REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA.MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA.INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA DE LOS LLANOS.VALLE DE LA PASCUA ESTADO GURICO.RGIMEN ESPECIAL DE PROSECUCIN.UNIDAD CURRICULAR: PROYECTO SOCIOTECNOLGICO IV.CARRERA: INFORMTICA.SECCIN: 02

AUDITORIA DEL SISTEMA DE INFORMACIN AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL DE LAS ACTIVIDADES DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE ESTUDIO DE LA ESCUELA NACIONAL PRESBTERO JUAN SANTIAGO GUZCO

AUTORES: LIC. Casanova, Raiza. C.I.: 16.325.854. T.S.U. Gutirrez Freddy. C.I.: 14.057.257. T.S.U. Ledezma, Sandro. C.I.: 15.548.003. ASESOR: Ing. Gustavo Vasquez.

Valle de la Pascua, Junio, 2012.

INTRODUCCIN

La Auditora al sistema de informacin automatizado para el control de las actividades en el departamento de Control de Estudio de la Escuela Nacional Prebistero Juan Santiago Guasco ubicada en Valle de la Pascua, Estado Gurico; tiene como propsito fundamental, conocer el funcionamiento del sistema, revisar los controles de la aplicacin y evaluar la confidencialidad del sistema, entre otros; aplicando para tal fin los mtodos de Auditora especficos para los casos de auditora de aplicaciones, donde a travs de ella se puede registrar la informacin necesaria para las operaciones especficas de la Institucin. Por otro lado, facilita respuestas idneas sobre la informacin que existe almacenada en el sistema y generan informes que sirven de ayuda para cualquier finalidad de inters en la institucin u organizacinLa finalidad de la auditora es verificar que los objetivos plasmados en el sistema automatizado se cumplan a cabalidad para as obtener un sistema que sea capaz de proporcionar a los usuarios una fcil definicin de los datos, mejorando as el aprovechamiento de la informacin.

HISTRIA DE LA ESCUELA NACIONAL PRESBTERO JUAN SANTIAGO GUASCOLa Escuela de Educacin Inicial Presbiterio Juan Santiago Guasco, fue fundada por iniciativa del sacerdote Monseor Rafael Chacin Soto, una escuela para los nios de la comunidad La concordia el da 16 de junio de 1963 la cual llevo por nombre Escuela Nacional Unitaria N 4317 funcionando a partir de 1 de octubre del mismo ao.La primera maestra fue la seorita: Mara Elsa Moncado Borges, la cual trabajo sola por espacio de dos aos. El 1 de octubre del ao 1968 se cambio el nombre de Concentracin Escolar N 08 por grupo escolar Juan Santiago Guasco, funcionando con cinco maestras de aula.Para el ao escolar 1969-1970 se logro la construccin de 07 aulas con la ayuda del ejecutivo, la sociedad de padres y representantes y la comunidad logrando tener para entonces 09 maestras, 01 obrero y 01 director, con el primer egreso de alumnos de sexto (6to) grado.El 26 de septiembre del 2008 por iniciativa de la Zona Educativa del Estado Gurico y una comisin integrada por licenciada Ana Salicia jefa de personal, la Licenciada Heidy Moreno analista de la zona Educativa, La MSC. Norena Hernndez jefa Municipio Escolar N 3 se procedi a la separacin de la E.E.I. Pbro. Juan Santiago Guasco de la Unidad Educativa, quedando conformada por la docente Rosa de Moreno Directora y la docente Ana Alicandu como sub-directora.La Escuela se encuentra ubicada en el sector la concordia, calle estadio cruce con calle la Mascota, Valle de la Pascua, Estado Gurico.Las coordenadas geogrficas de la institucin son las siguientes:Latitud 0913`19 norte; Longitud 660022 oeste y a una Altitud de 173 metros sobre el nivel del mar.

