Auditorias Efectivas

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Reunion Organizacional de SSPA

Auditorias Efectivas

Julio de 2008.

Antecedentes de la Reunion:Debido al crecimiento que hemos experimentado en los ultimos tiempos, Delta Asesoria y Recursos Energeticos S.A. de C.V. en su Departamento de Seguridad, Salud y Proteccion Ambiental ha generado una alternativa para vigilar, implementar y colaborar a que las cuadrillas de trabajo realicen las operaciones de forma segura, eficiente y con apego total a los procedimientos. En general hemos detectado la necesidad de crear un sistema de gestion en las anomalias de los departamentos en cuanto entrenamiento, equipos, instalaciones, etc.

Objetivo de las auditorias efectivas:Establecer un procedimiento y estructura especficos para evaluar y detectar anomalas o irregularidades dentro del servicio realizado; vigilando diferentes aspectos y gestionar la correccin estableciendo compromisos de cumplimiento.

Alcance de las Auditorias Efectivas:

Concientizar las necesidades del mejoramiento continuo. Fusionarse con todos los departamentos para lograr una sistematizacin eficaz y efectiva. Crear responsabilidades en la solucin de problemas especficos.

Responsabilidades:Es responsabilidad del Departamento de SSPA Ser percusor del programa, verificando su funcionalidad y gestionando los recursos para la solucin de anomalas detectadas en el proceso. Todos los Departamentos y elementos en la lnea de mando son responsables de : Ejecutar. Respetar. Cumplir. Respaldar. El programa de auditorias efectivas.

Responsables de las auditorias:Las auditorias solo pueden ser realizadas por personal calificado mediante un documento aprobado por la Gerencia y SSPA para la participacin en ellas, siendo estos: Coordinadores de Departamentos. Supervisores de Departamentos. Supervisores de SSPA. Los cuales deben cumplir con el siguiente perfil: Conocer el sistema de Auditorias Efectivas. Ser validado por la Gerencia.

Funcionamiento General de las Auditorias Efectivas:Asegurar que las operaciones sean llevadas a cabo correcta y consistentemente, a travs del proceso de Disciplina Operativa

CUMPLIMIENTO DISPONIBILIDAD

COMUNICACIN CALIDAD

El Sistema de Disciplina Operativa es aplicable a todos los mbitos de una organizacin. En Petrleos Mexicanos este Sistema se ha logrado implantar progresivamente.

y

Operar y mantener instalaciones con procedimientos Obtener mejor calidad en los productos Reduccin de costos Involucrar a supervisores y trabajadores Corregir problemas y deficiencias Asegurar una operacin consistente Mantener un estricto control sobre los riesgos

y

Beneficios de la Disciplina Operativay y

y

y

y

Planificacin de las auditorias:El responsable de SSPA coordinara las actividades de auditorias y se asegurara que por lo menos trimestralmente se realice una auditoria integral a todos los departamentos.

Preparacin de las auditorias:SSPA se encarga de fijar con esta organizacin el calendario de acuerdo con la disponibilidad de los departamentos, proponiendo fechas y participacin de los elementos de supervisin y coordinacin de los mismos. Una vez que se ha acordado la fecha y hora de la Auditoria Interna, SSPA crea un expediente documental y digital donde archivar toda la documentacin relacionada con la auditoria.

Delta Asesora y Recursos Energticos S.A. de C.V.

EXPLORACIN Y PRODUCCIN

Cronologa de las Auditorias Efectivas

21 23 24 25 29 30 31

Aud. Optimizacion. Aud. Medicion. Aud. Instalaciones SAP Aud. Limpiezas Aud. Ecometros.

JULIO

Delta Asesora y Recursos Energticos S.A. de C.V.

EXPLORACIN Y PRODUCCIN

Cronologa de las Auditorias Efectivas

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6

7 11 13 15 16 19 20 21 25 27 29

Aud. Medicion. Aud. Instalaciones SAP Aud. Limpiezas Aud. Ecometros.

AGOSTO

Aud. Optimizacion.

