AUDITORIA DE GESTION
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ÍNDICE
PRIMERA PARTEINTRODUCCIÓN Y GENERALIDADES....................... 15
- Evolución de la Auditoría..................... 16
- Diferentes conceptos de Auditoría de Gestión
y su importancia ………………………………………………………………………… 18
- Conceptos de las 5 Es: eficiencia, efectividad
o eficacia, economía, ética y ecología 20
- Las 5 Es según la Cámara de Cuentas de la
República Dominicana. .................. .... 22
- Comparación de la Auditoría Financiera con
la Auditoría de Gestión...................... 26
- Qué es y no es la Auditoría
de Gestión.................. ............... 30
- Características de la Auditoría de Gestión
en la determinación de responsabilidades
en el sector gubernamental.................. 31
- La filosofía del Control y la Independencia
(Dr. Enrique Silva Cimma)................... 31
- Fases de la Auditoría de Gestión según
varios autores................................ 38
SEGUNDA PARTEPROPUESTA ECLÉCTICA DEL AUTOR .................... 41
Flujograma propuesto por el autor.................. 41
FASE I. FAMILIARIZACIÓN Y REVISIÓN DE LEGISLACIÓNY NORMATIVIDAD........................... 42
- Algunas consideraciones para el programa de
fase I........................................ 42
- Ejemplo de programa de fase I................... 43
- Ejemplo de entrevista al Gerente General....... 45
- Laboratorio............... ...................... 47
FASE H. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 49
- Algunas consideraciones para el programa de fase 49
El sistema COS....................... 49
- Limitaciones del control interno
(Guía Internacional de Auditoría 6) ………………… 55
- El riesgo ............... ...................... 55
- El riesgo en Auditoría Financiera (síntesis
de la obra "Auditoría: un nuevo enfoque empresarial
de Carlos Slosse) ............................ 56
- Matriz de Riesgo en Auditoría de Gestión 64
- Ejemplo de cuestionario de control interno 66
- Ejemplo de narrativa de control interno 67
- Ejemplo de flujodiagramación.................... 68
- Ejemplo para evaluación de valores éticos 72
- Sinopsis de los temarios del sistema COSO 75
- Sistema de información y comunicación gerencial 78
- Laboratorio............... .................... 79
FASE III. DESARROLLO DE HALLAZGOS O EXAMEN PROFUNDODE ÁREAS CRÍTICAS............................. 80
- Algunas consideraciones sobre el desarrollo
de hallazgos............................ 80
- Atributos del hallazgo según el ILACIF. . 82
- Técnicas de Auditoría.................... 90
- Soporte de la investigación operativa, reingeniería
de procesos, benchmarking y calidad total 95
- Criterios y parámetros para la evaluación 96
- Los doce atributos de la efectividad
(Academia Mexicana de Auditoría Integral) 97
- Indicadores de Gestión según la SECODAM- México 98
- Ejemplos de programas de fase III........ 104
- Consideraciones para una entrevista...... 106
- 20 ejemplos de indicadores de gestión.... 107
- Ejemplo de hoja de hallazgos............. 108
- Laboratorio.. . 109
FASE IV. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS E INFORMES DE
AUDITORÍA.......................... 110
Laboratorio............................... 110
FASE V. MONITOREO ESTRATÉGICO DE RECOMENDACIONESJUNTO CON LA ADMINISTRACIÓN......... 111
.
- Nota introductoria...................... 111
- Concepto de guía......................... 111
- Base legal del seguimiento de recomendaciones 111
- La coordinación: un requerimiento importante 112
- Consejos generales sobre las recomendaciones 112
- Del monitoreo............................ 114
- Programa de fase V....................... 117
- La estrategia utilizada para el monitoreo
de recomendaciones....................... 123
-Criterios que pueden contribuir para que el
monitoreo estratégico de recomendaciones se ejecute 123
- Las recomendaciones de Auditoría Financiera 125
- Las recomendaciones de Auditoría de Gestión 126
- Las recomendaciones de Auditoría Forense. 127
- Laboratorio.............................. 127
TERCERA PARTE
COMUNICACIÓN EFICAZ E INFORMES EXITOSOS DE AUDITORÍA 129
I.- LA COMUNICACIÓN EFICAZ DE UN BUEN AUDITOR 129
- Perfil del gran comunicador. Dr. Luis Ramiro
Beltrán Salmón.......................... 130
- Elementos esenciales en las comunicaciones.
Dr. Jesús Alberto Plata 136
- Resistencia al control VS prepotencia..... 143
- El peso de la evidencia.................. 144
- Abra las puertas......................... 145
- No hay molinos de viento en la profesión. 146
- El momento oportuno de guardar silencio. 146
- Limitaciones que deben revelarse......... 147
- Encuadre para informar sobre la evaluación
de resultados........................... 148
H.- INFORMES EXITOSOS DE AUDITORÍA......... 150
- El mejor auditor........................ 150
- Dos mundos diferentes a controlar e informar 151
- Independencia y objetividad que se traducen
en verdad............................... 154
- Las 9 Es de la auditoría del futuro...... 155
- Los auditores no deben equivocarse....... 158
- El delicado tema de las responsabilidades 159
- La Teoría General de los Sistemas......... 161
- Ejemplo de programa de fase IV........... 163
- Plan de redacción del informe............ 164
- Las hojas de hallazgos................... 167
- ¿Cuándo comienza la redacción del informe? 168
- Ejemplo de Información Introductoria..... 169
- Un gran secreto: leer, escribir y revisar 172
- Los compañeros en la redacción del informe 173
- El idioma del auditor.................... 173
- No al no................................. 174
- Tipos de informe según las NEPAI 430 (vigencia
hasta el año 2000) . 175
- Niveles a informar....................... 176
- Nómina de funcionarios................... 176
- Asuntos delicados y controvertidos....... 177
- De los atributos del hallazgo al comentario 177
- Cuidado con las conclusiones temerarias. . 178
- De las conclusiones a las recomendaciones 178
- ¿Cuan extenso debe ser el informe?....... 179
- Su capacidad de síntesis a prueba........ 180
- Ejemplo de síntesis de informe........... 181
- Utilidad y oportunidad.................. 182
- Ejemplo de temas a considerar en la conferencia
final................................... 184
- Precisión 184
- El informe debe ser convincente 185
- Perspectiva 185
- Claridad y simplicidad 185
- Concisión 186
- Suficiencia 186
- Tono constructivo 186
- Puntos de vista de la entidad 186
- Estructura física y contenido del informe 187
CUARTA PARTR NUEVOS CAPÍTULOS Y TEMAS 193NUEVO CAPÍTULO PARA LA SEGUNDA EDICIÓN: EFICACIA POR EVALUACIÓN PRESUPUESTARIA EN EL GOBIERNO.. 193
Antecedentes 193
LINEAMIENTOS PARA EL INFORME DE EFICACIA 194
- Capítulo I.- Información introductoria 194
- Capítulo II.- Hacia mejoras en el ciclo
presupuestario 195
- Recomendaciones al Director Financiero 196
- Fases del ciclo presupuestario 197
- Capítulo III.- Del control y la evaluación 197
- De la evaluación presupuestaria 197
ASPECTOS CONCEPTUALES Y METODOLÓGICOS DEL CONTROL Y LA
EVALUACIÓN PRESUPUESTARIOS (Mesa Redonda. Chile 1974)
- Aspecto conceptual 198
- Aspectos metodológicos 199
- Conclusión 202
- Costos presupuestarios 203
- Interrelación Presupuesto - Contabilidad 203
UN NUEVO CAPÍTULO PARA LA TERCERA EDICIÓN. 205
I.- LINEAMIENTOS PARA LA AUDITORÍA DE INGRESOS PÚBLICOS 205
- Introducción 205
- Objetivos 208
- Importancia del control de ingresos públicos 209
- Clasificación de los impuestos y muestreo 209
- Denuncias 210
- Conocimiento de la legislación tributaria 210
- Participación de ingenieros de sistemas 211
- ¿Qué tipo de auditoría se debe efectuar? 211
- El período de control, la prescripción y la
caducidad y sus funcionarios 212
- Regímenes de excepción 213
- Tecnología de punta 213
- Sectores sensibles 214
- Capacitación previa 214
- Requerimientos mínimos de un programa de
auditoría 214
- Conclusiones 215
II.- LINEAMIENTOS PARA LA AUDITORÍA A EMPRESASPÚBLICAS 217
- Introducción 217
- Objetivos 218
- Las empresas públicas entre dos sectores 219
- Asesoría legal y de gestión 219
- La misión de la entidad 219
- índices de gestión 220
- Aspectos mínimos del programa de Auditoría de
Gestión 221
- Conclusiones 222
III.- LINEAMIENTOS PARA LA AUDITORÍA AMBIENTAL 222
- Antecedentes 222
- Objetivos 223
- Consideraciones para la planificación 224
- Desarrollo de hallazgos 226
- Supervisión y control de calidad 226
- Evaluación del control interno 226
- Programa de Auditoría 227
- Preguntas tentativas para la entrevista inicial 228
- Informe de auditoría 229
- Conclusiones 230
IV.- LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL SOCIAL 231
- Antecedentes 231
- Objetivos 232
- Actividades 232
- Aspectos mínimos del programa de control social 233
- Auditoría de la Deuda Pública como parte del
control social 234
- Conclusiones 235
V.- RECAPITULACIÓN A TRAVÉS DE CASOS DE LABORATORIO 236
QUINTA PARTECASO PRÁCTICO: AGROEXPORT S.A. 243Informe 271
SEXTA PARTEANEXOS 289
- Operaciones del gobierno. Ejemplos de indicadores
del rendimiento (Price Waterhouse) 291
- Guía para la definición de indicadores
(SECODAM- México) 294
- Indicadores de Gestión (CONAM - Ecuador) 304
- Algunas consideraciones para la práctica
de la Auditoría de Gestión en el gobierno
(Milton K Maldonado E) 312
BIBLIOGRAFÍA 325
OTRAS PUBLICACIONES DEL AUTOR 327
DATOS BIOGRÁFICOS DEL AUTOR 329
NOTA PUBLICITARIA 331
PRIMERA PARTE
INTRODUCCIÓN Y GENERALIDADES
En 1984 escribí un folleto de 50 páginas titulado Introducción a la
Auditoría Operacional. Hace varios años se me asignó la cátedra de
Auditoría II en la Universidad Católica y tuve el limitante de no
contar con un texto que facilite la enseñanza de Auditoría de
Gestión, lo que me motivó a redactar este libro como una respuesta
a las necesidades de los estudiantes.
Esta disciplina tiene varios nombres y a veces los autores
establecen diferencias, por ejemplo la llaman operacional cuando se
evalúan operaciones y administrativa cuando se asciende a niveles
más altos de la administración. Para efectos de este curso se ha
escogido el nombre de Auditoría de Gestión por ser el más
apropiado y sin establecer ninguna diferencia con las siguientes
denominaciones:
Auditoría de las 5 Es
Auditoría Operativa
Auditoría Operacional
Auditoría Comprehensiva
Auditoría Integral
Auditoría Gerencial
Auditoría de Valor por Dinero (Canadá)
Auditoría de Desempeño
Auditoría administrativa
Auditoría total (Alemania)
Auditoría de Productividad
EVOLUCIÓN DE LA AUDITORÍA
Es muy larga la historia de la Auditoría y este libro no pretende
referirse más que en forma muy resumida, para lo cual se transfiere
este tema, en función de la Guía Metodológica para la realización
de Auditoría de gestión, preparada por la Oficina Nacional de
auditoría, de la República de Cuba en septiembre de 1997. Se
sugiere hacer un estudio comparativo con el anexo del ILACIF, en el
cual constan las diferencias y semejanzas de la Auditoría Financiera
y de Auditoría de Gestión.
"En un inicio la auditoría se orientaba hacia las necesidades
internas de las empresas de asegurar el manejo del dinero con
seguridad y el registro exacto de las transacciones, como servicio al
dueño del capital invertido.
Como el crecimiento de la utilización del crédito a largo plazo como
sustituto de parte del capital del dueño, y la tendencia hacia
sociedades anónimas con múltiples dueños, inversionistas, la
auditoría se dirigió hacia la necesidad de dar fe del contenido de los
estados financieros, en los cuales podían confiar los prestamistas y
dueños ausentes del negocio.
Paralelamente, la auditoría gubernamental evolucionó dirigida,
inicialmente, a la determinación de la legalidad de las transacciones
y la seguridad en el manejo del dinero público, eventualmente,
orientándose hacia la aplicación de las técnicas desarrolladas por la
profesión del Contador Público para examinar los Sistemas
Financieros y del Control Interno, así como también para dar fe
sobre la confiabilidad de transacciones efectuadas e informes
financieros.
Hoy en día la auditoría sigue evolucionando, tanto en el sector
privado como en el público, hacia una orientación que, además de
dar fe sobre las operaciones pasadas, pretende mejorar
operaciones futuras a través de la presentación de
recomendaciones constructivas tendentes a aumentar la economía,
eficiencia y eficacia de la entidad.
A este nuevo enfoque se le ha denominado, entre otros, Auditoría
de Gestión.
Existen similitudes y diferencias entre la Auditoría de Gestión y la
Auditoría Financiera, las que se muestran a continuación:
AUDITORIA DE GESTIÓN AUDITORÍA FINANCIERA
SIMILITUDES
- Estudiar y evaluar el
Sistema de Control Interno.
- Estudiar y evaluar el
Sistema de Control Interno.
DIFERENCIAS
- Pretende ayudar a la - Emite una opinión
administración a aumentar su
eficiencia mediante la
presentación de
recomendaciones.
- Utiliza los estados
financieros como un medio.
- Promueve la eficiencia de
la operación, el aumento de
ingresos, la reducción de los
costos y la simplificación de
tareas, etc.
- Es no solo numérica.
- Su trabajo se efectúa de
forma detallada.
- Puede participar en su
ejecución profesionales de
cualesquiera especialidades
afines a la actividad que se
audite.
mediante dictamen sobre la
razonabilidad de los estados
financieros.
- Los Estados Financieros
constituyen un fin.
- Da contabilidad a los
Estados Financieros.
- Es numérica.
- Su trabajo se efectúa a
través de pruebas selectivas.
- La realizan solo
profesionales del área
económica".
DIFERENTES CONCEPTOS DE AUDITORIA DE GESTIÓN Y SU
IMPORTANCIA
1.- "Una auditoría operativa es un examen objetivo y sistemático de
evidencias con el fin de proporcionar una evaluación independiente
del desempeño de una organización, programa, actividad o función
gubernamental que tenga por objetivo mejorar la responsabilidad
ante el público ' y facilitar el proceso de toma de decisiones por
parte de los responsables de supervisar o iniciar acciones
correctivas.
La auditoría operativa abarca la economía y eficiencia y la auditoría
de los programas". (Concepto de la GAO- Contraloría General de
los Estados Unidos de América).
"Es un examen independiente con el fin de proveer a la legislatura
una evaluación e informe sobre la marcha en que los
administradores de las entidades y dependencias del Estado han
descargado sus responsabilidades de administrar los programas del
Estado de manera fiel, eficiente y efectiva". (Lennis M. Knigton. La
Auditoría Posterior de Rendimiento).
"Auditoría Administrativa. Examen y evaluación realizados en una
entidad para establecer el grado de eficacia y eficiencia de la
implementación de las normas que dictan los sistemas
administrativos de apoyo, así como su planificación y control
administrativo interno" (ley Orgánica del sistema Nacional de
Control del Perú).
"La Auditoría Integral es la evaluación multidisciplinaria,
independiente, con enfoque de sistemas, del grado y forma de
cumplimiento de los objetivos de una organización, de las
relaciones con su entorno, así como de sus operaciones, con el
objeto de proponer alternativas para el logro más adecuado de sus
fines y/o mejor aprovechamiento de sus recursos" (Academia
Mexicana de Auditoría Integral).
Canadá: ("Auditoría Comprensiva") Responsabilizar a los
administradores en la elaboración de informes de desempeño,
donde se resalte el efecto de las decisiones tomadas, para facilitar
la interpretación y evaluación externa. El auditor interno debe
profundizar sus revisiones en los sistemas gerenciales donde se
genera la información.
Estados Unidos ("Auditoría de Gestión y Desempeño") Dan énfasis
a la medida de la calidad de los productos y servicios
gubernamentales, comparten la opinión de que los funcionarios
gubernamentales deben dar seguridad a los contribuyentes de que
los fondos públicos son utilizados con criterios de: economía,
eficiencia y eficacia.
Reino Unido ("Auditoría de Gestión") aprovechar al máximo el
resultado de estudios específicos que proporcionen información
detallada, lo cual permite incursionar con confianza en el análisis de
información gubernamental, apoyada con indicadores de gestión
que faciliten la evaluación de desempeño.
Australia ("Auditoría Integral") Enfatizan los aspectos que
contribuyen al desarrollo de la administración pública, iniciando con
la insustituible exigencia del ciudadano de ser informado con el
detalle necesario del manejo de los recursos públicos. La Auditoría
Integral es un instrumento que permite dimensionar el grado en que
los servidores públicos están cumpliendo su compromiso de servicio
y responsabilidad ante su comunidad.
México ("Auditoría Integral") Induce a una reflexión sustantiva sobre
el plan estratégico de una dependencia o entidad pública y orienta
la toma de decisiones hacia el cabal cumplimiento de los objetivos
que demanda la sociedad, la función preventiva de la Auditoría
Integral permite identificar a tiempo: los errores humanos,
contables, financieros y la desviación de objetivos o funciones
institucionales; el incumplimiento, retraso o falta de interés en las
tareas y responsabilidades y en las necesidades de información a
titulares de los entes para la toma de decisiones.
Price Waterhouse.- "La auditoría integral es la ejecución de
exámenes estructurados de programas, organizaciones, actividades
o segmentos operativos de una entidad pública o privada, con el
propósito de medir e informar sobre la utilización económica y
eficiente de sus recursos y el logro de sus objetivos operativos."
CONCEPTOS DE LAS 5 Es: EFICIENCIA, EFECTIVIDAD O
EFICACIA, ECONOMÍA, ÉTICA Y ECOLOGÍA
Eficiencia, consiste en lograr la utilización más productiva de bienes
materiales y de recursos humanos y financieros (Academia
mexicana de Auditoría Integral).
Eficiencia: Grado óptimo y racional con que se utilizan los recursos
humanos, financieros, tecnológicos, materiales y el tiempo (MKME).
Eficacia: es el grado en que los programas están consiguiendo los
objetivos propuestos (Academia Mexicana de Auditoría Integral).
Economía: se refiere a los términos y condiciones conforme a los
cuales se adquieren bienes y servicios en cantidad y calidad
apropiadas, en el momento oportuno y al menor costo posible
(Academia Mexicana de Auditoría Integral).
Economía: Uso de los recursos sin desperdicio innecesario y al
mejor y menor costo posibles (MKME)
Ética: parte de la Filosofía que trata de la moral y las obligaciones
del hombre.
La conducta del personal en función de sus deberes contemplados
en la Constitución, las leyes, las normas de buenas costumbres de
la sociedad. El Código de Conducta o Ética de la entidad, son
susceptibles de evaluarse en una Entidad.
El informe COSO contiene una buena orientación para su
evaluación.
Ecología: Podrá definirse como el examen y evaluación al medio
ambiente, el impacto al entorno y la propuesta de soluciones reales
y potenciales.
Es interminable la lista de motivos por los cuales el hombre ha
causado daños irreparables a la naturaleza. Es tal el daño que los
países desarrollados están dedicando ingentes recursos para
proteger el medio ambiente. La enseñanza que en esta materia
recibe el educando en las aulas, el hogar y por los medios de
comunicación es importante.
Hay una serie de ONGs que se dedican exclusivamente a la
protección del medio ambiente y luchan en desigualdad de
condiciones ante empresas que no tienen ningún problema de
causar daño ambiental con tal de lograr sus fines empresariales ni
observar las disposiciones de la ley.
Probablemente hay entidades que no tienen que auditar este
componente porque sus servicios no tienen conflictos de intereses
con las leyes ambientales. Pero queda la opción de que, por lo
menos, se puede contribuir a la preservación del medio ambiente
comprando materiales reciclables.
Otros como los sectores de Agricultura, Obras Públicas, Energía y
Minas, Pesca, Petróleos, Salud en cambio tienen mucho material a
evaluar en materia ambiental, por lo que se examina como una
auditoría especializada.
De resolverse auditar en forma separada como Auditoría Ambiental
se puede seguir el mismo esquema de la Auditoría de Gestión.
Se sugiere consultar el programa de Auditoría Ambiental propuesto
al CONAM y tomar como referencia la tesis de grado doctoral de
Nancy Arias y Marisol Arias, agosto de 1999. Universidad Central
del Ecuador. Facultad de Administración.
En caso de Auditorías Ambientales es muy importante definir el
ámbito de trabajo porque es muy amplio, sumamente especializado
y con muchas entidades vinculadas. En esta tercera edición hay un
nuevo capítulo en el cual se formulan algunos lineamientos para la
Auditoría Ambiental.
Conviene inclusive pensar que le E de equidad puede incorporarse
en la profesión para incursionar en la Auditoría Social. Sin embargo,
en el anexo de la "comunicación de resultados y redacción de
informes" usted encontrará una propuesta futurista de 9 Es.
CONCEPTOS DE LAS 5 Es, SEGÚN LA CÁMARA DE CUENTAS
DE LA REPÚBLICA DOMINICANA
ECONOMÍA
Por economía se entiende los términos y condiciones bajo los
cuales la administración debería adquirir los insumos del proceso
productivo (recursos financieros, humanos, materiales y
tecnológicos). Economía significa obtener la cantidad y calidad justa
de los recursos, en el tiempo, lugar y costo justo.
Al examinar la economía con que la entidad ha operado, los
auditores analizan la adquisición y administración los insumos
utilizando el "Ciclo de la Economía", referido fundamentalmente a:
a) La Necesidad del Bien o Servicio;
b) La Definición de los Requerimientos;
c) El Método de Adquisición del Servicio;
d) El Mantenimiento del Bien o Contrato de Servicio; y
e) El Desecho del Bien o Finiquito del Contrato de Servicio.
Un ejemplo típico en el sector público, cuando se evalúa la
economía con que se adquieren y administran los insumos para el
proceso productivo son los recursos humanos. En ese sentido, es
común encontrar que al contratar personal las instituciones
gubernamentales no lo hayan hecho estableciendo previamente las
necesidades de estos insumos, en términos de la cantidad, calidad
y otros requerimientos específicos para cumplir con los objetivos
institucionales. Tampoco observaron metodologías diseñadas
técnicamente para su reclutamiento y selección; ni le da un
"mantenimiento" adecuado en el tiempo que presta sus servicios a
la institución mediante capacitación y entrenamiento, salud y
bienestar, una justa compensación salarial y otros beneficios, para
sacar el máximo provecho de ellos. Finalmente, es común ver en
las organizaciones que permanece "laborando" recurso humano
obsoleto o que ya no tiene sentido su contratación, cuya
productividad resulta en cuantiosas pérdidas a nivel institucional.
EFICIENCIA
Se refiere a la relación entre los insumes (recursos) consumidos y
los productos obtenidos. La medida de eficiencia compara la
relación "insumo-/producto" con un estándar preestablecido. La
eficiencia aumenta a medida que se produce un mayor número de
unidades de producto para una unidad dada de insumo. Sin
embargo, la eficiencia de una operación se encuentra influenciada
no sólo por la cantidad de producción sino también por la calidad y
otras características del producto o servicio ofrecido. En síntesis, es
la relación entre los productos, en términos de bienes, servicios y
otros resultados, y los recursos utilizados para producirlos.
Por ejemplo, en el caso de los ayuntamientos municipales, su
eficiencia se puede medir por el número de toneladas de basura
que debería recoger anualmente, dados unos insumes con que
cuenta tales como camiones recolectores y el mantenimiento
asociado, un personal contratado y un tiempo disponible, entre
otros.
EFICACIA
La eficacia es el grado en que son alcanzados, en forma continua,
los objetivos de los programas y los efectos esperados de una
entidad. Otros conceptos relacionados son eficacia operacional y
eficacia organizacional.
Cuando se habla de eficacia operacional se refiere al logro de los
resultados esperados pero relacionándolos con los sistemas de
entrega de los bienes y servicios producidos y al rendimiento o
eficiencia de dichos sistemas.
La eficacia organizacional, es un concepto aún más amplio y se
refiere a la capacidad total de la entidad y las interacciones dentro
de la planificación estratégica, estructuras y procesos
administrativos y los recursos humanos y financieros, todos en
relación con las metas de la organización y el ambiente externo.
Así por ejemplo, una entidad de salud preventiva puede calificarse
como eficaz al alcanzar su meta de vacunar a un 85% de la
población dominicana contra el dengue; sin embargo, gastó mucho
más recursos de los necesarios para lograrlo, en cuyo caso su
eficacia operacionalno fue la mejor, porque incluso se demostró que
pudo haber alcanzado un porcentaje mayor de vacunados con los
recursos con que contaba.
Siguiendo con el ejemplo anterior, la eficacia organtzacianals&
puede juzgar evaluando no sólo el cumplimiento de las metas en
salud preventiva sino también el cumplimiento del resto de las
metas de la entidad relacionadas con otros objetivos; por ejemplo,
en materia de salud curativa; pero todo visto desde la concepción
organizacional, su planificación estratégica, la estructura
programática, los procesos y utilización de los recursos disponibles;
e incluso la ética y transparencia con que se ha logrado todo sin
afectar su entorno ecológico.
ÉTICA
Etimológicamente hablando, ética es un conjunto de principios y
normas morales que regulan las actividades humanas.
Un buen marco ético gubernamental está fundamentado en el
principio de que el servicio público es un cargo o responsabilidad
pública; suministra alguna confianza de que las decisiones se
toman imparcial y objetivamente y en el interés del público. Actuar
bajo un buen marco ético gubernamental deja claro qué tipo de
conducta no es aceptable en el gobierno; que las decisiones son
tomadas por los méritos de los asuntos; que las explicaciones por
las acciones gubernamentales serán aceptadas por el público; y,
que la confianza en el gobierno será fortalecida. Además, el apego
a un marco ético sano le permite al gobierno enfocarse en lo
sustancial de una política o directriz en lugar de tener sus
prioridades influidas por intereses o favoritismo político.
Los auditores de la CC no pueden obviar de este importante factor
al juzgar la gestión de los administradores públicos; de hecho,
muchas veces al señalar las causas y efectos de una mala gestión,
podría llegarse a la conclusión de que, además, han actuado fuera
de un marco regido por principios morales; en el caso de la
República Dominicana, fuera de lo que estipula la Ley 120-01 del 20
de julio de 2001, que instituye el Código de Ética del Servidor
Público.
ECOLOGÍA
La tendencia a proteger el ambiente es un asunto que está en la
agenda de todos los días. Fenómenos como la globalización, la han
puesto sobre el tapete. De hecho, en la mayoría de los países sus
gobiernos promulgan cada vez más leyes y reglamentos con
medidas estrictas y disciplinarias en busca de la protección y
preservación de los ecosistemas. De esta forma, especialmente en
aquellas entidades que desarrollan proyectos de inversión que
potencialmente afectan el medio ambiente, los auditores deben
tener en cuenta este factor; lo cual en muchas ocasiones se vuelve
un fin en sí mismo dentro de la auditoría e incluso merecen un
tratamiento metodológico especializado.
Fuente: Guía de Auditoría de Gestión. 2004.
COMPARACIÓN DE LA AUDITORÍA FINANCIERA CON LA
AUDITORÍA DE GESTIÓN, ADMINISTRATIVA OPERACIONAL, DE
RENDIMIENTO, DE LAS 5 Es 1
CARACTERÍST
ICA
AUDITORIA
FINANCIERA
AUDITORIA DE
GESTIÓN
Propósito
Alcance
Formular y expresar
una opinión sobre la
razonabilidad de los
estados financieros de
una entidad. 2
Las operaciones
financieras.
Evaluar la eficiencia,
efectividad, economía con
la que se manejan los
recursos de una entidad,
un programa o actividad;
el cumplimiento de las
normas éticas por el
personal y la protección
del medio ambiente.
Puede alcanzar un sector
de la economía, todas las
operaciones de la entidad,
inclusive las financieras o
puede limitarse a
cualquier operación,
programa, sistema o
actividad específica.
Hacia las operaciones de
la entidad en el presente
con una proyección hacia
Orientación
Medición
Método
Técnicas
Hacia la situación
financiera y resultado
de operaciones de la
entidad desde el punto
de vista retrospectivo.
Aplicación de los
principios de
contabilidad
generalmente
aceptados.
Las normas de auditoría
generalmente
aceptadas.
Las técnicas de
auditoría establecidas
por la profesión de
Contador Público.
Los accionistas, el
directorio, los
funcionarios financieros,
los organismos
prestatarios, y los
el futuro y retrospección al
pasado cercano. 3
Aplicación de los
principios de
administración.
No existen todavía
normas generalmente
aceptadas. El método
queda al criterio del
auditor. 4
Las técnicas de auditoría
establecidas por la
profesión del Contador
Público.
La gerencia, el directorio
los accionistas.
En el sector
gubernamental se hace
extensivo a la sociedad en
general, para
Interés inversionistas
potenciales.
transparentar la gestión.
CARACTERÍST
ICA
AUDITORIA
FINANCIERA
AUDITORIA DE
GESTIÓN
Enfoque
Encargados
Personal de
apoyo
Informe de
auditoría
Originalmente negativo,
dirigido a la búsqueda
de irregularidades o
fraudes. Actualmente
determina la
razonabilidad de los
estados financieros
examinados.
Auditores, Contadores
Públicos.
Personal de auditoría
en varías etapas de
entrenamiento práctico
y formal, siempre de la
profesión de Contador
Público.
Contienen el dictamen
del auditor y los estados
financieros y todo su
contenido está
relacionado con ellos.
Eminentemente positivo,
tendiente a obtener
mejores resultados, con
más eficiencia,
efectividad, economía,
ética y Protección
ambiental (ecología).
Auditores, Contadores
Públicos.
Personal Profesional de
otras disciplinas tanto
como personal en varias
etapas de entrenamiento
práctico de Contador
Público.
Puede o no presentar los
estados financieros. Su
contenido está
relacionado con cualquier
aspecto significativo de la
Conclusiones
del Auditor
Recomendacion
es del Auditor
Historia
Inciden sobre asuntos
financieros. El dictamen
es la conclusión
principal y puede ser la
única conclusión.
Se refieren a mejoras
en el sistema financiero,
sistema de control
interno financiero,
presentación de
estados financieros.
Frecuentemente son
presentadas en forma
separada del informe.
Larga existencia,
conceptos y prácticas
muy bien definidas en
textos y por medio de
organismos
profesionales.
Nació en la profesión
del auditor externo o
contador público
gestión de la entidad.
Inciden sobre cualquier
aspecto de la
administración y
operación de la entidad.
Se refieren a mejoras en
todos los sistemas
administrativos, el sistema
de control interno gerencia
y cualquier aspecto de la
administración y
operación de la entidad.
Reciente, todavía en sus
fases iniciales. Una
evolución de la auditoría
tradicional relacionada
con el enfoque de los
sistemas (desde 1976 en
el Ecuador). Nació con la
profesión del auditor
interno y el auditor
independiente. gubernamental.
CARACTERÍST
ICA
AUDITORIA
FINANCIERA
AUDITORIA DE
GESTIÓN
Catalizador
Frecuencia
Importancia
Independencia
del auditor
La tradición y diversos
dispositivos legales y
profesionales durante
los últimos 100 años.
Regular,
preferiblemente anual.
Absolutamente
necesaria para lograr y
mantener un buen
sistema financiero.
Imprescindible.
Iniciativa de auditores
internos dinámicos y/o
Organismos Superiores
de Control, debido a la
necesidad de un mejor
aprovechamiento de
recursos.
Cuando se considere
necesario.
Necesaria para lograr y
mantener una buena
gerencia en general.
Imprescindible.
NOTAS
1. Actualización realizada por Millón Maldonado de una
publicación del Manual Latinoamericano de Auditoría para el
Sector Público del ILACIF (Hoy OLACEFS Organización
Latinoamericana y del Caribe de Entidades Fiscalizadoras
Superiores). Inicialmente la evaluación era solo a eficiencia,
efectividad y economía.
2. El nombre y el número de estados financieros que se auditan
varían de un país a otro; especialmente en el sector público
por la integración presupuestaria y los requerimientos de los
organismos internacionales de crédito.
3. Existe el criterio de no hacer mención al período examinado,
que no lo comparten algunos auditores. Mientras menor sea el
período retrospectivo es mejor.
4. Algunas Instituciones Superiores de Auditoría (ISAs) en sus
normas de auditoría gubernamental incorporan el área
operacional, como la Contraloría General de Estados Unidos.
PROCESO DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN
NO ES ES
1. La opinión del auditor
sobre la marcha general de
la entidad sin base técnica.
2. Una revisión por un
auditor de actividades fuera
de su capacidad técnica.
