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Sistemas contables aplicados al comercio electrónico en tiempos de pandemia Autor: William Isaac Reyes Tomalá Universidad Estatal Península de Santa Elena Facultad Ciencias Administrativas Carrera de Contabilidad y Auditoría Unidad de Integración Curricular II Tutor: MSC. Wilson Toro Álava Marzo 2020.

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Sistemas contables aplicados al comercio electrónico en tiempos de pandemia

Autor: William Isaac Reyes Tomalá

Universidad Estatal Península de Santa Elena

Facultad Ciencias Administrativas

Carrera de Contabilidad y Auditoría

Unidad de Integración Curricular II

Tutor: MSC. Wilson Toro Álava

Marzo 2020.

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Resumen

Este ensayo argumentativo aborda la importancia de los sistemas contables en

tiempos de pandemia, además hace un enfoque sobre el crecimiento del comercio

electrónico en el Ecuador y su relación directa con la tecnología. El objetivo se centra en

detectar el estado actual del sector comercial digital, mediante el supuesto de que los

sistemas contables inciden positivamente en el comercio electrónico, postura que es

sustentada bibliográficamente a través de autores especialistas sobre el tema, teniendo

como resultado principal la validación del supuesto y las razones principales por lo cual el

consumidor ecuatoriano se encuentra incentivado al consumo de bienes mediante

compras en línea en tiempos de pandemia.

Palabras clave: Comercio Electrónico, Sistemas Contables

Firma Estudiante Firma Tutor

Reyes Tomalá William Isaac ING. Toro Álava Wilson Javier

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Introducción

En el Ecuador, el comercio es una actividad que anualmente va en aumento,

según cifras del Instituto Nacional de Estadísticas y Censos (I.N.E.C.), al finalizar el 2018

se registraron 900’ (novecientas mil) empresas, por consiguiente, gran porcentaje de las

empresas registradas aplica un sistema contable como herramienta necesaria para el

registro de sus actividades, siendo una ventaja y una oportunidad para globalizar y

consolidar sus productos, permitiendo un control total sobre sus activos, facilitando la

entrega de información financiera digital hacia los usuarios contables.

Por otro lado, es necesario mencionar que la pandemia por (COVID-19),

desestabilizó el comercio internacional, en torno aquello, el comercio electrónico

evolucionó la modalidad de hacer comercio, pasando de ser un catálogo de productos a

convertirse en una manera eficaz de hacer negocios, generando en el 2019 más de USD

2 trillones, en el 2020 más de USD 4 trillones y estimando a USD 7.9 trillones para el

2027, en cuanto a América Latina, el valor se ha duplicado en relación con el 2019 según

cifras de E-commerce.

En conformidad con el párrafo precedente, el ensayo plantea la siguiente postura;

Los sistemas contables inciden positivamente en el comercio electrónico, por lo tanto, el

objetivo se centra en; Detectar la situación actual del comercio electrónico y su relación

con los sistemas contables.

Para cumplir este objetivo, el ensayo se ha estructurado en dos apartados, en el

primero se establece el marco teórico, en donde se detallan las variables en relación con

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el comercio electrónico y a los sistemas contables, y finalmente, en el apartado dos, se

detallan las conclusiones de la investigación.

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Comercio Electrónico

El autor García, menciona que el comercio electrónico entre empresas se puede

definir como:

Redes de ordenadores que permiten la compra o venta de bienes o

servicios entre empresas. El bien o servicio se solicita en el mercado electrónico

iniciándose así la transacción, pero la entrega, facturación y pago pueden

completarse por medios electrónicos o por medios tradicionales. (2011, pág. 21)

En relación con lo mencionado, los autores afirman que el comercio electrónico es

un modelo de negocio basado en transacciones de productos y servicios en redes

sociales o medios electrónicos en sitios web, de la misma manera, afirman que mediante

medios digitales los clientes tienen acceso a catálogos mediante los cuales facilitan las

transacciones electrónicas.

