Aula 01 - ATA-MF

Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exercícios comentados

Prof Roselene Candida – Aula 01

Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 1 de 71

AULA 01: Organização de Arquivos; Teoria das Três

idades. Diagnósticos. Gestão de Documentos.

SUMÁRIO PÁGINA 1. Apresentação 1 2. Conteúdo programático 2 a 57 3. Questões comentadas 57 a 64 4. Lista das questões apresentadas 64 a 71

APRESENTAÇÃO

Olá, pessoal! Vou repetir a tendência em inserir novos exercícios, iguais ao modelo aplicado pela ESAF. Alguns podem até considerar poucos os exercícios. Concordo, tendo em vista que é uma matéria a ser cobrada com peso dois. Entretanto, não é fácil escolhê-los e inseri-los nas aulas, pois a maioria que eu encontro são aqueles aplicados aos cargos de nível superior em Arquivologia. Por este motivo, peço um pouco de paciência aos candidatos.

Eu comento apenas os exercícios propostos, que são de acordo com o que foi explicado em sala de aula. Os demais, são dispostos para que o aluno fixe o conteúdo e tire as dúvidas posteriores.

Alguns alunos podem até considerar desnecessário colocar a origem do arquivo no nosso material, por exemplo. Entretanto, tudo pode mudar. Eu prefiro fazer um material de qualidade e completo, com assuntos que podem ser cobrados nos concursos, em vez de apenas instrui-los a fazer questões de forma mecânica. Precisamos aprender a pensar e, na nossa matéria, tudo isso é possível.

A aula de hoje será extensa e exigirá atenção de todos os alunos. Portanto, leiam com muita atenção o conteúdo e tirem suas dúvidas.

Um abraço e bons estudos!

AULA 01

1. ORIGEM DO ARQUIVO

O conteúdo não pode ser iniciado sem que conheçamos a origem do arquivo e a evolução da disciplina ao longo dos anos. O arquivo e a Arquivologia, como disciplina do conhecimento humano, precisam ser compreendidos de forma integrada, e não podem ser separados do




contexto histórico, político, social e cultural de uma determinada época. Nossa disciplina é bastante conhecida pelo caráter interdisciplinar, pois ela envolve vários campos do conhecimento, como a História, a Informática, a Administração, a Comunicação, entre outros.

Quem traça melhor a história dos arquivos e da Arquivologia é o professor português Armando Malheiro da Silva. Para ele, o surgimento do arquivo está intimamente ligado às estruturas governamentais e aos centros do poder. O acesso aos documentos era concedido apenas aos privilegiados ou pessoas intimamente ligadas às classes dominantes. Se ligarmos à nossa realidade política brasileira, até hoje, os arquivos ainda continuam com este formato, pois a maioria dos órgãos públicos não aplicaram uma política de acesso à informação de forma eficiente.

Esta tendência é notada desde as tabuletas de argila com escritas cuneiformes, produzidas na Mesopotâmia, uma das primeiras civilizações que nós temos conhecimento. O sistema de organização arquivística era avançado. O arquivo tinha status de tesouro ou santuário. A profissão de arquivista era um alto cargo de prestígio, ligada especialmente à preservação do acesso aos documentos e tal cargo era concedido a pessoas intimamente ligadas à corte.

Para que vocês tenham ideia, um exemplo prático que ocorreu na História do Brasil foi a vinda da Família Real Portuguesa em terras brasileiras em 1808. O arquivista real foi uma das pessoas convocadas pelo Príncipe Regente D. João VI para sair de Portugal e fixar-se no Brasil Colônia. Uma vaga naqueles navios era cobiçada pelos integrantes da aristocracia Portugal, que estava enfrentando problemas políticos, com a invasão das tropas napoleônicas em toda a Europa.

A sistemática semelhante ocorria também no Egito e na Turquia. Entretanto, foi apenas na Grécia antiga que surgiu o termo “archeion”, aproximadamente no século II a. C., que significa arquivo. Primeiramente, por não existir bibliotecas públicas, os arquivos eram depósitos de textos literários. Porém, no Métrôon ou templo de Cibele, as leis, decretos, atas de reuniões do Senado, documentos jurídicos, entre outros documentos oficiais passaram a ser depositados neste local, o que se tornou uma entidade respeitável. As técnicas de ordenação dos documentos eram muito bem planejadas.

Em Roma, o sistema arquivístico tornou-se complexo e institucional e o acesso não era tão restrito ao público. Segundo Malheiro, os princípios arquivísticos modernos devem-se aos romanos. O termo destinado ao arquivo era Tabularium e seu significado era ligado mais ao suporte (tabuleta) que ao próprio arquivo. Encontravam-se ali os registros financeiros, documentos do Senado romano, os éditos do Imperador,




entre outros. Existiam também outros serviços de arquivo em Roma, como o tribuno da plebe em Ceres e os censores no campo de Marte.

Havia também os arquivos relacionados ao corpo de magistrados e aqueles que ficavam na dependência do Imperador. O Tabularium era para uso do Estado, mas o cidadão possuía acesso à documentação de forma controlada, por meio de cópias autorizadas pelo Imperador. Trata-se do primeiro registro de arquivo público que se tem notícia no mundo, embora o acesso continue a ser restrito a pessoas ligadas à autoridade pública.

Nas idades média e moderna, a evolução do sistema arquivístico visto em Roma quase perdeu-se. Com a ascensão da Igreja Católica no poder, percebia-se que os mesmos documentos destinados aos arquivos ficavam nas mesmas instalações das bibliotecas dos monastérios e conventos. Os escritos eram localizados em locais, cujos significados eram semelhantes a tesouro ou santuário. Ou seja, o acesso a tais documentos continuaria a ser restrito.

Como a maioria dos suportes era em papiro, a maioria dos escritos perdeu-se devido à fraca qualidade do material. A administração intinerante dos senhores feudais e dos novos monarcas obrigou a copiar os documentos e depois depositá-los em cartórios eclesiásticos ou em arcas. Apenas pessoas ligadas ao rei ou ao clero tinham acesso a tais documentos.

Além disso, este cenário de instabilidade política fez com que os arquivos estivessem fragmentados, o que fez com que eles perdessem o caráter unitário e a integridade da documentação relacionada ao seu produtor.

A importância do acesso mais amplo à informação arquivística ganhou peso na Revolução Francesa, no século XVIII. Desta forma, foi criada uma instituição arquivística independente do poder do monarca, os Arquivos Nacionais da França, além de permitir o acesso amplo dos documentos aos cidadãos e de garantir a conservação da informação arquivística pelo Estado. Outros países europeus tiveram essa tendência, como a Inglaterra e a Bélgica, mas de forma gradual.

O enfoque dos arquivos era, até então, histórico, o de preservar a memória, e tal visão surgiu na Europa. Entretanto, a partir da Segunda Guerra Mundial, observa-se o crescimento do volume documental de forma assustadora. Tal fato é atribuído a um conjunto de fatores, como o acesso às novas tecnologias de reprodução de documentos e da informática e o acesso em maior grau das pessoas à formação educacional. Nesta época também, observa-se que a maioria dos países




de colônia inglesa e francesa entram em independência, o que torna a formação educacional muito forte, como é o caso da Índia. Desta forma, evoluem nos Estados Unidos, Austrália e uma parte do Reino Unido o conceito de Gestão de Documentos e a Teoria das Três Idades, aliados especialmente às técnicas da Administração.

O conhecimento sistematizado sobre o arquivo e suas técnicas foi feito pela primeira vez em 1898, a partir da edição do Manual de Arranjo e Descrição, elaborado pela Associação dos Arquivistas Holandeses. Trinta anos mais tarde, o italiano Eugenio Casanova elabora seu manual Archivistica. Quase que ao mesmo tempo, Hilary Jenkinson sistematiza os conhecimentos arquivísticos em um manual.

Nos anos 1940, T. R. Schellemberg lança o famoso livro Arquivos Modernos e lança, de forma prática, as técnicas de classificação e avaliação de documentos. Eu, particularmente, considero-o como o pai da avaliação, pois ele lança a teoria dos valores primários e secundários dos documentos como base para conservação e eliminação dos documentos. Considero impossível conservar todos os documentos produzidos e recebidos pelas pessoas físicas e jurídicas, pois a busca à informação desejada torna-se mais difícil, sem os métodos de avaliação concebidos pelo arquivista norte-americano.

De um lado, a visão histórica europeia. Do outro, a visão pragmática norte-americana de gestão documental. A princípio, estas duas visões causariam efeitos antagônicos. Essa dicotomia também ocorreu no campo histórico, pois deu-se o surgimento de regimes democráticos e totalitários em várias partes do mundo.

Entretanto, a partir dos anos 1980, os especialistas canadenses Jean Ives Rousseau e Carol Couture apresentam a visão da Arquivística Integrada, sobre a qual afirmam que o arquivo deve ser considerado e tratado desde a produção, nos arquivos correntes, até a eliminação ou guarda permanente. Esta visão fornece mais segurança ao profissional dos arquivos, pois ela congrega as demais visões apresentadas ao longo dos anos e garante integridade à gestão documental. Os arquivos são considerados como sistemas de informação integrados, com ênfase no conhecimento arquivístico sistematizado e na normalização do acesso à informação contida nos documentos.

Desta forma, o desenvolvimento dos arquivos e da Arquivologia, como campo do conhecimento da Ciência da Informação, está cada vez mais avançado. As organizações públicas e privadas sentem a necessidade da intervenção profissional de um arquivista em seus acervos.




No Brasil, onde a Arquivologia evoluiu de forma mais tardia, até os anos 1990 ocorria este tipo de briga. Apesar de verificarmos que a disciplina ganhou um status científico no fim do século dezenove, o caminho foi longo e a importância dos acervos é grande. Se antes, os documentos eram estritamente ligados aos centros do poder, hoje eles são ligados à garantia de direitos e deveres dos cidadãos, à tomada de decisão dos gestores e à transparência das pessoas físicas e jurídicas.

Existem duas indicações de leitura, que falam um pouco do que tratei aqui na aula. Quem quiser aprofundar um pouco mais a respeito e caso tenha tempo disponível, leiam O Nome da Rosa, de Umberto Eco. E o livro 1808, do jornalista Laurentino Gomes.

1. A LEI DE ACESSO À INFORMAÇÃO E SUAS IMPLICAÇÕES NA ARQUIVÍSTICA

Este tópico é de suma importância para os nossos estudos e para compreendermos como o acesso à informação no Brasil evoluiu de forma positiva. Pessoalmente, considero um avanço importantíssimo na relação entre a Administração Pública Federal e a sociedade, após anos em que ficamos amordaçados pela Ditadura Militar.

A Lei de Acesso à Informação força, enfim, aos órgãos e entidades da Administração Pública direta e indireta dos três poderes e de todas as esferas de governo a pensar os arquivos como portadores de informações importantes aos cidadãos e não como meros repositórios de papéis, amontoados em galpões mal iluminados. E inclui o direito a todo brasileiro requisitar informações que antes eram consideradas indevidamente como sigilosas, tornando a transparência governamental como algo impossível.

A Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011, foi sancionada pela Presidente Dilma Rouseff, uma das pessoas que viveu ativamente esta época negra da história, e entrou em vigor no dia 16 de maio de 2012. O objetivo é regulamentar o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição. Desta maneira, pretendo destacar os pontos mais importantes da Lei e dos respectivos regulamentos, para tornar o estudo mais proveitoso para vocês. Sem contar que, como escrivães de polícia, vocês estarão habituados a trabalhar com a documentação arquivística e deverão estar cientes desta Lei e das suas eventuais responsabilidades.

Já a Lei 12.528, da mesma data, cria a Comissão da Verdade, para averiguar as denúncias de violação de Direitos Humanos ocorridas durante




este período negro da história. Efetiva também o direito à memória e à verdade nacional, além de promover a reconciliação entre tais fatos.

Inicialmente, a Lei de Acesso à Informação afirma que estão subordinados aos ditames legais os órgãos da Administração Pública Direta dos três poderes, as autarquias, fundações, sociedades de economia mista e empresas públicas das esferas federal, municipal e federal. Além disso, estão incluídas neste rol as entidades privadas sem fins lucrativos, que recebam recursos públicos mediante a assinatura de contratos de gestão, termos de parceria, acordos, ajustes e outros instrumentos congêneres.

O art. 3º destaca bem princípios importantes que estão explícitos na doutrina administrativa. Dentre eles, merecem destaque:

• A observância da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceção: não há mais desculpas ou óbices para que qualquer pessoa tenha acesso à informação desejada;

• A divulgação de informações de interesse público, independentemente de solicitações: esta prática deve ser comum e não ser provocada por nenhuma solicitação, seja de quem for;

• A utilização de meios de comunicação viabilizados pela tecnologia da informação: os sistemas de banco de dados, a Internet ou quaisquer ferramentas de tecnologia da informação devem estar disponíveis para que todos tenham acesso às informações;

• O fomento ao desenvolvimento da cultura de transparência na administração pública: este tópico advém da prática do primeiro item, em que o sigilo deve ser sempre exceção e nunca o habitual. Tal cultura deve ser disseminada também aos funcionários dos órgãos e entidades abrangidos pela lei;

• O desenvolvimento do controle social da administração pública: a informação é um poderoso instrumento de controle dos atos da administração pública, que deve primar sempre pela publicidade, legalidade, impessoalidade, moralidade e eficiência. Qualquer deslize praticado por órgão ou entidade estatal sofrerá controle de qualquer pessoa que se sentir atingida.

Além de conceituar termos que serão utilizados no decorrer da leitura, a Lei impõe um dever ao Estado, que é o de tornar disponível a informação de forma ágil e com uma linguagem acessível.




Desta forma, cabe aos órgãos e entidades criarem normas e procedimentos que garantam o acesso mais transparente à informação, ao mesmo tempo em que haja proteção à informação sigilosa e pessoal. Em relação ao acesso à documentação, o art. 7º institui como direito à qualquer pessoa ou interessado (a Lei deixa claro estes vocábulos, tirando a formalidade de tratá-los como meros cidadãos) as seguintes informações:

• Orientação sobre os procedimentos para a consecução de acesso, bem como sobre o local onde poderá ser encontrada ou obtida a informação almejada;

• Informação contida em registros ou documentos, produzidos ou acumulados por seus órgãos ou entidades, recolhidos ou não a arquivos públicos;

• Informação produzida ou custodiada por pessoa física ou entidade privada decorrente de qualquer vínculo com seus órgãos ou entidades, mesmo que esse vínculo já tenha cessado;

• Informação primária, íntegra, autêntica e atualizada;

• Informação sobre atividades exercidas pelos órgãos e entidades, inclusive as relativas à sua política, organização e serviços;

• Informação pertinente à administração do patrimônio público, utilização de recursos públicos, licitação, contratos administrativos;

• Informação relativa à implantação, acompanhamento e resultados dos programas, projetos e ações dos órgãos e entidades públicas, das metas e dos indicadores propostos. Além disso, prevê acesso ao resultado de inspeções, auditorias, prestações e tomadas de contas realizadas pelos órgãos de controle interno e externo, incluindo prestações de contas relativas a exercícios anteriores.

Além disso, o art. 8º impõe como dever ao Estado a divulgação de informações de interesse coletivo ou geral por eles produzidas ou custodiadas, em locais de fácil acesso e em tempo real. Desta forma, torna-se obrigatória a adoção de expor informações sobre a estrutura organizacional do órgão, telefones dos setores, do ordenamento de receitas e despesas, além de dados a respeito sobre as licitações e contratos, acordos ou instrumentos congêneres assinados.

