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AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Informe Definitivo de auditoría a la Contraloría Departamental del Guaviare vigencia 2010 1

AUDITORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

AUDITORÍA DELEGADA PARA LA VIGILANCIA DE LA GESTIÓN FISCAL

GERENCIA SECCIONAL II

INFORME DEFINITIVO AUDITORÍA REGULAR A LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DE GUAVIARE

VIGENCIA 2010

Bogotá D.C., Marzo 2011



IVÁN DARÍO GÓMEZ LEE Auditor General de la República

FREDY CÉSPEDES VILLA Auditor Delegado para la Vigilancia de la Gestión Fiscal

JOSÉ LUIS FRANCO LAVERDE Gerente Seccional II

JAIRO VILLAMIL Coordinador

JULIO ROBERTO CUESTA RODRIGUEZ JESUS ALVARO GONZALEZ HERRAN JAIME ANDRES GARCIA CARVAJAL

Auditores.



TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ______________________________________________________ 5

1. DICTAMEN DE AUDITORIA ___________________________________________ 6

1.1 CONTABILIDAD ___________________________________________________ 6

1.2 PROCESO PRESUPUESTAL _________________________________________ 7

1.3 PROCESO DE CONTRATACIÓN ______________________________________ 7

1.4 PARTICIPACIÓN CIUDADANA________________________________________ 7

1.5 PROCESO GESTIÓN MACROFISCAL __________________________________ 8

2. RESULTADOS DE AUDITORIA ________________________________________ 9

2.1. SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO_____________________________ 9

2.2. PROCESO CONTABLE ____________________________________________ 14 2.2.1. Estructura Financiera Vigencia 2010-2009. ____________________________ 14 2.2.1. Activo _________________________________________________________ 16 2.2.2. Pasivo_________________________________________________________ 19 2.2.3. Patrimonio _____________________________________________________ 20 2.2.4 Inventarios______________________________________________________ 21 2.2.5. Control Interno Contable___________________________________________ 21 2.2.6. Notas a los Estados Financieros ____________________________________ 22 2.2.7. Pólizas ________________________________________________________ 22 2.2.8. Cuentas de Orden _______________________________________________ 23

2.3. PROCESO PRESUPUESTAL________________________________________ 23 2.3.1. Modificaciones Presupuestales _____________________________________ 24 2.3.2. Reservas Presupuestales__________________________________________ 25 2.3.3. Cuentas por Pagar _______________________________________________ 26 2.3.4. Anteproyecto de presupuesto_______________________________________ 26 2.3.5. Aplicación de la Ley 617 de 2000____________________________________ 26 2.4.1. Plan de Compras ________________________________________________ 28 2.4.2. Cuantías Contratación vigencia 2010_________________________________ 28 2.4.3. Resultado de la auditoria __________________________________________ 29 2.4.4. Resultados del Proceso Contractual__________________________________ 30

2.5. PARTICIPACIÓN CIUDADANA ______________________________________ 30 2.5.2. Activación Mecanismos de Participación Ciudadana_____________________ 32 2.5.3. Resultados del Proceso Participación Ciudadana _______________________ 32



2.6. PROCESO GESTIÓN MACROFISCAL ________________________________ 32 2.6.1. Rendición de Informes a Entidades __________________________________ 33 2.6.2. Informe anual de la Situación Financiera 2009__________________________ 33 2.6.3 Situación de la Deuda Pública vigencia 2009.___________________________ 35 2.6.4. Estado de los Recursos Naturales y del Ambiente. ______________________ 36 2.6.5. Resultado de la Auditoria Gestión Macrofiscal __________________________ 38

2.7. PROCESO AUDITOR. _____________________________________________ 39 2.7.1. Muestra________________________________________________________ 39 2.7.2. Resultado de la Auditoria __________________________________________ 39 2.7.3. Recomendaciones _______________________________________________ 46 2.7.4 Resultado de la auditoría del Proceso Auditor___________________________ 46

2.8. PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL__________________________ 47

2.9. PROCESO JURISDICCIÓN COACTIVA _______________________________ 53 2.9.1. Normatividad Aplicable____________________________________________ 53 2.9.2. Evaluación y Análisis. _____________________________________________ 53

3. DERECHO DE COTRADICCION_______________________________________ 60

4. ANEXO___________________________________________________________ 71

4.1. Tabla de Hallazgos _______________________________________________ 71



INTRODUCCIÓN

La Gerencia Seccional II de la Auditoría General de la República, en cumplimiento del artículo 274 de la Constitución Política, Decreto Ley 272 de 2000 y la Sentencia C-1339 de 2000 de la Corte Constitucional, practicó auditoría Regular y revisión de cuenta para la vigencia 2010 a la Contraloría del Departamental del Guaviare, encaminada a realizar una evaluación de los resultados de la gestión administrativa, financiera, operativa y al cumplimiento de normas y disposiciones vigentes aplicables en los procesos de la administración. El ejercicio de control fiscal se desarrolló en cumplimiento del Plan General de Auditorías 2011, diseñado para evaluar la gestión fiscal realizada por las contralorías en la vigencia 2010, con fundamento en lo establecido en el Manual del Proceso Auditor V.3, Resolución Orgánica 07 de 2010 de la Auditoria General de la República, “Por la cual se adopta el Manual del Proceso Auditor para la Auditoría General de la República”. La auditoría fue orientada a examinar en el área administrativa el manejo contable, presupuestal y contratación; en el área misional, participación ciudadana, gestión macrofiscal, proceso auditor, los procesos de responsabilidad fiscal, jurisdicción coactiva y sancionatorios. El análisis del proceso Auditor estuvo soportado en la información del proceso auditor de la vigencia anterior, plan de mejoramiento y el requerimiento sobre la gestión de la vigencia de 2009. El informe está armonizado en capítulos, que incluyen dictamen a los estados financieros, pronunciamiento sobre la cuenta rendida, concepto sobre cada uno de los procesos evaluados y resultados de la auditoría. Toda vez que frente al informe preliminar la Contraloría Departamental de Guaviare ejerció el derecho de contradicción mediante oficio remitido electrónicamente en febrero de 2011, el cual fue debidamente analizado y debatido en mesas de trabajo, el presente informe tiene el carácter de DEFINITIVO.



1. DICTAMEN DE AUDITORIA

La Auditoría General de la República, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 274 de la Constitución Política, con fundamento en las facultades otorgadas en el Decreto Ley 272 de 2000 y en desarrollo del Plan General de Auditorías de la vigencia 2011, practicó auditoría a la Contraloría Departamental del Guaviare con miras a realizar una evaluación a la gestión administrativa, financiera y operativa, el cumplimiento de las normas y demás disposiciones aplicables en los diferentes procesos de la administración y el cumplimiento de su misión frente al desarrollo del proceso auditor, activación de mecanismos de participación ciudadana y atención de quejas y derechos de petición, así como el impulso de los procesos fiscales a su cargo, en el período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2010. La evaluación se llevó a cabo sobre una muestra representativa de la información que soporta la gestión de la Entidad y utilizó las técnicas y normas de auditoría generalmente aceptadas y acogidas por la Auditoría General de la República, lo cual proporciona una base razonable para fundamentar y emitir una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros y el concepto sobre la gestión adelantada en los diferentes procesos. Todo lo anterior, teniendo en cuenta los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad y el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias o internas aplicables en cada una de sus actuaciones. Simultáneamente, el equipo auditor confrontó y validó la información reportada por la Entidad en los formatos de rendición de cuenta de la vigencia 2010, de manera que este informe incluye el concepto sobre el fenecimiento de la cuenta. Como resultado de la evaluación y análisis a los diferentes procesos auditados se expresa lo siguiente:

1.1 CONTABILIDAD

La Auditoría General de la República ha practicado el control financiero al Balance General de la Contraloría Departamental del Guaviare a diciembre 31 de 2010 y los Estados de Actividad Financiera, Económica y Social y de Cambios en el Patrimonio, relativos al año terminado en esa fecha, comparados con cifras del año anterior, acompañados de las notas explicativas, cuya preparación es responsabilidad de los administradores de la Entidad, la nuestra, es la de expresar la opinión sobre los estados en su conjunto y verificar si, entre ellos, existe la debida concordancia.



El examen fue practicado de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas en Colombia, mediante pruebas selectivas, que proporcionaron una base razonable para fundamentar la valoración. En nuestra opinión, los Estados Contables consolidados a 31 de diciembre de 2010 de la Contraloría Departamental del Guaviare, presentan razonablemente la situación financiera de la entidad, en cuanto a que así lo reflejan en todos los aspectos importantes, los cuales fueron preparados y presentados conforme a principios y normas de contabilidad prescritas por la Contaduría General de la Nación.

1.2 PROCESO PRESUPUESTAL

La Contraloría Departamental durante la vigencia de 2010, contó con una apropiación inicial de $679.470 miles, aprobado mediante Ordenanza No.029 de noviembre 27 de 2009 y mediante Resolución No.089 de diciembre 23 de 2009 se liquida el presupuesto de la Contraloría Departamental del Guaviare para la vigencia fiscal del año 2010 por valor de $679.470 miles. Durante la vigencia 2010 la Contraloría recibió 3 adiciones presupuestales por parte de la Asamblea Departamental para valor de $79.606 miles, para una apropiación definitiva de $759.077 miles, el cual fue ejecutado en un 100%. De la evaluación realizada a la ejecución presupuestal de la vigencia se evidenció que la Contraloría Departamental del Guaviare se ajusta a la normatividad presupuestal establecida por el Departamento.

1.3 PROCESO DE CONTRATACIÓN

La gestión en el proceso contractual para la vigencia 2010, atendió los preceptos legales establecidos en la Ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios, a través de las diferentes etapas. Sin embargo, se observó falta de foliación y numeración; aspectos que fueron subsanados en trabajo de campo.

1.4 PARTICIPACIÓN CIUDADANA

Con base en la revisión y análisis de cumplimiento de las actividades definidas en el trámite de solicitudes presentadas por la ciudadanía en la vigencia 2010, sobre denuncias, quejas y derechos de petición; una vez verificadas en trabajo de campo cumplen con los términos y la interacción con la ciudadanía. De 33 quejas tramitadas en la vigencia 2010, se estableció el estado de las quejas en trámite con un 87.7%.



Se ha promovido audiencias públicas y participación directa en foros y diálogos orientados a afrontar problemas que afectan a la comunidad. En cumplimiento del mandato constitucional de ejercer el control social; la Contraloría otorga prioridad al proceso de participación comunitaria.

1.5 PROCESO GESTIÓN MACROFISCAL

Se destacan pronunciamientos en temas como; estudio de las finanzas de la administración municipal, institutos municipales descentralizados, empresas industriales y comerciales del nivel municipal, entidades de control fiscal, disciplinario y político, para el año 2009, en sus componentes de ingresos y gastos, estado de deuda pública, opinión sobre los Estados Contables, cumplimiento de la Ley 617 de 2000 y pronunciamiento sobre la rendición de la cuenta.

La evaluación de gestión financiera y presupuestal desarrollada por la Contraloría, se realizó contando con la información emitida y suministrada por la alcaldía y demás sujetos de control. La entidad remitió de forma oportuna los informes correspondientes al Informe Anual de la Situación de las Finanzas del Departamento del Guaviare y Estado de los Recursos Naturales y del Ambiente a la Asamblea Departamental. PRONUNCIAMIENTO SOBRE LA RENDICIÓN DE CUENTA DE LA VIGENCIA 2010 DE LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL GUAVIARE La Gerencia Seccional II, con fundamento en la revisión de la cuenta, el dictamen de los estados financieros y las opiniones sobre los procesos evaluados, emite pronunciamiento de FENECIMIENTO de la cuenta presentada en la rendición correspondiente a la vigencia 2010, examinada a través del proceso auditor.



2. RESULTADOS DE AUDITORIA

2.1. SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO

De la evaluación efectuada al Plan de mejoramiento suscrito por la entidad y aprobado por la Auditoria General de la República, se evidenció lo siguiente: Observaciones proceso Contable Observación No.1 Se observa la existencia de la cuenta de ahorro No. 05472003-2, la cual a 31 de diciembre de 2009 presentó un saldo de $228miles la cual viene de la vigencia anterior y conforme al extracto bancario a 31 de diciembre de 2009, se encuentra inactiva, razón por la cual se debe proceder a realizar las acciones que le permitan la cancelación de dicha cuenta por no estar prestando ningún servicio a las actividades administrativas y misionales de la entidad. Resultados de la verificación De acuerdo a lo verificado en el desarrollo de la auditoria, la Contraloría el día 5 de mayo de 2010, solicitó la cancelación de la cuenta de ahorros No.054-72003-2, situación que se confronto con el libro auxiliar de bancos del mes de mayo y el extracto bancario, así mismo se proyectó la Resolución No.049 de junio de 2010, se establece como cuenta única institucional la cuenta corriente No.230-054-03088-7 del Banco Popular de San José del Guaviare. Cumplimiento 100%. Observación No.2 Existen saldos en las cuentas de Gravámenes financieros y Aportes al SENA, correspondientes a vigencias anteriores, sobre los cuales la entidad debe continuar con las gestiones tendientes a la recuperación de dichos recursos. Resultados de la verificación La Contraloría gestionó la recuperación de los recursos descontados por el Banco, donde fueron recuperados $4.211 miles; así mismo se suscribió un acuerdo de cruce de cuentas con el SENA Regional Guaviare la cual se definió mediante Resolución No.075 de septiembre de 2010, por la cual se ordena la realización de un cruce de cuentas y se genera la Resolución No.097 de noviembre 10 de 2010 donde se ordena la realización de castigo de una cuenta por cobrar. Cumplimiento 100%.



Observación No.3 La Contraloría para que la cobertura sea amplia y suficiente y cubra también los riesgos de responsabilidad fiscal debe incluir dentro de las pólizas, el cubrimiento de delitos contra la administración pública que permita a futuro vincular a las aseguradoras en los casos que corresponda. Resultados de la verificación La Contraloría estableció en el plan de mejoramiento que no aplica la acción correctiva puesto que la póliza adquirida por la Contraloría si incluye el riesgo de delitos contra la administración pública, que permitirá vincular a la aseguradora como garante. Tal como consta en la certificación expedida por la Previsora el día 29 de abril de 2010. Cumplimiento 100%. Observación No.4 La Contraloría debe realizar las acciones de mejoramiento que le permitan lograr que el Gobierno Departamental al momento de realizar las adiciones presupuestales, a no ser que se trate de destinación específica para Gastos de Personal, las mismas se realicen con destino al funcionamiento de la Contraloría y de esta forma la entidad solo debe realizar la distribución de la misma sin tener que efectuar traslados. Resultados de la verificación La Contraloría Departamental requirió a la Secretaria de Hacienda y Crédito Público de la Gobernación del Guaviare el día 5 de enero de 2010, que cada vez que se realice una adición al presupuesto de la Contraloría se coordine con el área administrativa para adicionar directamente el rubro presupuestal que se requiera por parte de la Contraloría. Cumplimiento 100%. Observaciones proceso Auditor Observaciones 5, 6, 7 y 8 Estas observaciones hacen referencia a las actividades inherentes al procedimiento y la metodología en aspectos del proceso auditor. Resultados de la Verificación



Se pudo comprobar que a través de la Resolución 047 de 30 de Junio de 2010 se Adopta el Manual de Auditoría denominado “MAFISGUA” que contempla todas las actividades por proceso a realizar y en especial la apreciación de la contratación enfocada a los criterios de evaluación fijados por la AGR. Es de mencionar que los cuatro 4 ejercicios tomados como muestra y que fueron realizados a partir de junio 30 de 2010 contemplan la aplicación de la nueva metodología. Observación 9 No hay evidencia de la revisión de cuentas y de la comunicación del resultado de esta actividad a los entes sujetos de control que no fueron objeto de auditoria durante la vigencia. Resultados de la verificación Se evidenció que a través de la Resolución No. 045 de 2010, adopta el sistema electrónico de rendición de cuentas - SIA y se establecen los métodos y la forma de presentarla y se comprobó que la Contraloría reviso y se pronunció sobre todas las cuentas rendidas veinte y ocho 28 donde el pronunciamiento por parte de la contraloría fue oportuno y determino la necesidad de concertar once 11 planes de mejoramiento como resultado de la revisión y análisis. Con base en las consideraciones anteriores la Auditoría General de la República acepta el cumplimiento de las acciones correctivas al 100% de los numerales antes mencionados y da por terminado el seguimiento a través del presente informe. Observaciones Procesos de Responsabilidad Fiscal Observación N° 10: Existen 41 procesos (34,74% del total) dentro del rango de procesos en riesgo de prescripción si se tiene en cuenta que son procesos que llevan en su trámite más de tres años y el límite legal es de cinco años. Resultados de la verificación Se verifico que los procesos correspondientes a la vigencia 2006 y 2007, que se hallaban con auto de imputación fueron decididos, lo que ajusta el cumplimiento al plan propuesto por la Contraloría y aprobado por la Gerencia. Observación N° 11:



Se evidenció mora en el trámite procesal, pues 25 procesos, equivalentes al 21,19% del total, se encuentran en la primera fase del proceso sin decisión de imputación o archivo, a pesar que la mayoría de ellos (16) llevan más de un año en su trámite. Resultados de la verificación Se dio impulso a los 25 procesos de acuerdo con la propuesta presentada y verificada según las actas 02, 03, 04,05 y 06 de 2010. Observación N° 12: De los 118 procesos adelantados, la Contraloría ha archivado por no mérito 34, equivalentes al 28,81%, por valor de $531.813.798, que representan el 5,35% del valor total de los procesos. Esto significa que en esta misma proporción (29% de los procesos) se están presentando posibles debilidades en la determinación de los tres elementos de la responsabilidad fiscal, necesarios para iniciar los correspondientes procesos. Resultados de la verificación Se realizó la incorporación de la mejora propuesta, en el renglón 6 del Manual Procedimientos de responsabilidad fiscal, como se había presentado la propuesta y aceptado por la Gerencia. El plan de mejoramiento presentado por la contraloría se cumplió en su totalidad de acuerdo con las acciones aprobadas por la Gerencia Seccional y de lo cual se aportó el material probatorio, para su correspondiente verificación, la totalidad de las acciones se proyectaron para su cumplimiento a diciembre de 2010. Observaciones Procesos de Jurisdicción Coactiva Observación N° 13: La Contraloría emitió mandamiento de pago respecto del 100% de los procesos, pero solo ha notificado el 44,44% de ellos, lo que demuestra debilidades en este aspecto del trámite procesal. Resultados de la verificación Se modificó el renglón 42 del manual de procedimientos de jurisdicción coactiva, con lo que se cumplió en su totalidad la mejora propuesta.



