Auditoria Administrativa Completo

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA:GRUPO 3

INDICE GENENAL.

I. INTRODUCCIÓN.............................................................................................3

II. JUSTIFICACIÓN.............................................................................................4

III. OBJETIVOS.................................................................................................5

3.1 GENERAL.........................................................................................................5

3.2 ESPECIFICOS..................................................................................................5

IV Auditoria Administrativa......................................................................................6

4.1 Generalidades:..................................................................................................6

4.2 antecedentes históricos de la auditoria administrativa......................................7

4.3 Definición de Auditoria Administrativa:...................................................8

4.4 Importancia de la Auditoria Administrativa.............................................9

4.5 Objetivos de la Auditoria Administrativa:................................................9

4.6 Principios de la auditoría administrativa...............................................10

4.7 Oportunidad de realizarse:......................................................................11

4.8 Alcance de la Auditoria Administrativa.......................................................12

4.9 Tipos de Auditoria Administrativa....................................................................13

4.10 Clasificación de Auditoria Administrativa:............................................13

4.11 Ventajas de la Auditoria Administrativa:..................................................13

4.12 Metodología de la Auditoria Administrativa:............................................14

V. Caso Práctico..................................................................................................25

5.1 Etapa de planeación........................................................................................25

5.2 Etapa de instrumentación............................................................................31

5.3 Etapa de examen..........................................................................................37

5.4 Etapa de informe..........................................................................................38


VI Conclusiones..................................................................................................41

VI. RECOMENDACIONES....................................................................................42

VIII. BIBLIOGRAFÍA..........................................................................................43


I. INTRODUCCIÓN

A través del presente trabajo, se describen los procedimientos para la realización

de la Auditoria Administrativa, suministrando definición, importancia, metodología,

alcance, y su aplicación en caso práctico.

El proceso tecnológico mundial es cada día más acelerado y por lo tanto la

Administración de las empresas es cada vez más complicada, haciendo a un lado

los procedimientos y sistemas empíricos anticuados.

Las empresas con una buena Administración y un eficiente sistema de Control

Interno, permitirán que se logren mejores resultados de Auditoria con el menor

tiempo de iniciado el mismo.

El éxito o fracaso de una empresa o negocio cualquiera que sean sus objetivos,

de carácter económico, social o político, tendrán como causa primordial una

buena o mala administración del negocio, de ahí que surge la necesidad de las

prácticas y procedimientos de la Administración, lo cual se realizara a través de

una Auditoria Administrativa.

La Auditoria Administrativa indudablemente es una herramienta muy útil de la

Administración y aunque en nuestro país su aplicación se da en pocas empresas

tendrá que adaptarse en grado superior a medida que se desarrolle la

Administración

En la realización del presente trabajo se enfoca a la importancia del control

interno para efectos de la Auditoria Administrativa en una empresa y determinar la

relación entre ambos.


II. JUSTIFICACIÓN

Las empresas en general, sean industriales, de servicios o comerciales, grandes,

medianas o pequeñas, pertenezcan al sector público privado, se encuentran en

varias oportunidades a lo largo de su vida con la necesidad de examinar su

situación en relación a la administración.

Muchas veces resulta no sólo necesario sino imprescindible analizar con detalle

los problemas y sus causas que dificultan el desarrollo de la empresa. Podría ser

que en algunos casos se tenga que empezar de nuevo, la empresa debe ser

revisada y analizada en todos sus aspectos.

La auditoría administrativa es el servicio que presta a la administración empresas

cuando examina la gestión administrativa con la intensión de hacer

recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa de la entidad, por tal

motivo se requiere un equipo multidisciplinario de auditores, en experiencia y

conocimientos propios, para garantizar un trabajo de calidad. Para llevar a cabo

este proceso es necesario tomar en cuenta que se debe seguir una metodología

para la correcta realización de la Auditoria Administrativa.


III. OBJETIVOS

3.1 GENERAL.

3.1.1 Que el estudiante pueda conocer el procedimiento y metodología para la

elaboración de un examen de auditoría Administrativa.

3.2 ESPECIFICOS.

3.2.1 Determinar la importancia que tiene la Auditoria Administrativa.

3.2.2 Mostrar las Departamentos, procesos y recurso humano, que se deben

examinar en la auditoria Administrativa.

3.2.3 Dar a conocer la Metodología aplicable al examen de Auditoria

Administrativa.


IV Auditoria Administrativa

4.1 Generalidades:

Durante mucho tiempo la auditoría estuvo asociada con la contabilidad, de la cual

se creyó que formaba parte. La finalidad de la auditoria era en términos

generales, de una revisión que se encomendaba a auditores ajenos a la empresa,

para cerciorarse de la situación financiera y descubrir fraudes y errores

existentes. Al crecer las empresas, la administración se hizo más complicada,

adquiriendo mayor importancia la comprobación y control internos, debido a una

más extensa delegación de autoridad y responsabilidad a los funcionarios.

Es muy probable que nunca antes en la historia de las actividades empresariales

hayan recibido una atención más amplia los problemas propios de la

administración para adaptarlos a un mundo en incesante cambio. Referirse a la

auditoria administrativa en nuestro medio es remontarse en el tiempo a la

segunda mitad de la década de los sesentas, fue en estos años cuando los

administradores, contadores públicos y otros profesionistas comenzaban a sentir

inquietudes en lo que entonces se presentaba como un nuevo campo de la

administración.