3. Un proceso de juicio sobre
las decisiones diarias de los
administradores y
funcionarios.
4. Una evaluación aislada de
acciones individuales.
1. La conclusión general del
auditor sobre el accionar
contrastando sus S Es contra
las pautas o normas
establecidas para una sólida
gestión, para las operaciones
especificas y para el campo
técnico de actividad.
2. Una revisión por un
auditor asesorada por
profesionales de otras
disciplinas, cuando sea
necesario, aplicando criterio
técnico gerencial sin
extenderse a las áreas muy
especializadas
3. Un proceso de
evaluaciones que concluye con
la formulación de una opinión
sobre las 5 Es de las
decisiones de los
administradores y funcionarios
de la entidad, durante un
período.
5. Un examen dirigido a
censurar la administración de
las entidades.
6. Una fiscalización
"administrativa" que busca
encontrar únicamente
irregularidades.
4. un examen y evaluación
global, en forma comprensiva
de las 5 Es de la administración
integral de la entidad.
5. Un examen dirigido a
asesorar a la entidad que no ha
logrado el cumplimiento de las
5 Es.
6. Un examen positivo de
recomendaciones para posibles
mejoras en las 5 Es (eficiencia,
efectividad y economía, ética y
ecología).
QUE ES Y NO ES LA AUDITORIA DE GESTIÓN
1 Por la altísima especialización de la industria, informática,
petróleos no es recomendable examinar asuntos muy
especializados a menos que la entidad lo requiera y asigne
personal técnico.
Nota. Actualización de una publicación del ILACIF
CARACTERÍSTICAS DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN Y LA
DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES EN EL SECTOR
GUBERNAMENTAL
La Auditoría de Gestión tiene un alcance muy limitado en cuanto al
período examinado. Los auditores sugieren un trimestre, salvo que
evalúen programas cuya efectividad debe ser medida en el tiempo
de planificación, ejecución y cierre de operaciones. Al ser un
examen para proponer mejoras a futuro no le interesa mucho la
visión retrospectiva.
Por estas dos razones existe el criterio que no deberían derivarse
responsabilidades de una Auditoría de Gestión. Si en el transcurso
del examen se establecen hechos que podría derivar en
responsabilidades bien podría hacerse un examen especial sobre el
particular y continuar con el espíritu constructivo de la Auditoría de
Gestión. Merece insistirse que este criterio bajo ningún motivo
sostiene que no dejen de examinarse y revelarse "irregularidades".
Por lo expuesto, se sugiere tomar como referencia para las
auditorías de rendimiento (capítulo 7) y normas para la presentación
de informes de Auditoría de Rendimiento (capítulo 8) del libro
amarillo de la oficina de la Contraloría General de los Estados
Unidos (GAO), a fin de que se tome la decisión más apropiada,
insistiendo que el criterio oficial que sobre esta materia tenga la ISA
(Institución Superior de Auditoría) es la última palabra sobre el
tema.
LA FILOSOFÍA DEL CONTROL Y LA INDEPENDENCIA
De tener interés el lector, puede consultar la obra La Filosofía de la
Auditoría de Mautz y Sharaf. Editorial Diana de Méjico. En la parte
de este curso relacionada con la "comunicación eficaz e informes
exitosos de auditoría" se hace mención a sus puntos de vista
relacionados con la independencia.
Por la importancia que tiene para los auditores gubernamentales y
aún para los auditores del sector privado, se hace una transcripción
relacionada con la filosofía del control y la independencia.
El doctor Enrique Silva Cimma, ex Contralor General de Chile
sustenta en su obra el Control Público, el fundamento filosófico del
control desde una amplia y profunda concepción democrática,
administrativa, técnica y legal. Este enfoque está orientado
especialmente a la Auditoría Gubernamental
De esa obra se ha hecho una síntesis, con la sugerencia al lector de
que el término "Fiscalizador" que usa el autor, debería ser asimilado
o sustituido por la palabra "Auditor."
1 El control y la democracia
"Entendemos que el control es la esencia y está íntimamente
vinculado a un régimen democrático de gobierno. Bien podríamos
expresar que no hay democracia sin control, ni control sin
democracia. En efecto, así como para que el control se perfeccione
y desarrolle en más amplio sentido, es menester la existencia de un
sistema que implique garantías de respeto e independencia por su
gestión; así también para que la acción de las esferas políticas y
administrativas de un Estado importe garantía de que ese actuar no
caerá en los límites de la arbitrariedad, es necesario un control
jurídico fuerte, sereno, eficaz, objetivo e independiente.
Toda la filosofía del control en qué consiste, por qué y para qué se
instituye, cuáles son los principios básicos a que se somete, sus
diversas modalidades y formas que admite, estarán partiendo de
este presupuesto elemental: para que haya control es menester no
solo que se comprenda la necesidad real de su existencia, sino que
se subentienda también la convicción de que solo sometida a
principios constitucionales básicos podrá desenvolverse y
desarrollarse la acción institucional dentro de un Estado.
¿Por qué y para qué se controla?
¿Y qué es por lo tanto el control?
¿Habremos de partir de la base al estudiar el significado del control,
de que lo general será deshonestidad y la mala fe en el manejo de
la cosa pública, en su más amplio sentido? A nuestro Juicio y
categóricamente, de ninguna manera. Así, como la existencia de
una legislación penal sea la norma dentro de un conglomerado
social, así también el control de la administración pública no parte
del supuesto de que el común actuar de los órganos públicos sea
deshonesto, malicioso, abusivo o ¡legítimo en una palabra.
Pero, ¿por qué y para qué se controla? No olvidemos que la
Administración Pública está integrada por múltiples agentes, que
muchos de ellos tipifican "órganos" que ejercen una porción
nominada y definitiva de aquella, y que con su actuar comprometen
intereses y patrimonios que no son personales sino que pertenecen,
en último término, a la colectividad entera.
El control existe y debe existir en un estado de derecho, porque de
esa manera se asegura mejor la subordinación de la administración
a la norma jurídica, se resguardan los derechos de los
administradores frente a la administración y se cautela a la
adecuada inversión de los dineros públicos que se recaudan en
función de una finalidad de interés público indubitable, de manera
que tal inversión sea, en último término, no solo legal, sino que útil y
adecuada a la mejor satisfacción de las necesidades colectivas."
2 Amparo de los administrados frente a la actividad
administrativa
"Uno de los fundamentos filosóficos del control radica en la
necesidad de amparar a los administradores frente a los excesos de
poder".
3 Defensa de los principios de probidad administrativa y
probidad pública.
"Todos los funcionarios de la Administración subordinan su gestión
a normas primordiales de probidad. La probidad así entendida,
entraña rectitud y moralidad en el obrar.
Todas las normas legales parten del supuesto de que la función
pública exige sacrificios y que el patrimonio público no es ni de
quien lo administra ni de quien decide en tomo a él, sino de la
colectividad entera.
La dedicación a la función pública entraña no solo un medio de vida,
sino un verdadero apostolado, y quien se dedica a ella estará
consciente de que no puede ser fuente de enriquecimiento sino que
comporta en muchos casos austeros sacrificios.
Una administración es el fiel reflejo en esta materia de la sociedad
toda, y que a menudo o casi siempre cuando un agente público
olvida los principios de probidad, es porque hay un particular,
muchas veces potencia/mente más fuerte, que lo ha inducido a
incurrir en transgresión. Estimamos que el control debe ser en estos
casos particularmente severo, mucho más cuando se trata de
sancionar al poderoso que al económicamente débil."
4 La obligación de rendir cuenta
"El control persigue como uno de los condicionamientos que
integran su propia filosofía, el de defender ese patrimonio cuidando
que su inversión se ajuste a la ley y que a la vez sea útil, sincera y
conveniente al interés público."
5 El apoliticismo del control
“La filosofía del control impone, a nuestro juicio como uno de los
requisitos de su esencia, que éste sea apolítico, es decir, que no
esté inspirado o determinado por ningún tipo de partidismo o
posición ideológica, El control pertenece a la colectividad entera y
siempre debe merecer la confianza de esa colectividad.
Lo anterior no quiere decir, que quienes laboran en un organismo
de control estén privados de tener una determinada posición
ideológica.
Ello sería en realidad prácticamente imposible y en una democracia,
inconveniente."
6 La necesidad de evitar el avasallamiento de la administración
activa por el control
"El afán de avasallamiento de funciones puede producirse tanto
porque el órgano de control actúa con exceso de celo e
insensiblemente excede su competencia para entrar simplemente a
administrar, como porque los órganos de administración activa por
comodidad, impericia o sencillamente negligencia prefieren lisa y
llanamente confiarse en la acción del órgano de control y, en la
práctica abandonan funciones para sometérselas a este."
7 El principio de la agilidad administrativa y la necesidad de
evitar el entorpecimiento de la administración
"Dice la doctrina, que el servicio público está obligado a actuar y, en
principio, no puede paralizarse.
Toca a los órganos de control, adecuar sus sistemas de
organización y métodos internos de manera que el principio de
agilidad que hemos mencionado no se perjudique por la acción del
control. Un control tardío, postrero o paralizante puede ser fuente a
veces de muchos más perjuicios que un acto hipotéticamente
¡legítimo o inconveniente.
A este respecto, la filosofía del control impone el abandono de todo
lo que sea puramente formalista, o de detalle intrascendente en el
acto que emana de la administración, para hincar solo en lo positivo
profundo o fundamental. Un control formalista, especialmente en lo
legal, se transforma sin duda en retardatario y entorpecedor."
8 Los conceptos de colaboración, evaluación y orientación en
relación con la gestión administrativa. Determinación del costo
de los servicios y resultados de la acción administrativa.
"Los conceptos en relación con el control público apuntan a la
necesidad de que él destaque aportaciones de colaboración,
evaluación y orientación de la gestión administrativa.
La concepción del control fiscal ha experimentado una variación
significativa; se procura colaborar con la gestión administrativa,
evaluarla y orientarla, y sugerirle correctivos; lo que se persigue no
es comprobar la existencia de irregularidades, sino evitarlas.
En relación a la determinación del costo de los servicios que el
Estado presta, se trata de detectar si ese costo está o no acorde
con los valores del mercado y si el gasto se justifica en relación a la
utilidad que para el pueblo represente este servicio."
9 Condiciones del funcionario fiscalizador
"En primer término, el fiscalizador debe estar imbuido en una noción
de alta moralidad.
Al fiscalizador debe pedírsele una noción definida de la dinámica
que requiere la Administración Pública y, por lo tanto, ha de saber
aquilatar y captar que la función fiscalizadora no puede
transformarse en una herramienta enervante de aquella,
contribuyendo por lo tanto con su iniciativa y acción a salvar todos
los inconvenientes formalistas y procedimientos que, en la realidad
práctica no conduzcan a demorar inútilmente estudios y decisiones
que no admiten demoras, porque de esa decisión penden
soluciones que siempre, en mayor o menor medida, se vinculan al
interés público o colectivo."
10 Su eficiencia, pericia y diligencia
"El fiscalizador debe tener la serenidad de juicio y reflexión
necesarias que lo hagan comprender que debe despojarse de todo
ánimo sensación alista y especular en el desempeño de su gestión.
Paralelamente todas estas condiciones que significan un conjunto
de valores éticos en el fiscalizador, este debe ser un agente público
dotado de innegables atributos de eficiencia y pericia."
11 El físcalizador y la deformación profesional
"El fiscalizador debe despojar su gestión de delirios obsesivos, y
sobre todo, desterrar la idea de que en el fiscalizado habrá siempre
un transgresor o delincuente en potencia contra los intereses
públicos."
12 La necesidad de formación del personal
"Los funcionarios de control deben tener las remuneraciones
adecuadas que les permitan sobrellevar todo este conjunto de
preocupaciones que su labor les significa con un mínimo de
inquietudes económicas que, de existir, contribuyen a obnubilar una
mente que debe estar clara y exclusivamente entregada a la función
de control."
NORMATIVIDAD DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN
No existe mayor normatividad al respecto en nuestros países. Las
Normas de Auditoría Operacional de la Contraloría General de los
Estados Unidos, constan en la parte relacionada al trabajo de
campo y al informe (Capítulos 7 y 8 LIBRO AMARILLO DE LA GAO)
FASES DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN SEGÚN VARIOS
AUTORES
- ILACIF
A inicios de la década del 70 se contaba con el Manual
Latinoamericano de Auditoría Profesional del Sector Público editado
por el Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras ILACIF,
actualmente OLACEFS propuso 5 fases: Estudio preliminar,
Revisión de legislación, políticas y normas, evaluación de control
interno, desarrollo de hallazgos, comunicación de resultados.
La primera fase es justificable para una auditoría realizada por la
ISA que no conoce a la entidad tanto como la Auditoría Interna.
Estas fases, en su mayoría se han tomado para la propuesta
ecléctica.
- Instituto Mejicano de Contadores Públicos IMCP
El IMCP en cambio tiene una propuesta de tres fases y sus
respectivas sub-fases:
Fase 1. Familiarización, que contempla el estudio del medio (que
sería para el caso de una auditoría externa), estudio de la gestión
administrativa (breve visión) y visita de las instalaciones.
Fase 2. Investigación y análisis que contempla entrevistas,
evaluación de la gestión administrativa y examen de la
documentación.
Fase 3. Diagnóstico con una fase creativa que considera ensayar el
modelo conceptual de la estrategia administrativa, prioridad que
debe darse a los elementos del modelo y costo- beneficio del
modelo diseñado. Una segunda subfase es la reverificación de los
hallazgos y la última es el informe
- Academia Mexicana de la Auditoría Integral
V, Esta organización mexicana, propone 5 fases con sus
respectivas subfases:
Fase I. Análisis general y diagnóstico que comprende evaluación
preliminar, plan de trabajo, ejecución y diagnóstico.
Fase II. Planeación estratégica con determinación de objetivos,
elaboración del programa, determinación de recursos y seguimiento
del programa.
Fase III. Ejecución, que contempla obtención de evidencias,
técnicas y recursos y finalmente coordinación y supervisión.
Fase IV. Informe de resultados que contempla observaciones y
oportunidades de mejora, estructura, contenido y presentación;
discusión con el cliente y definición de compromisos e informe
ejecutivo.
Fase V. Diseño, implantación y evaluación con sus respectivas
subfases: diseño, implantación y evaluación. Nota. Esta fase de la
Academia se toma para la propuesta ecléctica bajo el nombre de
monitoreo estratégico para empatar con el concepto de supervisión
a que hace mención el informe COSO y por la estrategia que deben
definir el auditor y la administración para lograr la implantación
efectiva de las recomendaciones, a través de un líder y un equipo
propuesto para este fin.
Según Michael Graig - Cooper y Philippe de Backer en su obra
Auditoría de Gestión- que está orientada a la auditoría de recursos
humanos, sostienen las siguientes fases:
- Definición del problema y determinación de estrategia.
- Documentación de la presente organización y determinación
de los perfiles de talento requeridos.
- Entrevistas individuales múltiples de ejecutivos y
consolidación de hallazgos.
- Valoración sistemática de individuos, equipos y estructuras
internas.
- Conclusiones y recomendaciones para el desarrollo individual
del ejecutivo.
- Retroacción individual.
SEGUNDA PARTE
PROPUESTA ECLÉCTICA DEL AUTOR
PROCESO DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN
PROGRAMAFASE I
I. FAMILIARIZACIÓN Y REVISIÓN DE LEGISLACIÓN LEGAJO
PLANIFICACIÓNLEGAJO
INFORME
PROGRAMAFASE II
II. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ARCHIVO
CORRIENTEARCHIVO
PERMANENTE
PROGRAMAFASE III
III DESARROLLO DE HALLAZGOS (EXAMEN PROFUNDO DE ÁREAS
CRÍTICAS)
PROGRAMAFASE IV
IV. REDACCIÓN DE INFORME Y COMUNICACIÓN DE
RESULTADOS
PROGRAMAFASE V
V. MONITOREO ESTRATÉGICO DE RECOMENDACIONES
PAPELES DE TRABAJO
INFORME Y SÍNTESIS
Por la experiencia adquirida y la convivencia que brindan las
metodologías descritas se propone un sistema de trabajo de cinco
fases, porque es más fácil su aplicación. Sin embargo, las fases I y
II pueden asociarse con la Planificación, la III con trabajo de campo
y las IV y V con comunicación de resultados, para así relacionar con
las tres fases tradicionales de la auditoria.
FASE I,
FAMILIARIZACIÓN Y REVISIÓN DE LEGISLACIÓN Y
NORMATIVIDAD
Prácticamente el concepto de familiarización sería para los
auditores externos, ya que los internos tienen un cabal
conocimiento de la entidad. El recorrido de las instalaciones y el
conocimiento de las actividades principales (sustantivas) de la
entidad es importante para los auditores de la ISA.
La actualización de los archivos de la Auditoría Interna,
básicamente el archivo o legajo permanente es básico y a veces no
es parte de esta fase cuando la Unidad tiene la costumbre de ir
actualizando sus archivos de manera permanente.
La revisión de legislación y normatividad de la entidad es muy breve
y no debe tomar más de dos días, por parte del auditor jefe de
equipo, quien debe actuar solo en esta fase o apoyado por un
auxiliar en caso de que la documentación sea muy voluminosa.
Por el hecho de que cada fase de la Auditoría de Gestión requiere
un programa, es recomendable un breve programa. En el caso de
auditores externos la visita a instalaciones requiere programar
entrevistas con los principales ejecutivos.
Algunas consideraciones para el programa de fase I
Siendo un programa muy breve, viene al caso considerar que el
archivo permanente debe estar actualizado. Debe evitarse
fotocopias cuando la Auditoría Interna esté conectada en red a los
sistemas de información de la entidad; en esos casos basta una
impresión de la parte pertinente de un documento.
Para evitar hojas narrativas, es una buena práctica el subrayar los
documentos pero no utilizar resaltador porque las fotocopias salen
ilegibles.
En el caso de una ISA o de una Firma Privada de Auditoría (FPA)
se requiere programar la visita a instalaciones y preparación de
entrevistas con los principales ejecutivos.
Esta fase no debería tomar más de dos días a menos que se vaya a
auditar una entidad sumamente grande y compleja.
Ejemplo de programa de fase I
1. Breve programa para:
- Recorrido de instalaciones.
- Entrevista con directivos.
- Actualización de archivo permanente.
Industria La Internacional
Auditoría de Gestión
Programa de Fase I
Nº Procedimiento Ref.
P/T
Hecho
por
Revisado
por
Observaciones
Objetivos:Familiarizarse con el entorno de la fábrica La Internacional.Tener una breve visión de carácter general de la organización.Actualizar el archivo permanente.
Procedimientos:1 Obtenga un plano de la fábrica y realice un recorrido de visita a las instalaciones.2 Prepare una entrevista con los siguientes funcionarios: Gerente general, Gerente de planta, contador general, contador de costos, jefe de personal, con el objetivo de comunicar el inicio de una auditoría de gestión a la planta y la recopilación de información de tipo general.3 Revise el archivo permanente y prepare una lista
de los documentos que deberían actualizarse en este legajo.Ejemplo de entrevista al Gerente General
Nombre del Entrevistado......................
Cargo.....................
Entrevistador.......................
Auditoría interna jefe.....................
Auditor jefe.......................
Día previsto........................
Hora solicitada.......................
Lugar: Av. Amazonas, edificio Torre Alba, N°. 105.
Teléfono.......................
Secretaria Gerencia.
Objetivo de la entrevista: Hacer conocer el inicio de una auditoría
operacional a la planta de conformidad con el plan anual de
auditoría que evaluará las 5es. eficiencia, efectividad, economía,
ética y ecología. Tiempo estimado: 30 minutos Reconfirmación de la
cita
1. Explicar al Gerente General el objetivo y alcance de la
auditoría.
2. Solicitar que firme las comunicaciones preparadas por
auditoría interna por el cual se informa a los directivos de
planta el inicio y objetivos de auditoría y se dispone la más
alta colaboración sin ningún tipo de restricciones.
3. Solicitar al Gerente la opinión que tiene en términos generales
de la fábrica.
4. Averigüe si la gerencia tiene alguna preocupación o un tema
de interés para esta auditoría.
5. De ser positiva la respuesta anterior averigüe el por qué de
esta apreciación.
6. Solicite una opinión muy breve de la Gerencia respecto a:
- Número de personas.
- Calidad de productos.
- Oportunidad en la producción.
- Posibles cuellos de botella.
- Calidad de la maquinaria.
- Tecnología.
- Oportunidad en la contabilidad de costos.
Nota al lector
- En función de los requerimientos de la gerencia y de su
predisposición a colaborar con auditoría, esta entrevista puede
ser más amplia. En la vida real el auditor planificará
entrevistas más detalladas para Gerente de Planta, Contador
de Costos, Gerente de Recursos Humanos, Gerente de
Control de Calidad, Contador General, Jefe de Seguridad
Industrial.
- Las preguntas de la entrevista pueden ser a renglón seguido
para luego anotar las respuestas o pueden ir dejando
espacios para llenarse al momento de su ejecución.
- No olvide que esta es una entrevista inicial por lo que no debe
profundizarse en temas que serán ampliados en las siguientes
fases.
- Papel de trabajo que resume la entrevista Industria La
Internacional. Auditoría de Gestión. Resumen del recorrido de
instalaciones. Fecha de la visita.
- Se realizó el recorrido 5 minutos antes de la entrada del
personal y se pudo observar atrasos de los obreros de hasta
20 minutos. En tres casos los obreros timbraron 2 tarjetas (de
compañeros atrasados y la suya. Un 10% no usan cascos y
un 20% uniforme. Ningún trabajador usa zapatos de
seguridad.
- El último chequeo de extintores fue hace un año.
- El jefe de planta confesó que no se han hecho simulacros de
terremotos o incendios.
- Aparentemente hay cuellos de botella en la sección de telares.
- Solo hay una persona para aseo en la planta que ocupa
300m².
- El último estado de costos es de hace 6 meses.
- La contabilidad se lleva por procesos.
- El departamento de control de calidad toma como referencia
las normas INEN.
- La empresa fue multada en US $10.000 por mal manejo de
desechos en aguas mal tratadas.
- En los basureros se encontró botellas vacías de licor. Nota al
lector
Este tipo de hojas narrativas es más extenso y más ordenado; por
ejemplo podría desarrollarse por las diferentes secciones de la
fábrica o en función de las visitas a jefes departamentales.
Laboratorio (casos eminentemente hipotéticos)
Asuma que usted labora en una Auditoría Interna del Ministerio
1. De Ambiente.
2. De Salud.
3. De Obras Públicas.
4. De Educación.
5. Ministerio de Recursos Energéticos.
6. Ministerio de Economía y Finanzas.
Prepare un programa de Fase I para realizar una Auditoría de
Gestión a una de las siguientes áreas o sistemas.
1. Sistema de remuneraciones de los ministerios 2 y 4 (trabajo
interinstitucional).
2. Impacto ambiental de un proyecto de carretera. (Trabajo
interinstitucional entre los ministerios 1 y 3).
3. Sistema de recursos humanos del ministerio 5 (incluido
componente ético).
4. Sistema de planificación para el ministerio 6.
5. Sistema de contabilidad y presupuesto (ministerio 6).
6. Contabilidad de Costos del ministerio 3.
7. Sistema de abastecimientos del ministerio 2.
Prepare programa de fase y sustente con papeles de trabajo que
estime conveniente el desarrollo del trabajo.
FASE II.
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Pueden aplicarse cuestionarios de control interno pero orientados a
evaluar los asuntos administrativos. El auditor debe alejarse
totalmente de los cuestionarios utilizados en la auditoría o
exámenes especiales con orientación financiera, porque el objetivo
de la auditoría es totalmente diferente.
Las hojas narrativas y la flujodiagramación también son
herramientas válidas para evaluar el control interno y el auditor
interno está familiarizado con estas metodologías.
"El diagrama de trabajo o de recorrido" también puede contribuir a
la evaluación del control interno, aunque no se lo menciona en los
libros de auditoría
En esta fase es importante la identificación de puntos fuertes y
puntos débiles así como el control clave.
La "calificación de riesgos" también es parte de esta fase y puede
adaptarse en este proceso la "matriz de calificación de riesgos" que
se utiliza en Auditoría Financiera, pero cambiando obviamente el
contenido de la matriz e inclusive su diseño. Al respecto las obras
de auditoría de Carlos Slosse y de Arens tienen formatos aplicables
a la Auditoría Financiera y en el caso de Slosse las matrices son
con un enfoque para hacer auditoría por ciclos transaccionales. El
contenido de estas matrices puede orientar las matrices para
Auditoría de Gestión.
Para efectos del caso práctico se utilizará el sistema COSO.
Algunas consideraciones para el programa de fase
El sistema COSO
El tema de control interno ha sido una permanente preocupación de
auditores y administradores de todo el mundo y ha ido
evolucionando conforme la gestión pública y privada se han
tecnificado. La prueba está en los cambios de su concepto y forma
de aplicarlo que cada vez más se ajusta a los requerimientos de
cada entidad y a su vez de proteger sus activos frente a los avances
impresionantes de la corrupción.
Cinco instituciones tuvieron el acierto de estudiar a fondo el tema de
(control interno:
American Institute of Certified Public Accountants. i American
Accounting Association.
The Institute of Internal Auditors. ¡Institute of Management
Accountants. • Financia! Executives Institute.
Estas organizaciones formaron una comisión denominada El
Commite of Sponsoring Organizations of de Treadway Commission
(COSO), que expresa lo siguiente:
"Los controles internos se implantan con el fin de detectar, en el
plazo deseado, cualquier desviación respecto a los objetivos de
rentabilidad establecidos en la empresa y de eliminar sorpresas.
Los controles internos fomentan la eficiencia, reducen el riesgo de
pérdida de valor de los activos y ayudan a garantizar la fiabilidad de
los estados financieros y el cumplimiento de las leyes y normas
vigentes. El control interno es considerado cada vez más como una
solución a numerosos problemas potenciales.
En un sentido amplio, se define como un proceso efectuado por el
consejo de administración, la dirección y el resto del personal de
una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de
seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro
de las siguientes categorías: Eficacia y eficiencia de las operaciones
Fiabilidad de la información financiera Cumplimiento de las leyes y
normas que sean aplicables.
("El control interno consta de cinco componentes relacionados entre
sí:) Entorno de control. i Evaluación de riesgos. I, Actividades de
control.
Información y comunicación. (Supervisión (monitoreo).
Lo que se puede lograr con el control interno:
[El control interno puede ayudar a que una entidad consiga sus
objetivos de rentabilidad y rendimiento y prevenir pérdida de
recursos. Puede ayudar a la obtención de información financiera
fiable. También puede reforzar la confianza en qué la empresa
cumple con las leyes y normas aplicables. En resumen puede
ayudar a que una entidad llegue? donde quiere ir y evite peligro y
sorpresas en el camino.
Lo que no se puede lograr con el control interno:
Desafortunadamente algunas personas tienen expectativas
mayores y poco realistas. Buscan soluciones absolutas pensando
que: El control interno garantiza el éxito de una entidad El control
interno no puede hacer que un gerente intrínsecamente lo se
convierta en buen gerente.
Un sistema de control interno, no importa lo bien concebido que
esté y lo bien que funcione, únicamente puede dar un grado de
seguridad razonable, no absoluto, a la dirección y al consejo en
cuanto a la consecución de los objetivos de la entidad."
Respecto a esta transcripción habría que hacer algunos
comentarios ampliatorios
("El control interno es como el alma de una persona, por lo tanto no
puede separarse de las operaciones administrativas y financieras.
Es algo que está implícito en la persona que mientras ejecuta una
actividad va controlando lo que hizo el anterior compañero y lo más
importante se va auto-controlando. De allí que no puede crearse un
departamento de control previo corno se lo hace en ciertas
entidades pues no es posible que pocas personas que conforman
estas unidades puedan responder por todo lo realizado por otras
personas de diferentes departamentos.
Tenga en cuenta que el control no es un fin sino un medio que
dispone la gerencia para evaluar la gestión y retroalimentar los
demás sistemas de la administración.
Son las personas las que realizan el control y no los manuales,
reglamentos, políticas, estatutos ni leyes. Estas son normas que
regulan y orientan el control, pero no reemplazan la labor humana.
Recuerde: los controles que a determinada época eran eficaces,
con el tiempo se vuelven obsoletos y a veces una traba
administrativa.
El engranaje del control interno para la consecución de objetivos no
es otra cosa que una confirmación de la vigencia de la Teoría
General de los Sistemas,) en donde todos los elementos que
intervienen en una gestión, actúan en forma interrelacionada para
lograr objetivos y metas comunes.
En términos muy simples que el error es una equivocación
involuntaria mientras que la irregularidad se la comete con
conocimiento de causa y afán de perjudicar a la empresa en
beneficio propio o de un tercero.
El control interno por sí solo no puede asegurar el cumplimiento de
leyes y normas. Por mejores controles que se tengan, el control
interno tiene sus propias limitaciones en donde la colusión es su
pero enemigo. La toma de decisiones, los juicios de valor, los
criterios del administrador pueden ser equivocados temas en los
cuales el control no tiene ninguna competencia.
(Un buen control interno contribuye al logro de las 5 Es de la
administración: eficiencia, eficacia, economía, ética y ecología pero
no es la panacea universal.
El control interno es un proceso
El control no debe considerarse como un sistema aislado, temporal
y ajeno a las demás fases de la administración (planificación,
organización, dirección, coordinación y obviamente el control y
evaluación).
El control interno no es un elemento añadido sino incorporado a los
procesos, que puede incidir en la consecución de los objetivos y
apoyar las iniciativas de calidad a la vez que repercute en la
obtención de costos y tiempos de respuesta.
Actualmente, en donde no solo las fábricas sino todo tipo de
organizaciones públicas y privadas están trabajando con normas
ISO, el control interno sigue teniendo vigencia y apoya
fundamentalmente para que se logren objetivos y metas.
Personal
El control interno lo realizan las personas. En primera instancia el
máximo ejecutivo es el responsable de toda la administración y por
ende del control interno. Pero el control interno es inherente a todo
el personal de la entidad desde el más alto nivel hasta las personas
del área operativa.
Importancia de la autoevaluación
Desde la alta dirección se debe promover la autoevaluación del
control Interno y los empleados deberán considerar la forma en que
sus responsabilidades de control se están llevando a cabo.
Lamentablemente no hay una cultura de control y más todavía en el
sector público. Entonces hay una actitud consciente, subconsciente
e inconsciente propia de cada persona respecto al control, que ante
una falta de cultura en este tema se dan actitudes de rechazo.
De allí la necesidad de ir creando en el hogar, la escuela y las
entidades una cultura de control para superar concepciones
erradas, deformadas, persecutorias y represivas respecto al control.
Seguridad razonable
El control no puede proporcionar seguridad absoluta ni infalible de
protección. Por lo tanto el administrador solo debe tener la
seguridad razonable de la eficacia de los controles y no la certeza
absoluta de su infalibilidad.
El sistema de control interno puede proporcionar "seguridad
razonable" para alcanzar los objetivos relacionados con la
confiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de leyes
y normas.
Objetivos
Toda actividad humana está orientada a lograr objetivos. Una
entidad que tiene una base legal de creación tiene una misión que
cumplir que se expresa y mide a través de objetivos y metas.
COMPONENTES
Según el sistema COSO el sistema de control interno tiene 5
componentes:
Entorno de control Se refiere al medio ambiente en que se
desenvuelve la entidad, con su filosofía empresarial, los atributos
del personal especialmente su integridad, valores éticos y
profesionalismo con los cuales trabajan.
Evaluación de riesgos. La entidad debe conocer los riesgos que le
amenazan o afectan y afrontarlos con una estrategia que permita
mitigar su impacto (favor ver el concepto y clases de riesgos).
Información y comunicación. Toda entidad requiere un sistema de
información gerencial (MIS) para la toma de decisiones y una fluida
comunicación entre sus departamentos y personal. El sistema
COSO da mucha importancia a este subsistema.
Supervisión (monitoreo). Todo el proceso de control interno debe
ser permanentemente supervisado con el fin de tomar medidas
correctivas de manera oportuna con el fin de reaccionar
rápidamente y cambiar según las circunstancias. Finalmente, están
las actividades de control.
LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO
Transcripción de la Guía Internacional de Auditoría N° 6:
El control interno puede proporcionar solamente una seguridad
razonable de que lleguen a alcanzarse los objetivos de la
administración a causa de limitaciones inherentes al mismo control
interno, tales como:
a) El requisito usual de la administración de que un control es
eficaz en relación a su costo; es decir, que el costo de un
procedimiento de control no sea desproporcionado a la
pérdida potencial debida a fraudes o errores;
b). El hecho de que la mayoría de los controles tiendan a ser
dirigidos a tipos de operaciones esperadas y no a operaciones
poco usuales;
c) El error humano potencial debido a descuido, distracción,
errores de juicio o comprensión equivocada de instrucciones;
d). La posibilidad de burlar los controles por medio de colusión
con partes externas a la entidad o con empleados de la
misma;
e). La posibilidad de que una persona responsable de ejercer el
control pudiera abusar de esa responsabilidad, por ejemplo,
un miembro de la administración que violara algún control;
f). La posibilidad de que los procedimientos pudieran llegar a ser
inadecuados debido a cambios den las condiciones y que el
cumplimiento con esos procedimientos pudiera deteriorar el
control."
