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INFORME DE AUDITORIA

Proceso: CONTROL INTERNO Vigente desde: 15/02/2018 Código: CI-FR-04 Versión: 01

Página 1 de 80 Calle 6 No. 6-02 Neiva – Huila Tels. 8725500 Fax 8712130 – 116 E-mail: [email protected] www.lasceibas.gov.co

AUDITORIA INTERNA

INFORME FINAL – PROCESO ADMINISTRATIVA

Y FINANCIERA

Neiva (H), Diciembre de 2018

mailto:[email protected]




Contenido

1. ALCANCE ................................................................................................... 6

2. OBJETIVO .................................................................................................. 6

3. CRITERIOS ................................................................................................. 7

4. EQUIPO AUDITOR ..................................................................................... 7

5. AUDITADO Y RESPONSABLE DEL PROCESO ....................................... 7

6. METODOLOGÍA UTILIZADA ..................................................................... 7

7. HALLAZGOS SUBSANADOS DE AUDITORIAS DE VIGENCIAS ANTERIORES .................................................................................................... 8

7.1. TALENTO HUMANO .................................................................................. 8

7.1.1. SG-SST ............................................................................................... 8

7.1.2. INCAPACIDADES ............................................................................. 17

7.1.3. AUSENTISMO LABORAL ................................................................. 18

7.1.4. INCAPACIDADES ............................................................................. 18

7.1.5. REGLAMENTO INTERNO ................................................................ 19

7.2. RECURSOS FÍSICOS .............................................................................. 19

7.2.1. INVENTARIO FÍSICO ........................................................................ 19

7.2.2. MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS ................................................. 20

7.2.3. CONSUMO DE COMBUSTIBLE ....................................................... 21

7.3. TIC´S – SISTEMA DE INFORMACIÓN HAS ........................................... 22

7.4. GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO .................................................. 22

7.5. ARQUEO DE CAJA MENOR ................................................................... 22





8. HALLAZGOS NO SUBSANADOS AUDITORIA VIGENCIAS ANTERIORES 24

8.1. TALENTO HUMANO ................................................................................ 24

8.1.1. SG-SST ............................................................................................. 24

8.1.2. MANUAL DE FUNCIONES ................................................................ 25

8.1.3. HISTORIA LABORAL ........................................................................ 26

8.1.4. DOTACIÓN ........................................................................................ 32

8.2. RECURSOS FÍSICOS .............................................................................. 32

8.2.1. INVENTARIO FÍSICO ........................................................................ 32

8.2.2. BAJA DE ELEMENTOS ..................................................................... 34


8.2.4. TIC´S – SISTEMA DE INFORMACIÓN HAS ..................................... 36

8.2.5. COPIAS DE SEGURIDAD ................................................................. 37

8.2.6. PAGINA WEB .................................................................................... 38

8.3. GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO .................................................. 38

9. AUDITORIA 2017 ..................................................................................... 38

9.1. TALENTO HUMANO ................................................................................ 38

9.1.1. HISTORIAS LABORALES ................................................................. 39

9.1.2. REGLAMENTO INTERNO ................................................................ 41

9.1.3. HORAS EXTRAS ............................................................................... 41

9.1.4. SG-SST ............................................................................................. 44

9.2. RECURSO FÍSICO .................................................................................. 45

9.2.1. BAJA DE ELEMENTOS ..................................................................... 45


9.2.3. CONSUMO DE COMBUSTIBLE ....................................................... 46

9.3. TICS – SISTEMA DE INFORMACIÓN HAS. ............................................ 47

9.4. GESTIÓN DOCUMENTAL ....................................................................... 48

10. AUDITORIA 2018 ................................................................................... 48





10.1. HALLAZGOS TRASLADADO DE OTRAS DEPENDENCIAS ............... 48

10.1.1. LOTE PTAR ................................................................................... 48

10.1.2. LABORATORIO ............................................................................. 50

10.1.3. PLANTA DE TRATAMIENTO RECREO ......................................... 50

10.1.4. BOCATOMA EL GUAYABO ........................................................... 50

10.2. TICS ...................................................................................................... 50

10.3. RECURSO FÍSICO ............................................................................... 55

10.3.1. MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS .............................................. 55

10.3.2. INVENTARIO ................................................................................. 56

10.4. TALENTO HUMANO............................................................................. 57

10.4.1. SG-SST .......................................................................................... 57

10.4.2. HISTORIAS LABORALES .............................................................. 57

10.5. GESTIÓN DOCUMENTAL .................................................................... 60

11. AUDITORIA ACTUAL- HALLAZGOS SUBSANADOS EN LA REUNIÓN DE CIERRE ............................................................................................................ 61

11.1. TALENTO HUMANO............................................................................. 61

11.1.1. PRIMA DE SALUBRIDAD .............................................................. 61

11.1.2. PLAN DE CAPACITACIONES 2016 .............................................. 63

11.1.3. SG-SST .......................................................................................... 64

11.2. GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO ............................................... 68

11.3. RECURSO FÍSICO ............................................................................... 69

11.3.1. CONSUMO DE COMBUSTIBLE .................................................... 69

11.4. TICS ...................................................................................................... 73

12. OBSERVACIONES ................................................................................ 73

12.1. TIC´S..................................................................................................... 73

12.2. TALENTO HUMANO............................................................................. 73

12.2.1. PRIMA DE SALUBRIDAD .............................................................. 73

12.2.2. HORAS EXTRAS ........................................................................... 74





12.2.3. MANUAL DE FUNCIONES ............................................................ 75

12.2.4. VIÁTICOS ....................................................................................... 75

12.3. ARCHIVO CENTRAL ............................................................................ 76

12.4. RECURSO FÍSICO ............................................................................... 76

13. ASPECTOS POR MEJORAR ................................................................ 76

14. TOTALIZACIÓN DE LOS HALLAZGOS Y OBSERVACIONES ............ 80





AUDITORIA INTERNA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN INFORME DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

FECHA: DICIEMBRE DE 2018 PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA

1. ALCANCE La Oficina Asesora de Control Interno, en cumplimiento de su Plan de acción y en procura del mejoramiento continuo de la empresa ha proyectado su programa anual de auditorías internas para la vigencia de 2018, dicho programa atenderá de manera evaluativa a todos los procesos de la empresa, haciendo énfasis en los principios del MIPG como son: la transparencia, eficiencia y la articulacion en pro de la optimización de los procesos y el Sistema de Gestión de Calidad, Además se revisaran ejecución del plan de acción, implementación del SGC y MIPG, Programa de Capacitaciones, Procesos de Inducción Y Re inducción, Bienestar Social, Seguridad Industrial Y Salud Ocupacional, Incapacidades e Inventario, Indicadores, PINAR, Cronograma de Mantenimiento preventivo de Equipos e Infraestructura y Calibración, Investigación de Incidentes y Accidentes ARL, Plan Anual de Adquisiciones, Registro de Mantenimiento de Equipos de Cómputo, Aires Acondicionados, Vehículos, Equipos varios e Infraestructura, Tabla de Retención Documental, Tablas de Valoración Documental Entre Otros Temas.

2. OBJETIVO

Evaluar y asesorar todos los procesos de la empresa y cada una de las divisiones que la conforman, se medirá y verificará el grado de conocimiento y aplicación del MIPG y el SGC, esto con el fin de asegurar la confiabilidad de dicho proceso y el cumplimiento de los objetivos misionales de la Empresa.





3. CRITERIOS

La OACI practicará la Auditoria, observando la norma ISO 9001:2015, el MIPG, Los procedimientos y manuales aprobados; Se evaluará la efectividad de los sistemas anteriormente mencionados. Para poder desarrollar la auditoria, se procederá a revisar, evaluar y analizar los datos que arrojaron las entrevistas realizadas al Líder del Grupo y al equipo de apoyo.

4. EQUIPO AUDITOR

EDGAR LEONEL CONTA (Asesor de la OACI).

MARÍA ANGELICA VEGA MURTE (Contratista de la OACI).

5. AUDITADO Y RESPONSABLE DEL PROCESO

RODRIGO HERNANDEZ POLANIA (Subgerente Administrativo Y Financiero)

ANA MARIA BAHAMON (Líder Talento Humano)

LUIS L. FERNÁNDEZ (Líder Gestión De Tecnología Y Comunicaciones (Tics) )

LUIS EDUARDO PERDOMO (Líder Gestión Documental)

YOLANDA TRUJILLO (Líder Recursos Físicos)

6. METODOLOGÍA UTILIZADA

Al proceso de Gestión Administrativa se le realizó la auditoría interna en la cual se tomó el Sistema de Gestión de Calidad y se planifico mediante Oficio Interno No 2018CS013021-1 enviado al Jefe del proceso el día 19 de Octubre de 2018, junto con el plan de la auditoria. Para la conformidad del Sistema de Gestión de Calidad, las evidencias correspondientes se recogieron mediante muestreo, inspección, consulta de documentos, reunión de apertura, observación, revisión y evaluación de documentos, registros, información de los resultados de los indicadores, acorde a la agenda descrita en el Plan de auditoría.





La metodología de la auditoria para la realización de las entrevistas fue la del Planear, Hacer, Verificar, Actuar. (PHVA). Se realizó un muestreo a la capacidad del área para la identificación, planificación y cumplimiento de los requisitos legales aplicables al proceso, como son:

Constitución 1991. Sistema de gestión de calidad S.G.C ISO 9001:2015 Modelo Estándar de Control Interno (MIPG). Manual de Contratación Vigente. Reglamento interno de trabajo. Manual de funciones. Documentos y Formatos Recientemente Aprobados.

La auditoría se le aplico al proceso de Gestión Administrativa de Las Ceibas Empresas Publicas de Neiva. Las actividades correspondieron a un muestreo representativo de las actividades de implementación del Sistema de Gestión de Calidad y el MIPG.

7. HALLAZGOS SUBSANADOS DE AUDITORIAS DE VIGENCIAS ANTERIORES

7.1. TALENTO HUMANO

7.1.1. SG-SST

7.1.1.1. INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN A. Se evidencia que existe una cartilla para el manejo de inducción y reinducción

pero no existe un procedimiento o un programa de inducción y reinducción donde se estipule los procedimientos y periodicidad. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se evidencia dentro del Procedimiento de Talento Humano GA-MN-H01 en el numeral 7.2. Esta Inducción, Reinducción y Capacitación.

B. No se evidencia la matriz de Aspectos E impactos Ambientales relacionada en la cartilla de inducción y reinducción.





SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se evidencia esta fue incluida dentro de las inducciones y reinducciones.

C. No se evidencia el programa de gestión Ambiental relacionado en la cartilla de

inducción y reinducción. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se evidencia esta fue incluida dentro de las inducciones y reinducciones.

D. No se evidencia que exista un programa o procedimiento de reinducción e inducción. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se evidencia dentro del Procedimiento de Talento Humano GA-MN-H01 en el numeral 7.2. esta Inducción, Reinducción y Capacitación.

7.1.1.2. PLAN DE CAPACITACIONES 2016

A. Se evidencia que la estructura organizacional contemplada en el plan de capacitaciones no corresponde a la estructura actual. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA ya que este se actualizo para el año 2018.

7.1.1.3. PROGRAMA EPIDEMIOLOGIA CARDIOVASCULAR

A. No se evidencia valoración individual a cada participante del programa al menos una vez al semestre como lo dice en el programa. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se evidencia 4 jornadas para tamizajes para el año 2018, una con medinas, emermedica y las otras con la ARL POSITIVA.

B. No se evidencia educación continua en los temas propuestos en el programa. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se evidencia ejecución del programa en los temas propuestos.





7.1.1.4. PROCEDIMIENTO SELECCIÓN Y MANTENIMIENTO DE EPP

A. No se está suministrando los EPP pertinente para el proceso de Gestión Documental. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se ha suministrado los EPP necesarios.

7.1.1.5. MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE PELIGRO, EVALUACIÓN Y VALORACIÓN DEL RIESGO.

A. No se evidencia en la matriz que se realice la Identificación de Peligro, Evaluación Y Valoración del Riesgo a toda la planta administrativa de la empresa incluyendo archivo central. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, Se evidencia la matriz para la planta administrativa la cual incluye archivo central.

B. No se evidencia en la matriz que se realice la Identificación de Peligro,

Evaluación Y Valoración del Riesgo de los operadores de acueducto y alcantarillado que se encuentran haciendo mantenimientos u obras de las redes. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, Se evidencia la matriz para los fontaneros, oficiales, obras de acueducto y alcantarillado.

7.1.1.6. COPASST

A. No se evidencia acta de reunión para el 31 de Agosto de 2017. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA

7.1.1.7. SG-SST – SEGÚN NORMATIVIDAD VIGENTE

A. No se evidencia la rendición de cuentas al interior de la empresa.





SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, Se evidencia que la rendición de cuentas se realizó en Noviembre de 2018

B. No se evidencia que el programa de capacitaciones cubra el total de los trabajadores de la empresa para el año 2017. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, Se evidencia que las capacitaciones cubren todas las sede de la empresa.

