Aula aux. administrativo 7.

CURSO DE AUXILIAR ADMINISTRATIVO COM INFORMÁTICA

Profº FABRÍZIO BARONICOORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com

Profº Fabrizio BaroniAux. Adm. 8

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com

Conteúdos Abordados

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

O que pode atrapalhar uma boa organização do tempo

Outras situações que também podem atrapalhar sua gestão do tempo

Tipos de atividades

A organização das atividades


ficamos tanto tempo ocupados com uma tarefa que acabamos esquecendo algum

compromisso ou trabalho.

Nestas horas nos perguntamos como podemos dar conta de tantas obrigações ou porque o dia não tem mais horas além

daquelas vinte quatro normais?


Todas estas perguntas tem uma resposta direcionada para a gestão do tempo, uma forma de organização do tempo onde

você descreve suas atividades do dia a dia e depois cria prioridades para cada uma.


O que pode atrapalhar uma boa organização do tempo?

O que pode atrapalhar uma boa organização do tempo?

Muitos dos papéis guardados são desnecessários. O truque para se livrar deles é observá-los cuidadosamente e escolher entre tratar do assunto, transferi-lo, arquivá-lo ou

jogá-lo fora.


Além dos papéis que se utiliza, na mesa deverá estar apenas o indispensável: monitor, teclado, mouse, telefone e

material em uso. Todos os outros objetos deverão ser arrumados em gavetas ou

prateleiras


Depressão e ansiedade

Uma pessoa depressiva não consegue administrar o tempo de forma eficiente

ela terá dificuldade de concentração, por outro lado a ansiedade prejudica,

pois a pessoa quer fazer tudo ao mesmo tempo, acreditar dar conta de várias

tarefas e pode não conseguir realizá-las.


Dificuldade de delegação

Uma pessoa com dificuldade de delegar tenta fazer tudo sozinha e pode acabar não tendo

tempo pra realizar tudo.


Distração

As distrações podem ser internas e externas. As internas têm por base a preocupação exagerada e o sonhar

acordado e as externas têm por base os barulhos intensos, a desarrumação, a desordem do material, a televisão, a

internet, etc.


CansaçoO cansaço desconcentra as pessoas, as torna menos eficientes.

Falta de flexibilidade Surge quando um problema inesperado perturba o calendário cuidadosamente organizado e não há capacidade para resolver esse problema.

• Falta de objetivosNão definição de objetivos/metas e nem de prioridades.


Perfeccionismo exagerado

O perfeccionismo é um obstáculo à gestão do tempo porque existem

pessoas que estabelecem objetivos pouco realistas.


Adiantamento

Procrastinar é adiar sucessivamente o que se tem para fazer, sentindo-se simultaneamente culpado pelo adiamento, havendo também uma incorreta ordenação de prioridades, colocando em 1º lugar aquela de menor importância. Quando a adiantamento surge com intensidade e frequência perde-se energia e tempo.


A decisão de adiar leva a um alívio temporário imediato, mas a médio ou longo prazo conduz a uma baixa sensação de auto

eficácia, sentimentos de culpa, inadequação, depressão e ansiedade.


Receio do insucesso

Algumas pessoas tem tanto medo de errar ou de não ser capaz de realizar uma tarefa que acaba não fazendo-a para

não se frustrar.


Excesso de Interrupções

A maior parte das pessoas não consegue trabalhar por um período razoável de tempo sem interrupções de colegas ou de

estranhos - exceto, talvez, aquelas pessoas que, pela sua posição e estilo de trabalho, ou por terem uma secretária ciente de seus

deveres, conseguem controlar o acesso à sua sala.


Outras situações que também podem atrapalhar sua gestão do tempo

• Interrupções telefônicas constantes;

• Reuniões excessivas e inconclusivas;

• Visitas “casuais” sistemáticas;

• Interrupções frequentes para atender a “urgências”;

• Cálculos irrealistas do tempo;

• Deficiente triagem da informação recebida e transmitida;

Serviços atrasados;


• Responsabilidade e autoridade confusas;

• Dificuldade em dizer não;

•Administração Geral Administração Geral

• Não existência de estímulo à criatividade;

• Trabalhos de qualidade inferior.


Tipos de atividades

• Positivas: Contribuem marcadamente para atingir os objetivos. Geralmente, são importantes.

• Reativas: Relacionam-se com a gestão do dia-a-dia. Podem ser urgentes, mas muitas vez- es não são importantes.

• Importantes: Contribuem eficazmente para os resultados. Tendem a refletir a longo prazo.

• Urgentes: Podem ou não relacionar-se com os objetivos. Acarretam consequências a curto prazo.

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Devemos na hora de organizar o tempo e utilizar a classificação acima avaliar os objetivos, para tanto deve-se fazer as

seguintes perguntas:

1. Para onde quero ir?

2. O que quero realizar? O que devo evitar?

3. Qual é o resultado final que quero alcançar?

4. Em que prazo pretendo atingi-lo?

5. Que condições tenho que respeitar?

6. De que apoios necessito?


A organização das atividades

Um dos grandes vilões da improdutividade humana é a mania que as pessoas têm de guardar o que deve ser feito

na cabeça, pois isso gera esquecimentos e urgências.


Não se esqueça de que, em relação às coisas que você planeja fazer, há sempre quatro possibilidades:

• Elas são importantes e urgentes;• Elas são importantes e não-urgentes;• Elas são não-importantes e urgentes;• Elas são não-importantes e não-urgentes.


Saiba que o tempo não é um bem material: não pode ser visto, tocado ou apalpado; pode apenas ser sentido. Ele está sempre

presente. Não pode ser interrompido e nunca deixa de existir. O tempo é uma das poucas coisas que o homem nunca conseguiu

controlar, e é por isso que ele sempre exerceu tanto fascínio sobre o ser humano.


Atividade

1 – Selecione abaixo o que não caracteriza a gestão do tempo:

a)Identificar o que é mais importante. b)Definir objetivos c)Organizar horários d)Dar prioridade as tarefas atrasada


2 - Selecione o que caracteriza receio do insucesso:

a)Não definir objetivos b)Medo de errar c)Excesso de atividades d)Medo de organização

3 - Selecione o que caracteriza situações que atrapalham a gestão do tempo:

a)Organizar as tarefas b)Dificuldade em dizer não c)Agendar as tarefas d)Utilizar agenda


4 – Ferramenta que pode auxiliar no planejamento do tempo:

a)Manual b)Jornal c)Agenda d)Dicionário

5 – O que não pode fazer parte de uma boa gestão do tempo:

a)Desorganização b)Planejamento c)Objetivos d)Flexibilidade


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