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AUDITORIA ADMINISTRATIVA 1 CONTENIDO 1 - JESV - Febrero del 2011

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AGENDA

• Antecedentes de la Auditoria Administrativa.• Nuevo paradigma para el Siglo XXI• ¿Que es Auditoría?• ¿Que es Control Interno?• Tipos de Auditorías• La Auditoría Administrativa

– Objetivos– Campo de Acción

• Proceso de la Auditoría Administrativa• Alcances y aplicación en las funciones de la empresa

MARCO GENERAL DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

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ANTECEDENTES:Debemos destacar algunos de los principales autores que han contribuido a su desenvolvimiento y su posterior utilización como herramienta esencial de evaluación de la gestión administrativa de la empresa.

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HENRY FAYOL. (1925) El enfoque de Fayol estaba hecho específicamente hacia la evaluación del proceso administrativo con el objeto de detectar las fallas y determinar mejorasgenerales en la organización.

•JAMES Mc.KINSEY. (1935-1940). Consideraba que la empresa periódicamente debía hacer una auto evaluación (auto-auditoria) en todos sus aspectos y a la vista del medio empresarial.

•El Instituto de Auditores Internos de Norteamérica (1945), escribe sobre el“Alcance de la Auditoría Interna de Operaciones Técnicas” el cual es considerado como uno de los primeros escritos en el campo de la auditoría administrativa.

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•ARTHUR H. KENT. (1848). Escribe un artículo sobre la “Auditoría de Operaciones” por medio del cual trata de llamar la atención sobre la existencia de otra rama de auditoría operacional y la desliga del campo de la auditoría administrativa.

•LEONARD WILLIAM. ( 1957 ). Define el término de “Auditoría Administrativa” como “el examen comprensivo y constructivo de la estructura organizacional deuna empresa, institución o rama gubernamental, o de cualquier componente de las mismas, tales como una división o departamento así como de sus planes yobjetivos, sus métodos de operación y la utilización de los recursos físicos yhumanos.(2)Este autor se convirtió en pionero de la auditoría administrativa al aplicar susconceptos en el campo práctico.

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AUDITORIA ADMINISTRATIVA•LA OFICINA GENERAL DE CONTABILIDAD DE LOS EE.UU. (GAO).Como entidad encargada del control, “Audita o revisa los controles financieros o contables de departamentos y agencia, la eficiencia administrativa, la utilización de los recursos y la efectividad de los resultados de los programas”.(3)Debido a su enfoque tan amplio se puede argumentar que en su actividad se conjugan tres (3) clases de Auditoría: financiera, operacional y administrativa.

•CARLOS ANAYA SANCHEZ. (MEXICO). Presenta unos conceptos generales y propone una metodología para efectuar una auditoría del proceso administrativo.Además, establece unos cuestionarios para la evaluación de la empresa en general y de sus funciones.

•OTROS AUTORES: En la actualidad son varios los autores que han desarrollado nuevos conceptos y procedimientos de auditoría administrativa: Joaquín Rodríguez Valencia en Sinopsis de Auditoría Administrativa. Fernández Arenas, J.A. en Auditoría Administrativa y el Contador Público entre otros han planteado sus propios conceptos de Auditoría Administrativa.

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AUDITORIA ADMINISTRATIVANuevo paradigma para el siglo XXI.

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•En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad de examinar y valorar la calidad de los administradores y de los procesos mediante los cuales opera una organización. Esto se logra a través de la Auditoria administrativa, que se puede llevar a cabo por diferentes métodos.

•Con el desarrollo de la tecnología y de la informática, también es necesario evaluar lo adecuado de la información administrativa que se provee a la alta dirección para la planeación (estratégica y operacional), la organización, la toma de decisiones, el control y demás funciones administrativas de alto nivel.

•Cualquier tipo de organización, sea pública o privada, grande, mediana o pequeña tiene la necesidad de examinar su situación, para saber si los sistemas bajo los cuales trabaja son los óptimos de acuerdo a su realidad.

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AUDITORIA ADMINISTRATIVANuevo paradigma para el siglo XXI.

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•La globalización está obligando a cada vez mas empresas a evaluar no solamente los factores internos de la misma, sino también los externos: factores económicos, políticos, comerciales, ambientales, etc., por los cuales se ven afectadas. Este análisis y evaluación de factores tanto internos como externos debe hacerse de manera sistemática e integral, abarcando la totalidad de la empresa si se quiere mejorar realmente la organización.

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¿QUE ES LA AUDITORIA?

¿QUE ES CONTROL INTERNO?