EL RIESGO
Es importante que previo a la evaluación de la estructura del control
interno en la Auditoría de Gestión, el lector repase los conceptos de
riesgo y conozca la metodología de su evaluación que usualmente
siguen todas las firmas de auditoría al realizar Auditoría Financiera.
Por esta razón se hace una transcripción teórica y sintética del
concepto y clases de riesgo de la obra de Carlos Slosse en su obra
"Auditoría Un nuevo enfoque empresarial."
Lo que se puede hacer en la Auditoría de Gestión es seguir la
misma metodología de la Auditoría Financiera (por ejemplo la matriz
de riesgo) pero orientada al campo administrativo (y no al
financiero).
EL RÍES GO EN AU DI TO ROA FI NAN CIÉ RA
(S n te sis del ca p tu lo 7 de la obra Au di to en fo que em pre sa
rial de Car los Slos se).
1. CONCEPTO
"Excepto en contadas ocasiones el auditor puede estar en
condiciones de emitir un juicio técnico con absoluta certeza sobre la
validez de las afirmaciones contenidas en los estados financieros.
Esta falta de certeza genera el concepto de riesgo de auditoría. La
labor del auditor se concentrará entonces en ejecutar tareas y
procedimientos tendientes a reducir ese riesgo a un nivel aceptable.
El riesgo de auditoría puede definirse como la posibilidad de emitir
un informe de auditoría incorrecto por no haber detectado errores o
irregularidades significativas que modificarían el sentido de la
opinión vertida en el informe.
La susceptibilidad a la existencia de errores o irregularidades puede
presentarse a distintos niveles. Analizar su presencia ayuda a
evaluar y manejar en forma más adecuada, la implicancia que
determinado nivel de riesgo tiene sobre la labor de auditoría a
realizar.
El riesgo de auditoría está compuesto por distintas situaciones o
hechos que, analizados en forma separada, ayudan a evaluar el
nivel de riesgo existente en un trabajo en particular y determinar de
qué manera es posible reducirlo a niveles aceptables.
Debe quedar claro que si bien existen formas en las que se puede
categorizar e identificar al riesgo de auditoría, lo más importante
dentro de la etapa de planificación de una auditoría de estados
financieros es detectar los factores que producen el riesgo.
Una vez realizada la identificación de los factores de riesgo
corresponde efectuar su evaluación."
2.- CATEGORÍAS DE RIESGO DE AUDITORÍA, o Riesgo
inherente, o Riesgo de control, o Riesgo de detección.
2.1. RIESGO INHERENTE.
"El riesgo inherente es la susceptibilidad de los estados financieros
a la existencia de errores o irregularidades significativas, antes de
considerar la efectividad de los sistemas de control.
El riesgo inherente está totalmente fuera de control por parte del
auditor. Difícilmente se puedan tomar acciones que tiendan a
eliminarlo porque es propio de la operación del ente."
2.1.1. FACTORES QUE DETERMINAN EL RIESGO INHERENTE.
"Entre los factores que determinan la existencia de un riesgo
inherente se pueden mencionar:
* La naturaleza del negocio del ente; el tipo de operaciones que
se realiza y el riesgo propio de esas operaciones; la
naturaleza de sus productos y volumen de transacciones.
* La situación económica y financiera del ente.
La organización gerencial y sus recursos humanos y materiales; la
integridad de la gerencia y la calidad de los recursos que el ente
posee.
La predisposición de los niveles gerenciales a establecer
adecuados y; formales sistemas de control, su nivel técnico y la
capacidad demostrada en el personal clave, son elementos que
deben evaluarse al me-* dir el riesgo inherente."
2.2 RIESGO DE CONTROL
"El riesgo de control es el riesgo de que los sistemas de control
estén incapacitados para detectar o evitar errores o irregularidades
significativas en forma oportuna.
Este tipo de riesgo también está fuera de¡ control de los auditores,
pero eso sí, las recomendaciones resultantes del análisis y
evaluación da los sistemas de información, contabilidad y control
que se realicen van a ayudar a mejorar los niveles de riesgo, en la
medida en que se adopten tales recomendaciones.
Además, la existencia de bajos niveles de riesgo de control, lo que
implica que existan buenos procedimientos en los sistemas de
información, contabilidad y control, pueden ayudar a mitigar el nivel
de riesgo inherente evaluado en una etapa anterior."
2.2.1. FACTORES QUE DETERMINAN EL RIESGO DE CONTROL
"Los factores que determinan el riesgo de control están presentes
en el sistema de información, contabilidad y control. La tarea de
evaluación del riesgo de control está íntimamente relacionada con
el análisis de los sistemas.
La existencia de puntos débiles de control implicaría "a priori"
existencia de factores que incrementan el riesgo de control y, al
contrario, puntos fuertes de control serían factores que reducen el
nivel de este riesgo."
2.3 RIESGOS DE DETECCIÓN.
"El riesgo de detección es el riesgo de que los procedimientos de
auditoría seleccionados no detecten errores o irregularidades
existentes en los estados contables.
Por ejemplo, errores en la definición de una muestra en la
circularización de saldos de proveedores, o en la definición del
período de análisis de pagos posteriores pueden implicar
conclusiones erróneas en cuanto a la validez de la integridad de las
cuentas a pagar.
A diferencia de los dos riesgos mencionados anteriormente, el
riesgo de detección es totalmente controlable por la labor del auditor
y depende exclusivamente de la forma en que se diseñen y lleven a
cabo los procedimientos de auditoría.
Al igual que el riesgo de control mitiga la existencia de altos niveles
de riesgo inherente, el riesgo de detección es la última y única
posibilidad de mitigar altos niveles de riesgos inherentes y de
control."
2.3.1. FACTORES QUE DETERMINAN EL RIESGO DE
DETECCIÓN
"Los factores que determinan el riesgo de detección están
relacionados con:
La ineficacia de un procedimiento de auditoría aplicado.
La mala aplicación de un procedimiento de auditoría, resulte
este eficaz o no.
Problemas de definición de alcance y oportunidad en un
procedimiento de auditoría, haya sido bien o mal aplicado.
Este factor se relaciona con la existencia de muestras no
representativas."
El auditor no examina el 100% de las transacciones de un ente, sino
que se basa en el trabajo realizado sobre una muestra y extiende
esos resultados al universo de las transacciones. La mala
determinación del tamaño de la muestra puede llevar a
conclusiones erróneas sobre el universo de esas operaciones."
3. EVALUACIÓN DEL RIESGO DE AUDITORÍA
"La evaluación del riesgo de auditoría es el proceso por el cual, a
partir del análisis de la existencia e intensidad de los factores de
riesgo, se mide el nivel de riesgo presente en cada caso.
El nivel de riesgo de auditoría suele medirse en cuatro grados
posibles. Estos son:
Q Mínimo.
Q Bajo.
Q Medio.
Q Alto.
En algunas circunstancias quizá resulte poco clara esta
clasificación, por lo que muchas veces la evaluación del nivel de
riesgo se limita a determinar un riesgo alto o bajo.
La evaluación del nivel de riesgo es un proceso totalmente subjetivo
y depende exclusivamente del criterio, capacidad y experiencia del
auditor. Además, es la base para la determinación del enfoque de
auditoría a aplicar y la cantidad de satisfacción de auditoría a
obtener. Por lo tanto, debe ser un proceso cuidadoso y realizado
por quienes posean la mayor capacidad y experiencia en un equipo
de trabajo.
No obstante ser un proceso subjetivo, hay formas de tratar de
estandarizar o disminuir esa subjetividad. En ese sentido, se tratan
de medir tres elementos que, combinados, son herramientas a
utilizar en el proceso de evaluación del nivel de riesgo. Estos
elementos son: G La significatividad del componente (saldos y
transacciones). Q La inexistencia de factores de riesgo y su
importancia relativa. Q La probabilidad de ocurrencia de errores o
irregularidades básicamente obtenida del conocimiento y la
experiencia anterior de ese ente.
La combinación de los posibles estados de estos tres elementos
brinda un marco para evaluar el riesgo de auditoría.
Un nivel de riesgo mínimo estaría conformado cuando en un
componente poco significativo no existan factores de riesgo y donde
la probabilidad de ocurrencia de errores o irregularidades sea
remota.
Cuando en un componente significativo existan factores de riesgo
pero no demasiado importantes y la probabilidad de existencia de
errores o irregularidades sea baja -improbable-, ese componente
tendrá una evaluación de riesgo bajo.
Un componente claramente significativo, donde existen varios
factores de riesgo y es posible que se presenten errores o
irregularidades, será de un riesgo medio.
Por último, un componente tendrá un nivel de riesgo alto cuando
sea claramente significativo, con varios factores de riesgo, algunos
de ellos muy importantes y donde sea totalmente probable que
existan errores o irregularidades.
La tabla siguiente esquematiza estos conceptos:
Nivel de riesgo StgnifícatividadFactores de
riesgoProbabilidad de ocurrencia de
errores
Mínimo No significativo No existen Remota
Bajo Significativo Existen algunos pero poco
importantesImprobable
Medio Muy
significativo
Existen algunos Posible
Alto Muy
Significativo
Existen varios y son
importantesProbable
El proceso de evaluación tratará de ubicar a cada componente en
alguna de estas categorías. Es claro entender que seguramente
algún componente reúna las tres categorías presentadas, pero no
todas del mismo nivel."
4. RELACIÓN ENTRE RIESGO DE AUDITORÍA Y ENFOQUE
DE AUDITORÍA
"La evaluación del riesgo de auditoría va a estar directamente
relacionada con la naturaleza, oportunidad y alcance de los
procedimientos de auditoría a aplicar. Dicho de otra manera, de la
evaluación de los niveles de riesgo depende la cantidad y calidad
de la satisfacción de auditoría necesaria."
1.1 EFECTO DEL RIESGO INHERENTE
"El riesgo inherente afecta directamente la cantidad de evidencia de
auditoría necesaria para obtener la satisfacción de auditoría
suficiente para validar una afirmación. Cuando mayor sea el nivel
del riesgo inherente, mayor será la cantidad de evidencia de
auditoría necesaria. Esta cantidad puede estar representada tanto
en el alcance de cada prueba en particular como en la cantidad de
pruebas necesarias. Difícil es pensar que un riesgo inherente alto
pueda ser reducido con una sola prueba de auditoría, aunque esta
fuese de gran alcance. Al contrario, un riesgo inherente mínimo
puede ser tratado con un solo procedimiento de carácter global."
1.2 EFECTO DEL RIESGO DE CONTROL
"El riesgo de control afecta la calidad del procedimiento de auditoría
a aplicar y en cierta medida también su alcance. El riesgo de control
depende de la forma en que se presenta el sistema de controles del
ente. En términos generales, si los controles vigentes son fuertes, el
riesgo de que existan errores no detectados por los sistemas es
mínimo y, en cambio, si los controles son débiles, el riesgo de
control será alto, pues los sistemas no estarán capacitados para
detectar esos errores o irregularidades y la información que brinden
no será confiable.
Por lo tanto, un riesgo de control mínimo o bajo implica la existencia
de controles fuertes. Si los controles son fuertes, o sea, están
correctamente diseñados, verificar que funcionen adecuadamente
en la práctica brindará un grado elevado de satisfacción de
auditoría. Dicho en otros términos se puede depositar confianza
derivada de los controles.
Si en cambio, los controles son débiles, el resultado de su prueba
no sería satisfactorio y debería complementarse con pruebas de
transacciones y saldos. Por ese motivo y para evitar duplicación de
trabajo, ante riesgos de control medios o altos, corresponderá
aplicar pruebas sustantivas."
MATRIZ DE RIESGO EN AUDITORIA DE GESTIÓN
EJEMPLO DE MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LOS
COMPONENTES
SIGNIFICATIVOS DE LA GESTIÓN
Entidad: Consejo de Seguridad Vial
Fuente: Guía de Auditoría de Gestión de la Cámara de Cuentas de
la República Dominicana
COMPONENTES
SIGNIFICATIVOS
DE LA GESTIÓN
FACTORES DE
EVALUACIÓN
ASIGNACIÓ
N DE
(PRIORIDAD
)
Impacto sobre
los resultados
Riesgo
de no
auditarl
o
Recursos
involucrado
s
Oportunida
d de
mejorar el
desempeño
Factibilidad
de auditoria
1. Publicidad 2 2 2 3 1 10
2. Patrulla de
Caminos
2 3 3 3 13
3. Seguridad de
los vehículos
4 4 3 3 17
4. Licencias de
conducir
5 3 4 4 20
Discutido por: _____________ Aprobado por: ________
Fecha: _______________ Fecha: _________
Para mayor comprensión del uso de la matriz anterior, a
continuación se presenta una explicación de los factores para
facilitar la evaluación sugerida y la forma de asignar los puntajes.
Impacto sobre los Resultados: El primero y básico de los factores
para evaluar si un componente significativo de la gestión debe ser
llevado a una planificación detallada es la importancia e influencia
que tiene sobre los resultados del programa o de la entidad; pero
también se debería evaluar en este caso el impacto sobre la opinión
pública del componente y si la auditoría es del interés del Congreso
Nacional o de otros. Por ejemplo, el otorgamiento de licencias de
conducir está relacionado directamente con la minimización de la
severidad de los accidentes de tránsito. La forma de evaluación del
factor será de 1 para bajo impacto, de 2 a 3 para un impacto
moderado, 4 a 5 para un alto impacto.
Riesgo de no Auditorio: En este caso el equipo de auditoría
evaluará la posibilidad de fallas y errores graves en el componente
después de finalizada la auditoría; por ejemplo, pensemos que
algunas estadísticas de tránsito posteriores a la auditoría revelan
que la causa de los accidentes se debe al otorgamiento de licencias
dé conducir sin los requisitos y pruebas pertinentes. En este sentido
la CC corre un alto riesgo de perder confianza y credibilidad ante el
Congreso y la opinión pública por no haber seleccionado este
componente significativo. La forma de evaluación del factor será de
1 para bajo riesgo, de 2 a 3 para un riesgo moderado, 4 a 5 para un
alto riesgo.
Cantidad de Recursos Involucrados: equipo de auditoría encontrará
que la inversión en recursos financieros, humanos, materiales y
tecnológicos varía entre componentes significativos; no obstante
este puede no ser exactamente un factor para decidir realizar una
planificación detallada de alguno de ellos. La forma de evaluación
del factor será de 1 para pocos recursos, de 2 a 3 para una cantidad
moderada de recursos, 4 a 5 para un alto consumo de recursos.
Oportunidad de Mejorar el Desempeño: Este factor incluye evaluar
si los resultados de la auditoría ayudarán a mejorar el desempeño,
la rendición de cuentas o la rentabilidad. Cabe preguntarse en este
caso si se marcará una diferencia con los resultados de la auditoría
del componente. La forma de evaluación del factor será de 1 para
poca oportunidad, de 2 a 3 para una oportunidad moderada, 4 a 5
para una alta oportunidad de mejorar el desempeño.
Factibilidad de Auditoría: En términos de la facilidad o dificultad para
examinar las operaciones del componente y las posibilidades físicas
y económicas de hacer la auditoría. Por ejemplo, el acceso a la
información sobre el desempeño, el uso de los expertos, la
disponibilidad de criterios aplicables, la temporada / cambios
climatológicos, y otros factores que podrían incluso hacer que la
auditoría del componente se deba posponer; por ejemplo, si se
están llevando a cabo cambios significativos y fundamentales en e!
componente. La forma de evaluación del factor será de 1 para poca
factibilidad de auditoría, de 2 a 3 para una factibilidad moderada, 4
a 5 para una alta factibilidad.
Finalmente en la última columna de la matriz se suman los puntajes
asignados por componente, y como es lógico, aquellos
componentes con mayor puntaje serán los candidatos a pasar a la
Planificación Detallada. Este procedimiento no sustituye el juicio
profesional del equipo de auditoría."
En Auditoría de Gestión cuenta mucho la evaluación del riesgo de
allí que conviene aplicar el sistema COSO por el enfoque que se da
al riesgo.
La orientación del sistema COSO y el enfocar la evaluación con
enfoque gerencial, obliga a ponerse en ese campo para analizar la
gestión con términos de eficiencia, eficacia, economía, ética y
ecología. Tome en cuenta que el concepto de transparencia y
responsabilidad (con d) están implícitos en el componente ético.
Es de esperar que el evaluar por el sistema COSO brinde grandes
resultados aunque diseñar el esquema teórico para una institución,
en la vida real, será ir trabajando muy fuerte en los primeros
trabajos, hasta tener una base de datos que facilite nuevas
evaluaciones.
El dominio del idioma es la riqueza propia del léxico sumada a la
maestría en la aplicación de las normas de gramática, sintaxis y
ortografía.
La persuasión es la capacidad de ejercer influencia decisiva en el
comportamiento de los demás en términos de convencerlos de
ciertas ideas, de inducir en ellos ciertas actitudes y de provocar en
ellos ciertos modos de obrar.
Y la motivación es la habilidad para apelar a factores sicológicos
profundos en el destinatario de los mensajes de manera que lo
hagan proclive a aceptar las propuestas del comunicador.
Las actitudes de equidad son la objetividad y la ecuanimidad.
La objetividad es la tendencia a basarse en hechos y descartar
prejuicios al producir información y emitir opinión.
La ecuanimidad es la tendencia a ser justo y equilibrado en
información y opinión respecto de los intereses de partes opuestas.
Las actitudes de ética son la integridad moral, el respeto a la
dignidad y a los derechos de los demás, el apego de la verdad, el
culto a la libertad de expresión y el respeto a la opinión ajena,
especialmente la colectiva o pública.
La integridad moral es la inclinación a abstenerse -por rectitud y
honestidad- de abusar del poderío de la comunicación en provecho
propio y desmedro ajeno.
El respeto a la dignidad y a los derechos de los demás es la
inclinación a abstenerse de generar mensajes injustamente lesivos
a las personas. El apego a la verdad es la tendencia a ser
estrictamente fiel a los hechos evitando la distorsión accidental y no
incurriendo en manipulación malintencionada de la información.
El culto a la libertad de expresión es la firme convicción de que
ningún ser humano debe sufrir represión o inhibición que coarten su
derecho a comunicase sin trabas, amenazas o censura.
El respeto a la opinión ajena (especialmente la colectiva o pública)
es el saber escuchar al prójimo y abstenerse de pretender imponer
el juicio propio sobre los de los demás desdeñándolos o
rechazándolos injustificadamente.
En resumen, lo que define al buen comunicador es la presencia
vigorosa en su personalidad y cultura de un conjunto de rasgos de
temperamento, habilidades, inclinaciones y convicciones que lo
coloca claramente por encima del promedio de las personas en
materia de comunicación.
Va a continuación un cuadro sinóptico de las 24 características aquí
propuestas.
Virtudes Aptitudes Actitudes
Simpatía
Sensibilid
ad
Empatía
Carisma
Reflexivas De Equidad
Observación
Condensación
Abstracción
Lucidez
Objetividad
Ecuanimidad
Expresivas De Ética
Claridad Integridad moral
Orden Respeto a la dignidad y
a los derechos de los
demás
Coherencia Apego a la verdad
Concisión Culto a la libertad de
expresión
Precisión, Respeto a la opinión
ajena
Concreción
Dominio del
idiomaPersuasión
Motivación
El buen comunicador
Las características personales aquí identificadas son tantas y tan
diversas que, en la práctica, es muy poco probable que ningún buen
comunicador las reúna todas y en grado igual. Unas serán
sobresalientes en algunos y otras en otros. Por ejemplo, algunos se
comunican mejor oralmente que por escrito y entre estos últimos los
que manejan bien el género periodístico pueden ser malos
escritores de cartas. O, para dar solo otro ejemplo de los muchos
posibles, un comunicador de firme ética pudiera no lograr siempre
objetividad y un escritor de estilo conciso y coherente pudiera tener
poca empatía y ser solo un modesto orador.
Sin embargo, en general y en promedio, el buen comunicador
debería tener sobre una escala de puntaje - digamos, de 1 a 10 -
posiciones razonablemente altas en la mayoría de los rubros aquí
indicados." (Aquí finaliza el artículo del Dr. Luis R. Beltrán)
"ELEMENTOS ESENCIALES EN LAS COMUNICACIONES
(Tornado del Curso de Auditoría Gubernamental, del consultor Dr.
Jesús Alberto Plata)
El hombre es un ser social, y la manifestación básica de su
sociabilidad es la comunicación con los demás.
El contacto con otros y su interrelación a través de signos, palabras,
códigos, etc. es un proceso que va desde el nacimiento hasta la
muerte, es lo que le otorga su condición humana y lo que le permite
su desarrollo intelectual y maduración.
Es un proceso tan fundamental que existe siempre, incluso, cuando
un sujeto no quiere comunicarse, a través de su actitud, en la
mayoría de los casos ya está comunicado al dar impresión de que
no quiere hacerlo. ¿La razón? el otro le está interpretando.
La conducta en sí misma es ya un mensaje que provoca interacción
y por ende respuestas, o reacciones de los demás.
- Pero la tradicional comunicación con sus componentes
EMISOR ------------------- RECEPTOR
TRANSMISOR
No tiene el mismo sentido para todo el mundo.
- Existe una realidad objetiva, o sea aquella que coincide con
los hechos.
- Y otra, la subjetiva o sea, aquella que manifiesta según la
concepción de la persona (vemos y oímos lo que queremos).
- Que en consecuencia encontramos los siguientes fenómenos,
que influyen en el proceso de la comunicación:
Estereotipado
Efecto de Halo
Proyección
Espectabilidad
Percepción selectiva
Defensa perceptiva
ESTEREOTIPACIÓN
Generalización usada para clasificar a las personas por grupos.
Ejemplo: El auditor típico
EFECTO DE HALO
Con un rasgo particular se cubre todo lo relacionado con una
persona o situación.
PROYECCIÓN
Se atribuyen rasgos propios a otras personas o situaciones.
ESPECTABILIDAD
Hacemos que ocurra lo que queremos o vemos solamente lo que
nos conviene.
PERCEPCIÓN SELECTIVA
Se extraen conclusiones injustificadas de situaciones ambiguas.
DEFENSA PERCEPTIVA
El ser humano tiene establecido su modo característico de ver el
mundo y se aferra a él.
DISMINUYENDO SU OBJETIVIDAD
- Todos vigilamos nuestra conducta y tratamos de comunicar lo
que creemos más aceptable.
- Adulteramos con gran frecuencia las ideas e información
haciendo que finalmente lo que comunicamos o percibimos
sea versión distorsionada de lo que en realidad esta
ocurriendo.
- Vemos lo que necesitamos ver.
- Oímos y entendemos lo que nos conviene.
- Cada percepción e interpretación de los acontecimientos se
basa en una combinación de experiencias históricas,
necesidades presentes y propiedades inherentes de la escena
que se está percibiendo.
- Aún en la tarea más objetiva (auditoría) es casi imposible
lograr que nuestros puntos de vista subjetivos no alteren lo
que realmente existe.
CÓMO EVITAR DEFENSAS Y TENSIONES EN EL PROCESO DE
LA COMUNICACIÓN
- Permitiendo que las personas expresen sus ideas.
- No coaccionar.
- Evitar que se perciba "falta de confianza", ocultar el "yo" real
producirá reacciones defensivas.
— Para comunicarse con eficacia se debe tener confianza,
escuchando y tomando las medidas apropiadas para cumplir
lo convenido.
- No obligar a los demás a aceptar nuestros puntos de vista.
— Las acciones son más convincentes que las palabras. Si no
actúa, nadie creerá en la comunicación.
- No cierre sus puertas a la asesoría o consejo.
— Ejerza su autoridad con cautela y discreción.
- Su comunicación no puede basarse en el temor.
- La retroalimentación en el proceso de comunicación es
fundamental.
- Quien no escucha se convierte en fuente de irritación y así no
habrá comunicación.
- Escuchar es un arte que requiere capacidad de aguante,
autocontrol, concentración y comprensión.
- Analice sus principios de sinceridad, honestidad, compromiso,
cooperación, positivismo, respaldo, apoyo.
- La ausencia de principios es-causa de inconsistencias y
frecuentes cambios de opinión.
- El respeto es reconocer que cada persona tiene algo vital con
que contribuir al éxito de su actividad.
La comunicación es un proceso complejo que implica la transmisión
de datos, problemas, sugerencias, experiencias, estados
emocionales, actitudes, habilidades, etc., así pues no es de extrañar
que con frecuencia se rompa.
Estas rupturas se deben a que existe gente que no escucha, que no
lee lo que está escrito, que no entiende o no cree lo que oye o lee,
pero tras esto existen otras causas.
La gente ve las dificultades desde su punto de vista, escoge los
hechos que se ajustan a este y desecha los demás. El proceso
mejorara únicamente si se acentúa la comunicación y si se
reconoce la importancia de la acción como forma vigorosa de
comunicación.
Nunca olvide usted auditor deberá destacarse en aspectos tales
como:
— Excelente presentación personal.
- Dinamismo, creatividad y motivación hacia su actividad.
- Usted es un individuo de recursos.
- Y por lo tanto, con alta capacidad para mostrarse sereno y
controlado en situaciones difíciles.
— Posee alto nivel de energía, seguridad y confianza en sí
mismo.
- Con gran rapidez mental.
- Y ante todo, especiales aptitudes para lograr una
comunicación efectiva.
Puntos claves que debe tener en cuenta el auditor:
- Sus actitudes y maneras determinarán el grado de
cooperación del auditado.
- La percepción se vuelve profecía porque las expectativas de
las personas respecto a un suceso hace que aumente la
tendencia a que así ocurra.
- Los objetivos conflictivos entre auditor y auditado son causa
de hostilidad, pero si estos coinciden, la cooperación
reemplaza la desconfianza.
— El compartir con el auditado los objetivos y metodología de la
auditoría, puede minimizar conflictos.
- La crítica produce actitudes defensivas, temor, resentimiento y
desarrollo de sentimientos antagónicos.
— No se glorifique como auditor, mediante sus
recomendaciones, describa/as de manera que el auditado las
considere sus "hallazgos".
- Produzca repones balanceados en los cuales se dé igual
importancia a los aspectos positivos y negativos encontrados.
- Mencione las acciones correctivas tomadas por el auditado.
¿Cómo reducir conflictos con los auditados?
- Comprenda los sentimientos de los auditados, póngase en su
lugar.
— No reproche. El auditado es un compañero en la solución de
los problemas.
- Promocione el trabajo de auditoría enfocado hacia la ayuda y
asesoría de los demás.
- En sus repones recuerde que los errores no son delitos, sino
señales para mejoras futuras.
- Enfatice en las mejoras en vez de resaltar los defectos.
- Cerciórese de hacer llegar a los demás el mensaje de la
auditoría, como elemento fundamental de la gerencia moderna
que busca dar un servicio útil encaminado al mejoramiento.
- Dé al auditado la oportunidad de expresar sus puntos de vista.
Trate de comprenderlo aun cuando no esté de acuerdo con él.
- Evite hablar con aire de determinación, adoptar actitudes
demasiado 'persuasivas o por el contrarío muy
condescendientes, solamente logrará aumentar la actitud
defensiva.
- No trate de solucionar ningún problema usando su autoridad
como "representante de la gerencia".
- Evite discusiones y términos evaluativos, trate de encontrar
áreas o puntos de acuerdo.
- Trate de identificar las diferentes percepciones de los
auditados.
- Reconozca diferentes significados de las palabras.
- Asegúrese de entender el significado que estas tienen para el
auditado.
- Evite dañar la imagen que el auditado tiene de sí mismo.
- Su tono de voz y expresión no verbal deben decir: "entiendo
por qué usted lo desea de esa manera".
- Establezca un clima receptivo de tratar asuntos discutibles.
¿Y si el auditado es un sujeto (gerente) difícil?
- Reúnase en un lugar donde asegure no tener interrupciones.
- Disponga de tiempo suficiente.
- Obtenga acuerdo con el staff de auditoría de manera que
usted pueda hablar sin ser interrumpido.
- Resalte inicia/mente los aspectos favorables.
- Ante el descontrol, discusión o actitudes defensivas:
• Sugiera una interrupción (café).
* Termine la reunión con una inteligente observación.
- No ejerza presión.
- Tome el tiempo necesario.
Para lograr efectividad en su proceso de comunicación, recuerde:
- Permita a las personas la expresión de sus ideas.
- No coaccione ni haga sentir a los demás evaluados.
- No refleje desconfianza. Los demás tienden a interpretar lo
que "creen" que estamos sintiendo.
- Permita que los otros se comuniquen con usted.
- Sea receptivo hacia las sugerencias que los demás tienen
para usted.
- Sepa manejar su autoridad. Su ejercicio es asunto de
confianza.
- No trate de iniciar su proceso de comunicación basándose en
el temor, que pueda infundir en los demás.
- Escuche activamente utilizando retroalimentación positiva.
- Escuchar en un arte que requiere: aguante, autocontrol,
concentración y comprensión.
- Preserve su dignidad y sobre todo la de ¡os demás. Base su
actividad en el respeto.
- Sepa compartir en elementos positivos los errores de los
demás, y nunca enfoque su actividad hacia la búsqueda de los
mismos.
- Los principios y consistencia en el trato con los demás son
fundamentales.
EN RESUMEN:
- Interésese auténticamente por los demás.
- Sonría.
- La mejor melodía para el oído humano es escuchar su
nombre. Recuerde el de las personas con quien habla.
- Sea buen oyente, aliente a los demás a hablar de sí mismos.
Haga sentir al otro importante.
(Fin del artículo del Dr. Jesús Alberto Plata)
RESISTENCIA AL CONTROL VS. PREPOTENCIA
Lamentablemente la condición humana parece resistente al control
por naturaleza y la auditoría necesariamente es una forma de
control constructivo pero control al fin. Por lo tanto, conviene
siempre insistir a los auditados que el control y la evaluación son
fases propias de toda administración que se ejercen para poder
retroalimentar la gestión
Pueden darse y se han dado situaciones traumáticas derivadas de
una auditoría y este es un motivo para que haya una resistencia
propia de los administradores al control a veces en forma
consciente y otras inconsciente.
Al estar latente la resistencia, el auditor debe ser lo suficientemente
hábil para superar este problema con habilidad, don de gentes,
amabilidad, cortesía y buenos modales. Lo expuesto, a su vez, no
es contrario al derecho que le asiste para solicitar información, ser
firme en sus decisiones, enérgico y tenaz en sus objetivos de
trabajo.
Pero es importante señalar que a veces el auditor pretende
concentrar poder personal o hacer gala de prepotencia. Actitudes
destempladas lo único que conducen es a la resistencia de los
administradores y ello perjudica a la entidad.
Es importante transcribir la NEPAI 260 (vigente hasta el año 2000)
"Los auditores internos deben poseer cualidades para tratar con la
gente y comunicar efectivamente.
01 Los auditores internos deben entender las reglas de unas
buenas relaciones humanas y mantener vínculos satisfactorios
con el personal de la unidad auditada.
02 Los auditores internos deben poseer habilidad en la
comunicación oral y por escrito para que puedan presentar
clara y efectivamente asuntos tales como objetivos,
evaluaciones, conclusiones y recomendaciones de auditoría."
EL PESO DE LA EVIDENCIA
Para sustentar la comunicación y el informe, la evidencia es
fundamental. Por ello es conveniente transcribir la NEPAI420
"Los auditores internos deben obtener, analizar, interpretar y
documentar la información, para apoyar los resultados de la
auditoría.
01- El proceso de examinar y evaluar la información es el
siguiente:
1. Se debe obtener información sobre todo asunto relacionado
con los objetivos y alcance de la auditoría.
2. La información debe ser suficiente, competente, pertinente y
útil para proveer una base sólida a los hallazgos y
recomendaciones de la auditoría.
Información suficiente significa que está basada en hechos, es
adecuada y convincente de modo que permita a una persona
común e informada llegar a las mismas conclusiones del auditor.
Información competente se refiere a la mayor confiabilidad y
calidad posible de obtener a través del empleo de las técnicas
apropiadas de auditoría.
Información pertinente es la que apoya los hallazgos y
recomendaciones de auditoría y es consistente con sus objetivos.
Información útil es aquella que facilita a la organización el logro de
sus metas.
Aunque el administrador no conoce el proceso de la auditoría, hay
que hacerle comprender, por la vía de la persuasión, que deben
colaborar en su trabajo, especialmente en la entrega de información
y documentación. Y si la auditoría es un trabajo que se desarrolla a
base de una planificación y en forma sistemática, Hay que ser lo
suficientemente compresivo y ordenado al solicitar información,
pues incomoda al administrador que se le interrumpa
permanentemente para solicitarle datos en cualquier momento y en
forma desordenada y repetitiva.