Tais informações devem ser divulgadas, obrigatoriamente, em sítios oficiais dos órgãos e entidades abrangidos por esta lei. Entretanto, os municípios com menos de 10.000 (dez mil) habitantes tornam-se desobrigados a utilizar a Internet como meio de divulgação, podendo utilizar-se de outros meios de publicidade. Além disso, os órgãos e




entidades são obrigados a adaptar as informações aos portadores de necessidades especiais, para garantir plena acessibilidade.

O acesso à informação é proporcionado pela lei, a partir da criação de centros apropriados para conceder informações aos interessados, a partir do atendimento ao público sobre o acesso, o trâmite de documentos nas unidades setoriais dos órgãos ou entidades e do protocolo de documentos e requerimentos de acesso. Além desta alternativa, a lei também prevê a realização de consultas públicas, mediante a participação popular.

O decreto 7724/2012 afirma que cada órgão ou entidade é obrigada a criar um Serviço de Informações ao Cidadão, para:

• Atender e orientar o público quanto ao acesso à informação; • Informar sobre a tramitação de documentos nas unidades; e • Receber e registrar pedidos de acesso à informação.

Como já alertei, a lei afirma que qualquer pessoa ou interessado tem direito ao acesso às informações contidas nesta lei, desde que elas não sejam sigilosas ou não contenham dados pessoais. Pode ser de natureza física ou jurídica, a Lei e o Decreto não criam diferenças ao dar este direito de requisitar as informações de interesse. Para isto, não devem conter empecilhos que inviabilizem este direito e os órgãos e entidades devem apresentar alternativas para que o pleiteante a este direito tenha alternativas de encaminhamento, além daquelas disponíveis pela Internet.

O acesso à informação desejada deve ser imediato. Caso isto não seja possível, o prazo inicial é de 20 dias. Este prazo deve ser prorrogado por mais dez dias, para que sejam adotadas as seguintes providências pelo órgão ou entidade em referência:

• Comunicar a data, local e modo para se realizar a consulta, efetuar a reprodução ou obter a certidão;

• Indicar as razões de fato ou de direito da recusa, total ou parcial, do acesso pretendido; ou

• Comunicar que não possui a informação, indicar, se for do seu conhecimento, o órgão ou a entidade que a detém, ou, ainda, remeter o requerimento a esse órgão ou entidade, cientificando o interessado da remessa de seu pedido de informação.

O requerente pode recorrer ao órgão ou entidade, caso haja negativa em fornecer a informação desejada. Neste caso, o prazo para apresentar um recurso é a partir de dez dias a contar da ciência da




decisão. A autoridade hierarquicamente superior àquela que negou a decisão terá cinco dias para manifestar-se à respeito. Se a situação continuar a mesma, o requerente pode recorrer à Corregedoria-Geral da União – CGU, que fará a deliberação em cinco dias, caso:

• O acesso à informação não seja classificada como sigilosa for negado;

• A decisão de negativa de acesso à informação total ou parcialmente classificada como sigilosa não indique a autoridade classificadora ou a hierarquicamente superior a quem possa ser dirigido pedido de acesso ou desclassificação;

• Os procedimentos de classificação de informação sigilosa estabelecidos nesta Lei não tenham sido observados;

• Estiverem sendo descumpridos prazos ou outros procedimentos previstos nesta Lei.

Se a CGU continuar com a decisão negativa, ela será levada para apreciação da Comissão Mista de Reavaliação de Informações, que trata sobre o tratamento e a classificação de informações sigilosas. Além disso, a referida comissão possui as seguintes competências descritas pelo art. 35:

• Requisitar da autoridade que classificar informação como ultrassecreta e secreta, esclarecimento ou conteúdo, parcial ou integral da informação;

• Rever a classificação de informações ultrassecretas ou secretas, de ofício ou mediante provocação da pessoa interessada;

• Prorrogar o prazo de sigilo de informação classificada como ultrassecreta, sempre por prazo determinado, enquanto o seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça externa à soberania nacional ou à integridade do território nacional ou grave risco às relações internacionais do País.

Em relação aos órgãos do Poder Judiciário e ao Ministério Público, os interessados deverão recorrer, respectivamente, ao Conselho Nacional de Justiça – CNJ ou ao Conselho Nacional do Ministério Público – CNMP, para julgar estes recursos.

Além disso, o art. 21 afirma que nenhuma informação deve ser negada para a defesa de direitos individuais, seja no âmbito administrativo, seja em tutela judicial. O parágrafo único deste dispositivo deixa claro que as informações ou documentos sobre condutas que impliquem violação dos direitos humanos praticadas por agentes públicos




ou a mando de autoridades públicas não poderão ser objeto de restrição de acesso.

1.1. DOCUMENTOS SIGILOSOS

Como eu já tratei na primeira aula em algumas pinceladas, não custa recapitularmos sobre a classificação de documentos sigilosos. Para isto, a informação deve ser considerada sigilosa, caso ela tenha os seguintes requisitos levantados pelo art. 23. Desta forma, a informação, caso ela seja divulgada de forma indevida, causa uma dos seguintes efeitos:

• Põe em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional;

• Prejudica ou põe em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do País, ou as que tenham sido fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais;

• Põe em risco a vida, a segurança ou a saúde da população;

• Oferece elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do País;

• Prejudica ou causa risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas;

• Prejudicar ou causa risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico nacional;

• Põe em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares;

• Compromete atividades de inteligência, bem como de investigação ou fiscalização em andamento, relacionadas com a prevenção ou repressão de infrações.

Antigamente, tínhamos quatro classificações para este tipo de informação. Hoje, elas foram reduzidas para três, as quais são:

• Ultrassecreta: o prazo concedido é de 25 anos. As autoridades classificadoras são o Presidente e o Vice-Presidente da República, Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas,




Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica, e os Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no exterior;

• Secreta: a lei dá o prazo de restrição de 15 anos e as autoridades classificadoras são as mesmas do item anterior, além dos titulares de autarquias, fundações ou empresas públicas e sociedades de economia mista;

• Reservada: o prazo máximo aplicado a estes documentos é de 5 anos. Além das autoridades elencadas nos dois itens anteriores, poderão classificar a documentação como reservada funções de direção, comando ou chefia, nível DAS 101.5, ou superior, do Grupo-Direção e Assessoramento Superiores, ou de hierarquia equivalente, de acordo com regulamentação específica de cada órgão ou entidade, observado o disposto nesta Lei.

Ainda segundo o mesmo artigo, a classificação como ultrassecreta e secreta, poderá ser delegada pela autoridade responsável a agente público, inclusive em missão no exterior, vedada a subdelegação. Além disso, o documento ultrassecreto deve ser ratificado pelo ministro de Estado respectivo nos termos e prazos previstos em regulamento em questão.

O art. 28 afirma que a classificação de sigilo dos documentos deve ser formalizada, com os seguintes requisitos:

• O assunto sobre o qual versa a informação;

• O fundamento da classificação, observados os critérios estabelecidos no art. 24;

• A indicação do prazo de sigilo, contado em anos, meses ou dias, ou do evento que defina o seu termo final, conforme limites previstos no art. 24; e

• A identificação da autoridade que a classificou.

Além disso, a decisão de classificar o documento deve conter o mesmo grau de sigilo da informação que foi classificada. Ou seja, se o documento for ultrassecreto, a motivação também deve ter o mesmo grau de sigilo.

Gostaria de atentar também a Comissão Mista de Reavaliação de Informações pode analisar a necessidade de prorrogar o prazo da classificação de um documento ultrassecreto, ora por provocação da autoridade classificadora, de ofício, ora se tal informação apresentar ameaça à sociedade. Esta prorrogação ocorre apenas uma única vez.




1.2. DOCUMENTOS PESSOAIS

Existem dois pontos que gostaria de destacar nesta aula. O primeiro deles refere-se às informações pessoais. A referida Lei afirma que a restrição de acesso a elas é de, no mínimo, 100 (cem) anos e somente os agentes autorizados podem ter conhecimento do conteúdo, pois trata-se de informações relativas à intimidade, honra, e sobre direitos e garantias individuais. A Constituição Federal afirma também, em seu art. 5º, X, que a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas são invioláveis, assegurado ao prejudicado o direito a indenização pelo dano material ou moral decorrente de tal violação.

Além disso, tais informações podem ser divulgadas sob o consentimento do interessado, com exceção dos seguintes casos:

• Prevenção e diagnóstico médico, quando a pessoa estiver física ou legalmente incapaz, e para utilização única e exclusivamente para o tratamento médico;

• Realização de estatísticas e pesquisas científicas de evidente interesse público ou geral, previstos em lei, sendo vedada a identificação da pessoa a que as informações se referirem;

• Cumprimento de ordem judicial;

• Defesa de direitos humanos;

• Proteção do interesse público e geral preponderante.

1.3. RESPONSABILIDADES E PUNIÇÕES AOS AGENTES PÚBLICOS E MILITARES

Quero deixar claro também que ninguém pode alegar acesso restrito a estas informações, caso a pessoa seja alvo de investigação que queira comprovar alguma irregularidade, para comprovar fatos históricos de relevância ou aqueles em que o interessado estiver envolvido.

O segundo ponto que preciso deixar claro a todos os alunos são as responsabilidades que o servidor, público ou militar, pode sofrer caso ele negue ou dificulte o acesso às informações solicitadas pelo interessado. O art. 32 descreve como condutas ilícitas:




• Recusar-se a fornecer informação requerida nos termos desta Lei, retardar deliberadamente o seu fornecimento ou fornecê-la intencionalmente de forma incorreta, incompleta ou imprecisa;

• Utilizar indevidamente, bem como subtrair, destruir, inutilizar, desfigurar, alterar ou ocultar, total ou parcialmente, informação que se encontre sob sua guarda ou a que tenha acesso ou conhecimento em razão do exercício das atribuições de cargo, emprego ou função pública;

• Agir com dolo ou má-fé na análise das solicitações de acesso à informação;

• Divulgar ou permitir a divulgação ou acessar ou permitir acesso indevido à informação sigilosa ou informação pessoal;

• Impor sigilo à informação para obter proveito pessoal ou de terceiro, ou para fins de ocultação de ato ilegal cometido por si ou por outrem;

• Ocultar da revisão de autoridade superior competente informação sigilosa para beneficiar a si ou a outrem, ou em prejuízo de terceiros;

• Destruir ou subtrair, por qualquer meio, documentos concernentes a possíveis violações de direitos humanos por parte de agentes do Estado.

Aos militares, aplicam-se os regulamentos disciplinares das Forças Armadas. Aos servidores públicos civis, as punições de acordo com a Lei 8.112, de 11 de dezembro de 1990, aplicando, no mínimo, a penalidade de suspensão. Tanto o militar, quando o agente público podem responder também por improbidade administrativa, em conformidade com as Leis nºs 1.079, de 10 de abril de 1950, e 8.429, de 2 de junho de 1992.

Além disso, a pessoa física pode sofrer também as seguintes punições:

• Advertência;

• Multa;

• Rescisão do vínculo com o poder público;

• Suspensão temporária de participar em licitação e impedimento de contratar com a administração pública por prazo não superior a 2 (dois) anos;




• Declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a administração pública, até que seja promovida a reabilitação perante a própria autoridade que aplicou a penalidade.

Os órgãos e entidades públicas sofrem responsabilidade objetiva ou direta, ao divulgar indevidamente tais informações. Deve haver também apuração de responsabilidade funcional, nos casos de dolo ou culpa, para que a pessoa atingida possa praticar também o direito de regresso contra o responsável por este tumulto.

O decreto 7.724, de 16 de maio de 2012, regulamenta todas estas disposições explicadas nesta aula.

2. TEORIA DAS TRÊS IDADES OU CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Após a contextualização histórica dos arquivos e da Arquivologia, vou entrar agora nesta parte que faz parte da compreensão da nossa disciplina. Sugiro que vocês tenham muita atenção neste momento, pois vou puxar muito na explicação da matéria.

A Teoria das Três Idades ou o Ciclo Vital dos Documentos surgiu para facilitar o tratamento técnico-arquivístico dos documentos e para reforçar o valor dado aos documentos de caráter administrativo. A partir dos anos 1940, tornou-se necessário o tratamento da documentação arquivística, para evitar que uma parte do acervo fosse conservada em um tempo maior que o necessário, e a outra fosse transferida para os arquivos permanentes, sem que possuam tal valor histórico para a pessoa física ou jurídica.

Em função da necessidade de espaço e de economia, tal teoria também é invocada pelos profissionais da área, de forma que seja garantido o fluxo da documentação arquivística. E ela não é dissociada do conceito de Gestão de Documentos, pois a maior parte das atividades realizadas nos arquivos possuem consonância com as idades do arquivo e com o enfoque administrativo e prático aos documentos.

Assim, o acervo arquivístico de uma organização qualquer é classificado em três idades ou fases a saber:

• Idade corrente: nesta fase, os documentos são indispensáveis às atividades cotidianas e administrativas de uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada. Em geral, a documentação é produzida, consultada com muita frequência, e localizada nos próprios setores de trabalho, próxima dos usuários, de forma que esteja acessível. A




localização mais recomendada é a centralizada, embora existam arquivos correntes descentralizados, em conformidade com o teor da informação. A documentação também pode estar paralisada, sem movimento, mas não vai deixar de ser corrente.

Um caso de acervos correntes próximos do usuário em geral são os relatórios estatísticos de atendimento aos usuários de um arquivo. Este documento precisa estar próximo do usuário da área, de forma que ele vai precisar ser consultado com frequência. Outro exemplo de arquivo corrente, que não é próximo do usuário em razão do teor da informação, é o conjunto de assentamentos funcionais de servidores, que ficam localizados em um local específico e consultado pelo portador da pasta ou apenas pelos setores relacionados à área de recursos humanos, em função do conteúdo sobre a vida funcional de cada servidor público.

Aos documentos da fase corrente restarão três alternativas: ou a eliminação, ou a passagem para a idade intermediária, ou até mesmo o recolhimento ao arquivo permanente.

• Idade intermediária: esta documentação fica na idade intermediária após o cumprimento das necessidades do produtor ou do usuário mais próximo. A conservação deste acervo será por razões administrativas, legais ou financeiras. Esta documentação ficará centralizada em um local, para fins de economia de espaço e de materiais de acondicionamento e armazenamento dos documentos e não necessita cumprir as necessidades cotidianas do produtor. Desta forma, apenas a área que produziu e recebeu este documento deverá ter seu acesso, o que não será permitido a outros setores. O acesso também ficará restrito ao interessado ou aos parentes, quando desejarem algum direito contido no documento. Após o cumprimento dos valores administrativo, financeiro ou legal, os documentos poderão ser eliminados ou irão para a idade permanente.

Um exemplo legal é o caso do assentamento funcional. Quando o servidor se aposentou ou faleceu, geralmente ele irá ao Arquivo Central (idade intermediária) e ficará distante do órgão que guarda os demais assentamentos. Desta forma, o próprio servidor ou seus parentes mais próximos podem solicitar o acesso aos documentos, para comprovar seus direitos.