Características del comercio electrónico

De acuerdo con varios autores, las características principales del comercio

electrónico son:

Comercio electrónico de alcance económico.

Este tipo de comercio se encuentra relacionada con la economía moderna, la cual

se caracteriza por los intercambios internacionales.

El comercio electrónico provocará cambios en la relación entre las empresas, entre

los clientes y las empresas, y entre las empresas y sus empleados, por lo tanto,

cambiará completamente la economía, solo la eficiencia de la prestación de

servicios puede determinar la supervivencia de los diferentes competidores. (Torre

& Codner, 2017, pág. 65)

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Comercialización virtual

En el comercio tradicional, ambas partes se conocen presencialmente para el

intercambio de productos, por otro lado, a diferencia del comercio digital, los intervinientes

en la operación no se conocen para iniciar una relación contigua, debido a que se

encuentran en diferentes partes. (Cisneros, 2018, pág. 89)

Medio de comercio de vocación universal.

El comercio electrónico puede ser realizado por cualquier persona que esté

conectada a Internet porque es la plataforma y el soporte técnico de esta nueva forma de

negocio. Es versátil porque no está restringido por el estado u otras barreras geográficas.

(Duran, 2017, pág. 37)

Vinculación tecnológica.

"Depende completamente de la tecnología para hacer posible el intercambio de

bienes y servicios a través de Internet. Por lo tanto, es importante comprender cómo

funciona la tecnología detrás de Internet". (Torre & Codner, 2017).

Medio de comercio de bajos costos

“El comercio electrónico reduce los costos de transacción y administración, y

reduce los procesos de distribución e intermediación. Se enfoca en la oferta y demanda

de bienes y servicios” (Martínez, 2016).

Medio de comercio rápido.

A diferencia del comercio tradicional, el comercio electrónico tiene la velocidad de

intercambiar bienes y servicios, porque estos bienes y servicios se compran y pagan a

través de Internet, por lo que se pueden incrementar las transacciones comerciales.

(SEO, 2016, pág. 23)

Tipos de Comercio Electrónico

Fernández, menciona que el comercio electrónico se puede dividir en:

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Tabla 1

Tipos de comercio electrónico

TIPO RASGOS DISTINTIVOS

B2B (Business to Business) Comercialización electrónica entre empresas

B2C (Business to Consumer) Comercialización entre empresas y consumidores

C2C (Consumer to Consumer) Comercialización entre consumidores

B2I (Business to Investor) Atracción de Inversión en proyectos

B2A (Business to Administration)

Comercialización entre empresas y administración

C2A (Consumer to Administration)

Comercialización entre consumidores y administración

Elaboración:

Fuente: (Fernández, 2015)

¿Qué compran los ecuatorianos?

Durante el E-commerce Day 2017 en Ecuador, el país realizó su primer estudio de

comercio electrónico en el país, el cual se demostró en la ciudad de Quito. Los resultados

arrojaron que los siguientes resultados corresponden al consumo de productos nacionales

en plataformas digitales:

1. Servicio: esta es la categoría de más rápido crecimiento. Los boletos son

artículos comprados por personas de todas las edades, seguidos de los hoteles

para grupos de edad adulta.

2. Productos no personales: Los equipos electrónicos y todo lo relacionado con

la informática son los productos más consumidos. Generalmente, los hombres

compran la mayoría de los productos de esta categoría, que también es el

producto más comprado por personas mayores de 50 años.

3. Productos personales: Los hombres compran más ropa y las mujeres más

accesorios y cosméticos. La mayor proporción de compradores online se

concentra entre los 26 y los 33 años.

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4. Productos para el hogar: Esta es la categoría con menor frecuencia de

compras a través de Internet, y no se encontraron diferencias significativas por

género. Los muebles, la decoración y los productos del mercado son los que más

consumen. (E-commerce day, 2017)

Por tanto, los resultados del estudio revelaron algunos datos sobre el uso de

Internet en el país, incluyendo compras online de bienes y servicios, los resultados

afirmaron que el 35 % compra siempre, el 34 % casi siempre y el 31 % nunca / raramente.

