Autorización pago horas extras entre Autorización pago horas extras entre Programas Subprogramas y Convenios Programas Subprogramas y Convenios

Interinstitucionales Interinstitucionales en el Gobierno de la Repúblicaen el Gobierno de la República

DGPN-USCEPDGPN-USCEP

Presentación

Procedimiento FM-04-1-1

Autorización pago horas extras entre Programas Subprogramas y Convenios

Interinstitucionales en el Gobierno de la República

Autorización pago horas extras entre Autorización pago horas extras entre Programas Subprogramas y Convenios Programas Subprogramas y Convenios

Interinstitucionales Interinstitucionales en el Gobierno de la Repúblicaen el Gobierno de la República

Facilitadores:Facilitadores:Lic. Mario Ruíz CabalcetaLic. Mario Ruíz CabalcetaLic. Ricardo Gaitán SibajaLic. Ricardo Gaitán Sibaja

Marioruiz@hacienda.go.crMarioruiz@hacienda.go.crGaitansr@hacienda.go.crGaitansr@hacienda.go.crTel. 256-7017 Tel. 256-7017

* Describir las acciones necesarias para que los órganos gestores del Gobierno de la República, mediante los responsables de Programas, Subprogramas y la Unidad de Recursos Humanos, desarrollen funciones y tareas que giran en torno al registro, control, aprobación y autorización de pago de horas extras de servidores que laboren entre Programas y Subprogramas o que se respalden mediante la suscripción de convenios interinstitucionales.

OBJETIVO

2.1 2.1 El procedimiento será de aplicación de las El procedimiento será de aplicación de las

Unidades de Recursos Humanos del Gobierno de Unidades de Recursos Humanos del Gobierno de la República:la República:

* Se * Se responsabilizan de realizar las funciones y responsabilizan de realizar las funciones y tareas atinentes al análisis, registro, control, tareas atinentes al análisis, registro, control, aprobación y autorización del pago de horas aprobación y autorización del pago de horas extras de servidores que laboren entre Programas extras de servidores que laboren entre Programas y Subprogramas.y Subprogramas.

* * Se respaldan mediante la suscripción de convenios Se respaldan mediante la suscripción de convenios

interinstitucionales, solicitados expresamente por los interinstitucionales, solicitados expresamente por los responsables de los Programas y Subprogramas responsables de los Programas y Subprogramas Institucionales, bajo un documento que faculte a los Institucionales, bajo un documento que faculte a los servidores para realizar el trabajo extraordinario, servidores para realizar el trabajo extraordinario, fundamentando el análisis de los responsables de las fundamentando el análisis de los responsables de las Unidades de Recursos Humanos en el marco normativo Unidades de Recursos Humanos en el marco normativo que regula el reconocimiento del tiempo extraordinario.que regula el reconocimiento del tiempo extraordinario.

* Utilizando para efectos de registro y control el Módulo de * Utilizando para efectos de registro y control el Módulo de Centro de Costos Autorización de Oficios de pago de Centro de Costos Autorización de Oficios de pago de horas extras contenido en sistema INTEGRA.horas extras contenido en sistema INTEGRA.

2.2 2.2

Los procesos e instancias responsables inmersas en el presente Los procesos e instancias responsables inmersas en el presente procedimiento, circunscriben el análisis, registro, control, aprobación procedimiento, circunscriben el análisis, registro, control, aprobación y autorización del pago de horas extras entre Programas, y autorización del pago de horas extras entre Programas, Subprogramas o Convenios Interinstitucionales, en procesos Subprogramas o Convenios Interinstitucionales, en procesos manuales y automatizados.manuales y automatizados.