Observación N° 14: Solo el 11,11% del total de los procesos coactivos cuentan con medidas cautelares por $19.404.816, equivalentes al 5,05% del valor total de la cartera, circunstancia que demuestra que no se está haciendo adecuado uso de las facultades legales para garantizar el resarcimiento del daño patrimonial dentro del proceso coactivo y desde el mismo proceso de responsabilidad fiscal. Resultados de la verificación En la actualidad se están realizando el decreto de medidas cautelares de acuerdo con lo el manual de procedimientos, en la medida en que se detectan la tenencia de bienes por parte de los ejecutados. Observación N° 15: En ninguno de los procesos se han realizado acuerdos de pago, remate de bienes o ejecución de garantías, igualmente por fallas en el uso de los mecanismos que la ley pone a disposición para lograr el resarcimiento. Resultados de la verificación En la actualidad se está invitando a los ejecutados a suscribir acuerdos de pago, en la totalidad de los procesos en curso. Observación N° 16: De manera generalizada se tarda demasiado tiempo en trasladar el título ejecutivo del proceso de responsabilidad fiscal o administrativo sancionatorio a jurisdicción coactiva. Resultados de la verificación Se modificaron los renglones 38 y 39 del manual de procedimientos de jurisdicción coactiva, tal como se propuso en el plan de mejoramiento propuesto a la Gerencias. En el plan de mejoramiento presentado para 2010, se realizaron todas las acciones de mejora propuestas con lo que se cumplió en un 100%.



2.2. PROCESO CONTABLE

La Auditoría General de la República efectuó un análisis de los Estados Financieros, presentados en trabajo de campo por la Contraloría Departamental del Guaviare, de conformidad con las normas de auditoría y los principios de contabilidad generalmente aceptados, tomando como muestra las cuentas más representativas y significativas y basadas en el programa contable de la Contraloría llamado Siscon. El resultado del examen arrojó los siguientes resultados:

2.2.1. Estructura Financiera Vigencia 2010-2009.

Tabla No. 2.2-1. Estructura Financiera (Cifras en miles de pesos)

CÓDIGO CONTABLE

NOMBRE DE LA CUENTA

VIGENCIA 2010

VIGENCIA 2009

DIFERENCIA VARIACIÓN

1 ACTIVO 72.396 54.621 17.775 33

11 Efectivo 4.805 1.766 3.039 172

14 Deudores 1.941 5.006 -3.065 -61

16 Propiedades, Planta y Equipo

46.436 46.888 -452 -1

19 Otros Activos 19.214 961 18.253 1899

2 PASIVOS 45.916 28.557 17.359 61

24 Cuentas por Pagar

9.869 4.697 5.172 110

25 Obligaciones Laborales y de Seguridad

Social Integral

34.127 23.081 11.046 48

29 Otros pasivos 1.920 779 1.141 146

3 PATRIMONIO 23.238 26.064 -2.826 -11

31 Hacienda Publica

23.238 26.064 -2.826 -11

Fuente: Balance General y Estado de Actividad Financiera, Económica y Social.

Para la vigencia 2010, la Contraloría Departamental del Guaviare presentó un activo de $72.396 miles, comparado con la vigencia inmediatamente anterior se presentó una variación en un 33%, un pasivo por valor de $45.916 miles que vario en un 61% y un patrimonio por valor de $23.238 miles, presentó una variación de -11%.



Activo La cuenta más representativa es la de Propiedad Planta y Equipo, la cual representa un 64% del total, la cuenta otros activos representa el 26% del activo, el efectivo que representa un 7% y finalmente la cuenta deudores con un 3% frente al activo. El incremento del activo con respecto a la vigencia inmediatamente anterior corresponde al 33%. Pasivo La cuenta más representativa del pasivo, son las Obligaciones laborales que representa frente al pasivo el 74%, seguido de Cuentas por Pagar que representa el 22% del total de la cuenta y otros pasivos que representa el 4 % del total del pasivo; El incremento con respecto a la vigencia anterior corresponde al 61%. Patrimonio El patrimonio presentó un saldo de $26.481 miles que comparado con la vigencia 2009 presento una disminución del 11%, debido al Superávit por Donación y por el Patrimonio Público Incorporado de los bienes de uso permanente recibidos sin contraprestación. Ingresos, Gastos La Contraloría Departamental del Guaviare para la vigencia 2010, obtuvo ingresos por valor de $759.200 miles, de los cuales el 99.9% corresponde a Cuotas de Auditaje del Departamento y el 0.01% corresponde a ajustes de prestaciones sociales y el incremento de una vigencia a otra corresponde al 28%. Los gastos de la Contraloría reflejados en el balance de la entidad se relacionan a continuación en donde se muestran las variaciones de un año a otro.

Tabla No. 2.2-2. Relación de gastos vigencia 2010 (Cifras en miles de pesos)

CODIGO DETALLE AÑO 2010

AÑO 2009

DIFERENCIA % VARIACION

5 GASTOS 751.033 692.179 58.854 9

51 DE ADMINISTRACION

750.000 690.669 60.364 9

5101 Sueldos y Salarios 408.402 400.508 7.894 2

5102 Contribuciones imputadas

38.177 35.064 3.113 9



5103 Contribuciones efectivas

40.610 39.906 704 2

5104 Aportes sobre nóminas

20.810 17.456 3.354 19

5111 Generales 242.002 197.735 44.267 22

58 OTROS GASTOS 1032 2 1.030 51500

Fuente: Balance General y Estado de Actividad Financiera, Económica y Social.

Los gastos realizados por la Contraloría Departamental en la vigencia 2010 fueron de $751.033 miles, que al compararlos con la vigencia anterior presentan un incremento del 9%

2.2.1. Activo 2.2.1.1. Bancos La Contraloría Departamental manejo sus dineros para la vigencia 2010 en una cuenta bancaria con el Banco Popular Numero 110-054-03088-7 con un saldo a 31 diciembre de 2010 de $4.805 miles, correspondientes a retenciones en la fuente e industria y comercio, $1.586 miles de embargos judiciales valor que se encontraba pendiente de cancelar desde el mes de agosto de 2010 que corresponde a cuotas mensuales de $397 miles, por cuatro meses para un total de $1.586 miles, situación generada por falta de control y seguimiento a los recursos y a las obligaciones adquiridas por la Entidad en cumplimiento de sus funciones de cometido estatal, por concepto de descuentos de nómina. Este valor fue cancelado el día 2 de febrero de 2011 en el banco Agrario de Colombia como resultado de lo observado en el desarrollo del trabajo de campo por la Auditoria General de la Republica; esta observación se plantea como un hallazgo administrativo. Después de verificar el saldo de la cuenta de bancos con sus respectivos soportes como son extracto bancario y conciliaciones y confrontado con el libro oficial de bancos. Caja Menor La Contraloría Departamental adoptó el reglamento para la constitución de la caja menor, basado en la Resolución No.001 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y constituyo caja menor mediante Resolución No.003 de enero 7 de 2010 por valor de $2.400 miles, discriminados así: $1.400 miles materiales y suministros y $1.000 miles mantenimiento y reparaciones.



Tabla No. 2.2-3. Relación de gastos caja menor vigencia 2010

(Cifras en miles pesos)

No. Materiales Mantenimiento Total

1 1.398 582 1.980

2 1.350 1.000 2.350

3 1.400 1.000 2.400

4 1.380 930 2.310

5 1.390 260 1.650

6 1.350 1.000 2.350

7 1.320 1.000 2.320

8 1.348 502 1.850

9 1.302 1.000 2.302

10 1.360 1.000 2.360

11 1.355 1.000 2.355

12 500 1.000 1.500

13 1.319 1.000 2.319

16.762 11.274 28.046

Fuente: Soportes de pago y libro de caja menor.

La Entidad recibió ingresos de caja menor durante la vigencia 2010 por valor de $28.046 miles y su ejecución fue del 100% de acuerdo a lo verificado en trabajo de campo basado en los respectivos soportes y al libro de caja menor. La Contraloría legalizó la caja menor mediante Resolución No.113 de diciembre 17 de 2010 por valor de $2.400 miles. 2.2.1.3. Deudores La Contraloría cuenta con un convenio de libranza el cual presenta inconvenientes en el momento de generar el descuento por nomina, ya que no se realiza el descuento por el valor real de la libranza, en la mayoría de las veces el descuento que se realiza por nomina es de un menor valor al real, ya que los soportes de esta libranza no llegan a tiempo y la Contraloría no es informada de las novedades de reliquidación que realiza el funcionario. El valor corresponde a $1.530 miles, fue cancelado por la Contraloría el 31 de diciembre de 2010, valor que los funcionarios a 2 de febrero de 2011 adeudan a la entidad; situación de análisis por parte de la entidad, ya que se debe establecer un



acuerdo de pago para que este valor sea cancelado en su totalidad y a su vez se debe ajustar el procedimiento en el manual de procesos. 2.2.1.4. Propiedad, Planta y Equipo A 31 de diciembre de 2010 la cuenta Propiedad planta y equipo presentó un saldo de $46.436 miles, conformado principalmente por Muebles enseres y equipos de comunicación, seguido de Equipos de comunicación y computación y equipos de transporte terrestre. 2.2.1.5. Adquisiciones de Bienes La Contraloría Departamental de Guaviare durante la vigencia 2010 realizo adquisiciones por valor de $7.297 miles, correspondiente a un sonido profesional, aire acondicionado, un escritorio en madera, y un fax office como se detalla a continuación:

Tabla No. 2.2-4. Relación de Adquisiciones vigencia 2010 (Cifras en miles de pesos)

ELEMENTOS VALOR

Sonido profesional de 300 W o mas marca prodj $ 4.000

Aire acondicionad re mini split 9.000 220V 60H LG Ref: S092CJ.PKG

$ 1.049

Licuadora oster $ 183

Escritorio en L en madera con un mueble para computador. $ 1.690

Fax Office JET ALL-IN-ONE HP 4400 $ 375

TOTAL $ 7.297

Fuente: inventario de la entidad.

Estos elementos fueron incorporados en el balance de acuerdo a lo verificado en cada uno de los auxiliares de la cuenta propiedad planta y equipo. 2.2.1.6 Bajas de Bienes La Entidad durante la vigencia 2010, no adelanto ningún proceso de bajas de elementos inservibles. 2.2.1.7 Bienes en bodega



A 31 de diciembre de 2010 la Contraloría Departamental, presenta un saldo en la cuenta Cargos diferidos por valor de $18.121 miles, correspondiente a gastos incurridos para la adquisición de bienes, como papelería y útiles de oficina que reposan en el almacén de la entidad con las respectivas entradas y salidas; sin embargo la entidad no lleva el control de consumo por cada uno de los elementos en los Kárdex correspondientes a la descripción de cada elemento. 2.2.1.8 Bienes en Comodato La Contraloría Departamental recibió por parte de la Auditoria General de la Republica 4 computadores portátiles por valor total de $6.608 miles, por la Gobernación del Departamento recibió dos computadores por valor de $3.660 miles y por parte de la Contraloría General de la Republica 3 computadores por valor de $9.052 de los cuales dos de ellos por valor de $6.475 miles, no se encontraban registrados en el balance de la entidad ni en el inventario; teniendo en cuenta que el cierre contable se estaba realizando, se permitió por parte de la Auditoria que fueran incorporados al balance de la entidad y en el inventario lo cual genera un beneficio de auditoria por valor de $6.475 miles, sin embargo genera un hallazgo administrativo para que la entidad realice un control adecuado a estos bienes.

2.2.2. Pasivo 2.2.2.1 Cuentas por pagar El pasivo de la Entidad a 31 de diciembre de 2010, asciende a $45.915 miles, que corresponde a Adquisición de bienes y servicios, acreedores, obligaciones laborales y otros pasivos. En la cuenta 242518 Aportes a Fondo de Pensiones la entidad la Contraloría presenta un saldo del mes de abril de 2007 de $929 miles, que a 31 de diciembre no habían sido cancelados de acuerdo a lo verificado en desarrollo de la auditoria y en el año 2010 el fondo realiza una cuenta de cobro por valor de $2.340 miles, donde involucra intereses moratorios para un total de $3.269 miles. Este valor lo canceló la Contraloría el día 1 de febrero de 2011 a razón de la visita de la Auditoria, como se detalla a continuación:



Tabla No. 2.2-5. Relación Cuentas por pagar vigencia 2010

(Cifras en miles de pesos)

SALDO VIGENCIA

2007

INTERESS MORATORIOS

VARIOS TOTAL

$929 $608 $1.731 $3.269

Fuente: Balance de prueba

El saldo de la vigencia anterior de $929 miles, corresponde a la vigencia 2007, los interese moratorios los están asumiendo dos funcionarios de la entidad, los cuales se descuentan por nomina; situación que debe ser analizada ya que se están asumiendo compromisos de vigencias anteriores sin ninguna justificación y no se observó ninguna gestión por parte de la Contraloría para subsanar el hecho presentado.

2.2.3. Patrimonio El saldo de la cuenta de Patrimonio a 31 de diciembre de 2010 es de $26.481 miles y está conformado así:

Tabla No.2.2-6. Variación del Patrimonio (Cifras en miles)

DETALLE 2010 2009 DIFERENCIA % VARIACIÒN

PATRIMONIO 26.481 26.064 417 2

CAPITAL FISCAL -32.161 -18.580 -13.581 73

RESULTADO DEL EKJERCICIO 8.167 2.331 5.836 250

SUPERAVIT 41.818 41.818 0 0

PATRIMONIO PUBLICO INCORPORADO

22.882 16407 6.475 39

PROVISION, DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES (DB)

-14.225 -15.912 1.687 -11

Fuente: Catalogo de cuentas vigencias 20010 y 2009

La cuenta patrimonio presento una variación que generó el incremento en el patrimonio público incorporado a razón de la adición del convenio con la Contraloría General de la Republica por valor de $6.475 miles y por la disminución al registrar la depreciación en el patrimonio.



2.2.4 Inventarios La Contraloría Departamental presenta el inventario de bienes, muebles, enseres y equipos de oficina de propiedad de la Entidad con corte a 31 de diciembre de 2010, donde se encuentran clasificados por cada una de las cuentas contables de propiedad planta y equipo. El inventario se encuentra actualizado de acuerdo a la relación del almacén e individualizado por cada uno de los funcionarios y así mismo se cotejo con los registros y auxiliares de contabilidad a acepción de los equipos de cómputo dados en comodato por la Contraloría General de la Republica los cuales generaron una observación.

2.2.5. Control Interno Contable La Oficina de Control Interno no presento los informe correspondientes a los formatos de la Contaduría General de la Nación y el informe anexo de debilidades y fortalezas, a razón de la circular No. 100-08 de 2010 del Departamento de la Función Pública donde trata el artículo 5 de la Ley 87 de 1993 lineamientos para realizar la evaluación del sistema de Control Interno el cual tendrá fecha límite para su presentación el día 28 de febrero de 2011 de conformidad con el Decreto 1027 del 30 de marzo de 2007, por lo tanto no se realizar pronunciamiento al respecto. Mediante Resolución No.031 de mayo 21 de 2008 se asigna el manejo del control interno al jefe de Control Fiscal de la Contraloría Departamental. Mediante resolución No.048 del 26 de junio de 2009 se adopta el manual de procesos de la Contraloría Departamental del Guaviare y en el artículo 4 Definición del Programa Anual de Auditoria Interna PAI define: “La Oficina de Control Interno desarrollara una Auditoria Interna al año, en el mes de octubre de cada anualidad”. De acuerdo a lo manifestado anteriormente el 5 de octubre de 2010 el Jefe de Oficina de Control Fiscal Delegado de Control Interno, envía al Contralor Departamental el informe de la auditoria adelantada en el mes de septiembre de 2010, en donde se precisa que este informe carece de profundidad en los temas financieros teniendo en cuenta que no generan valor agregado a la dependencia y no establece controles asociados para la mejora continua.