La gran mayoría de los empresarios de nuestro medio, entienden por Auditoría, la revisión de sus estados contables para efectos de dictamen de los mismos y la evaluación de su control interno. Por lo tanto esta clase de Auditoría, se refiere única y exclusivamente al control numerario o aspectos cuantificables en dinero. Por esa razón a ésta se la conoce con el nombre de Auditoría Financiera.

Se entiende por Control Interno al sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

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TIPOS DE AUDITORIA

De la necesidad de controlar todas las áreas de la empresa, se consideran clases de Auditoría, la Financiera y la No Financiera. A su vez éstas auditorias pueden subdividirse en otras especialidades

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DIFERENCIAS ENTRE TIPOS DE AUDITORIAS

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La Auditoría Administrativa es una rama de la Auditoría que tiene por objeto investigar, revisar y evaluar a la administración de la empresa ya sea en forma total o por áreas específicas para luego presentar un informe y dar las recomendaciones que se juzguen necesarias.

A diferencia de la auditoría financiera, antes que dar un dictamen, el trabajo final del auditor administrativo se reduce al diagnóstico que hace sobre la forma como se está administrando la empresa, y a la presentación de las recomendaciones que permitan orientar su administración hacia la consecución de los objetivosPropuestos.

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OBJETIVOS GENERALES.La Auditoría Administrativa tiene los siguientes objetivos:

a) Investigar y evaluar a la empresa en todas sus áreas con énfasis en su parte administrativa.

b) Precisar cómo está y hacia donde se va con la dirección que se le está dando a la empresa.

c) Sugerir cambios a las políticas y métodos de la administración que se consideren obsoletos.

d) Determinar el grado de compromiso de la gerencia con las políticas establecidas, con los planes y procedimientos, como medio de salvaguardar los bienes del negocio.

e) Hacer recomendaciones adecuadas a las circunstancias.

En síntesis: descubrir deficiencias o irregularidades en toda o en parte de la empresa y proponer los posibles correctivos.

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OBJETIVOS ESPECIFICOS.

De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.De organización.- Determinan que su curso apoye la definición de la estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes.De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.De cambio.- La transforman en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la organización.De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.De toma de decisiones.- Traducen su puesta en práctica y resultados en un sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.

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CAMPO DE ACCION

En cuanto a su campo, la auditoría administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organización, sea ésta pública, privada o social.

•En el Sector Público se emplea en función de la figura jurídica, atribuciones, ámbito de operación, nivel de autoridad, relación de coordinación, sistema de trabajo y líneas generales de estrategia. Con base en esos criterios, las instituciones del sector se clasifican en:

1. Dependencia del Gobierno Central (poder Ejecutivo)2. Entidad Paraestatal3. Organismos Autónomos (Otros poderes del Estado)4. Gobiernos Regionales5. Gobiernos Municipales6. Mecanismos Especiales

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CAMPO DE ACCION (Cont.)

En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurídica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinación y relación comercial de las empresas, sobre la base de las siguientes características:

1. Tamaño de la empresa

2. Sector de la actividad

3. Naturaleza de sus operaciones

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CAMPO DE ACCION (Cont.)

En el Sector Social, se aplica considerando dos factores:

1.- TIPO DE ORGANIZA

CION

FUNDACIONES

AGRUPACIONES

ASOCIACIONES

SOCIEDADES

FONDOSEMPRESAS DE SOLIDARIDAD

PROGRAMAS

PROYECTOS

COMISIONES

COLEGIOS

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CAMPO DE ACCION (Cont.)

2.- NATURALEZA DE SU FUNCION

EDUCACION

CULTURA

SALUD

SEGURIDAD SOCIAL

POLITICA

EMPLEO

ALIMENTACION

DERECHOS HUMANOS

AYUDA HUMANITARIA

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Una propuesta de metodología para el desarrollo de la Auditoría Administrativa, considera ocho fases generales:

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ALCANCE DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Por lo que se refiere a su área de influencia, comprende su estructura, niveles, relaciones y formas de actuación. Esta connotación incluye aspectos tales como:

NATURALEZA JURIDICA

CRITERIOS DE FUNCIONAMIENTO

ESTILO DE ADMINISTRACION

PROCESO ADMINISTRATIVO

SECTOR DE ACTIVIDAD

AMBITO DE OPERACIÓN

NUMERO DE EMPLEADOS

RELACIONES DE COORDINACION

DESARROLLO TECNOLOGICOSISTEMAS DE COMUNICACIÓN E

INFORMACIONNIVEL DE DESEMPEÑO

TRATO A CLIENTES (EXTERNOS E INTERNOS)ENTORNO

PRODUCTOS Y/O SERVICIOS

SISTEMAS DE CALIDAD

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Gracias