Actualmente durante el transcurso de más de veinte años ha surgido muchos

cambios y fenómenos, nuevos inventos han surgido, la administración ha tenido

un gran avance, han aparecido nuevas prácticas y técnicas, otras se han

innovado. La auditoria administrativa es una de estas técnicas a la cual no le

podemos dar el mismo enfoque de hace veinte años.

Aun cuando los beneficios de realizar auditorías de la administración son grandes

y numerosos, se necesita tiempo para planear y poner en obra un programa. Este

tipo de investigación exige personas que tengan un conocimiento a fondo de las

bases de operación de una empresa. Es decir, deben estar familiarizados con los

elementos básicos de la administración.


4.2 antecedentes históricos de la auditoria administrativa

A continuación enunciare los antecedentes históricos más importantes de la

auditoria, aunque en algunos de ellos no se mencionan fechas exactas de su

realización:

El primer antecedente que tenemos de la auditoria administrativa proviene de una

entrevista realizada al Ingeniero Henry Fayol por la Crónica Social de Francia en

el año de 1925, en la cual dijo que el mejor método para examinar una

organización y determinar las mejoras necesarias, era haciendo un estudio al

mecanismo administrativo, para poder determinar, si la planeación, la

organización y el control son atendidos adecuadamente, o si la empresa está

siendo administrada adecuadamente

En el año (1935-1946). McKinsey, quien tuvo un gran dominio en la

administración hace cinco décadas, llegó a la conclusión que un negocio o

empresa debiera hacer periódicamente una Auditoria Administrativa en todos sus

aspectos a la luz de su ambiente presente y futuro probable. Calificó a este tipo

de auditoría como la más comprensiva y poderosa de las técnicas buscadoras de

problemas, porque busca en forma general descubrir y corregir errores de

administración.

Otro enfoque a la Auditoria Administrativa ha sido el del Departamento de

Defensa de los Estados Unidos bajo la dirección de Robert McNamara en la

década de los sesentas. Dicho departamento acometió la evaluación de las

compañías licitadoras de importantes contratos, no solamente en aspectos de

Ingeniería, capacidad operativa, precios y plazos de entrega, sino en la

naturaleza de la organización y administración de las compañías y en lo particular

en los planes para administrar los contratos de defensa en caso de ser

proponentes escogidos.

Algunos nombres o conceptos que se le daban a la Auditoria Administrativa:


1.-Diagnosis de Productividad.

2.-Análisis Potencial de la Productividad.

3.-Revisión Administrativa.

4.-Glosa Empresarial.

5.-Diagnostico de la Empresa.

6.-Revisión del Proceso Administrativo.

7.-Auditoria de la Empresa.

8.-Organoterapia Empresarial.

9.-Análisis Administrativo.

10.-Investigación de la Empresa.

11.-Auditoria Administrativa.

Actualmente las organizaciones están inmersas en un ambiente de constantes

cambios por lo cual deben estar capacitadas para adaptarse a ellos, porque de lo

contrario serian organismos obsoletos e incompetentes. La auditoria

administrativa es dinámica, y debe ser aplicada formalmente a toda empresa,

independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeñas, en

donde se llega a considerar inoperante, su aplicación debe se precisa, integral y

cuidadosa para lograr eficiencia.

4.3Definición de Auditoria Administrativa:

Es la revisión sistemática con fines evaluatorios de una dependencia o entidad o

parte de ella, que se lleva a cabo con la finalidad de determinar si la organización

está operando eficientemente para cumplir con los objetivos que tiene

encomendados dentro de la Administración.

Constituye una búsqueda para localizar los problemas relativos a la eficiencia

dentro de la organización.

La auditoría administrativa abarca una revisión de los objetivos, planes y

programas de la dependencia o entidad; su estructura orgánica, nivel jerárquico y


calidad de los recursos humanos y materiales; programas de capacitación y

adiestramiento; división de actividades y supervisión; existencia y aplicación de

manuales de organización; desconcentración y simplificación administrativa;

mecanismos de autoevaluación; Funciones, sistemas, procedimientos y controles;

las instalaciones y el medio en que se desarrolla, en función de la eficiencia de

operación y el ahorro en los costos.

4.4Importancia de la Auditoria Administrativa

La evaluación del desempeño organizacional es importante pues permite

establecer en qué grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se

identifican con los de la dirección. Además de esto, también se valora la

capacidad y lo apropiado a la práctica administrativa. Es necesaria una

evaluación integral, es decir, que involucre los distintos procesos y propósitos que

están presentes en la organización. Debido a esto, cada auditoria administrativa

deberá realizarse de forma distinta dependiendo de la organización.

4.5Objetivos de la Auditoria Administrativa:

Control: Orientan los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el

comportamiento organizacional en relación con estándares

preestablecidos.

Productividad: Dirigen las acciones para optimizar el beneficio de los

recursos de acuerdo con la dinámica administrativa establecida por la

organización.

Organización: Determinan que su curso apoye la definición de la

competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la

delegación de autoridad y el trabajo en equipo.


Servicio: Representan la manera en que se puede comprobar que la

organización posee un proceso que la enlaza cualitativamente y

cuantitativa con las expectativas y satisfacción de sus clientes.

Calidad: Orientan que tienda a elevar los niveles de desempeño de la

organización en todos sus contenidos y ámbitos- con el fin de producir

bienes y servicios altamente competitivos.

Cambio: Transforman en un instrumento que hace más transparente y

receptiva a la organización (flexibilidad.)