• Idade permanente: os documentos que estiveram na fase corrente e intermediária, e que não foram eliminados, estarão na fase permanente. Nesta idade, estão extintas as




razões legais, administrativas e financeiras e existirão outras além daquelas que causaram a criação destes arquivos. Em geral, os motivos históricos e culturais motivam a conservação do acervo permanente e o acesso a ele pode ser franqueado ao público em geral. Entretanto os valores administrativos também poderão estar vigentes neste tipo de documento.

Um exemplo de documento de valor permanente que ainda é consultado segundo uma motivação administrativa são os mapas e plantas arquitetônicas. Em locais onde a reconstrução de prédios é desejada, torna-se essencial manter este acervo à disposição do administrador, embora exista também a motivação histórica ou cultural vigente.

Segundo o art. 9º da Lei 8159, de 08 de janeiro de 1991, os arquivos permanentes são inalienáveis e imprescritíveis. Em termos mais simples, significa dizer que os arquivos não são objeto de compra, doação ou alienação, muito menos devem ser eliminados.

Em comum, as organizadoras costumam associar a idade dos arquivos com a movimentação frequente dos documentos. Ela deve ser aliada à consulta, mas não ao movimento dos documentos em curso. Tomem muito cuidado, pois a Lei 8159/1991 apresenta uma definição clara a respeito dos documentos nas três idades, principalmente na idade corrente:

Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. § 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes. § 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.




Outra coisa que devemos ter muito cuidado!!! A Teoria das Três Idades não é seguida de forma rigorosa em relação à passagem de uma idade para outra. Não significa dizer que o documento tenha que cumprir exatamente as três idades. O documento pode nascer para eliminado justamente na idade corrente, como as solicitações de senhas para sistema. Ou a documentação corrente pode ir direto para a idade permanente, sem passar para a fase intermediária, como os mapas e plantas arquitetônicas.

3. GESTÃO DE DOCUMENTOS

Na inicio desta aula, fiz uma pequena trajetória da história dos arquivos e da Arquivologia. Além disso, escrevi muito sobre a Lei de Acesso à Informação, que vai facilitar bastante a vida de toda a sociedade que deseje obter informações do Estado. E falamos brevemente sobre a Gestão de Documentos, que será abordada de forma mais aprofundada agora.

A Gestão de Documentos surgiu a partir dos anos 1940, durante a Segunda Guerra Mundial, mais precisamente nos Estados Unidos, com uma visão administrativa aliada ao tratamento técnico da documentação. Aliás, sempre conhecidos por uma visão mais prática das coisas, os norte-americanos, sobretudo na figura de Schellemberg, iniciaram um conjunto de procedimentos técnicos que facilitaram o fluxo da informação arquivística nas instituições públicas e privadas.

O surgimento destas técnicas englobadas na gestão documental deve-se à produção desenfreada de documentos, ao acesso de novas tecnologias ligadas à produção mais rápida de documentos arquivísticos e ao acesso aos sistemas educacionais, especialmente pelos países que eram colônias inglesas e francesas.

Desta forma, surgiu o termo em inglês record management ou gestão de documentos, em contraposição à visão histórica e europeia do termo inglês archives (francês também archives), antes considerada como disciplina auxiliar da História.

Essa visão oposta durou até meados dos anos 1980, com a visão da Arquivística Integrada, proposta pelos canadenses Carol Couture e Jean Yves Rousseau. Para eles, não deve ser privilegiada a gestão de documentos, nem a visão histórica dos arquivos, mas deve ocorrer o tratamento dos acervos em sua integralidade, com o respeito às três idades dos documentos.




O conceito de Gestão de Documentos está sistematizado tanto na parte teórica, quanto na parte legal. Considerando o primeiro aspecto, o art. 3º da lei 8159/1991 conceitua a gestão de documentos como:

“Art. 3º - Gestão de Documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”

Devemos prestar atenção nas palavras em negrito, pois elas fazem parte do nosso conceito. O campo de atuação da Gestão de Documentos é nas fases corrente e intermediária dos arquivos e nunca na fase permanente. A eliminação e o recolhimento dos documentos é a destinação final proposta por um programa de gestão.

Além disso, o art. 1º da mesma lei deixa clara a seguinte responsabilidade:

“Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.”

Ou seja, o Poder Público inclui também os próprios servidores que o compõem. Ninguém deve se eximir da responsabilidade de auxiliar o programa de gestão de documentos no seu órgão ou entidade de trabalho.

Em 1995, o Arquivo Nacional – AN lançou o Manual de Gestão de Documentos, que infelizmente está esgotado. Este manual é base para várias diretrizes tomadas pelos órgãos públicos governamentais do Brasil. Para o A.N., a gestão de documentos é fundamental para:

• Assegurar a produção, a administração, a destinação e a manutenção dos documentos de forma eficiente;

• Garantir que a informação documental esteja disponível para quem desejar, seja para o gestor, seja para o cidadão;

• Proporcionar a segurança necessária na eliminação de documentos que não possuam valores administrativos, financeiros, técnicos e culturais;

• Assegurar às instituições públicas e privadas o uso adequado dos recursos da microfilmagem, digitalização, Gestão Eletrônica de Documentos, e outras técnicas avançadas de gestão.




Quando um arquivo não segue as diretrizes da gestão documental, ele está fadado a ter muitos problemas, entre os quais podemos citar:

• A má utilização do espaço e dos equipamentos disponíveis;

• A duplicação indevida dos sistemas de classificação. Um documento classificado corretamente está seguro, tanto na sua localização física, quanto na intelectual;

• O crescimento de pessoal entregue a si próprio, sem a racionalização das tarefas e do fluxo da informação;

• A falta de condições de trabalho fundamental para a tomada de decisão mais segura;

• Dificuldades de tomar uma decisão importante, devido à falta de acesso aos documentos que podem auxiliar esta tarefa;

• Perda de tempo, dinheiro e energia que poderiam ser racionalizados;

• Processo Administrativo Disciplinar – PAD ao servidor que perder ou causar danos à documentação;

• Acréscimo de ações judiciais contra instituições públicas ou privadas que não conseguem responder as demandas levantadas em juízo.

Os artigos 18 a 20 da Lei 8159/91 determinam a responsabilidade de cada poder de Estado pela gestão e recolhimento dos arquivos de sua esfera de competência. Assim, ao Poder Executivo Federal, esta função cabe ao Arquivo Nacional. No caso do acervo do Poder Judiciário Federal, esta função é exercida pelo Judiciário Federal. A mesma coisa ocorrerá com o Legislativo Federal, que é o nosso foco de estudos, e que vamos transcrever o artigo que retrata tal competência:

Art. 19 Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício de suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Em relação às esferas do poder, ou seja, aos âmbitos federal, estadual, distrital e municipal, a mesma lógica é aplicada no art. 17 da mesma lei. No caso dos arquivos estaduais, a responsabilidade será exercida pelos poderes judiciário, executivo e legislativo estadual aos acervos correspondentes. No caso dos arquivos municipais, a responsabilidade será do poder legislativo e executivo municipal (não há judiciário municipal, apenas para lembrar aos alunos).




Cuidado com os termos transferência e recolhimento, que aparecerão com frequência a partir de agora. Transferência é a passagem dos documentos oriundos do arquivo corrente para o intermediário. Recolhimento é a passagem da documentação, seja corrente, seja intermediária, para o arquivo permanente.

3.1. NÍVEIS DE APLICAÇÃO DOS PROGRAMAS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

A Unesco contribui há muitos anos com estudos relacionados à Arquivologia e às Ciências da Informação em geral. No caso da Gestão de Documentos, ela traçou um perfil interessante, que avalia os níveis de aplicação relacionados à evolução deste programa nas instituições públicas e privadas. São quatro os níveis:

• Nível mínimo: os órgãos devem conter programas de eliminação e retenção de documentos e prever procedimentos de recolhimento da documentação a uma instituição pública arquivística;

• Nível mínimo ampliado: deve conter os requisitos do nível mínimo e prever a existência de um ou mais locais destinados aos arquivos intermediários;

• Nível intermediário: o órgão deve prever a existência de um sistema de arquivos e um programa básico de gestão e elaboração de formulários, além dos dois níveis citados;

• Nível máximo: a instituição pública ou privada deve conter todas as especificações citadas anteriormente, além de estar dotada de uma gestão de diretrizes administrativas, de telecomunicações e de recursos de automação e informática.

Para vocês compreenderem estes níveis de aplicação, vou criar uma pequena história de um cotidiano não muito distante do nosso.

Alguém visita um arquivo de uma instituição pública, localizado em um galpão, onde estes documentos estão esparramados em vários cantos. Há uma grande dificuldade de achar qualquer informação desejada naquele momento. Poeira, umidade, goteiras e um estado de conservação




pavoroso são características deste acervo analisado. Vocês acham que existe algum programa de gestão de documentos aplicado neste arquivo? Obviamente que não, muito menos existe um nível sequer de aplicação estabelecido pela Unesco.

Porém, um grupo de profissionais é constituído para iniciar a organização do arquivo. São elaborados um diagnóstico, um plano de classificação, uma tabela de temporalidade e existem prazos de guarda e de eliminação previstos. Em alguns meses, os resultados do trabalho são percebidos de forma positiva e já existem documentos prontos também para o recolhimento.

Desta forma, podemos dizer que existe um nível de aplicação, que é o nível mínimo. Em seguida, com o passar do tempo, este mesmo arquivo consegue evoluir seu programa de gestão de documentos de tal forma, que eles conseguiram um local só para guardar a documentação da fase intermediária. Nós sabemos que isto é por uma questão de economia de material e de espaço, algo necessário nos dias de hoje. Neste caso, este arquivo passou do mínimo para o nível mínimo ampliado.

Com o passar dos anos, este arquivo expande para outros locais desta instituição pública, como por exemplo, o órgão responsável pela gestão de pessoas (recursos humanos). Neste caso, os mesmos princípios de gestão de documentos são aplicados neste setor com sucesso. E percebe-se que existe a necessidade de gerir a formulação de documentos, formulários e outras peças documentais, de forma que a informação seja fácil de ser recuperada posteriormente. Desta forma, este nível sairá do mínimo ampliado e estará no nível intermediário.

E os mesmos princípios aplicados no setor de gestão de pessoas expandem-se para o setor financeiro, jurídico, de informática e para as áreas-fim desta instituição, formando um sistema. E esta instituição sente que há a necessidade de criar programas de gestão eletrônica de documentos, de um banco de dados de busca das informações arquivísticas, além de elaborar normas e diretrizes fundamentais para a manutenção de um programa de gestão de documentos. Neste caso, estamos diante de um nível máximo de gestão documental.

Sentiram o como isso é fácil de perceber estes níveis de aplicação? Se vocês se fixarem nesta história que eu acabei de criar, vocês não sentirão dificuldades de fixar o conteúdo e sentirão facilidades em responder qualquer questão que mencionar este assunto. Até o momento, não vi ninguém cobrar este assunto em provas, mas como as bancas adoram complicar a vida dos candidatos, não quero deixar vocês desamparados.




3.2. FASES DE UM PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

Um programa de gestão de documentos possui fases que devem ser concebidas pelo órgão responsável pelo gerenciamento da documentação arquivística. Tomem muito cuidado ao não confundirem estas fases com a Teoria das Três Idades. As fases referem-se às próprias atividades realizadas na documentação em pleno programa de gestão de documentos, que é realizado nos arquivos corrente e intermediário. Não devemos relacionar tais fases à idade permanente.

Muitos alunos me perguntam bastante a respeito das três fases da Gestão de Documentos e confundem com as três idades dos arquivos. E também não conseguem visualizar mais atividades dentro destas fases. Muito cuidado!!! Dentro de uma destas etapas, podem acontecer inúmeras atividades relacionadas. Por exemplo, na destinação, pode acontecer a eliminação dos documentos nas idades corrente e intermediária e o recolhimento no arquivo permanente. E o Cespe já cobrou isso. Então, fica a dica!

O Arquivo Nacional, no Manual de Gestão de Documentos, estabelece três fases a saber:

• 1ª Fase - Produção de documentos: a produção de documentos está relacionada às atividades da pessoa física ou jurídica. Esta fase é praticamente ligada na fase corrente. Desta forma, a necessidade de controle desta fase deve-se à preocupação com o aumento desnecessário da documentação arquivística. Torna-se muito comum a produção de documentos que poderiam ser simplificados e facilitar as outras atividades posteriores, como a classificação, a avaliação, entre outras. Além disso, controlar a produção significa facilitar o acesso e a recuperação dos documentos. As atividades compreendidas nesta fase são:

- Elaboração e gestão de fichas, formulários e correspondências;

- Controle da produção e difusão de documentos de caráter normativo;

- Utilização de processadores de palavras e textos.

• 2ª Fase – Utilização dos documentos: esta fase refere-se aos métodos e procedimentos arquivísticos, para garantir o fluxo da documentação de forma permanente. Além disso, a recuperação dos documentos também é privilegiada nesta




fase. Nela, são aplicados a classificação, a avaliação, os procedimentos de protocolo e a elaboração de instrumentos de recuperação da informação nas fases corrente e intermediária, como os sistemas informatizados e os bancos de dados. A partir da utilização destas ferramentas de utilização, a busca dos documentos torna-se rápida e eficiente.

• 3ª Fase – Destinação dos documentos: este é o momento em que são tomadas as decisões que selecionam e fixam os prazos de guarda dos documentos e o destino final, seja a eliminação nas fases corrente e intermediaria, seja o recolhimento para o arquivo permanente. Desta forma, a destinação não é realizada na idade permanente, mas nas idades corrente e intermediária, devido aos procedimentos de avaliação de documentos concentrarem-se nas duas idades.

Desta forma, as três fases são importantes para a implantação de qualquer programa de gestão documental que estiver em mente. Elas funcionam de forma paralela, porque a acumulação dos documentos em qualquer arquivo é constante. O programa pode ser aperfeiçoado com o tempo, mas nunca pode parar. O importante é que estas fases devem ser aplicadas sempre nas fases corrente e intermediária, para que o fluxo da informação seja garantido.

(CESPE – MPU – TÉCNICO ADMINISTRATIVO – 2010) JULGUE O ITEM A SEGUIR:

Na fase de produção de documentos, o arquivista deve evitar a duplicação e a emissão de vias desnecessárias, além de poder sugerir a criação ou extinção de modelos e formulários. Comentários: o nível das questões tem sido muito mais difícil nestes últimos concursos e o candidato deve estar atento aos detalhes. Como nós já discutimos o assunto, verificamos que é na produção que o arquivista deve intervir para evitar a duplicação de documentos que podem tratar do mesmo assunto ou desnecessários. Neste caso, a resposta é VERDADEIRA. Resposta: VERDADEIRA.




3.3. VALORES PRIMÁRIOS E SECUNDÁRIOS

Em todo o nosso curso, vocês perceberão que estaremos ligados aos conceitos o tempo inteiro. Isso faz parte daquilo que afirmei anteriormente, sobre a importância de estarmos ligados à terminologia arquivística. Ela não é só cobrada apenas nas provas, mas também é fundamental para compreendermos os procedimentos no cotidiano de um arquivo.

Neste momento, vou introduzir estes dois conceitos, o valor primário e o valor secundário. A princípio, ambos estão ligados à sistemática de avaliação de documentos, que será vista na próxima aula, mas eles são importantes também no programa de gestão de documentos.

O valor primário ou imediato é o que o documento nasce a partir dos objetivos pelos quais foram criados, que podem ser administrativos, fiscais ou legais. Este valor é predominante nas fases corrente e intermediária.

