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AUDITORÍA REGULAR 2020 EMTELCO S.A.S VIGENCIA 2019 CONTRALORÍA GENERAL DE MEDELLÍN MEDELLÍN, NOVIEMBRE DE 2020

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AUDITORÍA REGULAR 2020

EMTELCO S.A.S

VIGENCIA 2019

CONTRALORÍA GENERAL DE MEDELLÍN

MEDELLÍN, NOVIEMBRE DE 2020

DIANA CAROLINA TORRES GARCÍA Contralora General de Medellín

ALINA MARCELA RESTREPO RODRÍGUEZ Subcontralora

ISABEL CRISTINA ROSERO GUERRERO Contralora Auxiliar

CARLOS ALBERTO GUERRA ACOSTA Profesional Universitario 2

GLORIA VILLALBA GONZÁLEZ Profesional Universitaria 1

JAIRO HERNÁN MARÍN AGUDELO Profesional Universitario 1

MARGOTH RESTREPO SÁNCHEZ Técnico Operativo

SILVIA MARÍA AGUIRRE CALDERÓN Secretaria

CONTRALORÍA AUXILIAR DE AUDITORÍA FISCAL TELECOMUNICACIONES

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TABLA DE CONTENIDO 1. DICTAMEN INTEGRAL .................................................................................... 5 1.1 FENECIMIENTO DE LA CUENTA ................................................................ 6 1.1.1 Control de Resultados. ............................................................................... 7 1.1.2 Control de Gestión. .................................................................................... 8 1.1.3 Control Financiero. ..................................................................................... 8 1.2 PLAN DE MEJORAMIENTO ............................................................................. 9 2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ................................................................ 10 2.1 CONTROL DE RESULTADOS ........................................................................ 10 2.1.1 Objetivos Estratégicos .............................................................................. 10 2.1.1.1 Eficacia en los objetivos estratégicos ........................................................ 10 2.1.2 Planes, Programas y Proyectos. .............................................................. 19 2.1.2.1 Eficacia en el cumplimiento de planes, programas y proyectos ................ 20 2.1.2.2 Eficiencia en el cumplimiento de planes, programas y proyectos ............. 20 2.2 CONTROL DE GESTIÓN ............................................................................ 24 2.2.1 Gestión Contractual.................................................................................. 24 2.2.1.1 Cumplimiento de las especificaciones técnicas: ........................................ 26 2.2.1.2 Cumplimiento deducciones de ley ............................................................. 30 2.2.1.3 Costo y calidad de bienes y servicios: ....................................................... 30 2.2.1.4 Cumplimiento del objeto contractual.......................................................... 30 2.2.1.5 Labores de interventoría y seguimiento..................................................... 31 2.2.1.6 Liquidación de contratos. ........................................................................... 33 2.2.2 Revisión de la Cuenta. ............................................................................. 33 2.2.3 Legalidad .................................................................................................. 36 2.2.3.1. Legalidad Financiera ................................................................................ 36 2.2.3.2. Legalidad de Gestión................................................................................ 37 2.2.4 Plan de Mejoramiento Único ........................................................................ 37 2.2.4.1 Cumplimiento del plan de mejoramiento ................................................... 38 2.2.4.2 Efectividad de las acciones ....................................................................... 39 2.2.5 Control Fiscal Interno .................................................................................. 44 2.2.5.1 Evaluación de controles ............................................................................ 45 2.2.5.2 Efectividad de los controles ....................................................................... 45 2.3 CONTROL FINANCIERO ................................................................................ 46 2.3.1 Estados Financieros. ................................................................................... 46 2.3.2 Gestión Financiera. ..................................................................................... 47 2.4 CONSOLIDADO DE HALLAZGOS ................................................................. 47

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LISTA DE CUADROS

pág.

Cuadro 1. Matriz de evaluación de la gestión fiscal ................................................ 7

Cuadro 2. Evaluación componente control de resultados ....................................... 7

Cuadro 3. Evaluación componente control de gestión ............................................ 8

Cuadro 4. Evaluación componente control financiero ............................................. 8

Cuadro 5. Calificación factor objetivos estratégicos .............................................. 10

Cuadro 6. Cumplimiento de Objetivos Estratégicos a 31 de diciembre de 2019 ... 11

Cuadro 7. Indicadores de gestión administrativa a 31 de diciembre de 2019. ...... 16

Cuadro 8. Calificación factor planes, programas y proyectos ............................... 20

Cuadro 9. Cumplimiento de Planes, Programas y Proyectos a 31/12/2019 .......... 21

Cuadro 10. Selección de contratos ...................................................................... 25

Cuadro 11. Calificación factor gestión contractual ................................................ 26

Cuadro 12. Calificación factor revisión de la cuenta .............................................. 33

Cuadro 13. Evidencias de la situación encontrada en Rendición de la cuenta. ... 35

Cuadro 14. Calificación factor legalidad ................................................................ 36

Cuadro 15. Calificación legalidad de gestión......................................................... 37

Cuadro 16. Calificación factor plan de mejoramiento único – PMU………………..38

Cuadro 17. Cumplimiento factor plan de mejoramiento único ............................... 38

Cuadro 18. Efectividad acciones de mejora plan de mejoramiento ....................... 39

Cuadro 19. Seguimiento de hallazgos 2019 .......................................................... 39

Cuadro 20. Calificación factor control fiscal interno ............................................... 45

Cuadro 21. Calificación estados financieros.......................................................... 47

Cuadro 22. Calificación gestión financiera ............................................................ 47

Cuadro 23. Consolidado de hallazgos .................................................................. 48

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1. DICTAMEN INTEGRAL

Medellín, 01 de diciembre de 2020 Doctora MARITZA GARZON VARGAS Representante Legal EMTELCO S.A.S Medellín Asunto: Dictamen Integral Auditoría Regular vigencia 2019 La Contraloría General de Medellín, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, las Leyes 42 de 1993, 610 de 2000 y 1474 de 2011 y la Resolución 258 de 2012 por medio de la cual se adopta la Guía de Auditoría Territorial-GAT, practicó Auditoría Regular a EMTELCO S.A.S, a través de la evaluación de los principios de Economía, Eficiencia y Eficacia, mediante la aplicación de los Sistemas de Control Fiscal, Financiero, de Legalidad, de Gestión, de Resultados, la Revisión de la Cuenta y la Evaluación del Control Fiscal Interno; con el propósito de Conceptuar sobre la Gestión y Resultados y expresar una opinión sobre los Estados Financieros, para finalmente dictaminar en forma integral la Gestión Fiscal y emitir el pronunciamiento sobre el fenecimiento o no de la cuenta. La Entidad es responsable de entregar información oportuna, íntegra, fidedigna, confiable y definitiva, a la Contraloría General de Medellín y Equipo Auditor, durante el proceso de auditoría, quien a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe integral que contenga el concepto sobre la Gestión Fiscal adelantada por EMTELCO S.A.S., que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros El informe describe los resultados de los componentes Control de Resultados, Control de Gestión, Control Financiero y sus factores evaluados, con los respectivos hallazgos administrativos detectados, los cuales deben ser corregidos por

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EMTELCO S.A.S., de forma tal, que contribuyan a su mejoramiento continuo y por consiguiente a la eficiente y efectiva producción y/o prestación de bienes y/o servicios en beneficio de la ciudadanía, fin último del control fiscal. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría General de Medellín, compatibles con las de general aceptación; por tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral. El control incluyó examen sobre la base de pruebas selectivas, evidencias y documentos que soportan la gestión de EMTELCO S.A.S., las cifras y presentación de los Estados Financieros y el cumplimiento de las disposiciones legales.

1.1 FENECIMIENTO DE LA CUENTA

Con base en la calificación total de 96,7 puntos, sobre la Evaluación de la Gestión Fiscal, la Contraloría General de Medellín Fenece la cuenta de EMTELCO S.A.S por la vigencia fiscal correspondiente al año 2019, salvo las operaciones relacionadas con intereses de mora generados en el pago de aportes en línea al sistema de seguridad social, correspondiente a los periodos agosto, septiembre, octubre y noviembre de 2015, pagados en 2019, que dieron lugar a un hallazgo administrativo con presunta incidencia fiscal valorado en $2.445.600,00 configurado en el informe de Auditoría Regular Resultados Evaluación Componente Control Financiero 2019, enviado mediante oficio 202000001461 del 11 de mayo de 2020.

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Cuadro 1. Matriz de evaluación de la gestión fiscal

Fuente. Matriz de calificación. Elaboró Equipo Auditor Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación: 1.1.1 Control de Resultados. Como resultado de la auditoría adelantada, la Contraloría General de Medellín conceptúa que el Control de Resultados es Favorable, como consecuencia de la calificación de 97,5 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación: Cuadro 2. Evaluación componente control de resultados

Fuente. Matriz de calificación. Elaboró Equipo Auditor

ComponenteCalificación

ParcialPonderación Calificación Total

1. Control de Resultados 97,5 0,30 29,3

2. Control de Gestión 98,1 0,50 49,0

3. Control Financiero 91,9 0,20 18,4

Calificación total 1,00 96,7

Fenecimiento

Concepto de la Gestión Fiscal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

2019

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL

EMTELCO S.A.S.

DESFAVORABLE

FENECE

FAVORABLE

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Concepto

FENECE

NO FENECE

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Concepto

FAVORABLE

Factores Mínimos Calificación Parcial PonderaciónCalificación

Total

1. Cumplimiento Objetivos Estratégicos 95,0 0,50 47,5

2. Cumplimiento de Planes, Programas y Proyectos 100,0 0,50 50,0

Calificación total 1,00 97,5

Concepto de Gestión de Resultados

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS

Concepto

Favorable

Desfavorable

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1.1.2 Control de Gestión. Como resultado de la auditoría adelantada, la Contraloría General de Medellín, conceptúa que el Control de Gestión en el manejo y administración de los recursos públicos es Favorable, como consecuencia de la calificación de 98,1 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación: Cuadro 3. Evaluación componente control de gestión

Fuente. Matriz de calificación. Elaboró Equipo Auditor

1.1.3 Control Financiero. Como resultado de la auditoría adelantada, la Contraloría General de Medellín conceptúa que el Control Financiero es Favorable, como consecuencia de la calificación de 91,9 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación: Cuadro 4. Evaluación componente control financiero

Fuente. Matriz de calificación. Elaboró Equipo Auditor

Opinión sobre los Estados Financieros: en nuestra opinión, los estados financieros presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situación financiera de EMTELCO S.A.S. a diciembre 31 de 2019, así como los resultados de

Factores Calificación Parcial PonderaciónCalificación

Total

1. Gestión Contractual 98,3 0,60 59,0

2. Revisión de la Cuenta 96,1 0,10 9,6

3. Legalidad 99,3 0,05 5,0

4. Plan de Mejoramiento 98,2 0,15 14,7

5. Control Fiscal Interno 97,9 0,10 9,8

1,00 98,1

Concepto de Gestión

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

Favorable

Calificación total

Desfavorable

Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Concepto

Factores minimos Calificación Parcial PonderaciónCalificación

Total

1. Estados Financieros 100,0 0,40 40,0

2. Gestión Financiera 86,5 0,60 51,9

Calificación total 1,00 91,9

Concepto Componente Control Financiero

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO COMPONENTE CONTROL FINANCIERO

Concepto

Favorable

Desfavorable

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las operaciones por el año terminado en esa fecha, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia o prescritos por el Contador General de la Nación. De acuerdo a los criterios para calificar el tipo de opinión sobre los estados financieros, establecidos en el Documento de Apoyo Fiscal y Financiero de la Contraloría General de Medellín, la Entidad EMTELCO S.A.S obtuvo una calificación de 100 puntos, ubicada dentro del rango Favorable, que equivale a un tipo de opinión limpia, debido a que no se detectaron salvedades e incertidumbres.