Por otro lado, los autores Mieles Loor y Albán Navarro, mencionaron en los

resultados de su investigación que el 51 % de los bienes virtuales del país se concentran

en Guayaquil y Cuenca, y el 100 % de los bienes se distribuyen de la siguiente manera:

Tabla 2

Distribución de compras en línea

DETALLE %

Prendas de vestir 33 %

Bienes y Servicios 31 %

Recreaciones y cultura 15 %

Muebles y Artículos de hogar 9 %

Otros 12 %

TOTAL 100 %

FUENTE: (Mieles Loor & Albán Navarro, 2018)

Motivaciones para comprar en línea

Dentro de la investigación realizada en E-commerce Day, se evidencia que los

ecuatorianos encuentran varias razones por las cuales se ven motivados para realizar

compras en línea:

• Contar con garantía de devolución y/o cambio: 53 %

• Garantía de confidencialidad de la información: 41 %

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• Más información de cómo comprar: 29 %

• Atención al cliente durante la compra: 26 %. (2017, pág. 77)

Por ese motivo, los autores mencionan que dicho estudio les permitió evidenciar el

estado del comercio electrónico dentro del país, dichos resultados ayudan a impulsar el

comercio en línea dentro del Ecuador, aportando a una manera diferente de hacer

compras y ventas desde cualquier parte del mundo.

Comercio electrónico en tiempos de pandemia

Macías & Carreño Arteaga mencionan que:

La mayor parte de los comercios en línea en tiempos de emergencia sanitaria, son

negocios familiares donde cuentan con una administración tradicional, en ellas se

evidencia la carencia de políticas y filosofías definidas, la falta de inversión y la

resistencia a los cambios tanto en lo tecnológico como en lo administrativo,

características comunes de este sector económico.

Las estrategias, las estructuras, el entorno donde se encuentran estas actividades

y el manejo administrativo, son puntos claves a considerar en los comercios en

línea, ya que no solo los factores internos pueden afectar este tipo de negocio,

sino que también los factores externos: cambio del mercado, tecnología,

aranceles, precio, entre otros, originando inconvenientes, que repercutan estas

actividades, es por esta razón que se pide que siempre se debe estar a la

vanguardia con los cambios tecnológicos. (2020, págs. 17,18)

De esta manera, el autor afirma que los efectos vividos a raíz de la enfermedad

pandémica que se produjo al término del año 2019, han ocasionado un sinnúmero de

cambios, donde el comerciante es el primordial protagonista, convirtiendo al comercio

online en un nuevo desafío, este instrumento ha sido una fuente determinante para que

varios negocios no decaigan y más que nada se vean en la necesidad de ajustarse al

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cambio debido a que, la economía en varios sectores del Ecuador es el primordial

generador de ingresos para el desarrollo local y nacional.

Por otro lado, Montalvo coronel & Orozco Santos mencionan que, en tiempos de

pandemia, hasta el cierre del 2019:

Hubo pocos segmentos que crecieron, como el rubro de alimentos, insumos

médicos y el comercio en línea. Estos hallazgos advierten que el desafío para

Ecuador y en particular la provincia de Manabí, en cuanto al aprovechamiento del

internet como una herramienta para impulsar, la disrupción digital orientada al

logro de una mayor agilidad, eficiencia, calidad, control y capacidad de distribución

y comercialización de productos y servicios en el mercado de los negocios, tanto

nacional como en el contexto internacional y de esta forma alcanzar mayor

crecimiento económico. (2020, pág. 370)

En relación con lo mencionado, los autores señalan que los mercados comerciales

se han visto en la obligación de utilizar e incrementar el uso de tecnologías como parte de

una estrategia al tratar de minimizar los efectos de la pandemia. Afirman también que la

digitalización es parte fundamental en donde varios sectores incluyendo al económico

están siendo afectados, poniendo en riesgo la economía actual y la futura, por lo que es

necesario que se sigan implantando medidas alternas como él; teletrabajo, trámites en

línea, educación virtual, entre otros.

