AUDITORIA DE EGRESOS Y COMPROMISOS · 2018-02-16 · pagados por adelantados” acumula pagos...

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INFORME No. AUD-003-16

04 DE MAYO DE 2016

MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE

AUDITORÍA INTERNA

INFORME REVISIÓN LIQUIDACIÓN PRESUPUESTARIA 2015

2016

MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE AUDITORIA INTERNA

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CONTENIDO

Página

1. INTRODUCCIÓN.............................................................................................. 4 1.1 Origen del estudio...................................................................................... 4 1.2 Objetivo del estudio................................................................................... 4 1.3 Alcance...................................................................................................... 4 1.4 Marco normativo........................................................................................ 4 1.5 Aspectos normativos a considerar............................................................ 4

2. RESULTADOS DEL ESTUDIO........................................................................ 5 2.1 Resultados de la revisión Informe Liquidación Presupuestaria vrs

Contabilidad…………………………………………………………………….

5

2.2 Resultados de la revisión Informe Liquidación Presupuestaria vrs Módulo

de Presupuesto (Sistema BOS)..............................................................

10

3. CONCLUSIONES……...................................................................................... 11

4. RECOMENDACIONES.................................................................................... 12

5. COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO….. 13


AUDITORIA INTERNA

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RESUMEN EJECUTIVO

Este estudio se realizó en cumplimiento del Plan de Trabajo Anual de esta Auditoría

Interna para el período 2016, con el objetivo de verificar que los datos incluidos en el

Informe de Liquidación Presupuestaria 2015 sean coincidentes con los datos del Módulo

de Presupuesto (Sistema de Información Financiera BOS) y con los registros contables.

El presente informe incluye la revisión del IV Informe de Ejecución Presupuestaria del

2015 del Museo de Arte Costarricense (Oficio MAC-PLA-10-2016 del 27/01/2016).

La revisión evidenció que al no realizarse previamente a la emisión de los informes de

ejecución presupuestaria, una conciliación de los datos que son registrados tanto por

Presupuesto como por Contabilidad, no se detectan oportunamente errores y omisiones en

el registro de las transacciones ejecutadas y por otro lado es importante que el Sistema de

Información Financiera BOS que utiliza la Institución, contenga las mismas cifras que se

comunican a los entes externos, ya que éstas se constituyen en los datos históricos de la

Institución.

Contar con información confiable y oportuna es de suma importancia, ya que dicha

información contribuye a la toma de decisiones y a la rendición de cuentas, además de que

en el IV informe de ejecución presupuestaria se determina el resultado del período, ya sea

déficit o superávit, por lo que las diferencias detectadas posteriormente a su emisión,

afectan este resultado y por lo tanto es necesario comunicarlo a los entes externos

fiscalizadores (CGR, STAP y MCJ) y realizar las justificaciones correspondientes.

Con el propósito de corregir las deficiencias detectadas en el presente estudio y que se

generen las mejoras comentadas, se presentan las recomendaciones que se estimaron

necesarias a la Junta Administrativa, las cuales fueron previamente discutidas y aceptadas

por los funcionarios responsables de su implementación.


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1. INTRODUCCIÓN

1.1 Origen del estudio

El estudio se realiza con fundamento en las competencias que le confieren a esta Auditoría Interna el artículo 22 de la Ley General de Control Interno y en cumplimiento del Plan de Trabajo Anual de esta Auditoría para el período 2016.

1.2 Objetivo del estudio

Verificar que los datos incluidos en el Informe de Liquidación Presupuestaria 2015 sean coincidentes con los datos del Módulo de Presupuesto (Sistema BOS) y con los registros contables.

1.3 Alcance

El presente informe incluye la revisión del IV Informe de Ejecución Presupuestaria del 2015 del Museo de Arte Costarricense (Oficio MAC-PLA-10-2016 del 27/01/2016).

1.4 Marco Normativo

Ley General de Control Interno, No. 8292

Ley Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, No. 8131

Normas de Control Interno para el Sector Público1

Normas Técnicas sobre Presupuesto Público2

1.5 Aspectos normativos a considerar

Esta Auditoría, informa y previene al Jerarca y a los titulares subordinados, acerca de los deberes que les corresponden, respecto a lo establecido en el artículo 6 de la Ley General de Control Interno, así como sobre las formalidades y los plazos que deben observarse en razón de lo preceptuado en los numerales 36, 37 y 38 de la Ley 8292 en lo referente al trámite de nuestras evaluaciones; al igual que sobre las posibles responsabilidades que pueden generarse por incurrir en las causales previstas en el artículo 39 del mismo cuerpo normativo, el cual indica en su párrafo primero:

“Artículo 39.- Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si 1 Resolución No. R-CO-9-2009 de la Contraloría General de la República, publicada en La Gaceta No. 26 del 06 de febrero de 2009.