La escuela dispone de: 01 director 01 integrantes del consejo comunal 01 integrante de la asociacin civil 01 promotor pedaggico 01 promotor del P.A.N.E 23 administrativos 04 obreros Planta Fsica 01 oficina de direccin 02 baos 02 salones de 3er nivel de preescolar 03 salones de 2do nivel de preescolar 01 saln de 1er nivel de preescolar 01 patio central

EL PROBLEMA

Con el transcurso del tiempo, la tecnologa avanza, y as mismo con ese crecimiento las empresas se sienten en la necesidad de adquirir tecnologa para sus sistemas y a la vez sus procedimientos, con el fin de garantizar un eficaz funcionamiento y as obtener una adaptacin paralela de condiciones en cualquier mbito. Tomando en cuenta que en el mundo, en pases industrializados y desarrollados existen sistemas automatizados mucho mas avanzados que le permiten un eficaz desenvolvimiento y desempeo de sus actividades rutinarias para facilitar a las mismas, estn a la vanguardia de la tecnologa con respecto a la automatizacin de la informacin (base de datos, registro, red mundial) ya que gracias a su desarrollo estos van al comps de la innovacin de las tecnologas en la informtica.Por lo anteriormente expresado, el desarrollo que se ha llevado a cabo en el campo de la informtica, tal vez la palabra clave es la comunicacin, pues el hombre ha sido capaz de comunicarse ms fcilmente con un deseo interminable, que se puede decir, no se ha realizado del todo pero va encaminado hacia l, es un hecho que las computadoras liberan al hombre de las abrumadoras tareas de efectuar rutinas masivas y le permite emplear su inteligencia en tareas ms estimulantes e interesantes. Por lo tanto, las computadoras ms que un cerebro de alta velocidad, se han convertido en un auxiliar del hombre para una amplia variedad de tareas.En esta era se ha observado una gran innovacin y desarrollo de tecnologas de la informacin que ha permitido la evolucin de computadores que son capaces de producir sistemas de informacin a la sociedad con aportes a los distintos sectores econmicos, sociales, polticos, educativos, entre otros. Debido a esto, los procesos rutinarios en forma manual procesan informacin lenta, por lo que llevarla a un sistema automatizado garantiza un mejor trato de informacin.La Escuela Nacional Prebstero Juan Santiago Guasco de Valle de la Pascua Estado Gurico, es una institucin educativa, que cuenta con un sistema automatizado en el departamento de control de estudios, el cual fue realizado con la intencin de procesar las inscripcin de los estudiantes de dicha institucin, el docente se encarga de llenar la planilla de inscripcin con los datos del representante y de su representado (alumno), incorporndolos a travs del sistema, una vez concluido el levantamiento de los recaudos para el proceso de inscripcin del nio, es guardado a travs del sistema automatizado, adems el sistema controla los estudiantes que ingresan y egresan de la institucin. Actualmente, sta institucin cuenta con sta tecnologa, la cual es necesaria para la realizacin eficiente de las diferentes actividades anteriormente mencionadas, de este modo, con ste sistema se plante eliminar la duplicacin y perdida de documentos y agilizar el proceso de inscripcin de tal manera que sea confiable, seguro y amigable. La Escuela Nacional Prebstero Juan Santiago Guasco, se encuentra ubicada en el Sector La Concordia de Valle de la Pascua, Municipio Leonardo Infante del Estado Gurico. Actualmente cuenta con una matricula estudiantil superior a los 300 alumnos que va desde Primer grado hasta Sexto grado de Educacin Bsica. Igualmente cuenta con 40 Docentes.En esta institucin se realizan las inscripciones de sus alumnos a travs del sistema por medio del cual se toman los datos para el registro denominado Matricula Inicial que se enva al Municipio Escolar, otra de las actividades que se realizan es la Estadstica Mensual que consiste en registrar el movimiento de ingreso y egreso en cada una de las secciones del plantel. OBJETIVO GENERALAuditar el sistema automatizado del departamento de control de estudio de la Escuela Nacional Presbtero Juan Santiago Guasco, para verificar la veracidad y completicidad de los datos que maneja.Objetivos Especficos Analizar la situacin actual para determinar las posibles fallas que existan en el Sistema. Comprobar el funcionamiento del sistema y organizacin del rea. Revisar los controles especficos tanto manuales como automticos de la aplicacin. Conocer las condiciones de seguridad de que dispone la aplicacin y perfiles de acceso. Verificar si posee documentacin (Manual de Usuario)