Software Contable

Chávez, menciona que un software contable es: “Un programa informático que

sirve para acceder y explotar la información residente en una base de datos, de manera

que los usuarios puedan analizarla, desarrollarla, para adquirir teorías y conocimientos

que apoyen la toma de decisiones del negocio” (2015, pág. 4).

Por este motivo, el autor afirma también que la utilización de un software contable

representa una gran ventaja para las PYMES, puesto que mediante esta tecnología es

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posible mantener gran cantidad de información almacenada de manera histórica al

alcance en tan pocos pasos, en torno a esto, se puede mencionar que es necesario

contar con un sistema contable para facilitar y reducir ciertos costos inmersos en el ámbito

contable y acceder a grandes beneficios que ofrece la tecnología en relación con los

procesos contables.

Tipos de contabilidad aplicables al Software Contable

Purizaca menciona que el software contable va dirigido específicamente a tres

tipos de contabilidad:

• Contabilidad Financiera: Sistema de información orientado a proporcionar

información a terceras personas relacionadas con la empresa, como

accionistas, instituciones de crédito, Inversionistas, entre otros, a fin de

facilitar sus decisiones.

• Contabilidad Fiscal: Un sistema de información diseñado para cumplir con

las obligaciones tributarias de la organización.

• Contabilidad Administrativa: Servicios de información prestados para

atender las necesidades de los departamentos administrativos, orientados

a promover las funciones de planificación, control y toma de decisiones.

(2016, pág. 17)

Por consiguiente, el autor afirma que el software contable va dirigido

específicamente a estas tres áreas contables debido a que su objetivo está inmerso en

estas tres áreas, en torno a esto, se puede considerar que cada software contable es

diferente dependiendo a que área sea aplicada, puesto que al momento de crearla es

necesaria la intervención del gerente, el contador y el programador.

Funcionamiento del Software Contable

El autor Vizcaino, menciona el funcionamiento de un software contable mediante,

el siguiente gráfico:

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Figura 1

Funcionamiento de Software contable

FUENTE: (Vizcaino, 2019)

ELABORACIÓN: (Vizcaino, 2019)

De acuerdo con el gráfico, se evidencia que el software contable dentro del

proceso, clasifica, registra, calcula y almacena la información, en torno a esto se puede

afirmar que previo a su utilización es necesario una base de datos con el plan de cuentas

acorde al tipo de contabilidad que se vaya a aplicar, por otro lado, en la salida de

información se puede apreciar que el software cumple con su objetivo principal, brindando

información útil y oportuna que garantice una buena toma de decisiones.

Características del Software Contable

Chávez, menciona que entre las características más esenciales de un software

contable se encuentran:

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• Debe ser multiempresa: esto ayudará a gestionar varias empresas al mismo

tiempo. Debe ser multiusuario: para permitir que el trabajo de múltiples

usuarios agilice las operaciones contables.

• Debe ser económico: el costo del software es importante y el sistema libre

tiene varias limitaciones en términos de configuración.

• Debe permitir copias de seguridad: copias de seguridad de múltiples copias de

todas las actividades realizadas en los datos generados.

• Debe ser multidivisa: se permiten monedas locales y / o extranjeras.

• Debes tener tu propio manual de usuario: el sistema tiene su propia

configuración, para entenderlos, se recomienda que utilices materiales de

apoyo.

• Debe permitir la creación de perfiles de usuario: ayuda a la seguridad de los

datos.

• Debe tener soporte y garantías: el sistema de contabilidad le permite obtener

soporte en línea o en persona además de las garantías del software

• Informe impreso: ya sea balance, mensual, cheque, cuenta de resultados, etc.