Recuerde que la verdad se sustenta con evidencias. En
consecuencia, si un hallazgo fue desarrollado adecuadamente este
puede ser comunicado a la entidad sin ningún riesgo ni recelo. Es
más, el sentido constructivo de la auditoría le favorece la
comunicación oportuna de sus comentarios, conclusiones y
recomendaciones.
Es conveniente recordar el rol que desempeñan los diplomáticos en
la guerra y guiarse por su actuación. Escuchan muchas palabras
muy fuertes contra el adversario pero las transmiten con otro tono
de voz y lenguaje para disminuir las tensiones y lograr la paz. Así
también el auditor debe tener claro que su objetivo es "vender" su
informe y lograr que sus recomendaciones se apliquen; entonces
ser tolerante ante exageraciones de los administradores no le
perjudica si a la final logra su objetivo
ABRA LAS PUERTAS
A pesar del esfuerzo y buena voluntad del auditor, es frecuente en
el sector gubernamental que se le cierren las puertas por parte de
algún ejecutivo. Es muy extensa la lista de motivos imputables al
auditor y/o al administrador por los que se interrumpe la
comunicación temporal o definitivamente. Este es el principal factor
para que futuras auditorías se realicen con dificultad, resistencia y
aun boicot.
Corresponde revestirse de mucha paciencia y tino para establecer
canales de comunicación con el administrador, agotando todos los
medios posibles por mantener un fluido contacto. Pero no conviene
medir fuerzas en esta materia porque a veces se gana y otras es
preferible una honrosa y prudente retirada.
Pero la incomunicación a veces no es producto a impases técnicos
o profesionales, sino fruto de un mal entendido, una apreciación
equivocada, un error involuntario en donde la sinceridad de las
palabras, el reconocimiento del error, la disculpa directa resuelven
problemas intrascendentes.
Situaciones de oficina a veces se resuelven en un restaurante, una
reunión social o deportiva y con el sano afán de sacar adelante a la
entidad
NO HAY MOLINOS DE VIENTO EN LA PROFESIÓN
Los auditores jóvenes y altamente motivados esperan cambiar el
mundo en muy corto tiempo y eso no es posible. Una ilusión
quijotesca hace que se enfrente ilusoriamente con molinos de viento
que terminan por derribar a los nuevos caballeros andantes.
Lamentablemente, y no obstante el criterio constructivo de la
auditoría, hay problemas insolubles o muy difíciles de superar y la
auditoría no es la panacea universal. Hay problemas profundos,
fruto de un sistema rígido, que no pueden ser solucionados por los
gobernantes, empresarios ni a la fuerza: en consecuencia el auditor
poco o nada puede hacer en situaciones prácticamente imposibles.
Conviene reflexionar en las barreras que son áreas inauditables
para no emprender exámenes inoficiosos.
Por esta razón conviene transcribir la NEPAI 280-02
"El debido cuidado profesional implica una razonable prudencia y
competencia; no perfección ni actuación extraordinaria."
EL MOMENTO OPORTUNO DE GUARDAR SILENCIO
Si bien el auditor debe ser un buen comunicador no es menos cierto
que debe ser prudente y aprender a guardar silencio en el momento
y lugar apropiados. Los temas de trabajo no deben tratarse en las
reuniones sociales o deportivas, tampoco en los corredores y
pasillos de la entidad. En estos lugares es mejor saber escuchar
porque a veces se obtienen ciertas pistas de auditoría que son
útiles para el trabajo
LIMITACIONES QUE DEBEN REVELARSE
Conviene referirse a la independencia que debe tener el auditor en
su trabajo, transcribiendo los diez aspectos que citan Maustz y
Sharaf en su obra La Filosofía de la Auditoría.
"Independencia en la planeación"
1. La libertad respecto a la interferencia de la gerencia o de la
fricción que intente eliminar, especificar o modificar cualquier
porción de la auditoría.
2. La libertad respecto a la interferencia con o de una actitud de
no cooperación respecto de la aplicación de procedimientos
seleccionados.
3. La libertad respecto a cualquier intento exterior de sujetar el
trabajo de auditoría a revisión distinta de la adecuada para el
proceso de la auditoría.
Independencia en la investigación
1. Acceso directo y libre a todos los libros y registros de la
compañía, sus jefes y empleados y otras fuentes de
información respecto a las actividades de la empresa, sus
obligaciones y recursos.
2. Cooperación activa del personal administrativo durante el
curso del examen del auditor.
3. Libertad respecto a cualquier intento administrativo para
asignar o especificar las actividades que hayan de examinarse
o para establecer la aceptabilidad de lo que constituye materia
de evidencia.
4. La libertad respecto a intereses personales o relaciones
personales que conduzcan a excluir o limitar el examen de
cualquier actividad, registro o persona que, de otra forma,
habría sido excluida en la auditoría.
Independencia en la información
1. La libertad respecto a cualquier sentimiento de lealtad u
obligación para modificar el impacto de los hechos informados
en cualquier parte.
2. Supresión de la práctica de excluir materias de importancia del
informe formal a favor de su inclusión en cualquier informe no
formal de cualquier clase.
3. Supresión del uso intencional del lenguaje ambiguo en el
establecimiento de hechos, opiniones, recomendaciones y en
su interpretación."
Si parte de estos diez factores se dan en una auditoría, son
limitaciones que no deberían darse, pero si esto sucede deben
revelarse en el informe y a veces son causa para que no se cumpla
el examen.
El no contar con un equipo multidisciplinario no solo que es una
limitación sino una causa para no realizar auditorías de gestión.
Fórmulas secretas, impedimento a información calificada como
reservada o confidencial son aspectos que deben comunicarse
como limitaciones al examen.
Limitaciones económicas para viajes, investigaciones especiales
afectan y limitan una auditoría.
ENCUADRE PARA INFORMAR SOBRE LA EVALUACIÓN DE
RESULTADOS (Academia Mexicana de Auditoría Integral)
Bajo este título, la Academia Mexicana de Auditoría Integral hace
las siguientes reflexiones que se transcriben a continuación:
"Encuadre para informar sobre la evaluación de resultados a los
órganos rectores.
Un informe útil y verosímil a los órganos rectores sobre evaluación
de resultados o sobre eficacia debería contener información
significativa sobre los siguientes temas:
Orientación de la gestión: la medida en que los objetivos, los
programas integrantes, los campos de acción y las funciones de los
empleados de un organismo son claros, están bien integrados y
comprendidos y se reflejan de manera apropiada en los planes, en
la estructura, en la delegación de autoridad y en los procesos de
toma de decisión.
Pertinencia: la medida en que un programa o campo de acción
sigue respondiendo a los problemas o a las condiciones previstas.
Congruencia: la medida en que el diseño de un programa o un
campo de acción y el nivel de los esfuerzos realizados, son
consecuentes con el logro de los objetivos específicos.
Desempeño: la medida en que se han conseguido las metas y
objetivos propuestos.
Grados de satisfacción: la medida en que los destinatarios del
programa o campo de acción, ya sean electores de los distritos o
clientes los juzgan satisfactorios.
Impactos secundarios: la medida en que han aparecido otras
consecuencias significativas, previstas o imprevistas, positivas o
negativas.
Costos y productividad: las relaciones entre los costes, el insumo
y el rendimiento.
Capacidad de adaptación: la facilidad que presenta un organismo
para adaptarse a los cambios que ocurren en los mercados, la
competencia los fondos disponibles o la tecnología.
Resultados financieros: el cotejo y la rendición de cuentas de los
ingresos y los costos de la evaluación y la rendición de cuentas del
activo, del pasivo y del patrimonio neto.
Ambiente de trabajo: la medida en que la organización
proporciona una atmósfera de trabajo apropiada para sus
empleados, ofrece oportunidades apropiadas para el
perfeccionamiento y la realización personal y promueve la
dedicación, la iniciativa y la seguridad de los empleados.
Protección del activo: la medida en que los activos importantes -
como las fuentes de aprovisionamiento, las propiedades valiosas, el
personal clave, los convenios y la documentación o la información
importante- están bien resguardadas de modo que la organización
esté protegida contra el riesgo de pérdidas que podrían amenazar
su éxito, su credibilidad, su continuidad e incluso su propia
existencia.
Monitoria y comunicación de resultados: la medida en que se
identifican, se controlan y se comunican cuidadosamente los
asuntos clave relacionados con los desempeños, los resultados y la
fuerza de la organización. "
II.- INFORMES EXITOSOS DE AUDITORÍA
EL MEJOR AUDITOR
Podría afirmarse que hay varias clases de auditores, en lo que se
refiere a sus informes:
- Los que se esmeran en hacer papeles de trabajos perfectos,
porque creen que estos son un fin, cuando en realidad son un
medio para sustentar un informe.
- Aquellos que orientan la auditoría hacia la determinación de
responsabilidades, especialmente en el sector público.
- Auditores que quieren hacer del informe una obra literaria y
cuidan al máximo la parte gramatical, ortográfica, sintaxis, el
estilo y la redacción. Y en ese cuidado se les va tanto tiempo
que tramitan sus informes en forma inoportuna; sin meditar en
la importancia de las recomendaciones que han caído en un
plano lírico, utópico, abstracto.
- Y finalmente, los mejores auditores son los que se ponen la
camiseta de la institución y se juegan el todo por el todo para
mantener una fluida y permanente comunicación; para lograr
que sus recomendaciones se implanten con los beneficios que
de ellas se deriva.
Si usted toma de los tres primeros grupos la parte más beneficiosa
de cada uno de ellos, sin exagerar las cosas, y si orienta su informe
al objetivo de una auditoría moderna y constructiva, tenga la certeza
que usted será el mejor auditor.
DOS MUNDOS DIFERENTES A CONTROLAR E INFORMAR
Generalmente los auditores y administradores incurren en errores al
confundir el sector publico y privado. Muchos problemas de gestión
y responsabilidades se evitarían los administradores si conocieran
que: "En el sector público se puede hacer solo lo que la Ley
permite", aspecto que en nuestros países demora el accionar por el
exceso de normatividad. En cambio, "En el sector privado se puede
hacer todo, menos lo que la Ley prohíbe".
Ariel Núñez en su artículo Auditoría de Gestión y Democracia,
efectúa un enfoque respecto al rol de la empresa privada y el sector
público que se resume así:
"ECONOMÍA DE EMPRESA:
- Es una unidad de producción.
- Su objeto es acumular riqueza.
- Actúa en plano de igualdad (competencia).
- Utiliza medios técnicos de financiación (amortizaciones).
- Nace del contrato (Ley de Partes).
- Procura rentabilidad.
- Persigue el incremento del capital individual.
- Responde por su patrimonio.
- Opera en el mercado libre.
- Sus límites son los recursos.
- Se vale del recurso como circunstancia privada y necesaria de
la obra.
- Su base es económica.
ECONOMÍA FISCAL:
- Es una unidad de redistribución.
- Su objeto es redistribuir riqueza.
- Actúa por imperio (Leyes).
- Utiliza medios jurídicos de imposición (Tributos).
- Nace de la Constitución (Ley de todos).
- Procura bienestar general.
- Persigue el incremento del producto social.
— Responde por el patrimonio de la Nación.
- Opera en mercado monopolice u oligopolio.
- Sus límites son los derechos políticos.
- Se vale del gasto como circunstancia previa y necesaria del
recurso.
- Su base es política."
Por todas estas circunstancias el auditor privado evalúa las 5 "Es"
de la Auditoría de Gestión, mientras que el auditor gubernamental, a
más de evaluarlas, hace control de legalidad (Auditoría de
Regularidad o de Cumplimiento) y vela por la transparencia de la
gestión pública. En consecuencia, el auditor gubernamental, de
alguna manera resulta ser un "Juez de Cuentas" y por esta razón,
algunas Instituciones Superiores de Auditoría (ISA) se denominan
Tribunal de Cuentas o Corte de Cuentas.
Felizmente, al practicar una Auditoría de Gestión no hay el criterio
de juzgamiento de cuentas porque se evalúan sistemas,
actividades, operaciones de pocos meses atrás con el objeto de
proponer mejoras a futuro. Esta es la gran ventaja de la Auditoría de
Gestión frente a la Auditoría Forense (investigación de hechos de
corrupción)
A pesar que la Auditoría Gubernamental es eminentemente
constructiva a través de las recomendaciones que formula; la acción
u omisión, la ineficacia, la ineficiencia, el desperdicio y el daño
económico al Estado derivan en responsabilidades.
El Auditor gubernamental debe tener presente que el honor y la
libertad de un administrador público están en-sus manos por su
condición de juez de cuentas; lo que lo obliga al cumplimiento cabal
de la Ley de Control, las Normas de Auditoría y el Código de Ética
de la Profesión.
El doctor Enrique Silva Cimma, en su obra Control Público,
fundamenta la Filosofía del Control desde una amplia y profunda
concepción democrática, administrativa, técnica y legal. (Favor leer
su artículo que consta en la presente obra).
A su vez el Manual de Auditoría Profesional del Sector Público del
Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras destaca la
acción de control positiva y de apoyo a la administración antes que
criticar situaciones pasadas.
Si bien este enfoque de la Auditoría Gubernamental se hace
extensivo en muchos aspectos al auditor empresarial, no es menos
cierto que este debe responder a la Gerencia, Directorio o Comité
de Auditoría del cumplimiento de las disposiciones legales e
internas de las metas y objetivos empresariales, dentro del contexto
de las políticas institucionales.
Por tanto, los criterios de Ariel Núñez respecto a la economía de
empresa, son un marco referencial para el control del sector
privado.
A pesar de ser dos mundos diferentes los sectores público y
privado, llegará el día que la Auditoría Social emita informes para
bien de la colectividad. No puede darse como ahora el divorcio de
los dos sectores que a la final esos enfrentamientos perjudican a la
sociedad.
INDEPENDENCIA Y OBJETIVIDAD QUE SE TRADUCEN EN
VERDAD
Las normas de la profesión destacan la independencia y objetividad
que deben caracterizar al auditor en su trabajo.
Antes de iniciar un trabajo, el auditor debe excusarse si advierte que
existen conflictos reales o potenciales con el administrador cuya
gestión va a controlar. Esto no implica que durante el examen
solicite su retiro del equipo si aparecieron problemas que puedan
afectar su independencia.
Con este antecedente, es obvio que el informe de auditoría será
apegado a la verdad de los hechos (objetividad) y que su contenido
sea el fiel reflejo de un examen independiente, y constructivo.
Considere que la independencia y objetividad son las normas más
importantes de la profesión que sumadas al espíritu constructivo de
la auditoría son los pilares fundamentales del trabajo.
En consecuencia, no tenga ningún temor al informar con objetividad
e independencia los resultados de su trabajo.
Para evitarse confusiones, es preciso transcribir la Norma Para el
Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna NEPAI 120-03.
"La objetividad del auditor interno no resulta afectada adversamente
cuando el auditor recomienda normas de control para sistemas o
cuando revisa procedimientos antes de que se ejecuten. El diseño,
instalación y operación de los sistemas no son funciones de
auditoría, ni tampoco los procedimientos de los sistemas. Se
supone que el desarrollar dichas actividades deteriorará la
objetividad de la auditoría."
LAS 9 Es DE LA AUDITORÍA DEL FUTURO
A pesar que en el curso de Auditoría de Gestión se hace referencia
a las tres primeras Es que se evaluaban anteriormente: eficiencia,
efectividad, economía; actualmente se incorporan ética y ecología.
Sin embargo, con un criterio muy optimista cabe señalar que algún
día se evaluarán 9 Es.
1. EFICIENCIA. Definida como el grado (más óptimo posible) en
la utilización de los recursos humanos, materiales, financieros
y tecnológicos.
2. EFICACIA O EFECTIVIDAD. Que debe establecer como el
grado de cumplimiento de metas preestablecidas.
Con la incorporación de la Planificación Estratégica, la
evaluación de eficacia contribuye a retroalimentar los sistemas
administrativos en el tiempo y el espacio. Permite reforzar las
fortalezas y aprovechar las oportunidades de la entidad; y,
atenuar las debilidades y amenazas. A su vez, coadyuva a
solidificar la misión institucional para proyectar su visión de
futuro.
3. ECONOMÍA. Trabajar con los mejores y menores costos
posibles sin desperdicio innecesario. Especialmente, en
épocas de crisis para empresas y gobiernos con problemas de
escasez de recursos y altos costos, es imperioso el ahorro y
uso económico de los bienes.
4. ECOLOGÍA. A pesar que la preocupación por el medio
ambiente y la depredación de los recursos se dio inicio en
Roma en 1972; poco a poco se va desarrollando el control
ambiental. Van apareciendo normas ambientales que deben
cumplir las entidades públicas y privadas y es función del
auditor evaluar su cumplimiento para evitarse problemas.
Recuerde quien depreda paga.
La auditoría ambiental, asociada con el color verde, es parte
del informe de auditoría.
5. ÉTICA. Como la corrupción administrativa ha llegado a niveles
inconcebibles, la propia sociedad va tomando conciencia de
los problemas y dando soluciones de carácter ético.
No solo los códigos de ética de los profesionales están en
vigencia y deben cumplirse; sino que los gobiernos coadyuvan
con leyes que deben cumplirse.
Si bien es un tema delicado y nuevo el control ético, no es
menos cierto que la ética y moral tienen reglas antiguas como
la humanidad. Por lo tanto, se requerirá una decisión política
de cada entidad para evaluar la ética e informar con el mayor
cuidado sobre este delicado campo.
Se sugiere consultar el Informe COSO donde hay una buena
orientación para que el auditor pueda evaluar el componente
de ética.
6. EXCELENCIA. A pesar del refrán que dice "Lo perfecto es
enemigo de lo bueno", el Papa Juan Pablo II en su obra
"Cruzando el umbral de la esperanza", sostiene que el ser
humano puede llegar a la perfección.
7. Los avanzados sistemas de Control de Calidad o Calidad
Total, tienen como meta de producir artículos con cero
defectos.
Toda obra humana es perfectible y por ello el auditor con sus
informes debe proponer recomendaciones para mejoras
reales o potenciales.
Es una equivocación creer que el departamento de Auditoría
Interna debe desaparecer porque la entidad entra en un
sistema de calidad total.
Sin pretender llegar a la perfección, una entidad puede llegar
a la excelencia y en ese plano el auditor puede contribuir
positivamente con sus informes.
7. EDUCACIÓN. La administración del futuro gravitará alrededor
de los recursos humanos.
Los viejos paradigmas que la capacitación es una pérdida de
tiempo y dinero cambian por el de inversión y desarrollo
institucional. Mientras en nuestros países se planifican 40
horas de capacitación muchos otros invierten 200 horas
anuales como mínimo.
Por lo tanto, al evaluar el delicado sistema de recursos
humanos, es de suma importancia para la entidad el evaluar la
capacitación y desarrollo profesional como parte del
permanente proceso de educación del ser humano.
8. EQUIDAD. El concepto de desarrollo sostenible contenido en
el informe Brunhland considera tres vertientes principales:
"Crecimiento económico
Justicia (equidad) social y
Equilibrio ecológico"
Los países a futuro tendrán que entrar en la auditoría social y
dentro de ella propender a un equilibrio y armonía entre
gobernantes y gobernados, y empresarios y trabajadores.
El criterio de equidad se asocia con el de ética; prueba de ello
es el concepto de una empresa francesa que en una carta de
compromiso, su ética se formula en el respecto equilibrado de
los seis asociados principales que son: Empresa, cliente,
proveedores, accionistas, asalariados y el Estado (Fuente: La
Ética en los negocios de Gélinier).
Llegará el día que el equilibrio social y ecológico dejen de ser
utopías y el auditor contribuirá a que estas sean una realidad.
9. EMANCIPACIÓN. Si bien la libertad política de nuestros
países se dio el siglo pasado, lamentablemente no se ha dado
una emancipación económica y de pensamiento.
La auditoría social contribuirá a que las fronteras ya borradas
por la globalización de mercados, se desarrollen en procura
del justo precio y relaciones más honestas y razonables entre
los países del norte y el sur.
Es más, el auditor debe ser un gran elemento que contribuya
dentro de la entidad a fomentar esa libertad de pensamiento
que democratice la información y nos libere de la dependencia
tecnológica y científica -de las potencias mundiales.
Si los planteamientos iníciales de las 3 Es se van
desarrollando paulatinamente y con una visión de futuro llegar
a las 9, téngase como resultado seguro el éxito institucional y
por ende de la sociedad.
LOS AUDITORES NO DEBEN EQUIVOCARSE
La NEPAI 280-02 (vigente hasta el año 2000) exige un cuidado y
competencia razonables, NO LA INFABILIDAD.
Es decir que, como humanos estamos sujetos a equivocaciones;
pero mientras mejor se planifique la auditoría, se evidencie el
trabajo y se redacten informes objetivos, independientes y
constructivos, más nos alejamos de la equivocación.
Especialmente, en el sector gubernamental, el auditor es un juez de
cuentas y en sus manos está el honor y la libertad de las personas.
Por eso no puede equivocarse en el proceso de determinación de
responsabilidades.
Además, una permanente comunicación con los examinados, les
permite contar con todas las oportunidades para descargar sus
responsabilidades.
La adecuada supervisión y control de calidad contribuirán a tramitar
mejores informes; entonces las probabilidades de errores de un
informe deben tender a cero.
Si la industria llega a producir con calidad total artículos cero
defectos, por qué no pensar en informes de auditoría cero errores.
Y si se equivocó, sea el primero en reconocer el error y rectifíquelo
lo más pronto posible. Recuerde que la sabiduría de rectificar un
error le hace más humano y caballero.
EL DELICADO TEMA DE LAS RESPONSABILIDADES
Primero recuerde que los elementos básicos del control son:
Norma
Comparación y
Acción correctiva.
En el sector público o privado hay la ley, el estatuto, el reglamento
orgánico, el manual de funciones, etc. que son normas que deben
cumplirse. Además, hay estándares o medidas de eficiencia y
producción que sirven de parámetro de medición.
El auditor compara la norma con lo que sucede en la entidad y si no
se cumple surge la desviación entre la situación real e ideal que
deriva en la acción correctiva.
El policía toma una acción correctiva con el conductor que incumple
una norma de tránsito. El padre de familia también toma una acción
correctiva con el hijo que no obtiene buenas notas. En los dos
casos la acción correctiva puede ser persuasiva como el consejo a
que el conductor disminuya la velocidad o ponerle un profesor al
alumno para que se nivele en los estudios; pero también existe la
acción coercitiva cuando se retira la licencia al chofer o se llama la
atención enérgicamente al hijo.
Así también, en la auditoría, la acción correctiva es persuasiva a
través de las recomendaciones que se proponen en el informe para
corregir la desviación. Pero, en el caso de desviaciones que
ocasionan perjuicio económico a la entidad privada, el auditor debe
informar a la gerencia, directorio o Comité de Auditoría, la novedad
para que ellos tomen la acción sanciona-dora a nivel interno o ante
las autoridades correspondientes. En el sector privado, el auditor
debe conocer cuál es la política o norma de acción que toma la
empresa en el caso de perjuicios para que en sus informes reporte
las desviaciones y la gerencia tome la mejor medida correctiva. A
veces recurren a la sanción disciplinaria interna y otras denuncian a
las autoridades civiles o penales el perjuicio ocasionado; en
cualquier caso el problema es de la administración.
En cambio, en el sector público lo que debe hacer el auditor es
conocer muy a fondo la ley de control de su país y con el apoyo de
un abogado canalizar la determinación de la responsabilidad
conforme la legislación y la calificación de la desviación en el plano
administrativo (Inobservancia de la ley) civil (Cuando hay perjuicio
económico por acción u omisión) y penal (cuando se ha cometido
un acto contemplado en la ley penal y que puede ser: Fraude, hurto,
robo, alteración de documentos, etc.).
La calificación de los errores e irregularidades en los dos sectores
es muy delicado y se requiere mucho análisis para establecer el tipo
de responsabilidad.
Tenga muchísimo cuidado en la descripción de los hechos tal como
ha sucedido (objetividad) basado en la evidencia de sus papeles de
trabajo; con serenidad y ecuanimidad vaya midiendo cada palabra y
oración.
No obstante, el criterio constructivo de la profesión,
lamentablemente los administradores incurren no solo en errores
sino en irregularidades que requieren una acción correctiva de tipo
coercitiva, tema que es el más duro e ingrato en la profesión de
auditor y de cualquier profesional que ejerza labores de control.
Sin embargo, debe insistirse que al tratarse de Auditorías de
Gestión, debe primar el criterio de muchos profesionales en el
sentido de no establecer responsabilidades. Sería preferible que en
el transcurso de la Auditoría de Gestión, al detectar una
irregularidad, se dé paso a un examen especial para este efecto y
no se contraríe el espíritu constructivo de esta disciplina. Es
importante que se tome como referencia el criterio de la Contraloría
General de los Estados Unidos en cuanto a sus normas de
auditoría, en la parte de informes de Auditoría Operativa 7.27 a 7.29
sobre "Incumplimiento y Abuso" así como a las normas 7. 30 a 7.33
relacionadas con la "Presentación Directa de Informes sobre Actos
Ilícitos."
LA TEORÍA GENERAL DE LOS SISTEMAS Y EL INFORME
Sistema es un conjunto de elementos interdependientes,
interactuantes & interrelacionados que se utilizan para lograr un fin
determinado.
La Teoría General de los Sistemas le permiten dividir, subdividir o
integrar cosas según su conveniencia.
Este esquema teórico le permite a usted dividir o agrupar los
elementos del informe en la forma más apropiada para el lector.
Por ejemplo, si usted desea armar el esquema de un informe lo
puede hacer por:
- Sistemas y subsistemas.
- Áreas y subáreas.
- Departamentos y divisiones.
- Grupo de cuentas y subcuentas.
- Ciclos transaccionales (compras, proveedores, inventarios y
desembolsos).
- Principal y sucursales.
- Matriz y subsidiaria.
- Fases y subfases de la administración.
- Programas y subprogramas.
- Proyectos.
- Actividades.
Es más, se puede llegar a un mayor nivel de desagregación; por
ejemplo si usted auditó al sistema de recursos humanos, su informe
lo puede dividir en capítulos, subsistemas o temas vinculados con:
- Programación de necesidades de personal, descripción y
valoración de cargos.
- Reclutamiento, selección, contratación e inducción de
personal.
- Evaluación de desempeño, retribución y promoción.
- Capacitación y desarrollo profesional.
- Rotación y retiro del personal.
Al evaluar la planificación institucional, puede informar desde un
enfoque de tiempo en el largo, mediano y corto plazos; la
interacción de la planificación anual de actividades y el presupuesto;
así como la adecuada armonía de la organización que responde a
los objetivos institucionales.
La evaluación de los inventarios puede hacerla desde las más
variadas ópticas:
- Estudio financiero de la cuenta (como parte de la auditoría
financiera).
- Sistema de abastecimientos a nivel local, nacional e
internacional.
- Experiencia y probidad del personal.
- Flujo de mercaderías, manipulación, almacenamiento y
transporte.
- Rotación de inventarios, rentabilidad y determinación del lote
económico.
- Sistema de justo a tiempo.
Y no solo que puede llegar a desagregar y subdividir los temas sino
que puede integrar o agrupar aspectos a informar.
Por ejemplo auditar las sucursales le permitirá hacer un informe que
consoliden sus resultados en la parte financiera, operacional,
administrativa, técnica (informática), estratégica (precios,
promociones), logística (ubicación geográfica).
Ante la gran diversidad de alternativas que usted tiene, lo que le
corresponde es pensar un poco y planificar la mejor estructura del
informe (plan de redacción) en función de las necesidades e interés
del lector.
EJEMPLO DE PROGRAMA DE FASE IV
El "Ciprés S.A."
Auditoría de Gestión
Programa de Fase 4
Comunicación de Resultados y Redacción de Informes
No. ProcedimientosReferenc
ia
Hecho
por
Revisad
o
Observacio
nesObjetivo: Mantener
permanente tidad, para evidenciar
1.y presentar
oportunamente
resultados con valor Lleve un breve registro
de todas y cada una de en el que conste fecha,
personal reunido, 2. Todas las viadas por la auditoría,
por motivo de este una numeración y un control cruzado
de las respuestas 3. Conforme desarrolle un 4. redacte una hoja de
hallazgos por cada
área crítica. Elabore un de todos los
5.
6.
del equipo. Discuta
con el supervisor del
plan anterior. Redacte
el informe borrador7.
respetando, en lo
posible, el plan
establecido. Ponga en 8. Prepare la versión
corregida del borrador 9. Elabore un plan de
sesión (conferencia la administración.
PLAN DE REDACCIÓN DEL INFORME
Por más capacidad de organización mental y habilidad que tenga
para redactar, es importante que usted prepare un plan de
redacción del informe; contemplando los temas, subtemas e ideas
principales a las que usted hará mención.
Pero, no se preocupe si al redactar el informe se ve obligado a
suprimir, aumentar, modificar y alterar el orden de los temas
propuestos.
El plan no es más que una valiosa guía que le permite ir redactando
el informe con orden. Le evita repetir aspectos ya comentados en
otra sección del informe u olvidarse de ciertos temas que siendo de
importancia no se redactaron por la voluminosidad de los papeles
de trabajo.
Las hojas de hallazgos le permitirán preparar el plan de redacción
del informe que en su versión final dará un valor agregado a su
trabajo.
Recuerde que la información introductoria tiene por objeto orientarle
al lector respecto al contenido total del informe. Le ubica y guía
hacia los próximos capítulos.
Respecto al orden de los capítulos, estos pueden presentarse en
función de su importancia. La organización del plan puede
contemplarse en función a sistemas lo que facilita la presentación-
de los capítulos sin mayor problema.
Ejemplo. Supongamos que se ha realizado una auditoría de gestión
a una hacienda y el auditor consideró cinco capítulos para su plan:
Capítulo I. Información Introductoria
• Antecedentes de la entidad (o el dpto., sistema, etc.) 1
• Alcance y naturaleza del informe Funcionarios principales
• Base legal
• Presupuesto
Capítulo II. Hacia mejoras ambientales de la Hacienda Sucuso
1. Cambio de productos químicos contribuye a mejoras en la
producción.
2. Adecuado manejo de aguas elimina riesgos de contaminación.
Capítulo III. Conveniencia de optimizar la contabilidad de costos
para un mejor sistema de información gerencial
1. Desperdicios de planta afectan costos finales.
2. Conveniencia de computarizar un nuevo sistema de costos
por método A B C.
3. Reingeniería de procesos permitirá optimizar capacidad
instalada en fábrica.
Capítulo IV. Globalización del mercado ofrece oportunidades de
incremento de ventas
1. Revisión del plan estratégico de comercio exterior producirá
incrementos del 37%.
2. Conviene modificar la política de créditos en el mercado
nacional.
Capítulo V. Gerencia de recursos humanos debe propender a un
manejo científico
1. Capacitación permanente al personal de ventas.
2. Ausencia de reclutamiento de personal técnico.
3. Ausencia de controles de asistencia al personal de
trabajadores.
Otro ejemplo de plan de redacción de un informe
Hospital “Santa Teresita”
Auditoría de Gestión a los Departamentos de Emergencia, Farmacia
y Quirófanos
CAPITULO 1: Información introductoria
- Antecedentes.
- Objetivo de la Auditoría.
- Organización de los departamentos auditados.
- Base normativa (se puede obviar).
- Presupuesto.
- Alcance del examen.
- Declaraciones positivas (para detectar la cooperación del
personal y su deseo de superar los problemas detectados por
auditoría interna).
CAPITULO II: Consulta externa requiere incremento de personal
para mejorar la atención.
1. Afluencia de pacientes en fines de semana requiere
disminución de tiempo en la atención.
2. Un botiquín de primeros auxilios debe instalarse en
emergencias.
3. Logística asignada a emergencias debe incorporar nuevas
estrategias.
CAPITULO III: Uso de instalaciones y mantenimiento de quirófanos.
Puede optimizarse significativamente.
1. Demanda de quirófanos en fines de semana requiere
disminución del tiempo en la atención.
2. Se requiere un mayor proceso de capacitación y
entrenamiento.
3. La asepsia de quirófanos debe 'mejorarse significativamente.
4. La indumentaria médica debe cumplir normas básicas
internas.
5. Urge la renovación de quirófanos de alta tecnología.
CAPITULO IV: Farmacia requiere de un control de inventarios.
1. La caducidad de los inventarios debe revisarse
periódicamente.
2. Debe efectuarse un control de existencias en bodega.
3. Se requiere analizar la elección de los proveedores y los
tiempos de reposición de inventarios.
4. El personal que atiende en farmacia debe ser reducido.
5. Deberían existir convenios con los proveedores para reducir
costos.
LAS HOJAS DE HALLAZGOS
Esta denominación y formato elaborado por el Instituto
Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras ILACIF, se conoce
también como planilla de deficiencias.
Probablemente los auditores altamente entrenados en redacción de
informes no tienen que recurrir a la Hoja de Hallazgos, debido a su
gran pericia y capacidad.