C. No Se evidencia el plan de trabajo anual en SST para el año 2017 donde se identifiquen las metas, responsabilidades, recursos y cronograma de actividades. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, Se evidencia el plan de trabajo anual para el 2018.

D. No se evidencia que se incluyan los aspectos de seguridad y salud en el trabajo en la evaluación y selección de proveedores y contratistas. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA.

E. No se evidencia la revisión de la alta dirección del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se realizó en Noviembre de 2018.

F. No se evidencia que se garantice la definición y la implementación de las acciones preventivas y/o correctivas necesarias con base en los resultados de la supervisión, inspección, la medición de los indicadores del SG-SST. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se evidencio ficha técnica de los indicadores del SG-SST

G. No se evidencia la auditoria al SG-SST para el año 2016 como lo dice la

evaluación del sistema y como lo exige el Decreto 1072 de 2015. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se realizó en Septiembre de 2018.





7.1.1.8. SISO

A. No se evidencia una MSDS de los productos químicos que manipulan algunos funcionarios de las distintas plantas. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA ya que se evidencia las fichas técnicas y las capacitación y simulacros por parte del prestador del servicio, Brinsa – Jhon Jairo Rodríguez el día 10 de mayo de 2018 y PQP el 14 de Agosto.

7.1.1.9. PROGRAMA PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN EN SALUD.

A. No se evidencio el seguimiento especial que requerían los 13 funcionarios que fueron reubicados basados en los exámenes periódicos basados en el diagnóstico del doctor Jesús Salvador Suaza Moreno. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, ya que se evidencia en una mesa laboral realizada el 08 de Noviembre de 2018 se le hizo seguimiento a cada caso relacionado con medicina laboral con la ARL Positiva y el seguimiento en la evaluación psicosocial realizada en Septiembre de la presente vigencia.

B. No se evidencia que a la fecha de la auditoria se haya reforzado el plan de

capacitaciones en cuanto al programa de vigilancia epidemiológica, lo cual estaba contemplado dentro de las recomendaciones del doctor Jesús Salvador Suaza Moreno. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se evidencia capacitaciones en los diferentes programas de vigilancia epidemiológicos de desórdenes musculo esquelético, cardiovascular, visual y del ruido.

7.1.1.10. PROCEDIMIENTO PARA EL REPORTE Y LA INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES DE TRABAJO Y ENFERMEDADES LABORALES.

A. El Programa de Investigación de Incidentes y Accidentes de Trabajo y el Programa para el Control de Incidentes y Accidentes de Trabajo. No se pueden identificar en su implementación aunque están definidos en el





procedimientos durante la vigencia 2015, no hubo reporte de accidentes por lo tanto no se puede validar el cumplimiento de este programa. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se evidencia el reporte de accidentes de trabajo como lo establece el S.G.C. en SG.SST.

7.1.1.11. PROGRAMA GESTIÓN EN LA PREVENCIÓN DE ENFERMEDADES LABORALES.

A. No se priorizan los riesgos relacionados con la enfermedad laboral a partir de

la evaluación de condiciones de trabajo. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, ya que con la Matriz de identificación de Peligros (GA-FR-H14 V03 del 24 de Marzo de 2018) se clasifican los riesgos relacionados a las enfermedades laborales con su respectivos controles.

B. Se evidencia debilidad en la formación, educación y entrenamiento para la

prevención de las enfermedades laborales. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se evidencian en el programa de Capacitaciones (GA-PG-H01 V2) allí se encuentran todas las capacitaciones programadas durante el año y se corrobora con las actas de asistencia de las capacitación.

C. Se evidencia debilidad en la toma de acciones de seguimiento y control de las

actividades ejecutadas en el programa de mejoramiento continuo. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se evidencian los programas de vigilancia epidemiológica con sus respectivas actividades para el desarrollo de las capacitaciones para el mejoramiento continuo.

7.1.1.12. PROGRAMA DE VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA.

A. Se evidencia debilidad en cuanto a los procedimientos de rehabilitación integral para los trabajadores con enfermedad laboral. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, ya que se evidencia en el PROCEDIMIENTO PARA EL REPORTE Y LA INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES DE TRABAJO





Y ENFERMEDADES LABORALES (GA-PR-H16) en el cual en el procedimiento se evidencia el flujograma de enfermedad laboral el traslado a la EPS para su respectiva rehabilitación integral.

B. Cabe resaltar que el Decreto 1443 De 2014 cita en su Capítulo VIII en su

Artículo 37 el vencimiento del plazo para la aplicación del decreto en la institución, además se evidencia en el acta del COPASO de fecha de 23 de enero de 2015, el ingeniero ISAIAS MOLINA manifiesta ante el comité que el plazo para la implementación del decreto citado en la empresa vence el 31 de julio de 2016. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, ya que la empresa tiene implantado el SG-SST según el DECRETO 1072 de 2015.

7.1.1.13. PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN A. No se evidencio toda la cobertura de las capacitaciones programadas durante

la vigencia del año 2015, solo se encontró 9 capacitaciones específicas y solo una capacitación para el personal administrativo y Operativo. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, ya que se evidencia que en el PLAN ANUAL DE TRABAJO el cronograma de actividades que adelanta el área de SG-SST.

B. No se evidencio la ejecución de las capacitaciones ni tampoco se cumplió con

la cobertura a todo el personal como se encontraba determinado en el cronograma de capacitaciones vigencia 2015. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se evidencia actas de capacitación en todas las sedes de la empresa para la vigencia 2018.

7.1.1.14. IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, VALORACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES

A. No se evidencia las medidas de intervención definidas en los controles de

Ingeniería y Advertencia, Control Administrativos y Señalización, definidos en el Matriz de Identificación de Peligros, Evaluación y Valoración de los Riesgos.





En los Riesgos Locativos, Trabajo en Alturas, Riesgos Laborales y/o condiciones de Seguridad. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se evidencia en la matriz actualizada con las aplicaciones ara las condiciones de trabajo seguro en las bocatomas y en las plantas.

7.1.1.15. INDICADORES A. No se evidencio ningún indicador para control y seguimiento del SG-SST

SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se evidencia la matriz y la ficha técnica de los indicadores.

7.1.1.16. PROGRAMA DE PREVENCIÓN Y PROTECCIÓN COLECTIVO INDIVIDUAL.

A. No dispone de medidas administrativas y de Ingenieria para el control de los

riesgos, con base en la actividad a desarrollar por el trabajador. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, esto documento fue reemplazado.

B. No dispone de medidas de ingeniería para el control de los riesgos, con base

en la actividad a desarrollar por el trabajador. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, esto documento fue reemplazado.

7.1.1.17. PROGRAMA PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN EN SALUD. A. No se evidencio la valoración por especialista cirujano que requerían los 15

trabajadores que presentaron hernias basados en los exámenes periódicos basados en el diagnóstico del doctor Jesús Salvador Suaza Moreno. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA ya que se evidencia remisión del especialista para la cita con el cirujano.





B. No se dispone de la información actualizada que justifique el ausentismo laboral. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se evidencia indicador de ausentismo laboral.

7.1.1.18. RECURSOS, RESPONSABILIDADES Y RENDICIÓN DE CUENTAS.

A. Se evidencio la elaboración del documento Manual del Sistema de Gestión de

Seguridad y Salud en el Trabajo según la estructura del Decreto 1072. Este se encuentra en proceso de implementación. El plazo para la implementación es hasta el 31 de Enero de 2017 según el decreto 0171 de 2016. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, Ya se encuentra implementado y se encuentra en funcionamiento.

7.1.1.19. IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, VALORACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES

A. No se evidencia la aplicación de la matriz de valoración de riesgos en las

plantas y bocatomas ya que no corresponde a la realidad evidenciada en las visitas realizadas. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se evidencia en la matriz la identificación de peligros en las bocatomas.

7.1.1.20. APLICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

A. Es de resaltar que aunque se cuenta con un documento MANUAL DEL

SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GA-MN-H-SST-01 hasta el momento de la auditoria este aún no está publicado y divulgado, esto hace parte del proceso de implementación del sistema ya que se encuentra elaborado desde Diciembre de 2015. Se debe realizar las actividades definidas en cada uno de los programas definidos de Alturas, Mecánico, Químico y Seguridad Vial.





SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se evidencia la implementación del MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO a la hora de realizar la auditoria.

7.1.2. INCAPACIDADES A. Al confrontar el listado de incapacidades de las vigencias 2011 y 2012, enviado

por la dependencia de Talento Humano según oficio interno 203 de septiembre de la presente vigencia Vs el reporte que genero el sistema encontramos las siguientes novedades:

INCAPACIDADES DE 2011

NOMBRE Y APELLIDO

FECHA DE LA INCAPACIDAD

OBSERVACIÓN

FERNEY ESCALANTE

DEL 1 AL 28 DE SEPTIEMBRE

NO SE ENCUENTRAN EN EL LISTADO QUE GENERO EL SISTEMA.

JOSE ANTONIO ORJUELA

DEL 9 FEBRERO AL 9 DE MARZO DE 2011.

SAMUEL HERMIDA NARVAEZ

DEL 21 AL 30 DE DICIEMBRE DE 2011.

JOSE SANTOS CAMARGO

DEL 23 DE DICIEMBRE DE 2011 AL 6 DE ENERO DE 2012.

INCAPACIDADES DE 2012

NOMBRE Y APELLIDO

FECHA DE LA INCAPACIDAD

OBSERVACIÓN

BLANCA NURY RAMÍREZ

DEL 26 DE SEPTIEMBRE AL 3 DE OCTUBRE DE 2012

NO SE ENCUENTRAN EN EL LISTADO QUE GENERO EL SISTEMA.

SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, debido a que el proceso de reporte de incapacidades ha mejorado notablemente, ya que se le hace seguimiento hasta su respectivo pago en coordinación con la Oficina Financiera.





B. Se evidencia que la incapacidad del señor JOSE NILO VILLALBA BONILLA cobrada el 6 de septiembre de la presente vigencia y el señor ya salió pensionado.

SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, debido a que el proceso de reporte de incapacidades ha mejorado notablemente, ya que se le hace seguimiento hasta su respectivo pago en coordinación con la Oficina Financiera.

7.1.3. AUSENTISMO LABORAL A. No se evidencia estadísticas para determinar los motivos más repetitivos de

ausentismo laboral para tomar medidas al respecto.

SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se evidencian las estadísticas de ausentismo laboral para determinar la causa y tomar acciones al respecto según la repetición.

B. El formato utilizado para registrar los ausentismos laborales no se encuentra

dentro de S.G.C. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se está manejando un formato suministrado por la ARL Positiva.

7.1.4. INCAPACIDADES A. Se evidencio un riesgo en el tema de las incapacidades debido a que estas se

radican en la oficina de talento humano por parte del funcionario incapacitado, la empresa le paga al funcionario el 100% de la incapacidad, para luego realizar el recobro a la EPS del porcentaje que le corresponde lo cual en algunos casos no se realiza y cuando se realiza dicha gestión no se le hace trazabilidad y seguimiento hasta que ingresen esos dineros a la empresa. Lo cual podría ocasionar detrimento patrimonial ya que pueden quedar unas incapacidades sin un efectivo re-cobro a las EPS.





Por otro lado los ingresos por concepto de pago de las incapacidades que recauda la empresa, en algunos casos no se identifican a que funcionario corresponde por que tesorería no tiene la relación de re-cobro de incapacidades que genera talento humano por tal motivo no se tiene claro a qué persona corresponde este pago ni se lleva registro de re- cobro de dicha incapacidad. Debido a este problema se corroboro con el área financiera ya que el señor Olmes Molina Chavarro, encargado de las incapacidades en Talento Humano no presento relación de las mismas, se pudo evidenciar que en el año 2016 ingreso un valor de $11.205.992.00 de CAFESALUD EPS, con comprobante No. 2016000437 y para el año 2017 $ 9.276.116.00 de SALUCOOP con comprobante No. 2017000476 y $ 258.593.00 de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGURA con comprobante No. 2017000567, dinero que a la fecha no se ha podido identificar a que empleado pertenece ya que no se lleva el control de lo mismo. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se evidencio en la Auditoria del 2018 la consolidación de incapacidades mas organizada, ya que se están realizando mesas de trabajo entre financiera y Talento Humano para verificar el pago de la incapacidad.

7.1.5. REGLAMENTO INTERNO A. No se evidencian estadísticas de ATEL (Accidentes de trabajo y enfermedad

laboral) como lo dice el Artículo 48. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se evidencio que se manejan por medio de los indicadores del SG-SST.

7.2. RECURSOS FÍSICOS

7.2.1. INVENTARIO FÍSICO

A. Se evidencia la existencias de algunos elementos como son válvulas collares y uniones de asbestos que son obsoletos, los cuales ocupan alrededor de un 70% de una de las bodegas de la planta Kennedy, lo cual genera la





subutilización de la bodega en cuestión, altos costos en impuestos por dicho inventario entre otros. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se le dio de baja según Acta 01 del Comité de Sostenibilidad de la Información Contable del 22 de Marzo de 2018.

