Auditoria del Ciclo de Adquisiciones y pagos

Marlon Chavarria Rayo – CPA/CIAwww.escueladecontabilidad.blogspot.com

Objetivo

• Evaluar si las cuentas afectadas en el ciclo reflejan adecuadamente las transacciones registradas de conformidad con los Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).

• Cuentas relacionadas:▫Compras, Propiedad Planta y Equipo, Gastos

Anticipados, Gastos Administrativos.▫Cuentas por pagar, Gastos de Ventas.▫Efectivo en bancos, Descuento sobre compras y

Costos en Proceso.

Relación de las cuentas contables

Comision SuministrosGasto de viaje Viajes de funcionariosGastos de entrega Honorarios de abogadosReparaciones honararios de auditoriaPublicidad Impuestos

DEVOLUCION /BONIFICACION

Adquisiones de

productos y servicios

Pagos de efectivo

Devolucion, bonificacion

sobre compras

GASTOS ANTICIPADOS

GASTOS ADMINISTRATIVOSCOSTOS DE PRODUCCION

BANCO CUENTAS POR PAGAR MATERIA PRIMA

GASTOS DE VENTAS

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

Ciclo de Adquisiciones y pagos• Existe un gran número de cuentas afectadas

por este ciclo. Y es por esta razón que este ciclo involucra más tiempo de auditoria que cualquier otro ciclo.

• El ciclo inicia con la planificación de las adquisiciones necesarias antes del inicio del año y termina con la cancelación de los bienes y servicios adquiridos.

• Las funciones del ciclo se resumen en cuatro: • Procesamiento de las ordenes de compra.• La recepción de los bienes o servicios.• El reconocimiento de las obligaciones.• El procesamiento y registro de desembolsos de

efectivo.

Docu

men

tos,

C

on

trole

s y

reg

istr

os

Presupuesto

Diario adquisi

ción

Factura proveed

or

Notas de crédito

Mayor de

cuentas por

pagar

Estado de cuentas

del proveedor

Cheques

Libro Mayor banco

Autorización de compras

Custodia de activos separada de otras funciones.

Registro oportuno y revisión independiente de las operaciones.

Autorización de pagos.

Conciliación de proveedores.

Pagos posteriores

Cuentas por pagar no registradas.Pagos de pasivos atrasados.Rastreo de recepción y registro de pasivos.Confirmaciones a proveedores.Pasivos vs. Toma física de inventarios.

Inventario en tránsito.

Controles internos

Diseño de pruebas

Comprender el control interno

Evaluar el riesgo de control

Determinar el alcance

Diseñar pruebas de controles

Diseñar pruebas

sustantivas

Definir los procedimient

os de auditoria

Determinar el tamaño muestra

Seleccionar la muestra

Determinar la oportunidad

Pruebas analíticas

Procedimiento Error posible

Comparar con el saldo de gastos del año anterior

Errores en las cuentas y gastos por pagar

Búsqueda de cuentas por pagar inusuales

Error de clasificación para los pasivos financieros no comerciales.

Comparar cuentas individuales con los años anteriores

Cuentas no registradas o inexistentes o errores.

Calcular las razones, como compras dividas entre las cuentas por pagar y cuentas por pagar divididas entre los pasivos financieros actuales.

Cuentas no registradas o inexistentes o errores.

Objetivo de la auditoria

relacionado con la operación

Control Interno clave

Prueba de control Pruebas sustantivas

Las adquisiciones registradas son por bienes y servicios recibidos (Existencia).

La orden de compra, informe de recepción y factura de recepción se adjuntan al cheque.Las adquisiciones son aprobadas.Existe un registro de proveedores.Los documentos se cancelan con un sello de pagado.

Revisar documentos.Revisar el aprobado.Pruebas de entradas en el sistema con proveedores que no están en el banco de proveedores.Verificar el sello de pagado.

Revisar diario y libro mayor e identificar pagos inusuales.Verificar documentos, validez, cálculos, legalidad.Buscar proveedores inusuales.Rastreo de inventarios.Rastreo activos fijos.

Las operaciones de adquisición son registradas (Integridad).

Ordenes de Compra pre numeradas.

Secuencia debidamente archivada en orden numérico.

Rastreo de los informes hasta la orden de compra.

Programa de auditoria Ciclo adquisiciones y pagos

Objetivo de la auditoria operación

Control Interno clave

Prueba de control Pruebas sustantivas

Los registros son exactos (Precisión).

Los cálculos se verifican.Las compras se aprueban por precios y descuentos.

Comprobar la firma de revisado.Verificar la firma de aprobación de precios y descuentos.

Comparar registro con las facturas. Recalcular la factura, precios, cantidades, descuentos e impuestos.

La contabilidad de las adquisiciones es adecuada (Clasificación)

Las cuentas contables del catalogo son adecuadas.

Manual de cuentas y catalogo.

Comparar el catalogo y el comprobante.

Las operaciones se registran oportunamente (Oportunidad).

Los registros deben realizarse con la oportunidad necesaria.

Revisar el manual y observar si existen pasivos no registrados.

Recalculo de facturas y rastreo con inventarios.

El registro es adecuado (Asentamiento y resumen)

Comparar el libro con la balanza.

Verificar la firmas de aprobación de registros y pase a la balanza.

Recalculo, totalización y rastreo contra libro, balanza, balance e inventario toma física.

Programa de auditoria Ciclo adquisiciones y pagos

Objetivo de la auditoria operación

Control Interno clave

Prueba de control Pruebas sustantivas

Los pagos se realizan por bienes y servicios recibidos (Existencia)

Custodio de cheques no realiza otras actividades del ciclo.Aprobación de pagos.Adjuntan soportes al cheque.

Observar las actividades de pago.Revisar los aprobados.

Buscar cantidades inusuales en libro banco y pasivos.Rastreo cheque con compras.Revisar sello cancelado y soportes del pago.

Todas las transacciones se registran en el periodo.

Cheques pre numerados.Conciliación bancaria mensual.

Firma de revisado.Observar la elaboración de la conciliación del banco.

Re calcular la conciliación.

El registro contable es exacto (Precisión)

Re calculo interno.Clasificación se revisa.

Revisar el autorizado.Revisar la conciliación.

Comparar cheques con registros.Prueba de comprobantes en serie.

La clasificación es adecuada.

Catálogo adecuado.Se autoriza la clasificación.

Revisar el catalogo y manual de cuentas.Verificar la firma de autorizado.

Comprobar la contabilización con el catálogo de cuentas.

Programa de auditoria Desembolso de efectivo

Objetivo de la auditoria operación

Control Interno clave

Prueba de control Pruebas sustantivas

Los desembolsos se registran en las fechas correctas.

Los registros se hacen tan pronto como lo requiere el manual.La fecha se verifican internamente.

Revisar el manual y verificar si existen cheques sin registrar.Revisar la autorización.

Comparar las fechas del cheque con el registro contable.Comparar la fecha de emisión y cancelación en el banco.

Las transacciones se registran y resumen adecuadamente.

Balanza y auxiliar se comparan.El saldo de libro se verifica con la balanza.

Revisar la firma.Revisar la firma de que se hizo la comparación del saldo del libro mayor y la balanza.

Realizar pruebas de re cálculo.Rastrear los asientos de pasivos contra asientos de pagos.

Programa de auditoria Desembolso de efectivo