Já o valor secundário ou mediato é o que o documento obtém após o valor primário e que obterá outros objetivos além daqueles que guiaram a sua criação. Outros usuários, além daqueles iniciais, terão interesse neste tipo de documentação. Neste caso, este valor é característico da idade permanente.

(CESPE – ABIN – AGENTE DE INTELIGÊNCIA – 2010) JULGUE O ITEM A SEGUIR:

A gestão de documentos é aplicada no momento em que os documentos alcançam o valor secundário e passam a constituir importantes fontes para a pesquisa histórica. Comentários: Pessoal, ao verificar toda a aula que foi dada até o momento e comparar a afirmação que forneci para vocês, perceberam que há uma contradição neste item? As bancas adoram pegar o candidato que não presta atenção nos pormenores. Nós estudamos que a gestão de documentos é aplicada quando a documentação possui o valor primário, ou seja, as fases corrente e intermediária. O valor secundário refere-se à idade permanente e os documentos já passaram por todos os procedimentos possíveis de gestão e passarão por outros, que auxiliarão os usuários a pesquisar a informação. Neste caso, a resposta é FALSA.




Resposta: FALSA.

3.4. DIAGNÓSTICOS

Os diagnósticos são os verdadeiros precursores de qualquer sistema de arquivo que possa ser implantado nos acervos de pessoas físicas e jurídicas, públicas ou privadas. Sem uma avaliação detalhada da documentação a ser organizada, não há como dimensionar a realidade dos documentos que receberão um tratamento técnico adequado.

Em um programa de gestão de documentos, o diagnóstico inicia toda e qualquer atividade, antes de o arquivista tomar qualquer atitude relacionada à documentação em análise. A partir de dados, fluxos documentais e outros tipos de observação, são tomadas decisões mais seguras e que podem tornar a gestão documental bem sucedida.

São adotadas duas visões para a elaboração do diagnóstico, a maximalista e a minimalista. A primeira busca entender a ligação entre os fundos recolhidos e a evolução das estruturas e funções governamentais. Ela pode ser entendida também como a pesquisa de uma situação arquivística de um determinado país ou até mesmo um fundo familiar completo. A segunda visão procura entender um problema específico de uma organização arquivística, como por exemplo, alguns ajustes no plano de classificação, relacionada a algumas peças documentais, para se chegar a uma visão geral.

De início, o arquivista precisa compreender a história da pessoa física e jurídica de forma aprofundada, para que ele consiga entrar nas unidades de trabalho e colete as informações com segurança. Desta forma torna-se importante conhecer primeiro o histórico da organização, a missão, o tamanho e a diversidade do acervo arquivístico acumulado, a variação das funções exercidas no passado e no presente, a abrangência das tecnologias de informação utilizadas no acervo e a análise do organograma, regimentos, portarias ou estatutos que criam tais órgãos.

Segundo Luís Carlos Lopes, os dados técnicos relacionados aos documentos, essenciais para a elaboração de um diagnóstico arquivístico, são:

• O estudo do fluxo da informação arquivística, verificando aspectos e problemas concretos e virtuais;




• A análise da organização analisada, a partir da pesquisa das funções exercidas, da evolução e da história da pessoa física ou jurídica;

• A quantidade da documentação, medida em massa documental acumulada;

• As características diplomáticas e tipológicas dos documentos arquivísticos;

• As características gerais do prédio ou local em que os documentos estão localizados. De forma detalhada, devem ser levantados a localização da área, a altura do pé-direito, a incidência de raios solares, a constatação de umidade do ar, calor excessivo, a verificação de carpetes ou de pisos inadequados;

• As condições de segurança do prédio, como a existência de saídas de emergência, extintores de incêndio localizados em pontos estratégicos, ou um plano de segurança que envolva a preservação do acervo a longo prazo;

• Os móveis e os materiais de acondicionamento e armazenamento dos documentos arquivísticos, se existe padronização no mobiliário, o tipo de material utilizado no piso, nas estantes, caixas, pastas, entre outros, de forma detalhada;

• O modo original de arquivamento, mesmo que não tenha tido a intervenção de um profissional da área arquivística;

• A característica dos acervos relacionada ao estado de conservação e preservação;

Estes dados podem ser coletados a partir de um formulário padronizado e elaborado para tal fim. As entrevistas devem ser feitas com pessoas estratégicas da organização, que conheçam bem as atividades, a missão e os documentos trabalhados. Desta forma, torna-se mais fácil repassar estes dados num relatório específico, que deve especificar as soluções a serem aplicadas ao acervo em questão e as principais conclusões do diagnóstico.

O diagnóstico é um trabalho de pesquisa e requer metodologia pré-elaborada. Os objetivos precisam ser especificados, uma equipe de trabalho deve ser criada para tal objetivo e devem ser estabelecidos o cronograma e os recursos disponíveis para isso.

A quantificação do acervo é feita a partir de algumas técnicas a serem observadas. A unidade utilizada para isso é o metro linear, que quantifica melhor a extensão do acervo. Seria como estivéssemos empilhando os documentos, um a um, e mensurássemos a altura deles.




Quando encontramos os documentos acondicionados em caixas-

arquivo ou em outra forma, fica mais fácil encontrar este dado. Em pastas, o arquivista deve empilhá-las, como resmas de papel, e medir medir a largura total delas com uma trena.

Este mesmo trabalho pode ser feito com documentos acumulados,

como se estivessem em uma montanha de papéis. Para isso, o arquivista precisa fazer o seguinte cálculo:

Metro Linear = largura dos documentos acumulados x altura

alcançada x 12 O diagnóstico arquivístico é a base para elaborar vários

instrumentos técnicos de tratamento ao acervo, como o plano de classificação, a tabela de temporalidade, o estabelecimento de fluxos documentais eficientes, o controle de produção, uso e destinação de documentos, e outras atividades relacionadas à documentação, especialmente na fase de gestão de documentos.

A pilha de documentos ou pastas é medida desta forma, por meio de uma trena.

Basta quantificar a largura das caixas e multiplicar pela quantidade delas. Se a largura for 0,13 m, por exemplo, basta multiplicar este valor pelo número de caixas da mesma largura.




Os termos acondicionamento e armazenamento são diferentes. O acondicionamento revela a forma como os documentos são envolvidos, mediante pastas, caixas-arquivo, dossiês, entre outros. E o armazenamento é o mobiliário em que os documentos estão localizados, como os armários, estantes e gavetas.

4. ARQUIVOS CORRENTES

Abordarei agora os conceitos relacionados aos arquivos correntes e suas principais características. A abordagem será mais ampliada em relação a que eu fiz na Teoria das Três Idades e fará com que vocês se situam mais ainda em relação ao conteúdo.

Os arquivos correntes ficam sempre ligados aos setores de trabalho. Na maior parte das vezes, estão sempre perto dos usuários da informação, para que eles utilizem o documento a qualquer momento.

Raríssimas vezes localizam-se em um setor afastado do ambiente de trabalho. Neste caso, cito o exemplo de um arquivo de assentamentos funcionais, em que necessita estar em um local controlado por funcionários específicos e cujo conteúdo não pode ser de conhecimento de todos. Como nós vimos na Lei de Acesso à Informação, tais documentos são de acesso restrito e dizem respeito à honra e à imagem das pessoas.

Segundo a Ieda Pimenta Bernardes, no manual Gestão Documental Aplicada, os arquivos correntes deverão ser avaliados, ter o prazo de permanência determinados e conhecer quais os documentos deverão ser eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente. O arquivo corrente é o início de tudo e faz referência aos documentos cujos fins sejam imediatos, ou seja, administrativos, legais e financeiros. Então, liguem-se neste esquema mnemônico abaixo:




Desta forma, um arquivo corrente possui as seguintes vantagens:

• Otimização do espaço físico;

• Rapidez na busca das informações desejadas;

• Estabilidade nas decisões tomadas e na eficácia administrativa;

• Proteção à informação arquivística, pois os procedimentos técnicos visam também proteger um documento de uma eliminação mal-sucedida ou de uma busca demorada;

• Diminuição do volume documental e dos custos de manutenção das massas documentais. Aliás, com o arquivo corrente, a possibilidade de termos massas documentais acumuladas é praticamente zero.

As atividades mais frequentes nos arquivos correntes são a classificação, registro, autuação, controle, expedição e arquivamento.

O arquivamento possui também outras etapas que devem ser observadas, para que o acervo possua todas as qualificações técnicas possíveis:

• Inspeção: é a leitura do último trâmite do documento, sobre o qual o usuário deve obedecer ao que foi decidido, se foi o arquivamento ou se há a continuação do trâmite;

• Análise: verificar os elementos necessários para recuperar os documentos ou arquivá-los, a partir da adoção de números ou palavras-chave;

• Ordenação: como expliquei detalhadamente, é uma etapa complementar à classificação, em que os documentos são ordenados de acordo com o elemento mais buscado pelo usuário;

• Arquivamento: o arquivamento é a inserção do documento no método pré-estabelecido de ordenação e tal etapa requer cuidado;

ARQUIVO CORRENTE

Fins Imediatos: administrativos, legais e financeiros.

Localiza-se próximo dos usuários;

Ligados aos setores de trabalho;

Inicia o trabalho de avaliação de documentos: determina a eliminação nas idades corrente e intermediária e o recolhimento na idade permanente.




• Empréstimo e consulta: a consulta e o empréstimo devem ser feitas aos usuários diretamente ligados ao setor que produziu ou que diretamente possui relação com os documentos. Os documentos são retirados para fornecer informações, juntadas por anexação ou apensação, ou para cumprir decisões importantes.

4.1. Classificação

Durante todo o curso, vocês perceberão que a classificação de documentos é uma atividade realizada nos setores de trabalho e que está incluída na fase corrente dos documentos. Eu poderia colocar na aula de Arquivo Corrente, mas não iria adiantar muita coisa, pois as bancas mutilam o assunto a ser estudado e isso dificulta muito a montagem do curso. Entretanto vocês não terão prejuízos futuros, apenas lucro.

Para compreendermos melhor o assunto, a classificação é um atributo natural do ser humano. E muitas vezes ela é realizada, de forma instintiva, para mostrar denominações, hierarquias ou subordinações. Um exemplo bem clássico de classificação é o que ocorre nos supermercados, onde existem divisões e subdivisões bem estabelecidas. No gênero alimentício, uma das divisões conhecidas é a divisão de carnes e frios. Dentro dela, temos as subdivisões de açougue, peixaria e defumados.

Para melhorar nossa compreensão, a classificação é abordada também nos conceitos da Biologia, quando estudávamos no ensino fundamental e médio, em que vamos representar os seres vivos desta forma:




Vocês perceberam que houve uma divisão de características ou atribuições perceptíveis ao ser humano? A classificação é definida como uma atividade intelectual, em que os documentos são agrupados conforme as características mais destacadas. Desta forma, são visíveis os sinais de subordinação, hierarquia e denominação das classes.

Na Arquivologia, a classificação já possui uma atribuição específica e pode ser considerada como uma atividade que visa determinar categorias ou grupos entre os quais devam ser distribuídos, de forma lógica e sistemática, os dossiês em grupos ou categorias de assuntos, funções e estruturas, segundo uma ordem para auxiliar a utilização dos documentos.

Na documentação arquivística, os documentos são criados de acordo com as funções exercidas pelo órgão produtor, seja pessoa física, seja pessoa jurídica. Quando o objetivo inicial é montar um plano de classificação, torna-se necessário ao arquivista pesquisar a fundo as funções da instituição analisada, que são divididas em atividades-fim e atividades-meio.

As atividades-fim referem-se ao trabalho técnico e profissional primordial exercida pela pessoa física ou jurídica e relaciona-se diretamente à missão institucional. As atividades-meio ligam-se indiretamente à missão e dão suporte às atividades primordiais do órgão.

Citemos o caso de um museu. Nós já estudamos na aula demonstrativa que a função principal desta instituição é a difusão cultural a partir da exposição de peças tridimensionais. Neste caso, as atividades-fim do museu estão ligadas à divulgação, exposição e ao tratamento técnico das peças. Já as atividades-meio possuem um caráter mais administrativo, como a área de recursos humanos, patrimonial e financeira, que, em geral, existem em toda instituição pública ou privada.

O plano de classificação pode ser elaborado a partir de três variáveis:

Funções

Atividade-meio Atividade-fim




• Funções: neste caso, as funções da instituição analisada são utilizadas como critério fundamental para o estabelecimento de classes. Os documentos são reunidos ou agrupados em relação aos atos, atividades e funções espelhadas no conteúdo do acervo. Este tipo de plano de classificação é o mais recomendado pelos profissionais da área, devido à facilidade de ser aplicado aos documentos, de atender às exigências técnicas da classificação arquivística e ao fato de poder ser alterado sem causar grandes problemas técnicos no tratamento da documentação;

• Estrutura organizacional: o agrupamento dos documentos espelha a estrutura organizacional da pessoa física ou jurídica. Departamentos, setores e seções são descritos no plano de classificação. A princípio também é um bom plano, mas ele deve ser aplicado se a instituição não mudar sua estrutura organizacional com frequência. Se a organização mudar sua estrutura com frequência, este plano não é o mais adequado. Qualquer mudança no plano de classificação possui implicações técnicas que podem alterar a rotina do documento;

• Assuntos: é uma das classificações também utilizadas pelos profissionais da área, elaborada de forma aleatória e intelectual, cujos termos são escolhidos em conformidade com o conteúdo da documentação analisada. Esta classificação é atribuída de forma artificial e um tanto perigosa, pois nem sempre um termo atribuído a um conjunto de documentos pode ser aplicado a outro. Além disso, um assunto pode ser entendido como função ou como estrutura organizacional, causando mais confusão técnica no tratamento dos documentos. Um plano de classificação por assuntos é passível de mudanças frequentes, pois a cada hora surge uma documentação nova.

Outro erro muito comum nos planos de classificação é a mistura de critérios utilizados. Se há a opção de utilizar o critério funcional, o arquivista não deve misturá-lo por outros, seja por assunto, seja estrutural. Eu, como arquivista, trabalhei e ainda trabalho com planos de classificação que não seguem esse tipo de cuidado. E o resultado é gravíssimo, pois eu encontro algumas classes que sequer possuem aplicação em nenhum documento ou documentos que acabam recebendo duas classificações, o que prejudica a pesquisa posterior.

O plano de classificação deve primar pela simplicidade, flexibilidade e expansibilidade. Estas três palavrinhas, bem lembradas pela Janice Gonçalves, reflete as qualidades que um plano de classificação deve possuir, para que ele seja totalmente adaptado aos documentos. A simplicidade refere-se à forma como plano deve ser apresentado ao usuário, para que ele não tenha dificuldades em utilizá-lo nos




documentos. O plano não deve ser de domínio apenas de especialistas, mas de todo e qualquer usuário.

A flexibilidade refere-se à adaptação que o plano deva ter em situações não previstas inicialmente pelo arquivista, como a integração de classes futuras. E a expansibilidade consiste em permitir que o plano de classificação abranja novas funções, estruturas ou assuntos que podem surgir ao longo do tratamento técnico-arquivístico da documentação.

Em geral, os planos de classificação possuem níveis, que passam a noção de hierarquia ao usuário. Um exemplo básico é o Código de Classificação do Conarq, do Arquivo Nacional, que possui seis níveis: classe, subclasse, grupo, subgrupo, divisão e subdivisão. Outros teóricos e instrumentos de classificação definem também uma quantidade variada de níveis, que não é tão rígida. Uns definem três níveis, outros, sete.

