Auditorias Iso 19011

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AUDITORIAS AMBIENTALES ISO 19011

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AUDITORIAS AMBIENTALES ISO 19011

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CONCEPTOS AUDITORÍA

UN EXAMEN SISTEMÁTICO E INDEPENDIENTE

PARA DETERMINAR SI LAS ACTIVIDADES Y

LOS RESULTADOS RELACIONADOS CON EL

DESEMPEÑO AMBIENTAL DE UNA

ORGANIZACIÓN CUMPLEN DISPOSICIONES

PREESTABLECIDAS, Y SI ESTAS

DISPOSICIONES SE APLICAN EN FORMA

EFECTIVA Y SON APTAS PARA ALCANZAR

LOS OBJETIVOS

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AUDITADO

LA ORGANIZACIÓN A LACUAL SE LE VA A REALIZAR LA UDITORÍACLIENTE DE AUDITORÍA

PERSONA UORGANIZACIÓN QUE SOLICITA LA AUDITORÍA

AUDITOR

UNA PERSONA CALIFICADA PARA EFECTUAR AUDITORÍAS

Un auditor designado paradirigir la auditoría se llamaAuditor Líder o AuditorPrincipal

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RELACIONES AUDITADO-AUDITOR-CLIENTE DE

AUDITORÍA

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AUDITORIA: ¿COMO?

REFERENCIAL (LO QUE SE DEBE HACER)

CONJUNTO DE ELEMENTOS, TALES

COMO:

MANUALESPROCEDIMIENTOS

INSTRUCTIVOSCÓDIGOS DE BUENAS

PRÁCTICASNORMAS

QUE CONFORMAN UN SISTEMA DE REFERENCIA

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Partiendo de los referenciales aplicables y/o de los documentos reunidos:

• Identificar elementos de prueba

• Estudiar los riesgos posibles de no conformidad

• Construir una lista de chequeo

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LISTA DE CHEQUEO

DEBE SER• Elaborada de acuerdo a los elementos de la auditoría• Dirigida a la preparación de entrevistas Una guía

para determinar si las actividades ejecutadas corresponden a las disposiciones adoptadas

• Un instrumento para reportar resultados y obtener conclusiones

NO DEBE SER• Un instrumento para interrogatorio

PERMITE

• Estructurar la evaluación que se efectuará

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AUDITORÍA: ¿CUÁNDO?

SE DEBE RESPONDER A UNANECESIDAD

VOLUNTARIA (DECISIÓN INTERNA)

O

CONTRACTUAL (REQUISITO DEL CLIENTE)

DE EVALUAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS

REQUISUITOSESPECIFICADOS MEDIANTE ELPRINCIPIO DE LA

VERIFICACIÓN

• PROGRAMA DE AUDITORÍAS INTERNAS

• SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS

• CAMBIO EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL, LAS RESPONSABILIDADES, LOS PROCEDIMIENTOS, LOS PROCESOS

• EVALUACIÓN Y SEGUIMINETO A CONTRATISTAS

• SOLICITUD ESPONTÁNEA DEL RESPONSABLE DEL ÁREA

• EVOLUCIÓN DE TECNOLOGÍAS, DE PRODUCTOS

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AUDITORÍA:¿DÓNDE?INTERNAMENTERevisión de los procesos de una

organización por parte de un empleado de la

organización

Auditorías de primera parte

EXTERNAMENTE

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CLASES DE AUDITORÍA

AUDITORIA INTERNA

OBJETIVOSEVALUAR EL GRADO DE

ADECUACIÓNENTRE :