1.2 PLAN DE MEJORAMIENTO La Entidad debe elaborar actualizar el Plan de Mejoramiento Único con las acciones correctivas o preventivas que adelantará, para subsanar y corregir las causas que dieron origen a los hallazgos identificados por la Contraloría General de Medellín, como resultado del ejercicio del procedimiento de auditoría fiscal, con el fin de dar cumplimiento a las normas y los principios de economía, eficiencia, eficacia y/o mitigar el impacto ambiental de la gestión fiscal. El Ente Auditado tendrá un plazo máximo de 10 días hábiles, para realizar un plan de mejoramiento único, que se actualizará con ocasión de nuevos informes de auditoría, contados a partir de la recepción del informe definitivo de auditoría. Éste plan actualizado debe ser subido al Módulo Anexos Adicionales del aplicativo “Gestión Transparente”. La Entidad debe actualizar el correspondiente Plan de Mejoramiento Único con las acciones correctivas o preventivas que adelantará, para subsanar y corregir las causas que dieron origen a los hallazgos identificados por la Contraloría General de Medellín, como resultado de las Evaluaciones de los Componentes Control de Gestión y Resultados con el fin de dar cumplimiento a las normas y los principios de economía, eficiencia, eficacia y/o mitigar el impacto ambiental de la gestión fiscal. Es de anotar que las acciones correctivas o preventivas de la Evaluación del Componente Control Financiero ya fueron reportadas por su entidad en el Plan de Mejoramiento Único.

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2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

En este capítulo se plasman los resultados de cada uno de los factores evaluados, registrados en el Programa de Auditoría y se emite un concepto sobre el componente evaluado. Además, contiene la evaluación de los Principios de la Gestión Fiscal.

2.1 CONTROL DE RESULTADOS

En este componente se conceptúa en qué medida se cumplen los objetivos misionales, los planes, programas y proyectos adoptados por la administración en el período a evaluar. 2.1.1 Objetivos Estratégicos. De acuerdo a los criterios y procedimientos aplicados, este factor, obtuvo un puntaje de 95, para una calificación Cumple, resultante de ponderar la siguiente variable: Cuadro 5. Calificación factor objetivos estratégicos

Fuente. Matriz de calificación. Elaboró Equipo Auditor

2.1.1.1 Eficacia en los objetivos estratégicos: En este factor se evalúa el nivel de cumplimiento de objetivos estratégicos propuestos por EMTELCO S.A.S., teniendo como herramienta de medición las metas proyectadas, los cronogramas de ejecución y así determinar la eficacia en el cumplimiento de dichos objetivos. En este caso, y por la naturaleza y misión de la compañía, la evaluación en el logro de los objetivos estratégicos se efectuó desde las siguientes perspectivas:

- Financiera - Clientes y mercados

VARIABLES PonderaciónCalificación

Total

Eficacia Objetivos Estratégicos 1,00 95,0

1,00 95,0

Cumple < 100 y >= 80

Cumple Parcialmente < 80 y >= 50

No Cumple < 50

Calificación Parcial

95,0

Calificación

Cumple

Cumplimiento Objetivos Estratégicos

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- Eficiencia - Capital estratégico - Innovación - Sostenibilidad

Los resultados en materia de cumplimiento (meta vs resultado) son los siguientes: Cuadro 6. Cumplimiento de Objetivos Estratégicos a 31 de diciembre de 2019

Fuente: EMTELCO S.A.S

A continuación se analizan y explican los resultados obtenidos de cada uno de los indicadores desde las perspectivas planteadas para la vigencia 2019. Financiera: - EBITDA y Margen EBITDA El Ebitda real acumulado fue superior a la meta proyectada en $27.002 millones, resultado sobre el cual tuvo incidencia la adopción de la NIIF16 (arrendamientos) a partir del 1 de enero de 2019, principalmente por la contabilización de arrendamientos operativos, toda vez que los compromisos por éste concepto ahora son reconocidos como un derecho de uso y un pasivo por arrendamiento por los pagos futuros. La adopción de la NIIF 16 disminuyó los gastos operativos en

Perspectiva Objetivo Estratégico Indicador Meta 2019Resultado

2019

%

Cumplimi

ento

Lograr el Margen Ebitda Margen Ebitda 6,60% 12,30% 186%

EBITDA 25.944$ 52.946$ 204%

Ingresos (brutos) 394.962$ 428.756$ 109%

Nivel de satisfacción del cliente (TTB) 95,0% 95,4% 100%

Nivel de recomendación 67% 61% 91%

EficienciaDisminuir la relación costos

nomina vs ingresos

Disminuir la relación costos nomina vs

ingresos63,1% 62,5% 101%

Rotación de personal 4,50% 4,3% 105%

Cierre de brechas del cultura (cumplimiento

del plan)0,92% 0,45% 204%

Innovación

Mantener el flujo de ingresos

por nuevos productos y

modelos de negocio

Cumplimiento del plan de innovación 3 productos 3 productos 100%

% Participación de empleados que

pertenecen a población vulnerable (primer

empleo, discapacitados, pobreza extrema)

10% 21% 213%

Medición de impacto ambiental (MIA) 95% 99,5% 105%

Financiera

Clientes y Mercados

Capital Estratégico

Sostenibilidad

Ser líderes en el mercado por

Servicio y Experiencia al

cliente

Atraer, fidelizar y enamorar el

talento humano

Contribuir con adopción de

buenas prácticas ambientales,

sociales y económicas

Aumentar los ingresos de la

compañía

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$26.406 millones, obteniendo como resultado un incremento en el Ebitda del periodo por la cifra mencionada. La Compañía durante el 2019 continuó en la búsqueda de estrategias operativas que permitieran ser más eficiente a nivel de costos, obteniendo mayor rentabilización en negocios actuales, y renegociando condiciones o finalizando aquellos negocios de poco margen, logrando así mejorar los niveles de Ebitda. - Incremento de Ingresos Los ingresos obtenidos superaron la meta en un 9%, en un mayor valor de $33.794 millones, el cual está asociado al programa de crecimiento de ingresos en negocios existentes o de base instalada, así como la generación de mayores ingresos por nuevos negocios. Clientes y Mercados: - Nivel de satisfacción y recomendación del cliente

La calificación del indicador “nivel de satisfacción del cliente” alcanza un nivel del 95,4%, la meta proyectada fue del 95%, para un cumplimiento del 100%, lo cual refleja una percepción positiva por parte de los clientes corporativos, enfocada principalmente en las mejoras que implementó la compañía en los procesos de selección, formación, TI, aseguramiento, diseño de la experiencia del usuario (CX), e infraestructura física. En relación al indicador de recomendación del cliente, también obtuvo un resultado positivo para la compañía, alcanzando un nivel del 61% frente a la meta propuesta del 67%, para un cumplimiento del 91%. Estos índices de satisfacción y calidad se apalancaron en el fortalecimiento del área de Diseño de Experiencia, con una cobertura sobre el 79% de los clientes que actualmente tiene la compañía. Eficiencia: - Disminuir la relación costos nómina vs ingresos La compañía proyectó para este indicador una meta del 63,1%, al finalizar el periodo la relación costos de nómina frente a los ingresos fue del 62,5%, logrando por tanto un cumplimiento del 101%.

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El cumplimiento en el indicador, obedece a las eficiencias operativas aplicadas, relacionadas éstas con el uso de nuevos canales virtuales de atención (Boots, Whatsapp, IVR, entre otros) que permitieron gestionar las interacciones (llamadas o contactos) con los clientes, optimizando así los costos y generando mayores márgenes. Capital Estratégico: El objetivo estratégico en esta perspectiva es atraer, fidelizar y enamorar el talento humano, cuyo resultado se evalúa a través de dos indicadores: Rotación de Personal y Cierre de brechas de Cultura (cumplimiento del plan en la cultura del servicio). - Rotación de Personal La compañía proyectó para este indicador una meta del 4,5%, logrando una rotación del personal del 4,3% con un cumplimiento del 105%. Este resultado se da por avances en el cierre de brechas de experiencia al colaborador, identificando los puntos de mayor esfuerzo o insatisfacción. Mejoras en el proceso de incorporación (Selección / Formación) y acciones de intervención orientadas al desarrollo de los líderes de la operación. - Cierre de brechas de cultura.

La meta proyectada para este indicador fue de 0,92%, al finalizar el periodo el resultado es 0,45%, alcanzando un nivel de cumplimiento del 204%, toda vez que el indicador es inverso, a menor resultado es mayor el cumplimiento. Durante el año 2019 la compañía continuó con el despliegue de valores y comportamientos como base de la cultura organizacional a través del desarrollo de talleres. Además, se definió un foco especial en la cultura, orientada a la transformación digital, en la cual se desarrollaron 8 conversatorios con una participación total de 288 personas. Innovación: Desde esta perspectiva la compañía definió el objetivo estratégico de “mantener el flujo de ingresos por nuevos productos y modelos de negocio”, el cual se evalúa a través del siguiente indicador: - Cumplimiento del plan de innovación.

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El resultado de este indicador es del 100% ya que la compañía proyectó desarrollar tres productos, los cuales fueron ejecutados y corresponden a: Ubbiq - Contact Center Remoto, Bot 2.0 y Analytics. Adicional se culminaron las pruebas de concepto para Speech Analytics y se logró también avances significativos en los proyectos encaminados al desarrollo de nuevos productos, apalancados en el aprovechamiento de capacidades internas. Sostenibilidad: En este aspecto la compañía planteó como objetivo estratégico “contribuir con adopción de buenas prácticas ambientales, sociales y económicas”, el cual se evalúa bajo los siguientes indicadores: - Porcentaje de participación de empleados que pertenecen a población vulnerable

(primer empleo, discapacitados, pobreza extrema). La calificación de este indicador presenta un resultado importante, alcanzando un nivel del 21%, cuando la meta proyectada fue del 10%, para un cumplimiento del 213%. Durante el año, se realizaron trabajos específicos para incrementar la población vulnerable en madres cabeza de hogar, venezolanos y diversidad de género. Este trabajo permitió a la compañía alcanzar 2 reconocimientos institucionales a la inclusión: Comfenalco (Inclusión Laboral de Poblaciones Diversas), Alcaldía de Medellín (Conexión Empresarial / Talentos para el Empleo). - Medición de impacto ambiental (MIA) La compañía proyectó una meta para este indicador del 95%, al finalizar la vigencia el resultado obtenido fue del 99,5%, alcanzando un nivel de cumplimiento del 105%. Dentro de las actividades desarrolladas en la gestión ambiental se detallan las siguientes:

Eficiencia energética con luminarias tipo LED en la sede Olaya.

Programación de apagado total de equipos entre las 12:00am - 4:00am en la sede Olaya.

Continuidad en la implementación de prácticas ofimáticas y la compra de tecnología eficiente en el consumo de energía en las diferentes sedes.

Mantenimiento preventivo y correctivo en sistemas de aire acondicionado y plantas eléctricas.

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Además, se continuó fortaleciendo las actividades ambientales para promover acciones positivas y sostenibles con el medio ambiente tales como: Concurso EmBici, Actividad Ciclo-e, Concurso tapas para sanar, Concurso Ecobox, Campaña adopta un vaso, Campaña reciclatón de RAEE (pilas y baterías) y Mantenimiento y Siembra de árboles. En resumen, al analizar los objetivos estratégicos plasmados en 11 metas desde las diferentes perspectivas, se observó que en 10 de ellas su porcentaje de ejecución se igualó y superó las metas propuestas, tan solo en una su nivel de ejecución estuvo por debajo de la meta esperada con un porcentaje del 91%. Los niveles de cumplimiento y en consecuencia de ejecución en las variables financieras, con un promedio del 166%, están acordes con los resultados de la gestión financiera y administración de recursos por parte de EMTELCO S.A.S en la vigencia 2019. Un aspecto principal que permite también evaluar el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la compañía desde la perspectiva financiera, se deriva del Plan de Negocios propuesto para la vigencia 2019, del cual se extractan indicadores de gestión financiera y administrativa en cuanto al cumplimiento de los objetivos y metas propuestas. A continuación se presenta el cuadro de indicadores relacionados con esta gestión, orientados a medir la eficacia a partir de los resultados proyectados e incorporados en el plan de negocios de la compañía. El cuadro contiene 11 indicadores que relacionan diferentes variables incorporadas y relacionadas con el plan de negocios.