ROLA DE LA ESCUELA NACIONAL PRESBTERO JUAN SANTIAGO GUASCOE.N.P.J.S.GRECURSOSLIMITACIONES

R1) Equipos tecnolgicosR2) Conocimientos tcnicosR3) Personal humanoR4) Sistema automatizadoL1) Falta de facilitadores en informticaL2) Espacio pequeo en el departamentoL3) Poco inters en carga de datos al sistema

OPORTUNIDADESESTRATEGIA ROESTRATEGIA LO

O1) Comunidad abiertaO2) Estudiantes del IUTLL (Proyecto Sociotecnolgico) O3) Trabajo en equipo1) Aprovechar los equipos tecnolgicos para incrementar los conocimientos informticos (R1-O1)2) Aprovechar los estudiantes del IUTLL para aplicar conocimientos tcnicos enfocados al sistema (R2-O2)3) Motivar al personal que labora en el departamento a trabajar en equipo para un mejor manejo del sistema

1) Beneficiarse de los estudiantes del IUTLL en el manejo del sistema implantado en la escuela para desarrollar estrategias y aumentar el inters del personal en el manejo del sistema (L1-L3-O2-O3)

AMENAZASESTRATEGIA RAESTRATEGIA LA

A1) InseguridadA2) Poco inters en el manejo del sistemaA3) Acumulacin y desorganizacin de los datos1) Fortalecer y motivar al personal administrativo del departamento de control de estudio de los beneficios del sistema implantado (R2-R3-R4-A2)

1) Efectuar estrategias para el cumplimiento y el buen desenvolvimiento en el manejo del sistema implantado (L1-L3-A2)

MAPA DE LA ESCUELA NACIONAL PRESBTERO JUAN SANTIAGO GUASCO

MAPA DE LOS INVOLUCRADOS:Estudiantes del Proyecto Socio -Tecnolgico IUTLL.Padres y RepresentantesDocentesPersonal AdministrativoSistema E.N. Preb.Juan Santiago Guasco.

CUADRO DE ANLISIS DE LOS INVOLUCRADOS:

GRUPOSINTERESESPROBLEMAS PERCIBIDOSRECURSOSMANDATOS

PERSONAL ADMINISTRATIVOInscribir a los estudiantes y cargar las notas de estos, de una manera eficiente, fluida y organizada.Falta de uso de la aplicacin del sistema por sobre carga de tiempo/trabajo sobre la recarga de datos al sistemaNo dispone del recurso humano suficiente para el vaciado de datos al sistema.El personal administrativo de la institucin es el encargado de organizar y proporcionar de manera eficiente y fluida la informacin de los alumnos que estudian en la institucin

GRUPOSINTERESESPROBLEMAS PERCIBIDOSRECURSOSMANDATOS

DOCENTESInscribir a los estudiantes de una manera eficiente, fluida y organizada.Perdida continua de tiempo y sobrecarga de trabajo.Disponibilidad de suficiente recurso humano capacitado para llevar a cabo los procesos correspondientesTodos los profesores de la institucin de acuerdo a las normas de la misma, colaborar durante la realizacin del proceso de inscripcin dentro de esta, adems de proporcionar ante control de estudio las calificaciones de sus de sus grados asignados

GRUPOS

INTERESESPROBLEMAS PERCIBIDOSRECURSOSMANDATOS

PADRES Y REPRESENTANTES Ser atendidos de manera eficiente y respetuosa por el personal de la institucin.Demoras continuas en los procesos de inscripcin y entrega de documentos pertenecientes a sus representados.Colaboracin, con la presentacin de la documentacin requerida.Todo padre o representante tiene derecho a que se le proporcione en forma eficiente y organizada la informacin requerida sobre su representado, en los aspectos relacionados con la institucin donde estos estudian.

ESTUDIANTES DE PROYECTO SOCIO-TECNOLOGICO DEL IUT DE LOS LLANOSElaborar un sistema automatizado de informacin, que optimice los procesos llevados a cabo en el departamento de control de estudio de la institucin.Prolongacin del proyecto a un mayor tiempo del requerido por los estudiantes.Colaborar con sus conocimientos y experiencias en la optimizacin de los servicios prestados por esta institucin pblica.Tiene la obligacin de cumplir con el proyecto socio-tecnolgico.

