AUDITORIA DE LA CAPACITACINLa capacitacin dentro de las organizaciones cumple una funcin esencial: afianzar e incrementar los recursos de las personas, en trminos de conocimientos, habilidades y actitudes, que unidos a otros factores como la visin, la cultura organizacional, los valores sustentados y las polticas implementadas en todas las reas, llevarn a que la organizacin pueda cumplir con su misin exitosamente. Para que esto suceda, la planificacin, la implementacin y la evaluacin de las actividades de formacin debern ser analizadas y ejecutadas cuidadosamente.

La formacin profesional y sus particularidadespodramos definir a la Capacitacin como un rea dentro de la educacin no formal, que se basa en un proceso de enseanza aprendizaje dirigido a personas adultas en su mbito de trabajo que, mediante la consolidacin y la ampliacin de competencias laborales a travs de la generacin de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, tiene como objetivo incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de los objetivos organizacionales, a un eficaz desempeo del cargo y al desarrollo integral de las personas.

Formacin en el Trabajo

La formacin en el trabajo se cumplir bajo cualquier forma cada vez que alguien deba conocer una tarea, desarrollar una habilidad o asumir una actitud. Por eso se reconocen distintas modalidades de capacitacin, que como ya mencionamos, estarn supeditadas a la estrategia general de la organizacin y a las polticas que sta implemente en las diversas reas.Tanto Oscar Blake como Pilar Pineda identifican cuatro variantes:Paradigma I de desarrollo de la competencia o Poltica Integrada de Capacitacin: se entiende a la formacin como una inversin para el desarrollo, tanto de las personas y de los puestos como de la organizacin.Paradigma II de perfeccionamiento o Poltica de Desarrollo: se entiende a la formacin como un incremento del capital de los trabajadores. Privilegia el desarrollo de las personas por sobre los requerimientos de la tarea. Paradigma III de adaptacin al puesto de trabajo o Poltica Operativa: se trata de las acciones formativas orientadas a mejorar el desempeo en una funcin o puesto especfico. Suele ver a la formacin como un gasto. a. Paradigma IV de promocin y reciclaje, segn Pilar Pineda, entiende a la capacitacin como una inversin a futuro, para situaciones de cambio, adaptacin o reconversin. b. Poltica de Beneficio, segn Blake, se implementa cuando las acciones de capacitacin responden a los intereses particulares de las personas, no a las de la organizacin; no estn demasiado determinadas ni por el desempeo de una tarea ni por las expectativas de desarrollo de la persona, y la organizacin no est esperando una aplicacin especfica de los aprendizajes dentro de la gestin

El ciclo de la capacitacin La calidad de la capacitacin y de sus resultados, depender en gran parte del diseo elegido para su implementacin, de los mtodos de enseanza adoptados, los recursos utilizados, tanto profesionales como materiales, as como de la metodologa elegida para la evaluacin y el control del proceso. Pilar Pineda establece que la formacin debe cumplir con criterios de funcionalidad en torno a la eficacia y a la eficiencia. Desde la eficacia, entendida como la relacin resultados / objetivos, las condiciones de funcionalidad sern: la utilidad de la formacin, la practicidad y su carcter superadorDesde la eficiencia, es decir, la relacin medios / resultados, las condiciones de funcionalidad son: la utilizacin de la metodologa adecuada, la minimizacin de costos junto con la optimizacin de resultados, y la actitud facilitadora de la organizacin.Las organizaciones aplican lo que se conoce como Ciclo de la Capacitacin (Leigh, 1992), que comprende cinco etapas. A continuacin, describiremos brevemente a cada una.

1. Identificacin del Problema: Deteccin de las necesidades de capacitacin y sus necesidadesEl servicio de capacitacin servir, para que en las actividades de formacin llevadas a cabo se ensee lo que se necesite; lo que ahora no se conoce, o no se sabe hacer o usar, o no se quiere cambiar (Blake, 1987). Habr una necesidad de formacin en todo momento en que una funcin o tarea requerida por la organizacin no se desempea o no se podra desempear con la calidad necesaria por carecer quienes deben efectuarla de los conocimientos, habilidades y / o actitudes exigidas para su ejecucin.