LOS OBJETIVOS QUE SE PRETENDENLAS DISPOSICIONES ADOPTADAS

Y LOS:LOS RESULTADOS OBTENIDOS

FINALIDADES

VALIDAR EL SISTEMA DE GESTIÓNAMBIENTAL MEJORAR EL SGA EN

CASO DEPROBLEMAS

AUDITORÍA EXTERNA

OBJETIVOSEVALUAR

LA APTITUD PARA PREVENIR LACONTAMINACIÓN

VERIFICAR LA APLICACIÓN DE DISPOSICIONES CONTRACTUALES

FINALIDADESRECONOCER LA APTITUD PARA

SATISFACER LOS REQUSITOS ESPECIFICADOS

SEGUIR LA APLICACIÓN DE LAS DISPOSICIONES CONTRACTUALES“AUDITORIAS DE SEGUIMIENTO”

CERTIFICAR UNA ORGANIZACIÓN

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AUDITORÍA: ¿QUÉ?TIPOS DE AUDITORÍA

AUDITORÍA DE UN SISTEMA AUDITORIA DE PROCESO

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LOS MANDAMIENTOS DEL AUDITOR

• Obtener y evaluar evidencias objetivas

• Permanecer fiel al propósito de la auditoría

• Desarrollar la auditoría eficazmente• Dedicar su atención al proceso de

auditoría• Llegar a las conclusiones adecuadas

basadas en las observaciones de la auditoría

• Permanecer fiel a las conclusiones, a pesar de las presiones

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PERFIL DEL AUDITOREDUCACIÓN

BachillerFORMACIÓN DE AUDITOR40 Horas

ATRIBUTOSÉtico

Mentalidad abierta, Diplomático, Observador,

Perceptivo, VersátilTenaz, Decidido,

Seguro de sí mismo

EXPERIENCIA LABORAL5 Años: 2 Años en sistemas de gestión ambiental4 Años: Si es profesionalEXPERIENCIA COMO AUDITOR4 Auditorías completas (planificación, desarrollo e informe) -3 últimos años consecutivos y no menos de 20 días de experiencia cómo auditor en formación

ACTUALIZACIÓNExperiencia laboral

adicionalEntrenamiento asistido

SeminariosConferencias

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INFORME DE AUDITORIA• TRADUCE FIELMENTE LAS CONCLUSIONES

DE LA REUNIÓN DE CIERRE

• CONTIENE EL ALCANCE Y EL OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

• FECHA DE LA AUDITORÍA

• EQUIPO AUDITOR

• LOS DOCUMENTOS DE REFERENCIA

• NO CONFORMIDADES DETECTADAS

• PUNTOS FUERTES DE LA ACTIVIDAD

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LA CONCLUSIÓN GENERAL

• RESUMEN DE LOS PUNTOS FUERTES Y DÉBILES DEL SISTEMA AUDITADO

• FORMULA UNA OPINIÓN SOBRE LAS ACCIONES PRIORITARIAS QUE HAY QUE

INICIAR

• ES LA ÚNICA PARTE SUBJETIVA DEL INFORME

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SEGUIMIENTO

AUDITOR AUDITADO

Acuerda la fecha de la auditoría de seguimientoDesarrolla la auditoría de seguimiento de acuerdo con las acciones correctivas y preventivas propuestasPresenta el informe de auditoría

Propone y desarrolla las acciones correctivas y preventivas, de acuerdo con las no conformidades detectadas durante la auditoríaEstablece la fecha de implantación de accionesDesarrolla las acciones correctivas correspondientes

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PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA

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Auditoria Interna

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Documentos• Plan de Auditoria (Ejemplo0• Informe de Auditoria (Ejemplo)

0• Procedimiento de Auditorias

Internas (Ejemplo0

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DESARROLLO DE LA AUDITORIA

V P A H

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REUNIÓN DE APERTURA Etapa Decisiva

La premisa fundamental: Atmosfera de confianza!

El Auditor es un fotógrafo no el Arquitecto!