Vou mostrar dois exemplos de planos de classificação mais utilizados. Notem que o importante é a noção de hierarquia nestes instrumentos:

a) Fonte:ARQUIVO PÚBLICO E HISTÓRICO DE RIBEIRÃO PRETO. Guia do Arquivo Público e Histórico de Ribeirão Preto. Ribeirão Preto (SP): O Arquivo, 1996. O método é alfabético e o nível maior está em negrito. Este plano possui apenas dois níveis.

Administração Material Patrimônio Pessoal Protocolo Transporte Manutenção Agricultura Cultura Equipamentos Eventos Desenvolvimento Urbano e Rural Habitação Meio Ambiente Obras Particulares Obras Públicas Uso e Ocupação do Solo

Educação Educação Infantil Ensino Fundamental Ensino Superior Merenda Escolar Esportes Finanças Contabilidade Orçamento Tesouraria Tributação Representação Assessoria Jurídica Eleições Publicidade Saúde Assistência Médico-Odontológica Vigilância Sanitária Serviços Municipais Abastecimento Água e Esgotos Cemitério Recursos Energéticos Limpeza Pública Segurança Telecomunicações Trânsito




Transportes

b) Fonte: Código de Classificação do TCU das atividades meio e fim, atualizado em 2010. Apesar de ser muito parecido com o Código do Conarq, eles adotaram apenas quatro níveis. Este é um dos exemplos.

CLASSE - 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL SUBCLASSE - 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO GRUPO 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL SUBGRUPOS 012.1 RELAÇÕES COM A IMPRENSA 012.11 CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS

Os planos de classificação mais adotados são elaborados conforme

uma metodologia. Eles podem ser:

• Alfabéticos: o nome da função, assunto ou parte estrutural faz parte como uma das classes adotadas pelo plano de classificação, sem a necessidade de utilizar esquemas numéricos de classificação. Quando o acervo é pequeno, tal método é aplicado. Podem ser dispostos em ordem dicionária e em ordem alfabética.

Na ordem dicionária, os assuntos são isolados e dispostos em ordem alfabética. Exemplo:

Curso de mestrado Curso de doutorado Curso de extensão

Já a ordem enciclopédica utiliza uma palavra em comum e as subdivisões, relacionadas ao termo em destaque, aparecerão em seguida:

Curso Doutorado Extensão Mestrado

• Numérico: o plano utiliza uma codificação padronizada. E elas existem para aumentar a gama de classes e subclasses a serem designadas pelo plano. Quanto maior o plano, maior a complexidade e a importância de uma codificação. Os métodos de codificação existentes são:




a) Duplex: a documentação é dividida em classes principais, que são

subdivididas e são atribuídas a elas mais um número. Primeiro, são estabelecidas as classes:

1. Administração Geral 2. Pesquisas 3. Documentação e Informação

Em Administração Geral, podemos subdividir a classe desta forma: 1. Administração Geral

1-1 Recursos Humanos 1-1-1 Seleção de pessoal 1-1-2 Capacitação

1-2 Logística 2. Pesquisas 3. Documentação e Informação

As vantagens do método duplex é a flexibilidade de incluir mais classes, um sistema de classificação bem simples e possui abertura ilimitada de classes. Entretanto a abertura de classes deve ser bem criteriosa, para evitar uma quantidade enorme de níveis, que pode atrapalhar a classificação de documentos. b) Método decimal ou Método Dewey: este método de codificação foi

criado por Melvil Dewey no século XIX. Para ser mais exata, em 1876. E ele é utilizado com muita frequência em sistemas padronizados de classificação em bibliotecas. A área arquivística começou a adotar tal codificação com muita frequência na Administração Pública há uns trinta anos. As dez primeiras divisões são chamadas de classes:

0 Obras gerais 1 Filosofia

2 Religião 3 Ciências Sociais 4 Filologia 5 Ciências Puras 6 Ciências Aplicadas 7 Belas-Artes 8 Literatura 9 História e Geografia Podemos subdividir a classe 6 em dez grupos: 600 Ciências aplicadas




610 Medicina 620 Engenharia 630 Agricultura (...)

E cada uma das subclasses de forma sucessiva. A vantagem do método de Dewey é a subdivisão ilimitada dos níveis que podem ser estabelecidos pelo arquivista e a reunião dos assuntos em comum em grupos, o que facilita a compreensão do plano. O método não é bem sucedido nos casos em que devem ser implantados vários níveis, pois podem existir em uma subclasse treze grupos, de acordo com as atividades do órgão. Como o arquivista deve resolver neste caso, se os grupos só podem ser divididos em dez?

c) Bloco canadense: o Canadá é uma das áreas onde a gestão de documentos desenvolveu-se com muita força. Este plano surgiu de forma alternativa aos métodos tradicionais de classificação e tornou-se bem sucedido. O plano de classificação é dividido em área-meio e em área fim. A área-meio pode reunir 1000 séries, ordenadas em 000 a 999. A área-fim, por sua vez, reúne 9000 séries, compreendida entre 1000 e 9999. As séries são divididas em subséries e estas últimas também podem sofrer mais divisões.

023-0:

Série Subsérie

O método canadense é mais viável em termos de plano de

classificação, pois permite expansão maior de classes e de níveis. Foi um plano elaborado por arquivistas e expõe as funções, atividades e outros temas de forma clara e em hierarquias muito vem vistas pelo usuário. Além disso, é um plano simples e de grande flexibilidade, pois permite futuras alterações e uma aplicação segura no acervo.

Já as atividades de registro, autuação, controle e expedição serão verificadas na parte de protocolo, que irei explicar agora.

4.2. PROTOCOLO

As atividades de protocolo são ligadas diretamente ao arquivo corrente, pois elas envolvem as etapas de autuação, registro, controle e expedição dos documentos. Alguns manuais




afirmam que a classificação é realizada nesta etapa. Pode haver Entretanto, atualmente, os documentos já saem com a classificação estabelecida no momento da produção e vão direto assim ao protocolo.

O protocolo é o setor responsável pelo controle da expedição e da autuação dos documentos, ou seja, pela formação de processos. Podemos dizer que é a porta de entrada e saída de cada documento de uma instituição pública e privada. E é também um elemento importantíssimo de qualquer programa de gestão de documentos, pois as distorções no fluxo dos documentos são corrigidas originariamente no protocolo.

Os procedimentos de protocolo servem também para racionalizar os fluxos documentais, além de garantir a agilidade e a transparência de decisões governamentais. As atividades realizadas pelo protocolo são: registro, autuação, controle da tramitação e expedição. Alguns teóricos admitem a classificação também como atividade de protocolo. Ela também é inserida também como atividade, mas não apenas do protocolo, como também de todas as áreas de arquivo corrente. A unidade protocolizadora faz parte das atividades do arquivo corrente, tanto é que coloquei como item subordinado ao assunto.

A legislação e os conceitos sobre as atividades de protocolo são fartos. Vou iniciar pelos conceitos, para depois partirmos para as leis e portarias vigentes a respeito.

4.2.1. Correspondências

A maior parte dos documentos arquivísticos é composta pelas correspondências, que podem ser os memorandos, ofícios, ofícios circulares, memorandos circulares, cartas, avisos (entre ministros de Estado, a correspondência usada chama-se aviso), entre outros.

As correspondências podem ser externas ou internas. Quando um documento é trocado entre pessoas físicas ou jurídicas diversas, ele é uma correspondência externa. Se este documento for tramitado entre áreas de uma mesma instituição ou entre instituições que pertençam a uma pessoa jurídica, trata-se de uma correspondência interna.

E a correspondência pode ser tratada como oficial, se ela abordar assuntos ligados às atividades da instituição referida. E pode ser também particular, caso seja de interesse pessoal dos funcionários e que nada tenham a ver com os assuntos da instituição.

Antes da abertura de cada documento, o funcionário deve ter muito cuidado ao não abrir um documento particular. O objeto de trabalho é um documento oficial e abrir um documento particular, sem a permissão




do destinatário, é crime e uma atitude, no mínimo, constrangedora e indelicada.

O trâmite das correspondências e dos processos deve ser feito durante o horário normal de funcionamento. Nenhuma correspondência poderá permanecer por mais de 24h (vinte e quatro horas) nos protocolos, salvo aquelas recebidas às sextas-feiras, véspera de feriados ou pontos facultativos.

Assim que a correspondência, ao chegar no protocolo, o funcionário deve adotar o seguinte procedimento:

• Observar se o documento está assinado pelo próprio remetente, por seu representante legal ou procurador, caso em que deverá ser anexado o instrumento de procuração;

• Verificar se o documento está acompanhado de anexos, caso exista;

• Constatar se contém o comprovante de recebimento, e providenciar a devolução deste documento;

• Analisar se a correspondência será autuada ou não, conforme a providência contida no documento.

4.2.2. Autuação e formação de processos

A autuação é a transformação de um documento em processo. Para que isto ocorra, o documento necessita ser registrado e autuado pela unidade de protocolo. As regras de autuação existentes estão descritas na Lei 9784/99, na Portaria Normativa nº5 do Ministério do Planejamento, editada em 19 de dezembro de 2002, com posteriores alterações e na Portaria Normativa nº12, de 23 de novembro de 2009.

Segundo os artigos 5º e 6º da Lei 9784, o processo pode ser iniciado a pedido do interessado ou por interesse da Administração. Além disso, a peça inicial do processo aberto pelo interessado, o requerimento, deve conter os seguintes dados:

• Órgão ou autoridade administrativa a que se dirige; • Identificação do interessado ou de quem o represente; • Domicílio do requerente ou local para recebimento de

comunicações; • Formulação do pedido, com exposição dos fatos e de seus

fundamentos; • Data e assinatura do requerente ou de seu representante.

Podem ser criados formulários ou modelos próprios de documentos para que iniciem os processos no protocolo.




Os artigos 9º e 10 da mesma lei expõem que os legitimados para serem interessados no processo são:

• Pessoas físicas ou jurídicas que o iniciem como titulares de direitos ou interesses individuais ou no exercício do direito de representação;

• Aqueles que, sem terem iniciado o processo, têm direitos ou interesses que possam ser afetados pela decisão a ser adotada;

• As organizações e associações representativas, no tocante a direitos e interesses coletivos;

• As pessoas ou as associações legalmente constituídas quanto a direitos ou interesses difusos;

• Os maiores de dezoito anos, salvo previsão especial em norma própria;

O processo é uma peça documental, em que compreende vários documentos unidos para a execução de uma ação. Do mais antigo ao mais recente, os documentos são reunidos para cumprir um fluxo ordenado de ações transcritas.

Muitas vezes, vou falar de peça documental, em vez de documento. Este termo refere-se a um único documento e não a seu conjunto. Na portaria do MPOG, uma peça pode ter várias folhas. A folha é a frente e um verso de um documento ou uma peça.

A Portaria Normativa nº 5 do MPOG passa instruções detalhadas que auxiliam a formação do processo. São rotinas que devem ser observadas pelos funcionários do protocolo que serão descritas a seguir:

• Prender a capa, juntamente com toda a documentação, com colchetes, obedecendo a ordem cronológica do mais antigo para o mais recente, isto é, os mais antigos serão os primeiros do conjunto;

• Colocar, na capa do processo, a etiqueta com o respectivo número de protocolo;

• Inserir, na primeira folha do processo, outra etiqueta ou um carimbo com o mesmo número de protocolo;




• Numerar as folhas, inserindo o respectivo carimbo (órgão, número da folha e rubrica do servidor que estiver numerando o processo);

• Ler o documento, para analisar claramente o assunto e extraí-lo de forma objetiva;

• Identificar, na capa e no sistema informatizado, a unidade para a qual o processo será encaminhado;

• Registrar, em sistema próprio, identificando as principais características do documento, a fim de permitir sua recuperação. Ex.: espécie, nº, data, procedência, interessado, assunto e outros dados;

• Inserir informações julgadas importantes, respeitando as particularidades de cada órgão ou entidade, como por exemplo, um resumo descritivo sobre o conteúdo do processo, que pode ser inserido na capa do processo;

• Conferir o registro e a numeração das folhas;

• Encaminhar, fisicamente, o processo autuado e registrado para a unidade específica

• correspondente, do órgão ou entidade;

• O envelope encaminhando a correspondência não será peça do processo, devendo ser descartado, anotando-se as informações necessárias, referentes ao endereço do remetente. Entretanto, em casos de comprovação de datas de postagem, como licitações e concursos de projetos, o envelope pode ser inserido como peça de um processo.

• A correspondência não autuada seguirá as regras desta norma para ser registrada em sistema próprio e encaminhada à unidade de destino.

• A autuação de documentos classificados como “SECRETO”, “CONFIDENCIAL” ou “RESERVADO” será processada por servidor com competência para tal, da mesma forma que os demais documentos, devendo, no entanto, as unidades de protocolo central ou setorial, após a autuação, lacrarem o envelope do processo, apondo o número do processo, o órgão de destino e o carimbo correspondente ao grau de sigilo.

Outros procedimentos importantes a serem observados pelos funcionários de um protocolo são:

• As mensagens e documentos resultantes de transmissão via fax não poderão se constituir em peças de processo. Caso um fax chegue ao destino, o documento original deve chegar ao protocolo até cinco dias úteis, para substituir o documento anterior;




• Não serão autuados os documentos que não devam sofrer tramitação, tais como convites para festividades, comunicação de posse, remessa para publicação, pedido de cópia de processo, desarquivamento de processo e outros que, por sua natureza, não devam constituir processo;

• A prioridade na autuação e movimentação de processos deve contemplar documentos caracterizados como urgentes. Em geral, a necessidade de urgência é determinada pela autoridade do órgão em que originou o processo;

• O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento original. Entretanto, ele pode ser autuado utilizando-se uma cópia de documento autenticada por um servidor do órgão ou por um cartório. O servidor tem fé pública para autenticar documentos e fazer reconhecimento de firmas;

As peças e folhas do processo devem ser numeradas em ordem crescente, sem rasuras. O processo podem conter frente e verso, mas a numeração deve ser feita apenas na frente da folha, nunca no verso. Um carimbo próprio deve ser utilizado e aposto no canto superior direito da folha do processo.

A primeira folha do processo recebe o número 1. As outras folhas serão numeradas de forma sequenciada pelas unidades onde o processo for tramitado. A capa do processo não pode ser numerada. Além disso, os documentos de formas e formatos diferenciados não podem ser partes integrantes do processo, a não ser como anexos ou apensos.

O processo deve ser sempre iniciado pela unidade de protocolo. Caso a numeração da página esteja rasurada, o funcionário deve apor um “X”, cobrindo toda a numeração, e colocar outra numeração de página logo abaixo da que foi rasurada.

4.2.3. Juntadas por anexação e apensação

O processo pode sofrer juntadas por anexação ou apensação

durante o curso de suas atividades.

A juntada por apensação ocorre quando um ou mais processos são juntados ao processo principal, em que corre a decisão a ser tomada. Não necessita ser o mesmo interessado, mas os processos devem ter assuntos semelhantes a serem abordados. A juntada por apensação é feita assim:

• Manter o processo principal superposto (em cima) dos demais processos com colchetes ou elásticos apropriados;

• Manter as folhas de cada processo numeradas de forma independente. Não haverá renumeração de processos;




• Inserir o Termo de Apensação na última folha do processo principal;

• Registrar a juntada no sistema próprio.