Aprendizaje: Permiten que se transforme en un mecanismo de

aprendizaje institucional con el fin de que la organización pueda asimilar

sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de

mejora

De toma de decisiones: traducen la puesta en práctica y los resultados de

la auditoria en un solo instrumento de soporte del proceso de gestión de la

organización.

De interacción: Posibilitan el manejo inteligente de la auditoria en función

de la estrategia para relacionar a la organización con los competidores

reales y potenciales, así como con los proveedores y clientes.

De Vinculación: facilitan que la auditoria se constituya en un vínculo entre

la organización y un contexto globalizado.

4.6Principios de la auditoría administrativa

Es conveniente mencionar los principios en los cuales se debe basar

toda auditoría administrativa:

a) Sentido de la evaluación

La auditoria administrativa no intenta evaluar la capacidad técnica de

ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecución de

sus respectivos trabajos. Más bien se ocupa de llevar a cabo un examen y


evaluación de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es

decir, personas responsables de la administración de funciones operacionales y

ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantación de

controles administrativos adecuados, que aseguren: que la calidad del trabajo

sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan

y que los recursos se apliquen en forma económica.

b) Importancia del proceso de verificación

Una responsabilidad de la auditora administrativa es determinar qué es lo que se

está haciendo realmente en los niveles directivo, administrativo y operativo; la

practica nos indica que ello no siempre está de acuerdo con lo que el responsable

de lo que piensa que está ocurriendo. Los procedimientos de auditoría

administrativa respaldan técnicamente la comprobación en la observación directa,

la verificación de información de terrenos y el análisis y confirmación de datos, los

cuales son necesarios e imprescindibles

c) Habilidad para pensar en términos administrativos

El auditor administrativo, deberá ubicarse en la posición de un administrador

a quien se le responsabilice de una función operacional y pensar como éste lo

hace (o debería hacerlo). En sí, se trata de pensar en sentido administrativo, el

cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo.

4.7 Oportunidad de realizarse:

Muchos fracasos de empresas son consecuencia directa de algún "mal" que

lentamente se fue agravando por falta de atención inmediata, y que cuando se

descubrió fue causa de los estragos causados, ya muy difíciles de remediar. Los

propios síntomas indicativos de que algo anda mal, serán los que señalarán

cuándo debe hacerse una Auditoría Administrativa, la cual presentara un


diagnóstico preventivo para precisar las causas y propondrá su eliminación a fin

de que los males no se extiendan.

Algunos de los síntomas que nos indican la presencia de males o deficiencias

son:

1.-Frecuentes disgustos entre el personal, entre subordinados y jefes, empleados

y obreros entre sí o jefes con jefes.

2.-Cargas excesivas de trabajo en un departamento, en una sección o en un

puesto.

3.-Descenso en las ventas, totales o por línea de productos.

4.-Excesiva rotación de personal, por despidos o renuncias.

5.-Altos costos de producción.

6.-Excesivo desperdicio de materias primas.

7.-Marcadas variaciones en los presupuestos.

8.-Perdidas económicas.

Estos síntomas son motivo de un minucioso examen por parte de la Auditoria

Administrativa, que establecerá las causas que originaron los efectos negativos y

de esta manera trataría de eliminarlas de inmediato antes de convertirse en males

mayores con repercusiones económicas que pueden ser desastrosas para el

negocio.

4.8 Alcance de la Auditoria Administrativa.

La Auditoria Administrativa puede ser de una función específica o actividad de

uno o varios departamentos, una división o grupo de divisiones o de empresa es

su totalidad.

El campo de estudio al aplicar la auditoria puede abarcar la economía de la

producción, factores de la producción, programación del producto y otras.


4.9 Tipos de Auditoria Administrativa

1.-TOTAL. Es la auditoria aplicada en una empresa en su totalidad.

2.-FUNCIONAL. Es la llevada a cabo en una función específica de la empresa

Ejemplo: La auditoria aplicada en La función de ventas

3.-POR AREAS (Parcial) Es la que se realiza en un área o departamento de la

empresa o en varios departamentos. Ejemplo: La auditoria aplicada en el

departamento de personal.

4.10 Clasificación de Auditoria Administrativa:

1 AUDITORIA ADMINISTRATIVA INTERNA. Es la realizada por el auditor o

cualquier otro auditor perteneciente a la empresa donde se realiza.

2 AUDITORIA ADMINISTRATIVA EXTERNA. Es la realizada por el auditor o

cualquier otro auditor ajeno o independiente de la empresa que se va a auditar y

cuya única relación con el negocio donde se realizara la auditoria es la

contratación de sus servicios profesionales.

Este tipo de auditoría se usa cuando la gerencia no tiene recursos suficientes

para sostener un programa interno y cuando se prefiere una apreciación

pendiente o cuando la opinión externa es suplementaria a la auditoría interna.

4.11 Ventajas de la Auditoria Administrativa:

La Auditoría Administrativa presenta las siguientes ventajas:

l.- Es una auditoría completa, examina todas las funciones y su interrelación con

respecto a la entidad de auditoría.

2.-Va mas allá de la función financiera para incluir la administración, las

operaciones, el personal y otras funciones.

3.-Mide el progreso logrado para alcanzar los objetivos de la empresa, trata de

explicar los aspectos esenciales, tanto fiscales como no fiscales de la

administración de negocios.


4.-Se orienta más hacia el futuro.

5.-Proporciona un medio para hacer un análisis comparativo integrador e

interpretativo.

6.-Detecta síntomas que más tarde puedan agravarse por no atenderse

oportunamente. Por ejemplo: Planeación inadecuada, conflictos entre el personal,

deficientes métodos de control administrativo, pérdidas económicas, etc.