2.2.6. Notas a los Estados Financieros La Contraloría Departamental del Guaviare presentó las Notas a los Estados Contables de la entidad de acuerdo al procedimiento establecido por la Contaduría General de la Nación, donde se establecen las notas de carácter específico y generales; estas notas después de presentadas al equipo auditor, fueron ajustadas en trabajo de campo ya que no cumplían con la desagregación de las cuentas más representativas de la entidad, por lo tanto se permitió ajustarlas en trabajo de campo para mayor claridad; sin embargo se establece como un hallazgo de carácter administrativo. Estas notas se compararon con el balance de prueba de cierre y se procedió a verificarlos con cada uno de los auxiliares para establecer el correcto uso de los registros.

2.2.7. Pólizas La Contraloría Departamental para la vigencia 2010 adquirió las siguientes pólizas:

• Póliza de manejo global No.1001854 de 10 a 25 cargos de la entidad con la Previsora Seguros por valor de $3.003 miles, valor asegurado $20.000 miles, expedición 8 de enero de 2011 vigente a 8 de enero de 2012.

• Póliza corriente débil daños N0.100256 equipos móviles en esta se

encuentran amparados los equipos en comodato de la AGR, con fecha de expedición 2 de mayo de 2010 vigente a 2 de mayo de 2011, por valor de $166 miles, valor asegurado $6.846 miles.

• Póliza corriente débil daños equipos de procesamiento electrónico de datos

vigente hasta el 2 de mayo de 2011, por valor de $672 miles, valor asegurado $28.931 miles.

• Póliza 1004774 de automóviles motocicleta de la entidad, valor póliza $586

miles, valor asegurado $62.300 miles, vigente hasta el 2 de mayo de 2011.

• Póliza 1001274 maquinaria y equipo sustracción con violencia, valor póliza $127 miles, valor asegurado $5.492 miles, vigente a 2 de mayo de 2011.

• Póliza 1001323 maquinaria y equipo incendio y explosión, valor póliza $63

miles, valor asegurado $5.492 miles, vigente hasta el 2 de mayo de 2011.



• Póliza 1001164 rotura de maquinaria, daño planta eléctrica valor póliza $108 miles, valor asegurado $4.667 miles, vigente hasta mayo 2 de 2011.

De acuerdo a lo verificado y confrontado en trabajo de campo se precisa de los bienes de la Contraloría Departamental se encuentran asegurados en su totalidad.

2.2.8. Cuentas de Orden La Contraloría Departamental en los Estados Financieros presenta en las cuentas de orden registros que se realizaron de acuerdo al Régimen de Contabilidad Pública. En las cuenta de orden acreedoras 912002 se encuentran registradas demandas en contra de la entidad que corresponden a 4 procesos administrativos por valor de $62.459 miles, que se adelantan ante la jurisdicción Contenciosa Administrativa de Villavicencio que se encuentran en etapa de pruebas y para dictar fallo. En las cuentas de orden acreedoras 930616 se encuentran registrados los títulos de depósitos judiciales que se encuentran como medidas cautelares generados por los procesos de responsabilidad por valor de $56.602 miles.

2.3. PROCESO PRESUPUESTAL

Mediante Ordenanza No.25 de noviembre 26 de 1996 se expide el Estatuto Orgánico de Presupuesto del Departamento del Guaviare y sus Entidades Descentralizadas. Mediante Ordenanza No.029 de noviembre 27 de 2009 se expide el presupuesto general de rentas y de apropiaciones del Departamento del Guaviare para la vigencia de 2010, sección 2 gastos de funcionamiento por valor de $679.470 miles. Mediante Resolución No.089 de diciembre 23 de 2009 se liquida el presupuesto de la Contraloría Departamental del Guaviare para la vigencia fiscal del año 2010 por valor de $679.470 miles, desagregados de la siguiente manera:



Tabla No. 2.3-1. Desagregación del presupuesto (Cifras en miles)

DESCRIPCION VALOR

Servicios personales 395.656

Personales indirectos 47.213

Contribuciones a nomina privado 59.930

Contribuciones a la nómina publico 68.858

Gastos generales 107.811

TOTAL 679.470

Fuente: Documentación de la Entidad vigencia 2010

A continuación se detalla la ejecución del presupuestal correspondiente a la vigencia 2010.

Tabla No. 2.3-2. Presupuesto de ingresos y gastos (Cifras en miles)

DESCRIPCIÓN APROPIACIÓN INICIAL

ADICIONES APROPIACIÓN DEFINITIVA

EJECUCIÓN

Gastos de Personal

442.869 22.305 465.175 100%

Gastos Generales

107.812 53.300 161.112 100%

Contribuciones 128.790 4.000 132.790 100%

Gastos de Funcionamiento

679.470 79.605 759.077 100%

Fuente: Documentos soportes solicitados vigencia 2010

En la tabla anterior se detalla el presupuesto para funcionamiento de gastos de la Contraloría Departamental en donde se describe que se ejecutó el 100% del total del presupuesto que corresponde a $759.077 miles.

2.3.1. Modificaciones Presupuestales La Asamblea Departamental de Guaviare, mediante Ordenanza N.7 de abril 30 de 2010 adiciona el presupuesto de la Contraloría Departamental para la vigencia 2010 en $28.305 miles y la Contraloría mediante Resolución No.032 de mayo 18 de 2010 adiciona y distribuye el valor girado. Mediante ordenanza 15 de septiembre 23 de 2010 adiciona el presupuesto de la Contraloría Departamental para la vigencia 2010 en $21.301 miles y la Contraloría



mediante Resolución No.088 de octubre 1 de 2010 adiciona y distribuye el valor girado. Mediante Ordenanza 24 de diciembre 16 de 2010 adiciona el presupuesto de la Contraloría Departamental para la vigencia 2010 en $30.000 y la Contraloría Departamental mediante Resolución No.111 de diciembre 16 de 2010 adiciona y distribuye el valor girado. Durante la vigencia 2010 la Contraloría recibió 3 adiciones presupuestales por parte de la Asamblea departamental por valor de $79.606 miles la Contraloría realizó 5 modificaciones internas al presupuesto amparadas mediante resoluciones con sus respectivos créditos y contra créditos como se detalla a continuación:

• Mediante Resolución No.035 de mayo 18 de 2010, se hace el traslado interno por valor de $40.000 miles, dentro del presupuesto de gastos.

• Mediante Resolución No.72 de agosto 20 de 2010, se hace el traslado interno por valor de $37.804 miles, dentro del presupuesto de personal.

• Mediante Resolución N.089 de 2010 de octubre 1 de 2010, se hace el traslado interno por valor de $14.732 miles, dentro del presupuesto de gastos de personal.

• Mediante Resolución No.102 de noviembre 24 de 2010, se hace el traslado interno por valor de $16.225 miles, dentro de gastos de personal.

• Mediante Resolución No.112 de diciembre 16 de 2010, se hace traslado interno por valor de $5.943 dentro de gastos de personal.

Entidad en la vigencia 2010 presentó rubros presupuestales que fueron acreditados y contracreditados de acuerdo a las necesidades del servicio por valor de $114.705 miles, los cuales se encuentran ajustados a la realidad de la entidad. La Contraloría presenta debilidades y falencias en la generación de documentos y resoluciones, ya que se presentan errores de trascripción en lo correspondiente a fechas y números citados que no corresponden a la realidad, así mismo se presentan enmendaduras en los recibos de caja menor. Ej. Modificaciones presupuestales, adiciones, caja menor, manual de procesos etc.

2.3.2. Reservas Presupuestales La Contraloría Departamental durante la vigencia 2009, no constituyo reservas presupuestales para ser ejecutadas en la vigencia 2010 y durante la vigencia 2010 no se constituyeron reservas para ser ejecutadas en la vigencia 2011.



2.3.3. Cuentas por Pagar La Contraloría Departamental durante la vigencia 2009 de acuerdo a lo evidenciado en el desarrollo de la auditoria no constituyo cuentas por pagar presupuestales para ser ejecutadas en la vigencia 2010 y durante la vigencia 2010 no se constituyeron cuentas por pagar para ser ejecutadas en la vigencia 2011.

2.3.4. Anteproyecto de presupuesto El anteproyecto de presupuesto de la Contraloría Departamental de Guaviare para la vigencia de 2010, fue revisado y analizado por la entidad. Este documento fue presentado al Gobernador del Departamento el día 14 de octubre de 2009 por valor de $679.470 miles, y para la vigencia 2011 fue presentado el 15 de octubre de 2010 por valor de $736.380 miles, a la Secretaria de Hacienda y Crédito Público de la Gobernación del Departamento. La fecha en que se enviaron los anteproyectos de presupuesto de la vigencia 2009 y 2010 se encuentran contrariando lo estipulado en la Ordenanza No.25 de noviembre 26 de 1996, por la cual se expide el Estatuto Orgánico de Presupuesto del Departamento, ya que en su artículo 42 Anteproyectos de Gastos, se establece que los anteproyectos de presupuesto se remitirán a la Secretaria de Hacienda, a más tardar el 30 de agosto de cada año, por lo tanto esto nos genera una observación para que sea trasmitida al Departamento, teniendo en cuenta que el oficio 00483 del Departamento del Guaviare del 12 de noviembre de 1997 está modificando lo establecido en la Ordenanza No.025 de 1996.

2.3.5. Aplicación de la Ley 617 de 2000

Para determinar el cumplimiento de la Ley 617 del 2000 y la 1416 de 2010, se analizaron los siguientes aspectos: Categorización del Departamento: El Departamento del Guaviare se encontraba clasificado en cuarta categoría en la vigencia 2010. Límite de gasto de la Contraloría: Conforme a lo anterior y atención a lo establecido en los art. 8º y 9º de la Ley 617 de 2000, el límite de gasto de la Contraloría Departamental del Guaviare, por ser el Departamento de cuarta categoría, es del 3.7% de los Ingresos Corrientes de Libre Destinación – ICLD del Departamento del Guaviare, más el 0.2% de las entidades descentralizadas del Departamento.



Del comparativo entre los porcentajes establecidos por la Ley y lo ejecutado: Para ello se efectuó el siguiente cuadro.

Tabla No. 2.3.-3. Porcentajes de ajuste fiscal

Cifras en miles

ICLD (3,7%) Ingresos entes descent.

Valor 3,70% Valor 0,20%

Valor máximo de gastos 2010

Valor gastado 2010

Diferencia

20.111.874.149 744.139.344 28.305.506 772.444.850 759.077.264 -13.367.586

Fuente: ICLD del Departamento y ejecución presupuestal de gastos.

Como se puede observar en el cuadro anterior, la Contraloría, contaba con un límite máximo de gastos para la vigencia de 2010 de $772.444.miles, de los cuales ejecutó $759.077 miles, con lo cual se presenta una diferencia a favor de $13.368 miles. Para efectos del cumplimiento de los ajustes fiscales establecidos en las leyes antes citadas, lo anterior significa que la Contraloría Departamental del Guaviare, se encuentra ajustada a los límites establecidos por la Ley. 2.4. PROCESO DE CONTRATACIÓN

La contratación realizada en la vigencia 2010, se llevó conforme a la eficiencia y la eficacia en la administración de los recursos públicos, conservando el logro de los objetivos y el cumplimiento de los planes y programas de la Entidad. La Contraloría reportó para la vigencia 2010, un total de 29 contratos por valor de $174.702 (miles). La contratación se centralizó en contratos de prestación de servicios, compra venta y honorarios profesionales tal como se observa a continuación:

Tabla No. 2.4.1 Distribución contratación por clase



CLASE DE CONTRATO Nº DE

CONTRATOS % PARTIC.

VALOR CONTRATOS (REGISTRO PPTAL)

% PARTIC.

De prestación de servicios 10

34,4% 48.623.073 27,8%

De compra venta y/o suministro

15 51,7% 88.778.676 50,8%

Honorarios Profesionales 4

13,8% 37.300.000 21,4%

Totales 29 100% 174.701.749 100%

Fuente: rendición información trabajo de campo vigencia 2010

2.4.1. Plan de Compras La Contraloría aprobó su plan de compras mediante acta de Comité de Compras No.001 del 12 de enero de 2010 por la suma de $30.202 miles, el cual fue debidamente inscrito en el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal- SICE para contratar durante la mencionada vigencia.

2.4.2. Cuantías Contratación vigencia 2010 De conformidad con el presupuesto aprobado para la Contraloría Departamental ara la vigencia 2010, las cuantías sobre las cuales se realizaron los contratos fueron las siguientes:

Tabla No. 2.4-2. Cuantías Contratación vigencia 2010 (Miles de pesos)

PRESUPUESTO EJECUTADO 759.077.264

SALARIO MINIMO MENSUAL 2010 515

PRESUPUESTO EXPRESADO EN SALARIOS MINIMOS 144.200.000

MODALIDADES DE CONTRATO VALOR 2010

CONTRATOS DE MENOR CUANTÍA (LITERAL A) DEL NUMERAL 1° DEL ARTÍCULO 24 LEY 80 DE 1993) y artículo 2º Ley 1150 de 2007

< ó = $144.200

CONTRATOS DE MENOR CUANTÍA CONSULTANDO PRECIOS DEL MERCADO (ARTÍCULO 46 DEL DECRETO 2474 DE 2008).

< ó = 14.420

Fuente: Papeles de trabajo

Se auditaron diez (10) contratos que corresponden al 34.4% del total, por un valor de $122.498 miles, que corresponden al 70.1% del total contratado; así: cuatro (4) contratos de compra venta por un valor de $53.888 miles; cuatro (4) contratos por



prestación de servicios por un valor de 38.010 miles y dos (2) contratos por prestación de honorarios profesionales por un valor de 30.600 miles firmados durante la vigencia del 2010.

2.4.3. Resultado de la auditoria Se estableció que la contraloría verificó y documentó que los contratistas cumplieran entre otros con los siguientes requisitos pre-contractuales: no estar incluido en el boletín de responsables fiscales de la contraloría general de la república; no encontrarse inhabilitado para contratar con el estado; estar afiliado como aportante al sistema de seguridad social en salud y pensiones; debidamente soportada la experiencia y/o formación académica del contratista; declaración juramentada de bienes y rentas formulario del departamento administrativo de la función pública; certificado de antecedentes de la procuraduría general de la nación entre otros. Igualmente, analizados los soportes documentales correspondientes a los contratos según muestra y en el cumplimiento del objeto contractual estos cumplieron las actividades contractuales así entre otros: que los contratos fueron debidamente suscritos y firmados por las partes, designación de los respectivos supervisores; en todos los contratos se evidenció la elaboración del registro presupuestal; existen en las carpetas las actas de iniciación suscritas por el contratista y el interventor, póliza de cumplimiento, certificado de aprobación de garantía, acta de iniciación. Se observaron situaciones que fueron subsanadas en trabajo de campo oportunamente, tal es el caso de la foliación y/o numeración de las carpetas contentivas de los contratos; por tanto se hace necesario se establezcan controles al orden cronológico de cada una de las actividades que fueron corregidas. En cuanto a la necesidad y justificación de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, se adjunta un documento donde se solicita cumplir determinadas labores o del apoyo o asesoría en ciertos temas; se afirma que no se cuenta con personal que pueda cumplir con dichas labores, así mismo los respectivos supervisores siempre certifican el cumplimiento y recibo a satisfacción de los servicios, los cuales fueron evaluados.



Para determinar el precio de los contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión, se tiene en cuenta a través mecanismos como ofertas presentadas con anterioridad.

2.4.4. Resultados del Proceso Contractual En lo que se refiere a los resultados y uso de los productos generados por la contratación; se estableció que los contratistas cumplieron con las actividades contratadas, lo cual se evidenció en los informes y papeles de trabajo.

