*

*

TERMINOSAuditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencia de la auditora y evaluarla objetivamente para determinar la medida en la cual se cumplen los criterios de auditora.

Auditora Interna: llamadas auditoras por primera parte, son realizadas por la propia organizacin o en nombre de sta, para revisin por la direccin y otros propsitos internos, y pueden formar la base de una auto declaracin de conformidad por parte de la organizacin.

Auditora Externa: se denominan generalmente auditoras de segunda y tercera parte. Las auditoras de segunda parte las realizan las partes que tienen inters en la organizacin, por ejemplo los clientes, u otras personas en su nombre. Las auditoras de tercera parte las realizan organizaciones auditoras externas e independientes, como por ejemplo las que ofrecen registro o certificacin de conformidad con los requisitos de la ISO 90001 e ISO 14001.*

Auditora Combinada: Cuando se realiza la auditora conjunta de los sistemas de gestin de la calidad y gestin ambiental.

Auditora Conjunta: Cuando dos o ms organizaciones auditoras cooperan en la realizacin de una auditora a un solo auditado.

Criterios de la Auditora: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos usados como referencia. Evidencia de la Auditora: Registros, declaraciones de hecho u otra informacin que sea pertinente para los criterios de auditora y que son verificables. La evidencia de la auditora puede ser cualitativa o cuantitativa.Hallazgos de la Auditora: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora reunida, contra los criterios de auditora. Los hallazgos de la auditora pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de la auditora, u oportunidades de mejora.

*

Conclusiones de la Auditora: Resultado de una auditora que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos de la auditora

Cliente de la Auditora: Organizacin o persona que solicita una auditora. El cliente puede ser el auditado o cualquier otra organizacin que tenga derecho reglamentario o contractual para solicitar una auditora.

Auditado: Organizacin que es auditada.

Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora.

Equipo Auditor: Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora, con el apoyo de expertos tcnicos, si se requiere. Un auditor del equipo auditor se nombra como el lder del equipo auditor. El equipo auditor puede incluir auditores en formacin.

*

**Experto Tcnico: Persona que suministra un conocimiento especfico o experiencia al equipo auditor. El conocimiento especfico o experiencia es aquel relacionado con la organizacin, proceso o actividad que van a ser auditados, con el idioma o la cultura. Un experto tcnico no acta como auditor en el equipo auditor.Programa de la Auditora: Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un perodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico. Plan de la Auditora: Descripcin de las actividades en el sitio y arreglos para una auditora.

Alcance de la Auditora: Extensin y lmites de una auditora. Tpicamente el alcance incluye una descripcin de las instalaciones fsicas, las unidades organizacionales, las actividades y procesos, al igual que el perodo de tiempo cobijado.Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.

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Esta norma internacional proporciona orientacin sobre la realizacin de auditoras de sistemas de gestin de calidad y/o ambiental internas o externas, al igual que sobre la gestin de los programas de auditora. Los usuarios previstos de esta norma incluyen auditores, organizaciones que implementan sistemas de gestin de calidad y/o ambiental, y las organizaciones involucradas en certificacin o formacin de auditores, certificacin/registro de sistemas de gestin, acreditacin o normalizacin en el rea de evaluacin de la conformidad.NORMA ISO 19011:2002. DIRECTRICES PARA LA AUDITORA DE SISTEMAS DE GESTIN DE CALIDAD Y/O AMBIENTAL *

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ALCANCEEsta norma suministra orientacin sobre los principios de auditora, la gestin de los programas de auditora, la realizacin de auditoras de sistemas de gestin de calidad y de gestin ambiental, as como la competencia de los auditores de sistemas de gestin de calidad y ambiental.Es aplicable a todas las organizaciones que necesitan realizar y gestionar auditoras de sistemas de calidad y/o ambiental, internas o externas. *

QUE ES UNA AUDITORA

Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencia de la auditora y evaluarla objetivamente para determinar la medida en la cual se cumplen los criterios de auditora.

Sistemtico: No aleatorio. Actividad planificada y programada.

Independiente. Auditores independientes del rea auditada.

Documentada. Proceso publicado como procedimiento escrito.

Evidencia. Evidencia objetiva.

Criterios de Auditora. Los requisitos de la auditoria de acuerdo con el tipo de auditoria.*

POR QUE REALIZAR AUDITORAS?El propsito especifico de las auditorias se basa usualmente en prioridades de gestin, intenciones comerciales, evaluacin de riesgos y requisitos obligatorios. Por ejemplo:

Determinar si el sistema de gestin de la organizacin cumple con los requisitos de una norma, reglamentacin, ley o contrato.Determinar si el sistema de gestin de la organizacin cumple los objetivos de esta y se est implementando.Comprobar si un proceso se est realizando de acuerdo con un procedimiento escrito y determinar su eficacia.Identificar reas de la organizacin que estn en riesgo y se puedan mejorar.Mantener la acreditacin o certificacin con una norma, reglamentacin, ley o contrato.Satisfacer un requisito de un cliente.*

CUANDO REALIZAR AUDITORAS?Usualmente se hacen de acuerdo a un plan o programa.

Tambin cuando se realizan cambios en procesos, productos o servicios.

Necesidad de acciones correctivas complementarias.

Para comprobar la conformidad con la legislacin o con normas obligatorias.

Para hacer seguimiento y controlar regularmente las actividades y practicas o mantener la acreditacin o la certificacin.*

QUE RESULTADOS SE PUEDE ESPERAR DE UNA AUDITORA?Conocimiento del funcionamiento de la organizacin.Mejor comunicacin entre departamentos.Mejora las relaciones entre cliente proveedor internas y externas.Confirmacin del funcionamiento eficaz del sistema de gestin de la organizacin.Sugerencia de mejora de los auditores (particularmente auditores internos).Productividad y eficiencia mejoradas del proceso de la organizacin.

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Las auditoras permiten tener una informacin objetiva y evidente de cmo est la situacin ambiental total, y permite ayudar a responder a una mayor conciencia de los consumidores y la comunidad en general. Abarca las tareas de bsqueda de informacin y de recoleccin de datos, las visitas y reuniones en la planta, la toma de muestras y el balance de materiales. AUDITORAS AMBIENTALES *

*

Su objetivo principal

Recoger informacin suficiente, fiable, relevante y til sobre: Informacin general de la empresa Documentacin de la planta Permisos y autorizaciones Descripcin de los procesos industriales

Basndose en esta informacin puede realizar: Anlisis de entrada de materiales Identificacin de materias primas Anlisis de salidas de productos y subproductos Identificacin y caracterizacin de residuos y emisiones Anlisis de los sistemas y actividades de tratamiento de residuos Evaluacin de la informacin recogida

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Los elementos considerados en las Auditoras Ambientales son:

Aire: emisiones y fuentesAgua: abastecimiento, contaminacinResiduos: tipo, cantidad, tratamiento, almacenajeSuelos: uso, derrames, hidrologa, capas freticasUsos de la energa: consumo, utilizacin, ahorros, cogeneracin, aprovechamientoRuido: medicin, niveles, informacin, proteccin, quejas exterioresFlora y fauna: inventario e impacto sobre la zona

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*

Las tareas de la Auditora Ambiental son: Identificar y entender los sistemas internos de control de la plantaEstablecer reuniones de comienzoVisitar y conocer la plantaRevisar el plan de diagnsticoEvaluar los sistemas internos de controlIdentificar fortalezas y debilidades de la plantaAdaptar el plan y distribuir los recursosDefinir las estrategias de verificacinEvaluar los costos de tratamiento de residuos y emisionesRecoger datos y otras evidencias

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Las tareas de la Auditora Ambiental son: Aplicar estrategias de verificacin y recoleccin de datosAsegurar el cumplimiento de etapasRevisar "hallazgos" y observacionesAsegurar que los "hallazgos" se basen en informacin objetivaEvaluar los "hallazgos"Agrupar los papeles de trabajo y otros documentosIntegrar y reunir los "hallazgos"Preparar el informe de avance de la reunin de despedidaComunicar los "hallazgos" a los responsables de planta, presentar el informe y discutir

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Variaciones en los esquemas de auditoria ambiental

