer y CÓMO.

PLANEACIÓN

ACTIVIDADES:- Determinar, aclarar y ampliar

objetivos- Establecer las condiciones para las

actividades o tareas- Seleccionar las tareas para los

objetivos- Establecer políticas, procedimientos

y métodos

PLANEACIÓN

1 La planificación del inventario.2 La planificación de la distribución.

3 La planificación de la producción.

4 La planificación del abastecimiento.

5 La planificación del transporte.

ORGANIZACIÓN

- Fase destinada a distribuir las actividades entre los miembros que conformación, como así también establecer y conocer las relaciones entre dichos miembros.

ORGANIZACIÓN

- ACTIVIDADES:- Subdividir el trabajo en unidades

operativas- Aclarar los requisitos del puesto- Seleccionar al personal para su

colocación en el puesto adecuado- Establecer la autoridad y la

responsabilidad que le compete a cada miembro.

EJECUCIÓN

Fase destinada a llevar a cabo el desarrollo de la capacidad de actuar, creando un clima dentro de la organización donde la gente se sienta motivada para actuar correctamente.

EJECUCIÓN

- ACTIVIDADES:- Motivar a todo el personal- Lograr una comunicación efectiva

- Otorgar la capacitación y el entrenamiento necesario al personal

- Recompensar al personal

CONTROL

Fase destinada a medir y evaluar los resultados a fin de observar el desempeño organizacional dentro de los límites permitidos y de acuerdo a las expectativas propuestas.

CONTROL

- ACTIVIDADES:- Comparar los resultados obtenidos con los

planes confeccionados con anticipación- Establecer medios de evaluación- Determinar estándares de desempeño del

personal- Sugerir acciones correctivas- Transferir al resto de las fases los

resultados obtenidos de las evaluaciones.

LA LABOR ADMINISTRATIVA

Consiste no solo en llevar a cabo las funciones básicas para alcanzar las metas propuestas, sino también en asegurar la capacidad de la organización para seguir actuando en el futuro.Esto implica la adaptación a cambios que pueden presentarse.

PRINCIPIOS BÁSICOS EN LA TOMA DE DECISIONES

1) Dividir la carga de trabajo2) Combinar las tareas3) Especificar quien depende

de quien en cada sector4) Establecer mecanismos5) Vigilar la eficacia de la

integración

HABILIDADES ADMINISTRATIVASSEGÚN NIVELES ORGANIZACIONALES

ALTADIRECCIÓN

MANDOSDIRECCIÓN

MANDOSDIRECCIÓN

SUPER-VISORES

SUPER-VISORES

MANDOSDIRECCIÓN

SUPER-VISORES

SUPER-VISORES

SUPER-VISORES

SUPER-VISORES

Habilidadestécnicas

Habilidadeshumanas

Habilida-des de

Conceptua-lización y

diseño

ORGANIGRAMA

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Organización Formal

ORGANIGRAMA

- Organización formal

- Organización informal

ORGANIGRAMA DE «LOS GROBOS»

TIEMPO DEDICADO A LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

Admi-nistradores

Administradores

de nivelIntermedio

Supervisores de primeralínea

Pla

neació

n

Org

an

izació

n

Dir

ecció

n

Con

trol

JERARQ

UÍA

ORG

AN

IZACIO

NAL

CURSOGRAMAS

Representación gráfica de una sucesión de pasos o acciones que forman un procedimiento o rutina.Sirven para:- mostrar el recorrido de las rutinas- confeccionar las normas relacionadas

con los procedimientos- facilitar la revisión periódica de los

procedimientos- modificar procedimientos cuando sea

necesario.

CIRCUITO ADMINISTRATIVO

CIRCUITO ADMINISTRATIVO DE COMPRAS- Es la encargada de identificar al mejor

proveedor y gestionar la compra.- Toma en consideración la capacidad

para suministrar el artículo requerido, la calidad del producto/servicio, la oferta que genere el menor costo posible y el menor tiempo de demora en la entrega, mejores condiciones de pago y un adecuado servicio post venta.