(2015, pág. 17)

Con base en el contenido anterior, el autor confirma que es muy importante

encontrar un software adecuado para la empresa. Este software debe ser beneficioso

para el desempeño de la organización, y la información obtenida puede ser distribuida a

los usuarios de contabilidad, tomando así decisiones. Por lo tanto, se puede decir que

para lograr este objetivo se debe analizar el tipo de operaciones que se deben realizar, y

se deben analizar e interpretar de manera efectiva luego de los resultados.

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Ventajas y desventajas del Software Contable

Vizcaino menciona que entre las ventajas y desventajas de utilizar un software

contable están:

Figura 2

Ventajas y desventajas de Software contable

FUENTE: (Vizcaino, 2019)

ELABORACIÓN: (Vizcaino, 2019)

En contexto al gráfico, es necesario mencionar que una de las desventajas de un

software contable son las actualizaciones, mismas que son imprescindibles, puesto que

anualmente hay cambios en las reformas tributarias y estas deben ser actualizadas o

incluidas en el software contable, por otro lado, una ventaja significativa es la confiabilidad

de los resultados obtenidos, debido a que posterior a la actualización, estas se ajustan a

la normativa actual.

Software Contable más utilizado en la provincia de Santa Elena

Bricio & Caamaño mencionan que los sistemas de control contable más utilizados

en la provincia de Santa Elena son

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Tabla 3

Sistemas Contables más usados en Santa Elena

SOFTWARE CONTABLE % DE EMPRESAS

Mónica 52%

Sagitario 25%

Siscom 20%

Dobra 2%

Otros 1%

TOTAL 100%

FUENTE: (Bricio & Caamaño, 2015)

ELABORACIÓN: El autor

De acuerdo con el gráfico anterior, se puede evidenciar que el software contable

Mónica es el más utilizado dentro de la provincia de Santa Elena, adicional a esto, los

autores mencionan que se debe al bajo costo del software tanto de adquisición y de

mantenimiento, por otro lado, afirman también que se debe por la gran cantidad de

información contable que ofrece el sistema, convirtiéndolo en uno de los más versátiles

para el uso en una gran variedad de empresas.

Por otro lado, los autores afirman que el 92% de los directivos encuestados

mencionan que consideran que la implementación de un sistema de control contable en la

empresa mejora la gestión administrativa, puesto que la información a revelar es más

rápida, eficiente y confiable, mediante esto, se puede inferir a que los sistemas contables

son una herramienta necesaria y eficaz dentro del comercio electrónico en la provincia de

Santa Elena.

De la misma manera, es necesario mencionar que los software descritos

anteriormente son de libre adquisición, por lo que todos tienen limitaciones en algunas de

sus funciones, pero al ser accesibles y funcionales, son implementados dentro de la

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comercialización de bienes en la provincia de Santa Elena, adicional a esto, se infiere en

que los software utilizados no cuentan con una actualización en relación con las reformas

tributarias tipificadas anualmente en el Ecuador y con una guía específica de uso, lo que

ocasiona que la contabilidad sea llevada de manera empírica y limitada.

Bajo el contexto anterior, existen varios Software contables en versión prémium

que son comercializadas legalmente en el país, mismos que cuentan con funciones que

son adaptables a las necesidades de cada organización según lo demuestra la siguiente

tabla:

Tabla 4

Software Contables comercializados en Ecuador

SISTEMA CONTABLE Precio Características Direccionamiento Ventas al 31/12/2020

Geo Enterprice $99

Asesoría durante 1año, normas SRI, lee códigos de barra, más de 100 tipos de reportes

Restaurant, supermercados, papelerías, puntos de ventas en general

174

Mónica 10 $190

Facturación Electrónica, control de inventarios, Retenciones electrónicas

Supermercados 104

FactuMaker $290

Facturación Electrónica, control de inventarios, Reportes de productividad

Puntos de venta en general

1284

Syscofin $300

Facturación simultanea de mesas, facturación de inventarios, manejo de varias formas de pago