Niveles de deteccin de necesidades:Nivel funcional: es lo que debe ser enseado como requisito de la funcinNivel situacional: se vincula con la situacin en la que deber desempearse la funcinNivel personal: proviene del as caractersticas individuales de quien desempea la funcin

Tipos de necesidades: Necesidades por discrepancia: lo que se est obteniendo discrepa de lo que se quiere obtenerNecesidades por cambio: cuando una tarea o funcin es modificada en su forma de realizacin, y los conocimientos y habilidades en uso no son suficientes para atender ese cambio.Necesidades por incorporacin: cuando se agrega una tarea o funcin nueva, desconocida. El diagnstico que realizar el servicio de capacitacin deber poder identificar, en primer lugar, en qu nivel se est planteando la necesidad y, en segundo lugar, qu tipo de necesidad es. Pero en el trabajo con la necesidad de capacitacin la simple identificacin es insuficiente. El anlisis tambin permitir conocer si lo que se demanda son conocimientos, habilidades o actitudes. Luego de analizada, la necesidad deber ser evaluada, para definir qu otras causas acompaan a esa necesidad y evaluar si es posible hacer algo al respecto. Tambin se evala la porcin del problema que ser resuelto con capacitacin y si el valor de lo que se obtendr superar el costo de lograrlo.

2. Establecimiento de los objetivos

Debera dividirse en dos etapas.a. El diagnstico del colectivo destinatario:La formacin deber adaptarse a las caractersticas de los participantes a quienes estar dirigida. El hecho de estar frente a personas adultas no nos garantiza que los contenidos pueden transmitirse de forma homognea, sino que no todos aprenden al mismo ritmo y no todo lo que se transmite es aprendido (Blake, 1987) y que se deben considerar los rasgos que caracterizan a cada grupo. b. La formulacin de objetivosLa conducta final de la que hablamos anteriormente deber contener cuatro elementos indispensables (Mosqueira, 2002):La justificacin institucional: describe el por qu se decide realizar una actividad de capacitacin. Explica el problema describiendo la necesidad de capacitacin encontrada, a la que se dar respuesta con las actividades de formacin propuestas.El objetivo general: el para qu de la actividad, lo que se espera obtener como resultado global.Los objetivos operacionales: indican qu operaciones o tareas est en condiciones de realizar el participante, una vez que retome su puesto de trabajo, luego de finalizado el proceso de capacitacin. Es lo que se espera que el participante aplique en el puesto de trabajo. Se recomienda que los objetivos operacionales, que suelen ser seis o ms, sean observables, concisos, claros y que comiencen con un verbo en infinitivo.Los objetivos de aprendizaje: son los logros que se espera que el participante haya alcanzado una vez finalizada la capacitacin, en trminos de saberes adquiridos. Deben responder a la pregunta qu necesitan aprender para lograr tal objetivo? Se sugiere que sean conductas observables, posibles no ideales y que tambin comiencen con un verbo en infinitivo. De un objetivo operacional pueden surgir ms de un objetivo de aprendizaje, pero se seleccionarn los que se consideren prioritarios a lograr en un plazo de tiempo determinado.