7.2.2. MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS A. Se verifico los mantenimientos a 13 vehículos a través del reporte generador

por software llamado HOJA DE VIDA del vehículo, donde se confrontó las facturas con el reporte, encontrándose las siguientes observaciones:

PLACA MES OBSERVACIÓN

OWH 713 OCTUBR

E

No se registra la fecha de la factura en la hoja del vehículo

No se evidencia en el programa en detalle la descripción que referencia en la factura.

OWI 361 JULIO No se evidencia en el programa en costo unitario y

total el valor que aparece en la factura que es $ 24.460 se encontró $ 24.406

OWI 525 MARZO

Se evidencia error en el costo total en la factura aparece $220.000 y en software $ 220.100

En la factura está relacionada para válvula y bomba y en el sistema se le cargo a la factura 6267

OWI 617 JULIO

En la relación del software factura 6283-6282 no tiene fecha

En la factura 6283, se encuentra relacionados 8 arreglos de manguera presión con acople por valor de $ 1.677.312 a diferencia de la relación del sistema por valor de $ 2.306.304 con 11 arreglos.

CGP 578 No se le realizo mantenimiento durante la vigencia

2015





SEGUIMIENTO: SE SUBSANO, se evidencio que para la Auditoria del 2018 se está manejando el mantenimiento de los vehículos cada uno con su respectiva carpeta y soporte de los mantenimientos realizados de manera mas organizada.

B. Se evidencia que no se está facturando con la fecha del mantenimiento, si no se factura por periodos, se muestra un corte en septiembre y otro en Diciembre de 2016, esto no permite tener control de la fecha exacta en la que se le realizo el mantenimiento ya que la factura tiene la fecha en la que se realizó el corte. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se puede evidenciar las remisiones en las cuales se puede ver la fecha en la que se hizo el mantenimiento del vehiculo.

7.2.3. CONSUMO DE COMBUSTIBLE

A. Se evidencia que el contrato vigente de combustible 004 de 2016, se realizó por un valor de $180.000.000.00, lo cual se considera un valor muy elevado, ya que este tiene plazo de ejecución hasta el 31 de Diciembre de 2016, y a Abril de 2017, aún quedaba un saldo de $71.872.931.00 por consumir, equivalente a un porcentaje del 40%, por tal motivo se evidencia que no se está proyectando bien para el año o no se está tomando de referencia el año seguidamente anterior en el consumo de combustible, ya que tomando de referencia el año 2015, se celebró el contrato 012 de suministro por un valor de $100.000.000.00. A continuación se relaciona el consumo de combustible mes a mes del contrato 004 de 2016:

AÑO MES $ COMBUSTIBLE PAGADO

2016

ABRIL $ 3.975.491

MAYO $ 7.243.390

JUNIO $ 6.831.420

JULIO $ 6.067.227

AGOSTO $ 8.320.259

SEPTIEMBRE $ 8.674.389

OCTUBRE $ 6.713.924





AÑO MES $ COMBUSTIBLE PAGADO

NOVIEMBRE $ 9.869.432

DICIEMBRE $ 7.240.565

2017

ENERO $ 9.398.428

FEBRERO $ 10.439.685

MARZO $ 16.263.205

ABRIL $ 7.089.654

TOTAL $ 108.127.069

SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, ya que se evidencio que el valor de este contrato se tomó por aproximación de los consumido en años anteriores.

7.3. TIC´S – SISTEMA DE INFORMACIÓN HAS

A. No se evidencia controles de los requerimientos de los aplicativos HAS SQL que corresponde a los procesos administrativos y financieros que hacen parte de la comercial, no se evidencia los registros de solicitud de apoyo al aplicativo y de los mejoramientos solicitados por los usuarios HAS SQL y AQUA-SYS SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se evidencia gestión por parte de TICS en los requerimientos de las dependencias de la empresa.

7.4. GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

A. Se evidenciaron algunas carpetas deterioradas, lo cual nos informa que se encuentra pendiente de realizar reposición por unas nuevas. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se evidencia mejoramiento en esta parte en el proceso ya que se evidencio que en el archivo central, la documentación se encuentra muy bien organizada y rotulada de forma correcta, facilitando la respectiva búsqueda del archivo.

7.5. ARQUEO DE CAJA MENOR





A. Se realizó arqueo de caja menor el día 23 de Junio de 2016 donde se realiza conteo del dinero en caja confrontándolo con los soportes, dentro del cual se evidencio una diferencia a favor por valor de $ 48.993.

SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, debido a que se evidencia gestión por parte del Subgerente Administrativo para el correcto manejo de la caja menor.

B. Dentro del arqueo de caja menor realizado se encontraron unas no

conformidades en los registros. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, debido a que se evidencia gestión por parte del Subgerente Administrativo para el correcto manejo de la caja menor.

La Oficina de Control Interno realizo Arqueo a la Caja Menor el día 10 de Agosto de 2017, evidenciando lo siguiente:

C. Se evidencio organización en la forma como se encontraban archivados los

recibos de caja y sus respectivos soportes. Permitiendo controlar el monto de acuerdo al rubro establecido. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, debido a que se evidencia gestión por parte del Subgerente Administrativo para el correcto manejo de la caja menor.

D. No se está llevando el consecutivo de los recibos de Caja Menor a la fecha

como es el caso del recibo No. 6238 que se realizó el 1 Julio de 2017 V/S el recibo No. 6227 que se realizó el 4 de Julio de la misma vigencia. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, debido a que se evidencia gestión por parte del Subgerente Administrativo para el correcto manejo de la caja menor.

E. Se evidencio que los formatos de orden de requerimientos no están siendo

diligenciados en su totalidad como se evidencia en la Relación de Recibos de Caja Menor de acuerdo a los recibos No. 6268, 6262, 6226, 6230, 6231, 6232, 6267, 6254, 6257, 6263, 6229, 6238, 6248, 6259, 6258, 6266, 6225, 6265, 6264, 6228, 6240, 6239. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, debido a que se evidencia gestión por parte del Subgerente Administrativo para el correcto manejo de la caja menor.





F. Al realizar la verificación del dinero con los recibos los cuales

sopoSEGUIMIENTO los gastos de caja menor, se encontró una diferencia a favor de $ 11.731. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, debido a que se evidencia gestión por parte del Subgerente Administrativo para el correcto manejo de la caja menor.

G. Dentro del arqueo de caja menor realizada se encontraron unas no

conformidades en los registros. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, debido a que se evidencia gestión por parte del Subgerente Administrativo para el correcto manejo de la caja menor.

8. HALLAZGOS NO SUBSANADOS AUDITORIA VIGENCIAS ANTERIORES

8.1. TALENTO HUMANO

8.1.1. SG-SST

8.1.1.1. SISO

A. Se evidencia que no existe una salida de emergencia para los funcionarios de atención al usuario y comercial dejándolos en un nivel de riesgo. SEGUIMIENTO: No se subsanó, se evidencia que la puerta en la revisión de la auditoria de 2018 se encontraba con llave haciendo que el personal que trabaja en atención al usuario se le dificulte la evacuación frente a cualquier emergencia, según lo que dice la Resolución 2400 de 2016 “Ancho de puertas principales de 1,2 mts para un máximo de 50 personas, se aumenta 5 cm por cada 50 personal más o fracción”

B. No se evidencian los exámenes de egreso a todo el personal que se liquidó durante la vigencia 2012 lo cual expone a la empresa a futuras demandas.





SEGUIMIENTO: No se subsana debido a que aún existen funcionarios que se han liquidado y no se evidencias los exámenes de egreso en las Historias laborales como es el caso de Luis Fernando España Angarita, Esneider Rosado.

C. Se evidencia que persiste la falta de compromiso con la empresa y con el del

subprograma de medicina preventiva y del trabajo por parte de los subcontratistas vinculados a las obras de la empresa ya que no usan sus EPP. SEGUIMIENTO: No se subsana debido a que en las visitas de obra realizadas en la auditoria a la Subgerencia Técnica y Operativa se evidencio a los operarios de los contratistas trabajar sin los EPP, a pesar que en los contratos estipula que es de obligatoriedad para el contratista velar por la integridad de los trabajadores, como lo fue el caso del contrato de obra 174 de 2018.

8.1.1.2. RECURSOS, RESPONSABILIDADES Y RENDICIÓN DE CUENTAS.

A. No se evidencia la publicación de las políticas SG-SST en las bocatomas en la

Planta Jardín y Planta Recreo y planta administrativa lo cual se observó en las visitas realizadas. SEGUIMIENTO: No se subsana, A pesar de estar publicado en las plantas El Reglamento De Higiene Y Seguridad Industrial este no se evidencia publicado en las bocatomas.

8.1.2. MANUAL DE FUNCIONES A. Se evidencia durante la visita realizada a las plantas y bocatomas se evidencio

que las persona encargadas de realizar labores de operación de las plantas no prestan sus servicios en los cargos en el cual se encuentran nombrados teniendo en cuenta el manual de funciones, como se puede ver en la relación que se describe a continuación:

CARGO S/G MANUAL LABOR QUE REALIZA NOMBRE OPERARIO





DE FUNCIONES

Conductor Operador Tanque 3000 Palmas Leónidas Otálora Vásquez

Técnico Operativo Operario Reservorio Gonzalo Vargas

Oficial Operario Bocatoma El Tomo German Ome

Revisor Operativo Operario Bocatoma El Tomo Miguel Ignacio Ortigoza

Conductor Operario Planta Kennedy José Augusto Mosquera

SEGUIMIENTO: No se subsana ya que continúa igual porque e evidencia que el manual de funciones se encuentra desactualizado y se evidencia que el manual de funciones se encuentra incompleto ya que se han creado nuevos cargos los cuales no se encuentran en dicho manual como son el jefe de plantas, un profesional universitario asignado al área de recursos físicos.

8.1.3. HISTORIA LABORAL A. Durante la verificación de las Historias Laborales, se evidencio faltante de

documentos, como soportes de estudios, tarjeta profesional, registros de capacitación, Afiliación a los Fondos de Salud, Pensiones, Cesantías y ARL como se evidencia en los cuadros a continuación: SEGUIMIENTO: No se subsana ya que en el seguimiento realizado en la Auditoria del año 2018 estos hallazgos persisten.

NOMBRE Y APELLIDO DEL FUNCIONARIO

NO CONFORMIDADES

Henry Joven Osorio

No se evidencia RUT

No se evidencia examen de ingreso

Los antecedentes fiscales no se encuentra actualizados.

La carpeta no contiene hoja de índice





La ultima evidencia de los exámenes periódicos esta con fecha del año 2014

Se evidencia mal foliado el historial del funcionario

Olmes Molina Chavarro No se evidencia copia de la tarjeta profesional

No se evidencia RUT

No se evidencia Afiliación a ARL.


No se evidencia paz y salvo Municipal.

No se evidencia los exámenes de ingreso laborales.

Martin A. Rojas Muñoz

No se evidencia copia de la tarjeta profesional.


No se evidencia los exámenes de ingreso laborales.

No se evidencia exámenes ocupacionales.

No se evidencia foliado el histórico del funcionario


Yeimy Tafur Muñoz Los antecedentes fiscales no se encuentra actualizados.

No se evidencia Acto administrativo.

No se evidencia Acta de Posesión.

No se encuentra copia del RUT


Yolanda Trujillo Andrade No se evidencia copia de la tarjeta profesional.

No se evidencia copia del pasado judicial.

No se evidencia afiliación a la ARL.

No se evidencia copia de los exámenes de ingreso.

No se evidencia certificación de los exámenes





periódicos.



La carpeta no contiene hoja de índice.

Alfredo Aragón Acevedo Los antecedentes fiscales no se encuentra actualizados.

No se evidencia la CC actualizada.

No se encuentra copia de la libreta militar

No se evidencia copia del RUT

No se encuentra evidencia del paz y salvo municipal

No se encuentra evidencia de la afiliación de Salud, Pensión y ARL


Ernesto Cárdenas No se encuentra copia de la tarjeta profesional.



No se encuentra evidencia de la afiliación de la ARL.



Bertha Dussan Diaz No se evidencia copia del pasado judicial.

No se evidencia afiliación a la ARL

Jeison Harney Giraldo No se evidencia Acto administrativo.



No se evidencia registros de inducción.






No se evidencia Afiliación a la ARL.

No se evidencia exámenes ocupacionales de ingreso.



Sandra Constanza Puentes Murcia

No se evidencio los exámenes ocupaciones de ingreso y de egreso.

No se evidencia registro de Inducción al cargo.




Luis Tomas García Sepúlveda

No se evidencia fotocopia de la Tarjeta profesional.


No se evidencia certificación de los exámenes de ingreso.

No se evidencia exámenes ocupacionales periódicos.

No se evidencia copia de paz y salvo de Empresas Publicas.

Se evidencia mal foliado el historial del funcionario.


Serrano Rojas Beatriz Lucia No se evidencia Acto administrativo.



No se evidencia Afiliación a la ARL.

No se evidencia exámenes ocupacionales de ingreso.







Gerardo Castillo Puentes No se evidencia que el pasado judicial, y los demás certificados judiciales se encuentran desactualizados.

No se evidencia copia de la libreta militar.