2.5. PARTICIPACIÓN CIUDADANA

La Contraloría para la atención y trámite de los derechos de petición invocados por la ciudadanía aplica la normatividad contemplada en: Constitución Política de Colombia; Código Contencioso Administrativo; Ley 190 de 1995, artículo 55; Ley 734 de 2002 Código Disciplinario Único. La Contraloría ha venido promoviendo audiencias públicas y participación directa en foros y diálogos orientados a afrontar problemas que afectan a la comunidad. En cumplimiento del mandato constitucional de ejercer el control social; la Contraloría otorga prioridad al proceso de participación comunitaria. La Contraloría de acuerdo con el Plan Estratégico 2008 - 2011, el Objetivo Corporativo 7: relacionado con el Control Fiscal con Participación Ciudadana - Consolida el sistema de control fiscal participativo, que coadyuva en el ejercicio de las actividades misionales. Continua aplicando los objetivos específicos del Objetivo, Optimización del sistema de participación ciudadana a través de la implementación de los Veedores o Contralores cívicos previa capacitación de personal previamente escogido por la Contraloría Departamental. La gestión se desarrolló a través del recurso humano adscrito al control fiscal para su respectivo trámite, los medios utilizados para la recepción de requerimientos ciudadanos fueron: La audiencia pública, la página Web, la línea gratuita, la personal y correo físico. Es de resaltar que las quejas están tramitadas en un 100% y un alto volumen han sido trasladadas al área misional para dar el trámite definitivo, ya que la atención a las quejas ciudadanas está sujeta en gran parte a la programación en el P.G.A. para la vigencia en que se presenta.



Por consiguiente en desarrollo de sus procedimientos internos la Contraloría a través de las Auditorias, focaliza el proceso auditor especificando los criterios generales que se deben aplicar para la vigilancia de la gestión fiscal de sus sujetos vigilados. Los cuales, de acuerdo con la muestra revisada, se aplican en la etapa de planeación a través de los programas de auditoria respectivos. Igualmente, la comunicación es eficiente al quejoso sobre la forma de identificación, localización, ubicación de la queja interpuesta. En cuanto al control interno se observó que las actividades de Participación cuenta con mecanismos de autocontrol que le permitan registrar y controlar sistemáticamente para el adecuado trámite las quejas; identificar en forma oportuna los vencimientos e informar a la comunidad sobre el estado de su queja. 2.5.1. Tramite de Quejas La Contraloría Departamental reportó treinta y tres (33) quejas relacionadas durante el periodo 2010, el trámite de las quejas su trámite fue así: (29) Archivadas (4) en trámite; de acuerdo con los criterios esbozados en el memorando de planeación se detalla a continuación de la muestra seleccionada: Q-95-10-01, Q-95-10-02, Q-95-10-08, Q-95-10-010, Q-95-10-012, Q-95-10-013, Q-95-10-016, Q95-10-017, Q-95-10-024 y Q-95-10-026. Por lo anterior las diez (10) quejas que corresponden al 33% del total de las quejas relacionadas; las quejas tramitadas sobre la vigencia auditada son remitidas al Proceso Auditor; las cuales son provenientes de audiencias, correo, personal, Internet y línea telefónica, se resuelven las denuncias dentro de los plazos señalados, la oportunidad en el trámite e información a los quejosos, traslado por competencia, traslado de hallazgos. En el trabajo de campo, conforme a la muestra seleccionada se pudo evidenciar que la Contraloría, cumplió con el término de tiempo para resolver o contestar los requerimientos de la ciudadanía, el cual es de quince (15) días, conforme a lo establecido en los procedimientos para la recepción y trámite del derecho de petición y se dictan otras disposiciones, adoptado mediante la Resolución 048 de junio del 2009 y modificada mediante Resolución 117 de 17 de diciembre del 2010. Se evidencio que cada una de las denuncias tiene su expediente y documentación que respalda las actuaciones surtidas.



2.5.2. Activación Mecanismos de Participación Ciudadana A fin de determinar la satisfacción del cliente para activar los mecanismos de Participación Ciudadana, la Contraloría para la vigencia 2010, se dirigió a evidenciar la promoción y divulgación de los mecanismos de participación ciudadana, entre los que se determinaron el de dar a conocer el propósito de la realización de conversatorios con líderes comunitarios; proyecto de contralores estudiantiles; audiencias públicas y difusión radial, lo que permitió que éstos medios fueran utilizados para presentar inquietudes, quejas y denuncias y darse a conocer a la entidad. Sobre las actividades desarrolladas se logró comprobar que los asistentes validaron su resultado, a través de firmas de asistencia; registros fotográficos que fueron aplicadas a los ciudadanos. Se observó que de las actividades realizadas para cada una de las audiencias sustentan documentalmente lo relacionado con la actividad de planear y programar las actividades de promoción ciudadana. Lo anterior denota la mejora en los procedimientos internos para el desarrollo de los objetivos de la participación ciudadana, aunque falta obtener mayor cubrimiento de las evaluaciones del cliente frente al total de asistentes al evento. Se pudo constatar que la Contraloría de Guaviare dio cumplimiento a todas las actividades y mecanismos de participación programadas para la vigencia 2010.

2.5.3. Resultados del Proceso Participación Ciudadana Cabe señalar que, al identificar los temas denunciados y compararlos con las acciones de control desarrolladas por la entidad en materia de contratación de obra pública, estos coinciden, lo que permite concluir, la Contraloría si ha realizado acciones de control en los temas que son de interés de la ciudadanía además de interactuar con la ciudadanía mediante mecanismos de actividades donde involucra a la ciudadanía.

2.6. PROCESO GESTIÓN MACROFISCAL

Corresponde a la Contraloría Departamental del Guaviare la elaboración de los informes del denominado "Informe Financiero del Departamento de Guaviare el cual contiene el entorno económico, proceso presupuestal, situación financiera, deuda pública, Opinión sobre los estados Contables; Sector Central,



establecimientos Públicos y las Empresas Industriales y comerciales y Asimiladas al Departamento y el informe sobre el Estado de los Recursos Naturales y el Ambiente, con fundamento en la Constitución Nacional, artículos 268, numeral11; Ley 42 de 1993 Art 39 y 41.

2.6.1. Rendición de Informes a Entidades El objetivo de este informe es una evaluación y análisis sobre el estado de las finanzas del departamento, esta evaluación contiene la certificación, el concepto sobre la gestión fiscal de la administración y una opinión sobre la razonabilidad de las mismas, la cual está sustentada en notas y anexos que contienen entre otros los siguientes factores: ingresos y gastos totales; superávit o déficit fiscal y presupuestal; superávit o déficit de tesorería y de operaciones efectivas; registro de la deuda total y resultados financieros del Departamento y de las entidades descentralizadas, acompañado de indicadores de gestión y de resultados.

2.6.2. Informe anual de la Situación Financiera 2009 Conforme se detalla más adelante, la Contraloría Departamental cumplió con la obligación de remitir de forma oportuna al Gobierno Departamental y Asamblea el informe económico de carácter macrofiscal fijado en la ley. Los informes fueron elaborados en su totalidad por funcionarios de Control Fiscal la cual cuenta con un director Contador, un administrador público y un contador. Mediante Ordenanza No. 029 del 28 de Noviembre de 2008, emanada por la Asamblea Departamental, expidió el presupuesto de rentas y recursos de capital y de apropiaciones del Departamento del Guaviare para la vigencia 2009, con un presupuesto aprobado para este periodo en la suma de $82.721.405 miles; el cual fue adoptado o liquidado mediante Decreto No. 304 del 31 de diciembre de 2008. Se evidencio que existe un análisis al presupuesto de ingresos donde se hace un comparativo del presupuesto inicial aprobado en la vigencia 2008 frente a 2009, con una variación creciente del 4,20%; las variaciones más significativas se dieron en los ingresos no tributarios con un incremento del 17,89% y los fondos especiales en un 1,93%, y se ve una disminución en los ingresos de establecimientos públicos del 4,97% y de los ingresos tributarios en un 0,60%. De otro lado al igual que los Ingresos, los gastos de 2009 se incrementaron en un 4,20% respecto a la vigencia inmediatamente anterior, donde se nota que el



concepto que más se incrementó fueron las transferencias, seguido de las transferencias y la Inversión, pese a que el funcionamiento fue inferior. Así mismo se evidencia un análisis a la variación entre el presupuesto definitivo y lo ejecutado, mide el nivel de recaudo de los ingresos estimados; donde se pronuncian que hubo un recaudo del 92,98% frente a lo presupuestado, de los cuales el de mayor ejecución fue los ingresos tributarios con un 101,91%, es decir que se recaudó un 1,91% adicional a lo estimado, luego lo sigue los fondos especiales con un 99,77%, los recursos de capital con un 85,85%, los ingresos no tributarios con un 75,61% y por último los ingresos de establecimientos públicos con un 68,23%. El análisis muestra las variaciones de las ejecuciones frente a los presupuestos definitivos de las tres últimas vigencias, donde se observa que ninguna de las vigencias alcanzó con el objetivo propuesto. Se evidencio que en el informe a los estados financieros este permite visualizar el progreso al comparar los resultados alcanzados con las operaciones planeadas y los controles aplicados; además sobre la capacidad de endeudamiento, su rentabilidad, y su fortaleza o debilidad financiera; esto facilita el análisis de la situación económica del ente para evaluar el desempeño financiero de la administración. Respecto al análisis de la Ley 617 de 2000, la Gobernación del Guaviare para la vigencia 2009 se encontraba clasificada en categoría cuarta, lo que indica que su nivel de gastos de funcionamiento se debe mantener dentro del límite del 70% frente a los ingresos corrientes de libre destinación, en donde se pudo corroborar que este indicador alcanzo el 52%, lo que demuestra que la Gobernación del Guaviare dio cumplimiento a la norma. Así mismo se analizó lo referente al pasivo pensional donde los aportes efectuados por el Departamento con destino al FONPET. De otro lado se evidencio que utilizaron indicadores de desempeño para evaluar la gestión entre otros: de liquidez; capital de trabajo, solidez, endeudamiento y prueba asida; donde se concluye que la situación financiera e la Entidad es buena, toda vez que cuenta con el respaldo suficiente para poder cumplir con sus obligaciones de corto plazo. Respecto al análisis del riesgos financieros se analizó los riesgos directos en la Entidad, como es el caso de los procesos Judiciales, los cuales ascienden a 229 cuyo valor de pretensiones según lo reportado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público oscila entre los $30.000 y $35.000 millones.



Igualmente, de las entidades descentralizadas, las situaciones más significativa donde se presenta riesgo para el Departamento, son ENERGUAVIARE S.A. E.S.P., donde la Gobernación es el mayor socio accionista, y otro riesgo evidente es la situación del Hospital de San José, el cual ha venido presentando déficit en las últimas vigencias, lo cual ha permitido que no pueda cumplir con sus obligaciones con sus empleados, proveedores y demás acreedores, afectando también la prestación del servicio. Lo relacionado con el estudio de evaluación de cumplimiento y existencia de metodología para analizar el Plan de desarrollo del Departamento, se encontró que la Contraloría, analizó el cumplimiento al programa de Gobierno, “Todos por la recuperación económica y social del Guaviare” 2008 – 2011, plasmado en el Plan de Desarrollo; así como el seguimiento y evaluación de su gestión y desempeño en el cumplimiento de desarrollo del Departamento, acorde al Artículo 9 donde proyecta ejecutar los recursos disponibles en un Plan Financiero 2008-2011 con un total de $482.915,13 millones. Se evidencio que en el informe de auditoría por parte de la Contraloría Departamental analiza la información con base en la evaluación del plan plurianual de Inversiones, Plan Indicativo, POAID, BPP, SICEP. 2008 – 2011. Se plasma que el Plan de Desarrollo que inicialmente fue aprobado para el Departamento del Guaviare para la vigencia 2008–2011, mediante ordenanza Nº 016 de 2008, se consolida en cuatro ejes que se distribuyeron de la siguiente manera: “Guaviare, fortaleza y eficiencia institucional, Guaviare, un territorio pujante, próspero y emprendedor, Guaviare, gente con talento, creativa e innovadora, Guaviare, sociedad incluyente, justa y equitativa”.

2.6.3 Situación de la Deuda Pública vigencia 2009. Se evidencio que la contraloría Departamental analizo al cierre de la vigencia 2009, que el Departamento tiene una saldo de deuda pública de $2.790 millones; donde se relacionan los créditos vigentes a este corte de la deuda, donde la mayoría de los créditos los tiene con el Banco Popular y el BBVA en Villavicencio, a su vez, se detalla el número del crédito, la fecha de vencimiento, la fecha en que se adquirió, la tasa de interés pactada, el tipo de inversión o destinación de estos recursos, el saldo a 31 de diciembre de 2008 y 2009 y el pago de deuda de esta última vigencia discriminando amortización a capital e interés. Igualmente, se evidencia que la misma se adquirió en virtud a las necesidades para financiar los gastos; los intereses pactados cumplieron con las condiciones



de mercado, a su vez, se conceptúa que la sostenibilidad de la deuda es viable en el plazo pactado, de conformidad con la Ley 358 de 1997, se presenta indicadores de solvencia y sostenibilidad favorables, lo que significa a su vez, que posee una capacidad de pago óptima para cumplir con tales obligaciones. Se observó que existe control en la revisión de los documentos elaborados por la entidad para soportar los informes.

2.6.4. Estado de los Recursos Naturales y del Ambiente. Se evidencio que el informe “Estado de los Recursos Naturales y del Medioambiente 2009” da cumplimiento a lo dispuesto en el decreto 1144 de 1999 en su artículo 51 numeral 5, como una herramienta como apoyo técnico al control de política pública ambiental. Se observó que da a conocer el Estado de los Recursos Naturales y del Medio Ambiente en el Departamento del Guaviare, presenta una información detallada y actualizada para que las autoridades competentes gestionen y ejecuten programas, proyectos y actividades a fin de que detengan la degradación ambiental a la que está siendo sometida está de Orinoquía y Amazonía. La contraloría Departamental del Guaviare se acogió a los temas dispuestos en la guía nacional para la elaboración del seguimiento del estado de los recursos Naturales; para su desarrollo, se realizó la visita a los cuatro municipios que conforman el Departamento del Guaviare (San José, Calamar, Retorno y Miraflores). Registran en el informe que en cada municipio realizaron visitas para la inspección ocular de sus sistemas de acueducto y alcantarillado, gestión de los residuos sólidos ordinarios y hospitalarios, centrales de sacrificio y aprovechamiento temporal o persistente de minerales y recursos forestales. Se registran los impactos ambientales de mayor trascendencia que causan mayor deterioro ambiental tales como: vertimiento de las aguas negras sin ningún tratamiento y la inapropiada disposición de los residuos domiciliarios y hospitalarios; se observó que los recursos forestales y mineros son aprovechados de forma artesanal e irracional sin que los impactos sinérgicos tengan una medida de manejo adecuado o prevista. Salvo las observaciones comentadas, los informes han servido al Gobierno Departamental y de la Asamblea Departamental, para la evaluación sobre el



crecimiento económico, la distribución del ingreso, estado de la deuda pública y el avance de la gestión ambiental y desarrollo sostenible. Se encontró que la Contraloría Departamental como conclusión de los resultados del examen de la gestión adelantada por la administración en la vigencia 2009, manifiesta que hay un esfuerzo fiscal deficiente, debido a la ejecución en los ingresos, donde observa “que fue la más baja en los últimos tres periodos fiscales, más aún, teniendo en cuenta que se hizo una reducción por $11.135 millones; en cuanto a la ejecución de gastos, también se notó que esta vigencia de 2009, fue donde menos Inversión hubo, en primer lugar porque solamente se alcanzó el 87,52% de ejecución, habiéndose reducido de este concepto $11.135 millones, lo que genera que no se vean obras de Impacto en beneficio de la Comunidad del Departamento del Guaviare..”. Así mismo en el informe se afirma que se presenta deficiencias en el área financiera, donde existen diferencias significativas en los saldos de las inversiones, y en las obligaciones con las entidades financieras, y que manifiestan que es importante que haga una análisis minucioso en coordinación con la Secretaria Jurídica, con el fin de determinar una mayor provisión a las contingencias, ya que solamente se cuenta con 28% de las pretensiones totales. Se evidencio que del análisis Financiero practicado a la Contraloría Departamental al Departamento de Guaviare y sus entidades descentralizadas como Energuaviare, ESE Red de Salud primer Nivel y Hospital San José; no se tienen en cuenta que estas observaciones terminen con la elaboración de un Plan de Mejoramiento o un seguimiento a fin de subsanar estas debilidades en las ejecuciones de los recursos del Departamento; entre otras: “las modificaciones del presupuesto de la Gobernación, falta de planeación, diferencias significativas en los saldos de las inversiones, y en las obligaciones con las entidades financieras; falta de control sobre las modificaciones presupuestales que realizan los entes descentralizados al momento de consolidar la información presupuestal, en las tres últimas vigencias se observa que ninguna de las vigencias alcanzó con el objetivo propuesto”. Igualmente, en lo que respecta al medio ambiente: “se registra que los recursos forestales y mineros son aprovechados de forma artesanal e irracional sin que los impactos sinérgicos tengan una medida de manejo adecuado o prevista”. Del análisis a la metodología para realizar los informes que contiene toda la información financiera y ambiental del Departamento del Guaviare 2009; se halló que por parte de la Contraloría Departamental, fue necesario organizar una metodología, la cual contiene Auditoria Financiera, dividida en fases para las actividades que se deberían realizar en el dictamen, contabilidad, presupuesto y



tesorería, además de los procedimientos previsto en manual para el desarrollo del proceso auditor adoptado por la Entidad. Respecto al informe ambiental se siguieron tres fases: Fase de Preparación que realizó la preparación de las actividades según el cronograma para la recolección de toda la información secundaria y primaria disponible para el área de influencia de la consultoría. Se identificaron las entidades públicas Departamentales, Municipales y Regionales que puedan apoyar en el suministro de datos. Fase de Campo; En esta fase se realizaron las visitas de campo para conocer la zona donde se desarrolló la consultoría y establecer así los sistemas que se encuentran en el área; además para conocer de primera mano la verificación de la información secundaria. Fase de gabinete; que consistió en la recopilación, ordenación y tabulación de la información primaria (revistas, periódicos, enciclopedias, libros, Internet, estudios realizados, visita instituciones ambiéntales de carácter privado y público) relacionada con los aspectos fisiográficos obtenidos en campo, clima e hidrología, asentamientos humanos e información del contexto general de la región donde se desarrolló la consultoría. No obstante por parte de la Contraloría Departamental debe ajustar la metodología y procedimientos con el fin de que los mínimos parámetros que debe tener el informe sobre la Deuda y Finanzas Territoriales y ambientales, tenga un mejoramiento y fortaleza por parte de la Entidad frente a sus sujetos controlados. En lo que respecta a las guías metodológicas propuestas por la Auditoria General de la Republica, aunque no fueron aplicadas para este proceso auditor por parte de la Contraloría Departamental, dado que estas fueron oficialmente comunicadas en octubre del 2010, si se encontró que los distintos términos y/o actividades utilizados por la contraloría para elaborar los informes; en un alto porcentaje concuerdan con los sugeridos por la Auditoria General de la Republica.