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Cuadro 7. Indicadores de gestión administrativa a 31 de diciembre de 2019.

Fuente: EMTELCO S.A.S. Cálculos equipo auditor Su análisis e interpretación es el siguiente: - Participación de los costos directos en los ingresos operacionales. Este indicador mide qué porción de los ingresos operacionales programó y destinó la compañía para cubrir los costos directos. Conforme a las cifras del plan de negocios, se programó que el 79,4% de los ingresos operacionales se destinaría a cubrir los costos directos; al cierre del ejercicio, del total de los ingresos se destinó el 79,8% para cubrir sus costos directos, alcanzando así un cumplimiento del 100%. Comparado con el resultado del año 2018 que fue de 79,9%, no presentó variación significativa. Este resultado favorece e impacta positivamente la generación de utilidades y de EBITDA y Margen EBITDA en la presente vigencia. - Contribución Bruta.

Determina en términos porcentuales, una vez cubiertos los costos directos, que proporción de los ingresos le quedan para cubrir sus gastos administrativos y de venta; para la vigencia 2019 se presupuestó un margen bruto de 20,6%, alcanzando al finalizar el periodo un 20,2%, resultado inferior al esperado en 0,4 puntos porcentuales, denotando una mayor contribución en términos de este indicador

Indicador Programado Ejecutado % Ejecución Ejecutado 2018

Participacion de los Costos Directos en

total de Ingresos Operacionales. 79,4% 79,8% 100% 79,9%

Contribución Bruta 20,6% 20,2% 98% 20,1%

Participación de los Gastos Administrativos

y de Venta en el total Ingresos

Operacionales. 14% 8% 56% 12,7%

Participación del total de Costos y gastos

en el total Ingresos Operacionales. 93% 88% 94% 92,6%

Participación de las Partidas no Monetarias

en el total de los Ingresos Operacionales.2,5% 7,1% 284% 2,3%

EBITDA (en millones de pesos) 25.943 52.946 204% 29.743

Margen Ebitda 6,6% 12,3% 186% 7,4%

Margen Operacional 4,1% 5,3% 129% 5,2%

Margen Neto 2,3% 2,2% 96% 3,5%

CAPEX Inversión (en millones de pesos) 3.185 11.688 367% 10.486

EBITDA/CAPEX 8,15 Veces 4,53 Veces 56% 2,8 Veces

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frente al año anterior, cuando el margen fue de 20,1% se obtuvo un crecimiento en el margen del 0,1 puntos porcentuales, situación positiva ya que una mayor contribución bruta representa más capacidad de absorber sus gastos y de generar beneficios económicos. - Participación de los Gastos Administrativos y de Venta en el total de los

Ingresos Operacionales.

Este indicador determina qué porcentaje de los ingresos operacionales, programó y ejecutó la compañía para cubrir sus gastos operativos; en su plan de negocios proyectó una participación del 14%, alcanzando al cierre del ejercicio una participación del 8%, resultado positivo frente al estimado, obteniendo un 56% de cumplimiento, se evidencia un mejor resultado al compararlo con 2018, ya que en esta vigencia los gastos operativos alcanzaron una participación del 12,7%, lo que indica una menor incidencia de los gastos con respecto al ejercicio anterior de 4,7 puntos porcentuales, favoreciendo el comportamiento de la caja de la compañía y en especial la generación de EBITDA y Margen EBITDA. - Participación del total de Costos y Gastos en los Ingresos Operacionales.

Se evalúa la proporción de los ingresos operacionales programados y destinados para cubrir los costos directos y gastos totales. Conforme se presenta el plan de negocios, se dispuso en términos porcentuales una participación del 93%, alcanzando finalmente una participación del 88%, equivalente al 94% de nivel de cumplimiento, representando 0,5 puntos porcentuales inferiores al estimado. Frente al resultado obtenido en el año 2018 de 92,6%, es favorable por cuanto hubo una reducción en la participación equivalente a 4,6 puntos porcentuales, lo que ayudó a la consecución de mejores resultados. - Participación de las partidas no monetarias en el total de ingresos

operacionales.

La depreciación y amortización a pesar de no representar desembolsos efectivos, tienen una gran incidencia en los resultados de la compañía. Este indicador pretende evaluar y determinar dicha incidencia en los resultados obtenidos durante la vigencia analizada. La compañía programó que dichas partidas representarían el 2,5% de los ingresos operacionales, alcanzando al cierre del ejercicio una participación de 7,1%, lo que indica una ejecución del 284%, es decir 4,6 puntos porcentuales por encima de la meta y objetivo propuesto. Con relación al resultado

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obtenido en el periodo anterior de 2,3% hubo un incremento de 4,8 puntos porcentuales en la participación, explicado por aplicación de la norma IFRS16 (Arrendamientos) que conllevó mayores depreciaciones. - EBITDA.

Considerado uno de los indicadores fundamentales de evaluación de gestión financiera y cumplimiento de objetivos estratégicos. Para la vigencia de 2019 se programó un EBITDA de $25.943 millones, obteniendo al cierre del período el valor de $52.946 millones, que representan el 204% de cumplimiento respecto a lo programado. Comparado con el EBITDA alcanzado en el año 2018 de $29.743 millones, el resultado es superior en $23.203 millones. Este incremento se explica por el efecto combinado del incremento de ingresos y la menor participación de los gastos operativos (situación dada, en parte, por efecto de la aplicación de la normas IFRS16), con respecto a los ingresos operacionales obtenidos. - Margen EBITDA.

Esta relación mide en términos porcentuales qué proporción de los ingresos operacionales le quedan a una compañía en EBITDA. En este caso la compañía estimó en su plan de negocios 2019, un margen EBITDA del 6,6%, alcanzando al cierre de la vigencia un 12,3%, lo que representó un cumplimiento de este indicador del 186% con 5,7 puntos porcentuales superior a la meta esperada. En 2018 su margen EBITDA alcanzó un 7,4%, lo que indica que en la presente vigencia este indicador se incrementó en 4,9 puntos porcentuales, resultado favorable para la compañía en términos de solvencia financiera y generación de caja con respecto al ejercicio contable anterior. - Margen operacional.

Mide en términos porcentuales qué proporción de los ingresos operacionales se convierten en utilidad operacional. Se estimó para la vigencia 2019 un margen del 4,1%, alcanzando al cierre del ejercicio un margen del 5,3%, en términos de resultados 1,2 puntos porcentuales superior respecto a lo estimado en el plan de negocios. Para 2018 su resultado alcanzó un 5,2%, es decir que presentó en la vigencia 2019, incremento en 0,1 puntos porcentuales, lo que permitió registrar utilidad operacional.

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- Margen neto.

Finalmente, esta relación indica cuánto le quedó como rentabilidad neta a la compañía, es decir, qué porcentaje de los ingresos operacionales le quedaron como excedentes o pérdidas. Para el año 2019 se estimó un margen neto del 2,3% y terminó su ejercicio con un margen neto del 2,2%, con 0,1 punto porcentual inferior a lo estimado. Para la vigencia 2018 su resultado alcanzó un 3,5%, lo que muestra una desmejora en el indicador al ser comparado con el ejercicio anterior. - Cumplimiento Capex inversión.

El Capex representa las inversiones realizadas por la compañía en las que se espera generen beneficios económicos. Para la vigencia 2019 se estimaron inversiones por valor de $3.185 millones, alcanzando al cierre del ejercicio una ejecución de $11.688 millones, con un cumplimiento del 367%. Comparada la inversión con la ejecución del año 2018, cuyo valor fue de $10.486 millones, se evidencian mayores inversiones en $1.202 millones, comportamiento que obedece a la dinámica del negocio ya que las inversiones realizadas durante 2019 fueron destinadas principalmente a la implementación de los nuevos negocios, dentro de ellos principalmente lo correspondiente a la adquisición de los equipos de medida y herramientas necesarias para la operación del negocio de Instalaciones y reparaciones con UNE. - EBITDA/ CAPEX

Mediante este indicador se establece qué tanto la compañía está en capacidad de financiar la inversión (Capex) con el EBITDA generado. Con base en el Plan de Negocios 2019 se estimó que el EBITDA alcanzaría para cubrir 8,15 veces el Capex. Al terminar el periodo, con el EBITDA obtenido se cubre el Capex 4,53 veces. Se presentó incremento con relación a la vigencia 2018 cuyo resultado fue de 2,8 veces, demostrando capacidad de apalancar la inversión con su propia caja. Acorde con los resultados aquí plasmados y analizados de manera integral en el plan de negocios, se puede concluir que en la vigencia 2019 la compañía cumplió con las metas y objetivos aquí incorporados. 2.1.2 Planes, Programas y Proyectos. De acuerdo a los criterios y procedimientos aplicados, este factor, obtuvo un puntaje de 100, para una calificación Cumple, resultante de ponderar las siguientes variables:

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Cuadro 8. Calificación factor planes, programas y proyectos

Fuente. Matriz de calificación. Elaboró Equipo Auditor

2.1.2.1 Eficacia en el cumplimiento de planes, programas y proyectos. La calificación consolidada en esta variable fue de 100 puntos para un concepto de gestión Cumple, sustentada en el cumplimiento de las metas propuestas en cada uno de los proyectos reportados en su plan de acción. 2.1.2.2 Eficiencia en el cumplimiento de planes, programas y proyectos. Al relacionar el porcentaje de ejecución de recursos monetarios de cada iniciativa con su respectivo índice de eficacia, se obtiene el índice de eficiencia correspondiente a cada proyecto, de esta manera se obtuvo una calificación de 100 puntos. La evaluación de este factor tiene como propósito determinar el cumplimiento de las metas establecidas en términos de cantidad, calidad y oportunidad en la entrega bienes y/o servicios físicos, los mismos, que van a impactar a los objetivos estratégicos de la compañía en lo interno y externo, con el fin de conceptuar sobre la gestión realizada durante la vigencia fiscal 2019, verificando el avance del plan de acción durante la vigencia. El informe se basa en el cumplimiento de las metas desde lo proyectado y lo ejecutado en términos de recursos y logros obtenidos. A continuación, se presenta el cuadro resumen sobre los recursos asignados a cada uno de los proyectos con el grado de cumplimiento.

VARIABLES PonderaciónCalificación

Total

Eficacia Cumplimiento Planes Programas y Proyectos 0,50 50,0

Eficiencia Cumplimiento Planes Programas y Proyectos 0,50 50,0

1,00 100,0

Cumple < 100 y >= 80

Cumple Parcialmente < 80 y >= 50

No Cumple < 50

100,0

Calificación Parcial

100,0

Calificación

Cumplimiento Planes Programas y Proyectos

Cumple

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Cuadro 9. Cumplimiento de Planes, Programas y Proyectos a 31 de diciembre de 2019

Fuente: EMTELCO S.A.S. Elaboró equipo auditor En el cumplimiento de planes, programas y proyectos, se toma el Plan de Acción con el presupuesto inicial (meta), la ejecución acumulada de la vigencia y el porcentaje de ejecución en cada uno de los proyectos, con el fin de obtener el grado de avance y determinar la eficiencia y eficacia en la ejecución de los programas al cierre de la vigencia fiscal 2019. A continuación se presentan los proyectos en los cuales se enfocó la gestión en pro de lograr el cumplimiento de los objetivos estratégicos. En el marco del objetivo estratégico de “Innovación” se desarrollaron los proyectos denominados, Conexión (TH), Analytics y Contact Center Remoto (Ubbiq). Conexión: El propósito del proyecto es potenciar la gestión y control de la información personal de los empleados cumpliendo con la política de protección de datos, con el fin de generar flujo de ingresos por nuevos productos y modelos de negocio.

Objetivo

EstratégicoProyecto Propósito Hitos a desarrollar

Meta

ProyectadaMeta Real

%

Ejecución

Presupuesto

Asignado

Presupuesto

Ejecutado

%

EjecuciónFuncionalidad para relaciones

LaboralesFuncionalidad para gestionar Mis

Datos (Hoja de vida)

Funcionalidad para proceso de

Vinculación

Funcionalidad para modulo

administración de Personas

Funcionalidad para

Modificaciones contractuales

Funcionalidad para soportar el

proceso de Desvinculación

Funcionalidad para Inducción

Funcionalidad para controlar

Entrenamiento al cargo

Analytics

Desarrollar la capacidad

de Analytics para mejorar

la propuesta de valor y

servicio a los clientes

actuales.