No se evidencia certificación del RUT



Valencia Romero Viviana Los antecedentes fiscales no se encuentra actualizados.

No se evidencia exámenes ocupacionales periódicos.


Alirio Motta Perdomo No se evidencia Acto administrativo.


Los antecedentes fiscales no se encuentra actualizados


No se evidencia Afiliación a ARL, pensión y Salud.

No se evidencia exámenes ocupacionales de ingreso y periódicos.


Luis Fernando España Angarita


No se evidencia exámenes ocupacionales de egreso.

No se evidencia copia de la libreta militar.

No se encuentra paz y salvo de empresas públicas.







José Guillermo Ospina Onatra


No se evidencia notificación del nombramiento



No se evidencia paz y salvo municipal


Nelson Yimmy Andrade Laguna



No se encuentra copia del RUT.



William Fernando Carvajal Trujillo





No se evidencia hoja de índice.

Erminso Otalora Cruz No se evidencia afiliación a la ARL.




No se evidencia licencia de conducción


No se evidencia registro de exámenes de





ingreso.

Farith Penagos Los antecedentes fiscales no se encuentra actualizados.


No se encuentra copia de la libreta militar.


No se encuentra copia del paz y salvo municipal

No se evidencia afiliación a la ARL.

Ana María Bahamon Peña No se evidencia Afiliación a Pensión, Salud Y Cesantías.


8.1.4. DOTACIÓN A. Se evidencia el incumplimiento de las fechas de entrega de la dotación las

cuales se deben realizar según lo definido en el código sustantivo del trabajo artículo 232 y en el numeral 7.4.8 del Manual de Talento Humano GA-MN-H01 Versión 02, la cual define unos periodos establecidos los cuales corresponde a las siguientes fechas: 30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre. SEGUIMIENTO: Este hallazgo aún persiste ya que en Diciembre de 2016 se hizo la entrega de la dotación de todo el año 2016 y para el 2017, se hizo la entrega de toda la dotación en septiembre y para 2018 se hizo entrega de dotación de todo el año en Noviembre de 2018.

8.2. RECURSOS FÍSICOS

8.2.1. INVENTARIO FÍSICO

A. Se realizó inventario físico encontrando los siguientes faltantes o sobrantes que a la fecha no se han subsanado:





Año 2018

CÓDIGO NOMBRE UND INV.

REPORTE INV.

FÍSICO FALTAN SOBRAN

104010114 Codo PVC

presión Und 3 1 2 -

104010210 Maceta 3 Lb Und 3 2 1 -

104010575 Tubo Pvc

Presión Red 13.5 ½”

Und 40 41 - 1

104010461 Unión

Universal Hd de 6” R1R2

Und 2 12 - 10

108010152 Cemento Und 4 14 - 10

SEGUIMIENTO: No se subsano, ya que se evidencio sobrantes como se viene presentando desde vigencias anteriores. En el inventario realizado en la Auditoria de 2018, según el funcionario Vladimir Almanzar, nos dijo que no se habían ingresado al sistema, debido a que no habían sido facturados, lo cual se podría configurar en un hecho cumplido. Se evidencian unos sobrantes como se muestra a continuación:

DESCRIPCIÓN INV. FÍSICO

TUBO PVC 6” 4

TUBO PVC 8” 2

TUBO PVC 4” 10

TUBO PVC 3” 23

UNIÓN UNIVERSAL 3” 16





DESCRIPCIÓN INV. FÍSICO

UNIÓN UNIVERSAL 4” 32

UNIÓN UNIVERSAL 8” R1R2 6

UNIÓN UNIVERSAL 8” R1R1 8

UNIÓN UNIVERSAL 6 R1R1” 3

TAPETE GERENCIA 12

PEGANTE 1 CANECA

ALAMBRE NEGRO 50 KG

B. Aunque el estado actual de las bodegas mejoro con relación a los años

anteriores en aspectos de orden, se debe mejorar la parte eléctrica, iluminación, estanterías ya que esta representa un riesgo para la conservación de los elementos y para los funcionarios encargados con las bodegas. SEGUIMIENTO: No se subsana, ya que a pesar que se encuentra planta Kenedy en adecuaciones aún no se adecuan estas bodegas.

8.2.2. BAJA DE ELEMENTOS A. No se evidencia que se haya llevado a cabo el proceso de baja de los

elementos de consumo que se encuentra en una de las bodegas ubicada en la planta Kennedy, dicha acción ya hace parte de un plan de mejoramiento instaurado por la Contraloría Municipal de Neiva, lo cual puede con llevar a sanciones o multas por parte del ente de control. Debido a que no se ha realizado un proceso de baja de los elementos de consumo inservibles de vigencias anteriores, hoy en día existe un inventario paralelo a estos de otra cantidad de elementos de consumo inservibles que a la fecha no se tienen inventariado y que por su disposición final tiende a degradarse más.





SEGUIMIENTO: En la auditoría realizada en el año 2017 se evidencio que se realizó el proceso de Martillo con el Banco Popular para retirar de la bodega algunos elementos que no se utilizan donde se le dio de baja a una chatarra y a un lote de residuos de aparatos eléctricos y electrónicos, lo cual no subsana el hallazgo ya que en las bodegas existen elementos que llevan años almacenados que no se utilizan ni se utilizaran como los muebles y enseres.

8.2.3. MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS A. Consolidando y analizando la información suministrada, podemos evidenciar

que durante el 2015 a la fecha los trabajos realizados de mantenimientos a los vehículos supera los montos de valor real de los mismos ya que su depreciación es cero. SEGUIMIENTO: No se subsana ya que a pesar que su valor sea cero por la depreciación, los mantenimientos siguen siendo superiores al valor real del vehículo como se evidencio en el 2018:

OWI 518 CGP 578 CGP 579 OWH 684 OJZ 633 OJZ 634

FECHA DE ADQUISICIÓN

1-jun.-12 1-jun.-12 30-dic.-13 12-abr.-18 12-abr.-18

VALOR DE ADQUISICIÓN

$ 29.200.000 $ 71.099.999

$ 71.099.999

$ 3.220.400

$ 106.087.000 $ 106.087.000

VALOR AVALUÓ 2016

$ 9.100.000

$ 55.100.000

$ 56.500.000

$ 4.100.000

$ -

$ -

VALOR MANTENIMIENTO

S

$ 10.869.000

$ 8.329.000

$ 8.329.000

- $ -

$ 14.000

RETROEXCAVADORA

OWI 617 VACTOR

OWI 524 CAMION

OWI 331 CAMION

OWI506 VACTOR

COMPRESOR

FECHA DE ADQUISICIÓN

1-jun.-12 26-abr.-13 9-abr.-02 2001 1986

VALOR DE ADQUISICIÓN

$ 181.541.264 $ 665.893.360

$ 49.669.199

$ 19.004.000

$ 35.325.360





VALOR AVALUÓ 2016

$ - $ 96.100.000

$ 15.900.000

$ 5.900.000

$ 10.300.000

VALOR MANTENIMIENTO

S $ 52.525.500

$ 53.404.500

$ 12.518.000

$ 10.555.550

$ 15.926.000

$ 6.849.000

VEHÍCULO COSTO DE

MANTENIMIENTO 2016

COSTO DE MANTENIMIENTO

2017

COSTO DE MANTENIMIENTO

2018 AVALUÓ

CATERPILLAR $16.531.200 $30.584.648 $52.525.500 $ -

VOLVO $25.467.816 $ - $ - $ -

OWI 331 - TURBO $32.064.670 $31.054.165 $10.555.550 $5.900.000

OWI506 - VACTOR $22.611.451 $115.761.888 $15.926.000 $10.300.000

OWI617 - VACTOR $73.161.586 $49.777.806 $53.404.500 $96.100.000

CGP 758 $5.020.120 $11.638.267 $8.329.000 $55.100.000

CGP 579 $3.467.600 $13.948.254 $8.329.000 $56.500.000

OWH684 $1.271.300 $5.966.389 $ - $4.100.000

OWI518 $6.960.560 $9.027.533 $10.869.000 $9.100.000

OWI524 $16.262.140 $9.888.894 $12.518.000 $15.900.000

8.2.4. TIC´S – SISTEMA DE INFORMACIÓN HAS

A. Se evidenciaron falencias en el sistema de Información HAS como las que se

exponen a continuación:

RECURSO FÍSICO

Se evidencio que el software presenta anomalías ya que la herramienta no permite generar inventarios con fechas anteriores.

Se evidencia que al ingresar al sistema un tercero este procesa la información y los reportes que se generen salen a nombre del almacenista.





TALENTO HUMANO

Se evidencian inconsistencia con la Liquidación de incapacidades.

Mostrar en los informes los rangos que se liquidan en esa prima de salubridad.

FINANCIERA

No se evidencia que se pueda definir en el formulario para crear a un tercero la parametrización si es persona natural o jurídica.

CONTABILIDAD

Se desconfigura el sistema al trasladar costos de administración a los otros programas.

PAGADURÍA

El sistema HAS SQL permita poner en cola los embargos que le lleguen a cada funcionario y a la vez permita alertar cuando el embargo este próximo a cumplirse: el grupo asesor de HAS SQL.

8.2.5. COPIAS DE SEGURIDAD Las copias de seguridad de la parte administrativa y financiera (HAS SQL), se realizan diariamente en las horas de la mañana y la tarde, estas se guardan en un disco extraíble y se realiza otra copia en el computador de la persona encargada de realizar esta actividad. A. No se evidencia un Backups a la información que se genera por dependencia y

que no está inmersa en el software integral. SEGUIMIENTO: No se subsano.





8.2.6. PAGINA WEB A. No se evidencia un sistema de seguridad para la información que se encuentra

disponible del Sistema Integrado de Gestión, ya que esta se encuentra vulnerable pues cualquier persona puede acceder a esta y generar cambios. SEGUIMIENTO: No se ha subsanado ya que los archivos se encuentran en Excel y se pueden descargar sin restricción alguna.


A. No se evidencia que las condiciones de la infraestructura del archivo temporal se ajuste con los estándares establecidos según la normatividad vigente, como es el caso de la temperatura. SEGUIMIENTO: No se ha subsanado ya que no se cumple con las condiciones. Además se evidencio que el lugar posee poca iluminación y con gran acumulación de polvo en el respectivo archivo, también se pudo constatar que en el lugar se presenta filtraciones de la cubierta. Ya que no son acordes para la conservación de los documentos allí guardados, ya que se requiere en las áreas de depósito mantener una temperatura de 15°C a 20°C con una fluctuación diaria de 4°C con una humedad relativa entre 45% y 60% con una fluctuación diaria del 5%.

9. AUDITORIA 2017 9.1. TALENTO HUMANO

A. Se evidencia que según Informe De Evaluación De La Condición De Salud Osteomuscular realizado Por Kelly Johanna Vargas Gaitán el 64% de los funcionarios de la empresa se encuentran en el rango de 51 a 66 años de edad, lo cual es un riesgo latente para la empresa ya que es más de la mitad de la planta de empleados y no se evidencia que se hayan tomado acciones al respecto para ir capacitando o vinculando a la empresa personas idóneas según los cargos para que cuando estos cumplan la edad de pensionarse el cambio no genere traumatismo y exponga a riesgo la integridad de la empresa.





SEGUIMIENTO: No se Subsana, ya que la empresa no ha tomado medidas al respecto.

9.1.1. HISTORIAS LABORALES A. Se evidencio los siguientes hallazgos al momento de revisar las HISTORIAS

LABORALES de los funcionarios mencionados a continuación:

Cesar Hernando Bolivar Herrera

No se evidencia copia de la tarjeta profesional

No se encuentra afiliación a Pensión y Cesantías



Se evidencio en el formato de los estudios previos que no se define el concepto del gasto si es por honorarios o por servicios técnicos

Se evidencia que el objeto que se encuentra dentro de la HV no es para el perfil del funcionario según sus estudios ya que dice "prestar servicios como mensajero en las empresas públicas de Neiva y la asignación presupuestal no es igual con la plasmada en el contrato que se encuentra al inicio de la carpeta.

Jenny Alexandra Pérez Rodríguez


No se evidencia copia de los exámenes de ingreso ni retiro.







Lina Maria Cubillos Salazar La carpeta no contiene hoja de índice.


Oscar De Jesus Garcia Santa Se evidencia que falta la segunda hoja del acto administrativo, donde están las firmas.

No se evidencia copia de la libreta militar



Luis L Fernandez Valenzuela La carpeta no contiene hoja de índice.


Oderay Gutierrez Motta No se encuentra copia del RUT





Jhon Jairo Montealegre No se encuentra copia de la tarjeta profesional





Hector Jose Manuel Buitrago

No se evidencia paz y salvo de Empresas Publicas








Ruden Dario Sandoval No se encuentra copia de la tarjeta profesional

No se evidencia copia de la libreta militar


No se encuentra paz y salvo municipal

No se encuentra afiliación a Salud y ARL




Norbelly Artunduaga La carpeta no contiene hoja de índice.


9.1.2. REGLAMENTO INTERNO

A. Se evidencia que la estructura organizacional esta desactualizada ya que no refleja todas las dependencias que operan en la empresa, ni corresponde con la publicada en la página WEB. SEGUIMIENTO: No se subsana ya que el Reglamento interno se encuentra en Actualización.