* Correspondiendo al Jefe de la Unidad de Recursos Humanos * Correspondiendo al Jefe de la Unidad de Recursos Humanos estudiar y analizar que previamente al brindar la autorización de estudiar y analizar que previamente al brindar la autorización de pago, documentando las necesidades reales del tiempo pago, documentando las necesidades reales del tiempo extraordinario a laborar en las instancias pertinentes, en estricto extraordinario a laborar en las instancias pertinentes, en estricto acatamiento de las normativas y regulaciones que giran en torno a acatamiento de las normativas y regulaciones que giran en torno a estos tópicos.estos tópicos.

* Sin dejar de lado el establecimiento de relaciones de coordinación * Sin dejar de lado el establecimiento de relaciones de coordinación información y comunicación con la respectiva Unidad Financiera y los información y comunicación con la respectiva Unidad Financiera y los responsables de Programas y Subprogramas en punto a la existencia responsables de Programas y Subprogramas en punto a la existencia de los recursos presupuestarios que honren esos pagos. de los recursos presupuestarios que honren esos pagos.

• Artículo 140 incisos 3) y 18) y 146 de la Constitución Artículo 140 incisos 3) y 18) y 146 de la Constitución Política de la República de Costa Rica.Política de la República de Costa Rica.• Artículos 25 inciso 1), 27 inciso 2) acápite b) de la Artículos 25 inciso 1), 27 inciso 2) acápite b) de la Ley N° 6227-Ley General de la Administración Pública de Ley N° 6227-Ley General de la Administración Pública de 2 de mayo de 1978 y sus reformas.2 de mayo de 1978 y sus reformas.• Ley N° 8131-Ley de la Administración Financiera de Ley N° 8131-Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos de 18 de setiembre la República y Presupuestos Públicos de 18 de setiembre del 2001, sus reformas y su Reglamento.del 2001, sus reformas y su Reglamento.• Decreto Ejecutivo N° 32988-H-MP-PLAN de 31 de Decreto Ejecutivo N° 32988-H-MP-PLAN de 31 de enero del 2006 y sus reformas (Reglamento a la Ley enero del 2006 y sus reformas (Reglamento a la Ley 8131).8131).• Decreto Ejecutivo N° 28947-H de 06 de setiembre del Decreto Ejecutivo N° 28947-H de 06 de setiembre del 2000 (Derogado por Decreto H-075-2007).2000 (Derogado por Decreto H-075-2007).

Decreto Ejecutivo Nº 28947-H publicado en el Diario Oficial La Decreto Ejecutivo Nº 28947-H publicado en el Diario Oficial La

Gaceta Nº 188 de lunes 02 de octubre del 2000; designó a la Gaceta Nº 188 de lunes 02 de octubre del 2000; designó a la Dirección General de Presupuesto Nacional, para que autorice Dirección General de Presupuesto Nacional, para que autorice

el pago de horas extras a funcionarios que prestan servicios en el pago de horas extras a funcionarios que prestan servicios en programas presupuestarios diferentes a los que pertenecenprogramas presupuestarios diferentes a los que pertenecen ..

((Así derogado por Decreto H-075-2007Así derogado por Decreto H-075-2007).).

Decreto H-075-2007 Artículo 2°- Procédase a desconcentrar el Decreto H-075-2007 Artículo 2°- Procédase a desconcentrar el registro, control y aprobación del pago de horas extraordinarias registro, control y aprobación del pago de horas extraordinarias

de los funcionarios del Gobierno Central que prestan este de los funcionarios del Gobierno Central que prestan este servicio entre programas y subprogramas presupuestarios servicio entre programas y subprogramas presupuestarios

diferentes a los que pertenecen o que en su defecto se diferentes a los que pertenecen o que en su defecto se circunscriban en convenios interinstitucionales suscritos por las circunscriban en convenios interinstitucionales suscritos por las máximas autoridades, encomendando las funciones de registro, máximas autoridades, encomendando las funciones de registro,

control y aprobación a las respectivas Unidades de Recursos control y aprobación a las respectivas Unidades de Recursos Humanos de los órganos gestores del Gobierno de la Humanos de los órganos gestores del Gobierno de la

República. República.