3. Diseo de las actividades de capacitacin a. La seleccin de contenidosSe elegirn de acuerdo a la necesidad detectada, al objetivo de ella derivada, segn las caractersticas de los participantes, el tiempo y otros recursos disponibles. Los contenidos, aquello que se va a ensear, pueden ser conceptos, principios, procedimientos, valores, normas o actitudes.A su vez, los contenidos debern estar organizados, ya sea en funcin a su complejidad (yendo de lo ms simple hacia lo ms complejo), su particularidad (desde lo general hacia lo particular, o viceversa) o a su familiaridad con la experiencia previa de los participantes (de lo conocido a lo desconocido) b. la seleccin de la metodologa. Tcnicas e instrumentos. Las metodologas son la forma instrumental en que se abordarn los contenidos. Son muchas y variadas, y tambin se elegir teniendo en cuenta su compatibilidad con los objetivos planteados, su carcter funcional y significativo, las caractersticas particulares del grupo al que estar dirigido, los recursos disponibles y un requisito imprescindible: la focalizacin del proceso en el aprendizaje y no en la enseanza .se estructurarn de acuerdo al nivel de participacin esperado y que se podrn realizar tanto en la organizacin como fuera de ella. Van desde clases, demostraciones hasta role plays o simulaciones, pasando por paneles de debates, audiovisuales, talleres prcticos, casos de estudio, team buildings, etc. Formador de despacho (Rae, 1994), un trabajador capacitado al que se le asigna la funcin de formacin cuando llega el aprendiz y utiliza con l el enfoque Hablar, Demostrar y Actuar: describe el funcionamiento de la mquina, le da un funcionamiento ficticio para mostrar cmo funciona y el aprendiz prueba la operacin hasta que se familiariza con ella. c. Recursos. Materiales, funcionales y las personas involucradasLos recursos materiales son aquellos materiales pedaggicos que facilitarn el desarrollo de las tcnicas (pizarrn, proyector, libros, manuales, rotafolios, material audiovisual, etc.). Incluimos tambin las instalaciones, en trminos de espacio, luz, limpieza, comodidad, temperatura y el tiempo material del que se debe disponer tanto para la actividad en s como el que se invierte en la deteccin de necesidades, en preparar los contenidos, en evaluar la actividad, etc.Los recursos funcionales son aquellos elementos ms abstractos que permiten la aplicacin y el funcionamiento de las actividades, como por ejemplo, el presupuesto, la poltica de desarrollo adoptada, los, horarios. Las personas involucradas son aquellas que llevarn adelante la operativizacin o implementacin del proceso de capacitacin y pondrn a disposicin y en funcionamiento los recursos necesarios. Estas personas adquirirn distintos roles segn est estructurada el rea de capacitacin en la organizacin.

4. Puesta en accin: realizacin del cursoa. Informacin e introduccin: es la preparacin del participante para el aprendizaje. La introduccin la realizar el formador haciendo una presentacin personal y de la actividad, del encuadre de trabajo, presentaciones de los participantes y un diagnstico de conocimientos previos.b. Desarrollo: es la presentacin de los contenidos, el desarrollo temtico propiamente dicho. Primero se enuncian los contenidos a desarrollar, respetando su organizacin o secuenciacin, se acentan los puntos clave, se desarrollan las tcnicas elegidas, etc.c. Cierre: es la sntesis conceptual de lo tratado. Este en el momento de enfatizar los conceptos centrales de toda la actividad o de un tema particular que se necesite que los participantes asimilen.

5. Evaluacin

Con esta fase se cierra el Ciclo de la Capacitacin. Es el momento de recuperacin de lo aprendido y al mismo tiempo un momento ms de aprendizaje para el capacitador y los participantes. La funcin de la evaluacin de una actividad de capacitacin es verificar si los objetivos de aprendizaje originalmente identificados se han satisfecho y si se ha rectificado cualquier deficiencia de conocimientos, habilidades o actitudes y emitir un juicio acerca de esto (Leigh, 1992).