9.1.3. HORAS EXTRAS A. No se evidencia que se esté cumpliendo lo estipulado en el Articulo 18 del

Reglamento Interno el cual dice “Que las horas extras no pueden exceder las 40 Horas mensuales” y revisando las horas extras registradas para el año 2016 se evidencio que los siguientes trabajadores están excediendo este número de horas poniendo en riesgo la empresa de una demanda laboral ya que hay





trabajadores que laboran 96 horas Extras al mes, más de la mitad permitido por ley como se evidencia a continuación:

PROGRAMA ADMINISTRACIÓN

NO

MB

RE

EN

ER

O

FE

BR

ER

O

MA

RZ

O

AB

RIL

MA

YO

JU

NIO

JU

LIO

AG

OS

TO

SE

PT

IEM

BR

E

OC

TU

BR

E

NO

VIE

MB

RE

DIC

IEM

BR

E

ALVARO ZAMORA Q. 0 0 0 0 24 0 47 0 0 0 0 0

EDGAR TRUJILLO 22 25 33 29 22 36 55 8 34 8 45 30

GONZALO VARGAS L. 76 48 52 72 96 80 32 64 32 40 80 48

JOSE CORNELIO RUIZ 76 48 72 72 88 72 92 64 0 0 0 0

LEONIDAS OTÁLORA 96 72 96 72 96 80 93 20 62 78 80 72

YESID POLANCO M. 18 13 49 22 0 0 0 0 0 0 0 0

PROGRAMA ACUEDUCTO

NO

MB

RE

EN

ER

O

FE

BR

ER

O

MA

RZ

O

AB

RIL

MA

YO

JU

NIO

JU

LIO

AG

OS

TO

SE

PT

IEM

BR

E

OC

TU

BR

E

NO

VIE

MB

RE

DIC

IEM

BR

E

ALEXANDER GUTIERREZ 96 72 28 64 80 80 96 80 52 16 72 80

ALFREDO ARAGON A. 34 32 62 44 56 40 64 43 26 41 24 17

ALVARO GASCA 46 8 31 27 17 20 19 23 16 23 16 23

ARMANDO MORA 96 72 92 44 76 80 12 60 48 64 80 80

ARMANDO TORRES 84 72 88 68 72 80 96 64 56 76 80 36

CAMILO PEREZ 96 72 96 55 32 20 43 35 13 20 26 24

CELIAR PERDOMO 56 9 62 49 58 44 62 45 35 52 26 24

DARIO PERDOMO 96 28 84 72 96 80 96 80 60 72 88 80

DARIO DIAZ QUINTERO 76 72 80 72 36 48 60 64 72 84 84 48

EDGAR SOTTO GARZON 96 72 84 72 96 80 96 80 12 84 88 80

EDISSON ROBERT DIAZ 2 0 54 9 24 8 11 4 0 0 0 0





PROGRAMA ACUEDUCTO N

OM

BR

E

EN

ER

O

FE

BR

ER

O

MA

RZ

O

AB

RIL

MA

YO

JU

NIO

JU

LIO

AG

OS

TO

SE

PT

IEM

BR

E

OC

TU

BR

E

NO

VIE

MB

RE

DIC

IEM

BR

E

EFRAIN A. MOSQUERA 84 72 80 52 76 80 96 12 56 84 64 80

GABRIEL MOSQUERA 92 20 76 72 76 80 96 60 44 84 76 68

GERMAN OME 96 60 96 12 84 80 96 80 64 76 88 80

HENRY JOVEN 96 72 96 55 16 24 43 45 27 20 26 8

HUMBERTO PENAGOS 64 72 84 64 80 80 96 60 52 68 80 44

ISMAEL ESPINOSA OLAYA 24 34 31 28 46 24 58 49 32 56 24 16

IVAN MEDINA 96 72 88 72 84 76 12 64 52 84 80 80

JHON JAIRO CANO 40 49 48 36 49 38 59 0 24 44 24 16

JORGE PACHECO DUSSAN 0 48 9 19 9 10 14 0 0 0 0 0

JOSE ANTONIO ORJUELA 48 37 38 37 53 22 56 40 32 44 24 16

JOSE GUILLERMO OSPINA 88 60 84 64 76 28 96 52 44 80 68 80

JUAN CARLOS PATIÑO 40 44 38 55 56 26 8 23 16 39 24 25

LUIS ALFREDO ILLERA 80 24 88 60 80 80 76 80 52 80 12 80

LUIS HERNAN ROJAS 96 72 80 72 96 36 96 76 72 80 12 80

MIGUEL BUITRAGO 48 21 62 37 32 45 75 35 35 52 24 25

MIGUEL IGNACIO ORTIGOZA 96 72 88 72 96 80 96 80 64 76 88 40

NELSON LASSO 88 72 88 68 80 20 96 64 56 72 80 80

ORLANDO ASTUDILLO 40 10 54 41 43 16 31 34 16 36 24 16

PABLO VANEGAS R. 76 72 80 60 80 76 96 72 56 24 72 80

URBANO RODRIGUEZ 90 23 76 45 33 33 46 31 21 22 31 16

VLADIMIR ALMANZA V. 96 64 24 35 61 28 24 26 32 41 24 16

YEIMY TAFUR 40 64 56 31 41 20 8 42 16 40 24 16





PROGRAMA ALCANTARILLADO N

OM

BR

E

EN

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FE

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IEM

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MB

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DIC

IEM

BR

E

LBERTO CORREA SILV 0 0 0 0 16 0 0 0 0 16 48 8

ENRIQUE SACHICA V. 0 0 6 0 0 40 47 8 16 24 56 16

ERMINSO OTALORA 16 24 38 27 8 16 56 0 8 17 48 29

JAIME DIAZ YUSUNGUAIRA 41 24 38 8 28 26 47 0 8 10 8 44

JOSE AUGUSTO MOSQUERA 96 64 4 23 32 52 88 62 12 64 60 32

VICTOR HUGO SANCHEZ 32 24 48 50 40 16 0 77 51 60 34 37

WILSON PUENTES G. 0 16 14 19 10 26 0 27 8 0 56 23

SEGUIMIENTO: No se subsana, a pesar que para el año 2018 se han disminuido notablemente aún se siguen como lo es el caso de ALEXANDER GUTIERREZ MOSQUERA en Agosto, trabajo 58 H.E.

9.1.4. SG-SST

9.1.4.1. INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN

A. No se evidencia inducción para el personal que ingresa a la empresa cada funcionario y/o contratista como lo estipula el procedimiento GA-MN-H01, numeral 7.2.1. SEGUIMIENTO: No se subsana, ya que a pesar que se están realizando las inducciones no se están haciendo dentro de los 5 días siguientes.

9.1.4.2. PROCEDIMIENTO PREVENCIÓN, PREPARACIÓN Y RESPUESTA DE EMERGENCIAS.

A. No se evidencia inventario de elementos de seguridad industrial.





SEGUIMIENTO: No se subsana.

9.1.4.3. PROCEDIMIENTO SELECCIÓN Y MANTENIMIENTO DE EPP A. Se evidencia que en el numeral 4.7. dice “EL personal de SST mantendrá un

stock mínimo de EPP” lo cual no se está cumpliendo ya que no se tiene en stock un inventario de elementos de protección personal lo cual no concuerda con lo dicho en el procedimiento, ya que en caso de emergencia o deterioro de los EPP no se le puede suministrar a los trabajadores en el momento que se requieran por lo contrario estará sujeto a la celebración de un nuevo contrato lo cual ampliara demasiado los tiempos de respuestas oportunas. SEGUIMIENTO: No se subsana, a pesar que se tiene unos EPP en Stock, no se lleva inventario físico e los mismos para saber con qué se cuenta al momento de un requerimiento.

9.2. RECURSO FÍSICO

9.2.1. BAJA DE ELEMENTOS

Se evidencia que se dio de baja armamento, entregando 7 de las 20 armas en custodia de las Ceibas a la Oficina de Control Comercio de Armas – INDUMIL Ejercito Nacional, lo cual no se evidencia control sobre estos bienes ya que se perdieron 13 armas dentro de las instalaciones la empresa, poniendo en riesgo a la empresa. Se pagó una multa al INDUMIL por la pérdida de las 13 armas perdidas y se puso la respectiva denuncia en la Fiscalía.

A. No se evidencia que se haya realizado una investigación al interior de la

empresa para dar con las causas de la desaparición de las armas. SEGUIMIENTO: No se subsana.





9.2.2. MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS A. No se evidencia que se esté llevando el control de los mantenimientos de los

vehículos en el sistema HAS ya que se está manejando el formato con Código: GA-FR-R09. SEGUIMIENTO: No se subsana

B. Se evidencia que dentro de la hoja de vida de los vehículos relacionados en la tabla anterior no se está diligenciado el registro de Inspección de vehículos mensual. SEGUIMIENTO: No se subsana

C. No se evidencia la firma de quien realiza la inspección en algunos registros de “Lista De Verificación Preoperacional Vehicular” SEGUIMIENTO: No se subsana

9.2.3. CONSUMO DE COMBUSTIBLE Se evidencian los siguientes vehículos en funcionamiento a la hora de la auditoria con la capacidad en galones de combustible:

VEHÍCULO CAPACIDAD

(GL)

CATERPILLAR 36

OWI 331 - TURBO 35

OWI506 - VACTOR 100

OWI617 - VACTOR 40

CGP 758 20

CGP 579 20

OWH684 15

OWI518 20

OWI524 18





A. Se evidencia que se maneja una matriz de Excel con los consumos de

combustible, el cual no está dentro del sistema de gestión de Calidad. SEGUIMIENTO: No se subsana

B. A pesar del uso de chips para el consumo de combustible, no se evidencia que las maquinas como motobombas, plantas de energía, guadañas entre otros, manejen un odómetro para llevar un mayor control del consumo de combustible. SEGUIMIENTO: No se subsana

C. No se evidencia una confrontación de kilómetros recorridos VS galones de

gasolina consumidos por los vehículos de la empresa, con el fin de generar mayor control del consumo de combustible de los mismos. SEGUIMIENTO: No se subsana

9.3. TICS – SISTEMA DE INFORMACIÓN HAS.

A. Se evidenciaron falencias en el sistema de Información HAS como las que se exponen a continuación:

FINANCIERA

Se evidencia que el sistema HAS se bloquea constantemente y no se han tomado las correcciones al respecto.

CONTABILIDAD

El sistema HAS se bloquea cuando se va a realizar el plan de cuentas y no permite hacer los registros contables retrasando el trabajo.

PAGADURÍA





No se evidencia solución a los requerimientos realizados por parte de pagaduría, ya que el equipo de soporte técnico del Software HAS no les ha prestado la debida importancia.

NOMINA

El sistema HAS se está bloqueando cuando se referencia el proceso de nómina y cuando se ejecutan reportes que apunta a ella.

SEGUIMIENTO: No se subsana, sigue igual.

9.4. GESTIÓN DOCUMENTAL

A. No se evidencia la aprobación del concejo departamental de archivo el programa de gestión documental para la implementación de las TRD Y TVD en la empresa, dicha aprobación hace parte de una cláusula del contrato de prestación de servicio No. 139 de 2016. SEGUIMIENTO: No se subsana

10. AUDITORIA 2018 10.1. HALLAZGOS TRASLADADO DE OTRAS DEPENDENCIAS

A. Se evidencio que el personal de la subgerencia comercial no está contratado directamente con la empresa esto hace que este proceso se encuentre vulnerable por cuanto no se garantiza la continuidad del personal y como no están documentados los procesos la rotación constante de los empleados hace que se pierda la continuidad de los mismos.

SEGUIMIENTO: No se subsanó, continua la misma forma de vinculación

10.1.1. LOTE PTAR A. Se evidencio unos caballos dentro del lote de la PTAR que son de la pesebrera

de aledaña.





B. Se evidencio que el lote se encuentra con mucha maleza, esto dificulta la

inspección de todo el lote por parte del vigilante. C. Se evidencio que el lote que quedo divido por la carretera no se encuentra

cercado ni señalizado como propiedad privada.

D. No se evidencia luminarias en la entrada y en el lote en general.

E. Se evidencia que el vigilante del lote está trabajando en condiciones inhumanas, ya que no tiene un lugar seguro donde refugiarse, no cuenta con batería sanitaria, ni con el servicio de agua potable y energía.





10.1.2. LABORATORIO

A. Se evidencio humedad de las paredes debido a los bajantes de los aires acondicionados y canal de aguas lluvias, lo cual está generando hongos en el exterior e interior de las instalaciones poniendo en riesgo la esterilidad de la planta física y la idoneidad de los análisis.

SEGUIMIENTO: No se subsana, debido a que a pesar que se pintaron, en época de lluvia estas vuelven y aparecen.