El proceso de centralización normativa y desconcentración operativa es implementado en el

Gobierno de la República, mediante la Ley de Administración Financiera de la República y

Presupuestos Públicos, Ley N° 8131 y particularmente en su Reglamento, Artículo 2°, el cual introduce los

siguientes conceptos:

FUNDAMENTO LEGALFUNDAMENTO LEGAL

““Atribución que tienen los órganos rectores de los Atribución que tienen los órganos rectores de los subsistemas del Sistema de Administración subsistemas del Sistema de Administración Financiera del Sector Público y el Sistema Financiera del Sector Público y el Sistema

Complementario de Administración de Bienes y Complementario de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, para definir el conjunto Contratación Administrativa, para definir el conjunto

de los principios, técnicas, métodos y procedimientos de los principios, técnicas, métodos y procedimientos empleados en el empleados en el

proceso a su cargo”.proceso a su cargo”.

Desconcentración operativa:

“Atribución de competencia al órgano que ejecuta un determinado proceso, para adoptar decisiones administrativas y operativas con el propósito de

alcanzar objetivos que le son propios, con apego al marco normativo establecido por

el órgano competente”.”.

• • Corresponde a los Directores y Subdirectores de

Programas o Subprogramas solicitar autorización para el reconocimiento del pago de horas extras que en

cumplimiento de objetivos y metas requieran laborar funcionarios en programas y subprogramas diferentes

al que pertenecen presupuestariamente.

• Mediante oficio firmado y sellado por su puño y letra, dirigido al Jefe de la Unidad de Recursos

Humanos, fundamentando solicitud con justificación sobre la necesidad de laborar tiempo extraordinario, garantizando la suficiente disponibilidad de recursos financieros para el pago de horas extras durante el

correspondiente ejercicio económico.

• Corresponde al Jefe de la Unidad de Recursos Corresponde al Jefe de la Unidad de Recursos Humanos, estudiar, analizar y tomar la decisión pertinente Humanos, estudiar, analizar y tomar la decisión pertinente

de las solicitudes del pago de horas extras.de las solicitudes del pago de horas extras.

• Realizando los registros y controles en el Módulo de Realizando los registros y controles en el Módulo de Centro de Costos Autorización de oficios en sistema Centro de Costos Autorización de oficios en sistema INTEGRA, una vez que haya brindado la anuencia INTEGRA, una vez que haya brindado la anuencia

correspondiente, manteniéndose vigilante de correspondiente, manteniéndose vigilante de establecer los registros y controles documentales que establecer los registros y controles documentales que brinden fe que los funcionarios autorizados laboren el brinden fe que los funcionarios autorizados laboren el

tiempo extraordinario en el respectivo Programa o tiempo extraordinario en el respectivo Programa o Subprograma al cual se carga el gasto.Subprograma al cual se carga el gasto.

• Es improcedente que un Programa o Subprograma Presupuestario que cuente con contenido económico suficiente y disponible durante el ejercicio económico, honre el pago de tiempo extraordinario de funcionarios que no se han sometido a este procedimiento.

• Toda vez que el principio que rige este mecanismo de pago en términos presupuestarios, es que la dependencia en donde se labora el tiempo extraordinario asuma el registro y control al cual debe cargarse el pago.

* * Ante dudas o incertidumbre sobre el estudio y análisis de solicitudes de autorización del pago de

horas extraordinarias en las condiciones establecidas en este procedimiento, antes de tomar alguna

decisión que pueda contravenir la correcta aplicación, el Jefe de la Unidad de Recursos Humanos debe canalizar consulta ante la Dirección General de

Presupuesto Nacional.