Auditoria ambiental bsica: Esencialmente, comprende un proceso sistemtico para chequear, medir o valorar la relacin entre una instalacin industrial y el medio ambiente circundante, de forma que este esquema puede aplicarse tan solo a instalaciones que se encuentren en operacin o en el arranque de su proceso operativo.b) Auditoria ante posible responsabilidad por contaminacin: Son usualmente desarrolladas cuando una organizacin desea adquirir edificaciones o terrenos para expandir o ampliar un proceso productivo. Dada la naturaleza del esquema de valuacin que se sigue, presenta similitudes con el ejercicio de Evaluacin de Impacto Ambiental Clsico, de forma que se construye el anlisis a partir de la comparacin de los resultados, con el ejercicio de EIA pertinente.*

c) Auditoria de una actividad: Desarrolladas normalmente para evaluar el desempeo ambiental de actividades especficas como son la generacin y disposicin final de residuos o el uso de la energa en una instalacin industrial. En estos casos, los objetivos y los logros esperados, se centran en la reduccin de los residuos a generar y optimizacin de la eficiencia energtica de los procesos que se evalan, con el fin de proteger el medio ambiente y hacer de la operacin de las instalaciones que se evalan un proceso ms costo efectivo.d) Auditorias de Gerencia y Manejo Ambiental: Se ajustan al esquema de auditoria que requieren los sistemas de manejo ambiental implementados por las organizaciones, siendo su objetivo el de valorar el desempeo ambiental de la organizacin frente a las obligaciones emanadas de la poltica adoptada como parte integral de las prcticas de manejo de un negocio.*

e) Auditoria del proceso EIA: Corresponde a la evaluacin del desempeo de la Evaluacin de Impacto Ambiental (EIA) adelantada para un proyecto en particular, en donde se comparan los impactos realmente producidos con aquellos que en su momento se identificaron como de potencial ocurrencia, a fin de mejorar futuros procesos de evaluacin similar, o con el objeto de adelantar los ajustes de valoracin ambiental a que halla lugar.g) Evaluaciones del ciclo de vida de un producto o proceso: Corresponden en trminos generales a la valoracin sistemtica de un producto desde que se fabrica, usa y desecha en relacin con su efecto en el ambiente. De esa forma, la evaluacin establece los apartes relativos a las materias primas, el transporte, procesamiento en planta de los materiales genricos, el proceso de manufactura, el transporte posterior y distribucin del producto acabado, su uso, reciclaje y disposicin final.*

CLASES DE AUDITORIAS*

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Revisin del sistema de gestin de los negocios de una organizacin, realizada por una persona externa a la organizacin, como por ejemplo un cliente, un proveedor u organismo independiente.

Son llamadas de segunda parte cuando las realiza un cliente y de tercera parte cuando las realiza un auditor externo a la relacin cliente proveedor.

AUDITORA EXTERNA *

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PROCESOS DE LA AUDITORA EXTERNA

Planificacin.

Ejecucin.

Presentacin de Informes.

Actividades Complementarias. (Solamente si se revela no conformidades)

Normalmente se realizan cada tres aos y con visitas de seguimiento cada seis meses o cada ao.*

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Planificacin.

Reunin de Preauditora.

Con un mes de antes de la fecha de la auditora se lleva a cabo una reunin entre el lder del equipo auditor y la organizacin cliente que va a ser auditada, y se acuerda:

Criterios y alcance.Identificacin de las principales reas de riesgo para la organizacin.Manejo de reas de confidencialidad o susceptibilidad.El plan u horario de la auditora.Una visita guiada para familiarizacin, si se requiere.

*

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El equipo auditor.El lder del equipo, conforma un equipo auditor de acuerdo con el tiempo estimado y la pericia requerida.Si la auditoria es de conformidad, los auditores deben tener las habilidades y experiencia apropiadas en los criterios de la auditora.

Revisin de la documentacin.El equipo auditor revisa la documentacin del sistema de gestin de la organizacin. Por ejemplo las polticas y procedimientos, para verificar si se han cumplido los requisitos de la auditora.Se presenta un reporte de revisin de la documentacin al cliente.Resolucin de discrepancias antes de realizar la auditora.

Lista de chequeo.Lista de requisitos o preguntas bsicas con referencia a los criterios de la auditora o a la norma.

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Realizacin.Reunin de Apertura. Con la Alta DireccinPresentar al equipo auditorEstablecer una relacin de trabajo eficazRevisar los criterios y alcancesRevisar el plan de auditora y aclarar detallesEstablecer la hora de cierreEstablecer el proceso de presentacin del informeAclarar aspectos delicados o confidencialesDeterminar requisitos de seguridadOrganizar si se requiere una visita guiadaOrganizar una oficina y otros elementos para el equipo auditor*

La Auditora

Se realiza usando la lista de chequeo y las polticas y procedimientos especficos.

Los auditados son entrevistados con respecto al proceso o son observados mientras lo realizan.

Se registran las observaciones y se recogen evidencias objetivas.

Informar al auditado y a su jefe de rea antes de salir de la organizacin.*

Presentacin del Informe.

Reunin del Equipo Auditor.Evaluar las observaciones y la evidencia recogidas durante la auditora y decide si el sistema cumple los criterios de la auditora.Si el sistema no cumple completamente, se decide el grado de No Conformidad:

Crtica. Relacionada con la seguridad. La auditora se interrumpe temporalmente.Mayor. Desviacin seria con relacin a los criterios de la auditora, implica un riesgo alto para la organizacin y toma tiempo para resolverla.Menor. No es demasiado seria, implica un riesgo bajo para la organizacin, se puede resolver en poco tiempo

*

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Ejemplos de No Conformidades Crticas:Un empleado est siguiendo el procedimiento pero sufre una lesin cuando hace una demostracin del proceso.

Se estn empacando alimentos contaminados.

Un empleado est trabajando en forma insegura, por ejemplo, reparando equipo energizado sin las precauciones de seguridad apropiadas.*

Razones para una No Conformidad Mayor:Se presentan varias no conformidades menores en un aspecto especfico.Hay un elemento particular de los criterios de la auditora no implementado.La no conformidad implica un alto riesgo para la organizacin.Existe una poltica, pero no hay evidencia de su implementacin.El auditado no conoce el procedimiento o ste no est disponible fcilmente.Contradicciones entre poltica, procedimientos, instrucciones, formatos, etc.*

Importante.

La presencia de No Conformidades Mayores significa que el sistema de gestin de la organizacin no cumple con los criterios de la auditora.

Estas se deben corregir y reauditar antes de alcanzar la conformidad.

Las No Conformidades Menores no impiden la conformidad y usualmente se verifican en la auditora siguiente.*

El Informe de la Auditora.Responsabilidad del Lder del equipo auditor.Debe brindar una declaracin de la conformidad con los criterios de la auditora y hacer referencia al RNC.Resume de los hallazgos, como el cumplimiento de objetivos y metas.Recomendaciones para mejorar. (Qu mejorar y no Cmo mejorar)

La reunin de Cierre.Se realiza con la alta direccin.Para agradecer la cooperacin y tiempo de los auditados.Se anuncia el resultado.Explicar las no conformidades.Establecer un cronograma para acciones correctivas y la auditora complementaria.Entrega de copia del informe

*

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Actividades Complementarias.Auditoras Complementarias.Luego de la correccin de las No Conformidades Mayores Se re-auditan solamente aquellas reas especficas que se encontraron como no conformes previamente.Si efectivamente las No Conformidades Mayores han sido corregidas, se da por terminada la auditora.Si las reas se siguen encontrando como No Conformes, se establece fecha para otra auditora complementaria. Una vez resueltas todas las No Conformidades, se alcanza la conformidad con los criterios de la auditora.Las No Conformidades Menores se pueden verificar durante la auditora complementaria o se pueden dejar para la prxima auditora.

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*

Revisin de los procesos de una organizacin, realizada por parte de un empleado de la organizacin o por parte de un auditor subcontratado encargado de realizar una auditoria interna independiente. (auditorias de primera parte).AUDITORA INTERNA *

a. Grado de eficacia y efectividad del sistema de control interno implementado en los procesos de la organizacin.

El resultado de la gestin de la organizacin auditada en lo que respecta a la transparencia y economa que haya exhibido:

En el cumplimiento de metas y objetivos propuestosEn la ejecucin de recursos y ejecucin de los mismos.En el cumplimiento de los requisitos legales y de los lineamientos de la poltica ambiental de la organizacin.

ES UNA EVALUACIN PERIDICA PARA:*

*

*

El objetivo es la razn por la cual se realiza la Auditora Ambiental. por ejemplo, las Auditorias Ambientales obligatorias son exigidas por la autoridad ambiental, y en consecuencia son bsicamente Auditorias Ambientales de cumplimiento legal. Sin embargo, en el caso de las Auditorias Ambientales Voluntarias, pueden plantearse adems otros objetivos, los cuales son definidos por la empresa auditada.

*Objetivos de la Auditoria Interna Ambiental

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Examinar y documentar el estatus de cumplimiento de una empresa respecto de un conjunto de estndares nacionales o en su defecto por las normas extranjeras o internacionales en materia ambiental.

Identificar, evaluar y caracterizar los aspectos e impactos ambientales asociados a las actividades de la empresa.*Ejemplos de objetivos para Auditorias Ambientales Obligatorias:

*Determinar el grado de cumplimiento de instrucciones, procedimientos, requisitos o estndares tcnicos de carcter ambiental aplicables.