MATRIZ DE PRIORIZACIN DE PROBLEMAS DE LA ESCUELA NACIONAL PRESBTERO JUAN SANTIAGO GUASCO

PROBLEMAS1 (x5)2 (x3)3 (x1)TOTAL

Revisar el sistema de informacin del proceso de inscripcin de la Escuela Nacional Presbtero Juan Santiago Guasco50

Inseguridad25

Falta de tiempo para usar el sistema20

Poco tiempo para cargar los datos15

Demora en la carga de los datos al sistema automatizado12

Falta equipo en el departamento6

Tiempo libre mal usado5

RBOL DE PROBLEMAS (RELACIN CAUSA EFECTO)EFECTOCAUSASNECESIDAD DE UNA AUDITORIA AL SISTEMA DE INFORMACIN DEL PROCESO DE INSCRIPCIN DE LA ESCUELA NACIONAL PREBSTERO JUAN SANTIAGO GUASCO.El proceso se torna demasiado pesado, se congestiona el centro educativo durante el proceso de inscripcin.

Exceso de trabajo para los docentes del centro educativo, debido a la gran cantidad de documentos y datos que se deben de incorporar al sistema

Inconvenientes en las asignaciones de los alumnos por grado y seccinEscaso inters por parte del personal a la hora cargar los datos al sistema.

Falta de equipo humano necesarios para el manejo del sistema.Poco personal capacitado dentro del Departamento de Control de Estudios.

RBOL DE LOS OBJETIVOS

F INES

TOMEDIOSAUDITAR EL SISTEMA AUTOMATIZADO DE INFORMACIN DEL PROCESO DE INSCRIPCIN DE LOS ESTUDIANTES DE LA ESCUELA NACIONAL PREBSTERO JUAN SANTIAGO GUASCO.Agilizar los movimientos durante el proceso de inscripcin.

Aprovechamiento de tiempo en actividades de la oficina y otras actividades que se requieran para el personal del Departamento.

Agilizacin en las asignaciones de los alumnos por grado y seccinApoyar al personal a la hora cargar los datos al sistema.

Apoyo al personal para el manejo del sistema.Personal animado y con conocimientos para cargar datos al sistema.

ANALISIS DE LAS ALTERNATIVASOBJETIVO ESPECFICO N 1OBJETIVO ESPECFICO N 2OBJETIVO ESPECFICO N 3

Personal animado y con conocimientos para cargar datos al sistemaApoyar al personal a la hora de cargar los datos al sistemaApoyo al personal para el manejo del sistema

TIEMPO332

1 Largo Plazo2 Mediano plazo3 Corto plazo

BENEFICIARIOS322

1 Pocos2 Suficientes3 Muchos

COSTOS333

1 Altos2 Medios3 Bajos

IMPACTO333

1 Bajo2 Medio3 Alto

FACTIBILIDAD333

1 Poco probable2 Medio Probable3 Probable

TOTAL151413

Objetivo Especfico N 1: Personal animado y con conocimientos para cargar datos al sistemaESTRATEGIASCRITERIOS

FINANCIEROSOCIALESAMBIENTALESVIALIDAD POLITICA

Conformacin del equipo de trabajo del sistema automatizado (Estudiantes del proyecto sociotecnolgico)Humanos: Estudiantes del IUTLL encargados del sistema Personal administrativo. Personal docente. Personal directivo.

Materiales:No aplica.

Movilizacin:No aplica.Apoyo de los estudiantes del proyecto y del directivo de la Escuela Nacional Presbitero Juan Santiago Guasco

Proyecto sin ningn impacto en el ambiente.Acompaamiento de estudiantes del IUTLL y personal directivo

Capacitacin y motivacin del personal de la Escuela Nacional Presbtero Juan Santiago Guasco

Supervisin por parte del directivo (Direccin) y del equipo conformado creador del sistema implantado en la escuela

Objetivo Especfico N 2 y 3: Apoyar al personal a la hora de cargar los datos y en el manejo del sistemaESTRATEGIASCRITERIOS

FINANCIEROSOCIALESAMBIENTALESVIALIDAD POLITICA

Mejorar la gestin del manejo del sistema implantadoHumanos: Estudiantes del IUTLL encargados del sistema Personal administrativo. Personal docente. Personal directivo.

