AUDITORÍA DE LAINFORMACIÓN

Metodología para la auditoría de información

Bruno Contreras

Introducción

La auditoría de la información consiste en el examen y evaluación periódica de los recursos informativos de Biblioteca. Su objetivo es conocer la utilización que se hace de la información, las barreras que se le impone y el establecimiento de procesos de mejora. Uno de los pasos previos a tener presente antes de la ejecución efectiva de una auditoria de la información consiste en el conocimiento de los objetivos y las prioridades de la organización, la estructura que ésta posee, los estilos de gestión que se llevan a cabo y las relaciones con el entorno.

El punto capital ante el que se enfrenta el auditor es que su labor venga respaldada completamente por la dirección del Sistema de Bibliotecas. Sin este apoyo cualquier medida que adoptemos fracasará irremediablemente. Hay que tener presente que el principal problema es que la información tiende a ser acaparada por los miembros de la organización como si se tratase de un recurso a atesorar. Ante esto, se deben diseñar políticas de intercambio informativo de manera que la liberación de la información se vea compensada de alguna forma.

El ámbito de la auditoría es identificar el uso, los recursos y el flujo de la información. Para esto, deberemos identificar y conocer cuáles son los recursos informativos de los que la organización dispone, qué uso se hace de ellos y los resultados que se obtiene, de qué equipamiento se dispone y quién lo tiene, el coste, el valor que aporta a la organización y qué tipo de personal desempeña estas funciones.

La planificación de la auditoría debe estar completamente ajustada, de manera que debe de darse un acceso adecuado a las personas y a los documentos, además de darse un acuerdo sobre los métodos de gestión y de presentación de la investigación.

Metodología para la auditoría de información

Inventario físico. Es el proceso de identificación y categorización de los recursos de información de biblioteca.

Es una fotografía de lo que la unidad posee en términos de recursos de información en el último año de análisis.

Recursos de información

Fase 1 Fase 2 Fase 3

Mapificación de la información (Infomap). Constituye una forma gráfica de representar los recursos de información que hay en la biblioteca y las interrelaciones entre éstos.

El mapa de recursos indica hasta qué punto los recursos de información son básicos, de qué modo se encuentran posicionados: en el ámbito geográfico, departamental, técnico.

Cómo interactúan, quién los utiliza, quién es el responsable.

Metodología para la auditoría de información

Mapificación de la información

Análisis de las necesidades de información. Tiene como finalidad principal determinar qué información requieren los usuarios y la dirección de la biblioteca para desarrollar sus actividades y alcanzar los objetivos.

Metodología para la auditoría de información

Análisis de las necesidades de información

Encuestas Entrevistas Reuniones

Gráficos de procesos y flujos de trabajo. Los gráficos de procesos junto con los flujos de trabajo pueden constituir una buena herramienta de trabajo en el ámbito de las auditorías de la información.

Metodología para la auditoría de información

Esquema para auditar la accesibilidad al web de biblioteca, sus servicios y recursos

Análisisautomático

de la página

Análisisautomático

de la página

WEBDe

BIBLIOTECA

WEBDe

BIBLIOTECA

Análisisgramaticales

formales

Análisisgramaticales

formales

Análisisestructura

encabezados

Análisisestructura

encabezados

AnálisismanualAnálisismanual

Informe Informe Informe Informe

Informeauditoría

rápido

Informeauditoríacompleto

Referencia

El texto de la presentación pertenece al autor del blog www.documentalistaenredado.net

Esquema Henczel

Los análisis de las necesidades constituyen la antesala de las auditorías de la información, el esquema propuesto para llevar a la organización de la gestión de información a la gestión del conocimiento así lo plantea, al tomar como primera etapa el análisis de las necesidades de los usuarios.

Bajo el prisma de la auditoría de la información, Henczel los define como un proceso por medio del cual los usuarios de la información se encuestan sobre cuáles son las fuentes o servicios de información que requieren para el desempeño de su trabajo, como se muestra en la figura

FIN