10.1.3. PLANTA DE TRATAMIENTO RECREO A. Se evidencio escombros y mugre en la planta.

10.1.4. BOCATOMA EL GUAYABO A. Se evidencia que la bocatoma esta enmontada

10.2. TICS

A. Se evidencia que el aplicativo HASNET no funciona correctamente desde su implementación ya que ha presentado reiterativas fallas de las cuales cada dependencia las ha expuesto por medio de correos, Oficios internos al área de las TICS, sin encontrar solución alguna y el contratista continua cobrando sus cuentas mes a mes e incluso se le ha adicionado dinero al contrato y se le dio un contrato nuevo como se muestra a continuación:





Contrato de Prestación de Servicio No. 96 de 2017 con un valor inicial de $102.011.724 IVA INCLUIDO con fecha Inicial el 28 de Febrero 2017. Se pudo evidenciar que a este contrato se le hizo 3 otro si de la siguiente manera:

OTRO SI 1: $14.677.577 con IVA

OTRO SI 2: 1 MES

OTRO SI 3: $ 51.005.860 CON IVA y 5 MESES.

El contratista es HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS SISTEMATIZADAS LTDA a nombre del Señor Fernando Almilcar Forero. En el seguimiento a la ejecución de dicho contrato, en el 2018 se realizo otro Contrato de Prestación de Servicios No. 336 de 2018 por Valor de $41.876.100 con fecha de inicio el 22 De Octubre de 2018 a nombre del mismo contratista. El objeto del contrato “ACTUALIZACIÓN, CAPACITACIÓN FUNCIONAL, MANTENIMIENTO Y SOPORTE DEL SOFTWARE HAS SQL PARA LOS MÓDULOS INSTALADOS EN EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA (E.P.N.)”.





B. No se evidencia BACKUPS de los sistemas de información relacionados a continuación:

HASSNET

EXTRANET

SOLUCIONES GLOBALES C. Se evidencia que las carpetas compartidas se encuentran suspendidas ya que

no tienen capacidad de almacenamiento por tal motivo no se da cumplimiento al PROCEDIMIENTO CONTROL DE COPIAS DE SEGURIDAD GA-PR-T02 en el numeral 7.1.

D. Se evidencia que en Nomina se está haciendo doble trabajo, ya que se está

manejando en el sistema viejo la información y otra persona alimenta el sistema nuevo ya que HASS NET no está trabajando en un 100%.

E. Se evidencia que el procedimiento de Asistencia Tecnológica y Soporte a los

servidores públicos GA-PR-T01 en el punto 8 – Documentos y registros referenciados los Formatos están duplicados ya que se evidencio que en el de Orden de Entrada y salida de equipos en el procedimiento hace alusión al formato GR-FR-T01 y en la visita a TICS se evidencio la utilización de otro formato con el mismo nombre con código: PE-FR-T01 y en el Reporte de Baja de equipos Tecnológicos en el procedimiento dice GA-FR-T10 y están utilizando PE-FR-T10, como se muestra en la foto:





F. Se evidencio que no están utilizando los formatos como se debe ya que según

el S.G.C. están unos formatos ya predeterminados cargados en la página WEB, como lo es el caso del Seguimiento de Solicitudes Novedades de Usuarios Software comercial y Administrativos, en el S.G.C. esta este formato ya diseñado y en la visita a TICS se evidencio que el Ingeniero encargado de realizar esta tarea le ha adicionado casillas sin solicitar la modificación del formato al área encargada.

G. Se evidencia que hay unas licencias vencidas como se muestra a continuación:

DEALLE LICENCIA AÑOS DE LICENCIA

USUARIO FECHA

ADQUISICIÓN FECHA

VENCIMIENTO

FORTINET 140D (INSTALADO EDIFICIO CENTRAL)

3 RACK DE

COMUNICACIONES 3/02/2015 3/02/2018

PLANTA JARDIN FORTINET 60E (INSTALADO)

1 PLANTA JARDIN 30/09/2017 30/09/2018

FORTINET 60E (INSTALADO PLANTA KENNEDY )

1





LICENCIA AUTODESK AUTOCAD 2017, COMERCIAL NEW SINGLE-USER ELD ANNAL SUBSCRIPTION WITH BASIC

SUPPORT SPZD

3

ALIRIO MOTTA, HECTOR BUITRATO (D.T),

FRANCISCO (PLANEACION).

4/01/2017 5/03/2018

ARGIS FOR DESKTOP STANDARD SINGLE PRIMARY MAINTEN

1 JUSTINIANO PERDOMO 15/06/2016 14/06/2017

ARGIS FOR DESKTOP BASIC SINGLE PRIMARY MAINTEN

1 FRANCISCO CARDOZO

TOVA 15/06/2016 14/06/2017

ARGIS FOR DESKTOP BASIC SINGLE SECUNDARY MAINTEN

1 FAIBER BLANDON CAMPO 15/06/2016 14/06/2017


1 ALIRIO MOTTA 15/06/2016 14/06/2017


1 HECTOR BUITRAGO 15/06/2016 14/06/2017

WATERCARD 1 ING. EDER HERNANDEZ 22/07/2017 22/07/2018

WAINCC RUN TIME (SOFTWARE DE AUTOMATIZACION DE LAS PLANTAS

1 RUBEN DARIO PERDOMO 2009


10.3.1. MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS

A. Se evidencio que las facturas de los mantenimientos de los vehículos no se encuentran firmadas en el recibido por tal motivo no se puede ver cuál fue la persona encargada de dicho mantenimiento.

B. No se está especificando en todas las facturas de los mantenimientos el

kilometraje del vehículo lo cual es indispensable para llevar la trazabilidad del cambio de aceite y llevar un control más efectivo.





C. Se evidencia que falta mayor compromiso por el área en cuando al manejo de registros del S.G.C. ya que se evidencian registros sin firmas de los responsables como se evidencio en GA-FR-R01.

D. Se evidencio que hacen falta facturas en físico en las carpetas de las hojas de

vida de los vehículos CGP-579 – OT 2234 Y 2111, OWI – OT 2938 , 2564 Y 2135.

10.3.2. INVENTARIO A. Se evidencio en Contrato de suministro No. 142 de 2018 (suministro de micro y

macro medidores) que las entradas de los micro y macromedidores realizadas al almacén con facturas con fecha de abril y mayo de 2018 (Fact. 19615, 19769) se le da ingreso a almacén hasta el mes de Junio de 2018. Al igual Se observó la orden de remisión No 15519 del 07 de Marzo de 2018, el cual el contratista BTP Medidores y Accesorios S.A. dio salida a 10 Med Volumetrico 1” R 160, 5 Med Velocidad 1 ½ y 10 medidores velocidad WPD DN-50 2, y el contrato suscrito con esta empresa inicio el 13 de Marzo de 2018, lo cual permite concluir que la entidad adquirió medidores sin contar con un contrato que respalde la adquisición de estos medidores.

B. Se evidencio en las instalaciones de recursos físico que existen elementos que

no se encuentran dentro del inventario cargados en el sistema HASS NET y no se lleva control de esto, ya que recursos físico se tiene la responsabilidad de responder por estos elementos pero no existe un soporte que avale la cantidad que se está custodiando lo cual genera desorden y riesgo de pérdida de estos elementos, como los que se nombran a continuación:

Extintores

Elementos de protección personal.

3 Motobombas

1 transformador.

C. Se evidencio que se dio de baja los elementos en Asbesto, pero estos no se le has dado la disposición final adecuada, ya que el Señor Juan Pablo Plania Lizcano, el encargado del Inventario dijo que estos elementos iban a ser utilizados como materas, lo cual puede generar riesgo para la salud de las





personas que estén en contacto con estos elementos, ya que según normatividad vigente Colombiana prohíbe la utilización de este material.

10.4. TALENTO HUMANO

10.4.1. SG-SST A. Se evidencio que existe una falencia grande ya que los subcontratista no están

utilizando los elementos de protección personal en las labores dentro de las instalaciones de la empresa como se evidencio en el contrato de Obra No. 174 de 2018.

10.4.2. HISTORIAS LABORALES A. Se evidencio que a pesar que las HISTORIAS LABORALES se llevan de

manera más organizada, falta aplicar el Acuerdo 08 del Archivo General de la nación para cumplir con dicha normatividad.

B. Se evidencio los siguientes hallazgos al momento de revisar las HISTORIAS LABORALES de los funcionarios mencionados a continuación:

NOMBRE Y APELLIDO DEL FUNCIONARIO

NO CONFORMIDADES

Henry Camacho No se evidencia copia de la tarjeta profesional


No se evidencia registro de Inducción y re inducción al cargo.



Héctor Repizo Ramírez No se encuentra afiliación a Pensión y Cesantías

No se evidencia copia de los exámenes de





ingreso ni retiro.




Sonia Lorena Oviedo Acevedo





Carlos Andrés Mosquera No se encuentra copia del RUT






Ledy Bibiana Trujillo No se encuentra copia del RUT


No se evidencia copia de los exámenes de retiro.








María Isabel Carrizos No se encuentra copia del RUT




Gloria Enid Perdomo No se evidencia registro de Inducción y re inducción al cargo.


Asdrual Cardozo Otálora No se encuentra copia de la libreta militar



María Alejandra Muñoz No se evidencia registro de Inducción y re inducción al cargo.


Juan Camilo Mejia No se evidencia registro de Inducción y re inducción al cargo.



Esneider Alberto Rosado No se encuentra afiliación a Salud y ARL



No se evidencia ningún acta, ni resolución de la terminación del contrato.







Wilian Puentes Ramírez No se encuentra copia del RUT






Gloria Esperanza Reyes No se encuentra afiliación a Pensión y Cesantías





10.5. GESTIÓN DOCUMENTAL

A. Se evidencia un riesgo para la documentación de la empresa como se evidencio en la perdida de la información con la caída del sistema EXTRANET ya que no se pudo recuperar la información de Mayo a la fecha de su restablecimientos y los archivos anexos, lo cual genero traumatismo y falencias en todas las dependencias que se limitaron en guarda la información en este sistema acatando la directriz de ser amigables con el medio ambiente en el ahorro del papel.

B. En la actualidad se evidencio que el procedimiento para intervención de fondos

acumulados que se encuentra cargado en el sistema integrado de gestión de la empresa, no se está desarrollando de la forma adecuada.





C. Se evidencio que no existen un procedimiento para el direccionamiento de la correspondencia que llega a la empresa según el origen de la misma ya que la persona encargada la redirecciónarla según su experticia o suposición la envía al área mas no por una directriz, lo cual si una persona nueva toma este cargo se pueden cometer errores lo cual puede crear retrasos y en casos extremos vencimientos de términos, como se muestra en la foto:

11. AUDITORIA ACTUAL- HALLAZGOS SUBSANADOS EN LA REUNIÓN

DE CIERRE


A. Se evidencia que se celebró un contrato de prestación de servicios No. 102 de 2017 cuyo objeto es “IMPLEMENTAR UN MODELO DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO BASADO EN COMPETENCIAS QUE PERMITA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD DE LAS EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA E.S.P”, el cual tiene fecha de inicio el 10 de Marzo de 2017 con plazo de ejecución de 4 meses, con otro si de 3 meses adicionales y a la fecha no se evidencia avance del mismo. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, el contrato ya se liquidó.

11.1.1. PRIMA DE SALUBRIDAD Las Empresas Publicas de Neiva, ESP; viene cancelado semestralmente una prima de Salubridad a los funcionarios de servicio de acueducto y alcantarillado, derecho ganado por convención Colectiva de trabajo, esta oficina encuentra que no existe una reglamentación clara y precisa de quienes en realidad tienen derecho a esta prima y los tipos de controles que ejercen los responsables ya que se están cancelando el 100% de ellas, además se están cancelando estos





concepto a personal profesional que no hacen labores directas, afines o efectivamente con trabajos de acueducto y alcantarillado, como se estipulan en las convenciones colectivas de trabajo.

Por lo anterior, esta oficina recomienda se eleve a concepto jurídico que personas en realidad tienen este derecho de devengar dicha prima con base en la convenciones de trabajo y se tomen los correctivos y se emprendan acciones a los funcionarios que no tienen este derecho.

Además, se encontró que no existe un acto administrativo por el cual se reconoce por este concepto la prima de salubridad.

Lo anterior con el fin se tomen las medidas pertinentes y autorice y se reconozca el pago de la prima teniendo en cuenta los funcionarios que realmente encuentren expuestos a factores insalubres.

Cabe resaltar que los jefes de área deben hacer mayor control al momento de autorizar la prima de salubridad y realizar una evaluación exhaustiva a quienes le aplica este beneficio. Respecto a lo anterior se encontraron los siguientes hallazgos: A. Se evidencio que existe un concepto jurídico emitido por el abogado Elber

Mauricio Sandoval en donde se verifica la legalidad del beneficio denominado “Prima de Salubridad”, sin embargo este concepto no es suficiente para determinar quiénes en razón a las labores que realizan tienen derecho de percibirla. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, de acuerdo al concepto emitido por el abogado externo Ruben Dario Riera Ruiz, donde determina de acuerdo al estudio realizado a la convencion colectiva quienes tienen derecho a percibir esta prima en razon al cargo que ocupan al interior de la empresa.