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EXPLORACIN Y PRODUCCIN

Cronologa de las Auditorias Efectivas

1 3 4 6 9 11 12 15 17 18 20 22 23 26 27 SEPTIEMBRE Aud. Optimizacion. Aud. Medicion. Aud. Instalaciones SAP Aud. Limpiezas Aud. Ecometros.

Resultados de la Auditoria y Acciones El Informe de las auditorias es el primer resultado que se obtiene cuando las auditorias son internas , se deber de manejar mediante un formato estndar . En base a los resultados obtenidos en l as auditorias internas y acentuad en el formato de Informe de auditorias se iniciara el proceso de correccin de problemas o fallas identificados. Segn la anomala detectada se designara in responsable para la gestin de la correccin de esta e iniciar los procesos de accin correctiva y accin preventiva.

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EXPLORACIN Y PRODUCCIN

Descripcin del Proceso de Auditorias

Falla el procedimiento No hay procedimiento. No se sigue el procedimiento.

CAUSA DEL PROBLEMA

ACCIN CORRECTIVA, cuando procede

4

Informe Accin correctiva

Cliente reclama Servicio defectuoso

B

PROBLEMA NC

1

CORRECCIN, si es posible

No se hacen las cosas correctamente Hay cosas que no se hacen2

Informe No Conformidad

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Inicio De Acciones CorrectivasSEGUIMIENTO Y MEDICIN

ANOMALIAS DETECTADAS

SSPA REVISA Y DECIDE

NoSE

INICIA A.C.?

NO SE INICIA ACCIN, DE MOMENTO

Las Auditorias Efectivas de primer momento lograran determinar la necesidad de aplicar o no las acciones correctivas y preventivas necesarias,

SSSPA REQUIERE EL INICIO DE ACCIONES CORRECTIVAS

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EXPLORACIN Y PRODUCCIN

Desarrollo y Cierre De Acciones Correctivas

SSPA, actuando en coordinacin con los responsables de las reas afectadas, determina el Equipo de personas que participarn en la accin.

El expediente es el continente de todos los resultados que se obtengan con la accin correctiva.

Los aspectos relevantes de la accin correctiva se registran en el informe de accin correctiva, que tiene el mismo cdigo del expediente al que pertenece.

Calidad supervisa la ejecucin de las acciones, registra su evolucin, e incorpora al expediente abierto toda la documentacin y documentos generados

SE INICIA ACCIN CORRECTIVA

DETERMINACIN DEL EQUIPO DE ACCIN CORRECTIVA

EXPEDIENTE DE ACCIN CORRECTIVA

SSPA SE RENE CON EL EQUIPO DESIGNADO PARA DETERMINAR Y PLANIFICAR LAS ACCIONES CORRECTIVAS A APLICAR

EJECUCIN DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y SEGUIMIENTO POR PARTE DE CALIDAD

NORESULTADO SATISFACTORIO?

Expediente AC AC.XXX

Calidad decide si los resultados son o no satisfactorios.

SICALIDAD CIERRA EL EXPEDIENTE DE ACCIN CORRECTIVA

Acciones Preventivas Permanentes

Las Acciones Preventivas son un tipo especial de Accin que esta enfocada hacia la prevencin, introduciendo modificaciones en los mtodos y criterios en aquellas partes del sistema que pueden constituir fuentes e anomalas en un futuro. Estas acciones se desarrollan bajo : Supervisin constante. Charlas de seguridad. Reuniones de SSPA. Comunicacin con los trabajadores. Las Acciones Preventivas debe ser EFICIENTES Y PERMANENTES

AUDITORIAS EFECTIVAS

ACCIN PREVENTIVA

XITO EN LAS OPERACIONES

CAUSA

ACCIN CORRECTIVA

NO CONFORMIDAD

CORRECCIN

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EXPLORACIN Y PRODUCCIN

El principal reto es

Alinear nuestras Conductas hacia prcticas seguras, permanentes y exitosasDelta Asesora y Recursos Energticos S.A. de C.V.