Restaurante 121

ERP $500 Soporte de gestión administrativa, operativa financiera y

Empresarial, manejo de sucursales

237

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comercial de la empresa moderna

Sifacon $799

Automatización y control operativo, facturación electrónica, manejo de kardex

Puntos de venta en general

75

FactuMaker KIT $1.200

Kit completo de facturación, modulos personalizados, Aseroramiento del negocio

Puntos de venta en general

1284

FUENTE: El autor ELABORACIÓN: El autor

Según los datos de la tabla, los precios de adquisición de cada software varían de

acuerdo a los beneficios dentro de sus características, uno de los más accesibles es Geo

Enterprice, con un valor de adquisición cómodo en relación con los beneficios que se

ofertan, dentro de los cuales se encuentra la actualización de las reformas del SRI,

beneficio por lo cual es catalogado como una buena opción para las PYMES. De la misma

manera, FactuMaker es un software diseñado para una gran variedad de actividades,

cuenta con facturación electrónica y un análisis de productividad, características

necesarias dentro del comercio electrónico.

Por otro lado, existen otros sistemas contables como Sifacon, el cual oferta una

automatización y control total sobre los inventarios, y junto a Facturmarker Kid, son una

muy buena opción para las MIPYMES, con relación a esto, es evidente que en la

actualidad, debido a la situación de pandemia en la que se vive desde el 2019 y a los

recientes cambios en la reforma tributaria, las PYMES no cuentan con los fondos

suficientes para invertir en un software contable óptimo para sus negocios, debido a que

la mayor parte de los emprendimientos actuales dentro del Ecuador son realizados con

recursos propios.

Ante esto, es necesario mencionar que la migración de la contabilidad

manual hacia a digital es inminente, puesto a que, actualmente las facturas electrónicas

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son imprescindibles dentro del comercio electrónico, adicional a esto, los beneficios de un

software contable como la reducción de espacio, eliminación de errores y optimización de

tiempo, son factores importantes que mejorarían el rendimiento financiero de cualquier

empresa, es por esto, que las empresas que tienen la posibilidad económica para adquirir

un software contable, ya cuentan con un presupuesto anual para el mantenimiento de la

misma y gozan de los beneficios que esta provee.

El autor Chávez, menciona que:

Las empresas que venden una gran cantidad de productos necesitan información

que les oriente sobre sus productos y la cantidad a almacenar, de modo que

puedan utilizar la información obtenida del sistema contable para entender las

ventas del día y determinar los productos para reponer el inventario. (2015, pág.

45)

Con relación a lo mencionado, el autor afirma que, dentro de los resultados de su

investigación en la ciudad de Portoviejo, pudo constatar que el sistema contable más

utilizado abarcando un 46% de las empresas es GÉNESIS, es un sistema para registrar

inventario, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y control bancario, puede emitir facturas

en línea, realizar certificaciones de gastos, emitir pagos por adelantado con cheques y

tomar decisiones como requisitos

En cuanto a lo abordado con anterioridad, queda evidenciada la postura expuesta

al inicio de la investigación, por lo que se puede afirmar que el sistema contable ocupa un

papel muy importante en la digitalización del comercio electrónico en el Ecuador, en torno

aquello, es imprescindible el uso de un software contable que se adapte a las

necesidades de las empresas ecuatorianas, de tal manera, que encamine al cumplimiento

de los objetivos de cada organización, debido a esto, el sistema contable incide de

manera positiva dentro del comercio electrónico en tiempos de pandemia.

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De la misma manera, se concluye en que a nivel económico, la emergencia

sanitaria presentada en el 2019 ha generado una disminución en cuanto a las actividades

económicas de muchas empresas, por otro lado, el comercio electrónico en el Ecuador

está siendo impulsado al ser una de las formas de comercialización más utilizadas

actualmente debido al aumento porcentual de compras electrónicas realizadas por los

ecuatorianos, los cuales se encuentran impulsados debido a la garantía de devoluciones

y/o cambios ofertadas.

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