Comparar el grado de cumplimiento de las normas ambientales y criterios de aplicacin de la legislacin ambiental vigentes.

Identificar y documentar los aspectos e impactos ambientales de las actividades desarrolladas en la empresa.*Ejemplos de objetivos para Auditorias Ambientales Voluntarias:

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Los criterios de la Auditora Ambiental hacen referencia a polticas, prcticas, procedimientos o requisitos, etc., que se constituyen en referentes o patrones, contra los cuales el auditor compara la evidencia de la Auditora Ambiental.Los criterios incluyen requisitos legales, y entre otros aspectos, polticas institucionales, normas, guas de buenas prcticas u oportunidades de Produccin ms Limpia, requisitos organizacionales, especficos o reglamentarios. *Criterios de Auditoria Interna Ambiental

PROPSITOS DE LA AUDITORIA INTERNA AMBIENTAL1. Incentivar la medicin y comparacin de objetivos, metas y resultados.Es la accin de medir y comparar los logros alcanzados por la organizacin con relacin a las metas y objetivos previstos y la capacidad de tomar acciones correctivas que conlleven a la organizacin a mejorar los niveles de eficacia.

2. Promover el control interno eficazRecomendar el diseo e implementacin de sistemas de control interno que promuevan el logro de objetivos y metas ambientales, la deteccin oportuna de desvos, la agilidad en las tomas de decisiones.*

3. Asegurar el cumplimiento de la legislacin:Verificar que la organizacin cumpla con el marco normativo aplicable a sus actividades y funciones.

4. Difundir la utilizacin de sistemas de medicin de desempeo y toma de decisiones.Fomentar la utilizacin de sistemas de informacin que permitan la medicin del desempeo y sirvan de apoyo para la toma de decisiones.

5. Incorporar a la comunidad organizada en el proceso de auditoria.Promover la participacin de la comunidad en la evaluacin de la gestin ambiental, a travs de sistemas de captura de quejas, reclamos, encuestas, etc.*

ALCANCE DE LA AUDITORIA INTERNA AMBIENTAL.

Auditoria Global:Comprende la auditoria a toda la organizacin, sus procesos y actividades. Esto implica aquellos procesos que durante un periodo determinado hayan producido resultados evaluables.

Seguimiento de las Recomendaciones:Accin destinada a evaluar el grado de cumplimiento de las recomendaciones realizadas al auditado en informes de auditoria previos y describir:

- Las causas que motivaron el incumplimiento, y- El efecto producido de las recomendaciones efectuadas.*

ENFOQUE DE LA AUDITORIA INTERNA AMBIENTAL.

1. Enfoque basado en Procesos: observacin objetiva y clara de los procesos de la organizacin, es decir, las entradas y salidas de los procesos.

Ventaja Control continuo que proporciona sobre los vnculos entre los procesos individuales dentro del sistema de procesos, as como sobre su combinacin e interaccin.

Enfatiza la importancia de:la comprensin y el cumplimiento de los requisitos,la necesidad de considerar los procesos en trminos que aporten valor,la obtencin de resultados del desempeo y eficacia del proceso, la mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas

*

2. Enfoque basado en los aspectos: la auditoria se realiza con base a los aspectos ambientales de la organizacin y al cumplimiento de los requisitos legales que aplican a la organizacin y los dems requisitos legales suscritos por la organizacin y la autoridad ambiental.

3. Enfoque basado en el Sistema: en este enfoque el auditor debe hacer un mapa del sistema y as poder identificar:

OperacionesInput y outputAspectos e impactosControlesInteracciones del sistema.

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IMPORTANTE

Las auditoras internas de una organizacin se deben hacer a intervalos planificados para determinar y suministrar informacin a la direccin acerca de si el SGA cumple o no con los acuerdos planeados y si se han mantenido.

No es necesario que cada auditora interna cubra el sistema completo, siempre que el programa de auditora asegure que todas las unidades y funciones de la organizacin se auditen peridicamente.

Los resultados de la auditora interna del SGA pueden suministrarse en forma de un informe y se pueden usar para corregir o prevenir no conformidades especficas, cumplir uno o ms objetivos del programa de auditoras y proporcionar elementos de entrada para la revisin por la direccin.

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*EL PROCESO DE LA AUDITORIA INTERNA AMBIENTALPlanificacin y preparacin.Ejecucin.Presentacin de informesSeguimiento y Revisin.*

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ACTIVIDADES DE LA AUDITORIA INTERNA

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PLANIFICACIN Y PREPARACIN1. PROGRAMACIN DE LA AUDITORA

Se establece la frecuencia de la auditora para cada proceso

Su frecuencia se establece con los riesgos que tienen los procesos.

Los procesos misionales se debern auditar con mayor frecuencia

Se debe indicar las auditoras reprogramadas o las auditoras complementarias.

Se socializa con el equipo auditor

*

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PROGRAMA DE AUDITORIAObjetivo del Programa: Verificar la conformidad del SGA con la Norma ISO 14001:2004Alcance del Programa: Se auditarn todos los procesos de la Organizacin.Recursos: Equipo Auditor (3 funcionarios) y Exp. Tcnico.Fecha de actualizacin:22/09/10Documentos de Referencia: Manual de G.A. ISO 14001:2004PROCESOSCRONOGRAMARESPONSABLESEFMAMJJASONDAuditor AuditadoProduccinXXXCristian CastroJefe ProduccinRev. x A.D.XAlejandro SanzGerenteLogsticaXPipe BuenoJefe LogsticaGestin Hum.XMiguel BosJefe R.H.Observaciones: Para realizar la auditora al proceso de produccin se requiere un experto tcnico que aporte el conocimiento tcnico en reas especificas.Aprobado: Alta DireccinElaborado por: Lder Ambiental

*a. Generalidades de Programa de Auditora

El programa de Auditora, envuelve en su elaboracin todo lo que ser realizado durante el proceso de la Auditora. Entre las caractersticas, podemos anotar:

Debe ser sencillo y comprensivo.Debe ser elaborado tomando en cuenta los procedimientos que se utilizarn de acuerdo al tipo de empresa a examinar. El programa debe estar encaminado a alcanzar el objetivo principal. *

*b. Objetivos del Programa de Auditora

Se basan En:Prioridades de la direccin - certificacinPropsitos comercialesRequisitos del sistema de gestinRequisitos legales y contractualesEvaluacin de los proveedoresRequisitos de los clientesRiesgos de la organizacinNecesidades de otras partes interesadas*

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c. Amplitud de un Programa de Auditora

Depender del tamao, naturaleza y complejidad de la organizacin, as como tambin:

Alcance, objetivo y duracin de cada auditora.Frecuencia.Nmero, importancia, complejidad, similitud, y ubicacin de las actividades auditadas.Normas, requisitos legales, contractuales y otros criterios de auditora.Necesidades de acreditacin o certificacin.Cambios significativos en operaciones de la organizacin.Entre otros.*

*d. Responsabilidades del Programa de Auditoria

Se recomienda que la responsabilidad sea asumida por personas con conocimientos en auditorias incluida la Alta Direccin y debern:

Establecer los objetivos y amplitud del programa.Establecer responsabilidades y asegurarse de la disponibilidad de recursos.Asegurarse de la implementacin del programaMantenimiento de los registros.Seguimientos, revisin y mejora del programa.*

*e. Recursos del programa de Auditoria

Recursos financieros.Procesos de mantenimiento de los auditores.Disponibilidad de personal adecuado e idneo.Amplitud del programa de auditoria.Tiempo de viaje (multisitios).Otras necesidades del auditor.*

*f. Procedimientos del Programa de Auditoria

Planificacin y elaboracin del calendario de las auditorias.Aseguramiento de la competencia de los auditores.Seleccin apropiada de los equipos.Realizacin de las auditorias.Conservacin de los registros de auditoria.Seguimiento del desempeo.Comunicacin de los logros globales a la alta direccin.*

*g. Implementacin del Programa de Auditoria

Comunicacin del programa de auditoras a las partes interesadas.Coordinacin y elaboracin del calendario de auditoras y otras actividadesEstablecimiento y mantenimiento de un proceso de evaluacin de auditores y su continua formacinAsegurar la seleccin de los equipos auditoresProveer los recursos requeridos por los equipos auditoresAsegurar la realizacin de las auditoras conforme al programaAsegurar la revisin, aprobacin y distribucin del informe de auditoraAsegurar el seguimiento de auditora cuando se requiera*

*h. Registros del Programa de Auditoria

Con base a los registros se demuestra la implementacin del programa de auditora y pueden incluir:

Registros de auditorias individuales, tales como: planes de auditora, informes de auditora, informes de no conformidades, informes de acciones correctivas, informes de seguimiento.