Piense que lo más apropiado es ir redactando tantas hojas como
hallazgos desarrolle el auditor. Al momento de redactar el informe
tiene la mayor cantidad de evidencia para comunicar los resultados.
Hojas de Hallazgos bien redactadas, prácticamente pasan a formar
parte del informe de manera íntegra y confiable.
La única diferencia radica en que el auditor identifica claramente en
la Hoja los cuatro atributos del hallazgo: Condición, criterio, causa y
efecto; mientras tanto al informe estos elementos se integran en el o
los comentarios que sean necesarios. Recuerde que el lector no es
auditor y no conoce conceptos técnicos como los cuatro atributos
del hallazgo; pero está en capacidad de entender un texto
claramente escrito.
Conviene que el auditor conteste las siguientes preguntas que le
dirán lo bien o mal que está su trabajo y su informe
¿Qué tan sustentados y evidenciados están los hallazgos?
¿Cuan concordantes son las hojas de hallazgos con el contenido
del informe?
¿Cuan acertados y objetivos son los comentarios?
¿Cuan temerarias o no son las conclusiones?
¿Es apropiada y fluida la comunicación con la administración?
¿Fueron razonables las oportunidades brindadas a la
administración para sustentar sus puntos de vista?
¿CUÁNDO COMIENZA LA REDACCIÓN DEL INFORME?
Los auditores tienen una grave equivocación al creer que el informe
se redacta una vez terminado el trabajo de campo. A veces se dan
casos que inician su redacción después de mucho tiempo que se
retiró el equipo de trabajo. Este es el inicio del famoso cuello de
botella que demora la tramitación oportuna de los informes.
Recuerde que en el proceso de planificación de cada auditoría
usted puede contemplar hasta un 20% del tiempo estimado para la
comunicación de resultados y redacción del informe. Y este
porcentaje de tiempo no es hasta que el auditor jefe de equipo o
encargado de comisión preparó el borrador de informe sino hasta
que éste llegó al escritorio de todos y cada uno de los usuarios o
destinatarios.
Teóricamente, el informe se inicia desde el primer día de trabajo. En
el Plan Anual de Auditoría y en la planificación de cada examen,
constan los objetivos del trabajo, los que a su vez pasan al informe.
(Información Introductoria).
Finalizado el desarrollo de cada hallazgo ya se elaboran las
respectivas Hojas de Hallazgos y se puede ir armando el informe
poco a poco.
EJEMPLO DE INFORMA CION INTRODUCTORIA
Agroindustrial "La Florida S.A."
Auditoría de Gestión a las Plantaciones de Pichincha
Capítulo I: Información introductoria
ANTECEDENTES: La presente auditoría no estuvo contemplada en
nuestro plan anual de control del año 2000. Fue una resolución de
directorio del 19 de enero del presente año.
OBJETIVO: Esta auditoría se realiza con el objeto de evaluar el
impacto ambiental que pueden tener las plantaciones en la
provincia de Pichincha.
ORGANIZACIÓN DE LAS HACIENDAS 1 Y 2: En el reglamento
orgánico funcional, consta la organización que en general deben
observar todas las haciendas de la empresa sin que se hayan
modificado su estructura en los últimos 2 años.
BASE LEGAL: Este tema se utiliza en el sector gubernamental para
referirse a la normativa de la entidad pública.
PRESUPUESTO: El plan anual operativo contempla un
presupuesto de 300.000 y 800.000 dólares para las haciendas 1 y 2
respectivamente con una distribución del 70% en ambos casos para
el presupuesto de inversión y 30% para gastos corrientes.
Por ejemplo. Si el auditor ya desarrolló el primer hallazgo del
capítulo II, podría desarrollar el borrador del informe de este tema,
que se lo presenta en forma resumida por las características del
curso. En la vida real este hallazgo se supone que puede ser más
extenso.
CAPITULO II
HACIA MEJORAS AMBIENTALES DE LA HACIENDA SUCUSO
1. Cambios de productos químicos contribuyen a mejoras en la
producción.
Con el apoyo técnico de los laboratorios químicos de la Universidad
Nacional del Chimborazo obtuvimos los siguientes resultados
relacionados con el uso de fungicidas, pesticidas y fertilizantes
frente a los estándares internacionalmente recomendados por la
asociación europea de agricultores, toda vez que a nivel nacional no
existe normatividad.
PRODU
CTO
FACTOR UTILIZ
NORMA EURO
DESVIACIÓN % OBSERVAC
IONES1 X2 X3 X4 X
Los productos utilizados en la hacienda se compran en la población
"XX"; sin embargo, en el Centro Agrícola de Riobamba existen
nuevos productos con costos ligeramente superiores en un 10%.
El Centro Agrícola nos manifiesta las bondades de estos productos
nuevos que han ingresado recién hace 6 meses y destacó las
bondades del certificado: "Sello Verde".
De acuerdo a los laboratorios químicos se producirán los siguientes
daños en las próximas cosechas en caso de continuarse con el uso
de los productos existentes en bodega.
PRODU
CTO
CONSM
O T.M.
PROYECCIÓN 2000
IMPACTO AMBIE
VALOR DEL IMPAC
19 19 191 X2 X3 X X4 X
X
Punto de vista del Gerente de la Hacienda. Se nos manifestó que
no existe una adecuada información sobre los nuevos avances de
productos orgánicos.
Conclusión. Se ha producido daños a los productos que obligaron a
suspender las exportaciones a la Comunidad Europea por no
cumplir con sus estándares de calidad.
Este cierre de mercado no permitió facturar 100 millones de sucres
en el último trimestre.
Recomendaciones:
A la Gerencia General.
1. Retrogradar el presupuesto de compras establecido para el
año 2000.
2. Entregar el plan estratégico de ventas a Europa a la gerencia
de la Hacienda.
3. Iniciar, a través de la Gerencia de Hacienda, un proceso
inmediato de destrucción de fertilizantes, pesticidas y
fungicidas.
4. Disponer a la Unidad de Abastecimientos realizar compras
emergentes en el Centro Agrícola de Riobamba para un
trimestre de actividad y diseñar con la Gerencia de Comercio
Exterior un programa de im portaciones directas de fungicidas,
pesticidas y fertilizantes para abaratar costos.
5. Disponer a la Gerencia de R.H. obtener información
actualizada de los productos: "Sello Verde" a utilizarse en la
hacienda, para que capacite con anticipación al personal.
UN GRAN SECRETO: LEER, ESCRIBIR Y REVISAR
Mientras más lea mayor será su cultura y aunque usted no lo crea
su vocabulario se irá enriqueciendo paulatinamente y no me refiero
a la lectura de temas profesionales e informes de auditoría, sino a
lectura de aspectos que sean de su interés o de actualidad.
Haga de la lectura un hábito y un mecanismo de descanso y placer.
La mejor forma de aprender a escribir es escribiendo. Por lo tanto,
comience por escribir sus Hojas de Hallazgos y poco a poco pase a
redactar informes.
Obviamente, que tendrá que revisar sus informes para irlos
mejorando en su forma y contenido. Las revisiones deben ser las
suficientes para que quede satisfecho. Luego su informe necesitará
una lectura por otra persona quien le hará observaciones para
mejorar el documento.
Cuando revise el informe preparado por otra persona, no comience
incorporando modificaciones; primero lea el índice, dé una breve
hojeada y lea todo el texto y luego sugiera los cambios que estime
del caso. Es un grave error introducir cambios desde el primer
renglón, pues lo que se hace es distorsionar el sentido general del
documento.
Pero, no vaya a caer en la exageración de las interminables
revisiones de su parte y de otra persona; pues el documento
termina por perder todo el fundamento y verdad iniciales.
Si bien un documento es perfectible, como toda obra humana, no
conviene ponerse a filosofar términos o formalidades que nada
cambian el fondo del informe pero que le hacen inoportuno.
La revisión por parte del supervisor; por el jefe de la auditoría
interna son importantes. Estos pasos se constituyen en supervisión
y control de calidad.
Al revisar un informe haga una abstracción mental y póngase en el
plano de un lector común y corriente o del administrador. Abandone
su posición de auditor porque el informe no es para usted ni sus
colegas de profesión sino para el administrador. Además, hay
lectores externos como proveedores, clientes, potenciales
inversionistas; en el caso del sector gubernamental los lectores son
todos los funcionarios del Estado y la ciudadanía en general.
LOS COMPAÑEROS EN LA REDACCIÓN DE INFORMES
Auditores temerarios son aquellos que confían en su memoria y no
recurren a los papeles de trabajo.
A su lado deben estar en forma inseparable los papeles de trabajo.
De allí que es muy conveniente tener un archivo específico (legajo
del informe) de los documentos vinculados con el informe, con lo
que se facilita el trabajo y no estorben aquellos papeles
relacionados a otros temas. Obviamente, que no puede faltarle un
buen diccionario para su consulta permanente.
EL IDIOMA DEL A UDITOR
En primer lugar no se preocupe porque usted no es un escritor de
fama internacional ni un miembro de la Academia de la Lengua
Española, como para preparar informes de auditoría que se
constituyan en una pieza literaria. De allí que cuando un informe de
auditoría cae en manos de un experto del idioma, es objeto de
profundas correcciones gramaticales y con el sustento
incuestionable de sus observaciones. Fácilmente cometerá
barbarismos, errores de sintaxis, etc. y el gramático tendrá la razón
incuestionable en sus correcciones pero el informe correrá el riesgo
que su contenido cambie al sentido y verdad de los hechos
auditados.
Los economistas, abogados, administradores, políticos,
vendedores, médicos, etc. tienen términos propios de la profesión y
no pueden ser objeto de críticas o impugnaciones porque ese es el
mundo en el cual se desenvuelven. En consecuencia, los auditores
también tenemos nuestras propias reglas de juego con la ventaja
que los informes son para simples lectores.
NO AL NO
Como la entidad no cumple con las normas o estándares, hay la
tendencia de poner títulos de hallazgos con la palabra NO. Esta es
una tendencia derivada de la forma de vida que se expresa en
carteles como: No pise el césped, no toque la bocina, etc.
Entonces usted utiliza títulos en sus informes como:
- No se practican arqueos del efectivo.
- No se practican conciliaciones bancadas.
- El personal no rota en sus funciones.
- No se solicitan proformas.
Se ha puesto a pensar en lo que sentirá el administrador al que le
dice sus incumplimientos con la palabra NO. Y usted se acuerda
cómo se sentía en la escuela cuando el profesor le informaba a sus
padres que usted ¡NO hizo sus tareas!.
Si la auditoría es constructiva, le corresponde cambiar un título
negativo por una frase positiva, al final el resultado es mejor; por
ejemplo:
Conciliaciones bancarias periódicas, por personal independiente,
aseguran el manejo de recursos.
- Arqueos sorpresivos del efectivo coadyuvan al control de los
recursos.
- Rotación periódica del personal contribuye a una gestión
eficaz.
Revise los informes que usted escribió el último año y si tiene títulos
negativos, realice un ejercicio práctico con su conversión a
enfoques positivos.
Viene al caso sustentar este criterio con la pregunta clásica del
auditor principiante: Pero si la entidad no cumple las cosas hay que
referirse a estas situaciones. Efectivamente así sería de poner los
títulos refiriéndose a incumplimientos del pasado. Pero lo que
interesa al auditor es mejorar la administración a futuro y qué mejor
que hagamos mención a situaciones positivas.
TIPOS DE INFORMES SEGÚN LAS NEPAI (430) -Vigentes hasta
el año 2000
1) Informe de auditoría (Al finalizar el examen).
Escritos Formal
2) Informes intermedios Transmitidos
Orales Informalmente
La gran ventaja que tiene el auditor interno es la de informar a
la entidad aquellos asuntos que considera de interés con toda
la oportunidad que ameriten determinadas situaciones. Por
ejemplo: si ha culminado el desarrollo de un hallazgo puede
recurrir a emitir un informe intermedio.
La buena comunicación se logra con la transmisión oral de sus
criterios y asesoría cuidando de ratificar por escrito sus conceptos a
fin de evitar confusiones.
NIVELES A INFORMAR
Conviene que al hacer el programa de fase IV se contemple un
procedimiento del número y cargo de funcionarios a los cuales se
debe informar los resultados de la auditoría, en lo que se refiere a la
convocatoria a la conferencia final como la distribución de
ejemplares.
De mantenerse el criterio que de la Auditoría de Gestión no deben
derivarse responsabilidades, entonces hay menos problemas y
formalidades para la difusión de resultados. El informe de Auditoría
de Gestión es más de uso interno que externo por lo que disminuye
el número de usuarios (criterio especialmente para el sector
privado). Lo expuesto no impide que estos informes sean de acceso
al público a efectos de dar transparencia a la gestión pública,
criterio que se ratifica en los diferentes conceptos de auditoría de
gestión orientados al sector gubernamental.
NOMINA DE FUNCIONARIOS
En la información introductoria se suele contemplar un tema para
enumerar los principales funcionarios con el período de su gestión.
A veces la lista es tan extensa que se recurre a un anexo. Pero para
el caso de los informes de Auditoría de Gestión viene al caso
preguntarse si conviene eliminar este listado.
Al tratarse de un alcance de tres meses que se evalúa la gestión,
probablemente no hay sustento técnico para poner esta lista. Este
sería un asunto opcional que lo decida el equipo de auditoría, pero
si lo hace conviene que de título se ponga nómina de funcionarios o
funcionarios principales. No conviene poner funcionarios
responsables porque hay personas que asocian este concepto con
la determinación de responsabilidades.
Por lo expuesto, no hay mayor justificativo para que se quiera incluir
nombres o cargos de otros servidores de la propia entidad o de
afuera.
Solo en casos de incluir opiniones de personas se podrá incluir en
el informe el cargo del funcionario pero no su nombre.
En cambio, hay que indicar que en informes de Auditoría Forense
es imperiosa la inclusión de nombres, cargos y fechas.
ASUNTOS DELICADOS Y CONTROVERTIDOS
En claros y evidentes casos de profunda inobservancia de unas de
las 5 Es, probablemente convenga discutir con el titular de la UAI e
inclusive solicitar la asesoría de la Institución Superior de Auditoría
a fin de iniciar por separado un examen especial que permita
responsabilizar por el desperdicio, la pérdida, el daño ambiental,
etc.
No por cumplir el criterio constructivo de la Auditoría de Gestión va
a dejarse pasar por alto graves perjuicios al Estado y la sociedad.
Considere también que la Auditoría de Gestión sin evaluar políticas
del gobierno tiene que ver con asuntos vinculados a la política de un
gobernante y por lo tanto debe manejarse "con pinzas" asuntos que
pueden originar problemas de Estado. La prudencia solicitada no
quiere decir encubrimiento sino estrategia en el control.
DE LOS ATRIBUTOS DEL HALLAZGO AL COMENTARIO
Como ya se expuso, las áreas críticas que se presentan en la
auditoría, denominadas hallazgos, se desarrollan a fondo y sus
resultados deben reunir cuatro atributos: condición, criterio, causa y
efecto.
En un informe, en consecuencia, los comentarios deben ser: claros,
objetivos, concisos, constructivos y oportunos.
Su habilidad consiste en convertir con lógica los hallazgos en
comentarios comprensibles para el lector.
CUIDADO CON LAS CONCLUSIONES TEMERARIAS
A veces por disposición legal o técnica el auditor debe redactar la(s)
conclusión (es) a la(s) que ha llegado. La conclusión es la opinión a
la que llega luego de desarrollar el hallazgo.
Otras veces el auditor evita escribir la conclusión o está implícita o
formando parte del comentario.
Tenga mucho cuidado al formular las conclusiones porque pueden
estar deformadas, ser muy fuertes o temerarias.
Los abogados recomiendan a los auditores gubernamentales no
formarse juicios de valor al redactar sus conclusiones; por ejemplo,
usted no puede decir que el señor X ha robado, ya que esta
calificación es propia del juez penal.
Por más caótica que sea una organización, no cometa la ligereza de
dar conclusiones verbales, peor escritas, que son fruto de su
apreciación e indignación ante tanto atropello. Entonces, mucho
cuidado con los adjetivos.
DE LAS CONCLUSIONES A LAS RECOMENDACIONES
Lo más importante del informe son las recomendaciones que, de
aplicarse, permiten tomar medidas correctivas y lograr mejoras.
Ahora, ¿cómo podría afrontarse la redacción de las
recomendaciones? Bueno, hay varias alternativas:
- El banco de recomendaciones. No es otra cosa que una lista
de recomendaciones clasificadas por temas, que tienen las
firmas privadas de auditoría, las ISAs. Y las Unidades de
Auditoría Interna.
El banco permite seleccionar la recomendación más apropiada y
hacer las adaptaciones que fueran del caso y aplicables a la entidad
examinada.
Si le toca redactar la recomendación, póngase en el caso de que
usted es el administrador responsable de su implantación y piense
en su aplicabilidad, conveniencia, costo-beneficio, etc. Además,
usted debe asesorar a la entidad en la implantación de las
recomendaciones.
Existe la posibilidad que sea la misma administración, en
conocimiento de los comentarios y conclusiones, quien proponga la
recomendación. En estos casos existe una negociación (en el buen
sentido de la palabra) para aceptar la propuesta de mejorar por los
mismos administradores; obviamente con la evaluación del auditor
respecto a su conveniencia, plazo, costo-benefício, etc.
Finalmente, hay un criterio respecto a que el auditor solo se
concreta a revelar los hechos (comentarios) y sus opiniones
(conclusiones) para que sea la administración la que tome las
medidas correctivas que ella considere conveniente.
Recuerde que no se trata de imponer el criterio del auditor sino de
lograr una recomendación para mejoras reales o potenciales.
Finalmente, no olvide enumerar las recomendaciones para facilitar
el seguimiento al cumplimiento de las mismas.
Este tema se complementa con el monitoreo estratégico de
recomendaciones.
¿CUAN EXTENSO DEBE SER EL INFORME?
No vaya a creer que mientras más extenso es un informe es mejor.
Al contrario, voluminosos informes no son leídos por un ejecutivo
debido a su falta de tiempo en un mundo que vive tan de prisa y en
permanente cambio.
El auditor inglés Peter Welch expresa que "Un informe normal
debería tener al rededor de 30 páginas, y cuatro o cinco capítulos.
Todos los capítulos tienen que tratar un tema distinto, pero con un
vínculo común. Un informe que solo tiene un tema es más bien una
carta. Un informe que tiene diez temas es un libro."
Estos dos criterios pueden ser una pauta respecto a la extensión del
informe; sin embargo, no pueden ser una cifra determinante u
obligatoria. Especialmente, en auditorías de grandes entidades o
programas el informe debe ser tan extenso cuanto sea necesario.
Si usted sigue los consejos del ILACIF en cuanto a los requisitos del
informe de:
Importancia, utilidad y oportunidad, sustentación exacta y
adecuada, calidad de convincente, objetividad y perspectiva,
claridad y simplicidad, concisión, suficiencia y tono constructivo; no
debería preocuparle la extensión porque esta se dará en su real
medida sin sacrificar calidad por cantidad.
Probablemente convenga sintetizar un cuento de un padre
moribundo que llamó a sus tres hijos y pidió que cada uno justifique
su derecho de herencia. El primero fue muy somero y breve para
dar su opinión; el segundo, al contrario, fue muy explícito y amplió
sus comentarios. En cambio, el tercero dijo aquello que debía decir,
no tan breve ni explícito como los demás, sino en el punto medio de
la exactitud de las cosas. Esta versión fue la más convincente para
el padre
SU CAPACIDAD DE SÍNTESIS A PRUEBA
Si le preocupa la extensión del informe porque es muy extenso,
también tome en cuenta la síntesis del informe.
Precisamente, en la preparación de la síntesis se pone de relieve su
capacidad para comprimir sus hallazgos, conclusiones y
recomendaciones en poquísimas páginas.
Se aconseja que la síntesis vaya en otro color de papel y pueden
prepararse dos juegos; la que consta como parte propia del informe
y otra que se anexa en hojas sueltas para que el usuario la lleve en
forma separada y la lea el momento más propicio.
EJEMPLO DE SÍNTESIS DEL INFORME
Auditoría de Gestión al Hospital Santa Teresita
Síntesis del Informe al departamento de Emergencias, Farmacia y
Quirófanos.
I. INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Hemos realizado una auditoría operacional a los
departamentos de emergencia, farmacia y quirófanos, con el
objeto de evaluar la eficiencia, efectividad y economía de las
operaciones, la observancia del código de ética del personal,
el cumplimiento de operaciones legales y ambientales.
II CONSULTA EXTERNA REQUIERE INCREMENTO DE
PERSONAL PARA MEJORAR LA ATENCIÓN
Existe una alta demanda de pacientes que ingresan a consulta
externa, principalmente los fines de semana y viernes por la
noche. La inadecuada distribución de funciones no permite
atender oportunamente a estos pacientes con un promedio de
demora de ... minutos.
Por cuanto las medicinas están centralizadas en la botica
central se dificulta más todavía la atención por emergencia.
Recomendamos:
1. Revisar la carga horaria de médicos y enfermeras para
incrementar el personal los fines de semana y viernes por la
noche.
2. Conviene implementar un botiquín para emergencias con
todos los medicamentos e insumos que para el efecto,
recomiende el departamento.
III. HACIA MEJORAS SIGNIFICATIVAS DE QUIRÓFANOS
Está saturado el uso de quirófanos y se agrava el problema en
los fines de semana.
El mantenimiento de equipos es del tipo correctivo y no se
tiene una asepsia de quirófanos conforme al capítulo 5 del
manual de operaciones del hospital.
Recomendamos:
3. Estudiar para el largo plazo, la posibilidad de ampliar un nuevo
pabellón con n quirófanos más.
4. Revisar la logística del departamento de abastecimientos en la
provisión oportuna de materiales de limpieza y desinfección.
5. Implantar un sistema de mantenimiento preventivo de
quirófanos con una periodicidad mínima cada trimestre.
6. Proceder a un reajuste del plan de capacitación para el
personal de enfermería y médicos cirujanos.
Nota.- Con este breve enfoque se hará la síntesis de los demás
capítulos.
UTILIDAD Y OPORTUNIDAD
Dentro de la Reingeniería de procesos se cuestiona mucho a los
departamentos, como la auditoría interna, porque no dan valor
agregado al producto o servicio. Esta apreciación aparentemente es
válida desde una óptica muy particular pero no tiene sustento
cuando se considera el aporte del control a la administración. De allí
la importancia que tiene para la entidad el que los informes de
Auditoría de Gestión sean útiles para la toma de acciones
correctivas y para implantar recomendaciones que contribuyen a
mejoras reales y potenciales.
La utilidad de un informe es para la entidad y no para las personas
en particular.
La oportunidad es un problema crítico que no se logra en el sector
público, en cuanto a la entrega de los informes. ¿Qué importancia
puede tener para la administración un informe que le llega con
retraso y no puede tomar a tiempo las medidas correctivas?
¿Cuál es el tiempo que debe transcurrir desde que finaliza el trabajo
de campo hasta que llega el informe a los usuarios? No hay un
tiempo establecido pero no puede ser dos o tres meses.
Como se ha manifestado, el informe se redacta desde el primer día
de trabajo en el campo (por ejemplo la información introductoria).
Conforme se termina el desarrollo de un hallazgo ya se pueden
redactar las hojas de hallazgos e inmediatamente la parte pertinente
del informe.
Un parámetro para estimar el tiempo, puede ser asignar un 20% del
tiempo total presupuestado para la auditoría dedicarlo a la
comunicación de resultados y redacción del informe. Tome en
cuenta que este porcentaje destaca la importancia de esta fase y se
refiere a la comunicación durante todo el proceso de la auditoría y
no exclusivamente a la redacción del informe final.
La finalización del trabajo de campo debe comprender la
culminación del informe y no considerarse, como se hace en varias
unidades, que en esa fecha se inicia la redacción del informe.
Dependiendo del volumen de trabajo del Auditor General, si hubo
un buen control de trabajo y supervisión de la auditoría, no conviene
que transcurran más de dos semanas entre el retiro del equipo de
auditoría y la conferencia final.
La redacción del informe en computadora acelera
considerablemente la redacción del informe, la incorporación de
correcciones y la tramitación de la versión final. Una semana desde
la conferencia final es un tiempo razonable para preparar el informe
definitivo, reproducir y entregar los ejemplares.
EJEMPLO DE TEMAS A CONSIDERAR EN LA CONFERENCIA
FINAL
1. Preparar nómina de invitados.
2. Definir con la administración el día, hora y lugar de la sesión.
3. Hacer una convocatoria escrita, adjuntando borrador del
informe (opcional).
4. Fijar las personas de las unidades de auditoría que estarán
presentes en la conferencia dirigida por el auditor general.
5. Prepare una acta de discusión del borrador del informe
(opcional sector privado).
6. Establezca la fecha máxima para la entrega del informe.
Nota al lector: En auditoría gubernamental se debe cumplir con un
reglamento para la comunicación de resultados y no se acostumbra
entregar borradores, porque la auditoría puede estar mal
desarrollada al igual que el informe.
PRECISIÓN
La evidencia suficiente, pertinente y competente, necesariamente
deben conducir a un informe que no contenga errores de
apreciación en los hechos, de lógica o razonamiento.
La precisión en los hechos descritos es muestra de independencia y
objetividad en el trabajo y crédito ante los administradores.
EL INFORME DEBE SER CONVINCENTE
El éxito del informe radica en convencer a los administradores que
las recomendaciones son tan importantes para la entidad que van a
implantarse, conforme al monitoreo acordado con la entidad.
PERSPECTIVA
Más que insistir o exagerar en las deficiencias detectadas por la
auditoría, cuenta la perspectiva y proyección que dé el informe a los
logros futuros que puede alcanzar la entidad.
CLARIDAD Y SIMPLICIDAD
Los informes no deben contener términos sumamente técnicos o
especializados porque son incomprensibles para el lector. Asuma
que no tiene conocimientos previos que usted los considera como
ya dominados por el lector.
En cuanto al uso de un lenguaje claro y simple a la vez, cabe
señalar el ejemplo que daba un profesor sobre estas características,
decía: "Que el informe lo entienda mi mamá."
Hay que insistir que los lectores de informes de auditoría son
personas comunes y corrientes a los que hay que llegar con un
idioma sumamente comprensible.
No obstante la complejidad de los temas examinados, el auditor
debe ser lo suficientemente hábil para que su informe sea claro y
sencillo, evitando repetir un mismo asunto en varias partes del
texto.
La inclusión de fotografías, gráficos, mapas, contribuyen a la fácil
comprensión del informe.
CONCISIÓN
La concisión es factor clave de éxito del informe sin que ello le reste
el concepto de que está "completa" toda la información que debe
comunicarse.
Salvo situaciones especiales, no hay necesidad de hacer mención a
procedimientos de auditoría aplicados ni tampoco el informe es un
reporte de actividades del auditor.
Recuerde que el lector no dispone para leer informes extensos que
le cansan y aburren.
SUFICIENCIA
Sin que se sacrifique la concisión tampoco debe sacrificarse la
suficiencia de la información de los comentarios, conclusiones y
recomendaciones. En otras palabras se da información de fondo,
para no dejar a criterio del lector la deducción de ciertos aspectos
que los debe revelar obligatoriamente el auditor.
TONO CONSTRUCTIVO
Si se quiere que el informe sea aceptado por la entidad y se
implanten las recomendaciones, necesariamente se debe utilizar un
tono constructivo en todo el texto. La reacción del lector estará en
función del sentido constructivo que utilice en el informe.
La resistencia al control, a la que nos hemos referido, disminuye
precisamente cuando la administración recibe informes
constructivos que lo que pretenden en contribuir a mejorar la
gestión.
PUNTOS DE VISTA DÉLA ENTIDAD
El tono constructivo evita o disminuye los "Puntos de vista de la
entidad" que deben tener un tratamiento adecuado y ser incluidos
en el informe especialmente cuando hay asuntos controvertidos u
opuestos a los criterios del auditor.
Si los criterios de la entidad son muy extensos, estos pueden
presentarse en un anexo para no distorsionar la continuidad del
informe.
Precisamente en los asuntos en que lo coincidieron el auditor y el
audita-do es donde debe hacerse constar los puntos de vista de la
entidad, para demostrar la objetividad e independencia con la que
se ha trabajado.
ESTRUCTURA FÍSICA Y CONTENIDO DEL INFORME
Hay varios criterios respecto a la estructura del informe y en todo
momento conviene seguir la estructura que proponga la Institución
Superior de Auditoría (ISA). Sin embargo, conviene hacer algunas
sugerencias que pueden ser útiles al momento de preparar el
informe.
1. La carátula. Puede ser una cartulina sin ninguna leyenda pero
con una ventana que permita identificar el título del informe.
Puede estar protegida por una tapa plástica transparente.
En la primer página puede ir el nombre de la entidad, el título
del informe, el número del informe, las siglas de la Unidad de
Auditoría Interna y la fecha.
2. Título del informe. Debe ser constructivo, interesante que
transmita el mensaje de la Auditoría de Gestión realizada.
Debe ser breve (no más de tres líneas y unas cuatro palabras
por línea).
3. Carta del informe. Mientras en auditoría financiera se conoce
como carta de dictamen a los estados financieros, en auditoría
operacional se denomina carta de presentación, la misma que
no tiene la rigidez de un dictamen.
Se podría contemplar en esta carta los siguientes aspectos
relacionados con el objetivo de la auditoría: los departamentos,
áreas, sistemas evaluados, que el trabajo se realizó de acuerdo con
normas de auditoría operacional, o con las normas para el ejercicio
profesional de la auditoría interna NEPAI, si la auditoría la realizó
una auditora externa para el sector privado.
Para el sector gubernamental deberá regirse a las NAGA aplicables
a dicho sector.
Alcance opcional y naturaleza del examen
Ejemplo:
Señores
Directorio del Hospital Santa Teresita
Ciudad
De nuestras consideraciones
Hemos realizado una auditoría de gestión a los departamentos de
quirófanos, farmacia y emergencias del Hospital Santa Teresita.
Nuestro examen se realizó de acuerdo con las Normas Para el
Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna, en consecuencia
incluyo las pruebas y procedimientos que consideramos necesarios
de acuerdo a las circunstancias.
El objetivo de la auditoría fue establecer el grado de eficiencia,
efectividad y economía de las operaciones, el cumplimiento de las
normas éticas dictadas por el Directorio del hospital y el impacto
ambiental en el manejo y tratamiento de la basura hospitalaria. Al
no haber examinado los estados financieros no emitimos ninguna
opinión sobre los mismos, (párrafo opcional).
Esta auditoría se realiza en cumplimiento a nuestro plan anual de
control.
El informe contiene comentarios, conclusiones y recomendaciones,
las mismas que han sido discutidas y aceptadas por los principales
funcionarios de las áreas examinadas. Hemos diseñado con la
administración un plan de monitoreo para la implantación de las
recomendaciones en el tiempo y presupuestos establecidos para el
efecto.
*
Dejamos constancia de nuestro agradecimiento por la colaboración
recibida del personal administrativo y su predisposición por mejorar
la gestión, lo que compromete nuestra asesoría futura.
Atentamente,
María Aguirre
Auditora General
Nota al lector: A veces puede hacerse mención a los hallazgos más
importantes y sus recomendaciones, pero es preferible no hacerlo
en esta carta, porque se lo hará en la síntesis del informe.
4. La información introductoria. Este capítulo es de corta
extensión (se sugiere 304 páginas). Si las circunstancias
obligan a una extensión mayor contemple varias secciones
con sus respectivos subtítulos en mayúsculas. Su objetivo es
ubicar en escena al lector sobre los hallazgos que se
comentarán en los siguientes capítulos.
Probablemente no haga falta hacer mención al tema de "base legal"
porque la Auditoría de Gestión se orienta a partes internas de la
entidad y no a ella en particular. Es importante señalar las
variaciones que haya sufrido la base legal o normativa.
En cuanto a los "antecedentes de la entidad y operaciones básicas
de la entidad" se utiliza en una primera auditoría o en exámenes
realizados por la ISA; mientras tanto que para informes de Auditoría
Interna a lo mejor no convenga este tema, que puede ir bajo el título
mencionado o dentro de la base legal. Las operaciones sustantivas
de la entidad constituyen la "misión" constante en su ley constitutiva
y la planificación estratégica.
En cuanto al "alcance del examen" se referirá a las operaciones,
sistemas, actividades examinadas, etc. Por tratarse de examen de
operaciones recientes, hay auditores que sostienen el criterio que
no se debe hacer mención al "período examinado."
Obviamente que la "naturaleza del examen" es de tipo operacional,
administrativa o de gestión y sobre esta materia estará escrito en la
carta de presentación y en los objetivos del examen que se
relacionarán con las 5 Es.
Al referirse a los objetivos del examen es importante que haya
correlación de estos con el contenido del informe. No pueden
quedar los objetivos como un solo enunciado en este capítulo que
más tarde no son cumplidos por el auditor. Por ejemplo, si se
contempló la evaluación de efectividad o eficacia y no se evaluó el
cumplimiento de metas, mal puede constar este tema como objetivo
del examen.