Após a apensação, pode ocorrer a desapensação, que é a separação de processos apensados, após o cumprimento das necessidades do processo principal. Assim, basta colocar o Termo de Desapensação tanto na última folha do processo principal, quanto nos demais processos apensados.

A juntada por anexação acontece quando um ou mais processos são unidos definitivamente ao processo principal. O processo deve conter o mesmo interessado, o mesmo assunto abordado. Os processos mais novos são unidos aos mais antigos. O procedimento da juntada por anexação é diferente e os passos são os seguintes:

• Colocar o processo a ser anexado ao processo principal no mesmo grampo;

• Inserir o Termo de Anexação na última folha do processo principal, antes de renumerar as páginas;

• Renumerar e rubricar as folhas do processo anexado, em continuidade ao processo principal;

• Registrar a juntada por anexação em sistema próprio

Não há desapensação ou qualquer tipo de separação de processos anexados. Uma vez juntado por anexação, não há a possibilidade de ocorrer uma separação.

(CESPE – MPS – AGENTE ADMINISTRATIVO 2009) JULGUE O ITEM A SEGUIR:

Para a formação de processo, o servidor deverá seguir a seguinte rotina: prender toda a documentação dentro de uma capa, com colchetes, seguindo uma ordem cronológica na qual os documentos mais antigos sejam os primeiros do conjunto. Comentários: Essa questão foi uma dureza para os candidatos que enfrentaram essa prova. Porém, para nós, ela será fácil. Nós já comentamos que o processo deve ser preso dentro de uma capa pelo servidor, com colchetes ou grampos, com uma ordem cronológica, em que os documentos mais antigos sejam os primeiros do conjunto. Então, o item terá como resposta VERDADEIRO.




Resposta: VERDADEIRO.

4.2.4. Desentranhamento e desmembramento

Os dois termos referem-se à mesma atividade, o de retirar peças

do processo. Porém, eles são diferentes nos procedimentos e eu explicarei cada um deles.

O desentranhamento é a retirada de uma ou mais peças de um processo para a formação de outros processos. Isto pode ocorrer a pedido do órgão ou de interessados do processo, após autorização, em despacho, da autoridade competente.

A primeira peça não pode ser desentranhada. Após a retirada do documento, uma cópia integral deve ser reposta ao processo e conservar a mesma numeração. No verso desta cópia, o Termo de Desentranhamento deve ser inserido. O ideal é que a cópia seja autenticada pelo funcionário responsável.

Já o desmembramento é a retirada de várias peças do processo, para formar outro processo, após um despacho da autoridade competente. O processo com as peças desmembradas conservará a numeração original de suas folhas. No local onde foram retirados os documentos do processo principal, deverão ser inseridas as cópias integrais e, no verso da última folha da cópia do processo principal, deve ser inserido o Termo de Desmembramento.

4.2.5. Formação de volumes

Os processos podem formar volumes, a partir do momento em

que formarem 200 folhas. Não pode exceder essa quantidade de forma alguma. Quando o processo principal alcançar esse número, deve ser inserido o Termo de Encerramento de Volume. O novo volume é aberto a partir da inserção do Termo de Abertura de Volume, com uma nova capa e continuando com o número de registro igual e com a numeração das páginas do processo anterior. Os volumes devem estar unidos com um elástico apropriado e andar sempre em conjunto.

Os termos destacados em negrito e utilizados nos procedimentos de protocolo podem ser escritos à mão, desde que tenham o mesmo conteúdo proposto pela Portaria Normativa nº5 do MPOG. Em geral, as organizadoras




cobram as rotinas de cada procedimento e não o conteúdo dos termos.

4.3. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

A classificação e a ordenação de documentos são etapas complementares no tratamento técnico-arquivístico. Ambas caminham lado a lado e são fundamentais para que a informação desejada, justamente naquele momento, esteja disponível para o usuário final.

A ordenação é uma etapa complementar à da classificação de documentos. Algumas pessoas confundem os termos ordenação com arranjo. Isto não pode ocorrer, pois o primeiro trata-se de ordenar os documentos de forma que eles sejam pesquisados com agilidade pelos usuários. E o segundo é um plano de classificação adequado aos arquivos permanentes, cujo acervo já passou por todas as etapas da gestão de documentos.

A disposição física dos documentos que pode facilitar a pesquisa é decidida pela forma mais frequentemente procurada pelos usuários. Nisso, o arquivista deve possuir a devida sensibilidade a esta demanda, tendo em vista que a organização dos documentos deve atender às necessidades dos usuários. A ordenação depende também da composição do conteúdo da documentação, pois pode ser adotada uma ou mais formas de ordenação que melhor atenda a área.

E estes critérios são complementares à etapa de classificação e são reunidos nos tão temidos métodos de arquivamento. Na realidade, eles são necessários e importantíssimos para dispor os documentos. Padronizados ou básicos, tais métodos são facilitam a pesquisa da informação. O documento está seguro se estiver bem classificado e bem ordenado.

Os métodos de arquivamento podem ser utilizados com liberdade pelo arquivista e pelos usuários. São utilizados cores, números, letras e outros critérios que servem para facilitar a recuperação dos documentos ordenados e classificados. O importante é o método seja escolhido de acordo com a necessidade do usuário e com o elemento de busca mais utilizado.

A Marilena Leite Paes é uma das teóricas de maior respeito que domina bem esta parte de métodos de arquivamento. A obra dela é referência aos arquivistas e demais profissionais que atuam na área.




Tanto é que os princípios dela serão utilizados na explicação dos métodos de arquivamento aqui nesta aula e são os mais cobrados em concursos. Vou expor bem aqueles que são mais cobrados em provas e os mais utilizados na área. Conforme o sistema utilizado, ele pode ser:

• Direto: quando a pesquisa ao documento é feita diretamente no acervo;

• Indireto: quando a consulta ao documento é feita inicialmente por um código ou índice primeiro, para depois chegar ao objeto desejado;

• Semi-indireto: quanto há a utilização de um método alfa-numérico, com a combinação de letras e números. Apesar de não ser muito abordado em concursos, o método semi-indireto é utilizado com uma certa frequência.

4.4. MÉTODOS BÁSICOS DE ARQUIVAMENTO

4.4.1. Método alfabético:

O nome, seja construído por assunto, seja pela estrutura, seja pela função, é o principal elemento de busca deste método. A organização dos dossiês ou pastas deve ser alfabética e de forma rigorosa. Podem existir notações abertas ou fechadas, com a indicação do limite inicial (A, B, C, Ab, Ac...) ou do limite inicial e final (Aa-Ab; Ac-Ad). As notações servem de guia ao usuário que deseja pesquisar o documento organizado por este método.

A vantagem deste método é que ele é simples, de busca rápida, fácil e barato. Entretanto não pode ser utilizado em acervos cujo conteúdo possui restrição de acesso aos usuários, como o acervo de assentamentos funcionais, por exemplo. Como a consulta ao documento é feita de forma direta, este cuidado serve para que nenhum usuário estranho à repartição saiba localizar um documento que não lhe diga respeito, tendo em vista que tal informação deve ficar resguardada durante muitos anos.

O cuidado também é de utilizar o método em acervos imensos, para evitar erros na ordenação alfabética dos dossiês. Este método possui muitos detalhes que deverão ser observados tanto pelo arquivista, quanto pelo usuário. As regras básicas de alfabetação são estas:




a) Pessoas físicas: o último sobrenome deve ser considerado e depois o prenome (o primeiro nome):

Os sobrenomes iguais ficam ordenados desta forma, privilegiando a organização do prenome:

b) Sobrenomes compostos: com hífen ou não, eles não se separam. São considerados como um sobrenome simples. No primeiro quadrinho, eles não estão ordenados. Fiz isso de propósito.

c) Sobrenomes formados com São, Santo e Santa repetem a mesma dinâmica do item anterior.

Francisco Alves

Maria Candida Alves

Anísio Franco Câmara

Clayton Rodrigues

Alves, Francisco

Alves, Maria Candida

Câmara, Anísio Franco

Rodrigues, Clayton

Francisco Alves

Fernando Alves

Eduardo Alves

Roselene Candida Alves

Alves, Eduardo

Alves, Fernando

Alves, Francisco

Alves, Roselene Candida

Heitor Villa-Lobos

Camilo Castelo Branco

Paulo Monte Verde

Castelo Branco, Camilo

Monte Verde, Paulo

Villa-Lobos, Heitor

Lucas Santa Maria

Pedro Santo Antônio

Valdo São João

Dedé Santana

Santa Maria, Lucas

Santo Antônio, Pedro

Santana, Dedé

São João, Valdo




d) Abreviaturas de nomes: na classificação de nomes iguais, eles têm precedência na organização.

e) Artigos e preposições: os artigos e preposições a, o de, d’, da, do, e, um, uma, não são considerados na ordenação.

Os graus de parentesco serão considerados apenas quando houver prenomes e sobrenomes iguais.

J. Silvestre

Joaquim Silvestre

Jaime Silvestre

Silvestre, J.

Silvestre, Jaime

Silvestre, Joaquim

Ana Luísa do Prado

Pedro de Lara

Julião da Cruz

Sônia d’Albuquerque

Lucas Silva e Sousa

Albuquerque, Sônia d’

Cruz, Julião da

Lara, Pedro de

Prado, Ana Luísa do

Sousa, Lucas Silva e

José Barbosa Sobrinho

Luís Felipe de Almeida Júnior

Joaquim Maria Machado Filho

Almeida Júnior, Luís Felipe de

Barbosa Sobrinho, José

Machado Filho, Joaquim Maria

José Barbosa Sobrinho

José Barbosa Neto

José Barbosa Filho

José Barbosa Júnior

Barbosa Filho, José

Barbosa Júnior, José

Barbosa Neto, José

Barbosa Sobrinho, José




f) Títulos: são colocados após o nome completo, entre parênteses, e não são considerados na regra de alfabetação.

g) Nomes estrangeiros: possuem a mesma regra de alfabetação dos nomes brasileiros. O último nome é considerado, com exceção dos nomes orientais e espanhóis.

h) Partículas de nomes estrangeiros: Devem ser consideradas caso elas sejam maiúsculas.

i) Nomes espanhóis: O penúltimo sobrenome deve ser considerado, pois é o sobrenome paterno.

Presidente Humberto Castelo Branco

Ministro Joaquim Barbosa

Dr. Lídio Toledo

Barbosa, Joaquim (Ministro)

Castelo Branco, Humberto (Presidente)

Toledo, Lídio (Dr.)

Frank Sinatra

George Benson

Ozzy Osbourne

Marie Curie

Benson, George

Curie, Marie

Osbourne, Ozzy

Sinatra, Frank

Peppino di Capri

Maria Sylvia Zanello Di Pietro

Scarlet O’Hara

Capri, Peppino di

Di Pietro, Maria Sylvia Zanello

O’Hara, Scarlet

Roberto Gomez Bolaños

Ramon Valdes y Castillo

Ruben Aguirre Fuentes

Aguirre Fuentes, Ruben

Gomez Bolaños, Roberto

Valdes y Castillo, Ramon




j) Nomes orientais e árabes: são ordenados em sua integridade, sem serem desmembrados.

k) Instituições públicas e privadas: apenas os nomes são considerados, colocando as partículas, tais como artigos e preposições, entre parênteses.

l) Eventos em geral: congressos, seminários, simpósios, entre outros, são ordenados por extenso. As numerações e quaisquer outras partículas semelhantes deverão estar entre parênteses.

Kim Sun-il

Tomie Otakie

Kim Sun-il

Tomie Otakie

Associação Brasiliense de Arquivologia

Câmara dos Deputados

Senado Federal

Fundação Nacional do Índio

Famiglia Mancini

Associação Brasiliense de Arquivologia

Câmara dos Deputados

Famiglia Mancini

Fundação Nacional do Índio

Senado Federal

I Congresso Nacional de Arquivologia

17º Simpósio de Direito Administrativo Brasileiro

Sexto Encontro Nacional de Estudantes de Geologia

Congresso Nacional de Arquivologia (I)

Encontro Nacional de Estudantes de Geologia (Sexto)

Simpósio de Direito Administrativo Brasileiro (17º)




m) Nomes conhecidos: a critério do arquivista, tanto o nome conhecido, quanto o nome completo podem ser utilizados. Se o critério do nome conhecido for escolhido, a remissiva deve ser feita.

As remissivas devem ser feitas nos nomes completos:

Em qualquer método de arquivamento, a ordenação pode ser letra por letra ou palavra por palavra. Se o arquivista escolhe um critério, o outro deve ser excluído, para que haja padronização.

Mont Blanc

Monteiro

Montenegro

Montevergine

=========================================

Mont Blanc

Monte Sinai

Monteiro

Montenegro

Renato Aragão

Regina Leclèry

Machado de Assis

Chico Anysio

Anysio, Chico

Aragão, Renato

Assis, Machado de

Leclèry, Regina

Antônio Renato Aragão

Regina Maria Rosemburgo Leclèry

Joaquim Maria Machado de Assis

Francisco Anysio de Paula Filho

Aragão, Antônio Renato

Assis, Joaquim Maria Machado de

Leclèry, Regina Maria Rosemburgo

Paula Filho, Francisco Anysio de

Ordenação letra por letra. Os espaços entre as palavras são desconsiderados e as palavras são ordenadas por letras.

Ordenação palavra por palavra. Neste caso, as palavras com espaço são precedentes na ordenação alfabética entre aquelas que não as possuem.




No método alfabético, existem outros tipos de ordenação que devem ser consideradas pelo arquivista, como a ordem dicionária e a ordem enciclopédica.

Humoristas masculinos

Carlos Villagrán

Mussum

Ramón Valdes

Renato Aragão


Humoristas femininos

Fafy Siqueira

Heloísa Perissé

Maria Antonieta de Las Nieves

Talita Carauta

==============================================

Carlos Villagrán

Fafy Siqueira

Heloísa Perrissé

Maria Antonieta de Las Nieves

Mussum

Ramón Valdes

Renato Aragão


Talita Carauta

Ordem enciclopédica: os nomes são ordenados por títulos gerais e dispostos alfabeticamente.

Ordem dicionária: os nomes são ordenados alfabeticamente, sem um título comum entre eles.




4.4.2. Método Geográfico

Sistema direto de ordenação de documentos, de acordo com a procedência do acervo ou das peças documentais. Este método é fácil de ser manuseado e permite ao usuário buscar os documentos com rapidez. A atenção a ser dada é no momento da referência à documentação, que deve ser feita com, no mínimo, duas localidades.

A ordenação pode ser feita por:

• Estado, cidade e correspondente: a organização deve ser feita primeiro pelo Estado, segundo pela cidade e, por fim, pelo documento solicitado. As capitais terão precedência sobre as cidades, mesmo que elas não estejam em ordem alfabética.

Estado Cidade Correspondente

Amapá Macapá Barbosa Sobrinho, José

Amazonas Tefé Alves, Fernando

Distrito Federal Brasília (capital) Alves, Eduardo

São Paulo São Paulo (capital)

Mendes, Luís Pereira

São Paulo Bragança Paulista Braga, Edgar Luís

• Cidade, Estado e correspondente: a cidade terá preferência na ordenação alfabética, mesmo que seja uma capital. Desta forma, primeiro, organiza-se a cidade, depois o Estado e, em seguida, o documento correspondente.