Desarrollar laboratorio de

Analítica100% 100% 100% 0 0

Contact Center

Remoto (Ubbiq)

Desarrollar la primer

versión en la nube del

servicio de Contact

Center Remoto.

Realización de piloto, prueba de

tecnología, modelo de operación

y lanzamiento del producto.

100% 100% 100% 0 0

Capital

EstratégicoCultura

Movilizar la cultura

corporativa hacia la

transformación y el cierre

de brechas existentes

entre la cultura actual y la

requerida.

Trabajar en el cierre de brecha de

cultura en la compañía. 20% 55% 275% 0 0

100%

Innovación

$618.560.357 $572.052.824 Conexión (TH)

Potenciar la gestión y

control de la información

personal de los

empleados cumpliendo

con la política de

protección de datos.

100% 100% 92%

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Para la vigencia 2019 se proyectó una meta del 100% de los hitos de funcionalidad para relaciones laborales, para gestionar mis datos (Hoja de vida), proceso de vinculación, modificaciones contractuales, para soportar el proceso de desvinculación, inducción corporativa y para controlar entrenamiento al cargo, logrando un nivel de cumplimiento del 100%. El proyecto ha evolucionado permitiéndole a la compañía contar con un sistema que mejora la eficiencia en los procesos de selección, vinculación y administración del talento humano. Adicionalmente se han incorporado otras funcionalidades complementarias que permitirán mayor oportunidad en la gestión corporativa. En cuanto a los recursos económicos, la compañía proyectó para la vigencia 2019 un monto de $618 millones, de los cuales se ejecutaron $572 millones, obteniendo por tanto un nivel de ejecución del 92%, lo que indica que hubo eficiencia en la ejecución del proyecto, debido a la rotación del personal y reducción del perfil de recursos técnicos asignados al proyecto. Analytics: El proyecto busca desarrollar la capacidad de Analytics para mejorar la propuesta de valor y servicio a los clientes actuales; dentro de las metas para la vigencia 2019 se estableció un 100% cuyo fin principal fue desarrollar el laboratorio de analítica. De acuerdo a la información suministrada por la compañía y verificada por el equipo auditor, se obtuvo un nivel de cumplimiento del 100%. Dentro de los aspectos principales logrados se detallan:

- Se realizó análisis de encuesta de Medalia a partir de análisis de texto, sentimientos y análisis de causa raíz, lo que permitió pasar de -5% a 22% en el indicador de medición de satisfacción del cliente (NPS. Net promoter score).

- Se realizó un geo localizador para la detección temprana de clientes en fuga para el cliente Tigo.

- Se implementó Speech Analytics para el cliente Belcorp, para conocer los sentimientos y motivo de contacto de las consultoras para contrarrestar los procesos que generaban insatisfacción y mejorar su experiencia.

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Contact Center Remoto (Ubbiq) Tiene como propósito desarrollar la primera versión en la nube del servicio de Contact Center Remoto. En las metas para la vigencia 2019 se estableció un 100% en la realización de piloto, prueba de tecnología, modelo de operación y lanzamiento del producto. De acuerdo a la información suministrada por la compañía y verificada por el equipo auditor, se obtuvo un nivel de cumplimiento del 100%. El desarrollo de este proyecto permite que los colaboradores puedan trabajar desde cualquier lugar y dispositivo. Conforme a la información obtenida en desarrollo de la auditoría, se evidencia en el cuadro 9, que para estos dos últimos proyectos no se requirió inversión de infraestructura, desarrollos, bienes o servicios debido a que la organización ya contaba con los recursos tecnológicos y las personas de las diferentes áreas que estuvieran en la gestión del mismo, por lo tanto no se requirió contratación de roles adicionales para su desarrollo. Lo anterior para mejor aprovechamiento de los recursos de la organización. En términos de trabajar el valor corporativo de la innovación, desde Diseño de Experiencia, EMTELCO S.A.S incursionó en la implementación de las metodologías de experiencia del usuario (User Experiencia - UX) para apoyar a sus clientes en el diseño y mejora de sus canales y servicios de atención digitales; y desde Diseño de Producto, se lanzaron los nuevos productos: Ubbiq y Analitycs. En el marco del objetivo estratégico de “Capital Estratégico” se desarrolló el proyecto denominado Cultura, cuyo propósito es movilizar la cultura corporativa hacia la transformación y el cierre de brechas existentes entre la cultura actual y la requerida. Para la vigencia 2019 se proyectó una meta de reducción de la brecha de cultura en un 20%, alcanzando al terminar el periodo el 55%, lo que indica un cumplimiento en la meta del 275%. En las actividades desarrolladas se continuó con el despliegue de valores y comportamientos como base de la cultura organizacional, a través del desarrollo de 38 talleres. Además, se precisó un foco especial en la cultura, orientada a la transformación digital, en la cual se desarrollaron 8 conversatorios con una participación total de 288 personas. El proyecto de Cultura tampoco presentó una asignación presupuestal toda vez que fue desarrollado con las capacidades instaladas de la compañía.

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2.2 CONTROL DE GESTIÓN

Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control de Gestión en el manejo y administración de los recursos públicos, es Favorable, como consecuencia de la evaluación de los siguientes Factores: 2.2.1 Gestión Contractual. Durante la vigencia 2019, EMTELCO S.A.S. reportó en el sistema de información Gestión Transparente la ejecución de 280 contratos por valor de $106.252 millones. Para la evaluación del Factor Gestión Contractual, el equipo auditor seleccionó una muestra de 12 contratos por valor de $24.377 millones, equivalentes en su materialidad al 23% de su ejecución total, el tamaño de la muestra se calculó por el método estadístico con un nivel de confianza de 1,645 y un error en la muestra del 10%, con el fin de conceptuar sobre la gestión contractual y fenecer la cuenta en lo referente al cumplimiento de los principios de economía, eficiencia y eficacia.

Dentro de los criterios aplicados para seleccionar los contratos se tuvo en cuenta los de mayor cuantía de ejecución y su objeto contractual; teniendo en cuenta que en la contratación rendida por la empresa, en algunos contratos no reporta el proyecto al que pertenece, la selección quedó distribuida de la siguiente manera:

Concepto Valor ejecutado en 2019

Cifras en millones de pesos Cantidad

Contratos Capex 8.610 6

Contratos Opex/Capex 2.960 2

No reportado 12.807 4

Total 24.377 12

De acuerdo con la aplicación de los criterios de selectividad, los contratos evaluados en desarrollo de la Auditoría Regular a EMTELCO S.A.S., son los siguientes:

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Cuadro 10. Selección de contratos (Cifras en millones de pesos)

PROYECTO

O

PROCESO

NÚMERO

DEL

CONTRATO

NOMBRE

COMPLETO

DEL

CONTRATISTA

OBJETO DEL CONTRATO

VALOR

EJECUTADO EN

LA VIGENCIA

FISCAL

Capex 0033-2008

AVAYA

COMUNICACIÓN

DE COLOMBIA

Ejecutar los trabajos de diseño, montaje, instalación, puesta en

servicio, actualizaciones, Cacpacitación, servicios especializados,

mantenimiento y los servicios necesarios propios de la

explotación de un sistema de Centro de Contactos(Contact

Center).

3.331

CAPEX 0341-2014

CONTROLES

EMPRESARIALE

S LTDA

Suministro y actualización de las licencias de los productos de

Microsoft por el sistema de precios por volumen, mediante el

esquema comercial de licencia corporativa Select Plus, Open y

Enterprise Agreement.

671

No

Reportado0456-2016

AGENCIA DE

VIAJES Y

TURISMO

AVIATUR S A

Servicio integral de viajes corporativos incluyendo el suministro

de tiquetes aéreos nacionales e internacionales, reservas de

alojamientos hoteleros y demás servicios asociados a viajes

para los empleados y personal autorizado por EMTELCO SAS.

266

No

Reportado0502-2016

EMPRESTUR

S.A.

El CONTRATISTA se obliga para con Emtelco, a prestar el

servicio de transporte especial de personal y de herramientas,

materiales y equipos, en las ciudades donde Emtelco indique

según las condiciones de invitación de la SO-00046-2016.

10.265

No

Reportado0512-2016

G4S SECURE

SOLUTIONS

COLOMBIA S.A.

Prestar de los servicios de vigilancia y seguridad privada en las

modalidades fija, móvil, escolta con y sin armas de fuego, bienes

muebles, inmuebles e infraestructura que la Compañía utilicen

para el desarrollo de su objeto social

1.262

No

Reportado0515-2016

INFORMATION

SYSTEMS

SUDAMERICANA

S.A

Servicios profesionales para los trabajos de diseño, montaje,

instalación, actualizaciones, capacitación, servicios

especializados, mantenimiento y demás servicios necesarios

propios de la explotación de un sistema de Contact Center.

1.014

OPEX Y

CAPEX0576-2017 TEAM IT S.A.S

El Contratista se obliga con Emtelco, a entera satisfacción de

éste, a suministrar equipos de cómputo y licencias para

virtualización y backup, cuyas especificaciones se describen en el

anexo del contrato.

659

CAPEX 0707-2019 MANTING S.A.S

Otorgar la licencia C CURE 9000 y entregar a título de venta los

bienes relacionados, así como a efectuar instalación,

programación, parametrización, prueba, ajuste fino, integración

con los sistemas existentes, puesta en servicio, soporte y

capacitación

164

CAPEX 0709-2019COMPUCOM

SAS

Suministrar licenciamiento del fabricante Red Box, Hardware y

Software del fabricante Garland,así como el servicio de

implementación y soporte, de acuerdo con la descripción de

bienes y servicios.

334

OPEXCAPEX 0720-2019 COMWARE S.A.

El Contratista se obliga a suministrar los equipos ofimáticos

requeridos por la Compañía, así como a otorgar los

correspondientes servicios asociados descritos en el Anexo 1

Técnico y Económico del presente Contrato.

2.301

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Continuación cuadro 10. Selección de contratos (Cifras en millones de pesos)

Fuente: Información EMTELCO S.A.S De acuerdo a los criterios y procedimientos aplicados en el factor “Gestión Contractual”, obtuvo un puntaje de 98,3 para una calificación Eficiente, resultante de ponderar las siguientes variables: Cuadro 11. Calificación factor gestión contractual

Fuente. Matriz de calificación. Elaboró Equipo Auditor

2.2.1.1 Cumplimiento de las especificaciones técnicas: el resultado obtenido durante la verificación, para esta variable fue de 92,5 puntos correspondiente a un concepto Eficiente, dado que el equipo auditor evidenció en la evaluación, que se disponía de los análisis del área solicitante donde se plasma la necesidad, oportunidad y conveniencia de adquirir los bienes y/o servicios de que se trate; las reservas de recursos se constituyeron de acuerdo con lo definido en sus procedimientos; se constató que se cumplió con lo pactado en cada contrato y que

PROYECTO

O

PROCESO

NÚMERO

DEL

CONTRATO

NOMBRE

COMPLETO

DEL

CONTRATISTA

OBJETO DEL CONTRATO

VALOR

EJECUTADO EN

LA VIGENCIA

FISCAL

CAPEX 0722-2019

JPM

COMMUNICATI

ONS S.A.S

Se obliga con la compañía a suministrar equipos de medición

relacionados en el requerimiento técnico, otorgar la

correspondiente garantía, certificados de calibración acordes con

la norma NTC ISO 10012:2003

3.440

CAPEX 0724-2019 COENTEL S.A.S.