En cuanto a la colaboración del personal auditado es conveniente
dejar constancia de su colaboración y deseo de mejorar la gestión.
Sobre este particular se sugiere ponerlo bajo el título "declaraciones
positivas". A continuación se transcriben tres ejemplos del Manual
Latinoamericano de Auditoría del ILACIF, bajo el supuesto de ser un
informe de una ISA.
"Ejemplo A. Aunque nuestro examen reveló varios asuntos que
necesitan mejoras, ellos no deben ser considerados como típicos
del programa total, en muchas actividades examinadas no
encontramos deficiencias significativas.
Ejemplo B. En muchas de las actividades examinadas no
encontramos deficiencias de la naturaleza descrita en los siguientes
capítulos. Sin embargo, a base de aquellas en las que sí
encontramos deficiencias, nosotros concluimos que el programa de
administración necesita ser mejorado y que se requiere un
procedimiento efectivo de auditoría interna y una acción vigorosa
por parte de la administración.
Ejemplo C. A pesar de que encontramos numerosas deficiencias, la
administración de la entidad fue receptiva a las recomendaciones,
deseando proyectar la acción correctiva y vigor para desarrollar tal
acción."
Como se comentó anteriormente, se sugiere no hacer mención a los
"funcionarios principales."
El tema de "recursos presupuestarios" puede incluirse cuando esta
información tenga vinculación con comentarios de los futuros
capítulos.
Las "limitaciones al alcance" son parte del capítulo de la información
introductoria.
Tantos capítulos cuantos sean necesarios irán en el orden más
adecuado y definidos en el plan de redacción del informe.
CUARTA PARTE:
NUEVOS CAPÍTULOS Y TEMAS
NUEVO CAPÍTULO
PARA LA SECUNDA EDICIÓN
EFICACIA POR EVALUACIÓN
PRESUPUESTARIA EN EL GOBIERNO
ANTECEDENTES
El motivo de la segunda edición de mi obra " Auditoría de Gestión",
he considerado oportuno incluir un nuevo capítulo relacionado con
la evaluación presupuestaria, como una herramienta de medición de
eficacia-principalmente- a más del uso intensivo de indicadores de
gestión, de cualquier clase que fueren.
ÍNDICES O RATIOS FINANCIEROS.- Los estudiantes
especializados en Finanzas, manejan mucho el análisis e
interpretación de estados financieros, la mayoría de esa materia a
través de índices, razones o ratios financieros. Esta materia tiene
vigencias en la Auditoría de Gestión.
INDICADORES.- En el curso de las 5 fases de la Auditoría del
Desempeño que dicté vía satélite en México a fines de octubre del
2003, con el catedrático de ese gran país, el señor CP Tirso
Rodríguez se comentó que se había levantado un catastro de 1500
indicadores. En síntesis, un indicador no es más que una regla de
tres, por ejemplo:
340 toneladas (la meta a alcanzar) es el 100%
170 toneladas recogidas qué % será?
respuesta el 50%
Pero la regla de tres y su porcentaje no dicen nada porque ese valor
que se obtiene debe ser sujeto de análisis muy riguroso pues hay
una serie de factores para cumplir, superar o no lograr la meta.
Yendo más allá, se puede lograr la meta de construir un hospital, en
el tiempo y costos estimados. ¿Pero ese hospital está debidamente
equipado, con el personal especializado y su población atendida
con las 5 Es?
De allí que existe un compromiso técnico entre administradores y
auditores para evaluar, analizar e interpretar el resultado obtenido
en una simple" cifra, arrojada por un indicador, y un compromiso
social para que dicho índice sea razonablemente aceptado por la
colectividad. De allí la importancia de llegar a trabajar en
AUDITORÍA SOCIAL
Este nuevo capítulo tiene la forma de un supuesto informe de
auditoría de gestión (de las partes más importantes), para hacer
más didáctico al libro, con notas aclaratorias que son necesarias
para su mejor comprensión
LINEAMIENTOS PARA EL INFORME DE EFICACIA
CAPÍTULO 1.- INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
(nota.- se asume que habría la misma cana de presentación, que
consta en otra parte de la obra)
1.1.- Objetivos de la Auditoría de Gestión.
- Evaluar el cumplimiento de disposiciones legales y normativas
en todo el ciclo presupuestario, especialmente en la fase de
evaluación y control.
- Evaluar la eficiencia, protección ambiental, efectividad y
economía de operaciones presupuestarias.
- Evaluar la transparencia y ética con la que opera la
Organización.
- Proponer recomendaciones reales y potenciales tendientes a
mejorar el presupuesto de la Institución, en todos sus fases.
- Evaluar el cumplimiento a las disposiciones de la Ley de
Presupuestos.
12.- Alcance
Se evaluó el proceso presupuestario en todas sus fases, con
pruebas de las últimas operaciones del año 20X1, así como las
acciones tendientes a formular el Presupuesto del 20X2.
Notas.- Personalmente, considero que se puede obviar el Alcance,
o poner fechas cuando se examina todo un programa que dura
varios años. Si hubiere alguna limitación al alcance, habría que
ponerla de manifiesto; por ejemplo: falta de auditores informáticos
para evaluar el sistema presupuestario, ausencia de ingenieros
ambientalistas para hacer auditoría del medio ambiente.
1.3.- Base Legal
Se sugiere revisar en la página WEB de la ISA, la base legal
presupuestaría del país.
Nota.- No constan otros datos como: Nómina de Funcionarios
Principales, Organización, Presupuesto etc.
CAPÍTULO II.- HACIA MEJORAS EN EL CICLO
PRESUPUESTARIO
Hacer mención de temas como:
- Finalidad,
- Objetivos,
- Componentes,
- Ámbito de aplicación,
- Principios presupuestarios,
- Facultad privativa del Ministerio de Economía y Fianzas,
- Políticas presupuestarias,
- Consolidación presupuestaria,
- Normas Técnicas de Presupuesto (si las hubiese),
- Manual General de Presupuesto.
En el capítulo 5, se citan las fases del ciclo presupuestario:
- Planificación y Programación,
- Formulación y aprobación,
- Ejecución presupuestaria,
- Evaluación presupuestaria,
- Clausura y liquidación del presupuesto.
La Ley de Presupuestos de los países, en general, tiene el carácter
de Especial con artículos que hacen relación a temas como los
siguientes:
- Ámbito de aplicación,
- Atribuciones presupuestarias del Ministerio de Economía y
Finanzas,
- Principios presupuestarios,
- Fundamentos para la formulación,
- Aprobación de la pro forma,
- Ejecución del presupuesto,
- Control y evaluación presupuestaria,
- Liquidación presupuestaria
RECOMENDACIÓN AL DIRECTOR FINANCIERO
Al redactar el Manual de Presupuesto de la Institución, no se
transcribirán los artículos de la Ley de Control de la ISA, pero sí se
hará un enfoque teórico institucional sobre materia presupuestaria y
dentro del mismo se hará una clara mención de sus fases, conforme
a las tareas inherentes a la matriz y a las direcciones regionales.
Sugerimos incorporar al final del Manual un glosario de términos
presupuestarios.
II. 1.- FASES DEL CICLO PRESUPUESTARIO
Nota.- El auditor hará los comentarios que fueren del caso, sus
conclusiones y recomendaciones a las fases del ciclo
presupuestario. Por ejemplo referirse a los índices de gestión.- Esta
es la sección del informe en la cual se puede topar todo el tema de
indicadores, agrupados de la mejor manera posible. Esta será
también la sección más apropiada para índices financieros. En las
entidades que no hayan índices de gestión hay que constituirlos con
el apoyo de la entidad y la sociedad civil. En conjunto, los viejos y
conocidos ratios de liquidez, rentabilidad, prueba acida, rotación de
inventarios, índice de endeudamiento etc, se mezclarán con orden y
lógica con los índices de gestión como: indicadores de desempeño,
manejo de recursos, gestión contable y presupuestaria,
administración de activos y cumplimiento de obligaciones,
satisfacción de obras y servicios públicos que demanda la sociedad
(recolección de basura, servicio de agua potable, luz y canalización,
escuelas, hospitales y centros médicos etc).
CAPITULO III.-DEL CONTROL Y EVALUACIÓN
III. 1.- DEFINICIONES DE LA LEY DE CONTROL DE LA ISA,
RESPECTO A LOS TIPOS DE CONTROL
Nota.- Se sugiere transcribir la normatividad de la ISA, para facilitar
al lector su rápida comprensión:
III.2.- DE LA EVALUACIÓN PRESUPUESTARIA
NOTA.- En esta parte sería lo más apropiado que se entre en el
tema de indicadores de gestión.
Por cuanto la evaluación presupuestaria, frente al de control, puede
dar lugar a confusiones o interpretaciones erradas, conviene
transcribir algunos aspectos sobre este tema.
La evaluación de las operaciones comprenderá la medición de:
a) Los indicadores de resultados o rendimientos;
b) Los indicadores de formación de capital;
c) Los indicadores de financiamiento;
d) Los coeficientes financieros; y,
e) Las transacciones del Gobierno.
La evaluación del rendimiento financiero...", evaluarán los
resultados de sus presupuestos aprobados, sobre la base de:
a) El rendimiento de sus activos totales;
b) El rendimiento de sus activos netos;
c) El rendimiento de sus activos netos de uso interno;
d) El rendimiento de sus activos netos de operación; y,
e) El rendimiento del patrimonio neto o capital propio.
Art. 111.- Suministro de información.-
El control constituye un fase del proceso presupuestario, que implica la
verificación y valoración de las acciones emprendidas con el objeto de apreciar
la medida en que se han ido cumpliendo cualitativa y cuantitativamente los
propósitos y políticas fijadas previamente y , al mismo tiempo la
determinación de las acciones correctivas para introducir la modificaciones
necesarias a fin de ajustar la ejecución a las de previsiones ordinales o a los
nuevos lineamientos coyunturales que surjan de dicho proceso.
Para fines analíticos, dicha fase puede enfocarse como dos aspectos muy
íntimamente relacionados:
a) Control presupuestario cuyo objeto es vigilar permanentemente la
ejecución presupuestaria mediante la verificación del correcto uso de
lso recursos humanos, físicos y financieros y la aplicación de las
medidas correctivas correspondientes.
b) Evaluación de resultados, cuya finalidad es la aplicación de técnicas que
permitan medir el grado de eficiencia y eficacia en la ejecución de
propósitos y políticas y la optima utilización de lso recursos humanos,
físicos, tecnológicos y financieros y la aplicación de las mediadas
correctivas correspondientes.
ASPECTOS METODOLÓGICOSEs necesario señalar los pasos e instrumentos que deben manejarse en orden a
la estructuración de un sistema de control del a evaluación compatible con las
necesidades que se pretenden satisfacer a través de él.
Esta metodología debería consistir en la identificación de variables relevantes e
indicadores sensibles, así como de magnitudes estándares destinadas a medir
el comportamiento de dichas variables.
Con este procedimiento se obtiene la materia sujeta al análisis, cuyas
conclusiones determinan la adopción de decisiones correctivas de carácter
racional.
Se considera necesario enfatizar que en la búsqueda y definición de este
instrumental, se debe recurrir al auxilio de todas las disciplinas disponibles,
tales como: Contabilidad, Estadística, Ingeniería de Sistemas, Análisis
económico y administrativo, Investigación Operacional, etc.
La Contabilidad será, así, entendida como el eje del sistema de información,
capaz de absorber datos, procesarlos y entregar información confiable y
oportuna, sea en forma prospectiva y/o histórica condensada y/o analítica -
según los niveles de decisión a alimentar- referente a la situación económica,
financiera, patrimonial y presupuestaría del Sector Público.
Por otra parte, la Estadística deberá suministrar información procesada, oportuna
y confiable, que permita proyecciones y análisis cuantitativos para alimentar el
proceso decisorio.
La metodología en el control presupuestario puede ser ampliada a nivel macro y
micro, tanto en sus aspectos económico - financiero como administrativos.
El objeto del control y la evaluación a nivel macro, es determinar en qué grado el
Estado, a través del proceso presupuestario, satisface las necesidades de la
comunidad.
Por su parte, el objetivo del control y la evaluación a nivel micro, es determinar la
forma en que las unidades administrativas del Estado han contribuido a la
consecución de las políticas y propósitos presupuestarios.
En el estado actual de desarrollo de la técnica, podría aceptarse como válido el
siguiente grupo de instrumentos e indicadores:
1. - Instrumentosa) Los planes de largo, mediano y corto plazo.
b) Los planes de desarrollo regional.
c) Las clasificaciones presupuestarias.
d) Estados de Insumo-Producto.
e) Programas Financieros.
f) Estados de ejecución presupuestaria.
g) Estados patrimoniales y financieros, h) Estados económicos.
i) Cuadros de flujos de fondo, j) Informes de producción
2. - Indicadoresa) Relación beneficio-costo.
b) Relación Producto-Capital.
c) Productividad.
d) Relación metas previstas frente a las ejecutadas.
e) Relación entre costos previstos y costos reales.
f) Relación entre tiempo previsto de ejecución y el tiempo empleado.
g) Rentabilidad regional y sectorial de la inversión,
h) Incidencia del gasto público en la demanda global.
i) índices financieros para medir la gestión empresarial.
j) Otros indicadores de orden administrativo, técnico y económico.
En las memorias de esta mesa redonda se estimó conveniente recomendar, para
que el control y la evaluación tengan éxito en las acciones a desarrollar, el
cumplimiento de ciertos requisitos mínimos:
a) Institucionalizar el sistema de control
b) Disponer del personal capacitado, de carácter multidisciplinario, para
desarrollar la labor de control.
c) Contar con los instrumentos indispensables de acuerdo a las características y
necesidades de cada sector.
d) Establecer una estructura administrativa y técnica que cuente con centros de
medición, de revisión y evaluación y toma de decisiones para la adopción de
medidas correctivas.
e) Crear un sistema de información, aplicando adecuadas técnicas y
procedimientos que permitan disponer en forma oportuna, ágil y fidedigna de
los elementos indispensables para una adecuada toma de decisiones.
f) Aplicar la técnica de presupuesto por programas en la formulación, ejecución y
control de los presupuestos públicos.
g) Fortalecer la vinculación entre la planificación y el presupuesto, h) Identificar,
donde sea factible, unidades de medida representativas, calcular costos y fijar
metas en los programas de prestación de ser vicios e inversiones.
Propiciar la realización de eventos internacionales que permitan intensificar el
intercambio de experiencia en materia de control y evaluación en la gestión
pública.
CONCLUSIÓNSe deja constancias que existe una corriente (contadores públicos y auditores)
identificada con el control gubernamental que manejan las Instituciones
Superiores de Auditoria ISAS y otra de tipo presupuestarista (economistas),
identificada con la evaluación, que lideran las entidades responsables de la
planificación y el presupuesto de un gobierno.
A fin de no profundizar en las diferencias, es mejor coincidir en las similitudes y
complementación entre el control y evaluación presupuestarios, como
herramientas que bien aplicadas se asocian para mejorar la gestión de un ente
público. Serán los conceptos legales los que en definitiva tengan el carácter de
oficial.
I I 1.3. -COSTOS PRESUPUESTARIOSReferirse al tema de costos presupuestarios, si la entidad a más de manejar el
tema de ejecución presupuestaria, está llevando costos presupuestarios, que
no es lo mismo y que a veces generan confusión al creer que son aspectos
sinónimos
Nota: se redactará la conclusión (es) y recomendaciones que fueren del caso.
111.4.- INTERRELACIÓNPRESUPUESTO - CONTABILIDADSe comentará este tema que es complejo o fácil según lo maneje cada entidad.
Lo mejor es que el control presupuestario se lleve por partida simple y la
contabilidad por partida doble.
Nota final. Se sugiere al lector del sector público que consulte la obra Manual de
Contabilidad Gubernamental, del economista MIGUEL CAZAR MONCAYO,
publicada en febrero del 2003, por la Escuela Politécnica del Ejército.
I.- LINEAMIENTOS PARA LA AUDITORÍA DE INGRESOS PÚBLICOSIntroducción SITUACIÓN PASADA
El tema de control de ingresos públicos por parte de las ISA a la administración
tributaria y empresas públicas no es nuevo, ya que el Instituto Latinoamericano
de Ciencias Fiscalizadoras (ILACIF, hoy denominado OLA-CEFS) ya publicó en
1981 la obra Control de Ingresos, en donde el Contralor de Colombia en el VI
Congreso Latinoamericano de Entidades Fiscalizadoras Superiores
(CLADEFS), reunido en Guatemala en noviembre de 1981, hizo la ponencia
sobre este tema y destacaba como un objetivo: f) " Facultad legal para que los
organismos superiores de control puedan llegar hasta el contribuyente, en el
ejercicio de sus funciones fiscalizadoras" y como metas: b) " La incorporación
del control de ingresos como un capítulo especial de los planes y programas de
auditoria financiera y operativa que los Organismos Superiores de Control
ejecuten en las empresas estatales"
En la misma obra el Dr. Ludwing Stobbe manifiesta: "...el control de la ex-
haustividad de los ingresos incluye el examen de todas las circunstancias
jurídicas y objetivas de que depende un ingreso. Este examen abarca no so-
lamente el control de todas las tasaciones y recaudaciones efectuadas en
cuanto a su exactitud y corrección, sino que tiene que verificar también si una o
algunas de las tasaciones y cobranzas de ingresos prescritas han sido
omitidas". En otra parte expresa:" Un Tribunal de Cuentas debiera, finalmente,
cuidar que la liquidación y recaudación de los ingresos sea llevada a término en
la forma menos costosa. Aquí nos hallamos con un dominio de excepcional
importancia para el ejercicio de los controles de organiza-' ción y economicidad
en el sector de los ingresos". En otro artículo, el mismo autor señala:" Los
impuestos son pagados en todo el mundo a disgusto. Por ello son
imprescindibles obligaciones legales de participación para los ciudadanos y
controles. Los controles sientan a su vez la premisa de que los ciudadanos
obligados al pago de impuestos sean registrados."
Situación actual. -
A nivel mundial las Instituciones Superiores de Auditoria (ISA), se viene
destacando el control de los ingresos públicos provenientes de las recauda-
ciones de impuestos internos y del comercio exterior, toda vez que, en la
actualidad, se da mucho énfasis al control de legalidad del gasto.
Este criterio tiene más vigencia en los países de América Latina y el Caribe donde
la evasión fiscal es alta, por la falta de cultura tributaria, la misma que viene
atada al concepto de la corrupción que nos aqueja. Las entidades del control
tributario de impuestos internos y externos, así como también los gobiernos
seccionales de los países de América Latina y el Caribe tienen graves
problemas de recaudación de sus impuestos, tasas y contribuciones de
mejoras.
Ante la falta de control acción muy concreta y enérgica por parte de las
Instituciones Superiores de Auditoría (ISA), prima el criterio que con la
intervención del organismo recaudador de impuestos, ha terminado toda acción
de fiscalización externa
Efectivamente, en materia tributaria una vez que la entidad pública de
recaudación de impuestos o tasas ejecutó su acción de liquidación y cobro de
sus recursos, a pesar de que hay instancias de reclamación para el litigio entre
la entidad y el contribuyente, no es menos cierto que en estas instancias se
pueden dar acciones y omisiones entre el Estado y el sujeto pasivo.
Como no existe en nuestros países la acción de control externo a los ingresos
públicos por parte de la ISA o si la hay ésta no es lo suficientemente profunda y
eficaz, entonces el Estado resulta perjudicado en la correcta recaudación de
sus recursos; con lo que se demuestra la falta de políticas y gestión tributarias,
así como ausencia de calidad en la eficiencia de la fiscalización tributaria
Además, se tiene el errado criterio que el control de la ISA es al contribuyente, lo
que no es así, porque se daría una superposición de controles que nunca
acabarían de fiscalizar el sujeto pasivo. Debe tenerse claro que el
contribuyente se relaciona y litiga con la autoridad tributaria en sus diferentes
instancias, pero nada tiene que ver ante la ISA.
Resistencia de la Administración TributariaEn nuestros países, siempre que se aborda el control de ingresos a las entidades
recaudadoras de impuestos internos, del comercio exterior o de las
municipalidades se da la típica resistencia al control de las diferencias en-1 re
lo que se recaudó con lo que en realidad debía recaudarse.
Precisamente la resistencia es por cuanto la teoría del control de ingresos es
evitar la corrupción típica de contribuyente que evade sus obligaciones, para lo
cual se recurre al "arreglo con el administrador público".
(Criterio de Responsabilidad en el Control de Ingresos
Por ningún concepto se trata de superponer otro control al contribuyente por parte
de la ISA, pero sí de ésta ante el administrador encargado de la determinación,
recaudación y liquidación de los verdaderos impuestos y tasas.
En consecuencia, el auditor de la ISA, lo que realiza dentro de una auditoria
financiera, de gestión o forense, es evaluar el grado de cumplimiento de las
obligaciones tributarias de los contribuyentes y en el caso de que éstas sean
menores, exige al administrador tributario "restituya al fisco" el valor no cobrado
por su acción u omisión.
Base LegalEn el caso de la mayoría de ISA del continente, es amplia la legislación que
sustenta el control de ingresos públicos, conforme lo contempla su ley de
creación y funcionamiento
Las Normas de Auditoría Gubernamental, al orientarse a la auditoría de estados
financieros obviamente evalúan los ingresos de las entidades, dentro del
estado de operaciones y del estado de flujo de efectivo.
OBJETIVOSLos principales objetivos que se esperan alcanzar con la Auditoría de Ingresos
Públicos son:
Disponer de una metodología uniforme y básica para la ejecución de Auditorías
de Ingresos Públicos que reúnan los requisitos de calidad establecidos por
organizaciones internacionales especializadas en esta materia, tales como: la
INTOSAI, la OLACEFS y las Asociaciones de Contadores Públicos
Autorizados.
Fortalecer la capacidad técnica y profesional de los auditores gubernamentales,
en este tipo de auditoría, de acuerdo con las leyes aplicables y el uso de
herramientas tecnológicas modernas.
Contar con un grupo de líderes capacitados, que puedan emprender un efecto
multiplicador del conocimiento hacia el resto de los funcionarios de la ISA y a la
vez sean el ejemplo o referente de la administración tributaria.
Fortalecer la capacidad de control de la ISA en el control de ingresos públicos en
sus áreas de determinación y recaudación.
Representar al Estado en la correcta aplicación de las leyes tributarias, cuando no
lo haya hecho la administración tributaría
Reducir la corrupción en las relaciones Estado - Empresa y contribuyente, a
través de un control externo gubernamental en la auditoría de gestión de las
entidades públicas recaudadoras de impuestos internos, tasas, contribuciones
de mejoras y de los provenientes del comercio exterior.
IMPORTANCIA DEL CONTROL DE INGRESOS PÚBLICOSLa auditoría de los ingresos públicos cada vez toma importancia en las labores de
control y fiscalización de las Instituciones Superiores de Auditoría, como una
respuesta de eficiencia de su gestión, ante los gobiernos que desean fuentes
de financiamiento que les evite en lo posible recurrir al endeudamiento público.
La corrupción tributaria es altamente determinante en la gestión de los gobiernos
que se ven disminuidos de sus recursos, por las diferentes formas de evasión
de impuestos.
Si la ley tributaria establece las normas de determinación y recaudación de
impuestos no hay razón para que se dé una recaudación menor y cuando ello
sucede deben haber procesos de sanción a los culpables por su acción y
omisión
A más del proceso de recaudación de tributos, existe una filosofía social,
económica, política y cultural tendiente a la redistribución de la riqueza, que
cada vez más se polariza entre pobres y ricos y que debe superarse por los
cánones legales en pro de una tan decantada justicia social
También debe eliminarse el paradigma que los impuestos constituyen una trabaja
para el desarrollo de una empresa y de que a menos impuestos mayor
inversión
CLASIFICACIÓN DE LOS IMPUESTOS Y MUESTREOEn una primera etapa del control gubernamental se debe orientar la Auditoría de
los Ingresos Públicos a los ingresos aduaneros y a los impuestos internos,
dejando para el futuro los otros ingresos como tasas, rentas municipales,
ingresos por mejoras permanentes y otros ingresos.
La Unidad de Auditoría debe clasificar los impuestos internos y externos de mayor
recaudación de los últimos 5 años y evaluarlos por ese nivel de importancia
para estudiarlos de manera aleatoria. Hay que dejar constancia que
únicamente por razones de personal y tiempo se recurre al muestro estadístico,
con el apoyo de herramientas informáticas como los programas: IDEA, ACL,
etc. para determinar el tamaño de la muestra. Sin embargo, la evaluación del
control interno, el concepto de materialidad y la evaluación del riesgo, son,
entre otros factores, los que permitirán definir el tipo de impuestos a evaluar
Tómese en cuenta que es muy discutible el universo de las operaciones tribu-
tarias y la muestra a tomarse dentro de la Auditoría de Ingresos Públicos.
DENUNCIASSerá materia de evaluación previa el sistema de denuncias que tenga la entidad
tributaria fruto de denuncias por la prensa o personas particulares. En el caso
de denuncias de empresas contra otras del mercado hay que tener cuidado de
no ser parte de la guerra de competencias que se dan entre ellas y no ser parte
del "juego sucio" que suele darse entre ellas que como parte de sus argucias
quieren utilizar a la ISA en su estrategia empresarial de destruir al competidor
En cambio las denuncias de las asociaciones de empresarios o cámaras de
comercio, de la construcción, etc., son válidas por referirse a fenómenos que
afectan a la sociedad en general y que deberán estudiarse como un sistema
propio material del control de ingresos públicos.
En consecuencia, al evaluar en control interno y los procesos de la administración
tributaria, se revisarán todos los expedientes de denuncias y el esquema de
trabajo que tiene la administración frente a las disposiciones legales en dicha
materia.
CONOCIMIENTO DE LA LEGISLACIÓN TRIBUTARIAEl auditor debe recordar que una de las características básicas del control
gubernamental es el control de legalidad, sin llegar a los extremos que se
cumpla la ley a toda costa, sacrificando el concepto de justicia, lógica y sentido
común. Lo expuesto para conciliar el control de legalidad y el criterio de los
congresos mundiales y regionales del INTOSAI y OLACEFS de no dar mucho
énfasis a dicho control.
En materia tributaria la legislación es muy cambiante y por ello debe tenerse en
cuenta que al auditar los ingresos públicos debe hacerse con la legislación
vigente a la fecha en que se produjeron las recaudaciones y el proceso en sí de
la vinculación tributaria.
Tome en cuenta que el control de ingresos es importante el apoyo de un abogado
tributarista que asesore por escrito al equipo de auditoría y que se integre al
equipo en parte o todo el proceso del examen.
PARTICIPACIÓN DE INGENIEROS DE SISTEMASLa recaudación de impuestos internos y al comercio exterior se maneja por
sistemas computarizados cada vez más sofisticados. En consecuencia el
auditor a más de sus conocimientos básicos de informática requiere el apoyo
directo de ingenieros de sistemas que puedan cumplir con una parte del
programa de auditoría, especialmente en la evaluación de bases de datos y sus
pistas de auditoría incorporadas, el control interno, la selección de la muestra y
la ejecución de cálculos aritméticos
¿ QUÉ TIPO DE AUDITORÍA SE DEBE EFECTUAR?
Depende de varios factores para definir el tipo de auditoría a realizar: se puede
iniciar con una parte de la Auditoría Financiera a la entidad recaudadora de
ingresos internos o externos, para tener una aproximación de lo que son estas
entidades, su misión, organización y funcionamiento.
La Auditoría de Gestión a estas entidades sería la mejor forma de conocerlas y de
tener una visión a fondo de su control interno administrativo, sus fortalezas y
debilidades, como para orientar el examen de áreas críticas que se detecten en
la fase de evaluación del control interno. Las recomendaciones para mejoras
reales y potenciales serían la mejor demostración de la ISA de contribuir al
incremento de las recaudaciones fiscales y de darle un valor agregado a su
labor.
De la Auditoría de Gestión se pueden dar pautas para acciones que se toman en
otros países y no en el país donde labora la ISA, como las acciones que
ejecutan los fedatarios en la clausura de locales que incumplen con sus
funciones, el control electrónico para la apertura del Registro Único de
Contribuyentes y la autorización de emisión de facturas a los contribuyentes
que están al día en sus obligaciones tributarias, las retenciones en la fuente de
una parte del Impuesto a las Transacciones Mercantiles o Impuesto al Valor
Agregado, para realizar un control cruzado entre compras y ventas de los
grandes contribuyentes, compartir bases entre las dos entidades recaudadoras
de impuestos internos y externos (cuando sea el caso) etc.
La Auditoría Forense, sería el camino más duro a recorrer por la profundidad en el
estudio de los casos tomados como muestra o de las denuncias que sería parte
del examen y por las responsabilidades que puedan derivarse contra la
administración tributaria.
Debe tomarse en consideración que la acción errada en la determinación de un
impuesto o la omisión al no intervenir en la recaudación de un determinado
valor, son motivo para la determinación de responsabilidades contra los
funcionarios
EL PERÍODO DE CONTROL, LA PRESCRIPCIÓN, LA CADUCIDAD Y SUS
FUNCIONARIOS
Es de sumo interés que previamente se defina el período de caducidad y
prescripción de las obligaciones tributarias para definir el alcance de las
operaciones de control gubernamental. De esta manera no se le resta a la
administración tributaria la potestad de su accionar de cobro ni se permite que
prescriba la facultad del control gubernamental
Por otra parte se tomará muy en cuenta la interrupción de la caducidad y
prescripción por estar en litigio el contribuyente con la administración
En primera instancia el auditor tendrá muy claro el tema de fechas, para la
determinación de responsabilidades previstas en la Ley de la ISA. A su vez,
será importante que se compare previamente la legislación tributaria con la Ley
de la ISA en previsión a que se den choques o vacíos que deriven en
responsabilidades injustas.
La terminología utilizada en tributación es muy especial por cuanto muchas
acciones u omisiones dan lugar a ilícitos tributarios que se deben ventilar en el
campo penal.
Por lo tanto, será importante contar con la información oficial de la administración
tributaria de la nómina de los funcionarios y ex funcionarios, sus cargos y
períodos de actuación, en previsión de cualquier responsabilidad que se pueda
derivar de la Auditoría de Ingresos Públicos.
De allí que es importante que se siga el "Debido Proceso" en la evaluación del
sistema tributario y la determinación de responsabilidades que se puedan dar
lugar en ciertos casos.
Obviamente debe estar claro el concepto de la importancia de la evidencia de
auditoría que sustente la determinación de responsabilidades, especialmente
en el campo penal en donde el peso de la prueba corresponde al auditor
REGÍMENES DE EXCEPCIÓN
Por presiones políticas, intereses de grupos económicos de poder, afán
equivocado de fortalecer ciertos sectores de la economía, se dan ciertas leyes
y normas tributarias que resultan perjudiciales para el país.
Los trabajos de auditoría pueden ser una gran herramienta para corregir estas
desviaciones, proponiendo las reformas legales del caso. Mientras tanto
prevalecerán las disposiciones legales por más reñidas que estén frente a la
luz de la razón
Es posible que dentro de este tema quepa un estudio del beneficio de las
denominadas zonas francas, puertos libres y parques industriales.
TECNOLOGÍA DE PUNTA
Una buena administración tributaria descansa, entre otros factores, en una
tecnología de punta, con sistemas computarizados que permitan cruzar miles
de operaciones de contribuyentes y almacenar mucha información. Se dan
sofisticados sistemas de control de mercaderías que se importan o exportan,
para agilizar el despacho de las mismas con confiabilidad en la declaración de
bienes, como es el caso de la observación de containeres por RX
Por eso se insiste en la gran preparación del equipo de auditoría que debe ser
multidisciplinario por el refuerzo de abogados tributaristas e ingenieros de
sistemas
SECTORES SENSIBLES
La administración tributaria interna y externa son altamente sensibles por la
información que se maneja y el riesgo que sus funcionarios sean tentados a
cometer actos ilícitos
No es de extrañarse la fuga de información que puede darse para más tarde
negociarla con el contribuyente. De allí la importancia de las pistas de auditoría
así como la declaración jurada de bienes de los responsables de la
administración tributaria.
CAPACITACIÓN PREVIA
Los auditores deben ser capacitados profundamente en tributación capaz de que
su trabajo no sea rechazado ni echado al suelo cuando se litiguen las
responsabilidades
Esa bueno que los auditores tengan un glosario de términos más utilizados en la
administración tributaria
REQUERIMIENTOS MÍNIMOS DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA
Son muchos los temas que puede abarcar la evaluación a todo el sistema de
administración de un determinado impuesto, pero se puede considerar
aspectos mínimos, al realizar una primera actuación, como los siguientes.
Realizar un levantamiento de la información constante en archivo permanente y
consultar la página Web de la administración tributaria, para tener la legislación
de la misma. Incluye la revisión de informes de labores, memorias anuales,
reportes, notas de prensa, etc.
Revisar la base legal de la administración tributaria en general, de las principales
leyes que rigen la entidad y del impuesto a auditar.