La informacin en que se basar la evaluacin, deber cumplir con ciertas condiciones previas: los criterios escogidos deben dar una idea de la efectividad del entrenamiento; debern adems ser vlidos demostrar una relacin causa/efecto, atendern a un sentido prctico el tiempo y las energas que se requieren para administrar cualquier mtodo tienen que ser proporcionales al valor de los datos que suministra y tendrn que ser confiables, ya que no tiene mucho sentido evaluar informacin en la cual no se pueda confiar, pero con frecuencia esta falta de confiabilidad es la consecuencia de una mala planeacin ms que una intencin deliberada de desviar. Es fundamental tener en cuenta que uno de los propsitos de la evaluacin es mejorar la formacin, y no probarla o desaprobarla. sta se planificar al mismo tiempo que el proceso de formacin y constituir una parte integral de la totalidad del mismo: evaluacin y formacin debern estar integradas y ser flexibles, para que cada una pueda responder a las necesidades de la otra, incluyendo circunstancias no previstas (Pineda, 1995).

Momentos de la evaluacinEvaluacin precurso: se basa en medidas tomadas antes de comenzar el curso, como por ejemplo, para averiguar el nivel de conocimiento del aprendiz antes del curso. De esta forma es posible disear el curso teniendo en cuenta estos conocimientos y cerciorarse de que cuando se desarrollen los objetivos del aprendizaje realmente reflejen lo alcanzable. Evaluacin poscurso: se realiza al finalizar el curso. En la prctica, buscar una respuesta de evaluacin en los ltimos minutos de un curso de entrenamiento puede conducir a retroinformacin distorsionada. Un mtodo ms eficaz es incorporar en la sesin final una revisin del material presentado. Evaluacin despus de la de poscurso: para lograr una imagen ms exacta del xito de un programa de entrenamiento puede ser til realizar una evaluacin de 4 a 6 semanas despus de terminado el curso, tratando de averiguar el valor del entrenamiento. El destinatario del cuestionario puede ser el aprendiz o el gerente del aprendiz, dependiendo de la informacin buscada. Una evaluacin bien estructurada en esta instancia puede indicar la factibilidad de los objetivos originales de aprendizaje, el impacto prctico de las habilidades y los conocimientos comunicados, el grado de apoyo dado por otras personas y si el gerente u otras personas podran tambin beneficiarse asistiendo al entrenamiento.

Tipos de Evaluacina. Evaluacin por reaccinOfrece un anlisis de las actitudes del aprendiz hacia un programa especfico de entrenamiento.Aplicacin: puede ser un medio bastante til de apreciar cmo piensan los aprendices, especialmente acerca de factores de higiene y mantenimiento (calidad del entrenamiento, las instalaciones, grado de participacin)b. Evaluacin del aprendizajeEs un medio de confirmar que ciertos hechos, habilidades o principios se comunican a los aprendices y que se logr un nivel mnimo de destreza. Aplicacin: El mejor mtodo es revisando los objetivos originales de aprendizaje del curso y luego incorporndolos en alguna forma al proceso de evaluacin para los aprendices. Sea cual fuere la forma usada (test, prueba escrita, etc.), someter a prueba a los aprendices es complejo, lo cual requiere planeacin cuidadosa, estructuracin, medicin estadstica y que la evaluacin se base en la naturaleza del curso que evale habilidades y no comportamientos cuando se pretenden ensear habilidades-c. Evaluacin comportamentalSu propsito es verificar que lo que se ha aprendido en el entrenamiento no solamente lo ha asimilado el aprendiz sino que se refleja en el cambio de su comportamiento. Aplicacin: El nico medio de confirmar que el mtodo correcto se extiende hasta el ambiente de trabajo es vigilando el comportamiento en el mismo sitio e trabajo. Infortunadamente, esta no es una tarea fcil de cumplir. Una de las razones de esto es la dificultad para medir la prctica normal cuando el mismo acto de estar en observacin hace que la gente se comporte en forma diferente. Sirven los cuestionarios antes y despus para comparar los cambios actitudinales.d. Evaluacin por resultadoEs una verificacin basada en un factor que todo gerente reconoce: efectividad de costo. Aplicacin: Quienes hacen el entrenamiento deben demostrar que hay una relacin evidente entre los objetivos del curso y la rentabilidad de la compaa. Las mejores habilidades deben aumentar rendimiento, reducir desperdicios y bajar costos. Cualquiera que sea la naturaleza del curso debe ser posible justificar su propsito en trminos de costo/ beneficios.