La Dirección General de Presupuesto Nacional, a través de la Unidad de Seguimiento y Control de la Ejecución Presupuestaria, sin detrimento de las funciones y tareas que realicen en términos del control interno de la propia administración activa, la Dirección General de Auditoría Interna y la fiscalización posterior de la Contraloría General de la República, brindará seguimiento y control al desarrollo de este procedimiento, emitiendo los informes de auditoría correspondientes a las respectivas autoridades superiores para lo de su competencia.

Las acciones a realizar en este procedimiento implican la ejecución y asignación de las siguientes actividades y responsabilidades, circunscribiendo estas al Jefe de las respectivas Unidades de Recursos Humanos y Directores o Subdirectores de Programas o Subprogramas.

Para el éxito de la gestión se deberán impulsar y fortalecer entre esas dependencias el desarrollo de canales de coordinación, información y comunicación, sin dejar de lado establecer mecanismos registro, archivo, custodia, control de solicitudes y autorizaciones del pago del tiempo extras, de tal forma que permitan el control interno y posibiliten la fiscalización posterior.

DIRECTOR y/o SUBDIRECTOR DE PROGRAMA DIRECTOR y/o SUBDIRECTOR DE PROGRAMA y/o SUBPROGRAMA MINISTERIAL:y/o SUBPROGRAMA MINISTERIAL:

1-1- Planificar y organizarPlanificar y organizarNecesidades de recursosNecesidades de recursoshumanos externos a su humanos externos a su

Dependencia para el Dependencia para el cumplimiento de labores cumplimiento de labores en tiempo extraordinarioen tiempo extraordinario

2-2- Solicitar a Jefe de Unidad Solicitar a Jefe de Unidad Financiera constancia de Financiera constancia de

existencia saldos disponibles existencia saldos disponibles presupuestarios y número presupuestarios y número

de Reserva de Recursos que de Reserva de Recursos que permitan honrar los pagos permitan honrar los pagos

de horas extras. de horas extras.

4-4- Esperar oficio de Esperar oficio de respuesta respuesta

de Unidad de Recursos de Unidad de Recursos Humanos previo a asignar a Humanos previo a asignar a

funcionarios el funcionarios el cumplimiento del trabajo cumplimiento del trabajo en tiempo extraordinarioen tiempo extraordinario

3-3- Solicitar vía oficio al Jefe de Unidad Recursos Humanos autorización de pago de horas Solicitar vía oficio al Jefe de Unidad Recursos Humanos autorización de pago de horas extras de funcionarios que pertenecen a Programas o Subprogramas o Ministerios diferentes al extras de funcionarios que pertenecen a Programas o Subprogramas o Ministerios diferentes al

que están adscritos, Adjuntando fotocopia de Resolución o Convenio Interinstitucional que que están adscritos, Adjuntando fotocopia de Resolución o Convenio Interinstitucional que estipula el traslado de funcionarios de un programa, subprograma o dependencia a otro y estipula el traslado de funcionarios de un programa, subprograma o dependencia a otro y

justificación razonada por escrito de necesidades del trabajo del tiempo extraordinario justificación razonada por escrito de necesidades del trabajo del tiempo extraordinario de funcionarios ajenos a su dependencia.de funcionarios ajenos a su dependencia.

5-5- Recibir respuesta vía Recibir respuesta vía oficio de Jefe de Unidad oficio de Jefe de Unidad Recursos de Humanos Recursos de Humanos

de solicitud de autorización de solicitud de autorización de pago de trabajo de pago de trabajo

extraordinarioextraordinario..

6-6- Enviar al Jefe Unidad Enviar al Jefe Unidad Recursos HumanosRecursos Humanos

el reporte del registro el reporte del registro del cumplimiento del del cumplimiento del tiempo extraordinario tiempo extraordinario

laborado, indicándose lalaborado, indicándose la

gestión del pagogestión del pago..

..