Resultados de la revisin de programas de auditora.

Registros del personal de auditora.

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*i. Seguimiento y Revisin del Programa de Auditoria

La implementacin del programa de auditora debe seguirse y revisarse a intervalos definidos para evaluar el cumplimiento de los objetivos de este e identificar oportunidades de mejoraSe deben comunicar los resultados de la revisin a la alta direccin.Se deben manejar indicadores de desempeo para llevar a cabo el seguimiento del programa a partir de la identificacin de la aptitud de los auditores, el cumplimiento de los criterios y la retroalimentacin de los actores de la auditora.La revisin del programa de auditora puede llevar al manejo de acciones correctivas y preventivas y al mejoramiento de este.

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*2. INICIO DE LA AUDITORAa. Designacin del lder del equipo auditor. Si la auditora es llevada a cabo por un equipo auditor, debe designarse un auditor lder.

Auditor Ambiental lder: persona calificada para gestionar y efectuar auditoras ambientales. La gestin incluye la responsabilidad global de la auditora y las comunicaciones formales del auditor con el cliente y con el auditado.

Dependiendo de las circunstancias, el equipo auditor puede incluir expertos con un grado de especializacin, auditor entrenador u observadores de acuerdo a lo aceptado por el auditor lder.

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Responsabilidades del Auditor Lder.

El auditor lder debe tener experiencia en trato gerencial y autoridad necesaria para tomar decisiones finales con respecto a la conduccin de la auditora y cualquier observacin al respecto.Adicionalmente a lo ya mencionado, las responsabilidades del auditor lder tambin cubren:

La responsabilidad final de todas las fases de la auditora.Ayuda con la seleccin de otros miembros del equipo auditor.Preparacin del plan de auditora.Representacin del equipo auditor con la gerencia.Preparacin y entrega del informe de auditora.Direccin de las actividades de seguimiento.

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*Conocimiento y habilidades genricos de los lderes del equipo auditor

Los lderes de un equipo auditor deberan tener conocimiento adicional y habilidades en cuanto a liderazgo en auditora, para posibilitar que el equipo de auditora realice la auditora de una manera eficiente y eficaz. El conocimiento y habilidades en esta rea deberan incluir:Planificacin de la auditora y uso efectivo de recursos durante la auditora.Representacin del equipo auditor en las comunicaciones con el cliente y el auditado.Organizacin y direccin de los miembros del equipo auditor.Direccin del equipo auditor para obtener las conclusiones de la auditora.Prevencin y resolucin de conflictos.Preparacin y terminacin del reporte de auditora.

*

b. Definicin de objetivos, alcance y criterios de la auditora

Objetivos: Define que se quiere lograr con la realizacin de esta

Determinar el grado de conformidad del sistema de gestinEvaluar el cumplimiento de requisitos legales, reglamentarios y contractualesEvaluar la eficacia del sistema de gestin en el logro de los objetivos trazadosIdentificar fortalezas y reas de mejora

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Alcance: implica la seleccin de reas o asuntos que sern revisados a profundidad en la etapa de ejecucin. Esta decisin debe ser efectuada teniendo en cuenta materialidad, sensibilidad, riesgo y costo de la auditoria.

Describe la extensin y limites de la auditora: ubicacin, unidades de la organizacin, procesos y actividades que van a ser auditados y tambin el tiempo para realizar la auditora.

Criterios: Los criterios de la Auditora Ambiental hacen referencia a polticas, prcticas, procedimientos o requisitos, etc., que se constituyen en referentes o patrones, contra los cuales el auditor compara la evidencia de la Auditora Ambiental y determina la conformidad del sistema de gestin.

*

Los criterios incluyen requisitos legales, y entre otros aspectos, polticas institucionales, normas, guas de buenas prcticas u oportunidades de Produccin ms Limpia, requisitos organizacionales, especficos o reglamentarios.

Los criterios incluyen como mnimo el cumplimiento de la legislacin ambiental vigente y sus disposiciones reglamentarias; las reglas, procedimientos y mtodos que se establezcan en las normas nacionales, o en su defecto a las normas extranjeras o internacionales en materia ambiental que se utilicen de referencia; as como las buenas prcticas de operacin e ingeniera.

*

*c. Seleccin del Equipo AuditorLuego de la programacin de la auditoria, se debe seleccionar un equipo auditor. Su tamao y composicin depender de:

Objetivos, alcance criterios y duracinTipo de auditora combinada o conjuntaCompetencia requerida en los auditores para asegurar el cumplimiento de los objetivos de la auditoriaRequisitos legales, reglamentarios, contractuales y acreditacinIndependencia de los auditores respecto a las reas auditadasCapacidad de interactuar con auditados y auditoresLenguaje y compresin de las caractersticas sociales y culturales del auditado

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Capacidades, habilidades y destrezas del equipo auditor

Planificacin estratgicaToma de decisiones y trabajo en equipoTcnicas de programacin de auditoriasDefinicin y manejo de indicadoresTcnicas de auditoriaTcnicas de entrevistaTcnicas para la elaboracin de encuestasElaboracin de informesElaboracin de planes de trabajo

Los responsables de seleccionar el quipo auditor deber tener en cuenta la capacidad tcnica, y experiencia de los funcionarios de acuerdo en el tipo y complejidad de la organizacin a auditar.

*

Caractersticas los integrantes del equipo auditor :

Ser profesional Dominio de la metodologa a utilizar Habilidad numrica. Capacidad para captar la integralidad de los procesos. Habilidad para detectar situaciones conflictivas. Habilidad para la sntesis y anlisis. Actitud para desenvolverse en condiciones de incertidumbre. Abierto a la participacin y al trabajo en equipos Voluntad y dedicacin centrada en la resolucin de problemas Capacidad para el manejo de dificultades.

*

Comunicacin con los integrantes con el objetivo de informar.

Propsitos de la auditoria.Beneficios que se pueden obtener de los resultados de la auditoria.Composicin del equipo auditor.El espacio fsico e infraestructura que el auditado pone a disposicin del equipo auditor.Las reas criticas entre ambas partes para fijar criterios especficos.

*

*d. Reunin de PreauditoraSe debe llevar a cabo una reunin entre el lder y el gerente o supervisor del rea auditada, al menos una semana antes de planear la auditora, para acordar y organizar:

La fecha y horaEl proceso que se est revisandoEl alcance de la auditoraEl manejo de confidencialidad o de susceptibilidadLos nombres de los auditadosSi no se est familiarizado con el proceso auditado, se pude organizar una visita guiada por algunos empleadosOrganizar una oficina para el equipo auditorAcordar si el director o supervisor desea observar la auditora, deber permanecer en silencio sin hacer comentarios ni preguntas

*

Aspectos a tener en cuenta

El objetivo de la reunin de apertura es establecer un ambiente cordial y establecer las reglas de procedimiento para la auditora.

La formalidad de la reunin de apertura depende del alcance de la auditora y tamao del grupo auditor.

Por regla general se debe realizar en un saln de conferencias y ser conducida por el auditor lder.

El auditor lder deber preparar una agenda para la reunin para asegurar el cubrir con todos los puntos claves.

La gerencia de la organizacin auditada debe ser enterada de la presencia de los auditores y de sus objetivos.

La reunin de apertura para auditoras que tengan un alcance limitado o sean dirigidas por un auditor pueden ser celebradas en una oficina con mnima asistencia por parte de la organizacin auditada.

*

Presentacin del equipo Auditor y de los Asistentes.

Precisar el Objetivo y el Alcance de la Auditoria. Resumir Metodologa. (Muestreo) Definir Personal a Entrevistar. Acordar la Logstica y condiciones de la Auditoria. Revisar el Itinerario y confirmar su aceptacin. Anticipar a Reuniones siguientes.

*

*3. REVISIN DE LA DOCUMENTACIN

Antes de iniciar la auditora es necesario revisar la documentacin del auditado para determinar la conformidad del sistema, segn los criterios. Adems de revisar el documento que describe al proceso que se est auditando, se deber revisar cualquier informacin pertinente antes de planificar la auditora en detalle, por ejemplo, reportes de auditoras previos, no conformidades y detalles de las acciones correctivas, ejemplos de los registros que se llevan, etc. Esta documentacin se debe solicitar al supervisor del proceso

Los documentos a revisar en cada caso dependern de los objetivos, alcances y criterios de auditora que se hayan definido

*

* La documentacin del sistema y del proceso, es vital para entender que es lo que vamos ha hacer como auditores para orientarnos hacia el objetivo del programa

Que se puede obtener de la documentacin del S.G.A. ?