Entregar a título de venta los bienes que se describen en el

anexo técnico del presente contrato, así como a otorgar la

correspondiente garantía, certificados de calibración acordes con

la norma NTC- ISO 10012:2003

670

24.377TOTAL

Puntaje Q

Cumplimiento de las especificaciones técnicas 92,5 7 0,20 18,5

Cumplimiento deducciones de ley  100,0 12 0,05 5,0

Costo y calidad de bienes y/o servicios 100,0 7 0,20 20,0

Cumplimiento del objeto contractual 100,0 12 0,30 30,0

Labores de Interventoría y seguimiento 98,9 12 0,20 19,8

Liquidación de los contratos 100,0 3 0,05 5,0

CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL 1,00 98,3

Eficiente < 100 y >= 80

Con deficiencias < 80 y >= 50

Ineficiente < 50

Calificación ParcialVariables a Evaluar Ponderación

Puntaje

Atribuido

Calificación

Eficiente

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el bien o servicio se recibió conforme a los atributos requeridos en el proceso. En relación al desarrollo de algunos procesos contractuales se encontró que hubo falencias respecto a la exigencia y cobertura de la póliza de seriedad de las ofertas, lo cual dio lugar a configurar los siguientes hallazgos: Hallazgo número 1. (Correspondiente a la observación 1 del informe preliminar). En la evaluación realizada al contrato 0720-2019 suscrito entre Comware S.A. y EMTELCO S.A.S. cuyo objeto es “El Contratista se obliga a suministrar los equipos ofimáticos requeridos por la Compañía, así como a otorgar los correspondientes servicios asociados descritos en el Anexo 1 Técnico y Económico del presente Contrato”, se encontró que la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta no cumple con la establecida en las condiciones particulares del proceso de invitación a presentar ofertas para la adquisición de equipos ofimáticos, numeral 2.2 literal f. “garantía de seriedad de la oferta… con una vigencia igual a la validez de la oferta más treinta (30) días calendario adicionales, la cual iniciará a partir de la fecha de entrega de las ofertas; en todo caso la vigencia de la garantía deberá cubrir el plazo hasta la suscripción del contrato…”, evidencia de lo anterior es la póliza 3042217 de Liberty Seguros, la cual fue presentada con una vigencia desde el 6 de mayo hasta el 3 de septiembre de 2019 y no acorde a las condiciones de invitación solicitadas, que para este caso era hasta el 7 de noviembre de 2019, fecha en que se suscribió el contrato. Lo anterior se presentó por la inobservancia a las políticas de contratación de proveedores numeral 5.1: “Invitación plural o invitación abierta Estos procesos de

selección deben ser realizados a través de una Invitación a presentar ofertas con los oferentes que garanticen factores de escogencia objetivos, que son entre otros, los de cumplimiento, experiencia, capacidad instalada, eficiencia, tiempo de entrega, precio,

respaldo, garantías y cumplimiento de las especificaciones técnicas cuando aplique” y a la falta de controles efectivos por parte del área de compras en la verificación del cumplimiento de las condiciones de invitación al momento de suscribir el contrato; esto podría ocasionar pérdidas económicas y de imagen, sanciones por parte de los entes de control y a la vez la materialización del riesgo “Selección inadecuada de un proveedor que no cumpla con los principios y requisitos establecidos.” situación que se constituye en un hallazgo administrativo. EMTELCO S.A.S., presentó la respuesta al informe preliminar de auditoría, DIR-00015-20 del 18 de noviembre de 2020, la cual una vez analizada arrojó la siguiente posición de auditoría:

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Posición de la Contraloría: no se aportan elementos que permitan controvertir las situaciones encontradas por la Contraloría General de Medellín y aceptan la observación, por tal motivo se confirma y se configura en hallazgo administrativo para el informe definitivo. Hallazgo número 2. (Correspondiente a la observación 2 del informe preliminar). En la revisión del contrato 0722-2019 con JPM Communications S.A.S cuyo objeto es “El contratista se obliga con la compañía a suministrar, a título de venta y por medio de un contrato marco, equipos de medición relacionados en el requerimiento técnico, también a otorgar la correspondiente garantía, certificados de calibración acordes con la norma NTC ISO 10012:2003 y a efectuar su programación, parametrización, prueba, integración y puesta en servicio, así como prestación de los servicios de soporte, mantenimiento, calibración y capacitación durante el tiempo de garantía.” se encontró que el valor de la garantía de seriedad de la oferta no cumple con los requerimientos establecidos en la invitación privada de oferta numeral 2.2 literal f) “Garantía de Seriedad de Oferta… En el certificado de seguro deberá constar el siguiente amparo: Póliza de Seriedad de la oferta: correspondiente al 20% sobre el valor de la oferta, con una vigencia igual a la validez de la oferta más treinta (30) días calendario adicionales, la cual iniciará a partir de la fecha de entrega de las ofertas…” dado que el valor de la oferta fue de USD1.434.972,83, el 20% de este equivale a USD 286.995, y no lo evidenciado en la póliza No 21-45-101281629 expedida el 27/08/2019 por Seguros del Estado S.A donde se especifica AMPAROS-SERIEDAD DE LA OFERTA con una suma asegurada de USD 179.906.30, el cual claramente es inferior al deber ser. Lo anterior se presentó por la inobservancia a las políticas de contratación de proveedores numeral 5.1: “Invitación plural o invitación abierta. Estos procesos de selección deben ser realizados a través de una Invitación a presentar ofertas con los oferentes que garanticen factores de escogencia objetivos, que son entre otros, los de cumplimiento, experiencia, capacidad instalada, eficiencia, tiempo de entrega, precio, respaldo, garantías y cumplimiento de las especificaciones técnicas cuando aplique” y a la falta de controles efectivos por parte del área de compras en la verificación del cumplimiento de las condiciones de invitación al seleccionar el proveedor, lo anterior ocasiona efectos tales como pérdida económica, pérdida de imagen, sanciones por parte de los entes de control y a la vez la materialización del riesgo “Selección inadecuada de un proveedor que no cumpla con los principios y requisitos establecidos en el reglamento de contratación”, contemplado en la Matriz de Riesgo de la compañía. La anterior situación se constituye en un hallazgo administrativo.

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EMTELCO S.A.S., presentó la respuesta al informe preliminar de auditoría, DIR-00015-20 del 18 de noviembre de 2020, la cual una vez analizada arrojó la siguiente posición de auditoría Posición de la Contraloría: no se aportan elementos que permitan controvertir las situaciones encontradas por la Contraloría General de Medellín y aceptan la observación, por tal motivo se confirma y se configura en hallazgo administrativo para el informe definitivo. Hallazgo número 3. (Correspondiente a la observación 3 del informe preliminar). En la revisión del contrato 0724-2019 con Colombiana de Energía y Telecomunicaciones S.A.S. cuyo objeto es “El Contratista se obliga para La Compañía a entregar a título de venta los bienes que se describen en el anexo técnico del presente contrato, así como a otorgar la correspondiente garantía, certificados de calibración acordes con la norma NTC- ISO 10012:2003 y efectuar su instalación, programación, prueba, ajuste fino, integración con los sistemas existentes y puesta en servicio, así como la prestación de los servicios de soporte, mantenimiento, calibración y capacitación, durante el tiempo de garantía cuyas especificaciones y demás condiciones técnicas aparecen como Anexo Técnico del presente Contrato.” se encontró que el valor de la garantía de seriedad de la oferta no cumple con los requerimientos establecidos en la invitación privada de oferta numeral 2.2 literal f) “Garantía de Seriedad de Oferta… En el certificado de seguro deberá constar el siguiente amparo: Póliza de Seriedad de la oferta: correspondiente al 20% sobre el valor de la oferta, con una vigencia igual a la validez de la oferta más treinta (30) días calendario adicionales, la cual iniciará a partir de la fecha de entrega de las ofertas…” dado que el valor de la oferta fue de USD1.313.987, el 20% de este equivale a USD 262.797,4 y no lo evidenciado en la póliza Nro. M100103377 expedida el 30 de agosto de 2019, por Mundial de Seguros S.A donde se especifica en el nombre del amparo “SERIEDAD DE LA OFERTA” con una suma asegurada de USD221.400, el cual claramente es inferior al requisito establecido en la invitación privada de oferta. Lo anterior se presentó por la inobservancia a las políticas de contratación de proveedores numeral 5.1: “Invitación plural o invitación abierta. Estos procesos de selección deben ser realizados a través de una Invitación a presentar ofertas con los oferentes que garanticen factores de escogencia objetivos, que son entre otros, los de cumplimiento, experiencia, capacidad instalada, eficiencia, tiempo de entrega, precio, respaldo, garantías y cumplimiento de las especificaciones técnicas cuando aplique” y a la falta de controles efectivos por parte del área de compras en la verificación del cumplimiento de las condiciones de invitación al

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seleccionar el proveedor, lo anterior ocasiona efectos tales como pérdida económica, pérdida de imagen, sanciones por parte de los entes de control y a la vez la materialización del riesgo “Selección inadecuada de un proveedor que no cumpla con los principios y requisitos establecidos en el reglamento de contratación”, contemplado en la Matriz de Riesgo de la compañía. La anterior situación se constituye en un hallazgo administrativo. EMTELCO S.A.S., presentó la respuesta al informe preliminar de auditoría, DIR-00015-20 del 18 de noviembre de 2020, la cual una vez analizada arrojó la siguiente posición de auditoría: Posición de la Contraloría. Se acepta el literal a) por lo cual se corrige el nombre del contratista en la redacción de la observación. En referencia al literal b), se evalúa el documento soporte póliza Nro. M100103377 expedida el 30 de agosto de 2019 por Mundial de Seguros S.A, anexa a la respuesta al informe preliminar, donde se pudo evidenciar que si bien se cumple con la presentación de una garantía de seriedad por parte del oferente, esta no llena los requisitos de la solitud de oferta toda vez que el valor asegurado es inferior al 20% del valor de la misma, por este motivo la observación no se retira y se redacta de acuerdo a la nueva situación hallada. Por lo anteriormente expuesto, se confirma la observación como hallazgo administrativo para el informe definitivo. 2.2.1.2 Cumplimiento deducciones de ley: la calificación obtenida fue de 100 puntos correspondiente a un concepto Eficiente, por cuanto en la consulta en el sistema de información financiera (SAP) y la verificación selectiva de los pagos efectuados en los contratos objeto de la auditoría, se observó que la empresa realizó las deducciones de ley en cada pago realizado a los contratistas. 2.2.1.3 Costo y calidad de bienes y servicios: el resultado obtenido durante la verificación, para esta variable fue de 100 puntos correspondiente a un concepto Eficiente, debido a que los contratos en los que aplica, se pudo establecer el cumplimiento a los elementos considerados en la variable, los cuales dan crédito de la observancia al principio de economía en la gestión realizada, tales como la evaluación de ofertas y acto de adjudicación, y que en igualdad de condiciones de calidad los bienes y servicios se obtuvieron al menor costo. 2.2.1.4 Cumplimiento del objeto contractual. En la evaluación de esta variable se obtuvo una calificación de 100 puntos, correspondiente a un concepto Eficiente, en