4.12 Metodología de la Auditoria Administrativa:

La metodología de la auditoria administrativa tiene el propósito de servir con

marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución

se conduzcan en forma programada y sistemática; para garantizar el manejo

oportuno y objetivo de los resultados.

Para utilizarla de manera lógica y accesible se ha dividido por etapas, en

cada una de las cuales se brindan los criterios y lineamientos que

deben observarse para que las iniciativas guarden correspondencia con los

planes.

Las etapas que integran la metodología de la auditoría administrativa:

Planeación

Instrumentación

Examen

Informe

Seguimiento

4.12.1 Planeación:

Es la etapa donde se desarrollan secuencialmente l a s actividades

encaminadas dentro de los programas, así como la determinación del tiempo


requerido para la elaboración de cada una de sus etapas.

El objetivo de esta etapa es conocer el punto de vista de todo el personal de la

organización sobre el funcionamiento de la misma, así como tener un panorama

general sobre sus errores y aciertos, de tal forma que, durante las

etapas posteriores se logre analizar esta información con profundidad y

actuar al respecto.

En la planeación, el auditor debe considerar, entre otros, los siguientes puntos:

a) Características generales de la empresa, con la finalidad de que la

planeación de los trabajos se ajuste a ella y se pueda así, obtener

resultados satisfactorios.

b) Finalidad de los trabajadores; en virtud de que ésta constituye el mundo

básico para desarrollar adecuadamente un plan y determinar, de acuerdo a las

circunstancias existentes, los elementos necesarios para su desarrollo.

c) Secuencia de su desarrollo; tomando en cuenta que los trabajadores para

ejecutar sus ta reas debe rán seguir un o rdenam ien to que pe rm i t a su

desarrollo normal dentro de los límites de tiempo fijados.

d) Estimación de tiempos; hay que delimitar los tiempos que se necesitarán

para realizar cada una de las actividades, precisando la fecha de iniciación y

terminación de los mismos.

e) Determinación del personal que intervenga; se refiere a la selección de

personal apto para intervenir en los trabajos a desarrollar, ya que es de vital

importancia para la realización del trabajo de auditoría.


f) Determinación de las técnicas que se utilizarán: Las cuales deberán

apegarse a las características particulares del objetivo, a la capacidad y

experiencia del personal que le auxiliará en el desarrollo de los trabajos y al

límite de tiempo disponible para conocer resultados.

g) Determinación de los medios materiales; se refiere a los medios que han de

necesitarse a lo largo del desarrollo de las actividades, tales como:

papelería, mobiliario, equipo, etc.

h) Determinación del apoyo que el organismo social proporcionará; este punto

se establece de común acuerdo con la empresa, en función a la

colaboración que se obtendrá de parte de ella y al personal que colocará en la

coordinación de actividades.

4.12.2 Instrumentación:

Esta etapa consiste en la familiarización con la función del área o

departamento sujeto a revisión, lo cual conlleva una recolección de datos, es

decir; se hace una revisión del proceso administrativo en relación a las

diversas funciones que se desarrollan en una empresa.

La auditoría administrativa no sólo está interesada en conocer la proporción y

adecuación de sus recursos en el momento actual, sino la proyección al futuro

por lo que es necesario que el auditor obtenga tanta información como necesite.

La empresa debe brindarle información escrita de utilidad para el auditor,

como: el acta constitutiva y sus modificaciones, objetivos de la empresa,

manuales de organización y procedimientos, políticas, instructivos, boletines de

información, etc. Cuando no exista por escrito alguno de los elementos


indispensables, el auditor tendrá que solicitar que su cliente lo realice,

pero al carecer de esa información se puede prever que hay un síntoma de

deficiencia en la empresa.

La recolección de información escrita es un medio para comparar si la

administración de la empresa se lleva a cabo como se establece en sus normas.

Para que el auditor pueda formarse un juicio acerca de los problemas o

situaciones referentes al caso que atiende, aplica técnicas adecuadas, a fin de

conocer l a p rob lemá t i ca de fondo . Algunas técn i cas más u t i l i zadas

son : la encuesta y la observación.

La encuesta: Esta técnica se aplica mediante los instrumentos

previamente diseñados: Cuestionario y entrevista.

a) Cuestionario: Aquí se obtiene información mediante una serie de preguntas

escritas, previamente formuladas. El uso de cuestionarios permite al

auditor realizar de manera eficazla investigación, puesto que pueden ser

contestados varios simultáneamente. Por la clase de respuesta pueden ser:

Con respuestas abiertas

Con respuestas cerradas

Con respuestas colectivas

Es importante considerar que la información que se obtiene por medio de

los cuestionarios será confiable en la medida en que se verifique.

b) Entrevista: Aquí se obtiene información por medio de conversaciones

con aquellas personas que están relacionadas con el caso que se investiga

o que tengan relación directa con el aspecto que se desea estudiar con

mayor detalle. Para que ésta brinde los resultados deseados, el

auditor debe planear cuidadosamente su entrevista a través de la formulación de

una guía escrita de los temas que interesan y en los cuales se necesite una


explicación más detallada. La entrevista se puede aplicar en dos formas:

En forma particular

En forma general o simultánea

Observación: Para esto es necesario que el auditor tenga acceso a la

información escrita, mencionada anteriormente.

a).Verificación: Tiene por objeto comprobar físicamente si se cumplen

los objetivos, políticas y procedimientos previamente establecidos, así

mismo se utiliza para comprobar la efectividad de datos y cifras en

documentos que se hayan analizado.

b).-Observación: Consiste en analizar detalladamente los aspectos a estudiar a

fin de conocer las causas de las problemáticas que presente la organización

con el propósito hacer las apreciaciones pertinentes.