Manual de Gestin Ambiental: La configuracin del S.G.A. y sus propsitosProcedimientos, instructivos, guas, etc.: Entender el hacer del procesoReportes de auditora, no conformidades, acciones tomadas, etc.: La evolucin del proceso y su historia a travs de resultados

En la revisin de la documentacin de deber aplicar el ciclo PHVA

*

Fuentes de informacin:

Archivos de las auditorias anteriores. La misma organizacin. Conocimiento directo mediante la realizacin de observaciones, entrevistas, etc.Informacin relevante encontrada a travs de medios digitales.

Si se encuentra que la documentacin es inadecuada, se debe informar al cliente, a los auditores y a los auditados y tomarse la decisin de continuar o suspender hasta solucionar os problemas identificados.*

Conclusiones de la revisin documental

Aspectos fuertes que son claros y aportan valorAspectos por mejorar de la documentacin, para dar claridad y aporte de valorAspectos de la documentacin que ayudaran al auditor en la auditora de campo*

*a. Sobre la organizacin:Organigrama Asignacin de responsabilidad.Delegacin de autoridad y funciones.Manuales.Cdigos e instructivos.

b. Productos y servicios:Naturaleza y caractersticas.Proveedores.Destinatarios o clientes.Insumos.

*Informacin bsica a revisar:

c. Sistemas gerenciales de informacin:Informes de seguimiento de la gestin.Informes de auditorias anteriores.

d. Operaciones:Operaciones y actividades criticas.Manuales de procedimientos.

e. Informacin adicional:Grado de aceptacin por parte de los usuarios.Procedimientos adoptados para la medicin del desempeo.*

Documentos a Revisar

Esta revisin podr considerar permisos, planes y resultados de monitoreos ambientales, hojas de seguridad sustancias peligrosas, declaraciones de disposicin final de desechos y permisos especiales. La revisin de permisos debe considerar sus lmites y condiciones, fechas de renovacin y cualquier tipo de monitoreo requerido por el permiso. Los datos de monitoreo deben ser cuidadosamente revisados y contrastados respecto de los permisos ambientales, esto incluye monitoreos requeridos por las autorizaciones ambientales de proyectos evaluados en el Sistema de Evaluacin de Impacto Ambiental.Los registros de recepcin y despacho de productos qumicos y desechos tambin podran ser revisados. Los encargados ambientales debieran tener registros precisos de quin est retirando dichos insumos o desechos y donde estos ltimos son enviados.

*

Que Revisar

Si una instalacin utiliza productos qumicos que requieren de una hoja de seguridad u otro tipo de registros de seguridad, la auditora podra incluir que los auditores identifiquen esos materiales y evalen la habilidad del personal que los manipula.

Los auditores podran, adems, determinar si la organizacin dispone de una sealizacin adecuada en el manejo de estos productos.

En el caso que se trate de una auditora de la gestin ambiental de acuerdo a procedimientos previamente establecidos, correspondan stos o no a una norma sobre sistemas de gestin ambiental, tal como la norma NTC-ISO 14001, la auditora deber incluir la revisin de todos los documentos en los cuales se establecen los procedimientos de gestin, incluido el procedimiento para el manejo de los registros de la organizacin auditada, incorporando la correspondencia relativa a la gestin ambiental.

*

*Cuando es importante la revisin de los resultados de otras auditorias:

En la fase de planeacin: es importante para identificar las observaciones significativas.En la fase de ejecucin: para sustentar el hallazgo de situaciones de problema.

Es importante tener cuidado con todo tipo de material escrito ya que pueden contener evidencias de estudios que estn fuera de contexto.

* Revisin y utilizacin de los resultados de otras auditorias

4. PREPARACIN DE ACTIVIDADES IN SITU

Preparacin del Plan de AuditoraDebe ser realizado por el Auditor LderObjetivos , Criterios y Alcance (descripcin de las unidades y procesos que se van auditar)Identificacin del Equipo Auditor.Duracin: Fechas y Hora de Inicio y Cierre de la Auditoria.Documentos de referencia para auditoras previas o similares, registros.Lugar y Fechas requeridas o tentativas de la auditoriaDatos Confidenciales segn aplique.Personal a entrevistar.Resumen de Hallazgos de Incumplimiento Documentales.Presentado al cliente para su revisin y aceptacinPresentado al auditado antes de iniciar la auditora

*

PLAN DE AUDITORIA*

OBJETIVOVerificar la conformidad del proceso con respecto a la Norma ISO 14001:2004ALCANCEProceso de MantenimientoCRITERIOSNumeral es 4.4.6 4.5.1 de la Norma ISO 14001:2004AUDITOR LIDERLuz Patricia Hernndez EQUIPO AUDITOR: Michelle Isaza Jenny GarcaREUNION DE APERTURA: 12/10/2010REUNION DE CIERRE: 12/10/2010FECHAHORAACTIVIDADOBSERVACIONESAUDITADOAUDITOR12/10/20108:00 a.m.Reunin de AperturaEntrevista y revisin documentosJefe de MantenimientoLuz Patricia Hernndez- Michelle Isaza Jenny Garca9:00 a.m.Visita a PlantaRecorrido y entrevista operariosJefe de MantenimientoLuz Patricia Hernndez- Michelle Isaza Jenny Garca9:30 a.m.Toma de MuestrasVerificacin de parmetrosJefe de MantenimientoLuz Patricia Hernndez- Experto Tcnico10:00 a.m.Reunin de AuditoresIdentificacin de Hallazgos Conclusiones de No ConformidadesLuz Patricia Hernndez- Michelle Isaza Jenny Garca11:00 a.m.Reunin de CierreSe informa al auditado sobre los hallazgos identificadosLuz Patricia Hernndez- Michelle Isaza Jenny GarcaOBSERVACIONES: Se requiere el apoyo de un experto en mantenimiento de plantas de tratamiento de aguas residualesElaborado por: Luz Patricia HernndezAprobado por: Jefe de MantenimientoFECHA: 06/10/2010

b. Asignacin de tareas al equipo auditor

El lder deber asignar tareas a los miembros del equipo auditor considerando:

CompetenciaIndependenciaUso de los recursosResponsabilidades

Dichas tareas son susceptibles a cambios durante la auditoria*

c. Preparacin de documentos de trabajo

instrumentos de apoyo, formularios, lista de chequeo

Los instrumentos de trabajo necesarios para facilitar las tareas del auditor en campo deben permitir y/o contener:

Registrar las actividades realizadas (reuniones, entrevistas y visitas) Protocolos y Listas de Verificacin o Chequeo Registrar la evidencia que respalda los hallazgos de Auditora Amb.

Las listas de chequeo es una lista de requisitos o preguntas bsicas que le ayuden a:

Recolectar informacin requeridaAclarar ideasVerificar la exactitud de lo que ha visto o ha odo

*

PROPSITO DE LA LISTA DE CHEQUEO.

Asegura la continuidad de la investigacin (acta como una gua y

recordatorio)Ayuda al auditor lder a identificar las metas y los procesos de auditora que cada miembro audita.Ayuda a mantener la marcha de la auditora con una rpida referencia de los procesos finalizados.Ayuda al auditor lder a hacer reasignaciones rpidas cuando se necesiten.Puede ayudar a mantener la auditora en curso y descartar un seguimiento intil e improductivo de informacin no esencial.Provee buena informacin histrica como gua para futuras auditoras.Provee registro de ejecucin/observaciones de auditora.

*

ESTILO DE PREGUNTAS.

El auditor deber hacer preguntas con un buen manejo del tono de manera que:

El auditado sienta que el auditor est interesado sinceramente en la respuestaEl auditado sienta al auditor amistoso y no es arrogante ni condescendiente. Es metdico y profesional, sin ser frio ni indiferenteDe tiempo al auditado para elaborar su respuestaActuar con naturalidad de acuerdo con las declaraciones del auditadoSer firme y persistente con el auditado difcil o evasivo, y no dejar que se le escape

*

TIPO DE PREGUNTAS.