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razón a que en la revisión a los contratos seleccionados se determinó el cumplimiento a los principios de eficiencia y eficacia, lo cual se sustenta en la evaluación bajo los siguientes conceptos: modificaciones a los términos y/o cláusulas del contrato, forma de pago, que la asignación de recursos fuera la más conveniente para maximizar sus resultados, y que éstos se lograron de manera oportuna y guardan relación con sus objetivos y metas. 2.2.1.5 Labores de interventoría y seguimiento. Esta variable obtuvo una calificación de 98,9 puntos, correspondiente a un concepto Eficiente, en la cual se constató el cumplimiento del proceso en cuanto a la designación del supervisor, en la verificación del cumplimiento de las cláusulas contractuales, control en la oportunidad en la entrega de los bienes y/o servicios; por el contrario se observó deficiencia en las funciones de supervisión relacionadas con el recibo a satisfacción, debido a que éste trámite se surtió con un sello en la factura, mas no mediante un documento que relacione explícitamente los bienes recibidos a satisfacción, adicionalmente, en cuanto a la función de verificar la existencia y cobertura de las garantías exigidas al contratista, por lo que se configuró la siguiente observación: Hallazgo número 4. (Correspondiente a la observación 4 del informe preliminar). En la evaluación realizada al contrato 0512-2016 celebrado entre G4S Secure Solutions Colombia S.A. y EMTELCO S.A.S., cuyo objeto es “Prestar los servicios de vigilancia y seguridad privada en las modalidades fija, móvil, escolta con y sin armas de fuego, bienes muebles, inmuebles e infraestructura que la Compañía utilicen para el desarrollo de su objeto social”, se evidenció que no fueron constituidas a favor de la compañía, las garantías exigidas en la orden de compra #3 del contrato de prestación de servicios 0512-2016, mediante la cual se formaliza la adición al presupuesto oficial estimado del contrato para efectos de expedición de pólizas, tasación de medidas de apremio y cláusula penal por un valor de $258.023.490 antes de IVA, cuya fecha de suscripción fue el 28 de octubre de 2019 y duración hasta el 31 de diciembre de 2019, incumpliendo lo establecido en la cláusula décima tercera de seguros, la cual expresa lo siguiente: “Cláusula Décima Tercera. Seguros. – El Contratista se obliga a presentar a su costa y por su cuenta las garantías que se detallan a continuación, las cuales podrán otorgarse mediante Garantías Bancarias expedidas por un Banco legalmente autorizado para tal fin o pólizas de seguros. Si el Contratista opta por esta última alternativa, estas deberán reunir las condiciones exigidas y previamente aprobadas por La Compañía en cuanto al emisor, formas, clausulados, vigencias, coberturas y exclusiones de los distintos amparos. En el caso de que tales seguros consistan

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en Pólizas de Cumplimiento y Pólizas de Responsabilidad Civil Extracontractual la Póliza de Cumplimiento deberá contener los siguientes amparos:

(i) Cumplimiento. El valor asegurado corresponde al diez por ciento (10%) del valor total del Contrato y su vigencia es desde la fecha de suscripción, durante el término de duración y tres (3) meses más.

(ii) Calidad del servicio. El valor asegurado corresponde al diez por ciento (10%) del valor total de Contrato y su vigencia es desde la fecha de su suscripción, durante su término de duración y tres (3) meses más.

(iii) Garantía de pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones. El valor asegurado corresponde al diez por ciento (10%) del valor total del Contrato y su vigencia es desde la fecha de suscripción, durante el término de duración y tres (3) años más.

(iv) Responsabilidad Civil Extracontractual. El valor asegurado corresponde al diez por ciento (10%) del valor total del Contrato y su vigencia es desde la fecha de suscripción, durante el término de duración y seis (6) meses más.”

Evidencia de la situación descrita es la respuesta al correo de solicitud de dichas pólizas realizada por el equipo auditor el 5 de octubre de 2020, en la cual EMTELCO S.A.S. el 13 de octubre de 2020 manifiesta que efectivamente las pólizas no fueron expedidas. Los hechos evidenciados obedecen al incumplimiento del Manual Supervisión de contratos con proveedores numeral 4.2, literal f. “Efectuar la verificación, cumplimiento y seguimiento de todas y cada una de las obligaciones contractuales, registrando las desviaciones que se presenten en la ejecución del contrato y emprender las acciones correctivas necesarias” y a deficiencia en la efectividad de los controles realizados por parte del supervisor de contrato, lo que implica riesgo de futuras demandas y posible pérdida de recursos para la compañía, ante la ausencia de una cobertura efectiva de los recursos allí incorporados. Lo que se constituye en un hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria. EMTELCO S.A.S., presentó la respuesta al informe preliminar de auditoría, DIR-00015-20 del 18 de noviembre de 2020, la cual una vez analizada arrojó la siguiente posición de auditoría: Posición de la Contraloría. Se procede a corregir el término administrador, cambiándolo por supervisor de contrato.

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En cuanto a lo manifestado respecto a retirar la incidencia disciplinaria por las razones argumentadas en la respuesta al informe preliminar, no es de recibo para la Contraloría ya que en las obligaciones del supervisor en el Manual Supervisar Contratos es “Efectuar la verificación, cumplimiento y seguimiento de todas y cada una de las obligaciones contractuales, registrando las desviaciones que se presenten en la ejecución del contrato y emprender las acciones correctivas necesarias”. Adicionalmente los recursos de la compañía están en riesgo ante una eventual reclamación, toda vez que la garantía de pago de salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones debe amparar hasta 31 de diciembre de 2022 al ente auditado ante posibles demandas y dicha garantía no se expidió, por tal razón se confirma la observación y se configura en un hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria para el informe definitivo. 2.2.1.6 Liquidación de contratos. Esta variable obtuvo una calificación de 100 puntos, correspondiente a un concepto Eficiente, sin embargo solo tres contratos de la muestra auditada se encontraban liquidados, los demás a 31 de diciembre de 2019 estaban en ejecución. En la revisión efectuada se constató el cumplimiento al proceso en lo relacionado con la oportunidad y forma de liquidación de contratos. 2.2.2 Revisión de la Cuenta. De acuerdo a los criterios y procedimientos aplicados, este factor, obtuvo un puntaje de 96,1, para una calificación Eficiente, resultante de ponderar las siguientes variables: Cuadro 12. Calificación factor revisión de la cuenta

Fuente. Matriz de calificación. Elaboró Equipo Auditor

La cuenta de la vigencia 2019, fue rendida a la Contraloría General de Medellín de conformidad al método y forma de rendición adoptado mediante las Resoluciones 170 del 18 de diciembre de 2017 y 079 del 12 de junio de 2019, a través del sistema

VARIABLES A EVALUAR PonderaciónPuntaje

Atribuido

Calidad (veracidad) 1,00 96,1

CUMPLIMIENTO REVISIÓN DE LA CUENTA 1,00 96,1

Eficiente < 100 y >= 80

Con deficiencias < 80 y >= 50

Ineficiente < 50

Calificación Parcial

Eficiente

96,1

Calificación

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de información Gestión Transparente, cumpliendo con los requerimientos de calidad demandados en esta actividad.

La evaluación realizada incluyó los componentes de Control Financiero, Control de Resultados y Control de Gestión, teniendo en cuenta que durante el primer semestre del año, se presentó informe sobre el primer componente, donde se verificó toda la información financiera que la compañía rindió y que soportó sus operaciones y estados financieros. Para esta segunda fase del informe, la evaluación se enfocó en los otros dos componentes. La información rendida está acompañada de los respectivos certificados de rendición en el aplicativo de Gestión Transparente. Respecto a los reportes de contratación, durante la vigencia 2019 se rindieron con oportunidad, no hubo reporte de contratos extemporáneos, adicionalmente el equipo auditor en desarrollo de los procedimientos de auditoría de la gestión contractual, pudo evidenciar que existen diferencias respecto al valor ejecutado en la vigencia 2019 en algunos contratos de la muestra seleccionada y el reporte del ente auditado, por lo cual se configura la siguiente observación: Hallazgo número 5 (correspondiente a la observación 5 del informe preliminar). Durante la evaluación del factor revisión de la cuenta, vigencia 2019, en lo relacionado con el formato F-CF-RC-008 “relación de contratos por proyecto y/o proceso”, rendido en el sistema Gestión Transparente, el equipo auditor evidenció que el valor rendido de los contratos citados en el cuadro “Evidencias de la situación encontrada”, la ejecución de la vigencia auditada no corresponde a los valores ejecutados que durante el proceso de auditoría fueron cotejados con las entradas en actividad, inobservando lo establecido en la Resolución 079 de 12 de junio de 2019, en el Anexo correspondiente al formato F-CF-RC-008, que dispone: “… Corresponde al valor efectivamente ejecutado, incluido IVA, es decir los valores realmente causados en la vigencia fiscal que se rinde…”.

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Cuadro 13. Evidencias de la situación encontrada en Rendición de la cuenta

Fuente: Equipo auditor

Teniendo en cuenta las diferencias encontradas se solicitó aclaración al sujeto de control, a lo que responde entre otras razones, las siguientes:

Reportes de valores antes de IVA.

La diferencia entre el valor de las entradas en actividad y el valor rendido

obedece a que en el mes de mayo se reportó solo el valor de un pedido, y no

se reportó un segundo pedido que había sido eliminado en mayo y

posteriormente activado en junio a través de factura por servicios prestados

en el mes de mayo.

Para el mes abril por un error involuntario se reportó el mismo valor del mes

de anterior.

La diferencia final con los valores ajustados en cada mes como debía

reportarse corresponde a la variación entre lo provisionado con lo realmente

facturado.

Por un error involuntario se eliminó el contrato en el reporte del mes de

octubre, teniendo en cuenta que cada mes se eliminan los contratos que

hayan vencido en el mes anterior, pero en este caso eliminamos este contrato

que apenas vencía en el mes que se debía rendir (octubre).

Por errores de digitación en la rendición.

La ejecución real de los meses mayo y junio (bimestre 3) quedó con el pedido,

del 23.08.2019. El gestor SAP no creó la provisión ni pedido de factura en el

mes de junio, por tal razón en la ejecución reportada en ese mes fue cero.

Contrato Proveedor Total entradas en

actividad

Valor rendido en

la vigencia 2019Diferencia

0456-2016AGENCIA DE VIAJES Y TURISMO

AVIATUR S A290.296.196$ 266.065.852$ 24.230.344$

0502-2016 EMPRESTUR S.A. 10.308.347.958$ 10.265.170.278$ 43.177.680$

0512-2016G4S SECURE SOLUTIONS

COLOMBIA S.A.1.155.418.081$ 1.261.607.969$ 106.189.888-$

0341-2014CONTROLES EMPRESARIALES

LTDA733.076.198$ 670.865.338$ 62.210.860$

0707-2019 MANTING S.A.S 189.589.246$ 164.388.301$ 25.200.945$

0033-2008AVAYA COMUNICACIÓN DE

COLOMBIA 4.179.253.714$ 3.331.391.288$ 847.862.426$

0722-2019 JPM COMMUNICATIONS S.A.S 3.409.743.358$ 3.439.624.361$ 29.881.003-$

0724-2019 COENTEL S.A.S. 670.514.683$ 670.130.626$ 384.057$

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Lo anteriormente expuesto se presenta por ausencia de controles en la generación de reportes para rendir el valor ejecutado en la vigencia fiscal de cada uno de los contratos, que garanticen calidad y veracidad en la información rendida al ente de control, lo que afecta el ejercicio auditor y conforme al artículo 101 de la Ley 42 de 1993 podría dar lugar a la apertura de un proceso administrativo sancionatorio, igualmente afecta la veracidad de la información rendida por parte de la Contraloría General de Medellín a la Auditoría General de la Nación. Por lo anterior se configura en un hallazgo administrativo. EMTELCO S.A.S., presentó la respuesta al informe preliminar de auditoría, DIR-00015-20 del 18 de noviembre de 2020, la cual una vez analizada arrojó la siguiente posición de auditoría: Posición de la Contraloría: no se aportan elementos que permitan controvertir las situaciones encontradas por la Contraloría General de Medellín y aceptan la observación, por tal motivo se confirma y se configura en hallazgo administrativo para el informe definitivo. 2.2.3 Legalidad. Desarrolla la legalidad financiera (cumplimiento de normas contables y normas tributarias) y la legalidad de gestión (contractual y administrativa). De acuerdo a los criterios y procedimientos aplicados, este factor obtuvo un puntaje de 99,3 para una calificación Cumple, resultante de ponderar las siguientes variables: Cuadro 14. Calificación factor legalidad

Fuente. Matriz de calificación. Elaboró Equipo Auditor

2.2.3.1. Legalidad Financiera. El resultado obtenido en la evaluación de esta variable fue de 100 puntos, que corresponde a un concepto de gestión Cumple, lo que indica el acatamiento de las normas contables y tributarias.