Cidade Estado Correspondente

Bragança Paulista São Paulo Braga, Edgar Luís

Brasília Distrito Federal Alves, Eduardo

Macapá Amapá Barbosa Sobrinho, José

São Paulo São Paulo Mendes, Luís Pereira

Tefé Amazonas Alves, Fernando




• Países, capitais e correspondentes: organiza-se primeiro o país, segundo a capital e a cidade, caso exista, e em seguida o documento correspondente.

País Cidade ou capital

Correspondente

Brasil Distrito Federal (capital)

Alves, Roselene Candida

Brasil Bragança Paulista Braga, Edgar Luís

Espanha Madrid (capital) Fernández Abad, Angelines

México Cidade do México (capital)


México Ciudad Juarez Valdes y Castillo, Ramón

Portugal Lisboa (capital) Pedro, Abílio Manoel Robalo

4.4.3. Método Numérico

O método numérico requer um sistema indireto de busca aos documentos e o principal elemento de busca do documento é o número, que se encontra no conteúdo documental. A metodologia é simples e pode ser adotada pelas seguintes formas: a) Numérico-cronológico: os documentos são ordenados a partir da

data de elaboração dos documentos. Em geral, a ordem é decrescente. Em geral, é aplicado em documentos textuais de mesma espécie, como ofícios, memorandos, cartas, entre outros. Exemplo: Dossiê Memorandos; Agosto a Outubro de 2011.

b) Númérico simples: a ordenação dos documentos é feita a partir do número de cada peça documental. A Marilena Leite Paes explica um exemplo que raramente é utilizado nos dias de hoje, então não vou entrar em minúncias. Em geral, é feita em ordem decrescente também, devido à produção documental. Os dossiês podem conter uma abrangência entre o números, como por exemplo, ofícios nº0 a 200.




c) Dígito-terminal: este método é utilizado quando o elemento de busca for, em geral, números com vários dígitos. Para facilitar o aprendizado, vamos citar os números de matrícula dos servidores.

A leitura de um número é feita da direita para a esquerda. Se, por exemplo, tivermos o número 230.361, ele será organizado assim: 23-03-61 e será lido da direita para a esquerda. O número 61 é primário; o 03, secundário; e o 23, terciário. Assim, este dossiê será acondicionado nas pastas terminadas em 61, em caixas finalizadas em 03 e nas estantes do grupo 23.

A leitura não é habitual ao usuário, mas tal método é adequado em acervos cuja busca é feita por grandes números. As matrículas dos servidores é um exemplo.

A ordenação dos documentos deve ser sempre pelo grupo primário, ou seja, pelo último número. NUNCA deve ser feito pelo grupo terciário ou secundário primeiro, a não ser que existam dígitos iguais. Vejamos os exemplos abaixo.

Matrícula Ordenação correta

051438 05-14-38

128763 28-76-50

287650 14-03-57

160557 16-05-57

140357 12-87-63

240681 24-06-81

d) Métodos duplex, decimal e bloco canadense: estes métodos são

utilizados atualmente nos planos de classificação e não nos métodos de arquivamento. E eles foram explicados nas últimas aulas. A orientação correta destas numerações é manter a ordem crescente, para que a busca dos dossiês seja rápida aos usuários.

e) Unitermo ou indexação coordenada: este método é empregado desde 1950 e foi desenvolvido por Mortimer Taube nos Estados Unidos. A aplicação deste método é feita em arquivos especiais ou especializados, em razão do suporte não tradicional.

O método é aplicado aos documentos de acordo com a entrada deles no arquivo. Atribui a cada peça documental um número em ordem crescente, assinalado de forma visível. Cada documento possui uma ficha-




índice, com palavras-chave sobre cada documento, tendo em vista o suporte diferenciado.

Cada ficha-índice possui uma numeração, que é o controle de entrada de cada documento no acervo. Neste caso, o fim de cada número entra nas colunas de 0 a 9, como neste exemplo:

30 – Coluna 0

72 – Coluna 2

45 – Coluna 5

E desta forma, as fichas são organizadas em uma tabela com as colunas. Cada tabela é oriunda de uma proveniência distinta. Por exemplo, vamos montar uma tabelinha sobre as fotografias de um Congresso:

Congresso Nacional de Arquivologia (I)

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 21 32 45 27 30 41 72 65

Notamos que a ordem aplicada não é a numérica, mas sim a do fim de cada número de entrada do acervo.

4.4.4. Método ideográfico

O método ideográfico é a adoção de assuntos como critério de entrada na ordenação dos documentos. Tal metodologia pode ser utilizada a partir da ordenação dicionária ou enciclopédica dos documentos. Também podem ser adotados os métodos duplex, decimal ou o bloco canadense, caso adote o assunto.

A adoção deste método, como já abordei antes, requer muito cuidado do arquivista responsável, pois nem sempre um assunto pré-concebido pode abranger a gama de documentos que podem ser abordados. Ou pode acontecer o pior, existirem dois assuntos para o mesmo documento. Isso acontece muito, por isso nem sempre se recomenda utilizá-lo em acervos grandes.




4.5. METODOS PADRONIZADOS DE ARQUIVAMENTO

4.5.1. Método Variadex

Acreditem ou não, existem métodos padronizados de arquivamento e são cobrados em provas. Um dos métodos o qual vou abordar é o método variadex. Criado pela empresa Remington Rand, este método é a fusão de cores e letras para facilitar a busca pelos usuários.

Os arquivistas utilizam as cores no cotidiano para tornar o arquivo como um objeto fácil de ser pesquisado pelo usuário e de ser tratado. Este método possui cinco cores:

Letras Cores

A, B, C, D e abreviações Ouro

E, F, G, H e abreviações Rosa

I, J, K, L, M, N e abreviações Verde

O, P, Q e abreviações Azul

R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviações

Palha

Em seguida, após a ordenação dos nomes de entrada, o arquivista ou o técnico deve escolher a cor a partir da segunda letra e nunca na primeira letra. Vamos aos exemplos dos nomes dos meus humoristas favoritos, para facilitar a compreensão:

Nome Entrada Cor

Chico Anysio Anysio, Chico Verde


Aragão, Renato Palha

Ramon Valdes y Castilho


Azul

Carlos Villagrán Eslava

Valdes y Castillo, Ramón

Ouro

Renato Aragão Villagrán Eslava, Verde




Carlos

Eu destaquei a cor da segunda letra do nome de entrada, para que vocês compreendam que é ela que escolhe a cor desejada.

Este método é muito bacana, pois evita o arquivamento incorreto de documentos e torna-se como elemento de busca dos documentos. Se eu quero um dossiê da cor verde, eu sei que ele abrange as letras contidas na tabela do método variadex.

Na atualidade, os métodos de arquivamento e os planos de classificação costumam usar cores, para que a pesquisa torne-se mais rápida ao usuário. O Código de Classificação do Conarq, por exemplo, adotou as cores amarelo e vermelho para as classes 000 e 900, respectivamente. E cada órgão atribui uma cor aleatória para cada classe, para as abrangidas pelos números 100 e 800.

As pastas miscelânea ou diversos é abordada pela autora em vários métodos, mas não é utilizada pela técnica arquivística, justamente para evitar que os documentos sejam arquivados sem um critério adequado de ordenação. Por este motivo, não é aconselhado o seu uso no cotidiano de um arquivo, muito menos abordei nos tópicos da aula.

QUESTÕES COMENTADAS

1. (CESPE – MPU – TÉCNICO ADMINISTRATIVO) JULGUE O ITEM A SEGUIR:

Caracterizam o arquivo corrente a sua distribuição por toda a organização, a restrição de acesso e a existência de documentos com valor primário e de uso frequente. Comentários: como estudamos, o arquivo corrente fica próximo da unidade de trabalho. Em geral, ele está localizado em todos os setores, cuja documentação é consultada com frequência e possui valor primário. A restrição de acesso também é uma característica do arquivo corrente, em que é direcionada ao produtor ou ao usuário da área. Neste caso, o item é VERDADEIRO.




Resposta: VERDADEIRA.

2. (CESPE – MPU – TÉCNICO ADMINISTRATIVO) JULGUE O ITEM A SEGUIR:

Dada a importância da preservação dos documentos que compõem o arquivo corrente de determinado setor de trabalho, recomenda-se o arquivamento desses documentos em local afastado do referido setor. Comentários: os arquivos correntes, em geral, devem estar próximos dos usuários potenciais, de forma que a informação necessária esteja sempre à disposição a qualquer hora. Neste caso, a recomendação correta é que o acervo esteja próximo do setor de trabalho. Raríssimos são os casos de arquivos correntes longe do setor de trabalho, em função do tipo de informação a ser preservado, como os assentamentos dos servidores. Neste caso, o item apresentado possui como resposta FALSA. Resposta: FALSA.

3. (CESPE – PF – Escrivão de Polícia, 2009) JULGUE O ITEM A SEGUIR:A teoria dos valores de documentos, concebida por Schellenberg, apesar da sua importância para a avaliação de documentos, não permite definir se o documento é da fase corrente, da intermediária ou da permanente.

Comentários: estudamos, de forma exaustiva, o estabelecimento dos valores dos documentos, que é fundamental para um programa de gestão de documentos. Verificamos que a fase primária refere-se às idades corrente e intermediária, enquanto a fase secundária identifica a idade permanente. O item apresentado pelo Cespe contradiz o que estudamos anteriormente, então a alternativa é FALSA. Resposta: FALSA.

4. (CESPE – PF – Escrivão de Polícia, 2009) JULGUE O ITEM A SEGUIR:

O acesso aos documentos recolhidos ao arquivo permanente, por natureza, é restrito, e esses documentos podem ser consultados apenas com autorização da instituição que os acumulou. Comentários: nesta aula, estudamos exaustivamente as três idades documentais. O item apresentado contradiz o que foi exposto sobre o




arquivo permanente, que possui acesso amplo ao público, além do administrador. Em geral, nas idades corrente e intermediária, o acesso à documentação é restrita apenas aos usuários produtores. Desta forma, o item é FALSO. Resposta: FALSA.

5. (Cespe – Escrivão – Polícia Federal – 2009) Uma das funções do diagnóstico da situação arquivística é reunir informações suficientes para a elaboração do código de classificação e da tabela de temporalidade de documentos de arquivo.

Comentários: O diagnóstico arquivístico é o instrumento de apoio ao arquivista para a realização de atividades importantes no tratamento da documentação. Desta forma, a função principal do diagnóstico é reunir informações a respeito dos documentos para elaborar vários instrumentos, como por exemplo a tabela de temporalidade, o código de classificação, normas técnicas de arquivo, entre outros. Por este motivo, o item é VERDADEIRO.

Resposta: VERDADEIRA.

6. (FCC – Câmara dos Deputados – Arquivista – 2007) A passagem de documentos para o arquivo permanente, qualquer que tenha sido seu ponto de origem (arquivo corrente ou intermediário), é conhecida como:

(A) transferência. (B) remessa. (C) encaminhamento. (D) custódia. (E) recolhimento. Comentários: Esta questão é bem simples e mostro-a para dar a devida importância à terminologia arquivística. Na nossa aula, estudamos a as passagens entre o arquivo corrente, intermediário e permanente. De acordo com o comando, percebe-se que a passagem dos documentos pode ocorrer tanto no arquivo corrente, quanto no intermediário ao permanente. Desta forma, esta atividade refere-se à operação de recolhimento. Então, a resposta correta é a LETRA E. Resposta: LETRA E.




7. (SRH – Arquivista – ESAF, 2006) Um programa de gestão de documentos inclui as atividades e operações apresentadas a seguir, exceto:

a) Gestão de correspondência. b) Elaboração e gestão de fichas e formulários. c) Fixação de prazos de guarda dos documentos. d) Implantação de sistemas de arquivo. e) Elaboração de catálogo seletivo. Comentários: Nós estudamos de forma exaustiva toda a parte de gestão de documentos e as atividades que são exercidas. Verificamos que podem ocorrer a gestão de correspondência, a elaboração de fichas e formulários, a implantação de sistemas de arquivo e a fixação de prazos de guarda de documentos. A única atividade que não está contemplada em um programa de gestão de documentos é a elaboração de um catálogo seletivo ou de um repertório, atividade exclusiva de um arquivo permanente. Neste caso, a alternativa correta é a letra E. Resposta: LETRA E. 8. (SRH – Arquivista – ESAF, 2006). Assinale a opção que corresponde ao

conceito de valor mediato.

a) Valor permanente. b) Valor administrativo. c) Valor técnico. d) Valor legal. e) Valor fiscal. Comentários: Nós estudamos os valores primário ou imediato e os valores secundários e mediatos. Além disso, nós sabemos que o valor mediato corresponde ao valor permanente, pois os documentos atingem valores além daqueles que determinaram a sua criação. Neste caso, a alternativa correta é a letra A. Resposta: Letra A. 9. (CESPE - MS – AGENTE – 2008) O arquivo setorial é aquele

estabelecido juntos aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente.

Comentários: A questão apresenta um assunto estudado exaustivamente por nós na Teoria das Três Idades. Em geral, os documentos de arquivo corrente ficam nos setores de trabalho, para utilização próxima dos usuários. Desta forma, o item é verdadeiro.




Resposta: VERDADEIRA. 10. (MODELO CESPE – AUTORIA PRÓPRIA) Para atender as mudanças

recentes na legislação arquivística, um Serviço de Informações ao Cidadão – SIC deve ser criado por órgãos ou entidades públicas, para consulta às informações solicitadas por qualquer interessado. Comentários: O item em questão é um regulamento trazido pelo art. 9º do decreto 7.724, que introduz este novo serviço a qualquer pessoa, seja física, seja jurídica. Neste caso, a alternativa é VERDADEIRA.

Resposta: VERDADEIRA. 11. (MODELO CESPE – AUTORIA PRÓPRIA) Mesmo que haja divulgação

indevida de informações pessoais por órgão ou entidade pública, a legislação não deixa clara a possibilidade de responsabilidade subjetiva, embora exista a responsabilidade objetiva.

Comentários: Esta questão pode cair na prova e nós comentamos a respeito sobre esta situação. Caso haja divulgação indevida de uma informação pessoal, além de existir a responsabilidade objetiva ao órgão ou entidade pública, há a expressa possibilidade de direito de regresso ao funcionário responsável por este transtorno. Desta forma, está configurada a responsabilidade subjetiva. Neste caso, o item é FALSO.

Resposta: FALSA.

12. (MODELO CESPE – AUTORIA PRÓPRIA) Todos os municípios, sem exceção, são obrigados a manter disponíveis as informações relativas aos órgãos e entidades públicas em sítios da Internet, em tempo real.

Comentários: Como estamos habituados ao mundo digital, o Cespe pode realizar uma questão parecida como esta. Na realidade, a Lei 12527 aplica uma exceção a esta regra, que isenta os municípios com menos de 10.000 (dez mil) habitantes a tornarem disponíveis informações em tempo real, nos sítios oficiais da Internet. Entretanto, todos devem manter o princípio da publicidade, que é explícito pela Constituição Federal. Neste caso, o item é FALSO. Resposta: FALSA.




13. (CESPE – ESCRIVÃO DE POLÍCIA – 2009) Documentos de arquivo produzidos ou recebidos por uma instituição pública ou privada, com valor administrativo, legal ou fiscal, considerados como parte do arquivo intermediário dessa instituição, são também considerados de valor secundário.