2.6.5. Resultado de la Auditoria Gestión Macrofiscal En lo que se refiere a la elaboración y presentación de los informes a la Gestión de las Finanzas y medio ambiente del Departamento del Guaviare, los resultados han sido socializados ante las autoridades y ciudadanía; se estableció que estos fueron oportunamente comunicados, lo cual se evidenció en los informes y papeles de trabajo.



2.7. PROCESO AUDITOR.

La Auditoría General de la República en desarrollo de la auditoria regular, evaluó la gestión y resultados del proceso auditor que ejerce la Contraloría Departamental de Guaviare, respecto a sus entes vigilados, en la vigencia 2009 y PGA programado por la Contraloría en el 2010. La auditoría se realizó con especial atención en la vigilancia fiscal sobre la información suministrada y el cumplimiento del plan de mejoramiento.

2.7.1. Muestra De los ejercicios auditores terminados correspondientes al PGA 2010, se seleccionó una muestra de 4, de las 7 auditorías terminadas, que corresponde al 57.14% del PGA aprobado y ejecutado.

2.7.2. Resultado de la Auditoria

2.7.2.1 Plan General de Auditorias PGA 2010. El período analizado se realizó con base las resoluciones Nos 102 y 103 de diciembre 23 de 2009 expedidas por la Entidad. En la vigencia 2010 la Contraloría tuvo quince (15) sujetos de control fiscal, que corresponden: uno (1) a la Gobernación del Guaviare, cuatro (4) Alcaldías, siete (7) entidades descentralizadas del orden Departamental y tres (3) Municipales. Además trece (13) Puntos de Control que pertenecen a 11 Instituciones Educativas, el Concejo Municipal del Retorno Guaviare y el Fondo mixto para la promoción de la cultura y las artes del Guaviare. 2.7.2.2 Cobertura y Alcance La Contraloría programo en el PGA para la vigencia 2010 la ejecución de siete (7) auditorias; que representan el 25% del total de entidades a vigilar. De los siete 7 ejercicios auditores programados, al cierre de la vigencia presenta la ejecución de la totalidad de los ejercicios programados modalidad integral, que representa el100% de cumplimiento. Los criterios utilizados en la selección de la muestra son: la ocurrencia de los hechos, número y valor de los contratos. El presupuesto ejecutado de las entidades sujetas a vigilar fue de $234.188.487 miles, como se discrimina a continuación:



Tabla No. 2.7-1. Entidades Sujetas de Control 2010 Cifras en miles

Entidades Sujetas de Control Cantidad Presupuesto Participación %

Gobernación del Guaviare 1 108.146.197 46.18

Alcaldías 4 58.508.008 24.98

Entidades Descentralizadas 10 64.876.900 27.70

Puntos de Control 13 2.657.382 1.14

Total 28 234.188.487 100,00

Fuente: Información de la Contraloría

El presupuesto vigilado en la vigencia 2010, de las 7 auditorías practicadas por la Contraloría Departamento del Guaviare, fue de$197.750.083 miles, lo cual representa el 84.44% del presupuesto total de las entidades sujetas a control fiscal. 2.7.2.3. Evaluación de las Auditorías Para la evaluación de las auditorías, se seleccionó una muestra aplicando criterios como: concluidas en la vigencia auditada, nivel de presupuesto y entidades del nivel departamental y municipal con hallazgos fiscales, penales y disciplinarios. De conformidad con lo anterior, se seleccionó como muestra de auditoría a la Gobernación, Alcaldía de San José del Guaviare, Energuaviare y Empoagua haciendo énfasis en contratación. La Contraloría Departamental del Guaviare, teniendo en cuenta el dictamen de los estados financieros y las opiniones sobre los procesos evaluados, emite pronunciamiento de no fenecimiento de los cuatro procesos que fueron objeto de evaluación por parte de la AGR de la vigencia 2009.

Tabla No. 2.7-2. Selección de la muestra Cifras en millones

Entidad y Vigencia No Contratos firmados

Valor Contratos

Valor Auditado en $ y %

Gobernación del Guaviare 2009 487 10.140.20 7.188.70 70.89

Alcaldía de San José de Guaviare 2009

210 2.379.29 1.285.82 54.04

Energuaviare 2006 - 2009 575 3.371.00 987.00 29.28



Empoagua 2006 – 2009 343 1.080.00 532.00 49.3

TOTAL 1615 16.970.49 9.993.52 58.89

Fuente: Papeles de trabajo

El valor auditado por la Contraloría en la muestra tomada por la AGR a los ejercicio auditores en cumplimiento del PGA 2010, asciende a $9.993.52 millones y corresponde a 58.89% del total celebrados con recursos propios $16.970.49 millones. 2.7.2.4 Metodología para evaluar contratación La Contraloría a través del seguimiento y cumplimiento del Plan Estratégico 2008-2011 que adopto el “CONTROL FISCAL CON PARTICIPACION CIUDADANA” y el fortalecimiento del control fiscal a través de sus procedimientos internos; con la resolución No 047 de junio 30 de 2010 la Contraloría adoptó la metodología para la ejecución del proceso auditor “Guía de Auditoría MAFISGUA” especificando los criterios generales que se deben aplicar para la vigilancia fiscal de la contratación en sus diferentes modalidades. En la muestra revisada se observó que aplican en la etapa de planeación y ejecución de auditorías los programas diseñados hacia el control de los contratos con enfoque hacia los “criterios de evaluación”, a través de una lista de chequeo y matriz de evaluación contractual, permitiendo evaluar de manera integral las modalidades y etapas de la contratación en los ejercicios auditores a partir de julio de 2010. 2.7.2.5 Evidencias de la AGR al proceso auditor En aplicación del control de gestión y resultados a una muestra de 4 ejercicios auditores del proceso micro de la Contraloría Departamental del Guaviare, PGA 2010, se evidencio lo siguientes: En el proceso auditor realizado por la Contraloría a Energuaviare se detectó diferencia en los hallazgos fiscales plasmados en el informe preliminar de seis 6 y en el definitivo de cinco 5 sin justificación o soporte alguno y corresponde al hallazgo No 3 de contabilidad por valor de $27.540.000 que corresponde a sanción impuesta por la DIAN de los años 2002 y 2003 hallazgo “para ser normalizado en u término de tres meses” cambiando la connotación a administrativo. Este hecho demuestra falta de control y afecta la calidad del informe. Además, en la página 146 del informe se mantiene como fiscal. Sin embargo, revisado el traslado de los hallazgos de Energuaviare se evidencio el envío de todos los seis 6 fiscales a Responsabilidad Fiscal.



En la fecha de esta auditoría enero 31 de 2011 las carpetas de los 4 ejercicios auditores analizados no están foliadas y sin el índice de contenido de cada carpeta como lo determina la Ley General de archivos 594 de 2000. Como acción correctiva la Contraloría inicio las actividades tendientes a mejorar el proceso. Falta definir la metodología de las actividades a desarrollar en el proceso de archivo, con el propósito de cumplir con la Ley 594 de 2000. En la gestión a la contratación y cumplimiento del plan de auditorías, la Contraloría orientó sus ejercicios auditores hacia la evaluación de las etapas precontractual, contractual y postcontractual en los contratos y como resultado de la auditoria ejercida por la Auditoria General de la República al control de la contratación en obras, evidenció la Contraloría Departamental, que no realiza el sujeto auditado evaluación periódica de los contratos ejecutados; con el fin que cumplan con las condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas y exigir en caso de incumplimiento por parte de los garantes; hechos que ameritan intervención oportuna de la Contraloría Departamental. Se evidencio que la Contraloría evalúo en la Gobernación contratos de concesión sobre la explotación a juegos de apuestas con “Apuestas S.A.” y la Alcaldía de San José sobre la explotación del matadero Municipal. Esta actividad de control se encuentra soportada en papel de trabajo diseñado dentro del manual Mafisgua. La Contraloría cuenta con un Programa de Evaluación por Tipo de Contrato que forma parte del manual del proceso auditor “MAFISGUA” que permite determinar, que exista el acta de liquidación de la relación contractual. Además, en los contratos de prestación de servicios las controversias contractuales, obra y compraventa, seleccionados en la muestra, la Contraloría verifica la existencia de sobrecostos y suscripción de acuerdos para mantener la ecuación contractual, el cumplimiento del objeto contractual, la adecuada supervisión/ interventoría y la adecuada realización de pagos en la contratación a través de los papeles de trabajo y se evidencia en los pronunciamientos hechos al respecto en los 4 informes finales de auditoría entregados a los sujetos de control. Respecto a la contratación visible se evidencio que en la Gobernación y Energuaviare toman una muestra de 10 y 3 contratos respectivamente. (Folio 260 – 267) de papel de trabajo de la Contraloría. La Contraloría recibió 2 denuncias ciudadanas presentadas contra la Gobernación del Guaviare, de las cuales 1 pertenece a contratación y como resultado del análisis se generaron 2 hallazgos fiscales y 2 disciplinarios. Ver páginas. 49-63 del informe definitivo.



La Contraloría cuenta con la plataforma SIA suministrado por la AGR a través de la cual los entes vigilados reportan información contractual bimensual en línea. Además, la rendición de cuenta de los sujetos y puntos de control es recibida por la misma aplicación a través de su página web www.contraloriaguaviare.gov.co en el link contratación, muestra a los interesados la información contractual visible del departamento del Guaviare en tiempo real. El pronunciamiento de la Contraloría Departamental del Guaviare, teniendo en cuenta el dictamen de los estados financieros y las opiniones sobre los procesos evaluados de los 28 sujetos y puntos de control, concertó plan de mejoramiento de once entidades teniendo como base la rendición de cuentas presentadas. 2.7.2.6 Configuración de hallazgos Respecto de los resultados del proceso auditor micro en los cuatro ejercicios auditores evaluados, se obtiene que en el año 2010 la entidad configuró un total de 153 hallazgos administrativos, de los cuales 22, equivalente al 14.38%, tuvieron connotación fiscal en una cuantía de $1.391.636 miles. Los hallazgos disciplinarios se cifran en 35 que representan el 22.88%, en tanto los penales identificados fueron 3 lo cual equivale al 1.96% del total de hallazgos administrativos del período analizado, como se detalla a continuación:

Tabla No. 2.7-3. Hallazgos configurados 2010 (muestra) Miles $

HALLAZGOS Gobernación Alcaldía

Energuaviare Empoagua TOTAL %

No. Fiscales 3 0 6 13 22 14.38

Cuantía Fiscales 358.816 0 827.208 205.612 1.391.636 N/A

Disciplinarios 12 0 6 17 35 22.88

Penales 2 0 1 0 3 1.96

Administrativos 30 14 59 50 153 100

Fuente: Papel de trabajo

Los hallazgos fiscales, disciplinarios y penales se trasladaron oportunamente a las entidades competentes como consta en los documentos de traslado. 2.7.2.7 Seguimiento al plan de mejoramiento Los planes de mejoramiento propuestos por los sujetos auditados para corregir los hallazgos penales, disciplinarios y fiscales en adición a los administrativos han sido cuestionados por la Contraloría debido a la falta de coherencia entre las acciones propuestas por el sujeto de control y la observación presentada para



corregir las falencias encontradas. Este hecho indica la dificultad que hay en el ente auditado sobre la claridad de los criterios de condición, causa y efecto en la configuración de los hallazgos que permita a la entidad tomar acciones concretas en la solución del problema. Respecto al grado de avance de plan de mejoramiento suscrito por la entidad auditada se pudo evidenciar que las acciones de mejora no se cumplieron en su totalidad y ameritan un pronunciamiento más contundente por parte de la Contraloría. 2.7.2.8 Control Interno Se evidencio que el procedimiento utilizado por la Contraloría en la verificación y pronunciamiento de las actividades de control interno en el sujeto de control, se registra que la verificación se hizo a través de un formato acogido de la Contraloría General de la República sobre actividades de control en el área misional y administrativa como presupuesto, contabilidad y tesorería. Respecto al control interno de la Contraloría, con fecha septiembre se 2010 el Delegado de control Interno emitió un pronunciamiento de varios subprocesos y dentro del informe se pronuncia sobre el proceso de Control Fiscal y audita algunos procedimientos como: Análisis de la cuenta, evaluación del riesgo de auditoría por línea y administración del riesgo matriz SIRI que incluye la estimación del riesgo del proceso auditor y el sistema de control Interno. Este pronunciamiento no determina en forma clara el estado y aplicación de cada procedimiento sin que se pronuncie sobre cada uno de ellos, aspectos que se deben tener en cuenta en el plan de mejoramiento a concertar. 2.7.2.9 Beneficios del control fiscal La Contraloría cuenta con una matriz de cuantificación de los beneficios del control fiscal, donde identifica los criterios que son aplicados en el proceso auditor según el área de impacto como análisis económicos, presupuestales, fiscales y de esta forma cuantificar los beneficios directos o indirectos en cada sujeto de control, describiendo los hechos irregulares encontrados y cuantificándolos cuando es posible. Con base en la matriz se pudo determinar los siguientes controles de advertencia:



Tabla No. 2.7-4. Controles de Advertencia

SUJETO DE CONTROL ADVERTENCIA FECHA COMUNICACION

Municipio de San José del Guaviare

Función de Advertencia para evitar el detrimento patrimonial al departamento en atención oportuna de los procesos a favor y en contra del municipio

18/03/2010


Función de Advertencia DCG DC 144 2010 para evitar el detrimento patrimonial al municipio por posibles demandas de terceros producto de alcantarillas sin tapa en la Cra 23 con Calle 12 y resumideros de agua

18/06/2010


Función de Advertencia CDG-DC-299-10 que advierte a los entes territoriales para que se constituyan en parte civil en los procesos

10/11/2010

Gobernación del Guaviare Función de Advertencia mediante la cual se pone en conocimiento sobre incumplimiento de los términos de ejecución en la celebración de los contratos N° 125 de 2007 y 469 de 2009

10/06/2009

Gobernación del Guaviare Función de Advertencia mediante la cual se pone en conocimiento sobre incumplimiento de los términos de ejecución de los contratos 133 de 2005, 125 de 2007

28/09/2009

Gobernación del Guaviare Función de Advertencia CDG-DC-302-10 que advierte a los entes territoriales para que se constituyan en parte civil en los procesos

10/11/2010

Gobernación del Guaviare Función de Advertencia CDG-DC-143-10 para evitar el detrimento patrimonial al departamento

18/03/2010

ESE Hospital San José del Guaviare

Función de Advertencia N° 001 de 2009 que notifica el Posible detrimento patrimonial en la celebración del contrato de obra N° 003 de 2007. Valor $ 2.391.100.245

08/01/2009

ESE Hospital San José del Guaviare

Función de Advertencia por incremento salarial para la vigencia 2010. Valor $1.445.738

03/06/2010

Municipio Miraflores Función de Advertencia CDG-DC-300-10 que advierte a los entes territoriales para que se constituyan en parte civil en los procesos.