2 No. N-1-2012-DC-DFOE, publicado en el Alcance Digital No. 39 a La Gaceta No. 64 del 29 de marzo de 2012.


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incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios. (…)”

2. RESULTADOS DEL ESTUDIO

Mediante el oficio No. MAC-PLA-10-2016 del 27 de enero de 2016 se remitió a la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria el IV Informe de Ejecución Presupuestaria del 2015, el cual fue aprobado por la Junta Administrativa en la Sesión Ordinaria No. 002-2016, Acuerdo 8.2, celebrada el 26 de enero de 2016. A continuación se detallan los resultados obtenidos al revisar los datos incluidos en dicho Informe con los registros contables y con los datos del Módulo de Presupuesto del sistema de información financiera (BOS) que utiliza la Institución:

2.1 Revisión IV Informe de Ejecución Presupuestaria vrs Contabilidad

Ingresos Al comparar los ingresos registrados por Presupuesto con los ingresos incluidos por la Contabilidad no se presentan diferencias en estas cuentas, tal y como se puede observar en el siguiente cuadro:

Cuadro Comparativo No. 1

Presupuesto vrs. Contabilidad - Ingresos

Período 2015

Fuente: IV Informe de Ejecución Presupuestaria del 2015 y Estado de Rendimientos Financieros al 31/12/15

Egresos Remuneraciones En la partida presupuestaria 0 correspondiente a Remuneraciones se reflejan varias diferencias en las subpartidas que la componen, tal y como se puede observar en el siguiente cuadro:


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Presupuesto vrs. Contabilidad - Remuneraciones

Período 2015

Fuente: IV Informe de Ejecución Presupuestaria del 2015 y registros incluidos en el Módulo Contabilidad (Sistema BOS)

Como parte de la revisión se procedió a verificar las diferencias más significativas, las cuales corresponden a Décimo Tercer Mes (Aguinaldo) y a Salario Escolar. Es importante mencionar que la Contabilidad se registra bajo la base de devengo, por lo tanto contablemente lo que procede es realizar una provisión mensual para ambos casos, además de que el período del Décimo Tercer Mes en el MAC comprende del 01 de diciembre del año anterior al 30 noviembre del año en que se realiza el pago y en cuanto al Salario Escolar el pago realizado corresponde a los salarios devengados el año anterior, razón por la cual Contabilidad debe realizar las provisiones y ajustes necesarios; mientras que Presupuesto se registra bajo la base de efectivo (entrada y salida de efectivo), por lo tanto el monto registrado en presupuesto debe ser igual al monto pagado, en cuanto al Aguinaldo no se presenta ninguna diferencia con respecto al pago realizado pero el Salario Escolar muestra una diferencia de ¢3.512.674.82, monto ejecutado de más en la partida presupuestaria correspondiente.

Egresos Servicios En cuanto a la partida presupuestaria 1, correspondiente a Servicios, se presentan diferencias en varias subpartidas, tal y como se puede observar en el siguiente cuadro:


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Presupuesto vrs. Contabilidad - Servicios

Período 2015


Se procedió a revisar las diferencias superiores a un millón de colones, las cuales se detallan a continuación:

Observación No. 1: La diferencia de ¢2.728.051.10 corresponde a la factura No. 8934 del 06/01/15 por concepto servicio de alquiler, la cual fue contabilizada pero por un error del sistema el asiento contable quedó en estado “guardado” y no “contabilizado”, por lo que a pesar de que la factura aparece en los reportes de facturas pagadas no se suma al monto contabilizado.

Observación No. 2: La diferencia de ¢2.045.637.23 entre Contabilidad y Presupuesto obedece a los siguientes motivos:

- Por concepto de servicios de vigilancia de la empresa SEVIN, la diferencia corresponde a ¢2.352.128.89, monto que se divide en dos registros: ¢43.373.19 y ¢2.308.755.70. Presupuesto tiene dos veces registrados el primer monto y seis veces registrado el segundo monto, mientras que Contabilidad tiene registrado uno y cinco veces respectivamente.

Factura No. 25652 del 04/04/15 de la empresa SEVIN por ¢173.492.76 que Presupuesto no tiene registrada y Contabilidad sí.