Comentários: O valor secundário reflete aqueles valores além dos quais foram previstos para a criação dos documentos. Já o valor primário reflete os documentos produzidos com razão administrativa, legal ou fiscal, que são os valores imediatos. Neste caso, o item é FALSO.

Resposta: FALSO.

14. (CESPE – MPS – AGENTE - 2009) Fase corrente é a fase em que os documentos estão ativos, em curso ou que, mesmo sem movimentação, ainda são muito consultados pela administração e, por isso, são conservados junto aos órgãos produtores.

Comentários: o arquivo corrente possui esta definição do item. Os documentos são ativos e frequentemente consultados, mesmo que não haja movimentação deles na instituição. Eles são conservados junto aos órgãos produtores, tendo em vista a necessidade de consulta pelo usuário. Neste caso, o item é VERDADEIRO.

Resposta: VERDADEIRO.

15. (CESPE – TSE – TÉCNICO JUDICIÁRIO – 2006) Assinale a alternativa

correta:

A ordenação alfabética de documentos ou de dossiês é uma das possibilidades para a disposição de documentos em um arquivo. Nesse sentido, julgue as propostas de ordenação alfabética apresentadas nos itens abaixo. I - Campos, Milton de Sousa Ferreira, André Muller, Paul Sousa, Antônio José II - Almeida, Pedro de Almeida Filho, João São Paulo, Carlos Braga Sobrinho, Antônio III - I Conferência de Gestão de Documentos Quarto Workshop sobre Avaliação Segundo Congresso Nacional de Arquivologia




Terceiro Seminário sobre Preservação de Documentos Assinale a opção correta. A Apenas um item está certo. B Apenas os itens I e II estão certos. C Apenas os itens I e III estão certos. D Todos os itens estão certos.

Comentários: Que casca de banana! Vamos analisar item por item?

Item I: Correto. A ordenação foi feita conforme a regra, isolar o último nome e ordená-los em ordem alfabética; Item II: Incorreto. Embora os sobrenomes tenham sido separados corretamente, a ordem alfabética está incorreta. O terceiro deveria ser o “Braga Sobrinho, Antônio” e depois o “São Paulo, Carlos”; Item III: Incorreto. Todos os itens deveriam ser corrigidos. O primeiro deveria ser “Congresso de Gestão de Documentos (I)”. O segundo, “Workshop sobre Avaliação (Quarto)”. O terceiro, “Congresso Nacional de Arquivologia (Segundo)”. E o último, “Seminário sobre Preservação de Documentos (Terceiro)”. E em seguida, cada item seria colocado em ordem alfabética. Neste caso, apenas um item está correto. Resposta: LETRA “A”

16. (FCC – CÂMARA DOS DEPUTADOS – 2007) Assinale a alternativa correta. Quando os objetivos pelos quais os documentos foram acumulados se aproximam daqueles que determinam a consulta a que estão sujeitos, em razão da vigência de seus dispositivos ou dos interesses imediatos que a eles se associam, temos os chamados

(A) arquivos de custódia e centros de processamento de dados. (B) centros de documentação e de memória. (C) arquivos centrais e regionais. (D) arquivos correntes e intermediários. (E) arquivos intermediários e permanentes.

COMENTÁRIOS: Nós já estudamos com profundidade os conceitos referentes aos arquivos correntes e intermediários. Em geral, os documentos são acumulados em razão de seus interesses imediatos e determinam a frequência pela qual eles são consultados. Neste caso, a resposta certa é a letra D.




Resposta: LETRA “D”.

17. (CESPE – MPS – AGENTE – 2009). Julgue o item a seguir: A expressão unidade protocolizadora identifica qualquer unidade organizacional, sendo irrelevante seu nome ou posição na hierarquia do órgão, desde que, entre suas competências, exista a de autuar/numerar processos e(ou) documentos. Comentário: a questão pode envolver uma certa polêmica, por afirmar que é irrelevante a posição hierárquica do protocolo na organização. Em geral, o protocolo está subordinado ao órgão de documentação, mas não são todos as organizações que agem assim. O que importa aqui é o candidato identifique o conceito-chave da questão: o protocolo é a unidade responsável pela entrada e saída de documentos, além de autuar e numerar processos ou documentos. Neste caso, a resposta é VERDADEIRA. Resposta: VERDADEIRO. 18. (FCC – CÂMARA DOS DEPUTADOS – 2007) Assinale a alternativa

correta. O principal instrumento de destinação de documentos é: (A) o guia de fundos. (B) a tabela de equivalência. (C) a tabela de temporalidade. (D) o plano de classificação. (E) o inventário topográfico. Comentários: a questão é muito simples. Expliquei que a destinação é uma atividade relacionada à decisão de encaminhar os documentos à eliminação ou à guarda permanente. E neste caso, tal decisão é reforçada pela tabela de temporalidade, que é um instrumento de apoio para executar a avaliação dos documentos. Neste caso, o item correto é a letra “C”. Resposta: Letra “C”. QUESTÕES PROPOSTAS: Assinale a alternativa correta:

1. (FGV – Técnico Administrativo – TRT 11ª região, 2011) A respeito do ciclo de vida dos documentos, analise as afirmativas a seguir:




I. Os arquivos de primeira idade, também chamados de arquivos correntes, são constituídos de documentos consultados frequentemente. II. Os arquivos de segunda idade, também chamados de históricos, são constituídos de documentos que perderam sua natureza administrativa. III. Os arquivos de terceira idade, também chamados de intermediários, são constituídos de documentos que serão eliminados por não apresentarem mais utilidade para a instituição. Assinale: (A) se apenas a afirmativa I estiver correta. (B) se apenas a afirmativa II estiver correta. (C) se apenas a afirmativa III estiver correta. (D) se nenhuma afirmativa estiver correta. (E) se todas as afirmativas estiverem corretas.

2. (Cespe – TSE – Técnico Judiciário, 2006) Julgue os itens a seguir, acerca da fase corrente do ciclo de vida dos documentos.

I Uma boa organização dos arquivos correntes permite aumentar a eliminação dos documentos na fonte, diminuindo o volume documental total. II Prevalece, nessa fase, o valor secundário dos documentos, pela importância administrativa que eles têm. III A ausência de normas que guiam a organização dos arquivos correntes pode provocar a má utilização do espaço e do equipamento. Assinale a opção correta. A Nenhum item está certo. B Apenas os itens I e II estão certos. C Apenas os itens I e III estão certos. D Todos os itens estão certos. Julgue os itens a seguir:

3. (MPU – Técnico Administrativo – Cespe, 2010) A destinação final dos documentos deve ser a eliminação, a guarda temporária no arquivo intermediário, a guarda permanente ou a eliminação por amostragem.

4. (PF – Escrivão – Cespe, 2009) A função do arquivo intermediário é possibilitar o armazenamento de documentos que, embora usados com pouca frequência, devem ser mantidos, por questões legais, fiscais, técnicas ou administrativas.

5. (ABIN – Agente de Inteligência – Cespe, 2010) A gestão de documentos é aplicada no momento em que os documentos alcançam




o valor secundário e passam a constituir importantes fontes para a pesquisa histórica.

6. (PF – Escrivão – Cespe, 2009) O ciclo de vida da informação em uma organização pode corresponder às seguintes fases: criação e recebimento; distribuição; uso; manutenção; e descarte.

7. (ABIN – Agente de Inteligência – Cespe, 2010) A primeira finalidade do arquivo é servir às atividades administrativas, à tomada de decisão e à garantia de direitos e deveres.

8. (ABIN – Agente de Inteligência – Cespe, 2010) A ênfase ao valor primário é característica marcante dos documentos de um arquivo corrente, condição não verificada nas outras idades documentais.

(MS – Agente Administrativo – Cespe, 2008) Leia o texto para

responder as seguintes questões, julgando-as como verdadeiras

ou falsas (questões 9 e 10).

As atribuições da unidade administrativa de um grande órgão público têm gerado, em relação ao arquivo, duas situações distintas, mas intimamente vinculadas. A primeira é a necessidade de arquivamento de um volume sempre crescente de documentos, que são mantidos em dossiês. O arquivo recebe para guarda, mensalmente, cerca de trinta novas caixas-arquivo ou 135 pastas suspensas. A segunda situação que surge das atribuições dessa unidade é a intensa demanda de consulta aos documentos. Há uma demanda interna (estagiários, servidores, outras unidades) e uma demanda externa (representações e escritórios regionais). Segundo informações coletadas no local, são atendidas, diariamente, cerca de vinte solicitações de consulta ao acervo.

9. Na situação apresentada, a aplicação da teoria das três idades documentais permitiria melhor fluxo documental na unidade, melhorando as condições de seus arquivos.

10. Na situação considerada, devido à quantidade de consultas recebidas pelo arquivo da unidade, pode-se considerá-lo como um arquivo corrente.

11. (CESPE - STM – TÉCNICO ADMINISTRATIVO – 2010) A fase permanente corresponde à fase em que os documentos são abrigados durante seu uso jurídico e sua tramitação legal.




12. (CESPE - STM – TÉCNICO ADMINISTRATIVO – 2010) Caso haja documentos que não sejam frequentemente consultados, eles devem, por questões econômicas, ser transferidos a outro espaço, que é conhecido como arquivo intermediário.

13. (CESPE - STM – TÉCNICO ADMINISTRATIVO – 2010) Os arquivos setoriais têm o mesmo papel dos arquivos intermediários, visto que recebem documentos provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma organização.

14. (CESPE - STM – ARQUIVISTA – 2010) A fase de utilização refere-se às atividades de controle, organização e acesso a documentos em fase corrente, incluindo-se arquivamento, recuperação e descarte de documentos e informações.

15. (CESPE - STM – ARQUIVISTA – 2010) Gestão de documentos é o sistema de controle sobre a produção e manutenção de documentos nas fases corrente e intermediária, por meio de registros, listagens, índices e planos de arquivamento.

16. (CESPE – STM – ARQUIVISTA – 2010) Os documentos que podem afetar a segurança da sociedade e do Estado, ou a intimidade, a honra e a imagem de pessoas, são sigilosos. Todo documento sigiloso pode, entretanto, ser objeto de exibição reservada, mediante determinação do Poder Judiciário.

17. (CESPE – STM – ARQUIVISTA – 2010) Para garantir a segurança nacional, os estrangeiros, mesmo os residentes no Brasil, não podem receber diretamente dos órgãos públicos brasileiros informações ou documentos de seu interesse particular.

18. (CESPE – STM – ARQUIVISTA – 2010) A operação de entrada de um conjunto de documentos públicos em um arquivo permanente, com competência formalmente estabelecida, é denominada recolhimento.

19. (CESPE – MS – AGENTE – 2008). As atividades de protocolo são de responsabilidade dos arquivos centrais ou gerais.

20. (CESPE – MS – ANALISTA - 2010). Nos órgãos ou instituições públicas, protocolo é geralmente o setor encarregado de atividades




como recebimento, expedição, registro, distribuição e controle da movimentação de documentos em trâmite.

21. (CESPE – MS – ANALISTA - 2010). Os documentos de valor mediato poderão ser eliminados após a realização do registro interno, em termo de eliminação de documentos, e a divulgação de tais registros por meio da publicação da listagem de eliminação de documentos.

22. (CESPE – PF – ESCRIVÃO – 2009) O protocolo é a porta de entrada e de saída dos documentos de uma instituição e, por suas características, faz parte das atividades dos arquivos correntes.

23. (CESPE – MPS – AGENTE – 2009) Denomina-se juntada o procedimento de abertura ou formação do processo.

24. (CESPE – MPS – AGENTE – 2009). O processo é formado por um documento ou conjunto de documentos que exigem um estudo mais detalhado, com despachos, pareceres técnicos, anexos ou instruções para pagamento de despesas. Precisa ser protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos.

25. (CESPE – MPS – AGENTE – 2009). Ao receber a correspondência, o servidor deverá proceder à abertura do envelope, observar se a assinatura é do próprio remetente, de representante legal ou procurador. Nesse caso, deverá estar anexado o Instrumento de procuração.

26. (CESPE – MS – AGENTE – 2008). O recebimento e a expedição dos documentos em um órgão público são tarefas realizadas pelo protocolo.

ASSINALE A ALTERNATIVA CORRETA: 27. (CESGRANRIO – TÉCNICO – BNDES – 2008). No mundo moderno, a

informação analisada adquire enorme valor como um recurso caro, de poder, e que é esgotável. Em uma instituição privada ou pública, é necessário identificar as informações que devem ser preservadas, classificadas, compartilhadas ou resguardadas. Assim, alguns métodos de arquivamento são basicamente codificações para o acesso às informações contidas nos documentos, pois somente a partir de um índice remissivo é possível recuperar documentos em sistemas indiretos, como no método:

(A) alfabético. (B) geográfico. (C) enciclopédico.




(D) dicionário. (E) numérico. 28. (CESGRANRIO – TÉCNICO DE ARQUIVO – BNDES – 2008) Os

dossiês do Departamento de Pessoal do Banco Valparaíso estão completamente desorganizados, e vários usuários desse departamento precisam de informações vinculadas às suas vidas funcionais. Sabe-se que somente por meio dos dossiês será possível recuperar as informações que não estão disponíveis em nenhum outro suporte. Uma sugestão para a organização da documentação citada é utilizar o método alfabético, seguindo as regras de alfabetação. Dessa forma, as pastas dos funcionários com os seguintes nomes: (1) Jorge Alberto da Silva Neto; (2) Robson Ferreira de Marcedo ; (3) Dr. Moysés Souza Fraga Sobrinho, (4) Professora Georgete Alves da Silveira e (5) Deputado João de Macedo Filho terão a seguinte ordenação:

(A) 1,5,4,2,3 (B) 1,3,2,5,4 (C) 2,5,3,4,1 (D) 3,5,2,1,4 (E) 3,2,5,4,1 29. (SRH – ARQUIVISTA – 2006) Com relação aos métodos de

arquivamento, julgue os itens apresentados. ( ) O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados. ( ) O método numérico simples tem ampla aplicação nos arquivos especiais e especializados. ( ) Uma das vantagens do método numérico cronológico é permitir maior grau de sigilo. ( ) O método alfabético é um método direto que dispensa índices auxiliares para a localização dos documentos. A quantidade de itens corretos é igual a a) 0. b) 1. c) 2. d) 3. e) 4. 30. (FCC – Arquivista – Câmara dos Deputados, 2007) Sequência de

operações que, de acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora visam a distribuir os documentos de um arquivo. Essa definição corresponde a:




a) Ordenação. b) Sistema de arquivamento. c) Macro-avaliação. d) Classificação. e) Avaliação funcional. 31. (VUNESP – BNDES – 2002) O nome do propositor e do sistema,

formulado no séc XIX, que teve fundamental importância no arquivamento temático é:

(A) Elio Lodolini – vincolo archivistico informazionale. (B) Hilary Jenkinson – official custody. (C) Jean Mabillon –provenance archivistique. (D) Melvil Dewey – decimal classification. (E) Natalis de Wailly – respect des fonds.

Gabarito:

1.A

2.C

3.C

4.C

5.E

6.C

7.C

8.E

9.C

10.C

11.E

12.C

13.E

14.E

15.E

16.E * (com a entrada em vigor da Lei 12527, o gabarito torna-se falso)




17.E

18.C

19. E

20. C

21. E

22. C

23. E

24. C

25. C

26. C

27. E

28. D

29. D

30. D

31. D

Aula 01 - ATA-MF

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