16/11/2010

Fuente: Información entregada por la Contraloría de Guaviare

Respecto a contratos de obra evaluados el incumplimiento obedece a los términos de ejecución por atrasos en la Gobernación y el hospital San José del Guaviare. En este sentido, es importante exigir a los sujetos vigilados por parte de la contraloría acciones correctivas que permitan bajar el riesgo de un posible detrimento patrimonial. Además de los controles de advertencia se pudo



evidenciar otros beneficios producto del proceso auditor, plan de mejoramiento y pronunciamientos a través de circulares sobre residuos Hospitalarios, impacto ambiental, construcción de sedes educativas y salarios entre otros.

2.7.3. Recomendaciones Definir procedimiento para cumplir a cabalidad las actividades de archivo como lo exige Ley General de archivos 594 de 2000. El Control Interno de la Contraloría debe emitir un pronunciamiento sobre el cumplimiento de actividades de cada procedimiento evaluado como resultado de la verificación del proceso y en este caso de control fiscal. Establecer control en la elaboración del informe definitivo en el sentido de plasmar los hechos que no hayan sido desvirtuados en el ejercicio de la contradicción (Informe preliminar). Caso Energuaviare donde hay cambio de la connotación de un hallazgo fiscal. Respecto a los hallazgos y los planes de mejoramiento se trasladaron y suscribieron oportunamente, a los cuales la Contraloría les efectúa seguimiento. Es conveniente revisar en la configuración de hallazgos cumplir con la condición, causa y efecto con el propósito de facilitar al sujeto de control definir la acción que mejore el proceso. Seguimiento a los sujetos vigilados por parte de la Contraloría para que tomen acciones correctivas que permitan bajar el riesgo en el cumplimiento de términos de los contratos de obra y evitar así un posible detrimento patrimonial. Continuar actualizando el Manual del proceso auditor MAFISGUA, teniendo en cuenta las nuevas directrices trazadas por la Auditoría General de la República y que han sido acogidas por la Contraloría Departamental del Guaviare.

2.7.4 Resultado de la auditoría del Proceso Auditor Las actividades y acciones de control desarrolladas por la entidad en materia de control a la contratación, permite concluir, que la Entidad ha realizado acciones de control relacionadas con las etapas contractuales.



2.8. PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL

De acuerdo con la información reportada por la Contraloría, en cuanto a la gestión desarrollada, a 31 de diciembre de 2010 se tramitaron 77 procesos por valor de $9.429.911.150, de los cuales 49 se terminaron y 28 continúan en trámite. Se procedió a efectuar el análisis de los procesos teniendo en cuenta su antigüedad con el siguiente resultado:

Tabla No. 2.8-1. Antigüedad de los Procesos de Responsabilidad Fiscal

Año de apertura del proceso

Antigüedad Nº procesos

% Partic.

Valor % Partic.

2005 Más de 5 años 2 2.6 43.836.400 0.46

2006 Entre 4 años y 5 años 28 36.3 1.594.074.699 16.8

2007 Entre 3 años y 4 años 13 16.9 127.999.717 1.35

2008 Entre 2 años y 3 años 19 24.7 5.674.906.474 60.17

2009 Entre 1 año y 2 años 10 12.9 1.928.818.254 20.45

2010 Menos de 1 año 5 6.6 60.355.606 0.86

Fuente: Rendición de cuenta vigencia 2010

De estas cifras se concluye que 43 procesos, que representan el 55.8% del total de procesos, cuya cuantía asciende a $ 1.765.910.816, equivalente al 18.61% del valor total del presunto detrimento patrimonial se encontró en riesgo de prescripción al superar en su trámite los 3 años. Algunos de ellos ya fueron terminados. La mayoría de los procesos tramitados corresponden a la vigencia 2009 y anteriores (72), lo cual, por su antigüedad, superaron los términos consagrados en los artículos 45 y 46 de la Ley 610 de 2000, de tres (3) meses, prorrogables hasta por dos (2) meses más, para proceder al archivo del proceso o a dictar auto de imputación de responsabilidad fiscal, mediante providencia motivada. En cuanto a la gestión desarrollada, a 31 de diciembre de 2010 se tramitaron 77 procesos por valor de $9.429.911.150, de los cuales 49 se terminaron y 28 continúan en trámite.



Se procedió a efectuar el análisis de los procesos teniendo en cuenta su antigüedad con el siguiente resultado:

Tabla No. 2.8-2. Antigüedad de los Procesos de Responsabilidad Fiscal

Año de apertura del proceso

Antigüedad Nº procesos

% Partic.

Valor % Partic.

2005 Más de 5 años 2 2.6 43.836.400 0.46

2006 Entre 4 años y 5 años 28 36.3 1.594.074.699 16.8

2007 Entre 3 años y 4 años 13 16.9 127.999.717 1.35

2008 Entre 2 años y 3 años 19 24.7 5.674.906.474 60.17

2009 Entre 1 año y 2 años 10 12.9 1.928.818.254 20.45

2010 Menos de 1 año 5 6.6 60.355.606 0.86


De estas cifras se concluye que 43 procesos, que representan el 55.8% del total de procesos, cuya cuantía asciende a $ 1.765.910.816, equivalente al 18.61% del valor total del presunto detrimento patrimonial se encontró en riesgo de prescripción al superar en su trámite los 3 años. Algunos de ellos ya fueron terminados. La mayoría de los procesos tramitados corresponden a la vigencia 2009 y anteriores (72), lo cual, por su antigüedad, superaron los términos consagrados en los artículos 45 y 46 de la Ley 610 de 2000, de tres (3) meses, prorrogables hasta por dos (2) meses más, para proceder al archivo del proceso o a dictar auto de imputación de responsabilidad fiscal, mediante providencia motivada. Durante la vigencia 2010 no se presentaron procesos terminados por prescripción ni por caducidad de la acción fiscal. Los 2 procesos de responsabilidad fiscal correspondientes a la vigencia 2005, que representaban el mayor riesgo de prescripción equivalentes al 0.46% del total, se fallaron con responsabilidad fiscal y se trasladaron para cobro coactivo. De acuerdo con el estado actual de los procesos según información oficial suministrada por la Contraloría, los siguientes son los resultados del proceso de responsabilidad fiscal de la Contraloría, conforme al grado de avance en el trámite procesal que informó mediante requerimiento.



Tabla No. 2.8-3. Estado de los procesos de responsabilidad fiscal durante el 2010

Estado de los procesos Nº de procesos

% Partic.

Valor % Partic.

Procesos tramitados 77 100 8.983.396.554 100

Procesos en trámite antes de imputación o archivo

16 20.77 601.501.402 6.6

Procesos con auto de archivo por caducidad

0 0 0 0

Procesos con auto de archivo por prescripción

0 0 0 0

Procesos con auto de archivo por no mérito 7 9.1 184.925.003 2.0

Procesos con auto de archivo por pago 3 3.9 1.943.325 0.02

Procesos con auto de imputación 4 5.1 2.544.008.947 28.3

Procesos con fallo sin responsabilidad fiscal 0 0 0 0

Procesos con fallo con responsabilidad fiscal en 1ra

10 12.9 5.190363.994 57.8

Procesos con fallo con responsabilidad fiscal revocado

4 5.1 101.820.218 1.1

Procesos con fallo con responsabilidad fiscal ejecutoriado

12 15.5 2.337.010.423 26

Recaudo dentro del proceso de responsabilidad fiscal

8 10.3 53.466.592 0.6


El anterior análisis muestra como del total de procesos (77), se encontraron en trámite dentro de la etapa probatoria inicial antes de imputación o se han archivado por no mérito 23 (29.8% de los procesos y 8.6% de la cuantía); solo el 5.1% de los procesos, equivalentes al 28.3% de la cuantía cuentan con auto de imputación; solo el 15.5% que representan el 26% de la cuantía tienen fallo con responsabilidad ejecutoriado. Es decir, que por cada $100, de detrimento del patrimonio público en el Guaviare que investiga la Contraloría, solamente existe la expectativa de recuperar $26. La Contraloría durante la vigencia 2010, recaudo $53.466.592 equivalente al 0.6% del valor total de los procesos.

Tabla No. 2.8-4. Decisiones de fondo proferidas en el 2010



Decisiones dentro del proceso

Cantidad % Cuantía %

Autos de apertura 5 6.4 60.355.606 0.7

Autos de Archivo 9 11.7 184.307.228 0.02

Autos de imputación

14 18.2 2.259441.805 25.1

Fallos sin responsabilidad fiscal

0 0 0 0

Fallos con responsabilidad fiscal

10 12.9 4.581.871.973 51

Decisiones recursos de reposición

7 9.0 4.483.501.708 49.9

Decisión recursos de apelación

6 7.8 2.261.206.397 25.2

Decisiones en grado de consulta

32 41.5 1.417.972.743 15.8


Si se tiene en cuenta que la Contraloría contó regularmente durante el 2010 con una planta de personal de 2 profesionales del Derecho como sustanciadores de procesos de responsabilidad fiscal, significa que en promedio cada profesional generó 41.5 actuaciones de fondo en el año, es decir, 3.4 actuaciones al mes con una carga laboral de 38.5 procesos promedio. En cifras cada proceso tendría aproximadamente 1.07 actuaciones de fondo al año. Dicho de otra forma, el 100% de los procesos tendrían una decisión de fondo al año.

Tabla 2.8-5. Procesos que fueron objeto de consulta

NÙMERO DEL

PROCESO

FECHA EN QUE REMITE

FECHA RESUELVE CONSULTA

DECISION

009-06 02-03-2010 30-04-2010 Confirma

010-06 30-08-2010 21-09-10 Revoca

040-06 20-09-2010 21-09-10 Confirma

044-06 09-01-2010 30-04-10 Confirma

005-07 23-02-2010 03-03-10 Confirma



010-07 15-01-2010 28-03-10 Confirma

012-07 15-01-2010 28-01-10 Confirma

015-07 05-01-010 30-04-10 Confirma

018-07 24-11-2010 16-12-10 Confirma

020-07 03-05-2010 18-05-10 Confirma

022-07 08-08-2010 10-08-10 Confirma

023-07 22-01-2010 28-01-10 Confirma

005-08 30-04-2010 28-05-10 Confirma

008-08 14-01-2010 28-01-10 Confirma

011-08 22-02-2010 03-03-10 Confirma

015-08 12-11-2010 22-11-10 Confirma

028-08 03-05-2010 18-05-10 Confirma

049-08 08-03-2010 23-03-10 Confirma

052-08 08-03-2010 23-03-10 Confirma

055-08 04-05-2010 18-05-10 Confirma

057-08 29-10-2010 22-11-10 Revoca

058-08 17-08-2010 24-08-10 Confirma

059-08 11-08-2010 24-08-10 Confirma

062-08 14-01-2010 28-01-10 Confirma

003-09 26/10/2010 22-11-10 Revoca

004-09 20/04/2010 13-05-10 Confirma

009-09 09/09/2010 21-09-10 Confirma


La información del cuadro anterior permite concluir que 32 procesos fueron remitidos al Contralor para que se surtiera el grado de consulta de los cuales 28 procesos se resolvieron oportunamente, es decir, en el 87.5% de los casos. En cuanto a las decisiones se observa que 27 de los 32 procesos remitidos en grado de consulta fueron confirmados, es decir el 84.4% y 5 decisiones fueron revocadas, es decir el 15.6% lo que indica coherencia en las decisiones de primera instancia. En desarrollo del trabajo de campo, la Auditoría General evalúo la gestión de la Contraloría en el trámite procesal de una muestra representativa de los procesos de responsabilidad fiscal y el resultado se expone a continuación:



Tabla No. 2.8-6. Muestra de Procesos objeto de la muestra seleccionada

N° N° expediente Actuación

1 001-2006 coactivo

2 061-2008 coactivo

3 042-2006 Auto de imputación


5 034-2006 En consulta

6 038-2006 Archivo por Pago

7 020-2006

8 026-2006

9 034-2006

10 015-2007

11 020-2007

12 025-2007

13 028-2007

14 055-2008

Archivo


Se seleccionaron 14 expedientes equivalentes al 18.2% del total de los expedientes en trámite, en los que se realizaron actuaciones de fondo 2 se remitieron para cobro coactivo, en 2 se dictó auto de imputación, 1 se remitió a consulta, de los 9 terminados por archivo 1 se terminó por pago. 2.8.1 Resultado proceso de responsabilidad fiscal De 77 procesos que tuvo en trámite la Contraloría 5 fueron iniciados durante la vigencia 2010. De los 5 procesos iniciados en 2010, 4 fueron notificados y vinculados las aseguradoras el 80%, es decir que solo el 20% está pendiente de notificar, lo cual es un alto porcentaje notificado. El 87.5% de los procesos remitidos en grado de consulta se decidieron oportunamente. Así como el 15.6% de las decisiones consultadas son revocadas. La contraloría cumplió con la totalidad de las acciones propuestas en el plan de mejoramiento respecto de los procesos de responsabilidad fiscal. La contraloría programo y cumplió con un plan de descongestión para los procesos de responsabilidad fiscal.



2.9. PROCESO JURISDICCIÓN COACTIVA

2.9.1. Normatividad Aplicable La Contraloría Departamental del Guaviare no cuenta con un reglamento interno de recaudo de cartera, como lo estableció el Decreto Reglamentario No. 4473 de 2006, emanado del Ministerio de Hacienda y Crédito Público en el que fijó la obligación a las entidades estatales a las que se les aplica la Ley 1066 de 2006, de expedir su propia disposición interna en este materia la cual hace extensiva a las entidades de carácter territorial. “ARTÍCULO 1o. REGLAMENTO INTERNO DEL RECAUDO DE CARTERA. El reglamento interno previsto en el numeral 1 del artículo 2o de la Ley 1066 de 2006, deberá ser expedido a través de normatividad de carácter general, en el orden nacional y territorial por los representantes legales de cada entidad.” Para su expedición se fijó un plazo de 2 meses siguientes a la vigencia del decreto; sin perjuicio de la responsabilidad en que pudiera incurrir el jefe o representante legal de la entidad en el caso de no expedir el reglamento de cartera en el plazo señalado. A la fecha del trabajo de campo no se ha dado aplicación a la Ley 1066 de 2006, artículo 2 por no existir procesos mayores a cinco años que reúnan los requisitos allí exigidos.

2.9.2. Evaluación y Análisis. Atendiendo los lineamientos del memorando de planeación, se examinaron 6 procesos de jurisdicción coactiva, que corresponden al 31.6% del total de los 19 procesos en trámite por valor de $2.682.703.437.

Tabla No. 2.9-1. Procesos por vigencias

N°

Procesos

Vigencia

Valor

1 002 2007 17.928.199,00

2 002 98.570.000,00

3 003 3.376.956,00

4 004

2008

5.305.300,00

5 002 35.670.277,00

6 003 22.477.619,00

7 004

2009

2.143.448,00



8 005 61.615.455,00

9 007 35.252.885,00

10 011 18.071.256,00

11 013 4.167.955,00

12 001 27.671.467,00

13 002 23.484.702,00

14 003 10.012.795,00

15 004 657.154,00

16 005 1.745.712,00

17 006 167.170.851,00

18 007 2.073.507.390,00

19 008

2010

988.207,00


Fueron revisados 3 expedientes (23.1%), en cuantía de $ 165´490.755 (6.3%) anteriores a la vigencia 2009, inclusive y 3 procesos (42.1%), iniciados en el período 2010, en cuantía de $ 2.241´335.395, (85.9%), para un total de $2.406´826.150. El término transcurrido entre el traslado del título ejecutivo, la expedición del mandamiento de pago y la notificación de éste, se ajusta a la norma.

Tabla No. 2.9-2. Términos transcurridos (dd-mm-aa)

Proceso N°

Término para proferir mandamiento de pago

Término para notificar mandamiento de pago

002-08 04-10-00 18-03-00

004-08 20-00-00 14-04-00

005-09 14-02-00 20-09-00

004-10 21-04-00 08-04-00

006-10 18-02-00 24-01-00

007-10 06-00-00 06-00-00


La Contraloría realiza gestiones permanentes tendientes a la ubicación de los ejecutados para poderlos notificar personalmente, de lo contrario continúa con el envío de las comunicaciones por correo certificado, es decir que se cumplen con los trámites legales pertinentes. Dos (2) de los procesos tramitados se archivaron por pago total, en dos (2) se recibieron pagos parciales, aspecto que se indica en la siguiente tabla:



Tabla No. 2.9-3. Recaudos en procesos de Jurisdicción Coactiva

Proceso Valor título Pago parcial Pago total

004-09 2´143.448 2´994.030

002-10 23.484.702 24.123.564

002-09 35´670.277 15´928.223

004-08 5´305.300 5´000.000

TOTAL 66´603.727 20´928.223 27.117.594


El recaudo realizado por la Contraloría en el 2010 fue de $ 48.045.117 que representan el 1.7% sobre el costo total de la cartera que es de $2.682.703.437. Revisada la liquidación de los créditos en el proceso de jurisdicción coactiva, verificamos que cumple con los requerimientos legales teniendo en cuenta que el interés por mora es del 12% anual de conformidad con lo establecido la Ley, a partir del mes siguiente a la ejecutoria del título hasta cuando se realice el pago total de la obligación. Los procesos 006-2009, 008-2009, 009-2009, 010-2009 y 012-2009, quedaron acumulados en el proceso de jurisdicción coactiva No. 005 de 2009, que actualmente adelanta esta entidad en contra del señor Jorge Eliécer Roa Patiño. La Contraloría realiza una adecuada gestión en la investigación de bienes del ejecutado, porque desde el trámite del proceso de responsabilidad fiscal y posteriormente en el cobro coactivo realizan esta diligencia y una vez ubicados, proceden a decretar la medida cautelar y verifican la inscripción de ésta en los respectivos registros.