Facturas No. 17740 del 30/01/15 por ¢32.000.00 y No. 13012 del 25/02/15 por ¢75.000.00 que Presupuesto no tiene registradas y Contabilidad sí.

La factura No. 4561 del 15/01/15 por ¢7.600, Presupuesto la registró por ¢5.600.


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¢24.000.00 de la Factura # 10821 del 23/09/15, correspondiente a servicio de monitoreo telefónico que Contabilidad registró en la cuenta contable 050-1-011-04-06 “Servicios Generales” y Presupuesto lo registró en la cuenta 1-04-99 “Servicios de Gestión y Apoyo”.

Observación No. 3: En cuanto a los seguros, es importante mencionar que éstos se registran contablemente como “Gastos pagados por adelantados” y mensualmente se acredita a la cuenta del gasto el monto correspondiente al gasto mensual, por lo tanto la cuenta “Gastos pagados por adelantados” acumula pagos realizados con anterioridad, por lo que al igual que el aguinaldo y el salario escolar el monto registrado por Presupuesto debe ser igual al monto pagado, al realizar esta comparación se detecta una diferencia de ¢16.579.00 registrada de menos por parte de Presupuesto, monto que corresponde a la liquidación del 2014 de la Póliza de Riesgos del Trabajo, según el documento No. SEC-0611-2015 proporcionado por el INS, el cual fue registrado contablemente según el asiento No. MAR15-0058 del 12/03/15.

Egresos Materiales y Suministros La partida presupuestaria de Materiales y Suministros, cuenta 2, presenta diferencias en varias subpartidas, las más significativas en las subpartidas 2-99-03 y 2-99-04, tal y como se puede observar en el siguiente cuadro:


Presupuesto vrs. Contabilidad – Materiales y suministros

Período 2015


Egresos Bienes Duraderos En la partida presupuestaria 5 correspondiente a Bienes Duraderos, se muestran diferencias en tres subpartidas, las cuales suman ¢2.067.0659.17, tal y como se puede observar en el siguiente cuadro:


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Presupuesto vrs. Contabilidad – Bienes Duraderos

Período 2015


Egresos Transferencias Corrientes

En cuanto a la partida presupuestaria 6 denominada Transferencias corrientes, se presentan diferencias en dos subpartidas, tal y como se puede observar en el siguiente cuadro:


Presupuesto vrs. Contabilidad - Transferencias corrientes

Período 2015


Observación No. 1: La diferencia de ¢3.376.274.76 se debe al monto no registrado por Presupuesto, el cual corresponde al pago de las prestaciones legales del Sr. Francisco Quesada Pereira, las cuales según consta en los documentos de respaldo del pago, fueron canceladas el 08 de enero de 2015.

Observación No. 2: La diferencia de ¢1.306.180.00 corresponde al pago de una planilla adicional de la CCSS, la cual debía registrarse como una Indemnización, tal y como lo hizo Presupuesto, mientras que Contabilidad la registró en la cuenta contable “Cuenta por pagar a proveedores”, registro que no procede.


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2.2 Revisión IV Informe Ejecución Presupuestaria vrs Módulo de Presupuesto (Sistema

BOS)

Ingresos Se procedió a revisar que los ingresos incluidos en el IV Informe de ejecución presupuestaria 2015 coincidiera con los registros contenidos en el Módulo de Presupuesto del Sistema de Información Financiera BOS, tal y como se puede observar en el siguiente cuadro no se determinaron diferencias:


IV Informe Ejecución Presupuestaria vrs. Módulo de Presupuesto

Período 2015

Fuente: IV Informe de Ejecución Presupuestaria del 2015 y Módulo Presupuesto (Sistema BOS)

Egresos

De la revisión efectuada, se detectaron las siguientes diferencias:


IV Informe Ejecución Presupuestaria vrs. Módulo de Presupuesto

Período 2015

Fuente: IV Informe de Ejecución Presupuestaria del 2015 y registros del Módulo Presupuesto (BOS)


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Sobre el particular, las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público3 establecen lo

siguiente:

“1.1—Definiciones básicas utilizadas en esta normativa.

(…)

Contabilidad presupuestaria: Es el registro detallado de las asignaciones presupuestarias de

ingresos y gastos, debidamente aprobados por las instancias competentes, así como el registro

de las operaciones producto de su ejecución y liquidación. Incluye además registros auxiliares y

específicos que faciliten el control interno y posibiliten el externo.”

“4.3. Fase de ejecución presupuestaria.