CIRCUITO ADMINISTRATIVO DE COMPRAS

Partes del circuito:- 1) Solicitud de compra (Almacenes)- 2) Selección de proveedores (Compras)- 3) Adjudicación de la compra (Compras)- 4) Recepción de la mercadería (Recepción)- 5) Almacenamiento de la mercadería

(Almacenes)- 6) Registro contable (Contaduría)- 7) Recepción de la factura (Cuentas a

pagar)

CIRCUITO ADMINISTRATIVO DE COMPRAS

Tipos:- Normales- Extraordinarias- Menores

CADENA DE SUMINISTRO

- Almacenaje: realización de todas las operaciones de recepción, almacenaje, preparación y expedición, minimizando los movimientos y reduciendo al máximo la pérdida de mercancías.

- Distribución: disposición de una flota suficientemente flexible para adaptarse a la demanda de entregas diarias. Control de tiempo de entrega y el nivel de servicio.

CADENA DE SUMINISTRO

- Compras: control de la relación con los proveedores y del grado de fiabilidad de las entregas.

- Abastecimiento: seguimiento de los pedidos y control del ciclo del pedido.

- Planificación: definición de los parámetros de cálculo de las necesidades y control sobre la previsión de venta.

- Producción: control de tiempos de producción y los costes y tiempos de recambio de máquinas.

CIRCUITO ADMINISTRATIVO DE VENTASLa venta implica el proceso de transferencia de la propiedad de un bien a cambio de otro, con el acuerdo de ambas partes.El bien que es objeto de la venta pose un precio de venta, que es la medida de cambio contra la cual el propietario realiza la entrega y el receptor, a su vez, esta dispuesto a pagar.Este procedimiento se encuentra reflejado en facturas, remitos y otros documentos que permiten realizar diversos controles para detectar errores o fraudes.

CIRCUITO ADMINISTRATIVO DE VENTAS

Partes del circuito: 1) Concretar la venta (Ventas)2) Recepción del dinero (Caja)3) Entrega de la mercadería

(Empaque)4) Registro de la venta

(Contaduría)

CIRCUITO ADMINISTRATIVO DE VENTAS

Formas de ventas:- Normales

- Por corredores- Por correspondencia, teléfono o

internet- En salón de exposición- Exportación

- Extraordinarias

CIRCUITO ADMINISTRATIVO DE PAGOS- El pago es la operación a través de

la cual se otorga en forma definitiva la propiedad de lo comprado.

- El proceso se vera consumado en la factura o documento afín.

CIRCUITO ADMINISTRATIVO DE PAGOS

Partes del circuito:1) Emitir orden de pago (Contaduría)2) Confección del cheque (Tesorería)3) Autorización del pago (Gerencia

administrativa)4) Control del recibo5) Registro del pago (Contaduría)

CIRCUITO ADMINISTRATIVO DE PAGOS

Formas de pago:1) Por correspondencia2) Cobrador del proveedor 3) En la oficina del proveedor4) Instrumentos de pagos 5) Efectivo para pagos menores

CIRCUITO ADMINISTRATIVO DE COBRANZA

El proceso de cobranza implica la incorporación de fondos en relación con el precio establecido en una venta.El cobro es la culminación del proceso de venta.

CIRCUITO ADMINISTRATIVO DE COBROS

Partes del circuito:1) Detección de la necesidad de

cobro2) Cobro y entrega del recibo

(cobrador)3) Recepción del dinero o valores4) Registro del cobro (contaduría)

CIRCUITO ADMINISTRATIVO DE COBROS

Formas de cobrar:1) Efectivo2) Por correspondencia3) A través de un cobrador4) Medios bancarios5) Descuento de documentos

CIRCUITO ADMINISTRATIVO DE PRODUCCIÓN

Gestiona el ingreso de la mercadería, su control y almacenamiento y transformación hasta obtener el producto terminado.


Partes del circuito:1) Fabricación (Producción)2) Pedido de materiales

(Almacenes)3) Control de la producción

(Control de calidad)


Partes del circuito:4) Salida de la producción (Almacenes)5) Registro contable (costos)


Formas de producción:MontajeContinuaPor ordenes (pedido del cliente)Por stockPor lote (a partir de Orden de prod.)

Por serie

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