LA AUDITORIAEl objetivo principal de toda auditora ser el de emitir recomendaciones acerca de la calidad del sistema de gestin en una organizacin, de los riesgos que corre, de las posibilidades de mejora, del grade de consecucin de objetivos y su consiguiente adecuacin a las reglas existentes, etc. Esto permitir determinar el grado de eficacia, eficiencia, conformidad y pertenencia de los procesos que de despliegan en esa organizacin particular. Existentes diferentes tipos de auditoras: Auditora Financiera: centrada en la certificacin de la informacin contable y de los estados financieros, su finalidad reside en el control interno, contable y administrativo, y en la bsqueda de la fiabilidad de la informacin y la seguridad de los Activos.Auditora Operacional: Es la auditoria de todas las funciones u operaciones de la organizacin e incluye la auditora de los controles operacionales, la auditora de la gestin, la auditoria estratgica y la auditoria social. Su finalidad es el control interno en su totalidad teniendo como eje la fiabilidad de la informacin contable. Su principal objetivo es la eficacia de las operaciones, el cumplimiento de las polticas establecidas y su pertinencia.Auditora integrada: su objetivo es verificar que los recursos financieros, materiales y humanos sean gestionados de la mejor forma posible para conseguir los objetivos establecidos.Dentro de la Auditoria Operacional encontramos a la Auditora Social que incluye en sus contenidos la auditora de la Formacin.

La Auditoria SocialDentro de la Auditoria Operacional encontramos a la Auditora Social que incluye en sus contenidos la auditora de la Formacin. La Auditora social es un procedimiento objetivo, independiente e inductivo de observacin, de anlisis y de recomendacin que se basa en una metodologa y que utiliza unas tcnicas, las cuales permiten, por relacin a unos referenciales explcitos, identificar en una primera etapa los puntos fuertes, los problemas generados por la ocupacin del personal y las limitaciones en forma de costes y riesgos. Esto conduce a diagnosticar las causas de los problemas identificados, a evaluar su importancia y a concluir con la emisin de sugerencias o propuestas de accin, que nunca sern llevadas a cabo por el propio auditorLa auditora social permite a una organizacin evaluar su eficacia social y su comportamiento tico en relacin a sus objetivos, de manera que pueda mejorar sus resultados y dar cuenta de ellos a todas las personas comprometidas por su actividad.A su vez, la auditora social abarca tres modalidadesAuditoras en torno al puesto de trabajo: agrupa a todas aquellas auditoras que giran en torno al estudio del puesto de trabajo. Abarca a:la auditora de la ocupacinla auditora de las remuneracionesla auditora de la organizacin de los tiempos de trabajoAuditoras de las polticas de desarrollo de los recursos humanos: tiene por objeto de anlisis a las polticas centradas en la valoracin de las aptitudes y capacidades del personal y en su mejora y desarrollo. Entre las distintas auditorias que engloba, se encuentra la auditora de la formacinAuditoras de la cultura de la organizacin: analizan aspectos relacionados con la cultura de la empresa, como la cultura, la informacin, el clima, etc. Engloba a:la auditora de la culturala auditora de la informacin