Tabla No. 2.9-4. Investigación de bienes y medidas cautelares

Radicación Observación

007/10 Obra medida cautelar sin que se haya adelantado el secuestro, el avalúo, ni el remate.

002/08

004/08

005/09

004/10

006/10

Realizaron investigación de bienes, sin resultados positivos.




De los 6 procesos examinados en uno (1) se decretó medida cautelar, en los restantes cinco (5) procesos se adelanta investigación de bienes. Todos se encuentran en trámite. Durante la vigencia 2010 no se presentaron procesos terminados por prescripción ni por caducidad de la acción fiscal. Los 2 procesos de responsabilidad fiscal correspondientes a la vigencia 2005, que representaban el mayor riesgo de prescripción equivalentes al 0.46% del total, se fallaron con responsabilidad fiscal y se trasladaron para cobro coactivo. De acuerdo con el estado actual de los procesos según información oficial suministrada por la Contraloría, los siguientes son los resultados del proceso de responsabilidad fiscal de la Contraloría, conforme al grado de avance en el trámite procesal que informó mediante requerimiento.

Tabla No. 2.9-5. Estado de los procesos de responsabilidad fiscal durante el 2010

Estado de los procesos Nº de procesos

% Partic.

Valor % Partic.

Procesos tramitados 77 100 8.983.396.554 100

Procesos en trámite antes de imputación o archivo

16 20.77 601.501.402 6.6

Procesos con auto de archivo por caducidad

0 0 0 0

Procesos con auto de archivo por prescripción

0 0 0 0

Procesos con auto de archivo por no mérito 7 9.1 184.925.003 2.0

Procesos con auto de archivo por pago 3 3.9 1.943.325 0.02

Procesos con auto de imputación 4 5.1 2.544.008.947 28.3

Procesos con fallo sin responsabilidad fiscal

0 0 0 0

Procesos con fallo con responsabilidad fiscal en 1ra

10 12.9 5.190363.994 57.8

Procesos con fallo con responsabilidad fiscal revocado

4 5.1 101.820.218 1.1

Procesos con fallo con responsabilidad fiscal ejecutoriado

12 15.5 2.337.010.423 26

Recaudo dentro del proceso de responsabilidad fiscal

8 10.3 53.466.592 0.6




El anterior análisis muestra como del total de procesos (77), se encontraron en trámite dentro de la etapa probatoria inicial antes de imputación o se han archivado por no mérito 23 (29.8% de los procesos y 8.6% de la cuantía); solo el 5.1% de los procesos, equivalentes al 28.3% de la cuantía cuentan con auto de imputación; solo el 15.5% que representan el 26% de la cuantía tienen fallo con responsabilidad ejecutoriado. Es decir, que por cada $100, de detrimento del patrimonio público en el Guaviare que investiga la Contraloría, solamente existe la expectativa de recuperar $26. La Contraloría durante la vigencia 2010, recaudo $53.466.592 equivalente al 0.6% del valor total de los procesos.

Tabla No. 2.9-6. Decisiones de fondo proferidas en el 2010

Decisiones dentro del proceso

Cantidad % Cuantía %

Autos de apertura 5 6.4 60.355.606 0.7

Autos de Archivo 9 11.7 184.307.228 0.02

Autos de imputación

14 18.2 2.259441.805 25.1

Fallos sin responsabilidad fiscal

0 0 0 0

Fallos con responsabilidad fiscal

10 12.9 4.581.871.973 51

Decisiones recursos de reposición

7 9.0 4.483.501.708 49.9

Decisión recursos de apelación

6 7.8 2.261.206.397 25.2

Decisiones en grado de consulta

32 41.5 1.417.972.743 15.8


Si se tiene en cuenta que la Contraloría contó regularmente durante el 2010 con una planta de personal de 2 profesionales del Derecho como sustanciadores de procesos de responsabilidad fiscal, significa que en promedio cada profesional generó 41.5 actuaciones de fondo en el año, es decir, 3.4 actuaciones al mes con una carga laboral de 38.5 procesos promedio.



En cifras cada proceso tendría aproximadamente 1.07 actuaciones de fondo al año. Dicho de otra forma, el 100% de los procesos tendrían una decisión de fondo al año.

Tabla No. 2.9-7. Procesos que fueron objeto de consulta

NÙMERO DEL

PROCESO

FECHA EN QUE REMITE

FECHA RESUELVE CONSULTA

DECISION

009-06 02-03-2010 30-04-2010 Confirma

010-06 30-08-2010 21-09-10 Revoca

040-06 20-09-2010 21-09-10 Confirma

044-06 09-01-2010 30-04-10 Confirma

005-07 23-02-2010 03-03-10 Confirma

010-07 15-01-2010 28-03-10 Confirma

012-07 15-01-2010 28-01-10 Confirma

015-07 05-01-010 30-04-10 Confirma

018-07 24-11-2010 16-12-10 Confirma

020-07 03-05-2010 18-05-10 Confirma

022-07 08-08-2010 10-08-10 Confirma

023-07 22-01-2010 28-01-10 Confirma

005-08 30-04-2010 28-05-10 Confirma

008-08 14-01-2010 28-01-10 Confirma

011-08 22-02-2010 03-03-10 Confirma

015-08 12-11-2010 22-11-10 Confirma

028-08 03-05-2010 18-05-10 Confirma

049-08 08-03-2010 23-03-10 Confirma

052-08 08-03-2010 23-03-10 Confirma

055-08 04-05-2010 18-05-10 Confirma

057-08 29-10-2010 22-11-10 Revoca

058-08 17-08-2010 24-08-10 Confirma

059-08 11-08-2010 24-08-10 Confirma

062-08 14-01-2010 28-01-10 Confirma

003-09 26/10/2010 22-11-10 Revoca

004-09 20/04/2010 13-05-10 Confirma

009-09 09/09/2010 21-09-10 Confirma




La información del cuadro anterior permite concluir que 32 procesos fueron remitidos al Contralor para que se surtiera el grado de consulta de los cuales 28 procesos se resolvieron oportunamente, es decir, en el 87.5% de los casos. En cuanto a las decisiones se observa que 27 de los 32 procesos remitidos en grado de consulta fueron confirmados, es decir el 84.4% y 5 decisiones fueron revocadas, es decir el 15.6% lo que indica coherencia en las decisiones de primera instancia. En desarrollo del trabajo de campo, la Auditoría General evalúo la gestión de la Contraloría en el trámite procesal de una muestra representativa de los procesos de responsabilidad fiscal y el resultado se expone a continuación:

Tabla No. 2.9-8. Procesos objeto de la muestra seleccionada

N° N° expediente Actuación

1 001-2006 coactivo

2 061-2008 coactivo



5 034-2006 En consulta

6 038-2006 Archivo por Pago

7 020-2006

8 026-2006

9 034-2006

10 015-2007

11 020-2007

12 025-2007

13 028-2007

14 055-2008

Archivo


Se seleccionaron 14 expedientes equivalentes al 18.2% del total de los expedientes en trámite, en los que se realizaron actuaciones de fondo 2 se remitieron para cobro coactivo, en 2 se dictó auto de imputación, 1 se remitió a consulta, de los 9 terminados por archivo 1 se terminó por pago. 2.8.1 Resultado Proceso de Responsabilidad fiscal



De 77 procesos que tuvo en trámite la Contraloría 5 fueron iniciados durante la vigencia 2010. De los 5 procesos iniciados en 2010, 4 fueron notificados y vinculados las aseguradoras el 80%, es decir que solo el 20% está pendiente de notificar, lo cual es un alto porcentaje notificado. El 87.5% de los procesos remitidos en grado de consulta se decidieron oportunamente. El 15.6% de las decisiones consultadas son revocadas. La contraloría cumplió con la totalidad de las acciones propuestas en el plan de mejoramiento respecto de los procesos de responsabilidad fiscal. La contraloría programo y cumplió con un plan de descongestión para los procesos de responsabilidad fiscal.

3. DERECHO DE COTRADICCION

3.1. Respuesta Contraloría

N° PROCESO RESPUESTA CONTRALORIA OBSERVACIONES



A.G.R.

1

La Contraloría Departamental presenta falencias en el control y seguimiento a las obligaciones adquiridas por la Entidad en cumplimiento de sus funciones de cometido estatal, por concepto de descuentos de nómina. Ver numeral ver numeral 2.2.1.1 Pág. 13 Bancos.

Si bien es cierto que se evidencio por parte de la AGR falencias en el control y seguimiento a las obligaciones adquiridas por la Entidad, es claro precisar que el saldo de la cuenta bancaria es razonable, pues refleja la realidad de la Contraloría a corte 31 de Diciembre de 2010, toda vez que estas obligaciones no habían sido canceladas y el dinero se encontraba en la Entidad. Financiera, el pago ya se realizó. Se anexó fotocopia de la consignación durante el desarrollo de la auditoría

Se mantiene el hallazgo, ya que este va encaminada a las falencias en el control y seguimientos de las obligaciones, como lo reconoce la misma Contraloría; es claro precisar que en este caso no se está objetando nada con respecto a la razonabilidad de la cuenta.

2

La entidad no lleva el control ni la descripción de consumo por cada uno de los elementos adquiridos que se encuentran en el almacén en los respectivos Kárdex. Ver numeral 2.2.1.7 Pág. 16 Bienes en Bodega.

Es cierta la apreciación del Auditor al manifestar que no se lleva un Kárdex, por cada uno delos elementos adquiridos que se encuentran en almacén, pero a su vez, es cierto que el inventario que ingresa al almacén de la Contraloría cuenta con las respectivas entradas y salidas, y estos documentos son los que se tienen en cuenta para realizar el cargue y descargue a las cuentas de activos diferidos, propiedad, planta y equipo y gastos según corresponda en la contabilidad, que al final generó el saldo a 31 de diciembre de 2010 en la cuenta de diferidos. Sin embargo, es importante anotar que el saldo de los cargos diferidos es razonable, pese a que no se tiene discriminado elemento por elemento en el almacén, debido a que se tuvo en cuenta las entradas y salidas de almacén que fueron los soportes registrados.

Se mantiene el hallazgo, teniendo en cuenta que la Contraloría acepta lo planteado por la AGR y por esta situación no fue posible realizar un inventario con corte a la fecha de trabajo de campo de estos elementos que allí se encontraban.

3

En el desarrollo de la auditoria se estableció que la Contraloría no tenía registrado en el balance de la entidad ni en el inventario dos equipos de cómputo por valor de $6.475 miles, recibidos en comodato por la Contraloría General de

Efectivamente en el trabajo de campo del proceso auditor hecho por la AGR a los Estados Financieros se evidencio que existían dos equipos de cómputo portátiles pertenecientes a la Contraloría General de la República, que no habían sido registrados en la contabilidad ni el inventario de la Contraloría Departamental, pero como a su vez, lo expresa el auditor estos fueron determinados como un

Se mantiene el hallazgo, teniendo en cuenta que la Contraloría acepta lo planteado por la AGR.



la Republica. Ver numeral 2.2.1.6.Pág. 16 Bienes en comodato.

beneficio de la auditoria, por cuanto se permitió que los mismos fueran incorporados en el inventario de la Contraloría y registrados en la Contabilidad, debido a que aún no se había hecho el cierre contable definitivo. Por lo tanto, con el fin de que estos hechos no vuelvan a ocurrir, se establecerá un mecanismo de control adecuado al respecto.

4

Las Notas a los Estados contables no desagregaban la descripción de las cuentas más representativas de la entidad de acuerdo a lo estipulado en el Régimen de Contabilidad Pública. Ver numeral 2.2.6 Pág. 19

En cuanto al Hallazgo presentado por la AGR, en las Notas a los Estados Financieros, es importante precisar que las primeras notas presentadas al equipo auditor, contemplaban de manera conceptual a que correspondían los saldos de las cuentas de efectivo y deudores, no obstante, el auditor solicitó que se detallara además de lo conceptual, de forma numérica estos saldos, por lo tanto las notas fueron modificadas en estas dos cuentas conforme la solicitud del auditor, sin embargo, estas cuentas solamente representan un 9% del total del activo. Ahora bien, a partir de la recomendación hecha por la AGR, se hará el detalle cuantitativa y cualitativamente en las notas a los estados financieros, en las cuentas que ameriten esta desagregación

Se mantiene el hallazgo, teniendo en cuenta que la Contraloría acepta lo planteado por la AGR y lo reglamentado a las notas de los estados contables lo instaura los procedimientos y doctrina contable publica del Régimen de Contabilidad Pública.

5

La Contraloría está realizando descuentos de nómina por un menor valor a la obligación adquirida realmente, por concepto de libranzas de los funcionarios valor pendiente de pago $1.530 miles, sin contar con un acuerdo de pago y no esta implementado en el manual de procesos. Ver numeral 2.2.1.3 Pág. 14

Ciertamente como lo expresa el Auditor se pagaron libranzas por un mayor valor de lo descontado a los funcionarios, sin embargo, de este hecho ya cada uno de ellos tiene conocimiento de lo sucedido y son conscientes del valor que le adeudan a la Contraloría por este concepto. Ahora bien, es importante anotar que si estos hechos se presentaron, el saldo es razonable, toda vez que refleja la realidad de la Contraloría debido a que se concertó un Directamente, por dos funcionarios de la Entidad y con corte a 28 de febrero de 2011, se terminará de pagar por parte de los funcionarios

Se mantiene el hallazgo, teniendo en cuenta que la Contraloría acepta lo planteado por la AGR y toma acciones al respecto en el momento de la visita de la Auditoria.



responsables, en el mes de febrero quedará100% subsanado este hallazgo. acuerdo de pago con los funcionarios para el mes de febrero de 2011, fecha en la cual queda totalmente subsanada esta cuenta por cobrar a favor de la Contraloría Departamental del Guaviare

6

En la cuenta 242518 la entidad presenta un saldo del mes de abril de 2007 de $929 miles, que a 31 de diciembre no habían sido cancelados y en el año 2010 se genera una obligación por valor de $2.340 miles, donde involucra intereses moratorios para un total de $3.269 miles. Ver numeral 2.2.2.1.4.pag 16 Cuentas por pagar

Se acepta la observación, pero es preciso aclarar que el valor de los intereses causados por concepto de aportes a pensión de varias vigencias desde el año 2000, fueron asumidos

Se mantiene el hallazgo, ya que la Contraloría acepta lo planteado por la AGR y toma acciones al respecto en el momento de la visita de la Auditoria.

7

La Contraloría presenta debilidades y falencias en la generación de documentos y resoluciones, ya que se presentan errores de trascripción en lo correspondiente a fechas y números citados que no corresponden a la realidad, así mismo se presentan enmendaduras en los recibos de caja menor. Ej. Modificaciones presupuestales, adiciones, caja menor, manual de procesos etc. Ver numeral 2.3.1 pag. 22 Modificación Ptal.

Se acepta la observación y se propone dar solución de forma definitiva mediante plan de mejoramiento

Se mantiene el hallazgo, ya que la Contraloría acepta lo planteado por la AGR.