B. Así mismo, se evidencia que esta prima se continúa otorgando a personal profesional que no realiza trabajos afines, directos o efectivos a labores de “alcantarillado”. Es decir se está cancelando a quienes no tienen adquirido el derecho, pues se ve reflejado que los cargos en los que se encuentran nombrados no se consideran en ninguna de las convenciones como “insalubres”, o por el contrario los cargos en lo que se encuentran nombrados





tienen el derecho adquirido pero las funciones que lo facultan para obtenerlas no son realizadas, razón por la cual no tendrían por qué recibir la prima. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, de acuerdo al concepto emitido por el abogado externo Ruben Dario Riera Ruiz, donde determina de acuerdo al estudio realizado a la convencion colectiva quienes tienen derecho a percibir esta prima en razon al cargo que ocupan al interior de la empresa.

C. El acto administrativo por medio del cual se autoriza el trámite para el pago de

la prima de salubridad está acompañado de una certificación expedida por los jefes inmediatos de quienes perciben este emolumento, sin embargo, se recomienda que antes de cada pago de la prima se verifique por parte del personal del área de Talento Humano, si los empleados relacionados en cada una de las certificaciones ejercieron las labores que les permite acceder a la prima. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, de acuerdo al concepto emitido por el abogado externo Ruben Dario Riera Ruiz, donde determina de acuerdo al estudio realizado a la convención colectiva quienes tienen derecho a percibir esta prima en razón al cargo que ocupan al interior de la empresa.

11.1.2. PLAN DE CAPACITACIONES 2016

A. No se evidencia Evaluación de Eficacia de la formación de las siguientes capacitaciones:

Cumplir Las Prácticas De Seguridad Y Salud En El Trabajo – Magada Johana Vasquez Y Jaiber Blandon.

Ofrecer Atención Al Cliente De Acuerdo Con La Normatividad Y Políticas De La Entidad – Magada Johana Vasquez Y Jaiber Blandon.

Formación E Operación Seguro De Máquina, Equipos Y Herramientas.

Manejo Del Estrés.

Sensibilización En Seguridad Vial

Uso Adecuado De Videos Terminales.

Cuidado De La Piel Riesgo Biológico.

Perspectiva Global En Mejoramiento De La Calidad De Agua Y Buenas Prácticas De Laboratorio – María Margarita Osso.





Modelo De Contratación Virtual, Supervisión Y Responsabilidad.

Riesgos Cardiovascular

Manejo Defensivo

XII Congreso De Control Interno

Higiene Postural Y Levantamiento De Cargas Manuales

Formación Como Auditor Interno En la Norma NTC GP 1000:2009

XXXV Congreso Interamericano De Ingeniería Sanitario Y Ambiental

Manejo De Condiciones Criticas

Seminario De Actualización En Contratación Estatal – Ernesto Cárdenas Vega

Congreso Internacional ANDESCO Y Servicios Públicos, Tic Y TV SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se evidencia la evaluación de eficacia.

B. No se evidencia certificado de capacitación realizada por los siguientes funcionarios:

Cambios y novedades en retención en la fuente e información exógena para el sector público – Nolfan Ramirez.

Diplomado en Derecho disciplinario – Sonia Lorena Oviedo

SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, para el año 2018 se evidenciaron los certificados de capacitación del personal que tomo las capacitaciones.

11.1.3. SG-SST

11.1.3.1. PROCEDIMIENTO PARA LA PREVENCIÓN, PREPARACIÓN Y RESPUESTA DE EMERGENCIAS.

A. No se dispone de suficientes recursos como equipos, herramientas,

maquinarias y EPP.

SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se evidencia que en el procedimiento se actualizo.





11.1.3.2. PROGRAMA PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN EN SALUD. A. Los exámenes periódicos se programaron para el mes de Mayo a través de

una circular interna, por parte del Asesor de Talento Humano. Según el informe médico del doctor Jesús Salvador Suaza Moreno, de un total de 172 trabajadores 41 trabajadores no se realizaron dichos procedimientos, no se evidencia ninguna exigencia por parte de Talento humano hacia esos 41 funcionarios que no se realizaron los exámenes lo cual es un requisito que exige la Resolución 1072 de 2015 y blinda a la empresa de alguna demanda por parte de los trabajadores en la SG-SST. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se evidencio el toda la planta de la empresa se practicó los Exámenes Ocupacionales.

11.1.3.3. PROCEDIMIENTO PARA EL REPORTE Y LA INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES DE TRABAJO Y ENFERMEDADES LABORALES.

A. No se establecen ni se implementan recomendaciones de control derivada de

las investigaciones de los incidentes y accidentes de trabajo. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se evidencia que las recomendaciones están en las acciones correctivas, preventivas y de mejora.

B. No se dispone de actividades de seguimiento y control a las recomendaciones

derivadas de las investigaciones de los incidentes y accidentes de trabajo. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se evidencia que las recomendaciones están en las acciones correctivas, preventivas y de mejora.

C. Debilidad en las actividades de formación y sensibilización frente al reporte

interno y las investigaciones de los incidentes y accidentes de trabajo a los trabajadores. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se evidencia que las recomendaciones están en las acciones correctivas, preventivas y de mejora.





11.1.3.4. PROGRAMA PARA EL CONTROL DE INCIDENTES Y ACCIDENTES DE TRABAJO.

A. No se evidencia que se definan medidas de control colectivo e individual

orientadas a la administración de los riesgos. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, este documento se actualizo en Riesgo Locativo, Químico, Mecánico, Eléctrico, Orden y Aseo.

B. No se realizan acciones de seguimiento y control de las actividades ejecutadas

del programa de mejoramiento continuo, ya que el documento se encuentra desactualizado. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, este documento se actualizo.

11.1.3.5. PROGRAMA DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN A. Se evidencio solo el registro de inducción en una sola HISTORIA LABORAL de

13 verificadas, la del señor CARVAJAL TRUJILLO WILLIAM FERNANDO, con folios Número F: 5-8 Fecha 18-01-2010, incumpliendo con cobertura del programa de Inducción y Re inducción se evidencia el incumplimiento del numeral 7.2.1 del Manual de Gestión del Talento Humano donde define que el proceso de inducción debe realizarse dentro de los cinco días posteriores a la vinculación. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, no se evidencia normatividad que exija que el certificado de Inducción y Reinducción deba ir en las historias laborales de cada funcionario.

B. Durante la verificación de las HISTORIAS LABORALES, de la muestra de 13

HISTORIAS LABORALES, solo se evidencio el registro de re-inducción en la HISTORIA LABORAL de un funcionario incumpliendo el numeral 7.2 INDUCCIÓN, REINDUCCIÓN Y CAPACITACIÓN en el 7.2.1 El proceso de inducción debe realizarse dentro de los cinco días posteriores a la vinculación. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, no se evidencia normatividad que exija que el certificado de Inducción y Reinducción deba ir en las historias laborales de cada funcionario.





C. No se evidencia inducción del personal de la temporal ni a los contratistas que

ingresan a la empresa. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se está realizando inducción al personal nuevo.

11.1.3.6. PROGRAMA EPIDEMIOLOGIA CARDIOVASCULAR A. No se evidencia en la implementación del programa la asesoría psicológica,

asesoría de nutrición y asesoría en deporte formativo. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, Se evidencio que se realizó asesoría Psicológica y asesoría en deporte formativo y charlas de estilos de vida.

B. No se evidencia valoración química trimestral a cada trabajador que salga con glicemia y el perfil lípido elevado como lo dice en el programa. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se actualizo el programa.

11.1.3.7. PROCEDIMIENTO PREVENCIÓN, PREPARACIÓN Y RESPUESTA DE EMERGENCIAS.

A. Se evidencia que en el punto 6.4 en el suministro del servicio que no se tiene

en cuenta el lote de la PTAR el cual no tiene ningún servicio ocasionando que el vigilante no cuente con las condiciones mínimas adecuadas de trabajo. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se actualizo el procedimiento.

B. No se evidencia en el punto 6.5.2. el análisis de vulnerabilidad para el lote de la PTAR. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se actualizo el procedimiento.

C. No se evidencia en el punto 6.5.2. el análisis de vulnerabilidad para el archivo central.





SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se actualizo el procedimiento.

11.1.3.8. MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE PELIGRO, EVALUACIÓN Y VALORACIÓN DEL RIESGO.

A. Se evidencia que solo hacen esta matriz enfocándose en los operadores de

planta, pero no la hacen para los operarios que lavan las piscinas y le hacen mantenimiento a las plantas, los cuales tiene más riesgo de sufrir algún accidente por la naturaleza del trabajo ya que es más riesgoso. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA. REVISAR CAPACITACIÓN. No se subsana, a pesar que se evidencia los lavaderos de los tanques, no se tiene el riesgo de espacios confinados y estos trabajadores realizan su labor en espacios confinados según la planta.

11.1.3.9. SG-SST – SEGÚN NORMATIVIDAD VIGENTE

A. No se evidencia la identificación de los trabajadores que se dediquen en forma permanente al ejercicio de las actividades de alto riesgo establecidas en el Decreto 2090 de 2003 o de las normas que lo adicionen, modifiquen o complementen y se les está cotizando el monto establecido en la norma al sistema de pensiones. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se evidencia matriz de riesgos.

B. No se evidencia procedimientos para la identificación y evaluación de las especificaciones en seguridad y salud en el trabajo de las compras y adquisiciones de productos y servicios como por ejemplo los EPP. SEGUIMIENTO: No se subsana. CONTRATACIÓN.


A. No se evidencia las tablas de valoración como se requiere según la normatividad vigente.





SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, ya que las tablas ya se encuentran en proceso de aprobación por parte del concejo archivístico.

B. Se evidencio falta de cultura para la gestión documental por parte de las

dependencias que generan la información y manejan su archivo de gestión, ya que al momento de trasladar el archivo de gestión al archivo central se ha detectado duplicidad en la información lo cual genera grandes volúmenes innecesarios en el archivo central, además que no se tienen en cuenta las tablas de retención concertadas entre las partes. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, con la aplicación de las Tabla de retención documental.

C. Se realizó trabajo con las áreas para hacer la actualización de las tablas de retención excepto la técnica, la cual no ha dispuesto del tiempo para atender este requerimiento. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, en Técnica ya se evidencian las tablas de retención.

D. No se evidencia la implementación de las tablas de retención documental. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se evidencia la implementación peor sin aprobación del concejo.


11.3.1. CONSUMO DE COMBUSTIBLE

A. Se evidencio que el vehículo OWI-331 tiene una capacidad máxima de 35 galones, y se observó en las ordenes No. 1356378 y No. 1008581 que el suministro de combustible supero la capacidad del vehículo como se relaciona a continuación:

No. De Orden GALONES

1356378 37,946

1008581 36,117





SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, se subsana ya que el control ha mejorado.

B. No se evidencia soporte de las tirillas de consumo de combustible de todos los vehículos correspondiente a los meses de abril y mayo del año 2016.

A continuación se relacionan las no conformidades que se presentaron al momento de tanquear los siguientes vehículos:

PLACA VEHICULO

HALLAZGO

OWI 506 Según los registros de los consumos el vactor se tanqueo 15 veces. No hay registros de fechas en 9 recibos.

OWH 713

Según los registros de los consumos de la camioneta se tanqueo 47 veces

No hay registros de fechas en 16 recibos, el mayor número de galones tanqueado es 13.1 s/g recibo 342095

OWH 684

según los registros de los consumos de la camioneta se tanqueo 15 veces

no hay registros de fechas en 6 recibos, el mayor número de galones tanqueado es 9.8 s/g recibo 286736, los meses registra tanqueo JUN, JUL, AGT, SEP.

OWI 331


No hay registros de fechas en 10 recibos el mayor número de galones tanqueado es 34 s/g recibo 281079 los meses registra tanqueo JUN, JUL, AGT, SEP, NOV, DIC y 1 tanqueo ene

OWI 361

Según los registros de los consumos de la camioneta se tanqueo 30 veces.

No hay registros de fechas SQL en 12 recibos el mayor número de galones tanqueado es 34 s/g recibo 281079 los meses registra tanqueo JUN, JUL, AGT, SEP, NOV, DIC y un tanqueo ENE





OWI 518


No hay registros de fechas en 13 recibos El mayor número de galones tanqueado es 14.4 s/g recibo 300566

los meses registra tanqueo JUN, JUL, AGT, SEP, NOV, DIC y ENE 2016

OWI 519


No hay registros de fechas en 17 recibos el mayor número de galones tanqueado es 14.264 s/g recibo 336942 los meses registra tanqueo JUN, JUL, AGT, SEP, NOV, DIC y ENE 2016

OWI 524



OWI 525



OWI 523







CGP 579


No hay registros de fechas en 8 recibos el mayor número de galones tanqueado es 19.5 s/g recibo 283870 los meses registra tanqueo JUN, JUL, AGT, SEP, NOV, DIC y ENE 2016.

OWI 617



Se evidencio en el recibo No. 283808 un tanqueo por valor de $ 296.834 en GASOLINA EXTRA y este vehículo es tanqueado con ACPM. No registra fecha de tanqueo. Y este vehículo es de ACPM.