Auditorias

Auditoria de FormacinLa Auditora de la Formacin es un proceso sistemtico, independiente y documentado mediante el cual los tcnicos de formacin y tambin otros profesionales (especialistas en educacin y consultora de empresas) pueden obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado de cumplimiento de los criterios de auditora, es decir, verificar la eficacia y la eficiencia de la funcin formativa. Es el examen sistemtico, a partir de criterios explcitos, de un sistema de formacin (plan, accin o dispositivo), de sus resultados y de sus efectos, con la finalidad de identificar los problemas existentes y proponer las decisiones apropiadas para su resolucin.La aplicacin de la auditora de la formacin es necesaria, las prcticas evaluadoras existentes son insuficientes e incorrectas, hasta el punto en que una simple modificacin de las mismas no resolvera el problema. Es necesario un cambio de enfoque, en el sentido de considerar la valoracin de la formacin desde una perspectiva ms global que la simple verificacin y control: la valoracin de la formacin ha de ser considerada como anlisis, deteccin de disfunciones, identificacin de causas y emisin de recomendaciones orientadas a su mejora. Y la herramienta que permite esto es la auditoria de la formacin.

Contribuciones de la auditoria de la formacinEl objetivo de lacoordinacin y auditoria de la capacitacines facilitar la tarea del servicio de Recursos Humanos en el control, seguimiento y medicin de los resultados de la planificacin organizacional de la capacitacin.Los procesos de auditoria se realizan comnmente con un equipo de Auditora se encargado de garantizar el real y efectivo cumplimiento de los objetivos propuestos, a travs de relevamientos y supervisiones peridicas, sobre: cumplimiento del calendario acadmico, asistencia, revisin de contenidos, cambios de horarios, objetivos alcanzados, exmenes, etc. Se constituyen por expertos que establecen criterios de calidad definidos para el buen funcionamiento del servicio, minimizando as las causas frecuentes de problemas, mediante el trabajo de supervisin, la deteccin de los motivos de disconformidad y las intervenciones de correccin en el proceso de capacitacin. A travs de estos mecanismos especficos de planeamiento, control y garanta de la calidad, el servicio de auditora de asegura un retorno de la inversin, ya que reduce y hace ms productivos los tiempos de estudios.Adems debe determinar la eficiencia econmica, es decir, los costos y beneficios obtenidos, la rentabilidad y el grado de minimizacin de gastos obtenido; evaluarla eficiencia social de las actividades analizadas, atendiendo a sus repercusiones sociales en el clima, la cultura, los actores y todos los afectados por la formacin; y desde luego que evaluar la eficacia global del sistema, es decir, el grado de consecucin de los objetivos fijados inicialmente.

Proceso de la Auditoria de Formacin

Se identifican cinco caractersticas principales del proceso de auditora de la formacin:Parte de hechos e intenta cuantificarlos siempre que sea posible, lo cual no significa que no se tenga presente las opiniones, actitudes, etc.El material escrito, que contienen informacin sobre la entidad auditada y, por otro lado, los datos de relevamiento y evaluaciones que produce material escrito en la autora: desde el proceso de intervencin hasta el informe final.El proceso mltiple, multifuncional y multireferencial, y utilizando herramientas diferentes determinados por los objetivos a lograr. Las herramientas que podemos numerar son las siguientes: cuantificaciones y enumeraciones como las cifras, estadsticas y grficas; documentacin como la interpretacin de estadsticas, construccin de grficos, superposicin de documentos, anlisis diacrnico, etc.La transparencia y la confidencialidad.La conduccin a un diagnstico y a recomendaciones. Se trata de un compromiso de produccin y de una obligacin de resultados.

Auditoria de la formacin

Auditoria de la formacinLa auditora de la formacin, que nos permite controlar, ajustar, modificar y mejorar los procesos relacionados a la capacitacin en las organizaciones, se convierte entonces en una herramienta fundamental para quienes gestionan, porque de su implementacin resulta un ciclo de mejora continua. El producto de considerar a la auditora de la formacin como parte inseparable del proceso de capacitacin se podr visualizar tanto en el corto como en el mediano plazo en el incremento de la productividad de individuos, equipos y reas; en el aumento de la calidad, la mejora en las relaciones, la efectividad del uso de los recursos, la mejora de las competencias de las personas, en el aumento de la satisfaccin de los clientes externos e internos, mayores ganancias, entre las ms relevantes.