Prepara cuestionarios para entrevistas con la máxima autoridad y principales
funcionarios vinculados con el impuesto a auditar.
Comprender el sistema y todo el proceso del impuesto, desde su determinación
hasta su liquidación y cobro, mediante flujo gramas presentados por la entidad
o levantados por el auditor (Nota.- Este procedimiento es parte del proceso de
evaluación del control interno. A su vez, recuerde que en una Auditoría Forense
depende de las circunstancias para evaluar o no el control interno, mientras
que en las demás clases de auditoría es obligatoria esta evaluación.)
De ser necesario, dentro del proceso de evaluación de control interno, se pueden
hacer pruebas de recorrido.
Leer los informes de Auditoría Interna de los últimos años y extraer los aspectos
de interés para el examen a realizar.
CONCLUSIONES
Las ISA no sólo deben orientar la auditoría de ingresos públicos a la evaluación
de las recaudaciones conforme a la ley, sino hacer estudios de impuestos y
regiones geográficas que más aportan frente a la distribución de ingresos a
nivel de todas las entidades descentralizadas y autónomas, en donde siempre
se dan problemas de asignación de recursos.
Los informes de auditoría deben analizar la conformación de los ingresos y su
distribución para orientar a las Funciones Legislativa y Ejecutiva en
racionalización de las recaudaciones y una equitativa distribución de las
mismas
Se dan impuestos que son tan elevados que lo único que hacen es fomentar la
evasión fiscal y el contrabando. Entonces, deviene la orientación acertada de la
ISA en recomendar la modificación de la ley, así como recomendar la
eliminación de impuestos cuya recaudación es baja frente al costo de su
recuperación.
El objetivo constructivo de la Auditoría de Gestión a los Ingresos Públicos debe
fortalecer el concepto tributario de la redistribución de la riqueza, especialmente
en los países de Latinoamérica y el Caribe donde los bienes 'están mal
repartidos, con alta concentración en pocas personas y una creciente masa
humana que se debate en la pobreza y la miseria. Esta visión de futuro si se
cumple permitirá a las ISA a evitar un estallido social en donde cada país
enfrente una guerra de pobres contra ricos.
Corresponde a las ISA poner el dedo en la llaga, en donde sectores económicos
privilegiados de poder político son los más altos evasores de impuestos,
gracias a la impunidad tributaria y a una legislación débil, inoperante y
dedicada a favorecer a quienes más tienen y quieren.
La Responsabilidad Social Corporativas la que se van involucrando lentamente
las empresas, necesariamente tiene que vincularse con el correcto pago de
impuestos y más todavía por ser parte de la solución en la que se debate la
mayoría de las sociedades de la región.
Las ISA deben propender a uniformizar en términos metodológicos un análisis
geográfico de las zonas de cada país en donde un 20% de la población aporta
el 80% de los tributos (cumpliéndose así la Ley de Pareto), para proponer
recomendaciones de solución a los problemas de distribución en función de la
descentralización de la gestión que es lo que más conviene a los gobiernos.
Deben propender los gobiernos que las acciones tributarias no se fundamenten
en intereses económicos particulares sino de solidaridad.
La Auditoría de Gestión de los Ingresos Públicos obviamente estará por sobre los
objetivos de la Auditoría Financiera y se orientará a fortalecer la gestión de la
administración tributaria con recomendaciones para que logren resultados de
impacto con una justa y eficiente recaudación de recursos.
Más allá de la disposición legal de la prescripción y la caducidad, deben
reorientarse los períodos de tiempo que hagan viable la recaudación de los
ingresos, considerando los costos de la lentitud tributaria y la actitud litigante de
contribuyentes corruptos.
I 111.11 mente, las ISA sería parte de la solución a las palabras propuestas por
I1 u 11 ui nuel Wallerstein:" Luchar contra la pobreza, ya no importa cómo, sino
hay que hacerlo"
II.- LINEAMIENTOS PARA LA AUDITORÍA A EMPRESAS PÚBLICAS
Introducción
La tendencia general de las auditorías gubernamentales es orientar el examen de
los estados financieros conforme a las disposiciones legales que rigen para el
sector público (gobierno central) y con este criterio au-ditan a las empresas del
Estado que por su carácter empresarial merecen un trato diferente, un tanto
alejado de las normas rígidas de la burocracia, a fin de que ellas logren agilidad
en la toma de decisiones y se vuelvan más competitivas con el sector privado y
frente a las empresas multinacionales.
En muchos países es notorio el efecto negativo de evaluar a las empresas
públicas con las mismas normas rígidas del gobierno central, porque las
vuelven inoperantes y ligadas a un sistema legal lleno de trámites eminen-
temente burocráticos, donde los procedimientos son tan extensos que lo único
que conducen es a que las responsabilidades se diluyan por la intervención de
tantos actores en los procesos.
Mientras se trabaje en la implantación de más leyes, con "controles falsos" debido
a muchos trámites y revisiones, las empresas del Estado se ven me-
noscabadas en su accionar porque sus sistemas de gestión e información
gerencial se vuelven lentos e inoperantes.
Las modernas empresas se orientan a una alta competitividad dentro de la
globalización y para lograr eficiencia, eficacia, economía, transparencia y
protección ambiental, es imperioso que se dote a los países de una Ley de
Empresas Públicas, en las cuales el control gubernamental esté orientado a la
evaluación de los cinco elementos antes citados.
Mientras se dicte una Ley de Empresas Públicas, que es una aspiración difícil de
lograrla, es posible que la ISA tenga políticas y directrices para cuando su
personal audite a las empresas públicas, especialmente al realizar auditorías
de gestión, tema sobre el cual ya existe material de enseñanza y debida
capacitación al personal de la ISA
La auditoría a las empresas públicas no debe dar mucho énfasis al control de
legalidad al hacer auditorías financieras o de gestión pero sí a la eficiencia,
efectividad, economía, ética y cuidado ambiental, factores con los cuales debe
operar el control gubernamental.
También es imperioso que se desarrollen índices de gestión por las empresas
públicas en coordinación con la ISA
Objetivos
Los principales objetivos que se esperan alcanzar con la Auditoría de Empresas
Públicas son:
Disponer de guías y manuales técnicos y metodológicos para la ejecución de
Auditorías de Empresas Públicas que reúnan los requisitos de calidad
establecidos por organizaciones internacionales especializadas en esta ma-
teria, tales como: la INTOSAI, la OLACEFS y las Asociaciones de Contadores
Públicos Autorizados.
Fortalecer la capacidad técnica y profesional de los funcionarios de la ISA, de
acuerdo con las leyes aplicables y el uso de herramientas tecnológicas
modernas.
Contar con un grupo de líderes capacitados, que puedan emprender un efecto
multiplicador del conocimiento hacia el resto de los funcionarios de la ISA.
Contar con un extenso listado de índices de gestión para cada tipo de empresas
públicas, que se puedan aplicar de manera específica en la empresa sujeta a
evaluación por la ISA.
Las empresas públicas entre dos sectores
I ndependientemente de la conformación del capital de las empresas públicas y
de la participación accionaria del Estado, éstas tienen características muy
especiales en las que participan el componente gubernamental como el
privado.
Se han dado muchas discusiones sobre la composición misma de las empresas
públicas, su organización y funciones. Sobre todo se han hecho argumentos de
los empresarios y administradores para evitar el control de la Instituciones
Superiores de Auditoría e irse por la auditoría de firmas privada. Más de una
ocasión se ha impedido el ingreso de las ISA a las empresas públicas con el
apoyo indebido de otras entidades del Estado que se han completado para
evitar el control gubernamental.
Es importante defender dos conceptos: La misión de la empresa pública y su
sometimiento al control gubernamental, en representación de la sociedad que
es la propietaria en última instancia del capital
Asesoría legal y de gestión
Los auditores de la ISA requieren la participación de abogados propios de la
Entidad para el estudio de contratos, conformación del capital y la participación
accionaria del Estado, deberes de los administradores, contratos colectivos etc.
Por otra parte es importante que los auditores sean capacitados en materia de
gestión empresarial para que puedan auditar con un enfoque geren-cial y no
con un concepto fiscalista y de cumplimiento de disposiciones legales
La misión de la entidad
Prevalece en el mundo empresarial el sistema de Planificación Estratégica y por
ende esta metodología debe llevarse en las empresas públicas
Dentro de la planificación debe el auditor familiarizarse con la misión de la entidad
que muchas veces es abandonada por esos clásicos errores que se dan en un
gobierno y peor todavía cuando intervienen los intereses políticos y
demagógicos de los administradores de turno o se da un boicot
por parte de sectores empresariales en gozar de beneficios y prebendas sin
control ni competencia alguna.
Por ende se debe evaluar de qué manera la empresa está cumpliendo su misión
y proyectándose en su visión de futuro.
Hay ocasiones que la planificación de largo, mediano y corto plazos no son
congruentes entre sí y todo el proceso se reduce a un presupuesto tradicional
de ingresos y egresos que se trata de cumplir a cualquier costo. El estudio del
FODA empresarial será muy importante en la auditoría a las empresas
públicas, porque hay una serie de amenazas y debilidades que le restan
competitividad y eficiencia a estas organizaciones. Muchas de esas debilidades
se arrastran desde muchos años atrás y es muy difícil examinarlas por la
ineficiencia del personal, falta de capital de trabajo, insuficiencia de recursos
para renovación de equipos y una pesada carga legal que las ata en su
accionar.
Índices De GestiónUna de las alternativas más apropiadas para evaluar una empresa pública es a
través de índices de gestión desarrollados por ellas mismas, en conjunto con la
Institución superior de Auditoría, tomando de referencia índices de otras
empresas del sector tanto del país como del exterior. Obviamente el auditor
tomará en cuenta una serie de factores propios del medio y la empresa en
particular, para no aplicar mecánicamente los índices de gestión. Por lo que en
su informe será lo suficientemente objetivo y ecuánime para revelar las causas,
efectos y puntos de vista de la administración para no cumplir dichos índices.
Por eso se ha señalado lo importante que es para el auditor tener una
formación gerencial. El estudio comparado de empresas de un mismo sector es
de suma importancia para desarrollar y demostrar el incumplimiento de una o
más de las 5 Es.
Es conveniente que los auditores de la ISA tengan un glosario de términos
técnicos utilizados para el control de empresas públicas.
Aspectos mínimos del programa de Auditoría de Gestión
De manera muy general se citan algunos aspectos de interés que deben
considerarse en un programa de auditoría para empresas públicas:
Revisar el archivo permanente y actualizarlo con el ingreso a la página web de la
empresa.
Considerar las observaciones y recomendaciones de auditorías financieras,
investigaciones especiales, de Auditoría Interna y de consultoría
Estudiar la planificación estratégica de la empresa y establecer los grandes
lincamientos de su accionar a ser evaluados, para establecer si se está cum-
pliendo con su misión y visión.
Evaluar el control interno, de preferencia por el sistema COSO y a base de una
matriz de riesgo que destaque temas relacionados con las 5 Es (para luego
examinar a fondo las áreas críticas detectadas, considerando el factor de
materialidad).
Obtener índices de gestión de otras empresas del sector y compararlos con los de
la empresa auditada. Analizar las desviaciones junto con la administración.
Analizar el sistema de Planificación Operativa Anual y el sistema de presupuesto
(si es tradicional frente a nuevas herramientas de presupuesto).
Considere la participación de técnicos para el desarrollo de hallazgos en temas
que se requiera su apoyo.
Áreas sensibles como idoneidad del personal, sindicatos, contratos colectivos,
injerencia política, merecen analizarse con las máximas autoridades de la ISA,
para definir una estrategia de control.
Cuando la legislación es un óbice para el desarrollo de una empresa, debe
analizarla como área crítica para proponer reformas legales (pero no pro-
poniendo un nuevo proyecto sino señalando las deficiencias de la actual
normativa).
Cuando tengan competencias otras entidades de control en las empresas
públicas, se debe agotar los mecanismos de coordinación para evitar
duplicación de esfuerzos. Si no es posible coordinar se debe avanzar en la au-
ditoría señalando los intentos de coordinación y enviando copia al otro or-
ganismo de control
En más de una ocasión las circunstancias obligan a recomendar el cierre de la
empresa, por las razones que se comentan en el informe. Aunque muchas
veces, por razones sociales no se cierran empresas con pérdidas crónicas y de
muchos años. Recuerde que el auditor no evalúa políticas y es una decisión
política el crear o cerrar empresas.
De detectarse posibles actos de corrupción, es mejor continuar con la Auditoría de
Gestión e hincar por otro lado una Auditoría Forense.
Son temas de interés el evaluar el Sistema de Información Gerencial, con énfasis
en el tema de contabilidad de costos
ConclusionesPromover la expedición de una Ley de Empresas Públicas, que las torne menos
burocráticas y más competitivas
En ciertos casos, delegar (tercerizar) la administración de las empresas públicas
al sector privado o administradores, con la posibilidad de reservarse para el
Estado el área de contabilidad y auditoría tanto interna como externa
Promover la desburocratización del personal y remunerarlo en función de sus
competencias
III.- LINEAMIENTOS PARA LA AUDITORÍA AMBIENTALAntecedentes
Se hará la auditoria con la participación de un equipo multidisciplinario que
enfoque la evaluación del medio ambiente desde los distintos campos de la
forestación y deforestación, agua y regadío, tala de árboles para combustible y
producción de carbón, etc.
Base LegalEs importante que se recopile toda la base legal del ente(s) a auditar
Consideración importante
El equipo tomará en cuenta que la auditoría no necesariamente está orientada
específica ni exclusivamente a una entidad en particular, sino a un sistema o
sector geográfico determinado.
Cuando el enfoque es hacia una zona geográfica en particular se tomará en
cuenta que habitan personas con problemas sociales, económicos y culturales
que deben armonizarse con la naturaleza, lo cual es difícil de lograrlo
Asesoría especializadaPor la serie de factores relacionados con el medio ambiente: suelo, especies
endémicas, cultivos, alimento para el ganado, hidrografía o los temas a evaluar,
se buscará asesoría en diversas disciplinas. Quienes participen en la
planificación y el "desarrollo de hallazgos", presentarán sus informes que
podrán tramitarse por separado según la conveniencia de la ISA y en un
informe general y consolidado para su presentación a las más Altas esferas del
Gobierno y la Sociedad Civil. Integrantes del equipo de trabajo
Para unificar el esquema de trabajo de auditores y asesores, la Auditoría
Ambiental se hará bajo el enfoque de una Auditoria de Gestión
Objetivos
Evaluar el impacto ambiental de la zona, sistema o entidad auditada
Establecer las causas de este deterioro ambiental y sus efectos reales y po-
tenciales Proponer medidas de solución que abarquen:
Políticas Públicas para el manejo ambiental
• Programas sociales alternativos al actual modus vivendi de los habitantes de la
zona, si ese fuere el caso
• Reformas legales, si fuera del caso
• Financiamiento de organismos internacionales para los programas sociales.
La experiencia de esta primera auditoría ambiental servirá como plan piloto para
futuras labores de control de este tipo.
Consideraciones para la planificación
Por tratarse de una auditoría de gran envergadura, se tendrá sumo cuidado en
considerar aspectos imprevistos o que aparentemente sean aislados o de poca
significación; pero que en lo futuro constituyan temas de interés para auditoría.
Por lo tanto, en cada programa de auditoría se dejará abierta la posibilidad de
considerar "procedimientos necesarios y aplicables según la circunstancias".
• Revisar la Ley de Medio Ambiente y toda la normativa secundaria. Se sugiere
recurrir a la página web de las entidades vinculadas con el medio ambiente
como a la base legal relacionada con el objetivo del trabajo
Revisar las leyes básicas de las entidades sujetas a evaluación al momento que
se lo considere oportuno
• Mantener una serie de entrevistas con loe ejecutivos vinculados con las
entidades relacionadas con el examen
• Navegar por Internet respecto a material técnico de auditoría ambiental,
especialmente en las páginas de la OLACEFS y de sus países miembros así
como en la página web de la OCCEFS y el INTOSAI.
• Obtener las asignaciones presupuestarias por programas, partidas o entidades,
según el caso, destinadas a la zona materia de la auditoría
Importancia de los índices de gestión
Será necesaria la obtención de todos los índices de gestión que tengan las
entidades sujetas a evaluación o que colaborarán en la auditoría, para con-
siderarlos dentro del examen. Caso de que no existan, en el desarrollo de
hallazgos se prepararán índices que serán parte de las recomendaciones del
informe.
El éxito de esta auditoría radicará en la mejor planificación posible y en la
capacidad de reacción ante los temas imprevistos, dada la condición de ser
primeras experiencias en materia ambiental.
- Diseñe una entrevista para las máximas autoridades del área examinada
- Exposición de objetivos de la Auditoría,
- Solicitud de colaboración y de ser necesaria la incorporación de técnicos
- Obtención de documentación para los archivos corriente y permanente
- Prepare entrevistas iniciales para los máximos directivos de las entidades
sujetas a evaluación o que son parte de la colaboración en este trabajo
- Planifique una breve visita a la zona limítrofe sujeta a la auditoría con el fin de:
tener una percepción visual de la zona afectada (tomar fotografías o filmar).
- Entrevistar previa formulación de un cuestionario a las autoridades locales y
forestales de la región respecto a costumbres de vida, problemas, necesidades,
inquietudes y sugerencias sobre el medio en el cual viven.
- Visita a fuentes naturales de agua, ríos, vertientes, pozos.
- Recopilación de información si la hubiere.
Con el conocimiento adquirido, prepare una evaluación de control interno a las
entidades relacionadas con el fin de conocer todo el material de infraestructura
para la gestión ambiental y el control de la zona geográfica a auditarse.
Desarrollo de hallazgosPrepare una sesión de trabajo con los asesores tendiente a:
- Explicar brevemente el contenido de un hallazgo de auditoría y sus atributos.
- Definir las áreas críticas sujetas a evaluación y el personal a ejecutar el trabajo.
- Explicar brevemente el contenido de un Programa de Auditoría y fijar las fechas
para la preparación y aprobación de un Programa de Auditoría para el
desarrollo de hallazgos.
- Definir un Cronograma de Actividades en la ciudad sede de la ISA y de visitas a
las zonas a auditar, considerando: transporte, viáticos para alojamiento,
disponibilidad de laptops, papelería y suministros de oficina.
Supervisión y control de calidadSi bien los asesores tendrán toda la libertad para efectuar su trabajo técnico en el
área de su especialidad, es conveniente que reciban breves instrucciones
sobre:
Contenido básico de los papeles de trabajo Marcas de auditoría Referencíación y
coreferenciación Contenido de las hojas de hallazgos Características de los
Informes de Auditoría
El supervisor de equipos está en la obligación de aprobar todos y cada uno de los
papeles de trabajo preparados por auditores y asesores. El control de calidad
estará a cargo del Director de Auditoría Evaluación de control interno
Al evaluar el control interno de las entidades sujetas a evaluación o colaboración
en el trabajo, será muy importante el establecer controles "preventivos,
detectives y correctivos" en materia ambiental y cuando fuere del caso
identificar controles "clave".
Al estar identificada como área crítica la zona a auditar, habrá que orien-lar la
evaluación del control interno con un enfoque administrativo y pensar en
proponer mejoras al control interno existente, para proponer sistemas de
control totalmente relacionados y coherentes entre las entidades actoras del
medio ambiente, para evitar superposiciones de control o gestión entre ellas.
Destacar, en la evaluación del control interno, que tipos de control hay en la zona
(controles de campo) y cuan eficaces son en la realidad. Extraer del material
recogido, todo aquello que esté normado o establecido en materia de
"Educación Ambiental" y Contraloría Social (si los hubiere).
Evaluar el sistema de "Denuncias" que exista en la (s) entidad (es) evaluada^) y
levantar un flujograma de las mismas.
Realizar pruebas de recorrido o rastreo del proceso que se da a una denuncia
desde su recepción hasta su cierre.
Evaluar la base legal (incluyendo el "debido proceso") y la aplicación del sistema
sancionatorio que se da contra los infractores. Evalúe los controles internos
administrativos y los resultados de los programas de reforestación, salud,
educación, vivienda, agropecuarios que existan presupuestariamente y su
efecto en la zona auditada, al momento de su aplicación.
Programa de AuditoríaEl tema que ya esté definido como la gran área crítica sujeta a evaluación, por lo
tanto, de las entrevistas sostenidas al inicio de la auditoría se podrá definir las
grandes áreas a auditar en el campo ambiental, social, político económico y
legal.
Los objetivos de los programas de auditoría serán concordantes con los objetivos
generales de la auditoría y tendientes al desarrollo de hallazgos con la mayor
profundidad posible y el debido asesoramiento de expertos.
Se citan algunos procedimientos ilustrativos que deberán aplicarse en la
planificación por el trabajo de campo:
- Aplicar la evaluación de control interno.
- Prepare entrevistas iniciales para los máximos directivos de las instituciones
sujetas a la evaluación o que colaborarán en la Auditoría Ambiental.
- Solicitar documentación relacionada con la auditoría.
- Organizar la documentación recabada, subrayar asuntos de interés o ayudas
memorias de los aspectos más relevantes.
- Realizar síntesis de los resultados de las entrevistas.
- Planificar una visita preliminar a la zona a auditar (conforme instrucciones
generales).
- Preparar entrevistas para las principales autoridades de la zona (conforme
instrucciones generales).
- Estudiar el Presupuesto General del Estado en la parte de asignación de
recursos a las diferentes entidades públicas, en la parte relacionada con la
zona a auditar.
- Estudiar los informes anuales o particulares recopilados en las entrevistas a
ejecutivos relacionados con programas previstos o ejecutados en la zona
limítrofe.
Formular una ayuda memoria de los aspectos más importantes que deben
tomarse en cuenta en el desarrollo de hallazgos.
Preguntas tentativas para la entrevista inicial- Solicitar al Ejecutivo la opinión que tiene respecto a la deforestación de la zona
a auditar
- Sugerir que haga conocer a otros directivos de su entidad la auditoría en curso
y disponga la colaboración con el equipo de auditoría.
- Pregunte sobre las principales disposiciones legales y normativas que rigen la
entidad en la parte relacionada al tipo de auditoría que se realice.
- Solicite le entreguen copia magnética o impresa de los documentos arriba
señalados.
- Ausculte la posibilidad de que se integren funcionarios de la entidad al examen
profundo de áreas críticas. De ser viable esta posibilidad, defina si la entidad
cubrirá pasajes y viáticos de sus funcionarios.
- De ser necesario, solicite autorización para entrevistarse con funcionarios de
menor jerarquía respecto a temas más específicos.
- Agradezca la atención dada al equipo de auditores y pregunte si estaría
dispuesto el ejecutivo a firmar un resumen de la mencionada entrevista.
- Sea que se acepte o no el punto anterior, prepare una ayuda memoria que
resuma el contenido de la entrevista.
- Requiera información sobre los impuestos o tasas que cobre la entidad en la
zona sujeta a auditoría.
- Solicite una lista de los planes y programas que desarrolla la entidad en la
zona sujeta a la auditoría.
- Recabe memorias o informes anuales de labores en la parte relacionada con
la auditoría.
Informe de AuditoríaEl jefe de equipo o encargado y supervisor de auditoría serán los responsables de
preparar el borrador del informe final. La redacción del informe comenzará el
mismo día que se instale de auditoría con la primera parte de información
introductoria.
Conforme se vayan terminando los desarrollos de hallazgos, se irá rees-
tructurando el informe previa definición tentativa de capítulos, temas y sub-
temas a reportar.
La labor de supervisión y control de calidad al informe será permanente, con el fin
de ir superando cualquier problema o discrepancia que se pueda presentar en
el trabajo de campo.
El informe merecerá una síntesis del mismo y una presentación en power point
para conferencia final y de ser necesarios videos ilustrativos. Asuntos no
resueltos en el trabajo de campo o en el informe, serán superados en sesiones
de coordinación que mantenga el equipo de auditores y en el caso de persistir
las diferencias será el Director de Auditoría o autoridad competente quien dé su
opinión dirimente y final.
ConclusionesINTOSAI (agrupación mundial de las ISA) con sus organizaciones regionales y
continentales, para el caso de América Latina la OLACEFS (Organización
Latinoamericana y del Caribe de Entidades Fiscalizadoras Superiores) y la
OCCEFS (Organización Centroamericana y del Caribe de Entidades
Fiscalizadoras Superiores) deben definir una política global de Auditoría
Ambiental que considere:
- Programas de auditoría para los grandes problemas de contaminación:
calentamiento de la tierra, destrucción de la capa de ozono. Desertificación,
deforestación, eliminación de desechos, agua. Estos programas se aplicarían a
nivel nacional y regional para generar informes de transcendencia mundial
- El peso moral que tienen las ISA promovería acciones correctivas en cada
país en defensa del medio ambiente
- La resistencia de industrias contaminantes sería objeto de grandes sanciones,
hasta que tomen medidas correctivas y se cumpla con el criterio del que
depreda paga
- La salvación del planeta está en parte en manos de las ISA a través de la
Auditoría Ambiental y de la promoción de educación en programas sobre esta
materia
Para lograr estos objetivos se requiere mayor presencia de las agrupaciones de
las ISA que transcienda las fronteras del mundo del auditor para llegar a
concienciar a la sociedad civil, gracias a la credibilidad y peso moral que tienen
en materia de control gubernamental y social.
A fin de lograr efectos de impacto y los objetivos de un planeta limpio, es
importante que la Auditoría Ambiental se enfoque en términos de "oportunidad"
en el control. Mientras más inmediata sea la auditoría, más eficaces serán sus
recomendaciones
Por otra parte las ISA se deben reserva el "control preventivo" al exigir estudios
de impacto ambiental antes de iniciarse obras públicas y aún privadas.
IV.- LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL SOCIALAntecedentesLas ISA tienen participación en el control social, guardando coordinación con los
organismos del Estado y la sociedad civil. Dentro de estas facultades
normativas como Institución Superior de Auditoría (ISA) no sólo que está en la
facultad normativa del control social, sino de determinar responsabilidades en
el ámbito administrativo, civil y de presunción penal cuando se hayan dado
actos de corrupción.
Para facilitar el cumplimiento de las citadas facultades, es necesario contar con
personal especializado para planificar y ejecutar labores de control social.
La sociedad civil se ha constituido en una gran fuerza que desde diferentes
organizaciones, pretende ejercer el control social, a través de muchas
acciones.
Dentro de esta respuesta y efervescencia por el control social, no se ha dado un
proceso lógico y sistemático que permita a la sociedad civil trabajar con mayor
eficiencia y orden.
En las organizaciones de la sociedad civil de América Latina y el Caribe existe el
riesgo latente y es una realidad a la vez, de que se infiltren o ejerzan una
participación encubierta de grupos de poder económico o político, para
proteger sus intereses particulares, en detrimento de los intereses de la
sociedad.
Tampoco debe obviarse la formación de organizaciones que bajo el escudo de un
fin social, realizan labores empresariales o de interés personal, gozando de
beneficios a los que no tienen derecho.
Han sido las organizaciones de la sociedad civil del continente quienes han
participado en proyectos que se han plasmado en leyes o están en proceso de
gestación.
ObjetivosLos principales objetivos que se esperan alcanzar son:
Disponer de una metodología de trabajo que le permita a la ISA liderar el control
social.
Delinear un gran marco teórico conceptual de lo que debe alcanzar el control
social, con estrategias que deben seguirse para alcanzar dicho control.
Enmarcar las líneas de acción a seguir por la ISA ante la sociedad civil, para
ejercer un control social acorde con la realidad del país.
Enfocar las grandes áreas de la prevención de la corrupción que deben orientar a
la sociedad.
Actividades
Se deberá tener en cuenta que el Control Social es sumamente amplio, está en
proceso de desarrollo de manera diseminada, por lo que enfocará su trabajo a
varios ejes de los más importantes que serán liderados por la ISA
Los grandes ejes deberán ser desarrollados de manera sistemática y clara, que
permitan su ejecución de manera interdependiente e interrelacionada, por
ejemplo: ética (para niños y jóvenes), cívica (para niños y jóvenes), educación
comunitaria, salud, medio ambiente, contralorías sociales, veedurías
ciudadanas, (estos son meros ejemplos que pueden servir para los temas de
los ejes a desarrollar).
La auditoría desarrollará como mínimo las siguientes actividades para alcanzar
los objetivos del trabajo:
- Estudiar la normativa constitucional y legal relacionada con el Control Social;
- Definir con el ejecutivo de la ISA los ejes sobre los cuales se enmarcará el
Control Social, con sus temas y subtemas.
- Elaborar una Programa de Control Social para la planificación, ejecución y
comunicación de los resultados del Control Social que realice la ISA.
Asesoría legal y de gestión
Se buscará la asesoría legal correspondiente a nivel de organizaciones de la
sociedad civil así como la investigación o propuesta de indicadores de gestión.
GlosarioEs conveniente que los auditores de la ISA tengan un glosario de términos
técnicos utilizados para el control social.
Aspectos mínimos del programa de Control Social
De manera muy general se citan algunos aspectos de interés que deben
considerarse en un programa de control social:
• Revisar el archivo permanente y actualizarlo con el ingreso a la página web de
las principales entidades de la sociedad civil
Considerar las observaciones y recomendaciones de auditorías financieras,
investigaciones de presuntos hechos de corrupción, de Auditoría Interna y de
consultoría
• Áreas sensibles de la sociedad civil
• Marco legal general para el sector social y sus necesidades de mejoras
• Con respecto a las competencias de la sociedad civil se debe agotar los
mecanismos de coordinación para evitar duplicación de esfuerzos. Se debe
propender a la coordinación interinstitucional a toda costa.
Auditoría de la deuda pública como parte del control social
Tanto se ha escrito sobre la Deuda Pública que se la asocia como la "Deuda
Eterna", en donde toda protesta no es más que una caja de resonancia a los
dictados del Fondo Monetario Internacional (FMI) y las políticas de préstamo y
cobro de los organismos multilaterales de crédito cuya filosofía es muy similar a
la de un banco comercial, tal es la acción del Banco Mundial como de otros
bancos regionales de desarrollo.
Realizar una Auditoría Financiera de proyectos financiados con fondos in-
ternacionales no es más que un "saludo a la bandera" por el control numérico
de gastos incurridos sin darle mayor valor agregado al control.
La sociedad civil mucho ha protestado sobre la agobiante deuda publica de los
países del Tercer Mundo y no han logrado mayor respuesta de los países del
G7: Estados Unidos, Inglaterra, Alemania, Italia, Canadá, Japón y Francia a los
cuales se ha integrado Rusia y muy pronto la China.
Las acciones de los países más ricos del mundo han condonado pare de la deuda
a los países más pobres del planeta, pero esa no es una solución global y de
largo plazo que permita salir del subdesarrollo y la pobreza. Ante este
panorama, corresponde a las ISA cambiar su esquema de control, pro-
moviendo:
- Una ley de la Deuda Pública que permita contraer préstamos a par tir de
estudios serios de prefactiblidad y factibilidad, que justifiquen el beneficio
social, con una capacidad administrativa para gestionar la obra pública y con
un máximo del 10% para gastos administrativos y el resto para inversión.
- Hacer estudios que más tarde se ejecuten para que el beneficio de la obra
llegue a las comunidades más necesitadas y no se dilapiden fondos en gastos
administrativos, viajes y consultorías innecesarias.
- Delegar a la Iglesia y ONG serias el manejo de varios proyectos sociales,
cuando la capacidad de gestión sea sobradamente mejor a la administración
burocrática del Estado.
- Tener la facultad suficiente para suspender empréstitos que no cumplan con
sus objetivos e "intervenir" con la nominación de administradores temporales
para reemplazar a burócratas incapaces.
- Reservarse el control previo en la autorización de contratación de préstamos
internacionales, para evidenciarse técnicamente su viabilidad y se definan
objetivos sociales en bien de la comunidad.
ConclusionesLa sociedad civil, especialmente las ONG, vienen desarrollando esfuerzos por
mejorar la calidad de vida de nuestros pueblos. Sin embargo, esos esfuerzos
son aislados, descoordinados, a veces con fines políticos o personales, con
empresas que se camuflan en ONG para fines de evasión tributaria y entes que
se aprovechan de fondos públicos o donaciones internacionales.
Ante estos casos es imperios que las ISA lideren el control social a través de:
Ser entes rectores del control y la coordinación de la acción social en cada país.
Tener las mismas facultades de control de recursos públicos e imposición de
sanciones a las ONG y entes privados que manejen fondos para la acción
social.
Promover veedurías sociales en el seguimiento de juicios y acciones de
persuasión al la Función Judicial, con personas altamente reconocidas por su
honestidad que representen a la sociedad civil, para que se dé la vindicta
pública de forma eficaz.
Monitora el sistema de "Control Social de Obras Comunitarias" a cargo de
representantes barriales o parroquiales, que serían quienes definan el
presupuesto y tipo de obras que necesita la comunidad, ejerzan el control y
fiscalización de la obra pública con simples formularios de reporte al
responsable de la fiscalización técnica de los trabajos. Para finalmente conocer
el costo y tiempo de la obra frente a los valores presupuestados y recibir
oficialmente la obra.