El tipo de preguntas mas apropiadas para facilitar la entrevista:

Preguntas abiertas Preguntas de sondeo Preguntas cerradas

Tipo de preguntas que se deben evitar:

Preguntas Capciosas Preguntas Agresivas Preguntas Mltiples

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PREGUNTAS ABIERTAS

Diseadas para estimular el pensamiento y hacer que el auditado se expreseSe deben plantear de manera que la intencin quede clara y no sea ambigua o confusaEstimulan al auditado a ser el que hable ms y as se reduce el nmero de preguntas a formularUsualmente comienzan con Cmo, Qu, Cundo, Por Qu, Dgame, Mustreme, Descrbame

Ejemplos: Dgame que procedimiento sigue ustedMustreme cmo funciona estoCmo procesa los resultados del ensayo?De donde viene este formato?Qu hace cuando?*

PREGUNTAS DE SONDEO

Son preguntas abiertas diseadas para extraer informacin especifica y ms profunda acerca de un aspectoEstimula al auditado a explicar con mas detalle una afirmacin que no es clara para el auditorUsualmente comienzan por Dgame ms acerca de .., Qu quiere decir con..?, Deme un ejemplo de

Ejemplos: Por favor explique qu est ocurriendo aquPor qu estos recipientes no estn etiquetados?Qu quiere decir?Deme algunos ejemplosCmo funciona esto?Me va a decir algo ms?*

PREGUNTAS CERRADAS

Diseadas para obtener respuestas breves del auditadoAyudan a resumir el contenido o verificacin de una respuestaSe deben utilizar de manera escasa y no se deben utilizar para empezar una entrevista

Ejemplos:

Usted diligenci este formato?Esta es la caneca de los desperdicios?Qu color de etiqueta va pegada a este tipo de recipienteQuien trabaj con usted en esta reparacin?Djeme ver si entend correctamente. Me dijo que primero coloca la etiqueta en la parte superior y luego coloca la tapa frontal. Correcto?*

PREGUNTAS AGRESIVAS

Va segura para poner al auditado fuera de lugarPuede hacer que el auditado se enoje, mienta o se retire y se rehse a cooperarHabitualmente usan palabras cargadas o emotivas

Ejemplos:

Usted es el idiota que puso esto boca abajo?Finalmente pudieron trabajar juntos y resolver ese problema?Parece que usted realmente tiene problemas para manejar este proceso?No pudo averiguar como archivar esto correctamente?En el tiempo que lleva en este puesto no se ha molestado en leer el procedimiento?Ese intil supervisor suyo?*

PREGUNTAS MULTIPLES

Pueden confundir al auditado y hacerle olvidar algunas de las respuestas o hacer que se enfoque en algo de menor importanciaSi todas las preguntas tienen pertinencia, se deben plantear en forma secuencial y no simultneamente

Ejemplos:

Cundo comenz en este trabajo? Le informaron acerca del manual de procedimientos? Sabe en donde se encuentra el manual? Quien le enseo a hacer su trabajo?*

LISTA DE CHEQUEO*

PLAN N: 1FECHA: 12/10/2010PROCESODEPARTAMENTO DE GESTIN AMBIENTALPREGUNTASDOCUMENTOS Y REGISTROSCOMENTARIOS/OBSERVACIONES/CONCLUSIONES/HALLASZOSPCmo su proceso aporta al cumplimiento de la Poltica Ambiental?Documentos de caracterizacin del proceso. Programa y planes de Auditora En el mapa de procesos en donde se ubica su proceso?Mustreme cual es el procedimiento que tiene para realizar auditorasHCundo realiz la ltima auditora? Informe de auditora Listas de Chequeo diligenciadasVQue acciones implemento para eliminar las No Conformidades?Programa para el manejo de las No Conformidades Registro de seguimiento a la implementacin de No ConformidadesAQue mejoramiento ha implementado para mejorar el proceso de auditoras? Informe de Revisin y mejoramiento al proceso

OBSERVACIONES: RESPONSABLE: MICHELLE ISAZA

*Las listas de chequeo son preparadas a partir de protocolos o listas de chequeo genricas que han sido confeccionadas sobre distintos temas, tales como la legislacin ambiental sobre emisiones gaseosas, descargas de lquidos, residuos slidos, planes de manejo ambiental.

Uno de los protocolos ms importantes es el de cumplimiento de requisitos legales; es importante contar con un formato preparado que contenga con detalle el marco legal aplicable en Colombia. *

EJECUCION DE LA AUDITORIAReunin de Apertura. Es conveniente reunirse con el gerente o el jefe de cada proceso por auditar, antes de comenzar la auditora. Su propsito es:Presentar al equipo auditor a los jefes de reasRevisar el alcance de la auditoraRevisar el plan de auditora y aclarar detallesVerificar que los auditados estn disponibles

2. Ejecucin de la Auditora.

Se usa como referencia la lista de chequeoSe entrevista a los auditados con relacin al procesoSon observados mientras realizan el procesoSe registran las observacionesSe recoge evidencia objetiva del cumplimiento o no de cada actividad con relacin al procedimiento

*

Objetivos de la Ejecucin de la Auditoria Interna Obtencin de evidencias suficientes, pertinentes y competentes, bajo los procedimientos y practicas definidas en el programa de auditoria. Formulacin de observaciones con sus respectivas recomendaciones, soluciones y alternativas sobre las reas y procesos auditados, aprobados en el plan de auditoria.

En la evaluacin el equipo auditor deber tener especial atencin en:

El criterio por el cual se evala la gestin del auditado, que debe partir de la hiptesis del optimo desempeo esperado, y de los atributos funcionales que debe tener ese desempeo, esto es, en trminos de cumplimiento normativo, eficacia, economa e impacto dentro de los cuales debe desenvolverse la gestin, es decir, el denominado debe ser.

La naturaleza, las caractersticas y situacin particular de la organizacin auditada (estructura organizativa, grado de sistematizacin, complejidad, cultura)que pueden afectar su grado de desempeo.

*

Recoleccin de la InformacinRevisar los Requerimientos de Energa de la EmpresaEs importante que se conozca cmo se consume. Para evaluar su eficiencia y formular medidas de gestin de Produccin ms Limpia que se proponga en el Programa de Manejo AmbientalSe debe revisar el consumo de energa en la produccin o en la prestacin del servicio objeto de la empresa, pero adems es necesario observar la energa destinada a iluminacin, aire acondicionado, ventilacin, aire comprimido, generacin de vapor, informtica, comunicaciones.Contabilizar el Consumo de Energa en el Proceso de Produccin o de ServiciosInspeccionar la gestin energtica que hace la empresaEvaluacin de la situacin energtica de la empresa y el desarrollo de medidas dirigidas a la reduccin del consumo de energa.Maquinara, Capacidad instalada (kg/hr - Cortes/hora, cantidad de vapor/hora, etc.), nmero de mquinas o equipos, Potencia

*

Contabilizar el Consumo de Agua en el Proceso de Produccin o de ServiciosEtapa del proceso o actividad (lavado de equipos, lavado de instalaciones)Consumo por unidad de tiempo (balances, consumos aproximados, formulas, incluso medir caudal con balde y cronmetro, todo apoyado con el recibo de consumo del acueducto)Consumo por unidad de producto (contadores para cada proceso, en caso contrario se debe realizar balances rpidos para obtener el dato)Fuente de abastecimiento (acueducto, reservorio, agua lluvia, pozo profundo)

Registrar el Flujo de Materias Primas e Insumos en el Proceso de Produccin o de Servicios. Identificar Materiales Peligrosos.Unidad (peso, volumen o cantidad) Consumo por mes Costo unitarioEspecificaciones (txico, peligroso, manejo especial) Proveedor

*

Registrar los Residuos Slidos y/o Peligrosos Generados en el Proceso de Produccin o de Servicios y su ManejoNombreOrigen (limpieza de equipos, mantenimiento, combustin)Cantidad por periodo de tiempoComposicin (caractersticas especiales, concentracin, mezclado)Disposicin final (rellenos sanitarios, botadero, campo abierto,

reciclaje interno, reciclaje externo, venta a terceros, reuso, etc.)

Registrar las Aguas Residuales del Proceso de Produccin o de Servicios, los Sistemas de Pretratamiento, Tratamiento y Disposicin Caracterizar los EfluentesTipo de agua residual (vertimiento domstico, industrial)Cantidad: (caudal en litros por segundo o metros cbicos por hora)Concentracin (caracterizaciones de los vertimientos, procedencia)Carga (concentracin)Tratamiento (Pretratamiento, tratamiento primario, secundario)Fuente receptora (alcantarillado, fuente superficial, infiltracin, campo abierto.

*

Registrar las Emisiones Atmosfricas/ruido del Proceso de Produccin o de Servicios y sus Sistemas de Manejo y Control. Caracterizar los EfluentesEquipo o etapa productiva (fuente de emisin, caldera, horno, planta elctrica, molino, equipo de soldadura, etc. o el nombre de la operacin)Anlisis aproximado por balance de materia o factores de emisinSistema de salida (chimenea en el punto de descarga, altura y de acuerdo al tipo de combustible usado y la operacin de combustin la contaminacin generada en la actividad)Tratamiento al final del tubo (filtros de manga, ciclones, cmaras de sedimentacin, etc).