Materiales:No aplica.

Movilizacin:No aplica.Apoyo de los estudiantes del proyecto.

Proyecto sin ningn impacto en el ambiente.Acompaamiento de estudiantes del IUTLL y personal directivo

Abrir canales de ayuda de informacin para motivar al personal a la hora de la captura y llenado de datos al sistema existente

Supervisin y motivacin en el manejo del sistema auditado

MATRIZ DEL MARCO LGICOResumen NarrativoIndicadores VerificablesMedios de VerificacinTiempoResponsablesSupuestos

Fines: Agilizar los movimientos durante el proceso de inscripcin. Aprovechamiento del tiempo en las actividades de la oficina y otras actividades que se requieran para el personal del departamento. Agilizacin en las asignaciones de los alumnos por grado y seccin.2 computadoras con uso y adecuado manejo y software en buen funcionamiento. Revisar la funcionalidad de los equipos.Aprobacin por parte del directivo de la escuela.20 semanasParticipantes del proyecto.Estudiantes del Instituto Universitario de Tecnologa de los Llanos.

Propsito:Auditar el sistema automatizado de informacin del proceso de inscripcin de los estudiantes de la Escuela Nacional Presbtero Juan Santiago GuascoSoftware usados por los participantesPaquete software propietario4 semanasParticipantes del proyecto.Personal directivoPersonal administrativo.Utilizacin de herramientas ofrecidas por los participantes del proyecto.

Resumen NarrativoIndicadores VerificablesMedios de VerificacinTiempoResponsablesSupuestos

Componente N 1:Personal animado y con conocimientos para cargar datos al sistemaPersonal directivo y administrativoMaterial preparacin del manejo de los equipos.3 semanasParticipantes del proyectoAceptacin de los involucrados

Actividad 1.1:Conformacin del equipo de trabajo del sistema automatizado (Estudiantes del proyecto sociotecnolgico)Estudiantes Facilitadores del proyectoRevisar la funcionalidad de los equipos.Aprobacin por parte del directivo de la escuela.10 semanasParticipantes del proyecto.Estudiantes del Instituto Universitario de Tecnologa de los Llanos.

Actividad 1.2:Capacitacin y motivacin del personal de la Escuela Nacional Presbtero Juan Santiago Guasco Software usados por los participantesPaquete software propietario4 semanasParticipantes del proyecto.Personal directivoPersonal administrativo.Utilizacin de herramientas ofrecidas por los participantes del proyecto.

Actividad 1.3:Supervisin por parte del directivo (Direccin) y del equipo conformado creador del sistema implantado en la escuelaPersonal directivo y estudiantes de proyecto sociotecnolgicoMaterial de visitas4 semanasParticipantes del proyectoAceptacin de los involucrados

Resumen NarrativoIndicadores VerificablesMedios de VerificacinTiempoResponsablesSupuestos

Componente N 2:Apoyar al personal a la hora de cargar los datos al sistemaPersonal directivo, administrativo y estudiantes de proyectoMaterial preparacin del manejo de los equipos.4 semanasParticipantes del proyectoAceptacin de los involucrados

Componente N 3:Apoyo al personal para el manejo del sistema

Actividad 2/3.1:Mejorar la gestin del manejo del sistema implantadoEstudiantes Facilitadores del proyectoRevisar la funcionalidad del sistema

10 semanasParticipantes del proyecto.Estudiantes del Instituto Universitario de Tecnologa de los Llanos.

Actividad 2/3.2:Abrir canales de ayuda de informacin para motivar al personal a la hora de la captura y llenado de datos al sistema existenteSoftware usados por los participantesPaquete software propietario4 semanasParticipantes del proyecto, directivo y administrativo.Utilizacin de herramientas ofrecidas por los participantes del proyecto.

Actividad 2/3.3:Supervisin y motivacin en el manejo del sistema auditadoPersonal directivo y estudiantes de proyecto sociotecnolgicoMaterial de visitas4 semanasParticipantes del proyectoAceptacin de los involucrados