Como la contratación pública es la mayor fuente de corrupción en el gobierno que
paga favores a sus allegados y financistas de campañas electorales, se debe
propender a cambios en las normas de contratación con procedimientos de
administración y control más eficaces y transparentes, desde el momento que
se den los estudios de prefactibilidad y factibilidad.
Promover el sistema de compras a través de la INTERNET, por el cual todo el
proceso licitatorio, desde la convocatoria hasta la presentación de ofertas se
hace por correo electrónico evitando el contacto entre la burocracia y los
interesados.
Finalmente, si bien las ISA no son la panacea universal, requieren un cambio total
de paradigmas en el control, para ausentarse del control tradicional de gastos
( a donde se orienta básicamente la Auditoría Financiera en el gobierno) y
redefinir su misión y visión de futuro orientadas a ser parte de la solución de los
graves problemas de las grandes mayorías y luchar por con contribuir a la tan
decantada y lejana "justicia social", a través de la educación en Ética y Cívica.
RECAPITULACIÓN A TRAVÉS DE CASOSDE LABORATORIOCASO 1. - Asuma que usted ya realizó la visita inicial a las dependencias de una
empresa y tiene conocimiento de la misma, así como de su sistema de control
interno
Con datos hipotéticos del propio participante se le solicito elaborar el cuestionario
de preguntas para una entrevista (en la etapa posterior a la evaluación de
control previo, asumiendo que usted ya va a dar inicio del examen profundo de
un área crítica) a uno de los siguientes funcionarios (escoger uno de los cargos
abajo citados).
- Gerente General
- Gerente de planta
- Gerente financiero
- Gerente de Recursos Humanos
- Jefe de Adquisiciones
- Jefe de Mantenimiento
CASO 2. - A base de su trabajo del caso 1 elabores un papel de trabajo, bajo el
supuesto que como auditor hizo la entrevista y consigna las respuestas del
ejecutivo entrevistado.
CASO 3. - Asuma que en una Auditoria de Gestión, le solicitan preparar una
encuesta de satisfacción del personal o sus criterios sobre:
- Sistema de remuneraciones
- Servicio médico de la empresa
- Sistema de capacitación
- Atención al cliente
- Sistema de información gerencial
- Sistema de reclutamiento del personal
Se le solicita escoger uno de los temas y preparar las preguntas para dicha
encuesta.
CASO 4. - Prepare un cuestionario de control interno, para alguno de los
siguientes sistemas, de una entidad hipotética.
- Sistema de abastecimientos
- Sistema de capacitación
- Sistema Contable
- Sistema de Documentación y Archivo de Documentos
- Sistema de Cómputo para el control de inventarios y activos fijos
CASO 5. - Elabore un programa de auditoría para examinar a fondo una de las
área críticas detectadas en la evaluación de control interno y considerada como
parte del desarrollo de hallazgos
- Sistema de nómina
- Departamento de Documentación y Archivo
- Planta de producción de la fábrica
- Administración de inventarios
- Sistema de Contabilidad de Costos
- Organización del Archivo y manejo de su documentación
CASO 6. - Asuma que varias entidades están muy deseosas de trabajar con
índices de Gestión y piden al auditor que les asesoren con los siguientes
índices más importantes para:
- Sistema de cobranzas
- Ventas nacionales e internacionales
- Sistema de adquisiciones y abastecimientos de materia prima
- Metros cúbicos de agua potable a procesar
- Toneladas de basura a recolectar por día
- Kw / hora de energía eléctrica a producir
- Niños de la población lactante vacunados contra la difteria
- Niños que terminan el nivel de escuela
- índice de deserción de estudiantes universitarios
- Población de la capital atendida con el servicio de alcantarillado
CASO 7. - Prepare una hoja de hallazgos para el tema desarrollado en el caso 5,
en el supuesto que terminó el examen a fondo del tema escogido como área
crítica.
CASO 8. - Prepare una hoja de hallazgos bajo el supuesto que una entidad
estatal no cumplió un índice de gestión del caso 6 (escoja sólo un caso)
CASO 9. - Prepare un plan para el desarrollo de un informe de Auditoría de
Gestión (por capítulos, temas y subtemas) de una entidad hipotética
CASO 10. - Redacte una síntesis de un informe de Auditoría de Gestión CASO
11. - Realice un breve programa para:
- Recorrido de instalaciones
- Entrevista con los directivos
- Actualización de archivo permanente
CASO 12. - Prepare un programa de Fase I para realizar una Auditoría de Gestión
al Sistema de Recursos Humanos (incluyendo el componente ético).
CASO 13. - Elaborar un cuestionario de control interno orientado al área
administrativo (no financiera) sobre el siguiente tema:
- Finanzas, captación de clientes
CASO 14. - Elaborar una narrativa de control interno relacionada con la compra
de materia prima
CASO 15. - Elabore un programa en el supuesto que usted evaluó el control
interno de una empresa que presta servicios de telefonía celular y resultaron
críticas las áreas de:
- Tarifas
- Reclamos
- Atención al cliente
- Cobertura de frecuencias
CASO 16. - Usted esta realizando una Auditoría de Gestión al Sistema de Cobranzas
(precios y % de cuentas incobrables), la cartera analizada fue del último semestre
reflejada de la siguiente manera:
# de Clientes Plazo concedido Pago a tiempo Mora
30 40 días 2% 50 días
70 80 días 20% 18 días
25 120días 8% 47 días
60 150 días 35% 39 días
¿Con estos datos elaborar la respectiva hoja de hallazgos?
AUDITORIA DE GESTIÓN (preguntas de teoría)1) ¿Qué es Auditoría de Gestión?
2) Marque con una X que otros nombres tiene la Auditoría de Gestión:
( ) Auditoría Forense
( ) Auditoría Integral
( ) Auditoría Operativa
( ) Auditoría Financiera
( ) Auditoría de las 5 Es
( ) Auditoría Tributaria
( ) Auditoría Administrativa
( ) Auditoría Gerencial
3) ¿La similitud que existe entre la Auditoría de Gestión y la Auditoría Financiera
es que estudian y evalúan el Sistema de Control Interno?
4) ¿Los controles internos se implantan con el fin de detectar, en el plazo
deseado, cualquier desviación respecto a los objetivos de rentabilidad
establecidos en la empresa y de eliminar sorpresas?
5) El control interno consta de cinco componentes relacionados entre sí, ¿Cuáles
son?
1)…………………………………………………..
2). …………………………………………………..
3). …………………………………………………..
4). …………………………………………………..
5). …………………………………………………..
6) "Lograr la utilización más productiva de bienes materiales y de recursos
humanos y financieros". Es el concepto de:
7) "El grado en que los programas están consiguiendo los objetivos propuestos".
Es el concepto de:
8) ¿Señale el concepto de economía - dentro de la Auditoría de Gestión?
9) ¿El sistema COSO contempla el concepto de ética?
10) ¿Puede ser inherente a la Auditoría de Gestión al concepto de ecología?
11) Cite el concepto de un hallazgo de auditoría y el significado de cada uno de
sus atributos
12) ¿Qué es una muestra?
13) ¿Qué es una prueba analítica?
14) ¿Qué son las confirmaciones?
15) ¿Qué es el riesgo en auditoría?
16) ¿Qué es el Riesgo inherente?
17) ¿Qué es el Riesgo de control?
18) ¿Qué es el Riesgo de detección?
19) ¿Qué es el ambiente de control?
20) ¿Para qué se hace en auditoría una evaluación de riesgo?
21) Establezca 5 diferencias (principales) entre la auditoría de gestión y
financiera
22) ¿Qué información debe incluirse en un archivo permanente?
23) ¿Qué información debe incluirse en un archivo corriente?
24) ¿Quiénes son los usuarios de los papeles de trabajo?
25) ¿La Auditoría de Gestión es siempre llevada por el Auditor Interno?
26) El propósito de la Auditoría de Gestión es formular y expresar una opinión
sobre la razonabilidad de los estados financieros de una entidad.
27) El alcance de la Auditoría de Gestión son las operaciones financieras (de un
año)
28) ¿Para aplicar la Auditoría de Gestión que normas se utiliza?
29) ¿Se aplican principios de administración en la Auditoría de Gestión?
30) ¿Es imprescindible la evaluación del Control Interno en la Auditoría de
Gestión (por cualquier método de la Auditoría Financiera, mejor si es por el
sistema COSO)?
31) ¿La orientación de la Auditoría de Gestión está dada sobre las operaciones de
la entidad en el presente con una proyección hacia el futuro y retrospección al
pasado cercano?
32) ¿La orientación de la Auditoría de Gestión está dada hacia la situación
financiera, resultados, cambios en el patrimonio y flujo de efectivo de la entidad
desde el punto de vista retrospectivo. ?
33) El informe de Auditoría de Gestión contiene el dictamen del auditor y los
estados financieros y todo su contenido está relacionado con ellos. Además de
la Carta a Gerencia (recomendaciones de control interno financiero)?
34) El informe de Auditoría de Gestión puede o no presentar los estados
financieros. Su contenido está relacionado con cualquier aspecto significativo
de la gestión de la entidad. ?
35) ¿La medición de la Auditoría de Gestión se realiza mediante la aplicación de
los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados?
36) ¿Las técnicas de Auditoría de Gestión son establecidas por la profesión de
Contador Público?
37) ¿En la Auditoría de Gestión es opcional y según las circunstancias la
evaluación del Control Interno?
38) ¿El informe de Auditoría de Gestión puede o no presentar los estados
financieros. Su contenido está relacionado con cualquier aspecto significativo
de la gestión de la entidad. ?
39) En la Auditoría de Gestión las recomendaciones del Auditor se refieren a
mejoras en todos los sistemas administrativos, el sistema de control interno
gerencial y cualquier aspecto de la administración y operación de la entidad?
40) ¿En la auditoria de gestión la independencia del auditor es imprescindible?
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
AUDITORIA DE GESTIÓN
Profesor: MILTON MALDONADO
Alumnos:
AGUIRRE MARÍA EDITH
BRAVO OSWALDO CARVAJAL J. SARA ANGÉLICA
GAMARRA JOSÉ JÁTIVAANALUClA
PILA JENNY REYES N. CRISTINA
Quito, Ecuador
PRESENTACIÓN
El ejercicio práctico que se presenta en esta obra fue desarrollada por un grupo
de estudiantes de la PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR.
Como es un ejercicio hipotético hay muchos aspectos que se asume se darían en
la empresa AGROEXPORT S.A.
Hay algunos aspectos formales que se han pasado por alto como la
correferenciación o referenciación cruzada; en virtud del escaso tiempo dedica-
do a la materia de Auditoría II y la poca experiencia profesional de los par-
ticipantes.
También, es posible que se den algunas inconsistencias de una fase a otra
debido a la división del trabajo que se dio entre los alumnos; lo cual es
comprensible en un ejercicio de laboratorio de amplia cobertura.
Los alumnos se esforzaron en tratar de aplicar la evaluación de la estructura del
control interno por el sistema COSO.
Lo importante es que el lector pueda tener una visión clara y total de cómo se
puede llevar una auditoría de gestión que en la vida real implica muchas horas
de trabajo y la recopilación de evidencia suficiente, competente y pertinente.
Por lo expuesto, estas aclaraciones permitirán al lector apreciar el esfuerzo
desplegado por los estudiantes y superar las limitaciones que se presenten en
el ejercicio práctico.
Cabe señalar que Auditoría de Gestión es una parte del programa del octavo
nivel, para estudiantes que no son de la especialidad de Contabilidad y
Auditoría. El desarrollo de hallazgos les resultó difícil y los papeles de trabajo
se quedan cortos en la evaluación de las 5 Es, especialmente, el componente
ética. El informe es sumamente reducido en comparación ,i lo que sucede en la
vida real. Por razones de extensión de la obra, no se publican los papeles de
trabajo del desarrollo de hallazgos que los alumnos prepararon para cumplir
con el programa de fase III. El lector debe inferir que se realizaron entrevistas,
encuestas, se levantaron flujogra-nias, se hicieron circularizaciones, análisis de
laboratorio, hojas de hallazgos, revisiones de manuales y actas, estudio y
análisis de documentos, simulaciones, revisiones, etc.
En la vida real, la mayor documentación que se obtiene de una auditoría
precisamente son los papeles de trabajo del examen profundo de áreas
críticas.
En cuanto al informe, tampoco se publican todos los capítulos que prepararon los
alumnos a más de la Información Introductoria. Los capítulos suprimidos en
cambio se compensan con la publicación de la evaluación de control interno.
Una vez más se recomienda al lector pasar por alto las inconsistencias de una
fase a otra.
AGROEXPORT S.A.AUDITORÍA DE GESTIÓNPROGRAMA DE FASE I: Familiarización y Revisión de Legislación y
Normatividad
Objetivo:
Actualizar el archivo permanente de la Auditoría Interna y revisar brevemente la
documentación última.
N° Procedimiento Hecho por Revisado por Observaciones
1
Solicite a los gerentes de
cada departamento se le
envíe toda la
normatividad expedida en
el presente año.
2
Revise brevemente la
documentación recopilada
y subraye los principales
temas
3
La documentación recibida
envíela al archivo
permanente de la
Auditoría Interna
Nota al Lector: Si el Auditor Interno fuera nuevo o el trabajo lo haría una Firma de
Auditoría Independiente, se contemplaría procedimientos como:
a) Planificar un recorrido de las instalaciones.
b) Diseñar sendas entrevistas para sostenerlas con los principales directivos.
c) Solicitar copias de documentos como: estatutos, reglamento orgánico
funcional, organigramas, manuales (de contabilidad, de funciones),
reglamentos internos o instructivos, contratos de largo plazo, flujogramas.
AGROEXPORT S.A.AUDITORÍA DE GESTIÓNPROGRAMA DE FASE II Evaluación de Estructura de Control Interno (EECI)
Objetivo:
Evaluar la estructura de control interno para identificar áreas críticas
Nº Procedimiento de II Fase Elaborado por Revisado por Observaciones
1
2
3
4
Estudie a fondo la obra El informe Coso en la parte relacionada a herramientas de Evaluación (Capitulo 10)
De acuerdo a la obra en mención prepare el programa de evaluación aplicando los formularios tipo
Determine controles claves, puntos fuertes y debilidades.
Prepare un breve informe de fase de las áreas críticas detectadas.
AGROEXPORT S.A.Auditoría de Gestión
Evaluación de Estructura de Control Interno
Departamento de Floricultura
MANUAL DE REFERENCIA:Actividad: Recepción de Insumos
OBJETIVOS O, F, C1 RIESGOSPuntos donde centrar las acciones /
Actividades de Control
- Logística
1. Asegurarse que los in-sumos
agrícolas se ocupan y se ponen
rápidamente a disposición del
invernadero.
O Los requerimientos no se los
comunica a tiempo y no se puede
identificar cuándo y dónde se
necesitan los insumos.
Los reportes sobre los insumos
recibidos y disponibles no se
procesan con exactitud o de manera
oportuna en el sistema de
Especificar en las programaciones de cultivo
cuáles son los insumos necesarios y
cuándo se necesitan.
Mantener estrecha comunicación entre los
encargados del cultivo y los de recepción
de insumos.
Mantener un proceso de distribución de los
insumos para la producción florícola.
Supervisar los problemas de producción
2. Documentar de manera
adecuada y completa los
insumos recibidos y devueltos.
3. Aceptar solamente los insumos
que se hayan solicitado
adecuadamente.
O,F
O
información.
Pérdida de informes de recepción y
registros de devoluciones.
No se da la información
correspondiente a los pedidos de
compra a disposición del personal
florícola relacionada con insumos no
disponibles (indicador de rendimiento).
Mantener procedimientos para proporcionar
la información necesaria sobre los
registros de insumos rápidamente.
Hacer un seguimiento periódico en lo
referente a recepción e inventarios de
insumos.
Mantener un control periódico de la
información proporcionada y la do-
cumentación de respaldo.
Preenumerar los documentos y hacer un
seguimiento para los que faltan.
Hacer una verificación de cantidades entre
los insumos pedidos debidamente y los
recibidos, no aceptar los insumos que no
4. Aceptar solo insumos que
cumplan con las
especificaciones de los pedidos
de compra.
5. Salvaguardar los insumos
recibidos.
O
O,F
de recepción de insumos.
Los pedidos de compra no tengan la
suficiente claridad en sus
especificaciones.
Los insumos sufren riesgos debido a la
mala adecuación de la bodega.
satisfagan requisitos de calidad.
Supervisar casos en los que se haya
aceptado los insumos sin su proceso de
petición.
Mantener actualizadas las listas de
especificaciones y publicarlas para la
supervisión y control de los insumos
adquiridos.
Verificar las especificaciones con el personal
de compra.
Mantener la seguridad física de los insumos
recibidos.
Poner énfasis en la función de custodia de
los insumos.
Actividad: OPERACIONES
OBJETIVOS O.F.C RIESGOSPuntos donde centrar las acciones /
Actividades de Control
- Gestión y programación
de operaciones
1. Programar las operaciones con el
fin de minimizar el inventario de
insumos.
2. Cumplir las leyes y normas de
administración en lo referente a
seguridad e higiene en el trabajo.
O
O,C
Mala previsión de ventas debido a
insuficiente comunicación
con el departamento de marketing.
Falta de conocimiento de las normas y
regulaciones.
Garantizar que todo el personal del
departamento de floricultura maneje el
mismo criterio en cuanto a previsiones de
ventas.
Comparar la planeación de producción con la
de previsión de ventas.
Exponer y publicar las normas y políticas de la
empresa en lugares visibles.
Informar a todo el personal sobre las normas
y leyes a seguir.
Actividad: EXPEDICIÓN DE PRODUCTOS
OBJETIVOS 0,F,C RIESGOS
Puntos donde centrar las acciones / Actividades
de Control
- Procesamiento de pedidos
1. Realizar el procesamiento de pedidos con
precisión y rapidez.
O Información de precios y productos no
disponibles imprecisa o impuntual.
Manejar un proceso fácil y rápido de información
sobre precios y productos a tiempo.
- Envío de productos
2. Asegurar que las flores estén
adecuadamente embaladas para reducir los
daños al mínimo.
O Los materiales de embalaje o el proceso
de envío son inadecuados.
Utilizar procedimientos de embalaje técnicos, según
manual de operaciones diseñado; teniendo en
cuenta lo fácil que se puede marchitar el producto
debido al exceso de manipulación.
Actividad: GESTIÓN DE LA EMPRESA
OBJETIVOS 0,F,C RIESGOS
Puntos donde centrar las acciones /
Actividades de Control
1. Diseñar e implantar las estrategias que
permitan alcanzar los objetivos que la
empresa busca.
O Información incompleta o equivocada sobre
cambios y mejoras dentro de la programación
que afectan a la empresa.
Realizar un plan estratégico que tome en cuenta
la visión de la alta dirección.
Establecer comunicación de doble vía para
permitir la retroalimentación y resolver los
problemas rápidamente.
2. Garantizar que todo el personal se
mantiene informado sobre el
comportamiento y conducta requerida
en la empresa.
O,C
Recursos insuficientes e inadecuados.
Falta de un código de ética. Mantener el adecuado nivel de recursos
internos y externos.
Fomentar un código de conducta.
AGROEXPORT S.A.AUDITORIA DE GESTIÓN EVALUACIÓN DE RIESGOSSECCIÓN: RECURSOS HUMANOS
OBJETIVOS 0,F,C RIESGOS Puntos donde centrar las acciones
- Actualizar y mejorar el proceso de
selección de personal del Dpto. de
Recursos Humanos.
- Presentar a tiempo la información y
documentación necesaria acerca de
nomina al Dpto. de Contabilidad para
pago de sueldos.
- Asegurar a los empleados que faltan al
I.E.S.S.
- Mantener el nivel de motivación con sus
empleados, en cuanto sea posible, sin
excederse de aquellos, ni de los beneficios
que la empresa pueda brindarles.
O
O,F
O, F
Disminución de personal.
Falta de disponibilidad del personal.
Documentación insuficiente.
Se aduzca falta de recursos para prestaciones
sociales.
Abuso por parte de los empleados.
Capacitar y evaluar adecuadamente al personal.
Informar al personal en general, sobre lo que se
va a hacer y se quiere lograr.
Coordinar y organizar de mejor manera el
trabajo entre estos dos departamentos.
Mantenerse actualizados en cuanto a las Leyes
laborales. (Código de Trabajo).
Establecer y mantener reglas de cumplimiento
obligatorio.
AGROEXPORT S.A.AUDITORÍA DE GESTIÓNEVALUACIÓN DE RIESGOSSECCIÓN: RECURSOS HUMANOS
PUNTOS DE ATENCIÓN
- Existe un proceso de selección eficiente y
actualizado que nos permita encontrar el
perfil requerido para cada puesto de
trabajo.
- Existe rotación de personal permanente.
Qué posibilidad de ascender brindan a sus
empleados.
- Se paga a los empleados sueldos y salarios
justos, es decir, como consta en el
contrato y a tiempo.
- Existe motivación por parte de la empresa
hacia sus empleados. Todos sus
empleados se sienten a gusto trabajando
en la empresa.
- La jubilación de sus empleados se
encuentra acorde con lo que consta en la
ley.
DESCRIPCIÓN/COMENTARIOS
La empresa cuando requiere de nuevo
personal, solicita a través de un anuncio
en el periódico. El Jefe de Recursos
Humanos es quien selecciona previo un
examen práctico y psicológico, el mismo
que se utiliza desde hace diez años.
Al momento de selección se contrata
personal para una actividad específica,
este no rota en diferentes áreas de la
empresa. Tampoco se los capacita, pero
pueden ascender dentro de su área.
Los empleados cobran sueldos y salarios
cada quince días, aunque los dos últimos
meses, se cobraron al mes. Rige la tabla
de sueldos básicos aprobados para el
sector.
Se reconoce al mejor empleado del mes, con
un bono. El reconocimiento se lo hace en
presencia de todos.
La empresa financia los paseos cada año,
para sus empleados.
Reciben cursos de Relaciones Humanas cada
trimestre.
El 50% de sus empleados se encuentran
asegurados, es decir Aportan al I.E.S.S.
AGROEXPORT S.A.AUDITORÍA DE GESTIÓNEVALUACIÓN DE RIESGOSSECCIÓN: RECURSOS HUMANOS
Ejemplo de un papel de trabajo:
EVALUACIÓN Y CONCLUSIONES
El Dpto. de Recursos Humanos tiene necesariamente que cambiar los procesos
de selección, actualizarse para no perder el nivel competitivo, ni retrasarse a la
tecnología que se presenta en estos días. Además debe estar consciente de
que los empleados son el recurso más importante para la empresa, si no se
encuentran debidamente capacitados ni ubicados en sus puestos de trabajo,
esto representaría costos muy altos para la empresa y la pérdida de eficiencia
en cuanto a los resultados que se esperan.
Los sueldos y salarios deben pagarse a tiempo, aún más si la empresa no tiene
problemas financieros, ya que esto crea un ambiente negativo entre sus
empleados y disminuye su rendimiento.
No descuidar la parte legal por parte de la empresa en cuanto a sus empleados,
esto es beneficios, obligaciones, etc. Velar porque el personal se actualice en
conocimientos y prácticas para el desempeño de sus actividades.
Los cursos de capacitación, motivación y actividades sociales son importantes
dentro de una empresa, esto ayuda a mantener una relación satisfactoria entre
empleados y empleador, desde luego si ésta representa una inversión. Analizar
los beneficios y las limitaciones financieras que presenta la empresa para esta
clase de actividades.
AGROEXPORT S.A.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
FASE II:
EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO.
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE COSTOS
PUNTOS DE ATENCIÓN
1. El departamento de contabilidad de costos tiene una estructura jerárquica técnica
correctamente conformada.
2. Se ha conformado un comité de gestión con reuniones semanales y participación integral
de sus miembros.
3. La revisión de los datos contables proporcionados por los diferentes departamentos de
proceso de la hacienda son confiables y permanentes como:
a. Procesos de preparación de suelo.
b. Siembra de semillas.
c. Proceso postsiembra.
d. Proceso de cosecha.
e. Proceso de recolección.
f. Control de calidad.
g. Despacho.
4. Se realizan inventarios físicos por lo menos una vez al año para conciliar los saldos de
la cuenta inventarios.
5. Los costos deben estar identificados tanto los fijos como los variables por unidad
producida y por procesos de producción.
DESCRIPCIÓN / COMENTARIOS
La hacienda ha contratado un contador general de costos y mantiene un personal
adecuado a sus exigencias.
No existe un comité de gestión que vele por la adecuada administración financiera
y control interno.
El personal responsable en cada proceso de manera aislada responde de sus
propias actividades, sin existir una revisión adecuada en la transferencia de
costos en cada uno de los procesos.
Los inventarios están de acuerdo o relación al ciclo de producción de cada
producto. En la hacienda se realizan inventarios anuales que no coinciden con
los ciclos productivos.
En la hacienda no se ha logrado identificar en cada proceso los costos fijos y
variables dándoles mayor importancia a los costos variables.
AGROEXPORT S.A. AUDITORÍA DE GESTIÓN
Evaluación de la Estructura de Control Interno
Tecnología de Información
Objetivo O F C Riesgo Actividad de Control
Los objetivos del departamento de
tecnología de información
tienen que ir acordes a las
estrategias de la organización.
Recopilar, procesar y mantener la
información de una manera
completa y exacta, además que
la información se distribuya a
las personas adecuadas.
O F C
O F C
Las estrategias de TI no estén
acordes a los objetivos estraté-
gicos de la organización.
El desarrollo y mantenimiento de los
sistemas no se encuentren acordes
a los requerimientos funcionales
de los usuarios.
Desarrollar un plan estratégico de sistemas, el cual tiene que
ser un apoyo o complemento de las estrategias corporativas
donde se definan presupuestos plazos y objetivos a cargo
de las estrategias.
Que exista un adecuado canal de información hacia las
personas involucradas.
Exista un comité de sistemas de información.
Crear una metodología de desarrollo de aplica
incluya por lo menos:
- Solicitud de desarrollo o modificación.
- Análisis de factibilidad.
- Esquema general del sistema.
- Especificaciones funcionales del sistema.
- Pruebas de las modificaciones realizadas.
- Aceptación por parte del usuario.
- Utilizar herramientas de administración de proyectos para
garantizar el cumplimiento de las actividades de desarrollo.
Objetivo O F C Riesgo Actividad de Control
O F C Las operaciones de tecnología
utilizan programas, archivos y
procedimientos no autorizados.
Los archivos de datos están
sujetos a accesos no
autorizados.
Preparar un cronograma de actividades, documentar
todas las desviaciones al cronograma.
Definir procedimientos de ejecución de tareas para:
- Procesos en batch.
- Procesos en línea.
- Carga de software base.
Definir procedimientos de autorización formal por
parte de los dueños de la información para cuando no
se utilicen los procedimientos aprobados.
Definir procedimientos para identificar, difundir y
aprobar las acciones de los operadores, tales como:
- Carga de software base y aplicaciones.
- Daños a los sistemas.
- Reinicio y recuperación.
- Procedimientos de contingencias.
Definir políticas y procedimientos de seguridad, lo
que incluye normas tales como:
- Clasificar la información en base a su sensitividad
- Los tipos y clases de activos sensibles, definiendo:
Necesidades de protección.
Responsabilidades de dirección, administración de
la seguridad, dueños de la información, operaciones.
Objetivo O F C Riesgo Actividad de Control
Disponibilidad de los recursos
de información.
O F C
Programas sujetos a cambios no
autorizados.
No contar con un plan de
continuidad del negocio.
Procedimientos de respaldo
deficientes y procedimientos
de recuperación inadecuados.
Pérdida de información.
Evaluar los riesgos de seguridad para la Empresas.
Desarrollar un sistema de control de accesos para ga
rantizar la seguridad de la información y los datos.
Definir procedimientos de seguridad a nivel de software
base con el fin de garantizar la correcta implan
y actualización de sistemas.
Mantener una adecuada seguridad física al cuarto de
máquinas y a los demás recursos de tecnología.
Definir las posibles contingencias documentarlas y
conseguir el apoyo de la Gerencia.
Desarrollar y mantener un plan de continuidad del
Realizar un análisis de impacto de los sistemas.
Establecer medidas de procesamiento alterno.
Definir procedimientos de respaldo acordes a las
características e importancia de la información.
Revisar regularmente los procedimientos de respaldo.
AGROEXPORT S.A.
AUDITORIA DE GESTIÓN
EVALUACIÓN GLOBAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Componentes del control interno Conclusiones preliminares/ Acciones Necesarias
Entorno de Control
¿Comunica de forma adecuada el Gerente
General a los distintos departamentos los
valores ético-morales que vayan con la
integridad de la institución?
La distribución de responsabilidades ¿estar
dadas de manera eficiente y oportuna? ¿El
La empresa AGROEXPORT S.A. al realizar la
actividad de dirección no ha demostrado su
compromiso con la ética que debe regir para la
institución.
En el aérea de Recursos Humanos un grave problema
es la capacitación oportuna y adecuada de sus
El Gerente General y el Jefe de Recursos Humanos en
la actualidad están desarrollando un conjunto de
normas ético-morales que serán llevados por todos
los empleados (código de conducta). Asimismo se
desarrollarán evaluaciones periódicas de sus
empleados a fin de que se puedan tomar las
estilo de dirección es adecuado cuando
planifica y organiza actividades?
empleados.
El entorno de control de AGROEXPORT S.A. no
favorece un control interno en cierta manera
efectivo, porque siempre busca mejorar sus
posibilidades de lograr los objetivos propuestos a
corto plazo.
medidas correctivas necesarias para el normal
Evaluación de Riesgos
¿Están establecidos y adecuadamente
coordinados los objetivos de la empresa
AGROEXPORT S.A. y los objetivos de cadí
una de las actividades de la misma?
Los objetivos y estrategias de la empresa
AGROEXPORT S.A. no están contemplados en
el Plan Estratégico. Estos deberían proporcionar la
orientación eficaz y eficiente de lo que la empresa
quiere lograr y cómo debe hacerlo tanto en el
corto como en el largo plazo.
Si dentro de los objetivos de largo plazo de la
empresa AGROEXPORT S.A. es obtener mayor
rentabilidad, crecimiento, productividad tanto el
Director Financiero como el Administra
Hacienda trabajarán en conjunto para poder ser
más competitivos frente a otras empresas en el
Componentes del control interno Conclusiones preliminares/ Acciones Necesarias Consideraciones Adicionales
Entorno de Control
¿Están identificados y evaluados los riesgos
internos y externos que influyen en el
éxito o en e! fracaso del logro de los
objetivos?
¿Se modifican las políticas y procedimientos
cuando es necesario?
Para que pueda funcionar debe existir en la
organización una comunicación eficaz
mediante la retroalimentación a los diferentes
departamentos, que permita que los
problemas que se presenten sean resueltos
lo más pronto posible.
Los recursos tanto internos como externos que
se utilicen serán asignados adecuadamente.
Se deben desarrollar objetivos a nivel de cada
actividad que se realice para apoyar de esta
manera el logro de la misión de la empresa.
Se realizarán mayores controles para identificar
y reaccionar frente a una situación dada.
Se darán reconocimientos a sus empleados por
Continuamente se buscará el desarrollo de
procesos de producción nuevos a fin de
disminuir costos y ahorrar recursos.
el desempeño eficaz y eficiente de sus
operaciones a fin de mantenerlos motivados,
es obligación del Departamento de Recursos
Humanos realizar seguimientos respectivos
de sus empleados mediante capacitaciones
constantes.
Componentes del control interno Conclusiones preliminares/ Acciones Necesarias Consideraciones Adicionales
Entorno de Control
¿Existen actividades de control que aseguren el
cumplimiento de las políticas establecidas y
la realización de acciones que traten los
riesgos correspondientes?
¿Existen actividades de control apropiadas para
cada una de las actividades de la entidad?
Se han diseñado e implementado actividades de
control para cubrir riesgos importantes
relacionados con los objetivos de los Departa-
mentos de Pioncóla, Pecuaria, Comercio Exterior,
Recursos Humanos, entre otros, y las actividades
de las unidades como de operaciones, productos,
referencia, insumos, expedición de gestión de la
empresa, etc.
Para garantizar un adecuado abastecimiento de
materia prima AGROEXPORT S.A. ha realizado
el debido control de los registros de sus
proveedores tanto en el Departamento Pioncóla
como Pecuario, para así contar con la materia
prima en el momento en que se necesite, que
cumpla con las normas de calidad, pero sobre todo
que no nos queden mal.
Las actividades de recepción de insumos se realizan
mediante registros que proporcionan información
eficiente como la cantidad, fecha de solicitud de
pedido, fecha de entrega, firmas de
responsabilidad, precio, forma de pago entre otros.
AGROEXPORT S.A.
AUDITORIA DE GESTIÓN
PROGRAMA DE FASE III: DESARROLLLO DE HALLAZGOS