La observación es sumamente ampl ia, prácticamente inf in i ta , puede

abarcar desde la forma de contestar una llamada telefónica a un cliente o

proveedor, la manera de resolver una duda a un empleado o la forma en que

se ejecuta una operación en la fábrica, etc.

Plan de auditoria


Medición: La medición se puede visualizar desde dos perspectivas: de forma y

de fondo. Para la primera se utilizan las escalas de medición; para la

segunda, los componentes del proceso administrativo, elementos específicos

e indicadores.

Escalas de Medición: Para lograr una mayor consistencia en la instrumentación,

es necesario que los hechos se puedan evaluar relacionándolos con una

estrategia de acción, la cual a su vez se relaciona con la composición del

proceso administrativo y los elementos específicos, visualizando el propósito

estratégico y atributos fundamentales que los asocian, así como con los

indicadores aplicables en cada caso.

Las escalas que se emplean con este fin deben cumplir con la función de

garantizar la confiabilidad y la validez de la información que se registre en

los papeles de trabajo, particularmente en los casos en que las preguntas

sean abiertas o de código múltiple que puedan proporcionar una


interpretación muy general o errónea.

La elección y empleo de las escalas de medición están estrechamente

relacionados con las directrices acordadas en la planeación de la auditoria. Sin

embargo, su variedad de uso y precisión dependen de las acciones que

de manera particular ejerce el auditor, por lo que es necesario que la

integren de manera racional y congruente.

Componentes del proceso administrativo y elementos específicos

La selección de los componentes del proceso administrativo y elementos

específicos debe hacerse considerando las variables fundamentales que

influyen en el desempeño de una organización , tal como su naturaleza,

campo de actuación, tamaño, giro industrial, y enfoque estratégico. No

obstante, el grado de profundidad con el que se analice cada variable o juego

de variables, depende del proyecto de auditoría y de la estrategia para

realizarlo.

Indicadores: Los indicadores son un elemento estratégico del proceso de

evaluación de la forma de gestión organizacional, ya que permiten ordenar las

acciones en relación con los resultados que se pretenden alcanzar,

convirtiéndose en el marco de referencia para definir la jerarquía de los

aspectos a auditar, establecer las prioridades de las acciones a analizar y

precisar el valor de las cifras y comportamiento que se obtengan.

Su uso como sistema permite hacer comparaciones y proyectar retrospectiva o

prospectivamente la información para generar alternativas altamente significativas

para los procesos de toma de decisiones.

4.12.3 Examen:


Tiene como finalidad conocer la eficiencia bajo la cual funciona la

organización; los resultados obtenidos del análisis de la información

recaudada durante la etapa de ejecución, servirán al auditor para poder

hacer una comparación entre la situación actual de la organización y el

informe de la última auditoría realizada

Terminada la investigación, el auditor procederá a formular

conclusiones, atendiendo el siguiente orden:

1. Concentración de los datos obtenidos en la investigación

2. Clasificación de los datos

3. Evaluación de los resultados

4. Determinación de la solución

1. concentración de los datos obtenidos en la investigación

El auditor procederá a realizar una recopilación de toda la información

recabada tanto escrita como verbal que le fue proporcionada, así como los

papeles de trabajo elaborados en la investigación realizada, con el propósito de

analizarlos.

2. clasificación de los datos obtenidos

Ya recopilada toda la información se procede a clasificar cada uno de los

datos que se obtuvieron con el objetivo de facilitar su análisis y

comprensión de tal manera, que el auditor tenga una buena estructuración

de la información para realizar de manera optima, precisa y objetiva sus

conclusiones.

3. evaluación de resultados

Los datos contenidos en los informes, así como las apreciaciones personales,

serán los determinantes para que el auditor haga una justa evaluación de las

situaciones y problemas investigados.


Requisitos que debe llenar satisfactoriamente, a fin de considerar los

p r o b l e m a s i m p o r t a n t e s y q u e , consecuentemente, merecen mayor

atención para una correcta solución.

4. determinación de la solución

La solución es la conclusión a que ha llegado el auditor después de

haber evaluado los resultados de las investigaciones que efectuó.

La capacidad y experiencia del auditor son factores para la determinación de

una solución correcta. Es decir, la auditoría administrativa no puede prescindir

de uno de sus elementos más valiosos que es el juicio personal del auditor

aplicado a las circunstancias particulares de la entidad auditada.

La evaluación puede enfocarse a los elementos integrantes del proceso

administrativo (planeación, o rgan izac ión , dirección y cont ro l ), as í como

las funciones de producción, comercialización, finanzas, recursos humanos u

otras funciones.

Gracias a la evaluación, el auditor administrativo puede detectar deficiencias u

oportunidades en la organización, esto es parte importante del trabajo del

auditor, por lo que debe tener presente que al emitir sus apreciaciones lleva

consigo una gran responsabilidad social.

4.12.4 Informe:

El objetivo del informe es brindar a los encargados de la organización

auditada información precisa sobre los resultados obtenidos, para que ellos

puedan tomar decisiones óptimas y realizar las mejoras o adecuaciones

necesarias.


Un informe brinda información relevante sobre las prácticas administrativas

que se están llevando a cabo en la organización así como también la posición

de ésta en el futuro.