VARIABLES A EVALUAR PonderaciónPuntaje

Atribuido

Financiera 0,40 40,0

De Gestión 0,60 59,3

CUMPLIMIENTO LEGALIDAD 1,00 99,3

Cumplimiento de la Normatividad

Cumplimiento de la

Normatividad

Calificación Parcial

100,0

98,9

Calificación

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2.2.3.2. Legalidad de Gestión. La evaluación arrojó una calificación de 98,9 puntos, que indica una gestión Cumple, producto de ponderar las variables de legalidad en la gestión contractual y administrativa. Cuadro 15. Calificación legalidad de gestión

Fuente: Matriz de calificación. Elaboró equipo auditor

- Legalidad en la gestión contractual: obtuvo una calificación de 98,1 puntos, en razón a que en el proceso auditor se evidenció incumplimiento en la aplicación de las normas internas adoptadas para la compañía en relación con la gestión contractual, lo cual se sintetiza en los siguientes ítems:

Se evidenciaron deficiencias en la aplicación del reglamento de contratación, en el proceso gestionar compras y subproceso ejecutar y supervisar contratos con proveedores, lo que generó la formulación de observaciones.

En la gestión contractual se identifican los riesgos del proceso, pero no se realiza un efectivo control, evidencia de esto son las observaciones formuladas por el equipo auditor respecto a pólizas.

- Legalidad en la gestión administrativa: su calificación fue de 100 puntos, está orientada a verificar las decisiones del órgano competente que involucren los recursos públicos. Se evidenció cumplimiento de lo aprobado por la Asamblea de General de Accionistas. Se dio lectura a las actas de asamblea del año 2019 desde la 107 a 125, excepto la 112, donde se aprueba la adición de contratos, modificaciones, renovaciones y demás relacionados con las operaciones de negocios BPO y Contact Center. 2.2.4 Plan de Mejoramiento Único. De acuerdo con los criterios y procedimientos aplicados, este factor, obtuvo un puntaje de 98,2 para una calificación cumple, resultante de ponderar las siguientes variables:

PonderaciónPuntaje

Atribuido

Contractual 0,60 58,9

Administrativa 0,40 40,0

1,00 98,9

LEGALIDAD DE GESTIÓN

98,1

100,0

SUB TOTAL LEGALIDAD OTROS FACTORES

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Cuadro 16. Calificación factor plan de mejoramiento único – PMU –

Fuente. Matriz de calificación. Elaboró Equipo Auditor

El equipo auditor verificó el cumplimiento y efectividad de las acciones propuestas por EMTELCO S.A.S. en su plan de mejoramiento único, con el fin de subsanar las causas generadoras de hallazgos detectados en las auditorías Fiscal y Financiera vigencia 2016 y 2018, así como en auditoría regular vigencia 2017, con el fin de prevenir su ocurrencia. El plazo establecido para desarrollar las acciones de mejora o correctivas se evalúa hasta el 31 de diciembre de 2019. El seguimiento se realizó a través de la revisión de los documentos que soportan 12 acciones de mejora, correspondientes a los hallazgos producto de las auditorías mencionadas. 2.2.4.1 Cumplimiento del plan de mejoramiento. La calificación obtenida en esta variable fue de 100 puntos por cuanto la compañía cumplió el 100% de las acciones de mejora propuestas, las cuales estaban dirigidas a la implementación y seguimiento de controles para eliminar la causa que dio origen a los hallazgos. Cuadro 17. Cumplimiento factor plan de mejoramiento único

Fuente: Plan de mejoramiento único. Análisis equipo auditor.

La calificación de cumple al 100% se debió a que se realizaron todas las acciones correctivas propuestas por la empresa para corregir las causas que originaron los

VARIABLES A EVALUAR PonderaciónPuntaje

Atribuido

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento 0,20 20,0

Efectividad de las acciones 0,80 78,2

1,00 98,2

Cumple < 100 y >= 80

Cumple Parcialmente < 80 y >= 50

No Cumple < 50

97,8

CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO

Calificación

Cumple

100,0

Puntaje Atribuido

Auditoría CumpleCumple

ParcialmenteNo Cumple

Total por

Auditoría

Auditoría Especial Evaluación Fiscal y Financiera,

vigencia 2016 1 0 0 1

Auditoria Regular componente Controlde Gestión y

Resultados, vigencia 2017 5 0 0 5

Auditoria Especial Evaluación Fiscal y Financiera

2018 2 0 0 2

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hallazgos, en cada una de las acciones de mejora la empresa presentó evidencias, las cuales fueron evaluadas por el equipo auditor. 2.2.4.2 Efectividad de las acciones. Esta variable obtuvo una calificación de 97,8 puntos, la cual se fundamenta en los siguientes hechos: Las acciones de mejora establecidas para subsanar la causa que generó el hallazgo No.3 configurado en el informe de auditoría regular vigencia 2017, relacionado con la inadecuada gestión de pólizas en los contratos, su efectividad no es óptima, pese a que la compañía la valora como cumplida en su totalidad, ya que persisten diferentes casuísticas que las áreas responsables no han logrado controlar en su totalidad. A continuación, se ilustra la evolución de la efectividad de estas acciones:

Cuadro 18. Efectividad acciones de mejora plan de mejoramiento

Fuente Plan de mejoramiento único. Análisis equipo auditor

Una vez realizado el seguimiento a las acciones de mejora propuestas por la compañía para los 8 hallazgos detectados en las auditorías de las vigencias 2016, 2017 y 2018 y luego de calificar su cumplimiento y efectividad, el consolidado final del plan de mejoramiento único se muestra en el siguiente cuadro: Cuadro 19. Seguimiento de hallazgos 2019

Fuente Plan de mejoramiento único. Análisis equipo auditor

Auditoría EfectivaEfectiva

parcialmente

Total por

Auditoría

Auditoría Especial Evaluación Fiscal y

Financiera, vigencia 20163 3

Auditoria Regular componente Control de

Gestión y Resultados, vigencia 2017.6 1 7

Auditoria Especial Evaluación Fiscal y

Financiera 20182 2

AuditoríaVigencia

Auditada

Número de

hallazgos

Número de

accionesEvaluación

Auditoría Especial Evaluación Fiscal y

Financiera.2016 1 3 Cerrada

Auditoría Regular componente control de Gestion

y de Resultados.2017 4 5 Cerrada

Auditoría Regular componente control de Gestion

y de Resultados.2017 1 2 Abierta

Auditoria Especial Evaluación Fiscal y Financiera 2018 2 2 Cerrada

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El detalle de la evaluación se presenta a continuación: El hallazgo 1 de auditoría Especial Evaluación Fiscal y Financiera, vigencia 2016. Realizada la evaluación y análisis de los resultados obtenidos por la compañía y plasmados en el plan de negocios rendido en la cuenta, se evidenció que los costos directos crecieron porcentualmente por encima de los ingresos operacionales, afectando la contribución efectiva con una ejecución del 84% con respecto a lo estipulado en dicho plan. Igualmente, los gastos administrativos fueron superiores en $4.497 millones, reflejándose una ejecución equivalente al 125%. El comportamiento de las variables antes descritas, incidió directamente en el resultado EBITDA y Margen EBITDA, alcanzando el primero un cumplimiento del 70%, dejando de registrar por este concepto $7.886 millones. El comportamiento de las variables costos y gastos igualmente afectó las utilidades operacionales que alcanzaron un cumplimiento del 58% y el resultado neto, en el cual, frente a lo programado en el plan de negocios, éstas disminuyeron en $3.719 millones, para un cumplimiento del 42%. El tiempo previsto para cumplir la acción de mejora va hasta el 31 de diciembre de 2020, no obstante teniendo en cuenta el avance presentado por la entidad en el seguimiento al plan de mejoramiento, el cual fue verificado por el equipo auditor, a esta fecha el avance es del 102%, dado que se desarrollaron actividades tendientes a subsanar, depurar y mejorar los márgenes de rentabilidad de la compañía basado en los pilares de la estrategia corporativa (transformación digital y experiencia cliente), así como la gestión eficiente de los costos y gastos, como además especializarse en prestar servicios de Contact Center en los cuales se logra obtener mejores y mayores márgenes con respecto a otros servicios BPO presenciales y realizar seguimiento permanente por parte los responsables (Directores y/o Gerentes) de cada cliente, en conjunto con el equipo Directivo de la compañía, gestionando de esta forma sus resultados y así tomar acciones correctivas. Por lo anterior, la acción de mejora ha cumplido con el 100% del hallazgo y se cierra en el plan de mejoramiento. A continuación se presentan los hallazgos sobre los cuales se suscribió plan de mejoramiento, producto de la auditoría regular componente de Gestión y Resultados, vigencia 2017. - Hallazgo 1. En la evaluación realizada al contrato 513-2016 suscrito entre EMTELCO S.A.S. y UNE EPM Telecomunicaciones S.A. el 27 de octubre de 2016 y con vigencia a partir del 1 de noviembre de 2016, cuyo objeto es: “UNE. Se obliga a prestar a EMTELCO, por sus propios medios, con plena autonomía técnica,

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financiera, administrativa y directa, a través de su personal o dependencias de conformidad con las condiciones técnicas que se establecen en el presente acuerdo, los servicios de Soporte y Asesor”; se constató que no se realizó un estudio de mercado que sustente los precios por los cuales se contrató los servicios legales, de gestión humana y auditoría interna. La acción de mejora consistió se modificar el reglamento de contratación, exceptuando la realización de estudio de mercado, cuando se contrate entre empresas del grupo. La compañía una vez suscrito el plan de mejoramiento el 10 de diciembre de 2018, dio como ejecutada la acción de mejora, aportando las evidencias de modificación del reglamento de contratación. En el proceso de auditoría regular vigencia 2019 se efectuó seguimiento y se determinó cerrar la acción de mejora al evaluar que fue cumplida y ha sido efectiva para subsanar la causa que originó el hallazgo. - Hallazgo 2. En la evaluación realizada a la orden SA-0007-2017 suscrita entre EMTELCO S.A.S. y UNE EPM Telecomunicaciones el 24 de enero de 2017, se evidenció que los pagos efectuados en la ejecución de la orden y el contrato durante la vigencia 2017 se hicieron aplicando un IVA del 16%; sin embargo, el 29 de diciembre de 2016 entró en vigencia la Ley 1819 de 2016 que adopta la Reforma Tributaria, en la cual a través de su artículo 184 modifica el artículo 468 del Estatuto Tributario que reza así: “ARTÍCULO 468. TARIFA GENERAL DEL IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS. La tarifa general del impuesto sobre las ventas es del diecinueve por ciento (19%) (…)”. Expuesto lo anterior, se evidencia una inobservancia a la norma al no aplicarse la tarifa vigente a la fecha de suscripción de la orden SA-0007-2017 al igual que a las fechas de adición al presupuesto del contrato 0495-2016. La compañía estableció como fecha para cumplir las acciones de mejora el 31 de julio de 2019. En el seguimiento realizado se constató que la entidad soportó la acción de mejora en las siguientes actividades: se realizaron capacitaciones a los supervisores de contratos, donde se reforzaron las responsabilidades generales de su rol, adicionalmente se implementó la capacitación virtual, la cual está disponible en "Campus e"., esta capacitación se dio en noviembre de 2019 e iniciará su aplicación en 2020, cumpliendo con el 100% del hallazgo y se procede a cerrarlo en el plan de mejoramiento. - Hallazgo 3. En la evaluación realizada al contrato 0495-2016 que EMTELCO S.A.S. celebra con DINATEL GROUP S.A.S., se evidenció que la póliza inicial del contrato se constituyó de forma tardía respecto al inicio del mismo y uno de sus

