Athento Expedientes Electrónicos
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¿Por qué usar un gestor documental para ayudarnos en la gestión de expedientes?
Gestionar expedientes significa, normalmente, trabajar
con un volumen elevado de documentos. Los problemas
relacionados con la gran cantidad de documentos
empeora exponencialmente si dichos documentos se
encuentran en formato papel.
Los trámites a los que se someten expedientes se
componen de tareas interdependientes. Cualquier error
durante el flujo de ejecución de tareas desemboca en un
trámite que entrega resultados no deseados.
La actividad de muchas empresas e instituciones se sustenta en la gestión de expedientes, por ejemplo, las empresas de la
banca, seguros, educación, etc. Desafortunadamente, el manejo de expedientes trae consigo algunas dificultades y problemáticas
particulares para las empresas:
Un sistema de gestión documental orientado a expedientes permite obtener el máximo rendimiento sorteando estas problemáticas
porque...
Elimina el desorden documental y evita la posible pérdida de documentos.
Otorga recuperación casi inmediata de documentos y expedientes previamente almacenados.
Reduce el uso del papel y los costes de almacenamiento asociados a este.
Mediante flujos de trabajo otorga mayor control sobre las tareas que componen un trámite, incidiendo en el resultado final.
¿Por qué Athento Expedientes Electrónicos y no un gestor documental cualquiera?
No todos los gestores documentales están diseñados para el manejo de expedientes, Athento E.E ha sido creado específicamente para
facilitar el trabajo con ellos. Además, con Athento E.E podrás...
Tener la estructura de expediente que se adapte a tus
necesidades y manejar varios tipos de expedientes
Almacenar otros tipos de documentos que NO forman
parte de expedientes.
Acceder a tus expedientes mediante una plataforma web
adaptada a tu imagen corporativa.
Navegar por distintos niveles: Por la estructura física en la
que han sido almacenados los expedientes, por
documentos en general o por categorías (Por ejemplo:
contratos, actas, polizas, etc.)
Captura Aplicación: Búsquedas
Buscar en el interior de un expediente -búsquedas locales- o a nivel de todos los documentos almacenados en el gestor -
búsquedas globales.
Captura Aplicación: WorkflowsDefinir flujos de trabajo asociados a expedientes: Se
pueden especificar tareas que componen un proceso al
que se encuentren asociados expedientes, de manera
que diferentes empleados puedan revisar, aprobar y
controlar los documentos sometidos a dicho proceso. Los
miembros del equipo serán notificados de tareas
pendientes y podrán deshacer tareas ya efectuadas.
Mantener el control de los expedientes mediante
históricos de cambios.
Almacenar de manera fácil y rápida nuevos documentos,
ya que el sistema es capaz de sugerir las posibles
ubicaciones de acuerdo al tipo de documento y número
de expediente. Esto es muy útil, cuando se tienen
estructuras complejas de expedientes y un gran volumen
de documentación.
Digitalizar documentos desde la plataforma, sin tener que
acceder a la aplicación propia del escáner.
Subir al gestor documentos vía correo electrónico. Sólo
hay que indicar en el asunto el número de expediente al
que pertenece el documento.
¿Quieres saber más?No te lo pienses, pregúntanos. Podemos ayudarte, sólo tienes que contactar con nosotros. Estaremos encantados de
hablar contigo.
www.yerbabuenasoftware.com/contacto