Los informes rendidos por el a u d i t o r deben hacerse por escrito, ya que de

esta forma queda constancia de su labor, el informe escrito es prácticamente

una prueba de sus sugerencias, acuerdos tomados o resultado de su trabajo.

a) Presentación y contenido

La presentación y contenido del informe debe reunir entre otros los

siguientes requisitos:

Debe ser redactado en forma sencilla, clara y precisa.

Las conclusiones deben estar apoyadas con argumentos razonados

y convincentes.

Debe estar escrito con limpieza y en papel adecuado.

El informe según el caso, deberá acompañarse de todos

aquellos documentos formulados como resultado de los trabajos,

tales como: Graficas, instructivos formas, etc.

Debe ser constructivo y debe estar sustentado en información real

y concreta.

El informe deberá precisar que las conclusiones emitidas son el resultado

de apreciaciones personales y que solamente tienen el carácter de opinión,

quedando la ejecución de dichas opiniones bajo la responsabilidad de la

dirección.

Según la forma de presentación de los informes, se pueden clasificar en 3

grupos:


Narrativo.- Es aquel que en forma detallada cita en orden cronológico el

trabajo efectuado con precisión de datos y circunstancia.

Importancia.- En este informe se detallarán, por orden

de importancia, los trabajos efectuados, a fin de que la dirección quede

en condiciones de interpretar fácilmente su contenido y, en su caso,

prestar la atención requerida tomando en cuenta su grado de

importancia.

Extractivo.- Este informe se caracteriza por que se presenta, antes de

desarrollar en detalle cada tema, una síntesis de su contenido. Esto

tiene por objeto, dar a primera vista, una idea genérica de lo tratado.

b) Informe Final:

El informe final de la auditoría es un documento donde se asientan todas

las anomalías e irregularidades detectadas y pormenores, durante la práctica de

la auditoría, así como las recomendaciones y sugerencias de solución en

cuanto a su forma y diseño. Los elementos que estructuran el cuerpo del

informe se menciona a continuación:

Consideraciones generales: Este apartado contendrá el objetivo y magnitud de

la auditoría practicada.

El punto relativo o magnitud, se citan los estudios específicos que se realizaran

en forma adicional y las áreas que estos hayan comprendido.

Observaciones relevantes: En esta parte, se incluirán las observaciones

más trascendentes a nivel de resultados detectados durante el transcurso

de la auditoría, al hacer la exposición de la problemática, se estipularán

jerárquicamente de acuerdo a su importancia.

Observaciones detalladas: En este punto del informe se expondrá la

problemática encontrada en cada una de las áreas específicas que integran el


organismo.

Recomendaciones: Aquí se formulan las recomendaciones planteadas a nivel

de sugerencias, como posibles soluciones a las anomalías detectadas, pero sin

llegar a su instrumentación.

Comentario: en esta parte se anotaran los asuntos tratados con los

responsables del organismo y de cada una de las á reas aud i t adas .

Se resumieron los planteamientos expuestos por los responsables,

mencionado las medidas de solución que se hayan tomado para la corrección

de las irregularidades.

Anexo: Los anexos son documentos de los que se vale el auditor para dar

una mayor claridad a sus afirmaciones plasmadas en el informe. Por ejemplo:

Las graficas, diagramas de relación de personal, etc.

4.12.5 Seguimiento:

Las instrucciones y revisión dispensadas por un supervisor, son importantes

para asegurar una adecuada determinación del trabajo de auditoría y para

la formación del personal que en el colaboró.

La supervisión se lleva a cabo observando al personal, revisando los

resultados de la auditoría en los papeles de trabajo y sosteniendo

conversaciones con el personal administrativo.


V. Caso Práctico

5.1 Etapa de planeación

Dentro de esta etapa se plantearan los tiempos necesarios para la recolección

de información, así como la disponibilidad y disposición de la empresa para

nuestra atención; a fin de no interrumpir sus actividades.

Objetivo

El objetivo general de este trabajo es detectar, que aspectos de la empresa

DELIPAN, S.A DE C.V. son deficientes, para así formular, a partir de lo

observado, propuestas de mejora para la empresa.

Factores a revisar

Proceso administrativo

Planeación

Organización

Dirección

Control

Funciones administrativa

Ventas

Mantenimiento

Administración

Producción

Fuentes de estudio

– Internas: El personal de la empresa

– Externas Proveedores Clientes Competencia


Investigación preliminar

– Determinación de las necesidades específicas

– Identificación de factores que requieren atención Se analizó el

proceso administrativo y se encontraron deficiencias en el área de

organización, específicamente comunicación.

Jerarquización de prioridades

Diagnóstico y evaluación de la empresa

Obtención e interpretación de los resultados

Proponer cursos de acción

Entrega de reporte

5.1.1 Diagnóstico administrativo

Descripción de ubicación, naturaleza y extensión de factores: La

empresa, posteriormente analizada y evaluada,se encuentra ubicada en la

Avenida Atenas Veracruzana No. 401 "A" de la Colonia Revolución, CP

91100, Teléfono 228 8 42 94 46; dentro de la ciudad de Xalapa, Veracruz.

Especificación del perfil del auditor

-Conocimientos de Administración

-Teoría de la organización

-Metodología de la investigación

-Estudios organizacionales

-Análisis de diseños y estructuras

-Empowerment

-Planeación estratégica

-Logística

-Distribución del espacio


Estimación de recursos necesarios

-Recursos monetarios: necesarios para el transporte y

comidas.

-Recursos materiales: Computadora, impresora, papelería, consumibles.