Se debe evaluar esta atmósfera

Aclarar desde el comienzo, si es necesario los conceptos básicos de

auditoría

Consolidarla cuando exista

Lo que es la auditoría, evaluar un sistema

En su defecto, buscarla

Lo que no es la auditoria, evaluar los actores del sistema

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REUNIÓN DE APERTURA Etapa Decisiva

1. PRESENTACIÓN DE LOS PARTICIPANTES

2. OBJETO Y ALCANCE DE LA AUDITORIA3. CONFIRMAR EL PLAN QUE SE VA A

INICIAR4. METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA5. VALDAR LOS MEDIO LOGÍSTICOS6. ACORDAR LA REUNIÓN DE CIERRE

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Evidencias Objetivas:

Un ProcedimientoUn RegistroAprobaciones (visto bueno)

DESARROLLO DE LA AUDITORIA Recolección de Evidencias

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Dos metodologías para recogerlas

FUENTES DE INFORMACIÓNHOMBREResponsabilidadCalificaciónDOCUMENTACIÓNManual del Sistema de GestiónProcedimientosInstruccionesRegistrosReglamentosTERRENOProcesosÁreas de trabajoAlmacenes

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LA ENTREVISTA Los % de la comunicación

• Gestos, Actitudes, mirada 75%

• Expresión Oral 25%

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AUDITORIA DE DOCUMENTOS• Práctica el examen por muestreo

Manuales Procedimientos Registros

• Tres ejes de observación La forma El fondo La aplicación

• Tres criterios de evaluación La existencia La práctica La apropiación

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RECOLECCIÓN DE PRUEBAS¿Qué debemos examinar sobre la documentación?• EL FONDO

Cubrimiento del tema Quién, qué, cuándo, cómo…..? Exactitud de las referencias a otros documentos Secuencia adecuada Coherencia Actualizada

• LA FORMA Conformidad con el procedimiento de la empresa Identificación

• LA APLICACIÓN Difusión Efectiva Implementación

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EL AUDITADO Y EL AUDITOR

EL AUDITOR

• Un representante de la alta dirección• Una persona investida de poder que tiene

acceso a toda la información• Alguien que pueda entrevistar al que quiera

y a quién no se le puede rechazar• Alguien a quién no se conoce, por lo cual es

poco confiable• Alguien con quien nunca pidió reunirse• Alguien que le hace perder tiempo• Alguien indiscreto, curioso• Alguien que busca las fallas

• En resumen….. alguien que puede ser peligroso

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EL AUDITADO Y LA AUDITORIA

LA AUDITORIA

• Una situación forzada, creada, falsa• El auditor está en una posición

privilegiada• Las armas no son equitativas• Es un juego de perder y ganar

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LAS NECESIDADES DEL AUDITADO

• SEGURIDAD– Angustia– Prevención

• ACTIVIDAD– Pierde el tiempo – Más trabajoi

• CONSIDERACIÓN– Inferioridad– Desconocimiento

• AFECTIVIDAD– No siente importancia– No siente confianza

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LAS ACCIONES DEL AUDITORPARA DAR SEGURIDADExplicar e objetivoExplicar el métodoTomar notasReformular

PARA DAR ACTIVIDADLe ayuda a hablarLe permite hablarLe ayuda a explicarLe ayuda a resumir

PARA DAR AFECTIVIDADEs cordialLe escuchaLe consagra el tiempoSe pone a disposiciónAgradece

PARA DAR CONSIDERACIÓNSe presentaPermite hablar al auditado de sí mismo, de su trabajoNo juzga al auditadoLe muestra respeto

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LA ACTITUD DEL AUDITOR

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PREPARACIÓN REUNIÓN DE CIERRE

• Hacer el balance de observaciones• Incluir:

Un resumen de la auditoríaAspectos favorablesAspectos no conformes

Concluir sobre:Aspectos favorables y no

conformeLas solicitudes de acción

correctiva

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CALIFICACIÓN DE AUDITOR• Los miembros del comité son seleccionados por

la gerencia• El Presidente debe ser un miembro que

participe activamente en actividades de auditoría

• Debe incluir representantes de las áreas auditadas

• Debe funcionar bajo reglas claramente definidas• Debe revisar previamente el desempeño de los

auditores• Las decisiones deben quedar por escrito y ser

comunicadas

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GRACIAS POR SU ATENCIÓN!