Otro tipo de emisin es el ruidoOcupacional (al interior de la planta, afectacin a los trabajadores) Ambiental (afectacin a la comunidad). Registrar las mediciones y ubicar los puntos de medicin.Los equipos u operaciones que lo generan

*

Evaluar las Prcticas de OperacinLas buenas prcticas de operacin se constituyen en factores potenciales de contaminacin. Los cuatros factores que generalmente componen un proceso de produccin son materiales, mquinas, mano de obra y mtodos de trabajo.El control de la produccin consiste en llevar a cabo una adecuada gestin de estos cuatro elementos, en el sentido de utilizarlos eficiente y eficazmente para fabricar y ofrecer a los clientes los productos con la calidad solicitada, y en los plazos acordados.

Revisin de los requisitos legales.

Considerar las normas vigentes en la Repblica de Honduras y las normas internacionales o lineamientos tomados como criterios de Auditora Ambiental, teniendo en cuenta sus requerimientos, prohibiciones, exclusiones, mtodos de muestreos y anlisis, entre otros.*

Revisin de requisitos y documentacinRevisin programada de los registros y documentos de la organizacin relativos al tema ambiental que no hayan sido revisadosLa revisin dependern de los objetivos, alcances y criterios de auditora que se hayan definido. Permisos, planes y resultados de monitoreos ambientales, hojas de seguridad sustancias peligrosas, declaraciones de disposicin final de desechos y permisos especiales. La revisin de permisos debe considerar sus lmites y condiciones, fechas de renovacin y cualquier tipo de monitoreo requerido por el permiso. Los registros de recepcin y despacho de productos qumicos y desechos

Evaluacin de riesgos.Evaluacin de riesgos impuestos por legislacin especfica (Cdigo de trabajo, Reglamento de Medidas Preventivas de riesgos laborales)Evaluacin de riesgos para los que no existe legislacin (Exposicin a campos electromagnticos.)

*

La Entrevista de AuditoraLimites de funciones y preparacin del AmbienteLlevarla a cabo en donde se realice la actividadTiempo apropiadoSin interrupcionesSin barreras fsicasSin intimidacionesDemostraciones

Pasos de la entrevista

Paso 1.

Presentacin del equipo al auditadoAsegrese la preparacin del ambiente Haga que el auditado est cmodoPresente un panorama general de la auditora

*

Paso 2.

Mustreme una copia de su procedimiento , revise el nmero de la edicin y la fecha.

Particip en su elaboracin? - le puede dar al auditor una idea del conocimiento que el auditado tiene del proceso.

Sin referencia al procedimiento, por favor indqueme como le va con el proceso o En sus propias palabras dgame como el o por favor mustreme lo que usted hace.

Haga las preguntas pertinentes

Paso 3.

Registre las observaciones

Recoja evidencia

*

Paso 4.

Deje que el auditado haga preguntas

La ultima pregunta es Tiene ideas o sugerencias para mejorar este proceso?

Paso 5.

Brinde retroalimentacin al auditado sobre resultados positivos y no conformidades.

Indique el contenido del informe

Agradezca por su tiempo y cooperacin

*

*

Tipos de Evidencia

Evidencia fsica: es obtenida mediante la visualizacin de los procesos, generalmente necesita ser complementado por otro tipo de evidencia.

Evidencia documental: es la informacin obtenida de la revisin de documentos existentes en la organizacin. La confiabilidad del documento depende de la forma de cmo fue creado. Los auditores deben considerar si el documento puede ser falsificado o creado en su totalidad por un empleado deshonesto.

Evidencia testimonial: es la informacin obtenida de fuentes externas, tales como declaraciones, PQRs, etc.

Evidencia analtica: se obtiene mediante la comparacin de cifras, resultados de ejercicios anteriores, comparacin con la legislacin, etc. Esta tipo de evidencia es la ms utilizada en auditoria de gestin.

*

Hallazgos de la Auditoria Interna.

Resultado de la comparacin que se realiza entre un criterio y la situacin actual revelada durante la auditoria in situ.Es toda informacin, que a juicio del auditor, le permite identificar hechos o circunstancias importantes que pueden incidir en la gestin de la entidad. Los requisitos que debe reunir un hallazgo de auditoria son:Debe ser significativo.Basado en hechos y evidencias precisas documentadas en papeles de trabajo.Debe ser objetivo.Debe ser convincente para una persona que no ha participado en la auditoria.

Comunicacin de los hallazgos en la Auditoria Interna.Obtener sus puntos de vista respecto a los hallazgos encontrados.Facilitar la oportuna adopcin de acciones correctivas.

*

*INCUMPLIMIENTO DE UN REQUISITO

Norma ISO 14001 Sistema de Gestin de la Organizacin

Un requisito no se ha considerado (intencin).La practica difiere de lo definido en el sistema (implementacin)La practica no es eficaz (eficacia)*NO CONFORMIDAD

*La No Conformidad debe ser basada en:

Hechos y DatosPrecisaObjetivaTrazableConcisa

Podra alguien ms encontrar la misma evidencia que usted encontr, basado en lo que usted escribi?*

*Se debe hacer antes de la reunin de cierre para tratar los siguientes aspectos:

Revisin de los hallazgosAcordar las conclusiones de la auditoriaPreparar las recomendaciones si estuvieran especificados con anterioridadComentar sobre las actividades de seguimiento y cierre de No Conformidades*Preparacin de las conclusiones de la auditoria

Es presidida por el auditor lder del equipo auditor, en sta se presentan los hallazgos, No Conformidades y conclusiones de la auditoria de tal manera que sean comprendidos y reconocidos por el auditado.

Cualquier opinin relativa a las No Conformidades y/o conclusiones entre el auditor y el auditado deben discutirse y en lo posible solucionarse, si no se llega a un acuerdo, ambas opiniones deben registrarse.Reunin de Cierre de la Auditoria*

Responsable el Lder del equipo auditor

Es el producto ltimo del auditor, por medio del cual expone sus observaciones, conclusiones y recomendaciones por escrito y que es remitido a la direccin de la organizacin auditada.

Contiene juicios fundamentados en las evidencias con el objeto de suministrar suficiente informacin acerca de los desvos ms importantes

Recomendaciones mejoras a la conduccin de las actividades y ejecucin de los procesos.

PRESENTACION DE INFORMESPREPARACIN DEL INFORME DE AUDITORIA*

El informe de la Auditora brinda la oportunidad para:

Captar la atencin de la alta Direccin Mostrar los beneficios que ofrece este tipo de examen.

Cubre dos funciones bsicas:

Comunica los resultados de la evaluacin del sistema de gestin ambiental y el cumplimiento de la legislacin ambiental vigente y aplicable.

2. Persuade a la direccin de la organizacin para adoptar determinadas acciones y, cuando sea necesario llama su atencin, respecto de algunos problemas que podran afectar adversamente sus actividades y operaciones.*

En el informe de la Auditora ambiental .

El auditor debe combinar el anlisis de la informacin primaria solicitada al empresario y consignada en los formularios de captura de informacin, con la informacin obtenida de las observaciones realizadas durante la visita a la planta, las entrevistas sostenidas con el personal operativo y su experiencia como auditor.

El resultado debe ser el concepto objetivo de un experto sobre el actual desempeo ambiental de la empresa.

El lenguaje y las formas de presentacin de los hallazgos deben ser sencillos y fciles de comprender para el empresario y los funcionarios que evalen el documento.*

*

Propsito del informe .

Describir las No Conformidades y, proveer las bases que permitan definir las acciones necesarias para corregir las desviaciones encontradas.

El informe adems debe presentar todos los antecedentes sobre cmo, cundo y quin realiz la Auditora Ambiental, de forma tal de entender los elementos que permitieron llegar a las conclusiones que se indican y el grado de certeza que ellos.*

*Es necesario tener en cuenta determinadas caractersticas en el momento de elaborar informes, con el objeto de mantener un suficiente nivel de calidad. Trascendencia.Exactitud y beneficios de la informacin.Calidad.Objetividad.Claridad.Precisin.

*Mtodos de presentacin del Informe

*

*Trascendencia: Los temas incorporados deben ser lo suficientemente significativos como para merecer ser informados y captar la atencin de la direccin.

Exactitud y beneficio de la informacin: El contenido del informe sea digno de crdito, es decir que debe expresar exactitud en los juicios, los que debern ser justos e imparciales. La validez del informe puede ser cuestionada si el mismo falla en su exactitud.

*

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*

Objetividad y enfoque: Las observaciones deben ser presentadas de manera clara y objetiva. La informacin necesaria para lograr un enfoque adecuado del informe formar parte de los papeles de trabajo e incluir:

Definicin de la naturaleza y alcance de la auditoria.Informacin acerca del volumen y la naturaleza de las operaciones.Informacin de los aspectos deficientes y los aspectos satisfactorios.

*

*Precisin y claridad: el informe debe ser tan corto como sea posible, utilizando un estilo de redaccin claro, preciso y simple. Un informe conciso y completo merecer la atencin adecuada por parte del auditado, cosa que no pasara si el texto es demasiado extenso. Contribuye a claridad los siguientes aspectos:

No suponer que los auditados tienen conocimientos tcnicos.El estilo del informe debe indicar un significado claro, evitando las palabras o trminos tcnicos.