-Recursos humanos: Integrantes del equipo y el apoyo del

catedrático.

Proyecto de auditoría

-Naturaleza: Auditoría Administrativa

-Alcance: habiendo hecho un pre evaluación diagnostica, arrojo como

resultado que el área con mayores “oportunidades de mejora” es la

de organización específicamente comunicación.

-Antecedentes: En años anteriores se han realizado trabajos

similares por parte de alumnos de la Facultad de Contaduría y

Administración.

Objetivos:

-Realizar un análisis FODA que permita conocer más a fondo el negocio

y su entorno.

-Elaborar un diagnostico de la situación actual de la empresa.

-Proponer planes de mejora a partir de las oportunidades

encontradas en la empresa.

Estrategia:

-La estrategia a implementar para la realización de este trabajo se basara

por medio de la observación y análisis de la información obtenida. Así

mismo se pretende entrar en contacto con los empleados y crear un

lazo de confianza entre ambas partes a fin de obtener de ellos su

colaboración para poder cumplir con los objetivos establecidos.


Justificación:

-Actualmente la empresa se enfrenta a una serie de problemas

relacionados con: la falta de comunicación, falta de trabajo en equipo

toma de decisiones por parte de los empleados operativos, entre los más

notables; es por ello que se decidió realizar una auditoría a esta

empresa, para conocer la causa que propicia estos problemas.

Acciones:

-Apoyo del Director General para llevar a cabo este estudio.

-Manejo e interpretación adecuada de la información de una

manera objetiva.

-Supervisión periódica de los avances del trabajo por parte del

catedrático.

-Recursos: los recursos necesarios para este trabajo son el

transporte de la escuela-empresa-escuela, una computadora,

impresora y hojas.

-Costos: No se pretende cobrar por este servicio debido que es un trabajo

con fines académicos, con el propósito de fortalecer los conocimientos

adquiridos así como brindar un servicio a la sociedad.

Resultados esperados:

-Enriquecer nuestros conocimientos y aplicarlos en situaciones reales.

-Brindar una opción de mejora en el proceso administrativo de la

empresa.


Cronograma de actividades

5.2 Etapa de instrumentación


En ésta etapa es necesario seleccionar y aplicar las técnicas de recolección

que se han estimado como más viables de acuerdo con las circunstancias

propias de la auditoria, la selección de instrumentos de medición que se

emplearon, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, así como la

supervisión necesaria para mantener una coordinación eficaz.

Técnicas de recolección

En el estudio administrativo se utilizaron algunas herramientas que auxiliaron a la obtención, análisis y evaluación de la recopilación de datos e información.

Investigación documental: Mediante esta técnica obtuvimos información

de las auditorias ya realizadas anteriormente por alumnos de esta

Facultad.

Entrevistas: S e realizaron con el gerente de Delipan, para obtener

información general y conocer la historia de ésta, así como toda su

filosofía.

Cuestionario: Ap l i cado al personal para poder obtener información

y efectuar un diagnóstico.

Observación: A través de ésta técnica se consideraron distintas formas de apreciación, ya que cada uno de los integrantes del equipo percibió al personal en diferentes situaciones.


5.2.1 Medición

De acuerdo a la información analizada se detectó que el proceso administrativo

aplicado en esta empresa presenta ciertas oportunidades de crecimiento,

en específico en la etapa de organización, por lo cual esta auditoría se enfocó

con más ímpetu en dicha área.

5.5.1.1 Indicadores

A continuación se enlistan los indicadores de mayor importancia para la empresa:

Grado percibido de planeación

Grado percibido de formalización

Grado percibido de responsabilidad del equipo

Grado percibido de coordinación entre puestos de trabajo

Grado percibido de participación y toma de decisiones

Grado percibido de satisfacción de los empleados

Grado percibido de logro de metas y objetivos

Grado percibido de atención y servicio a clientes

5.3 Etapa de examen

5.3.1Etapas de evaluación

Las etapas de evaluación de la eficiencia son:

1. Ponderación de funciones.2. Determinación de factores o categorías por evaluar.3. Determinación de grados4. Asignación de puntos a los factores o categorías por evaluar5 Calificación

AUDITORÍA ADMINISTRATIVAGRUPO 3

5.3.2 InterpretaciónLa empresa cuenta planes de trabajo, objetivos y un reglamento de trabajo

sin embargo, los empleados nos comentaron que si saben de la

existencia de objetivos y planes de trabajo pero no conocen lo que en ellos

documentos se maneja, si cumplen con el reglamento de trabajo.

En cuanto a la organización no tienen un organigrama completamente

definido, la toma de decisiones se centraliza en los gerentes, los manuales

de organización con los que cuenta la empresa actualmente aun no son de

ellos, siguen utilizando los manuales de “La Hogaza”.

En la etapa de dirección la delegación es solo algunas áreas, la supervisión es

parcial, la comunicación tiene algunas limitantes, ya que entre el departamento

de ventas y el departamento de producción no hay una comunicación formal.

5.4 Etapa de informe

El presente trabajo consistió en realizar una Auditoría Administrativa parcial a

la empresa “Delipan”, con la finalidad de detectar, que aspectos de la

empresa DELIPAN, S.A DE C.V. son deficientes, para así formular, a partir de lo

observado, propuestas de mejora para la empresa.

El periodo en el que se realizo el trabajo fue de Abril-Junio, durante este

lapso de tiempo se recopiló la información necesaria mediante diversos

instrumentos como lo son la encuesta, la entrevista, hojas de indicadores,

cedulas de documentación, así mismo esta información se proceso y se le

dio cierto análisis, incluyendo en él indicadores y ponderaciones para su fácil

manejo.