JEFE UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS JEFE UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS MINISTERIALESMINISTERIALES

1-1- Recibir de Directores o Subdirectores Recibir de Directores o Subdirectores de Programa, Subprograma, las solicitudes de Programa, Subprograma, las solicitudes de autorización de pago de horas extras de de autorización de pago de horas extras de

funcionarios no adscritos a su dependencia, funcionarios no adscritos a su dependencia, con documentación de respaldo de: con documentación de respaldo de:

justificación y resoluciones o convenios justificación y resoluciones o convenios de traslados de funcionarios.de traslados de funcionarios. 2-2- Analizar y confrontar documentaciónAnalizar y confrontar documentación

aportada con oficio de solicitud de aportada con oficio de solicitud de pago de horas extras, verificando pago de horas extras, verificando

la concordancia con normativala concordancia con normativa que regula el pago de horas extras que regula el pago de horas extras

e información contenida en la e información contenida en la base de datos de INTEGRA.base de datos de INTEGRA. 3- 3- Brindar respuestas vía oficio a Brindar respuestas vía oficio a

Directores o Subdirectores de Directores o Subdirectores de Programa o Subprogramas Programa o Subprogramas

para que autoricen al para que autoricen al funcionario a cumplir con funcionario a cumplir con el trabajo extraordinarioel trabajo extraordinario. .

.. 4-4- Recibir el reporte por parte de Recibir el reporte por parte de

Directores o Subdirectores de Directores o Subdirectores de Programa o Subprogramas Programa o Subprogramas

indicando el registro del cumplimientoindicando el registro del cumplimientodel tiempo extraordinario del tiempo extraordinario

autorizado y laborado para autorizado y laborado para que se proceda con el pago. que se proceda con el pago.

..

JEFE UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS JEFE UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS MINISTERIALESMINISTERIALES

5- 5- Recibir comunicación y documentación Recibir comunicación y documentación del analista sobre cumplimiento del analista sobre cumplimiento

del registro de los del registro de los datos en el Módulo de INTEGRA.datos en el Módulo de INTEGRA.

6- 6- Aprobar en el Módulo de INTEGRA, Aprobar en el Módulo de INTEGRA, el número de oficio de el número de oficio de

autorización para que se proceda autorización para que se proceda con el pago del tiempo con el pago del tiempo

extraordinario laborado.extraordinario laborado.

7- 7- Evacuar consultas respecto del pago de horas extras.Evacuar consultas respecto del pago de horas extras.Instruir respecto del archivo, custodia de oficios, Instruir respecto del archivo, custodia de oficios,

documentación derespaldo de los registros documentación derespaldo de los registros aprobaciones y autorizaciones de pagos de horas extras aprobaciones y autorizaciones de pagos de horas extras

de servidores entre programas de servidores entre programas o subprogramas o por convenios interinstitucionales.o subprogramas o por convenios interinstitucionales.

ANALISTA REGISTRADOR UNIDAD DE ANALISTA REGISTRADOR UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS MINISTERIALESRECURSOS HUMANOS MINISTERIALES

1-1- Recibir del Jefe de Unidad de Recursos Humanos instrucción con copia de respuesta Recibir del Jefe de Unidad de Recursos Humanos instrucción con copia de respuesta de oficio de autorización de pago de horas extras con documentación de respaldode oficio de autorización de pago de horas extras con documentación de respaldo

para registrar datos en el Módulo de INTEGRA.para registrar datos en el Módulo de INTEGRA.

2-2- Registrar datos de servidor y horas extras en el Módulo direccionando el pago Registrar datos de servidor y horas extras en el Módulo direccionando el pago al código presupuestario indicado en el formulario de solicitud de autorización al código presupuestario indicado en el formulario de solicitud de autorización

de pago de horas extrasde pago de horas extras..

3-3- Informar al Jefe de Unidad de Recursos Humanos el cumplimiento Informar al Jefe de Unidad de Recursos Humanos el cumplimiento del registro de los datos en el Módulo de INTEGRA, del registro de los datos en el Módulo de INTEGRA,

devolviendo documentos de respaldo.devolviendo documentos de respaldo.