PRESUPUESTAL

8 La Contraloría Departamental del Guaviare superó los

La partida presupuestal de la Contraloría Departamental del Guaviare se aforó inicialmente en la

Se mantiene el hallazgo con connotación



límites establecidos en el artículo 8º y 9º de la Ley 617 de 2000 (Ver numeral 2.3.5. pag 23)

suma de $679.470.950 sobre unos ingresos corrientes estimados de 18.360.000.000.En atención al recaudo efectivo de los ingresos corrientes del Departamento se adicionó la partida presupuestal de la Contraloría Departamental del Guaviare en la suma de$50.950.868 a través de dos adiciones. Revisados los soportes de los Ingresos Corrientes efectivos de la vigencia 2010 la Secretaria de Hacienda del Guaviare rectificó la certificación inicial expedida la cual hace constar que los ingresos corrientes de libre destinación para esa vigencia fueron de $20.111.874.149 lo que permite concluir que el presupuesto por trasferencias asignado a la Contraloría Departamental del Guaviare debió ser mínimo de $744.139.344, sin incluir las cuotas de auditaje que fueron fijadas en la suma de $28.655.446.Si tenemos en cuenta que el presupuesto de la Contraloría financiado con trasferencias fue de$730.421.818, es claro entonces que no le asiste razón a la AGR en el hallazgo de carácter disciplinario y administrativo que eleva en el informe preliminar, pues el presupuesto estuvo ajustado a las normas de la ley 617 de 2000 (art. 9) modificado por la ley 1151 de 2007.La AGR debe tener en cuenta que el artículo 9 de la ley 617 de 2000 que se cita en el informe preliminar fue modificado por el art. 134 de la ley 1151 de 2007 que eliminó los límites presupuestales establecidos en el primer precepto, según lo ha entendido la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado que conceptuó lo siguiente: “el artículo 134 del Plan Nacional de Desarrollo, consagró una fórmula única para el cálculo de los presupuestos de las Contralorías departamentales dejando sin efecto los límites anuales de crecimiento establecidos en el artículo 9º de la ley 617 de 2000…. El límite de

administrativa, ya que la Contraloría no reportó la documentación requerida oportunamente y la que reportó posterior no era la pertinente; por lo tanto esto debe ser analizado por la entidad ya que se está suministrando información que no corresponde a la realidad; situación que impide el cabal cumplimiento de las funciones de la Auditoria General de la Republica. La connotación disciplinaria se retira ya que la Contraloría en el proceso de contradicción envía una certificación de la Secretaria de Hacienda del Departamento del Guaviare con fecha febrero 21 de 2011 por valor de $20.111.874.149 y con esta certificación no incumpliría los términos de la Ley 617 de 2000; diferente a la enviada con anterioridad por correo electrónico con fecha febrero 14 de 2011 por valor de $18.100.686.734 la cual fue base para la evaluación planteada en el informe preliminar.



gastos de las Contralorías Departamentales se determina por el porcentaje sobre los ingresos corrientes de libre destinación de los departamentos...”Se anexa la certificación en un folio. (ANEXO 1)

CONTRATACION

9

Aunque se encontraba soportado cada expediente del contrato se hace necesario que establezcan controles al orden cronológico de cada una de las actividades y a la foliación documental. Numeral 2.4 pag. 26

Se acepta la observación y se propone dar solución mediante plan de mejoramiento.

Se mantiene la observación, la Contraloría la acepta, y manifiesta que tomara los correctivos los cuales serán incluidos en el plan de mejoramiento.

Participación Ciudadana

10

Falta obtener mayor cubrimiento de las evaluaciones del cliente frente al total de asistentes al evento. Numeral 2.5 Pág. 28

La Contraloría Departamental del Guaviare, durante el año 2010 en todos los eventos Contraloría Departamental del Guaviare Despacho “Control Fiscal con Participación Ciudadana, un compromiso de todos” Calle 12 No. 22-83 Barrio La Esperanza – PBX No. 5840987 - Línea de atención de quejas y denuncias Web www.contraloriaguaviare.gov.co Correo electrónico: [email protected] pública de rendición de cuentas, capacitación de Rectores Contralor Estudiantil) realizó la realizados como audiencias públicas y capacitaciones de participación ciudadana (Audiencia evaluación de satisfacción del cliente al total de los asistentes. Se anexa copia de la encuesta San José del Guaviare aplicada y la tabulación realizada en cada uno de ellos. (ANEXO 2)

Se acepta las explicaciones y se retira la observación en cuanto a que sustenta en el anexo N° 2 las actividades inherentes a obtener mayor cubrimiento de las evaluaciones del cliente frente al total de asistentes al evento.

MACROFISCAL

11

No se tiene en cuenta que las observaciones finales en los informes macroeconómico se registre con la

Cierto, la CDG se pronunciará con el fin de que las entidades involucradas formulen el respectivo plan de mejoramiento

Se mantiene la observación por le cual la Contraloría acepta y que esta será consignada en el plan



presentación de un Plan de Mejoramiento o un seguimiento a fin de subsanar las debilidades en las ejecuciones de los recursos del Departamento; entre otras: las modificaciones del presupuesto de la Gobernación, falta de planeación, diferencias significativas en los saldos de las inversiones, y en las obligaciones con las entidades financieras; falta de control sobre las modificaciones presupuestales que realizan los entes descentralizados al momento de consolidar la información presupuestal, en las tres últimas vigencias se observa que ninguna de las vigencias alcanzó con el objetivo propuesto. Así en lo que respecta al medio ambiente: se registra que los recursos forestales y mineros son aprovechados de forma artesanal e irracional sin que los impactos sinérgicos tengan una medida de manejo adecuado o prevista. Ver numeral ver numeral 2.6 Pág. 33

de mejoramiento.

12

La Contraloría Departamental debe ajustar los procedimientos y la metodología con el fin se tenga los mínimos parámetros que debe

Cierto, la CDG elaborará la metodología conforme a los lineamientos metodológicos propuestos por la AGR.

Se mantiene la observación por el cual la Contraloría acepta y que esta será consignada en el plan de mejoramiento.



tener el informe sobre la Deuda y Finanzas Territoriales y ambientales. Ver numeral ver numeral 2.6 Pág. 34.

PROCESO AUDITOR

13

Falta control en la elaboración del informe definitivo en el sentido de plasmar únicamente los hechos que no hayan sido desvirtuados en el ejercicio de la contradicción (Informe preliminar). Ver numeral 2.7.2.5 Pág. 37.

Es cierto, se acepta la observación, la entidad presentará la respectiva acción de mejora dentro del plan de mejoramiento a suscribir

La Observación se mantiene. La Contraloría acepta la observación y se compromete a presentar acción de mejora.

14

Falta definir claramente la metodología de las actividades a desarrollar en el proceso de archivo, con el propósito de cumplir con lo exigido en la Ley General de archivos 594 de 2000. Ver numeral 2.7.2.5 Pág. 38.

Es cierto, se acepta la observación, sin embargo, aunque no se ha adoptado una metodología clara sobre las actividades a desarrollar en el proceso de archivo de la información correspondiente al proceso auditor, el equipo de la AGR entregó algunos lineamientos de los cuales se puso en marcha uno, la foliación técnica de los documentos, anexos y papeles de trabajo; también con posterioridad, de manera proactiva y en una clara muestra que coadyuva poniéndolos en marcha evitarán desviaciones futuras en el proceso de archivo de los mismos y asesoría, por parte de la AGR, se nos hizo llegar algunos instrumentos metodológicos que en este ente de control.

La Observación se mantiene. La Contraloría acepta la observación y se compromete a presentar acción de mejora.

15

Falta claridad en el informe sobre la configuración de hallazgos de manera que cumpla condición, causa y efecto, con el propósito de facilitar al sujeto de control la definición de la acción que mejore el proceso. Ver numeral 2.7.2.7

Esta entidad ha tratado al máximo de pronunciarse respecto de las limitantes enunciadas, para ello ha acatado lo dispuesto en las capacitaciones sobre validación de hallazgos impartidas por el SINACOF, lo que sucede es que los funcionarios de los sujetos de control que han participado del proceso de la elaboración del respectivo plan de mejoramiento no definen claramente las acciones correctivas y el objetivo

La Observación se mantiene. La observación no se enfocó a la validación del hallazgo como manifiesta la contraloría en el descargo, se refiere puntualmente a la unidad de criterio y forma de pronunciarse



Pág. 40. Seguimiento plan de mejoramiento.

que se persigue con la mejora planteada, lo que se sale de nuestras manos.

en el informe. Los criterios se utilizan como base para determinar el grado de cumplimiento de metas, planes, programas u objetivos de la Entidad. Por tanto, si las causas son las razones por las cuales no se cumple con el criterio o norma, los efectos de un hallazgo se entienden como los resultados adversos que resultan de la condición encontrada. Esto permite al sujeto auditado apuntar a la solución de lo observado.

16

El pronunciamiento de Control Interno de la Contraloría no determina en forma clara el estado y aplicación de cada procedimiento sin que se pronuncie sobre cada uno de ellos ver numeral 2.7.2.8 Pág. 40 control interno.

Es claro que en la observación definida en el numeral 2.7.2.8 no se cuestiona el proceso de evaluación del sistema de control interno al ente auditado, es decir, dentro de la etapa de planeación del proceso auditor; sino de la evaluación efectuada al proceso al interior de nuestra entidad de manera que es el delegado de control interno quien no determinó en la auditoría efectuada al área en el mes de septiembre de 2010, claramente el estado y aplicación de cada procedimiento lo que no permitió un pronunciamiento claro sobre los subprocesos y específicamente sobre el proceso de control fiscal y la opinión sobre algunos procedimientos auditados especialmente en lo referente a análisis de la cuenta y de la evaluación del riesgo. Por ello es el delegado de control interno de nuestra Contraloría quien deberá plantear la acción de mejoramiento y no la oficina del Contralor Auxiliar de Control Fiscal

La Observación se mantiene. La Contraloría acepta la observación y se compromete a presentar acción de mejora. La interpretación que la Contraloría le dio a esta observación es correcta. Sin embargo, para la AGR la concertación del plan de mejoramiento a suscribir le es indiferente que dependencia plantea la acción de mejora, lo importante es que la acción apunte a la solución del inconveniente manifestado.

RESPONSBILIDA FISCAL



17

La mayoría de los procesos tramitados corresponden a la vigencia 2009 y anteriores (72), lo cual, por su antigüedad, superaron los términos consagrados en los artículos 45 y 46 de la Ley 610 de 2000, de tres (3) meses, prorrogables hasta por dos (2) meses más, para proceder al archivo del proceso o a dictar auto de imputación de responsabilidad fiscal, mediante providencia motivada. VER NUMERO 2.8 PAG 43.

Con ocasión al cumplimiento de los artículos 45 y 46 de la ley 610 de 2000, se han adelantado tareas tales como la de fijar fecha y hora para rendir versión libre dentro del propio auto de apertura de investigación. Situaciones adversas como la falta de dirección para notificación de los presuntos responsables lleva al despacho a desplegar investigaciones ante las E.P.S., DIAN, Operadores de Telefonía Celular y otras entidades a fin de lograr la ubicación y adelantar las tareas de notificación. Es necesario evidenciar que muchos de los procesos de responsabilidad fiscal que se adelantan son contra ex funcionarios de entidades quienes en la mayoría de los casos ya no residen dentro del departamento haciendo más difícil el proceso de ubicación, notificación y con ello extendiendo los términos. Situaciones estas insostenibles y adversas para cada proceso han sido puestas en conocimiento de la AGR a través de anteriores procesos auditores y difieren de las condiciones y oportunidades de otras regiones del país. En suma, resultan variadas las situaciones particulares para esta región motivantes de la superación de los términos contenidos en los artículos 45 y 46 de la Ley 610 de 2000.El Plan de Acción de 2011 propuesto y aprobado para esta vigencia (2011), al igual que las metas trazadas en años anteriores, persiguen el logro de los objetivos misionales y el cumplimiento de los términos establecidos por la ley, entre otros los tratados en el artículo 45 y 46 de la ley 610 de 2000, de lo cual se demuestra no tratarse de hechos de descuido o falta de gestión. Lo anterior explica el cumplimiento de las metas y logros de la Oficina de Responsabilidad Fiscal y evidencia la sobresaliente labor desarrollada al iniciar con 77 procesos y finalizar con 28, por lo tanto se

Se Mantiene la Observación Los argumentos expuestos por la Contraloría, no desvirtúan la observación, la cual radica en el incumplimiento de lo dispuesto en el artículo 45 y 46 de la Ley 610 de 2000. . La Contraloría se limita a dar explicaciones acerca de las razones por las cuales no ha podido dar cumplimiento a estos términos. Ello es una justificación más no un argumento que deje sin piso lo observado por la AGR y precisamente por ello es que se considera como un hallazgo administrativo para que la contraloría implemente las acciones correctivas del caso. Tratándose del cumplimiento de la Ley, son las autoridades administrativas las primeras llamadas a cumplir y a hacer cumplir la Ley, frente a lo cual la AGR no puede ser ajena de exigir a sus sujetos vigilados que así sea.



solicita el retiro de este hallazgo administrativo.



4. ANEXO

4.1. Tabla de Hallazgos

TIPO DE HALLAZGO N° PROCESO CONTABLE A D F P

1 La Contraloría Departamental presenta falencias en el control y seguimiento a las obligaciones adquiridas por la Entidad en cumplimiento de sus funciones de cometido estatal, por concepto de descuentos de nómina. Ver numeral ver numeral 2.2.1.1 Pág. 13 Bancos.

X

2 La entidad no lleva el control ni la descripción de consumo por cada uno de los elementos adquiridos que se encuentran en el almacén en los respectivos Kárdex. Ver numeral 2.2.1.7 Pág. 16 Bienes en Bodega.

X

3 En el desarrollo de la auditoria se estableció que la Contraloría no tenía registrado en el balance de la entidad ni en el inventario dos equipos de cómputo por valor de $6.475 miles, recibidos en comodato por la Contraloría General de la Republica. Ver numeral 2.2.1.6.Pág. 16 Bienes en comodato.

X

4 Las Notas a los Estados contables no desagregaban la descripción de las cuentas más representativas de la entidad de acuerdo a lo estipulado en el Régimen de Contabilidad Pública. Ver numeral 2.2.6 Pág. 19

X

5 La Contraloría está realizando descuentos de nómina por un menor valor a la obligación adquirida realmente, por concepto de libranzas de los funcionarios valor pendiente de pago $1.530 miles, sin contar con un acuerdo de pago y no esta implementado en el manual de procesos. Ver numeral 2.2.1.3 Pág. 14

X

6 En la cuenta 242518 la entidad presenta un saldo del mes de abril de 2007 de $929 miles, que a 31 de diciembre no habían sido cancelados y en el año 2010 se genera una obligación por valor de $2.340 miles, donde involucra intereses moratorios para un total de $3.269 miles. Ver numeral 2.2.2.1.4.pag 16 Cuentas por pagar

X

7 La Contraloría presenta debilidades y falencias en la generación de documentos y resoluciones, ya que se presentan errores de trascripción en lo correspondiente a fechas y números citados que no corresponden a la realidad, así mismo se presentan enmendaduras en los recibos de caja menor. Ej. Modificaciones presupuestales, adiciones, caja menor, manual de procesos etc. Ver numeral 2.3.1 pag. 22 Modificación Ptal.

X

PROCESO DE CONTRATACION A D F P 8 Aunque se encontraba soportado cada expediente del contrato se

hace necesario que establezcan controles al orden cronológico de x



cada una de las actividades y a la foliación documental. Numeral 2.4 pag. 26

PROCESO MAROFISCAL A D F P 9 No se tiene en cuenta que las observaciones finales en los

informes macroeconómico se registre con la presentación de un Plan de Mejoramiento o un seguimiento a fin de subsanar las debilidades en las ejecuciones de los recursos del Departamento; entre otras: las modificaciones del presupuesto de la Gobernación, falta de planeación, diferencias significativas en los saldos de las inversiones, y en las obligaciones con las entidades financieras; falta de control sobre las modificaciones presupuestales que realizan los entes descentralizados al momento de consolidar la información presupuestal, en las tres últimas vigencias se observa que ninguna de las vigencias alcanzó con el objetivo propuesto. Así en lo que respecta al medio ambiente: se registra que los recursos forestales y mineros son aprovechados de forma artesanal e irracional sin que los impactos sinérgicos tengan una medida de manejo adecuado o prevista. Ver numeral ver numeral 2.6 Pág. 33

X

10 La Contraloría Departamental debe ajustar los procedimientos y la metodología con el fin se tenga los mínimos parámetros que debe tener el informe sobre la Deuda y Finanzas Territoriales y ambientales. Ver numeral ver numeral 2.6 Pág. 34.

x

PROCESO AUDITOR

11 Falta control en la elaboración del informe definitivo en el sentido de plasmar únicamente los hechos que no hayan sido desvirtuados en el ejercicio de la contradicción (Informe preliminar). Ver numeral 2.7.2.5 Pág. 37.

X

12 Falta definir claramente la metodología de las actividades a desarrollar en el proceso de archivo, con el propósito de cumplir con lo exigido en la Ley General de archivos 594 de 2000. Ver numeral 2.7.2.5 Pág. 38.

X

13 Falta claridad en el informe sobre la configuración de hallazgos de manera que cumpla condición, causa y efecto, con el propósito de facilitar al sujeto de control la definición de la acción que mejore el proceso. Ver numeral 2.7.2.7 Pág. 40. Seguimiento plan de mejoramiento.

X

14 El pronunciamiento de Control Interno de la Contraloría no determina en forma clara el estado y aplicación de cada procedimiento sin que se pronuncie sobre cada uno de ellos ver numeral 2.7.2.8 Pág. 40 control interno.

X

PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL



15 La mayoría de los procesos tramitados corresponden a la vigencia 2009 y anteriores (72), lo cual, por su antigüedad, superaron los términos consagrados en los artículos 45 y 46 de la Ley 610 de 2000, de tres (3) meses, prorrogables hasta por dos (2) meses más, para proceder al archivo del proceso o a dictar auto de imputación de responsabilidad fiscal, mediante providencia motivada. Ver numeral 2.8 Pág 43.

X

TOTAL HALLAZGOS 16 0 0 0

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