CGP 578


No hay registros de fechas en 13 recibos el mayor número de galones tanqueado es 15.923 s/g recibo 283654 los meses registra tanqueo JUN,JUL,AGT,SEP,NOV,DIC y ENE 2016

RETRO

Se evidencio, cuatro recibos que sobre pasa la tendencia de los valores de tanqueo de la Retro s/g recibos: No. 293866 por valor de $1,868,658 del 14-Jul-15 No. 292621 por valor de $1,815,504 del 06-Jul-15 No. 277644 por valor de $1,353,658 del 06-Aug-15 No. 276179 por valor de $$1,352,347 del 10-Sep-15

Se evidencio 2 recibos con GASOLINA CORRIENTE y este vehículo es tanqueado con ACPM, los cuales no corresponde al combustible que se le suministra a la Retro, ya que esta funciona con ACPM, según recibo No.283582 del 06-Jul-2015 por valor de $453,750 y No. 342095 del 25-Nov-2015 por valor de $250,287.

OTROS EQUIPOS Se evidencio que la mayoría de la información no especifica el

equipo, tanqueado lo cual no permite identificar a que planta o proceso corresponde.





SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, ya que el proceso de tanqueo de los carros mejoro notablemente, actualmente se maneja chip, la empresa envía relación de los carros que se tanquearon con su respectivo recibo y tirilla de tanqueo.

11.4. TICS

A. Se evidencia que no se está manejando el formato GA-F12-T09 para la actualización de la página WEB.

SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, el formato se eliminó el formato.

B. No se evidencia organización en el manejo del recargue de TONER ya que en la carpeta se evidencia la relación de solicitudes según la dependencia hasta el 25 de Octubre y la visita se realizó el 30 de Noviembre y no se evidencia una carpeta con las facturas de lo que se ha comprado en recarga de TONERS por tal motivo no se puede llevar un control efectivo. SEGUIMIENTO: SE SUBSANA, ya que en la reunión de cierre se evidencio la carpeta organizada y con los soportes respectivos.

12. OBSERVACIONES

12.1. TIC´S

A. Se evidencio que los planes TICS están en proceso de actualización ya se evidenciaron procesos que no están contemplados dentro de los planes actuales para ser consultados en la página WEB.


12.2.1. PRIMA DE SALUBRIDAD





A. Se debe recomendar para la próxima convención la administración solicite

la revisión de este beneficio para que se tenga un mayor grado de certeza

sobre los posibles beneficiarios de este concepto.

12.2.2. HORAS EXTRAS

A. Dentro de la auditoría realizada a talento humano se evaluó las estadísticas de las horas extras de la vigencia 2014, se observa que el valor reconocido por concepto de horas extras, dominicales y festivos es oneroso ya que haciende aproximadamente a $65.000.000 millones de pesos mensuales al realizar la sumatoria entre funcionarios administrativos, acueducto y alcantarillado y en total al año se está pagando aproximadamente $776.000.000 millones de pesos. Realizando seguimiento a las horas extras, comparando la vigencia 2014 y 2015, la reducción de gastos en su valor acumulado represento una disminución del 9% anual equivalente $ 76.720.099 (estadística archivo Excel Jefe Talento Humano). Para obtener esta disminución se realizó reunión con el gerente y se emitió Circular por parte de la Gerencia-Disminución de Horas Extras Circular del 29-mayo-2015 además la Subgerencia Técnica se diseñó formato de programación de turnos el cual es autorizado por su subgerente y en esta se redujo en un 30% las horas extras.

Cabe resaltar que las horas extras se toman como base para la liquidación de factores salariales, dicho concepto incrementa el valor pagado en nómina, y afecta los activos de la empresa.

Es de anotar que una de las causas potenciales que generan las horas extras es la falta de planeación en cada una de las áreas ya que no se justifica que estas actividades no se puedan realizar dentro de las horas laborales establecidas y más aún en el caso de los funcionarios administrativos que no atienden emergencias. A corte de Noviembre de 2018 comparado con el mismo periodo de 2017, se evidencio que las Horas Extras aumentaron en un 13% pasando de $ 491.350.262 en el 2017 a $ 553.628.443 para el 2018. Debido a que no se ha contratado nuevo personal de planta por que la planta está congelada, el personal con el que actualmente cuenta la empresa le toca aumentar sus





laborares para cubrir todas las tareas de la empresa, sumando a esto que existe personal que ya se ha pensionado, disminuyendo el personal que labora actualmente en la empresa.

12.2.3. MANUAL DE FUNCIONES

A. Se evidencio que se modificó el manual de funciones según la resolución 456 de 2017 para el cargo de contador, en la cual estipula que no requiere experiencia dicho cargo, y en el manual de funciones era de obligatoriedad contar con 2 años de experiencia y se recomienda que para este cargo es indispensable contar con experiencia en el sector público.

12.2.4. VIÁTICOS

A. Se evidencia unos pagos onerosos por concepto de viáticos, lo cual no se justifica, ya que algunas misivas que se realizan a ciudades aledañas se pueden realizar en un medio de transporte más económico, se podrían hacer varias gestiones en un solo viaje lo cual generaría una optimización de los recursos. Por otro lado están los viáticos que se generan por concepto de salud en los funcionarios, se evidencia que algunos de los procedimientos que se realizan por fuera de la ciudad ya están disponibles en la ciudad de Neiva, por lo cual se requiere un mayor control a la hora de otorgar estos viáticos ya que para los funcionarios oficiales esto genera un recargo de un día antes y un día después de acuerdo a la convención establecida.

De acuerdo a lo anteriormente expuesto, ya que la empresa cuenta con un médico ocupacional se debería realizar un punto de control a través de él, para que en caso de que el procedimiento que el funcionario va a realizarse, se pueda hacer en la ciudad de Neiva, no se incurra en estos gastos, o si el funcionario insiste en hacerse los procedimientos por fuera de la ciudad este asuma los gastos que acarre el viaje.

SEGUIMIENTO: A corte de Noviembre de 2018 comparado con el mismo periodo de 2017, se evidencio que los viáticos aumentaron en un 64%. CONVENCIÓN





Año $

2017 $ 88.810.133

2018 $ 145.868.217

Se puede recomendar que para los tratamientos de las personas que recién van a iniciar en su recuperación sean en Neiva para disminuir el costo de llos viáticos.

B. Se solicitó por parte de Talento Humano a las EPS, que informaran las coberturas de los tratamientos que se encuentra disponibles en la ciudad, con el fin de que las personas que requiera tratamientos especializados se los realicen en la ciudad de Neiva. SEGUIMIENTO: se recomienda hacer una evaluación detallada sobre el tratamiento para que el personal lo tome en la ciudad de Neiva.

12.3. ARCHIVO CENTRAL

A. No se evidencia que se justifique el pago de arriendo por valor de $3.278.250.00 para el archivo central ya que las instalaciones no cumplen con lo requerido para la conservación de los documentos, pudiendo edificar el archivo en algunas de las plantas como se requiere, ahorrando gastos a futuro en pagos de arriendo.


A. Se evidencio que para el vehículo OWI-331 y OWI-684 se pretende dar de baja, según el concepto técnico, pero este no tiene fecha lo cual genera duda para determinar la veracidad del documento.

13. ASPECTOS POR MEJORAR

Capacitar a la persona encargada de recibir la correspondencia para darle tramite efectivo a dicha correspondencia.





Se recomienda realizar las acciones correspondientes con el sindicato y si

es necesario a través de estrados judiciales y solicitar modificación y/o aclaración de la convención, en el tema de la prima de salubridad, definiendo cargos exactos de los beneficiarios de dicha prima.

Cabe resaltar que se debe hacer mayor control al momento de autorizar las horas extras y se debe hacer seguimiento a la ejecución y cumplimiento de las mismas.

La evaluación de la eficacia de las capacitaciones, la debe evaluar la

persona que realiza la capacitación una vez se termine esta, y no tres meses después de la asistencia como se encuentra definido en el ANEXO N. 2. Procedimiento Promoción del Conocimiento el cual debe dejar registro en el formato GA-FR-H08.

Brindar capacitaciones a los funcionarios acorde a las funciones

establecidas en sus cargos.

Tomar las medidas y acciones de mejoramiento contempladas por los planes de mejoramiento documentados por los entes de control y la oficina de control interno.

Para garantizar el cumplimiento del programa de inducción se recomienda

elaborar un formato el cual se realice por cada responsable de los contenidos en la cartilla donde firmen las dos partes. Y siempre que se realice vinculaciones del personal (directo y/o contratista) debe socializarle esta información.

se recomienda que antes de cada pago de la prima se verifique por parte

del personal del área de Talento Humano, si los empleados relacionados en cada una de las certificaciones ejercieron las labores que les permite acceder a la prima de salubridad.

Se recomienda nuevamente se emita un concepto jurídico o un acto

administrativo en donde se determine con base en las convenciones colectivas que cargos específicos de la planta de personal de Las Ceibas





Empresas Publicas de Neiva tienen derecho a percibir la prima, como también quienes ejercen labores consideradas como “insalubres”.

Para el ingreso del personal no autorizado a las diferentes sedes de la empresa como bocatoma y plantas, se recomienda que se realice por parte del personal que presta la seguridad un registro con los datos personales permitiendo la identificación y su relación con la empresa.

Cada vez que se realice los simulacros, se debe realizar una evaluación el

cual nos permite identificar las fallas o mejoras que podemos tener en caso de una emergencia real y de esta forma evaluaríamos la disponibilidad de los recursos requeridos para este tipo de emergencia y la aptitud de los brigadistas frente a una emergencia.

Se recomienda al momento de retomar el proceso de baja se realice un

inventario general incluyendo el remanente de elementos de consumos inservibles que a la fecha se han generado

Realizar un peritaje al parque automotor de la empresa ya que estos vehículos cuenta con más de 5 años y contablemente estos ya se encuentra depreciados.

Se recomienda solicitar al proveedor del software HAS SQL, la mejora de

las falencias que aun esta presentado, puesto que este software conserva toda la información del funcionamiento de la empresa como también sus recursos físicos, lo anterior en aras de evitar inconsistencias con los datos reales.

Definir cronograma y una política para la entrega de la documentación de la vigencia anterior ya que aun en las oficinas se encuentra documentación de años anteriores.

Definir un área de consulta para cuando se requiera realizar alguna consulta el personal lo pueda realizar de una forma cómoda y segura para los documentos.





Digitalizar los cupones de pago para optimizar el espacio. Ya que se evidencio que el mayor volumen de cajas archivadas son los cupones de pagos los cuales, ocupa más de la mitad de los estantes del archivo.

Se recomienda en el proceso de gestión documental dejar registro de las actividades que se realizan con los procesos, esto con el fin de evidenciar la gestión del proceso.

En aspecto de Salud y Seguridad en el Trabajo se debe :

a. Cambiar la escalera del proceso de captación en la bocatoma el Guayabo. Ya que esta no cumple con los requerimientos mínimos de seguridad en Trabajo seguro en alturas.

b. Realizar mejoramientos a los corredores o pasillos ya que corren el riesgo de caídas por diferente nivel y en el peor de los casos ahogamiento.

c. Se debe realizar seguimiento de la entrega de dotación a las empresas contratista, de acuerdo a la labor contratada pues se evidencio en la bocatoma el guayabo personal sin la ropa adecuada realizando actividades de limpieza de los desarenadores.

d. Se debe exigir el uso de los EPP al personal que labora en las

plantas y bocatomas.

e. Cambiar las tapas de cemento de los pozos de inspección, ya que estas son muy pesadas para su manipulación y algunas de estas no se encuentran ubicadas en los sitios por esta misma razón. Adicional a esto el soporte tienen unas pestañas que puede generar un accidente en el acenso y descenso de los pozos.

f. Definir las vías de acceso de las bocatomas y plantas, ya que estas

se encuentra con muy poca señalización y la que existe se encuentra en mal estado.

g. Elaborar los rutas de evacuación de las plantas y bocatoma





h. En la planta el recreo se encuentra un riesgo alto con

almacenamiento y manipulación del cloro, ya que este es un gas a presión; con peligro de explosión en caso de calentamiento. Esta área se encuentra expuestos al sol permanentemente. Se debe mejorar el sistema de manipulación y almacenamiento.

i. Se debe establecer un programa de mantenimiento en las plantas

que incluya rocerías periódicas con el fin de evitar riesgos por picaduras de serpientes.

j. Se debe reforzar el tema de la clasificación de los residuos en toda la

empresa y disponer de canecas para la clasificación de los mismos.

k. Se debe mejorar la iluminación en las plantas y bocatomas ya que son deficientes en algunas áreas en las horas de la noche.

14. TOTALIZACIÓN DE LOS HALLAZGOS Y OBSERVACIONES

No. HALLAZGO VIGENCIAS ANTERIORES

SUBSANADOS 89

NO SUBSANADOS 31

No. HALLAZGOS AUD. ACTUAL

29

No. OBSERVACIONES AUD. ACTUAL

8

EDGAR LEONEL CONTA Auditor Líder – JEFE OACI

MARÍA ANGÉLICA VEGA MURTE Contratista – Auditor Int. OACI


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