*

*

Durante el transcurso de la auditoria, el auditor lder o el mismo auditor revisar el trabajo de los auditores y se asegurara que los papeles de trabajo renan evidencias suficientes y competentes, que avalen las observaciones, conclusiones y recomendaciones. Por lo tanto, ser responsabilidad del auditor que el informe revele todos los aspectos de inters que contribuyan al objetivo fundamental de la auditoria*Redaccin del informe de Auditoria Interna

*Redaccin del informe de Auditoria InternaEn general, un informe consta de tres partes:

Resumen: Contiene una declaracin de conformidad con los criterios de la auditora, una corta sinopsis de los hallazgos de la auditoraLas observaciones detalladas y las referencias a la evidencia objetiva observada se escriben en la lista de chequeo y se anexan al informe. Si la auditora era para evaluar la conformidad del sistema de la organizacin, el informe debe incluir el grado de cumplimiento de sus objetivos y metas.

*

*No Conformidades: Habitualmente se presentan en detalle en un formato separado por cada No Conformidad.Se le puede dar nombre a cada No Conformidad para referenciarla.Si los elementos de la lista de chequeo han sido numerados, se puede citar este numero sobre al No Conformidad.

Recomendaciones: Son opcionalesNo especifican como mejorar, sino solamente que mejorar.Se relacionan con la eficiencia del proceso auditado y la retroalimentacin sobre el resultado del proceso.Se pueden hacer recomendaciones acerca e las polticas y procedimientos escritos, particularmente si se pueden aclarar mas.

*

*El formato del informe de auditoraLa lista de chequeo de auditoraLos formatos de reporte de no conformidades, RNCUna copia del procedimiento auditadoOpcional, adjuntar al formato de reporte de no conformidades, las fotocopias de las evidencias objetivas encontradas durante la auditora

FINALIZACION DE LA AUDITORIALa auditora finaliza cuando se hayan realizado todas las actividades descritas en el Plan de Auditora y el Informe de Auditora se haya distribuido.

*COMPOSICIN DEL INFORME

**Formato Lista de Chequeo

Auditora NLISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIAPagina NRef.Pregunta / RequisitoObservaciones o X

Firmas del Equipo Auditor:

**Formato Reporte de Auditora Interna

Nombre del Procedimiento Versin N.Fecha de la AuditoraEquipo AuditorPersonas AuditadasRESULTADO DE LA AUDITORA Conforme No Conforme (Vanse las NC abajo) RESUMEN DE LA AUDITORIA

NC NDESCRIPCIONMenorMayor

RECOMENDACIONES

Firmas del Equipo auditor

SEGUIMIENTO Y REVISION DE LA AUDITORADurante la fase de seguimiento de la auditora, el auditor debe verificar que ha habido respuesta a cada una de las solicitudes de acciones correctivas, que se encuentren implantadas y sean adecuadas con su finalidad y sean cumplidas. El auditor debe quedar satisfecho de que las acciones correctivas tomadas corrigen el problema y con esto se evita su recurrencia.

SEGUIMIENTO.La organizacin auditora debe mantener un programa de seguimiento y generar evidencia de ello. El mtodo para monitorear el seguimiento debe ser contemplado en el programa de auditora. *

SEGUIMIENTO.

El sistema debe ser estructurado de tal modo que suministre lo siguiente:

Identificacin de la auditora, el auditor lder, los miembros del equipo auditor y la organizacin auditada.Fecha de inicio y finalizacin de la auditora.Nmero del reporte de auditora, nmero de solicitudes de accin correctiva.Fecha de vencimiento de las respuestas a las acciones correctivas y estado de avance.La fecha reprogramada de auditora (cuando sea aplicable).

Cuando una respuesta de la organizacin auditada no es recibida en la fecha establecida, el grupo auditor debe notificar de su incumplimiento y reportarlo a las autoridades respectivas.*

ACCINES DE SEGUIMIENTO.

Las respuestas a todas las solicitudes de accin correctiva deben ser emitidas dentro del perodo establecido.El auditado debe determinar la accin correctiva requerida para garantizar la efectividad del sistema a corto y a largo plazo, debe ser confirmada por escrito.El auditor lder debe evaluar la efectividad de las acciones establecidas (conjuntamente con cualquier evidencia de apoyo) y dependiendo de la naturaleza de la deficiencia (y requisitos del procedimiento de auditora) proceder a:

Aceptar la accin correctiva con la evidencia entregada. Programar una visita adicional para verificar la eficacia de la accin correctiva.El seguimiento de los detalles debe ser registrado y firmado por el auditor lder (generalmente en la solicitud de accin correctiva).

*

*Una vez finalizada la ejecucin del seguimiento, se deber presentar un informe que incluya:

El grado de cumplimiento de las acciones correctivas.Los logros ms importantes obtenidos con las medidas adoptadas.Las recomendaciones que no hayan sido implantadas, indicando las causas que justifican la falta de implementacin, impacto de la no implementacin y un detalladlo plan de accin que se deber ejecutar. 247INFORME DE SEGUIMIENTO

CIERRE.

El cierre de las no-conformidades encontradas durante la auditora debe estar soportado en la verificacin de evidencias objetivas que certifiquen el cumplimiento satisfactorio de la misma.

Una vez que se verific que las acciones correctivas han sido implantadas satisfactoriamente, el auditor lder debe emitir una carta de cierre de acciones correctivas, dirigida a la gerencia del rea auditada.*

*COMPETENCIAS Y ATRIBUTOS DEL AUDITORENVIRONMENTAL CERTIFICATIONS SERVICES - UTP*

La confianza y la seguridad en el proceso de auditora dependen de la competencia del personal que realiza la auditora. Para llegar a ser auditor, una persona debera:

Demostrar capacidad para aplicar el conocimiento y habilidades necesarios para realizar las auditoras.

Educacin, experiencia laboral, formacin del auditor y experiencia en auditora son los medios por los cuales una persona adquiere el conocimiento apropiado y habilidades para llegar a ser un auditor.

ATRIBUTOS PERSONALES*

*

Principios, procedimientos y tcnicas de auditora, para posibilitar que el auditor seleccione los que son apropiados para diferentes auditoras.Documentos del sistema de gestin y de referencia, para posibilitar que el auditor comprenda el alcance de la auditora y aplique los criterios de la auditora.Situaciones organizacionales, para posibilitar que comprenda el contexto operacional de la organizacin.Leyes y reglamentaciones aplicables, y otros requisitos pertinentes a la disciplina, para posibilitar que el auditor conozca los requisitos que se aplican a la organizacin auditada y trabaje de acuerdo con ellos.*CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES*

*Mtodos y tcnicas de gestin ambiental, para posibilitar que el auditor examine los sistemas de gestin ambiental y genere hallazgos de auditora y conclusiones apropiados.

Ciencia y tecnologa ambiental, para posibilitar que el auditor comprenda las relaciones fundamentales entre las actividades humanas y el medio ambiente.

Los aspectos tcnicos de las operaciones, para posibilitar que el auditor comprenda la interaccin de las actividades, productos, servicios y operaciones del auditado. ENVIRONMENTAL CERTIFICATIONS SERVICES - UTP*CONOCIMIENTO Y HABILIDADES ESPECIFICAS

*Para adquirir la experiencia necesaria para llegar a ser auditor, una persona necesita:

Experiencia laboral en una posicin tcnica, gerencial o profesional que involucra el ejercicio de criterio, resolucin de problemas y comunicacin con otro personal gerencial o profesional.

Formacin como auditor, que contribuya al desarrollo del conocimiento.ENVIRONMENTAL CERTIFICATIONS SERVICES - UTP*EDUCACIN, EXPERIENCIA Y FORMACIN

**COMPETENCIAS SEGN NTC ISO 19011

*

La evaluacin inicial de las personas que desean llegar a ser auditores.

La evaluacin de los auditores como parte de un proceso de seleccin de equipo auditor.

La evaluacin continua del desempeo de los auditores para identificar las necesidades y mejora.*ETAPAS PARA LA EVALUACIN DE AUDITORES

*El proceso de evaluacin comprende cuatro pasos principales.

Identificar las cualidades y atributos personales y los conocimientos y las habilidades para satisfacer las necesidades del programa de auditoria.Establecer los criterios de evaluacin. (aos de experiencia, numero de auditorias, horas de formacin en auditoria, desempeo, habilidades demostradas).Seleccionar el mtodo de evaluacin adecuado.Realizar la evaluacin.ENVIRONMENTAL CERTIFICATIONS SERVICES - UTP*EVALUACIN DEL AUDITOR

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