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amparos no tuvo la vigencia requerida por el contrato. Al analizar la documentación soportada, se evidenció que este contrato suscrito el 25 de julio de 2016 cuenta con acta de inicio firmada el 10 de agosto de 2016, un plazo de ejecución del contrato hasta el 31 de diciembre de 2016 y póliza 85-45-101042905 expedida el 17 de agosto de 2016, en la cual el amparo de cumplimiento tuvo una vigencia desde el 17/08/2016 hasta el 16/01/2017, dicho amparo no cumple con lo definido en el contrato. La situación descrita, se presentó porque el control definido desde la Oficina de Compras para la aprobación de pólizas no es efectivo, aprobando así, pólizas que no cumplen con lo definido contractualmente y dejando latente el riesgo de pérdida económica en caso de reclamaciones por incumplimiento del contrato. La compañía estableció como plazo para cumplir las acciones de mejora el 31 de diciembre de 2018. Las acciones de mejora plasmadas en el plan de mejoramiento, adicional a los controles establecidos a la fecha de suscripción del mencionado plan, en el subproceso “Solicitar y Contratar Proveedores”, son las siguientes: 1. En el diagrama de flujo se incluirá la siguiente actividad: - Recibir el contrato / orden firmada junto con las pólizas (si aplica), para iniciar la ejecución del contrato. 2. En las políticas se incluirá lo siguiente: - Ejecución del Contrato: Para iniciar la ejecución del contrato se requiere el contrato / orden firmada junto con las pólizas (si aplica). Cualquier excepción a esta política debe ser aprobada por el Director Administrativo y Financiero y el Director del área asociado, previo análisis del impacto al negocio. Teniendo en cuenta que en la revisión de algunos contratos de la muestra seleccionada en la presente auditoría, se reincide en las falencias en la gestión frente a las pólizas, pese a que la entidad da como cumplida y con un 100% de efectividad las acciones de mejora propuestas, el ente de control determina que las acciones de mejora continúan abiertas porque aún los controles establecidos no han sido efectivos y no han logrado erradicar las causas que originan la ocurrencia de hallazgos en ese tema. - Hallazgo 4. Contrato 0534-2017 que EMTELCO S.A.S. celebra con INFOBIP COLOMBIA S.A.S. en el cual se evidencio que cada pago solo contaba con la

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factura y un reporte de la plataforma del contratista donde se detalla el cobro realizado; en entrevista con el supervisor expresó que para el recibo del servicio se realiza una revisión de dichos reportes contra lo registrado en sistemas propios de Emtelco y luego se aprobaba el pago, pese a lo anterior, no se presentó evidencia alguna, física o digital, de la realización de esto para cada pago ejecutado. El hecho descrito, incumple lo dispuesto en el “Manual Supervisión de contratos con proveedores”, que en su numeral “4. Responsabilidades del supervisor funcional de contrato” dice: “4.2.1 Recepción de bienes y/o servicios a. Dejar constancia escrita y expresa sobre el estado de los bienes y/o servicios objeto del contrato que se reciben por parte de la Compañía, así como los diferentes aspectos que puedan afectar la ejecución del contrato. Los soportes documentales (informes o actas) que permitan constatar la ejecución del contrato. Estos deben ser claros y suficientemente explicativos.” Esta situación se debe la falta de rigurosidad en el control del subproceso ejecutar y supervisar contratos con proveedores, corriendo el riesgo que actividades necesarias para la aprobación de un pago puedan llegar a no realizarse y con ello el pago de servicios no prestados. Lo anterior se configura como una observación administrativa. La entidad soportó la acción de mejora en las siguientes actividades: Se realizaron capacitaciones a los supervisores de contratos, donde se reforzaron las responsabilidades generales de su rol, adicionalmente se implementó la capacitación virtual, la cual está disponible en "Campus e", esta capacitación se dio en noviembre de 2019 e iniciará su aplicación en 2020, además a través del CRM se verifican la cantidad de SMS enviados vs detallados por parte del proveedor en su factura, lo anterior permite confiabilidad del servicio prestado vs el facturado y así proceder con la aprobación de la facturación, cumpliendo con el 100% se cierra el hallazgo en el plan de mejoramiento. - Hallazgo 5. Hace referencia al contrato 0572-2017 suscrito entre EMTELCO S.A.S. y SOFTWEB ASESORES S.A.S el 03 de agosto de 2017, en el cual se evidenció que las facturas 0438 y 0439 expedidas el 25 de septiembre de 2017 fueron liquidadas y pagadas con la TRM del 18 de agosto de 2017 contraviniendo lo estipulado en la cláusula décima del contrato “Precio y forma de pago”, que reza:

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“…TRM: Los precios que en esta oferta sean presentados en dólares americanos, serán liquidados a la TRM del día de su facturación.” La situación descrita obedece a deficiencias en la supervisión del contrato, específicamente en la obligación contenida en el Manual de Supervisión de Contratos con Proveedores numeral 4.2.2 “aprobación de facturas”, literal c) Verificar que los valores cobrados en la factura, corresponde a las unidades tarifarias y valores determinados en el contrato”. La entidad demostró el cumplimiento de la acción de mejora en las siguientes actividades: Se realizó la publicación en el SGI en el Manual de Supervisión de Contratos con Proveedores, las actividades que se mencionan en el plan de mejora. En el mes de febrero se realizaron las capacitaciones a los supervisores de Contrato. Adicionalmente se implementó la capacitación virtual, la cual está disponible en "Campus e", esta capacitación se dio en noviembre de 2019 e iniciará su aplicación en 2020. Las evidencias fueron verificadas dentro de la auditoría y adicionalmente se constató en las facturas de los contratos seleccionados en la muestra (cuyo valor es facturado en dólares) que la TRM utilizada para el pago corresponde a la establecida para la fecha, razón por la cual se procede a cerrar el hallazgo. Los hallazgos 1 y 2 de la auditoría Especial, Fiscal y Financiera de la vigencia 2018, fueron evaluados en el componente control financiero de la auditoría regular vigencia 2019, determinando cumplimiento y efectividad en el 100%, por lo cual se procedió al cierre. El resultado de dicha evaluación fue comunicado mediante oficio con radicado 202000001461 del 11 de mayo de 2020. 2.2.5 Control Fiscal Interno. La evaluación del control fiscal interno se realizó a partir del mapa de procesos y el mapa de riesgos, donde se seleccionaron dos procesos de los que actualmente están implementados en la empresa y que están relacionados con el factor gestión contractual, a saber:

Solicitar y contratar proveedores

Ejecutar y supervisar contratos con proveedores De acuerdo a los criterios y procedimientos aplicados, este factor, obtuvo un puntaje de 98, para una calificación Eficiente, resultante de ponderar las siguientes variables:

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Cuadro 20. Calificación factor control fiscal interno

Fuente. Matriz de calificación. Elaboró Equipo Auditor

2.2.5.1 Evaluación de controles. Obtuvo una calificación de 100 puntos, por cuanto se verificó que la compañía en los procesos evaluados tiene implementadas actividades de control de acuerdo al nivel de riesgo, desde la planeación, solicitud de la compra e invitación, recepción de ofertas, selección del proveedor, aprobación de la compra y supervisión del contrato; los cuales se aplican a través de controles físicos y operativos, comprobación de las transacciones en cuanto a exactitud, totalidad y legalización, mediante verificación y segregación de funciones. En el proceso de gestionar compras en particular se pudo determinar la existencia de un manual de procedimientos y reglamento que aplica para todos los procesos de selección de proveedores de bienes y servicios, que regula todas las fases de contratación hasta por último traducirse en una compra visible y efectiva. Se comprobó que los bienes y servicios recibidos se soportan en la entrada en actividad y ésta a la vez soporta la factura presentada por los proveedores de bienes y servicios. Se verificó que el proceso Gestionar Compras contiene los subprocesos de Solicitar y contratar proveedores, Compra de mínima cuantía, Ejecutar y supervisar contratos con proveedores, y Atender PQR y sugerencias de proveedores; en cada uno de ellos se cuenta con procedimientos implementados a través de diagramas de flujo que permiten identificar la criticidad o puntos críticos de control y se realizan sus procesos conforme a los lineamientos establecidos. En general, la compañía ha definido diversos tipos de control en administración de los riesgos en los procesos evaluados, que le permiten mitigar su materialización. 2.2.5.2 Efectividad de los controles. Esta variable fue calificada con 97 puntos, correspondiente a una gestión Eficiente, debido a que en el subproceso solicitar

VARIABLES A EVALUAR PonderaciónPuntaje

Atribuido

Evaluación de controles 0,30 30

Efectividad de los controles 0,70 68

TOTAL 1,00 98

Eficiente < 100 y >= 80

Con deficiencias < 80 y >= 50

Ineficiente < 50

Calificación Parcial

100

97

Calificación

Eficiente

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y contratar proveedores se aplican los controles existentes y sus resultados son efectivos, excepto por las deficiencias detectadas en lo referente a una selección inadecuada de un proveedor que no cumpla con los principios y requisitos establecidos en el reglamento de contratación, toda vez que en tres contratos se evidenció que en el proceso de selección hubo deficiencias en la gestión de la póliza de seriedad de la oferta; adicionalmente, no fueron constituidas a favor de la compañía, las garantías exigidas en la orden de compra #3 del contrato de prestación de servicios 0512-2016, lo que indica debilidad en los controles tanto en el subproceso de contratar proveedores como en el de ejecutar y supervisar contratos con proveedores. 2.3 CONTROL FINANCIERO En este componente se opina sobre la razonabilidad de los estados financieros y se emite un concepto sobre la gestión financiera. Las calificaciones que a continuación se detallan son el producto de la evaluación realizada a dicho componente, la cual fue notificada a la compañía mediante comunicación 202000001461 del 11 de mayo de 2020. La calificación obtenida del componente control financiero fue de 92 puntos, que corresponde a un concepto Favorable, como resultado de la evaluación de los criterios aplicados y que se describen a continuación. 2.3.1 Estados Financieros. De acuerdo a los criterios y procedimientos aplicados este factor obtuvo un puntaje de 100, para una opinión Limpia, resultante de ponderar las siguientes variables:

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Cuadro 21. Calificación estados financieros

Fuente. Matriz de calificación. Elaboró Equipo Auditor

En desarrollo de las pruebas de auditoría a los estados financieros de EMTELCO S.A.S, del año 2019, no se presentaron subestimaciones o sobrestimaciones e incertidumbres. 2.3.2 Gestión Financiera. De acuerdo a los criterios y procedimientos aplicados este factor obtuvo un puntaje de 87, para una gestión Favorable, resultante de ponderar las siguientes variables: Cuadro 22. Calificación gestión financiera

Fuente. Matriz de calificación. Elaboró Equipo Auditor

2.4 CONSOLIDADO DE HALLAZGOS A continuación se presenta el cuadro consolidado de hallazgos administrativos con su presunta incidencia, como resultado de la evaluación al componente Control

Puntaje Atribuido

0

0,0%

100,0

Limpio <=2%

Con salvedad >2%<=10%

Adversa o negativa >10%

ABSTENCIÒNLimitación para

dictaminar

Limpio

VARIABLES A EVALUAR

Total inconsistencias $ (millones)

Indice de inconsistencias (%)

CALIFICACIÒN ESTADOS FINANCIEROS

Calificación

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

Evaluación Indicadores 86,5

TOTAL GESTIÓN FINANCIERA 86,5

Favorable >=80%<=100%

Desfavorable <=79%

Favorable

Calificación

GESTIÓN FINANCIERA

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financiero, Control de Gestión y Control de Resultados de EMTELCO S.A.S, vigencia 2019, así: Cuadro 23. Consolidado de hallazgos Auditoria Regular Emtelco 2019

Fuente: Elaboró equipo Auditor

Atentamente,

ISABEL CRISTINA ROSERO GUERRERO Contralora Auxiliar de Telecomunicaciones

Hallazgos NúmeroValor

(en pesos)

Con Presunta Incidencia Fiscal 1 2.445.600,00

Con Presunta Incidencia Disciplinaría

Con Presunta Incidencia Penal

Administrativo

Con Más de una incidencia

Con Presunta Incidencia Fiscal y Disciplinaria

Con Presunta Incidencia Fiscal y Penal

Con Presunta Incidencia Disciplinaria y Penal

Total 1 2.445.600,00$

Hallazgos NúmeroValor

(en pesos)

Con Presunta Incidencia Fiscal

Con Presunta Incidencia Disciplinaría 1

Con Presunta Incidencia Penal

Administrativo 4

Con Más de una incidencia

Con Presunta Incidencia Fiscal y Disciplinaria

Con Presunta Incidencia Fiscal y Penal

Con Presunta Incidencia Disciplinaria y Penal

Total 5 -$

Consolidado de hallazgos Resultados Componentes Control de Resultados y Gestión

Consolidado de hallazgos Resultados Componente Control Financiero