(…)

4.3.17 Exactitud y confiabilidad de la liquidación presupuestaria. La administración debe

establecer los mecanismos y procedimientos necesarios para garantizar razonablemente la

confiabilidad, pertinencia, relevancia y oportunidad de la información contenida en la

liquidación presupuestaria para que sirva de apoyo en la toma de decisiones y en la rendición de

cuentas. Una vez realizada la liquidación presupuestaria, esta deberá ser sometida a una

revisión por parte de personal independiente al que ejecutó las funciones de registro respectivo,

el cual debe contar con la competencia y experiencia necesarias para confirmar la calidad de la

información contenida en ella, verificando no sólo la razonabilidad de los resultados obtenidos,

sino también la aplicación de las políticas y metodologías diseñadas de conformidad con la

normativa técnica y jurídica relacionada (…)”

“4.4. Fase de control presupuestario.

(…) 4.4.4 Control previo, concomitante y posterior del presupuesto. Deberán establecerse

actividades de control que se apliquen de forma previa, concomitante y posterior a la ejecución

del presupuesto de acuerdo con la naturaleza de las transacciones y de conformidad con las

directrices establecidas por los niveles jerárquicos superiores y las instancias externas

competentes.”

3. CONCLUSIONES De conformidad con el objetivo planteado y los resultados obtenidos, se concluye que es indispensable la implementación de los procedimientos y controles necesarios para detectar errores y omisiones en el registro de las transacciones ejecutadas, con el fin de contar con información confiable y oportuna, ya que dicha información contribuye a la toma de decisiones y a la rendición de cuentas. Adicionalmente, en el IV informe de ejecución presupuestaria se determina el resultado del período, déficit o superávit, por lo que de presentarse diferencias que afecten este 3 No. N-1-2012-DC-DFOE, publicado en el Alcance Digital No. 39 a La Gaceta No. 64 del 29 de marzo de 2012.


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resultado, la Institución se ve obligada a justificar ante los entes externos fiscalizadores el ajuste que corresponde realizar.

Aunado a lo anterior, es importante que el Módulo de Presupuesto del Sistema de Información Financiera BOS contenga los mismos datos que se comunican a los entes externos, ya que éstos se constituyen en los datos históricos de la Institución.

4. RECOMENDACIONES

A LA JUNTA ADMINISTRATIVA DEL MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE:

4.1 Girar instrucciones a la Administración para que se implementen los procedimientos y controles necesarios que permitan detectar oportunamente errores y omisiones en el registro de las transacciones ejecutadas, de tal forma que los mismos sean corregidos antes de someter los informes a aprobación de la Junta Administrativa y su posterior remisión a los entes externos fiscalizadores (MCJ, STAP y CGR).

PLAZO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE ESTA RECOMENDACIÓN: 4 meses

4.2 Se recomienda la elaboración trimestral del estado financiero “Reporte de Ejecución Presupuestaria”, el cual consiste en conciliar los registros de Presupuesto y Contabilidad, si bien es cierto la Contabilidad Nacional comunicó a las instituciones del Sector Público que dicho estado al igual que otros estados financieros se deben utilizar cuando se apliquen las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP), según correo del 11 de marzo de 2016, este Reporte permitiría detectar errores y omisiones como los mostrados en este informe de auditoría.


4.3 Es imprescindible determinar el origen de todas las diferencias entre Presupuesto y Contabilidad, detalladas en el apartado 2.1 de este Informe, para proceder a realizar las correcciones que correspondan y posteriormente, de ser necesario, ajustar el superávit determinado para el período 2015, el cual se definió en ¢20.4 millones. Vía justificación se deben realizar las correcciones ante la Contraloría General de la República y comunicarlo a la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria y al Departamento Financiero Contable del Ministerio de Cultura y Juventud. Asimismo, el Área Contable del MAC debe realizar las reclasificaciones de las cuentas contables correspondientes.


4.4 Asimismo, es necesario que los datos correspondientes al período 2015 incluidos en el Módulo de Presupuesto del Sistema de Información BOS sean corregidos, de conformidad con los resultados de las diferencias determinadas en los apartados 2.1 y 2.2 de este Informe, ya que como se dijo anteriormente esta información se constituye en los datos históricos de la Institución, información importante para la toma de decisiones y la rendición de cuentas.



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5. COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO Los aspectos contenidos en este informe fueron expuestos a las señoras Sofía Soto y Xinia Carmona, Directora y Subdirectora respectivamente del Museo de Arte Costarricense, en reunión efectuada en las Oficinas Administrativas el día 03 de mayo de 2016, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 44 del Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna. Elaborado por:

Licda. Yilena Alcázar Arroyo

AUDITORA INTERNA MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE

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