Antes de conocer el problema actual del negocio, debemos contemplar a la

Panadería/Pastelería Delipan (consolidada como persona física, bajo la

razón social “Mónica Forzán Dauzón”) como una empresa dedicada a la

producción y comercialización –principalmente– de pan francés, bizcocho y

repostería. Su antigüedad se remonta, al año 2005, con la compra de la

franquicia “La Hogaza” al Corporativo Chedraui por parte de la familia Forzán-

Dauzón, adquiriendo cuatro sucursales distribuidas de la siguiente forma: dos

en el puerto de Coatzacoalcos- Veracruz, una en Ciudad Madero-Tamaulipas;

y por último, otra más en la ciudad de Xalapa-Veracruz (ubicada en la Avenida

Atenas Veracruzana No. 401 "A" de la Colonia Revolución, CP 91100, Teléfono

228 8 42 94 46) considerada como la de mayor importancia, razón suficiente

para realizar la Auditoría Administrativa dentro del sitio de trabajo.

El diagnóstico inicial demostró, como problema genérico del negocio,

conflictos en el aspecto de la comunicación y en segundo plano pero no

menos importante se detectaron problemas en la etapa de organización, debido

a la falta de manuales administrativos, no cuentan con una estructura

orgánica completamente definida. Según el cuestionario aplicado a los

empleados de la empresa se pudo detectar lo siguiente:

El 62% de los empleados saben de la existencia de los manuales

administrativos y los objetivos pero no conocen el contenido que en ellos hay,

es por ello que se sugiere realizar una restructuración de los manuales

para actualizarlos de acuerdo a las necesidades de la empresa, así mismo

difundir su contenido. Los parámetros de medición de objetivos son las

estadísticas de ventas y de producción, así lo reflejó el 51% de las respuestas

de los empleados.


El principal obstáculo para una coordinación entre empleados es, como ya se

había mencionado en el diagnostico inicial, la falta de comunicación, para lo

cual sugerimos elaborar canales de comunicación, estos al elaborar los

manuales de organización se pueden proponer ciertas técnicas para evitar los

malentendidos en la organización y los conflictos relacionados con la toma de

decisiones y la participación de los empleados.

En la información recabada nos indica que el ambiente de trabajo dentro de la

empresa es bueno, que los empleados se sienten satisfechos realizando sus

labores y en lo general no se presentan conflictos en la realización de

sus actividades, todo se puede comprobar con los porcentajes de el

cuestionario aplicado en él nos indica que el 57% de los empleados están a

gusto, el 100% lo considera como un buen lugar de trabajo y el 100%

que no se presentan conflictos, en cuanto a este aspecto la empresa se

encuentra bien, no hay sugerencias.

Los principales problemas como ya se ha mencionado son el de motivación y

principalmente el de comunicación al igual ya se dieron las sugerencias

necesarias para el mejoramiento de la empresa.


VI Conclusiones

1. La auditoria Administrativa es aquella que nos va ayudar a determinar el

funcionamiento de una empresa, conocer si está marchando adecuadamente

con lo que está planeado en un tiempo determinado y sacar resultados para

observar si ha mejorado o empeorado, y a su vez buscar nuevas estrategias o

métodos que permitan cerciorar cada una de las actividades vigilar que se estén

cumpliendo y ejecutando correctamente y así alcanzar y obtener respuestas

exitosas.

2. Por medio de la Auditoria Administrativa se evalúa si las órdenes e

instrucciones, procedimientos con los que opera una organización, estos deben

establecerse de acuerdo a sus políticas y pronósticos, y nos sirve para indicar si

se están alcanzando los objetivos previstos.

3. Debido a la creciente tecnología moderna y su repercusión en las técnicas

usadas para administrar, las exigencias han sido mayores para los

administradores de empresas siendo necesario utilizar nuevas herramientas para

ayudar a los propietarios en la administración de sus negocios; una de estas

herramientas es precisamente la Auditoria Administrativa.


VI. RECOMENDACIONES

1. Es necesario se examinen la Administración, por lo menos una vez dentro

del periodo fiscal de la empresa.

2. Cada área de trabajo debe tener integrado todos los procedimientos que

se realizan en la misma, o las que requieren de su responsabilidad, es por eso

indispensable que se dé una revisión a las procesos, pero sobre todo tener una

guía de cómo elaborarlos, de esa manera no importará la persona que ocupe el

puesto, el proceso se realizará como está indicado, evitando errores o perdidas

de información.

3. Con la Modernizaciones de la Administración, si no es posible tener un

departamento que realice un control interno más eficaz, entonces se requiere

que el director de cada área acuerde con su personal, de la necesidad de

implementación de revisiones, guiado por un control real, monitoreando

actividades, y lo más importante retroalimentarse a los trabajadores con las

observaciones pertinentes.


VIII. BIBLIOGRAFÍA

1. Contabilidad Y Auditorías, autor Salomón Elías, Edición 03

2. Auditoria Administrativa, autor Alfonso Amador, Edición 01.

3. Norma Internacional de Auditoría 210 (Términos de los Trabajos de

Auditoría)

4. Metodología en la elaboración de Auditorias Administrativas

http://clubensayos.com/Temas-Variados/Auditoria-Administrativa.

5. Dedición, alcance y objetivos de la Auditoria Administrativa

http://biblioteca.usac.edu.gt/tesis/03/03_3325.pdf

Auditoria Administrativa Completo

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